Microsoft Outlook 2010 Руководство по работе с€¦ · минуту не теряя связи с важными для вас людьми. Добро пожаловать

Microsoft Outlook 2010

Руководство по работе с

Содержание

Microsoft Outlook 2010: обзор ....................................................................................................................... 1

Outlook 2010: краткий обзор ........................................................................................................................ 2

Более удобный доступ к нужным средствам в нужное время. ..................................................... 2

Экономия времени при просмотре и создании сообщений электронной почты,

а также при управлении ими. ............................................................................................................................... 2

Обеспечение безукоризненной и профессиональной связи. ..................................................... 3

Общайтесь с людьми, подключайтесь к своим учетным записям и оставайтесь в курсе

событий. .................................................................................................................................................................................. 3

Доступ к важной информации практически в любом месте и в любое время. .............. 4

Outlook 2010: детальный обзор ................................................................................................................... 5

Лента Улучшение ................................................................................................................................................................. 5

Представление Microsoft Office Backstage Новинка ................................................................................ 6

Представление «Беседа» Улучшение .................................................................................................................. 8

Быстрые действия Новинка ......................................................................................................................................... 9

Почтовые подсказки Новинка................................................................................................................................. 10

Средства поиска Улучшение ................................................................................................................................. 11

Темы Office Улучшение ............................................................................................................................................... 12

Вставка с динамическим просмотром Новинка ................................................................................... 13

Средства редактирования изображений Новые и улучшенные функции ................................. 14

Рисунок SmartArt Улучшение................................................................................................................................... 15

Поддержка нескольких почтовых ящиков Улучшение ............................................................................ 16

Представление «Расписание» Новинка ........................................................................................................ 16

Поиск помещений Новинка ................................................................................................................................... 18

Предварительный просмотр календаря Новинка .................................................................................. 19

Карточка контакта Новинка .................................................................................................................................... 19

Поиск людей Улучшение ........................................................................................................................................... 21

Outlook Social Connector Новинка ..................................................................................................................... 21

Средства перевода Улучшение ........................................................................................................................ 23

Языковые средства Улучшение ............................................................................................................................. 24

Просмотр голосовой почты Новинка ............................................................................................................... 25

Microsoft Outlook Web App Улучшение ............................................................................................................ 25

Microsoft Outlook Mobile 2010 Улучшение ....................................................................................................... 26

Обзор представления «Беседа» ..............................................................................................................28

Переключение в режим представления «Беседа» ............................................................................... 28

Представление «Беседа»: общие рекомендации ............................................................................... 28

Настройка параметров представления «Беседа» ............................................................................... 29

Что такое разделенная беседа? ....................................................................................................................... 31

Перенос выбранных настроек в другие папки........................................................................................ 33

Заключение .....................................................................................................................................................36

Место расположения ..................................................................................................................................37

Сравнение версий ........................................................................................................................................43

Часто задаваемые вопросы по Outlook 2010 ......................................................................................52

Доступность и раскрытие возможностей ...........................................................................................62

Outlook Mobile 2010 ..................................................................................................................................................... 62

Outlook Web App .......................................................................................................................................................... 62

Ссылки в данном руководстве по продукту............................................................................................... 62

1

Microsoft Outlook 2010: обзор

Microsoft® Outlook® 2010 предлагает инструменты управления корпоративной

и пользовательской электронной почтой класса «премиум» более 500 млн. пользователей

Office во всем мире. Нам известно, что среднестатистический пользователь прочитывает

около 1 800 сообщений ежемесячно, и при этом 1 500 из них удаляются. Разве вы не

хотите сэкономить время, затрачиваемое на управление электронной почтой, даже если

она действительно важна для вас? Организуйте свой рабочий день с помощью Outlook

2010. Благодаря новому подходу к расширенным функциям организации, поиска и

планирования вы сможете полностью контролировать ежедневный обмен информацией и

выполнение поставленных задач.

Для многих из нас электронная почта является чрезвычайно важной частью повседневной

жизни. Мы используем мобильные устройства не только для обмена информацией, но и

для того, чтобы жить в режиме «всегда на связи». Именно так мы поддерживаем

отношения с друзьями, родными, партнерами по бизнесу — со всем миром. Ожидаете ли

вы рейса, читаете ли книгу в кофейне или проводите встречу с клиентом, доступ к

электронной почте вам требуется в соответствии с рабочим расписанием и независимо от

расположения. Благодаря Outlook 2010 вы сможете получить доступ к своей электронной

почте, календарю и адресной книге в любой точке мира — для этого потребуется веб-

браузер или смартфон.1 Общайтесь с друзьями на работе и дома, пользуйтесь огромным

количеством услуг в Интернете и социальных сетях — и все это прямо на ходу, ни на

минуту не теряя связи с важными для вас людьми.

Добро пожаловать в Outlook 2010. Это самая мощная и интуитивно понятная версия на

сегодняшний день.

1Для доступа через Интернет и с использованием смартфона требуется соответствующее устройство и подключение к Интернету.

Веб-функция использует приложение Outlook Web App, для которого требуется Microsoft Exchange Server 2010 и

поддерживаемый браузер Internet Explorer®, Firefox или Safari. Для некоторых мобильных функций требуется приложение

Microsoft Outlook Mobile 2010, не включенное в приложения Office 2010, пакеты или веб-приложения Office Web Apps.

Существует ряд различий между функциями Outlook Web App, Outlook Mobile 2010 и Outlook 2010.

2

Outlook 2010: краткий обзор

Далее представлен обзор функциональных возможностей Outlook 2010, благодаря

которым вы сможете добиться максимальной производительности при работе на

компьютере, мобильном телефоне или в браузере. В последующих разделах приведено

более подробное описание новых и улучшенных функций.

Воплощение идей в жизнь

Более удобный доступ к нужным средствам в нужное время.

Новые и улучшенные функции могут повысить эффективность работы, но только когда их

можно быстро найти в нужное время. С помощью усовершенствованной настраиваемой

ленты в Outlook 2010 можно легко отобразить больше команд. Следовательно, вы можете

сосредоточиться на конечном продукте, затрачивая минимальные усилия для его

получения.

Хотите быстрее настраивать новые и существующие учетные записи? Хотите обеспечить

более быструю и целенаправленную маршрутизации при печати? Или вам нужен более

простой способ очистки почтового ящика? Новое представление Microsoft Office

Backstage™ решает эти и многие другие задачи. Теперь вы сможете быстрее и проще

управлять своей учетной записью, распечатывать сообщения и настраивать интерфейс

Outlook 2010 из единого удобного расположения.

Экономия времени при просмотре и создании сообщений

электронной почты, а также при управлении ими.

Подумайте, сколько сообщений электронной почты вы получаете в обычный рабочий

день по сравнению с таким же рабочим днем пять лет назад. Мы изменили структуру

Outlook 2010 в соответствии с тем, как изменился стиль жизни пользователей, чтобы

помочь им справиться с огромными объемами информации, поступающей ежедневно.

Простое управление большими объемами электронной почты. Вы можете сжать,

разбить по категориям или просто игнорировать целые диалоги — для этого

потребуется лишь несколько щелчков мышью. С помощью новых инструментов

управления диалогами и усовершенствованного представления «Беседа» десятки

сообщений электронной почты можно превратить всего в несколько элементов, что

позволяет вам полностью контролировать сообщения, сэкономить время и

сосредоточиться на других важных делах.

3

Вы сможете быстро отправлять нужную информацию нужным людям и отвечать на

сообщения. Почтовые подсказки2 мгновенно сообщат вам о возможных проблемах в

отправке, а с помощью функции Быстрые действия многокомандные задачи можно

выполнить всего одним щелчком мыши.

Обеспечение безукоризненной и профессиональной связи.

За прошедшие годы сообщения электронной почты перестали быть просто парой абзацев

текста. Теперь электронная почта используется для отправки писем родным, рассылки

информационных материалов, создания персональных бланков, сообщения повестки дня

и многого другого. Неважно, идет ли речь о деловой или личной корреспонденции —

Outlook 2010 предоставляет инновационные инструменты Microsoft Office, с помощью

которых вы легко воплотите в жизнь все свои идеи.

Информация быстро превращается в действия, благодаря тщательно подобранным

форматам сообщений. Используйте новые темы Office для выбора собственного стиля

форматирования. При повторном использовании содержимого с помощью операции

«Вставка» функция Вставка с динамическим просмотром позволяет правильно

подобрать нужный формат с первого раза.

Привлеките внимание читателя, передавая смысл своего сообщения визуальными

средствами. Для того чтобы составить сообщение качественно и профессионально,

необязательно быть экспертом. Новые улучшенные средства редактирования

изображений, рисунки SmartArt® и возможность вставки снимков экрана

непосредственно в сообщение позволяют добиться потрясающих результатов без

использования дополнительных программ для редактирования изображений.

Более эффективная совместная работа

Общайтесь с людьми, подключайтесь к своим учетным записям и

оставайтесь в курсе событий.

Независимо от того, являетесь ли вы руководителем группы или организуете семейное

мероприятие, важно постоянно поддерживать связь с людьми как дома или в офисе, так и

за его пределами. В Outlook 2010 предусмотрена поддержка множества способов отправки

и получения сообщений по различным каналам связи, поэтому постоянно быть на связи с

важными для вас людьми просто, удобно и весело.

Используйте несколько учетных записей электронной почты, календарей и

адресных книг и легко управляйте ими из единого централизованного представления.

Больше никаких стрессов при составлении расписаний благодаря новому

представлению Расписание и инструментам группового планирования.

2Microsoft Exchange Server 2010 требуется для подсказок и должен быть включен администратором Exchange.

4

Вы сможете проверить доступность пользователя в сети и мгновенно отправить ему

сообщение, используя различные способы связи с помощью новых удобных

карточек контакта.

Получайте дополнительную информацию о людях, например сведения об общих

друзьях и другие социальные сведения, оставаясь на связи с социальными и деловыми

контактами с помощью Outlook Social Connector.

Доступ к работе в любом месте

Доступ к важной информации практически в любом месте и в

любое время.

Вы можете проверить свою электронную почту из любого места и быстро найти любые

нужные адреса и номера телефонов, когда они вам нужны. Теперь вы сможете постоянно

поддерживать свои деловые и личные контакты, используя интерфейс Outlook, и

контролировать все свои дела буквально на бегу.

Вы можете комбинировать способы связи и воспользоваться предварительным

просмотром голосовой почты в папке «Входящие».3

Microsoft Outlook Web App. Подключайтесь мгновенно и будьте всегда на связи.

Просматривайте в веб-браузере свои сообщения электронной почты, контакты и

события календаря Outlook, которые хранятся в Microsoft Exchange Server 2010.4

Microsoft Outlook Mobile 2010. Синхронизация Outlook 2010 с усовершенствованной

мобильной версией Outlook, специально разработанной для мобильных телефонов с

ОС Windows®.5 Настольная система не требуется.

3Требуется Microsoft Exchange 2010 и единая система обмена сообщениями Microsoft Exchange.

4Продукт Outlook Web App (ранее известный как Outlook Web Access) доступен для пользователей Microsoft Exchange.

5Необходимо наличие соответствующего устройства и подключения к Интернету. Outlook Mobile 2010 не входит в

приложения Office 2010, пакеты или веб-приложения Office Web Apps. Приложение Outlook Mobile 2010 входит в состав

стандартной конфигурации телефонов под управлением ОС Windows и используется в качестве почтового клиента по

умолчанию. Выпуск Outlook Mobile 2010 запланирован для мобильных телефонов с ОС Windows (Windows Mobile®

6.5 или

более поздней версии) в рамках стандартной версии Microsoft Office 2010. Существует ряд различий между приложениями

Outlook Mobile 2010 и Office 2010.

5

Outlook 2010: детальный обзор

Рассмотрим все новые функции, с помощью которых Outlook 2010 позволяет вам

выполнять поставленные задачи, независимо от того, работаете ли вы самостоятельно,

совместно с коллегами или в дороге.



