Manual para Administração Financeira Orçamentária · Pag: 3/28 Manual para Administração Financeira Orçamentária 1 Introdução 1.1 Regulamentação Considerando as determinações

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Manual para Administração Financeira Orçamentária

Plano de Aplicação

SGI – Sistema de Gestão Integrada do INMETRO – Plano Aplicação – 08/2011

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Sumário1 Introdução.........................................................................................................................................................3

1.1 Regulamentação........................................................................................................................................3

1.2 SGI para Administração Financeira Orçamentária - Plano de Aplicação.....................................................4

2 Configuração para o Plano de Aplicação............................................................................................................6

2.1 Identificação e estrutura do Plano de Aplicação.......................................................................................6

2.2 Criação e preenchimento do Plano de Aplicação.......................................................................................6

2.3 Notas de Empenhos...................................................................................................................................9

2.4 Lançamento de Despesas........................................................................................................................11

2.5 Execução Mensal do Plano de Aplicação..................................................................................................12

2.6 Relatórios.................................................................................................................................................15

3 Configuração para a Prestação de Contas do Convênio..................................................................................17

3.1 Estrutura da Prestação de Contas............................................................................................................17

3.2 Conciliação Bancária...............................................................................................................................18

3.3 Demonstrativo para Prestação de Contas de convênio............................................................................20

4 Controle de Autorizações................................................................................................................................25


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Manual para Administração Financeira Orçamentária

1 Introdução

1.1 Regulamentação

Considerando as determinações da Lei 8.666/1993, do Decreto 6.170/2007 e da Portaria Interministerial MP/MF/MCT n.º 127/2008, o Inmetro estabelece que: os convênios celebrados com delegação de ações na área metrológica e de qualidade realizadas no âmbito da RBMLQ-I, devem conter um Plano de Trabalho e um Plano de Aplicação, como forma de se compreender o que será levado a efeito pelas convenentes, permitindo assim, que seja mitigado o risco de que não seja possível aferir a atuação das Entidades.

Além desta medida, as cláusulas que regem a relação entre o Inmetro e seus órgãos delegados, deverão sofrer as seguintes alterações:

- Cláusula Segunda – Do papel do Inmetro

2.0 – Aprovar o Plano de Trabalho, o Orçamento e o Plano de Aplicação anual do Órgão Executor, alocando os recursos necessários à consecução das atividades conveniadas, de acordo com o cumprimento das metas acordadas, conforme Cláusula Primeira.

2.1 – Acordar com o Órgão Executor os indicadores e metas a alcançar na consecução das atividades delegadas, bem como um sistema de consequências, conforme previsto no plano de aplicação.

- Cláusula Terceira – Das obrigações do Órgão Delegado

3.10 – Cumprir as metas pactuadas no Plano de Trabalho acordadas nas reuniões semestrais definidas com o Inmetro.

Termo aditivo ao Convênio – 2010

Cláusula do Objeto -

Item a – A subordinação orçamentária, financeira e contábil do Órgão Executor ao Inmetro no exercício das atividades delegadas;

Item c – A vinculação de repasse de recursos pelo Inmetro ao cumprimento das metas pactuadas no Plano de Trabalho e acordadas nas Reuniões Semestrais bem como a observância ao disposto na Lei de Responsabilidade Fiscal – LRF 101 de 04 de maio de 2000.


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1.2 SGI para Administração Financeira Orçamentária – Plano de Aplicação

Este documento foi elaborado para auxiliar os Órgãos Delegados / Superintendências na utilização do SGI (Sistema de Gestão Integrada) na elaboração do Plano de Aplicação.

O acesso ao sistema está disponível no SGI através do seguinte caminho:

Aplicações/16 Administração Financeira Orçamentária/16.1 Cadastros...

Se o módulo não estiver disponível para seu usuário, será necessário solicitar acesso para a área de TI de seu estado.


Figura 1: Acesso ao módulo Administração Financeira Orçamentária

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Após acessar as telas, as opções estarão disponíveis também no menu de acesso rápido do formulário principal (inicial) do SGI:


Figura 2: Menu de acesso rápido do SGI

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2 Configuração para o Plano de Aplicação

2.1 Identificação e estrutura do Plano de Aplicação

A área do INMETRO responsável pelo acompanhamento do Plano de Aplicação definirá o código, o período de planejamento e a estrutura do mesmo, disponibilizando para os órgãos delegados/superintendências para preenchimento e aprovação. É esta estrutura padronizada que direcionará o preenchimento dos valores pactuados, posterior execução e acompanhamento:

2.2 Criação e preenchimento do Plano de Aplicação

O Plano de Aplicação é criado pelo órgão delegado ou superintendência e está subdividido em duas áreas: Identificação do Plano e Parecer e Aprovações.

