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MANUAL DA QUALIDADE E FORMAÇÃO
CENTRO DE FORMAÇÃO
SECRETARIA- GERAL -MNE
INSTITUTO DIPLOMÁTICO
Elaborado Aprovado
Data:
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Ass:
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Índice
1 O Manual da Qualidade e Formação ............................................................................................... 4
1.1 Revisão do Manual ................................................................................................................... 4
2 O Instituto Diplomático e o Ministério dos Negócios Estrangeiros ................................................ 5
2.1 Localização ............................................................................................................................... 5 2.2 Missão ...................................................................................................................................... 6 2.3 Visão ......................................................................................................................................... 6 2.4 Política da Qualidade e da formação profissional .................................................................... 8 2.5 Princípios, crenças e valores .................................................................................................... 8 2.6 Responsabilidade e Autoridade ............................................................................................. 10
2.6.1 Organograma................................................................................................................. 10
2.6.2 Descrição das funções ................................................................................................... 11
3 A Atividade Formativa ................................................................................................................... 15
3.1 Destinatários preferenciais .................................................................................................... 15 3.2 Áreas de educação e formação .............................................................................................. 15 3.3 Modalidades de formação ..................................................................................................... 15 3.4 Formas de organização da Formação .................................................................................... 15 3.5 Instalações e recursos materiais ............................................................................................ 17
3.5.1 Instalações ..................................................................................................................... 17
3.5.2 Plataforma E-learning – Moodle ................................................................................... 22
4 Sistema de Gestão da Qualidade e da Formação Profissional ...................................................... 23
4.1 Âmbito do Sistema de Gestão da Qualidade e da formação profissional .............................. 23 4.2 Identificação de SUBSISTEMAS, Processos, Interação e Monitorização ................................ 23 4.3 Subsistema Planeamento Estratégico .................................................................................... 24 4.4 Subsistema de Gestão de Recursos ........................................................................................ 25 4.5 Subsistema de Gestão da Qualidade ...................................................................................... 27 4.6 Subsistema de Gestão da Formação ...................................................................................... 28
4.6.1 Processo Diagnóstico de Necessidades Formativas ...................................................... 29
4.6.2 Processo Conceção e Desenvolvimento de Formação .................................................. 30
4.6.3 Processo Planeamento e Organização da Formação .................................................... 32
4.6.4 Processo de Execução da Formação ............................................................................. 33
4.6.5 Processo Avaliação e/ou certificação da Formação ...................................................... 34
4.7 Subsistema de Consultoria de gestão Pública ........................................................................ 35
5 Pagamentos e Devoluções............................................................................................................. 36
5.1 Pagamentos ............................................................................................................................ 36
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5.2 Devoluções ............................................................................................................................. 36 5.3 Desistências ............................................................................................................................ 36
6 Tratamento de Reclamações ......................................................................................................... 36
Anexo A – Estrutura do DTP da formação presencial ............................................................................ 37
Anexo B – Estrutura do DTP da formação e-learning............................................................................. 38
Anexo C – Procedimentos ...................................................................................................................... 39
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1 O MANUAL DA QUALIDADE E FORMAÇÃO
Os principais objetivos do presente documento, são:
Definir o Sistema de Gestão da Qualidade e da Formação Profissional do Centro de Formação (CF) do Instituto Diplomático (IDI);
Especificar as etapas da atividade formativa. Consultoria de Gestão Pública
O presente Manual está elaborado de acordo com os requisitos da norma NP EN ISO 9001 e dos requisitos da DGERT, sendo a sua aprovação do Secretário-Geral ou do Secretário-Geral Adjunto, quando com competências delegadas para o efeito.
O Manual deve ser interpretado e visto por todos os colaboradores do IDI, como um elemento orientador e descritivo da organização funcional, das responsabilidades, das competências e procedimentos em harmonia com o Sistema de Gestão da Qualidade do Centro de Formação.
A revisão e alteração do presente Manual são efetuadas quando se justificar.
O Manual está disponível eletronicamente para todos os colaboradores.
Qualquer cópia, ou impressão do ficheiro poderá correr o risco de ficar desatualizada face ao ficheiro atualizado disponível no servidor.
Sempre que seja aprovada alguma alteração ao Manual, esta será comunicada por correio electrónico / comunicação interna a todos os colaboradores.
1.1 REVISÃO DO MANUAL
REVISÃO DATA ALTERAÇÕES
01 17/12/2012 Redação do Manual
02 18/09/2013 Alteração do texto em função da abordagem à norma NP 4512
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2 O INSTITUTO DIPLOMÁTICO E O MINISTÉRIO DOS NEGÓCIOS
ESTRANGEIROS
No âmbito do Compromisso Eficiência, o XIX Governo Constitucional determinou as linhas gerais do Plano de Redução e Melhoria da Administração Central (PREMAC) para o MNE, por força da entrada em vigor do Decreto-Lei n.º 121/2011, de 29 de dezembro. O Decreto Regulamentar n.º 10/2012, de 19 de janeiro, determina a sua Lei orgânica, e consequentemente a orgânica da Secretaria-Geral, serviço central da administração direta do Estado, dotado de autonomia administrativa, do qual o Instituto Diplomático faz parte como serviço integrado.
A missão da Secretaria-Geral, entre muitas outras, compreende estudar, programar e coordenar a aplicação de medidas tendentes a promover, de forma permanente e sistemática, a inovação, a modernização e a política de qualidade e da formação profissional no âmbito do MNE, assim como toda a formação do seu pessoal.
O Instituto Diplomático, criado a 24 de Fevereiro de 1994, inclui, nas suas atuais competências, assegurar a formação de alto nível do pessoal diplomático e das carreiras dos quadros do Ministério.
Neste sentido, definida a missão, atribuições e forma de organização interna da Secretaria-Geral do Ministério dos Negócios Estrangeiros, e verificada a necessidade de desenvolver aquele decreto regulamentar, foi determinada a estrutura nuclear e estabelecido o número máximo de unidades flexíveis do serviço e as competências das respetivas unidades orgânicas nucleares, com a entrada em vigor da Portaria n.º 33/2012, de 31 de janeiro, que determinou, para o Instituto Diplomático, uma Unidade Flexível, posteriormente consubstanciado no Despacho 3368/2012, de 7 de Março, com a criação da Divisão de Arquivo e Biblioteca.
Tendo em consideração as conclusões do Grupo de Trabalho em 12 de julho de 2012, foi criado o Centro de Formação do Ministério dos Negócios Estrangeiros / Instituto Diplomático por Despacho do Senhor Secretário-Geral, em 18 de agosto de 2012, como uma equipa de projeto que tem como atribuições essenciais a prestação de serviços de suporte ao MNE, designados por serviços partilhados, no âmbito da política de formação e qualificação do capital humano e o desenvolvimento organizacional, assumindo como eixo prioritário, a qualidade dos serviços prestados e cumulativamente a racionalização de custos
2.1 LOCALIZAÇÃO
O Centro de Formação do MNE / IDI, localiza-se no Palácio das Necessidades, Largo Rilvas, 1399-030 Lisboa, com entrada pela Rua das Necessidades, 1350-218 Lisboa.
