Documental do Poder JudicirioVerso 1.0

Manual de Gesto

Programa Nacional de Gesto Documental e Memria do Poder Judicirio (PRONAME)

Braslia, outubro de 2011

2011 Conselho Nacional de Justia Presidente Corregedora Nacional de Justia Conselheiros Ministro Antonio Cezar Peluso Ministra Eliana Calmon Alves Ministro Carlos Alberto Reis de Paula Jos Roberto Neves Amorim Fernando da Costa Tourinho Neto Ney Jos de Freitas Jos Guilherme Vasi Werner Silvio Ferreira da Rocha Jos Lcio Munhoz Wellington Cabral Saraiva Gilberto Valente Martins Jefferson Lus Kravchychyn Jorge Hlio Chaves de Oliveira Marcelo Rossi Nobre Bruno Dantas Nascimento Juiz Fernando Florido Marcondes EXPEDIENTE Maria Deusirene Divanir Junior Leandro Luna

Secretrio-Geral

Reviso Arte e Designer Arte Capa

SUMRIO1. Apresentao . . . . 2. Introduo . . . . . 3. Fundamentao legal 3.1 Responsabilidades .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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4. Gesto de documentos . . . . . . . . . . . . . 4.1 Definio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.2 Objetivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.3 Ciclo vital dos documentos (teoria das trs idades) 5. Rotinas e procedimentos em arquivo corrente 5.1 Produo e classificao de documentos . . . . 5.2 Acesso e utilizao . . . . . . . . . . . . . . . ..

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6. Tabela de Temporalidade dos Processos Judiciais e dos Documentos da Administrao do Poder Judicirio . . . . . . . . 6.1 Tabela de Temporalidade da documentao judicial . . . . . . . . . . . . . 6.2 Aplicao nos sistemas informatizados de distribuio . . . . . . . . . . . . 6.3 Fundamentos legais do Plano de Classificao e da Tabela de Temporalidade 7. Destinao e Arquivamento 7.1 Destinao. . . . . . . . . 7.2 Arquivamento . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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8. Avaliao . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8.1 Comisso Permanente de Avaliao Documental . 8.2 Seleo da documentao judicial . . . . . . . . . 8.3 Eliminao . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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9. Anexos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9.1 Anexo I Nota Introdutria para aplicao da tabela de temporalidade . . . 9.2 Anexo II Formulrio para transferncia de processos e documentos ao arquivo . 9.3 Anexo III Listagem de eliminao de documentos . . . . . . . . . . 9.4 Anexo IV Edital de Eliminao . . . . . . . . . . . . . . . . 9.5 Anexo V Termo de Eliminao . . . . . . . . . . . . . . . . 9.6 Anexo VI Lista de Verificao para baixa . . . . . . . . . . . . . 9.7 Anexo VII Lista de verificao para eliminao . . . . . . . . . . . 9.8 Anexo VIII Fluxograma para destinao de documentos . . . . . . . . . 9.9 Anexo IX Fluxograma para identificao de temporalidade Cvel . . . . . 9.10 Anexo X Fluxograma para identificao de temporalidade Criminal. . . . 9.11 Anexo XI Plano para Amostra Estatstica Representativa . . . . . . . . . . . . . 10. Obras consultadas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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1. APRESENTAOEste Manual prope a compilao dos diversos instrumentos de gesto institudos pelo Proname, explicitando a sua utilizao e servindo como material de consulta e de orientao para os servidores e colaboradores das instituies do Judicirio no planejamento, na implementao e na manuteno do programa de gesto documental. O exemplar contm uma srie de procedimentos para a gesto de documentos institucionais desde sua produo, durante o tempo de guarda que houver sido definido at a guarda permanente ou o descarte, com o objetivo de racionalizar o ciclo documental, isto , a produo ordenada; a tramitao e a guarda segura; a localizao rpida e precisa; a preservao da documentao considerada permanente e histrica e a eliminao sistemtica dos documentos que j perderam a sua importncia para a instituio Essa racionalizao busca aperfeioar as atividades das unidades arquivsticas do Poder Judicirio, permitindo agilizar o acesso informao, viabilizar o exerccio de direitos e deveres dos jurisdicionados e da Administrao e preservar a documentao de valor permanente. O documento aplicvel a todas as unidades administrativas e judiciais, no se restringindo s unidades especficas de gesto documental do Poder Judicirio. As unidades em que so produzidos os documentos so responsveis pela aplicao dos instrumentos de gesto at o momento de sua remessa para o arquivo intermedirio, o que deve ocorrer de forma sistemtica quando encerrada a funo primria dos documentos. Os procedimentos deste manual esto sujeitos s alteraes sugeridas pelo Comit de Gesto Documental e Memria do Poder Judicirio que forem aprovadas pelo Conselho Nacional de Justia. As dvidas acerca de qualquer procedimento de gesto documental (contemplando ou no este manual) devem ser esclarecidas por meio de consulta ao Comit de Gesto Documental e Memria do Poder Judicirio.5

2. INTRODUOA evoluo dos tempos e a modernizao tecnolgica da sociedade atual trouxeram novas necessidades e exigncias para a Administrao do Judicirio, oportunizando a racionalizao, a modernizao e a otimizao de seus procedimentos para atender o intenso crescimento das demandas de acordo com as suas competncias. A instituio do Programa Nacional de Gesto Documental e Memria do Poder Judicirio (Proname) pelo Conselho Nacional de Justia (CNJ) tem como principal objetivo implantar uma poltica nacional de gesto documental e de preservao da memria dos diversos rgos do judicirio brasileiro. As suas aes so voltadas integrao dos tribunais, padronizao e utilizao das melhores prticas de gesto documental, visando preservao e acessibilidade das informaes contidas nos autos judiciais e em documentos institucionais administrativos a fim de aperfeioar a prestao dos servios jurisdicionais e administrativos do Poder Judicirio, bem como a utilizao dos acervos judiciais na construo da Histria. A Recomendao n. 37, de 15 de agosto de 2011 do CNJ, publicada no DJ-e n. 152/2011, em 17 de agosto de 2011, estabelece as normas de funcionamento do Proname e aprova como um de seus instrumentos este Manual (item IV, h), o qual visa a consolidar os instrumentos utilizados na gesto documental.7

3. FUNDAMENTAO LEGALOs documentos do Poder Judicirio so patrimnio pblico, tanto no sentido administrativo quanto do ponto de vista cultural. dever da Justia zelar por esse patrimnio e propiciar o acesso a ele, de modo a assegurar o direito informao, garantido pela Constituio Federal. A Constituio Federal de 1988, no art. 216, 2, determina que cabe administrao pblica, na forma da lei, tanto a gesto da documentao governamental, quanto as providncias para franquear sua consulta a quantos dela necessitem. O comando constitucional foi em parte regrado pela Lei n. 8.159/1991. De acordo com a referida lei, constituem deveres do Poder Pblico a gesto documental e a proteo especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao. O Poder Judicirio integra o Sistema Nacional de Arquivos (Sinar) e participa do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), criado pelo art. 26 da Lei n. 8.159/19911, por meio de representantes indicados. A Resoluo n. 26, de 06 de maio de 2008, do Conarq, com redao dada pela Resoluo n. 30, de 23 de dezembro de 2009, estabelece que os rgos do Poder Judicirio, relacionados no art. 92, incisos II e seguintes, da Constituio Federal de 1988 e os Conselhos respectivos devero adotar o Programa de Gesto de Documentos do Conselho Nacional de Justia (CNJ). Este, por sua vez, est regulamentado pela Recomendao n. 37, de 15 de agosto de 2011 do CNJ. Alm das normas citadas, cada ramo do Poder Judicirio dever observar as normas especficas que tratam do assunto. 3.1 Responsabilidades Constitui atribuio dos agentes pblicos a gesto da documentao produzida ou recebida pela instituio, e o descumprimento da normatizao aplicvel gera responsabilizao, destacando-se as seguintes sanes e penalidades previstas:1 Art. 26. Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), rgo vinculado ao Arquivo Nacional, que definir a poltica nacional de arquivos, como rgo central de um Sistema Nacional de Arquivos (Sinar). 1 O Conselho Nacional de Arquivos ser presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituies arquivsticas e acadmicas, pblicas e privadas. 2 A estrutura e funcionamento do conselho criado neste artigo sero estabelecidos em regulamento.

