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Metodologia de Análise e Solução de Problemas PDCA ETAPA FASE OBJETIVO 1 Identificação do Problema Definir claramente o problema e reconhecer sua importância 2 Análise de Fenômeno Investigar as características específicas do problema com visão ampla e sobre vários pontos de vista 3 Análise do Processo Descobrir as causas fundamentais 4 Elaboração do Plano de Ação Conceber plano para bloquear essas causas fundamentais 5 Implementação do Plano de Ação Bloquear as causas fundamentais 6 Acompanhamento dos Resultados Verificar se o bloqueio foi efetivo Bloqueio foi efetivo ? 7 Padronização Previnir contra o reaparecimento do problema. 8 Conclusão Recaptular todo o processo de solução do problema para trabalho futuro. N S ? P D C A

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Solução completa de problemas

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Page 1: MASP_Formularios Ver Revisada

Metodologia de Análise e Solução de ProblemasPDCA ETAPA FASE OBJETIVO

P

1 Identificação do Problema Definir claramente o problema e reconhecer sua importância

2 Análise de Fenômeno Investigar as características específicas do problema com visão ampla e sobre vários pontos de vista

3 Análise do Processo Descobrir as causas fundamentais

4 Elaboração do Plano de Ação Conceber plano para bloquear essas causas fundamentais

D 5 Implementação do Plano de Ação Bloquear as causas fundamentais

C

6 Acompanhamento dos Resultados Verificar se o bloqueio foi efetivo

Bloqueio foi efetivo ?

A

7 Padronização Previnir contra o reaparecimento do problema.

8 Conclusão Recaptular todo o processo de solução do problema para trabalho futuro.

N S?

P

D

C

A

Page 2: MASP_Formularios Ver Revisada

Origem da demanda

Objetivo do trabalhoDescrever qual é o processo afetado pelo problema

Processo relacionadoDescrever qual é o processo afetado pelo problema

Indicador envolvido

Gerencias envolvidas

Pessoas envolvidas na investigação das causasNOME LOTAÇÃO TEMA CHAVE RAMAL

Descrever a origem da necessidade (DIP, necessidade da gerência, solicitação do GG, pendência do CPA, etc.)

Descrever qual é o indicador ou indicadores afetados pelos problemas (pode-se colocar uma árvore de precedência se for conhecida)

Descrever a gerência ou gerências impactadas pelo problema (mostrar a cadeia de valor ou considerar que o problema pode afetar mais de uma área)

Page 3: MASP_Formularios Ver Revisada

Origem da demanda

Objetivo do trabalhoDescrever qual é o processo afetado pelo problema

Processo relacionadoDescrever qual é o processo afetado pelo problema

Indicador envolvido

Gerencias envolvidas

Pessoas envolvidas na investigação das causasCELULAR

Descrever a origem da necessidade (DIP, necessidade da gerência, solicitação do GG, pendência do CPA,

Descrever qual é o indicador ou indicadores afetados pelos problemas (pode-se colocar uma árvore de

Descrever a gerência ou gerências impactadas pelo problema (mostrar a cadeia de valor ou considerar

Page 4: MASP_Formularios Ver Revisada

Descrição precisa do Problema

Descrição do escopo da investigação das causas

Descrição do tempo disponível para a investigação das causas

Incluir Cronograma de todas as etapas.Histórico do problema

Perdas atuais

Ganhos futuros se o problema for resolvido

Definir o problemaDefinir o problema

• Lista com alternativas para delimitar o escopo da análise (interpretação da demanda descrita no DIP)

Page 5: MASP_Formularios Ver Revisada

Descrição precisa do Problema

Descrição do escopo da investigação das causas

Descrição do tempo disponível para a investigação das causas

Incluir Cronograma de todas as etapas.Histórico do problema

Perdas atuais

Ganhos futuros se o problema for resolvido

• Lista com alternativas para delimitar o escopo da análise (interpretação da demanda descrita no DIP)

Page 6: MASP_Formularios Ver Revisada

• Lista com alternativas para delimitar o escopo da análise (interpretação da demanda descrita no DIP)

Page 7: MASP_Formularios Ver Revisada

Roteiro da Investigação

Fonte Onde podemos obter esta informaçãoTempestade de Ideias do que

vai ser investigado

Definir o problemaDefinir o problema

• Lista com alternativas para delimitar o escopo da análise (interpretação da demanda descrita no DIP)

1

Page 8: MASP_Formularios Ver Revisada

• Lista com alternativas para delimitar o escopo da análise (interpretação da demanda descrita no DIP)

Page 9: MASP_Formularios Ver Revisada

Fatores a observar e comparações internas e externas a fazerEm processos semelhantes dentro da UN-BC

Em processos semelhantes no E&P

Em processos semelhantes na Petrobras

Caracterísitcas do problemaTempo

Local

Tipo

Efeito

PLANO DE COLETA DE DADOS INTERNOS

Há variações nos períodos do dia (manhã, tarde, noite), turnos, durante a semana (Segunda, Terça, etc) ou entre os meses do ano? Observam-se variações em diferentes períodos do mês?; Há diferenças entre as quinzenas ou períodos de embarque?

