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Secretaria de Educação

MANUAL GED_GESTÃO

EDUCACIONAL SIGESCOLA

FECHAMENTO DE ANO LETIVO

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Sumário Apresentação ............................................................................................................................ 3

Rotina para Fechamento do Ano Letivo no Sigeduca/GED .......................................... 4

Agendamento para Fechamento do Ano Letivo ............................................................ 13

Agendamento para Fechamento de Ano Letivo por Turma ........................................ 15

Agendamento para Fechamento de Ano Letivo por Aluno ......................................... 18

Verificar Relatório de Inconsistências da Turma ........................................................... 22

Verificar Inconsistências por Turma ................................................................................. 23

Verificar Relatório de Inconsistências do Aluno ........................................................... 24

Verificar Inconsistências por Aluno .................................................................................. 25

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Apresentação

Este manual tem por finalidade orientar sobre o Agendamento para

Fechamento do Ano Letivo, pois tal procedimento gera resultado e

escrituração da vida escolar dos alunos no sistema SigEducadas

Unidades Escolares. O perfil de fechamento de ano letivo é liberado

para o(a) Secretário(a) Escolar e os Técnicos Administrativos

Educacionais. Portanto, neste guia instruiremos como deve ser

feito o Fechamento do Ano Letivo ou de Matrícula de Dependência.

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Rotina para Fechamento do Ano Letivo no SigEduca/GED

O fechamento correto do ano letivo evita a necessidade de reaberturas

posteriores do SigEduca/GED para correção de informações na escrituração

escolar, sendo que a Coordenação Pedagógica e Secretaria Escolar têm papel

fundamental nesse processo.

Dentre as suas atribuições legais, em especial as descritas na Portaria nº

320/2014-GS/Seduc, é imprescindível que a Secretaria Escolar e a

Coordenação Pedagógica observem as rotinas abaixo, para realizarem o

fechamento de ano letivo sem inconsistências.

À Secretaria Escolar cabem as seguintes atribuições:

Verificar no início do ano letivo se o aluno está matriculado e cursando

no Ano/Fase/Curso/Etapa correto;

Lançar os ajustes de matrícula: desistente, aproveitamento de estudos,

reclassificação e óbito;

Cadastrar no histórico escolar as situações de classificação e

enturmação por idade;

Registrar os dias justificados por atestados médicos;

Realizar, no ato da matrícula regular, a matrícula de progressão parcial

(dependência) para os alunos nessa condição e informar os nomes à

coordenação pedagógica, para que ela possa organizar o atendimento

e, posteriormente, atualizar os resultados nos documentos escolares dos

alunos que concluírem esses estudos;

Efetuar os desvinculos de aluno transferidos;

Informar à coordenação pedagógica e professores sobre os alunos com

“avaliação mescla”, para proceder o fechamento do ano letivo de forma

manual;

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Informar à coordenação pedagógica sobre os alunos de matrícula

extraordinária, bem como acompanhar e verificar se eles obterão a

carga horária mínima para aprovação;

Orientar o professor para atribuir ao aluno de matrícula extraordinária

que não obteve a frequência mínima para aprovação, o resultado final

ME = Matrícula Extraordinária;

Fazer os ajustes e correções na documentação escolar do aluno que

teve situação analisada e deliberada no Conselho de Classe;

Cadastrar os dados do histórico escolar de transferência, bem como

fazer encaminhamento junto à coordenação pedagógica para regularizar

eventuais lacunas na trajetória escolar do aluno;

Conferir, no Diário de Classe eletrônico, os dias letivos de forma a

garantir o cumprimento da carga horária da matriz curricular e os dias

letivos previsto no calendário.

À Coordenação Pedagógica compete organizar instrumentos para registros e

acompanhamento do desempenho escolar por aluno, por turma e por disciplina

(conforme a organização do curso), sendo de sua atribuição:

Verificar, juntamente com a Secretaria Escolar, no período definido para

inserção no Sigeduca/GER, se as matrizes curriculares e seus

respectivos critérios de avaliação foram cadastradas corretamente;

Estruturar relatório bimestral, semestral ou trimestral do processo de

avaliação e frequências, por aluno e turma, para acompanhamento do

desenvolvimento da aprendizagem e promover as intervenções

cabíveis;

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Apresentar as situações de aluno com mais de 25% de faltas, com

ausências amparadas por atestado médico, para que o Secretário

Escolar verifique se o atestado foi inserido no Sigeduca/GED;

Solicitar, junto a Secretária Escolar, no início do ano letivo, a relação de

alunos de progressão parcial para organizar o plano de atendimento e

acompanhamento dos estudos;

Encaminhar à Secretaria Escolar, a qualquer momento do ano letivo,

para atualização nos documentos escolares, os dados dos alunos que

concluíram os estudos de progressão parcial;

Organizar os estudos de recuperação com alunos e professores, bem

como acompanhar o resultado do processo e atualização de dados na

ficha individual do aluno;

Levantar situações que precisam ser analisadas e deliberadas nos

conselhos de classe, evitando, por exemplo, que o aluno fique

reprovado por décimos ou por poucas faltas.