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Lei n. 8.159/1991 Art. 25. Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse pblico e social. Lei n. 9.605/1998 - Art. 62. Destruir, inutilizar ou deteriorar: I - bem especialmente protegido por lei, ato administrativo ou deciso judicial; II - arquivo, registro, museu, biblioteca, pinacoteca, instalao cientfica ou similar protegido por lei, ato administrativo ou deciso judicial: Pena - recluso, de um a trs anos, e multa. Pargrafo nico. Se o crime for culposo, a pena de seis meses a um ano de deteno, sem prejuzo da multa. Cdigo Penal Art. 153 - Divulgar algum, sem justa causa, contedo de documento particular ou de correspondncia confidencial, de que destinatrio ou detentor, e cuja divulgao possa produzir dano a outrem: Pena - deteno, de um a seis meses, ou multa. 1 Somente se procede mediante representao. (Pargrafo nico renumerado pela Lei n. 9.983/2000) 1- A. Divulgar, sem justa causa, informaes sigilosas ou reservadas, assim definidas em lei, contidas ou no nos sistemas de informaes ou banco de dados da Administrao Pblica: (Includo pela Lei n. 9.983/2000) Pena deteno, de 1 (um) a 4 (quatro) anos, e multa. (Includo pela Lei n. 9.983/2000) 2 Quando resultar prejuzo para a Administrao Pblica, a ao penal ser incondicionada. (Includo pela Lei n. 9.983/2000) Art. 154 - Revelar algum, sem justa causa, segredo, de que tem cincia em razo de funo, ministrio, ofcio ou profisso, e cuja revelao possa produzir dano a outrem: Pena - deteno, de trs meses a um ano, ou multa. Pargrafo nico - Somente se procede mediante representao. Lei n. 9.296/1996 - Art. 10. Constitui crime realizar interceptao de comunicaes telefnicas, de informtica ou telemtica, ou quebrar segredo da Justia, sem autorizao judicial ou com objetivos no autorizados em lei. Pena: recluso, de dois a quatro anos, e multa.

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4. GESTO DE DOCUMENTOS4.1 Definio Considera-se gesto de documentos, nos termos do item II da Recomendao n. 37/2011-CNJ: O conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos institucionais produzidos e recebidos pelas instituies do Judicirio no exerccio das suas atividades, independentemente do suporte em que a informao encontra-se registrada. Se na guarda e na conservao dos documentos produzidos pelo Poder Judicirio for dificultado o acesso ao seu contedo, os cidados sero privados de seu direito informao e tambm de outros direitos decorrentes do uso desses registros como prova documental, perdendo estes a sua utilidade. Alm da importncia para a prpria instituio e para o exerccio dos direitos daqueles que buscam a jurisdio, os documentos do Poder Judicirio tm papel fundamental em mbito mais amplo, que o do direito coletivo memria. Sob esse aspecto, devem ser conservados e organizados de forma que possibilitem a pesquisa histrica. O direito memria significa no s criar condies para os pesquisadores realizarem suas pesquisas, mas tambm dar meios para a sociedade constituir e reforar sua identidade cultural. Documentos institucionais so todos aqueles produzidos ou recebidos pelo rgo no desempenho de suas atividades e funes. A informao institucional (arquivstica) deve ser gerenciada desde a produo at sua destinao final, independentemente do suporte (papel, eletrnico, etc.) onde esteja registrada. importante ressaltar a distino entre os documentos institucionais (arquivsticos) e os documentos no orgnicos. Os institucionais so produzidos ou recebidos pelo rgo no desempenho de suas atividades e funes, j os no orgnicos, ao contrrio, no foram produzidos ou recebidos no desempenho de atividades administrativas ou jurisdicionais, sendo utilizados apenas como material de apoio ou referncia. Como exemplo, podem-se citar as apostilas de cursos de entidades externas, revistas, jornais, reportagens, impressos

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da internet, entre outros. Neste caso, eles devem ser separados dos demais e descartados conforme necessidade de cada rea. 4.2 Objetivos Constituem objetivos da gesto de documentos do Poder Judicirio: organizar, de modo eficiente, a gerao, o trmite, a guarda, a conservao e o descarte dos documentos, assim como o acesso a eles e s informaes nele contidas; transformar dados operacionais sem nenhum tratamento em informaes; padronizar espcies, tipos e classes e assuntos de documentos; descrever, classificar e avaliar documentos, mediante a utilizao de normas e planos de classificao e tabelas de temporalidade documental padronizadas; agregar valor para a gesto do conhecimento institucional;12

assegurar segurana e acesso s informaes produzidas; racionalizar o uso do espao (fsico e lgico) e o fluxo documental; adotar critrios padronizados de transferncia e de recolhimento dos documentos e processos das unidades administrativas e judiciais para a unidade de gesto documental; garantir o uso adequado das tcnicas de gerenciamento eletrnico de documentos com a adoo do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto de Processos e Documentos (MoReq-Jus); assegurar o acesso informao administrativa quando e onde se fizer necessrio Administrao Pblica e aos cidados; aplicar instrumentos de classificao e destinao final ao acervo documental visando a preservar as informaes indispensveis administrao das instituies, memria nacional e garantia dos direitos individuais;

selecionar a documentao, eliminando os documentos que no tenham valor administrativo, fiscal, legal, histrico ou cientfico; garantir a preservao e o acesso aos documentos de carter permanente, reconhecidos por seu valor secundrio; orientar quem produz e utiliza os documentos do Poder Judicirio sobre os fundamentos e instrumentos do Proname; atuar juntamente com as reas de TI-tecnologia da Informao para assegurar a implementao dos critrios de segurana, o trmite a guarda e a disponibilizao das informaes. 4.3 Ciclo vital dos documentos (teoria das trs idades) A legislao arquivstica estabelece que o ciclo vital dos documentos institucionais dos rgos que compem o Judicirio dividido nas fases corrente, intermediria e permanente. A fase corrente ocorre na prpria unidade onde so produzidos e guardados os documentos, em tramitao ou no. Esses documentos esto em produo ou so objetos de consultas frequentes. A fase intermediria ocorre no arquivo centralizado para onde deve convergir a documentao (administrativa ou judicial), que aguarda a destinao final, visto ser esta a unidade administrativa que tem a responsabilidade de armazenar e administrar os documentos e processos que aguardam eliminao ou recolhimento para o arquivo permanente. A fase permanente ocorre com a guarda da documentao que constitui o patrimnio histrico e arquivstico da instituio. As unidades em que so produzidos os documentos em fase corrente so responsveis pela sua gesto at o envio ao arquivo centralizado, devendo observar os instrumentos de gesto do Proname e demais normas aplicveis. O arquivo central e responsvel por gerenciar a documentao de fase intermediria e permanente. No arquivo centralizado, os documentos em fase intermediria aguardaro o cumprimento dos prazos necessrios sua destinao final.13

A documentao de guarda permanente selecionada a partir da aplicao dos instrumentos de gesto arquivstica (seleo por critrios normativos preestabelecidos ou por Comisso de Avaliao, corte cronolgico e guarda amostral). A funo principal dos arquivos permanentes reunir e tratar os documentos aps o encerramento de sua funo primeira, que sua utilizao imediata pelo rgo que os gerou e pelos destinatrios para os quais foram criados os documentos. Encerrada a funo primria, o documento permanente serve a outras funes para a prpria administrao e para a sociedade, enquanto fonte de informao ou de pesquisa. considerado arquivo histrico o local onde documentos de preservao definitiva sero disponibilizados para o pblico externo sem colocar em risco a sua adequada preservao. Os documentos de carter permanente que compem o fundo arquivstico das instituies do Poder Judicirio no podero ser eliminados, mesmo que digitalizados.14

5. ROTINAS E PROCEDIMENTOS EM ARQUIVO CORRENTEAs rotinas e procedimentos a serem observados para a gesto de documentos administrativos e de processos administrativos e judiciais no dependem dos suportes em que forem produzidos, aplicando-se indistintamente para os documentos em meio fsico ou digital. No caso da implantao de sistemas informatizados, os rgos e entidades do Poder Judicirio devero aderir ao Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto de Processos e Documentos do Judicirio Brasileiro Moreq-Jus, institudo pela Resoluo CNJ n. 91, de 29 de setembro de 2009, o qual estabelece condies a serem cumpridas na produo, na tramitao, na guarda, no armazenamento, na preservao, no arquivamento ou no recebimento de documentos, pelos sistemas de gesto de processos e documentos digitais, no digitais ou hbridos, a fim de garantir a sua confiabilidade e autenticidade, assim como o seu acesso. 5.1 Produo e classificao de documentos Todo e qualquer documento produzido ou recebido pelas instituies no exerccio de suas atividades e funes deve ser classificado para possibilitar as atividades de utilizao, guarda, seleo, avaliao e destinao de acordo com instrumento de classificao prprio. A classificao o procedimento que permite agrupar ou separar documentos conforme as funes e atividades dos rgos administrativos e judiciais que os produziram, de forma hierarquicamente sistematizada, do geral para o particular, em classes, subclasses, grupos e subgrupos. Os Planos de Classificao dos Processos Judiciais e dos Documentos da Administrao do Poder Judicirio devero ser utilizados por todos os rgos. A classificao dos processos judiciais ser feita a partir das tabelas processuais unificadas do CNJ. Em relao documentao administrativa, at que os instrumentos pertinentes elaborados pelo Comit do Proname sejam aprovados pelo Conselho Nacional de Justia, devero ser observadas as normas existentes e, em caso negativo, aplicadas as resolues do Conarq.15

