MINISTÉRIO PÚBLICO DA UNIÃO - mpdft.mp.br · Por tuguesa e o Manual de Redação Oficial da Presidência da República; ... MPU, em conformidade com o Planejamento Geral de Auditorias

MINISTÉRIO PÚBLICO DA UNIÃO

AUDITORIA INTERNA

RELATÓRIO DA ATUAÇÃO DA AUDITORIA INTERNA DO MPU NO ÂMBITO DO

MINISTÉRIO PÚBLICO DO DISTRITO FEDERAL E TERRITÓRIOS

O presente relatório visa apresentar subsídios para o atendimento das informações solicitadas pelo Tribunal de Contas da União contidas no Sistema e-Contas, quanto ao item “RELATÓRIO E PARECER DA UNIDADE DE AUDITORIA INERNA”, as quais deverão constar do Relatório de Gestão relativo à prestação de contas do exercício de 2016, nos termos da Decisão Normativa TCU nº 154/2016.

Os trabalhos de auditoria interna nas Unidades do Ministério Público da União foram desenvolvidos no exercício de 2016 por esta Auditoria Interna do MPU com base em um processo anual estruturado nas etapas de planejamento, execução e monitoramento.

O planejamento priorizou aspectos relevantes da gestão, sendo consolidado por meio do Planejamento Geral das Fiscalizações, do Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna e do Cronograma de Atividades de Auditoria (anexos).

A execução, por sua vez, consistiu na materialização integral desse planejamento mediante a realização das inspeções físicas previstas e de análises à distância, sendo elaborados, para cada auditoria, os respectivos relatórios e notas de auditoria (anexos), os quais registram os resultados quantitativos e qualitativos das auditorias (Unidade auditada, objeto, etc), expressam a opinião da AUDIN-MPU sobre os aspectos relevantes da gestão e sobre a efetividade dos mecanismos de controle interno administrativo, além de registrarem as constatações, os achados de auditoria, as eventuais fragilidades nos controles e as providências informadas pelas unidades gestoras e a análise deste Órgão de Controle Interno sobre a implementação das recomendações.

A AUDIN-MPU realiza o acompanhamento do cumprimento de suas recomendações ao longo do exercício e eventuais pendências são objeto de inclusão nas auditorias dos anos subsequentes, até a solução ou resultado final quanto aos achados de auditoria e às recomendações transmitidas à Unidade. Além disso, este Órgão de Controle Interno mantém sistemático registro dos resultados dos trabalhos de auditoria realizados.

Especificamente sobre a gestão do Ministério Público do Distrito Federal e Territórios no exercício de 2016, não foram identificadas impropriedades que pudessem comprometer a regularidade da gestão. Nas análises, verificou-se que a Unidade Prestadora de Contas vem realizando esforços no sentido de aperfeiçoar, cada vez mais, os mecanismos de controle interno administrativo, com vistas a identificar, evitar e corrigir falhas, bem como minimizar os riscos relacionados a seus processos relevantes.

Brasília, 24 de março de 2017.

SEBASTIÃO GONÇALVES DE AMORIM Auditor-Chefe

Sumário

Anexo I - Planejamento Geral de Auditorias – PGA – EXERCÍCIO 2016 .................................. 3

Anexo II – Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna – PAINT – EXERCÍCIO 2016 ..... 8

Anexo III - Cronograma de atividades de Auditoria. ..................................................................... 2

Anexo IV - Relatórios ........................................................................................................................ 4

RELATÓRIO DE AUDITORIA N.º 9/2016 ................................................................................ 5

RELATÓRIO DE AUDITORIA N.º 19/2016 ............................................................................ 51

Anexo I - Planejamento Geral de Auditorias – PGA – EXERCÍCIO 2016

Planejamento Geral de Auditorias – PGA – EXERCÍCIO 2016

1 . INTRODUÇÃO

O presente Planejamento Geral de Auditorias – PGA consiste na ordenação das áreas

da gestão com prioridades para as fiscalizações a serem realizadas pela AUDIN-MPU a curto prazo,

considerando todas as ações de controle que devam ser executadas de maneira integrada,

compreendendo o planejamento e a execução das ações de capacitação necessárias. As diretrizes ora

definidas deverão servir para direcionar a elaboração do Plano Anual de Auditoria – PAA, que

compreende o Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna – PAINT e o Programa de Auditoria.

O escopo definido nos normativos do Tribunal de Contas da União – TCU para

composição dos respectivos Relatórios de Gestão e Relatórios de Auditoria de Gestão do exercício

corrente servirá como referência para a definição dos temas a serem abordados nas ações de controle,

devendo haver a reavaliação e eventual adequação em relação aos normativos referentes ao exercício

seguinte, quando publicados. Bem assim, a evolução da jurisprudência da Corte de Contas Federal

deve ser acompanhada para efeito de realização das fiscalizações.

2. PRIORIDADES NAS AÇÕES DE FISCALIZAÇÃO

As ações de fiscalização a cargo da AUDIN-MPU são desenvolvidas levando-se em

conta diversos critérios, dentre eles a força de trabalho disponível para alocação nas inspeções in loco

a serem realizadas nas unidades do MPF, MPT, MPDFT, MPM e ESMPU.

As ações de controle interno a serem desenvolvidas pela Secretaria de Auditoria no

âmbito das unidades gestoras do MPU compreenderão a avaliação dos atos de gestão relacionados

aos sistemas orçamentário, contábil, financeiro, patrimonial, de gestão de pessoas e demais sistemas

administrativos e operacionais, e devem ser observadas as áreas da gestão com prioridades para a

fiscalização, conforme ordenação a seguir, tendo como referencial o Processo Anual de Contas.

No âmbito da Coordenadoria de Auditoria de Acompanhamento de Gestão – COGES

A) Itens requeridos pelo TCU para elaboração dos Relatórios de Auditoria de Gestão. B) Obras e serviços de engenharia:

§ Regularidade de acréscimos contratuais; § Adequação dos efeitos financeiros decorrentes de atrasos por culpa da contratada

(reajustes, custos com administração local etc); § Adequação do diário de obras; § Adequação dos acréscimos de custos de administração local;

§ Efetividade na execução dos contratos de fiscalização.

C) Contratação de serviços continuados: § Adequação da fiscalização de contratos, em conformidade com a IN

SLTI/MPOG nº 2/2008 e com as orientações exaradas pela AUDIN-MPU.

D) Aquisições diversas (inclusive ARP): § Formação de preços de referência: pesquisas em órgãos públicos.

E) Gestão estratégica:

§ Indicadores de gestão; § Contribuição das Unidades no atingimento dos objetivos estabelecidos no

Planejamento Estratégico dos ramos.

F) Gestão ambiental socioeconômica: § Sustentabilidade nas contratações; § Acessibilidade das dependências.

G) Gestão e Governança de Tecnologia da Informação. No âmbito da Coordenadoria de Auditoria de Recursos Humanos – COAPE

A) Itens requeridos pelo TCU para elaboração dos Relatórios de Auditoria de Gestão; B) Pagamentos de pessoal, com prioridade nos cálculos de passivos; C) Ajuda de custo e diárias; D) Gestão estratégica:

§ Indicadores de gestão.

E) Programa de Saúde e Assistência Social/Plan-Assiste, com ênfase na eficiência dos processos de pagamentos a prestadores;

F) Funpresp-Jud.

3. OUTRAS ÁREAS OBJETOS DE FISCALIZAÇÃO

Além das áreas prioritárias, serão objeto de fiscalização as seguintes áreas de gestão:

No âmbito da COGES

A) Contratações diretas (dispensa/inexigibilidade);

B) Outras licitações e contratos;

C) Fracionamento de despesas realizadas no exercício anterior;

D) Atas de registros de preços;

E) Portal da Transparência;

F) Gestão patrimonial (bens móveis/almoxarifado);

G) Bens Imóveis: Locação de imóveis;

H) Transportes (gestão de frota/controle de gastos);

I) Telefonia celular/fixa;

J) Controles Internos Administrativos.

No âmbito da COAPE

A) Controles internos administrativos;

B) Acumulação de cargos;

C) Consistência das informações nos sistemas de Recursos Humanos.

4. AÇÕES DE CAPACITAÇÃO As ações de capacitação prioritárias para as atividades de controle a serem executadas são as

relacionadas a seguir, e deverão ocorrer preferencialmente até o mês de março, e no máximo até abril,

a fim de subsidiar a conclusão do programa de auditoria e evitar interrupção na execução das

auditorias programadas, que têm previsão de início em maio.

A) Como Fiscalizar Contratos de Compras e Serviços na Administração Pública – Melhores práticas para uma atuação eficiente do fiscal e do gestor;

B) Auditoria de Contratações de Serviços em Tecnologia da Informação;

C) Auditoria de Editais, Contratos e Termos Aditivos de Obras e Serviços de Engenharia. Superfaturamento e sobrepreço nas obras públicas;

D) Auditoria de Licitações e Compras Sustentáveis;

E) Auditoria de Avaliação de Controles Internos Administrativos na Administração Pública;

F) Auditoria de Planilhas de Custos de Serviços Terceirizados;

G) Elaboração de Planilhas de Orçamentos de Obras com o Novo Sinapi;

H) Acordos de Leniência - impactos na contratação pública e o papel do controle interno;

I) SIAFI Operacional, Tesouro Gerencial e Novo CPR;

J) Trilhas de Auditoria na Folha de Pagamento no Serviço Público;

K) Prático da Legislação de Pessoal Lei nº 8.112, de 1990.(Atualizado pelas Leis 11.784/08,11.907/09, 12.269/10 e 12.527/11);

L) Folha de Pagamento, Cálculos dos Proventos de Aposentadorias e Pensões e Apuração de Tempo de Serviço na Administração Pública;

M) Redação de Documentos Oficiais e Elaboração de Relatórios e Pareceres Técnicos - Atualizado pelo o Novo Acordo Ortográfico da Língua Portuguesa e o Manual de Redação Oficial da Presidência da República;

Outras ações de capacitação poderão ser solicitadas ou autorizadas pelas chefias

imediatas, desde que compatíveis com o programa de auditoria e com as prioridades da AUDIN-

MPU.

5. VIGÊNCIA A vigência do presente Planejamento Geral de Auditorias terá início a partir de sua

assinatura e término quando outro vier a ser aprovado.

Anexo II – Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna – PAINT – EXERCÍCIO 2016

2016


Auditoria Interna

PLANO ANUAL DE

ATIVIDADES DE

AUDITORIA INTERNA –

PAINT 2016

BRASÍLIA

2015


AUDITORIA INTERNA

SECRETARIA DE AUDITORIA

PLANO ANUAL DE ATIVIDADES

DE AUDITORIA INTERNA

EXERCÍCIO 2016

SUMÁRIO

1. INTRODUÇÃO ...................................................................................................................... 4 2. APRESENTAÇÃO ................................................................................................................. 5 3. PLANO ANUAL DE ATIVIDADES DE AUDITORIA INTERNA ...................................... 7

3.1. Prioridades nas Ações de Fiscalização ............................................................................ 7 3.2. Outras Áreas Objetos de Fiscalização ............................................................................ 8 3.3. Descrição das Ações de Auditoria Interna .................................................................... 10 3.4. Informações Orçamentárias .......................................................................................... 18 3.5. Cronograma das Atividades de Auditoria ..................................................................... 18 3.6. Desenvolvimento Institucional ..................................................................................... 19

AUDIN-MPU PAINT 2016

12

1 . INTRODUÇÃO

O presente Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna – PAINT da Auditoria

Interna do Ministério Público da União – AUDIN-MPU, concebido para o exercício 2016, está

estruturado em conformidade com o disposto no Manual de Auditoria da Secretaria de Auditoria

da AUDIN-MPU.

O PAINT tem como finalidade definir os objetos de auditoria que, devido à

relevância, devem ser incluídos no escopo das fiscalizações a serem realizadas pela AUDIN-

MPU, em conformidade com o Planejamento Geral de Auditorias aprovado pelo Auditor-Chefe,

e estabelecer parâmetros para organização e coordenação dos trabalhos de auditoria. Também

estabelece o cronograma sintético dos projetos de auditoria, bem como os prazos para

elaboração dos Relatórios de Auditoria de Gestão e peças complementares a serem

encaminhados ao Tribunal de Contas da União. Constam ainda as ações de desenvolvimento

institucional e de capacitação profissional previstas para o aperfeiçoamento e modernização das

atividades da auditoria interna.


13

2 . APRESENTAÇÃO A Auditoria Interna do Ministério Público da União, AUDIN-MPU, órgão de

controle interno diretamente subordinado ao Procurador-Geral da República, tem as seguintes

finalidades, conforme seu Regimento Interno, em conformidade com os artigos 70 e 74 da

Constituição Federal:

I - avaliar o cumprimento das metas previstas no Plano Plurianual e a

execução dos programas e dos orçamentos do Ministério Público da

União;

II - comprovar a legalidade e avaliar os resultados, quanto à eficácia e

eficiência, da gestão orçamentária, financeira, patrimonial e de pessoal

nos órgãos e unidades do Ministério Público da União;

III - apoiar o controle externo no exercício de sua missão institucional.

Para cumprimento de sua missão institucional de fiscalizar a aplicação dos

recursos públicos alocados ao MPU, em benefício da sociedade, a AUDIN-MPU conta com a

seguinte estrutura organizacional:

Auditor-Chefe

Secretaria de Orientação e Avaliação

SEORI

Coordenadoria de Orientação de Atos de Gestão

CORAG

Divisão de Legislação Aplicada DILEG

Divisão de Acompanhamento de Licitações e Contratos

DILIC

Coordenadoria de Análise de Atos de Gestão de Pessoal

COGESP

Divisão de Atos de Provimento e Vacância

DIPE

Divisão de Atos de Aposentadoria e Pensão

DIAPE

Coordenadoria de Controle e Análise Contábil

CONAC

Divisão de Análise Contábil DINAC

Divisão de Normas e Procedimentos Contábeis

DICON

Assessor SEORI

Secretaria de Auditoria SEAUD

Coordenadoria de Auditoria de Acompanhamento de

Gestão COGES

Divisão de Auditoria de Gestão DIAUG

Divisão de Planejamento de Auditoria e Pesquisa

DIPLAN

Coordenadoria de Auditoria de Recursos Humanos

COAPE

Divisão de Auditoria de Pessoal Ativo

DIAGA

Divisão de Auditoria de Pessoal Inativo e Pensionista

DIAGI

Assessor SEAUD

Auditor-Chefe Adjunto

Assessoria

Divisão de Apoio Administrativo

DIAP

Núcleo de Registro, Informação e

Documentação NUINF


14

A Secretaria de Auditoria é responsável pela coordenação das atividades de

fiscalização nas Unidades Gestoras do MPU, realizando auditorias sobre os sistemas contábil,

financeiro, patrimonial, de execução orçamentária, de pessoal e demais sistemas

administrativos e operacionais.

Diretamente subordinadas à Secretaria de Auditoria encontram-se a

Coordenadoria de Auditoria de Acompanhamento de Gestão – COGES e a Coordenadoria de

Auditoria de Recursos Humanos – COAPE.

A Auditoria Interna do MPU tem como visão de futuro ser reconhecida como

órgão de excelência no controle interno e continuar contribuindo para o aperfeiçoamento da

gestão das Unidades do MPU, e adota como valores Independência, Ética, Justiça, Efetividade,

Respeito e Profissionalismo.

3 . PLANO ANUAL DE ATIVIDADES DE AUDITORIA INTERNA

O Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna – PAINT para 2016 foi

elaborado em conformidade com as diretrizes e prioridades estabelecidas no Planejamento

Geral de Auditorias aprovado pela AUDIN-MPU, e estabelece os objetos de auditoria a serem

auditados no exercício, além de outras variantes necessárias.

As ações de controle no âmbito da Secretaria de Auditoria da AUDIN-MPU são

desenvolvidas visando subsidiar a elaboração das peças complementares aos processos de

contas anuais do Ministério Público da União, a serem julgados pelo Tribunal de Contas da

União. Assim, têm como objetivo precípuo a elaboração dos relatórios e peças complementares

que comporão os processos de contas, em conformidade com a Instrução Normativa – TCU nº

63, de 1/9/2010, bem como a Decisão Normativa relativa ao processo de contas do exercício

2016.

3.1. Prioridades nas Ações de Fiscalização

No planejamento e na execução das auditorias, deverá ser realizada análise de

risco, considerando o histórico da execução orçamentária e financeira das unidades, além de

outros critérios, como materialidade, relevância e criticidade, devendo ser observada a seguinte

ordem de prioridade, definida no Planejamento Geral de Auditorias:


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No âmbito da Coordenadoria de Auditoria de Acompanhamento de Gestão – CO-

GES

A. Itens requeridos pelo TCU para elaboração dos Relatórios de Auditoria de Gestão.

B. Obras e serviços de engenharia:

§ Regularidade de acréscimos contratuais;

§ Adequação dos efeitos financeiros decorrentes de atrasos por culpa da contratada (reajustes, custos com administração local etc);

§ Adequação do diário de obras;

§ Adequação dos acréscimos de custos com administração local;

§ Efetividade na execução dos contratos de fiscalização.

C. Contratação de serviços continuados:

§ Adequação da fiscalização de contratos, em conformidade com a IN SLTI/MPOG nº 2/2008.

D. Aquisições diversas (inclusive ARP):

§ Formação de preços de referência: pesquisas em órgãos públicos.

E. Gestão estratégica:

§ Indicadores de gestão;

§ Contribuição das Unidades no atingimento dos objetivos estabeleci-dos no Planejamento Estratégico dos ramos.

F. Gestão ambiental socioeconômica:

§ Sustentabilidade nas contratações;

§ Acessibilidade das dependências.

G. Gestão e Governança de Tecnologia da Informação.

No âmbito da Coordenadoria de Auditoria de Recursos Humanos – COAPE

A. Itens requeridos pelo TCU para elaboração dos Relatórios de Auditoria de Gestão;

B. Folha de pagamento de pessoal, com prioridade nos cálculos de passivos;

C. Ajuda de custo e diárias;

D. Gestão estratégica:

§ Indicadores de gestão.

E. Programa de Saúde e Assistência Social/Plan-Assiste, com ênfase na eficiência dos processos de pagamentos a prestadores;

F. Funpresp-Jud.


16

3.2. Outras Áreas Objetos de Fiscalização

Além das áreas prioritárias definidas no item 3.1, as seguintes áreas de gestão

serão objetos de fiscalização, devendo, quando da elaboração do programa de auditoria

específico, haver definição de critérios de análise de risco dos objetos a serem auditados.

No âmbito da Coordenadoria de Auditoria de Acompanhamento de Gestão – CO-

GES

A. Contratações diretas (dispensa/inexigibilidade);

B. Outras licitações e contratos;

C. Fracionamento de despesas realizadas no exercício anterior;

D. Atas de registros de preços;

E. Portal da Transparência;

F. Gestão patrimonial (bens móveis/almoxarifado);

G. Bens Imóveis: Locação de imóveis, cessão de espaços;

H. Transportes (gestão de frota/controle de gastos);

I. Telefonia celular/fixa;

J. Controles Internos Administrativos.

No âmbito da Coordenadoria de Auditoria de Recursos Humanos – COAPE

A. Controles internos administrativos;

B. Acumulação de cargos;

C. Consistência das informações nos sistemas de Recursos Humanos.

No período compreendido entre janeiro e abril de 2016 e 2017, serão realizadas

pela COGES, concomitantemente às eventuais ações de capacitação, fiscalizações

complementares indiretas tendo como objeto e escopo os procedimentos licitatórios de grande

vulto, realizados no final do exercício anterior, com prioridade nas aquisições de equipamentos

e serviços de tecnologia da informação (Gestão e governança de tecnologia da informação).


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3.3. Descrição das Ações de Auditoria Interna

As principais ações de auditoria interna a serem realizadas no exercício 2016 estão detalhadas na tabela a seguir, as quais serão efetivadas

por meio de fiscalização indireta (à distância) ou in loco:

Nº Objeto da Auditoria Objetivos da Auditoria Escopo da Auditoria Local de Realização

Cronograma previsto Equipe de Auditoria Início Fim

1 Gestão Estratégica

Atestar a integridade dos índices e o cumprimento dos objetivos estratégicos da unidade relativos a recursos humanos.

Avaliar o cumprimento dos objetivos estratégicos da unidade; Avaliar os índices estratégicos pelo menos quanto a:

- Capacidade de representar com a maior proximidade possível a situação que a Unidade pretende medir;

- Confiabilidade da fonte de dados utilizados para o cálculo do indicador, avaliando se a metodologia escolhida para a coleta, processamento e divulgação é transparente e reaplicável por outros agentes;

- Facilidade de obtenção de dados, elaboração do indicador e de compreensão dos resultados pelo público em geral.

Unidades orgânicas de Gestão de Pessoas dos

ramos do MPU 01/08/2016 15/11/2016 COAPE

2

Folha de pagamento de pessoal ativo:

membros e servidores, requisitados, cedidos

e sem vínculo

Atestar a conformidade dos pagamentos de pessoal, por meio das diversas rubricas que compõem a folha de pagamento. Atestar a legalidade dos atos de gestão relativos à folha de pagamento.

- Regularidade dos cálculos de passivos;

- Legalidade dos atos de cessões, requisições e remoções de servidores; Concessões de adicionais, gratificações, auxílios e indenizações; Exercícios de funções de confiança e cargos em comissão;

- Legalidade dos pagamentos, suspensões e ressarcimentos de parcelas remuneratórias, indenizatórias e subsídios a membros e servidores.




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3

Folha de pagamento de pessoal inativo:

membros, servidores e pensionistas

Atestar a conformidade dos pagamentos de pessoal, por meio das diversas rubricas que compõem a folha de pagamento.

Avaliar a conformidade dos pagamentos e suspensões de parcelas remuneratórias, indenizatórias e subsídios a membros e servidores inativos e pensionistas.



4 Ajuda de custo Confirmar a regularidade e conformidade na concessão de ajuda de custo a membros e servidores

- Verificar se há autorização prévia da autoridade competente para concessão de ajuda de custo;

- Verificar se houve o efetivo deslocamento, inclusive dos dependentes, se for o caso;

- Verificar a regularidade do valor pago a título de ajuda de custo



5 Diárias Confirmar a regularidade e conformidade na concessão de diárias a membros e servidores

- Verificar se o pagamento efetuado guarda conformidade com os dias de afastamento e com o cargo do beneficiário;

- Verificar se nos pagamentos efetuados foram observados os descontos regulamentares relativos aos benefícios;

- Verificar se há pagamento indevido de adicional de deslocamento.



6 Serviços de Saúde Confirmar a regularidade dos procedimentos relativos aos serviços de saúde

Avaliar:

- Procedimentos adotados nas homologações das licenças concedidas aos servidores submetidos ao Regime Geral de Previdência Social;

- Utilização do berçário do MPF (Materninho) de acordo com o regulamento;

- Média de consultas efetuadas pelos profissionais de saúde da unidade.

Unidades orgânicas de Serviços de saúde dos



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7 Plan-Assiste Confirmar a regularidade e conformidade dos atos relativos à gestão dos recursos do Plan-Assiste

- Avaliar a regularidade do processamento dos pagamentos a prestadores;

- Avaliar a regularidade das contribuições mensais dos beneficiários ativos e inativos;

- Avaliar a regularidade dos valores relativos a custeios, inclusive o processamento de cobrança das dívidas de custeio dos beneficiários desligados;

- Analisar o conjunto das demonstrações contábeis e outros relatórios financeiros divulgados pelo Plan-Assiste.