Mapa
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2.2 MISSÃO
Prestação de serviços partilhados ao MNE, nas áreas da Formação e do Desenvolvimento Organizacional, na ótica do Cliente/Utilizadores, e assente nos princípios da Eficiência / Eficácia / Economia.
Na Missão definida para o Centro de Formação é dado enfase às três funções que caracterizam atualmente o conceito de serviços partilhados: qualidade do serviço prestado, racionalização de custos e inovação. Este conceito aplica uma dinâmica de trabalho colaborativo, no qual, atento o PREMAC, a formação e qualificação do capital humano e o desenvolvimento organizacional dos serviços do MNE são executados por uma única unidade especializada, o Centro de Formação, desenhada para promover eficiência, criação de valor, redução de custos e melhoria da qualidade de serviço.
O Centro de Formação, propõe-se estudar e apresentar as linhas estratégicas de desenvolvimento organizacional do Ministério em matéria de boas práticas de gestão pública, e contribuir para uma definição e implementação das linhas estratégicas da política de formação e qualificação dos funcionários do MNE, apresentando como objetivos estratégicos:
Disseminar as melhores práticas de gestão pública na ótica dos serviços partilhados de Formação e Desenvolvimento Organizacional
Fomentar a Gestão do Conhecimento Valorizar a Formação e o Desenvolvimento Organizacional Definir um posicionamento Estratégico do Centro de Formação /MNE/IDI enquanto serviço
público
No âmbito da formação, alicerça o seu trabalho na definição e construção de baterias de competências críticas para o diferente pessoal do MNE, que proporcionem a implementação de uma política de formação, numa lógica: Inicial, de Aperfeiçoamento ou de Especialização. Assente no estudo dos perfis de competências das diferentes carreiras do MNE, com análise das funções e responsabilidades, numa perspetiva de aprendizagem continuada e sistematizada e da procura, sempre, de melhores performances. Tendo em vista proporcionar o desenvolvimento organizacional no MNE, articula o seu trabalho em consultoria interna para implementação das melhores práticas de gestão pública, com políticas de qualidade
2.3 VISÃO
Ser organização de referência e financeiramente sustentável, na perspetiva de prestação de Serviços Partilhados de Formação e Desenvolvimento Organizacional da Administração Pública.
Pretendeu-se que a Visão seja específica, concretizável mas também ambiciosa, bem como inspiradora e motivante, de forma a mobilizar todos os colaboradores no sentido de a alcançar.
O Centro de Formação pretende ser uma Unidade Orgânica do Instituto Diplomático, no âmbito da formação e desenvolvimento organizacional, sustentando o intercâmbio de pessoas, conhecimentos e culturas que acrescente valor e potencie resultados, contribuindo para a projeção dos serviços a nível nacional e internacional.
Projeção Nacional e Internacional – desenvolvimento sustentado e estratégico da imagem de prestígio, qualidade e “marca” do Instituto Diplomático no âmbito da sua atuação, com especial enfase na vertente da política de formação e desenvolvimento organizacional
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Inovação e intercâmbio – Inovador na construção e benchmarking de boas práticas organizacionais no âmbito das políticas públicas, enquanto consultor, com espaço de partilha, debates, e avaliação de resultados das mesmas;
Oportunidades e Parcerias – através de novos projetos de parcerias nacionais e internacionais e da criação de atividades de ligação à sociedade que permitam o fluxo de conhecimento com entidades congéneres, universidades e restante setor público e privado;
Custos e benefícios - A redução de custos é um valor nuclear que o Centro de Formação assume, numa lógica de serviços partilhados, em resultado de uma melhoria na gestão dos processos, através da maximização da eficiência e a construção de economias de escala, podendo obter receita organizando a sua vertente comercial numa lógica de mercado.
Esta Visão corporiza a estratégia do Centro de Formação para o futuro próximo e os seus pontos fundamentais, refletindo os objetivos estratégicos identificados para a Organização. Têm destaque a atuação orientada para as necessidades dos clientes/utilizadores, a gestão do conhecimento, a valorização da formação e o desenvolvimento organizacional e a cooperação em rede de parcerias nacionais e internacionais. Na perspetiva de sedimentação da posição estratégica futura do Instituto Diplomático, enquanto organismo de referência em muitas das suas áreas de atuação, potenciando sinergias que proporcionem designadamente a partilha e gestão do conhecimento entre os diferentes stakeholders internos e externos ao MNE.
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2.4 POLÍTICA DA QUALIDADE E DA FORMAÇÃO PROFISSIONAL
Estabelecer um sistema de gestão integrado que aposte na qualidade dos serviços prestados pelo Centro de Formação, na ótica de serviços partilhados, no que se refere à elaboração de estudos e propostas a apresentar, enquanto unidade de consultoria interna, sobre as linhas estratégicas de desenvolvimento organizacional do Ministério, nomeadamente em relação às boas práticas de gestão pública, e contribuir para uma definição e implementação das linhas estratégicas da política de formação e qualificação dos funcionários do MNE. Implementar, manter e melhorar, de forma contínua, um Sistema de Gestão da Qualidade e da Formação Profissional.
Assegurar que a política da qualidade e da formação profissional estabelecida neste âmbito é comunicada, compreendida e seguida e totalmente aculturada. Demonstrar a conformidade para com normas nacionais e internacionais. Obter a certificação desse sistema de gestão por uma organização externa.
Competências relevantes do Centro Formação:
Posicionar-se enquanto unidade de consultoria interna com a elaboração de estudos e apoio na implementação das melhores práticas de gestão pública no MNE;
Gestão da formação, incluindo diagnóstico de necessidades, plano de formação e avaliação da formação, com recurso a meios inovadores e eficazes de formação;
Gestão de competências, através da caracterização dos perfis funcionais e perfis individuais dos trabalhadores do MNE e avaliação de competências, tendo por base as competências estabelecidas dos serviços;
Implementação de práticas gestionárias que suportem a procura da auto sustentabilidade, com recurso a fontes inovadoras de financiamento (QREN, POPH, SAMA, entre outros que venham a surgir com o nosso Orçamento Comunitário) e à comercialização da sua atividade;
Normalização e otimização dos processos;
Desenvolvimento de estudos e instrumentos estratégicos de apoio à gestão do desempenho, incluindo a construção de documentos de harmonização organizacionais de suporte técnico à implementação da gestão por objetivos;
2.5 PRINCÍPIOS, CRENÇAS E VALORES
Qualidade, Racionalização de Custos e Inovação
Os Valores refletem os conceitos culturais, éticos, sociais e comportamentais que o Centro de Formação – Instituto Diplomático respeita e sobre aos quais procura pautar a sua ação, quer na sua operação interna quer na interação com o meio exterior, neles integrando elementos inerentes ao contexto que se insere, o Ministério dos Negócios Estrangeiros.
Constituem-se como elementos motivadores que direcionam as ações da equipa, contribuindo para a unidade e a coerência do trabalho.
