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Tribunal de Contas do Estado de Goiás Secretaria de Planejamento e Desenvolvimento Organizacional
MANUAL DO USUÁRIO
Sistema de Avaliação de Desempenho
08/2013
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Manual Avaliação de Desempenho Serviço de Gestão de Projetos e Processos Em fase de validação – módulos do sistema que ainda não foram desenvolvidos serão contemplados em versões de atualização deste manual1
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SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO ...................................................................................................................................................... 3
1.1 APRESENTAÇÃO DO SISTEMA DE AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO ..................................................................................... 3
1.2 ACESSO AO SISTEMA DE AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO ............................................................................................... 3
1.3 OBJETIVO DO MANUAL DE AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO ............................................................................................ 5
2 SISTEMA DE AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO ......................................................................................................... 6
2.1 DADOS BÁSICOS ............................................................................................................................................... 6
2.1.1 Alterar Senha ........................................................................................................................................... 6
2.1.2 Sair .......................................................................................................................................................... 7
2.2 FUNCIONALIDADES ........................................................................................................................................... 7
2.2.1 Calendário ............................................................................................................................................... 8
2.2.2 Contrato ................................................................................................................................................ 10 2.2.2.1 Gestor Superior Imediato ............................................................................................................................... 10 2.2.2.2 Subordinado .................................................................................................................................................. 15
2.2.3 Avaliações.............................................................................................................................................. 18
2.2.4 FEEDBACK .............................................................................................................................................. 20 2.2.4.1 O que é Feedback .......................................................................................................................................... 20 2.2.4.2 Processo de Feedback .................................................................................................................................... 21 2.2.4.3 Orientações para a realização do Feedback .................................................................................................... 21 2.2.4.4 Como realizar o Feedback .............................................................................................................................. 22
2.2.4.4.1 Servidor .................................................................................................................................................... 22 2.2.4.4.2 Gestor ...................................................................................................................................................... 25
3 DÚVIDAS ........................................................................................................................................................... 28
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1 INTRODUÇÃO
1.1 Apresentação do Sistema de Avaliação de Desempenho O Sistema de Avaliação de Desempenho tem por objetivo a realização das avaliações de
desempenho dos servidores, por meio de formalização de acordos de trabalho, registro do
acompanhamento do desempenho, avaliação e feedback aos servidores, bem como o gerenciamento, dos
resultados apresentados pelo servidor, no que se refere às competências adequadas para execução das
atividades da unidade na qual se encontra lotado.
Trata-se de uma solução web, cujo acesso pode ser feito de qualquer computador conectado à
internet, sendo executado por meio dos navegadores web, Firefox e Google Chrome.
1.2 Acesso ao Sistema de Avaliação de Desempenho
O Sistema de Avaliação de Desempenho é acessado por meio do link da Gestão de Pessoas, na
página do site do Tribunal de Contas do Estado de Goiás (www.tce.go.gov.br).
A página inicial, ao centro, apresenta as opções para os diversos tipos de usuários (Cidadão,
Jurisdicionado e Servidor) obterem informações desejadas.
No caso da Avaliação de Desempenho, o usuário será o Servidor. Ao selecionar esta página, o site
oferecerá várias opções para o acesso, dentre elas o link GESTÃO DE PESSOAS.
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Ao clicar em GESTÃO DE PESSOAS, o usuário será direcionado para a página da Gerência de
Gestão de Pessoas, a qual remete ao link para a AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO.
Em seguida, no menu Links, clique em AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO.
Será apresentada uma tela onde o usuário, que é um servidor do TCE, deverá informar os dados
para autenticação do acesso.
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O usuário deverá informar a sua matrícula (sequência numérica de até 4 dígitos). Em seguida deve
fornecer, como senha, o número do CPF, atentando para necessidade de informar apenas os números sem
hifens ou pontos. Após, deve-se preencher o Código com a palavra apresentada no espaço cinza.
Ao clicar em LOGIN para obter o acesso, o sistema fará a autenticação dos dados.
Caso a matricula, e/ou a senha, e/ou o código tenham sido informados de forma incorreta, o sistema
apresentará uma mensagem de erro, como a que segue. Para continuar e alterar o(s) dado(s) que se
encontram errados clique em OK e informe novamente os dados solicitados.
As informações sendo validadas e estando corretas, o sistema permitirá o acesso à tela de
funcionalidades da Avaliação de Desempenho.
Caso deseje gravar as informações de sua autenticação, para futuros acessos o usuário deve
assinalar a opção “Lembrar Senha”.
1.3 Objetivo do Manual de Avaliação de Desempenho
O objetivo deste manual é auxiliar os usuários na utilização do Sistema de Avaliação de
Desempenho do Tribunal de Contas do Estado de Goiás.
