PLANILHA PARA CONTROLE DE FROTAS

MANUAL

Em primeiro lugar, obrigado por adquirir nossa Planilha, esperamos que seja muito útil

para seus negócios e auxilie no planejamento financeiro da sua empresa.

Na verdade, trata-se de uma Pasta de Trabalho, que é um conjunto de planilhas.

Esta Pasta de Trabalho é composta das seguintes planilhas:

1. Cadastro para Motoristas;

2. 120 Planilhas (uma para cada veículo)*;

3. Planilha “Consolidado”;

4. Planilha “Gráficos”.

SUMÁRIO

Habilitação das Macros...........................................................................Pg 2

Cadastro de Motoristas...........................................................................Pg 3

Controle de Pneus...................................................................................Pg 4

Controle de Óleo Lubrificante e Filtros...................................................Pg 5

Custos Variáveis (CV)..............................................................................Pg 6

Custos Fixos (CV) e Custos Totais...........................................................Pg 7

Consumo de Combustível.......................................................................Pg 8

Indicadores Financeiros e Parâmetros dos Indicadores.........................Pg 9

Consolidado............................................................................................Pg 10

Gráficos...................................................................................................Pg 11

* Dependendo do Modelo da Planilha.

Antes de começar a operar a Planilha, é necessário habilitar as Macros existentes na mesma. Proceda conforme as figuras 1 e 2, abaixo:

Figura - 1

Figura - 2

OBSERVAÇÃO IMPORTANTE: Todas as células marcadas com a cor amarelo claro deverão ser

preenchidas pelo operador da planilha. As células em branco estão com as fórmulas, elas

serão preenchidas pelo programa.

1. CADASTRO DE MOTORISTAS

Você poderá cadastrar todos os motoristas da empresa. Cada motorista está associado

à placa do seu veículo e esta placa irá no seu veículo correspondente. Veja os exemplos

(figuras 3 e 4):

Figura - 3

Figura - 4

Observação: Se a Carteira de Habilitação (CNH) do Motorista estiver vencida, irá

aparecer uma mensagem na planilha correspondente ao veículo dele. Observe o exemplo do

motorista Ricardo, cuja habilitação venceu em 25/01/2014:

Veja o aviso na Planilha relativa ao Veículo do motorista Ricardo:

2. CONTROLE DE PNEUS

Esta tabela dispensa explicações, é só observar os campos e fazer os lançamentos. Na última coluna da tabela será fornecido a Vida Útil Total dos pneus (em Km).

Figura - 6

Figura - 5

Todas as planilhas possuem a data atualizada (de hoje).

Figura - 7

3. CONTROLE DE ÓLEO LUBRIFICANTE E FILTROS

A planilha emitirá um aviso quando estiver próximo da troca de óleo lubrificante e filtros.

Também poderá ser registrada a quantidade de km rodados para a próxima troca.

O limite para troca de óleo lubrificante fica a critério do gestor da planilha. A título de

exemplo, esse limite poderá ser entre 1.000 e 2.000 km. Na figura abaixo, colocamos a troca

do óleo a cada 10.000Km e o aviso (Limite Km p/ Troca) com 2.000Km, ou seja, quando

faltarem 2.000Km para chegar ao limite de 10.000Km, a planilha emitirá um aviso (em

vermelho) “TROCAR ÓLEO E FILTROS”. Veja:

Depois que a troca for realizada, deverão ser preenchidos os campos “REALIZADO EM” e “KM”

(que foi com quantos Km a troca foi realizada). Quando a troca do óleo for feita e lançada na

tabela, no campo “STATUS” aparecerá a palavra “OK”. Veja:

Figura - 8

Figura - 9

4. CUSTOS VARIÁVEIS (CV)

Antes da tabela dos CV deverão ser colocados os valores correspondentes ao Faturamento (com dia e mês correspondente).

Nessa tabela serão lançados todos os Custos Variáveis (CV) da empresa. Custos Variáveis, como o próprio nome diz, são aqueles que “acompanham” as operações da empresa e variam conforme as atividades. Regra geral, se o veículo rodar muito, os CV aumentarão, se rodar pouco, esses custos serão menores.

Ao final da tabela dos CV (na parte de baixo) teremos os totais de todos os gastos variáveis, por item (combustível, óleo lubrificante, pneus, filtros, etc).

Veja, na imagem abaixo, o preenchimento dessa tabela:

Na tabela acima (Figura – 9), os itens: “DESCRIÇÃO DOS SERVIÇOS”, “DESCRIÇÃO PEÇAS”

e “DESCRIÇÃO PNEUS” trazem uma lista de opções para o usuário escolher, dependendo da

operação. Veja:

Figura - 10

Figura - 11

5. CUSTOS FIXOS(CF) E CUSTOS TOTAIS (CF) + (CV)

Nessas tabelas teremos o total gasto com Custos Fixos (que deverão ser somados e colocados na tabela correspondente). Os Custos Fixos (CF) são aqueles que, mesmo que a empresa deixe de operar por algum(ns) dia (s) eles deverão ser pagos, ex.: Salário dos motoristas, Seguros, Licenciamento, FGTS, etc.

Custos Totais (CT) é a soma dos Custos Variáveis (CV) com os Custos Fixos (CF).

