Manual do Usuário Versão 2 - Safeweb Virtual · 6.3 Novo Cadastro de Cliente ... eletrônica. É a representação gráfica do XML e ... de Produção (NF-e com valor jurídico),

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e-Nota NF-e

Sistema de geração e emissão de Nota Fiscal eletrônica

Manual do Usuário

Versão 2.0

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Sumário

1. O que é NF-e? ...................................................................... 3

2. O que é o sistema e-Nota NF-e? ........................................... 4

3. Instalação do Software do Token .......................................... 5

4. Acesso ao Portal e-Nota........................................................ 6

5. Versão de Testes ou Produção? ........................................... 7

6. Menu Cadastros .................................................................... 8

6.1 Cadastro do Emitente ........................................................ 9

6.2 Filtro de Pesquisa do Menu “Cadastros” .......................... 10

6.3 Novo Cadastro de Cliente ................................................ 11

6.4 Novo Cadastro de Fornecedor ......................................... 12

6.5 Novo Cadastro de Transportador ..................................... 13

6.6 Botão Consultar na Sefaz ................................................ 14

6.7 Gerenciamento dos Cadastros ........................................ 15

6.8 Importar dados para o Cadastro ...................................... 16

7 Cadastro de Produtos ......................................................... 17

7.1 Importando novos produtos para o cadastro .................... 21

7.2 Copiar os tributos para os produtos ................................. 22

8 Nota Fiscal .......................................................................... 23

8.1 Emitindo uma Nova NF-e (Aba Dados NF-e) ................... 24

8.2 Emitindo uma Nova NF-e (Aba Emitente) ........................ 25

8.3 Emitindo uma Nova NF-e (Aba Destinatário/Remetente) . 27

8.4 Emitindo uma Nova NF-e (Aba Produtos e Serviços)....... 28

8.5 Emitindo uma Nova NF-e (Aba Totais) ............................ 30

8.6 Emitindo uma Nova NF-e (Aba Transporte) ..................... 31

8.7 Emitindo uma Nova NF-e (Aba Cobrança) ....................... 32

8.8 Emitindo uma Nova NF-e (Aba Informações Adicionais) .. 33

8.9 Emitindo uma Nova NF-e (Abas Exportação/Compras e Cana) .......................................................................................... 34

9. Botões para autorização e uso da NF-e ............................... 35

9.1 Botões para uso da NF-e (após autorização da Sefaz) .... 37

10. Gerenciar NF-e ................................................................ 39

10.1 Botões para administração das NF-es: ............................ 41

10.2 Situação das NF-es .......................................................... 42

11. Inutilização ....................................................................... 44

12. Relatórios ......................................................................... 45

13. Configurações .................................................................. 47

14. Voltar ao Portal ................................................................ 49

15. Histórico Financeiro ......................................................... 50





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1. O que é NF-e?

É um documento digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma operação de circulação de mercadorias, uma venda, por exemplo. Ao emitir uma NF-e, são gerados dois arquivos:

DANFE: Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica. É a representação gráfica do XML e serve para acompanhar o transporte das mercadorias até o cliente final.

XML: É o arquivo propriamente dito da NF-e (Nota Fiscal eletrônica).





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2. O que é o sistema e-Nota NF-e?

O e-Nota NF-e é um sistema ideal para as empresas

que desejam ter uma solução independente e fácil

para emissão de notas fiscais eletrônicas. O sistema

programa uma solução completa para geração,

emissão e acompanhamento, atendendo as

exigências da SEFAZ e mantendo a autenticação

forte no acesso ao sistema.

O acesso é através da web, com a base de dados

criptografada e mantida em servidores, na Safeweb.

Neste manual mostraremos o passo a passo do

primeiro acesso do usuário no sistema e-Nota NF-e

até a emissão da nota.

DICA: Não recomendamos a impressão desse manual. Para navegar no arquivo use o sumário ou

as opções indicadas em links ou ainda o atalho “Ctrl+F” do teclado para localizar alguma palavra

ou termo específico.

Atenção: A Safeweb recomenda a utilização de Certificados Digitais apenas do modelo A1 para computadores MAC. Não nos responsabilizamos

pelo funcionamento de Certificados Digitais modelo A3 nesses computadores.





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3. Instalação do Software do Token

Para que seu Token funcione, o

SafeNet deverá estar instalado

no computador.

Para você instalar o SafeNet:

1. Acesse a página da Safeweb na Internet e

clique no menu “Suporte” seguido da opção

“Tokens”:

2. No centro da tela clique em “Download” e

execute a instalação;

3. Por fim, clique no botão “Next” até a

instalação ser concluída.