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2 SISTEMA DE AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO
2.1 Dados Básicos
A primeira tela apresentada será a que segue abaixo. Entre outras possibilidades, o usuário
poderá alterar sua senha, caso veja necessidade, e acessar as demais opções que compõem as etapas
deste processo de avaliação.
2.1.1 Alterar Senha
Para alterar a senha, o usuário deve selecionar a opção que se encontra no topo da página do lado
esquerdo, como demonstrado na figura abaixo:
Em seguida, deve-se clicar no nome do usuário, para que a tela de alteração seja apresentada.
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Nesta tela será permitida a alteração apenas da senha. Depois de informada a nova senha, clique
na opção ALTERAR.
2.1.2 Sair
Para sair da tela utilize o “X” que se encontra no canto superior direito.
2.2 Funcionalidades
Além da alteração da senha, serão apresentadas, aos usuários, as opções abaixo.
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2.2.1 Calendário
Na opção de Calendário o usuário poderá visualizar todas as datas dos vários ciclos da Avaliação
de Desempenho que já ocorreram ou que estão em andamento. Neste caso, a tela já será apresentada
“carregada” com essas informações.
Caso o usuário queira visualizar informações de um ciclo específico, basta informar os dados deste
no filtro. Haverá a necessidade de informar todos os dados do filtro se o usuário desejar informações
específicas.
Período: corresponde ao número do ciclo.
Ano: Valor numérico válido, com 4 dígitos.
Data Início do Ciclo/ Data Fim do Ciclo: Poderá ser informado no formato de 2 dígitos para o dia + 2 dígitos
para o mês + 4 dígitos para o ano, não havendo necessidade de inserir as barras que separam os dados.
Poderá ser utilizado também o calendário (ícone que se encontra ao lado da opção) para seleção da data.
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Deverão ser apresentadas datas válidas, lembrando que a data de início deverá ser menor que a data de
fim, caso seja informado o intervalo.
Em seguida clicar em PESQUISAR.
Caso deseje outro conjunto de informações como filtro, utilize a opção LIMPAR.
Para fechar a tela utilize o “X”, que se encontra no canto superior direito.
Para visualizar as datas de um determinado ciclo (Período) o usuário deverá, na lista, selecionar o
item que deverá ser apresentado de forma analítica e clicar na opção VISUALIZAR. Em seguida, o sistema
apresentará informações acerca de datas de início e término das etapas do ciclo selecionado.
Para fechar a tela utilize o “X”, que se encontra no canto superior direito.
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2.2.2 Contrato
Trataremos neste item informações a respeito do contrato, gestor superior imediato e do subordinado.
2.2.2.1 Gestor Superior Imediato
O acesso a essa função está restrita ao Presidente do TCE, aos Conselheiros, aos Auditores, aos
Procuradores de Contas, eventualmente aos Chefes de Gabinete que receberem delegação destes, aos
Secretários, aos Gerentes, aos Chefes de Serviços e aos Assessores Supervisores da Secretaria de
Controle Externo.
Importante lembrar que os avaliadores também serão avaliados.
É apresentada ao avaliador uma tela onde constam todos os contratos que estão em construção
e/ou finalizados. Nesta tela, o gestor superior imediato poderá selecionar algum item da lista e realizar as
alterações que julgar necessárias.
Na tela a seguir, o gestor superior imediato molda os contratos que serão firmados com os
avaliados. Para inserir competências que necessitam ser avaliadas, basta clicar na seta azul da coluna
“competências não selecionadas” e a mesma será transferida para a coluna de “competências
selecionadas”. Caso alguma competência seja indevidamente selecionada ou não seja mais necessária
basta fazer o caminho inverso.
A partir do segundo ciclo de avaliação, o gestor superior imediato tem a opção de carregar
automaticamente todas as competências técnicas selecionadas no ciclo anterior da avaliação, utilizando o ____________________________________________________________________________________________________
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botão “competências do ciclo anterior”. As competências selecionadas através deste botão serão apenas as
selecionadas/avaliadas no ciclo anterior, independente da quantidade de competências cadastradas e
apresentadas na opção de competências não selecionadas.
Depois de realizado o processo, o sistema apresentará uma mensagem relatando o sucesso da
operação.
Assim como mencionado anteriormente, mesmo fazendo essa “transferência” automática de
competências, o gestor superior imediato tem como eliminar competências selecionadas que não queira
avaliar no período subsequente, e acrescentar outras que não haviam sido contempladas no ciclo anterior.