Лента Улучшение

Лента заменила собой меню и панели инструментов в верхней части главного окна

Outlook, предоставляя пользователям рабочий интерфейс с дополнительными

возможностями настройки. Этот интерфейс разработан в целях обеспечения более

удобного поиска и использования всего диапазона функциональных возможностей

Outlook, что позволяет вам добиться больших результатов за более короткий срок.

Рисунок. 1. Теперь лента доступна в Outlook 2010.

Нужные команды в нужном месте и в нужное время. Усовершенствованная лента теперь

доступна в приложениях Outlook и Office 2010, и с ее помощью можно отобразить

большее число команд, что позволяет сосредоточиться на конечном продукте, затрачивая

минимум усилий для его получения.

Настраивайте или создавайте свои собственные вкладки на ленте, чтобы привести

взаимодействие с пользователем Outlook 2010 в соответствие с вашим стилем работы.

Стандартные вкладки на ленте содержат команды, относящиеся к определенной

задаче, что позволяет быстрее находить то, что нужно.

На ленте также доступны контекстные вкладки, которые в нужное время

предоставляют пользователям именно те инструменты, которые им нужны, как

показано на Рисунок. 2.

6

Рисунок. 2. Обновляйте элементы «Календарь» и «Задача», не выходя из папки «Входящие».

Например, можно щелкнуть элемент «Календарь» или «Задача» на панели «Список дел»,

чтобы отобразить на ленте контекстную вкладку, которая предоставляет инструменты для

работы с этим элементом.

Совет. Работая с лентой в верхней части экрана, не забывайте смотреть вниз. Теперь вы также

можете настроить панель состояния в нижней части окна Outlook. Просто щелкните правой

кнопкой мыши для выбора элементов, которые требуется просмотреть (количество элементов в

папке «Входящие», непрочитанные, квота почтового ящика и прочее). Доступен также ползунок

масштаба справа от панели состояния. С помощью ползунка можно легко увеличить или уменьшить

размер блока данных, отображаемых в области чтения.

Представление Microsoft Office Backstage Новинка

В левой части ленты находится вкладка «Файл». Просто щелкните эту вкладку для

получения универсального удостоверения, с помощью которого можно легко управлять

учетными записями и настраивать интерфейс Outlook.

Новое представление Backstage заменило стандартное меню «Файл», доступное в

предыдущих версиях, предоставляя пользователям единое расположение для всех задач

управления учетной записью. Пример.

При первом открытии представления Backstage открывается вкладка «Информация»,

показанная на Рисунок. 3. Из этого единого расположения можно управлять такими

настройками учетной записи, как добавление новой учетной записи электронной

почты, настройка автоответчика на время отсутствия пользователя в офисе, изменение

параметров архивации и организация правил и оповещений.

7

Рисунок. 3. Управляйте учетной записью Outlook из единого удобного

расположения в представлении Backstage.

Из вкладки «Открыть» в представлении Backstage можно импортировать и

экспортировать файлы, открывать файлы данных Outlook и сохранять элементы Outlook

в других форматах.

На вкладке «Печать» представлен новый интерфейс печати с полностраничным

предварительным просмотром, расположенным рядом с параметрами печати.

Справка по работе с приложением и ссылки на другие справочные ресурсы для

самостоятельного изучения (учебные пособия). На вкладке «Справка» также

представлена информация о версии работающей программы, активации и

лицензировании.

На вкладке «Параметры» доступны расширенные возможности настройки параметров,

включая возможность настройки ленты и панели быстрого доступа.

Лента помогает создавать содержимое. Представление Backstage помогает управлять им.

Совет. Если для почтового ящика установлено ограничение по размеру, на новой шкале квот

отображается визуальное представление доступного свободного пространства в почтовом ящике,

как показано на Рисунок. 3.

8



Представление «Беседа» Улучшение

Улучшенное представление «Беседа» в Outlook 2010 позволяет получать доступ

непосредственно к важным фактам. С его помощью можно сжать несколько сообщений

электронной почты в обсуждение (цепочка беседы) и отобразить их в виде одной строки,

даже если некоторые сообщения в беседе находятся в других папках. Таким образом

можно не только сократить информационную нагрузку, но и улучшить отслеживание и

управление связанных сообщений электронной почты. Кроме того, новые средства

управления беседами могут помочь сэкономить ценное место, используемое для хранения

входящих сообщений.

Рисунок. 4.

Используйте

представление

«Беседа»,

чтобы

полностью

контролироват

ь свои диалоги

в электронной

почте.

Просматривайте только существенную информацию. При щелчке беседы в

приложении Outlook отображается последнее сообщение этой беседы. Разверните для

просмотра более ранних и избыточных сообщений или сообщений отдельных

участников беседы.

Вы сможете с первого взгляда определить наличие нескольких сообщений в беседе. В

значке сообщения для беседы, в которой более одного сообщения, отобразятся

несколько конвертов.

Сократите число хранимых сообщений электронной почты. Все избыточные

сообщения электронной почты в беседе можно быстро удалить с помощью очистки,

при этом уникальные сообщения сохраняются.

9

Избавьте себя от несущественных бесед. Воспользуйтесь функцией «Игнорировать» и

отправьте всю беседу, включая дальнейшие сообщения, в папку «Удаленные».

Если вы используете Exchange, при применении функции «Игнорировать» к беседе все

дальнейшие сообщения будут отправляться в папку «Удаленные», даже если вы

войдите в учетную запись электронной почты в Outlook Web App или в смартфоне.

Быстро выполняйте операции со всей беседой всего несколькими щелчками мыши.

Выберите тему беседы и отнесите все сообщения в цепочке к определенной категории,

пометьте их как прочитанные, переместите или скопируйте их в другую папку и

выполните множество других действий.

Начните использовать преимущества представления «Беседа». На вкладке Вид в

группе Беседы выберите Показывать как беседы, как показано на Рисунок. 5.

Рисунок. 5. Проверьте

также параметры в

разделе «Настройки

беседы» при включении

представления «Беседа».

Совет. Параметры представления «Беседа» можно легко настроить по своему выбору. Такие

параметры, как Показывать сообщения из других папок, Показывать отправителя над темой и

другие, представлены на вкладке Вид в группе Беседы в пункте Настройки беседы.

Дополнительные сведения об использовании представления «Беседа» см. в разделе Просмотр

представления «Беседа» в конце этого руководства.

Быстрые действия Новинка

Обработка большинства полученных сообщений подразумевает больше действий, чем

просто прочитать их и оставить в папке «Входящие». Иногда необходимо переместить их в

другую папку, создать совещание или встречу, переадресовать их другим пользователям

или выполнить несколько таких задач одновременно. В Outlook 2010 представлена новая

функцияБыстрые действия, с помощью которой можно управлять данными и быстро

реагировать на поступающую информацию путем создания и определения стандартных

задач, для выполнения которых требуется всего одно быстрое и простое действие.

10

Рисунок. 6. Используйте функцию

«Быстрые действия», чтобы

выполнить несколько действий

одним щелчком мыши.

Функция «Быстрые действия» позволяет:

тратить меньше времени на работу с папкой «Входящие» благодаря тому, что для

выполнения действия требуется меньше щелчков мышью.

Вы можете переадресовать сообщение участникам группы и удалить исходное

сообщение; пометить сообщения, разбить их по категориям или поместить сообщение

в указанную папку и сделать многое другое всего за секунду.

Настройте функцию «Быстрые действия», сгруппируйте избранные команды впереди

по центру и вам больше не нужно будет долго искать нужные команды.

Советы.

При первом щелчке готового быстрого действия, отличного от «Ответить и удалить»,

отображается запрос, позволяющий настроить это действие в соответствии с вашим стилем

работы.

Если вы являетесь пользователем Exchange, при первом щелчке быстрого действия

Руководителю или Сообщение электронной почты группе адреса электронной почты для

вашей группы заполняются автоматически.6

Почтовые подсказки Новинка

Для бизнес-пользователей распространенной проблемой является отправка ненужных

электронных сообщений и разглашение конфиденциальных сведений за пределами

компании. Новая функция «Почтовые подсказки» мгновенно оповестит о намерении

отправить сообщение следующим адресатам и о многом другом: 7

Большой список рассылки — предотвращение отправки нежелательных сообщений

большому числу людей.

Пользователь, расположенный вне офиса, — экономия времени на отправке

сообщений электронной почты, ответы на которые будут получены с опозданием.

6Для автоматического заполнения адресов электронной почты участников группы необходимо настроить данные линии

отчетности.

7Microsoft Exchange Server 2010 требуется для подсказок и должен быть включен администратором Exchange.

11

Недопустимый адрес получателя — мгновенное определение получения сообщения

адресатом и предотвращение получения сообщений о недоставке.

Сторонние лица — предотвращение отправки конфиденциальных сведений за

пределы компании.

Рисунок. 7. Функция «Почтовые подсказки» уведомит вас о том, что получатель

настроил автоответчик до того, как вы отправите сообщение, что позволит вам

сэкономить время.

Средства поиска Улучшение

Поиск какого-либо конкретного элемента может быть довольно утомительным, особенно

если у вас нет времени просматривать каждую папку и читать содержимое всех элементов.

К счастью, благодаря Outlook 2010 вы можете легко сортировать данные и найти нужные

элементы, когда они вам понадобятся. Средства контекстного поиска, представленные на

Рисунок. 8, позволяют быстро сузить область поиска и найти важную информацию.

Рисунок. 8. Позвольте Outlook выполнить поиск за вас. Используйте средства поиска для

настройки критериев поиска, чтобы найти то, что вам нужно.

12

Вы можете сузить область поиска всего несколькими щелчками мышью. Можно легко

добавить дополнительные критерии в поиск, чтобы конкретизировать результаты

поиска, включив в них только элементы, содержащие файловые вложения; сообщения

за определенный период, письма

Также вы можете быстро определить место для поиска. Расширяйте область поиска,

включив вложенные папки, все почтовые элементы или все элементы Outlook.

Управляйте параметрами поиска непосредственно из области результатов. Измените

место и параметры поиска или быстро вернитесь к предыдущему поиску.

Совет. Когда вы вводите данные в поле поиска, предложенные варианты для автозаполнения

отображаются динамически, что позволяет уточнить критерии поиска. Чтобы использовать вариант

автозаполнения, щелкните элемент в списке или нажмите клавишу со стрелкой вниз для выбора

варианта; затем нажмите клавишу «Ввод».


Темы Office Улучшение

Темы и стили Office в Outlook 2010 предоставляют ряд параметров форматирования, с

помощью которых вы сможете профессионально настроить формат сообщения

электронной почты или выбрать для них собственный индивидуальный стиль. Доступен

огромный выбор дополнительных готовых тем Office. Вы можете выбрать цвета, шрифты и

графические эффекты для форматирования. Просто выберите понравившуюся тему Office,

а все остальное сделает Outlook 2010.

Рисунок. 9. Выберите любую из

множества тем Office для создания

неповторимого стиля сообщений.

13

Быстрое согласованное форматирование. Можно несколькими щелчками мышью

выбрать текст, таблицы, графики, диаграммы и графические объекты в соответствии с

выбранной темой, чтобы все элементы сообщения гармонично сочетались друг с

другом.

Предварительная настройка предпочтений форматирования. При добавлении нового

содержимого (график, диаграмма) Outlook 2010 автоматически сопоставит их с

выбранной темой Office.

Совет. При создании нового сообщения используйте для выбора подходящих цветов, шрифтов и

эффектов группу Темы на вкладке Параметры. Сохраните настраиваемые параметры для

повторного использования, создав собственную тему с помощью команды Сохранить текущую

тему в нижней части галереи Темы.

Примечание. Темы Office в Outlook 2010 используют ту же самую тему, которая

используется в Microsoft Word 2010, Microsoft PowerPoint® 2010, Microsoft Excel® 2010 и

Microsoft Access® 2010.

