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03 de Outubro de 2007
Manual Requisições SonaecomM03102008
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Índice
Personificação do Utilizador1
Criar Requisição2
Criar por Upload3
Documentos Modelo4
Gerir Requisições5
Relatórios6
Personificação do Utilizador
3
Personificar
Esta funcionalidade foi
especificamente desenvolvida
para os utilizadores que
possuem vários logins das
diferentes organizações que
representam, possam assim
usufruir dos diferentes
privilégios que cada um
destes logins possui, sem ter
de sair e reentrar no sistema
com outro login, podendo
assim personificar esse
utilizador de outra
organização que também
representam
Acedendo-se a opção de
”Personificação do Utilizador”,
na barra de opções no topo da
página (lado direito)
Personificação do Utilizador
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Utilizador a personificar
Aqui nesta página, o utilizador
pode escolher, de entre as
opções disponíveis, o
utilizador (de uma outra
organização diferente daquela
com que se autenticou
inicialmente na aplicação) que
pretende personificar
Personificação do Utilizador
5
Sair da personificação
Para sair da personificação e
voltar ao utilizador, com o qual
se iniciou a sessão basta
clicar em “Sair da
personificação”, que está
presente em todas as páginas
que constituem esta aplicação
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Índice
Personificação do Utilizador1
Criar Requisição
Criar por Upload3
2
Documentos Modelo4
Gerir Requisições5
Relatórios6
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Criar Requisição
A Bizdirect
Inicio da requisição
Clique em “Criar”, no menu de
Requisições no lado direito da
página
Criar Requisição
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1. Adicionar Título
Adicionar título, de carácter
não obrigatório (mas que
permite uma melhor
identificação das
requisições)
Para que o título fique
associado à requisição é
necessário clicar em
“Guardar” antes de
prosseguir aos restantes
passos
Criar Requisição
9
2. Adicionar Itens
Existem dois métodos
diferentes para este efeito
Adição de itens por
pesquisa avançada no
Catálogo Corporativo
Acedendo a este método,
terá de pesquisar o
respectivo item por
fornecedor
Criar Requisição
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2. Adicionar Itens
Adicionar Itens, existem dois
métodos diferentes para este
efeito
Adição de itens não catalogados
Existem alguns campos de
preenchimento obrigatório
(“Designação do Produto”,
”Quantidade”, ”Tipo”,
”Fornecedor”) e outros que são
preenchidos por defeito (“IVA”,
”Data de Entrega”, ”Unidade de
Medida”)
A “data de entrega” terá de ser
uma data expectável para a
entrega dos itens da requisição
Campos obrigatórios
Campo limitado a 40 caracteres
Criar Requisição
11
2. Adicionar Itens
Para adicionar novos itens
existem um botão “Adic. Itens”,
e volta-se a repetir os passos
atrás descritos
Existe o botão de “Editar”, que
permite corrigir individualmente
cada linha que compõe a
requisição e botão de
“Eliminar” para retirar alguma
linha que não deverá constar
da requisição em causa
Criar Requisição
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3. Detalhes contabilísticos
Aqui pode-se alterar a
informação relativa aos
Centros de Custos, Ordens e
PEP
Na página de detalhe de cada
item da requisição pode-se
alterar o centro de custo,
efectuando uma pesquisa e
escolhendo um, a partir da lista
de resultados
Criar Requisição
13
3. Detalhes contabilísticos
Uma requisição pode ter um ou
mais Centro de Custos
associados, clicando no botão
de “Adicionar Divisão”
Nesta página define-se
quantos e as percentagens
pela quais a requisição vai ser
suportada (financeiramente)
Criar Requisição
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4. Detalhes da Entrega
A morada de entrega da
requisição fica
automaticamente associada
ao utilizador que cria a
requisição, mas pode ser
alterada clicando no botão de
“Editar”
Surge uma nova página,
onde se pode escolher uma
nova morada para entrega da
encomenda
Criar Requisição
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5. Detalhes da Facturação
Aqui pode-se confirmar ou
alterar onde vai ser facturada
esta requisição
Ao clicar no botão “Editar”,
acede-se a uma nova pagina
