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Instruções• Pegue papel e caneta, isso é importante para que você anote
idéias e possa fazer anotações sobre o conteúdo;
• No fim deste módulo existe uma atividade, por favor, faça e a envie no prazo estabelecido;
• Em caso de dúvidas nos envie um e-mail:
Organizando uma reunião
A disciplina é a mãe do êxito.
(Ésquilo)
Objetivo
Instruir os Mestres Conselheiros sobre como organizar uma reunião de sucesso e em conformidade com o Manual da Ordem do Dia.
O que é uma reunião?
Antes de começarmos vamos expor, de maneira bem clara, o que é uma reunião:
Reunião é o encontro de duas ou mais pessoas com propósito de discutir algum tema ou realizar alguma atividade.
O que é Ordem do Dia?
Chama-se de Ordem do Dia todos os assuntos que farão parte da reunião, como por exemplo, a leitura de atas, expedientes, aprovação de relatórios e suas leituras, decisões do capítulo como campanhas filantrópicas, pagamento de contas, aprovações de candidatos a ingresso à Ordem, entre outros.
Para compreender e executar corretamente a Ordem do Dia, por favor, consulte o Manual da Ordem do Dia que está no fim do seu ritual.
Condução dos Trabalhos e Quorum
A palavra “quorum” quer dizer a quantidade mínima de pessoas que devem estar presentes para que qualquer decisão tomada seja considerada válida.
Para tomar decisões em uma reunião você precisa de, no mínimo, 8 membros presentes com direito a voto.
O malhete
O malhete é o instrumento usado pelo Presidente da sessão para comandar e, por isso, ficará sob a guarda do Mestre Conselheiro e somente deverá ser passado dele:
1 - Para o Grande Mestre (Estadual ou Nacional), quando se realizar a Cerimônia de recepção do Grande Mestre;
2 - Para o Oficial Instalador, quando da posse do Conselho Consultivo;
3 - Do Oficial Instalador (Mestre Conselheiro Instalador, na posse dos oficiais) para o Mestre Conselheiro Instalado;
Os Mestre Conselheiro Nacional/Estadual possui o direito de presidir qualquer sessão quando estiver presente e, para isso, deverá ocupar o cargo de Mestre Conselheiro realizando toda a reunião.
Uso da Palavra
O Mestre Conselheiro é o único Oficial responsável por conceder a palavra aos presentes.
Não existe uma ordem estabelecida para o seu uso, a palavra é livre e passada somente por ele, ou seja, uma pessoa que está no Leste pode ser a primeira a falar e, depois dela, alguém que está no Sul. Não existe precedência como praticado nas lojas maçônicas.
Aquele que deseja fazer o uso da palavra deve ficar de pé e aguardar que o Mestre Conselheiro a conceda, para mais detalhes leia o item “reconhecimento” no ritual.
Abertura dos TrabalhosPara abrir os trabalhos você precisa de:
Todo o material obrigatório que está no ritual;
No mínimo um membro do Conselho Consultivo;
No mínimo 12 Oficiais: Mestre Conselheiro, Primeiro Conselheiro, Segundo Conselheiro, Primeiro Diácono, Segundo Diácono, Primeiro Mordomo, Segundo Mordomo, Mestre de Cerimônias, Capelão, Porta Bandeira, Escrivão e Sentinela;
Ter a Ordem do Dia estabelecida e saber claramente quais as decisões que deverão ser tomadas na reunião;
Criar a cultura da PONTUALIDADE, ou seja, assim que reunir a quantidade mínima de pessoas comece a reunião.
Pontualidade
Dica de quem entende do assunto:
Dicas sobre Pontualidade• Organize o necessário com antecedência;
• Deixe claro aos Oficiais que as sessões começarão na hora;
• Ser pontual não é chegar na hora, é chegar com antecedência;
• Esteja pronto para iniciar no horário marcado;
• Para quem é pontual esperar, por qualquer motivo, é puro desrespeito. Os maçons, por exemplo, não gostam de atrasos;
• Atrasar não é uma atitude de quem não sabe respeitar quem está envolvido no evento.
