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XIII Congresso Paulista de Medicina do Sono
Manual do Expositor 22 e 23 de maio 2015
Apoio: Realização:
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MANUAL DO EXPOSITOR
Prezado Expositor,
É com grande satisfação que damos boas-vindas a sua empresa como expositora do XIII
Congresso Paulista de Medicina do Sono.
Para facilitar a participação da sua empresa no XIII Congresso Paulista de Medicina do
Sono, você está recebendo o Manual do Expositor que é parte integrante do Contrato de
Locação e contém informações importantes.
O Manual do Expositor possui detalhes referentes à montagem e decoração dos estandes,
normas de funcionamento, dados administrativos e formulários específicos para cálculos de
todos os serviços essenciais que serão prestados.
Esperando que sua empresa realize um excelente evento, solicitamos a sua atenção quanto
ao cumprimento do cronograma de montagem. Os prazos e horários deverão ser obedecidos
para o bom andamento das atividades comerciais e científicas.
Até lá e bons negócios.
Comissões
Presidente do Congresso
Dra. Fernanda Haddad
Presidente do Comitê Científico do Sono da APM
Dr. Maurício Bagnato
Comissão Organizadora
Dr. Luciano Ribeiro Pinto Jr.
Dra. Rosana Cardoso Alves
Dr. Rogério da Silva Santos
Dra. Rosa Hasan
Dra. Sonia Togeiro
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MANUAL DO EXPOSITOR
Apresentação ..................................................................................................... 2
Localização, promotores e fornecedores oficiais ...................................................... 4
1. INFORMAÇÕES GERAIS
1.1 Cronograma ................................................................................................ 5
1.2 Datas e Horários .......................................................................................... 5
1.3 ANVISA ....................................................................................................... 6
1.4 Intransferibilidade ........................................................................................ 6
1.5 Responsabilidade de vendas .......................................................................... 6
1.6 Brindes ....................................................................................................... 6
1.7 Montagem e Desmontagem ........................................................................... 6
1.8 Segurança Geral .......................................................................................... 6
1.9 Expositores .................................................................................................. 6
1.9.1 Termo de Responsabilidade ................................................................... 6
1.9.2 Encargos do Expositor .......................................................................... 6
1.9.3 Acesso dos Expositores ......................................................................... 7
1.9.4 Uso do crachá .................................................................................... 7
1.9.5 Estandes ............................................................................................. 7
1.9.6 Croqui do estande – Montagem Básica.................................................... 8
1.9.7 Depósito ............................................................................................. 9
1.9.8 Elevadores .......................................................................................... 9
1.9.9 Área de Exposição da APM .................................................................... 9
1.9.10 Remessa de Materiais e Procedimentos Fiscais ..................................... 10
1.9.11 Acesso de Veículos, Equipamentos e Produtos ..................................... 10
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PROMOTORES E FORNECEDORES OFICIAIS
LOCAL E REALIZAÇÃO:
COMITÊ MULTIDISCIPLINAR DO SONO
Associação Paulista de Medicina
Av. Brig. Luis Antônio, 278 – Bela Vista.
CEP 01318-901 – São Paulo – SP
Tel.: (11) 3188 – 4243
E-mail: [email protected]
www.apm.org.br
ORGANIZAÇÃO:
Associação Paulista de Medicina
Av. Brigadeiro Luís Antônio, 278 – Bela Vista.