Caso você precise de ajuda, contate o nosso Suporte

Técnico, pelos telefones: 51 3018 0300/ 4007 2410



https://safeweb.com.br/



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4. Acesso ao Portal e-Nota

Abra o navegador Internet Explorer e entre na

página www.safeweb.com.br

Clique em “Portal e-Nota”.

Na nova aba aberta selecione o atalho identificado

pela “nuvem”:

Confirme o Certificado da empresa e digite a senha

(padrão “safeweb”).

*ex: Certificado chamado de “Treinamento”

Ao abrir, aparece o Portal e-Nota, no qual você tem acesso às soluções para documentos fiscais eletrônicos da Safeweb.






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5. Versão de Testes ou Produção?

Após fazer o login no Portal e-Nota você terá

acesso ao sistema NF-e:

Ao entrar na pasta do e-Nota NF-

e a tela principal do sistema

identifica no canto superior à

direita a versão que a empresa

emitente está: “Testes ou

Produção”.

Com a página aberta, em “Home” verifique se as

informações contidas nos campos “Usuário” e

“Emitente” condizem com as do cadastro do seu

Certificado Digital.

Para alterar o modo do ambiente de emissão de

Versão de Testes (NF-e sem valor fiscal) para Versão

de Produção (NF-e com valor jurídico), entre em

contato com o suporte da Safeweb por telefone ou

pelo e-mail: [email protected]






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6. Menu Cadastros

O sistema dispõe de vantagens importantes no

processo de emissão do conhecimento, como é o

caso dos cadastros.

Ao acessar o sistema pela primeira vez, procure

fazer o cadastro do Emitente.

O cadastro de clientes, por exemplo, você pode ir

fazendo à medida que for emitindo as notas.

O “Cadastro de Produtos” precisa de atenção

especial, pois há a necessidade da inclusão de

dados adicionais, como por exemplo, a tributação de

ICMS, PIS e COFINS.

Os cadastros não são obrigatórios, mas auxiliam no preenchimento da nota, buscando

automaticamente os dados e completando os campos do sistema.

Os campos obrigatórios estão destacados em negrito e com asterisco.





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6.1 Cadastro do Emitente

Ao clicar pela primeira vez, os campos não estarão preenchidos. Para inserir os dados da empresa, clique no botão “Editar”, no canto inferior direito da página. Comece informando o CNPJ e clique em “Consultar na SEFAZ”. O sistema busca automaticamente e completa os campos que tiver retorno. Confirme se os dados estão corretos e se os campos obrigatórios foram preenchidos.

Você pode incluir o logotipo da empresa

Use um arquivo de imagem (.jpeg, .gif ou .png), por exemplo



http://www.receita.fazenda.gov.br/pessoajuridica/cnpj/cnpjreva/cnpjreva_solicitacao.asp














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6.2 Filtro de Pesquisa do Menu “Cadastros”

Ao abrir qualquer das opções do menu “Cadastros” visualize a tela contendo os dados cadastrados até então.

No primeiro acesso não haverá nenhum cadastrado realizado.

Na parte superior está o “Filtro de Pesquisa” e na parte inferior estão os “Botões”.

Para localizar alguma informação, preencha um dos campos do “Filtro de Pesquisa” e clique em “Pesquisar”.

Use o botão “Novo” para incluir um cliente, fornecedor, transportador, vendedor ou produto para o sistema.

Observe que a visualização deste exemplo corresponde a 15 clientes por página.





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6.3 Novo Cadastro de Cliente

Ao clicar no botão para incluir um novo cadastro, preencha o CNPJ e clique em Consultar na SEFAZ. O

sistema busca automaticamente e completa os campos de acordo com a Secretaria da Fazenda do Estado (se

houver inscrição Estadual).

Esta consulta não funciona para Pessoa Física, desta forma, os campos obrigatórios deverão ser preenchidos

manualmente.

O padrão é a consulta ser realizada no Estado do RS

Para finalizar o cadastro clique para salvar Consulte o endereço

através do CEP





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6.4 Novo Cadastro de Fornecedor

Para fazer este cadastro clique em “Novo” e preencha as informações. O botão “Consultar Endereço” busca

automaticamente e completa com os dados informados de acordo com o CEP indicado.

Para finalizar clique em “Salvar”.


Para finalizar o cadastro clique para salvar Consulte o endereço

através do CEP





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6.5 Novo Cadastro de Transportador

Para fazer este cadastro clique em “Novo” e preencha as informações do transportador.

Depois que esse cadastro estiver concluído, os dados poderão ser acionados automaticamente para aba

“Transporte” durante a emissão da nota.

Para finalizar clique em “Salvar”.


