Mapeamento e Modelagem deProcessos de Trabalho no MPDFT
Guia prtico
Expedientergos da Administrao Superior do MPDFT
Procuradoria-Geral de Justia do Distrito Federal e TerritriosProcurador de Justia Leonardo Roscoe Bessa
Vice-Procuradoria-Geral de JustiaProcuradora de Justia Selma Leite do Nascimento Sauerbronn de Souza
Corregedoria-GeralProcurador de Justia Carlos Eduardo Magalhes de Almeida
Che! a de Gabinete da Procuradoria-Geral de JustiaPromotora de Justia Fabiana Costa Oliveira Barreto
Secretaria-GeralPromotor de Justia Wagner de Castro Arajo
Assessoria de Polticas InstitucionaisPromotora de Justia Ana Luiza Lobo Leo Osrio
Promotor de Justia Moacyr Rey Filho
Esta uma publicao da Secretaria de Planejamento.
Endereo: Eixo Monumental, lote 2, sala 537, Sede do MPDFT, Braslia-DFTelefone: (61) 3343 9223
E-mail: [email protected]
Secretrio de PlanejamentoJos Joaquim Vieira de Arajo
Texto:Diviso de Anlise Administrativa
Secretaria de Planejamento
Programao visual e diagramao:Gr* ca Movimento
Reviso de texto:Secretaria de Comunicao
2016 Ministrio Pblico do Distrito Federal e Territrios MPDFT permitida a reproduo parcial ou total desta obra, desde que citada a fonte.
1 Edio 2016Tiragem: 500 unidades Maro/2016
MMapeamento e Modelagem de Processos de Trabalho no MPDFT
GGuuiiaa pprrttiiccoo
Baseado no Anexo II da Portaria PGJ n 233/2012
16 Guia de Referncia de Mapeamento e Modelagem de Processos de Trabalho do MPDFT
Anotao
um mecanismo usado para fornecer informao adicional
para facilitar a leitura de um diagrama. Normalmente traz informao
indispensvel ao entendimento do fluxo.
Figura 11: Anotao
5Diviso de Anlise Administrativa Secplan
SUMRIO
1. Apresentao ............................................................................................................ 7
2. Metodologia de Anlise Administrativa .......................................................... 7
2.1. Etapas da Anlise Administrativa ......................................................... 8
3. Ferramenta Informatizada de Apoio Modelagem ..................................10
4. Definies .................................................................................................................10
5. Notao .....................................................................................................................11
5.1. Elementos de Fluxo .................................................................................11
5.2. Elementos de Conexo ..........................................................................13
5.3. Parties (swimlanes) ..............................................................................14
5.4. Artefatos ..................................................................................................... .15
15Diviso de Anlise Administrativa Secplan
5.4. ARTEFATOS
Os artefatos so objetos auxiliares que permitem detalhamento maior
do fluxo. Os artefatos mais utilizados so: objeto de dados, grupo e anotao.
Objeto de Dados
Objeto de dados um mecanismo para mostrar como os dados so
solicitados ou gerados por atividades. Eles se conectam s atividades por
meio de associaes.
Figura 9: Objeto de Dados
Grupo
Um grupo representado por um retngulo de cantos arredondados,
desenhado com linha tracejada. O agrupamento (Figura 10) utilizado para
fins de documentao ou de anlise, mas no afeta o fluxo de sequncia.
Figura 10: Grupo
14 Guia de Referncia de Mapeamento e Modelagem de Processos de Trabalho do MPDFT
5.3. PARTIES (SWIMLANES)
So objetos delimitadores dentro de um fluxo. Existem dois tipos de
parties: pool (piscina) e lane (raia). Um pool (Figura 7) o delimitador de
um processo/rotina de trabalho, isto , tudo aquilo que est dentro do pool
faz parte do processo. A lane (Figura 8) indica uma subdiviso dentro do
processo de trabalho e normalmente utilizada para definir papis e respon-
sabilidades dentro de um fluxo.
Figura 7: Pool (Piscina)
Figura 8: Lane (Raia)
7Diviso de Anlise Administrativa Secplan
1. APRESENTAO
A gesto de processos vem sendo cada vez mais incorporada s
organizaes pblicas para transformar suas rotinas de trabalho e melhorar
seus resultados. Essa gesto deve ser contnua e integrada Gesto
Estratgica do rgo.
Como a gesto de processos visa a promover mudanas organizacio-
nais de forma colaborativa, ela pressupe que os principais executores dos
processos sejam os colaboradores de sua construo, reflexo e redesenho.
Dessa forma, no existe gesto de processos sem pessoas. Ela justamente a
forma de repensar como as pessoas interagem entre si e com os mecanismos
de execuo das atividades propriamente ditas.