Com base nos dados organizados durante o ano letivo,a escola se prepara

para o fechamento definitivo do ano letivo, que ocorre no último Conselho de

Classe.

Relatórios auxiliares disponibilizados no SigEduca/GED:

Espelho de Notas – no Sigeduca/GED está disponível um relatório com as

avaliações dos alunos que pode subsidiar os trabalhos, mas o de frequência

deve ser providenciado.

Os trabalhos do Conselho de Classe são

norteados pelo Secretário Escolar e

Coordenador Pedagógico que devem ter em

mãos o controle de notas/conceitos e

freqüências para análise e deliberação

sobre o resultado final dos alunos/turmas.

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Espelho de Notas – contém os registros das avaliações dos alunos ocorridas

durante o ano/período letivo e constitui um importante instrumento para a

coordenação pedagógica fazer acompanhamento escolar do aluno.

No momento do fechamento do ano letivo,a Secretaria Escolar confere, no

Sigeduca/GED, os resultados finais dos alunos e, havendo divergência entre as

informações inseridas e a ata do Conselho se Classe/Espelho de Notas, o

Secretário deve comunicar o Coordenador Pedagógico e professores para

correção.

A escola se organizando de acordo com as orientações acima está preparada

para agendar o fechamento do ano letivo.

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O secretário deve logar no sistema SigEduca => módulo GED

Submódulo - SIGESCOLA

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Menu - SIGEscola=> Funcionalidade -Histórico Escolar =>

funcionalidade - Agendamento para Fechamento do Ano Letivo Por

Turma

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Na funcionalidade Agendamento de Aluno para Fechamento do Ano Letivo,

escolher o Turno=> escolher a Turma> Consultar =>clicar no menu Agendar

Ao marcar os alunos para agendar o fechamento do ano letivo por turma,

existem as opções: MARCAR TODOS, ou caso tenha aluno que não finalizou,

DESMARCAR.

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Após o fechamento, todos devem ficar com o ícone (bolinha) na cor verde, se a

bolinha ficar vermelha, é porque não finalizou e está com inconsistência.

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Uma vez acontecido o conselho de classe, o secretário tendo conferido o

resultado do aluno e realizado todos os procedimentos, com também, finalizado

o ano letivo, não será permitida a alteração do resultado.

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Agendamento para Fechamento do Ano Letivo

A funcionalidade Agendamento para Fechamento de Ano Letivo, no sistema

Sigeduca, existe para gerar o resultado e escrituração da vida escolar do aluno,

mediante os lançamentos de frequência e avaliação no Diário de Classe de

cada turma da Unidade Escolar. Após o fechamento do ano letivo, é gerada a

Ata de Resultado Final da Turma com as notas e resultado de cada aluno.

Temos dois tipos de Agendamento para Fechamento de Ano Letivo: Por Turma

e Por Aluno.

O caminho para acessar o submenu é:

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SiGeduca>GED>SIGESCOLA>Histórico Escolar

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Agendamento para Fechamento de Ano Letivo Por Turma

Este submenu tem por função realizar o fechamento do ano letivo por turma,

para gerar resultado final e escrituração escolar no sistema para os alunos da

turma.

O caminho é:

SIGEscola>Histórico Escolar>Agendamento para Fechamento de Ano

Letivo Por Turma.

Ao abrir a tela, selecione o TURNO, depois a SÉRIE/ANO/FASE e clique em

CONSULTAR. Clique no ícone Agendar , para abrir a turma que será

fechada. Após clicar, serão listados os nomes dos alunos da turma com a

legenda ,(em azul); marque o campo Desmarcar/Marcar

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todos e depois clique em CONFIRMAR. Após a confirmação, aparecerá a

tela com a mensagem: “AVISO: O AGENDAMENTO DO FECHAMENTO DO

ANO LETIVO FOI EFETUADO COM SUCESSO”, e a legenda será

(em amarelo).

