__________________________________ CAPES/MEC Diretoria de Avaliação – DAV

COLETA DE DADOS 12.0

Manual Simplificado

Atualizado em Janeiro/2012

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Fundação CAPES Presidente Jorge Almeida Guimarães Diretor de Programas e Bolsas no País Emídio Cantídio de Oliveira Filho Diretor de Gestão Fábio de Almeida Vaz Diretor de Avaliação Livio Amaral

Coordenação de Gestão da Informação – CGI/CGAP/DAV

Cássia Cristina Donato – Coordenadora

Maria Goretti de Lacerda Maciel – Coordenadora Substituta

Tereza Lúcia Pereira Gonçalves – Secretária

Elenita Alves de Moura

Francisco das Chagas Gonçalves Loiola

Gerson de Sousa Filho

Gustavo Leandro Tutida

Kênia Jaqueline Gonzaga

Livia Rejane Miguel Amaral

Luis André de Carvalho Losi

Lurde Bispo

Paula Leite Cunha e Melo

Sílvia Akemi Fujikura

Telefones para contato:

(61) 2022-6471 / (61) 2022-6473 / (61) 2022-6475

(61) 2022-6479 / (61) 2022-6472 / (61) 2022-6452

E-mail: coleta@capes.gov.br

Endereço Postal

Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior - CAPES Diretoria de Avaliação - DAV Coordenação de Gestão da Informação - CGI Setor Bancário Norte - Quadra 02 Bloco "L" Lote 06 - 6º Andar CEP: 70040-020 Brasília – DF

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ÍNDICE

1. DOCUMENTOS ........................................................................................................................... 5 1.1 PROGRAMAS............................................................................................................... 5

1.1.1 Dados do Programa.......................................................................................................... 5 1.1.2 Endereço ......................................................................................................................... 6 1.1.3 Áreas de Concentração .................................................................................................... 6 1.1.4 Financiadores .................................................................................................................. 6

1.2 CURSOS ...................................................................................................................... 7 1.2.1 Dados Básicos ................................................................................................................. 7 1.2.2 Áreas de Concentração .................................................................................................... 7 1.2.3 Áreas Afins ...................................................................................................................... 8

1.3 CADASTRO .................................................................................................................. 8 1.3.1 CADASTRO DOCENTE.................................................................................................... 9 1.3.1.1 Dados Pessoais ............................................................................................................... 9 1.3.1.2 Titulação ........................................................................................................................ 10 1.3.1.3 Vínculo com a IES.......................................................................................................... 10 1.3.1.4 Atuação Acadêmica........................................................................................................ 11 1.3.2 CADASTRO DISCENTE ................................................................................................. 11 1.3.2.1 Dados Pessoais ............................................................................................................. 12 1.3.3 CADASTRO PARTICIPANTE EXTERNO......................................................................... 13 1.3.3.1 Dados Pessoais ............................................................................................................. 14 1.3.3.2 Titulação ........................................................................................................................ 14

1.4 PROPOSTA DO PROGRAMA ...................................................................................... 14 1.5 LINHAS DE PESQUISA ............................................................................................... 15 1.6 PROJETOS ................................................................................................................ 16

1.6.1 Identificação................................................................................................................... 16 1.6.2 Equipe........................................................................................................................... 17 1.6.3 Financiamentos .............................................................................................................. 17

1.7 DISCIPLINAS.............................................................................................................. 17 1.8 TURMAS .................................................................................................................... 18

1.8.1 Dados Básicos ............................................................................................................... 18 1.8.2 Docentes ....................................................................................................................... 18

1.9 TRABALHOS DE CONCLUSÃO ................................................................................... 18 1.10 PRODUÇÃO INTELECTUAL........................................................................................ 19

1.10.1 Identificação................................................................................................................... 20 1.10.2 Detalhamento................................................................................................................. 20 1.10.3 Contexto ........................................................................................................................ 20 1.10.4 Vínculo .......................................................................................................................... 21

1.11 FLUXO DISCENTE ...................................................................................................... 21 2. RELATÓRIOS............................................................................................................................ 22

2.1 RELATÓRIOS DE CONFERÊNCIA ........................................................................................ 22 2.2 RELATÓRIOS DE CONSOLIDAÇÃO...................................................................................... 22 3 UTILITÁRIOS ................................................................................................................. 23 3.1 IMPORTAÇÃO/EXPORTAÇÃO DE DADOS ............................................................................. 23

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3.1.1 Processo de importação ................................................................................................. 23 3.1.2 Processo de exportação ................................................................................................. 23 3.1.3 Importação do Cadastro de Discentes ............................................................................. 24

3.2 CÓPIA DE SEGURANÇA (BACKUP)..................................................................................... 24 3.3 VERIFICAÇÃO DE ERROS................................................................................................. 25 3.4 APROVEITAMENTO DE CURRÍCULO LATTES ........................................................................ 26

3.5 Instruções para inserir o ícone do aplicativo Coleta de Dados na área de trabalho........27

OBSERVAÇÕES GERAIS SOBRE O APLICATIVO COLETA DE DADOS 12.0

Ø Sistema informatizado desenvolvido com o objetivo de coletar informações dos

Programas de Pós-Graduação stricto sensu do país, para subsidiar a avaliação do

Sistema Nacional de Pós-Graduação (SNPG).

Ø A coleta de dados objetiva, ainda, prover a CAPES de informações necessárias ao

planejamento dos seus programas de fomento e delineamento de suas políticas

institucionais.

Ø Utilizar, preferencialmente, o navegador Mozilla Firefox para acessar a página de

instalação do aplicativo Coleta de Dados.

Ø O aplicativo Coleta de Dados depende do Software Máquina Virtual Java (JRE) versão

1.6 ou superior. Caso haja algum problema na instalação do Software Máquina Virtual

Java (JRE), que normalmente ocorre de forma automática, solicite auxílio ao suporte

técnico de sua Instituição.

