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METODOLOGIA, RESULTADO E ANÁLISES · 2012-01-17 · METODOLOGIA, RESULTADO E ANÁLISES A 6ª Pesquisa IOB SPED contou com 929 empresas, representando uma amostra qualificadamente

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METODOLOGIA, RESULTADO E ANÁLISES

A 6ª Pesquisa IOB SPED contou com 929 empresas, representando uma amostra

qualificadamente diversificada e quanticamente satisfatória, conferindo assim maior

riqueza à análise estatística e maior aderência à realidade de todo o mercado.

50% da amostra pertencem ao segmento de Serviços, 27% da Indústria, 16% do

Atacado ou Varejo e 7% de mais de um deles ou de outros segmentos de mercado.

Das empresas pesquisadas, 56% estão enquadradas no Lucro Real, 29% no Lucro

Presumido, 11% no Lucro Real com acompanhamento diferenciado e 4% em outro

tipo de regime.

40% das companhias possuem de 11 a 100 funcionários, conforme disposto no

gráfico abaixo, e 31% de toda a amostra afirma ter aumentado seu quadro de

funcionários apenas para atender à demanda do SPED.

Porte da empesa – quantidade de funcionários

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CENÁRIO DAS EMPRESAS QUANTO ÀS OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS

Nesta pesquisa, a EFD PIS COFINS figura como a obrigação acessória que traz

maior insegurança e representa a maior dificuldade às empresas em relação à

adequação ao SPED, seguida por FCONT, EFD ICMS/IPI e ECD, conforme gráfico

abaixo. Para 61% das empresas, o prazo de entrega da EFD PIS COFINS será

prorrogado.

Acredita-se que a EFD PIS/COFINS seja a obrigação onde os entrevistados

encontram maior dificuldade por ser uma obrigação “nova”, sem antecedentes o

que acaba gerando maiores dúvidas sobre a entrega e pelos movimentos não

provenientes do SPED Fiscal como, notas de serviços tributadas pelo ICMS e

créditos originários do ativo imobilizado. As empresas também não podem confiar

no PVA para validação do arquivos, pois, até o momento, a receita não liberou uma

versão do programa validador específico para essa obrigação, o que gera maiores

dúvidas sobre o conteúdo dos arquivos.

Diante da necessidade de implementação das obrigações acessórias digitais, 38%

das empresas afirmam ter adquirido produtos e contratado exclusivamente para

essa finalidade. Considerando toda a amostra, 46% também afirmam investir,

anualmente, de R$1.000 a

R$4.999 em recursos para essa finalidade e 30% já investe mais de R$10.000 na

adequação ao SPED, conforme o gráfico abaixo.

O que deve ser ressaltado na questão investimento é que se observam volumes

consideráveis destinados a geração e entrega das obrigações e não na prevenção

dos problemas que refletem no SPED. Há grandes movimentos visando à

contratação de consultorias, desenvolvimentos sistêmicos, aquisições de aplicativos

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e entre outras formas visando ajustar dados para que seja possível gerar

informações e validar nos programas desenvolvidos pela Receita Federal. Porém, é

essencial que sejam direcionados investimentos para correção de processos de

forma definitiva, ou então os problemas pontuais farão parte da rotina cotidiana por

longos períodos.

Para evitar que os problemas perdurem após a geração dos arquivos e se tornem

freqüentes, é recomendado que se busque alternativas que efetivamente garantam

a segurança em todas as fases, seja por meio de consultorias ou assessorias,

aquisição de sistemas, softwares ou aplicativos que realmente certifiquem as

informações e que possibilitem uma visão estratégica do cenário da empresa,

permitindo outras análises e adequações como, por exemplo, de sistemas e

processos.

