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Manual para solicitação de Reembolso Elaborado por: Escritório de Projetos Destina-se a: Todos na Senior que solicitam Reembolso Última data de modificação: 12/06/2017 1 MANUAL PARA SOLICITAÇÃO DE REEMBOLSO NO PORTAL

MANUAL PARA SOLICITAÇÃO DE REEMBOLSO NO PORTAL · Aguardando Pagamento ... Uma solicitação de Reembolso só pode ser associada a um único Centro de Custo. Caso tenha feito despesas

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Manual para solicitação de Reembolso Elaborado por: Escritório de Projetos Destina-se a: Todos na Senior que solicitam Reembolso Última data de modificação: 12/06/2017

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MANUAL PARA SOLICITAÇÃO DE REEMBOLSO NO PORTAL

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Sumário I. Novo Pedido.......................................................................................................................... 3

a. Salvar Rascunho ............................................................................................................. 4

i. Editar um Rascunho ................................................................................................. 7

ii. Concluir pedido a partir de um Rascunho .............................................................. 7

b. Concluir Pedido .............................................................................................................. 8

II. Solicitar Aprovação ............................................................................................................. 11

III. Aguardando Aprovação .................................................................................................. 12

IV. Entregar na Recepção ..................................................................................................... 13

V. Entregue na Recepção ........................................................................................................ 15

VI. Aguardando Pagamento ................................................................................................. 16

VII. Pagamento ...................................................................................................................... 17

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I. Novo Pedido

Clicar no módulo Reembolso do Portal, no alto à direita.

Depois, clicar no botão “Novo Pedido”.

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a. Salvar Rascunho

Você pode começar a preencher um Pedido de Reembolso, mas não confirmar a sua

gravação (criação definitiva com número de Reembolso sendo criado) naquele mesmo

momento.

Por exemplo, imagine que você foi ministrar um Treinamento Externo em Cliente

durante 1 semana, e todo dia à noite entrava no Portal para digitar os gastos do dia.

Ou, você estava digitando o reembolso no Portal mas foi chamado para uma reunião

naquele momento.

Para isso, use a opção de Salvar Rascunho.

Todos os campos da tela são de preenchimento obrigatório. Somente a Cidade dos

itens não é requerida.

Uma solicitação de Reembolso só pode ser associada a um único Centro de Custo.

Caso tenha feito despesas para Centros diferentes, inclua 2 pedidos distintos.

Caso o seu pedido seja despesa do seu próprio Centro de Custo, o aprovador será o

seu Superior. Caso seu Superior esteja de férias, o aprovador será o superior dele.

Caso o seu pedido seja despesa de um Centro de Custo diferente do seu, o aprovador

será o Responsável por este CC. Caso o Responsável pelo CC esteja de férias, o

aprovador será o superior dele.

Para alteração do aprovador em caso de erro, favor entrar em contato com o

Financeiro. Caso o Centro de Custo não possua Responsável ou o superior do superior

também esteja de férias, o aprovador será a gerente do Financeiro, Karina Sanches,

por padrão.

Se a Karina estiver de férias, o aprovador será o superior dela.

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Se o pedido for Reembolsável pelo Cliente, ao selecionar esta opção em tela, o sistema

substituirá o campo Cidade pelo campo Cliente, que se tornará obrigatório. O campo Cidade

irá para o lugar de Cliente dentro do botão de campos adicionais (botão “...”).

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i. Editar um Rascunho

Para um rascunho já existente, você pode continuar a incluir itens ou também apagar

itens errados.

Enquanto Rascunho, o seu pedido ainda não tem um número de identificação, que só

será gerado após Gravar o Pedido e transformá-lo no status Novo.

Caso seu pedido tenha mais de 5 itens, clique no botão “Adicionar Item” quantas vezes

forem necessárias para abrir as linhas que você desejar.

Ao clicar no botão “...” de cada linha, abre uma tela para preenchimento de demais

campos (não obrigatórios): Cliente, Projeto, Oportunidade, Número de Contrato e

Observações gerais, referentes ao item específico.

ii. Concluir pedido a partir de um Rascunho

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Após preencher corretamente o seu Rascunho com todos os itens, com data, tipo,

valor e justicativa você já pode gravar o seu Pedido de Reembolso definitivo.

b. Concluir Pedido

Ao clicar em “Gravar Pedido” é mostrada uma tela com todos os dados para

verificação do seu pedido.

Se estiver tudo correto, clique em “Concluir Pedido” para gerar a Solicitação de

Reembolso, e assim a mesma ganhará um Número único.

Em caso de erros, clique em Voltar.

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Após a inclusão e gravação do Novo Pedido, um e-mail será enviado para você com os dados

de sua Solicitação de Reembolso.

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II. Solicitar Aprovação

Após a inclusão do seu Novo Pedido, você deve “Solicitar a aprovação” do Reembolso.

Após a inclusão, o campo “Aprovador” já foi preenchido de forma automática, de

acordo com o Superior Imediato ou o Responsável do Centro de Custo das despesas do

seu pedido.

Após solicitar aprovação, será enviado um e-mail para você e para o aprovador.

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III. Aguardando Aprovação

Esperando o Gestor aprovar o seu pedido...

Após o Gestor aprovar seu pedido, será enviado um e-mail para você.

Em caso de Rejeitar também, e você saberá o motivo da recusa.

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IV. Entregar na Recepção

Após a aprovação do seu Gestor, imprima o Pedido, clicando no botão “Imprimir” da

figura acima.

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O sistema mostrará o pedido impresso:

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Após isso, junte com as Notas Fiscais das despesas e entregue na Recepção.

Feito isto, entre no seu Pedido e clique em “Entregar na Recepção” para acionar a

Recepção.

Após entregar na recepção, será enviado um e-mail para você e para o aprovador.

V. Entregue na Recepção

Aguardando a Recepção aprovar o seu Pedido.

Caso esteja tudo OK, bastará aguardar o pagamento ser processado.

Em caso de divergências, o pedido será rejeitado e as falhas deverão ser corrigidas.

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VI. Aguardando Pagamento

Recepção aprovou e agora basta esperar o dia do crédito em conta corrente, que

respeitará o calendário de Cronograma anual da Senior.

No dia que for pago, será enviado um e-mail para você, a partir do Financeiro.

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VII. Pagamento

Fim do processo.

O seu Pedido de Reembolso foi pago!