8 Funpresp-Jud Atestar a conformidade das adesões e respectivos repasses efetuados ao Funpresp-Jud

§ Avaliar as adesões dos participantes, a modalidade de adesão (patrocinado, facultativo e vinculado);

§ Avaliar a regularidade das retenções efetuadas dos participantes, bem como dos repasses efetuados pela unidade patrocinadora.



9 Portal da

Transparência Atestar a conformidade dos portais da transparência do MPU na inter-net

Avaliar os dados do Portal da Transparência de cada ramo do MPU, em relação à inclusão das informações demandadas no art. 5°, incisos I (por ramo) e II da Re-solução CNMP n.° 86/2012.

Unidades Gestoras do MPU 11/04/2016 25/11/2016 COGES


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10

Análise da Conformidade dos

Procedimentos Administrativos

Confirmar a regularidade de aspectos relevantes da atuação da administração, com destaque para a aderência dos procedimentos e atos emitidos com os normativos legais vigentes, acórdãos do TCU e atos regulamentares emitidos pela própria administração, bem como a verificação da sua legitimidade, economicidade e eficiência.

Analisar os processos administrativos, escolhidos por amostragem, referentes aos seguintes temas:

- Contratação direta – dispensa e inexigibilidade de licitação, conforme critérios de relevância, risco e materialidade;

- Fracionamento de despesas referente ao exercício anterior;

- Processos licitatórios com destaque para:

§ licitações de grande vulto realizadas ao final do exercício anterior;

§ pregão ou concorrência que tenha por objeto o registro de preços;

§ formação de preços de referência: pesquisas em órgãos públicos.

- Adesões à ata de registro de preços: § Foco em adesão a ARP realizados no fim do

exercício.

- Alterações contratuais: repactuações, reequilíbrio, reajuste, acréscimo ou supressão;

- Pagamentos de bens e serviços;

Avaliar os controles internos administrativos.



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11 Almoxarifado e

Material de Consumo

Certificar a adequação dos procedimentos relativos ao almoxarifado e material de consumo, em relação à legislação vigente.

Avaliar:

- Adequação das instalações do almoxarifado, inclusive quanto aos equipamentos de segurança e acesso de pessoas;

- Entrada e saída do material (Entradas e saídas selecionadas por amostragem no RMA; Data de emissão da Nota Fiscal e do atesto);

- Controle físico do estoque/inventários; Quantidade do material objeto da inspeção (físico e o constante do sistema);

- Data de validade dos materiais;

- Existência e controle de requisições de material;

- Estado dos materiais estocados;




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12 Patrimônio: bens móveis e imóveis

Certificar a adequação dos procedimentos relativos ao controle de bens móveis e imóveis, em relação à legislação vigente.

Avaliar:

- Entradas e saídas de bens: Valores e quantidades das entradas e saídas de bens móveis selecionados na amostragem; Data e assinatura do atesto; Relatório de entrada dos bens móveis, expedido pelo sistema utilizado pela Unidade; respectivas Notas Fiscais; RMB do SIAFI; Notas de Empenho;

- Controle da existência física do bem (Descrição dos bens nos Termos de Responsabilidade; Número de tombamento; Visita in loco. Atualização dos Termos de Responsabilidade);

- Inventário;

- Adequação dos procedimentos de locação de bens imóveis;

- Cessão de espaço público; Avaliar os controles internos administrativos.



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13 Contratos de Obras e

Serviços de Engenharia

Atestar a conformidade na contratação e execução dos contratos de obras e serviços de engenharia, assim como a sua aderência à legislação vigente.

Avaliar: - Adequada previsão orçamentária de obras e

serviços de engenharia para contratação, execução e formalização de aditivos;

- Regularidade na contratação;

- Regularidade nas modificações contratuais;

- Eficiência da fiscalização da obra (própria ou contratada) e adequação do diário de obras;

- Adequação dos efeitos financeiros decorrentes de atrasos por culpa da contratada (reajustes, custos com administração local, etc.);

- Adequação dos acréscimos de custos com administração local (detalhamento/justificativa dos custos acrescidos).

- Regularidade na contratação da obra/serviços de engenharia quanto à existência de ART/RRT, adequação dos custos constantes do orçamento com base no SINAPI ou pesquisa de mercado.


14 Gestão Estratégica Atestar a integridade e confiabilidade dos indicadores de desempenho e o cumprimento dos objetivos estratégicos da unidade.

Avaliar:

- Os resultados alcançados pela Unidade em comparação aos índices previstos no Planejamento Estratégico do respectivo ramo;

- A adequação dos indicadores de desempenho em relação ao que a Unidade pretende medir e ao respectivo Objetivo Estratégico;

- A confiabilidade das fontes dos dados utilizados para o cálculo do indicador.



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15 Telefonia móvel Atestar a conformidade do controle dos gastos com telefonia móvel.

Verificar o respeito aos limites de gastos estabelecidos em normas internas;




25



16 Gestão Ambiental Socioeconômica

Realizar diagnóstico quanto à ado-ção de práticas de gestão ambiental e socioeconômica, bem como quanto à definição de metas e indi-cadores, para aderência à legislação vigente.

Analisar, em âmbito geral: - Adoção de práticas de gestão ambiental como

parte dos objetivos estratégicos;

- Existência de Plano de Gestão de Logística Sustentável;

- Existência de gerenciamento periódico de itens críticos como água, energia elétrica e papel, a fim de promover o consumo consciente;

- Promoção de ações de conscientização e capacitação dos servidores quanto ao uso racional dos bens e serviços disponibilizados, bem como as que agregam bem-estar ao ambiente laboral;

- Adoção de critérios de acessibilidade universal nos prédios do MPU.

Analisar, no âmbito das contratações:

- Adoção de compras compartilhadas para aquisição conjunta de bens e serviços, com a concordância de todos os participantes quanto ao objeto, ao quantitativo e ao Termo de Referência/Projeto Básico, a fim de subsidiar a compra apenas da quantidade necessária;

- Adequação dos editais de aquisição de bens e serviços quanto ao estabelecimento de critérios de sustentabilidade ambiental, social e econômica;

- Existência de monitoramento das práticas sustentáveis contratadas.



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17 Gestão e Governança

de Tecnologia da Informação

Confirmar a regularidade das contratações em Tecnologia da Informação.

Avaliar:

- Conformidade das contratações de TI em relação à IN SLTI/MPOG nº 4/2014;

- Atendimento às normas pertinentes ao planejamento das contratações de TI;

- Adequação da realização de pesquisa de preços para contratação de TI;

- Regularidade da fiscalização da execução contratual.


18 Contratos de

Prestação de Serviços Continuados

Atestar a legalidade, legitimidade e economicidade dos principais processos de gestão relativos à contratação e execução de serviços continuados.

Avaliar:

- Regularidade dos procedimentos de contratação; a formação do preço máximo da licitação;

- Adequação da fiscalização, em conformidade com a IN SLTI/MPOG nº 2/2008;

- Vigência do Contrato; Valores contratuais iniciais e posteriores aos aditivos;

- Critérios para acréscimos e supressões;

- Valores da planilha de custos e seus itens componentes, bem como adequação aos limites da respectiva Portaria SLTI/MPOG;

- Pagamentos aos empregados, bem como o fornecimento dos benefícios a estes devidos (CCT/planilha de composição de custos).




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19 Transportes Atestar a adequação da utilização dos veículos oficiais.

Avaliar: - Consistência das informações contidas nas

autorizações de saídas de veículos (quilometragem x hodômetro);

- Controle de abastecimento;

- Indenização adicional por trecho;




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20

Itens requeridos pelo Tribunal de Contas da União para elaboração

dos Relatórios de Gestão e de Auditoria

de Gestão

Garantir a execução do processo de contas

Realizar auditorias, de forma suficiente para a emissão de relatórios de auditoria de gestão e certificados de auditoria relativos aos ramos que encaminharão prestação de contas anual ao TCU; Realizar auditorias para emissão de opinião quanto aos seguintes aspectos:

- Resultados quantitativos e qualitativos da gestão, em especial quanto à eficácia e eficiência no cumprimento de objetivos e metas físicas e financeiras;

- Indicadores instituídos para avaliar o desempenho da gestão;

- Qualidade e suficiência dos controles internos instituídos nas unidades;

- Força de trabalho existente e a observância à legislação sobre admissão, remuneração, cessão e requisição de pessoal, bem como, se for o caso, sobre concessão de aposentadoria, reforma e pensão;

- Tempestividade e qualidade dos registros pertinentes no sistema contábil e nos sistemas corporativos obrigatórios no que concerne à gestão de pessoas;

- Qualidade do controle das unidades para identificar e tratar as acumulações ilegais de cargos;

- Gestão de compras e contratações, uso de cartões de pagamento do governo federal;

- Passivos assumidos sem prévia previsão orçamentária de créditos ou de recursos;

- Gestão da tecnologia da informação;

- Gestão do patrimônio imobiliário; e

- Outras situações identificadas e analisadas que possam afetar o julgamento da gestão dos

Unidades Gestoras do MPU 01/01/2016 31/12/2016

COGES E COAPE


29



responsáveis arrolados no processo de contas.

3.4. Informações Orçamentárias

A proposta orçamentária para o exercício 2016 (PLOA 2016) do Ministério

Público da União prevê a autorização de despesas no montante de R$ 5.757.034.949,00 dos

orçamentos fiscal e da seguridade social, assim distribuídos entre os ramos:

RAMO VALOR %

Ministério Público Federal 3.416.885.682,00 59,4%

Ministério Público Militar 220.180.400,00 3,8%

Ministério Público do Distrito Federal e dos Territórios 672.304.353,00 11,7%

Ministério Público do Trabalho 1.423.495.908,00 24,7%

Escola Superior do Ministério Público da União 24.168.606,00 0,4%

TOTAIS 5.757.034.949,00 100%

3.5. Cronograma das Atividades de Auditoria

Para fins de elaboração do Programa de Auditoria e demais atividades

relacionadas ao planejamento e execução das fiscalizações, bem como para apresentação do

processo de contas anual, deverá ser observado o seguinte cronograma:

ATIVIDADE PRAZO (em dias corridos)

PERÍODO INÍCIO FIM

Elaborar e Aprovar o Programa de Auditoria

78 dias após a aprovação do PAINT 10/12/2015 26/2/2016

Realizar Ações de Capacitação Profissional 99 dias 7/1/2016 15/4/2016

Realizar Fiscalizações Indiretas e concluir relatórios 113 dias 7/1/2016 29/4/2016

Realizar Fiscalizações Diretas 179 dias 2/5/2016 28/10/2016

Realizar Fiscalizações Indiretas e concluir relatórios

111 dias 7/1/2017 28/4/2017

Emitir Relatórios de Auditoria 15 dias após o encerramento do trabalho de campo 20/5/2016 30/11/2016

Emitir Notas de Auditoria 15 dias após a manifestação dos gestores das unidades auditadas 15/2/2016 10/2/2017

Acompanhar a apresentação dos Relatórios de Gestão

Conforme Decisão Normativa – TCU (a ser publicada) 31/3/2017

Concluir os Relatórios de Auditoria de Gestão

60 dias após o envio dos Relatórios de Gestão ao TCU 31/7/2017

Expedição das demais peças complementares do Processo de Contas

10 dias após a conclusão do Relatório de Auditoria de Gestão

3.6. Desenvolvimento Institucional

No exercício de 2016, as ações visando ao desenvolvimento institucional devem

ter como foco a modernização dos processos de auditoria e a capacitação de servidores.

Para o aperfeiçoamento do processo de trabalho, consideram-se prioritárias as

ações com vistas a aprimorar as auditorias em bases de dados informatizadas das unidades

gestoras e concluir/implantar o sistema de gestão de auditoria em desenvolvimento.

Dado o cronograma das atividades de auditoria, as ações de capacitação deverão

ser realizadas preferencialmente no período de janeiro a abril de 2016, na forma de cursos

presenciais ou à distância, de acordo com as prioridades informadas pela AUDIN/MPU à

Secretaria de Educação e Desenvolvimento Profissional – SEDEP/MPF.

Anexo III - Cronograma de atividades de Auditoria.

ATIVIDADE PRAZO (em dias corridos)

PERÍODO INÍCIO FIM

Elaborar e Aprovar o Programa de Auditoria

78 dias após a aprovação do PAINT 10/12/2015 26/2/2016

Realizar Ações de Capacitação Profissional 99 dias 7/1/2016 15/4/2016

Realizar Fiscalizações Indiretas e concluir relatórios 113 dias 7/1/2016 29/4/2016

Realizar Fiscalizações Diretas 179 dias 2/5/2016 28/10/2016

Realizar Fiscalizações Indiretas e concluir relatórios

111 dias 7/1/2017 28/4/2017

Emitir Relatórios de Auditoria 15 dias após o encerramento do trabalho de campo 20/5/2016 30/11/2016

Emitir Notas de Auditoria 15 dias após a manifestação dos gestores das unidades auditadas 15/2/2016 10/2/2017

Acompanhar a apresentação dos Relatórios de Gestão

Conforme Decisão Normativa – TCU (a ser publicada) 31/3/2017

Concluir os Relatórios de Auditoria de Gestão

60 dias após o envio dos Relatórios de Gestão ao TCU 31/7/2017

Expedição das demais peças complementares do Processo de Contas

10 dias após a conclusão do Relatório de Auditoria de Gestão

Anexo IV - Relatórios

RELATÓRIO DE AUDITORIA N.º 9/2016

Órgão : 34.000 – Ministério Público da União

Ramo do MPU : Ministério Público do Distrito Federal e Territórios

Unidade Gestora : 200.009 – Ministério Público do Distrito Federal e Territórios

Responsável pela UG : Dr. Wagner de Castro Araújo

Equipe de Auditores : Ítalo Silveira da Costa

Kamilla Turnes Lemos

Everaldo Antônio de Jesus

Helton Demetrio de Barros

Ronaldo da Silva Pereira

Período da Auditoria : 13/6/2016 a 17/6/2016

1. INTRODUÇÃO

Em atendimento ao disposto no cronograma de auditoria deste Órgão de

Controle, apresentamos o relatório de auditoria que trata dos exames dos atos de gestão

praticados durante o exercício de 2016.

1.1 ESTRUTURA DA UNIDADE

A sede do MPDFT funciona em imóvel próprio, localizado no Eixo Monumental,

Praça do Buriti, Lote 2, Brasília-DF. Desempenha suas funções em Brasília e nas cidades de

Brazlândia, Ceilândia, Gama, Núcleo Bandeirante, Paranoá, Planaltina, Samambaia, Santa

Maria, São Sebastião, Sobradinho e Taguatinga.

1.2 RESPONSÁVEIS PELOS ATOS DE GESTÃO

A estrutura e competências administrativas do Ministério Público do Distrito

Federal e Territórios estão estabelecidas no Regimento Interno – Estrutura Administrativa,

aprovado pela Portaria Normativa/PGJ nº 214, de 25/5/2012 e atualizado pela Portaria

Normativa nº 432, de 11/4/2016. De acordo com o inciso XX, do art. 372, do referido

Regimento, incumbe ao Procurador-Geral de Justiça praticar atos de gestão administrativa,

financeira e de pessoal e conforme o § 1º do mesmo artigo, as atribuições do Procurador-Geral

de Justiça, previstas no inciso XX, poderão ser delegadas ao Secretário-Geral.

O Exmo. Sr. Procurador-Geral de Justiça, por meio da Portaria nº 254, de

27/3/2008, delegou competência ao Diretor-Geral para a:

Prática de atos de gestão administrativa, financeira e de pessoal, ordenando despesas no que se referir aos atos necessários à execução orçamentária e financeira dos recursos alocados ao Ministério Público do Distrito Federal e Territórios, observando a legislação pertinente à matéria.

A Portaria estabelece, ainda, que o Diretor-Geral poderá subdelegar competência

para a prática de atos decorrentes da referida delegação.

O Diretor-Geral, por meio da Portaria nº 134, de 28/3/2008, subdelegou

competências ao titular do Departamento de Orçamento e Finanças:

Prática de atos relativos à execução orçamentária e financeira, devendo observar rigorosamente as normas de administração financeira e de contabilidade, bem como toda legislação pertinente à matéria, assinando, em conjunto com o Chefe da Divisão de Execução Orçamentária e Financeira do Departamento de Orçamento e Finanças, as relações de Ordens Bancárias e Notas de Empenho.

1.3 ABRANGÊNCIA DOS PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA

EFETUADOS

Nenhuma restrição foi imposta quanto ao método ou ao escopo dos trabalhos de

auditoria. Os exames foram efetuados por amostragem, na extensão julgada necessária para as

circunstâncias apresentadas e de acordo com as normas de auditoria aplicáveis ao Serviço

Público Federal, com o objetivo de avaliar a regularidade da gestão dos recursos públicos

alocados durante o período examinado.

Os programas de auditoria e respectivos procedimentos estabelecidos para a

execução dos trabalhos foram aplicados de acordo com a natureza das atividades da Unidade

auditada e contemplaram a realização de testes e exames dos procedimentos administrativos

referentes a processos de licitações, dispensas, contratos, registros de preços, pagamentos

diversos, bens móveis e imóveis, almoxarifado, transportes, telefonia, planejamento estratégico,

gestão ambiental e transparência, conforme previsto na Ordem de Serviço SEAUD/AUDIN –

MPU/nº 8/2016, de 2/5/2016 e nas matrizes de planejamento deste Órgão de Controle.

2. PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

O MPDFT iniciou, em fevereiro de 2010, um ciclo de planejamento institucional

orientado para a geração de resultados reais entregues à sociedade. O Projeto Gestão Estratégica

2010-2020, resultado do processo de planejamento, utiliza a metodologia Balanced Scorecard

– BSC como base e tem caráter eminentemente participativo. A aprovação do projeto ocorreu

por meio da Portaria Normativa nº 290/2013.

Conforme o documento “Projeto Gestão Estratégica 2010-2020”, os principais

produtos gerados foram:

· Definição da visão de futuro 2020 do MPDFT; · Construção da estratégia da Instituição (mapa estratégico) para o período 2010-2020; · Definição de Indicadores e Metas para cada Objetivo Estratégico; · Alinhamento das rotinas operacionais do MPDFT à estratégia estabelecida.

A partir da missão e visão foram estabelecidos inicialmente 29 objetivos

estratégicos. Em 2015, o mapa estratégico foi revisto e houve alteração para 28 objetivos

(conforme dispõe Portaria PGJ/MPDFT nº 410/2015), distribuídos entre as perspectivas

“Pessoas, Clima Organizacional e Tecnologia”, “Atividades Internas” e “Resultado para a

Sociedade”. Os objetivos estratégicos foram priorizados, estabelecendo-se a ordem de

importância para que o MPDFT cumpra sua missão e alcance a visão estabelecida.

Dos objetivos estratégicos, originaram-se as metas e os indicadores para

mensuração dos resultados alcançados. Houve elaboração de iniciativas, envolvendo análise e

ajuste de programas existentes, bem como a criação de novos programas, de modo a atingir os

objetivos estabelecidos. Os servidores da Secretaria de Planejamento da Unidade informaram

que, para as metas não atingidas, há cursos de ação com medidas corretivas para os problemas

encontrados. Segundo o “Projeto Gestão Estratégica 2010-2020”, as alternativas de solução

geralmente são:

· Alocação de mais recursos para o programa/etapa;

· Antecipação/adiamento de etapas do programa;

· Proposta de novas etapas;

· Exclusão de etapas;

· Ajuste no escopo de etapas.

Ainda conforme o “Projeto Gestão Estratégica 2010-2020” e entrevista com com

os servidores responsáveis pelo planejamento, a Unidade também identificou seus processos

críticos, que influenciam diretamente no resultado pretendido e permitem o desdobramento da

estratégia para os níveis tático e operacional. Houve uma série de reuniões com as unidades

administrativas para identificar as ações e rotinas existentes, que de um lado representa o Plano

Tático do MPDFT como um todo e do outro o Plano Operacional de cada unidade

administrativa. Esse mapeamento dos processos visa demonstrar como cada unidade contribui

para a realização dos objetivos estratégicos. A partir disso, foi construído o Painel de

Contribuição das unidades, que representa o desdobramento da estratégia da organização.

Anualmente, a Unidade divulga relatórios com os resultados alcançados para

cada objetivo estratégico estabelecido. No Relatório de Gestão Estratégica 2015 apurou-se um

aumento na relação de iniciativas realizadas pela instituição em relação aos anos anteriores,

apontando um resultado positivo quanto ao que foi planejado.

Conforme entrevista com a Unidade, esforços, nos primeiros anos do Projeto,

foram voltados para a disseminação da cultura de planejamento, em que a Secretaria de

Planejamento ensinava como planejar, mensurar, acompanhar e corrigir, bem como enfatizava

a importância desse processo a todos os envolvidos na organização. Os servidores relataram

também que a metodologia BSC foi adaptada ao longo dos anos à realidade da unidade, já que

a metodologia original é voltada para empresas privadas, não abarcando as peculiaridades da

administração pública. No segundo quinquênio, o setor atuará como consultor para as unidades,

pois elas passarão a conduzir o próprio planejamento.

O Planejamento estratégico foi analisado quanto à metodologia adotada,

elaboração e adequação de indicadores, desdobramento do planejamento estratégico e alcance

dos resultados. A análise se baseou nos documentos “Projeto Gestão Estratégica 2010-2020”,

“Relatório Gestão Estratégica 2015” e “Painel de Contribuição 2016”, bem como em entrevista

realizada com servidores da Secretaria de Planejamento. Não foram encontradas

impropriedades, exceto quanto ao achado a seguir:

2.1 Achado

Não existem indicadores a nível tático, mas tão somente no nível estratégico.

No Painel de Contribuição do MPDFT, apesar de existirem objetivos táticos e

respectivas metas para cada unidade administrativa, a mensuração de resultados é realizada

apenas em relação aos indicadores estratégicos. Sem indicadores para cada objetivo tático, a

unidade administrativa fica limitada em sua atividade de monitorar e gerenciar o atingimento

dos objetivos institucionais.

3. GESTÃO SOCIOECONÔMICA E AMBIENTAL

Para fins de análise da gestão socioeconômica e ambiental, solicitamos

informações acerca dos insumos consumidos (papel, água, energia elétrica, etc.) na Unidade e

ações para promoção da acessibilidade nas dependências do MPDFT. Verificamos ainda as

metas e os indicadores relacionados às áreas, itens de editais licitatórios que remetessem à

temática socioeconômica e ambiental, bem como o Programa de Gestão Socioambiental.

Por meio da Solicitação de Auditoria nº 02/2016, foram disponibilizados à

equipe de auditoria dados relacionados ao consumo de água, energia elétrica, copos descartáveis

e resmas de papel nos períodos de 2014/2015. Foram avaliados os dados do Edifício-Sede por

serem mais representativos. Em regra, os números apresentaram consumo médio menor quando

comparados, como é o caso da energia elétrica que saiu do consumo de 270.611 Kwh/ano em

2014 para 363.526 Kwh/ano em 2015, o que representa 34,33% de aumento. Em alguns meses

constatou-se variações consideráveis, como nos meses de março e de junho com

respectivamente 78,90% e 83,93% de elevação em comparação com o ano anterior.

Comparando os meses de janeiro a maio de 2015 com consumo de 150.869 kwh/h, e de janeiro

a maio de 2016 com consumo de 107.838 kwh/h, constatamos que os números apresentados

indicam queda no consumo em percentual de 39,90%.

Tratando da acessibilidade nos imóveis da Unidade, realizamos vistoria e não

identificamos impropriedades.