Nesta 6ª Pesquisa IOB SPED constatamos que 74% das empresas já investe mais

de R$1.000 para essa finalidade, buscando garantir seu compliance tributário. Veja

o gráfico abaixo:

Investimento anual em produtos e serviços para adequação ao SPED

7%

15%

18%

34%

26%

Acima de R$50.000

De R$10.000 a 49.999

De R$5.000 a 9.999

De R$1.000 a 4.999

Até R$999

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DIFICULDADES COM O SPED

Mesmo com o suporte especializado e recursos dedicados para a adequação ao

SPED, 89% ainda declara ter de médio a alto grau de dificuldade em relação

à implementação, conforme disposto no gráfico a seguir.

Dentre as dificuldades sinalizadas por essas empresas, 37% destacou Sistemas e

Tecnologia como o principal obstáculo, seguido por Processos (25%) e Pessoas

(19%) conforme disposto abaixo.

Em relação a Sistemas e Tecnologia, a maior dificuldade, citada por 35% das

empresas, está em garantir a correta parametrização / extração dos dados

do ERP. O primeiro passo para garantir a correta parametrização dos sistemas é

mapear o maior volume possível de operações realizadas pela empresa e definir os

tratamentos necessários principalmente no que diz respeito às questões tributárias.

Estando devidamente mapeadas, as parametrizações poderão ser atualizadas de

acordo com os novos critérios.

Um dos grandes problemas nas empresas atualmente é que as próprias

companhias não possuem conhecimento ou disponibilidade suficiente para levantar

e mapear todos os cenários de negócios e acabam atribuindo de forma subjetiva a

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área de tecnologia. Mesmo que a frente de tecnologia seja inserida visando às

correções, o trabalho será em vão se as áreas de negócios não desenvolverem um

mapa detalhado de operações haja vista que áreas de tecnologia atuando de forma

independente, não terão conhecimento suficiente para executar determinados

levantamentos, o que é absolutamente normal, pois, não é a atividade principal da

referida área.

Por outro lado, 26% da amostra já acreditam que o maior problema está nos

provedores de tecnologia, que demoram a atualizar os softwares e

sistemas com as exigências do Fisco. Por isso, agir de forma antecipada e

precavida é o melhor caminho.

É muito comum abordagens e contratações de parceiros no ramo de tecnologia

quando a obrigação ou atualização está muito próxima da entrega. É importante

ressaltar que isso inviabiliza qualquer ação assertiva por parte de ambos, que por

sua vez atuarão de forma reativa, haja vista a proximidade da entrega.

Acompanhar o parceiro de Tecnologia estabelecendo cronogramas e

comprometimento com os prazos é uma saída viável no que diz respeito às

atualizações. Deixar para fazer contato em período muito próximo da entrega,

expõe a empresa a riscos desnecessários, até porque não basta simplesmente

atualizar o software, é necessário efetuar testes apurados para certificar de que a

funcionalidade esteja devidamente homologada e, normalmente, esse trâmite pode

consumir tempo significativo além de comprometer a qualidade da implementação.

Para 16% das empresas, a falta de integração de dados entre os sistemas e

ERPs é o que mais dificulta o processo de adequação ao SPED e 14% das empresas

informou ter realizado a implementação com equipe própria, no entanto,

alegam que o problema maior é não ter a expertise necessária para garantir total

segurança ao processo e, consequentemente, à escrituração digital das suas

informações.

A grande questão aqui tratada é que houve uma segregação na escrituração e

apuração de tributos dentro até mesmo da área fiscal. É muito comum equipes

totalmente apartadas atuando com a apuração de ICMS, IPI e ISS, outra equipe

atuando com PIS e COFINS, outra com IRPJ e CSLL e até uma quarta equipe

tratando das retenções.

Mesmo que as atividades estivessem dentro de uma mesma gerência ou diretoria,

esse cenário fez com que tais áreas buscassem alternativas distintas para efetuar a

apuração, recolhimento e entregas de obrigações acessórias. É natural

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encontrarmos numa mesma área fiscal, 02, 03 ou mais soluções fiscais distintas e

agora com o advento do SPED, a tendência é que tais informações necessitem de

consolidação para compor uma única obrigação.