que permite escolher para
onde será facturada a actual
requisição
Criar Requisição
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6. Adicionar comentários e
anexos
Permite adicionar comentários
ou documentos
Os comentários (para o
validador, ou para o fornecedor,
mas em ambos os casos o
validador consegue visualizar os
2 tipos de comentários), é
possível também anexar
documentos a requisição
Caso seja necessário, também
é possível associar os
comentários e documentos
individualmente a cada uma das
linhas que compõe a requisição
(neste caso os anexos podem
ser só para consulta interna, ou
seja, os fornecedores não terão
acesso a este documento, ou
então para o fornecedor, para
que este o possa consultar)
Criar Requisição
17
7. Fluxo de Aprovação
Mostra e permite modificar o
fluxo de aprovação a que
estará sujeita a requisição
logo que seja submetida
Na mesma requisição podem
estar associados mais que um
fluxo de aprovação (cada fluxo
de aprovação provem de um
centro de custo, logo a
escolha de 2 centros de
custos obriga a associar 2
fluxos de aprovação)
Criar Requisição
18
8. Resumo
Mostra um conjunto de
informações que foram
preenchidas ao longo da criação,
permite confirmar e editar a
grande maioria destas
informações, antes de submeter
esta requisição para aprovação
Criar Requisição
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Submeter
Depois de completa e
correctamente verificada pelo
seu criador, a requisição pode
finalmente ser submetida para
aprovação
No caso de ser uma
requisição periódica pode ser
guardada, para ser reutilizada
novamente evitando ter de
percorrer todos os passos
anteriores para a sua criação
(este passo irá ser abordado
com mais detalhe mais à
frente neste documento)
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Índice
Personificação do Utilizador1
Criar por Upload
Criar Requisição2
3
Documentos Modelo4
Gerir Requisições5
Relatórios6
Criar por Upload
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Obter ficheiro de upload
Esta disponível na página de
entrada um ficheiro exemplo,
que deverá ser usado para
criar requisições por upload
Para isso basta clicar com o
botão direito do rato no link,
fazer “Guardar como…” e
guarda-lo no computador
Depois este ficheiro deve ser
editado na ferramenta
“Microsoft Excel”
Criar por Upload
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Inicio da requisição
Depois de obter o ficheiro de upload
exemplificativo (disponível na
página inicial), este deve ser
preenchido
Os campos de
“Quantidade”,”Código de
Fornecedor” ,”Data de entrega”,
“Taxa de IVA”, “Preço Unitário”,
“Tipo”, “Centro de Custo”, “PEP”,
“Ordem” e “Não Catalogado (terá de
ser 1)” são de preenchimento
obrigatório
Caso alguma campo esteja por
preencher ou incorrectamente
preenchimento, surge uma
mensagem de aviso (quando este é
submetido no sistema)
Criar por Upload
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A Bizdirect
Inicio da requisição
Clique em “Criar Upload”, no
menu de Requisições no lado
direito da página
Criar por Upload
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Upload do ficheiro
Clique em “Browse”,
seleccione o ficheiro e
submeta
É necessário confirmar, antes
de submeter o ficheiro de
upload se o formato é o
correcto, “Text (Tab
delimited)”
Criar por Upload
25
Upload do ficheiro
Se o ficheiro for correctamente
preenchido, aparecerá este
ecrã, senão os erros
detectados no ficheiro serão
listados neste ecrã
Esta requisição passará
automaticamente para em
composição, é apenas
necessário ao utilizador
submete-la para validação
Criar por Upload
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Submeter
Acedendo pelo menu das
requisições no estado em
composição, a requisição
criada por upload pode ser
submetida
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Índice
Personificação do Utilizador1
Documentos Modelo
Criar Requisição2
4
Criar por Upload3
Gerir Requisições5
Relatórios6
Documentos Modelo
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Criar Documento Modelo
Os documentos modelo, são
criados quando se submetem
as requisições
Caso seja desejado basta
preencher o campo com o
nome para guardar a
requisição
Documentos Modelo
29
Consultar Documento Modelo
Acedendo pelo Menu dos
Documentos Modelo,