Ademais, foi emitido, pela Secretaria de Projetos e Obras, o Despacho SPO nº

50, de 27/5/2016, em que informaram medidas para promoção da acessibilidade nas

dependências do Edifício-Sede e promotorias de Taguatinga, Ceilândia e São Sebastião. Tais

medidas abrangem sinalização podotátil; rotas acessíveis; pisos com superfícies regulares,

firmes, estáveis e antiderrapantes; rampas com inclinações adequadas; dentre outras. Foram

anexadas fotos que demonstram algumas destas medidas já implementadas.

Quanto às metas e aos indicadores, verifica-se a existência da iniciativa – Gestão

Ambiental – com a seguinte finalidade:

(…) a conscientização ambiental das pessoas que trabalham no âmbito do MPDFT, através da educação ambiental; o incentivo de racionalização do uso de materiais e outros insumos, visando benefícios ambientais; a promoção da coleta seletiva de lixo internamente produzido e o reaproveitamento do material reciclável.

Neste quesito, verifica-se que o Serviço de Gestão Ambiental instituiu Painel de

Contribuições 2015 cujos dados consolidados indicam Índice de Realização Física – IRF em

percentual de 83% de implementação e atendimento dessas metas.

Além disso, verificamos que contemplam a questão socioeconômica e

ambiental, a exemplo da Declaração de Sustentabilidade Ambiental, a qual consta como anexo

dos instrumentos convocatórios e por meio da qual a licitante declara atender aos “critérios de

qualidade ambiental e sustentabilidade socioambiental”, sob as penas da Lei nº 6.938/81,

dentre outros termos e legislações aplicáveis à matéria. Ressalta-se também a existência de

licitações exclusivas para MEs e EPPs na página da Unidade na internet.

Ainda com relação a cláusulas em editais, importa mencionar informação da

Secretaria de Administração, através do Memorando S/N, de 24/5/2016, especificamente no

que diz respeito a aquisições realizadas pela Unidade, que estão em conformidade com o

disposto no art. 5º, inc. III, da IN MPOG nº 01, de 19/1/2010, para as quais se exigem:

(…) que os bens devam ser, preferencialmente, acondicionados em embalagem individual adequada, com o menor volume possível, que utilize materiais recicláveis, de forma a garantir a máxima proteção durante o transporte e o armazenamento.

Foi verificado ainda que, em um caso citado, houve compra compartilhada. Tal

citação diz respeito à licitação para descarte de lâmpadas, cuja adesão se deu ao procedimento

licitatório da Câmara dos Deputados. Em todos os editais consultados foram constatados a

inserção de cláusulas de sustentabilidade ambiental, social ou econômica.

Quanto à formalização da Gestão Ambiental, enquanto programa, a Portaria nº

1.226/2002, instituiu o Programa de Integração do MPDFT com a Sociedade e, mais

especificamente no art. 3º, inc. XIV, define que uma das ações para tal finalidade será a de

Gestão Ambiental, com vistas a:

(...) conscientização ambiental das pessoas que trabalham no âmbito do MPDFT através da educação ambiental; o incentivo de racionalização do uso de materiais e outros insumos, visando benefícios ambientais; a promoção da coleta seletiva de lixo internamente produzido e o reaproveitamento do material reciclável.

Ressalte-se que a regulamentação do Programa de Gestão Ambiental se deu pela

Portaria nº 367, de 20/4/2005. Para o quesito em análise, não foram verificadas

desconformidades.

4. LICITAÇÕES E CONTRATOS

Os contratos objetos de análise foram selecionados em função da materialidade

dos valores executados e do objeto contratual.

4.1 SERVIÇOS

Trata-se da análise da execução dos contratos que tenham como objeto serviços

continuados. Foram analisados os seguintes contratos:

Item Contrato Nº/Ano

Vigência Início/Fim

Empresa Contratada

Objeto

4.1.1 56/2012 1º/12/2012 a 30/11/2016

Agroservice Segurança Ltda.

Serviços de vigilância armada no âmbito do MPDFT

4.1.2 7/2013 22/03/2016 a 21/03/2017

Fortaleza – Serviços Empresariais Ltda.

Serviços de limpeza, conservação e higienização no âmbito do MPDFT

Quadro 1 – Contratos analisados pela Auditoria em 2016

As peculiaridades de cada contratação encontram-se elencadas a seguir.

4.1.1 VIGILÂNCIA

AGROSERVICE SEGURANÇA LTDA. – CONTRATO Nº 56/2012

Trata-se do Contrato nº 56/2012, assinado em 1º de dezembro de 2012 com

vigência de 1º/12/2012 a 30/11/2016. O contrato tem por objeto a prestação de serviços de

vigilância armada no âmbito do MPDFT, com previsão de 164 postos de trabalho na época em

que ocorrer toda a implantação das Promotorias de Justiça. A licitação foi realizada por meio

do Pregão Eletrônico nº 83/2012. O valor anual máximo estabelecido para a contratação foi de

R$ 13.206.564,12 - o que equivale ao valor mensal de R$ 1.100.547,01 - tendo o contrato sido

celebrado com valor mensal inicial de R$ 1.059.999,57.

Foram assinados onze Termos Aditivos e quatro Apostilamentos, relacionados à

prorrogação de vigência contratual, repactuação, acréscimo, supressão e remanejamento de

postos de serviço. Tendo em vista que os primeiros Termos Aditivos e todos os Apostilamentos

foram contemplados em auditoria anterior, esta análise se ateve ao 8º, 9º, 10º e 11° Termos

Aditivos.

O 8º Termo Aditivo (TA), assinado em 25/10/2015, refere-se à retificação de

cláusula de Termo Aditivo anterior. O 9º TA, de 25/11/2015, prorrogou a vigência do contrato

por mais 12 meses. O 10º TA, assinado em 19/2/2016, buscou promover o reequilibro

econômico-financeiro em 0,4871%, devido ao reajuste de vale-transporte. Por fim, o 11º TA,

datado de 24/5/2016, repactuou os preços em 8,2043% em virtude da CCT 2016/2016, reduziu

o item Lucro de 7,2% para 7,1%, excluiu o valor do item Plano de Saúde e reduziu o valor

inicial atualizado do contrato em 12,4389%, devido à supressão de postos. Assim, o valor

mensal atual passou a ser R$ 1.198.514,19, num total de 107 postos, sem a implantação de todas

as Promotorias de Justiça, e valor mensal de R$ 1.502.693,77, num total de 137 postos após a

implantação de todas as promotorias de Justiça e alterações feitas pelos Termos Aditivos.

Foi analisada a execução do Contrato quanto a cumprimento de cláusulas

contratuais, formalização de modificação contratual, planilha de custos, existência de garantia

contratual e atualizações da garantia, conformidade com os limites estabelecidos pela Portaria

SLTI/MPOG nº 7/2015 (divulgado em 9/6/2015), fiscalização do contrato, pagamentos dos

salários aos empregados de acordo com a CCT vigente, benefícios aos empregados, contagem

de postos e aplicação de penalidades.

Diante das análises não foram identificadas impropriedades, salvo quanto aos

achados relacionados a seguir.

4.1.1.1 Achado

Constatou-se a não entrega de todos os itens de uniformes dos vigilantes, na

quantidade estipulada no contrato. A análise se deu por amostragem a partir dos recibos de

entrega dos uniformes.

O Contrato nº 56/2012, nos itens 47, 49 e 50 da Cláusula Terceira, estipula a

obrigação da contratada a entregar os uniformes completos anualmente, cuja especificação, com

quantitativos, encontra-se no item 4.2 do Anexo I do referido contrato. O item 4.3 determina

ainda que a contratada deve entregar aos vigilantes o uniforme completo de uma só vez:

4.UNIFORME [...] 4.2. A empresa CONTRATADA será responsável pelo fornecimento dos uniformes, uma vez por ano, e seus complementos, aos vigilantes, […], de acordo com o respectivo Acordo, Convenção ou Dissídio Coletivo de Trabalho. (grifo nosso) 4.3. A CONTRATADA não poderá repassar os custos de qualquer desses itens de uniforme e equipamento a seus empregados, devendo entregar aos vigilantes o uniforme completo de uma só vez. (grifo nosso)

Na amostra selecionada, todos os vigilantes receberam a metade da quantidade

determinada, sendo que, na entrega dos uniformes femininos, lenço, cinto e meia calça não

constam no controle de recebimento.

A tabela a seguir demonstra a quantidade determinada no item 4.2 (supracitado)

e a quantidade que foi entregue aos vigilantes em maio de 2016.

Masculino Feminino Uniforme Quantidade

prevista Quantidade

entregue Uniforme Quantidade

prevista Quantidade

entregue Paletó 2 1 Paletó 2 1 Calça 2 1 Calça 2 1 Camisa 4 2 Blusa 4 2 Gravata 2 1 Lenço 2 0 Cinto 2 1 Sapato 2 1 Sapato 2 1 Meia calça 4 0 Meia 4 2 Cinto 2 0

Tabela 1 – Quantidades de itens que compõem os uniformes

Ressalte-se que o valor mensal constante, para o item “uniforme”, na planilha de

custos do Contrato nº 56/2012 totaliza R$ 48,04 por vigilante, conforme informações incluídas

pela Unidade no Sistema de Contratos desta AUDIN/MPU. Este é o mesmo valor que integrou

a proposta de preços da empresa à época da licitação, datada de 3/10/2012.

De acordo com o voto do Ministro-Relator, no Acórdão TCU nº 1.212/2013 –

Plenário, as planilhas de custos não são elementos meramente informativos, não facultando,

portanto, o pagamento de itens irregulares ou de serviços não prestados.

13. (…) b) as planilhas de custos e formação de preços, mesmo em licitações com adjudicação por preço global, não são elementos meramente informativos, não se facultando, portanto, o pagamento de itens irregulares ou de serviços não prestados.

4.1.2 LIMPEZA E CONSERVAÇÃO

FORTALEZA – SERVIÇOS EMPRESARIAIS LTDA. – CONTRATO Nº

7/2013

Em 1º/4/2013 foi assinado o Contrato nº 7/2013 com a empresa Fortaleza –

Serviços Empresariais Ltda.-EPP, com vigência de 1º/4/2013 a 30/9/2016, conforme 7º Termo

Aditivo. O objeto deste contrato consiste na prestação de serviços terceirizados de limpeza,

conservação e higienização, a ser realizado no âmbito do MPDFT, com fornecimento de

materiais de consumo, insumos e equipamentos necessários e adequados para a execução dos

serviços. A empresa foi contratada após licitação por meio do Pregão Eletrônico nº 2/2013. O

valor máximo mensal estabelecido para a contratação foi de R$ 417.837,89, e o contrato foi

assinado com valor mensal inicial de R$ 315.562,74.

Foram assinados nove Termos Aditivos (TAs) relacionados à repactuação e

prorrogação de vigência contratual. Tendo em vista que os cinco primeiros TAs foram

contemplados em auditoria anterior, esta análise se ateve do 6º ao 9º.

O 6º TA, datado de 28/10/2015, objetivou acrescentar 04 (quatro) postos de

serventes, aumentando em 2,5166% o valor inicial atualizado do contrato, enquanto que o 7º

TA, datado de 10/3/2016, se refere à última prorrogação, conforme mencionado acima. O 8º

TA, datado de 19/5/2016, repactuou o valor contratual em razão da edição da CCT 2016/2016.

O MPDFT passou a pagar à contratada, em razão desse TA, pelos serviços contratados e

efetivamente prestados o valor mensal de R$ 489.409,14. O 9º TA, datado de 30/5/2016,

modificou o quantitativo de postos, com supressão de 12 postos, reduzindo em 8,7812% o valor

inicial atualizado do contrato, sendo o valor mensal atual de R$ 446.433,04.

Analisamos a execução do contrato quanto ao cumprimento das cláusulas

contratuais, planilha de custos, adequação aos limites estabelecidos pela Portaria SLTI/MPOG

nº 07/2015, com limites publicados em 20/5/2015, fiscalização do contrato, pagamentos e

benefícios aos empregados, coberturas de faltas de funcionários, além de garantias contratuais,

não tendo sido identificadas impropriedades, exceto quanto aos achados a seguir:

4.1.2.1 Achado

Não foi excluído o aviso prévio trabalhado da planilha de custos, após um ano

de vigência do Contrato n° 7/2013.

Com relação às cláusulas editalícias, não constou no instrumento convocatório

previsão para exclusão de custos não renováveis já saldados no primeiro ano de contrato.

Conforme art. 19, inc. XVII, da IN SLTI/MPOG nº 02/2008 (alterado pela IN nº 03/2009):

Art. 19. Os instrumentos convocatórios devem o conter o disposto no art. 40 da Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993, indicando ainda, quando couber: (...) XVII – regra estabelecendo que, nas eventuais prorrogações contratuais, os custos não renováveis já pagos ou amortizados no primeiro ano da contratação deverão ser eliminados como condição para a renovação; (grifamos)

O 8º Termo Aditivo, assinado em 19/5/2016, previu valor para o item “aviso

prévio trabalhado” (Grupo II) na planilha de custos e, portanto, foi pago esse item para os anos

de 2014 e 2015, quando deveria somente ter sido pago no primeiro ano de vigência do Contrato.

Em consonância com o normativo da SLTI e embasado em Acórdãos do

Tribunal de Contas da União, esta AUDIN-MPU tem recomendado às unidades auditadas do

MPU que excluam o item “Aviso Prévio Trabalhado” após o primeiro ano de contrato. Abaixo

os Acórdãos e Parecer desta AUDIN-MPU:

ACÓRDÃO TCU nº 1.904/2007 - PLENÁRIO O item ‘Aviso Prévio Trabalhado’ (inciso XXI do art. 7º da Constituição Federal e art. 487 da CLT), corresponde ao valor repassado para pagar o funcionário enquanto este não trabalha. Apesar de não haver lei complementar para disciplinar essa matéria, a doutrina e a jurisprudência aconselham que o funcionário seja avisado de sua dispensa e, a partir de então, ele passa a receber seu último salário referente a 30 dias de serviço, dos quais 7 ele tem direito a ausentar-se do trabalho para ter tempo de procurar por outro emprego ou, se preferir, trabalhar 2 horas a menos por dia durante o período de 30 dias. Neste tempo em que o empregado não presta serviço, a Contratada terá de pagar, ao mesmo tempo, o funcionário que está saindo mais aquele que está entrando no posto e, por isso, há de constar esse item da planilha de custos. O percentual mais adequado a este item da planilha é 1,94%, mas que deve ser pago apenas no primeiro ano do contrato, devendo ser excluído da planilha a partir do segundo ano, uma vez que só haverá uma demissão e uma indenização por empregado. O cálculo está demonstrado a seguir: [(100% / 30) x 7]/ 12 = 1,94% Onde: 100% = salário integral 30 = número de dias no mês 7 = número de dias de aviso prévio a que o empregado tem direito de se ausentar 12 = número de meses no ano (grifamos) ACÓRDÃO TCU Nº 3.006/2010 – PLENÁRIO (…) 9.2. assinar prazo de 15 (quinze) dias, com fundamento no art. 71, inciso IX, da Constituição Federal, c/c o art. 45 da Lei 8.443/1992 e com o art. 251 do Regimento Interno do TCU, para que o Núcleo Estadual do Ministério da Saúde no Rio de Janeiro - NERJ/MS adote as providências necessárias ao exato cumprimento da lei, de forma a promover a repactuação do Contrato (...), a fim de adequar as planilhas de custos dos serviços contratados, bem como proceder ao ajuste de contas, nas futuras faturas, entre os valores efetivamente pagos e os decorrentes da repactuação ora determinada, em relação aos seguintes quesitos: (...) 9.2.2. supressão do percentual de 1,94 % da Planilha de Custos dos Serviços Contratados, referente ao Aviso Prévio Trabalhado, tendo em vista que os referidos custos consideram-se integralmente pagos no primeiro ano do Contrato, devendo ser zerado nos anos subsequentes, nos termos do cálculo demonstrado quando da apreciação do Acórdão TCU nº 1904/2007 - Plenário;. (grifamos) PARECER SEORI/AUDIN-MPU N° 3.432/2014 (…) 7. Em face do exposto, somos de parecer que, após o primeiro ano de vigência contratual, o custo relativo ao Aviso Prévio Trabalhado deve ser excluído da planilha por se tratar de custo não renovável.

4.1.2.2 Achado

Foi identificada falta sem cobertura do dia 1º/4/2016, não tendo sido constatada

glosa nas faturas por faltas de empregados.

A análise foi feita através dos relatórios fornecidos pelo Gestor do Contrato com

controle de faltas e reposições nos meses de março e abril de 2016. No mês de abril foi

identificada falta sem cobertura do funcionário de Nº 119 da listagem. Conforme informações

do Gestor do Contrato, a glosa seria apurada a cada 90 dias.

Vale lembrar disposição da IN SLTI/MPOG nº 02/2008 (alterada pela IN nº

03/2009) a qual, em seu art. 36, § 6º, II, define que haverá glosa no pagamento à contratada

quando esta deixar de utilizar recursos humanos exigidos para execução dos serviços:

§ 6º A retenção ou glosa no pagamento, sem prejuízo das sanções cabíveis, só deverá ocorrer quando o contratado: (...) II – deixar de utilizar materiais e recursos humanos exigidos para a execução do serviço, ou utilizá-los com qualidade ou quantidade inferior à demandada.

4.1.2.3 Achado

O controle, realizado pela fiscalização contratual, do recebimento de uniformes

pelos prestadores de serviços alocados ao Contrato nº 7/2013 impossibilita a aferição de

quantidades de itens para fins de comparação com as quantidades contratadas (previstas no

Termo de Referência – TR) e pagas mensalmente.

Analisamos a relação de fornecimento de uniformes aos empregados da

contratada e constatamos ausência de algumas assinaturas dos respectivos empregados. Foi

declarado pelo Gestor do Contrato nº 7/2013 que a entrega destes uniformes é feita em relação

nominal datada e assinada por todos os prestadores de serviços, conforme Termo de Referência,

item 3.7, alínea “c” do referido contrato.

Não obstante a menção da citada alínea “c”, o mesmo TR traz a relação de

quantidades dos itens componentes do uniforme em seu item 3.7, alínea “a”:

A empresa será responsável pelo fornecimento, gratuitamente, de 2 (dois) conjuntos de uniformes completos e 1 (um) par de meias e sapatos, entregues de 6 (seis) meses em 6 (seis) meses, aos funcionários que prestarão serviços objeto desta contratação, de acordo com a Cláusula Quadragésima Segunda, da Convenção Coletiva de Trabalho do Sindicato da Categoria (Sindiserviços x Seac/DF) vigente.

Ressalte-se que o valor constante, para o item “uniforme”, na planilha de custos

do Contrato nº 7/2013 totaliza R$ 14,30 por servente e R$ 18,47 para o encarregado, conforme

consulta às informações incluídas no Sistema de Contratos desta AUDIN/MPU. Este é o mesmo

valor que integrou a proposta de preços da empresa à época da licitação, datada de 17/5/2013.

Com a finalidade de se chegar ao valor dos uniformes, por servente e

encarregado, para integrar o valor de suas planilhas de custos, a Fortaleza cotou preços unitários

para cada item (“conjunto de uniforme completo”, “meia”, “sapato” e “botas” - exceto para o

encarregado) e os multiplicou pelas quantidades previstas para o ano conforme especificados

no 8º TA do Contrato 7/2013.

Portanto, ao fornecer uma relação nominal de recebimento dos uniformes sem

especificação das quantidades, não é possível a aferição da real e devida quantidade de itens

fornecidos pela contratada, sendo que mensalmente a Administração arca com o custo de todos

os itens discriminados. No caso de constatação de fornecimento de itens a menor, restaria

configurada não prestação de itens componentes da planilha de custos, porém, pagos ainda

assim pela Administração, fato que enseja possibilidade de ressarcimento junto à empresa

Fortaleza.

4.1.2.4 Achado

Desatualização das informações referentes ao Contrato de Serviços de Limpeza

nº 07/2013, constantes no Sistema de Contratos da página da AUDIN/MPU na internet.

4.2 COMPRAS

4.2.1 PREGÃO ELETRÔNICO Nº 82/2015 – AQUISIÇÃO DE LICENÇAS DE

SOFTWARES

Procedemos à análise do Processo nº 08190.184240/15-20, referente ao Pregão

Eletrônico nº 82/2015, do Ministério Público do Distrito Federal e Territórios, e à Ata de

Registro de Preços nº 45/2015, decorrente do pregão. O certame teve como objeto Registro de

Preços, pelo prazo de até 12 meses, para eventual aquisição de licenças de softwares Microsoft,

no valor máximo de R$ 20.356.415,36 para a soma dos itens.

O critério de seleção foi o de menor preço por item, sendo os preços máximos

aceitáveis baseados nos menores valores de cada item verificados em pesquisas de preços

realizadas junto a 3 fornecedores.

A Empresa ALLEN RIO SERVIÇOS E COMÉRCIO DE PRODUTOS DE

INFORMÁTICA LTDA. ofertou o melhor lance para todos os itens, conforme tabela abaixo

discriminada.

ITEM DESCRIÇÃO QTDE.

VALOR MÁXIMO

UNITÁRIO (R$)

VALOR MÁXIMO

TOTAL

(R$)

VALOR UNITÁRIO

REGISTRADO

(R$)

VALOR TOTAL

REGISTRADO

(R$)

1 ExchgSvrEnt 2013

4 21.925,03 87.700,12 21.290,00 85.160,00

2 ExchgSvrEnt SNGL

4 38.368,81 153.475,24 37.300,00 149.200,00

3 ExchgEntCAL 2013

4000 292,02 1.168.080,00 283,80 1.135.200,00

4 ExchgEntCAL SNGL

4000 847,19 3.388.760,00 823,50 3.294.000,00

5 Outlk 2013 4000 426,99 1.707.960,00 415,00 1.660.000,00

6 Outlk SNGL 4000 796,26 3.185.040,00 768,50 3.074.000,00

7 CoreCAL SNGL

4000 2.666,35 10.665.400,00 2.598,00 10.392.000,00

Tabela 2 - Valores registrados na licitação.

Após a finalização da licitação, foi celebrada Ata de Registro de Preços nº 45/2015, em

16/12/2015, e, até os términos do trabalho de campo de auditoria, foi realizada apenas uma

compra, em 15/3/2016, em que foram adquiridas 2 unidades do item 1 e 3.186 unidades do item

5.

Analisamos o Edital e o Termo de Referência no que se refere à justificativa de

contratação, caracterização do objeto, prazo de entrega dos softwares, previsão de sanções em

caso de inadimplemento, vantajosidade da contratação, normativos relacionados a contratações

de TI, pesquisa de preços, normas pertinentes à execução da solução de TI, e a aquisição no

que se refere a itens, valores e especificações.

Não foram encontradas impropriedades, exceto quanto aos achados descritos a seguir.

4.2.1.1 Achado

Não houve observância às normas e procedimentos em contratações de TI,

conforme prescrito na Resolução CNMP nº 102, de 23 de setembro de 2013, norma obrigatória

para todo o Ministério Público Brasileiro.

A unidade seguiu um trâmite normal dos processos de aquisições de bens ou

serviços comuns, tendo instruído o processo, entre outros elementos, com solicitação da

contratação e justificativa, termo de referência com indicação de gestor e fiscal técnico do

futuro contrato e seus respectivos substitutos, além das demais peças comuns nos processos de

contratações de bens ou serviços.

Entretanto, as contratações de Tecnologia da Informação, há mais de 5 anos, vêm

sendo tratadas de forma diferenciada pelos tribunais de contas e pelas legislações pátrias, tendo-

se em vista a especialidade sui generis do objeto envolto em tais contratações.

Sendo assim, na análise do processo, verificou-se a falta de alguns elementos

obrigatórios, conforme a Resolução CNMP nº 102/2013.