É essencial que exista uma conscientização para centralizar as informações fiscais

numa única base. Ter um único sistema é importante, porém, é fundamental que a

mesma informação seja base para apuração e escrituração do ICMS, IPI, PIS,

COFINS e etc. Quem não atentar a essa sistemática, certamente correrá o risco de

ter que criar mecanismos complexos e onerosos para extrair, tratar e consolidar

informações visando atender o SPED. A conseqüência disso é a onerosidade e

principalmente o potencial risco quanto a falta de integridade das informações

disponibilizadas ao Fisco.

Além desses obstáculos, a necessidade de alto investimento para a implementação

também foi citada como principal obstáculo para 9% das empresas conforme

gráfico a seguir.

Além de ter que depurar todas as necessidades impostas pelo SPED, os

profissionais ainda precisam garimpar recursos junto as suas diretorias. Imaginem

quando as companhias são multinacionais administradas por estrangeiros. É uma

batalha intensa conseguir convencer de que os investimentos serão necessários

para garantir a sobrevivência das empresas. Parece dramático, mas é alternativa

que muitos profissionais têm adotado para conseguir liberação de recursos.

A tendência é que além da multa por falta de entrega das obrigações acessórias, as

empresas tenham dificuldades de conseguir certidões (como por exemplo, a

certidão negativa de débitos) e com isso sendo excluídas de processos licitatórios e

concorrências privadas e ainda poder ter CNPJ ou inscrição estadual bloqueados,

consumando o impedimento para promover faturamento de mercadorias, produtos

e serviços.

É necessário desenvoltura e criatividade para esse convencimento e nada melhor

do que usar o que efetivamente pode ocorrer para sensibilizar os responsáveis

pelas decisões de que não se trata de uma simples obrigação acessória, mas um

instrumento permanente de controle que não permitirá desvios. Se esse

convencimento não for efetivo, os projetos já nascerão com grande risco potencial.

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Principais dificuldades em Tecnologia / Sistemas relacionadas ao SPED

Tratando-se de Profissionais e Pessoas, a maior dificuldade, apontada por 43%

da amostra, é a necessidade de investimento em qualificação dos

profissionais.

34% das empresas já indicam que o ponto mais crítico é encontrar profissionais

qualificados no mercado, ao passo que 23% afirmam que o problema está na

resistência dos profissionais em relação ao cenário tecnológico do SPED.

Não existe uma fórmula mágica capaz de solucionar esse problema. Obviamente se

grande parte das empresas decidirem contratar recursos capacitados com

experiência em projetos SPED, fazendo uma analogia bem simples, não haverá

profissionais no mercado. Atualmente estamos vivenciando esse movimento de

escassez.

Uma alternativa encontrada por determinadas empresas é a formação e

qualificação de equipes visando o preenchimento das posições. Existem várias

formas de promover o desenvolvimento de pessoas: cursos, seminários, palestras,

integração com outras empresas do mesmo segmento preferencialmente,

acompanhamento de outros projetos e acompanhamento das atualizações inerentes

ao tema. Porém, é vital que a capacitação também englobe os processos internos

da referida empresa. De nada adianta um profissional bem formado nos aspectos

relacionados ao SPED se ele não conhece bem a forma na qual a empresa trabalha.

Se esses dois requisitos forem atendidos, a chance de êxito é grande e caberá a

empresa uma gestão do recurso visando à manutenção no quadro de

colaboradores, porque a concorrência por esses recursos tem sido bastante

acirrada.

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Principais dificuldades em Profissionais e Pessoas relacionadas ao SPED

Os Cadastros de Mercadorias também representam grande dificuldade às

empresas no processo de adequação ao SPED. Para 48% delas, o desafio está em

manter esses cadastros atualizados, uma vez que faltam profissionais

qualificados para executar tal atividade, processos e fontes de informação seguras

para garantir a manutenção e atualização constante dessas informações.

A classificação fiscal de mercadorias também é apontada por 28% das

empresas como a maior dificuldade na implementação da escrituração digital,

entretanto, 19% afirma que a maior obstáculo é manter-se atualizado em

relação à lista de substituição tributária que, diante das mudanças constantes,

exige das empresas um acompanhamento assíduo para que não sejam geradas

informações inconsistentes pelos seus sistemas e posteriormente escrituradas.