Ø . O aplicativo Coleta de Dados foi testado, única e exclusivamente, em ambiente

operacional Windows XP. O uso do aplicativo em outros ambientes, tais como

Windows Vista, Windows 7 ou sistemas baseados em Linux, não é recomendado

Ø Apenas Programas de Pós-Graduação recomendados pela CAPES podem preencher o

Coleta de Dados.

Ø O aplicativo é fornecido somente em modo monousuário. Ou seja, somente um

usuário por vez poderá alterar os dados de um determinado Programa de Pós-

Graduação.

ATENÇÃO! Desde a versão 9.0 do aplicativo Coleta de Dados não é mais necessário

que a CAPES disponibilize arquivo específico para preenchimento das informações no

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ano base. Apenas programas novos ou que tiveram dados básicos alterados necessitam

baixar arquivos específicos para iniciar o preenchimento do relatório.

O próprio usuário, a partir do arquivo enviado no ano anterior, poderá rodar a rotina

para iniciar preenchimento do ano base clicando em “Utilitários”, item “Iniciar

Preenchimento do Próximo Ano”. Concluída a ação, utilizar a ferramenta “Muda Ano

Base”.

1. DOCUMENTOS

1.1 PROGRAMAS

Ø Consulta aos dados básicos do Programa, sendo que os campos Programa e Área

Básica são alterados apenas pela CAPES, em caso de inconsistências.

Ø Registro e alteração de informações gerais e comuns aos cursos do Programa.

Ø Composto por quatro fichas: Dados do Programa; Endereço; Áreas de Concentração;

Financiadores.

1.1.1 Dados do Programa

Ø Dados que constam na base de dados da CAPES, como código e nome do

Programa e sua área básica, não podem ser alterados no aplicativo. Em caso

de inconsistências, solicitar a CAPES correção do arquivo específico para

coleta de dados do Programa.

Ø Regime Letivo: divisão do ano acadêmico em períodos letivos.

• Anual - um período letivo anual - (1º)

• Bimestral - seis períodos letivos anuais - (1º, 2º, 3º, 4º, 5º e 6º)

• Quadrimestral - três períodos letivos anuais - (1º, 2º e 3º)

• Semestral - dois períodos letivos anuais - (1º e 2º)

• Trimestral - quatro períodos letivos anuais - (1º, 2º, 3º e 4º)

Ø Recomenda-se que o preenchimento do regime letivo seja feito antes do

preenchimento do documento Turmas.

ATENÇÃO! Parte das informações inseridas no documento Turmas pode

ser perdida, se houver necessidade de alterações no Regime Letivo posterior

a essa inserção.

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1.1.2 Endereço

Ø A informação nesse campo deve ser a mais completa possível.

Ø Atualizar sempre que necessário.

Ø Os dados solicitados são referentes ao Programa. Evitar endereços postais e

eletrônicos pessoais.

Ø Os dados do telefone devem incluir DDD.

1.1.3 Áreas de Concentração

Ø Exibe o conjunto das áreas de concentração cadastradas pelo Programa.

Ø Podem receber alterações, inclusões e exclusões.

Ø Definir a especificação do conjunto de áreas de concentração antes de iniciar

o registro de dados nos demais documentos.

ATENÇÃO! Alterações registradas no Coleta, relativas às áreas de

concentração do Programa, geralmente são originárias de mudanças na

proposta ou concepção de curso originalmente aprovada pela CAPES. Dessa

forma, embora os princípios constitucionais de autonomia universitária

permitam tais mudanças, recomenda-se que, antes de implementá- las, o

Programa utilize os canais de interlocução com as Comissões de Área, por

intermédio da CGAA (Coordenação-Geral de Avaliação e Acompanhamento

– cgaa@capes.gov.br), para garantir que a nova proposta/estrutura/concepção

dos Cursos ou Programa não afete negativamente a sua avaliação.

1.1.4 Financiadores

Ø As entidades que efetivamente desempenharam o papel de financiador e

estejam referidas em algum outro documento da aplicação precisam ser

previamente cadastradas neste documento.

Ø O aplicativo já disponibiliza alguns financiadores previamente cadastrados,

os quais não são habilitados para qualquer tipo de alteração ou exclusão.

Ø O fato de o Financiador estar listado nesse cadastro, não significa que ele

financiou o Programa no ano base, apenas possibilita que tais entidades

sejam indicadas como financiadoras de atividades específicas do Programa,

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tais como Trabalho de Conclusão de alunos ou Projeto de Pesquisa, nos

respectivos cadastros.

ATENÇÃO! O cadastro de financiadores do ano anterior será

disponibilizado para o preenchimento do ano base. É opção do Programa de

Pós-Graduação excluir, ou não, o registro de financiadores que não tenham

contribuído materialmente com o Programa a cada ano.

1.2 CURSOS

Ø Registro, consulta e alteração de informações e requisitos gerais dos cursos.

Ø Composto por três fichas: Dados Básicos; Áreas de Concentração; Áreas Afins.

ATENÇÃO! O conteúdo dos campos constantes nas fichas refere-se ao curso

selecionado na aplicação, conforme cursor. São exibidas (ou devem ser fornecidas)

informações exclusivamente pertinentes ao curso selecionado.

1.2.1 Dados Básicos

Ø Os dados exibidos estarão de acordo com o curso selecionado.

Ø Campo Coordenador: obrigatório; para cada curso deverá ser cadastrado

um coordenador. Utilizar o botão “coordenador” para seleção do docente

previamente cadastrado, que coordenou cada um dos níveis do curso.

Ø Campo Créditos para Titulação: Disciplinas/Trabalho de

Conclusão/Outros è informar o número mínimo de créditos exigidos nesses

quesitos para titulação dos discentes.

