Manual Operacional

SGTEC – Gestor de Projeto

Manual SGTEC

Conhecendo o SGTEC Tela de Login: primeira tela do SGTEC, onde o usuário deve digitar seu login e sua senha para acessar o sistema. Assim que o usuário digitar os dados e clicar em “enviar” o SGTEC saberá qual seu perfil e o contexto de atuação dele. O ambiente é montado conforme as permissões de acesso do perfil do usuário e o escopo de sua atuação.

Tela Principal: esse é o ambiente do SGTEC. Temos alguns elementos que explicamos abaixo:

1. Cabeçalho: onde estão informações sobre o usuário que está usando o SGTEC, link para sair do sistema e link para ir para alterar senha. O cabeçalho está sempre disponível, independente de onde o usuário está no SGTEC.

2. Barra de Módulos: onde estão os acessos para os módulos do sistema. Você acessa o módulo e o SGTEC carrega o módulo e permite utilizar suas funcionalidades. A Barra de Módulos está sempre disponível, independente de onde o usuário está no SGTEC. Essa barra pode sofrer alterações por conta do perfil que está acessando o sistema, caso o perfil não tenha acesso a nenhuma das funcionalidades de um módulo, o mesmo não aparecerá.

3. Área de Ícones: área que contém ícones com alertas de mensagens (mensagens enviadas para o usuário logado), alertas (aviso do SGTEC para situações que exigem atenção do usuário logado. Esse menu está sempre disponível, independente de onde o usuário está no SGTEC.

4. Área de Trabalho: área onde as telas e os conteúdos são apresentados. Essa tela sempre muda de acordo com a funcionalidade que está sendo utilizada. No caso da Página Principal a área de trabalho apresenta:

a. Últimos Andamentos: área onde aparecem os últimos andamentos relacionados aos projetos dos quais o usuário logado participa. O usuário pode ver qual foi o andamento, quem o gerou, a data e hora e a qual projeto se aplica. O projeto aparece como link, o que torna fácil o acesso ao mesmo, bastando apenas clicar.

b. Recados: área onde aparecem os recados registrados no sistema.

c. Mensagens: as mensagens enviadas para o usuário por outros usuários ou pelo sistema aparecem nessa área. O SGTEC tem um recurso interessante de troca de mensagens: o

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usuário pode enviar mensagens de qualquer ponto do sistema para outro usuário. Isso melhora a comunicação e retém conhecimento que seria perdido ao usar telefone ou e-mail.

5. Menu da Página Principal, onde o usuário tem acesso a:

a. Alertas: área onde o usuário recebe avisos/alertas sobre situações que exigem sua atenção. Nessa área existe um esquema de “semáforo” que avisa sobre novidades (o ícone fica vermelho quando há algo novo e alguma decisão deve ser tomada);

b. Mais usados: área onde aparecem as funcionalidades mais utilizadas no dia a dia do usuário logado;

c. Acesso Rápido: recurso onde o usuário pode ir direto para um projeto específico, utilizando seu código, nº de workflow ou nº de AE.

Tela de consulta: esse é um exemplo de tela de consulta do SGTEC. O usuário usa a área de filtros para especificar os critérios da consulta e o sistema traz na tabela os resultados.

1. Menu de Funcionalidades: ao entrar em um módulo na Barra de Módulos o sistema apresenta nesse menu todas as funcionalidades daquele módulo (apenas as funcionalidades que o perfil do usuário tem direito de acessar).

2. Ícone de Informação: passe o mouse sobre esse ícone e veja uma explicação de como utilizar a tela em que você está.

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3. Área de Filtros: toda tela de consulta tem uma área assim para que o usuário possa efetuar consultas com diversos critérios. Após definir os critérios desejados, basta clicar em “Pesquisar”.

4. Área de Resultados: nessa lista aparecem os resultados de acordo com a pesquisa feita usando os critérios definidos pelo usuário na Área de Filtros. É possível navegar por essa tabela, ordenar os resultados através dos cabeçalhos das colunas e acessar o item pretendido clicando no ícone .

