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Mapeamento e Modelagem de Processos de Trabalho no · PDF file mapeamento e a modelagem dos processos/rotinas de trabalho é o BizAgi Process Modeler . É um software livre, simples,

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  • Mapeamento e Modelagem deProcessos de Trabalho no MPDFT

    Guia prtico

  • Expedientergos da Administrao Superior do MPDFT

    Procuradoria-Geral de Justia do Distrito Federal e TerritriosProcurador de Justia Leonardo Roscoe Bessa

    Vice-Procuradoria-Geral de JustiaProcuradora de Justia Selma Leite do Nascimento Sauerbronn de Souza

    Corregedoria-GeralProcurador de Justia Carlos Eduardo Magalhes de Almeida

    Che! a de Gabinete da Procuradoria-Geral de JustiaPromotora de Justia Fabiana Costa Oliveira Barreto

    Secretaria-GeralPromotor de Justia Wagner de Castro Arajo

    Assessoria de Polticas InstitucionaisPromotora de Justia Ana Luiza Lobo Leo Osrio

    Promotor de Justia Moacyr Rey Filho

    Esta uma publicao da Secretaria de Planejamento.

    Endereo: Eixo Monumental, lote 2, sala 537, Sede do MPDFT, Braslia-DFTelefone: (61) 3343 9223

    E-mail: [email protected]

    Secretrio de PlanejamentoJos Joaquim Vieira de Arajo

    Texto:Diviso de Anlise Administrativa

    Secretaria de Planejamento

    Programao visual e diagramao:Gr* ca Movimento

    Reviso de texto:Secretaria de Comunicao

    2016 Ministrio Pblico do Distrito Federal e Territrios MPDFT permitida a reproduo parcial ou total desta obra, desde que citada a fonte.

    1 Edio 2016Tiragem: 500 unidades Maro/2016

  • MMapeamento e Modelagem de Processos de Trabalho no MPDFT

    GGuuiiaa pprrttiiccoo

    Baseado no Anexo II da Portaria PGJ n 233/2012

  • 16 Guia de Referncia de Mapeamento e Modelagem de Processos de Trabalho do MPDFT

    Anotao

    um mecanismo usado para fornecer informao adicional

    para facilitar a leitura de um diagrama. Normalmente traz informao

    indispensvel ao entendimento do fluxo.

    Figura 11: Anotao

    5Diviso de Anlise Administrativa Secplan

    SUMRIO

    1. Apresentao ............................................................................................................ 7

    2. Metodologia de Anlise Administrativa .......................................................... 7

    2.1. Etapas da Anlise Administrativa ......................................................... 8

    3. Ferramenta Informatizada de Apoio Modelagem ..................................10

    4. Definies .................................................................................................................10

    5. Notao .....................................................................................................................11

    5.1. Elementos de Fluxo .................................................................................11

    5.2. Elementos de Conexo ..........................................................................13

    5.3. Parties (swimlanes) ..............................................................................14

    5.4. Artefatos ..................................................................................................... .15

  • 15Diviso de Anlise Administrativa Secplan

    5.4. ARTEFATOS

    Os artefatos so objetos auxiliares que permitem detalhamento maior

    do fluxo. Os artefatos mais utilizados so: objeto de dados, grupo e anotao.

    Objeto de Dados

    Objeto de dados um mecanismo para mostrar como os dados so

    solicitados ou gerados por atividades. Eles se conectam s atividades por

    meio de associaes.

    Figura 9: Objeto de Dados

    Grupo

    Um grupo representado por um retngulo de cantos arredondados,

    desenhado com linha tracejada. O agrupamento (Figura 10) utilizado para

    fins de documentao ou de anlise, mas no afeta o fluxo de sequncia.

    Figura 10: Grupo

  • 14 Guia de Referncia de Mapeamento e Modelagem de Processos de Trabalho do MPDFT

    5.3. PARTIES (SWIMLANES)

    So objetos delimitadores dentro de um fluxo. Existem dois tipos de

    parties: pool (piscina) e lane (raia). Um pool (Figura 7) o delimitador de

    um processo/rotina de trabalho, isto , tudo aquilo que est dentro do pool

    faz parte do processo. A lane (Figura 8) indica uma subdiviso dentro do

    processo de trabalho e normalmente utilizada para definir papis e respon-

    sabilidades dentro de um fluxo.

    Figura 7: Pool (Piscina)

    Figura 8: Lane (Raia)

    7Diviso de Anlise Administrativa Secplan

    1. APRESENTAO

    A gesto de processos vem sendo cada vez mais incorporada s

    organizaes pblicas para transformar suas rotinas de trabalho e melhorar

    seus resultados. Essa gesto deve ser contnua e integrada Gesto

    Estratgica do rgo.

    Como a gesto de processos visa a promover mudanas organizacio-

    nais de forma colaborativa, ela pressupe que os principais executores dos

    processos sejam os colaboradores de sua construo, reflexo e redesenho.