Os valores preconizados ao Centro de Formação Qualidade, Racionalização de Custos e Inovação pretendem balizar a conduta dos seus funcionários num quadro de valores que permitam uma ação
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adequada e responsável no quadro da Administração Pública, ao mesmo tempo que apela à formação de um enquadramento dirigido para os resultados.
Os referidos valores concorrem para a realização da Missão do Centro baseada nos princípios da Eficiência, Eficácia e Economia, numa articulação estreita ao modelo de uma Administração focalizada para o interesse público.
Os Princípios orientadores do Centro - Cultura de prestação de serviços; Disseminação de boas práticas; Normalização de processos; Avaliação por resultados – articulam-se com a Visão e os Valores, identificando as áreas nucleares da sua atividade.
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2.6 RESPONSABILIDADE E A
2.6.1 ORGANOGRAMA
Divisão de Arquivo e Biblioteca
Chefe de Divisão
(Despacho nº 3368/2012)
Dra Margarida Lages
Coordenador da Qualidade e
Comunicação
CQC
Informática
Serviços Externos ao Centro
Contabilidade
RESPONSABILIDADE E AUTORIDADE
Secretário-Geral
(Decreto Regulamentar nº10/2012)
(Despacho n.º 1996/2012, delegação de competências)
Embaixadora Ana Martinho
Instituto Diplomático
Diretora
(Decreto Regulamentar nº10/2012)Dra. Manuela Franco
Divisão de Arquivo e Biblioteca
Chefe de Divisão
(Despacho nº 3368/2012)
Dra Margarida Lages
CENTRO DE FORMAÇÃO
Chefe do CF / Gestor da Formação / Coordenador Pedagógico (CCF)
(Despacho Secretário Geral de 18 de Agosto de 2012)
Dra. Graça Gonçalves Pereira
Coordenador da Coordenador da Formação Presencial
CFP
Coordenador da Formação à
Distancia / Tutor
CFD
Coordenador da
Atendimento
AT
Serviços Externos ao Centro
Contabilidade
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CENTRO DE FORMAÇÃO
Chefe do CF / Gestor da Formação / Coordenador Pedagógico (CCF)
Despacho Secretário Geral de 18 de Agosto de
Dra. Graça Gonçalves Pereira
Coordenador da Consultoria de
Gestão
CCG
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2.6.2 DESCRIÇÃO DAS FUNÇÕES
2.6.2.1 COMISSÃO DA QUALIDADE, FORMAÇÃO E DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL (CQFDO)
Para além da estrutura existente no organograma acima existe a CQFDO, que é composta por:
Secretário-Geral / Secretário-Geral Adjunto Diretor Geral Adjunto do Departamento Geral de Administração Diretora do Instituto Diplomático Chefe do Centro de Formação
Órgão consultivo do Secretário-Geral no âmbito da Qualidade Formação e Desenvolvimento Organizacional, ao qual compete:
Colaborar na definição, implementação, monitorização e avaliação da política de Qualidade, formação e desenvolvimento do MNE
2.6.2.2 CHEFE DO CENTRO DE FORMAÇÃO / GESTOR DA FORMAÇÃO /COORDENADOR PEDAGÓGICO
(CCF)
Funções Gestão do Centro de Formação do MNE/IDI. Responsável pela política de formação e pela sua gestão e coordenação geral, assegurando:
O planeamento, execução, acompanhamento, controlo e avaliação do plano de atividades
A gestão dos recursos afetos à formação As relações externas relativas à mesma A articulação com os responsáveis máximos da entidade e com os
destinatários da formação A promoção das ações de revisão e melhoria contínua e a implementação
dos mecanismos de qualidade da formação Elaboração do relatório de revisão do SGQFP Interlocutor privilegiado com o Sistema de Certificação - garante que as práticas formativas implementadas na entidade estão em harmonia com os requisitos de certificação Responsável pela supervisão da gestão da formação e pela gestão pedagógica da mesma, assegurando:
A articulação com o gestor de formação Articulação com a equipa de formadores na fase de conceção dos
programas Acompanhamento pedagógico dos formandos e dos formadores na fase
de execução da ação A resolução de questões pedagógicas e organizativas das ações, entre outras
Requisitos Licenciatura Formação mínima de 150 horas em gestão e organização de formação e área pedagógica (preferencial) Formação mínima de 150 horas na área pedagógica ou profissionalização no ensino (preferencial) Três anos de funções técnicas em gestão e organização de formação
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(preferencial) Domínio da língua portuguesa – falada e escrita Fluência em inglês – falado e escrito
2.6.2.3
2.6.2.4 COORDENADOR DA QUALIDADE E COMUNICAÇÃO (CQC)
Funções Representante da Gestão para o Sistema de Gestão da Qualidade e Formação Profissional que, independentemente de outras responsabilidades, assume a responsabilidade e autoridade para:
Assegurar que os processos necessários para o SGQ e para o SGFP são estabelecidos, implementados e mantidos
Reportar à CQFDO o desempenho do SGQ e do SGFP e qualquer necessidade de melhoria, elaborando com regularidade anual um balanço da atividade formativa
Assegurar a promoção da consciencialização para com os requisitos dos formandos e demais partes interessadas em todo o CF
Assegurar o interface de comunicação com clientes e potenciais clientes no que concerne aos produtos de formação profissional fornecidos
Requisitos Licenciatura Formação na área da Qualidade
2.6.2.5 COORDENADOR FORMAÇÃO PRESENCIAL (CFP)
Funções Responsável pela dinamização dos projetos específicos de formação presencial, assegurando:
A conceção ou adaptação de programas, conteúdos e recursos pedagógicos adequados a essa forma de organização
O desenvolvimento pedagógico dos programas e conteúdos A conceção ou gestão das funcionalidades do sistema de gestão de
aprendizagem e conteúdos, suportado em plataforma tecnológica ou outros meios
As atividades de tutoria e de avaliação em formação presencial, entre outras
Requisitos Licenciatura Formação ou experiencia profissional mínima de 1 ano em organização ou gestão de formação presencial Domínio da língua portuguesa – falada e escrita
2.6.2.6
2.6.2.7 COORDENADOR FORMAÇÃO DISTANCIA / TUTOR (CFD)
Funções Responsável pela dinamização dos projetos específicos de formação à distância, assegurando:
A conceção ou adaptação de programas, conteúdos e recursos pedagógicos adequados a essa forma de organização
O desenvolvimento pedagógico dos programas e conteúdos A conceção ou gestão das funcionalidades do sistema de gestão de
aprendizagem e conteúdos, suportado em plataforma tecnológica ou outros meios
As atividades de tutoria e de avaliação em formação a distância, entre outras
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Requisitos Licenciatura Formação o experiencia profissional mínima de 1 ano em organização ou gestão de formação à distância Implementação de programas de formação e estratégias pedagógicas e formação à distância ou métodos e técnicas de tutoria em contexto de formação à distância Domínio da língua portuguesa – falada e escrita
2.6.2.8 COORDENADOR DA CONSULTORIA DE GESTÃO (CCG)
Funções Responsável pela dinamização de projetos associados à implementação de boas práticas de qualidade da gestão pública, nomeadamente em matérias relativas à gestão e avaliação do desempenho dos serviços:
Apoio Técnico em projectos organizacionais, como por exemplo na Definição dos Objetivos Estratégicos e Operacionais dos Serviços (QUAR), indicadores de desempenho, Metas, Pontos críticos, tolerâncias, considerando, análises estratégicas - SWOT, de envolvência externa e interna, com implementação de técnicas de Monitorização e Avaliação dos Resultados dos Serviços,
Outros projetos relacionados com novos modelos de gestão pública relacionados com as melhores práticas definidas param o setor público.