Após o processamento, a legenda da turma será mudada para (em

verde).

Observação: É de suma importância que os professores estejam com

seus diários em dia no sistema Sigeduca, ou seja, todas as

notas/relatórios lançados e confirmados pelo professor,conferidos pelo

Coordenador Pedagógico, de acordo com a Ata de Conselho de Classe; e

só depois de verificado pelo coordenador, que o Secretário(a) ou o TAE

da Unidade poderá realizar o agendamento. Não havendo essa

observância, o ano letivo não fechará, gerando a legenda

(em vermelho).

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Agendamento para fechamento de ano letivo por Aluno Este submenu tem por função realizar o fechamento do ano letivo por aluno, gerando para este, resultado e escrituração escolar no sistema. O caminho é:

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SIGEscola>Histórico Escolar>Agendamento para Fechamento de Ano

Letivo Por Aluno

Após abrir a tela, tendo o código do aluno, insira-o e clique em CONSULTAR;

não havendo o código, clique no ícone , insira o nome completo do aluno no

campo NOME DO ALUNO e clique em CONSULTAR. Clique no CÓDIGO que

aparece na frente do nome do aluno e o sistema vai voltar para a tela inicial de

agendamento carregando o nome do aluno e depois clique em CONSULTAR.

Após consultar, o sistema carregará a turma em que o aluno está matriculado.

Clique no ícone Agendar , para carregar os dados do aluno; em seguida

clique no campo Desmarcar/Marcar Todos e clique em CONFIRMAR.

Após a confirmação, aparecerá a tela com a mensagem: “AVISO: O

AGENDAMENTO DO FECHAMENTO DO ANO LETIVO FOI EFETUADO

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COM SUCESSO”, e a legenda será (em

amarelo).

Após o processamento, a legenda da turma será mudada para (em

verde).

Observação: É de suma importância que os professores estejam com

seus diários em dia no sistema Sigeduca, ou seja, todas as

notas/relatórios lançados e confirmados pelo professor, conferidos pelo

Coordenador pedagógico, de acordo com a Ata de Conselho de Classe; e

só depois de verificado pelo coordenador, que o Secretário(a) ou o TAE

da Unidade poderá realizar o agendamento. Não havendo essa

observância, o ano letivo não fechará, gerando a legenda

(em vermelho).

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Verificar Relatório de Inconsistências da Turma

Após processar o fechamento do ano letivo, se houver algum lançamento

pendente, será necessário verificaras inconsistências.

O caminho para verificar inconsistências é:

SIGEscola > Histórico Escolar > Agendamento para Fechamento de Ano

Letivo Por Turma

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Verificar Inconsistências por Turma

Ao abrir a tela, selecione o TURNO, depois a SÉRIE/ANO/FASE e clique em

CONSULTAR. Clique no ícone Agendar , para abrir a turma que será

verificada. Após clicar, serão listados os nomes dos alunos da turma, com a

legenda . Clique no ícone Visualizar Relatório de

Inconsistências , após clicar, o sistema abrirá uma tela que descreverá as

inconsistências que precisam ser corrigidas. Após corrigir as inconsistências,

volte e agende novamente o fechamento do ano letivo.

Observação: Não esquecer que sem a devida correção das

inconsistências, o fechamento do ano letivo não será possível.

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Verificar Relatório de Inconsistências do Aluno

Após processar o fechamento do ano letivo, se houver algum lançamento

pendente, será necessário verificar inconsistências.

O caminho para verificar inconsistências é:

SIGEscola > Histórico Escolar > Agendamento para Fechamento de Ano

Letivo Por Aluno

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Verificar Inconsistências por Aluno

Após abrir a tela, tendo o código do aluno, insira-o e clique em CONSULTAR,

não havendo o código, clique no ícone , insira o nome do aluno no campo

NOME DO ALUNO e clique em CONSULTAR. Clique no CÓDIGO que

aparece na frente do nome do aluno e sistema vai voltar para a tela inicial

carregando o nome do aluno e depois clique em CONSULTAR. Após consultar,

o sistema carregará a turma em que o aluno está matriculado. Clique no ícone

Agendar , para carregar a turma do aluno com a legenda

(em vermelho). Clique no ícone Visualizar Relatório de Inconsistências ,

após clicar, abrirá uma tela que descreverá as inconsistências que precisam

ser corrigidas. Após corrigir as inconsistências, volte e agende novamente o

fechamento do ano letivo.

Observação: Não esquecer que sem a devida correção das

inconsistências, o fechamento do ano letivo não será possível.

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