    Dessa forma, no existe gesto de processos sem pessoas. Ela justamente a

    forma de repensar como as pessoas interagem entre si e com os mecanismos

    de execuo das atividades propriamente ditas.

    A Diviso de Anlise Administrativa da Secplan, com o objetivo de

    orientar sua equipe tcnica, como tambm todos os colaboradores do

    MPDFT, elaborou o presente documento, que contempla as diretrizes para

    o mapeamento e a modelagem dos processos de trabalho. Assim, ser

    possvel um entendimento nico da notao utilizada nos fluxogramas dos

    processos/rotinas de trabalho mapeados no mbito do MPDFT.

    Como o mapeamento e a modelagem dos processos de trabalho

    fazem parte de uma das etapas da Anlise Administrativa, primeiramente

    faz-se necessria breve apresentao da metodologia de Anlise

    Administrativa. Em seguida apresentaremos os principais elementos da

    notao Business Process Management Notation BPMN, atual metodologia

    de modelagem de processos adotada pela Diviso de Anlise Administrativa.

    2. METODOLOGIA DE ANLISE ADMINISTRATIVA

    A metodologia utilizada pela Diviso de Anlise Administrativa da

    Secplan totalmente colaborativa. O trabalho realizado por meio de

    reunies, geralmente com a participao dos envolvidos diretamente na

    execuo dos processos/rotinas de trabalho (Grupo de Trabalho GT). Essa

    metodologia visa basicamente a dois grandes produtos:

  • 8 Guia de Referncia de Mapeamento e Modelagem de Processos de Trabalho do MPDFT

    Relatrio de Diagnstico Situacional Documento

    que visa a mostrar a situao atual, de forma a

    levantar as necessidades e a identificar os problemas

    e as oportunidades de melhoria, com o objetivo

    de promover as aes de correo ou inovao na

    execuo dos processos/rotinas de trabalho.

    Manual de Processos e Procedimentos Documento

    que rene os modelos (fluxogramas) dos processos

    de trabalho mapeados, com o detalhamento de cada

    elemento relacionado a esses processos, formulrios,

    normas e outras informaes que se fizerem necessrias.

    2.1. ETAPAS DA ANLISE ADMINISTRATIVA

    A metodologia de Anlise Administrativa compreende quatro etapas

    distintas, mas que se complementam medida que so executadas. So elas:

    Anlise da Situao Atual, Desenho dos Processos, Validao e Aprovao e

    Acompanhamento e Avaliao.

    Figura 1: Etapas da Anlise Administrativa

    13Diviso de Anlise Administrativa Secplan

    Gateway

    Um gateway representado por um losango e usado para controlar

    a divergncia (dividindo os caminhos) e convergncia (juntando os

    caminhos) do fluxo. Determina as decises tradicionais, assim como divises

    e junes dos caminhos. Smbolos internos indicam o tipo de controle

    aplicado, conforme figura abaixo (Figura 5):

    A partir de uma deciso, s pode ser tomada uma das sadas propostas.

    A partir de uma deciso, podem ser tomadas uma ou mais das sadas propostas*.

    A partir de uma deciso, todas as sadas devem ser executadas simultaneamente*.

    * Se houver a necessidade de sincronizar os fluxos resultantes da deciso, pode-se utilizar

    o mesmo Gateway.

    Figura 5: Tipos de Gateway

    5.2. ELEMENTOS DE CONEXO

    Os conectores, como o prprio nome diz, so usados para conectar os

    demais tipos de elementos. Utilizamos dois tipos de objetos conectores que

    cumprem essa funo: fluxo de sequncia e associao (Figura 6).

    Um fluxo de sequncia representado por uma linha slida e usado para mostrar a ordem (sequncia) em que as atividades sero executadas em um processo.

    Uma associao representada por uma linha pontilhada e usada para associar dados, texto e outros artefatos aos objetos de um fluxo.

    Figura 6: Tipos de Gateway

  • 12 Guia de Referncia de Mapeamento e Modelagem de Processos de Trabalho do MPDFT

    Evento

    Um evento representado por um crculo e indica algo que

    acontece ou que pode acontecer em um processo/rotina de trabalho.

    Os eventos afetam o fluxo do processo e normalmente tm uma causa

    (disparador) ou um impacto (resultado). H trs tipos de eventos

    (Figura 3):

    Incio (verde): indica quando o processo inicia;

    Intermedirio (amarelo): indica um acontecimento no

    meio do processo, pode interromper o fluxo normal do

    processo;

    Fim (vermelho): indica quando o processo termina.

    Figura 3: Tipos de Eventos

    Os eventos se subdividem em categorias (Figura 4) para diferenci-los,

    conforme os fatores que podem afetar um processo. Os principais so:

    Indica o recebimento de uma mensagem.

    Indica o envio de uma mensagem.

    Indica a ocorrncia de um tempo (data ou ciclo)

    previamente definido.

    Indica a ocorrncia de uma condio previamente

    definida.

    Indica a ocorrncia de duas ou mais das categorias de

    eventos mo

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