CEP: 01318-901 - São Paulo – SP
Tel.: (11) 3188-4250 Fax: (11) 3188-4255
Coordenadora de Eventos da Associação Paulista de Medicina:
Andréa Z. Novo
E-mail: [email protected]
Tel.: (11) 3188-4253
COMERCIAL - MARKETING
Malu Ferreira
E-mail: [email protected]
Tel.: (11) 3188-4298
João Vita
E-mail: [email protected]
Tel.: (11) 3188-4382
COORDENAÇÃO TÉCNICA E MONTAGEM OFICIAL:
MCP STANDS
Rua Sd. Antônio Aparecido, 54 – Parque Novo Mundo
CEP: 02187-020 São Paulo - SP
Contato: Ilson Tanaka / Carlos Alberto
Tel.: (11) 2901-5959
E-mail: [email protected]
AGÊNCIA DE TURISMO OFICIAL:
LIMATUR
Av. Iraí, 79 – Cj. 135-B – Moema
CEP: 04082-000 São Paulo - SP
Telefone/Fax: (11) 5097-4188 / 5561-4188
E-mail: [email protected] / [email protected]
Site: www.limatur.com
LOCAL DO EVENTO:
APM – Associação Paulista de Medicina
Avenida Brigadeiro Luis Antônio, 278
CEP: 01318-901 – São Paulo – SP
Tel.: (11) 3188-4281
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XIII CONGRESSO PAULISTA DE MEDICINA DO SONO
1. INFORMAÇÕES GERAIS
1.1 CRONOGRAMA
Cronograma - XIII Congresso Paulista de Medicina do Sono
Atividades Data Horário
Entrega de projeto para analise e aprovação (outras montadoras) 27/04/2015
-
Prazo final para preenchimento do F1 27/04/2015 -
(termo de responsabilidade)
Prazo final para preenchimento F2 15/05/2015 -
(credencial de expositor)
Montagem dos estandes 21/05/2015 08h30 - 19h00
Decoração 22/05/2015 07h00 - 08h00
Retirada de material dos estandes 23/05/2015 18h15 - 19h15
Desmontagem* 25/05/2015 9h00 – 21h00 *ATENÇÃO: ATRASO NA DESMONTAGEM IMPLICARA EM MULTA – VIDE ITEM 1.7
1.2 DATAS E HORÁRIOS
Dias 22 e 23 de maio de 2015
Inicio do Congresso: 08h15
Termino do Congresso: 18h10
O horário de chegada do pessoal do estande deverá anteceder 30 minutos à abertura do evento, todos os dias. O estande deve estar aberto e pronto para receber os visitantes desde o primeiro momento de funcionamento da Feira até o final do evento.
1.3 - ANVISA – AGÊNCIA NACIONAL DE VIGILÂNCIA SANITÁRIA
Nos termos da Lei Federal no 6.360/76, do Decreto Federal nº 79.094/77, da Lei Estadual nº
10.083/98, da Lei Municipal nº 13.725/04 e da Portaria Municipal nº 1.293/07, a empresa é
obrigada a providenciar registro dos produtos nacionais e importados que pretenda
expor ou comercializar junto à Anvisa - Agência Nacional de Vigilância Sanitária,
órgão vinculado ao Ministério da Saúde.
É de exclusiva e única responsabilidade da empresa o cumprimento de todas as normas
estabelecidas pelas legislações supracitadas, bem como pela obrigatoriedade de apresentação
da documentação relativa à autorização de funcionamento, licença de funcionamento e ou
cadastro municipal de vigilância sanitária junto à Covisa - Coordenação de Vigilância
Sanitária, órgão da Secretaria de Saúde do Município de São Paulo.
A empresa deverá obrigatoriamente manter em seu poder, no estande, durante o período da
exposição, toda a documentação que comprove sua situação regular perante os órgãos
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competentes da Vigilância Sanitária. A organização do evento, a qualquer momento,
poderá solicitar a apresentação dos respectivos comprovantes mencionados nesta cláusula.
1.4 – INTRANSFERIBILIDADE
O Expositor não poderá transferir total ou parcialmente qualquer direito ou responsabilidade
com relação à Promotora, nem sublocar total ou parcialmente a área que lhe foi alocada ou
cedida como item de patrocínio.
1.5 – RESPONSABILIDADES SOBRE VENDAS
A Promotora não se responsabiliza pela realização de negócios entre expositores e
congressistas/compradores. A responsabilidade da Promotora atém-se à organização,
promoção e divulgação do evento junto a profissionais de categoria nacional e internacional.