Desta forma, cada órgão delegado/superintendência deverá criar o Plano de Aplicação identificando o órgão delegado e a unidade administrativa, selecionando a “configuração” estabelecida pelo INMETRO e acionando o botão “INICIALIZA PLANO APLICAÇÂO”. Neste momento o sistema gerará o Plano de Aplicação com o código definido na configuração, atribuindo “ZERO” para os itens de conta contábil e meses estabelecidos na estrutura do plano. Após esta ação, deve-se identificar o “Plano de Trabalho” que será a base para os valores pactuados de Receitas e Transferências, acionar o botão “Receitas do Plano de Trabalho” obtendo os valores planejados no plano de trabalho e calculando as transferências de acordo com percentual acordado com o INMETRO para cada órgão/superintendência.

Os valores de despesas e investimentos previstos deverão ser informados por mês para cada conta contábil definida na estrutura do plano.SGI – Sistema de Gestão Integrada do INMETRO – Plano Aplicação – 08/2011

Figura 3: Configuração do Plano de Aplicação

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Após o preenchimento e validação das informações, os responsáveis deverão emitir seu parecer e aprovar o Plano de Aplicação encerrando a fase de planejamento e estabelecimento dos valores pactuados.

O botão “Visualizar” apresentará os valores pactuados do Plano de Aplicação(PA), demonstrados sinteticamente de acordo com a estrutura da configuração utilizada no PA.


Figura 4: Criação do Plano de Aplicação

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Figura 5: Visualizando o Plano de Aplicação


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Figura 5: Visualizando o Plano de Aplicação


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2.3 Notas de Empenho

As informações da Nota de Empenho e respectiva solicitação de Emissão de Empenho (SEE),

quando pertinente, poderão ser utilizadas na criação de Contratos no SGI, facilitando e reduzindo

erros de digitação. As informações devem ser obtidas no sistema Financeiro de cada órgão

delegado ou superintendência e serão utilizados no SGI conforme regras de cada módulo.

Preencha os campos:

• Data NE: informar a data da nota de empenho;

• Número NE: informar o número da nota de empenho do sistema de origem(data+número

devem ser únicos no SGI);

• Espécie: escolha o tipo da NE (Original, Reforço ou Anulação);

• NE Original: preencher este campo somente se for NE de Reforço ou Anulação. Neste caso,

seleciona-se a nota original a qual o reforço ou anulação será vinculada.


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• SEE: selecionar a SEE para a nota de empenho que esta sendo cadastrada ou, para Notas de

Empenho para as quais não são exigidas SEE, informar o número do Processo adm. Todas as

despesas devem estar relacionadas a um processo administrativo PREVIAMENTE cadastrados no

SGI no item 7.1.1 do menu de Aplicações / Protocolo;

• Quando a NE estiver relacionada a uma SEE as informações serão obtidas automaticamente,

caso contrário será necessário identificar o Beneficiário que poderá ser um Fornecedor (previamente cadastrado no SGI no item 1.1.1.1 – Proprietários do menu de Aplicações / Cadastros

Básicos) ou um Funcionário (cadastrado no módulo de RH do SGI) ou o próprio Orgão Delegado ( a NE é feita para o órgão podendo as despesas serem discriminadas por funcionário) ou uma

Unidade Gestora (quando órgão Federal onde o pagamento se dá por meio de transferência no

SIAFI entre UGs).

Itens empenhados:

• Seq: informar sequência do item na NE;

• Código: buscar item, o qual deve ser cadastrado na tela de itens (Aplicações – Administrativas –

Contratos – Cadastros – Básicos – Materiais e Serviços). O item deve ser cadastrado apenas uma

vez, devendo ser utilizado o mesmo item para todos os processos com o mesmo objeto.

•Homologação: informar dados referentes a homologação (sequência do item, quantidade, valor

unitário), o sistema calculará automaticamente o total do item. Quando o item não for um Material ou

Serviços(ex.: Diária/Suprimento de Fundos...) informar os mesmos valores do empenho.

