Ministério da Administração Interna Secretaria-Geral SGMAI /DIR/DSMQ Maio 2007

Ministério da Administração InternaSecretaria-Geral

SGMAI /DIR/DSMQMaio 2007

Ministério da Administração InternaSecretaria-GeralMaio 2007

Uma visão diferente…

Um caminho a percorrer…

Secretaria-Geral


“…apoio técnico e a ,desde que não

cometidos por lei a outros serviços, designadamente, nos domínios

técnico-jurídico e de contencioso, da organização e gestão de

recursos, da gestão financeira, acompanhamento e controlo da

execução orçamental, da documentação e arquivo e da

comunicação e relações públicas, aos órgãos e serviços do MAI.”


Lei Orgânica do MAI – artigo 12º (Decreto-Lei n.º 203/2006de 27 de Outubro)

Lei Orgânica da SGMAI – artigo 2º (Decreto-Lei n.º 76/2007de 29 de Março)

prestação de serviços comuns



O que é?

Junção, num só organismo, de um conjunto de serviços de apoio administrativo (BackOffice), comuns a vários organismos.

Conjunto de processos de trabalho normalizados e organizados, com objectivo de rentabilizar o desempenho do serviço prestador, direccionados para as necessidades dos organismos a quem presta serviços (Clientes).


serviços centralizados //

RH

FP

AP

RH

FP

AP

RH

FP

AP

Visão Tradicional

Org A Org COrg B


// serviços comuns

Nova visão

RH

FP

AP

Org A

Org B Org C


Aumento da produtividade baseado na normalização de

processos e na especialização e a obtenção de custos

inferiores, através da concentração de funções e da eliminação de

duplicações.

Quais são os principais benefícios?



Maior Eficiência

Quais as principais exigências?

Clareza dos processos de trabalho

Maior grau de especialização


Enfoque no Cliente

Avaliação / Antecipação das respectivas necessidades

Melhoria dos processos de trabalho de acordo com a “Voz do Cliente”

Maio 2007

Retorno da informação (Feedback)



Ministério da Administração InternaSecretaria-Geral

Acompanhamento sistemático dos processos de trabalho

Medição dos resultados e introdução de melhorias

Compromisso de todos os envolvidos (colaboradores e clientes) na prestação do serviço e no cumprimento da forma e prazos para a execução das tarefas

Níveis de Serviço (SLA’S)





Nova Filosofia

SG MAItodas as áreas

Processos

Processos

Interlocutor na relação com os

Clientes

Dinamizador de Processos

Feedback

Clientes

Gestor (es) de Cliente



Nova Atitude

Proactividade Compromisso

Focus no Cliente

Responsabilidade

Diálogo


Do ponto de vista das pessoas:

Escolher o líder e os interlocutores adequados para a organização dos serviços partilhados;

Envolver todos os colaboradores na criação dos novos papéis e na nova filosofia e definir as suas responsabilidades no sucesso da iniciativa;

Envolver todos os interessados “stakeholders” na organização (fornecedores, etc.) para participar na iniciativa;

Definir estratégias para gestão da mudança.


Como garantir o sucesso na implementação?



Como garantir o sucesso na implementação?

Do ponto de vista da organização:

Definir e implementar processos de trabalho;

Implementar e adequar os sistemas de informação para apoiar a prestação de serviços e a comunicação fácil com os clientes;

Garantir espaço para soluções inovadoras e de excelência;

Não aceitar quaisquer supostas "boas práticas" sem as sujeitar a uma avaliação interna das suas capacidades, comparando com as soluções existentes (benchmarking efectivo);

Medir constantemente as melhorias obtidas.




Como implementar na SG?

1º Passo – Avaliar a experiência já existente;

2º Passo – Documentar a organização interna – elaborar procedimentos prioritários nas várias áreas da SG;

3º Passo – Consensualizar com os organismos Clientes uma plataforma de relacionamento – dar conhecimento da nossa organização, conhecer as respectivas necessidades e nomear interlocutores para o processo;

4º Passo – Elaborar acordo escrito que implique a aceitação da forma encontrada de relacionamento e defina as responsabilidades da SG e dos organismos Clientes.