Ø Campo Equivalência Horas Aulas/Créditos: quantidade de horas aula

equivalente a 1 (um) crédito.

1.2.2 Áreas de Concentração

Ø Esta ficha destina-se à associação das áreas de concentração aos cursos,

dentre aquelas pertencentes ao Programa.

Ø Há uma ficha para cada curso (Mestrado Acadêmico, Doutorado ou

Mestrado Profissional).

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ATENÇÃO! Para alterar a situação da Área de Concentração de “Associada ao

Curso” para “Não Associada ao Curso”, é necessário que não haja disciplinas

vinculadas a essa Área.

1.2.3 Áreas Afins

Ø São cadastradas por curso. Por meio do botão “Selecionar Áreas Afins”, tem-

se acesso à Tabela de Áreas do Conhecimento. Essa tabela também está

disponível para consulta no sítio da CAPES:

www.capes.gov.br/avaliacao/tabela-de-areas-de-conhecimento.

1.3 CADASTRO

Ø Registro de informações sobre as pessoas referenciadas no aplicativo durante o ano

base.

Ø Em função da natureza de sua atividade e vínculo institucional, as pessoas que atuam

no Programa podem ser classificadas como: Docentes, Discentes ou Participantes

Externos.

Ø Ao ser aberta uma janela de cadastro aparecerá a Barra de Ferramentas com os

seguintes botões:

NOVO REGISTRO – Abre campo para inserção de novo cadastro.

EXCLUIR REGISTRO – Exclui as informações cadastradas.

SALVAR ALTERAÇÕES – Salva as informações cadastradas.

BUSCA REFERÊNCIAS – Essa função identifica todas as referências a uma

pessoa cadastrada, ou seja, informa onde a pessoa foi citada dentre os documentos da

base de dados.

ATENÇÃO! O botão “Busca Referências” pode ser utilizado quando for necessário

excluir uma pessoa do cadastro de pessoal, já que devem ser desfeitas todas as suas

referências, antes que o registro seja apagado da base.

TROCAR CATEGORIA – Essa função presta-se à alteração da categoria de

uma pessoa já cadastrada na aplicação. Pode ser utilizada para correção de

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cadastramento inapropriado ou alteração de cadastramento feito no ano base anterior,

em virtude de nova situação no ano base corrente.

ATENÇÃO! Na troca de categoria são perdidos os dados que constam nas fichas

da categoria original, caso esses não sejam requeridos pela nova categoria. Por

exemplo, ao se alterar um cadastro da categoria Docente para Participante Externo,

são definitivamente perdidos os dados adicionais que lhes são específicos. Se houver

necessidade de retorno da pessoa à categoria Docente os dados devem ser re-

digitados.

Procedimento para a Troca de Categoria 1. A mudança de categoria pode ser feita para qualquer cadastro. 2. Abrir o documento da categoria onde consta o registro e selecionar os dados

cadastrais de interesse. 3. Acionar a função Troca de Categoria, selecionar a categoria desejada e confirmar. 4. A tela de cadastro da nova categoria será exibida com os dados da pessoa. 5. Incluir os dados cadastrais obrigatórios na nova categoria. 6. Para conclusão da troca de categoria, acionar botão Salvar Alterações.

1.3.1 CADASTRO DOCENTE

Ø Devem ser cadastrados todos aqueles docentes que atuam de forma contínua

ou sistemática no Programa, ainda que, eventualmente, não possuam

atividades naquele ano base. (Ver Portaria nº 02, de 04 de Janeiro de 2012.)

Ø Composto por quatro fichas: Dados Pessoais; Titulação; Vínculo; Atuação

Acadêmica.

1.3.1.1 Dados Pessoais

Ø Nesta ficha são coletadas informações pessoais que identificam a pessoa

cadastrada na base de dados da CAPES.

Ø Como documento é exigido o número do CPF caso o docente, independente

da sua nacionalidade, seja da categoria Permanente ou Colaborador. Para a

categoria Docente Visitante, no caso de docentes estrangeiros que não tenham

CPF, a recomendação é que sejam informados o número do passaporte e o país

emissor. No caso de docente Visitante, se as informações sobre a

documentação da pessoa não estiverem disponíveis no momento do

preenchimento, o sistema irá gerar um código padrão que será utilizado em

todas as referências à mesma pessoa no ano base.

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ATENÇÃO! O registro do CPF ou de outro identificador deve ser tratado com

o máximo de atenção e cuidado, pois a ele são associados todos os dados

referentes às autorias e outras atividades pessoais, quando da incorporação e

tratamento desse registro na base de dados da CAPES.

Ø O campo Egresso deve ser marcado se o docente houver se titulado no

Programa, independente do nível.

1.3.1.2 Titulação

Ø Deve ser informada a titulação de nível mais elevado, dentre as opções:

Graduação, Mestrado, Doutorado e Notório Saber.

1.3.1.3 Vínculo com a IES

Ø Relação formal do docente com a IES.

Ø Caso o docente continue na IES no final do ano base, deverá ser registrado

“dezembro” (Dez) no campo “Mês Fim”.

Ø Existem quatro opções para o vínculo do docente com a IES, sendo:

a. Servidor Público/CLT: vínculo empregatício ativo.

b. Bolsa de Fixação: Docente recém-doutor que recebe bolsa. Não

possui outro vínculo formal com a IES.

c. Aposentado: Docente com atuação sistemática na IES da qual é

aposentado.

ATENÇÃO! A carga horária do aposentado deve ser a que mais se

aproxima do tempo dispensado com as atividades desenvolvidas na

IES.

d. Colaborador: Docente com atuação na IES da qual não seja servidor

público ativo ou celetista.

Ø Campo Carga Horária: Número de horas semanais de trabalho, estabelecido

no vínculo contratual do docente com a IES.