• Maus hábitos são contagiosos. Se o Mestre Conselheiro permitir que um ou dois Oficiais não sejam pontuais o mau hábito fazer escola entre os demais.
A Ordem do Dia
Ordem dos Trabalhos• Abertura dos Trabalhos;
• Chamada dos Oficiais e membros ativos;
• Cerimônia de Iniciação (ou Elevação);
• Leitura das atas;
• Relatório do Hospitaleiro;
• Relatório do Tesoureiro;
• Doentes e Acidentados;
• Leitura de Expedientes;
• Relatório da Comissão de Sindicância;
• Votação de Candidatos a Iniciação;
• Contas do Capítulo;
• Relatório das Comissões;
• Assuntos não terminados;
• Novos assuntos;
• Procedimentos para eleições do Capítulo;
• Cerimônia das Nove Horas;
• Bem da Ordem;
• Encerramento dos Trabalhos;
• Entretenimento e lanche;
Chamada dos Oficiais e Membros Ativos
A chamada é o momento da reunião em que o Escrivão registra a presença dos Oficiais e membros ativos. Para isso o Capítulo deverá:
• Providenciar um livro de chamadas;
• Conseguir uma lista de membros regulares;
• Livros de presença poderão ser abertos para que os maçons e DeMolays visitantes o assinem;
• Os membros do quadro somente responderão a chamada;
Cerimônia de Iniciação ouCerimônia de Elevação
Quando uma Cerimônia de Iniciação/Elevação for realizada, ela deverá acontecer logo após a “Chamada dos Oficiais e Membros Ativos”.
Aconselha-se que os outros tópicos da Ordem do Dia sejam cortados e que, após o término da Cerimônia, o Mestre Conselheiro continue com a partir do tópico “Bem da Ordem”.
Para mais detalhes consulte o Manual da Ordem do Dia
Leitura das Atas
Cada Capítulo deverá possuir três livros ata: um para reuniões do Grau Iniciático; um para reuniões do Grau DeMolay; outro para reuniões do Conselho Consultivo.
As atas do Grau Iniciático terão como tema somente as cerimônias de iniciação, realização de palestras, assuntos da palavra ao bem da ordem e outros fatos que tenham ocorrido no Grau Iniciático.
As atas do Grau DeMolay terão como tema, tudo que for tratado neste grau, ou seja, expediente, aprovação de atas deste grau, assuntos burocráticos, eleições, decisões etc...
Já as atas do Conselho Consultivo são de responsabilidade do Consultor Secretário e do Presidente do Conselho.
Relatório do Hospitaleiro
O Hospitaleiro fará um breve relato das atividades sociais e assistenciais do Capítulo. O relatório deverá conter a data da atividade, membros presentes, resultados alcançados e gastos.
O relatório lido deverá obrigatoriamente ser entregue para o Escrivão para que seja devidamente arquivado.
Relatório do Tesoureiro
O Tesoureiro fará um breve relatório de todos os recebimentos e pagamentos feitos entre uma reunião e outra, e informará o saldo financeiro total do Capítulo.
O relatório deverá conter a data dos pagamentos e recebimentos, os recibos e demais documentos necessários para a contabilidade.
O relatório lido deverá obrigatoriamente ser entregue para o Escrivão, juntamente com todos os comprovantes para que seja devidamente arquivado.
Doentes e Acidentados
Neste tópico o Mestre Conselheiro dará a oportunidade para que os membros relatem informações a respeito da saúde dos membros da família DeMolay. Visitas aos doentes poderão ser marcadas pelo Hospitaleiro.
Alguma visita realizada deverá ter seu relatório lido no item “Relatório do Hospitaleiro”.
Leitura de Expedientes
O Escrivão lerá as cartas recebidas na íntegra e providenciará, de acordo com a instrução do Mestre Conselheiro que elas sejam respondidas e arquivadas.
