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Ministério da SaúdeSecretaria - Executiva2016
MGPMETODOLOGIA DEGERENCIAMENTO DE PROJETOSDATASUS
25 anos a serviço do SUS
Secretaria - Executiva/MS
©2016 Ministério da Saúde
Todos os direitos reservados. É permitida a reprodução parcial ou total desta obra, desde que citada a fonte e que não seja
para venda ou qualquer fim comercial.
Ministro de Estado da Saúde:Ricardo José Magalhães Barros
Secretario Executivo:Antônio Carlos Figueiredo Nardi
Diretor do Departamento de Informática do SUS - DATASUS:Marcelo Narvaes Fiadeiro
Coordenador Geral de Gestão de Projetos:Paulo César Kluge
Substituto do Coordenador de Gestão de Portfólio de Projetos:Frank James Pires
Equipe Técnica:Fábio Moreth Mariano, Alexandre Ferreira Ponte, Frank James
Pires, Eduardo Mariath Varela da Costa, Cinthia Vedana Tofa-
nello, Ricardo de Andrade Aragão, Mario Henrique Nascimento
Marino da Silva, Christiane da Cunha Gonçalves, Elsa Patrícia
Pilonieta e Gláucio Menezes Silva.
Organização e Elaboração:Fábio Moreth Mariano
Alexandre Ferreira Ponte
Frank James Pires
Revisão, Projeto Gráfico e Capa:
NUCOM/DATASUS
Impresso no Brasil / Printed in Brazil
Ficha CatalográficaBrasil. Ministério da Saúde. Secretaria Executiva. Departamento de Informática do SUS.
Produtos e Serviços: metodologia de gerenciamento de projetos do Departamento de Informática do SUS / Ministério da Saú-
de, Secretaria Executiva,
Departamento de Informática do SUS. – Brasília: Editora do Ministério da Saúde, 2016.
ISBN 978-85-334-1416-7
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HISTÓRICO DA REVISÃO
Data Versão Descrição Autores
22/08/2011 1.0 Elaboração do documento Barbara Ferreira e Norton Sanches
14/10/2011 2.0 Revisão Ortográfica e Comentários
sobre a Normalização Editorial
Júlio Marcio Barreto Freire
20/11/2012 3.0 Revisão da Metodologia Bárbara Ferreira, Gustavo Tavares e Norton Sanches
24/02/2016 4.0 Revisão da Metodologia Fabio Moreth Mariano, Alexandre Ferreira Ponte e Frank
James Pires
25/07/2016 5.0 Revisão da Metodologia e Ortográfica Fabio Moreth Mariano e Paulo César Kluge
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SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO ........................................................................................................................................................................................................................................9
1.1 APRESENTAÇÃO ...................................................................................................................................................................................................................9
1.2 PÚBLICO ....................................................................................................................................................................................................................................9
1.3 CONCEITOS BÁSICOS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS .....................................................................................................................9
1.3.1 O que é um Projeto .....................................................................................................................................................................................................9
1.3.2 O que é uma demanda? ...........................................................................................................................................................................................10
1.3.3 O que é Trabalho Operacional e Operações Contínuas? .......................................................................................................................10
1.3.4 O que é Gerenciamento de Projetos? ..............................................................................................................................................................11
1.3.5 O que é Processo? ......................................................................................................................................................................................................11
1.3.6 Grupos de Processos do Gerenciamento de Projetos.............................................................................................................................11
1.3.7 Ciclo de vida de um Projeto ..................................................................................................................................................................................12
1.3.8 Linha de Base ................................................................................................................................................................................................................15
1.3.9 Partes interessadas no Projeto ............................................................................................................................................................................15
1.4 EMPREENDIMENTOS CORRELATOS .........................................................................................................................................................................16
1.4.1 Portfólio.............................................................................................................................................................................................................................16
1.4.2 Programas .......................................................................................................................................................................................................................16
1.4.3 Escritório de Projetos ...............................................................................................................................................................................................16
1.5 PAPÉIS E RESPONSABILIDADES .................................................................................................................................................................................17
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2 METODOLOGIA DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS .................................................................................................................................................19
2.1 INICIAÇÃO ..........................................................................................................................................................................................................................20
2.1.1 Visão Geral do Processo ...........................................................................................................................................................................................20
2.1.2 Fluxo do Processo .......................................................................................................................................................................................................20
2.1.3 Descrição das Atividades ........................................................................................................................................................................................22
2.2 PLANEJAMENTO ..................................................................................................................................................................................................................28
2.2.1 Visão Geral do Processo ..........................................................................................................................................................................................28