5.2 Classificao da documentao judicial Os processos judiciais sero classificados de acordo com as Tabelas Processuais Unificadas do Poder Judicirio criadas pelo CNJ (instrumento do Proname previsto no item IV, b, da Recomendao n. 37/2011 do CNJ). Estas tabelas so de observncia obrigatria pelos rgos do Poder Judicirio. O Plano de Classificao institudo pelas Tabelas Processuais Unificadas do Poder Judicirio constitui instrumento de gesto documental que padroniza a classificao dos documentos jurisdicionais. As Tabelas Processuais Unificadas para o Poder Judicirio so as seguintes: Tabela de Assuntos Processuais trata do direito material e utilizada para padronizar nacionalmente o cadastramento das matrias ou temas discutidos nos processos; Tabela de Classes Processuais trata do procedimento judicial adequado ao pedido;16

Tabela de Movimentos Processuais trata do registro dos procedimentos e rotinas dos atos processuais que impulsionam o processo. 5.3 Acesso e utilizao A gesto documental deve observar o direito de acesso s informaes governamentais conforme dispe a Constituio Federal em seu art. 5, XXXIII, bem como os parmetros de restrio de acesso em relao aos documentos que contenham informaes cujo sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado, conforme regulamenta a Lei n. 11.111, de 5 de maio de 2005. Os documentos pblicos que contenham informaes relacionadas intimidade, vida privada, honra e imagem de pessoas, e sejam ou venham a ser de livre acesso podero ser franqueados por meio de certido ou cpia do documento, que expurgue ou oculte o disposto no inciso X do caput do art. 5 da Constituio Federal.

6. TABELA DE TEMPORALIDADE DOS PROCESSOS JUDICIAIS E DOS DOCUMENTOS DA ADMINISTRAO DO PODER JUDICIRIOA Tabela de Temporalidade dos Processos Judiciais do Poder Judicirio e a Tabela de Temporalidade dos Documentos da Administrao do Poder Judicirio constituem instrumentos de gesto documental que indicam a guarda permanente para os documentos previamente indicados com tal atributo ou a temporalidade mnima de guarda aplicvel aos documentos produzidos por este Poder, na atuao judicial e administrativa. Recomenda-se a utilizao das Tabelas de Temporalidade do Poder Judicirio disponveis no portal do Conselho Nacional de Justia por todos os seus rgos. A temporalidade dos processos judiciais est indicada na Tabela de Temporalidade Documental Unificada (TTDU) aprovada pelo Conselho Nacional de Justia. Em relao documentao administrativa, at que os instrumentos pertinentes elaborados pelo Comit do Proname sejam aprovados pelo Conselho Nacional de Justia, devero ser observadas as normas j existentes e, em caso negativo, aplicadas as resolues do Conarq. 6.1 Tabela de Temporalidade da documentao judicial A TTDU est estruturada com base nas Tabelas de Assuntos Processuais e de Classes Processuais do Plano de Classificao referido no item anterior. Quanto Tabela de Movimentos Processuais, para os processos da Justia Federal e da Justia Estadual interessam temporalidade e destinao dos processos sem natureza criminal o provimento final extino sem julgamento do mrito e, quanto aos processos criminais, os provimentos finais decisrios (absolvio, condenao, extino da punibilidade, transao, etc). A partir da aplicao da Tabela de Temporalidade fica salvaguardada a preservao dos documentos pelo prazo necessrio ao cumprimento de sua funo administrativa e legal e daqueles cujo valor permanente tenha sido previamente definido.17

A aplicao da TTDU em processos da Justia Federal e Justia Estadual dever seguir os critrios indicados na Nota Introdutria para aplicao da Tabela de Temporalidade (Anexo I) 6.2 Aplicao nos sistemas informatizados de distribuio As Tabelas Unificadas de Classes, Assuntos e Movimentos Processuais, os prazos de guarda e a destinao final dos documentos devem ser registrados como funcionalidades dos sistemas processuais dos tribunais. Os Tribunais Superiores, os Tribunais de Justia, o Conselho da Justia Federal e o Conselho Superior da Justia do Trabalho podero estabelecer prazos de guarda dos processos superiores temporalidade registrada no Sistema Gestor de Tabelas Processuais do CNJ, de forma a adequ-los s peculiaridades de cada instituio, locais e regionais. Os prazos atribudos s classes e aos assuntos registrados em um processo tambm so passveis de alterao por ocasio da avaliao dos documentos realizada pelas Comisses Permanentes de Avaliao Documental (CPADs), as quais podero atribuir destinao permanente a processos judiciais ou aumentar o seu prazo de guarda em razo das peculiaridades do processo, como, por exemplo, o valor histrico de uma determinada demanda, ter se tornado um precedente de Smula de um tribunal superior ou envolver direitos de pessoas em relao s quais no corre a prescrio. A seleo de documentos pelas CPADs deve ser realizada aps o prazo de guarda definido na TTDU, ou seja, as CPADs no podero diminuir os prazos definidos da TTDU, mas podero aument-los. Tambm no podero alterar a destinao permanente, embora possam alterar a possibilidade de eliminao.

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6.3 Fundamentos legais do Plano de Classificao e da Tabela de Temporalidade A estrutura e os prazos definidos no Plano de Classificao e na Tabela de Temporalidade, instrumentos de gesto documental, foram elaborados com os seguintes fundamentos legais, entre outros: Constituio Federal de 1988; Lei Federal n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991; Resoluo do CNJ n. 46, de 18 de dezembro de 2007; Resoluo do Conarq n. 30, de 23 de dezembro de 2009; Cdigo Civil; Cdigo de Processo Civil; Cdigo Penal; Cdigo de Processo Penal; Cdigo Tributrio Nacional; Consolidao das Leis do Trabalho; Decreto n. 20.910, de 6 de janeiro de 1932. Estatuto da Criana e do Adolescente; Lei Federal n. 7.627, de 10 de novembro de 1987; Lei Federal n. 8.213, de 24 de julho de 1991; Lei Federal n. 9.099, de 26 de setembro de 1995; Lei Federal n. 10.259, de 12 de julho de 2001.19

7. DESTINAO E ARQUIVAMENTO7.1 Destinao Quando cessa a tramitao do documento, em razo do cumprimento dos objetivos imediatos para os quais ele foi produzido, devero ser adotados os seguintes procedimentos: Transferncia passagem de documentos da fase corrente para a fase intermediria, quando aguardaro o cumprimento dos prazos de guarda e a destinao final. A movimentao dever ser registrada em sistema apropriado ou feita por meio de Formulrio para transferncia de processos e documentos ao arquivo (Anexo II). Recolhimento passagem de documentos da fase intermediria para a fase permanente. Os documentos recolhidos devem ser acompanhados de instrumentos que permitam sua identificao e controle. Eliminao descarte de documentos que, na avaliao e seleo, foram considerados sem valor permanente, mediante critrios de responsabilidade social e de preservao ambiental. Dever ser precedida: da Listagem de eliminao de documentos (Anexo III), da publicao de Edital de cincia de eliminao de documentos judiciais/administrativos (Anexo IV) e do Termo de eliminao de documentos judiciais/ administrativos (Anexo V). Por solicitao e interesse das partes, os processos judiciais findos em fase de eliminao podero ser entregues parte solicitante, no mais pertencendo ao acervo institucional. possvel a destinao dos documentos eliminados a programas de natureza social, nos termos do item XXI da Recomendao n. 37/2011 CNJ. 7.2 Arquivamento O envio de documentos s unidades de gesto documental arquivo central ou arquivos setoriais deve ser precedido de alguns procedimentos de forma a evitar o arquivamento indevido, como segue: 1 Classificao dos processos judiciais de acordo com o Plano de Classificao dos Processos Judiciais (Tabelas Processuais Unificadas) e enquadramento na Tabela de Temporalidade Documental Unificada TTDU (Item IV, b, da Recomendao n. 37/2011 - CNJ), e dos documentos administrativos de acordo com o Plano de Classificao e Tabela de Temporalidade dos Documentos da Administrao

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do Poder Judicirio PCTTDA ((Item IV, c, da Recomendao n. 37/2011 - CNJ); 2 Anlise dos itens da Lista de Verificao para Baixa Definitiva de Autos (Anexo VI) para os processos judiciais; 3 Lanamento da fase de baixa definitiva nos processos judiciais. Os autos fsicos que forem digitalizados para a tramitao eletrnica no podero ser objeto de arquivamento definitivo at o trnsito em julgado (item XII da Recomendao n. 37/2011 CNJ).