Вставка с динамическим просмотром Новинка

Содержимое сообщения электронной почты формируется из различных источников —

таблицы с веб-страниц, графики и диаграммы из документов, презентаций и электронных

книг, содержимое заметок или других сообщений электронной почты. Сэкономьте время,

используя повторно содержимое в Outlook и других приложениях. Вставить содержимое в

Outlook 2010 теперь проще, чем когда бы то ни было. Функция «Вставка с динамическим

просмотром» позволяет просматривать различные параметры вставки. Таким образом,

можно представить, как будет выглядеть вставленное содержимое, прежде чем выполнить

операцию вставки. Больше не надо отменять действие и повторять попытку, функция

вставки с использованием динамического просмотра помогает добиться необходимого

результата с первого раза.

Рисунок. 10.

Предварительный

просмотр результатов

перед применением

форматирования.

Например,

представленные здесь

параметры позволяют

предварительно

просмотреть вид текста

и таблицы в сообщении

электронной почты до

выполнения операции

вставки.

14

Используйте функцию «Вставка с динамическим просмотром» для предварительного

просмотра повторно используемого содержимого до выполнения операции вставки.

Просто наведите указатель мыши на элемент «Параметры вставки» для просмотра

результатов. Элементы «Параметр вставки» изменяются с учетом контекста, что

обеспечивает наиболее оптимальное расположение повторно используемого

содержимого, а всплывающие подсказки предоставляют дополнительные сведения,

облегчающие принятие решений.

Совет. Доступ к коллекции «Параметры вставки» можно получить после выполнения вставки.

Щелкните значок, отображаемый при вставке, чтобы развернуть параметры вставки. Или, если вы

предпочитаете использовать клавиатуру, нажмите клавишу CTRL для развертывания параметров

вставки, а затем используйте клавиши со стрелками вправо и влево для перемещения по этим

параметрам.

Примечание. Функция «Вставка с динамическим просмотром» также доступна в

PowerPoint 2010, Excel 2010, Outlook 2010 и для текста в Microsoft Publisher 2010.

Средства редактирования изображений Новые и улучшенные функции

Сообщение электронной почты — это не только текст. Динамическая графика может

привлечь внимание читателя, а привлекательные визуальные элементы помогут более

точно донести сообщение. Outlook 2010 содержит новые улучшенные инструменты

редактирования изображения, позволяющие легко изменять изображения в сообщении

электронной почты — вы можете стать настоящим дизайнером. Воспользуйтесь

усовершенствованным средством обрезки или выберите вариант коррекции изображения

из галереи. Вы можете увеличить и уменьшить резкость фотографий или воспользоваться

функцией размытия, что позволит сделать цвет выразительнее. Можно даже добавить

художественный стиль, добавив такие эффекты, как фотокопия, фломастер, чертеж, стекло,

пастели и другие.

Рисунок. 11. Когда

вы выполняете

операцию

обрезки,

расширенный

инструмент

обрезки

отображает

полноразмерное

изображение с

затемненными

областями.

Раз за разом идеальное изображение. С помощью улучшенных инструментов обрезки

вы можете просматривать изображение целиком, пока вносите изменения. Также

можно перемещать изображение внутри поля обрезки, чтобы наиболее точно

подобрать настройки.

15

Создание снимков экранов в режиме реального времени. Вы можете легко поместить

снимки экранов в свою работу с помощью новой функции «Снимки экрана» прямо в

Outlook.

Концентрация на переднем плане, а не на фоне. Новый инструмент «Удалить фон»

позволяет быстро отредактировать фотографии непосредственно в Outlook 2010.

Совет. Используйте новый инструмент Вырезка экрана на вкладке Вставка в разделе Снимок

экрана для захвата части экрана и отображения только выбранных элементов.

Примечание. Те же новые улучшенные инструменты редактирования изображений также

доступны в PowerPoint 2010, Word 2010 и Excel 2010.

Рисунок SmartArt Улучшение

Создать профессиональную диаграмму в сообщении теперь так же легко, как напечатать

список с нумерацией. В Office 2010 добавлены десятки дополнительных макетов SmartArt,

используя которые, вы сможете наиболее эффективно отобразить важные данные.

SmartArt также можно использовать для добавления графических элементов (например,

серии рисунков с подписями).

Рисунок. 12. Используйте

SmartArt для создания

диаграмм, иллюстраций и

многого другого.

Примечание. Рисунки SmartArt также доступны в Word 2010, PowerPoint 2010 и Excel 2010.

16




Поддержка нескольких почтовых ящиков Улучшение

Сегодня под средствами связи подразумевается вовсе не единственный почтовый ящик.

Пользователи используют учетные записи электронной почты, адресные книги и

календари различных поставщиков в Интернете или несколько учетных записей Exchange.

Outlook 2010 предоставляет расширенную поддержку нескольких почтовых ящиков,

обеспечивая качественную работу со всеми учетными записями.

Переключаться между учетными записями Microsoft Exchange стало гораздо удобнее.

Подключите несколько почтовых ящиков Exchange в один профиль Outlook, чтобы

легко осуществлять доступ и управление ко всем учетным записям в едином месте.

Синхронизация с Outlook 2010 нескольких учетных записей электронной почты в

службах Windows Live™ Hotmail®, Gmail и любых других.8

Совет. При удалении сообщений из учетной записи электронной почты IMAP сообщения будут

перемещены в папку «Удаленные». Теперь необязательно помечать сообщения для удаления и

очистки.

Представление «Расписание» Новинка

Приложение Outlook 2010 разработано, чтобы вы могли всегда оставаться на связи. Общий

доступ к данным расписаний других пользователей с помощью единого удобного

интерфейса. В новом представлении расписания реализован оптимизированный

интерфейс с горизонтальным отображением календарей. Просматривайте расписания

своих родных и друзей; узнайте, когда они будут свободны, и запланируйте собрание или

встречу.

При использовании Exchange Server календарь группы автоматически отображается в

области навигации календаря, показанной на Рисунок. 13.9 Если установить флажок

рядом с группой «Календарь группы», отображаются календари для всей группы.

8Для учетных записей Window Live Hotmail требуется Outlook Hotmail Connector (доступен для бесплатной загрузки).

9Для автоматического создания календаря группы необходимо настроить данные линии отчетности.

17

Рисунок. 13.

Используйте

представление

«Расписание»

для просмотра

и управления

несколькими

календарями.

Быстро планируйте собрания. При просмотре общедоступных календарей

(общедоступный календарь Exchange или календарь, опубликованный в Office.com)

найдите доступный период с помощью комбинированной временной шкалы,

отображаемой в верхней части представления, и дважды щелкните шкалу, чтобы

создать новое собрание для группы.

Советы.

Представление календаря будет изменено автоматически с учетом того, сколько календарей

было выбрано для отображения. По умолчанию при выборе пяти или более календарей

выполняется автоматическое переключение в представление «Расписание». Изменение

порогового значения для автоматического переключения между представлениями: в

представлении Backstage щелкните Параметры и найдите настройки представления

«Расписание» на вкладке Календарь в разделе Параметры отображения.

Не установлен Microsoft Exchange? Нет проблем. Используйте службу общего доступа к

календарям Microsoft Office Outlook на сайте Office.com и воспользуйтесь функциями настройки

расписания для собраний в представлении «Расписание». Настройте отображение календаря и

на вкладке Главная в группе Общий доступ, щелкните Опубликовать на сайте Office.com.10

10Для публикации календаря на сайте Office.com требуется Windows Live ID. Начиная с версии Microsoft Office 2010,

возможность просмотра опубликованных календарей в веб-браузере не поддерживается. Доступ подписчиков к

опубликованному календарю осуществляется посредством таким программ, как Windows Live Calendar, Google Calendar или

Apple iCal.

18

Поиск помещений Новинка

Зарезервируйте конференц-зал всего несколькими щелчками мышью. Если вы

используете Exchange, можно зарезервировать помещение для собрания непосредственно

в новом приглашении на собрание. Просто выберите группу помещений или здание для

собрания, и средство поиска помещений покажет все комнаты, свободные на указанное

время.11 При выборе помещения оно будет автоматически добавлено в список

получателей.

Рисунок. 14. Функция поиска помещений позволяет легко зарезервировать помещение

для собрания.

11 Требуется Microsoft Exchange Server 2010.

19

Предварительный просмотр календаря Новинка

Обработка приглашения на собрание выполняется в три этапа — прочтение приглашения,

проверка календаря и ответ на приглашение. Теперь при получении приглашения на

собрание с помощью новой функции предварительного просмотра календаря вы сможете

сразу оценить, как это приглашение согласуется с вашим календарем, непосредственно из

папки «Входящие».

Мгновенно просматривайте любые конфликты календаря или смежные элементы в

снимке календаря, отображенные в приглашении на собрание, чтобы можно было

одновременно читать приглашение и проверять дату в календаре.

Рисунок. 15. Экономьте свое время, просматривая календарь в процессе выбора

действия в отношении приглашения на собрание.

Карточка контакта Новинка

Мгновенный просмотр сведений о доступности и отправка сообщений контактам.

Используя Microsoft Office Communicator или службу мгновенных сообщений, можно

просматривать сведения о присутствии контактов из списка.12 Вы можете легко связаться

со своими коллегами и друзьями, не переключаясь в другое приложение.

12Для обмена мгновенными сообщениями и использования сведений о присутствии требуется одно из следующих

приложений: Office Communications Server 2007 R2 с Office Communicator 2007 R2, Windows Live Messenger или другое

приложение для работы с мгновенными сообщениями, которое поддерживает интерфейс IMessenger. Для голосовых

звонков требуется Office Communicator 2007 R2 или программа мгновенных сообщений, поддерживающая

IMessengerAdvanced.

20

Наведите курсор мыши на имя, чтобы отобразить новую карточку контакта,

показанную на Рисунок. 16, и начните беседу непосредственно в службе мгновенных

сообщений, отправьте сообщение по электронной почте, запланируйте собрание и т. д.

Рисунок. 16. Просмотр различных параметров связи и сведений в новой карточке

контакта. Щелкните для развертывания карточки и отображения дополнительных

сведений.

Разверните карточку контакта и отобразите дополнительные сведения о контакте,

такие как номера телефона контакта.

Office Communicator предоставляет дополнительные функции, включая возможность

выполнения голосовых вызовов непосредственно из карточки контакта.

Если вы используете Exchange Server, вы можете прослушать аудиофайл,

демонстрирующий правильное произношение имени контакта, просмотреть статус

календаря контакта и иерархическую структуру организации.13

13Для использования состояния календаря требуется наличие Microsoft Exchange Server 2007 или более поздней версии. Для

использования функции произношения имени человека требуется единая система обмена сообщениями Exchange и

звуковой файл с произносимым именем. Для просмотра иерархии организации должна быть настроена функция ведения

отчетов по данным строки.

21

Советы. При использовании Office Communicator, когда вы отвечаете на сообщение электронной

почты мгновенным сообщением, журнал беседы в службе мгновенных сообщений будет

присоединен к цепочке обсуждения для этого сообщения и отобразится при просмотре сообщений

в представлении «Беседа».

Примечание. Для просмотра журнала мгновенных сообщений во время беседы требуется

отображение сообщений из других папок в представлении «Беседа» и в Office Communicator.

Выберите в службе мгновенных сообщений сохранение бесед в папку «Журнал Office

Communicator».

Поиск людей Улучшение

Быстрый и удобный доступ к вашим контактам. Outlook 2010 обеспечивает доступ к

контактам Office Communicator непосредственно из папки «Входящие». Начните вводить

имя контакта для поиска в поле «Поиск контакта». Outlook 2010 выполнит поиск контактов

и мгновенно отобразит те контакты, которые соответствуют заданным критериям.

Советы.

Чтобы выполнить поиск другой адресной книги вместо контактов Office Communicator, введите

данные в строку поиска и нажмите клавишу «Ввод».