Para finalizar o cadastro clique para salvar

Consulte o endereço através do CEP





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6.6 Botão Consultar na Sefaz

Nos novos cadastros de clientes, fornecedores e

transportadoras há o botão “Consultar na Sefaz”.

Então, observe que para consultar fora do RS/outros

estados, antes de clicar no botão, indique a UF

correspondente.

Considere que a IE é importante sobre o Destinatário

para autorização da NF-e. Se houver IE e não for

informada a nota será rejeitada pela Sefaz.

Só vai haver cadastro na Sefaz para as pessoas jurídicas que têm Inscrição

Estadual (IE). Se ao consultar aparecer uma mensagem de “Rejeição”, inclua os

dados manualmente para o cadastro.

Se a pessoa jurídica não tem IE, deve ser relacionado na emissão da nota (na aba

Destinatário) que se trata de uma empresa “Isenta”.

Pessoas Físicas não possuem esse cadastro atualizado na Sefaz, ou seja, o botão consultar

não é indicado para o cadastro de CPF.





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6.7 Gerenciamento dos Cadastros

Imediatamente após o “Filtro de Pesquisa” estão os dados cadastrados até então e há três opções:

Lupa: visualizar os dados do cadastro.

Lápis: Editar dado(s) no cadastro selecionado.

Lixeira: Excluir um cadastro por vez.

Para mais de uma exclusão, marque no check box e clique no botão Excluir.

O botão Novo foi apresentado anteriormente.

E o botão Importar é usado para importar dados referenciados de uma nota fiscal eletrônica. Veja mais

informações na próxima página.





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6.8 Importar dados para o Cadastro

O botão “Importar” possibilita a importação de dados

recebidos de outros conhecimentos/notas, logo você

deve ter o(s) arquivo(s) XML em mãos para usar este

botão.

1. Selecione os arquivos que gostaria de importar

os dados.

2. Os arquivos válidos aparecerão no quadro

abaixo.

3. Use novamente o botão “Importar”.

Assim você verá que os dados dos arquivos

constarão atualizados automaticamente em seu

cadastro.

Poderão ser importados 100 arquivos XML em cada

ação de importação de dados

Só não é possível importar dados para o cadastro de

Vendedores





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7 Cadastro de Produtos

Ao entrar no Menu “Cadastros”, opção Produtos, use o botão novo para incluir o produto no sistema.

Código do Produto: É uma informação interna da empresa. Pode ser letras e números, como por exemplo, os já utilizados em sua empresa ou recebidos das notas de seu fornecedor, ou você pode criar uma codificação própria para os produtos da empresa. Descrição do Produto: Escreva o produto que será adicionado (normalmente é de forma breve a descrição).

NCM (Nomenclatura Comum do MERCOSUL): São os oito dígitos que identificam a natureza das mercadorias e promovem o desenvolvimento do comércio internacional, além de facilitar a coleta e análise das estatísticas do comércio exterior. É uma exigência do Governo Brasileiro. Na maioria das vezes é utilizado o mesmo NCM da nota do fornecedor. Em caso de dúvidas, contate com o(a) Contador(a) da sua empresa. Unidade Comercial: Inclua a unidade de comercialização e tributação respectivamente. (Exemplo: unidade – un, caixa – cx, pacote – pct, kilo – kg, etc). Valor Unitário Comercial: Digite o valor do produto, conforme a unidade comercial informada anteriormente. Ou seja, o valor do kilo, do pacote, etc.

“Unidade tributável” e “Valor unitário tributável” são preenchidos

automaticamente conforme comercial.





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Aba Tributos: Dentro, há mais quatro abas.

A primeira aba destacada é a de ICMS – Imposto sobre Circulação de Mercadorias e prestação de Serviços. Escolha as opções adequadas para o produto no “Regime Tributário”, na “Situação Tributária” e na “Origem”, campos obrigatórios.

Todos os dados, mesmo cadastrados podem ser alterados na hora do carregamento do produto para a emissão da nota.

Na aba Tributos, preencha

obrigatoriamente o ICMS, o PIS e o COFINS

Cuide que poderão ser necessários outros campos

obrigatórios (negrito e *asterisco)





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No IPI – Imposto sobre Produtos Industrializados – selecione a “Situação Tributária” e complete os demais campos que aparecem como obrigatórios logo abaixo. Como nenhuma das opções do IPI está em negrito ou com asterisco, o seu preenchimento não é obrigatório, salvo situações em que a empresa emitente atue com produtos industrializados.

Se estiver em dúvida sobre o preenchimento dos “Tributos” entre em contato com o seu Contador. Ele é a pessoa mais indicada para auxiliar sobre estas informações.