Ø Campo Categoria do Docente neste Programa: Escolher entre as categorias

Permanente, Colaborador ou Visitante. (Ver Portaria nº 02, de 04 de Janeiro

de 2012)

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1.3.1.4 Atuação Acadêmica

Ø Refere-se à atuação do docente no Programa.

Ø As informações da participação do docente nos cursos de Graduação são

apenas quantitativas. Esses cursos devem ser da IES à qual pertence o

Programa. Aqui prevalece a intenção de não atribuir uma conotação censitária

ao Coleta, já que seus objetivos restringem-se principalmente aos Programas

de Pós-Graduação.

Ø O campo Carga Horária Anual na Graduação registra a carga horária total das turmas ministradas no ano base. Aceita a inclusão de até quatro caracteres.

Ø No quadro referente ao Número de Orientações (Em 31 de Dezembro):

v Os campos Mestrado Acadêmico, Mestrado Profissional e Doutorado serão

preenchidos automaticamente pelo registro dos dados referentes aos

orientadores no Cadastro Discente.

v Os campos Tutoria, Monografia em Graduação e Iniciação Científica

devem ser preenchidos pelo usuário.

1.3.2 CADASTRO DISCENTE

Ø Devem ser registrados todos os membros do corpo discente do Programa de Pós-

Graduação que estejam nele matriculados.

Ø Os discentes matriculados em Programas Minter/Dinter são considerados alunos

regularmente matriculados no Programa de Pós-Graduação da Instituição

promotora. Sendo assim devem ser registrados nesse cadastro.

ATENÇÃO! Os discentes de cursos de Graduação da IES devem ser

registrados no Cadastro Discente apenas se tiverem citação nominal em algum

outro documento do Coleta, ou seja, se vinculados ao Programa em relação a

autorias, coautorias, projetos, entre outros.

ATENÇÃO! Discentes de Graduação de outra IES devem ser registrados no

Cadastro Participante Externo.

Ø Os discentes que se titularam, abandonaram ou foram desligados do Programa e

estão vinculados a projetos de pesquisa em andamento, serão enviados pelo

sistema, no próximo ano base, para o cadastro de participante externo.

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Ø Os discentes que se titularam, abandonaram ou foram desligados do Programa,

mas não se encontram vinculados a projetos de pesquisa em andamento, não

constarão do cadastro de participante externo, mas poderão ser aproveitados

através do botão “Aproveitamento do Ano Anterior” no cadastro de Participante

Externo.

1.3.2.1 Dados Pessoais

Ø Nesta ficha são coletadas informações que identificam a pessoa cadastrada na

base de dados da CAPES. Como documento, é facultada a escolha entre CPF

(para brasileiros ou estrangeiros residentes no Brasil) e Outro (para

estrangeiros que não tenham CPF).

Ø Para estrangeiros, a recomendação é que sejam informados o número do

passaporte e o país emissor. Se as informações sobre a documentação do

estrangeiro não estiverem disponíveis no momento do preenchimento, o

sistema irá gerar um código padrão que será utilizado em todas as referências

à mesma pessoa no ano base.

ATENÇÃO! O registro do CPF ou de outro identificador deve ser tratado

com o máximo de atenção e cuidado, pois a ele são associados todos os

dados referentes às autorias e outras atividades pessoais, quando da

incorporação e tratamento desse registro na base de dados da CAPES.

Ø Data da matrícula: Devem ser informados o mês e ano de início das

atividades para o discente da Pós-Graduação. Para o discente da

Graduação deve ser informada a data de matrícula no curso de

Graduação.

Ø Financiador: está habilitado para a indicação de bolsa de alunos da

Graduação e da Pós-Graduação. O preenchimento deste campo refere-se ao

financiador no final do ano base.

Ø Status do Discente: situação do discente no Programa, referente ao ano base

corrente. É composto pelas seguintes opções:

a. Abandonou: aluno da Pós-Graduação que abandonou o Programa,

por iniciativa própria;

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b. Desligado: aluno da Pós-Graduação que foi formalmente desligado

pelo Programa;

ATENÇÃO! O status deve conter a data referente ao abandono do

curso pelo discente.

c. Matriculado: aluno da Pós-Graduação formalmente vinculado a um

dos cursos do Programa; ou aluno da Graduação que tenha menção

nominal em outros documentos da aplicação;

ATENÇÃO! O Status do discente da Graduação será sempre

matriculado, tendo em vista que não há tratamento posterior no

Coleta de Dados para o referido discente - Campo desabilitado.

d. Mudança de nível com defesa de dissertação: aluno que defendeu

trabalho de conclusão de mestrado e ingressou no doutorado no

mesmo ano base.

ATENÇÃO! Deverá ser cadastrado o respectivo trabalho de

conclusão.

e. Mudança de nível sem defesa de dissertação: aluno que mudou de

nível de mestrado para doutorado automaticamente, sem defesa de

dissertação;

ATENÇÃO! Neste caso NÃO deverá ser cadastrado o respectivo

trabalho de conclusão.

f. Titulado: aluno do Programa de Pós-Graduação que defendeu

trabalho de conclusão no ano base.

ATENÇÃO! Deverá ser cadastrado o respectivo trabalho de

conclusão.

1.3.3 CADASTRO PARTICIPANTE EXTERNO

Ø Devem ser registrados neste cadastro apenas aqueles que tenham citação nominal

em outros documentos da aplicação como participação em bancas examinadoras,

autores, co-autores, e que não estejam incluídos nas categorias de discentes ou

docentes.

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Ø Caso seja necessário o aproveitamento do participante externo em outra categoria

o usuário deverá utilizar o botão Troca de Categoria.

Ø Composto por duas fichas: Dados Pessoais; Titulação.

1.3.3.1 Dados Pessoais

Ø Nesta ficha são coletadas informações que identificam a pessoa cadastrada

na base de dados da CAPES. Como documento, é facultada a escolha entre

o número do CPF (para brasileiros ou estrangeiros residentes no Brasil) e

Outro (para estrangeiros que não tenham CPF).