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8. AVALIAOA avaliao a funo arquivstica que trata da anlise dos valores atribudos aos documentos: primrio e secundrio. O valor primrio relaciona-se s razes de sua prpria produo, considerando seu uso para fins administrativos, legais e fiscais. O valor secundrio diz respeito potencialidade de o documento servir como prova ou fonte de informao para a pesquisa. A anlise desses valores torna possvel a definio dos prazos de guarda e da destinao final da informao: eliminao ou recolhimento. a partir da avaliao que se determina a destinao do documento dentro da instituio. Os prazos de guarda e as aes de destinao (eliminao ou guarda permanente) so estipulados de forma mnima nos instrumentos de classificao, temporalidade e destinao do Proname, estando os documentos produzidos sujeitos avaliao pelas Comisses Permanentes de Avaliao Documental, que podem aumentar a temporalidade ou alterar a destinao de eliminao para permanente. A avaliao dos documentos administrativos dever seguir os critrios do Plano de Classificao e Tabela de Temporalidade dos Documentos da Administrao do Poder Judicirio. 8.1 Comisso Permanente de Avaliao Documental Para a gesto documental recomendvel, de acordo com o item III, g, da Recomendao n. 37/2011 CNJ, a constituio de unidades de gesto documental e de comisses permanentes de avaliao documental (CPADs). As Comisses Permanentes de Avaliao Documental (CPADs), de composio multidisciplinar, so responsveis pela orientao e realizao do processo de anlise, avaliao e destinao da documentao produzida e acumulada na instituio, identificando, definindo e zelando pela aplicao dos critrios de valor secundrio dos documentos e analisando e aprovando os editais de eliminao daqueles no revestidos desse valor. facultada aos magistrados a indicao de autos processuais considerados de valor histrico ou relevncia social para a guarda permanente (item XIII da Recomendao n. 37/2011 CNJ), os quais sero avaliados pelas Comisses.23

As comisses de avaliao devero ser compostas por profissionais com conhecimentos das funes, atividades e estrutura organizacional de seus respectivos rgos, podendo ser indicados magistrados para atuarem junto nelas. A Recomendao n. 37/2011 CNJ (item VIII, d) prev a constituio das comisses compostas, no mnimo, pelos seguintes tcnicos: I servidor responsvel pela unidade de gesto documental; II bacharel em Arquivologia; III bacharel em Histria; IV bacharel em Direito. 8.2 Seleo da documentao judicial A seleo da documentao judicial em arquivo intermedirio consiste na separao dos processos de valor permanente daqueles passveis de eliminao mediante critrios e tcnicas estabelecidos na Tabela de Temporalidade de Documentos Unificada (TTDU). Para tanto, devero ser utilizados a Lista de Verificao para Eliminao de Autos Findos (Anexo VII) e o Fluxograma para destinao de documentos (Anexo VIII). A seleo dever incluir a verificao da ausncia de pendncias em relao aos itens previstos na Lista de Verificao para Baixa Definitiva de Autos (Anexo VI). Caso haja pendncias, estas devero ser remetidas unidade de origem. Para os processos arquivados antes da implementao dos instrumentos do Proname, a seleo dever incluir a verificao dos itens previstos nos anexos VI e VII. A seleo de processos tramitados na Justia Federal ou na Justia Estadual dever observar os fluxogramas para identificao de temporalidade, cvel ou criminal (Anexo IX e Anexo X). I. Separao dos processos de Guarda Permanente Os documentos e processos de guarda permanente constituem o fundo arquivstico das instituies do Poder Judicirio e no podero ser eliminados, mesmo que digitalizados (item X, b, da Recomendao n. 37/2011 CNJ). Alm disso, devem ser disponibilizados para consulta de maneira a no colocar em risco a sua adequada preservao.

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A separao de processos para guarda permanente ser feita pelos seguintes critrios: a) corte cronolgico, segundo definies de cada ramo do Poder Judicirio; b) critrios preestabelecidos em cada ramo do Judicirio, com base em classes e assuntos conforme a Tabela de Temporalidade; c) processos selecionados pela Comisso Permanente de Avaliao de Documentos (CPAD) em razo de seu valor secundrio (informativo e histrico), inclusive aqueles precedentes de smulas; d) amostra estatstica representativa do universo de processos judiciais findos destinados eliminao e que no tenham sido selecionados nos critrios acima. a) Corte cronolgico Para fins de definio do valor permanente dos documentos, um dos critrios a ser observado o estabelecimento de corte cronolgico. At a data do corte cronolgico, todos os processos sero de guarda permanente e, a partir dela, aplicar-se-o os prazos definidos na TTDU. Esse marco temporal deve ser definido em cada tribunal ou respectivo Conselho, de acordo com os aspectos histricos, sociais, econmicos e polticos de cada regio, respeitada a data de instalao dos tribunais. b) Tabela de Temporalidade de Documentos Unificada TTDU Os processos que atendam aos critrios de guarda permanente da tabela de assuntos e classes processuais sero selecionados pela unidade de gesto documental e recolhidos ao arquivo permanente. c) Processos selecionados pela Comisso Permanente de Avaliao de Documentos (CPAD) As Comisses Permanentes de Avaliao Documental (CPADs) procedero avaliao e determinao do valor secundrio do processo, considerando seu valor informativo, no s para a instituio, mas tambm para a sociedade em geral.25

Podem ser considerados documentos com valor secundrio: os que continuam a apresentar valor administrativo e jurdico para a instituio, depois de ter perdido seu valor primrio para uso corrente; os que podem ter valor para a proteo dos direitos cvicos, jurdicos e de propriedade das partes ou de terceiros, ainda no contemplados na TTDU; os que possuem valor de testemunho ou de documentao funcional, isto , refletem a evoluo histrica da instituio quanto: aos poderes e funes atribudos por lei e regulamentos; sua estrutura; seus programas; sua poltica; seus mtodos; suas decises; e suas operaes mais importantes; os que tenham valor de informao, isto , que aportem uma contribuio importante para a pesquisa e para os estudos no domnio do conhecimento, qualquer que seja. Nesse caso, o processo de avaliao deve acusar o valor potencial que os papis apresentam para o trabalho de juristas, historiadores, especialistas em cincias polticas, economistas, socilogos, e especialistas de outras disciplinas; os que tenham valor histrico peculiar, que permitam o resgate de dados histricos, sociolgicos, culturais, econmicos, criminolgicos etc., de uma determinada populao num determinado perodo de tempo. Considerando estes e outros critrios a avaliao da CPAD indicar os processos que devero ter guarda permanente, inclusive aqueles indicados por magistrados. Deve ser considerada a interseco entre os critrios de preservao de processos findos, visto que as memrias nacional, institucional e a de parcela significativa da sociedade podem estar relacionadas. d) Amostra estatstica Dos conjuntos documentais destinados eliminao dever ser retirada amostra representativa, conforme Plano para Amostra Estatstica Representativa (itens IV, g, e XX da Recomendao n. 37/2011 CNJ). A amostra estatstica representativa fundamental para preservao do acesso s fontes da cultura nacional que no tenham sido definidas previamen-

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te em corte cronolgico, na TTDU ou pelas Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos, mas que tambm integram, enquanto parte significativa de um todo maior, a memria institucional e o patrimnio cultural brasileiro (arts. 215 e 216 da CF/88). II. Separao dos processos que constituam precedente de Smula, Incidente de Uniformizao de Jurisprudncia, Arguio de Inconstitucionalidade, Recurso Repetitivo ou Repercusso Geral