Resolução CNMP nº 102/2013. Art. 7º A fase de Planejamento da Contratação terá início com o recebimento pela Área de Tecnologia da Informação do Documento de Oficialização da Demanda, a cargo da Área Requisitante da Solução, que conterá no mínimo: I - necessidade da contratação, considerando os objetivos estratégicos e as necessidades corporativas da instituição; II - explicitação da motivação e demonstrativo de resultados a serem alcançados com a contratação da Solução de Tecnologia da Informação; III - indicação do Integrante Requisitante para composição da Equipe de Planejamento da Contratação; IV - Declaração de Avaliação dos Processos de Trabalho, quando couber.

Veja-se que a instrução processual, conforme pp. 3/4, basicamente, justifica que

a compra está prevista no PDTI (p.3) e apresenta alguma funcionalidade de forma resumida

sobre cada produto a ser adquirido. Por exemplo, a compra do Microsoft Outlook 2013 (itens 5

e 6) apresenta a seguinte justificativa: “Atualizar a licença de uso do software cliente de e-mail,

Outlook 2003, atualmente em uso no MPDFT. Além de novas funcionalidades presentes na

versão mais atual do software, a versão antiga foi descontinuada e apresenta constantes falhas”.

Dessa forma, não há definição clara da necessidade de contratação corroborada

com os objetivos estratégicos e com as necessidades corporativas da instituição. Não ficam

claras as novas funcionalidades, presentes na versão, quais falhas foram verificadas e não mais

existirão no novo produto ou mesmo por que o produto atenderia as necessidades do MPDFT.

Menos ainda há explicitação e demonstrativo de resultado esperado – pois não há qualquer

demonstrativo – nem houve indicação de Fiscal Requisitante. Não se verificou, no processo, a

formação de equipe de contratação, a qual está prevista no inciso II, do art. 8º da Resolução

CNMP nº 102/2013.

Não identificamos, no processo, o atendimento aos quatro primeiros incisos do

art. 9º da Resolução CNMP nº 102/2013, que estabelece:

Art. 9º A fase de Planejamento da Contratação consiste nas seguintes etapas: I - Análise da viabilidade da contratação; II - Análise de Riscos; III - Plano de Sustentação; IV - Estratégia da contratação; V - Termo de Referência. Parágrafo único. Os documentos resultantes das etapas elencadas nos incisos I a IV poderão ser consolidados em um único documento, a critério da Equipe de Planejamento da Contratação

Ainda, o art. 23 da referida resolução estabelece a necessidade de nomeação de:

I – Gestor do Contrato; II – Fiscal Técnico do Contrato; III – Fiscal Requisitante do Contrato;

e IV – Fiscal Administrativo do Contrato. No entanto, a Portaria MPDFT nº 1476, de 15 de

dezembro 2015, nomeou apenas o Gestor da Ata de Registro de Preços e o Fiscal Técnico da

Ata de Registro de Preços, com seus respectivos substitutos legais, não tendo sido identificada,

nos autos, portaria de nomeação de Fiscal Requisitante nem de Fiscal Administrativo.

4.2.1.2 Achado

Não houve celebração de instrumento contratual, houve, sim, celebração de ata

de registro de preços com elementos comuns a ata e a contrato.

Conforme consta do Processo nº 08190.184240/15-20, fls. 450 a 473 e 501 a

504, houve todo o procedimento licitatório, celebração da ata de registro de preços e empenho

já visando à aquisição. Não havendo, portanto, celebração de termo de contrato.

É importante destacar que, conforme consta do próprio Edital nº 82/2015 e seus

anexos, especialmente o Termo de Referência, “As licenças adquiridas deverão ser fornecidas

na modalidade perpétua, para uso permanente”. Além disso, determina o TR que o prazo será

de até 15 dias corridos para avaliação das licenças, não configurando, assim, compra com

entrega imediata e integral, não se enquadrando no §4º, do art. 62 da Lei 8.666/1993.

Lei nº 8.666/1993. Art. 62. O instrumento de contrato é obrigatório nos casos de concorrência e de tomada de preços, bem como nas dispensas e inexigibilidades cujos preços estejam compreendidos nos limites destas duas modalidades de licitação, e facultativo nos demais em que a Administração puder substituí-lo por outros instrumentos hábeis, tais como carta-contrato, nota de empenho de despesa, autorização de compra ou ordem de execução de serviço. § 4o É dispensável o "termo de contrato" e facultada a substituição prevista neste artigo, a critério da Administração e independentemente de seu valor, nos casos de compra com entrega imediata e integral dos bens adquiridos, dos quais não resultem obrigações futuras, inclusive assistência técnica.

Vale destacar, ainda, que que o Tribunal de Contas da União, em seu

ACÓRDÃO Nº 1359/2011 – TCU – Plenário, afirma que é obrigatória a celebração de termo

de contrato quando os valores correspondam a concorrência ou tomada de preços.

Acórdão 1359/2011. 9.2. alertar a Subsecretaria de Assuntos Administrativos - SAA/SE/MEC quanto à necessidade de, nas licitações para registro de preços, formular o instrumento de contrato quando os valores envolvidos se encaixarem nas hipóteses de concorrência e de tomada de preços, na forma estabelecida no art. 11 do Decreto nº 3.931/2001, c/c o art. 62 da Lei nº 8.666/1993;

No mesmo sentido segue o Informativo de Jurisprudência sobre Licitações e

Contratos nº 23 – TCU, que faz distinção entre contrato e ata de registro de preços.

Informativo de Jurisprudência sobre Licitações e Contratos nº 23 – TCU Ata de registro de preços: 1 - Distinção entre ata e contrato Representação formulada ao TCU apontou indícios de irregularidade no Pregão n.º 187/2007, sob o sistema de registro de preços, (...) tendo sido constatado que a formalização da ata de registro de preços e a celebração do contrato para fornecimento das mercadorias “ocorreram em um mesmo instrumento”, isto é, ao mesmo tempo em que foram estabelecidas características de uma ata de registro de preços, tais como a vigência do registro e os prazos e condições para contratação, foram fixadas condições, direitos, obrigações e regras próprias de um termo contratual, tais como o valor pactuado, as penalidades a que se sujeita a contratada e as obrigações das partes. Com base no Decreto Federal n.º 3.931/2001 – que regulamenta o registro de preços previsto na Lei n.º 8.666/93 –, o relator salientou que a ata de registro de preços tem natureza diversa da do contrato. Na verdade, “a ata firma compromissos para futura contratação, ou seja, caso venha a ser concretizado o contrato, há que se obedecer às condições previstas na ata”. Ademais, “a ata de registro de preços impõe compromissos, basicamente, ao fornecedor (e não à Administração Pública), sobretudo em relação aos preços e às condições de entrega. Já o contrato estabelece deveres e direitos tanto ao contratado quanto ao contratante, numa relação de bilateralidade e comutatividade típicas do instituto”.

Embora o Decreto nº 3.931/2001, citado no Acórdão transcrito e na Informação

de Jurisprudência, tenha sido revogado, pelo Decreto nº 7.892, de 23 de janeiro de 2013, o

decreto vigente também estabelece a necessidade de assinatura de contrato para aquisições por

registros de preços:

Decreto nº 7.892/2013 Art. 15. A contratação com os fornecedores registrados será formalizada pelo órgão interessado por intermédio de instrumento contratual, emissão de nota de empenho de despesa, autorização de compra ou outro instrumento hábil, conforme o art. 62 da Lei nº 8.666 de 1993.

No caso em análise, embora a aquisição tenha ultrapassado os valores de

referência para tomada de preços e para concorrência, a Unidade não formalizou o devido

contrato com a empresa fornecedora. Conforme Acórdão 3273/2010 – 1ª Câmara:

Acórdão 3273/2010 – 2ª Câmara. 9.2.2. evite que as atas de registro de preço e os contratos, assim como seus aditivos, sejam formalizados em um mesmo termo ou instrumento, vez que têm natureza e finalidades distintas;

4.2.2 PREGÃO ELETRÔNICO Nº 20/2016 – FORNECIMENTO E

INSTALAÇÃO DE CONDICIONADORES DE AR

Trata-se do processo nº 08190.044319/2016-36, referente ao Pregão Eletrônico nº

20/2016, o qual teve por objeto promover Registro de Preços, consignado em Ata, para

aquisição eventual de condicionadores de ar, com um total de 22 itens licitados, subdivididos

da seguinte forma: os itens de nº 01 a 11 se relacionam a equipamentos condicionadores de ar;

os de nº 12 a 18 se relacionam a redes e acessórios; e os de nº 19 a 22 à mão de obra (instalação).

O Pregão Eletrônico contou com a participação de várias empresas, conforme se

verificou na ata da sessão, datada de 4/5/2016, constante da Página do MPDFT na internet. O

critério de seleção da proposta mais vantajosa foi o de menor preço por grupo/lote, sendo que à

licitante caberia observar o preço máximo de cada item.

O valor máximo da licitação foi de R$ 448.658,12 (quatrocentos e quarenta e oito mil

seiscentos e cinquenta e oito reais e doze centavos), tendo a empresa Bom Ar Service LTDA –

ME se sagrado vencedora da licitação com lance final de R$ 358.350,82 (trezentos e cinquenta

e oito mil oitocentos e cinquenta reais e oitenta e dois reais).

Consta nos autos que os valores estimados no Termo de Referência seriam

resultantes de composição de preços unitários baseados nos sistemas SINAPE, VOLARE e

pesquisa junto ao mercado em janeiro de 2016. Segue abaixo demonstrativo dos valores

estimados e contratados dos itens 01 a 11, 20 e 21, que apresentam maior relevância:

Item Material Qtd. Estimado/Unid. (R$)

Proposta/Unid. (R$)

1 Ar condicionado tipo split, modelo hi-wall

inverter, capacidade de 9.000 BTU/h, modelo

de referência: Fujitsu ASBA09JGC +

AOBR09JGC, ou similar equivalente técnico ou

de melhor qualidade, incluindo controle remoto;

10 3.915,52 2.400,00


Proposta/Unid. (R$)

e demais acessórios.






e demais acessórios

10 4.404,96 2.799,60






e demais acessórios

8 6.240,36 3.399,60

4 Ar condicionado tipo split, modelo piso-teto,

capacidade de 18.000 BTU/h, modelo de

referência: Carrier 42XKCD018515LC +

38KCD018515MC, ou similar equivalente

técnico ou de melhor qualidade, incluindo

controle remoto; e demais acessórios

2 8.809,92 5.899,20

5 Ar condicionado tipo split, modelo piso-teto,

capacidade de 36.000 BTU/h, modelo de

referência: Carrier 42XQD036515LC +

38CCD036515MC, ou similar equivalente


controle remoto; e demais acessórios

2 11.085,82 10.872,00

6 Ar condicionado tipo split, modelo cassete 4

vias, capacidade de 18.000 BTU/h, modelo de

referência: LG LTC182QLE0 + LTUC182QLE0,

ou similar equivalente técnico ou de melhor

qualidade, incluindo controle remoto; bomba de

dreno incorporada; e demais acessórios

2 8.932,28 7.799,20


Proposta/Unid. (R$)

7 Ar condicionado tipo split, modelo cassete 4

vias, capacidade de 36.000 BTU/h, modelo de

referência: LG LTC362NLE0 + LTUC362NLE0,

ou similar equivalente técnico ou de melhor

qualidade, incluindo controle remoto; bomba de

dreno incorporada; e demais acessórios

2 13.435,13 12.999,60

8 Ar condicionado tipo split, modelo de embutir

(built-in), capacidade de 18.000 BTU/h, modelo

de referência: Carrier 42BQA018510HC +

38KCD018515MC, ou similar equivalente


controle remoto com fio; kit filtro; bomba de

dreno; e demais acessórios

2 11.433,78 10.998,46

9 Bomba de condensado, vazão 14l/h, altura

manométrica 8mca, com reservatório, adequada

para drenagem de condensados de unidades tipo

split de até 30.000 BTU/h ou superior com

suporte em PVC ou canaletas de fixação. Modelo

de referência: Elgin Mini Orange ou similar

equivalente técnico ou de melhor qualidade

30 1.541,74 1.499,39

10 Separador de líquido isolado termicamente,

capacidade volumétrica mínima de 600ml, fab.

Elgin ou similar equivalente técnico ou de melhor

qualidade

4 274,40 269,11

11 Válvula solenóide incluindo bobina, fab. Elgin ou

similar equivalente técnico ou de melhor

qualidade

4 830,21 814,20

20 Instalação de aparelho de ar condicionado tipo

split, modelo de embutir (built-in), inclusive

fixação do conjunto de unidade evaporadora e

condensadora; eventual carga adicional de gás;

realização de conexões e demais serviços

35 1.188,31 1.001,88


Proposta/Unid. (R$)

necessários ao perfeito funcionamento do

conjunto

21 Registro do contrato junto ao conselho de classe

(ART)

1 1.027,85 812,35

Tabela 3 - Equipamentos/Instalações – itens 1 a 11, 20 e 21

Até o fim dos trabalhos de campo da auditoria, constatamos a execução

demonstrada a seguir:

ITEM DESCRIÇÃO Vr. Unit. (R$)

VALOR (R$)

01 split, hi-wall inverter, capacidade de 9.000 BTU/h – 01 unid. 2.400,00 2.400,00

03 split, hi-wall inverter, capacidade de 18.000 BTU/h – 02 unid. 3.399,60 6.799,20

04 split, piso-teto, capacidade de 18.000 BTU/h – 01 unid. 5.899,20 5.899,20

09 Bomba de condensado – 04 unidades 1.499,39 5.997,56

12 Rede frigorífica – 100 metros 53,35 5.335,00

14 Rede de dreno em PVC – 32 metros 48,07 1.538,24

16 Rede de alimentação elétrica – 210 metros 24,98 5.245,80

17 Disjuntor termomagnético – 04 unidades 12,00 48,00

19 Instalação de ar condicionado – 03 unidades 592,14 1.776,42

20 Instalação de ar cond. split, de embutir (built-in) – 01 unid. 1.001,88 1.001,88

TOTAL 36.041,30

Tabela 4 – Aquisições efetuadas através da ARP do Pregão Eletrônico nº 20/2016

Constaram no processo as seguintes justificativas para as aquisições por preço

global, a seguir resumidas: I - Prejuízo ao conjunto ou complexo dos sistemas por considerar

que adjudicar a empresas diferentes daria a origem a interferência e confronto de

responsabilidades, bem como impossibilidade de definição da garantia; II - Perda de economia

de escala por considerar que diferentes empresas para fornecimento de itens individuais ou

serviços distintos resultaria em situação desvantajosa à administração; III - Custo

administrativo aumentado, IV - Padronização para operação e manutenção e V - Possibilidade

de insucesso em itens individuais

Foi realizada análise das regras contantes do edital, da Ata de Registro de Preço

(ARP) e de regramentos correlatos com objetivo de verificar a conformidade às normas vigentes.

Verificamos, ainda, as formalidades relativas ao procedimento licitatório, notadamente em

relação à caracterização do objeto, justificativa para contratação, existência e adequação da

pesquisa de preços, termo de referência, edital e anexos tendo em vista a economia de escala.

Quanto a aquisição, foram analisados a aderência aos preceitos estabelecidos e a conformidade

da compra em relação à orientação normativa vigente, bem como a atenção ao entendimento

majoritário do Órgão de controle externo.

Não foram identificadas impropriedades, exceto quanto aos achados a seguir

descritos:

4.2.2.1 Achado

Justificativas apresentadas no registro de preços incompatíveis com a adjudicação por

preço global em aquisições por item. Realizado procedimento licitatório para aquisição por

preço global, verifica-se aquisição de certos e determinados itens, mas não a aquisição do lote

integral. De acordo com o TCU, em decisão exarada no Acórdão nº 1712/2015 – Plenário, a

adjudicação por lote é incompatível com licitações para Registro de Preços, conforme trecho

transcrito abaixo:

ACÓRDÃO TCU nº 1712/2015 – PLENÁRIO em futuras licitações para registro de preços, atente que é obrigatória a adjudicação por item como regra geral, tendo em vista o objetivo de propiciar a ampla participação de licitantes e a seleção das propostas mais vantajosas, de forma que a adjudicação por preço global é medida excepcional que precisa ser devidamente motivada, além de ser incompatível com a aquisição futura por itens.

Nessa mesma linha seguem entendimentos do TCU, explanados no Acórdão nº

2695/2013 – Plenário e na Súmula nº 247:

ACÓRDÃO TCU nº 2695/2013 – PLENÁRIO (…) na licitação por grupos/lotes, a vantajosidade para a Administração apenas se concretizaria se fosse adquirido do licitante o grupo/lote integral, pois o menor preço é resultante da multiplicação de preços de diversos itens pelas quantidades estimadas. Em registro de preços, a realização de licitação

utilizando-se como critério de julgamento o menor preço global por grupo/lote leva, vis à vis a adjudicação por item, a flagrantes contratações antieconômicas e dano ao erário, potencializado pelas possibilidades de adesões, uma vez que, como reiteradamente se observa, itens são ofertados pelo vencedor do grupo a preços superiores aos propostos por outros competidores. SÚMULA TCU n° 247

É obrigatória a admissão da adjudicação por item e não por preço global, nos editais das licitações para a contratação de obras, serviços, compras e alienações, cujo objeto seja divisível, desde que não haja prejuízo para o conjunto ou complexo ou perda de economia de escala, tendo em vista o objetivo de propiciar a ampla participação de licitantes que, embora não dispondo de capacidade para a execução, fornecimento ou aquisição da totalidade do objeto, possam fazê-lo com relação a itens ou unidades autônomas, devendo as exigências de habilitação adequar-se a essa divisibilidade.

O critério de julgamento por lote somente deve ser adotado quando for

demonstrada inviabilidade de se promover a adjudicação por item e evidenciadas razões que

demonstrem ser aquele o critério que conduzirá a contratações economicamente mais vantajosas,

nos termos definidos nas Decisões do TCU; tendo em vista que alguns itens, em geral, podem

ser ofertados pelo vencedor do lote a preços superiores aos propostos por outros competidores, o

que ficou evidenciado no caso concreto. Entretanto, a Unidade apresenta justificativas a

fundamentar a opção pela aquisição do lote, sem que todo ele tenha sido adquirido do vencedor

do certame, demonstrando assim, que o objeto era divisível. Reforça-se que, por esse

entendimento trazido, só é cabível a licitação por preço global como medida excepcional, além

disso, o objeto licitado deve ser integralmente adquirido do fornecedor.

4.2.2.2 Achado

Aquisição individual de itens registrados para os quais a licitante vencedora não

apresentou o menor preço, fato que deu ensejo a aquisições de itens com inobservância do

menor preço, quando de sua análise individual.

No caso em análise, a adjudicação se deu pelo menor preço por grupo, não

observando o menor preço de cada item cotado pelo fornecedor.

Assim, constatou-se que ao se levar em conta o lote integral, para fins de

contratação e não os itens individualmente, houve desclassificação de itens com lances

inferiores, conforme se observa na tabela abaixo:

ITEM MENOR LANCE (em

R$)

CNPJ NÃO VENCEDOR LANCE VENCEDOR

(em R$)

PERCENTUAL (%)

5 7.000,00 19.108.740/0001-74 10.872,00 55,31

7 9.000,00 19.108.740/0001-74 12.999,60 44,40

8 10.000,00 19.108.740/0001-74 10.998,46 9,98

9

612,25 12.510.074/0001-57

1.499,39

144,89

800,00 10.666.918/0001-28 87,42

900,00 18.114.016/0001-90 66,59

11 500,00 10.666.918/0001-28

814,20 62,84

800,00 09.624.713/0001-09 01,77

19 500,00 10.666.918/0001-28

592,14 18,42

500,00 12.510.074/0001-57 18,42

20 600,00 10.666.918/0001-28 1.001,88 66,98

22 230,00 18.114.016/0001-90 234,00 1,74

Tabela 5 – Itens adjudicados por valor maior que o menor lance individual

Dessa forma, há item considerado divisível, em que a empresa que ofertou valor

superior a até 144% (caso do item 9) sagrou-se vencedora. Divisível porque não houve

aquisição da totalidade do grupo, demonstrando assim que não haveria “prejuízo para o

conjunto ou complexo ou perda de economia de escala” se a Unidade optasse por atender à

regra que é a aquisição por item.

Ainda sobre esse aspecto, é de se perceber que a Unidade optou por agrupar a

aquisição dos condicionadores de ar, com a instalação, que possuem natureza distinta. Dessa

forma, o objeto do edital foi dividido em um grupo, mas evidenciou-se, pelas aquisições, que o

objeto é divisível. Sendo assim, conforme estabelecido nos arts. 15, IV, e 23, § 1º, da Lei

8.666/1993, e conforme ainda o disposto na Súmula TCU nº 247, a adjudicação do objeto

poderia ter sido feita, no mínimo, em dois grupos.

Isso porque, caso o objeto tivesse sido licitado separadamente, seja em certames

distintos ou no mesmo pregão, dividido em grupos, haveria aumento da concorrência e poderia

ocorrer de a Administração conseguir preços mais baixos, visto que, no primeiro grupo,

concorreriam empresas especializadas em fornecimento de condicionadores de ar e, no segundo

grupo, unicamente, fornecedores de mão de obra.

Em vista do ocorrido, com as informações levantadas, é possível mensurar a

desvantajosidade para a administração, somente considerando as aquisições por itens levadas a

efeito pela Unidade:

A- ITEM B- PAGO (R$)

C–MENOR VALOR (R$)

D- QUANTIDADE E– TOTAL PG (B)x(D) - (R$)

F- PAGARIA (C)x(D) - (R$)

G- DIFERENÇA (E-F) (R$)

09 1.499,39 612,25 4 5.997,56 2.449,00 3.548,56

19 592,14 500,00 7 4.144,98 3.500,00 644,98

20 1.001,98 600,00 1 1.001,98 600,00 401,98

TOTAL 11.144,52 6.549,00 4.595,52

Percentual apurado nas aquisições (Total de F/Total de E * 100) 58,76%

Tabela 6 – Apuração da diferença entre item vencedor versus perdedor

Entretanto, há que se ressaltar que é ainda maior o risco de prejuízo ao erário

com a possibilidade de aquisição individual dos itens em que o vencedor do certame não

ofereceu os menores preços, conforme demonstrado na Tabela 6, seja pela própria Unidade ou

por terceiros, mediante adesão à ata.

Acrescente-se que é nesse sentido o Voto do Ministro-Relator, constante do

Acórdão TCU nº 343/2014 – Plenário:

(...) 9. No entanto, esse procedimento não evitou que algumas empresas concorrentes oferecessem para os itens licitados 1, 2, 5, 7, 10, 11, 12 e 16 valores menores que a proposta vencedora. Tal fato, confrontado com o que estabelece a ata de registro de preços resultante do Pregão (peça 20), possibilita a aquisição individualizada desses itens, seja pelo próprio IFB ou por terceiros, mediante pedido de adesão à dita ata.

10. Dito isso, reconheço no mérito a procedência parcial da representação e julgo, em consonância com o exame da unidade técnica, apropriada a determinação ao IFB para que se abstenha de adquirir, individualmente, os itens em que a empresa Nogueira Nobre não apresentou os menores preços, bem como se abstenha, ainda, de autorizar adesões à Ata de Registro de Preços 112/2013, decorrente do Pregão Eletrônico SRP 35/2013.

11. Por fim, embora não se tenha observado consequências indesejáveis no resultado da licitação, em face da natureza distinta dos objetos, avalio que careceu de mais fundamentação a opção de agrupar, em único lote, o fornecimento de materiais (itens de 1 a 12) e a prestação de serviços de impressão digital (itens de 13 a 16). Assim, avalio também oportuno dar ciência à entidade que, no caso de se licitar itens agrupados, no processo licitatório respectivo deve constar justificativa da vantagem da escolha,

devidamente fundamentada, em atenção aos artigos 3º, § 1º, I; 15, IV e 23, § 1º, todos da Lei 8.666/1993, e à Súmula TCU nº 247.