Ø Para estrangeiros, a recomendação é que sejam informados o número do

passaporte e o país emissor. Se as informações sobre a documentação do

estrangeiro não estiverem disponíveis no momento do preenchimento, o

sistema irá gerar um código padrão que será utilizado em todas as

referências à mesma pessoa, no ano base.

ATENÇÃO! O registro do CPF ou de outro identificador deve ser tratado

com o máximo de atenção e cuidado, pois a ele são associados todos os

dados referentes às autorias e outras atividades pessoais, quando da

incorporação e tratamento desse registro na base de dados da CAPES.

Ø Caso o participante externo tenha sido aluno do Programa sua condição de

Egresso pode ser indicada no check box.

Ø O campo origem refere-se à IES à qual o participante externo esteja

vinculado.

1.3.3.2 Titulação

Ø Deve ser informada a titulação mais elevada, entre as opções: Graduação,

Mestrado, Doutorado e Notório Saber, e o ano de obtenção desta titulação.

Ø Área de Conhecimento da titulação do participante externo.

Ø O campo instituição refere-se à IES onde o participante externo se titulou.

1.4 PROPOSTA DO PROGRAMA

Ø Registrar a concepção acadêmica do Programa, bem como críticas e sugestões

referente ao aplicativo e ao processo de avaliação.

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Ø Este documento é composto por 12 fichas, sendo elas:

1. Objetivos;

2. Integração com a Graduação;

3. Infraestrutura;

4. Atividades Complementares;

5. Trabalhos em Preparação;

6. Intercâmbios Institucionais;

7. Auto avaliação;

8. Ensino à Distância;

9. Outras Informações;

10. Críticas e Sugestões;

11. Produções mais Relevantes;

12. Solidariedade, Nucleação e Visibilidade.

Ø Os textos de cada uma das fichas, constantes da base de dados do ano anterior, estão

disponíveis para reaproveitamento e atualização no ano base corrente, acionando a

função “Aproveitamento do Ano Anterior”.

ATENÇÃO! O documento Proposta do Programa aceita a inserção de

aproximadamente 32.000 caracteres, em cada ficha do documento. Nas fichas que

possuem mais de um campo, deverão ser divididos 32.000 caracteres pela quantidade

de campos.

1.5 LINHAS DE PESQUISA

Ø Registro, consulta e alteração de informações gerais sobre as linhas de pesquisa

vigentes no ano base.

Ø A Linha de Pesquisa “Projeto Isolado” não poderá ser excluída.

Ø Composto por duas fichas: Identificação; Projeto.

ATENÇÃO! O campo “Descrição” da Linha de Pesquisa aceita a inserção de 250

caracteres. A ficha Projetos será atualizada automaticamente ao serem preenchidos os

campos do documento “Projetos”.

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1.6 PROJETOS

Ø Registro, consulta e alteração de informações gerais sobre os projetos do Programa,

desenvolvidos ou em desenvolvimento no ano base da Coleta de Dados.

Ø Pode ser vinculado a uma linha de pesquisa, enquadrar-se em uma das áreas de

concentração do Programa, ou pode ser um empreendimento independente destas.

Ø O projeto sem vínculo com qualquer uma das linhas de pesquisa do Programa pode ser

associado a uma linha de pesquisa virtual, denominada Projeto Isolado. Essa linha de

pesquisa é previamente cadastrada pelo sistema e não poderá ser excluída.

Ø Cada um dos projetos de pesquisa do Programa pode ou não ser relacionado com uma

das áreas de concentração do Programa.

Ø Devem ser cadastrados apenas os projetos de pesquisa dos docentes. Os projetos de

teses e dissertações dos alunos deverão ser lançados em Trabalhos de Conclusão,

quando finalizados.

Ø Composto por três fichas: Identificação; Equipe; Financiamentos.

1.6.1 Identificação

Ø Cadastramento de novo projeto ou consulta e alteração de dados do projeto

indicado.

Ø O campo Alunos Envolvidos buscará, automaticamente, a quantidade de discentes

cadastrados na equipe do projeto, referentes à Graduação, Mestrado Acadêmico,

Doutorado, Mestrado Profissional.

Ø O campo alunos envolvidos de Especialização continuará liberado para

preenchimento quantitativo, tendo em vista que o aplicativo não possui cadastro de

discentes da especialização.

ATENÇÃO! Se o projeto possui trabalhos no prelo (trabalhos a serem publicados),

pode ser entendido que ainda não foi totalmente concluído. Mantendo o projeto em

andamento, poder-se-á vincular o trabalho publicado, no ano seguinte, sem

necessidade de reinserir um projeto concluído para vinculá- lo à publicação.

Ø No documento Projetos, no campo “Descrição”, o número limite de caracteres é de

aproximadamente 10.000.

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1.6.2 Equipe

Ø Todos os membros da equipe devem ser registrados nessa ficha.

1.6.3 Financiamentos

Ø Presta-se à associação das entidades financiadoras do projeto.

ATENÇÃO! Estas entidades são cadastradas na aplicação, mediante a ficha

Financiadores, do documento Programas.

Ø Sugere-se que sejam informadas as entidades que contribuíram no ano base com

bolsas de estudo, bolsas de pesquisa ou outras formas de remuneração aos

docentes e alunos, e aquelas cujo apoio financeiro tenha sido relevante para o

desenvolvimento dos projetos de pesquisa.

1.7 DISCIPLINAS

Ø Registro, consulta e alteração de dados das disciplinas que compõem a estrutura

curricular dos cursos do Programa.

ATENÇÃO! Todas as disciplinas que fazem parte da grade curricular do Programa

deverão ser relacionadas neste documento, mesmo que não tenham sido ministradas

no ano base. Antes de operar o documento Disciplinas, recomenda-se ao usuário

completar os dados do documento Cursos.