A guarda dos processos que do origem a posicionamentos sedimentados dos Tribunais possibilitam prpria instituio e a toda a comunidade jurdica de operadores do direito o conhecimento de toda a carga argumentativa e probatria que lhe deram origem. Por esses motivos, faz-se necessria a preservao da integralidade dos processos que do origem a Smulas, bem como dos Incidentes de Uniformizao de Jurisprudncia, as Arguies de Inconstitucionalidade e os precedentes de Recurso Repetitivo e Repercusso Geral. Como os Incidentes de Uniformizao e as Arguies de Inconstitucionalidade constituem classes, j esto contemplados na TTDU. Quanto aos precedentes de Smula, Recurso Repetitivo e Repercusso Geral, por ocasio do julgamento dos respectivos feitos pelos tribunais, dever haver indicao para os rgos de origem a fim de anotao do valor secundrio nos sistemas processuais. III. Adequao da temporalidade da TTDU a hipteses especiais A aplicao da temporalidade prevista da TTDU pode sofrer alterao em hipteses que impliquem a majorao dos prazos previstos para pleno exerccio dos direitos conforme regramento jurdico aplicvel a partes em situao especial. Assim, por exemplo, a hiptese da Smula 39 do Superior Tribunal de Justia que prev: Prescreve em vinte anos a ao para haver indenizao por responsabilidade civil, de sociedade de economia mista. Ainda que o entendimento da Smula possa estar prejudicado com a edio do CC/20, no cabe s Comisses fazer esta anlise, tampouco possvel alimentar a TTDU com a informao, visto que sua construo est embasada em classes e assuntos e no na qualidade da parte sujeita jurisdio.27

Nesta hiptese e em outras similares, a alterao do prazo geral de prescrio deve ser feita pelas Comisses Permanentes de Avaliao Documental. Em outras situaes h necessidade de observao de prazos de guarda diversos dos prazos gerais previstos na TTDU. Assim, nas hipteses em que no corre a prescrio, conforme o Cdigo Civil de 2002: Art. 197. No corre a prescrio: I - entre os cnjuges, na constncia da sociedade conjugal; II - entre ascendentes e descendentes, durante o poder familiar; III - entre tutelados ou curatelados e seus tutores ou curadores, durante a tutela ou curatela. Art. 198. Tambm no corre a prescrio: I - contra os incapazes de que trata o art. 3; II - contra os ausentes do Pas em servio pblico da Unio, dos Estados ou dos Municpios; III - contra os que se acharem servindo nas Foras Armadas, em tempo de guerra. Art. 199. No corre igualmente a prescrio: I - pendendo condio suspensiva; II - no estando vencido o prazo; III - pendendo ao de evico. Art. 200. Quando a ao se originar de fato que deva ser apurado no juzo criminal, no correr a prescrio antes da respectiva sentena definitiva. Cabe s CPADs, ao examinar os processos e verificar a existncia de alguma parte ou processo com enquadramento em tais hipteses, proceder s alteraes cabveis dos prazos nos processos especficos, salvaguardando o exerccio de direitos enquanto no encerrada a funo primria dos documentos judiciais. Por fim, dever haver a ampliao dos prazos de guarda ou alterao da destinao para permanente na hiptese de haver determinao de qualquer das entidades arroladas no item XVI, a, da Recomendao n. 37/2011 CNJ, nos seguintes termos: XVI) A temporalidade mnima e a destinao dos processos judiciais com trnsito em julgado sero registradas no sistema gestor de tabelas processuais unificadas do CNJ.

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a) Os Tribunais Superiores, os Tribunais de Justia, o Conselho da Justia Federal e o Conselho Superior da Justia do Trabalho podero estabelecer prazos de guarda dos documentos e processos superiores temporalidade registrada no Sistema Gestor de Tabelas Processuais do CNJ, de forma a adequ-los s peculiaridades locais e regionais. 8.3 Eliminao Aps a avaliao realizada pela CPAD, aos processos que foram selecionados como passveis de eliminao por no atenderem a critrios de guarda permanente ser aplicado o Plano para Amostra Estatstica Representativa (anexo XI). Sero de guarda permanente o inteiro teor de sentenas, decises terminativas, acrdos e decises recursais monocrticas; armazenados em base de dados, em livro eletrnico ou impresso ou retirados dos autos que sero eliminados (item XVIII da Recomendao n. 37/2011 CNJ). Os recursos que formarem autos, os embargos execuo e outros processos que no existem de forma autnoma devero ser remetidos para a instituio de origem ou nela mantidos para eliminao concomitante com o processo principal (item XVII, b, da Recomendao n. 37/2011 CNJ). Os agravos podero ser eliminados de forma independente do processo principal, imediatamente aps o traslado das peas originais no existentes no processo principal (item XVII, c, da Recomendao n. 37/2011 CNJ). As aes rescisrias tero a mesma destinao final atribuda ao feito que lhe deu origem, cuja destinao ficar suspensa at a baixa da ao rescisria (item XVII, d, da Recomendao n. 37/2011 CNJ). No necessria a digitalizao da documentao antes de proceder sua eliminao (item XI da Recomendao n. 37/2011 CNJ). A eliminao dos autos de aes judiciais transitadas em julgado, processos e documentos administrativos definitivamente arquivados nas instituies do Poder Judicirio ser precedida de publicao de extrato do edital de eliminao em dirio oficial do rgo e o inteiro teor na sua pgina na Internet. (item XVII da Recomendao n. 37/2011 CNJ).29

Dever ser consignado um prazo de 45 (quarenta e cinco) dias aps a publicao do edital para o atendimento a possveis solicitaes de documentos ou processos pelas suas partes (item XVII, a, da Recomendao n. 37/2011 CNJ). O ato de cincia de eliminao dever ter ampla divulgao, sendo que o extrato do edital dever ser publicado na imprensa oficial. As listagens com a documentao selecionada para eliminao devero estar disponveis para consulta pblica, preferencialmente em pginas da Internet, em avisos de capa, para sua ampla visibilidade. A eliminao de documentos institucionais realizar-se- mediante critrios de responsabilidade social e de preservao ambiental, por meio da reciclagem do material descartado, ficando autorizada sua destinao a programas de natureza social (item XXI da Recomendao n. 37/2011 CNJ).

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9. ANEXOS9.1 Anexo I Nota Introdutria para aplicao da tabela de temporalidade NOTA INTRODUTRIA APLICAO DA TABELA DE TEMPORALIDADE EM RELAO AOS PROCESSOS JUDICIAIS DA JUSTIA ESTADUAL E DA JUSTIA FEDERAL2 A sistemtica de trabalho para a eliminao de autos judiciais findos consiste em: I. Separao dos processos de Guarda Permanente A separao de processos para guarda permanente ser feita pelos seguintes critrios: e) corte cronolgico, segundo definies de cada ramo do Poder Judicirio; f) critrios preestabelecidos em cada ramo do Judicirio, com base em classes e assuntos conforme a Tabela de Temporalidade; g) processos selecionados pela Comisso Permanente de Avaliao de Documentos (CPAD) em razo de seu valor secundrio (informativo e histrico); h) amostra estatstica representativa do universo de processos judiciais findos destinados eliminao que no tenham sido selecionados nos critrios citados. II. Aplicao da temporalidade por classe, assunto e movimento. Aps a separao da documentao de carter permanente pelos critrios a, b e c, passa-se anlise daqueles processos passveis de eliminao.31

2 Documento publicado por ocasio de consulta pblica realizada pelo CNJ acerca dos prazos de guarda e destinao da documentao judicial, previstos em tabelas de temporalidade. A nota introdutria dever ser utilizada juntamente com as tabelas de temporalidade das Justias Estadual e Federal. Disponvel em:. Acesso em 08/11/2010

Os autos dos processos devem ser preservados, sempre, pelo tempo necessrio ao completo exerccio do direito pelas partes que obtiveram a prestao jurisdicional. A manuteno dos feitos em arquivo de guarda intermediria deve ser feita durante o prazo em que seja possvel a execuo definitiva dos julgados, ou pelo prazo da ao rescisria (caso no se verifique hiptese de execuo ou esta tenha sido levada integralmente a termo). Assim, a guarda de processos arquivados para fins de preservao dos direitos das partes que buscaram a jurisdio deve ser mantida pelo prazo de prescrio da execuo nas hipteses em que haja condenao (principal ou acessria), o qual idntico ao prazo de prescrio da ao, nos termos da Smula 150-STF (nesse sentido STJ, RMS 11.824/SP, 2 Turma, Relator Min. Francisco Peanha Martins, DJ 27/05/2002, p. 144.). Quanto aos processos que tenham a execuo do principal com ausncia de execuo apenas de verbas sucumbenciais acessrias (honorrios advocatcios, custas e despesas processuais), a guarda deve respeitar o prazo quinquenal de prescrio de tais verbas (custas e honorrios: 5 anos, previstos no Cdigo Tributrio Nacional e na Lei 8.906/94; emolumentos: 1 ano, previsto no art. 206, 1, III, do Cdigo Civil de 2002). Da mesma forma, quanto aos processos com execuo de toda a obrigao (principal e acessria), deve haver a guarda pelo prazo da ao rescisria (dois anos), acrescido de prazo precaucional de trs anos. O prazo precaucional para a guarda de processos nesta situao (com execuo de toda obrigao: principal e acessria) ou nas situaes em que no haja condenao a nenhum ttulo fica reduzido para um ano em relao aos seguintes processos: de execuo fiscal, de execuo de ttulo extrajudicial e extintos sem julgamento de mrito. Isto porque tais feitos apresentam carga cognitiva judicial inferior das demais demandas. Assim, em relao a estes processos, a guarda ser feita pelo prazo da ao rescisria (dois anos), acrescido de prazo precaucional de um ano. Quanto s demais aes no classificveis como criminais, se no aplicveis os prazos de guarda na forma explicitada, tero a temporalidade regida segundo a presente Tabela