Apenas 5% das empresas pesquisadas citam a descrição das mercadorias como

principal dificuldade. Confira as informações no gráfico a seguir.

O grande problema relacionado ao cadastro de materiais é que muitas empresas se

preocupam em sanear a base que fará parte do período base da obrigação, mas

esquecem de estabelecer um processo contínuo para garantir a integridade dos

itens novos que serão cadastrados a partir daquele momento.

Obviamente a primeira ação é essencial, porém, se os parâmetros de entradas não

forem bem definidos contra as inconsistências, os problemas continuarão. A IOB

tem atuado nas frentes de saneamento bem como no processo cotidiano de

trabalho das empresas fazendo com que os itens novos sejam devidamente

classificados antes mesmo da sua efetiva criação nos sistemas de negócios. Além

disso, também monitora todas as alterações oriundas das legislações vigentes

informando as empresas sobre as atualizações no momento em que ocorrerem.

Esse é um exemplo de como é possível gerenciar a informação em toda a sua

cadeia garantindo sua integridade desde o início do processo.

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Principais dificuldades de Cadastros de Mercadorias relacionadas ao SPED

Em relação aos cadastros de Clientes e Fornecedores, a principal dificuldade

citada pelas empresas é mantê-los atualizados (45%). Para 26% delas, a

indisponibilidade do serviço de consulta nos órgãos oficiais é o mais crítico para o

tratamento desses cadastros. Para 18%, a falta de recursos para consulta

automatizadas é o que mais dificulta o processo de saneamentoe e para 11%, a

maior dificuldade está em encontrar informações que possam complementar

esses cadastros, impossibilitando um saneamento seguro das informações que

constarão nos arquivos digitais do SPED. Confira o gráfico abaixo:

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Principais dificuldades de Cadastros (clientes e fornecedores) relacionadas

ao SPED

Em virtude da implementação do SPED, 65% das empresas afirma ter revisado /

atualizado seus cadastros de clientes e fornecedores.

Assim como ocorre no cadastro de materiais, a grande dificuldade é encontrar

meios suficientes de atualização quanto às alterações de status. Contratar uma

consultoria para realizar a higienização da base atual é uma tarefa menos

complexa, ao contrário de ser avisado por algum tipo de serviço de que o status do

cliente ou fornecedor mudou.

A algum tempo, têm surgido movimentos no mercado que visam monitorar de

forma freqüente os dados cadastrais e principalmente quanto ao status de

“habilitado e não habilitado”, no entanto, essa modalidade ainda não proliferou de

forma significativa. Também é essencial não permitir a entrada de dados

inconsistentes nos sistemas de gestão. Para tanto, é necessário investimento em

desenvolvimento sistêmico para implementar as validações necessárias no

momento em que o cadastro está sendo efetuado.

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EVOLUÇÃO DO FISCO

Das empresas pesquisadas, 10% já recebeu notificação sendo que 45% delas foram originárias de obrigações eletrônicas do SPED e, em sua maior parte, foram recebidas nos últimos 2 anos, conforme gráfico abaixo. Das empresas notificadas, 30% afirmou que o procedimento gerou infração/multa para a empresa.

Período médio de recebimento das notificações originadas pelo SPED

Das empresas pesquisadas, apenas 8% já recebeu intimação eletrônica, entretanto,

85% de toda a amostra afirma que já percebeu evolução nos processos de

fiscalização e 78 % já tiveram que adaptar ou ajustar suas políticas fiscais em

função da implementação do SPED.

Dentre os diferentes entendimentos a respeito dos impactos da instituição do SPED,

75% das empresas afirma que o principal problema é o aumento do volume de

trabalho e 5% delas, que o SPED trouxe despesas. Por outro lado, 15% das

empresas declara que ele simplificou processos e 5% afirma que facilitou a

rotina de trabalho.