Ø Composto por três fichas:

a. Dados da Disciplina: Serve para cadastramento das disciplinas dos cursos

do Programa.

b. Áreas de Concentração: Informa quais as disciplinas obrigatórias e não

obrigatórias para cada área de concentração.

c. Ementa / Bibliografia: Serve para registro de um resumo da ementa da

disciplina e da bibliografia básica ou recomendada para a disciplina.

Ø O sistema aceita inserção de disciplinas com crédito 0 (zero), desde o ano base

2007.

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1.8 TURMAS

Ø Para cada uma das vezes em que uma disciplina é ministrada no ano base, deverá

ser cadastrada uma Turma. Vários docentes podem compartilhar turmas de uma

disciplina.

Ø Dentre as disciplinas cadastradas na base de dados do Programa, são consideradas

como efetivamente ministradas no ano base aquelas para as quais há registro de

pelo menos uma turma.

ATENÇÃO! Neste documento são cadastradas apenas as turmas ministradas no

ano base.

Ø A caracterização de uma turma requer a indicação do período em que foi oferecida

e dos docentes que a ministraram.

Ø Composto por duas fichas: Dados Básicos; Docentes.

1.8.1 Dados Básicos

Ø No item “Período” são apresentadas opções de acordo com o preenchimento do

Regime Letivo no Documento Programas.

ATENÇÃO! O número de períodos nesse documento não poderá ser alterado.

Esta alteração deverá ser feita no Documento Programas, Ficha Dados do

Programa, Campo Regime Letivo.

1.8.2 Docentes Ø Devem ser registrados como docentes da turma todos aqueles que a ministraram.

Ø A aplicação requer o registro da fração da carga horária da disciplina,

correspondente à participação de cada docente.

Ø Nos casos em que mais de um docente tem participação percentual integral,

devem ser registradas turmas distintas.

Ø Todos os docentes de cada turma devem estar registrados na base de dados,

através do documento Cadastros.

1.9 TRABALHOS DE CONCLUSÃO

Ø Destina-se ao registro dos Trabalhos de Conclusão defendidos e aprovados nos cursos

de mestrado acadêmico, doutorado ou mestrado profissional do Programa, durante o

ano base.

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Ø Além de dados cadastrais e de catalogação bibliográfica, é requerido um conjunto de

informações complementares, cujo objetivo é relacionar os trabalhos de conclusão às

linhas de pesquisas, projetos, orientadores do Programa, financiadores e a intenção de

trabalho futuro dos titulados.

Ø Trabalhos de Conclusão não devem ser cadastrados como projetos dos respectivos

orientadores.

Ø Antes de operar o documento Trabalhos de Conclusão, recomenda-se ao usuário

completar os dados dos documentos Cursos, Linhas de Pesquisa e Projetos, bem

como registrar, no Documento Cadastro, todas as pessoas a terem referência nominal

no novo documento.

Ø O Documento Trabalhos de Conclusão é composto por nove fichas:

1. Identificação

2. Referência Bibliográfica

3. Resumo

4. Orientadores

5. Financiadores

6. Banca Examinadora

7. Atividade Futura

8. Contato

9. Áreas de Conhecimento

1.10 PRODUÇÃO INTELECTUAL

Ø Registro da Produção Bibliográfica, Técnica e Artística realizada no Programa.

Além de dados cadastrais e de catalogação, são requeridas informações adicionais,

com o objetivo de relacionar a produção intelectual às linhas de pesquisa e projetos,

bem como registrar seu vínculo com os trabalhos de conclusão realizados no

Programa.

Ø Devem ser registrados apenas trabalhos ou atividades efetivamente concluídos. No

caso da produção bibliográfica, registrar exclusivamente os trabalhos publicados.

Não devem ser registrados trabalhos apenas submetidos à publicação, mesmo que

aceitos ou com atividades ainda em andamento.

Ø Composto pelas fichas: Identificação; Detalhamento; Contexto; Vínculo.

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1.10.1 Identificação Ø São registrados os dados comuns a qualquer natureza ou tipo de produção

intelectual: o nome dos autores e o título da produção.

1.10.2 Detalhamento Ø Para cada tipo de produção, há um conjunto específico de campos de

detalhamento.

Ø Os campos de detalhamento da produção intelectual são apresentados no Capítulo

Tabelas do Manual do Usuário – Coleta de Dados 12.0.

Ø Para facilitar o registro de artigos publicados em periódicos e anais

especializados, a aplicação traz uma relação dos títulos dos veículos devidamente

padronizados, sendo composta atualmente por 30.754 títulos de periódicos e 6.899

de eventos.

ATENÇÃO! Apenas títulos inexistentes na Tabela Coleta devem ser digitados.

Esses títulos servirão de base para o Qualis e se cadastrados de forma

inconsistente poderão NÃO ser classificados no processo de qualificação da

produção do Programa.

ATENÇÃO! Não confundir o título do artigo com o título do periódico.

Ø O Programa pode ter até 2% de publicações em periódicos cadastradas sem ISSN.

Caso esse percentual ultrapasse, haverá alerta de erro durante a verificação.

Informando cidade e editora, esse percentual poderá ser de até 10%.

Ø Não é necessário digitar todo o nome do periódico ou evento para buscá-lo.

Digitando os primeiros caracteres do título o sistema fará uma busca e apresentará

as opções similares.

1.10.3 Contexto Ø São registrados os dados comuns a qualquer natureza e tipo de produção

intelectual. A produção deve ser contextualizada em relação às linhas e projetos

de pesquisa e às suas áreas de concentração. Devem ser registradas as áreas de

conhecimento nas quais a produção se insere.

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Ø No documento Produção Intelectual, Ficha contexto, ao colocar o cursor sobre o

nome do projeto, esse poderá ser visualizado de forma completa dentro de um

tooltip.