Доступ к контактам Office Communicator также осуществляется через раздел

«Экспресс-контакты» в нижней части панели «Список дел».

Outlook Social Connector Новинка

Сегодня доступно множество различных способов, позволяющих оставаться всегда на

связи. Постоянное переключение между различными инструментами и веб-сайтами

существенно усложняет процесс организации информации. К счастью, Outlook 2010 может

помочь оставаться на связи. Совершенно новая функция Outlook Social Connector (OSC)

обеспечивает подключение к используемым социальным и корпоративным сетям,

включая Microsoft SharePoint® 2010 и Windows Live.14 Доступно подключение даже к

популярным сторонним веб-сайтам, например Facebook, LinkedIn и MySpace.15 Вы

сможете легко получать дополнительную информацию и поддерживать связь с

пользователями в своей сети, не выходя из Outlook.

14Для просмотра социальных данных личного сайта SharePoint 2010 требуется Microsoft Office профессиональный плюс 2010.

15Для подключения к сторонней социальной сети требуется надстройка, предоставляемая этой социальной сетью.

В большинстве случаев использование социальных сетей регламентируется условиями поставщика.

22

Рисунок. 17.

Подключайтесь к

своим любимым

социальным сетям в

Outlook 2010 и

следите за

событиями, не

выходя из Outlook.

Оставайтесь на связи с пользователями своей сети, благодаря возможности доступа ко

всем данным — от цепочек сообщений электронной почты до обновлений статуса —

из единого централизованного представления.

Синхронизируйте данные контактов непосредственно в Microsoft Outlook и получайте

сведения о своих друзьях и коллегах. Просматривайте обновления в сторонних

социальных сетях, недавно опубликованные файлы и даже общедоступные

фотографии.

Подключитесь к информационной службе социальных сетей My Site в SharePoint Server

2010 и получайте прямо со своего рабочего места все доступные обновления,

например новые публикации или документы с метками, сведения об активности сайта

и многое другое.

С легкостью отслеживайте свой журнал обращений. Используйте Outlook Social

Connector для быстрого просмотра связанного содержимого Outlook при щелчке

имени контакта, например недавних бесед по электронной почте, собраний и общих

документов.

Загружайте программы сторонних поставщиков для работы в своих любимых

социальных сетях и общайтесь с пользователями своей сети, не выходя из папки

«Входящие».

23

Разработчики могут подключиться и размещать сообщения в социальных сетях из

бизнес-приложений и со сторонних сайтов или интегрировать решения

непосредственно в Outlook.

Советы.

Чтобы найти доступных поставщиков для социальных сетей, выберите вкладку Вид, щелкните

элемент Область пользователей и затем элемент Настройка учетных записей. В

открывшемся диалоговом окне щелкните расположенную сверху ссылку Просмотр доступных

поставщиков социальных сетей в Интернете.

Вы можете автоматически получать обновления контактов от пользователей в своей сети.

После добавления поставщика социальной сети контактные данные пользователей в вашей сети

будут отправлены в представление «Контакты» в Outlook, после чего будет выполнена их

синхронизация с данными в сети.

Средства перевода Улучшение

Развивайте свои навыки, чтобы разрушить все языковые барьеры. Используйте перевод

по требованию, полные переводы элементов и мини-переводчик (ранее назывался

экранными подсказками для перевода) для упрощения работы с различными языками.

Усовершенствованная версия мини-переводчика предоставляет больше языковых

настроек для мгновенного перевода слов и предложений во время работы.

Рисунок. 18. Средства

перевода доступны на

вкладке

«Рецензирование» в

группе «Язык».

Совет. Также можно загрузить дополнительные инструменты, например преобразование текста в

речь (английский и дополнительные языки).16

16Компоненты преобразования текста в речь для дополнительных языков являются бесплатными и доступны для загрузки в

Центре загрузки Майкрософт (http://www.microsoft.com/downloads/ru-ru/default.aspx).

http://www.microsoft.com/downloads/ru-ru/default.aspx

24

Языковые средства Улучшение

Если вы, как и множество других людей, работаете с различными языками, то теперь у вас

появились более гибкие возможности для работы. Настройте многоязыковой интерфейс

из одного диалогового окна, где можно задать отдельные настройки языка для

редактирования, отображения, справки и экранных подсказок. При изменении языковых

настроек в Outlook они также будут автоматически изменены во всех связанных

приложениях Office 2010.17

Быстрое изменение параметров без необходимости изучать руководство. Если не

установлено необходимо программное обеспечение или раскладка клавиатуры,

выводится соответствующее уведомление и отображаются ссылки, с помощью которых

можно легко устранить проблему.

Рисунок. 19.

Настройте

отдельно языки для

редактирования,

отображения,

справки и

экранных

подсказок, не

выходя из Outlook.

17Приложения, поддерживающие языковые параметры: Access 2010 (за исключением настройки экранных подсказок), Excel

2010, Microsoft OneNote®

2010, Outlook 2010, PowerPoint 2010, Publisher 2010, Microsoft InfoPath®

2010 (за исключением

настройки экранных подсказок) and Microsoft SharePoint Workspace 2010 (за исключением настройки экранных подсказок).

25




Просмотр голосовой почты Новинка

Благодаря поддержке новой технологии Exchange Server 2010 в Outlook 2010

одновременно с записанным голосовым сообщением в почтовый ящик поступает его

текстовая транскрипция. 18 Доступ к сообщениям из любого места с помощью веб-

браузера, компьютера или смартфона.

Защищенная голосовая почта позволяет обеспечить защиту для голосовой почты и

ограничить взаимодействие только выбранными получателями.

Microsoft Outlook Web App Улучшение

Outlook 2010 существенно упрощает управление сообщениями электронной почты,

календарями и контактами, предоставляя доступ к рабочим материалам практически из

любого места. Как это происходит? Путем предоставления доступа к сообщениям

электронной почты практически с любого компьютера, смартфона или веб-браузера,

включая Internet Explorer®, Firefox и Safari, с помощью Outlook Web App.19 Теперь вы

сможете всегда получить необходимую актуальную информацию в нужный момент.

Управляйте своей электронной почтой с помощью веб-браузера. Просматривайте

сообщения, контакты и события календаря, которые хранятся в Exchange Server.

В Outlook 2010 сохранились такие знакомые инструменты, как представление «Беседа»,

подсказки, несколько календарей, общие календари, иерархия организаций, сведения

о доступности и многие другие.

18Требуется Exchange 2010 и единая система обмена сообщениями Exchange.

19Требуется Microsoft Exchange Server 2010.

26

Рисунок. 20. Доступ к сообщениям электронной почты практически из любого места с

помощью Outlook Web App.

Microsoft Outlook Mobile 2010 Улучшение

Познакомьтесь с новым расширенным интерфейсом, разработанным специально для

небольших устройств, позволяющим работать с Outlook Mobile 2010 с мобильного

телефона с ОС Windows.20 Вы можете синхронизировать Outlook 2010 и всегда быть на

связи, используя Outlook Mobile 2010 для быстрого выполнения операций прямо на ходу.

Воспользуйтесь новым режимом выбора, чтобы выбрать несколько сообщений одним

движением, даже если эти сообщения расположены далеко друг от друга.

20Требуется соответствующее устройство и подключение к Интернету. Приложение Outlook Mobile 2010 не включено в

приложения Office 2010, пакеты или веб-приложения Web Apps. Продукт Outlook Mobile 2010 поставляется уже

предварительно установленным на телефонах Microsoft Windows (с системой Windows Mobile 6.5 или более поздней версии)

и будет являться почтовым клиентом по умолчанию, когда пакет Microsoft Office 2010 станет общедоступным.

27

При подключении к Exchange Server 2010 используйте представление «Беседа» и

сэкономьте время, объединив связанные сообщения, которые можно переместить,

пометить для выполнения дальнейших действий или удалить всего несколькими

касаниями.21

Вы можете выполнить поиск по глобальному списку адресов или просмотреть статусы

«свободен» или «занят», установленные другими пользователями в организации,

непосредственно со своего смартфона.22

Вы можете в любое время получить доступ в интерактивном режиме к своей

электронной почте, календарю, контактам и задачам практически из любого места.

Рисунок. 21. Outlook Mobile 2010 —

идеальное дополнение Outlook 2010.

Совет. Новое представление «Беседа» может также обрабатывать текстовые сообщения. Вы можете

легко создать ссылку на весь текстовый диалог при составлении ответного сообщения.

21Представление «Беседа» доступно на устройствах с ОС Windows Mobile 6.1 или более поздней версии при подключении к

Microsoft Exchange Server 2010. 22

Требуется Microsoft Exchange Server 2003 или более поздней версии.

28

Обзор представления «Беседа»

Как упоминалось ранее в этом руководстве, в усовершенствованное представление

«Беседа» были добавлены новые инструменты управления беседой, позволяющие

отслеживать связанные сообщения и снизить информационную нагрузку. Далее

представлены рекомендации по работе с представлением «Беседа», благодаря которым

вы сможете использовать все его преимущества максимально эффективно.

Переключение в режим представления «Беседа»

Для переключения в представление «Беседа» потребуется всего несколько щелчков

мышью:

На вкладке Вид в группе Беседы выберите Показывать как беседы. В диалоговом

окне, показанном на Рисунок. 22, выберите включение представления «Беседа» для

текущей папки или для всех папок.

Рисунок. 22. Включение представления «Беседа»

Представление «Беседа»: общие рекомендации

При первом выборе беседы отображаются только последние сообщения в беседе, что

позволяет быстро включиться в беседу. Для просмотра всех отдельных сообщений

нажмите кнопку со стрелкой слева от беседы, чтобы полностью развернуть ее. Если

кнопка со стрелкой не отображается рядом с беседой, это означает, что на данное

сообщение нет ответов.

Уникальным называется сообщение, содержимое которого отличается от содержимого

других сообщений в беседе. Последнее сообщение в беседе всегда является

уникальным, так как его содержимое не повторяется в беседе. Другие сообщения в

беседе могут быть уникальными в том случае, когда участник беседы отправляет

только текст своего ответа, не цитируя содержимое предыдущего сообщения.

29

Избыточным называется сообщение, содержимое которого полностью повторяется в

более позднем сообщении в беседе. Например, если кто-то отвечает на ваше

сообщение и цитирует весь текст исходного сообщения, исходное сообщение

считается избыточным.

Настройка параметров представления «Беседа»

Вы можете использовать следующие параметры для настройки просмотра сообщения в

беседе и выбора желаемого стиля для представления «Беседа»:

Показывать сообщения из других папок

Показывать отправителей над темой

Всегда развертывать беседы

Использовать классическое представление с отступами

Для изменения настроек просмотра бесед перейдите на вкладку Вид и в группе

Беседы выберите Настройки беседы, как показано на Рисунок. 23.

Рисунок. 23. Настройки представления «Беседа»

Далее представлены дополнительные сведения о том, как эти параметры повлияют на

отображение представления «Беседа».

Показывать сообщения из других папок

Параметр Показывать сообщения из других папок включен по умолчанию. Если этот

параметр включен, Outlook выполнит поиск всех сообщений в беседе в хранилище

сообщений и отобразит их в едином представлении. Например, при просмотре беседы в

папке «Входящие», если вы ответили на сообщение в беседе, ваш ответ (даже притом, что

он по умолчанию помещается в папку «Отправленные») отображается при просмотре

беседы, как показано на Рисунок. 24.

30

Рисунок. 24. Показывать сообщения из других папок

Вы можете легко выполнить действие для сообщения, размещенного в другой папке,

например, назначить для него категорию или удалить, не выходя из папки «Входящие» или

текущей папки.

Показывать отправителей над темой

По умолчанию при сворачивании беседы отображается тема и имена пользователей,

участвовавших в беседе (отправителей) под темой, как показано на Рисунок. 25.