Observam-se variações dependendo do local (entre Ativos, entre plataformas do mesmo Ativo, plataformas de mesmo porte em Ativos diferentes, processos semelhantes em outras unidades da Petrobras)? Observam-se variações decorrente do fluxo do processo? Em que parte do processo ocorre o defeito? No inicio? No meio? No final? Essas variações observam-se em outros sistemas ou equipamentos? Com outro executante ou equipe? Em que gerência?

Ocorrem variações nos outros tipos de equipamentos? Em equipamentos semelhantes em outros Ativos ou plataformas do mesmo porte e tempo de produção?

Ocorre variação na forma dos defeitos? No modo como eles surgem? E quanto ao tamanho dos defeitos? E quanto à cor? Ocorre cheiro? Sempre o mesmo? E a temperatura?

Observar o problemaObservar o problema 2

• Lista de porquês (fatores a observar e comparações internas e externas a fazer)• Plano de coleta de dados em sistemas existentes• Formulários para coleta de dados que constam dos sistemas existentes• Plano de coleta de dados externos

Page 10: MASP_Formularios Ver Revisada

O que investigar

Formulários para coleta de dados que constam dos sistemas existentes

Dados necessários

PLANO DE COLETA DE DADOS EXTERNOS

O que investigar

Responsável pela coleta

Sistema ou local onde a informação ou dado pode ser encontrado

Sistema (onde se encontra)

Informações sobre a fonte (nome do administrador do sistema, lotação, chave,

ramal, rota, etc.)

Onde procurar (fonte)

Informações sobre a fonte (nome, lotação/empresa, chave/e-mail, ramal, rota,

etc.)

Page 11: MASP_Formularios Ver Revisada

OBS: Poderão ser criados formulários específicos para facilitar a coleta e garantir que o escopo da coleta fique bem claro para o responsável pela informação ou dado

Page 12: MASP_Formularios Ver Revisada

Fatores a observar e comparações internas e externas a fazerEm processos semelhantes dentro da UN-BC

Em processos semelhantes no E&P

Em processos semelhantes na Petrobras

Caracterísitcas do problemaTempo

Local

Tipo

Efeito

PLANO DE COLETA DE DADOS INTERNOS

Há variações nos períodos do dia (manhã, tarde, noite), turnos, durante a semana (Segunda, Terça, etc) ou entre os meses do ano? Observam-se variações em diferentes períodos do mês?; Há diferenças entre as quinzenas ou períodos de embarque?

Observam-se variações dependendo do local (entre Ativos, entre plataformas do mesmo Ativo, plataformas de mesmo porte em Ativos diferentes, processos semelhantes em outras unidades da Petrobras)? Observam-se variações decorrente do fluxo do processo? Em que parte do processo ocorre o defeito? No inicio? No meio? No final? Essas variações observam-se em outros sistemas ou equipamentos? Com outro executante ou

Ocorrem variações nos outros tipos de equipamentos? Em equipamentos semelhantes em outros Ativos ou plataformas do mesmo porte e tempo de

Ocorre variação na forma dos defeitos? No modo como eles surgem? E quanto ao tamanho dos defeitos? E quanto à cor? Ocorre cheiro? Sempre o

• Lista de porquês (fatores a observar e comparações internas e externas a fazer)• Plano de coleta de dados em sistemas existentes• Formulários para coleta de dados que constam dos sistemas existentes• Plano de coleta de dados externos

Page 13: MASP_Formularios Ver Revisada

Prazo Observações

Formulários para coleta de dados que constam dos sistemas existentes

Prazo Observações

PLANO DE COLETA DE DADOS EXTERNOS

PrazoResponsavelpela coleta

Page 14: MASP_Formularios Ver Revisada

OBS: Poderão ser criados formulários específicos para facilitar a coleta e garantir que o escopo da coleta fique bem claro para o responsável pela

Page 15: MASP_Formularios Ver Revisada

Brainstorm - Causas Prováveis

Problema:

índice Causa provável Fonte Quem

Tipos de dados e análises Detalhar a revisão de processo

Mapear o Processo

Análisar visualmente o fenômeno

Análisar as causa e os efeito do evento

Analisar dados coletados (internos ou externos)

Testar as hipóteses

Diagrama de Causa e Efeito

MATÉRIA-PRIMA MÁQUINA

Retornar

Page 16: MASP_Formularios Ver Revisada

MEIO AMBIENTE

Page 17: MASP_Formularios Ver Revisada

Quando Data da Análise

Diagrama de Causa e Efeito

MÁQUINA MEDIDA

Retornar

Page 18: MASP_Formularios Ver Revisada

MÃO-DE-OBRA MÉTODO

Page 19: MASP_Formularios Ver Revisada

Diagrama de Causa e Efeito

MEDIDA

Retornar

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PROBLEMA

MÉTODO

Page 21: MASP_Formularios Ver Revisada

TESTE DAS HIPÓTESES COM BASE NOS DADOS COLETADOSHIPÓTESE FATOS A FAVOR FATOS CONTRA

3

• Tabela de teste de hipóteses

Testar as hipótesesTestar as hipóteses

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TESTE DAS HIPÓTESES COM BASE NOS DADOS COLETADOSCONCLUSÃO

Muito ProvávelProvável

Improvavel

Retornar

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Priorização das Causas

PALPITOGRAMANomes dos Participantes

METODOLOGIA DE ANÁLISE E SOLUÇÃO DE PROBLEMAS

Título:

0%

200%

400%

600%

800%

1000%

1200%

Pareto das Causas

Causas

%

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0%

200%

400%

600%

800%

1000%

1200%

Pareto das Causas

Causas

%

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SOMA

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Nota = 1 Nota = 3 Nota = 9

50%30%20%

METODOLOGIA DE ANÁLISE E SOLUÇÃO DE PROBLEMAS

Título:

Retornar

0%

200%

400%

600%

800%

1000%

1200%

Pareto das Causas

Causas

%

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0%

200%

400%

600%

800%

1000%

1200%

Pareto das Causas

Causas

%

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PLANO DE AÇÃO

CAUSA / MEDIDA O QUE COMO

C5
Neste item deve-se descrever o que vamos fazer para solucionar o problema. (não copie o problema) Ex.: Monitorar Turn Over
D5
Descrever a ação. Ex.: Criando Planilha de monitoramento por area.
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Lista de verificação da qualidade e perenização do plano de açãoItens a serem verificados

A descrição da ação começa com um verbo no infinitivo?

Daqui a 5 anos as ações propostas continuarão surtindo efeito, evitando a reincidência do problema identificado?

Quando as pessoas hoje envolvidas (próprias e contratadas) forem substituídas por outras, estas ações continuarão surtindo efeito, evitando a reincidência do problema?

Foi proposto algum tipo de dispositivo anti-bobeira no plano para garantir que as ações sejam concluídas de forma eficiente?

Lista de verificação de coerência com as causas encontradasCausa Básica Genérica Identificada

Projeto inadequado

Padrão inexistente

Padrão insuficiente

Padrão não-treinado

Padrão não-auditado

Padrão descumprido (Indisciplina, Sabotagem, etc.)

Padrão descumprido (Indisciplina, Sabotagem, etc.)

As ações são ações de fato ou intenções? (Ex.: verbos proibidos - envidar esforços, buscar, otimizar, estudar, analisar, melhorar, propor, viabilizar, conscientizar, retreinar.)

Existe um responsável específico para cada ação do plano? (Não colocar nome de gerência, vários responsáveis por uma mesma ação, não colocar "todos")

Todas as ações tem uma data prevista para sua realização? (Não usar "Imediato" ou "sempre"

Page 29: MASP_Formularios Ver Revisada

Padrão descumprido (Incapacidade física)

Padrão descumprido (Incapacidade cognitiva)

Tecnologia não-consolidada

Fabricação inadequada (descumprimento do contrato ou especificações técnicas)

Abrangência não realizada

Page 30: MASP_Formularios Ver Revisada

PLANO DE AÇÃO

ONDE QUEMQUANDO

M Jan Fev Mar AbrPRM Jan Fev Mar AbrPRM Jan Fev Mar AbrPRM Jan Fev Mar AbrPRM Jan Fev Mar AbrPRM Jan Fev Mar AbrPRM Jan Fev Mar AbrPRM Jan Fev Mar AbrPRM Jan Fev Mar AbrPRM Jan Fev Mar AbrPRM Jan Fev Mar AbrPR

F5
Nome de todas as pessoas ou áreas envolvidas na ação. Ex.: GQT / Gerentes
Page 31: MASP_Formularios Ver Revisada

0 0 0 0 00 0 0 0 0

Lista de verificação da qualidade e perenização do plano de açãoItens a serem verificados

A descrição da ação começa com um verbo no infinitivo?