2.2.2 Fluxo do Processo ......................................................................................................................................................................................................29
2.2.3 Descrição das Atividades .......................................................................................................................................................................................30
2.3 EXECUÇÃO ..............................................................................................................................................................................................................................32
2.3.1 Visão Geral do Processo ..........................................................................................................................................................................................32
2.3.2 Fluxo do Processo ......................................................................................................................................................................................................33
2.3.3 Descrição das Atividades .......................................................................................................................................................................................34
2.4 MONITORAMENTO E CONTROLE ..............................................................................................................................................................................36
2.4.1 Visão Geral do Processo .........................................................................................................................................................................................36
2.4.2 Fluxo do Processo .....................................................................................................................................................................................................36
2.4.3 Descrição das Atividades ......................................................................................................................................................................................38
2.5 ENCERRAMENTO .................................................................................................................................................................................................................47
2.5.1 Visão Geral do Processo ..........................................................................................................................................................................................47
2.5.2 Fluxo do Processo ......................................................................................................................................................................................................47
2.5.3 Descrição das Atividades .......................................................................................................................................................................................49
3 ANEXO I ...................................................................................................................................................................................................................................................53
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SUMÁRIO
FIGURA 1 - GRUPOS DE PROCESSOS INTERAGINDO EM UMA FASE OU PROJETO. .......................................................................................12
FIGURA 2 - CICLO DE VIDA. .............................................................................................................................................................................................................13
FIGURA 3 – EXEMPLO DE RELAÇÃO SEQUENCIAL DAS FASES DE UM PROJETO. .........................................................................................14
FIGURA 4 – EXEMPLO DE RELAÇÃO SOBREPOSTA DAS FASES DE UM PROJETO. .......................................................................................14
FIGURA 5 – GRUPOS DE PROCESSOS DO MGP – DATASUS. ........................................................................................................................................19
FIGURA 6 – PROCESSO DE INICIAÇÃO. ....................................................................................................................................................................................21
FIGURA 7 – PROCESSO DE PLANEJAMENTO. .......................................................................................................................................................................29
FIGURA 8 - PROCESSO DE EXECUÇÃO. ....................................................................................................................................................................................33
FIGURA 9 – PROCESSO DE MONITORAMENTO E CONTROLE. ....................................................................................................................................37
FIGURA 10 - PROCESSO DE ENCERRAMENTO. .....................................................................................................................................................................48
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1. INTRODUÇÃO
1.1 APRESENTAÇÃO
A Metodologia de Gerenciamento de Projetos do Departamento de Informática do SUS (DATASUS) foi elaborada com o objetivo
de ser um instrumento que auxilie o gerenciamento de projetos de TIC no âmbito do DATASUS.
O presente documento define e descreve a Metodologia de Gerenciamento de Projetos, que é um instrumento que reúne pro-
cessos, artefatos, técnicas e ferramentas.
A elaboração do documento utilizou como parâmetro as melhores práticas de gerenciamento de projetos previstas pelo Guia
PMBok – 5ª Edição, elaborado pelo Project Management Institute (PMI) e a Metodologia de Gerenciamento de Projetos do SISP
(MGP SISP); e visa orientar os Gerentes de Projetos e os demais interessados na condução dos projetos desenvolvidos no De-
partamento com base nos grupos de processos: Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento e Controle e Encerramento.
A Metodologia em Gestão de Projetos pode ser acessada também, através do link http://datasus.saude.gov.br/metodologias/
mgp-projeto.
1.2 PÚBLICO
A MGP foi formulada para atender às pessoas que atuam em projetos do DATASUS, podendo ser utilizada por outras áreas do Ministério da
Saúde, envolvidas em projetos ou que desejem conhecer e/ou melhorar suas competências na área de gerenciamento de projetos.
1.3 CONCEITOS BÁSICOS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS
1.3.1 O que é um Projeto
Projetos são formulados e estruturados de acordo com a natureza das atividades de cada Instituição, portanto exclusivos de
cada entidade. A metodologia formulada para o DATASUS utiliza a definição do termo “projeto” de acordo com o PMBoK:
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“Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo.”
De acordo com essa estrutura, um projeto tem início e fim definidos, consumindo recursos e operando sobre prazos, custos e
qualidade estabelecidos. Lembrando que cada projeto cria um produto, serviço ou resultado exclusivo.
1.3.2 O que é uma demanda?
Demandas são solicitações de manutenção evolutiva, adaptativa ou corretiva dos sistemas de baixa complexidade, custo e esfor-
ço para execução. A metodologia formulada para o DATASUS utiliza a definição do termo “demanda” de acordo com o ITIL v.3.
“Toda e qualquer solicitação de serviço aberta para atender uma necessidade, seja de melhoria ou correção, de baixo custo e que demande pouco esforço”.