Рисунок. 25. Показывать тему над отправителями

Для отображения отправителей в первую очередь (по умолчанию в Outlook 2003 и

Outlook 2007) можно использовать параметр Показывать отправителей над темой и

поменять местами тему и отправителя, как показано на Рисунок. 26.

Рисунок. 26. Показывать отправителей над темой

31

Всегда развертывать беседы

Как упоминалось ранее, при первом выборе беседы отображаются только последние

сообщения в беседе. Чтобы просмотреть все сообщения в беседе при первоначальном их

выборе, воспользуйтесь параметром Всегда развертывать беседы.

Использовать классическое представление с отступами

Как показано на предыдущих снимках, при просмотре беседы все сообщения

выравниваются по левому краю. Также можно просматривать беседы по иерархии в виде

древовидного представления, в котором сообщения выделены отступами для отображения

авторов, адресатов и времени создания ответов, как показано на Рисунок. 27.

Рисунок. 27. Классическое представление с отступами

Для просмотра бесед по иерархии выберите параметр Использовать классическое

представление с отступами.

Что такое разделенная беседа?

Цепочка беседы может содержать одну или несколько цепочек сообщений, которые

называются разделенной беседой. Разделенная беседа может создаваться в том случае,

когда пользователь отвечает на более раннее, а не на последнее сообщение в беседе. При

этом создается новая цепочка сообщений или ветвь беседы.

При просмотре беседы в Классическом представлении с отступами, как показано на

Рисунок. 28, каждая ветвь в беседе выделена отступом на том же уровне.

32

Рисунок. 28. Разделенная беседа в классическом представлении с отступами

В примере выше показаны две цепочки сообщений. Как Андрей, так и Александр ответили

на сообщение электронной почты, создав таким образом две различные ветви беседы.

При просмотре разделенной беседы без использования классического представления с

отступами можно визуально отобразить сообщения, относящиеся к той же цепочке

сообщений, путем просмотра соединительной строки, как показано на Рисунок. 29.

Рисунок. 29. Плоскостное представление разделенной беседы

Выше показана та же беседа, что и на Рисунок. 28, но в плоскостном представлении

«Беседа» по умолчанию. Обратите внимание, что сообщение Jennifer выделено, и

отображается строка, соединяющая сообщения Jennifer и Albert. Это означает, что есть два

сообщения в выбранной цепочке сообщений, а остальные сообщения, показанные ниже,

относятся к другой цепочке сообщений.

Что означают точки и квадраты?

Серые и оранжевые значки, отображаемые слева от каждого сообщения, представляют

собой визуальные подсказки по каждому сообщению, с помощью которых вы можете

найти все сообщения, составляющие указанную цепочку сообщений.

33

Рисунок. 30. Беседа с двумя цепочками сообщений

Большая оранжевая точка обозначает последнее сообщение в цепочке и позволяет

выяснить количество указанных цепочек сообщений в беседе. На Рисунок. 30 две

большие оранжевые точки указывают на наличие двух цепочек сообщений и

обозначают последнее сообщение в каждой ветви беседы.

Маленький квадрат (серого или оранжевого цвета) отображается рядом со всеми

предыдущими сообщениями в выбранной цепочке сообщений. При просмотре

разделенной беседы эти квадраты позволяют быстро найти сообщения, связанные с

выбранным сообщением.

Маленький оранжевый квадрат, показанный в выбранной цепочке сообщений, определяет

сообщение, которое предшествует непосредственно выбранному. Преимущество наличия

маленького оранжевого квадрата еще более очевидно при просмотре разделенной беседы,

поскольку она может содержать несколько сообщений, относящихся к другой цепочке

между выбранным и предыдущим сообщениями.

Маленькие серые квадраты, отображаемые в выбранной цепочке сообщений, обозначают

все остальные сообщения, которые относятся к выбранной цепочке сообщений.

Перенос выбранных настроек в другие папки

В отличие от параметра Показать как беседы, настройки параметров представления

«Беседа» применяются только для текущей папки. Это позволяет использовать различные

параметры просмотра для разных папок. По завершении настройки параметра

представления «Беседа» по своему выбору, если вы хотите использовать его для других

почтовых папок, можно воспользоваться одной из следующих функций, чтобы быстро и

легко перенести настройки:

Сохранить текущее представление как новое

Применить текущее представление к другим почтовым папкам

Эти функции представлены на вкладке Вид в группе Текущее представление в разделе

Изменить представление, как показано на Рисунок. 31.

34

Рисунок. 31. Изменение параметров представления

Далее представлена дополнительная информация об использовании обеих функций.

Сохранить текущее представление как новое

Можно сохранить настройки как новое представление, которое отобразится в параметрах

«Изменить представление», после чего его можно применить для любой папки. Если вы

хотите применить другие параметры представления, можно также использовать

сохраненное представление для быстрого возврата к выбранным настройкам.

Сохранение текущего представления:

На вкладке Вид в группе Текущее представление щелкните Изменить

представление и выберите Сохранить текущее представление как новое. В

отобразившемся диалоговом окне укажите имя представления и нажмите кнопку OK.

Использование нового представления:


представление и выберите новое представление из доступных параметров, как

показано на Рисунок. 32.

35

Рисунок. 32. Сохраненное настраиваемое представление

Применить текущее представление к другим почтовым папкам

Вы можете быстро применить настраиваемые параметры для всех или некоторых папок,

не открывая каждую папку по отдельности.


представление и выберите Применитьтекущее представление к другим почтовым

папкам. В открывшемся диалоговом окне выберите папки, в которых необходимо

применить текущее представление.

36

Заключение

С помощью Outlook 2010 вы всегда будете на связи с нужными людьми как на работе, так

и дома. От обновленного интерфейса, предоставляющего единое расположение для

поиска важной информации и расширенной ленты доновых усовершенствованных

инструментов управления и настройки расписаний для электронной почты — Outlook 2010

предоставляет новейшие, самые современные средства для управления личной

информацией.

Вы можете легко управлять папкой «Входящие», расписанием и контактами; подключаться

к различным почтовым службам и социальным сетям, а также получать доступ к своей

информации. Outlook 2010 позволяет оставаться на связи со всем миром на работе, дома и

практически везде.

37

Место расположения


Функции и возможности Расположение

Улучшение Лента Лента расположена в верхней части

экрана.

Чтобы настроить ленту в представлении

Backstage, щелкните элемент Параметры

и затем элемент Настройка ленты.

Новинка Представление

Backstage

Перейдите на вкладку Файл, чтобы

открыть представление Backstage.

Улучшение Представление «Беседа» Переключение в представление «Беседа»:

На вкладке Вид в группе Беседы выберите

Показывать как беседы.

Для перехода к инструментам управления

выполните следующие действия:

На вкладке Главная в группе Удалить

найдите пункты Очистка и Игнорировать

беседу.

Изменение настроек представления «Беседа»:

На вкладке Вид в группе Беседы

щелкните Настройки беседы.

Новинка Быстрые действия При первом щелчке готового быстрого

действия, отличного от «Ответить и

удалить», отображается запрос,

позволяющий настроить это действие в

соответствии с вашим стилем работы.

Создание нового быстрого действия:

На вкладке Главная в коллекции

Быстрые действия щелкните элемент

Создание.

Управление быстрыми действиями и их

упорядочение:

На вкладке Главная в группе Быстрые

действия щелкните средство запуска

диалогового окна для отображения

дополнительных параметров.

38


Новинка Почтовые подсказки Outlook 2010 должен быть подключен к

Exchange 2010 для просмотра этой

возможности. (Подсказки отображаются

автоматически, если они были так настроены

администратором Exchange.)

Улучшение Средства поиска Поместите точку вставки в поле

Мгновенный поиск в верхней части

представления. Средства контекстного

поиска отображаются автоматически.

Улучшение Дополнительные темы Office

В новом сообщении электронной почты на

вкладке Параметры в группе Темы

щелкните элемент Темы.

Новинка Вставка с динамическим

просмотром

Для вставки содержимого в новое

сообщение электронной почты щелкните

мышью на выбранном месте вставки.

На вкладке Сообщение в группе Буфер

обмена щелкните стрелку, расположенную

под кнопкой Вставить для просмотра

параметров вставки. Либо щелкните правой

кнопкой мыши в точке вставки, чтобы

просмотреть параметры вставки. Затем

укажите параметр вставки, чтобы

просмотреть результаты, а затем выберите

нужный параметр.

Новые и улучшенные функции

Инструменты редактирования рисунков

Выберите изображение в новом сообщении

электронной почты. Если необходимо

вставить рисунок, на вкладке Вставка в

группе Иллюстрации щелкните элемент

Рисунок. Вкладка Работа с рисунками >

Формат появляется автоматически при

выборе рисунка.

Обратите внимание на средства

Художественные эффекты, Удалить фон,

Коррекция и Цвет на вкладке Работа с

рисунками > Формат в группе Изменение.

Найдите элемент Обрезка на той же вкладке

в группе Размер.

Улучшение Дополнительные графические элементы SmartArt

Создайте новое сообщение электронной

почты. На вкладке Вставка в группе

Иллюстрации щелкните элемент SmartArt, а

затем выберите макет SmartArt.

Новинка Вставка снимка экрана Создайте новое сообщение электронной

почты. На вкладке Вставка в группе

Иллюстрации щелкните Снимок.

39


Новинка 64-разрядная версия Примечание. Данный компонент можно

установить только на 64-разрядных системах.

Инструкции по установке и дополнительные

сведения см. по адресу:

http://office.microsoft.com/ru-ru/HA010369476.aspx.



Улучшение Поддержка нескольких

почтовых ящиков

Перейдите на вкладку Файл, чтобы

открыть представление Backstage. В

верхней части вкладки Информация

выберите Добавить учетную запись.

Новые и

улучшенные

функции

Представление

расписания и средства

планирования для групп

Откройте календарь. На вкладке Главная

ленты в группе Упорядочить щелкните

элемент Представление расписания.

На вкладке Главная в группах Управление

календарями и Общий доступ также

представлены средства планирования для

групп и связанные с ними функции.

Новинка Календарь группы Календарь группы автоматически

отображается в области навигации

«Календарь».

Примечание. Для автоматического создания

календаря группы необходимо настроить

данные линии отчетности в Exchange.

Новинка Поиск помещений В новом приглашении на собрание на

вкладке Собрание в группе Параметры

щелкните элемент Поиск помещений.

Примечание. Требуется приложение Microsoft

Exchange 2010.

Новинка Предварительный

просмотр календаря

Автоматически отображается при

получении приглашения на собрание.

http://office.microsoft.com/ru-ru/HA010369476.aspx

40


Новые и

улучшенные

функции

Оптимизация обмена

информацией

Поддерживается отображение сведений о

доступности при просмотре имени

практически любого элемента Outlook.

Наведите курсор мыши на имя контакта,

чтобы просмотреть карточку контакта.

Примечание. Для обмена мгновенными

сообщениями и использования сведений о

присутствии требуется одно из следующих

приложений: Microsoft Office Communications Server

2007 R2 с Microsoft Office Communicator 2007 R2;

Windows Live Messenger или любое другое

приложение для работы с мгновенными

сообщениями, которое поддерживает интерфейс

IMessenger. Для голосовых вызовов требуется Office

Communications Server 2007 R2 с Office

Communicator 2007 R2 или приложение для работы

с мгновенными сообщениями, которое

поддерживает интерфейс IMessengerAdvanced.

Новинка Экспресс-контакты Просмотр в главном представлении

Outlook под панелью «Список дел».

Отображение экспресс-контактов:

На вкладке Вид в группе Макет щелкните

элемент Список дел и затем элемент

Экспресс-контакты.

Примечание. Требуется Microsoft Office

Communications Sever 2007 R2 с Microsoft Office

Communicator 2007.

Улучшение Поиск людей На вкладке Главная в группе Найти

поместите точку вставки в текстовое поле

Найти контакт.

Примечание. Требуется Microsoft Office

Communications Sever 2007 R2 с Microsoft Office

Communicator 2007.