Operação do Sistema LANÇAMENTO DA DEMANDA

O lançamento da demanda é feito pelo Workflow. Lá ocorre o preenchimento do formulário onde é definida a temática relacionada à demanda (se é demanda de Design, Eficiência Energética, Programa de Alimentos Seguros, etc.), a linha de apoio (que tipo de serviço tecnológico é: Serviços Básicos, Serviços Avançados, Inovação, etc.), o produto relacionado a demanda (Clínica Tecnológica, Diagnóstico, EVTE, etc.), a Entidade Executora que assumirá a demanda, as empresas que serão atendidas pela demanda, as necessidades da(s) empresa(s), entre outras informações importantes. Assim que a demanda é aprovada a mesma aparece, automaticamente, no SGTEC, onde entra como um Projeto. Nesse momento a Entidade Executora (EE) já tem acesso ao projeto para envio da proposta. Todas as informações do projeto são exibidas para a EE. A EE informa o Consultor Responsável, os consultores que vão atender as empresas, as despesas necessárias para executar o projeto e as tarefas que serão realizadas. A EE também pode anexar documentos ao projeto. ANÁLISE TÉCNICA

Assim que a Entidade Executora registra no SGTEC o plano de trabalho, o sistema avisa ao gestor de temática e ao gestor de projeto e altera o status do projeto para “Análise Técnica”. Um alerta é ligado na Página Principal, denominado “Fazer Análise Técnica”. Nesse momento o gestor de temática deve analisar o plano de trabalho enviado, para isso ele deve entrar no projeto. Veja abaixo:

Alerta na Página Principal

Clicando no ícone o gestor de temática tem acesso ao projeto. Vá até a aba “Consultores” e verifique os consultores adicionados ao projeto. Vá até a aba “Tarefas” e veja as tarefas que serão executadas durante a duração do projeto. Vá até a aba “Despesas” e verifique as despesas relacionadas ao projeto. Caso perceba algo errado o gestor de temática deve solicitar ajustes na proposta clicando no botão “Ajustes”. O SGTEC pedirá que o gestor informe um motivo para o ajuste e o gestor deve descrever o porquê da solicitação de ajuste. Assim que o gestor clicar em “Continuar” o SGTEC avisará a entidade executora sobre a necessidade de ajustar a proposta e mudará o status do projeto para “Em ajuste”. Veja abaixo:

Acessando o projeto

Tela de Cadastro do Projeto

Solicitando Ajustes

APROVAÇÃO DA PROPOSTA Caso o gestor de temática confirme que está tudo ok com a proposta (após os ajustes solicitados terem sido realizados ou não havendo necessidade de ajustes) ele clica no botão “Aprovar” para aprovar o plano de trabalho tecnicamente. Nesse momento o SGTEC salva os dados e encaminha o projeto para que o gestor de projeto defina a parte financeira do projeto através da aba “Financeiro” e aprove de forma plena o Plano de Trabalho. Na aba Financeiro o gestor deverá informar o planejamento financeiro do projeto, tanto por parte do recebimento da contrapartida do cliente (valor que o cliente arcará) quanto por parte do valor a ser pago à Entidade Executora. Financeiro - Empresa Para adicionar as informações relativas ao financeiro, vá até a aba “Financeiro”, selecione na lista “Cliente” o cliente para informar como o mesmo pagará a contrapartida. Você pode selecionar a opção “TODAS”, nesse caso o SGTEC gerará o mesmo planejamento financeiro para todos os clientes atendidos pelo projeto. Para preencher o financeiro dos clientes, proceda da seguinte maneira:

1. No campo “Contrapartida” o percentual de contrapartida a ser pago pelo cliente aparece automaticamente, de acordo com o produto que está definido no projeto (item “Produto” na aba “Dados Gerais”);

2. Informe o número de parcelas para o cliente pagar a contrapartida; 3. Informe a forma de pagamento; 4. Informe o 1º vencimento do pagamento da contrapartida; 5. Clique em “Calcular”.

O SGTEC gerará as parcelas para pagamento da contrapartida pela empresa.

DICA: o SGTEC não permite que a última parcela a ser paga pelo cliente supere a data de término do projeto, dessa forma ao inserir as parcelas para pagamento da contrapartida o SGTEC faz a crítica e emite aviso ao gestor de projeto. Veja abaixo:

Após inserir as informações e mandar calcular o SGTEC gera as parcelas e as exibe em uma listagem (para verificar as parcelas geradas, selecione a empresa na lista Cliente). Financeiro - Entidade Executora Para adicionar as informações relativas ao financeiro para a Entidade Executora, no painel “Informe como a Credenciada vai receber”, proceda da seguinte maneira:

1. O percentual de sinal que será pago já vem preenchido de acordo com a linha de apoio do projeto; 2. Informe o número de parcelas restantes para a EE receber; 3. Defina o 1º vencimento do pagamento à entidade (essa é a data de pagamento do sinal); 4. Clique em “Calcular”.

O SGTEC gerará as parcelas para pagamento do valor à Entidade Executora.

DICA: o gestor de projeto pode também fazer uma análise do Plano de Trabalho e solicitar ajustes. Quando o gestor de projeto solicita ajustes e a EE efetua os mesmos, o projeto volta para a Análise Técnica a ser feita pelo gestor de temática e o processo se repete.