A Diviso de Anlise Administrativa da Secplan, com o objetivo de
orientar sua equipe tcnica, como tambm todos os colaboradores do
MPDFT, elaborou o presente documento, que contempla as diretrizes para
o mapeamento e a modelagem dos processos de trabalho. Assim, ser
possvel um entendimento nico da notao utilizada nos fluxogramas dos
processos/rotinas de trabalho mapeados no mbito do MPDFT.
Como o mapeamento e a modelagem dos processos de trabalho
fazem parte de uma das etapas da Anlise Administrativa, primeiramente
faz-se necessria breve apresentao da metodologia de Anlise
Administrativa. Em seguida apresentaremos os principais elementos da
notao Business Process Management Notation BPMN, atual metodologia
de modelagem de processos adotada pela Diviso de Anlise Administrativa.
2. METODOLOGIA DE ANLISE ADMINISTRATIVA
A metodologia utilizada pela Diviso de Anlise Administrativa da
Secplan totalmente colaborativa. O trabalho realizado por meio de
reunies, geralmente com a participao dos envolvidos diretamente na
execuo dos processos/rotinas de trabalho (Grupo de Trabalho GT). Essa
metodologia visa basicamente a dois grandes produtos:
8 Guia de Referncia de Mapeamento e Modelagem de Processos de Trabalho do MPDFT
Relatrio de Diagnstico Situacional Documento
que visa a mostrar a situao atual, de forma a
levantar as necessidades e a identificar os problemas
e as oportunidades de melhoria, com o objetivo
de promover as aes de correo ou inovao na
execuo dos processos/rotinas de trabalho.
Manual de Processos e Procedimentos Documento
que rene os modelos (fluxogramas) dos processos
de trabalho mapeados, com o detalhamento de cada
elemento relacionado a esses processos, formulrios,
normas e outras informaes que se fizerem necessrias.
2.1. ETAPAS DA ANLISE ADMINISTRATIVA
A metodologia de Anlise Administrativa compreende quatro etapas
distintas, mas que se complementam medida que so executadas. So elas:
Anlise da Situao Atual, Desenho dos Processos, Validao e Aprovao e
Acompanhamento e Avaliao.
Figura 1: Etapas da Anlise Administrativa
13Diviso de Anlise Administrativa Secplan
Gateway
Um gateway representado por um losango e usado para controlar
a divergncia (dividindo os caminhos) e convergncia (juntando os
caminhos) do fluxo. Determina as decises tradicionais, assim como divises
e junes dos caminhos. Smbolos internos indicam o tipo de controle
aplicado, conforme figura abaixo (Figura 5):
A partir de uma deciso, s pode ser tomada uma das sadas propostas.
A partir de uma deciso, podem ser tomadas uma ou mais das sadas propostas*.
A partir de uma deciso, todas as sadas devem ser executadas simultaneamente*.
* Se houver a necessidade de sincronizar os fluxos resultantes da deciso, pode-se utilizar
o mesmo Gateway.
Figura 5: Tipos de Gateway
5.2. ELEMENTOS DE CONEXO
Os conectores, como o prprio nome diz, so usados para conectar os
demais tipos de elementos. Utilizamos dois tipos de objetos conectores que
cumprem essa funo: fluxo de sequncia e associao (Figura 6).
Um fluxo de sequncia representado por uma linha slida e usado para mostrar a ordem (sequncia) em que as atividades sero executadas em um processo.
Uma associao representada por uma linha pontilhada e usada para associar dados, texto e outros artefatos aos objetos de um fluxo.
Figura 6: Tipos de Gateway
12 Guia de Referncia de Mapeamento e Modelagem de Processos de Trabalho do MPDFT
Evento
Um evento representado por um crculo e indica algo que
acontece ou que pode acontecer em um processo/rotina de trabalho.
Os eventos afetam o fluxo do processo e normalmente tm uma causa
(disparador) ou um impacto (resultado). H trs tipos de eventos
(Figura 3):
Incio (verde): indica quando o processo inicia;
Intermedirio (amarelo): indica um acontecimento no
meio do processo, pode interromper o fluxo normal do
processo;
Fim (vermelho): indica quando o processo termina.
Figura 3: Tipos de Eventos
Os eventos se subdividem em categorias (Figura 4) para diferenci-los,
conforme os fatores que podem afetar um processo. Os principais so:
Indica o recebimento de uma mensagem.
Indica o envio de uma mensagem.
Indica a ocorrncia de um tempo (data ou ciclo)
previamente definido.
Indica a ocorrncia de uma condio previamente
definida.
Indica a ocorrncia de duas ou mais das categorias de
eventos mo