Requisitos Licenciatura Experiencia profissional mínima de 5 anos em organização ou gestão Implementação de projetos similares na Administração Pública Domínio da língua portuguesa – falada e escrita
2.6.2.9
2.6.2.10 FORMADORES (F)
Funções Responsáveis pela preparação e desenvolvimento pedagógico das ações de formação, assegurando:
A preparação do programa de formação A elaboração de recursos pedagógicos para desenvolvimento do
programa, como planos de sessão, manuais, exercícios, entre outros A monitoria das ações de formação, através da aplicação de métodos
pedagógicos adequados aos destinatários e objetivos da formação A aplicação de métodos e instrumentos de avaliação
Adequação de competências profissionais e pedagógicas para as áreas de educação e formação solicitadas para certificação
Requisitos Formação científica ou técnica e pedagógica nas áreas de educação e formação para a formação a desenvolver.(*) Experiência profissional mínima de 3 anos nas áreas de educação e formação desenvolvidas (para formadores que assegurem metade das horas anuais de formação) Domínio da língua portuguesa – falada e escrita (*) – Poderão ser desenvolvidas formações/cursos no MNE, cujo perfil dos formadores é específico para essas formações/cursos, quer devido à especificidade da atividade diplomática e consular, quer devido à necessidade de integrar formadores com competências técnicas e científicas de alto nível muito
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específicas. Para estas formações/cursos, o perfil do formador é definido caso a caso.
2.6.2.11 ATENDIMENTO (AT)
Funções Atendimento presencial e telefónico ao público Acolher o público e encaminha-lo para a pessoa a que se dirige
Requisitos 9º Ano de escolaridade/equivalente Formação específica para o cargo (Curso de Secretariado ou equivalente) Domínio da língua portuguesa – falada e escrita Fluência em inglês – falado e escrito
2.6.2.12 INFORMÁTICA (INF)
Funções Serviço Externo ao centro de Formação assegurado pela Divisão de Apoio à Informatização dos Serviços Periféricos Externos (DAISP)
Apoio à plataforma Moodle Proceder à preparação dos computadores dos formandos e à verificação
da sua conformidade. Assegurar o helpdesk tecnológico durante a formação
Requisitos 12º Ano de escolaridade ou equivalente Formação específica para o cargo (Curso de Informática ou equivalente) Conhecimento da plataforma Moodle
2.6.2.13 CONTABILIDADE (CT)
Funções Serviço Externo ao centro de Formação assegurado pelo Departamento Geral de Administração (DGA)
Requisitos 12º ano de escolaridade ou equivalente Formação específica para o cargo Domínio da língua portuguesa – falada e escrita Fluência em inglês – falado e escrito
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3 A ATIVIDADE FORMATIVA
3.1 DESTINATÁRIOS PREFERENCIAIS
A atividade formativa centra-se essencialmente numa perspetiva de integração de serviços partilhados no MNE, sendo os funcionários, na perspetiva de potenciais formandos, os principais destinatários do Plano de Formação. Esta designação de funcionário, entende todos os trabalhadores do Ministério dos Negócios Estrangeiros, na definição de funcionários internos, enquanto estes localizados fisicamente em postos de trabalho no MNE, e serviços externos, quer na perspectiva de externos enquanto funcionários destacados em representação de Portugal no estrangeiro, postos consulares e embaixadas.
O centro de formação pretende no seu plano de formação integrar a oferta formativa dirigida ao público em geral, ao mercado, numa perspectiva de integração das temáticas e do conhecimento específico inerente ao Ministério dos Negócios Estrangeiros
3.2 ÁREAS DE EDUCAÇÃO E FORMAÇÃO
As áreas de formação são aferidas das necessidades formativas identificadas no Diagnóstico de Necessidades Formativas 2013 / 2014, tendo como base de identificação a Classificação Nacional de Áreas de Formação (CNAF) – Portaria n. 256/2005 de 16 de março.
313 - Ciência Política e Cidadania 345 - Gestão e Administração 346 - Secretariado e trabalho administrativo 380 - Direito 482 - Informática na ótica do utilizador
3.3 MODALIDADES DE FORMAÇÃO
Atendendo às características dos destinatários (da população-alvo), à natureza dos objetivos e dos temas, as modalidades de formação são:
Formação contínua/atualização ou aperfeiçoamento
Formações modulares
Formação-Ação
3.4 FORMAS DE ORGANIZAÇÃO DA FORMAÇÃO
Preferencialmente a formação decorre em contexto de sala, nas instalações do MNE para os funcionários do Ministério, de forma a minimizar os tempos de deslocação para a formação, prática que se tem mantido na formação em línguas.
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A formação consular, dada à distância dos formandos, funcionários do MNE colocados em posto, decorre em contexto e-learning, de forma a possibilitar o acesso à formação e ao acompanhamento das matérias.
As formas de organização e o modo de operacionalização da formação são:
Formação Profissional em Sala
Formação - Ação
Formação em e-learning
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3.5 INSTALAÇÕES E RECURSOS MATERIAIS
3.5.1 INSTALAÇÕES
As Instalações do Centro de Formação são constituídas por uma receção, vários gabinetes de trabalho, instalações sanitárias, sala de arquivo e uma sala de reuniões devidamente equipada e que poderá ser utilizada para um atendimento mais personalizado aos clientes / formandos.
Possuem boa iluminação natural e artificial e têm instruções de emergência, equipamentos de combate a incêndio e sinalética de segurança e emergência.
3.5.1.1 RECEÇÃO
A receção tem cerca de 7 m2 e é onde se faz o atendimento ao público.
Esta receção possui uma mesa onde se encontra o posto de trabalho da Secretária, com os respetivos equipamentos informáticos.
3.5.1.2 SALA DE REUNIÕES
O Centro de Formação possui uma sala de reuniões para ser utilizada no atendimento aos formandos se necessário.
E uma pequena área de open space, com mesa que pode ser utilizada como área de espera.
3.5.1.3 INSTALAÇÕES SANITÁRIAS
Existem duas instalações sanitárias, separadas por sexos. Ambas possuem lavatório e divisória separada com sanita. Estão equipadas com iluminação artificial, ventilação, balde de lixo, dispensador de sabonete líquido e toalhetes individuais, cumprindo todas as regras de SHT.