Projecto “Serviços Comuns SGMAI”


Nova Estrutura




Nova Secretaria-Geral – Estrutura Orgânica

Secretária-Geral

(SG)

DS Modernização e

Qualificação

(DSMQ)

Secretário-Geral Adjunto

(SGA)

DS Recursos Humanos

e Financeiros

(DSRHF)

DS Assuntos J urídicos e

do Contencioso

(DSAJ C)

DS Documentação e Relações Públicas

(DSDRP)




DS Modernização e

Qualificação

(DSMQ)

DIV Administração

Geral

(DAG)

Secção Expediente Geral

(SEG)

“Propor medidas de simplificação e racionalização dos processos e procedimentos e circuitos administrativos e formas inovadoras de organização, gestão e funcionamento;

Colaborar na definição da imagem institucional do MAI;

Gerir o sistema de tratamento de reclamações do MAI;

Propor a política de formação na PCS - planos anuais e plurianuais de formação;

Coordenar as estruturas de apoio administrativo que funcionam junto dos gabinetes dos membros do Governo;

Apoiar tecnicamente os utilizadores nas áreas das tecnologias de informação;

Coordenar a gestão do serviço de reprografia;

Assegurar a classificação, registo, distribuição e expedição da correspondência e demais documentos da Secretaria-Geral;

Garantir a publicação dos actos legislativos e administrativos;

Instruir os processos de concessão de passaporte especial, Conselho da Medalha, Cartões de Identidade e angariação de receita para fins de beneficência e

assistência…”




“Elaborar o balanço social da SG e dos serviços integrados na prestação de serviços comuns e consolidar o balanço social do MAI;

Executar os procedimentos administrativos relativos à constituição, modificação e extinção da relação jurídica de emprego;

Assegurar o registo de assiduidade do pessoal, e organizar as listas de antiguidade do pessoal e o processamento de remunerações; Assegurar a execução e o conhecimento sistemático da informaçãorelativa à política de recursos humanos do MAI;

Definir e avaliar indicadores de gestão, elaborando estudos periódicos sobre a situação dos recursos humanos do MAI, propondo medidas conducentes à racionalização da gestão de pessoal e ao aumento da produtividade e da qualidade do trabalho…”

DS Recursos Humanos e

Financeiros

(DSRHF)

DIV Gestão Pessoal

(DGP)

Secção Pessoal

(SP)




“Coordenar a elaboração dos projectos de orçamento de funcionamento e de planeamento quando a execução compete aos serviços da SG;

Elaborar relatório financeiro e prestação anual de contas;

Gerir e executar os orçamentos;

Executar os procedimentos contabilísticos dos orçamentos geridos pela SG;

Processar e liquidar as despesas autorizadas, bem como organizar e manter a contabilidade dos orçamentos cuja execução é gerida pela SG;

Recolher e tratar a informação sobre a actividade desenvolvida e os meios financeiros afectos à prossecução das actividades das entidades, serviços e organismos do MAI;

Assegurar o conhecimento permanente da situação financeira das entidades, serviços e organismos do MAI…”


Financeiros

(DSRHF)

DI V Orçamento e Contabilidade

(DOC)

Secção Orçamento e Contabilidade

(SOC)




“Executar os procedimentos tendentes à aquisição ou locação de bens e serviços, bem como desenvolver os processos de negociação, que conduzam à racionalização e diminuição dos encargos;

Preparar, realizar e gerir os contratos de fornecimentos de serviços;

Executar os processamentos relativos a missões e deslocações no País e no estrangeiro;

Organizar e manter actualizado o cadastro e inventário de bens;

Assegurar a gestão do edifício sede do MAI e de outras instalações afectas à SG e aos serviços da prestação de serviços comuns;

Assegurar a gestão do parque automóvel;

Assegurar a gestão dos bens correntes;

Proceder junto aos serviços do MAI ao levantamento e à agregação de necessidades de bens e serviços, tendo em vista a progressiva centralização dos processos de planeamento e de negociação do aprovisionamento, no quadro do Programa Nacional de Compras Electrónicas;

Assegurar o funcionamento da unidade de compras do MAI…”