Depois do ICMS não se esqueça do PIS e do

COFINS





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O PIS – Programa de Integração Social – e o COFINS – Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social – possuem apenas um campo obrigatório cada: “Situação Tributária”. Lembrando que, dependendo da opção escolhida, outros campos obrigatórios podem aparecer. Para finalizar o cadastro clique em “Salvar”:

Depois que o(s) produto(s) estão cadastrados você poderá pesquisar, excluir, editar dados, etc. Ou seja, administrar o seu banco de cadastros.

Copiar: Duplica todos os dados do produto selecionado e cria um novo cadastro e você não precisará preencher os tributos novamente, pois estarão iguais ao produto copiado.

As abas “Informações Adicionais” e “Produto Composto” são opcionais para deixar a nota fiscal mais completa. Informe se for de interesse da empresa.

A vantagem de cadastrar os produtos da empresa é que durante a emissão da nota você não precisará preencher nenhum desses dados novamente. Todos os dados são

carregados automaticamente.





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7.1 Importando novos produtos para o cadastro

Ao entrar no menu “Cadastros”, opção Produtos, na parte inferior direita da tela, clique no botão “Importar”: Quando for importar dados de produtos para o seu cadastro, cuide:

• “unidade comercial do produto” (kg, cx, pct, unid, mt, por exemplo)

• “tributos do produto” (ICMS, PIS e COFINS) O sistema só salvará estes dados se eles forem selecionados no checkbox correspondente. Pois, cada empresa tem a sua forma de trabalhar com tais informações. Ex: Marque para incluir Tributos se são notas da sua empresa emitidas em outro sistema ou se tens algum fornecedor que tem a mesma tributação que a sua empresa.

Marque para usar os mesmos dados do(s) XML(s) selecionado(s)





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7.2 Copiar os tributos para os produtos

Nos botões que administram os cadastros dos produtos é possível encontrar a opção para “Copiar Tributos”:

Use, caso precise modificar os tributos dos produtos que já estão na base de cadastros do sistema, por exemplo, aqueles importados de XML de fornecedores. Assim, não terá que usar o lápis e editar um por um dos produtos. Você vai precisar:

1. Selecionar o produto que está cadastrado corretamente (com os tributos que deseja copiar para os demais).

2. Em seguida, deve selecionar quais os tributos que serão copiados.

3. Clicar que entende as implicações desse ato e “continuar”.

Essa opção substitui ou inclui os tributos para todos os produtos,

sem exceção.





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8 Nota Fiscal

Use o menu “Nota Fiscal” para a emissão e para a

administração das NF-es do sistema.

Emitir Nova NF-e: É o começo do processo de

preenchimento das notas. Siga as telas/abas como

aparecem.

A seguir o processo de emissão será apresentado.

Gerenciar NF-es: É onde as NF-es são

organizadas conforme a ordem em que são criadas.

Inutilização: É o processo que informa à Sefaz

que determinada numeração não será utilizada.

Geralmente este processo é realizado quando há

alguma falha na sequência da numeração.

DICA: Os campos são preenchidos manualmente, porém quando já houver cadastro, os dados poderão ser carregados e serão completados

automaticamente.





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8.1 Emitindo uma Nova NF-e (Aba Dados NF-e)

Alguns dados já são preenchidos pelo sistema, porém todos os campos podem ser alterados. Observe que a série e o número da nota são sequenciais. Se tiver emitido nota em papel, não precisa dar continuidade na numeração do talonário. Cuide sempre a Natureza da Operação. Este campo é de preenchimento descritivo, ou seja, é preciso identificar a operação da nota a ser emitida. O sistema também sugere algumas situações. Selecione, se for o caso. Junto disto, selecione se é uma operação de entrada ou saída de mercadorias. Identificação de Operação: Atente também se a nota é para dentro do estado (Operação Interna), fora do estado de origem da empresa emitente ou ainda com comércio exterior. Condição de pagamento: Marque se o pagamento é à vista, à prazo ou de alguma outra forma. As abas “Notas Fiscais Referenciadas” e “Dados de Protocolo” devem ser acrescentadas somente em casos específicos. Atente que o campo “Tipo de Documento” precisa estar relacionado com a natureza da operação.

Após conferência das informações da aba Dados, passe para a “Emitente”.





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8.2 Emitindo uma Nova NF-e (Aba Emitente)

A empresa cadastrada no “Cadastro do Emitente” terá seus dados automaticamente preenchidos nesta aba.

Se o cadastro não foi efetuado anteriormente, preencha os campos em negrito e com asterisco, pois são

obrigatórios para a emissão da nota fiscal.