3.5.1.4 SALA DE FORMAÇÃO TEÓRICA/PRÁTICA 1
A sala de formação tem 17,60 m2 e é composta por:
Cadeiras com suporte para escrita para 9 formandos
Mesa e cadeira para formador
Datashow
Quadro Branco
Computador
A sala possui condições ambientais adequadas, a nível de insonorização e temperatura (tem aquecimento central e ar condicionado). Tem iluminação natural (1 janela com estore e uma porta para o exterior, ambas com portadas) e iluminação artificial.
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De uma forma geral as mesas são dispostas conforme se pode ver no esquema abaixo.
Legenda:
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3.5.1.5 SALA DE FORMAÇÃO TEÓRICA/PRÁTICA 2 (SALA DE IMPRENSA)
A sala de formação tem cerca de 86 m2 e é composta por:
Cadeiras com suporte para escrita para 43 formandos
Mesa e cadeira num pequeno palco para o formador
Datashow
Quadro Branco
Computador
Cabine para imprensa
A sala possui condições ambientais adequadas, a nível de insonorização e temperatura (tem aquecimento central e ar condicionado). Tem iluminação natural e artificial e janelas com estores.
De uma forma geral o mobiliário encontra-se disposto conforme se pode ver no esquema abaixo:
Esta sala encontra-se num piso com acesso direto à rua e com instalações sanitárias separadas (homens, mulheres e deficientes), de acordo com os requisitos de acessibilidades.
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Legenda:
Palco
Mesa do formador
Quadro branco / tela de projecção
3.5.1.6 SALA DE FORMAÇÃO DE INFORMÁTICA (JUNTO AO PORTÃO NORTE)
A sala de formação de informática tem cerca de 41 m2 e é composta por:
Mesas colocadas em formato “U” com postos de trabalho individuais (computadores) e cadeiras para 13 formandos
Zona da Imprensa
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Datashow
A sala possui condições ambientais adequadas, a nível de insonorização e temperatura (tem aquecimento central e ar condicionado). Tem iluminação natural artificial e janelas com portadas.
Esta sala encontra-se num piso com acesso direto à rua.
De uma forma geral o mobiliário encontra-se disposto conforme se pode ver no esquema abaixo:
Legenda:
Mesa com Projector
Mesas dos formandos e formador
Quadro branco / tela de projecção
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3.5.2 PLATAFORMA E-LEARNING – MOODLE
O Moodle (Modular Object Oriented Dynamic Learning Environment) é um sistema de gestão de processos de aprendizagem (Learning Managment System) distribuído livremente na forma de open source.
O acesso à plataforma pode ser feito através de rede interna ou da internet, tendo-se optado no MNE pelo acesso via internet (http://formacao.mne.pt), que possibilita que a aprendizagem ocorra em qualquer lugar e em qualquer momento e ao ritmo de cada pessoa.
A sua conceção tem subjacente um modelo pedagógico social construtivista, pelo que as atividades e recursos refletem este modelo, permitindo que o formando tenha um papel ativo nas experiências de aprendizagem, tirando partido da interação em grupo.
Trata-se de uma plataforma de utilização simples e navegação intuitiva, que não requer conhecimentos especializados de informática para criar cursos e atividades formativas.
Numa ótica operativa, a plataforma permite:
Criar e configurar cursos, com diversas possibilidades de atividades de aprendizagem (ex. fóruns, chats, testes, lições, glossários, etc.), de recursos formativos (hiperligações a ficheiros, páginas Web, ou a pacotes SCORM) e de funcionalidades de gestão (relatórios de atividade, questionários, pautas de notas de preenchimento automático, calendário, etc.);
Criar comunidades de aprendizagem (Comunidades de prática); Manter a ligação e a comunicação com os participantes, através de redes e espaços flexíveis; Disponibilizar recursos de autoformação; Disponibilizar documentação de forma organizada e dirigida; Prestar informação e recolher inscrições; Automatizar e gerir dados e obter outputs, com recurso integrado a gestor de dados externo
(criação de utilizadores, de participantes por grupo, dados de classificação de formandos, dados de satisfação por questionário, gestão de inscrições e utilizadores, dados de acesso à plataforma, controle de emissão de certificados, etc).
É ainda uma importante ferramenta de mudança do modelo de formação, que as novas tecnologias e a Web2.0 vieram facilitar e promover, recentrando o processo na pessoa que aprende, e a que os funcionários da rede consular se adaptaram com facilidade.
O MNE deu início à utilização da Moodle em 2010 e em dois anos, registou mais de 300 utilizadores e realizou 14 ações, que abrangeram 253 participantes.
Com esta plataforma procurou-se diversificar as soluções e modelos formativos, adaptando-os à dispersão geográfica dos serviços do MNE, numa linha da promoção da aprendizagem contínua ao longo da vida e do acesso generalizado ao conhecimento, aproximando a formação ao exercício do trabalho.
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4 SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE E DA FORMAÇÃO
PROFISSIONAL
4.1 ÂMBITO DO SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE E DA FORMAÇÃO PROFISSIONAL
O CF do IDI implementa um Sistema de Gestão da Qualidade e da Formação Profissional (SGQFP) à Gestão da Formação do Ministério dos Negócios Estrangeiros e Consultoria de Gestão da Avaliação do Desempenho da Secretaria Geral do Ministério dos Negócios Estrangeiros.
É excluído o requisito 7.6 (Controlo do equipamento de monitorização e de medição) da norma ISO 9001 uma vez que o CF não utiliza quaisquer equipamentos de monitorização e medição na atividade formativa.
4.2 IDENTIFICAÇÃO DE SUBSISTEMAS, PROCESSOS, INTERAÇÃO E MONITORIZAÇÃO
O CF identificou os seguintes subsistemas necessários para o Sistema de Gestão da Qualidade e Formação Profissional, tendo em conta os requisitos DGERT:
Planeamento Estratégico
Gestão de Recursos
Gestão da Qualidade
Gestão da Formação
Consultoria de Gestão Pública
Planeamento Estratégico
Gestão de Recursos
Gestão da Qualidade
Gestão da Formação
Ciclo de
Melhoria
Contínua
C
L
I
E
N
T
E
S
Consultoria de Gestão
Pública
C
L
I
E
N
T
E
S Produto de Formação
Requisitos
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4.3 SUBSISTEMA PLANEAMENTO ESTRATÉGICO
Missão
Implementar e manter um sistema de gestão da qualidade e formação profissional de acordo com os requisitos das normas ISO 9001, e os da DGERT
Inputs
Requisito 5.6 da ISO 9001
Requisitos DGERT
Atividades
Definição da política da qualidade e formação profissional
Definição de Objectivos Estratégicos
Revisão do sistema de gestão
Outputs
Sistema da qualidade e formação profissional implementado, mantido e certificado
Mapa Estratégico
Documentação de suporte
Norma NP EN ISO 9001; guia da certificação de entidades formadoras; documentação do sistema da qualidade; relatório de revisão do sistema da qualidade pela gestão
Responsabilidades
Secretário-Geral – Aprovação da política da qualidade e do manual
CQFDO – Parecer sobre a política da qualidade, o manual e do relatório de revisão
Diretora do Instituto - Aprovação da Restante Documentação
CCF e CQC – Colaboração em todo o processo
Monitorização / controlo do processo
Mapa Estratégico
Certificação ISO 9001
Certificação ISO 10015 - DGERT
4.3.1.1 DEFINIÇÃO DA POLÍTICA DA QUALIDADE E FORMAÇÃO PROFISSIONAL
A Política do Sistema de Gestão da Qualidade é definida e aprovada pela Comissão da Qualidade e
documentada através do Manual da Qualidade.