Ø A seleção das áreas de conhecimento é feita sobre a Tabela de Áreas do

Conhecimento, utilizada pela CAPES e por várias Agências de Fomento. Essa

tabela também está disponível para consulta no sítio da CAPES:

http://www.Capes.gov.br/avaliacao/tabela-de-areas-de-conhecimento.

1.10.4 Vínculo Ø Registro da relação da produção com trabalhos de conclusão. Esses podem ser de

Programas e/ou Instituições diferentes daquela a qual pertence a produção.

Ø A caracterização do vínculo exige que um dos autores da produção seja autor ou

orientador do Trabalho de Conclusão.

Ø O vínculo pode ocorrer com Trabalho de Conclusão concluído ou em

andamento.

1.11 FLUXO DISCENTE

Ø Destina-se à visualização das informações relativas ao corpo discente dos Cursos do

Programa.

Ø O fluxo de alunos é representado pela diferença entre entrada e saída de alunos

durante o ano base, considerados os novos e antigos, o número de titulações, a evasão

e a mudança de nível do mestrado para o doutorado.

Ø Os dados exibidos nesse documento são inferidos do documento cadastro Discente e

do documento Trabalhos de Conclusão. Portanto, qualquer inconsistência no fluxo

deve ser verificada nesses documentos.

ATENÇÃO! Possíveis causas de inconsistência no Fluxo Discente:

• Aluno, no cadastro Discente, com status de Titulado ou Mudança de

nível com defesa sem trabalho de conclusão cadastrado.

• Trabalho de conclusão do discente lançado sem alteração do status para

titulado ou mudança de nível com defesa.

• Aluno, no cadastro Discente, com status Mudança de nível sem defesa,

mas que possui trabalho de conclusão cadastrado.

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• Aluno, que no cadastro Discente, está com status Titulado cadastrado em

um nível e no Trabalho de Conclusão cadastrado em um nível diferente.

2. RELATÓRIOS

Ø O aplicativo disponibiliza dois tipos de relatórios: Relatórios de Conferência e

Relatórios de Consolidação.

2.1 Relatórios de Conferência

Ø Auxílio à verificação integral dos dados registrados. A disposição dos dados reflete,

com a fidelidade possível, a sua distribuição nas telas e janelas da aplicação.

Ø Apresenta doze opções de relatórios:

1. Programas

2. Cursos

3. Proposta de Programa

4. Cadastro

5. Docente

6. Discente

7. Linha de Pesquisa

8. Projetos

9. Disciplinas

10. Trabalhos de Conclusão

11. Produção Intelectual

12. Financiadores

2.2 Relatórios de Consolidação

Ø Reúnem dados registrados na base relacionados à pessoa cadastrada na categoria de

Docente.

Apresenta duas opções:

1. Docentes – Apresenta dados quantitativos referentes à Produção Intelectual,

Projetos e Orientações dos docentes.

23

2. Programas – Dados quantitativos do Programa referentes a Publicações,

Pesquisa, Trabalhos de conclusão, Tempo médio de titulação e Recursos

Humanos.

3 UTILITÁRIOS

3.1 Importação/Exportação de Dados

3.1.1 Processo de importação

Ø Essa função é utilizada para importar para o Aplicativo Coleta de Dados os

arquivos específicos contendo os dados dos Programas.

Ø A CAPES disponibiliza os arquivos específicos para os Programas novos que

irão preencher o aplicativo pela primeira vez e para os casos especiais, ou seja,

Programas que tiveram alteração nos seus dados básicos, tais como nome e área

de avaliação ou área básica, ou ainda tiveram um novo nível de curso

aprovado.

ATENÇÃO! A partir da versão 9.0 do Aplicativo Coleta de Dados não é mais

necessário que a CAPES disponibilize o arquivo específico para aqueles

Programas que enviaram arquivo no ano anterior e não tiveram dados básicos

alterados. O próprio usuário, a partir do arquivo enviado, poderá rodar a rotina

para iniciar preenchimento do próximo ano clicando em “Utilitários”, item “Iniciar

preenchimento do próximo ano”. Após a conclusão da rotina de autorização

automática da CAPES o usuário deverá clicar em “Muda Ano Base”.

Ø Os Programas que não tiverem o arquivo específico referente ao ano anterior

instalados em sua máquina deverão solicitar à Pró-Reitoria da IES ou órgão

equivalente o envio do arquivo específico do ano anterior. Após salvar o arquivo

no computador, acionar a rotina de importação.

3.1.2 Processo de exportação

Ø A transferência anual de dados para a CAPES é a principal finalidade do processo

de Exportação. Os dados devem ser transferidos inicialmente para a Pró-Reitoria

da IES à qual pertence o Programa e é a Pró-Reitoria que executa a atividade de

transferir o(s) arquivo(s) do(s) Programa(s) nela existente(s) à CAPES,

procedimento este realizado pelo sistema CAPESNet, o qual exige autenticação

por meio de senha.

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Ø O processo de Exportação transfere arquivos gerados pela aplicação, com as

informações registradas pelo Programa, para depósitos remotos: meio magnético

[pen-drive, disquete] ou eletrônico [via rede], e também para diretórios do disco

rígido, especificados pelo usuário.

Ø O processo de exportação pode ser executado sempre que necessário.

Ø O processo só é realizado se for satisfeito o critério de integridade referente aos

registros dos dados.

Ø Após o envio do arquivo através do sistema CAPESNet é imprescindível

acompanhar o status de processamento dele na página da CAPES.

3.1.3 Importação do Cadastro de Discentes

Ø Essa função permitirá ao usuário do Coleta de Dados importar as informações já

registradas no aplicativo Cadastro de Discentes. É um recurso auxiliar que não

impede a introdução dos dados de discentes diretamente no Coleta através da

digitação das informações.