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Dica: A próxima aba refere-se ao cliente. Para saber qual a sua “Inscrição Estadual”, tente fazer o cadastro com antecedência, pois, o CNPJ poderá ser consultado na base de

dados da Sefaz.





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8.3 Emitindo uma Nova NF-e (Aba Destinatário/Remetente)

Inicie informando o número do CNPJ/CPF e tendo feito cadastro previamente use o botão Carregar se você cadastrou previamente o cliente no sistema. Os campos serão preenchidos automaticamente. Você pode “Cadastrar o cliente automaticamente”, selecione essa opção caso seja de seu interesse.

Na versão de testes o campo fica bloqueado

Caso o endereço de entrega das mercadorias seja em outro local, clique para indicar o novo

endereço





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8.4 Emitindo uma Nova NF-e (Aba Produtos e Serviços)

O sistema reconhece que há um cadastro, no momento que o campo começa a ser preenchido, tanto o código quanto a descrição do produto. Selecione o produto para que conste na nota e tecle “Enter” ou “Tab” (do teclado) para carregar os dados do cadastro.

Se o cliente for Pessoa Jurídica e tiver Inscrição Estadual, informe esse dado.

Se for “Isento de Inscrição Esta dual”, relacione selecionando a opção correspondente.

E “Pessoas Físicas” “NÃO são contribuintes de ICMS”, logo, a última opção deve ser selecionada.

liente for Pessoa Jurídica e tiver Inscrição Estadual, a mesma precisa ser informada.



Se o cliente for Pessoa Jurídica e tiver Inscrição Estadual, a mesma precisa ser informada.







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Quando um produto é incluído a partir da base de dados do “Cadastro de Produtos”, será preciso apenas preencher apenas os campos “CFOP”, “Quantidade” e confirmar o “Valor Unitário”.

O código CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) pode ser consultado com o Contador da empresa, caso não saiba.

E ainda é possível trabalhar com o botão “Copiar CFOP”, quando este também se encaixar no código de outros produtos da nota.

No botão “Tipos de Rateio” trabalhe com valores divididos entre “Frete, Seguro ou Desconto” do(s) produto(s) da nota.

O cálculo total do produto é automático.

Clique no botão “Copiar Tributos” para os dados tributários de um primeiro produto sejam repetidos para todos os demais produtos da nota.

O produto incluído manualmente pode ser salvo para o banco de dados. Para isso, clique no checkbox

“Cadastrar Produto Automaticamente”. Nestes casos é necessário clicar no “Lápis” para preencher os demais dados necessários sobre o produto, como NCM e Tributos.

Ao clicar no lápis para fazer a edição das informações, abrirá a tela do “Gerenciador de Produtos”, onde constarão todas as mercadorias incluídas na NF-e. No exemplo a seguir, está selecionada a aba do produto de código “x” e seus dados. Clique em “Salvar Produtos” para adicionar o produto na nota.





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8.5 Emitindo uma Nova NF-e (Aba Totais)

Esta aba tem a função de calcular internamente todos os valores de tributação, despesas e afins da nota. Clique diretamente no botão “Calcular Totais”, para que o sistema gere automaticamente todos os totais da NF-e. Verifique atentamente se todos os totais gerados estão de acordo e, caso não estejam, confira se os produtos inseridos estão corretos. Havendo alteração nos valores da nota, como por exemplo, a inclusão de desconto, use o botão “Recalcular”.





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8.6 Emitindo uma Nova NF-e (Aba Transporte)

O único campo obrigatório inicial deste item é a identificação da “Modalidade de Frete”. Se não houver nenhuma outra informação sobre o transporte da mercadoria que precise ser adicionada na nota, deixe os demais campos em branco. No caso do frete ficar por conta de terceiros, é necessário identificar a transportadora digitando os dados nos campos, ou selecionando o “Tipo de Documento” e o número do “CNPJ/CPF”. Caso haja alguma transportadora cadastrada no “Cadastro de Transportadoras”, os dados podem ser carregados automaticamente.





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8.7 Emitindo uma Nova NF-e (Aba Cobrança)

A partir desta aba, as informações são adicionais, pois não são obrigatórias para a validação da Nota Fiscal eletrônica. Se for o caso, preencha as informações sobre a “Forma de Pagamento”, “Vendedor” e/ou “Prazos”. O sistema irá gerar duplicatas, conforme indicação do campo “Fatura”. Lembrando que o Safeweb e-Nota NF-e não gera boleto de cobrança, somente a nota fiscal.

O vendedor para ser referenciado na nota, deve ser cadastrado no menu “Cadastro”.