Gerando as parcelas dos Clientes e da EE

Assim que a proposta é aprovada (após clicar em “Aprovar”) o SGTEC aprova o projeto já com o Financeiro definido. O SGTEC fica aguardando providências administrativas (assinatura do contrato pelo cliente, por exemplo) e assim que estiver tudo ok o gestor de temática ou o gestor de projeto pode liberar o projeto para execução clicando no botão “Liberar”. Isso fará com que a Entidade Executora seja avisada que está tudo ok e que ela pode iniciar os trabalhos. Resolvendo Pendências

DICA: Ao tentar aprovar o projeto após gerar o Financeiro, o SGTEC verifica se o cadastro de todos os clientes do projeto está ok, ou seja, o SGTEC verifica se há pendências no cadastro dos clientes. Essas pendências podem ser: falta de dados do cliente, cadastro do cliente inexistente, ausência de contato pessoa física para o cliente, etc. O gestor de projeto deve sanar a pendência antes de prosseguir, pois o SGTEC não deixa aprovar o plano de trabalho caso algum cliente apresente pendência.

O SGTEC informa as pendências na aba “Clientes Atendidos”, onde o cliente que tem pendência no cadastro aparecerá com o CNPJ ou CPR na cor vermelha. Para saber qual a pendência, basta colocar o

mouse sobre o ícone , veja abaixo:

Cliente com pendência no cadastro

Para sanar a pendência, clique no ícone e o SGTEC tentará corrigir a pendência indo até o cadastro do cliente e fazendo atualizações. Caso o cliente continue com pendência (se o CNPJ/CPR continuar vermelho) o gestor de projeto deve procurar o suporte, visto que o SGTEC não conseguiu corrigir a pendência automaticamente.

Pendências resolvidas

Inserindo Anexos

DICA: A qualquer momento do ciclo de vida do projeto você pode anexar documentos ao mesmo. Para isso vá até a aba “Anexos”, informe uma descrição para o anexo no campo “Descrição”, especifique o arquivo que quer anexar clicando em “Escolher arquivo” (escolha o documento a anexar em seu computador) e clique em “Adicionar”. O documento aparecerá na lista “Anexos Relacionados”, permitindo que as pessoas envolvidas no projeto acessem o arquivo e visualizem seu conteúdo. Qualquer tipo de arquivo pode ser anexado (documentos, planilhas, apresentações, fotos, vídeos, PDF, etc.).

Após digitar uma descrição para o arquivo

clique em “Escolher arquivo”

Os anexos

adicionados

aparecem nessa lista

ACOMPANHANDO A EXECUÇÃO DO PROJETO

A Entidade Executora é avisada da liberação do projeto para execução imediatamente (recebe e-mail, o SGTEC liga alerta na Página Principal, etc.). A EE deverá informar a data de início da execução do projeto. A partir do momento em que a EE informa a data de início da execução, o cronograma é revisado automaticamente e o projeto entra no status “Em execução”. Cabe ao gestor do projeto acompanhar o andamento do projeto, para isso basta acessar o módulo “Consultor”, aparecerá a tela de “Consulta de Tarefas”, onde podem ser especificados critérios para buscar as tarefas que se quer acompanhar. Veja a imagem abaixo:

Para verificar o andamento da tarefa basta clicar no ícone . Uma tela abrirá e exibirá os andamentos inseridos. Acompanhe também o status das tarefas na coluna “Status” da listagem. O gestor de projeto acompanha a execução do projeto até o mesmo ser finalizado. O projeto é finalizado (status “Finalizado”) automaticamente pelo SGTEC assim que todas as tarefas do projeto são concluídas. Quando o projeto é finalizado a Entidade Executora deve emitir o Relatório Final. Esse documento é automaticamente gerado pelo SGTEC e fica disponível através da aba “Clientes Atendidos”. AJUSTES NA DOCUMENTAÇÃO

A Entidade Executora imprime o Relatório Final, colhe as assinaturas e encaminha para o SEBRAE. O gestor de temática deve analisar o documento e verificar se está tudo ok. O SGTEC avisa ao gestor de temática e o mesmo avalia a documentação e, caso ache necessário, solicita alterações através do botão “Ajustes”. Se estiver tudo ok o gestor de temática aprova o Relatório Final (através do botão “Aprovar”) e o projeto é encaminhado para o coordenador. O coordenador vai avaliar o projeto e, caso ache necessário, solicitará ajustes na documentação final. Caso esteja tudo ok o coordenador encerra o projeto.

DICA: o ícone dica ( ) da tela de Cadastro de Projeto é muito útil, através dele você fica sabendo o que deve ser feito naquele momento no projeto.