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Assim os prazos de guarda sero aplicados conforme os seguintes passos: 1. Execues Fiscais e Execues de Ttulos Extrajudiciais, se inexistentes pendncias em execuo de verbas sucumbenciais acessrias: - Aplicar a temporalidade de 3 anos; 2. Execues Fiscais e Execues de Ttulos Extrajudiciais, com pendncias em execuo de verbas sucumbenciais acessrias: - Aplicar a temporalidade de 5 anos; 3. Aes com provimento judicial de extino sem julgamento do mrito, se inexistentes pendncias em execuo de verbas sucumbenciais acessrias: - Aplicar a temporalidade de 3 anos; 4. Aes com provimento judicial de extino sem julgamento do mrito, com pendncias em execuo de verbas sucumbenciais acessrias: - Aplicar a temporalidade de 5 anos; 5. Demais aes que tiveram a execuo ou o cumprimento da sentena quanto condenao principal: - Aplicar a temporalidade de 5 anos; (exceo: ao de execuo provisria de sentena, cuja temporalidade segue a mesma do principal); 6. Demais aes que no tiveram a execuo ou o cumprimento da sentena quanto condenao principal - Aplicar a Tabela de Temporalidade. Quanto aos processos criminais, sero aplicados os critrios de guarda permanente explicitados no item 1. Os processos criminais no tramitados em Juizados Especiais, tanto da Justia Federal quanto da Justia Estadual que gerarem decises condenatrias sero de guarda permanente em razo da existncia do instituto de reviso criminal, segundo o qual o condenado (ou seus sucessores) pode solicitar a qualquer tempo o reexame de seu processo com fundamento no art. 621 e seguintes do Cdigo de Processo Penal. Os processos criminais tramitados em Juizados Especiais da Justia Estadual que gerarem decises condenatrias sero de guarda permanente se33

tramitados na Justia Federal. Na Justia Estadual seguiro critrios de temporalidade conforme a Tabela e respectivas notas. Os demais processos criminais que no gerarem decises condenatrias sero de guarda permanente ou seguiro critrios de temporalidade conforme a Tabela e respectivas notas. Sobre a documentao separada para eliminao de acordo com a temporalidade referida nesta Nota e na Tabela, aplica-se o plano amostral (ou plano para seleo de amostras estatsticas, item d desta Nota), nos termos dos instrumentos de gesto aprovados pelo Conselho Nacional de Justia. 9.2 Anexo II - Formulrio para transferncia de processos e documentos ao arquivo Unidade remetente: _______________________________________ Responsvel pela remessa: ________________ Telefone: ____________34 Unidade de arquivamento* Nmero Assunto Cdigo de classificao Volumes

* Unidade de arquivamento: processo, pasta. livro etc.

Responsvel pela transferncia: ______________________ Data: _____/_____/______

9.3 Anexo III Listagem de eliminao de documentos Listagem de eliminao de documentos judiciais/ administrativosRGO/ENTIDADE: UNIDADE/SETOR: CDIGO DE DATAS- UNIDADE DE ARQUIVAMENTO ASSUNTO CLASSIFICAO LIMITE QUANT. ESPECIFICAO LISTAGEM N:______________ OBSERVAO/JUSTIFICATIVA

35LOCAL/DATA ________ ___/___/___ ________________________RESPONSVEL PELA SELEO

LOCAL/DATA ________ ___/___/___ ________________________PRESIDENTE DA COMISSO PERMANENTE DE AVALIAO

LOCAL/DATA ________ ___/___/___ AUTORIZO: __________________________AUTORIDADE DO RGO A QUEM COMPETE AUTORIZAR

9.4 Anexo IV Edital de Eliminao EDITAL DE CINCIA DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS JUDICIAIS / ADMINISTRATIVOS N. ______/____ O Presidente da Comisso Permanente de Avaliao, designado pela Portaria n _____, de ___/___/___, publicada no (indicar o peridico oficial), de ___/___/___, de acordo com (indicar o n da Listagem de Eliminao de Documentos), aprovada pelo (titular) do(a) (indicar a instituio arquivstica), por intermdio do (indicar o documento de aprovao), faz saber, a quem possa interessar, que, transcorridos quarenta e cinco dias da data de publicao deste Edital no (indicar o peridico oficial), se no houver oposio, o(a) (indicar a unidade orgnica responsvel pela eliminao) eliminar os documentos relativos a (indicar os conjuntos documentais a serem eliminados), do perodo (indicar as datas-limite), do(a) (indicar o nome do rgo ou entidade produtor dos documentos a serem eliminados).36

Os interessados, no prazo citado, podero requerer, s suas expensas, o desentranhamento de documentos ou cpias de peas do processo, mediante petio, com a respectiva qualificao e demonstrao de legitimidade do pedido, dirigida Comisso Permanente de Avaliao do(a) (indicar o rgo ou entidade). (Local e data) (Nome e assinatura do Presidente da Comisso Permanente de Avaliao)

9.5 Anexo V Termo de Eliminao TERMO DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS JUDICIAIS/ ADMINISTRATIVOS Aos ______ dias do ms de __________ do ano de _________, o (indicar o nome do rgo ou entidade responsvel pela eliminao), de acordo com o que estabelece a Tabela de Temporalidade de Documentos em vigor e consta do/da (indicar a Listagem de Eliminao de Documentos e respectivo Edital de Cincia de Eliminao de Documentos), aprovados pelo (titular) do/da (indicar a unidade responsvel na instituio), e publicada(o) no (indicar o peridico oficial), de (indicar a data de publicao do edital), procedeu eliminao de (indicar a quantificao mensurao), de documentos relativos a (referncia aos conjuntos documentais eliminados), integrantes do acervo do(a) (indicar o nome do rgo ou entidade produtor/acumulador), do perodo (indicar as datas-limite dos documentos eliminados). (nome da unidade orgnica responsvel pela eliminao, nome, cargo e assinatura do titular) 9.6 Anexo VI Lista de verificao para baixa LISTA DE VERIFICAO PARA BAIXA DEFINITIVA DE AUTOS VARA / CARTRIO: _______________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ Processo n. ____________________________ Classe:_______________________Assunto:_____________________37

Processo acessrio ou apenso? ( ) Sim ( ) No 1. Verificao de pendncias impeditivas de baixa: a) H determinao de arquivamento? ( ) sim ( ) no b) H sentena de extino, ou deciso terminativa, ou acrdo transitado em julgado? ( ) sim ( )no c) H peties/documentos pendentes de juntada? ( ) sim ( ) no d) H outros processos e recursos vinculados a estes autos (execuo/ cumprimento, agravos, embargos, dependentes, apensos, etc. verificar referncias nos autos ou eventos lanados no sistema)? ( ) sim ( ) no e) Em caso positivo, essa vinculao est registrada no sistema processual? ( ) sim ( ) no38

f) Levantamento de depsito (alvar/converso) ou pagamento de ofcio requisitrio de pequeno valor e precatrio requisitrio de pagamento ( ) sim ( ) no ( ) no se aplica g) Destinao de bens apreendidos ou acautelados em depsitos judiciais ( ) sim ( ) no ( ) no se aplica h) Levantamento de penhora/hipoteca e depsito incidentes sobre bens mveis e imveis ( ) sim ( ) no ( ) no se aplica i) Os autos do processo foram digitalizados para tramitao eletrnica que ainda no foi finalizada? ( ) sim ( ) no ( ) no se aplica j) Traslado de peas ( ) sim ( ) no ( ) no se aplica k) Outros: ___________________________ Todas as pendncias foram sanadas? ( ) sim ( ) no