Новинка Предлагаемые контакты Просмотр контактов. Поиск контактов,

созданных Outlook, в папке Предлагаемые

контакты.

41


Новинка Outlook Social Connector «Область пользователей» для Outlook

Social Connector отображается

автоматически под областью чтения.

Загрузка сторонних поставщиков услуг для

социальных сетей:

Перейдите на вкладку Вид, щелкните

элемент Область пользователей и затем

элемент Настройка учетных записей. В

открывшемся диалоговом окне щелкните

расположенную сверху ссылку Просмотр

доступных поставщиков социальных

сетей в Интернете.

Улучшение Языковые средства Создайте новое сообщение электронной

почты. На вкладке Рецензирование в

группе Язык щелкните элемент Язык и

выберите пункт Языковые параметры.

Примечание. При изменении этих

параметров из любого приложения новые

значения применяются для всех

соответствующих приложений Office 2010.

Улучшение Средства перевода Создайте или откройте сообщение

электронной почты. На вкладке

Рецензирование в группе Язык щелкните

Перевод.



Новинка Предварительный

просмотр голосовой

почты

Сообщения предварительного просмотра

голосовой почты отображаются в папке

«Входящие».

Примечание. Требуется Exchange 2010 и единая

система обмена сообщениями Exchange.

Улучшение Доступ к электронной

почте через Интернет

Outlook Web App (ранее известный как

веб-клиент Outlook Web Access) по-

прежнему доступен для пользователей

Exchange 2010 в рамках стандартного

лицензионного соглашения.

42


Улучшение Outlook Mobile 2010 Outlook Mobile 2010 предварительно

устанавливается в мобильные телефоны с

ОС Windows (Windows Mobile 6.5 или более

поздней версии) и используется как

почтовый клиент по умолчанию в рамках

стандартной версии Microsoft Office 2010.

Office Mobile 2010 не входит в приложения,

наборы приложений Office 2010 и веб-

приложения Office Web Apps.

43

Сравнение версий

Доступные компоненты Улучшение Новинка



2003 2007 2010

Лента

Эта лента заменяет меню и панели

инструментов в верхней части главного окна

Outlook и доступна в рамках приложения. Вы

можете настроить ленту или создать

собственные вкладки, чтобы настроить

интерфейс Outlook в соответствии с

выбранным стилем.

Представление Microsoft Office Backstage

Новое представление Backstage заменяет

традиционное меню «Файл», предоставляя

единое расположение для всех задач, которые

связаны с управлением учетными записями.



2003 2007 2010

Представление «Беседа»

Представление «Беседа» делает отслеживание

связанных сообщений электронной почты и

управление ими более удобным, что

облегчает управление большим количеством

сообщений электронной почты. Можно

переместить, назначить категории, сжать или

игнорировать беседы целиком всего

несколькими щелчками мышью.

44

2003 2007 2010

Очистка

Возможно быстрое удаление избыточных

сообщений в беседе, что позволяет

сэкономить место в почтовом ящике.

Игнорировать беседу

Отправить всю беседу, включая дальнейшие

сообщения, в папку «Удаленные».

Быстрые действия

Используйте новые способы создания и

сохранения настраиваемых действий с

помощью быстрых действий. С помощью этих

действий можно осуществлять управление и

быстро реагировать на поступающую

информацию путем создания и определения

стандартных задач одним щелчком мышью.

Удаляйте сообщение электронной почты,

отвечайте на него, перемещайте его в

отдельную папку и создавайте новое

сообщение для своей группы, а также

выполняйте многие другие операции.

Почтовые подсказки

Бизнес-пользователей чаще всего заботят

проблемы, связанные с отправкой

нежелательных сообщений электронной

почты контактам, расположенным за

пределами офиса, случайным ответом в

большой список рассылки и

распространением конфиденциальной

информации за пределами компании. Новая

функция «Почтовые подсказки» оповестит вас

о готовящейся отправке сообщения большому

числу получателей из списка рассылки;

сотрудникам, которые находятся за пределами

офиса или организации и т. д.

Примечание. Outlook 2010 должен быть подключен к

Exchange 2010 для просмотра этой возможности.

(Подсказки отображаются автоматически, если они были

так настроены администратором Exchange.)

45

2003 2007 2010

Мгновенный поиск

Вы сможете мгновенно выполнить сортировку

больших объемов данных и найти нужную

информацию, когда она нужна вам. Средства

контекстного поиска помогают быстро сузить

поиск и найти важные сведения.


2003 2007 2010

Темы Office

Получите доступ к расширенным параметрам

для профессиональной обработки во всех

документах Office, включая сообщения

электронной почты Outlook, с новым выбором

тем.

Вставка с динамическим просмотром

Осуществляйте простое повторное

использование содержимого, используя

предварительный просмотр при копировании

и вставке информации.

Инструменты редактирования рисунков

Новые профессиональные эффекты,

расширенные палитры цветов, инструменты

коррекции, обрезки и удаления фона

позволяют редактировать изображения в

сообщениях на профессиональном уровне.

Графические элементы SmartArt

Вы можете выбрать любой из нескольких

десятков макетов SmartArt (включая новые

организационные диаграммы и графические

схемы) для создания профессиональной

графики в сообщениях — и это не сложнее,

чем создать список с нумерацией.

46

2003 2007 2010

Вставка снимка экрана

Быстро вставляйте снимки экранов в

сообщение электронной почты без выхода из

окна Outlook.

64-разрядная версия

Добейтесь максимальной отдачи от новых и

существующих инвестиций в 64-разрядное

оборудование с помощью 64-разрядной

версии продукта Office 2010.

Примечание. Данный компонент можно установить

только на 64-разрядных системах. Инструкции по

установке и дополнительные сведения см. по адресу:

http://office.microsoft.com/ru-ru/HA010369476.aspx.




2003 2007 2010

Несколько почтовых ящиков Exchange

Подключение нескольких учетных записей

Exchange в единых профилях Outlook 2010.

Представление расписания

Общий доступ к данным расписаний других

пользователей с помощью единого удобного

интерфейса. В новом представлении

расписания реализован оптимизированный

интерфейс с горизонтальным отображением

календарей. Вы с легкостью можете

просматривать сведения о занятости и

запланированных делах своих родных и

коллег.

http://office.microsoft.com/ru-ru/HA010369476.aspx

47

2003 2007 2010

Календарь группы

При использовании Exchange Server во время

просмотра календаря календарь группы

автоматически отображается в области

навигации. Если установить флажок рядом с

группой «Календарь группы», отображаются

календари для всей группы. Чтобы создать

новое приглашение на собрание для группы,

достаточно найти свободный интервал

времени и дважды щелкнуть в нужном месте

временной шкалы.

Примечание. Для автоматического создания календаря

группы необходимо настроить данные линии отчетности.

Поиск помещений

Зарезервируйте помещения для собрания

непосредственно из нового приглашения на

собрание. Просто выберите список

помещений для собрания, и инструмент

поиска помещения отобразит все помещения,

доступные в указанный период.

Предварительный просмотр календаря

В приглашении на собрание поддерживается

мгновенный просмотр любых конфликтующих

или соседних событий на снимке календаря,

что позволяет просматривать данные о

свободном времени в календаре,

одновременно знакомясь с приглашением.

Поиск людей

Быстрый и удобный доступ к контактам Office

Communicator. Начните вводить имя

пользователя в поле «Найти контакт».

Приложение Outlook 2010 выполняет поиск в

адресной книге и отображает пользователей,

соответствующих вводимому тексту.

Примечание. Требуется Microsoft Office Communications

Sever 2007 R2 с Microsoft Office Communicator 2007 R2.

48

2003 2007 2010

Экспресс-контакты

Outlook 2010 обеспечивает доступ к контактам

Office Communicator непосредственно из

папки «Входящие». Отображается на панели

«Список дел».

Примечание. Требуется Microsoft Office Communications

Sever 2007 R2 с Microsoft Office Communicator 2007 R2.

Предлагаемые контакты

Экономия времени и усилий на создание

новых контактов. Получатели, которые не

входят в адресную книгу Outlook, создаются

автоматически.

Определение присутствия

Поддерживается отображение сведений о

доступности при просмотре имени

практически любого элемента Outlook.

Примечания.

Требуется один компонент из следующих: Microsoft

Office Communications Server 2007 R2 с Office

Microsoft Communicator 2007 R2, Windows Live

Messenger или другая служба обмена мгновенными

сообщениями, поддерживающая IMessenger.

Поддержка определения присутствия в сети (только

текст, без значка присутствия) в Microsoft Outlook

2002 добавлена посредством пакета обновления 3

для Microsoft Office XP, выпущенным после версии

Microsoft Outlook 2003.

49

2003 2007 2010

Карточка контакта

Наведите курсор мыши на имя, чтобы

отобразить новую карточку контакта,

просмотреть сведения о контакте (например,

адрес и телефон) или быстро начать беседу

путем мгновенного обмена сообщениями.

Примечание. Требуется один компонент из следующих:

Для Microsoft Office Communications Server 2007 R2 с

Microsoft Office Communicator 2007 R2, Windows Live

Messenger или другой службы обмена мгновенными

сообщениями, которые поддерживают вызовы

посредством IMessenger Voice, требуется Microsoft Office

Communications Server 2007 R2 с Microsoft Office

Communicator 2007 R2 или другая служба обмена

мгновенными сообщениями с поддержкой

IMessengerAdvanced.

Outlook Social Connector

Вы можете мгновенно связаться с

пользователями в социальных сетях,

осуществляя доступ ко всем возможностям

— от цепочек сообщений до обновления

статуса — из единого централизованного

представления.

Языковые средства

Упрощение и настройка многоязычного

интерфейса. В диалоговых окнах Outlook 2010

поддерживается отдельная настройка языков

для редактирования, отображения,

всплывающих подсказок и справки, что делает

удобной работу пользователей, владеющих

несколькими языками.

50

2003 2007 2010

Средства перевода

Используйте перевод по требованию, полные

переводы элементов и мини-переводчик

(ранее назывался экранными подсказками для

перевода) для упрощения работы с

различными языками. Кроме того,

предусмотрена справка на английском языке и

поддержка преобразования текста в речь

Windows (английский язык) в мини-

переводчике. Также доступны

дополнительные языки для преобразования

текста в речь.

Примечание. Компоненты преобразования текста в

речь для дополнительных языков являются бесплатными

и доступны для загрузки в Центре загрузки Майкрософт

(http://www.microsoft.com/downloads/ru-ru/default.aspx).




2003 2007 2010

Предварительный просмотр голосовой

почты

Благодаря поддержке новой технологии

Exchange Server 2010 в Outlook 2010

одновременно с записанным голосовым

сообщением в почтовый ящик поступает его

текстовая транскрипция. Доступ к сообщениям

из любого места с помощью веб-браузера,

компьютера или смартфона.

Примечание. Требуется Exchange 2010 и единая система

обмена сообщениями Exchange.

http://www.microsoft.com/downloads/ru-ru/default.aspx

51

2003 2007 2010

Outlook Web App

Управляйте электронной почтой с любого

устройства, в котором есть веб-браузер.23 С

помощью веб-приложения Outlook Web App

можно просматривать сообщения, контакты и

события календаря, хранящиеся на сервере

Exchange Server. В Outlook 2010 сохранились

такие знакомые инструменты, как

представление «Беседа», подсказки, несколько

календарей, общие календари, иерархия

организаций, сведения о доступности и

многие другие.

Примечание. Веб-приложение Outlook Web App (ранее

Outlook Web Access) будет по-прежнему доступно

пользователям Exchange Server в рамках стандартного

лицензионного соглашения.

Outlook Mobile 2010

Будьте всегда в курсе событий с помощью

Outlook Mobile 2010. Хорошо знакомый

интерфейс, оптимизированный для работы на

мобильных устройствах, позволяет с легкостью

выполнять необходимые действия.