Esta política é difundida aos colaboradores e formandos, quer internos, quer externos, através da Intranet e encontra-se afixada na Receção.
4.3.1.2 DEFINIÇÃO DE OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
Ver Procedimento P01 – Planeamento do Sistema de Gestão da Qualidade e Formação Profissional
4.3.1.3 REVISÃO DO SISTEMA DA QUALIDADE E FORMAÇÃO PROFISSIONAL
Ver Procedimento P02 – Revisão do Sistema de Gestão da Qualidade e Formação Profissional
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4.4 SUBSISTEMA DE GESTÃO DE RECURSOS
Missão do processo
Manter e melhorar a adequação dos recursos humanos e de infraestrutura à actividade formativa
Inputs
Necessidades de recursos humanos e de infraestrutura adequados
Atividades
Realização de ações de formação à equipa dos colaboradores
Preservação das instalações e equipamento associado face às necessidades da atividade formativa
Avaliação de Desempenho da equipa
Seleção e avaliação de fornecedores
Outputs
Recursos humanos adequados Instalações e equipamentos adequados e funcionais
Documentação de suporte
Registos de formação
Comunicação para manutenção das instalações e preservação dos equipamentos
Responsabilidades
CCF
Monitorização / controlo do processo
Eficácia da formação realizada aos colaboradores
Nº de não conformidades
4.4.1.1 REALIZAÇÃO DE AÇÕES DE FORMAÇÃO À EQUIPA DOS COLABORADORES
A formação realizada internamente é registada pelo CQC no Mapa de Formação Interna.
Todos os Colaboradores do Centro são motivados a participar em ações de Formação da área de competências do Centro e à partilha de informação e conhecimento adquirido em Formação.
Criação de uma pasta na área de ficheiros Partilhados com documentação por curso frequentado
4.4.1.2 PRESERVAÇÃO DAS INSTALAÇÕES E EQUIPAMENTO ASSOCIADO À ATIVIDADE FORMATIVA
Através do que está identificado como requisitos para o Processo de Formação, torna-se necessário a adequação do processo de forma a assegurar a aquisição dos recursos necessários.
É da competência do CCF, face ao plano definido para a Formação anual, assegurar a correta identificação dos recursos existentes e disponíveis para o processo formativo. Esta identificação é tão
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mais completa, quando realizada em conjunto com os formadores participantes na definição dos conteúdos, metodologias e recursos adequados a cada formação a realizar. A lista de recursos necessária é formulada em conjunto e é iniciado o processo de aquisição, para o Centro, do respetivo equipamento.
A conformidade deste processo respeita as normas de aquisição de material e equipamento na Administração Pública, com o procedimento adequado às competências de cada Unidade Orgânica do Ministério dos Negócios Estrangeiros, e que intervém diretamente neste processo.
Para dar inicio à aquisição de facto dos recursos necessários é necessário que o coordenador Pedagógico formule um documento - Informação de Serviço onde fica explicitada a pertinência da obtenção do material identificado, face à prossecução dos objetivos do plano de formação do centro,
Este documento, após despacho favorável da Diretora do instituto Diplomático, segue para despacho do Diretor Geral de Administração, após o qual é dirigido para o Serviço que, seguindo as suas competências é responsável pela aquisição de bens e serviços, e que formula o procedimento e documentação necessária à efetiva aquisição.
Estes procedimentos decorrem externamente à ação do centro,
Relativamente à Gestão dos Recursos Humanos Internos, é da competência do Chefe do CF a identificação das necessidades formativas dos colaboradores e a consequente planificação das atividades formativas, bem como da calendarização desta para os funcionários do Centro.
Neste Processo de Gestão de Recursos os inputs partem do decorrer da atividade, bem como da planificação desta, sendo para tal necessário um constante acompanhamento por parte do Chefe do CF para a Monitorização, face à necessidade de adequar de forma eficaz a formação realizada aos colaboradores, em conformidade com os objetivos estratégicos do Centro de Formação.
O Nº de não conformidades é, de per si, um indicador das lacunas existentes e da necessidade de um acompanhamento eficaz do Processo de forma a garantir Recursos humanos adequados, bem como, instalações e equipamentos adequados e funcionais à atividade do Centro.
4.4.1.3 AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO DA EQUIPA DO CF
Procedimento R01- Avaliação do Desempenho da Equipa do Centro de Formação
4.4.1.4 SELEÇÃO E AVALIAÇÃO DE FORNECEDORES
Procedimento R02 – Seleção e Avaliação de Fornecedores
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4.5 SUBSISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE
Missão do processo
Assegurar a melhoria contínua dos processos inerentes à atividade do centro de Formação
Inputs
Desempenho da atividade formativa, satisfação dos clientes/formandos e desempenho dos fornecedores/formadores
Atividades
Revisão do SGQFP Realização de auditorias Gerir Não conformidades e ações
de melhoria Controlo da Documentação
Outputs
Relatório de revisão do sistema da qualidade e formação profissional
Documentação de suporte
NP EN ISO 9001, relatório de revisão do sistema da qualidade, ficheiro de Excel de gestão da informação
Responsabilidades
CQC
Monitorização / controlo do processo
Não conformidade em auditoria interna
4.5.1.1 REVISÃO DO SISTEMA DA QUALIDADE E FORMAÇÃO PROFISSIONAL
Ver Procedimento P02 – Revisão do Sistema de Gestão da Qualidade e Formação Profissional
4.5.1.2 CONTROLO DA DOCUMENTAÇÃO
Ver Procedimento Q01 - Controlo da Documentação
4.5.1.3 REALIZAÇÃO DE AUDITORIAS
Ver Procedimento Q02 – Auditorias Internas e acompanhamento das auditorias externas
4.5.1.4
4.5.1.5 GERIR NÃO CONFORMIDADES E AÇÕES DE MELHORIA
Ver Procedimento Q03 - Controlo do serviço não conforme e implementação de melhorias
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4.6 SUBSISTEMA DE GESTÃO DA FORMAÇÃO
Missão do processo
Realizar projetos formativos que acrescentem valor a todas as partes interessadas
Inputs
Necessidades e expectativas do mercado
Planeamento Estratégico do CF
Plano de Atividades do CF
Atividades (Processos)
Diagnóstico de necessidades de Formação Conceção e Desenvolvimento da
Formação Planeamento e Organização das Ações de
Formação Execução das Ações de Formação Avaliação e/ou Certificação da Formação
Outputs
Formação profissional realizada de acordo com as necessidades e expectativas
Documentação de suporte
Documentação do SGQFP
DTP’s
Responsabilidades
CCF
Ver responsabilidades nos Subprocessos
Monitorização / controlo do processo
Compilação dos indicadores e monitorização dos subprocessos
SUBSISTEMA GESTÃO DA FORMAÇÃO
O Subsistema compreende cinco Processos devido às diversas atividades específicas incluídas em
cada um deles.