Ressaltamos as determinações expedidas pela Corte de Contas no citado Acórdão,

no sentido de que o órgão não promovesse mais aquisições para os itens que não contaram com

os menores preços adjudicados, bem como que não permitisse adesões à ata:

9.2.1. se abstenha de adquirir, individualmente, os itens em que a empresa (...) não apresentou os menores preços, quais sejam, os itens 1, 2 5, 7, 10, 11, 12 e 16 do Pregão Eletrônico SRP 35/2013, sendo permitida sua aquisição apenas para a composição de kits escolares, conforme disposto no item II.2.9 do termo de referência, e dos itens 13 a 16 para a confecção de apostilas;

9.2.2. se abstenha de autorizar adesões à Ata de Registro de Preços 112/2013, decorrente do Pregão Eletrônico SRP 35/2013;

Reforça-se que, dos 22 itens do lote, 8 (36,36%) tiveram fixados valores superiores,

ainda assim, sagraram-se vencedores do certame.

4.2.2.3 Achado

Aquisição por preços que, em princípio, estão superiores a contratações de

objetos similares realizadas por outros órgãos, não tendo sido observados os requisitos

estabelecidos pela IN/SLTI/MPOG nº 5/2014 para a realização da pesquisa de preços.

A título de exemplo, verificamos aquisição realizada pela PRT 24ª/MS, que

aderiu à Ata de Registro de Preços (ARP) do Pregão Eletrônico nº 042/2015, inclusive para

itens com maior quantidade de “btus”. Ressalta-se que a compra se efetivou, neste caso, em

novembro de 2015, conforme empenhos 2015NE000832 e 2015NE000836, emitidos pela UG

200206 para o fornecedor M&A Distribuidora e Logística LTDA, que tem domicílio fiscal em

Goiânia/GO. Importante mencionar que a vencedora do Pregão do MPDFT em análise também

tem domicílio fiscal naquele Estado. Por outro lado, o edital do Pregão Eletrônico nº 20/2016,

do MPDFT, informa que o valor máximo apurado seria resultante de composição de preços

unitários baseados nos sistemas SINAPE, VOLARE e pesquisa junto ao mercado datada de 26

janeiro de 2016.

A tabela a seguir demonstra os valores constantes do Pregão Eletrônico nº

042/2015 da PRT 9ª/PR, cujos bens foram adquiridos pela PRT 24ª por meio de adesão, em

comparação às aquisições do Pregão Eletrônico nº 20/2016, do MPDFT:

ITEM PRT 9ª REGIÃO

PREGÃO ELETRÔNICO Nº 042/2015

M&A DISTRIBUIDORA E LOGÍSTICA LTDA

MPDFT

PREGÃO ELETRÔNICO Nº 20/2016

BOM AR SERVICE LTDA

DESCRIÇÃO VALOR DESCRIÇÃO VALOR

1 Ar Condicionado INVERTER, Split Hi-Wall, 12.000 btus – 04 UNIDADES 1.765,00

hi-wall inverter, capacidade

de 9.000 BTU/h 2.400,00

2 Ar Condicionado INVERTER, Split Hi-Wall, 22.000 btus – 14 UNIDADES 3.450,00

hi-wall inverter, capacidade

18.000 BTU/h e piso-teto,

capacidade de 18.000 BTU/h

5.899,20

6.799,20

Tabela 7 – Aquisição de ar condicionado PRT 9ª/PR. Fonte: ARP do Pregão nº 042/2015

No caso da aquisição pelo MPDFT, a proposta vencedora para o item 1 (um), de

ar condicionado de 9.000 btus, foi de R$ 2.400,00 (dois mil e quatrocentos reais); por sua vez,

o aparelho adquirido pela PRT 24ª Região tem quantidade de “btus” superior (12.000 btus) e

foi registrado por R$ 1.765,00 (um mil setecentos e sessenta e cinco reais), estando superior em

26,45% o preço praticado pelo MPDFT.

O Tribunal de Contas da União se manifestou sobre pesquisa de preços em seu

Acórdão nº 1445/2015 – Plenário, definindo que a orçamentação de licitações de bens e serviços

deve priorizar pesquisas no “Portal de Compras Governamentais” e contratações similares de

outros órgãos:

ACÓRDÃO TCU nº 1445/2015 - PLENÁRIO 9.3.2. para fim de orçamentação nas licitações de bens e serviços, devem ser priorizados os parâmetros previstos nos incisos I e III do art. 2º da IN SLTI/MPOG 5/2014, quais sejam, "Portal de Compras Governamentais" e "contratações similares de outros entes públicos", em detrimento dos parâmetros contidos nos incisos II e IV daquele mesmo art. 2º, isto é, "pesquisa publicada em mídia especializada, sítios eletrônicos especializados ou de domínio amplo" e "pesquisa com os fornecedores", cuja adoção deve ser vista como prática subsidiária, suplementar. IN SLTI/MPOG 5/2014: Art. 2º A pesquisa de preços será realizada mediante a utilização de um dos seguintes parâmetros: (Alterado pela Instrução Normativa nº 7, de 29 de agosto de 2014) I - Portal de Compras Governamentais www.comprasgovernamentais.gov.br II - pesquisa publicada em mídia especializada, sítios eletrônicos especializados ou de domínio amplo, desde que contenha a data e hora de acesso;

III - contratações similares de outros entes públicos, em execução ou concluídos nos 180 (cento e oitenta) dias anteriores à data da pesquisa de preços; ou IV - pesquisa com os fornecedores. § 1º No caso do inciso I será admitida a pesquisa de um único preço.(Alterado pela Instrução Normativa nº 7, de 29 de agosto de 2014)

Dessa forma, verificou-se a prevalência de preços unitários baseados nos

sistemas SINAPE, VOLARE e pesquisa junto ao mercado em janeiro de 2016 para fins de

definição do preço máximo da licitação, embora houvesse ARP vigente, à época da

orçamentação, com valores menores que o correspondente aos bens efetivamente adquiridos

pelo MPDFT.

5. CONTRATAÇÕES DIRETAS

Procedemos ao levantamento, por meio de análise da execução no SIAFI, das

contratações realizadas no exercício de 2015 e no período de janeiro a abril de 2016, mediante

dispensa de licitação, bem como suprimentos de fundos; com fundamento no disposto no Art.

24, II, Lei nº 8.666/1993 e considerando ainda o disposto no Parecer CORAG/SEORI/AUDIN

nº 187/2012. Não identificamos impropriedades.

6. GESTÃO PATRIMONIAL

6.1 BENS MÓVEIS

A Unidade possui servidor responsável pelo setor de patrimônio e utiliza o

Sistema denominado ASIWeb para realizar o controle de bens patrimoniais.

Foram analisadas, por amostragem, as entradas constantes do Relatório de

Movimentação de Bens Móveis - RMB (extraído do SIAFI), as entradas de bens móveis

extraídas do ASIWeb e as respectivas notas fiscais, Inventário Anual, depreciação, bem como

o controle físico dos bens. Não foram constatadas impropriedades, exceto quanto ao achado

descrito a seguir:

6.1.1 Achado

Em análise ao Relatório de Movimentação de Bens Móveis – RMB da Unidade e

SIAFI, verificamos divergências no que tange ao saldo das contas, com relação ao saldo final do

mês de janeiro de 2016:

Conta Contábil Conta Saldo RMB do

MPDFT Saldo no SIAFI (R$)

123110101 Apar. de Medição 94.621,46 94.290,45

123110102 Apar. e Equip. de Comunicação 1.898.413,70 1.892.570,00

123110103 Equipamento, Utensílios Odontológicos, laborat/hosp.

250.086,20 249.130,42

123110105 Equip. De Proteção, Segurança e Socorro 2.726.012,39 2.711.702,45

123110107 Máq. e Equip. Energéticos 607.067,94 604.987,43

123110201 Equip. De Processamento de Dados 22.681.907,23 22.564.044,37

123110302 Máquinas e Utensílios de Escritório 92.245,06 101.929,18

123110303 Veículo de Tração Mecânica 8.980.503,20 8.944.037,03

TOTAL 37.330.857,18 37.162.691,33

Diferença entre o RMB e o SIAFI 168.165,18

Tabela 8 – Saldos bens móveis: RMB x Siafi. Fonte: Siafi Op.31/01/16

No Relatório de Auditoria nº 14/2015, por meio do item 10.5, foi registrado

idêntico achado. Houve recomendação à Unidade no sentido de proceder “à atualização, no

ASIWeb, dos valores dos bens patrimoniais”. Conforme Nota de Auditoria nº 19/2016, a Unidade

comunicou que os dados referentes aos lançamentos ainda seriam atualizados. A análise desta

AUDIN/MPU consignou que fossem adotadas “(...) providências cabíveis, para que os registros

constantes do RMB passem a refletir com fidedignidade a movimentação dos bens móveis”.

Em visita à Unidade, foi solicitada informação sobre a providência que está sendo

tomada para solucionar a divergência, sendo a resposta no seguinte sentido:

(...) durante o exercício de 2015, esta unidade, juntamente com a Secretaria de Tecnologia da Informação, tomaram várias medidas visando a atualização do sistema para eliminar a citada diferença, quando foi autuado o processo 08191.043243/2015-39, disponível no Tabularium. Já em 2016, por conta do contingenciamento orçamentário, não foi possível avançar na contratação da solução, o que deve ocorrer até o mês de agosto do corrente, quando haverá recursos disponíveis.

6.1.2 Achado

Ausência de medidas, por parte da Administração, para localizar bens não

encontrados pela Comissão de Inventário. A constatação foi evidenciada em análise ao relatório

final da comissão instituída para realização do inventário dos bens móveis, no exercício de 2015,

conforme Portaria MPDFT nº 693, de 19 de julho de 2015, e em entrevista com o responsável

pelo setor de bens móveis, quando da realização dos trabalhos de campo.

Os bens móveis e equipamentos de informática inventariados totalizaram 69.597

itens. Deste total de bens, 5.259 apresentaram algum dentre os seguintes problemas no controle:

a) ausência de identificação do número de patrimônio; b) localização diversa da registrada no

sistema de controle patrimonial; e c) não localização pela Comissão de Inventário. Dos BENS

EM TRÂNSITO foram mais de 400 (quatrocentos) não localizados pela Seção de Patrimônio.

Consta ainda do relatório que, dos 262 equipamentos notebooks, a comissão não

obteve êxito na visualização de 68. Segundo o próprio documento, não há indicação de medidas

para localizar os bens não identificados por parte da Administração.

No relatório foi constatado que “diante dos resultados do inventário, vê-se que a

estrutura para o controle desses bens não acompanhou esse ritmo”.

6.1.3 Achado

Foram identificados bens de informática em localização diversa da informada

pelo sistema de controle patrimonial, evidenciando movimentações de bens sem comunicação

prévia ao setor de patrimônio.

Especificamente para os bens de informática, enquanto os seus registros de

entrada e de movimentações são lançados no sistema ASIWeb pelo setor de patrimônio

(SEPAT), o controle, a distribuição e a efetiva movimentação física estão a cargo do

Departamento de Tecnologia da Informação (DTI), não havendo mecanismos de controle

interno estabelecidos com vistas a comunicar previamente ao SEPAT as alterações físicas

realizadas, de forma a garantir o controle patrimonial efetivo.

Em visita ao DTI, verificamos vários registros de movimentações efetuadas por

este setor, mas ainda pendentes de repasse à SEPAT para registro no sistema. Como exemplo,

a transferência dos bens de patrimônio nos 61220, 61224 e 61226, datada de 20/5/2016, a qual,

em 8/6/2016, ainda não havia sido enviada ao setor de patrimônio para o devido registro.

6.1.4 Achado

O acondicionamento dos equipamentos de informática, enquanto ainda

pendentes de destinação, se dá em espaço na própria sala de trabalho (656 e 657 - DTI), em

contato direto com o piso. Existem, ainda, bens diversos (como móveis) estocados em vagas de

veículos no estacionamento coberto. Constatamos ainda, equipamentos guardados no

consultório desativado, sala 6, conforme registrado a seguir:

No piso da DTI:

Figura 1 Figura 2

No estacionamento:

Figura 3 Figura 4

Em confronto com o que prevê a Norma que trata da guarda de bens patrimoniais,

IN SEDAP 18481986 - Bens Patrimoniais, constata-se:

4.1. Os principais cuidados na armazenagem, dentre outros são: a) os materiais devem ser resguardados contra o furto ou roubo, e protegidos contra a ação dos perigos mecânicos e das ameaças climáticas, bem como de animais daninhos;

O chefe do patrimônio informou que os bens localizados no consultório deverão

ser movimentados, pois a sala seria utilizada para outra finalidade. Ressalte-se que já há

utilização de espaço, em dois locais na garagem, para estoque de bens patrimoniais.

6.2 ALMOXARIFADO

A Unidade possui servidor responsável pelo setor de almoxarifado e utiliza o

sistema ASI adaptado para o controle dos materiais de consumo. O almoxarifado, localizada na

Sala 1, 1º Subsolo do Edíficio-Sede, é acessado apenas por servidores da área. Há, também,

uma sala com estoque de materiais de uso exclusivo da área de engenharia, na qual o setor de

almoxarifado apenas libera acesso aos servidores do Setor de Engenharia.

Foram verificadas as instalações do almoxarifado quanto à segurança, o

armazenamento de materiais e existência de extintores, bem como o recebimento de material,

o controle físico do estoque e o Relatório de Inventário Anual de 2015. Analisaram-se também

os Relatórios de Movimentação de Almoxarifado – RMA, de janeiro a maio/2016, sendo

executada, por amostragem, a confrontação dos valores de entrada do RMA com as respectivas

notas fiscais e verificação do atesto de recebimento.

Diante das análises, não foram constatadas impropriedades, exceto quanto aos

achados descritos a seguir:

6.2.1 Achado

Não há um controle definido para os materiais relativos ao Setor de engenharia.

O chefe do setor de almoxarifado informou que esses materiais pertencem ao

Setor de Engenharia, e que os servidores dessa área requisitam as compras e são responsáveis

pelo material lá estocado. Ainda conforme informações dadas pelo chefe do almoxarifado, o

acesso à sala com materiais de engenharia não é de acesso restrito aos servidores do

almoxarifado, sendo esse setor responsável apenas pela liberação da sala aos responsáveis da

área da engenharia. Tal situação fragiliza o controle dos materiais.

Na contagem de estoque do material destinado à engenharia, verificou-se que o

item “Espelho PVC interruptor 1 tecla cinza” apresentava-se em quantidade superior à

registrada no sistema (24 em quantidade física contra 10 no sistema).

6.3 BENS IMÓVEIS

6.3.1 CESSÕES DE ESPAÇO

Foram analisadas quatro cessões de uso de espaço físico, nas dependências do

MPDFT, assinados com a Associação dos Servidores do Ministério Público do Distrito Federal e

Territórios – ASMIP, a Associação do Ministério Público do Distrito Federal e Territórios –

AMPDFT, Caixa Econômica Federal – CEF e Banco do Brasil – BB, sendo que as cessões para

as duas associações de servidores se encontram em um mesmo processo administrativo. Seguem,

na Tabela, informações referentes aos processos.

ASMIP/AMPDFT CEF BB

Nº do Processo 08190.121004/13-31 08190.142164/14-86 08190.125485/06-33

Valor da Cessão - R$ 2.980,35 R$ 4.284,89

Tabela 9 - Informações sobre os Instrumentos de Cessão do MPDFT

Analisamos as cessões de espaço quanto aos termos dos Instrumentos de Cessão

de Uso, previsão de rateio das despesas comuns, taxa de ocupação, reajustamento, bem como os

efetivos recolhimentos. Não identificamos impropriedades, exceto quanto aos achados descritos

a seguir:

6.3.1.1 Achado

Não há celebração de termo de cessão de uso oneroso celebrado entre o MPDFT

e as associações de membros e servidores. Porém, após orientação tanto desta Auditoria Interna

do Ministério Público da União – AUDIN/MPU, quanto do Conselho Nacional do Ministério

Público – CNMP, houve iniciativa de tornar oneroso os termos de cessão celebrados com as

associações, sendo que o Parecer nº 153/2016-Conjur/SG, bem como a decisão do Senhor

Procurador-Geral de Justiça, nos autos do processo 08190.121004/13-31, pp. 143/144, posiciona-

se pela cessão onerosa, com determinação de produção de todos os trâmites para a cobrança,

inclusive com ciência, aceite e produção de novo termo de cessão. Não havia conclusão dos

procedimentos administrativos até o término da inspeção pela equipe de auditoria.

6.3.1.2 Achado

Está havendo cobrança a menor a título e cessão de espaço, desde janeiro de 2016,

no contrato de cessão de uso celebrado entre o MPDFT e a Caixa Econômica Federal – CAIXA.

Além disso, houve celebração de ato administrativo com efeito retroativo, e nos foi informado

pela chefe da Seção de Controle de Bens Imóveis que ela estaria designada como fiscal de 37

contratos.

Após análise dos autos do Processo 08191.038920/2016-88, verificou-se que o 2º

Termo Aditivo ao CONTRATO DE CESSÃO DE USO Nº 001/PGJ/MPDFT/2015 celebrado

entre o MPDFT e a Caixa Econômica Federal, datado de 29 de abril de 2016, em que o MPDFT

cede espaço para a CAIXA, acresce o espaço cedido em 31m², sendo que o valor da cessão passará

de R$ 1.645,14 (um mil, seiscentos e quarenta e cinco reais e quatorze centavos) para R$ 2.800,02

(dois mil, oitocentos reais e dois centavos), entretanto tal valor só será cobrado após a efetiva

ocupação.

Já a APOSTILA Nº 1 ao CONTRATO DE CESSÃO DE USO Nº

001/PGJ/MPDFT/2015 reajusta o valor da cessão em 10,9612%, utilizando o índice do IGP-

M/FGV, em respeito ao parágrafo primeiro da cláusula segunda do contrato de cessão

supracitado, passando o novo valor para R$ 2.980,35 (dois mil, novecentos e oitenta reais e trinta

e cinco centavos), produzindo efeitos retroativos a 7/1/2016, tendo em vista o disposto no art. 65,

§8º, da Lei nº 8.666/93. Além disso, foi-nos informado pela Chefe da Seção de Controle de Bens

Imóveis, que a ocupação do novo espaço, 31m² a mais, ainda não se tinha dado, com possibilidade

de ocorrer em julho de 2016. Verificou-se, também, que os valores cobrados e recolhidos até

maio/2016, conforme Memorando SECOBI nº 010/2016, foram de R$ 1.645,14 (um mil,

seiscentos e quarenta e cinco reais e quatorze centavos), equivalente ao valor anterior à ocupação

do novo espaço, e sem o reajuste contratual.

Dessa forma, o valor cobrado de janeiro a maio de 2016 está R$ 180,33 a menor

que o valor devido, visto que não compreende o reajuste contratual.

Além disso, vale destacar que, em entrevista com a Chefe da Seção de Controle

de Bens Imóveis, fomos informados pela servidora de que ela, na ocasião, seria fiscal de 37

contratos. A esse respeito, posiciona-se o Tribunal de Contas da União – TCU pela

impossibilidade de controle de excessivo número de contratos, e a referida nomeação de fiscais

deve sempre avaliar, entre outros elementos, a sobrecarga devido a excessivo número de

contratos.

Acórdão Nº 1.094/2013 – TCU – Plenário 41.1.2. designe fiscais considerando a formação acadêmica ou técnica do servidor/funcionário, a segregação entre as funções de gestão e de fiscalização do contrato, bem como o comprometimento concomitante com outros serviços ou contratos, de forma a evitar que o fiscal responsável fique sobrecarregado devido a muitos contratos sob sua responsabilidade (item 31.5.2. desta instrução);

6.3.2 LOCAÇÃO DE IMÓVEL

Paulo Octávio Imobiliária e Administradora LTDA. – Contrato nº

028/PGJ/MPDFT/2014

Trata-se de análise do contrato de locação de imóvel na Região Administrativa de

Brasília – DF, situado no SIG, Quadra 1, Lotes 985 a 1055, Salas 203, 204 e 205, 2º Andar, com

área total de 2.124.42m² (dois mil, cento e vinte e quatro metros e quarenta e dois centímetros

quadrados), bem como 32 (trinta e duas) vagas de garagem.

Foram analisadas a Ata da Reunião e Deliberações da Comissão constituída pela

Portaria DG nº 1.592/2013 onde deliberou-se pela juntada aos autos do Ofício nº1663/2013

/SIRDE/SPU/DF que informou acerca da indisponibilidade de Imóvel na região de interesse do

MPDFT, motivo pelo qual a comissão juntou aos autos pesquisa de imóveis juntamente com as

propostas enviadas pelas empresas Domos e Paulo Octávio. Analisamos ainda, a documentação

que trata da compatibilidade quanto ao preço de mercado, bem como se a contratação ao

prescrito na Nota Orientativa AUDIN/MPU nº 01/2004, que trata dos procedimentos para

aquisição ou locação de imóvel.

O objetivo do MPDFT, estabelecido pela Portaria DG nº 761/201, alterada pela

Portaria DG nº 1.592/2013, era proceder ao levantamento de imóveis para locação com vistas à

instalação de Unidades do MPDFT, sendo importante ressaltar que a mencionada portaria

estabeleceu os seguintes critérios para o desenvolvimento dos trabalhos: I – Área; II –

Proximidade do Fórum ou Unidade do MPDFT, se for o caso; III – Atendimento às normas de

acessibilidade e de combate a incêndio e pânico; IV – Instalação hidrossanitária; V – Instalação

elétrica quadro geral de energia; VI – Segurança das instalações, dentre outros.

A locação do imóvel se deu para as salas 203 (com 684,92m²), 204 (com

184,87m²) e 205 (com 298,02m²); perfazendo área total de 1.167,81m², nos termos apontados

no registro do imóvel.

Após levantamento foi acordado aluguel inicial no valor de R$ 96.000,00

(noventa e seis mil reais), condomínio não fixo de R$ 12.000,00 (doze mil reais) e IPTU em

2013 no valor de R$ 16.788,00 (dezesseis mil setecentos e oitenta e oito reais). A contratação

foi realizada por dispensa de licitação.

Analisamos a contratação no intuito de confirmar a aderência aos procedimentos

inicialmente estabelecidos, especialmente quanto à Nota Orientativa AUDIN/MPU nº 01/2004

e à Portaria DG nº 1.592/2013. Não foram encontradas desconformidades, exceto por:

6.3.2.1 Achado

Houve lançamento de R$ 44.900,78 (quarenta e quatro mil, novecentos reais e

setenta e oito centavos) na conta de controle de contratos do SIAFI em valor inferior ao

desconto efetivamente recebido.

O contrato define que o reajuste será anual com base no IGP-DI/FGV.

Identificamos que em decorrência dessa previsão, no primeiro ano, foi aplicado o índice de

3,937%. Com isso, o novo valor passou para R$ 99.779,52 (noventa e nove mil setecentos e

setenta e nove reais e cinquenta e dois centavos). Verificamos que em decorrência desse ajuste,

a conta contábil de controle dos contratos (812310301) recebeu lançamento por meio da

2016NL000015 no valor de R$ 181.416,96 (cento e oitenta e um mil quatrocentos e dezesseis

reais e noventa e seis centavos), valores estes referentes ao acréscimo de R$ 3.779,52 (três mil

setecentos e setenta e nove reais e cinquenta e dois centavos), que deve ser considerado para o

período de 48 meses restantes do contrato.