2. Verificao do cumprimento dos provimentos judiciais no impeditivos de baixa*: a) Foi dado cumprimento condenao principal constante da deciso final transitada em julgado? ( ) sim ( ) no ( ) no se aplica; b) Foram feitos ou suspensos os pagamentos de verbas de sucumbncia (honorrios, custas e despesas processuais)? ( ) sim ( ) no ( ) no se aplica; * Estes itens no impedem a baixa nas hipteses em que no seja cabvel a execuo de ofcio, e permitem a contagem do prazo de guarda do processo, aps o qual este estar sujeito eliminao, se o caso, conforme as normas de gesto documental. 3. Processo com recomendao de guarda permanente? ( ) sim ( ) noObs: Conforme item XIII da Recomendao n. 37/2011 CNJ, tal indicao de guarda dos autos dever ser fundamentada para avaliao da Comisso Permanente de Avaliao de Documentos. 4. Baixa Definitiva em _____/____/______, fl.(s)___________ 5. Observaes: 39

________________, ___/___/____(Local) (data)

______________________ ____________________________________Nome do Servidor / Matrcula Assinatura

9.7 Anexo VII Lista de verificao para eliminao LISTA DE VERIFICAO PARA ELIMINAO DE AUTOS FINDOS VARA / CARTRIO: ______________________________________ Processo n. ____________________________ Classe:______________________Assunto:_____________________ Verificao dos critrios de guarda permanente: a) Processo anterior ao corte cronolgico? ( ) sim ( ) no b) Classe de guarda permanente? ( ) sim ( ) no c) Assunto de guarda permanente? ( ) sim ( ) no d) Procedimento investigatrio relacionado a crimes imprescritveis? ( ) sim ( ) no40

e) Ao criminal (no Juizado) com deciso final condenatria? ( ) sim ( ) no f) Ao de Juizado especial criminal, da Justia Federal, com deciso final condenatria? ( ) sim ( ) no g) Ao que constitua: Precedente de Smula, Incidente de Uniformizao de Jurisprudncia, Arguio de Inconstitucionalidade, Recurso Repetitivo ou Repercusso Geral? ( ) sim ( ) no h) Processo considerado relevante para a guarda permanente pela CPAD?* ( ) sim ( ) no * Considerar requisitos definidos pela CPAD de acordo com critrios histricos. Selecionado para guarda permanente? ( ) sim ( ) no

Se no selecionado para guarda permanente: Prazo de guarda:_________________ Baixa Definitiva em _____/____/______ Eliminao em _____/____/______ Aps o prazo de guarda intermediria: Processo selecionado para amostra estatstica (guarda permanente)? ( ) sim ( ) no 9.8 Anexo VIII Fluxograma para destinao de documentos

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9.9 Anexo IX Fluxograma para identificao de temporalidade Cvel

9.10 Anexo X Fluxograma para identificao de temporalidade Criminal42

9.11 Anexo XI Plano para Amostra Estatstica Representativa I. Introduo este documento prope uma metodologia estatstica baseada em tcnica de amostragem, com o intuito de uma estratgia de guarda amostral para processos que sero eliminados. Essa amostra deve permitir ao usurio do acervo preservado reconstruir procedimentos, tcnicas e normas utilizadas poca da criao do documento, bem como dar condies ao usurio de fazer pesquisas por meio da documentao preservada. A guarda amostral tambm serve para representar as funes e atividades do rgo em determinado perodo. Como no possvel determinar com preciso usos potenciais futuros dos documentos, a arquivstica utiliza o plano amostral como ferramenta para atender ao futuro usurio desse acervo. Ao considerar a heterogeneidade dos acervos de todos os segmentos da Justia, pretende-se obter um plano amostral simples, didtico que contemple as especificidades dos tribunais. II. Metodologia a) Escolha do Plano Amostral A proposta do plano amostral que ser apresentado neste estudo consiste em elaborar metodologia de fcil aplicao tanto do ponto de vista matemtico quanto do ponto de vista das informaes que devero ser coletadas e utilizadas no clculo da amostra. Isso no significa, entretanto, que este documento possa ser utilizado sem anlise crtica dos dados de cada tribunal. Na verdade, como cada tribunal e cada justia possui realidades distintas, pouco provvel que todas as popu-

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laes contenham o mesmo grau de disperso. essencial que a aplicao da amostra seja acompanhada por um estatstico responsvel.3 Some-se a isso a questo de que, qualquer que seja o plano amostral desenvolvido para armazenamento de um acervo documental, no se sabe ao certo o objeto das pesquisas que sero realizadas no futuro, ou seja, o parmetro que se quer estimar, um dos elementos mais importantes na seleo da amostra, neste caso, no conhecido. Por esse motivo, a proposta baseia-se na seleo de amostras para estimar propores, adotando valores que gerem maior varincia possvel, o que ir gerar amostra baseada em critrio mais conservador. H dois tipos de amostragem: as no probabilsticas e as probabilsticas. As amostras feitas por julgamento do pesquisador so no probabilsticas. Nas amostras probabilsticas, a probabilidade de seleo de cada item ou indivduo da populao conhecida, fazendo que seja possvel estimar o nvel de erro. O grande diferencial das amostras probabilsticas que seus resultados podem ser generalizados para toda a populao, enquanto nas no probabilsticas o mesmo no ocorre.44

Outro ponto relevante que para uma amostra ser probabilstica essencial que o pesquisador conhea todos os elementos de sua populao e a seleo dos itens seja feita utilizando critrios aleatrios, que independem da escolha do pesquisador. Por exemplo, se o pesquisador escolher os processos que sero eliminados segundo sua opinio, a amostra deixar de ser probabilstica, j que, no critrio de seleo, esto embutidos, mesmo indiretamente, critrios subjetivos que fogem aleatoriedade. Nos casos em que h muita heterogeneidade dos dados da populao, a amostragem estratificada se apresenta como uma metodologia indicada. A ideia desse plano amostral consiste em dividir a populao que, neste caso, corresponde ao universo de todos os processos arquivados passveis de eliminao em grupos homogneos (parecidos) entre si.

3 De acordo com a Resoluo CNJ n. 49, de 18 de dezembro de 2007, art. 1, 1, os tribunais devem contar com profissional de estatstica no ncleo de estatstica e gesto estratgica. Art. 1 Os rgos do Poder Judicirio relacionados no art. 92, incisos II ao VII, da Constituio Federativa do Brasil devem organizar em sua estrutura unidade administrativa competente para elaborao de estatstica e plano de gesto estratgica do tribunal. 1 O ncleo de estatstica e gesto estratgica ser composto preferencialmente por servidores com formao em direito, economia, administrao, cincia da informao, sendo indispensvel servidor com formao em estatstica.

Como critrio de estratificao, optou-se por considerar o ano de distribuio do processo. A opo pela adoo do ano de distribuio na construo dos estratos baseia-se na premissa de que este critrio reflita as questes apresentadas em juzo em determinado momento histrico. Outro motivo que, como no h obrigatoriedade de aplicar a amostragem periodicamente, pelo contrrio, , inclusive, prefervel que os tribunais aguardem acumular um determinado nmero de processos j que, com um universo pequeno, as estimativas amostrais podem perder preciso , natural que, com o acmulo, haja mais processos antigos do que novos. Ao aplicar simplesmente uma amostra aleatria simples, no se garante a seleo dos processos mais recentes, que podem justamente ser objeto de estudo de futuro pesquisador. Sugere-se que, para evitar nmero excessivo de estratos, o ano de distribuio seja agrupado em intervalos. Por exemplo, fazendo grupos de dois anos, o primeiro estrato poderia ser formado pelos processos distribudos de janeiro de 2008 a dezembro de 2010, o segundo estrato seria formado pelos processos de janeiro de 2006 a dezembro de 2008 e, assim, sucessivamente. Nos anos mais antigos, caso restem poucos processos, eles podem ser agrupados em intervalos de tempo maiores. A determinao do intervalo de tempo ficar a critrio de cada tribunal, que dever analisar o nmero de processos existente em cada ano e verificar o nmero de estratos ideal. relevante destacar que o nmero de estratos deve ser suficiente para separar a heterogeneidade da populao, mas no deve ser um nmero excessivo a fim de no segmentar demais a populao e obter muitos estratos com pequenas populaes em cada um. No caso especfico da Justia Federal, constatou-se que cerca de 47% dos assuntos dos processos distribudos durante o ano referem-se a direito previdencirio e 52,4% das classes so de execuo fiscal, ou seja, grande parte da massa de processo abrange apenas esses dois tipos de matrias. Retirando esses dois tipos de processo, restam, proporcionalmente, poucos, mas so os mais relevantes para fazer a guarda amostral, j que representam todos os demais tipos de processos que tramitam na Justia Federal. Sendo assim, cada Justia elaborar amostras estratificadas por ano de distribuio do processo e outras que versem sobre assuntos repetitivos (aes de massa, como, por exemplo, as existentes sobre execues fiscais, aes de direito previdencirio revisionais e outras aes versando sobre FGTS, poupana, emprstimo compulsrio, acordos trabalhistas, etc.).