Diagnóstico de necessidades Formativas
Conceção e Desenvolvimento da Formação
Planeamento e Organização das Ações de Formação
Execução das Ações de Formação
Avaliação e/ou Certificação da Formação
Avaliação Certificação
Diagnóstico
Conceção e Desenvolvimento
Execução das Ações
Planeamento e Organização
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4.6.1 PROCESSO DIAGNÓSTICO DE NECESSIDADES FORMATIVAS
Missão Identificar necessidades de formação
Inputs
Manifestações de interesse Planeamento Estratégico do MNE Plano de Atividades do CF
Atividades Diagnóstico de necessidades
formativas
Outputs
Relatório de diagnóstico de necessidades
Documentação de suporte Mapa Estratégico do CF e Plano de Atividades Questionários (modelo 01)
Responsabilidades
CQC em articulação com CFP e CFD
Monitorização / controlo do processo -
4.6.1.1 DIAGNÓSTICO DE NECESSIDADES FORMATIVAS
Ver Procedimento F01 – Diagnóstico de Necessidades Formativas
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4.6.2 PROCESSO CONCEÇÃO E DESENVOLVIMENTO DE FORMAÇÃO
Missão
Conceber projetos formativos que acrescentem valor aos formandos
Inputs
Relatório de Necessidades Formativas
Planeamento Estratégico do MNE
Plano de Atividades do CF
Atividades
Elaborar o Plano da Actividade Formativa
Conceção dos projetos formativos do CF
Divulgação Abertura do DTP
Outputs
Plano da Actividade Formativa
Programas de cursos de formação
Documentação de suporte
Planeamento Estratégico do MNE
Plano de Atividades do CF
Responsabilidades
CFP e CFD
Monitorização / controlo do processo
Avaliação dos Projetos Formativos
4.6.2.1 ELABORAR O PLANO DA ACTIVIDADE FORMATIVA Com base no:
Diagnostico de necessidades efectuado, Estudo das novas tendências da reforma da Administração Pública Portuguesa, enquadradas no âmbito
das políticas públicas da OCDE e contextualizadas pelo Programa de Ajustamento Economico e Financeiro em vigor,
Necessidades de formação, para o público em geral, tendo como base o Know-How do MNE e os segmentos onde constata existir oportunidades e vantagens competitivas para a marca institucional, realizando neste caso parcerias com universidades e outras organizações,
É elaborado o Plano da Atividade Formativa, que integra os projetos formativos a desenvolver, os objetivos e metas associados e recursos a afetar (modelo 25). Este plano poderá descentralizar dados para outros planos, se necessário.
4.6.2.2 CONCEÇÃO DOS PROJETOS FORMATIVOS
Ver Procedimento F02 – Conceção dos Projetos Formativos
4.6.2.3
4.6.2.4 DIVULGAÇÃO
O Plano de formação é divulgado a todos os Serviços e Organismos através da Intranet e da Plataforma da Formação do MNE e dos meios de comunicação escrita instituídos para o efeito.
Na divulgação específica é dada informação sobre os destinatários de cada ação e a forma de aceder à formação através dos canais disponíveis para o efeito.
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O Centro utiliza diferentes canais de divulgação da oferta formativa que desenvolve, variáveis em função da área de formação e dos seus potenciais destinatários.
Tanto quanto possível a divulgação das ações específicas de formação proceder-se-á através de contacto direto com os serviços, em conformidade com a oferta face aos resultados obtidos no diagnóstico de necessidades.
A divulgação das formações gerais e de espectro alargado, a ocorrer, processa-se através da Intranet do MNE (http://intranet/Paginas/P%C3%A1ginaInicial.aspx) sendo que, para os serviços externos, a informação será dirigida através de e-mail e devida divulgação na plataforma de Formação do MNE.
4.6.2.5 ABERTURA DO DOSSIER TÉCNICO – PEDAGÓGICO (DTP)
A gestão e atualização do DTP é da responsabilidade do CFP/CFD.
Este deve ser aberto fisicamente no acompanhamento da realização da formação, e com a estrutura de separadores e conteúdos apresentada no Anexo A. (**)
No caso da Formação E-learning, o DTP tem a estrutura apresentada no Anexo B (alguns modelos poderão ser complementados ou substituídos por outputs provenientes da plataforma ou outros documentos oficiais do MNE, que contenham informação similar). (**)
(**) Para algumas formações/cursos específicos realizados no MNE, a estrutura do DTP poderá ser diferente das constantes dos anexos devido à especificidade da temática diplomática e consular, mantendo o mesmo nível de controlo sobre a actividade formativa realizada. Para estas formações/cursos, a estrutura do DTP é definida caso a caso.
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4.6.3 PROCESSO PLANEAMENTO E ORGANIZAÇÃO DA FORMAÇÃO
Missão Planear pormenorizadamente a ação de formação
Inputs
Plano da Atividade Formativa Atividades
Contratualização com a empresa
Planeamento da formação Adaptação do DTP
Outputs
DTP´s Calendário das ações de formação
Documentação de suporte DTP
Responsabilidades CFD, CFP, CCF, CQC
Monitorização / controlo do processo N.º de não conformidades
4.6.3.1
4.6.3.2 PLANEAMENTO DA FORMAÇÃO
Ver Procedimento F03 – Planeamento e Organização da Formação
4.6.3.3
4.6.3.4 CONTRATUALIZAÇÃO COM EMPRESA
Ver Procedimento F04 – Empresa de Prestação de Serviços de Formação – especificação do
Procedimento R02 – Seleção e Avaliação de Fornecedores
4.6.3.5
4.6.3.6 ADAPTAÇÃO DO DTP
Nesta fase o DTP é completado com os elementos em falta, especificando as características do curso.