Esses Custos Totais irão também aparecer no resumo dos ganhos do veículo,

juntamente com o Faturamento e o Resultado (diferença entre o Faturamento e os Custos

Totais) conforme figura - 12:

Figura - 12

Figura - 13

O resumo acima também é visualizado, em cada veículo, através de um gráfico. Veja:

6. CONSUMO DE COMBUSTÍVEL Nessa tabela existem alguns detalhes importantes: KM – Registre, de acordo com o hodômetro do veículo, a quilometragem inicial; LITROS – Registre com quantos litros o veículo foi abastecido; PARÂMETRO MÉDIA CONSUMO - As células que contém os números “1,5” e “3,5” definem o intervalo aceitável para o consumo do veículo. Abaixo de 1,5 e acima de 3,5 poderá ser um indicativo de alguma alteração no veículo, digna de verificação. Esse parâmetro poderá ser modificado pelo operador da Planilha. KM RODADO – Não precisa ser preenchido, a planilha fornecerá automaticamente os Km rodados. LITROS POR KM – Também não precisa ser preenchido. Esse campo trará uma média de consumo do veículo (que deverá estar dentro do intervalo definido, que é o PARÂMETRO MÉDIA CONSUMO); DESEMPENHO – Aparecerá uma “carinha” feliz quando o consumo estiver dentro do PARÂMETRO, e uma “carinha” triste quando o mesmo estiver fora do intervalo previsto. Veja o exemplo abaixo:

Figura - 14

Figura - 15

Ao final da Tabela Consumo de Combustível teremos os totais de: Combustível utilizado (em Litros), distância percorrida (em Km), Consumo Médio (litros por Km) e o Desempenho Médio Geral. Veja:

Observação: Na primeira linha da tabela Consumo de Combustível, os campos “Km

Rodado”, “Litros por Km” e “Desempenho” não estarão preenchidos, isso é normal, pois é

necessário o registro da quilometragem de chegada para que os cálculos sejam efetuados.

7. INDICADORES FINANCEIROS E PARÂMETRO DOS INDICADORES

Nessa tabela, teremos as seguintes informações: INVESTIMENTO INICIAL – Informe qual o Capital Inicial investido no veículo. Este capital é composto do valor aplicado na compra do caminhão/carreta mais as despesas pré-operacionais necessárias para o veículo iniciar suas atividades. LUCRATIVIDADE – É o resultado da divisão entre o “Resultado” e o “Faturamento”. Traz uma ideia de quanto sobra para o empresário após serem deduzidos todos os custos. No exemplo abaixo (7,5%), quer dizer que a cada R$ 100,00 recebidos, R$ 7,50 ficam “livres” para o empresário. Quanto maior esse índice, melhor. RENTABILIDADE – É o retorno sobre o Investimento Inicial. É o resultado da divisão entre o Lucro Mensal (Estimado) e o Investimento Inicial. Quanto maior esse índice, melhor. PARÂMETRO – Traduz o intervalo em que a LUCRATIVIDADE e a RENTABILIDADE

estarão dentro dos padrões estabelecidos pelo empresário. No exemplo abaixo, colocamos

uma Lucratividade ideal entre 6% e 10% (mensal) e uma Rentabilidade entre 2% a 4%. Se os

valores estiverem nesse intervalo (ou acima) aparecerá a palavra ATRATIVO, se estiver abaixo

desse parâmetro, aparecerá NÃO ATRATIVO. Veja na figura - 15:

Figura - 16

PAYBACK - Traz uma ideia sobre o tempo em que o empresário recuperará o valor investido no negócio (para cada veículo). É o resultado da divisão entre o Investimento Inicial e a Estimativa de Lucro Mensal. Para esse índice, quanto menor, melhor.

BOTÕES: Consolidado e Gráficos A qualquer momento, se o usuário desejar ir para a Planilha “Consolidado” ou “Gráficos” poderá fazê-lo de forma dinâmica, apenas clicando no botão correspondente. Veja:

8. CONSOLIDADO

Esta planilha é de suma importância para o controle da frota. Ela traz, de forma consolidada, o Faturamento, as Despesas e o Resultado (geral e mensal) de todos os veículos. Observe que no exemplo abaixo o mês de março apresentou resultado negativo, pois as despesas (totais) superaram as receitas (faturamento):

Figura - 17

Figura - 18

Figura - 19

Se o operador quiser saber o total de cada veículo, basta ir para o final da tabela que encontrará todos os valores. Observe:

Ainda na planilha Consolidado, temos duas opções práticas para o usuário: 1ª) A qualquer momento, se desejar mudar para a planilha “Gráficos”, é só clicar no botão correspondente; 2ª) Se o usuário desejar verificar qualquer veículo (do 1 ao 120, dependendo da versão da planilha), ele poderá fazê-lo clicando na figura do “caminhão azul”, que fica na frente dos veículos. Veja:

9. GRÁFICOS Esta planilha traz um resultado consolidado, em forma de gráficos, dos seguintes itens: 1 – Resultado Financeiro – Traz o lucro (ou prejuízo) de todos os meses do ano (de todos os veículos);

Figura - 20

Figura - 21

2- Lucratividade: Retorno financeiro que o empresário alcançou, em termos percentuais, com o seu negócio. Traz os índices de lucratividade de todos os veículos. Observe, a título de exemplo, os gráficos apresentados na Figura – 20. Verifique que nos meses de março e dezembro as despesas suplantaram as despesas, trazendo como resultado o prejuízo. Em conseqüência disto, no gráfico da Lucratividade os meses de março e dezembro tiveram seus resultados abaixo de zero (consequência do prejuízo).

É interessante ressaltar que no mês de agosto, tanto o resultado quanto a lucratividade foram baixos (a lucratividade ficou abaixo de 2%, tornando o negócio, naquele mês, “Não Atrativo”). Veja todos esses detalhes na figura abaixo:

Qualquer dúvida, sugestão, reclamação ou elogio, favor entrar em contato: macielangelo@hotmail.com sandro_napole@hotmail.com Um forte abraço e que Deus te abençoe.

“Se com a tua boca confessares ao Senhor Jesus, e em teu coração

creres que Deus o ressuscitou dentre os mortos, serás salvo.” Rom 10.9

Figura - 22