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Quando tratar-se de um avaliado que não participou do ciclo anterior na unidade em questão, esse
botão, mesmo pressionado, não executará nenhuma operação e apresentará a seguinte mensagem.
As opções de impressão do contrato em Adobe Reader (. PDF) ou em Microsoft Word (. DOC)
serão habilitadas logo após a finalização do contrato.
Ao término da tarefa, o gestor superior imediato deve SALVAR o contrato. Essa operação permite
ao gestor superior imediato entrar diversas vezes no contrato e efetuar alterações, pois o mesmo estará
disponível para seu avaliado apenas para visualização e não para aceite.
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Quando o avaliador deseja disponibilizar o contrato para seu avaliado com o propósito de formalizar
as competências selecionadas mediante acordo, ele deve salvá-lo e em seguida FINALIZAR O
CONTRATO. Feito isso, o contrato estará disponível para que o avaliado possa aceitá-lo e o avaliador não
poderá mais alterar a estrutura das competências selecionadas.
Confirmada a operação, o contrato estará disponível para o avaliado, podendo ser impresso pelo
avaliador e avaliado.
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O padrão de apresentação do contrato é o mesmo para todas as opções de impressão.
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2.2.2.2 Subordinado
Na tela de Contrato para os avaliados, constarão informações acerca dos contratos formulados pelo
gestor superior imediato e que se encontram aceitos ou não pelo avaliado/servidor.
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Para iniciar o processo de aceitar o contrato, o servidor deve clicar no item da lista e peça para
VISUALIZAR. Na tela seguinte o contrato será apresentado com o conjunto de competências selecionadas.
No final do contrato, o avaliado poderá aceitá-lo ou não. Caso não o aceite, não clique na opção ACEITAR
CONTRATO, porque depois de aceito o mesmo não poderá ser modificado.
Caso o servidor discorde dos dados que constam no contrato deverá o mesmo procurar seu
avaliador (chefe imediato) para discutir as questões e juntos chegarem a alternativas que convirjam para
resolução da questão. Uma vez aceito, o contrato, espera-se que todas as competências contempladas
sejam exercidas no decurso do período avaliativo.
Em seguida deve-se verificar os itens do contrato e analisar as competências ali inseridas.
Relevante salientar que as únicas competências negociáveis são as competências técnicas, já que as
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competências transversais e gerenciais não comportam qualquer seleção e devem ser integralmente
avaliadas conforme o caso.
O aceite do contrato deverá ser dado somente quando houver ciência e anuência por parte do
servidor das competências cujo exercício será esperado.
Depois de aceito, o contrato se apresentará apenas para visualização.
Caso queira visualizar as informações constantes do contrato realizado, clique no botão Visualizar.
O sistema apresentará, de forma analítica, o contrato celebrado entre o avaliador e seu avaliado,
possibilitando a ambos a impressão do mesmo.
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2.2.3 Avaliações
As avaliações serão realizadas por todos os servidores do TCE. Todos deverão avaliar e ser
avaliados.
Assim que acessadas as avaliações pelo avaliado, será apresentada uma lista constando uma auto
avaliação, e a avaliação do seu avaliador.
Para o avaliador será apresentada uma lista constando a auto avaliação, a avaliação do seu
superior (se houver) e avaliação dos seus subordinados.
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As avaliações se baseiam na introdução de notas de 1 a 10; bem como na redação de justificativa
para cada nota lançada. Esse processo deverá ser realizado tanto na Auto Avaliação, na Avaliação do
Subordinado como na Avaliação do Chefe.
Para inserir as notas, é necessário selecionar um item da lista e clicar na ação que já se encontra
relatada. O sistema abrirá uma tela onde o “avaliador”, nesse momento, poderá inserir os valores bem como
as justificativas dadas para cada competência avaliada.
Para emitir a nota sobre cada competência, o avaliador deve considerar as seguintes reflexões:
• O avaliado expressa a competência de forma fluente e independente e, por vezes, orienta o
desempenho de seus pares? • O avaliado expressa a competência de forma fluente e com pouca necessidade de supervisão
imediata? • O avaliado expressa a competência de forma parcial e com dependência constante de
supervisão imediata da chefia ou de pares? • O avaliado não expressa a competência no desempenho do trabalho?
O gestor que possuir uma equipe superior a 15 membros terá sua avaliação realizada por apenas
15 (quinze) subordinados imediatos, selecionados aleatoriamente pelo sistema. O superior terá acesso a
avaliação consolidada com as médias das notas atribuídas pelos subordinados selecionados.
Durante todo o ciclo de avaliação de desempenho, deve-se preencher a opção de Aspectos
Positivos, Oportunidades de Melhorias e Plano de Melhorias.