Os prazos podem ser previamente definidos no menu “Configurações”.





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8.8 Emitindo uma Nova NF-e (Aba Informações Adicionais)

É o local onde podem ser acrescentadas informações complementares referentes à NF-e, ou seja, no primeiro

campo dados de interesse do Fisco e no segundo, do Contribuinte.

Use para informações como ordem de compra,

número de pedido, dados para depósito bancário, etc.

Estes campos também podem ser previamente definidos no menu “Configurações”.





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8.9 Emitindo uma Nova NF-e (Abas Exportação/Compras e Cana)

Preencha quando for o caso de empresa que trabalha com exportação e compra de mercadorias.

Para a empresa produtora de cana de açúcar, esta aba identifica a safra, com indicação de mês e ano de referência da colheita.

Após o preenchimento da abas, veja as ações dos botões, para autorização e uso da NF-e:





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9. Botões para autorização e uso da NF-e

Salvar/Editar: Clique para salvar a nota, após preenchimento dos campos. Este botão faz uma cópia da nota e a mantém no sistema.

Validar: Após salvar, seu status passará para “Digitação”, o que permite a edição de informações. Se estiver tudo certo ao validar, o sistema retornará o status de “VALIDADA” e também mostrará o número da chave de acesso da NF-e.

Transmitir: Depois de validar, passamos para outro processo, o de transmitir a nota para a Sefaz reconhecer e autorizar o uso da nota.





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Este processo de transmissão leva o tempo médio de 15 a 30 segundos, porém varia conforme a conexão de

Internet de cada usuário.

O retorno esperado é “Autorizado o uso da NF-e”, que indica que a nota foi transmitida com sucesso e já pode

ser utilizada.

Se por ventura, ao transmitir a nota e a Sefaz devolver como nota rejeitada, identifique o motivo da rejeição.

Para corrigir, clique no botão “Editar”, altere o que for preciso e siga novamente os passos: “Salvar”; “Validar” e

“Transmitir”.





37

9.1 Botões para uso da NF-e (após autorização da Sefaz)

Com a NF-e autorizada, novos botões são disponibilizados:

“Imprimir Danfe”

“Cancelar NF-e”

“Carta de Correção”

“Exportar NF-e”

Imprimir Danfe: É o botão que permite a visualização do Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica, ou

seja, é a representação gráfica simplificada da NF-e. Este documento serve para acompanhar o transporte das

mercadorias/produtos. Ao clicar será possível abrir ou salvar o PDF.

Cancelar NF-e: Nas próximas 168 horas, a nota pode ser cancelada.

Ao clicar, informe o motivo para o cancelamento.

A justificativa deve conter no mínimo 15 e no máximo 255 caracteres, não podendo ser especial.

O resultado do processamento deve ser: “Cancelamento de NF-e homologado”.





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Carta correção: A carta de correção é utilizada quando alguma informação relevante deixou de ser

expressa na NF-e. Há variáveis que não poderão ser corrigidas, fique atento!

Ao utilizar a carta de correção um novo arquivo XML é anexado junto da NF-e. Assim, ao clicar no botão

“Exportar NF-e” (próximo item deste Manual) será possível verificar os dois arquivos XML gerados neste

processo, o da NF-e e o da “Carta Correção”.

Exportar NF-e: Esse botão realiza o download das notas autorizados e cancelados, para uma pasta no

computador ou dispositivo móvel. Também podem ser enviadas ao Contador da empresa, por exemplo.

Arquivos baixados devem ser guardados num período de cinco a dez anos, pois possuem validade jurídica

perante à Sefaz.

Para exportar o arquivo, clique no botão “Exportar NF-e”.

Indique o local onde o arquivo será salvo.

Para abrir, acesse a pasta onde o arquivo foi salvo.





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10. Gerenciar NF-e

Retornando ao menu Nota Fiscal, temos o local onde o usuário gerencia todos os XMLs emitidos e/ou gerados no sistema. As notas serão organizadas conforme a ordem em que são lançadas no sistema.

A primeira opção no gerenciamento é o filtro de pesquisa. Pesquise pelo status da NF-e, período, chave de

acesso, dentre outras formas.

Note que estamos visualizando o gerenciador com 15 NF-es por página. Esta opção pode ser de visualização

de até 1000 itens.





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Há outras funcionalidades para as notas: copiar, visualizar, editar e excluir.

Copiar: copia todos os dados da NF-e e cria um novo arquivo, mantendo os mesmos dados do anterior.

Visualizar: permite a visualização dos dados da NF-e, sem poder editar.

Editar: representa a edição dos dados da nota.

Excluir: representa a exclusão da NF-e selecionada.