• Empenho: informar o valor empenhado.

◦Conta Contábil: informar a conta contábil do atual plano de contas Federal que deverá possuir uma

ligação com o novo plano de contas utilizado no Plano de Aplicação. Item 16.1.1.2 do menu

Aplicações / Adm. Financ. Orçamentária. (este cadastro deve ser verificado, complementado e

mantido, garantindo a existência de relacionamento entre as contas do Plano de Aplicação e

lançamentos de despesas)


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2.4 Lançamento de Despesas

As despesas que irão compor a execução do Plano de Aplicação, devem ser incluídas diariamente identificando a data, a conta contábil e o valor e demais informações referentes a origem e do destino da despesa. A tela para inclusão está disponível no item 16.1.2.1 do menu do de Administração Financeira Orçamentária.

Preencha os campos:

• Período: Somente informar se estiver em modo de consulta (Após F7, informa uma data de início e uma de fim, aciona o F8 para mostrar os lançamento JÁ realizados no período). Para incluir lançamentos (F6) não terá nenhum efeito;

• Data: informar a data da Ordem Bancária;

• Documento: digite o número do documento conforme sistema de origem ex.: 2011OB1234;

• Tipo: escolha um tipo na lista para qualificar o lançamento;


Figura 6: Lançamento de despesas

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• Observação/Detalhamento: inclua informações para detalhar o lançamento tais como: número da NF, código do suprimento de fundos, PCD da diária,...

• Ação: tipo de ação para o valor lançado;

• Valor: Valor da despesa.

• Nº Empenho Original: número da Nota de Empenho (cadastrada previamente no SGI) de onde serão obtidas as informações do beneficiário do valor lançado (Fornecedor ou Funcionário ou o próprio órgão delegado) ;

•Conta Contábil: Na lista de valores associada, serão mostradas as contas contábeis possíveis, mostrando no início a que está informada na Nota de Empenho.

• PI – Plano Interno: número do plano Interno de referência para o INMETRO.

2.5 Execução Mensal do Plano de Aplicação

A execução mensal do Plano de Aplicação, gerada para os meses que compõe o Plano de Aplicação, está subdividida em duas áreas: Identificação do Plano e Execução Mensal.

Desta forma, cada órgão delegado/superintendência buscará o Plano de Aplicação aprovado e poderá acompanhar os valores executados para os meses do período estabelecido.

Após o lançamento das Despesas e Investimentos pelo orgão delegado, lançamento das Receitas e Transferências pelo INMETRO e/ou geração automática pelo SGI, seguido da atualização do mês (botão na aba execução Mensal) será possível acompanhar a evolução dos valores executados comparativamente aos valores pactuados para os itens das contas contábil estabelecidos na estrutura da configuração do plano de aplicação.

Após o preenchimento e validação das informações nas respectivas telas, os responsáveis deverão Atualizar, Visualizar, e analisar as informações para emitir seu parecer e aprovar a execução mensal do Plano de Aplicação encerrando o mês e encaminhando para análise da CORED e INMETRO.

Etapas da Execução Mensal do Plano de Aplicação:

Após a finalização e aprovação do Planejamento do Plano de Aplicação deverá ser evidenciado a execução para os meses que compõe o mesmo conforme etapas do processo:

1. Lançamento das Despesas/Investimentos para o Mês, sob responsabilidade do órgão delegado/superintendência, registrando diariamente os valores pagos nas respectivas contas contábeis, demonstrando a origem e destino dos mesmos;

2. Lançamento das Receitas/Transferências para o Mês , sob responsabilidade do INMETRO ou gerado por rotinas do SGI, registrando diariamente os valores recebidos nas respectivas contas contábeis, demonstrando a origem destes;

3. Sumarização dos valores conforme estrutura do Plano de Aplicação permitindo a comparação dos valores executados com os valores pactuados. A obtenção dos valores mensais sumarizados(Despesas,


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Investimentos, Receitas e Transferências) poderá ser realizada(enquanto o mês em questão não tiver sido encerrado) acionando o botão “Atualizar” na aba “Execução Mensal”;

4. Análise e Aprovação dos valores para o mês, sob responsabilidade do órgão delegado/superintendência, envolve registrar informações referentes aos investimentos e o parecer para o mês, o Encerramento e o encaminhamento para a análise da Cored/Inmetro;

5. Análise INMETRO onde cada responsável avalia as informações recebidas, registrando seu parecer. Quando todos os responsáveis finalizarem suas análises o dirigente máximo será comunicado, e

6 Devolução para Ajustes quando for constatada a necessidade de ajustes nas informações apresentadas para o mês, os responsáveis indicados para as análises pelo Inmetro poderão registrar o motivo e informar o dirigente máximo para que tome as ações necessárias.