Aspectos Positivos - devem ser elencados, destacando comportamentos, ações e demais
resultados que revelam o mérito do servidor no período.
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Oportunidades - referem-se aos diferentes aspectos comportamentais, de desempenho e de
competências que devem ser foco de desenvolvimento/melhoria.
Plano de Melhorias - o plano deve indicar quais estratégias devem ser adotadas para desenvolver
quaisquer aspectos identificados nas oportunidades de melhoria. Chefia e servidor participam juntos da
elaboração do plano.
Sugere-se que essas informações sejam alimentadas no decorrer de todo ciclo do contrato em
vigor, para evitar esquecimento de informações importantes para subsidiar a avaliação, as quais serão
utilizadas na etapa de feedback ao servidor.
Ao longo do ciclo e do preenchimento destas informações deve-se atentar para a necessidade de
SALVAR as informações e não FINALIZAR A AVALIAÇÃO.
A partir do momento que o avaliador FINALIZAR A AVALIAÇÃO, a mesma ficará indisponível para
alterações.
2.2.4 FEEDBACK
Trataremos neste item de informações a respeito do feedback que deverá ser dado aos avaliados.
2.2.4.1 O que é Feedback
O feedback é uma etapa importante e contínua do processo de avaliação de desempenho. A partir
do acompanhamento e da orientação constante do desempenho dos servidores, aumenta-se a
probabilidade de sucesso na realização das atividades, metas e objetivos individuais e institucionais.
O feedback tem duas perspectivas:
Positivo: reforçar o que a pessoa é, e o que a pessoa faz.
Corretivo: discutir o comportamento que precisa mudar.
Cabe ao avaliador atentar para as seguintes recomendações:
• Enfatizar o comportamento específico, sem fazer referências ao passado; • Fazer perguntas abertas e descritivas (perguntas nas quais a resposta não é sim ou não)
para analisar o ponto de vista de quem está recebendo o feedback; • Manter a calma e não rotular o avaliado como “incompetente", "nunca aprende", "fraquinho",
etc.; • Buscar informações detalhadas sobre o comportamento e o desempenho; • Evitar situações de preconceito, julgamento precipitado ou estereótipos.
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2.2.4.2 Processo de Feedback
Planejamento: refletir sobre o que dizer, enriquecendo com exemplos objetivos de comportamentos
e não de características individuais.
Abordagem específica: evitar generalizações e utilização de rótulos. Enfatizar os comportamentos
exibidos pela pessoa.
Focar no comportamento: descrever comportamentos específicos que podem ser analisados,
mensurados ou observados.
Ambiente: buscar clima de pouca tensão, reservado e discreto.
Equilíbrio: dosar a quantidade de feedbacks corretivos e positivos.
Capacidade de ouvir: entrar em contato com ponto de vista do outro; quem não sabe ouvir, também
não sabe como, e o quê perguntar.
Subsídios: colher informações das justificativas da ferramenta de AD e anotações complementares.
2.2.4.3 Orientações para a realização do Feedback
1. Iniciar o feedback com a apresentação do objetivo principal do encontro;
2. Descrever com termos claros e objetivos o que espera do subordinado ao receber o feedback;
3. Manter contato visual constante com seu interlocutor;
4. Relembrar os comportamentos esperados do subordinado;
5. Mostrar, de diferentes formas, os comportamentos esperados que foram realizados pelo
subordinado;
6. Mostrar, de diferentes formas, os comportamentos esperados que não foram exibidos pelo
subordinado;
7. Estimular a participação ativa do subordinado durante o feedback;
8. Estimular que o subordinado apresente os problemas e questões que impediram seu
desempenho excelente no período;
9. Elogiar as características positivas do subordinado com entusiasmo;
10. Fornecer as informações necessárias para que o subordinado apresente os comportamentos
esperados no desempenho;
11. Apresentar oportunidades de melhoria de desempenho ao subordinado;
12. Negociar e acordar as oportunidades de melhoria com o subordinado, incluindo aspectos
apresentados pelo avaliado;
13. Expor suas ideias com fluência verbal;
14. Expor o feedback de maneira lógica, clara e objetiva;
15. Responder às perguntas do subordinado, citando exemplos recentes, mostrando-se aberto para
receber críticas;
16. Esclarecer dúvidas do subordinado, de forma direta, demonstrando segurança e conhecimento
acerca dos tópicos abordados;
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17. Esclarecer dúvidas e dar orientações ao subordinado, mostrando-se bem disposto a prestar-lhe
auxílio;
18. Respeitar as ideias do subordinado, aproveitando o que diz acerca dos temas abordados, ao
responder-lhe as perguntas;
19. Avaliar respeitosamente o desempenho apresentado pelo subordinado;
20. Avaliar o desempenho de forma profissional, sem cometer erros comportamentais (Ex:
estereótipo, misturar aspecto profissional com pessoal, comparação com outro servidor, complacência ou
rigor absoluto).