Ainda no gerenciador, podemos identificar as NF-es pela série, número, data/hora emissão, CNPJ/CPF, UF ou

ainda, Situação. O estado atual da nota está diretamente relacionado às funcionalidades de edição ou exclusão.





41

10.1 Botões para administração das NF-es:

Vejamos os botões disponíveis no gerenciador:

NOVO – botão usado para emitir uma nova NF-e.

CONSULTAR SITUAÇÃO – botão usado nos casos de NF-es em processamento, consultando se há um novo status para a(s) nota(s) selecionada(s) no check-box.

REENVIAR NF-es – botão usado para reenviar NF-e, neste caso é possível ser reenviado para o e-mail do cliente incluído na nota.

EXPORTAR NF-e – botão que permite o backup das notas selecionadas para o computador ou dispositivo móvel.





42

10.2 Situação das NF-es

É extremamente importante entender o significado de cada situação, para interpretar, corretamente o que

ocorreu com a nota.

DIGITAÇÃO – a nota ainda não foi transmitida para a Sefaz, apenas está criada e salva no sistema,

podendo ser editada e/ou excluída.





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VALIDADA – NF-e ainda não foi transmitida à Sefaz, mas todos os campos obrigatórios já estão preenchidos

e salvos. Pode ser editada, excluída e/ou transmitida.

PROCESSAMENTO – a nota foi transmitida à Sefaz, porém ainda não obteve retorno. Nesse caso, dentro do

“Gerenciar”, clique no botão “Consultar Situação” e aguarde se a situação muda de status. Não há um tempo para

mudança de situação, depende da Sefaz.

AUTORIZADA – nota autorizada pela Sefaz. É possível imprimir o DANFE e exportar o arquivo digital (XML).

As NF-es já não podem mais ser alteradas, somente canceladas dentro do prazo legal (168 horas).

REJEITADA – a NF-e foi transmitida à Sefaz, mas rejeitada por algum motivo. O erro é mostrado na tela e é

preciso fazer as devidas correções. Após, a nota pode ser retransmitida.

DENEGADA – a nota foi enviada à Sefaz, mas a empresa emitente e/ou destinatária tem alguma pendência

ou restrição no seu cadastro de Pessoa Física ou Pessoa Jurídica. Nesta situação, a NF-e não pode ser editada ou

excluída do sistema.

CANCELADA - esta situação é habilitada quando a empresa emitente cancela o uso da nota. O prazo para

esta ação pode ser realizado em até 168 horas contadas a partir da emissão, conforme legislação.

Caso ocorra outras situações, entre em contato com o Suporte da Safeweb para esclarecimentos.





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11. Inutilização

Este é o processo para informar à Sefaz que

determinada numeração não será utilizada.

Geralmente este processo é realizado quando há

alguma falha na sequência da numeração.

As NF-es só podem ser inutilizados enquanto não

estiverem autorizados ou cancelados.

Inutilizar Numeração: Ao clicar, o sistema

identificará automaticamente as falhas de

numeração. Selecione a faixa, clicando no check-box

em “Inutilizar Faixa” ou em “Definir Faixa”.

Inutilizar Faixa: Insira o motivo da inutilização

(no mínimo 15 e no máximo 255 caracteres,

não podendo ser especial). Clique em “Ok”

para finalizar.

Definir Faixa: Outra forma de inutilizar uma

numeração é através do botão “Definir Faixa”.

Informe a série, o número final e o inicial da

faixa para inutilizar. Digite uma justificativa e

clique em “OK”:

Gerenciar Inutilização: Um arquivo XML com a

numeração inutilizada será gerado. Para acessá-lo,

clique nesta opção do sistema. Ao abrir, veja a tela

inicial do “Gerenciador de Numeração Inutilizada”,

com todos os arquivos inutilizados no sistema. Para

localizar alguma numeração preencha um dos

campos do “Filtro de Pesquisa” e clique em

“Pesquisar”.





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12. Relatórios

O sistema permite que o usuário gere relatórios.

Para acessar, na tela inicial, vá em “Relatórios” e

escolha a melhor opção para a empresa:

“NF-e” ou “Vendas” por Data de Emissão:

Neste relatório será possível visualizar informações

das NF-es geradas. Informe o período no campo

“Data de Emissão”, para gerar o relatório.

Clique em “Imprimir” para abrir ou salvar seu

relatório.

Listas: Com este relatório será possível

visualizar informações de todos os cadastros. Faça

o mesmo procedimento para cada tipo de lista que

deseja gerar.

Curva ABC: Com este relatório em curvas é

possível visualizar informações de compra/venda por

clientes, produtos ou vendedores. Faça o mesmo

procedimento para o tipo de curva que deseja gerar.