Financeiros

(DSRHF)

DIV Aprovisionamento

e Logística

(DAL)

Secção Património e

Aprovisionamento(SPA)




DS Recursos Humanos e Financeiros

(DSRHF)

DIV Gestão Pessoal

(DGP)

DIV Orçamento e Contabilidade

(DOC)


e Logística(DAL)

Secção Pessoal

(SP)


(SOC)






“Prestar assessoria jurídica aos membros do Governo e serviços do MAI no âmbito da prestação de serviços comuns;

Elaborar pareceres e informações e proceder a estudos de natureza jurídica;

Colaborar na elaboração de projectos de diplomas legais;

Emitir pareceres sobre recursos interpostos para os membros do Governo e demais serviços do MAI aos quais presta apoio no âmbito da prestação de serviços comuns;

Intervir nos processos contenciosos do MAI;

Intervir em processos disciplinares, sindicâncias, inquéritos ou averiguações;

Acompanhar as acções judiciais em que o MAI seja parte e prestar a colaboração que lhe for solicitada pelo Ministério Público;

Propor a difusão pelos serviços do MAI das decisões proferidas pelos tribunais administrativos nos processos que acompanhem e que se revelem de interesse directo para o Ministério…”

DS Assuntos J urídicos e do

Contencioso

(DSAJ C)




Recolher, tratar e difundir a documentação e informação para as actividades do MAI;

Organizar e manter actualizado o Centro de Documentação da SG;

Identificar e gerir os recursos documentais dos organismos aos quais presta apoio noâmbito da prestação de serviços comuns;

Promover a organização e gestão de um catálogo colectivo do acervo documental existente nos centros de documentação e bibliotecas dos organismos da prestação de serviços comuns; Organizar e manter o Arquivo Geral do MAI;

Acautelar a gestão dos arquivos correntes da SG e dos gabinetes dos membros do Governo;

Propor normas uniformes para a elaboração de sistemas de classificação de documentos de arquivo e apoiar os organismos da prestação de serviços comuns no desenvolvimento de planos de classificação;

Editar, divulgar e distribuir as publicações elaboradas na SG ou noutros organismos do MAI;


(DSDRP)

DIV Documentação e

Arquivo

(DDA)




“Assegurar o serviço de relações públicas do MAI e superintender em todos os assuntos de protocolo no âmbito do MAI, articulando com os demais serviços e organismos do Ministério a sua acção;

Realizar e apoiar a organização de congressos, seminários, conferências e outras actividades afins no MAI;

Recolher, tratar e difundir a informação dos órgãos de comunicação social com interesse para as actividades do MAI;

Assegurar os contactos com os órgãos da comunicação social, acompanhando a preparação e difusão dos materiais destinados a publicação, nomeadamente providenciando quanto à distribuição dos textos das intervenções oficiais;

Participar na divulgação das actividades dos serviços do MAI;

Assegurar a recepção e atendimento ao público nos edifícios sede do MAI; Apoiar a estada e visita de missões e delegações estrangeiras em vista ao país desde que solicitado pelos gabinetes governamentais…”


(DSDRP)

DIV Informação e

Relações Públicas

(DIRP)




Secretária-Geral(SG)

Nelza Florêncio

DS Modernização e Qualificação

(DSMQ)

Teresa Costa

Secretário-Geral Adjunto(SGA)

Carlos Palma

DS Recursos Humanos e Financeiros

(DSRHF)

DS Assuntos J urídicos e do Contencioso

(DSAJ C)

Gil Pinheiro


(DSDRP)

DIV Administração Geral

(DAG)

Paula Nogueira

DIV Gestão Pessoal

(DGP)

Maria Aires

DIV Orçamento e Contabilidade

(DOC)

Inês Carvalho


e Logística(DAL)

DIV Documentação e

Arquivo(DDA)

Isabel Hipólito

DIV Informação e

Relações Públicas(DIRP)

J oão Luís

Secção Expediente Geral

(SEG)

Secção Pessoal

(SP)


(SOC)




Um objectivo comum…

Só possível com o envolvimento de TODOS.



Um caminho a percorrer…

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