2.2.4.4 Como realizar o Feedback
Para realizar o acesso à opção de Feedback do Sistema de Avaliação de Desempenho execute os
procedimentos de acesso ao sistema conforme descrito no item 1.2 - Acesso ao Sistema de Avaliação de
Desempenho, deste manual.
Na tela principal selecione a opção Feedback, como apresentado na figura abaixo.
Na sequência, será apresentada a tela onde deverá ser selecionado o ciclo avaliativo. As opções de
feedback só serão liberadas, para acesso, a partir da escolha de um ciclo.
2.2.4.4.1 Servidor
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Quando o Sistema de Avaliação de Desempenho for acessado por um servidor, apenas a opção
Feedback estará habilitada, como apresentado abaixo:
Clicando na opção “Feedback”, o servidor visualizará as notas da auto avaliação e da avaliação feita
pelo seu gestor.
Caso o superior imediato ainda não tenha realizado a liberação do feedback, a tela será
apresentada com informação no topo direito, como demonstrado na imagem abaixo.
IMPORTANTE: Somente depois de liberado o feedback pelo superior é que ele poderá ser aceito
pelo servidor avaliado. Nesse ínterim o botão de “Aceitar Feedback” permanecerá desabilitado.
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O servidor deverá analisar as notas que recebeu nas avaliações realizadas pelo gestor imediato e
compará-las com as notas dadas na auto avaliação. As notas discrepantes merecem atenção e devem ser
consideradas para o momento em que a reunião de feedback for realizada.
Nesta mesma tela existem dois botões no canto superior esquerdo que permitem a exportação do
conteúdo da avaliação nos formatos doc ou pdf.
Ter a avaliação impressa no momento da reunião pode facilitar análises e debates.
Realizada a reunião de feedback, e acordados os termos debatidos, o servidor deve acessar
novamente esta mesma tela e clicar no botão “Aceitar Feedback” localizado no canto superior direito da
tela.
Importante: Se o botão de “Aceitar Feedback” estiver desabilitado, isso significa que o feedback
ainda não foi liberado pelo superior.
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Uma vez aceito o feedback o sistema apresentará as informações de data e horário em que o
mesmo foi aceito, e desabilitará o botão “Liberar Feedback”.
Caso o servidor deseje verificar os comentários em cada competência avaliada, deve o mesmo
acessar o item “Visualizar Avaliações”, podendo verificar os comentários da sua auto avaliação assim como
os do seu avaliador. Caso esses botões se encontrem desabilitados isso significa que ainda não há
nenhuma avaliação registrada para o ciclo selecionado.
2.2.4.4.2 Gestor
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Quando o Sistema de Avaliação de Desempenho, opção Feedback, for acessado por um gestor as
opções Feedback e Feedback (Subordinados) permitirão o acesso, como apresentado abaixo:
Como avaliado, o Gestor deverá acessar a opção Feedback e realizar os procedimentos descritos
no item 2.2.4.4.1.
Como avaliador, o Gestor acessará a opção Feedback (Subordinados). Clicando neste, o sistema
apresentará uma tela com todos os servidores (nome e matrícula) avaliados por ele.
Ao lado do nome do avaliado aparecerá o botão “Feedback Subordinado”. Ao clicar nele será
apresentada a tela abaixo permitindo que se realize o feedback com os servidores subordinados.
Depois de realizada a reunião com o servidor avaliado, o gestor deve verificar todas as informações
e, ao final, clicar no botão “Liberar Feedback”. Na sequência, o sistema apresentará a tela com a data de
liberação do feedback.
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Caso o gestor deseje verificar os comentários em cada competência avaliada, deve acessar o item
“Visualizar Avaliações”, podendo verificar os comentários da sua auto avaliação assim como os do seu
avaliador superior. Caso esses botões se encontrem desabilitados, isso significa que ainda não há nenhuma
avaliação registrada para o ciclo selecionado e o gestor logado.
Ainda não é possível visualizar os comentários e a avaliação realizada pelos subordinados.
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3 DÚVIDAS
Esclareça e direcione suas dúvidas:
Em caso de dúvidas quanto às informações da Avaliação de Desempenho, consulte seu Chefe/Superior.
Em caso de dúvidas com relação ao sistema de informatizado de Avaliação de Desempenho consulte a Gerência de Gestão de Pessoas, no ramal 9036.
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