ATENÇÃO: Ao gerar o relatório, escolha entre abrir ou salvar o arquivo no formato “PDF”. Para visualizar é necessário ter instalado o

programa Adobe Reader.





46

Síntegra: Nesta opção de relatório o sistema

gera informações para o Sistema Integrado de

Informações sobre Operações Interestaduais com

Mercadorias e Serviços (SINTEGRA).

Indique os dados necessários nos campos e clique

em “Gerar Sintegra”.

Sugere-se que estas informações sejam coletadas

com o Contador ou área Administrativa e Financeira

da empresa emitente. Inclusive se este tipo de

relatório será necessário.

DNF: “Demonstrativo de Notas Fiscais”. Nesta

opção de relatório o sistema gera informações para

o DNF.

Para emitir tal relatório, indique o “Mês” e o “Ano” e

clique em “Gerar DNF”:

SPED: Nesta opção de relatório é possível gerar

arquivos de SPED Fiscal e SPED Contribuições

(Sistema Público de Escrituração Digital).

Para o SPED Fiscal preencha os dados que ali pede.

Atente que há outras abas para incluir informações.

Ao preencher os campos deste relatório clique em

“Gerar EFD”

ICMS: Este é outro tipo de relatório que

recomendamos que as informações sejam coletadas

com o Contador ou área Administrativa e Financeira

da empresa emitente. Inclusive se este tipo de

relatório será necessário.





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13. Configurações

Esta opção salva informações que ficam

armazenadas como "padrão" para o sistema.

Entretanto, todas podem ser alteradas manualmente

no momento da emissão da nota.

Aba: Informações Adicionais: Ao abrir haverá

dois campos para preenchimento.

Para atualizar clique em “Editar”. No primeiro campo

devem ser incluídos os dados de interesse do Fisco,

e no segundo, informações adicionais e relevantes à

empresa, para todos os contribuintes (dados

bancários, por exemplo).

Aba: Informações Adicionais: Indique nesta

aba, quais cadastros (cliente, produtos,

transportadora) deverão ser guardados

automaticamente, no momento da emissão da nota.





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Aba: Opções Predefinidas: Esta aba conta com

opções de interesse de preenchimento da empresa. É

recomendada para empresas que trabalham sempre

com determinadas informações nos dados nas notas,

com isto, estes campos estarão sempre preenchidos.

Na imagem abaixo é possível identificar que campos

são estes.

Aba: Prazos para pagamento: Nesta aba é

possível configurar os prazos de pagamento que a

empresa trabalha. Estas informações são adicionadas

na emissão da nota e identificam as duplicatas, quando

houver.

Aba Dados em Cache: Nesta aba o sistema

monitora o armazenamento dos dados no computador.

Atenção: Use o botão para aumentar armazenamento somente quando o

sistema solicitar e/ou com a ajuda da equipe do Suporte Técnico.





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14. Voltar ao Portal

Clique no link “Voltar para o Portal” e você estará

retornando ao local onde terá acesso:

aos demais sistemas da Safeweb

ao “Histórico Financeiro”

e para a opção “Sair”

Os sistemas que estão destacados com ícone na cor azul estão contratados pela

empresa.

Demais sistemas? Passe o mouse sobre o sistema que deseja obter mais

informações ou contate com a área Comercial.

.





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15. Histórico Financeiro

É o local que você encontra a lista de boletos pagos,

e os que estão em abertos. É possível retirar uma

segunda via do boleto para pagamento da

mensalidade e retirada da segunda via da sua nota

fiscal.

Ao clicar, você será direcionado diretamente para

uma nova tela, com a relação dos pagamentos em

aberto e fechados.

Para imprimir a segunda via do boleto, clique na

imagem da impressora. O novo boleto será gerado

automaticamente, com prorrogação de cinco dias,

com nova data de vencimento. O juro será recorrente

até a data que ocorreu a emissão do boleto

prorrogado.

E ainda, na outra extremidade da tela, você encontra

a opção “Visualizar NFS-e”, ou seja, o arquivo

eletrônico (XML) correspondente à prestação do

serviço da Safeweb para a sua empresa.

Observe as configurações do seu navegador para que a geração do boleto

não seja bloqueada.





51

e-Nota NF-e

Sistema de geração e emissão de Nota Fiscal eletrônica

Manual do Usuário

Chegamos ao final deste manual.



Documents

Manual do Usuário Versão 2 - Safeweb Virtual · 6.3 Novo Cadastro de Cliente ... eletrônica. É a representação gráfica do XML e ... de Produção (NF-e com valor jurídico),