Decorridos 12 meses, por solicitação da Unidade foi concedido desconto no

aluguel no percentual de 5%, passando a vigorar o valor mensal de $ 94.790,54 (noventa e

quatro mil setecentos e noventa reais e cinquenta e quatro centavos). Neste caso, houve o

reconhecimento da baixa no total de R$ 44.900,78 (quarenta e quatro mil novecentos reais e

setenta e oito centavos), decorrentes da aplicação do desconto concedido para o período de 09

meses do exercício de 2016.

O valor de reporte referente à redução no aluguel deve também ser extrapolado

para o período restante do contrato, até para guardar simetria com o lançamento anterior

referente ao reajuste, nos termos previstos no art. 87 da Lei nº 4.320/64, o qual define que

“haverá controle contábil das obrigações oriundas de contratos em que a administração pública

for parte”, bem como o disposto item 4, alínea “d” da NBCT 16.5 que dispõe que “os registros

contábeis realizados e as informações apresentadas devem representar fielmente o fenômeno

contábil que lhes deu origem”, razão pela qual, o registro deve guardar relação com a memória

de cálculo a seguir:

VALOR DA LOCAÇÃO

NORMAL COM DESCONTO

VR DO DESCONTO

ANO – 2016

(9 M)

ANO 2017 A 2019 (31 M)

TOTAL

99.779,52 94.790,54 4.988,98 44.900,82 154.658,38 199.559,20

Tabela 10 – Cálculo valores de desconto

Ressalta-se que o ajuste acima deve ser considerado em todos os casos que

envolvam aumentos ou reduções contratuais, de modo a manter os registros contábeis

fidedignos, refletindo a real situação dos atos e fatos contábeis, e a satisfazer a finalidade da

escrituração, qual seja a de apresentar informações que auxiliem na tomada de decisão pela

Administração.

7. TRANSPORTES

Verificamos o preenchimento dos Controles de Saída de Veículos oficiais, por

amostragem, correspondente ao meses de março, abril, maio e junho de 2016, conforme o art.

10 da Portaria PGR nº 70/2015, o controle de abastecimento de combustível, fornecido pela

empresa Fast Fleet Gestão de Frotas LTDA - EPP, a realização de vistorias, as condições de

oito veículos, se houve utilização de transporte oficial e recebimento concomitante de

indenização prevista no art. 1º, § 1º, da Portaria PGR nº 41/2014.

A Unidade utiliza o cartão de abastecimento da Fast Fleet Gestão de Frotas Ltda

- EPP, contratada de acordo com o Pregão Eletrônico nº 87/2015, por meio do Contrato nº

057/DG/MPDFT/2015, com vigência de 1º/1/2016 até 31/12/2016.

Nas análises realizadas, não foram encontradas impropriedades, exceto quanto

aos achados descritos a seguir:

7.1 Achado

Constatado o pagamento da indenização adicional por trecho, prevista no art. 1º,

§ 1º, da Portaria PGR nº 41/2014, destinada à cobertura de despesas com deslocamento do local

de trabalho ou da residência até o local de embarque, bem como do local de desembarque até o

local de trabalho ou da residência, concomitantemente à utilização de veículo oficial. A norma

traz que a indenização é devida “desde que não fornecido transporte pela Administração”.

Na análise, observamos diário de tráfego do veículo FORD/Fusion, placa PAE

1054, conforme horário de saída do setor de garagem e oficinas norte às 16:00 horas, com diversos

destinos, inclusive aeroporto, no dia 11/3/2016. Conforme e-mail do setor de transporte o veículo

foi requisitado pela Chefe de Gabinete da Corregedoria-Geral. Segundo a concessão de diárias

informada pelo setor responsável, houve pagamento de indenização de transporte, conforme

requisição de bilhete de passagens Nº 03/2016, de 22 de fevereiro de 2016, com trajeto de Porto

Alegre - RS/Brasília – DF.

A previsão de chegada do voo ao Aeroporto de Brasília era às 20h24 do dia

11/3/2016, de acordo com informações constantes da requisição. Verifica-se, portanto, falha nos

controles administrativos da Unidade sobre a concessão da indenização de modo concomitante à

utilização de veículo oficial.

No entanto, o setor de concessão de diárias e o setor de transportes informaram

que não são informados sobre opção do membro/servidor quanto ao recebimento da indenização

ou utilização de veículo oficial. O setor de diárias informou, ainda, que todo aquele que tem

emitida passagem em seu nome recebe a citada indenização indiscriminadamente, o que é

possível observar no controle da concessão que foi apresentado à equipe de auditoria pelo setor.

7.2 Achado

Conforme análise, por amostragem, aos Diários de Tráfego, constatou-se que

alguns campos não foram preenchidos, como natureza do serviço, identificação do usuário,

nível do combustível e horário de chegada.

O art. 10 da Portaria PGR nº 70/2015 traz os dados que devem constar nas SSVs:

Art. 10 – Na SSV e e-SSV devem constar, necessariamente, os registros da placa do veículo, da data e dos horários de saída e chegada, do local de embarque e desembarque, da quilometragem constante do hodômetro no momento da saída e da chegada, da natureza do serviço, do nível de combustível na chegada, se o percurso está ou não coberto pelo pagamento de diária ou de indenização adicional por trecho, do nome do condutor e do

usuário e da identificação da unidade solicitante. (grifo nosso)

Uma vez que os Diários de Tráfego analisados não continham informação sobre

o usuário e de modo a possibilitar a comparação entre recebimento de indenização adicional

por trecho e utilização de veículo oficial, a equipe de auditoria emitiu a Solicitação de Auditoria

nº 3, de 15/6/2016, solicitando informações.

Em resposta, foi informado à equipe de auditoria que os Diários de Tráfego de

alguns setores, como a Corregedoria e o Gabinete da Procuradoria-Geral, são apenas arquivados

no setor de transportes, inexistindo qualquer tipo de controle por parte deste. Os únicos Diários

com trajeto abrangendo aeroporto foram identificados nos setores citados.

8. CELULAR CORPORATIVO

Verificamos o Relatório de Gastos Mensais de Telefonia Celular com a

discriminação das funções ocupadas por servidores, para fins de confrontação com os limites

estipulados na Portaria MPDFT nº 156, de 18/3/2011. O setor responsável informou que os

valores que ultrapassam os limites são comunicados ao usuário para que este autorize o

desconto em folha. Assim, os valores que ultrapassaram os limites foram descontados.

Analisamos o controle da Unidade sobre os limites das cotas mensais de

telefonia móvel estipulados pela Portaria MPDFT nº 156/2011, bem como o desconto em folha

de valores que ultrapassaram tais limites, e não foram encontradas impropriedades.

9. TRANSPARÊNCIA

Foi analisado Portal da Transparência do MPDFT, disponível para acesso na

internet, quanto ao atendimento do disposto no Art. 5º, incisos I e II, da Resolução CNMP n°

86/2012, relativo a informações orçamentárias, financeiras, licitações, contratos e convênios.

Não foram encontradas impropriedades.

10. SISTEMA DE GESTÃO DE RISCOS

Tendo em vista recomendação emitida pelo Tribunal de Contas da União ao

Ministério Público Federal, por meio do Acórdão nº 1.956/2016 – 1ª Câmara, e levando em

consideração que MPF e MPDFT compõem o MPU, foi indagado ao chefe da Secretaria de

Planejamento sobre a existência ou implantação de sistema de gestão riscos. Foi identificada a

seguinte impropriedade:

10.1 Achado

Foi informado à equipe de auditoria que não há sistema de gestão de riscos

formalmente implantado no âmbito do MPDFT. Esclareceram que existe controle sobre a

consecução dos objetivos pré-definidos com ações empreendidas para solução dos problemas

constatados.

A recomendação do TCU ao MPF, no citado Acórdão nº 1.956/2016 – 1ª Câmara,

foi no sentido de que aquele ramo estabeleça um sistema de gestão de riscos:

1.7.3. estabeleça um sistema de gestão de riscos, de modo a que os riscos considerados críticos pelo órgão sejam adequadamente identificados, permitindo a adoção de medidas mitigadoras, não olvidando a atribuição da responsabilidade pela coordenação e continuidade do mencionado sistema.

Por meio do Ofício nº 112/2016/AUDIN-MPU, enviado à Assessoria de

Modernização e Gestão Estratégica do MPF, este órgão de controle interno esclareceu que é

incumbência dos gestores a implementação do sistema de gestão de riscos, cabendo à AUDIN-

MPU avaliá-lo e verificar necessidades de aperfeiçoamento:

(…) 5. Assim, para atendimento à recomendação constante do item 1.7.3 do Acórdão TCU n° 1.956/2016 - lª Câmara, o sistema de gestão de riscos deve ser objeto de estudos e implementação pelos gestores do Ministério Público Federal, cabendo à AUDIN-MPU, nesse caso, avaliar a adequação e eficácia dos procedimentos estabelecidos, com vistas a verificar a necessidade de aperfeiçoamento.

11. MONITORAMENTO DAS RECOMENDAÇÕES EXARADAS EM

RELATÓRIOS ANTERIORES

Monitoramos o atendimento das recomendações expedidas em Relatórios de

Auditorias anteriores, conforme a seguir.

11.1 RELATÓRIO DE AUDITORIA Nº 14/2015

ITEM VERIFICAÇÃO DA AUDIN - MPU

11.1 Inclusão, na planilha de custos e formação de preços do Contrato nº 56/2012, de valor referente ao benefício de plano de saúde dos empregados, sem o estabelecimento de necessidade da devida comprovação da efetiva despesa pela empresa, para aqueles empregados vinculados ao contrato e que aderiram ao plano de saúde.

O benefício de plano de saúde foi excluído da planilha de custos do Contrato nº 56/2012.

Recomendação atendida.

11.8 Veículo de serviço modelo Ford Fiesta, placa JKH 7081, com avaria (batido na frente), aguardando laudo da Polícia Civil do DF para as providências cabíveis.

Após constar, no item 12 da Solicitação de Auditoria nº 01/2016, o pedido de informação a respeito do andamento do processo de apuração de responsabilidade pelo sinistro referenciado, a Unidade informou que foi enviado o Ofício SG nº 79 à Advocacia Geral da União, para fins de cobrança do ressarcimento pelo terceiro envolvido, tendo em vista ter sido ele o responsável pela batida de acordo com o Laudo Pericial da polícia civil.

Recomendação atendida.

Quadro 2 – Monitoramento de recomendações pendentes de atendimento

12. CONCLUSÃO

Em face dos exames preliminares realizados nos dados coletados, constatou-se,

na execução orçamentária, financeira e patrimonial, assim como na aplicação dos recursos

públicos alocados à Unidade, a aderência aos princípios da Administração Pública, exceto em

relação aos fatos relatados nos itens 2.1, 4.1.1.1, 4.1.2.1, 4.1.2.2, 4.1.2.3, 4.1.2.4, 4.2.1.1, 4.2.1.2,

4.2.2.1, 4.2.2.2, 4.2.2.3, 6.1.1, 6.1.2, 6.1.3, 6.1.4, 6.2.1, 6.3.1.1, 6.3.1.2, 6.3.2.1, 6.3.2.2, 7.1, 7.2

e 10.1, para os quais propõe-se o encaminhamento do presente relatório de auditoria à Unidade

Gestora, recomendando que os Administradores apresentem esclarecimentos, informações,

justificativas e/ou providências eventualmente adotadas em relação às seguintes recomendações

de auditoria:

12.1 Avaliar a conveniência e oportunidade de adoção, no Painel de Contribuição do

MPDFT, de indicadores de resultados para gerenciar o alcance dos objetivos táticos. (item 2.1);

12.2 Informar quanto à apuração da responsabilidade e aplicação de penalidades à

empresa Agroservice Segurança Ltda. pela não disponibilização de uniformes aos vigilantes

alocados ao Contrato nº 56/2012 em conformidade à quantidade demandada no Termo de

Referência do Pregão Eletrônico nº 83/2012. (item 4.1.1.1);

12.3 Realizar levantamento quanto à execução do Contrato nº 56/2012, com vistas a

apurar os valores pagos por itens de uniformes não fornecidos pela empresa, e providenciar o

ressarcimento dos valores pagos indevidamente. (item 4.1.1.1);

12.4 Passar a incluir nos editais de licitações para contratação de serviços cláusula

prevendo a eliminação de custos não renováveis já pagos ou amortizados no primeiro ano de

contrato, quando da sua prorrogação. (item 4.1.2.1);

12.5 Excluir das planilhas de custos do Contrato nº 7/2013, firmado com a empresa

Fortaleza Serviços Empresariais LTDA - EPP, os custos não renováveis, já pagos ou

amortizados no primeiro ano de contrato. (item 4.1.2.1);

12.6 Informar a respeito da glosa pela falta sem cobertura constatada no curso da

execução do Contrato nº 7/2013. (item 4.1.2.2);

12.7 Aprimorar as atividades de controles internos administrativos quanto à

verificação das quantidades de itens componentes dos uniformes fornecidos aos empregados

alocados à execução do Contrato nº 7/2013 e, caso constatado não fornecimento de algum item,

apurar valores e buscar o ressarcimento junto à contratada. (item 4.1.2.3);

12.8 Manter atualizadas, no Sistema de Contratos da página da AUDIN/MPU na

internet, as informações referentes ao Contrato nº 07/2013, assinado com a empresa Fortaleza

Serviços Empresariais LTDA – EPP. (item 4.1.2.4);

12.9 Observar, em contratações de Tecnologia da Informação, as normas e os

procedimentos estabelecidos pela Resolução CNMP nº 102/2013. (item 4.2.1.1);

12.10 Evitar que as atas de registro de preço e os contratos, assim como seus aditivos,

sejam formalizados em um mesmo termo ou instrumento, vez que têm natureza e finalidades

distintas. (item 4.2.1.2);

12.11 Celebrar instrumento contratual sempre que se tratar de valores correspondentes

à tomada de preços ou à concorrência, conforme art. 62, caput e § 4, da Lei nº 8.666/93, cc. Art.

15 do Decreto nº 7.892/2013. (item 4.2.1.2);

12.12 Abster-se, em futuros procedimentos licitatórios para Registro de Preços, de

adquirir itens separadamente quando licitar por grupo/lote. (item 4.2.2.1);

12.13 Abstenha-se de adquirir, individualmente, itens licitados por lote quando a

empresa vencedora não tiver apresentado para eles o menor preço, bem como de autorizar

adesões à ata de registro de preços decorrentes do Pregão nº 20/2016. (item 4.2.2.2);

12.14 Em futuras licitações de bens e serviços, realizar pesquisas de mercado

priorizando os parâmetros previstos nos incisos I e III do art. 2º da IN SLTI/MPOG 5/2014,

quais sejam, “Portal de Compras Governamentais” e “contratações similares de outros entes

públicos”, em conformidade com as orientações contidas na jurisprudência do TCU, a exemplo

do Acórdão TCU nº 1445/2015 – Plenário, a fim de evitar contratações por preços superiores

aos praticados por outros órgãos da Administração Pública Federal. (item 4.2.2.3);

12.15 Informar a esta AUDIN/MPU sobre a implementação de medidas com vistas à

atualização do sistema ASIWeb. (item 6.1.1);

12.16 Adotar providências com vistas a localizar os 5.259 bens, assim como os 68

notebooks, não encontrados pela comissão de inventário instituída pela Portaria MPDFT nº

693/2015 e/ou providenciar o devido ressarcimento, informando à AUDIN-MPU, com a maior

brevidade possível, os resultados alcançados. (item 6.1.2);

12.17 Aperfeiçoar as atividades de controle interno administrativo referentes à gestão

patrimonial, em especial em relação aos bens de informática, de forma que todas as

movimentações físicas sejam previamente comunicadas ao setor de patrimônio, para fins de

acompanhamento e registro. (item 6.1.3);

12.18 Adotar providências com vistas à disponibilização de espaço adequado para a

guarda dos bens patrimoniais (item 6.1.4);

12.19 Aperfeiçoar as atividades de controles internos administrativos do Almoxarifado

relativos a materiais de consumo destinados ao setor de engenharia, de forma que esse setor

detenha o controle efetivo sobre tais materiais. (item 6.2.1);

12.20 Informar a esta AUDIN, com a maior brevidade possível, quanto à conclusão dos

trâmites administrativos visando à cessão onerosa de espaço público para as associações de

membros e servidores do MPDFT. (item 6.3.1.1);

12.21 Apurar os valores recebidos a menor a título de cessão de espaço à CAIXA, e

providenciar o devido recebimento de tais valores, comunicando os resultados à AUDIN-MPU.

(item 6.3.1.2);

12.22 Evitar que os fiscais de contratos fiquem sobrecarregados devido a muitos

contratos sob sua responsabilidade. (item 6.3.1.2);

12.23 Reconhecer a redução, na conta contábil 812310301(controle dos contratos), no

valor de R$ 154.658,38 (cento e cinquenta e quatro mil seiscentos e cinquenta e oito reais e trinta

e oito centavos), referente ao desconto obtido, bem como adotar a sistemática de reconhecimento

de acréscimos e decréscimos em valores de contratos no SIAFI, sempre que for o caso. (item

6.3.2.1);

12.24 Aperfeiçoar as atividades de controles internos administrativos, de forma a evitar

a concessão da indenização adicional por trecho de que trata a Portaria PGR nº 41/2014

cumulativamente com a utilização de veículo oficial, adotando medidas para que haja

comunicação entre os setores de transportes e de diárias para tal finalidade. (item 7.1);

12.25 Realizar o levantamento, com vistas ao ressarcimento, de todos pagamentos de

indenização adicional por trecho realizados, desde a edição da Portaria PGR nº 41/2014, a

membros e servidores que tenham feito uso de veículos oficiais para os deslocamentos do local

de trabalho ou da residência até o local de embarque ou do local de desembarque até o local de

trabalho ou da residência, comunicando os resultados a esta AUDIN-MPU. (item 7.1);

12.26 Observar o preenchimento de todos os campos dos Diários de Tráfego, conforme

instrui a Portaria PGR nº 70/2015. (item 7.2);

12.27 Aprimorar as atividades de controles internos administrativos sobre a utilização

dos veículos oficiais, de forma que todas as saídas observem os requisitos estabelecidos pela

Portaria PGR nº 70/2015. (item 7.2);

12.28 Empreender ações para implementação de sistema de gestão de riscos no âmbito

do MPDFT. (item 10.1).

É o relatório.

Brasília, de novembro de 2016.

ÍTALO SILVEIRA DA COSTA Analista do MPU – ATE – Finanças e

KAMILLA TURNES LEMOS Analista do MPU – ATE – Finanças e

Controle COORDENADOR DA EQUIPE DE AUDITORIA

Controle MEMBRO DA EQUIPE DE AUDITORIA

EVERALDO ANTÔNIO DE JESUS Analista do MPU – ATE – Finanças e


RONALDO DA SILVA PEREIRA Analista do MPU – ATE – Finanças e


HELTON DEMETRIO DE BARROS Analista do MPU – ATE – Finanças e Controle

MEMBRO DA EQUIPE DE AUDITORIA

De acordo.

À Srª. Coordenadora da COGES

NELSON SILVA LOPES

CHEFE DA DIVISÃO DE AUDITORIA DE GESTÃO De acordo. Encaminhe-se ao Sr. Secretário de Auditoria JOSI BRANDÃO SILVA

COORDENADORA DE AUDITORIA DE

ACOMPANHAMENTO DE GESTÃO

À consideração do Sr. Auditor-Chefe. Em de novembro de 2016.

EDER SARDINHA E SILVA SECRETÁRIO DE AUDITORIA APROVO. Encaminhe-se à Unidade com vista a adoção das providências cabíveis. Em de novembro de 2016. SEBASTIÃO GONÇALVES DE AMORIM AUDITOR-CHEFE

RELATÓRIO DE AUDITORIA N.º 19/2016

Auditor-Chefe: Sebastião Gonçalves de Amorim Auditor-Chefe Adjunto: Edson Alves Vieira Secretário de Auditoria: Eder Sardinha e Silva Coordenador da COAPE: Paulo Patrocínio de Souza Composição da Equipe:

Auditores

Daiane Gabriela Lucas Tavares Coordenadora de Equipe

Lidiane Vieira Weberling Membro da Equipe

Denise Brasil Sales Membro da Equipe

Adriana Helena F. de Souza Carvalho Dias Membro da Equipe

Período da realização da Auditoria: 16 de agosto a 30 de novembro

Ato de designação: Ordem de Serviço SEAUD/AUDIN-MPU Nº3/2016

Unidades auditadas e respectivos responsáveis:

Unidade Auditada Responsável

Secretaria de Gestão de Pessoas Cinara Maria Carneiro Rocha

SUMÁRIO

1. INTRODUÇÃO 53

2. TESTES E PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA EFETUADOS 53

3. MONITORAMENTO DE RECOMENDAÇÕES DE AUDITORIAS ANTERIORES 54

4. GOVERNANÇA NA GESTÃO DE PESSOAS 55

4.1. LEVANTAMENTOS DE GOVERNANÇA NA GESTÃO DE PESSOAS 55

4.1.1.ACHADO DE AUDITORIA .................................................................................................................... 57

4.2. ADEQUABILIDADE DA FORÇA DE TRABALHO 57

4.3. INDICADORES GERENCIAIS DE RECURSOS HUMANOS 59

4.4. AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO/METAS INDIVIDUAIS 63

4.5. TREINAMENTOS 64

5. ACUMULAÇÃO DE CARGOS/PROVENTOS/PENSÕES 65

5.1. ACHADOS DE AUDITORIA 65

6. CESSÃO 69

6.1 ACHADOS DE AUDITORIA 70

7. REQUISIÇÃO 72


8. ADICIONAL DE INSALUBRIDADE/PERICULOSIDADE 73


9. TELETRABALHO 75


10. PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS DISCIPLINARES 77

11. ÓBITOS 77


12. CONTROLES INTERNOS ADMINISTRATIVOS 79

12.1 ACHADO DE AUDITORIA 81

13. CONCLUSÕES 81

1. INTRODUÇÃO

Em atendimento à Ordem de Serviço SEAUD/AUDIN – MPU Nº 3/2016, apresentamos o

Relatório de Auditoria de Gestão de Pessoas que trata dos resultados decorrentes de exames efetu-

ados sobre os atos de gestão de pessoal praticados no âmbito do Ministério Público do Distrito

Federal e Territórios.

O escopo da auditoria contemplou o monitoramento do atendimento de recomendações

de auditorias anteriores, avaliação da situação atual da governança na gestão de pessoas, observân-

cia da legislação de pessoal sobre os assuntos selecionados1 e avaliação da consistência dos contro-

les internos administrativos relacionados à gestão de pessoas.

2. TESTES E PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA EFETUADOS

Nenhuma restrição foi imposta quanto ao método ou extensão dos nossos trabalhos. Os

exames foram efetuados, na extensão julgada necessária, nas circunstâncias apresentadas, de acordo

com as normas de auditoria aplicáveis ao Serviço Público Federal, com o objetivo de avaliar a regu-

laridade e conformidade dos recursos públicos alocados nos processos de recursos humanos.

Os programas de auditoria e respectivos procedimentos estabelecidos para execução dos

trabalhos foram aplicados de acordo com a natureza das atividades da unidade auditada, que con-

templaram a aplicação de técnicas apropriadas para consecução dos objetivos propostos.

1 No presente trabalho de auditoria foi avaliada a observância da legislação de pessoal sobre acumulação de cargos, cessão, requisição, adicionais de insalubridade/periculosidade, teletrabalho, procedimentos ad-ministrativos disciplinares, licença para atividade política e óbitos.