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b) Clculo do tamanho da amostra Para clculo do tamanho de uma amostra estratificada, aplica-se a seguinte formulao matemtica:

em que pi o parmetro que se quer estimar, L o nmero de estratos, , , sendo B o erro mximo desejado e z o grau de confiana, N o tamanho total da populao,46

Ni o tamanho da populao no i-simo estrato, Este estudo est sendo considerado para o caso em que se deseja estimar a proporo de uma populao. Nas estimaes por propores, considera-se que a distribuio de probabilidade da varivel analisada segue uma distribuio binomial, cuja mdia dada por E(x) = p e varincia por Var(x) = p(1-p). Tendo em vista que, neste caso, no se sabe o objeto de estudo do pesquisador que, no futuro, venha a utilizar essa amostra, indica-se a atribuio do valor de p igual a meio (p = 0,5), pois dessa forma se garante a maior varincia possvel. O grfico 1, abaixo, ilustra como a varincia de uma distribuio binomial se altera de acordo com a escolha do parmetro p e demonstra que, para a escolha p = 0,5, o mximo da varincia encontrada (varincia igual a 0,25).

Grfico 1 Varincia de uma distribuio binomial de acordo com o parmetro p0,30 0,25 Varincia 0,20 0,15 0,10 0,05 0,00 0,0 0,1 0,2 0,3 0,4 0,5 0,6 0,7 0,8 0,9 1,0 Valor de p

Como o parmetro p desconhecido, atribuiremos p fixo para todos os estratos, ou seja, pi = 0,5, para i = 1, .., L. Nesse caso, a equao (1) pode ser simplificada para:47

c) Escolha da margem de erro A margem de erro da amostra vai depender da escolha de dois parmetros: do erro mximo desejado (B), que est relacionado com a magnitude do parmetro que se quer estimar (p), e do grau de confiana (z). Para este estudo, sugerimos a utilizao do erro B = 0,03, com uma margem de confiana de 97% (ou margem de erro de 3%), que gera um valor de z = 2,17. Para a amostra referente s aes repetitivas possvel usar uma margem de confiana um pouco menor, igual a 95% (z = 1,96), j que toda a diversidade em relao ao tipo de processo est em outra amostra. Tendo em vista que p = 0,5 ser sempre fixo, possvel simplificar ainda um pouco mais a frmula, conforme a equao 3, abaixo.

Anexo, foi inserido um arquivo Excel j contendo a frmula, que possui um campo para inserir o tamanho da populao (nmero de processos que podem ser eliminados), em que as opes de escolha do grau de confiana do erro mximo desejado so de livre escolha. d) Alocao dos estratos Aps a determinao do tamanho total da amostra, faz-se necessrio verificar o tamanho da amostra que ser selecionada em cada estrato. O critrio adotado baseia-se na alocao proporcional, cujo procedimento consiste em distribuir proporcionalmente a amostra de tamanho n em relao ao tamanho do estrato, isto :

e) Ponto de corte: quantidade mnima de processos arquivados para aplicar a amostra Para que a estimativa do tamanho da amostra seja precisa, importante que a populao seja suficientemente grande, ou seja, o nmero de processos que esto arquivados e so passveis de eliminao deve ser grande suficiente para garantir uma amostra adequada. Verificou-se, para os parmetros p = 0,5 e B = 0,03, qual seria o tamanho da amostra de acordo com o tamanho da populao. Os resultados esto apresentados no grfico 2. Note que, a partir de 10.000 processos arquivados, a amostra atinge o quantitativo 964 e, mesmo aumentando o universo para 20.000 processos arquivados, a amostra calculada fica igual a 1.013, ou seja, o dobro do tamanho da populao gera uma amostra apenas 5% maior. O objetivo de fazer essa anlise consiste em determinar um ponto de corte a partir do qual possvel aplicar a amostra. Sendo assim, orientamos que, para os parmetros escolhidos, acumulem-se no mnimo 10.000 processos para calcular a amostra. relevante destacar que esse ponto de corte foi escolhido para uma margem de erro de B = 0,03 e esse valor muda sensivelmente a qualquer alterao do valor do erro escolhido. Destaca-se ainda, que o tamanho da populao refere-se apenas queles processos passveis de eliminao e no incluem os de guarda permanente.

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Grfico 2 Variao do tamanho da amostra em relao populao1.200 1.000Tamanho da Amostra (n)

800 600 400 200 00 10.000 20.000 30.000 40.000 50.000 60.000 70.000

Tamanho da Populao (N)

III. Bibliografia Scheaffer, R., W. Mendenhall, R. Lyman (1996). Elementary Survey Sampling. Fifth Edition. Bussab, W, H. Bolfarine (1994). Elementos de Amostragem. Universidade de So Paulo. Minicurso de amostragem, 11 Simpsio Nacional de Probabilidade e Estatstica. IV. Anexo Planilha de Clculo Download da planilha excel para clculo do tamanho da amostra e dos estratos.Aplicao da Frmula.xls

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10. OBRAS CONSULTADAS1. BELLOTTO, Helosa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. 2 ed. Rio de Janeiro: Editora Fundao Getlio Vargas, 2004. 2. BRASIL. Arquivo Nacional. Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. 3. BRASIL. Conselho Nacional de Arquivos. Classificao, temporalidade e destinao de documentos de arquivo; relativos s atividades-meio da administrao pblica. Arquivo Nacional. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2001. Disponvel em:< www.conarq.arquivonacional.gov.br>. 4. BRASIL. Conselho Nacional de Arquivos. Resoluo n. 26, de 6 de maio de 2008, Estabelece diretrizes bsicas de gesto de documentos a serem adotadas nos arquivos do Poder Judicirio. Dirio Oficial [da] Repblica Federativa do Brasil, Poder Executivo, Braslia, DF, 6 de maio 2008, Seo 1, Edio n. 85. 5. BRASIL. Conselho Nacional de Arquivos. Resoluo n. 30, de 23 de dezembro de 2009. Altera a Resoluo n. 26, de 6 de maio de 2008, que estabelece diretrizes bsicas de gesto de documentos a serem adotadas nos arquivos do Poder Judicirio. Dirio Oficial [da] Repblica Federativa do Brasil, Poder Executivo, Braslia, DF, 24 de dezembro de 2009, Seo 1, Edio n. 246. 6. BRASIL. Conselho Nacional de Justia. Portaria n. 616, de 10 de setembro de 2009. Constitui Comit do Programa Nacional de Gesto Documental e Memria do Poder Judicirio Proname. Disponvel em: . 7. BRASIL. Conselho Nacional de Justia. Resoluo n. 91, de 29 de setembro de 2009. Institui o Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto de Processos e Documentos do Poder Judicirio (Moreq-Jus) e disciplina a obrigatoriedade da sua utilizao no desenvolvimento e manuteno de sistemas informatizados para as atividades judicirias e administrativas no Poder Judicirio. Disponvel em: . 8. BRASIL. Conselho Nacional de Justia. Resoluo n. 46, de 18 de dezembro de 2007. Cria as Tabelas Processuais Unificadas do Poder Judicirio e d outras providncias. Dirio Oficial [da] Repblica Federativa do Brasil, Poder Judicirio, Braslia, DF, 21 de dezembro de 2007, Seo 1, p. 19. 9. BRASIL. Constituio (1988) Constituio da Repblica Federativa do Brasil. Braslia: Centro de Documentao e Informao Coordenao de Publicaes, 2001.

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10. BRASIL. Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias. Dirio Oficial [da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n. 6, p. 455, 9 de janeiro de 1991, seo 1. 11. BRASIL. Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto (Brasil). Portaria Normativa n. 5, de 19 de dezembro de 2002. Dispe sobre os procedimentos para utilizao dos servios de Protocolo na Administrao Pblica Federal, para os rgos e entidades integrantes do Sistema de Servios Gerais SISG. Dirio Oficial [da] Repblica Federativa do Brasil. Braslia, n 7, p.101 a 105, 9 de janeiro de 2003, seo 1. 12. PAES, Marilena Leite. Arquivo, teoria & prtica. 3. ed. rev. e ampliada. Rio de Janeiro: Editora da Fundao Getlio Vargas, 1997. 13. RHOADS. James B. La funcin de la gestin de documentos y archivos en los sistemas nacionales de informacin: un estudio del Ramp Paris: Unesco, 1983, vi, 48 p. (Unesco. PGI-83/WS/21. 14. SCHELLENBERG, Theodore Roosevelt. Arquivos Modernos: Princpios e Tcnicas. Traduo de Nilza Teixeira Soares. 6. ed. Rio de Janeiro: Ed. FGV, 2006.

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