(Office Mobile 5,0)

(Office Mobile 6.1)

(Office Mobile 2010)

23Требуется подключение к Интернету и наличие поддерживаемого браузера Internet Explorer, Firefox или Safari.

52

Часто задаваемые вопросы по Outlook

2010

О Microsoft Outlook 2010

1. Что такое Outlook 2010?

Outlook 2010 представляет собой программное обеспечение для обмена данными с

помощью простых и удобных инструментов, позволяющих осуществлять отправку и

получение сообщений, а также управление электронной почтой. Кроме того, вы

можете также управлять своими контактами и календарем и открыть общий доступ к

календарю через Интернет. Outlook 2010 позволяет создавать профессиональные

качественные сообщения, общаться с друзьями, родными и коллегами, а также

управлять коммуникациями и настраивать расписания удобнее, чем когда-либо ранее.

2. Как работать с Outlook 2010?

Используя эту версию (наиболее интуитивно понятную из существующих сегодня), вы

сможете более эффективно работать с обновленным интерфейсом пользователя, а

также с новыми инструментами организации, настройки расписания и управления

беседами, которые позволяют полностью контролировать ежедневное расписание и

коммуникации и эффективно выполнять поставленные задачи. Для любых задач — от

деловой или личной переписки по электронной почте до координации расписания для

группы пользователей или членов семьи — вы всегда сможете максимально

эффективно использовать такие инструменты, как улучшенное представление «Беседа»,

выполнение многоэтапных команд одним щелчком мыши, мгновенная отправка

сообщений друзьям и коллегами. Outlook 2010 позволяет легко и удобно управлять

расписанием и быть постоянно на связи с важными для вас людьми.

3. Какие основные обновления доступны в Outlook 2010 по сравнению с более

ранними версиями?

Outlook 2010 включает новые усовершенствованные функции, а также улучшенную

рабочую среду, позволяющую быстрее выполнять большее число задач.

Упрощенный доступ к нужным функциям. Лента, заменившая меню и панели

инструментов в верхней части главного окна Outlook 2010, обеспечивает более

быстрый доступ к командам, предоставляя возможность настройки или создания

собственных вкладок. Новое представление Backstage заменило привычное меню

«Файл» и предоставило единое централизованное расположение для всех задач

управления учетной записью.

Простое управление большими объемами электронной почты. Можно сжать,

назначить категории или даже игнорировать целые беседы всего несколькими

щелчками мышью. С помощью новых инструментов управления беседой и

53

усовершенствованного представления «Беседа» можно организовать десятки

сообщений электронной почты в несколько структурированных элементов, что

позволяет эффективно контролировать электронную почту, затрачивая минимум

усилий и времени, и сосредоточиться на других задачах.

Быстрое реагирование на поступающую информацию. С помощью функции

«Быстрые действия» можно выполнять наиболее часто используемые

многокомандные задачи (например, перемещение сообщения в указанную папку

или переадресация группе пользователей) всего парой щелчков. Также можно

настроить или создать новые быстрые действия в соответствии с индивидуальными

требованиями.

Удобное и эффективное управление расписанием. Эффективное планирование

встреч, возможность общего доступа к календарю и простое управление рабочим

расписанием с помощью удобных инструментов управления и общего доступа к

календарю. Используя функцию «Отправитькалендарь», вы можете отправить

расписание другим пользователям, что позволяет им быстро найти время для

следующей встречи с вами. Также можно опубликовать календарь на сайте

Office.com, чтобы он был доступен для других пользователей. Воспользуйтесь

новым представлением «Расписание», чтобы упростить выполнение задач

планирования путем просмотра нескольких календарей в едином горизонтальном

представлении. Можно просмотреть расписание и задачи своих родных или коллег

и быстро выяснить, когда они будут доступны.

Сэкономьте время, используя содержимое повторно с помощью функции

«Вставка». Функция «Вставка с динамическим просмотром» позволяет

предварительно просматривать различные параметры вставки, чтобы визуально

определить внешний вид содержимого вставки до выполнения операции вставки,

что позволяет добиться верных результатов с первого раза.

54

Системные требования и совместимость Outlook 2010

1. Предусмотрены ли специальные системные требования для работы с Outlook

2010?

При создании Office 2010 ставилась задача добиться максимальной производительности

на уже имеющемся оборудовании, а также обеспечить поддержку будущих аппаратных

новинок, таких как 64-разрядные микросхемы, современные видеоадаптеры,

многоядерные процессоры и устройства с другими форм-факторами.

Для Microsoft Office профессиональный плюс 2010 имеются следующие минимальные

системные требования:

Процессор 500 МГц; 1 ГГц для Outlook с Диспетчером контактов

ОЗУ 256 МБ; рекомендуется 512 МБ для графических функций, мгновенного поиска Outlook, Outlook с Диспетчером контактов и некоторых расширенных функций.

Жесткий диск 3 ГБ свободного пространства

Монитор 1024x768 или с большим разрешением

Операционная система

Windows® XP с пакетом обновления 3 (SP3) (только 32-разрядная операционная система) или Windows Vista® с пакетом обновления 1 (SP1), Windows 7, Windows Server® 2003 R2 с MSXML 6.0, Windows Server 2008 или более поздней версии (32- или 64-разрядная).

Графика Для аппаратного ускорения графики требуется совместимый со стандартом DirectX® 9.0c видеоадаптер с объемом памяти не менее 64 МБ.

Дополнительные замечания

Некоторые расширенные функциональные возможности требуют наличия подключения к Microsoft Exchange Server 2010, Microsoft SharePoint® Server 2010, Microsoft Office Communications Server 2007 R2 или Microsoft SharePoint Foundation 2010.

Для работы некоторых функций требуется Windows Search 4.0.

Для работы интернет-функций требуется подключение к Интернету.

Некоторые сетевые функциональные возможности требуют наличия Windows Live™ ID.

Некоторые компоненты требуют наличия исключительно 32-разрядного браузера Internet Explorer® (IE) 6 или более поздней версии.

Для просмотра трансляции презентации PowerPoint требуется один из следующих браузеров: Internet Explorer 7 или более поздней версии для Windows, Safari 4 или более поздней версии для Mac, Firefox 3.5 или более поздней версии для Windows, Mac или Linux.

Некоторые компоненты Microsoft® OneNote® требуют наличия панели поиска Windows 3.0, проигрывателя Windows Media® 9, Microsoft ActiveSync® 4.1, микрофона, выходного аудиоустройства, видеозаписывающего устройства, TWAIN-совместимой цифровой камеры или сканера. Для работы драйвера печати OneNote и интеграции со службами Business Connectivity Services требуется Microsoft .NET Framework 3.5 или компоненты Windows XPS.

Функциональные возможности продуктов и графических компонентов могут различаться в зависимости от конфигурации системы. Для работы некоторых функций может требоваться дополнительное или более производительное оборудование или подключение к серверу;

см. http://office.microsoft.com/ru-ru/products/.

Требования к системе для каждого набора Microsoft Office 2010 и автономных

приложений см. по адресу: Office.com.

2. Можно ли использовать в Outlook 2010 файлы данных из предыдущих версий

Outlook?

Да, в Outlook 2010 можно использовать файлы данных, созданные в Outlook 97 или

более поздних версий.

http://office.microsoft.com/ru-ru/products/

http://office.microsoft.com/ru-ru/

55

3. Требуются ли для использования возможностей Outlook 2010 другие продукты?

Инструменты создания или управления в Outlook 2010 не требуют наличия других

продуктов. Однако для расширения возможностей интерфейса Outlook можно

использовать следующие продукты:

Социальные сети, например данные социальной сети My Site Microsoft

SharePoint 2010, Windows Live или других популярных сторонних сайтов:

Outlook Social Connector: вы можете получить дополнительные сведения о

пользователях (например, взаимные друзья) и другую информацию, общаясь с

пользователями в социальном и бизнес-окружении, не выходя из Outlook.

Office Communicator 2007 R2 или более поздней версии с Office

Communications Server 2007 R2 или более поздней версии:

Имеющиеся и дополнительные возможности карточки контакта: вы

можете быстро просмотреть сведения о доступности коллег, а с помощью

новой карточки контакта можно связаться с ними посредством отправки

мгновенного сообщения или голосового вызова.

Экспресс-контакты: осуществляйте быстрый доступ к контактам Communicator

непосредственно из Outlook посредством новой области «Экспресс-контакты»

под панелью «Список дел» в главном окне Outlook.

Windows Live Messenger или другая служба обмена мгновенными

сообщениями с поддержкой IMessenger:

Имеющиеся и дополнительные возможности карточки контакта: вы

можете быстро просматривать сведения о доступности коллег, а с помощью

новой карточки контактов вы можете общаться с ними посредством службы

мгновенных сообщений.

Microsoft Exchange Server:

Почтовые подсказки: получение мгновенных оповещений о возможных

проблемах при рассылке (например, получатель отсутствует в офисе, один или

несколько получателей являются сторонними получателями или отправка

сообщения большому числу получателей по списку рассылки).

Доступ к предварительному просмотру голосовой почты из папки

«Входящие»: предварительный просмотр при преобразовании речи в текст для

записанных голосовых сообщений отправляется вместе с записью голосового

сообщения непосредственно в папку «Входящие».

Статус календаря: быстрый просмотр статусов календаря коллег (например,

«свободен до 14:00») в новой карточке контакта.

56

Произношение имен пользователей: прослушивание аудиофайла,

содержащего произношение имени контакта (если контакт создал такую

запись).

Инструменты настройки расписания для группы: вы можете легко

организовать собрания с участием группы или специально определенной

группы пользователей всего несколькими щелчками мышью.

4. Какие браузеры поддерживаются в Outlook Web App?

Поддерживаются браузеры Windows Internet Explorer 7 для Windows, Safari 4 или более

поздней версии для Mac и Firefox 3.5 или более поздней версии для Windows, Mac или

Linux.

Работа с Outlook 2010

1. Предоставляет ли Майкрософт бесплатные ресурсы и учебные материалы по

Outlook 2010?

На сайте Office.com имеется огромное число бесплатных ресурсов для

самостоятельного обучения. К этим материалам относятся учебные курсы, руководства

по упрощению перехода от меню к ленте, статьи справки и демонстрации. Кроме того,

можно получить доступ к группам обсуждений Microsoft Office, чтобы получить ответы

от специалистов в той же обрасти и независимых экспертов из сообщества, например у

специалистов со статусом Microsoft Most Valuable Professional (Возможно, на

английском языке).

2. Можно ли настроить Outlook 2010 в зависимости от способа использования

продукта?

Вы можете настроить Outlook 2010 самостоятельно, в том числе следующие функции:

Настройка вкладок на ленте или создание собственных вкладок. Перейдите на

вкладку Файл, чтобы открыть представление Backstage. Щелкните Параметры и

выберите Настройка ленты.

Добавление часто используемых команд на панель быстрого доступа.

Щелкните команду на ленте правой кнопкой мыши и выберите пункт Добавить на

панель быстрого доступа.

Установка отдельных языковых настроек для редактирования, справки,

отображения и экранных подсказок. Перейдите на вкладку Файл, чтобы открыть

представление Backstage, щелкните Параметры и выберите Язык.

Вы можете настроить параметры для большинства элементов и поведения

Outlook — настройки по умолчанию для элементов Outlook, изменение

настроек мгновенного поиска, настройка служб обмена сообщениями и

оповещений для мобильных устройств, управление параметрами

безопасности для защиты системы. Все эти настройки и многое другое см. в


http://mvp.support.microsoft.com/

57

диалоговом окне «Параметры Outlook». Для этого перейдите на вкладку Файл,

чтобы открыть представление Backstage, и щелкните Параметры.