54/114

3. MONITORAMENTO DE RECOMENDAÇÕES

DE AUDITORIAS ANTERIORES

RESSARCIMENTO DE CONTRIBUIÇÃO E CUSTEIO EFETUADOS A MENOR AO PLAN-ASSISTE DO SERVIDOR CEDIDO MAT. 3019

Referência: Item 5.3 do Relatório de Auditoria nº 13/2015

Trata-se de ressarcimento ao Plan-Assiste, relativo a contribuição e custeio efetuados a me-

nor, do servidor cedido Eduardo Alexandre Zaratz Vieria da Cunha, matr. 3019, tendo em vista que

a remuneração do órgão cessionário não estava sendo computada no cálculo da contribuição men-

sal e do custeio, sendo tal fato relatado no Relatório de Auditoria nº 13/2015.

Em análise verificamos que, a partir de fevereiro de 2016, foram adotados os procedimentos

visando a atualização das contribuições e custeios do servidor incluindo na base de cálculo a remu-

neração do órgão cessionário, bem como o início do desconto dos valores pagos a menor, no mon-

tante de R$ 2.169,67, o qual foi dividido em 10 parcelas de R$ 216,97.

Sobre o valor das parcelas, detectamos que estavam em desacordo com o art. 46, §1º, da Lei

nº 8.112/90, o qual define que “o valor de cada parcela não poderá ser inferior ao correspondente a

dez por cento da remuneração, provento ou pensão”, sendo que tal impropriedade foi relatada na

Nota de Auditoria nº 15/2016, de 18/3/2016, havendo recomendação à unidade para que providen-

ciasse os devidos acertos.

Em resposta a unidade informou que a Divisão de Pagamento de Pessoal foi orientada

a enquadrar os ressarcimentos aos ditames da lei. Em consulta a ficha financeira verificamos

que foi adotado a correção do valor das parcelas, entretanto, constatamos que não houve

continuidade do ressarcimento, tendo em vista que o servidor entrou em gozo de licença

sem vencimento.

Assim, esta situação será monitorada pela AUDIN nas próximas auditorias.

55/114

4. GOVERNANÇA NA GESTÃO DE PESSOAS

4.1. LEVANTAMENTOS DE GOVERNANÇA NA GESTÃO DE PESSOAS

A gestão de pessoas na administração pública brasileira passa por exigência de redução de

gastos, maior atenção ao atendimento do cidadão, necessidade de profissionalização na gestão, foco

em produtividade, dentre outras tendências, com vistas a contribuir com o alcance dos objetivos

institucionais.

Nesse sentido, em 2013, o Tribunal de Contas da União – TCU realizou

levantamento acerca da governança pública na área de pessoal, buscando assim

conhecer e avaliar a situação da governança e da gestão de pessoas dos órgãos da

Administração Pública Federal com o intuito de identificar os pontos mais vulneráveis e

induzir melhorias nessa área.

O referido levantamento se baseou em informações coletadas por meio de

questionário, contendo 88 perguntas, sendo que 305 organizações da Administração Pública

o responderam (92% da amostra selecionada), dentre as quais os quatro ramos do MPU.

Este foi o 1° Levantamento de Governança e Gestão de Pessoas do TCU – Ciclo 2013.

O resultado da avaliação revelou, de modo geral, que, em regra, os respondentes

apresentaram baixa capacidade em quase todos os componentes do modelo de

avaliação utilizado no referido levantamento, sendo verificadas significativas

deficiências nos sistemas de governança e gestão de pessoas da maioria das

organizações avaliadas, o que certamente estava comprometendo a capacidade de

gerar resultados e benefícios para a sociedade, além de expô-las a riscos relevantes.

A fim de induzir melhoria na situação encontrada, o TCU proferiu o Acórdão

3.023/2013-Plenário, na sessão do dia 13/11/2013, recomendando a adoção de

medidas para promover maior comprometimento da alta administração dos órgãos da

Administração Pública Federal com a eficiência, efetividade e transparência da gestão

56/114

de pessoas, de sorte que o esforço laborativo de cada organização pudesse ser mais bem

alocado proporcionando a produção de melhores resultados para a sociedade.

Já no exercício de 2016 o TCU aplicou novo questionário, contendo 96 perguntas,

para coletar dados a serem utilizados no 2° Levantamento de Governança e Gestão de

Pessoas – Ciclo 2016, o qual visa avaliar a situação atual e a evolução da governança e da

Gestão de Pessoas na Administração Pública Federal.

Diante do exposto e tendo em vista que o Ministério Público do Distrito Federal e Territórios

foi um dos Órgãos participantes, tanto do 1° Levantamento – Ciclo 2013, quanto do 2° Levantamento

– Ciclo 2016, foi solicitado à unidade – SGP que informasse acerca das providências que foram e

serão adotadas de forma a atender às recomendações do TCU exaradas no Acórdão 3.023/2013-

Plenário e de forma a implementar as práticas de boa Governança listadas pelo TCU nos dois

levantamentos efetuados. Além disso, também foi solicitado à unidade que encaminhasse as

respostas enviadas ao TCU referente ao questionário do último levantamento efetuado, ou seja, as

respostas ao questionário do levantamento do ciclo de 2016.

Analisando as respostas da unidade quanto ao estágio de implementação das práticas de

boa governança e gestão de pessoas, constatamos a seguinte situação, representada graficamente:

Constata-se que a unidade ainda possui 21% das boas práticas de governança e

gestão de pessoas em estágio inicial.

Estágio inicial21%

Estágio intermediário

23%

Estágio avançado56%

ESTÁGIOS DE IMPLEMENTAÇÃO DAS PRÁTICAS DE GOVERNANÇA NA GESTÃO DE

PESSOAS

57/114

Tendo em vista as informações apresentadas pela unidade quanto às providências

que estão sendo adotadas de forma a implementar e aperfeiçoar as boas práticas de

governança na gestão de pessoas recomendadas pelo TCU, constatamos o achado de

auditoria descrito a seguir:

4.1.1. ACHADO DE AUDITORIA

Ausência de adoção de providências para a implementação das seguintes práticas

de boa governança na gestão de pessoas:

Boa prática de Governança

Providência adotada

Item 89.

Executa procedimentos para identificar as causas que influen-ciam a movimentação dos colaboradores dentro da organização

Não foram informadas providências até a data do fechamento da auditoria.

Item 90.

Utiliza as informações relativas às causas de movimentação in-terna para promover melhorias na gestão organizacional

Não foram informadas providências até a data do fechamento da auditoria.

4.2. ADEQUABILIDADE DA FORÇA DE TRABALHO

Avaliamos neste item a adequabilidade da força de trabalho tanto em termos quantitativos

quanto em termos qualitativos.

Adequabilidade da força de trabalho em termos quantitativos

Tendo em vista avaliar a adequação do quadro de pessoal do MPDFT em termos

quantitativos, a SGP foi instada a se manifestar acerca da existência de procedimentos

técnicos para definir o quantitativo necessário de pessoal por unidade organizacional.

A unidade se manifestou quanto a essas questões mediante o Ofício 123/2016 –

SGP/MPDFT, de 16/09/16, da seguinte forma:

“No MPDFT, para o dimensionamento da força de trabalho, está sendo desenvolvido pela

58/114

Secretaria de Planejamento, por meio da Divisão de Análise Administrativa, os serviços de Mapeamento de Processos e Análise Administrativa. Neste trabalho são estabelecidos os recursos humanos, materiais e tecnológicos necessários para que a atividade das áreas sejam desempenhadas de maneira mais adequada. No que se refere, especificamente, aos recursos humanos são identificados os recursos atuais, os recursos necessários e os recursos ideais, tomando como base principalmente os processos de trabalho, além da análise da demanda, da complexidade e do volume de tarefas de cada área.

Como rotina de solução para as demandas levantadas, todas as Análises Administrativas com o seu diagnóstico situacional, no que se refere à necessidade de recursos humanos, são encaminhadas à Secretaria de Gestão de Pessoas, por meio da Assessoria de Políticas Institucionais. Registramos que até o momento temos 57% das Unidades da Instituição mapeadas.

Cabe ressaltar, ainda, que atualmente no MPDFT está estabelecido um padrão de estrutura mínima para a criação e implantação de uma Coordenadoria Administrativa de Promotoria de Justiça com no mínimo, cinco ofícios (Promotorias de Justiça).”

Diante do informado, constatamos que encontra-se em andamento o estudo do

dimensionamento da força de trabalho, já tendo sido efetivado em 57% das Unidades da

Instituição; já a movimentação interna vem priorizando a manutenção do quadro de pessoal

já existente nas unidades, redução da desigualdade no número de servidores entre as

circunscrições e as situações emergenciais definidas pela Administração Superior.

Adequabilidade da força de trabalho em termos qualitativos

Visando avaliar a adequação do quadro de pessoal do MPF em termos qualitativos, a uni-

dade foi instada a se manifestar acerca da implementação da gestão por competências, a qual busca

mapear e fomentar as competências requeridas para o atingimento dos objetivos estratégicos do

órgão.

O MPDFT informou que adotou formalmente o modelo de gestão por competências

em 2014 e vem gradativamente incorporando aos processos de gestão de pessoas.

Entretanto, foram mapeadas apenas as competências comuns e gerenciais, não sendo ainda

mapeadas as competências específicas. A forma adotada para reduzir o GAP de

competências do quadro de pessoal tem sido treinamento para capacitação nas

competências já mapeadas.

Diante do exposto, contata-se que a unidade tem envidado esforços no sentido de

adequar sua força de trabalho tanto em termos quantitativos quanto qualitativos, sendo que

59/114

o processo visando ao atingimento da referida adequabilidade será monitorado pela AUDIN

nas próximas auditorias.

4.3. INDICADORES GERENCIAIS DE RECURSOS HUMANOS

De acordo com Takashina e Flores (1996, p. 19), “indicadores são formas de representação

quantificáveis das características de produtos e processos. São utilizados pela organização para con-

trolar e melhorar a qualidade e o desempenho dos seus produtos e processos ao longo do

tempo”.

Em documento da Secretaria de Gestão do Ministério do Planejamento (2009), parte do

Programa Nacional de Gestão Pública e Desburocratização, os indicadores são definidos como “mé-

tricas que proporcionam informações sobre o desempenho de um objeto (seja governo, política, pro-

grama, organização, projeto), com vistas ao controle, comunicação e melhoria”. Os indicadores são

essenciais ao planejamento e controle dos processos organizacionais, pois estabelecem medi-

das verificadoras do alcance das metas e objetivos, sinalizam o rumo que a organização está

seguindo e oferecem melhor respaldo para tomada de decisão da gerência (Pinto, 2006).2

Tendo em vista avaliar a qualidade dos indicadores gerenciais de recursos humanos

do MPDFT, foi solicitado à unidade que informasse quais são os indicadores existentes, sua

fórmula, o que pretende medir, fonte e metodologia dos dados, data e resultado da última

medição e meta a ser alcançada.

A unidade enviou a seguinte tabela:

2 http://www.anpad.org.br/diversos/trabalhos/EnAPG/enapg_2012/2012_EnAPG254.pdf

60/114

NOME DO INDICADOR

O QUE O INDICADOR PRETENDE

MEDIR

META FÓRMULA

DO INDICADOR

FONTE

DE DADOS

METODOLOGIA DE OBTENÇÃO

DOS DADOS

VALOR MENSURADO

E DATA DA MENSURAÇÃO

2011 2012 2013 2014 2015

Índice de capacitação

Mede a eficácia do MPDFT em capacitar

membros e servidores

nas competências

definidas

2

Número de participações

em cada curso

realizado / Total de

membros e servidores

Listas de

presença dos cursos

Aplicação da fórmula na base

de dados 2,39 1,29 1,51 1,13 2,31

Índice de cumprimento do plano de capacitação

Mede a eficácia do MPDFT em capacitar os membros e servidores

nas competências definidas no

plano de capacitação

80%

Percentual das ações de treinamento realizadas / Número de

ações de treinamento planejadas

Plano

de Capacit

ação


de dados 75% 91% 75% 80% 84%

Índice de satisfação

com os treinamentos

Mede o grau de satisfação dos treinados

quanto ao treinamento

recebido 4,7

Relatório final de avaliação de curso com

índice de satisfação igual ou

maior do que a respectiva

meta (meta = 5)

Avaliação de reação

Pesquisa de satisfação

4,45 4,4 4,58 4,66 4,69

61/114

NOME DO INDICADOR


MEDIR

META FÓRMULA

DO INDICADOR

FONTE

DE DADOS


DOS DADOS

VALOR MENSURADO


2011 2012 2013 2014 2015

Índice de crescimento

técnico

Mede a quantidade

de servidores que

adquiriram alguma

capacitação técnica

(especialização, mestrado, doutorado)

após ingresso no MPDFT

20

Quantitativo de servidores

que adquiriram

alguma capacitação técnica no

período (ano)

Secor


de dados 9 15 10 43 32

Efetividade de ações de

ambiência organizaciona

l

Mede a capacidade do DGP em

executar com efetividade as

ações propostas no

painel de contribuição

70%

Percentual de ações do DGP

executadas com

efetividade*

Secplan Aplicação da

fórmula na base de dados

___ 95% 44% 70% 67%

62/114

NOME DO INDICADOR


MEDIR

META FÓRMULA

DO INDICADOR

FONTE

DE DADOS


DOS DADOS

VALOR MENSURADO


2011 2012 2013 2014 2015

Retenção de Talentos

Mede a capacidade

do MPDFT de reter os seus

talentos

< 5%

Total de servidores

que ingressaram

no MPDFT no período – total de

servidores que perderam o vínculo com o MPDFT no

período (excluir

mortes e aposentadorias) / Total de servidores no

início do período

SGP Aplicação da


___ 4,2% 14,8% 7,9% 8%

Índice de compatibili-

dade do quadro

funcional

Mede o grau de adequação das unidades em termos de

possuir lotação

adequada (quantidade e competência)

60%

Total de unidades

com lotação adequada

(quantidade e competência)

/ Total de unidades

SGP Aplicação da


___ 66,3% 83,9% 66,3% 57%

*Conforme informação prestada posteriormente pela unidade por email, a fórmula consiste no índice de realização física do Painel de Contribuição da Secretaria de Gestão de Pessoas, ou seja, no percentual de ações prevista pela SGP para o ano e a quantidade de ações efetivamente realizadas pela unidade.

Por meio do quadro exposto, verificamos que a unidade possui 7 Indicadores

Gerenciais de Recursos Humanos, para os quais houve estipulação de metas e de fórmulas,

definição do que pretende medir e da fonte e metodologia dos dados. As medições foram

63/114

realizadas a partir de 2011, demonstrando que há cinco exercícios a unidade vem

controlando o atingimento das metas estipuladas.

4.4. AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO/METAS INDIVIDUAIS

Neste item foi avaliada a qualidade da avaliação de desempenho e a existência de

metas individuais a serem cumpridas pelo quadro de pessoal. Tendo em vista estas

avaliações, enviamos à unidade questionário com perguntas acerca do método de avaliação

de desempenho e de sua qualidade.

Diante das informações prestadas, constatamos que, embora a unidade tenha

classificado em nível 4 (em uma escala de 0 a 5) a capacidade de seu sistema de avaliação

de desempenho em refletir o desempenho efetivo dos avaliados, a inexistência de avaliação

sistemática e periódica acerca da qualidade do método da avaliação de desempenho por

parte da unidade e também a ausência de adoção de prática para averiguar se as avaliações

de desempenho estão sendo adequadas denota que a avaliação da qualidade do método

feita pela unidade não é assertiva e precisa.

Quanto a este ponto cabe ressaltar que a unidade informou que:

“É importante observar que o método de avaliação de desempenho adotado hoje pelo MPDFT segue as regulamentações e direcionamentos da Procuradoria-Geral da República, significa dizer que a instituição não é totalmente autônoma para decidir e implantar metodologia de avaliação de desempenho.”

Quanto à implementação de metas individuais para o quadro de pessoal do MPDFT,

a unidade informou que não há prazo para adoção, pois está dependente da implementação

do projeto de gestão por competências para que possam ser implementadas metas setoriais

e individuais.

Diante do exposto e tendo em vista que a unidade está implementando a gestão por

competências e que segue as regulamentações da PGR no que tange às avaliações de

desempenho, informamos que a AUDIN monitorará o total mapeamento da competências

e a adesão do MPDFT às novas regulamentação da PGR referentes à nova metodologia de

64/114

avaliação de desempenho.

4.5. TREINAMENTOS

A prestação de serviços públicos de excelência tem se mostrado um imperativo na Admi-

nistração Pública, sendo que para tal objetivo ser alcançado fazem-se necessários investimentos em

treinamento e desenvolvimento do quadro de pessoal dos órgãos públicos, de forma a desenvolver

competências que possibilitem o atendimento dos objetivos estratégicos definidos. Entretanto, tam-

bém deve ser considerada a boa gestão do dinheiro público, avaliando o custo X benefício dos in-

vestimentos feitos, buscando assim atingir a melhor qualidade na prestação dos serviços, mas a cus-

tos razoáveis.

Entretanto, em que pese a necessidade de investimentos nas ações de treinamento e de-

senvolvimento do quadro de pessoal, deve sempre ser avaliado o retorno proporcionado ao órgão

pelos referidos investimentos. É necessário avaliar se tem havido o retorno esperado, de forma a

adotar providências cabíveis, se for o caso, para garantir a efetividade das ações de treinamento.

Objetivando conhecer a qualidade do processo de treinamento e desenvolvimento da força

de trabalho do MPDFT, foram avaliados, por meio de perguntas e pedidos de informações à SGP, os

seguintes pontos:

a) Valor investido em ações de treinamento e desenvolvimento nos exercícios de

2015 e 2016;

b) Forma de controle acerca da qualidade e efetividade das ações de treinamento e

desenvolvimento;

Conforme informações prestadas pela unidade, a avaliação de reação aos

treinamentos tem taxa de resposta de 80% e, juntamente com outros critérios, serve de

parâmetro para selecionar ações de capacitação, conforme determina o art. 9º, §2º, da

Portaria PGR nº 198/2011, que prevê que “O resultado da avaliação de cada ação realizada

deverá ser considerado no planejamento das próximas ações, com vistas ao aprimoramento

contínuo dessas ações.”

A avaliação de impacto, forma mais assertiva de monitoramento dos resultados de

65/114

treinamento, é considerada pela unidade como uma necessidade para melhoria contínua

das ações de capacitação e vem sendo aprimorada, passando a ser utilizada mediante

formulário eletrônico, para facilitar o envio das respostas. No entanto, a unidade informou

que há limitações de pessoal que impedem sua expansão.

Diante do exposto, concluímos que a unidade está envidando esforços para

aperfeiçoamento do controle da qualidade das ações de treinamento.

5. ACUMULAÇÃO DE CARGOS/PROVENTOS/PENSÕES

Neste item avaliamos a regularidade das acumulações de

cargos/proventos/pensões e a qualidade do controle da unidade em propiciar segurança

razoável no atingimento do objetivo de aderência às normas e regulamentações aplicáveis

com relação a: legalidade das acumulações, regularidade no pagamento de benefícios e

compatibilidade da jornada de trabalho.

Objetivando conhecer o sistema de controle da unidade sobre as acumulações de

cargos, foi aplicado questionário e solicitado que fossem enviados os casos de acumulações

de forma a avaliar sua regularidade.

Da análise das informações apresentadas, constatamos os achados de auditoria a

seguir descritos:

5.1. ACHADOS DE AUDITORIA

I – Incompatibilidade de jornada de trabalho no caso dos servidores que acumulam cargos efetivos e cargos em comissão.

Por meio da análise das informações apresentadas detectamos incompatibilidade

de jornadas de trabalho dos servidores listados na tabela a seguir, tendo em vista que a

nomeação ou designação para o exercício de cargo em comissão ou função de confiança

impõe ao servidor, mesmo que originalmente ocupante de cargo efetivo com regime

especial de trabalho, regime de dedicação integral, de acordo com o disposto no art.14 e §

66/114

4° do art. 19 da Portaria PGR/MPU n° 707, de 20 de dezembro de 2006, in verbis:

“Art. 14. Os ocupantes de função de confiança e cargo em comissão estão sujeitos ao regime de integral dedicação ao serviço, podendo ser convocados para o trabalho fora do horário do cumprimento da jornada de trabalho, sempre que houver interesse da administração ou necessidade do serviço. (Redação dada pela Portaria PGR/MPU nº 61, de 22 de julho de 2016)” (...)

“art. 19. Os serviços ou postos de saúde do Ministério Público da União funcionarão, preferencialmente, em regime contínuo e ininterrupto de 12 (doze) horas, com a elaboração de escalas ou turnos. (...) § 4º Os analistas e técnicos de saúde ocupantes de função de confiança ou cargo em comissão cumprirão a jornada de trabalho fixada para a respectiva especialidade, podendo ser convocados para o desempenho de suas atribuições fora do horário, em observância ao regime de integral dedicação e sempre que o interesse da Administração ou a necessidade do serviço exigir. (Redação dada pela Portaria PGR/MPU nº 61, de 22 de julho de 2016)

Tal entendimento foi corroborado nos pareceres SEORI/AUDIN-MPU n°964/2015 e

1.734/2016.

Dessa forma, os servidores ocupantes de CC/FC devem observar o regime de

integral dedicação, sendo que a jornada no órgão onde ocorre a acumulação deve ser fora

do horário do exigido pelo regime de integral dedicação ao serviço.

MAT

CARGO EFETIVO NO MPDFT

CARGO EM COMI-SÃO / FUNÇÃO DE CONFIANÇA NO MPDFT

JORNADA NO MPDFT

JORNADA NO OUTRO ÓRGÃO

967

ANALISTA DO MPU / MEDICINA / CARDIO-LOGIA

Secretário de Atendimento à Saúde (CC-05)

Servidor dispensado do controle de fre-quência

Ter, Qua e Qui – 13h às 17h

3746

ANALISTA DO MPU / MEDICINA / FISIATRIA

Chefe de Setor

(FC-03)

Seg e Sex – 8h às 13h

Ter e Qua – 12h30 às 15h30

Qui – 12h30 às 16h30

Seg e Sex - 13 às 18h


1337

ANALISTA DO MPU / APOIO TECNICO ESPE-CIALIZADO / GESTAO PUBLICA

Chefe de Divisão

(CC-02)

Seg, Ter, Qua, Qui e Sex –

12h às 19h


7h25 às 12h25

e 19h às 23h

67/114

II - Ausência de intervalos e sobreposição entre jornadas cumpridas em órgãos

onde ocorre a acumulação de cargos. Mediante análise dos dados relativos às jornadas de trabalho fixadas no caso das acumula-

ções de cargos, detectamos, a exemplo dos casos citados na tabela a seguir, ausência de intervalos

e sobreposição de jornadas.

MAT

CARGO EFETIVO NO MPDFT

CARGO EM COMI-SÃO / FUNÇÃO DE CONFIANÇA NO MPDFT

JORNADA NO MPDFT

JORNADA NO OUTRO ÓRGÃO

3746

ANALISTA DO MPU / MEDICINA / FISIATRIA

Chefe de Setor

(FC-03)

Seg e Sex – 8h às 13h

Ter e Qua – 12h30 às 15h30

Qui – 12h30 às 16h30

Seg e Sex - 13 às 18h


1337

ANALISTA DO MPU / APOIO TECNICO ESPE-CIALIZADO / GESTAO PUBLICA

Chefe de Divisão

(CC-02)


12h às 19h


7h25 às 12h25

e 19h às 23h

III – Pagamentos cumulativos de benefícios no MPDFT e no órgão onde ocorre a acu-

mulação de cargos.