1.6 – BRINDES
O Expositor poderá, exclusivamente, dentro dos limites da área alocada, distribuir
brindes ou lembranças aos congressistas, desde que expressamente vinculados ao seu
nome e/ ou respectivos produtos, desde que estes produtos não sejam medicamentos.
Esta promoção deverá ser em escala compatível com as dimensões do estande, de forma a
evitar formação de filas ou aglomerações. Não serão permitidas ações promocionais nos
corredores e áreas comuns (corredores, entrada e saída, hall dos elevadores).
1.7 – MONTAGEM E DESMONTAGEM
A montagem e desmontagem dos estandes por montadoras que não a montadora oficial deve
seguir o cronograma inserido neste manual. Atrasos ou descumprimento deste cronograma
implicará na cobrança de multa no valor de R$ 5.220,00 referente à diária do espaço de
exposição.
1.8 – SEGURANÇA GERAL
A organização do evento não se responsabilizará por nenhum material/equipamento tais
como, celulares, notebooks, IPads, malas, carteiras e bolsas que estiverem na área de
Exposição.
O espaço de exposição é trancado às 18h30 e aberto as 7h00.
1.9 Expositores
1.9.1– Termo de Responsabilidade
É imprescindível o preenchimento do termo de responsabilidade. Prazo para o envio
27/04/2015. (Formulário 1)
1.9.2 – Encargos do Expositor
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• Contratar Montadora para montagem especial de seu estande, se assim optar, dentro
dos prazos e disposições estabelecidas pela Promotora, até 30 dias antes da data do evento;
• Enviar projeto de montagem para aprovação da Montadora Oficial com ART
/RRT do responsável pelo projeto até o dia 27/04/2015 impreterivelmente, através
do e-mail [email protected] - Contato: Ilson Tanaka / Carlos Alberto - Tel.: (11)
2901-5959.
• Participar do XIII Congresso Paulista de Medicina do Sono durante o período de
funcionamento, mantendo o seu estande em perfeitas condições, desde a abertura até o
encerramento do evento. Fica, portanto, entendido que é absolutamente vetada a retirada
de material de exposição, bem como de objetos de decoração do estande antes do
encerramento do XIII Congresso Paulista de Medicina do Sono;
• Divulgar, sempre que possível, sua participação no evento, em material promocional, em
especial no período que antecede o XIII Congresso Paulista de Medicina do Sono;
• Deverá ser mantido, em cada estande, um recipiente para o acúmulo de materiais
usados, sendo expressamente proibido colocar lixo nos corredores e/ou áreas comuns;
• Desmontar e retirar material do seu estande após o encerramento do XIII Congresso
Paulista de Medicina do Sono, de acordo com as normas já estabelecidas e mencionadas
no presente Manual/Regulamento;
• Responsabilizar-se operacional e financeiramente pela desmontagem e remoção de
produtos, material e estande, bem como do lixo disto resultante;
• Respeitar e fazer respeitar, em sua íntegra, todas as cláusulas e dispositivos do presente
Regulamento, bem como outros que sejam estabelecidos pela Promotora;
• Providenciar devolução do contrato de participação assinado até 15 dias
antecedentes ao evento;
• Manter informada a Promotora sobre eventuais alterações sofridas pela empresa, tais
como: razão social, endereço, telefone, diretoria, linhas de produto, CNPJ/MF, inscrição
estadual;
• Estar em dia com toda parte fiscal, fazendária, alfandegária, tributos federais, estaduais
e municipais;
1.9.3 – Acesso dos expositores
A entrada de expositores para montagem final e decoração dos estandes será no dia
22/05/15 das 07h00 às 08h00, e a retirada dos materiais no dia 23/05/15, das
18h15h às 19h15. Favor seguir rigorosamente o cronograma de desmontagem do XIII
Congresso Paulista de Medicina do Sono, não deixando nenhum objeto e não
permanecendo no local após o horário determinado.