As correspondências que requererem alguma deliberação deverão ter seus comentários e decisões realizadas no tópico “novos assuntos” da Ordem do Dia.
Relatório da Comissão de Sindicância
O Mestre Conselheiro passará a palavra à comissão de sindicâncias para que essa dê o seu parecer ao Capítulo a respeito das informações levantadas acerca dos candidatos à iniciação na Ordem.
Votação de Candidatos para Iniciação
A eleição para receber o título de membro é obrigatória e consta nas Regras e Regulamentos do Supremo Conselho, a votação deverá ser feita da maneira conforme descrita no Manual da Ordem do Dia e o voto é obrigatoriamente secreto.
Contas do Capítulo
Todas as contas (exceto as taxas devidas ao Grande Conselho e ao Supremo Conselho) só poderão ser pagas após a aprovação da assembléia capitular e a ratificação do Conselho Consultivo.
Relatório das Comissões
O Mestre Conselheiro dará a palavra às Comissões do Capítulo que tenham algo a relatar. O presidente da comissão ou algum membro falará ao Capítulo sobre atividades realizadas ou que a comissão pretende realizar.
Os relatórios referentes a atividades realizadas pelas comissões deverão ser entregues ao Escrivão e arquivados.
Assuntos não terminados
O Mestre Conselheiro anunciará a discussão de assuntos que ficaram pendentes ou que foram adiados de outras reuniões.
Cerimônia das Nove Horas
Todas as reuniões do Capítulo, sejam públicas ou secretas, requerem a realização da Cerimônia das Nove Horas, caso a reunião alcance às nove horas da noite (vinte e uma horas).
ATENÇÃO
• Se a sua reunião chegar até as 21h você deverá fazer 3 orações: abertura dos trabalhos, Cerimônia das Nove Horas, encerramento dos trabalhos;
• Se a reunião não chegar até as 21h você deverá fazer 2 orações: abertura dos trabalhos e, no lugar da oração do encerramento, colocar a oração da Cerimônia das Nove horas;
Bem da Ordem
Assuntos administrativos não poderão ser trazidos ao Capítulo nesse momento, mas sim assuntos que engrandeçam o Capítulo DeMolay, como por exemplo, poemas, pensamentos, boas noticias da ordem e etc...
Nesse momento da Ordem do Dia é indicado que o Mestre Conselheiro peça para que o Hospitaleiro, ou outro oficial designado, passe a sacola para coleta de fundos para a caridade. Também nesse momento, o Mestre Conselheiro, ou alguém por ele designado poderá saudar os visitantes, a fim de abreviar o tempo dos discursos.
Encerramento dos Trabalhos
O encerramento dos trabalhos deverá ser realizado conforme descrito no Ritual. A Cerimônia de Encerramento é a mesma estando o Capítulo aberto no Grau Iniciático ou no Grau DeMolay. Não existe nenhuma forma resumida de encerramento, e ela deverá ser totalmente realizada.
Após os oficiais terem se retirado, todos os presentes na Sala Capitular deverão se retirar informalmente.
Entretenimento e Lanche
Os Capítulos são encorajados a realizar lanches e confraternizações após as reuniões, um clube de mães se sentiria muito feliz em ajudar.
Atividade• Você deve explicar para todos os membros do Capítulo como funciona
a Ordem do Dia. Esta explicação deve ter formato de palestra, portanto use a sua criatividade.
• Não se esqueça de firmar um acordo de pontualidade com o seu time.
• Faça um relatório da palestra e assine juntamente com um membro do Conselho Consultivo. Faça uma cópia digital (scaner) e envie para o e-mail:
• No campo assunto do e-mail coloque “Ordem do Dia” o seu estado e o seu nome, como por exemplo:
Ordem do Dia – GO – Thiago Augusto;
PRAZO: 30/09/2010 – quinta-feira;