Na aba “identificação do Plano” será possível apenas consultar as informações sumarizadas, sob a perspectiva da estrutura do Plano de Aplicação, comparando os valores Pactuados com os Executados nos meses do período estabelecido na configuração do Plano de Aplicação.


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Na aba “Execução Mensal” serão executados os procedimentos de atualização, visualização e encerramento por parte do órgão delegado/superintendência e análises pelo INMETRO.

Com o cursor posicionado no mês desejado será possível:

Enquanto o mês não estiver sido encerrado, acionando o botão “Atualizar” procederá a sumarização dos valores registrados diariamente nas telas de Lançamentos de Despesas e Lançamento de Receitas apresentando um resumo dos valores para o mês. O detalhamento poderá ser visualizado na aba “Identificação do Plano” ou em forma de relatório pelo botão “Visualizar”.

Após analisar as informações, poderão ser informados pelo Orgão Delegado comentários sobre os valores de investimentos no mês e o parecer do órgão, através do botão ao lado dos campos “Investimentos” e o “Parecer”.

Quando o Técnico Responsável e/ou o Aprovador marcarem o “OK” será apresentada uma mensagem questionando da intenção de informar o Dirigente Máximo via email da necessidade de aprovação e encerramento.

Da mesma forma quando o Dirigente Máximo registrar seu “OK” será questionado quanto ao encerramento que também poderá ser efetuado pelo botão “Encerrar”. O encerramento exige o “OK” dos responsáveis indicados e implica em mudança na situação do mês que passará de “Aberto” para “Encerrado” e envio de comunicado via email para o endereço “[email protected] ” para que de seguimento ao processo.

Os responsáveis pela Análise INMETRO informará sua análise, através do botão ao lado dos campos “Análise” marcando o “OK” ou devolver para ajustes ao órgão delegado, informando o Motivo e indicando o Responsável pela devolução e acionando o botão “Devolver” (passará de “Encerrado” para “Devolvido”) . Após todos os responsáveis registrarem suas análises e marcarem o “OK” a situação passará de “Encerrado” para “Analisado INMETRO”.


mailto:[email protected]

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Sempre que um e-mail for enviado será anexado o pdf do relatório, com as informações registradas até o momento do envio, permitindo a verificação das informações sem a necessidade de acessar o SGI.

O botão “Visualizar” apresentará os valores pactuados X executados até o mês indicado para o Plano de Aplicação(PA), demonstrados sinteticamente de acordo com a estrutura da configuração utilizada no PA.

2.6 Relatórios

Além dos relatórios obtidos diretamente pelo botão “Visualizar” nas telas do Plano de Aplicação e de execução mensal, existem relatórios para apoio nas conferências dos valores como segue:


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O relatório “Despesas Realizadas por Período” apresenta o detalhamento dos lançamentos das despesas registrados para um período informado, independentemente da estrutura estabelecida pela Configuração do Plano de Aplicação ou Prestação de Contas.

O relatório “Receitas/Transferências por Período” lista os lançamentos das Receitas/Transferências realizados em um período e/ou para um tipo de documento informado.


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O relatório “Lançamentos Mensais do Plano de Aplicação” detalha os lançamentos das Despesas e Receitas/Transferências obtidos para um mês pela opção “Sintético” ou “Analítico” e “Mês/Ano” de execução. As informações são apresentadas de acordo com a estrutura do Plano de Aplicação indicado e opções de “Filtro” selecionadas.