1.9.4 – Uso do crachá
Será obrigatório o uso do crachá durante todo o período de montagem e realização do
evento. A solicitação dos crachás das pessoas que trabalharão no stand deverá ser feita para
o Departamento de Eventos no e-mail [email protected] com quinze dias de antecedência
do início do evento. Prazo para o envio do formulário 07/05/2014. (Formulário 2)
1.9.5 – Estandes
Todos os estandes terão montagem básica composta por:
Piso – O local dos estandes será revestido com forração 4 mm na cor cinza claro
aplicado diretamente no piso do salão com fita dupla face.
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Paredes – Em painéis de TS na cor branca, montados em colunas e perfis de alumínio
anodizado, com pé direito de 2.20 mts.
Testeiras – Para programação visual do estande, teremos testeira com travessas de
alumínio e 01 (estande tipo box) / 02 (estande tipo esquina) / 03 (estande tipo ponta
de ilha) placa de TS na cor branca na medida de aprox. 1,00 x 0,38 m (largura x
altura) com a reprodução da logomarca da empresa em adesivo vinil (adesivo de
recorte).
Teto – Será montado teto em pergolado aberto em travessas de alumínio anodizado.
Mobiliário – Incluído por módulo de estande básico: 1 mesa tipo escrivaninha sem
gaveta; 3 cadeiras pés pretos estofamento grafite; 1 lixeira baixa preta.
Exposição - Para exposição, teremos em cada estande, 01 balcão vitrine construído
em painéis de formidur branca fixadas em perfis e travessas de alumínio, base de
madeira revestido em bagum branco, fechamento em vidro / acrílico cristal, e com
portas de correr na parte inferior; e 01 porta catalogo cromado.
Iluminação – 01 spot de luz tipo arandela com lâmpada tipo PL (econômicas) a cada
2 mts2 e 01 ponto de tomada em cada estande.
Observações: Itens adicionais tais como, inserção de logomarca na testeira/balcão,
aquisição de outros mobiliários devem ser tratados com a organização operacional: Bang
Eventos através do email: [email protected] - Contato: Marisa – Telefone: (11)
3881-0012. Celular: (11) 9822-98976. Nextel: (11) 7779-5354. ID: 55*93*13580.
1.9.6 – Croqui do Estande – Montagem Básica
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Importante: Os complementos (adesivagem, aplicação de logomarcas, etc) dos
estandes estão a cargo exclusivamente da Montadora Oficial. Qualquer alteração no
estande deverá ter a aprovação da mesma por escrito com antecedência mínima de
15 dias da data do evento. Não será permitida a construção no local do evento.
1.9.7- Depósito
A Associação Paulista de Medicina não dispõe de local para armazenamento de materiais e
brindes. Os mesmos deverão ser enviados diretamente para o estande para ser recebido por
responsável da própria empresa. A APM não se responsabiliza pelo recebimento ou guarda do
material.
1.9.8 - Elevadores
A Associação Paulista de Medicina dispõe de um elevador de serviços com as seguintes
dimensões:
Altura 2,10m - largura 1,50m - comprimento 1,10m
Importante: Todos os equipamentos e materiais deverão ser transportados única e
exclusivamente pelo elevador de serviços
1.9.9 – Área de Exposição da APM
Os hidrantes e extintores deverão ser totalmente livres de qualquer montagem ou
similares;
É proibido amarrar ou pendurar qualquer material ou produto nas estruturas dos estandes
e de outras áreas da Área de Exposição.
A limpeza interna dos estandes durante a montagem, desmontagem e período de
realização do evento é de responsabilidade da APM. É proibido colocar o lixo para fora do
estande, o mesmo deverá ser recolhido pelo expositor e descartado em local próprio
disponível na área da exposição.