77% da amostra acredita que a necessidade de cumprir prazos para a entrega dos

arquivos digitais compromete a qualidade da informação. Prova disso, 74% das

empresas relatam ter de baixo a médio grau de segurança em relação às

informações que enviam ao Fisco, conforme gráfico a seguir.

Grau de segurança das empresas quanto às informações que enviam ao

Fisco

Para assegurarem a acuracidade das informações que enviam ao Fisco, 52% das

empresas afirmam utilizar recursos próprios, 27% declara utilizar o PVA, 17%

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contam com assessoria especializada de consultorias ou auditorias independentes e

somente 4% recorre a softwares de auditoria digital.

Ao serem questionadas sobre a função do PVA, 47% das empresas pesquisadas

informou que o utiliza para certificar a validade estrutural dos arquivos digitais,

36% para assinar e enviar os arquivos e 17% para assegurar que a apuração

foi realizada corretamente.

Atribuir a certificação das informações fiscais somente ao PVA pode ser um risco

assumido pelas empresas de modo geral. Embora seja uma ferramenta

desenvolvida por equipes competentes, ele não retorna individualmente as análises

tributárias contempladas nas operações. As críticas são elaboradas em nível de

consistências de dados e algumas funções que podemos chamar de tributárias

superficiais. Significa que uma análise apurada quanto às definições de alíquotas,

se determinado produto está enquadrado no regime de substituição tributária, se o

determinado crédito registrado possui previsão legal, e outras situações dessa

natureza não são apresentadas pelo PVA.

Em função disso, é importante uma auditoria que pode ser realizada por sistemas

inteligentes capazes de efetuar esse tipo de análise e em curto espaço de tempo.

Isso dará uma visão mais aprofundada do que efetivamente será disponibilizado a

Receita Federal.

É importante alertar que o fato de simplesmente disponibilizar as escriturações

digitais sem uma preocupação mais direcionada no que tange a qualidade e

integridade das informações não irá eximir a empresa de eventuais

questionamentos e possivelmente autuações. Há um movimento crescente de

empresas que tem se preocupado em trabalhar de forma mais precavida para

evitar transtornos futuros. Embora, a escrituração fiscal reflita uma operação já

consumada, pelo menos é possível saber claramente a que riscos a empresa estará

sujeita e principalmente ter a idéia exata do que é preciso ajustar para evitar novos

erros.

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CONSLUSÃO

Embora já exista certa maturação nas implementações oriundas do SPED, ainda

encontramos situações que não foram devidamente dirimidas. Houve um

movimento bastante intenso visando cumprir uma obrigatoriedade, porém, o

conjunto de componentes que formam a base do SPED ainda precisa de evoluções

significativas no ambiente corporativo.

A automatização de processos de negócios ligados diretamente a geração de

informações fiscais, o controle das operações que as empresas praticam e seus

reflexos nos sistemas de negócios bem como o reflexo na qualidade da informação

apresentada na escrituração digital ainda precisam de maior atenção.

Ainda há tempo de estabelecer planos, aprovar e desenvolver projetos visando o

enquadramento efetivo da empresa junto a nova realidade. No entanto, as decisões

precisam ser tomadas com muita agilidade. Estabelecer um diagnóstico de

processos, corrigir eventuais falhas e certificar as informações disponibilizadas ao

Fisco é uma excelente alternativa para garantir a conformidade.

O mais importante num projeto SPED, além de atender as especificações do Fisco,

é estabelecer processos harmônicos que não causem entraves nas rotinas fiscais e

contábeis, bem como das demais áreas de negócios, afinal, uma escrituração digital

basicamente irá refletir de forma global o que foi efetivamente praticado de forma

clara e transparente, mas o objetivo fim da referida empresa não poderá ser

preterido.

Com esse trabalho, esperamos ter contribuído com a sua empresa, esclarecendo e

contextualizando a dinâmica do mercado em relação ao SPED e os possíveis

impactos no seu negócio, ajudando você a antecipar soluções e agir

preventivamente na busca do compliance tributário do seu negócio.