Confrontando os dados apresentados pela unidade com a ficha financeira no MPDFT, cons-

tatamos pagamento de auxílio-alimentação em duplicidade à servidora mat. 4696, a qual acumula

cargos no MPDFT (Técnico do MPU/Apoio Técnico Administrativo/Tecnologia da Informação e Co-

municação) e na Secretaria de Estado de Educação do DF (Professor de Educação Básica), em desa-

cordo com a Portaria PGR N.º 666, de 12.12.96:

“Art. 3º (...)

Parágrafo único - Os membros e servidores que acumulem cargos na forma da Constituição, farão jus à percepção de um único Auxílio-Alimentação, mediante opção.”

Planilha enviada pela unidade:

68/114

Ficha financeira no MPDFT:

IV - Indícios de possível acumulação indevida de cargos dos Membros/servidores detectados em auditoria do TCU.

Indícios de possível acumulação indevida de cargos dos Membros/servidores abaixo, tendo em vista

os achados apontados em recente auditoria efetuada pelo TCU na unidade, conforme tabela a seguir:

69/114

MAT. CARGO NO MPDFT POSSÍVEL CARGO/PROVENTOS

ACUMULADOS

SE RECADASTROU EM 2015?

DECLARAÇÃO DE ACUMULAÇÃO DE

CARGOS

4821 TÉCNICO DO MPU / APOIO TÉCNICO ADMINISTRATIVO /

ADMINISTRAÇÃO

ASSITENTE - EMBRAPA Sim Declarou não acumulação


ADMINISTRAÇÃO

SEGUNDO SARGENTO - AERONÁUTICA

Não, pois a servidora ingressou após a realização

do recadastramento (em 15/03/2016).

Declarou não acumulação no momento da posse

458 PROMOTOR DE JUSTIÇA PROVENTOS DE CAPITÃO – POLÍCIA

MILITAR

- -


TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO

ANALISTA - EMPBRAPA Sim Declarou não acumulação

4887 ANALISTA DO MPU / APOIO JURÍDICO / DIREITO

MEMBRO DE ÓRGÃO DE DELIBERAÇÃO

COLETIVA - DETRAN

Sim Declarou não acumulação


SEGURANÇA INSTITUCIONAL E TRANSPORTE

ASSISTÊNCIA PÚBLICA À SAÚDE –

SECRETARIA DE ESTADO DA SAÚDE

Não, pois o servidor ingressou após a realização

do recadastramento (em 24/11/2015).

Declarou não acumulação no momento da posse


ADMINISTRAÇÃO

ANALISTA JUDICIÁRIO - TSE



SEGURANÇA INSTITUCIONAL E TRANSPORTE

MÉDICA DO QPDF – SECRETARIA DE

ESTADO DA SAÚDE


V - Ausência de pesquisa em base de dados externa.

Quando perguntada acerca da qualidade de seus controles internos administrativos

em assegurar a regularidade da acumulação de cargos, a unidade informou que não possui

pesquisa com base de dados externa, de forma a averiguar possíveis acumulação de cargos.

6. .......................................................................... CESSÃO

70/114

Neste item, avaliamos a qualidade do processo de cessão em proporcionar

segurança razoável no atingimento do objetivo de aderência às normas e regulamentações

aplicáveis com relação a: regularidade da cessão, correção no pagamento de benefícios e

qualidade dos registros na base cadastral.

Para esta avaliação enviamos questionário à unidade e solicitamos que fossem

informados os casos de cessão.

Por meio da análise dos dados apresentados, constatamos que o MPDFT possui

atualmente 31 servidores cedidos, todos para órgãos da União e com consequente ônus

para o MPDFT.

Avaliando as respostas ao questionário e as outras informações prestadas pela

unidade, foram detectados os achados de auditoria descritos a seguir:

6.1 ACHADOS DE AUDITORIA

I –Inconsistência de informações no sistema Mentorh quanto aos servidores cedidos.

Confrontando os dados enviados pela unidade com os registros no sistema Mentorh,

detectamos inconsistências, tendo em vista que a unidade enviou informações que os

servidores mat. 3609, 3975, 4230 e 4364 exercem FC/CC, mas não há informação no sistema

com respeito ao exercício das referidas FC/CC, conforme telas a seguir:

71/114

II – Ausência de registro da remuneração no órgão cessionário no sistema Mentorh.

Por meio da análise dos dados apresentados, detectamos ausência de registro no

“Cadastro de Remuneração Externa”, a exemplo dos servidores cedidos mat. 2081 e 4170.

72/114

7. REQUISIÇÃO

Neste item, avaliamos a qualidade do processo de requisição em proporcionar segurança

razoável no atingimento do objetivo de aderência às normas e regulamentações aplicáveis com re-

lação à regularidade da requisição, correção nos pagamentos de benefícios e qualidade dos registros

na base cadastral.

Foi aplicado questionário à unidade visando conhecer a qualidade do referido processo,

sendo também solicitado informações acerca dos atuais servidores requisitados.

Conforme informações prestadas pela unidade, constatamos que o MPDFT possui

atualmente 174 servidores requisitados, sendo 4 com ônus ao MPDFT.

Avaliando as informações prestadas, foram detectados os achados de auditoria

descritos a seguir:


Ausência dos comprovantes de reembolso dos servidores requisitados com

ônus ao MPDFT

Analisando as informações prestadas, detectamos ausência de documentos relativos

aos reembolsos dos servidores requisitados com ônus ao MPDFT matrs. 5147 e 5152,

73/114

conforme solicitação da AUDIN. Instada a se manifestar a unidade informou que efetua o

reembolso do servidor mat. 5152 ao órgão de origem, sem contudo ter enviado o

comprovante de reembolso; quanto ao servidor mat. 5147 a unidade informou que ainda

não realiza os reembolsos referentes à sua remuneração, mas que está tomando

providências para a regularização da situação.

8. ADICIONAL DE INSALUBRIDADE/PERICULOSIDADE

Neste item, avaliamos a qualidade do processo de concessão dos adicionais de

insalubridade/periculosidade em afiançar segurança razoável no atingimento do objetivo de

aderência às normas e regulamentações aplicáveis com relação à regularidade nos

pagamentos, lotação em locais periciados e controle das alterações desses ambientes.

Foi aplicado questionário à unidade visando conhecer o referido processo e

solicitado que fossem informados os beneficiários dos referidos adicionais.

Da análise dos dados apresentados constatou-se que, atualmente, 35 servidores

estão recebendo adicional de insalubridade e 4 estão recebendo adicional de

periculosidade. Ressalte-se que não há pagamentos de gratificação por trabalhos com raio-

X.

Avaliando as informações prestadas pela unidade foram detectados os achados de

auditoria descritos a seguir:


I – Ausência de respaldo de laudo técnico individual que comprove a exposição

em caráter habitual e permanente no caso de servidores ocupantes de função de chefia

ou direção.

Ausência de respaldo de laudo técnico individual a exemplo dos servidores mat.

3746 e 967, ocupantes dos cargos ANALISTA DO MPU/MEDICINA/FISIATRIA e ANALISTA DO

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MPU/MEDICINA/CARGIOLOGIA, em exercício da função de Chefe de Setor - FC-03 e

Secretário de Atendimento à Saúde – CC-05, respectivamente, e beneficiários do adicional

de insalubridade.

De acordo com o art. 11, inciso IV, da Orientação Normativa n° 6, de 18 de março de 2013:

Art. 11. Não geram direito aos adicionais de insalubridade e periculosidade as atividades:

(...)

IV - em que o servidor ocupe função de chefia ou direção, com atribuição de comando administrativo, exceto quando respaldado por laudo técnico individual que comprove a exposição em caráter habitual ou permanente.

Tendo em vista o disposto na norma, o servidor que ocupe função de chefia ou

direção, com atribuição de comando administrativo, não terá direito aos adicionais de

insalubridade ou periculosidade, exceto quando estiver respaldado por laudo técnico

individual que comprove a exposição em caráter habitual ou permanente.

II - Ausência de controle das alterações de lotação, no ambiente ou nos processos de

trabalho.

Quando questionada acerca do controle da regularidade do pagamento dos adicionais, a

unidade assim se manifestou:

“Não é realizado o controle de alterações no ambiente ou dos processos de trabalho ou da legislação vigente acerca do pagamento de adicional de periculosidade/insalubridade.”

Vejamos o que diz a legislação sobre o assunto:

ART. 10, § 3° DA ORIENTAÇÃO NORMATIVA Nº 6, DE 18 DE MARÇO DE 2013 “§ 3º O laudo técnico não terá prazo de validade, devendo ser refeito sempre que houver alteração do ambiente ou dos processos de trabalho ou da legislação vigente.”

Tendo em vista o disposto na norma, constata-se que não há necessidade de

renovação anual do laudo, desde que haja controle da alteração de lotação, do ambiente

ou dos processos de trabalho. Entretanto a unidade informou que tal controle não é feito.

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9. TELETRABALHO

Este item buscou verificar o quantitativo de servidores que se encontram em regime

de teletrabalho no MPDFT, o cumprimento das metas estabelecidas e o parecer das chefias

imediatas.

Sobre o assunto a Portaria PGR/MPU n° 110, de 11 de dezembro de 2015 que rege

o teletrabalho no MPU assim dispõe:

“Art. 2º A realização de trabalhos do Ministério Público da União fora de suas dependências ocorrerá, a princípio, por 12 (doze) meses a título de experiência-piloto, devendo ser realizadas avaliações trimestrais dos resultados auferidos.

Art. 6º A realização do teletrabalho é de adesão facultativa dos ramos do Ministério Público da União - MPU e da Escola Superior do Ministério Público da União - ESMPU a ser adotada a critério do gestor da unidade macro, em razão da conveniência do serviço, a pedido do servidor interessado, não constituindo direito, nem dever deste, sendo restrita às atribuições em que seja possível, em razão da característica do serviço, mensurar objetivamente a produtividade do servidor.

Art. 7º A estipulação de metas de desempenho diárias, semanais ou mensais, alinhadas ao Planejamento Estratégico de cada ramo do MPU e ao Plano de Desenvolvimento Institucional da ESMPU, é requisito para a implantação do teletrabalho na unidade.

Parágrafo único. As chefias imediatas estabelecerão as metas e prazos a serem alcançados, observados os parâmetros da razoabilidade e, sempre que possível, em consenso com os servidores.”

Tendo em vista as informações prestadas pela unidade, constatou-se que,

atualmente, o MPDFT possui 78 servidores em regime de teletrabalho.

Após a avaliação dos dados, foram detectados os achados de auditoria descritos a

seguir:


I - Ausência de metas que possam ser objetivamente mensuráveis, em desacordo com

o disposto no art. 6º da Portaria PGR/MPU nº 110/2015;

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Avaliando as informações prestadas pela unidade detectamos ausência de objetividade na

estipulação de determinadas metas, em desacordo com o art. 6° da Portaria PGR/MPU nº 110/2015

antes descrito, conforme demonstra quadro a seguir:

II – Ausência de Relatório Trimestral acerca dos resultados obtidos com o teletrabalho.

A unidade informou que parte dos setores que adotaram o teletrabalho

apresentaram, em agosto de 2016, Relatórios Trimestrais com informações referentes aos

resultados alcançados pela iniciativa nos períodos de maio a julho. Informou, ainda, que os

resultados alcançados pelos servidores em teletrabalho relativos ao período de agosto a

outubro seriam encaminhados pelos setores em novembro de 2016.

Entretanto a unidade também informou que alguns setores ainda não

encaminharam o Relatório Trimestral de Teletrabalho referente aos resultados alcançados

pela iniciativa nos períodos de maio a julho, apesar do envio de mensagem eletrônica

solicitando a apresentação do mencionado documento, em desatendimento às disposições

do inciso III, do art. 13, da Portaria PGR nº 110/2015, in verbis:

“Art. 13. São deveres da chefia imediata:

(...)

III – encaminhar relatório trimestral ao gestor da unidade macro com a relação de servidores, as dificuldades verificadas e quaisquer outras situações detectadas que possam auxiliar no desenvolvimento do teletrabalho, bem assim os resultados alcançados, inclusive no que concerne ao incremento da produtividade”.

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10. PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS DISCIPLINARES

Neste item, avaliamos a qualidade do trâmite dos Processos Administrativos Disciplinares

em propiciar segurança razoável no atingimento do objetivo de aderência às normas e regulamen-

tações aplicáveis com relação à efetiva implementação das penalidades advindas desses processos.

Foi enviado questionário à unidade e solicitado que fossem informados os casos de PAD

que resultaram em algum tipo de penalidade nos últimos três anos.

Em análise aos documentos apresentados pela unidade, verificamos a ausência de acerto

financeiro decorrente da aplicação da penalidade de demissão ao servidor mat. 4665, ocorrida em

29.03.2016.

Em contato com a unidade, foi informado que o processo encontra-se em análise com a

direção superior, aguardando orientação quanto ao acerto a ser efetuado, tendo em vista haver ou-

tros valores a serem recebidos e ressarcidos pelo servidor.

11. ÓBITOS

Neste item avaliamos a qualidade dos sistemas de controle interno da unidade em

garantir segurança razoável de que não haja pagamentos indevidos após a data de óbito

dos membros/servidores inativos e dos pensionistas.

Foi solicitado à unidade que respondesse a um questionário, o qual buscou

conhecer a qualidade dos referidos sistemas de controle, além de informações sobre óbitos

nos últimos quatro anos.

Após a avaliação dos dados, foram detectados os achados de auditoria descritos a

seguir:


I – Ausência de acerto financeiro de valores pagos após a data do óbito de

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pensionista falecido.

Na análise dos dados enviados pela unidade, verificamos que foi pago ao

pensionista de matrícula 1231, falecido em 31/10/2012, o valor integral do benefício em

novembro/2012, sem que tenha registro dos acertos financeiros pertinentes em ficha

financeira, conforme demonstra figura a seguir:

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II - Possibilidade de melhorias no controle da detecção tempestiva dos óbitos

de pessoal inativo e pensionista, evitando pagamentos indevidos após a data de

falecimento.

Instada a se manifestar quanto à forma de verificação de possíveis óbitos nos quadros de

pensionistas e pessoal inativo, a unidade informou que o controle para evitar o pagamento indevido

de proventos e pensões após falecimento é realizado via recadastramento anual.

Em que pese a forma de controle adotada, a mesma não se mostra muito eficiente, haja

vista a sua intempestividade na detecção dos óbitos que podem ocorrer no intervalo de recadastra-

mento, podendo acarretar pagamentos indevidos.

Assim, como forma de fomentar a adoção de melhores práticas de gestão, verificamos nas

auditorias efetuadas que o MPF está em tratativas para aderir ao convênio firmado entre o Instituto

Nacional do Seguro Social (INSS) e o Conselho Nacional do Ministério Público para acesso ao Sis-

tema de Óbitos – SISOB.

Nesse sentido, entendemos como oportuno que a unidade avalie a conveniência de uma

possível adesão ao referido convênio de formar a minimizar o risco de pagamentos indevidos por

reconhecimento tardio dos óbitos de inativos e pensionistas.

12. CONTROLES INTERNOS ADMINISTRATIVOS

O AICPA, American Institute of Certified Public Accountants (Comitê de

Procedimentos de Auditoria do Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados),

por meio de Relatório Especial da Comissão de Procedimentos de Auditoria, definiu o

controle interno como sendo “o plano da organização e todos os métodos e medidas

coordenados, aplicados a uma empresa, a fim de proteger seus bens, conferir a

exatidão e a fidelidade de seus dados contábeis, promover a eficiência e estimular a

obediência às diretrizes administrativas.”

O COSO, Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission

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(Comitê das Organizações Patrocinadoras), definiu controle interno como “um processo

levado a cabo pelo Conselho de Administração, Direção e outros membros da

organização com o objetivo de proporcionar um grau de confiança razoável na

concretização dos seguintes objetivos:

- Eficácia e eficiência dos recursos;

- Fiabilidade das informações financeiras;

- Cumprimento das leis e normas estabelecidas.”

Ante o exposto entendemos que o Controle Interno é o conjunto de

procedimentos, normas e práticas estabelecidos pela Gestão do Órgão com o objetivo

assegurar segurança razoável que seus objetivos sejam atingidos. Quanto ao Órgão de

Controle Interno (no caso a AUDIN-MPU), cabe a atribuição de avaliar a qualidade dos

controles internos administrativos implementados pela gestão do órgão.

Neste sentido, objetivando avaliar a qualidade dos Controles Internos

Administrativos da Secretaria de Gestão de Pessoas, foi aplicado questionário cujas

perguntas tiveram como modelo o COSO II.

Tendo em vista as respostas ao questionário, foram indicadas pela própria unidade

algumas fragilidades em seu sistema de controle interno, como por exemplo a ausência de

treinamento e conhecimento formal acerca das teorias que regem os Controles Internos

Administrativos (COSO I e II) e o Gerenciamento de Riscos (ISO 31.000 e 31.010);

ausência de formalização do gerenciamento de riscos em conformidade com a ISO 31.000 e

31.010; insuficiência de pessoal o que, segundo a unidade, reflete em falta de tempo para

revisão dos procedimentos; por fim, também citou que o sistema de gestão de pessoas não

abrange todas as necessidades e, considerando a diversidade dos temas tratados pela área

de RH, muitos procedimentos são realizados de forma manual, o que acarreta erros nos

processamentos das tarefas.

Diante do exposto, destacamos o achado de auditoria a seguir:

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12.1 ACHADO DE AUDITORIA

Ausência de treinamento e conhecimento formal acerca das teorias que regem os Con-troles Internos Administrativos (COSO I e II) e o Gerenciamento de Riscos (ISO 31.000 e 31.010) por parte dos servidores do RH e ausência de formalização do gerenciamento de riscos.

Em análise das informações apresentadas, foi constatado que a força de trabalho do setor

de RH do MPDFT não dispõe de conhecimento formal acerca dos melhores modelos de controles

internos administrativos e gerenciamento de riscos, além da SGP não possuir o gerenciamento de

riscos formalizado.

13. CONCLUSÕES

Tendo por base as análises preliminares, não foram detectadas impropriedades na gover-

nança, no sistema de controle interno e na aplicação das normas e regulamentações referentes à

gestão de pessoas, com exceção dos achados de auditoria 4.1.1, 5.1, 6.1, 7.1, 8.1, 9.1, 11.1 e 12.1,

para os quais propõe-se o encaminhamento do presente relatório de auditoria à Unidade Gestora,

recomendando que os Administradores apresentem esclarecimentos, informações, justificativas e/ou

providências eventualmente adotadas em relação às seguintes recomendações de auditoria:

13.1 Informar se a unidade possui pretensões de adotar providências para implementar as

boas práticas de governança e gestão de pessoas para as quais ainda não foram adotadas

medidas para implementá-las, detalhando quais serão as referidas medidas. Caso não haja

pretensões, informar a causa da opção por não fomentar as referidas práticas (Item 4.1.1).

13.2 Avaliar a situação dos servidores mat. 967, 3746 e 1337, os quais possuem

incompatibilidade de jornadas de trabalho ao acumularem cargos efetivos e CC/FC, tendo

em vista que a nomeação ou designação para o exercício de cargo em comissão ou função

de confiança impõe ao servidor regime de integral dedicação ao serviço, mesmo que

originalmente ocupante de cargo efetivo com regime especial de trabalho. (ITEM 5.1 - I)

13.3 Adotar providências de forma a regularizar os casos de ausência de intervalo ou

sobreposição de jornadas nos casos de acumulação de cargos (Item 5.1 – II).

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13.4 Providenciar a regularização do pagamento de benefícios em duplicidade à servidora mat. 4696,

a qual acumula cargos no MPDFT e no GDF, e aperfeiçoar os controles internos administrativos de

forma a evitar recorrência da impropriedade neste e em outros casos (ITEM 5.1 - III)

13.5 Apurar os possíveis indícios de acumulação de cargos apontados pelo TCU, informando

a AUDIN os resultados da apuração, inclusive quanto à legalidade da acumulação, da jornada

de trabalho e do pagamento de benefícios. (ITEM 5.1 - IV)

13.6 Avaliar a oportunidade e conveniência de efetuar pesquisa com base de dados externa

de forma a aperfeiçoar os mecanismos de controles internos da acumulação de cargos (item

5.1 - V).

13.7 Aperfeiçoar os registros no Sistema Mentorh de forma a que as informações registradas

sejam fidedignas (ITEM 6.1 - I)

13.8 Registrar no sistema Mentohr a remuneração externa recebida no órgão cessionário,

no caso dos servidores cedidos, tendo em vista que a referida remuneração entra na base

de cálculo da contribuição e custeio do Plan-Assiste, das reposições ao erário, entre outras

e aperfeiçoar os registros no Sistema Mentorh de forma a que as informações registradas

sejam fidedignas (ITEM 6.1 - II).

13.9 Encaminhar os comprovantes de reembolso dos servidores requisitados mats. 5147 e

5152 (ITEM 7.1)

13.10 Justificar o pagamento de adicional de insalubridade/periculosidade a servidor

ocupante de CC/FC que não está respaldado por laudo técnico individual que comprove a

exposição em caráter habitual ou permanente, adotando providências para regularizar a

situação, e aperfeiçoar as atividades de controle de forma a evitar recorrência da situação

(Item 8.1 - I).

13.11 Implementar ações para que haja controle das alterações de lotação, do ambiente ou

dos processos de trabalho, com vistas à continuidade do pagamento dos adicionais (item

8.1 - II).

13.12 Estabelecer metas em que seja possível mensurar objetivamente a produtividade do servidor,

conforme determina as regras vigentes (Item 9.1 – I)

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13.13 Adotar providências com vista a que seja observado o regulamento no quesito referente a

ausência de Relatório Trimestral dos servidores mats. 4406, 2264, 3443, 3140, 3024, 2668, 3174, 3015,

3666 e 3167, em regime de teletrabalho, referente ao período de maio a junho. (ITEM 9.1 - II)

13.14 Informar se houve ressarcimento relativo ao pagamento indevido após a data do óbito

ao pensionista mat. 1231 (ITEM 11.1 - I)

13.15 Avaliar a possibilidade e conveniência de uma possível adesão ao convênio firmado entre o

Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e o Conselho Nacional do Ministério Público para acesso

ao Sistema de Óbitos – SISOB de formar a minimizar o risco de pagamentos indevidos por reconhe-

cimento tardio dos óbitos de inativos e pensionistas. (Item 11.1 - II).

13.16 Avaliar a oportunidade e conveniência de promover treinamentos sobre controles internos

administrativos e gerenciamento de riscos ao quadro de pessoal do RH e de proceder a formalização

do gerenciamento de riscos, conforme instruído pelas normas ISO 31.000 e 31.010, apresentando

justificativas caso não haja pretensões de implementar as referidas recomendações (item 12.1).

DAIANE GABRIELA LUCAS TAVARES Coordenadora da Equipe de Auditoria

LIDIANE VIEIRA WEBERLING Membro da Equipe de Auditoria

DENISE BRASIL SALES

Membro da Equipe de Auditoria

ADRIANA HELENA F. DE SOUZA

CARVALHO DIAS Membro da Equipe de Auditoria

De acordo.

Encaminhe-se ao Senhor Secretário de Auditoria.

Em de dezembro 2016.

PAULO PATROCÍNIO DE SOUZA

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Coordenador de Auditoria de Recursos Humanos

De acordo.

À consideração do Senhor Auditor-Chefe.


JOSI BRANDÃO SILVA Secretária de Auditoria Substituta

Aprovo.

Encaminhe-se à Secretaria-Geral, com vistas à adoção das providências cabíveis.


SEBASTIÃO GONÇALVES DE AMORIM Auditor-Chefe

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