É proibido o uso de máquinas elétricas, que produzam faíscas, ruídos ou vibrações
(serras, furadeiras, etc.). É vedado o trabalho com solda elétrica ou mesmo o uso de
extensões onde estiverem sendo utilizadas colas ou resinas inflamáveis para fixação de
carpetes ou revestimento de qualquer tipo. Traga seu cenário, display, estande, etc., já
pré-acabados (pintado, furado, etc.).
Para o transporte de materiais e produtos, será permitida a utilização de carrinhos com
rodas de borracha, que não comprometam ou danifiquem o piso e dependências da APM.
Todas as operações com eventos devem se restringir ao horário e à área locada.
Os toaletes da área de eventos estão à disposição dos participantes dos eventos.
Importante: É expressamente proibido o uso destes toaletes para a limpeza de
panos de chão, pincéis, ferramentas, etc., não podendo ser usado pelos
prestadores de serviços.
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1.9.10 – Remessa de Materiais e Procedimentos Fiscais.
A nota fiscal deverá ser emitida em nome da empresa participante do evento. No corpo da
nota fiscal deverá constar a observação de que são mercadorias para demonstração, citando
também a data de realização, o nome e a localização do evento, no caso, Associação Paulista
de Medicina.
Devem ser discriminadas, nos espaços próprios, a quantidade das mercadorias e os
respectivos valores unitários e totais.
Importante: APM não emitirá notas de devolução nem conferência de materiais
enviados e não é permitida a entrada de equipamentos e/ou produtos sem notas
fiscais.
1.9.11 – Acesso de Veículos, Equipamentos e Produtos:
A APM dispõe de estacionamento apenas para carga e descarga de mercadorias com
entrada pela Rua Francisca Miquelina nº 67.
O estacionamento é de uso exclusivo para os associados da APM.
Importante: Fornecedores, montadores e outros que necessitem utilizar o
estacionamento poderão permanecer no local somente pelo tempo necessário para
a descarga de mercadorias, para isso devem enviar para [email protected] a
relação com nomes, veículos e placa para acesso ao estacionamento com
antecedência de 24 horas. Para estacionamento dos veículos poderão ser utilizados
estacionamentos próximos a APM.
Indicações de estacionamentos próximos:
- Paulipark: Rua Francisca Miquelina, 103/111
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TERMO DE RESPONSABILIDADE Formulário 1 – F1
O expositor e o montador/decorador, independentemente da ordem de nomeação abaixo e
qualificações, assumem civil e criminalmente através deste termo de responsabilidade, que a
montagem do estande obedece e está absolutamente de acordo com as instruções e regras
contidas no Manual do Expositor deste evento, que é parte integrante do Contrato de
Participação, tendo sido lido, compreendido, concordando com todas as cláusulas e
condições.
Dados Gerais do Expositor
Razão Social:___________________________________________________________
Nome Fantasia:_________________________________________________________
Responsável:___________________________________________________________
Endereço:______________________________________________________________
CEP:___________Cidade:_______________________UF________________________
Tel.:_________________________________Fax:______________________________
E-mail:________________________________________________________________
CNPJ:_______________________________ Ins. Estadual:_______________________
Data:____/____/____
________________________________ _______________________________
Assinatura/Carimbo Expositor Assinatura/Carimbo da Montadora
F1 - FORMULÁRIO 1
Enviar para:
Paloma Anjos
Data limite para envio do formulário 27/04/15
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CREDENCIAIS DOS EXPOSITORES E APOIO/MONTAGEM
Formulário 2 – F2
(Solicitação de Credenciais) O expositor deverá encaminhar este formulário preenchido com o(s) nome(s) e nºs do(s) RG(s) funcionários(s) até dia 07/05/14 para que seja autorizada a entrada na APM.
Nº NOME COMPLETO (ATENDIMENTO NO ESTANDE*) RG
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
*Pessoas credenciadas para atendimento nos estandes durante o evento.
OBS: PREENCHA DE FORMA LEGÍVEL. Expositor____________________________________________
F2 - FORMULÁRIO 2
Enviar para: Paloma Anjos
Data limite para envio do formulário 07/05/2014