Ø Os Programas deverão solicitar à Pró-Reitoria ou órgão equivalente da IES o

envio do arquivo do Cadastro de Discentes. Após salvar o arquivo no computador,

utilizar a opção “Importação/Exportação de Dados”. Clicar em “OK”, quando o

sistema finalizar a importação de dados e na sequência fechar a tela

Importação/Exportação de Dados. Verificar os dados importados no documento

Cadastro Discente do Coleta, completando e corrigindo os dados solicitados.

3.2 Cópia de Segurança (Backup)

Ø É expressamente recomendado que o usuário faça frequentemente cópias de

segurança dos dados informados no aplicativo.

Ø As cópias de segurança são feitas por meio de procedimentos semelhantes aos de

Exportação, sem que seja, no entanto, exigida a satisfação do critério de integridade.

25

Ø As cópias de segurança devem ser mantidas em diretórios distintos daqueles utilizados

pela aplicação Coleta de Dados. Preferencialmente, estes arquivos devem ser mantidos

em meios físicos distintos daquele que abriga a aplicação: outro disco rígido ou CDs,

etc.

Ø A cópia de segurança deve ser restaurada no item da árvore de pastas Cópia de

Segurança e não em Importação/Exportação de Dados.

Ø Ao gerar uma cópia de segurança (backup) será criado um arquivo identificado pelo

código do Programa com o primeiro dígito substituído pela letra B. A especificação da

identificação do arquivo gerado é a seguinte:

§ Arquivo: B200901171412_XXXXXXXX.001

§ B - referente a backup

§ 2009 – ano

§ 01 – mês

§ 17 – dia

§ 1412 – hora

§ XXXXXXXX.001 - Código do Programa

Ø Não se deve alterar o nome automaticamente gerado para cópia de segurança.

Ø Cópias de segurança (Backup) não devem ser enviadas à CAPES.

3.3 Verificação de Erros

Ø Como apoio ao usuário, a aplicação dispõe de um procedimento de Verificação de

Erros. Esse procedimento é automaticamente acionado antes da geração do arquivo de

exportação de dados.

Ø Para ter acesso à função Verificação de Erros, o usuário deve selecioná- la no item

Utilitários da barra de menu. Essa função verifica a existência de preenchimentos

incompletos ou inconsistentes em vários campos de diversos documentos. Da

verificação, podem resultar as seguintes situações:

• Erros Preenchimentos incompletos ou inconsistentes em alguns campos

selecionados para verificação, como exemplo a seguir:

Áreas de Concentração não vinculadas a Curso

Discentes sem trabalho de conclusão cadastrado

Programa sem proposta preenchida

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Essas ocorrências devem ser eliminadas antes da geração do arquivo de

exportação de dados.

• Avisos Possibilidade de preenchimentos incompletos ou inconsistentes em

campos selecionados para verificação. Essas ocorrências não impedem a

geração do arquivo de exportação de dados.

ATENÇÃO! Para a vinculação das Áreas de Concentração, Linhas e Projetos de

Pesquisa, o sistema não considera como erro, mas chama atenção nos Avisos no

momento da exportação.

3.4 Aproveitamento de Currículo Lattes

Ø Ferramenta desenvolvida para auxiliar o preenchimento do Aplicativo Coleta de

Dados.

Ø O uso dessa ferramenta é opcional.

Ø Ao utilizar a opção “Aproveita Currículo Lattes”, no Menu Utilitários, serão

importadas para o Aplicativo Coleta as produções docentes de Natureza

Bibliográfica, Técnica e Artística, referentes ao ano base.

Ø As produções aproveitadas na integração poderão ser visualizadas no Documento

Produção Intelectual após a conclusão da resolução de pendências.

Ø A atual interface de integração com o Lattes é composta por três fases, sendo elas:

Fase 1 - Relação das produções do docente.

Fase 2 - Resolução de pendências referente às produções do docente.

Fase 3 - Relação dos participantes da produção.

ATENÇÃO! No caso de produção correspondente ao tipo “Livro”, é

imprescindível observar o seguinte:

Todas as produções relativas a livros registradas no Currículo Lattes como

“Livros publicados/organizados ou edições” são importadas pelo Coleta como Tipo

“Livro” Natureza “Outro”. Em face disso, para a devida caracterização dessa

produção na base de dados da CAPES, o usuário deverá entrar no Documento

Produção Intelectual e especificar no campo “Natureza” uma das opções

disponibilizadas pelo Coleta: Capítulo, Coletânea, Texto integral, Verbete ou Outro.

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No caso das produções registradas no Currículo Lattes como “Capítulos de livros

publicados”, elas serão importadas pelo Coleta como Tipo “Livro” e Natureza

“Capítulo”.

ATENÇÃO! Ao importar o Currículo Lattes de um Docente, o sistema importará

todas as produções referentes ao ano base contidas no currículo, mesmo que exista

alguma produção onde o referido docente não seja o primeiro autor.

Nesse caso, o primeiro autor constará no Documento Produção Intelectual e será

inserido nos Cadastros de Participante Externo, Docente ou Discente, de acordo com a

categoria que se enquadre. O usuário deverá fazer os ajustes necessários no

Documento Produção Intelectual, informando corretamente a quem pertence a

produção.

3.5 Instruções para inserir o ícone do aplicativo Coleta de Dados na área de trabalho

Procedimento para colocar o ícone do aplicativo Coleta de Dados na área de trabalho utilizando (Windows XP).

Clicar no botão iniciar em seguida

Selecionar

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Abrirá a janela de seleção de execução deverá se digitado o seguinte javaws -viewer clicar em

OK

Aparecerão duas telas sobrepostas, selecionar a aplicação Coleta de Dados 12 conforme figura

abaixo e em seguida clicar no ícone . E o atalho para desktop será criado.

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