Daqui a 5 anos as ações propostas continuarão surtindo efeito, evitando a reincidência do problema identificado?

Quando as pessoas hoje envolvidas (próprias e contratadas) forem substituídas por outras, estas ações continuarão surtindo efeito, evitando a reincidência do problema?

Foi proposto algum tipo de dispositivo anti-bobeira no plano para garantir que as ações sejam concluídas de forma eficiente?

Lista de verificação de coerência com as causas encontradasCausa Básica Genérica Identificada

Projeto inadequado

Padrão inexistente

Padrão insuficiente

Padrão não-treinado

Padrão não-auditado

Padrão descumprido (Indisciplina, Sabotagem, etc.)

Padrão descumprido (Indisciplina, Sabotagem, etc.)

(Ex.: verbos proibidos - envidar esforços, buscar, otimizar, estudar, analisar, melhorar, propor, viabilizar, conscientizar, retreinar.)

(Não colocar nome de gerência, vários responsáveis por uma mesma ação, não colocar "todos")

(Não usar "Imediato" ou "sempre"

B62
Uma ação você sabe como fazer; uma intenção ficará só na intenção
B63
Quando necessário, escrever “Articular-se com as demais pessoas para ...” e colocar apenas Fulano como responsável
B64
Se não é possível fixar uma data para conclusão, é porque trata-se de um processo, e não de uma ação
B65
A ação deve ter um efeito duradouro sobre as causas básicas identificadas.
B66
As ações devem ser definitivas, muitas vezes vinculadas à padronização, para garantir que mesmo havendo rotatividade, as rotinas não serão afetadas.
Page 32: MASP_Formularios Ver Revisada

Padrão descumprido (Incapacidade física)

Padrão descumprido (Incapacidade cognitiva)

Tecnologia não-consolidada

Fabricação inadequada (descumprimento do contrato ou especificações técnicas)

Abrangência não realizada

Page 33: MASP_Formularios Ver Revisada

PLANO DE AÇÃO

QUANDO

Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez

Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez

Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez

Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez

Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez

Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez

Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez

Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez

Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez

Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez

Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez

Page 34: MASP_Formularios Ver Revisada

0 0 0 0 0 0 0 00 0 0 0 0 0 0 0

sn

Lista de verificação da qualidade e perenização do plano de açãoSim Não

Sim Não

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Page 36: MASP_Formularios Ver Revisada

3 Gerações

RESULTADOS ALCANÇADOSPONTOS

PROBLEMÁTICOS

Page 37: MASP_Formularios Ver Revisada
Page 38: MASP_Formularios Ver Revisada

3 Gerações

PROPOSTA DE NOVAS AÇÕES

RetornarRetornar

Page 39: MASP_Formularios Ver Revisada

Planejamento e Qualidade

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Matriz de Responsabilidade pelo controle e controle de verificaçõesAção de Controle Quem vai controlar Quando Onde

ExecutanteGerente ImediatoComitê FuncionalComitê de AtivosComitê de GestãoGerente GeralGerente ExecutivoÓrgão Corporativo

Plano Preliminar de avaliação da mudançaImpacto Impactados Classificação Ação Mitigadora

AltoMédioBaixo

Plano Preliminar de Comunicação

Responsável Prazo

Indicadores e Metas Nome do Indicador Fórmula Frequencia de medição Meta

Público-alvo impactado

Estratégia de comunicação a ser

adotada

Planejar o controle dos resultados e o fechamento da análise

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Matriz de Responsabilidade pelo controle e controle de verificaçõesObs.

Plano Preliminar de avaliação da mudançaObs.:

Plano Preliminar de Comunicação

Indicadores e Metas Gatilho

Fatores criticos de sucesso

Planejar o controle dos resultados e o fechamento da análise Matriz de responsabilidades Plano preliminar de avaliação da mudança e Comunicação Planilha com indicadores para monitorar e suas metas Cronograma de verificações Despacho do GG para cadastramento no CPA

5

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Matriz de responsabilidades Plano preliminar de avaliação da mudança e Comunicação Planilha com indicadores para monitorar e suas metas Cronograma de verificações Despacho do GG para cadastramento no CPA