Revisão 02 – 18-09-2013 P á g i n a | 33
4.6.4 PROCESSO DE EXECUÇÃO DA FORMAÇÃO
Missão Executar a ação de Formação
Inputs
DTP´s específicos
Atividades Realização da Formação
Outputs
Ações de formação realizadas
Documentação de suporte DTP
Responsabilidades CE, CFP, CCF, CQC
Monitorização / controlo do processo N.º de não conformidades
4.6.4.1
4.6.4.2 REALIZAÇÃO DA FORMAÇÃO
Ver Procedimento F05 - Realização da Formação Presencial e Procedimento F06 - Realização da
Formação E-learning
Revisão 02 – 18-09-2013 P á g i n a | 34
4.6.5 PROCESSO AVALIAÇÃO E/OU CERTIFICAÇÃO DA FORMAÇÃO
Objetivo do subprocesso Avaliar a Formação
Inputs
Questionários de avaliação, relatórios, feedback dos intervenientes
Atividades Recolha de dados Balanço do curso Balanço da atividade
Outputs
Relatórios de balanço
Documentação de suporte DTP
Responsabilidades
CE, CFP, CCF, CQC
Monitorização / controlo do processo N.º de desempenhos insuficientes Nº ações não eficazes Avaliação desempenho dos formadores N.º de Objetivos atingidos
4.6.5.1 AVALIAÇÃO DA FORMAÇÃO
Ver Procedimento F07 –– Avaliação da Atividade formativa
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4.7 SUBSISTEMA DE CONSULTORIA DE GESTÃO PÚBLICA Missão do processo Prestar serviços de consultoria de gestão pública ao MNE
Inputs
Requisitos legislativos e regulamentares
Atividades Consultoria ao nível da gestão pública e avaliação do desempenho dos serviços
QUAR
Outputs
QUAR, Documentos de Harmonização do sistema de gestão e avaliação, Pareceres e Estudos Relatórios finais de projecto
Documentação de suporte Legislação aplicável
Responsabilidades CCG
Monitorização / controlo do processo Cumprimento Legislativo / Ciclo do Processo de Gestão e Avaliação
4.7.1.1 CONSULTORIA AO NÍVEL DA GESTÃO PÚBLICA E AVALIAÇÃO DO DESEMPENHO DOS SERVIÇOS
Ver Procedimento C01 - Projetos de consultoria
4.7.1.2 QUAR (QUADRO DE AVALIAÇÃO E RESPONSABILIZAÇÃO) Elaboração do QUAR considerando:
Análise da envolvência externa; Identificação das capacidades existentes; Oportunidades de desenvolvimento dos serviços; Grau de satisfação dos utilizadores Monitorização do QUAR (Quadro de Avaliação e Responsabilização Avaliação QUAR
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5 PAGAMENTOS E DEVOLUÇÕES
5.1 PAGAMENTOS
Os pagamentos da formação para entidades exteriores ao MNE são efectuados de acordo com as seguintes regras:
50% no momento da adjudicação e 50% com a emissão dos certificados, para empresas e organizações públicas.
100% no ato de inscrição para formandos – público em geral.
A Formação dirigida aos funcionários realiza-se sem custos para estes.
Aos funcionários e familiares que manifestarem interesse em frequentar as formações externas, é aplicável a regra de pagamento, devoluções e desistências para o público em geral com desconto sobre o valor da formação:
Funcionários e funcionários aposentados do MNE: 60% de desconto sobre o valor definido.
Familiares (descendentes e cônjuge): 50% do valor definido
5.2 DEVOLUÇÕES
Serão efetuadas devoluções dos montantes liquidados à data sempre que não se realizarem as ações de formação por motivos não imputáveis à entidade pagadora.
5.3 DESISTÊNCIAS
No caso de impossibilidade em participar no curso em que se encontra inscrito, o funcionário do MNE, enquanto formando, deverá informar o Centro de Formação por escrito e com conhecimento da sua Chefia, com a referência às causas da desistência. Documento no qual poderá requerer a sua participação na próxima ação.
Se as desistências forem informadas até 48 horas antes do início da acção de formação serão devolvidos os montantes liquidados à data, no que se refere ao público em geral.
6 TRATAMENTO DE RECLAMAÇÕES
As Reclamações registadas no modelo 06 e serão tratadas de acordo com o Procedimento Q03 -
Controlo do serviço não conforme e implementação de melhorias.
Revisão 02 – 18-09-2013
ANEXO A – ESTRUTURA DO DTP
Capa
Caraterização da Formação
Equipa técnico pedagógica
Formandos
Modulos
Registos de controlo
DTP DA FORMAÇÃO PRESENCIAL
Caraterização da Formação
Regulamento da Formação
Programa do Curso (modelo 07)
Programa do Modulo (modelo 08)
Cronograma-Horários (modelo 09)
Equipa técnico pedagógica
Equipa Tecnico pedagogica (modelo 12)
Identificação de formadores (modelo 13)
Curriculos, contratos e comprovativos
Formandos
Ficha de Inscrição (modelo 14)
Comprovativo de entrega do certificado (modelo 15)
Contrato de formação com formandos (para externos)
Planos de sessão (modelo 16)
Registos de sessão (modelo 17)
Testes e trabalhos
Ocorrências (modelo 10)
Avaliação do formando (modelo 18)
Avaliação da formação pelo formando (modelo 19)
Avaliação da formação pelo Formador (modelo 20)
Documentos e equipamentos de Apoio (modelo 11)
Registos de controlo
Relatórios, actas, protocolos
Resultados finais
(relatório final da acção, Avaliação global dos formandos, Avaliação formadores)
Controlo de faltas dos formandos (modelo 21)
Controlo de horas de formadores (modelo 22)
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Revisão 02 – 18-09-2013
ANEXO B – ESTRUTURA DO DTP
Capa
Caraterização da Formação
Equipa técnico pedagógica
Formandos
Modulos
Registos de controlo
DTP DA FORMAÇÃO E-LEARNING
Caraterização da Formação
Regulamento da Formação
Programa do Curso (modelo 07)
Programa do Modulo (modelo 08)
Cronograma-Horários (modelo 09)
Equipa técnico pedagógica
Equipa Tecnico pedagogica (modelo 12)
Identificação de formadores (modelo 13)
Curriculos, contratos e comprovativos
Formandos
Ficha de Inscrição (modelo 14)
Comprovativo de entrega do certificado (modelo 15)
Contrato de formação com formandos (para externos)
Modulos
Planos de sessão (modelo 16)
Registos de sessão (plataforma)
Testes e trabalhos
Ocorrências (modelo 10 e modelo 23)
Avaliação do formando (plataforma)
Avaliação da formação pelo formando (plataforma)
Avaliação da formação pelo Formador (modelo 20)
Documentos e equipamentos de Apoio (modelo 11)
Registos de controlo
Relatórios, actas, protocolos
Resultados finais
(relatório final da acção, Avaliação global dos formandos, Avaliação formadores)
Controlo de Actividades (Plataforma)
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(relatório final da acção, Avaliação global dos formandos,
Revisão 02 – 18-09-2013 P á g i n a | 39
ANEXO C – PROCEDIMENTOS C01 Projetos de Consultoria
F01 Diagnóstico de necessidades
F02 Conceção dos Projetos Formativos
F03 Planeamento da Formação
F04 Empresa de Prestação de Serviços de Formação (especificação do Procedimento R02)
F05 Realização da Formação Presencial
F06 Realização da Formação E-learning
F07 Avaliação da Atividade formativa
P01 Planeamento do Sistema de Gestão da Qualidade e Formação Profissional
P02 Revisão do Sistema de Gestão da Qualidade e Formação Profissional
Q01 Controlo da Documentação
Q02 Auditorias Internas e acompanhamento das auditorias externas
Q03 Controlo do serviço não conforme e implementação de melhorias
R01 Avaliação do Desempenho da Equipa do Centro de Formação
R02 Seleção e Avaliação de Fornecedores