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3 onfiguração para a Prestação de Contas do Convênio

3.1 Estrutura da Prestação de Contas

A área de Contabilidade do INMETRO, responsável pelo acompanhamento da Prestação de Contas, definirá a estrutura da mesma, disponibilizando para os Órgãos Delegados ou Superintendências uma estrutura padronizada que será utilizada nos demonstrativos para acompanhamento e análises contábeis:


Figura : Configuração da Prestação de Contas

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3.2 Conciliação Bancária

A conciliação bancária deverá ser providenciada mensalmente para cada conta corrente ligada a Unidade Administrativa, previamente cadastradas, como segue:


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Os registros de saldo e lançamentos em transito, ou seja, a conciliação bancária propriamente dita são realizados no item 16.1.2.8 do menu.

No quadro REFERÊNCIA deve ser informado os dados de identificação da conciliação.

ANO, MÊS, UNIDADE ADMINISTRATIVA E CONTA CORRENTE.

Botão VISUALIZAR, para abrir o PDF com a Conciliação Bancária selecionada.

No quadro LANÇAMENTOS devem ser digitados; SALDO, DÉBITOS E CRÉDITOS da conta.

TIPO DE LANÇAMENTO (Saldo, Débito ou Crédito),

DATA DO LANÇAMENTO (Pode ser informado o último dia do mês de referência),

TIPO DE DOCUMENTO (SDO - SALDO EM CONTA CORRENTE, SDA - SALDO EM APLICACOES FINANCEIRAS, DNP - DEBITOS NÃO PROCESSADOS ATE O FINAL DO MES ou CNP - CREDITOS NÃO PROCESSADOS ATE O FINAL DO MES),

DESCRIÇÃO (Complemento),


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VALOR,

EXTRATO BANCÁRIO (Deve ser selecionado um PDF, ou, JPEG, de acordo com o tipo de documento, geralmente para Extrato de Aplicação Financeira, ou Extrato da Conta Corrente).

1º Botão - Selecionar Imagem

2º Botão - Visualizar Imagem Anexada

3º Botão - Retirar a Imagem Anexada

No quadro RESPONSÁVEIS PELA CONCILIAÇÃO, após terem sido digitados os Lançamentos, o Responsável Contábil e Responsável pelo Órgão Assinam a conciliação.

3.3 Demonstrativo para Prestação de Contas de convênio

Os demonstrativos mensais para a Prestação de contas podem ser encaminhados para a Secon/Inmetro a partir desta tela.


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Desta forma, cada órgão delegado/superintendência, após criar a Prestação de Contas para o Órgão Delegado/Unidade Adm/ANO pelo botão "Inicializa", poderá acompanhar os valores executados para os meses do período estabelecido conforme a estrutura da Configuração para Prestação de Contas( item 16.1.1.8).

Após o lançamento das Despesas e Investimentos pelo órgão delegado, lançamento das Receitas e Transferências pelo INMETRO e/ou geração automática pelo SGI, seguido da criação da Conciliação Bancária(item 16.1.2.8), será possível complementar as informações com parecer e assinaturas e encaminhar para o Secon pelo botão "Encerrar" ou pela opção apresentada quando o dirigente máximo assinar.

Após o preenchimento e validação das informações nas respectivas telas, os responsáveis podem analisar as informações(botão "Visualizar" apresenta um pacote de relatórios) para emitir seu parecer e aprovar a Prestação de Contas do mês.

Na opção 16.1.2.7 do menu de Administração Financeira Orçamentária,após ter sido criada a Prestação de Contas para o Ano, em cada mês, os responsáveis autorizados( item 16.1.3.1) onde: Técnico Responsável e Aprovador devem estar indicados como "24 - Responsável Contabilidade Local", Dirigente Máximo como "19 - Resp. Órgão Delegado" e Responsável pela Análise Inmetro como "25 - Responsável Contabilidade Inmetro" incluirão seus pareceres ou análise(pelo botão ao lado do respectivo campo) concluindo com o "Ok".

Ao "Encerrar", um comunicado via e-mail, com o pacote de demonstrativos anexado, é enviado para o setor de Contabilidade onde poderá ser aprovado ou devolvido para ajustes.

Exemplos:


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4 Controle de Autorizações

Para utilização dos objetos que compõe o módulo de Administração Financeira Orçamentária, os usuários devem ter acesso aos itens do menu(providenciados pelo área de informática do Órgão Delegado ou Superintendência) e, dependendo da atuação em cada processo, possuir permissão(através do item 16.1.3.1do menu) para incluir e/ou alterar informações, registrar e/ou assinar parecer correspondente ao processo.


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4.1 Plano Aplicação


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4.2 Prestação de Contas


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