Requisições
Na lista dos documentos
pode-se escolher uma
requisição, para editar ou
utilizar
Documentos Modelo
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Documento Modelo
A partir de um documento
modelo, é possível edita-lo,
criar um novo documento
modelo baseado neste ou
criar uma requisição
Documentos Modelo
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Editar Documento Modelo
Pode-se editar os
documentos modelos,
adequando qualquer
informação contida nas
requisições às necessidades
actuais
Ao fazer guardar, sem alterar
o nome do documento,
actualiza o documento de
origem
Se ao guardar, for alterado
nome do documento modelo
é criado um novo documento
modelo (mantendo o original
intacto)
Documentos modelo
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Utilizar Documento Modelo
Permite criar uma requisição,
baseada num documento modelo
clicando no botão “Utilizar”
Esta requisição passa
imediatamente para o estado “Em
Composição”, podendo ainda
assim ser alterada (adicionar ou
eliminar Itens, alterar ou adicionar
Centros de Custo, entre outros)
antes de ser submetida
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Índice
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Documentos Modelo4
Personificação do Utilizador1
Criar Requisição2
Criar por Upload3
Relatórios6
Gerir Requisições
Gerir Requisições
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Gerir Requisições
O criador da requisição, pode
ainda editar ou eliminar as
suas requisições enquanto
estas estiverem nos estados
“Em Composição”
Se uma requisição estiver
“Submetida”, o seu criador
pode apenas recusar, editar
ou cancelar ou itens incluídos
na requisição mas já não
pode neste estado adicionar
novos itens a encomenda
Gerir Requisições
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Estado “Em Composição”
Acedendo a lista de
requisições neste estado, é
ainda possível antes de
submeter para aprovação
editar, eliminar e adicionar
itens, alterar os detalhes de
facturação, morada de
entrega, fluxos de aprovação
Para proceder a qualquer
uma desta alterações, basta
seleccionar a requisição
pretendida e clicar num dos
botões “Editar” disponíveis
ao longo da página, ou no
link para “Adicionar Itens”
Gerir Requisições
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Estado “Submetidas”
O utilizador para requisições
neste estado, pode editar ou
eliminar as linhas que
constituem a requisição, não
pode adicionar novos itens
Pode ainda introduzir algum
comentário (ou até mesmo
anexar um documento a
requisição) que considere
relevante quer para o
aprovador ou para o fornecedor
(isto é feito em campos
diferentes mas o aprovador
consegue visualizar ambos)
Caso deseje que esta
requisição não seja aprovada
pode ainda clicar em
“Recusar”, onde
obrigatoriamente terá de
especificar a razão de tal
intenção (passando a
requisição a constar no
“Histórico”)
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Índice
Relatórios6
Documentos Modelo4
Personificação do Utilizador1
Criar Requisição2
Criar por Upload3
Gerir Requisições 5
Relatórios
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Relatórios
Os relatórios, permitem obter
um registo das actividades
realizadas na aplicação
Acedendo ao menu de
Relatórios, clicando em
“Relatórios de Actividade”
Depois selecciona-se, o tipo
de relatório, é mostrada uma
ligeira descrição de acordo
com a selecção anterior e
depois para visualizar o
relatório clica-se em
“Executar Relatório”
Relatórios
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Detalhes do Relatório
É necessário introduzir
alguns dados referentes ao
utilizador e o período de
tempo que o relatório deverá
reportar
Como o volume de
informação é normalmente
bastante elevado, surge um
ecrã de espera, enquanto o
relatório é gerado
Campos obrigatórios
Relatórios
40
Relatórios
Depois de carregado, o
relatório encontra-se pronto
para exportar
O ficheiro do relatório é
aberto em Microsoft Excel e
aqui pode-se consultar o
relatório gerado com base
nos dados anteriormente
submetidos
Contactos
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Em caso de dúvida, ou sugestão:
Contacte-nos por:
Telefone: 707 101 249
Em@il: [email protected]
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2790-114 Carnaxide