Создавайте формы Outlook и настраивайте шаблоны сообщений электронной

почты. Вы можете создать собственные настраиваемые формы Outlook, чтобы

добавить дополнительные функции. Вы также можете настроить шаблон,

содержащий форматирование шрифтов и абзацев в сообщениях электронной

почты, во время работы в Outlook 2010. Для этого необходимо изменить шаблон по

умолчанию NormalEmail. Для часто используемого содержимого можно также

создать новые стандартные блоки в галерее «Экспресс-блоки», а также темы и

стили Office. Вы можете легко настроить сообщения электронной почты по

собственному выбору. Справка по использованию всех этих функций доступна при

нажатии кнопки «Справка» с правой стороны ленты в Outlook 2010 или на сайте

Office.com.

3. Можно ли получить доступ к электронной почте не с основного компьютера?

С помощью нового Outlook Web App вы можете получить доступ к электронной почте

и содержимому Outlook 2010 практически с любого компьютера, подключенного к

Интернету.24 Кроме того, используя Outlook Mobile 2010, вы сможете осуществлять

доступ к содержимому Outlook с мобильного телефона с ОС Windows.25

4. Как получить доступ к содержимому в Outlook 2010 из веб-браузера?

Продукт Outlook Web App доступен для пользователей Microsoft Exchange. Личная

учетная запись электронной почты: можно добавить в Outlook учетную запись Windows

Live Hotmail, доступ к которой осуществляется из Outlook 2010 или посредством веб-

интерфейса. Вы также можете перейти в веб-интерфейс службы электронной почты

(например, на сайт Hotmail.com или Gmail.com).

5. Какие действия доступны для содержимого Outlook 2010 в Outlook Web App?

Управление электронной почтой с устройства, имеющего веб-браузер. С помощью

веб-приложения Outlook Web App можно просматривать сообщения, контакты и

события календаря, хранящиеся на сервере Exchange Server. В Outlook 2010

сохранились такие знакомые инструменты, как представление «Беседа», подсказки,

несколько календарей, общие календари, иерархия организаций, сведения о

доступности и многие другие.

24Требуется Microsoft Exchange Server 2010.

25Требуется соответствующее устройство и подключение к Интернету. Outlook Mobile 2010 не входит в приложения, наборы

приложений Office 2010 или веб-приложения Web Apps. Продукт Outlook Mobile 2010 поставляется уже предварительно

установленным на телефонах Microsoft Windows (с системой Windows Mobile 6.5 или более поздней версии) и будет являться

почтовым клиентом по умолчанию, когда пакет Microsoft Office 2010 станет общедоступным.


58

6. Какие действия доступны для содержимого Outlook 2010 в Outlook Mobile 2010?

Outlook Mobile 2010 предоставляет расширенную мобильную версию Outlook,

предназначенную специально для мобильного телефона с ОС Windows. Вы можете в

любое время получить доступ к своей электронной почте, календарю, контактам и

задачам из любого места.

Приобретение Outlook 2010

1. В какие пакеты Microsoft Office 2010 входит Outlook 2010?

Outlook 2010 предоставляется в рамках пакетов Microsoft Office профессиональный

2010, Microsoft Office профессиональный академический 2010, Microsoft Office для дома

и бизнеса 2010, Microsoft Office стандартный 2010 и Microsoft Office профессиональный

плюс 2010.

Чтобы ознакомиться со сравнением различных наборов для Microsoft Office 2010 и

определить, какой набор подходит вам в наибольшей степени, посетите сайт

Office.com.

2. Можно ли приобрести Outlook 2010 как отдельный продукт?

Да.

3. Предусматривается ли период пробного использования Outlook 2010 перед

покупкой?

Да. Вы можете получить пробную версию Microsoft Office 2010. Чтобы загрузить и

оценить продукт Office 2010, посетите сайт Office.com.

4. Существует ли версия Outlook 2010 для Macintosh?

В настоящее время в Office 2008 для Mac доступен почтовый клиент Entourage 2008.

Группа разработчиков Office для Mac готовит к выпуску новую версию Office для Mac

2011, которая выйдет в конце 2010 г. В эту версию войдет Outlook 2011. Сведения о

клиенте Entourage 2008 и новости о готовящейся к выходу версии Outlook для Mac см.

на веб-сайте Mactopia.

5. Предусматривается ли плата за использование Outlook Web App?

Продукт Outlook Web App (ранее известный как веб-клиент Outlook Web Access) будет

доступен для пользователей Microsoft Exchange в рамках стандартного лицензионного

соглашения.



http://www.microsoft.com/rus/mac

59

6. Когда выйдет версия Outlook Mobile 2010 и как получить ее?

Outlook Mobile 2010 выйдет одновременно с выпуском версии Microsoft Office 2010.

Этот продукт будет устанавливаться на большинство мобильных телефонов с ОС

Windows.26

Вопросы по функциям Outlook 2010

1. Что происходит при использовании функции «очистка» для беседы?

При очистке беседы выполняется перемещение избыточных сообщений, содержимое

которых полностью цитируется в более поздних сообщениях, из беседы в папку

«Удаленные».27

При выборе функции «Очистка» для выбранной беседы Outlook сопоставляет

текстовую область каждого сообщения с родительским сообщением и выполняет

поиск изменений, включая изменения исходного сообщения. При обнаружении

отличий перемещение сообщения в папку «Удаленные» не выполняется.

2. При использовании функции «Очистка» для беседы возможно ли запретить

перемещение избыточного сообщения в папку «Удаленные»?

По умолчанию избыточное сообщение не перемещается в папку «Удаленные», если

оно помечено для выполнения дальнейших действий, имеет назначенную категорию,

не прочтено, подписано цифровой подписью, содержит функции управления

сведениями о правах или вложение. Эти настройки по умолчанию можно изменить в

разделе Параметры Outlook в настройках Почта в пункте Очистка беседы.

3. Можно ли при использовании очистки беседы отправить избыточные сообщения

не в папку «Удаленные», а в другую папку?

Да. Чтобы изменить папку, используемую для функции очистки, перейдите на вкладку

Файл, откройте представление Backstage и выберите Параметры. Параметры очистки

беседы, а также функция изменения папки для очищенных бесед, доступна на вкладке

Почта.

26Продукт Outlook Mobile 2010 поставляется уже предварительно установленным на телефонах Microsoft Windows (с системой

Windows Mobile 6.5 или более поздней версии) и будет являться почтовым клиентом по умолчанию, когда пакет Microsoft Office

2010 станет общедоступным. Outlook Mobile 2010 не включен в приложения Office 2010, наборы или Office Web Apps.

27Эта функция Outlook доступна во всех версиях Exchange, POP, IMAP и Windows Live Mail.

60

4. Что означает «игнорировать» беседу? Как работает эта функция?

Эта функция Outlook перемещает все текущие и будущие элементы беседы в папку

«Удаленные». Эта операция выполняется до тех пор, пока беседа активна.27 Срок

действия правила игнорирования истекает в том случае, если в течение 30 дней не

получено новых сообщений в беседе.

5. Как настроить новую учетную запись электронной почты?

Перейдите на вкладку Файл, чтобы открыть представление Backstage, после чего на

вкладке Информация выберите Добавить учетную запись. Можно добавить

практически любую учетную запись электронной почты, включая учетные записи

электронной почты поставщика интернет-услуг, учетные записи электронной почты в

Интернете (например, Windows Live Hotmail или Gmail). Также можно подключить

смартфон к Outlook и получать текстовые сообщения в папку «Входящие».28

6. Как настроить вид по умолчанию для всех папок электронной почты?

Чтобы настроить вид по умолчанию для всех папок электронной почты, необходимо

изменить вид папки электронной почты в соответствии с предпочтениями (например,

сортировать по дате), после чего перейти на вкладку Вид выбрать Изменить

представление и нажать Применить текущее представление к другим почтовым

папкам.

7. Как создать или изменить новые быстрые действия либо изменить их порядок?

Для создания нового быстрого действия на вкладке Главная в галерее Быстрые

действия щелкните Создать новый.

Чтобы изменить быстрое действие на вкладке Главная в галерее Быстрые

действия щелкните правой кнопкой мыши быстрое действие и выберите

Изменить.

Чтобы изменить порядок отображения быстрых действий в галерее «Быстрые

действия» или создать/изменить быстрые действия в одном представлении на

вкладке Главная в группе Быстрые действия выберите кнопку вызова

диалогового окна, чтобы открыть диалоговое окно «Управление быстрыми

действиями».

8. Как выбрать цветовые коды для папки «Входящие»?

Чтобы изменить цвет отображения сведений о сообщении в области содержимого

(например, изменить цвет всех сообщений на синий) на вкладке Вид щелкните

28Для получения текстовых сообщений в папку «Входящие» требуется поставщик услуг размещения для службы Outlook

Mobile.

61

Параметры представления. Щелкните Условное форматирование и выберите

Добавить, чтобы создать новое правило. Используйте кнопку Шрифт для выбора

нужного формата и кнопку Условие, чтобы задать критерии.

9. Как изменить представление по умолчанию в Outlook?

Макет окна Outlook можно легко изменить на вкладке Вид в группе Макет. Пример.

Отключите или сверните область переходов или панель «Список дел».

Отключите или переместите область чтения в нижнюю часть области содержимого.

Запретите отображение встреч, календарик или список задач на панели «Список

дел».

Также можно легко свернуть область переходов и панель «Список дел», нажав на

кнопку Режим чтение в нижней части окна Outlook, чтобы переключиться в режим

чтения. Нажмите на кнопку Обычный режим, чтобы восстановить область переходов

и панель «Список дел».

10. Что такое RSS-каналы и как их можно использовать?

Аббревиатура RSS расшифровывается как «Really Simple Syndication». Это

стандартизированный формат для публикации записей блога, заголовков новостей,

аудио- и видеоматериалов. Вы можете подписаться на RSS-канал и получать

обновления и новый контент в папку «Входящие». Для регистрации подписки на RSS-

канал найдите значок RSS в выбранном блоге или на новостном веб-сайте и

щелкните значок, чтобы зарегистрировать подписку. Посредством RSS-каналов можно

читать последние новости по мере их поступления, не выходя из почтового ящика.

62

Доступность и раскрытие возможностей

Outlook Mobile 2010

Outlook Mobile 2010 не включен в приложения Office 2010, наборы или Office Web

Apps.

Outlook Mobile 2010 будет доступен в мобильных телефонах с ОС Windows (Windows

Mobile 6.5 или более поздней версии) в рамках стандартной версии Office 2010.

Outlook Web App

В Outlook Web App поддерживаются следующие браузеры: Windows Internet Explorer 7

для Windows, Safari 4 или более поздней версии для Mac и Firefox 3.5 или более

поздней версии для Windows, Mac или Linux.

В Outlook Web App поддерживаются следующие мобильные браузеры: Internet Explorer

на платформе Windows Mobile 5 или более поздней версии, Safari 4 на платформе

iPhone 3G или 3GS, BlackBerry 4.x и более поздних версий, Nokia S60, NetFront 3.4, 3.5 и

более поздних версий, Opera Mobile 8.65 и более поздних версий, а также Openwave

6.2, 7.0 и более поздних версий.

Ссылки в данном руководстве по продукту

Некоторые ссылки, приведенные в этом руководстве, станут доступными только после

выпуска Microsoft Office 2010.

Этот документ предоставляется на условиях «как есть». Сведения и изображения,

представленные в данном документе, включая URL-адреса и другие ссылки на веб-сайты в

Интернете, могут изменяться без уведомления. Риск, связанный с использованием таких

сведений, лежит на вас.

Примеры приведены только в качестве иллюстрации и являются вымышленными.

Никакой связи с реально существующими объектами не предполагается и не

подразумевается.

Данный документ не предоставляет вам юридических прав ни на какую интеллектуальную

собственность в отношении каких-либо продуктов Майкрософт. Разрешается копирование

и использование данного документа для внутренних справочных целей.

© Корпорация Майкрософт (Microsoft Corporation), 2010. Все права защищены.

Documents

Microsoft Outlook 2010 Руководство по работе с€¦ · минуту не теряя связи с важными для вас людьми. Добро пожаловать