As demandas, da mesma forma que os projetos, possuem início e fim definidos e têm por objetivo adequar os sistemas às novas
necessidades operacionais, administrativas e legislativas das áreas que os utilizam.
1.3.3 O que é Trabalho Operacional e Operações Contínuas?
Operações contínuas são atividades ou serviços executados de forma repetitiva e que produzem sempre o mesmo produto e/
ou resultado. O trabalho operacional apoia o ambiente organizacional onde o projeto é executado. São inerentes aos processos
internos da organização, portanto, uma atividade referente ao cotidiano do colaborador, que não necessariamente deve ser es-
truturada como um projeto ou dentro dele.
A metodologia formulada para o DATASUS utiliza a definição do termo “operações contínuas” de acordo com o PMBoK:
“Conjunto de atividades repetitivas e contínuas cujo resultado, em um dado período, contribui para o atendimento de uma necessidade administrativa ou operacional da organização”.
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Isto é, esse trabalho é contínuo e se mantém na organização ao longo do tempo, ou seja, não termina quando seus objetivos
atuais são atingidos, mas, em vez disso, segue novas direções para apoiar os planos estratégicos da organização.
1.3.4 O que é Gerenciamento de Projetos?
O Gerenciamento de Projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto, vi-
sando atender aos seus requisitos.
Deste modo, cada organização adota um conjunto de processos apropriados para melhor aplicação do conhecimento, garantin-
do a aderência ao seu contexto cultural e estrutura organizacional, ou mesmo formula uma metodologia própria de gestão de
projetos para atingir a excelência em seus resultados.
O PMBoK adota 5 (cinco) grupos de processos: Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento/Controle e Encerramento,
para o gerenciamento de projetos e 10 (dez) áreas de conhecimento - escopo, tempo, custo, risco, qualidade, recursos humanos,
aquisições, integração, comunicação e partes interessadas.
1.3.5 O que é Processo?
Processo é um conjunto de ações e atividades inter-relacionadas, que são executadas para alcançar um produto ou serviço predefini-
do. Cada processo é caracterizado pelas entradas, ferramentas e técnicas que podem ser aplicadas e pelas saídas resultantes.
1.3.6 Grupos de Processos do Gerenciamento de Projetos
Os processos de gerenciamento de projeto são apresentados de forma distinta e com interfaces bem definidas. Entretanto, na
prática eles se sobrepõem e interagem. Os grupos de processos são guias para a aplicação do conhecimento e habilidades de
gerenciamento de projetos apropriados durante o projeto. A aplicação desses processos é interativa e muitas vezes repetida
durante o projeto. A Figura 1 ilustra como os grupos de processos interagem e mostra o nível de sobreposição em diversas oca-
siões. Se o processo estiver dividido em fases, os grupos de processos interagem dentro de cada fase.
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Fonte: PMBoK Guide 5Th Edition – PMI ®
Figura 1 - Grupos de processos interagindo em uma fase ou projeto.
1.3.7 Ciclo de vida de um Projeto
Esse ciclo de vida consiste nas fases de um projeto, que geralmente são sequenciais e às vezes sobrepostas, cujo nome e nú-
meros são determinados pelas necessidades de gerenciamento e controle da(s) organização(ões) envolvida(s), da natureza do
projeto em si e de sua área de aplicação.
Ainda que todos os projetos tenham um início e um fim definidos, as entregas e atividades específicas conduzidas neste intervalo
poderão variar muito de acordo com o projeto. O ciclo de vida oferece uma estrutura básica para o gerenciamento do projeto
independendo do trabalho específico envolvido.
Todos os projetos, independente do seu tamanho e complexidade, podem ser mapeados conforme a seguinte estrutura (Figura 2):
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• Início do projeto;
• Organização e preparação;
• Execução do trabalho do projeto; e
• Encerramento do projeto.
Fonte: PMBoK Guide 5Th Edition – PMI ®
Figura 2 - Ciclo de vida.
• Características
No início, os níveis de custo e pessoal são baixos. Quando o projeto é executado, estes atingem um valor máximo e diminuem confor-
me o projeto é finalizado (Figura 2). Em relação à influência das partes interessadas, os riscos e as incertezas são maiores no início e
diminuem ao longo do projeto.
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A capacidade de influenciar o produto final do projeto, sem impacto significativo sobre o custo, é mais alta no início do ciclo de
vida do projeto e diminui conforme o projeto caminha para o término.
• Fases de um Projeto
As fases do projeto são divisões de um projeto, onde o controle adicional é necessário para gerenciar de forma efetiva o término de
uma entrega importante. Lembrando que fase não é processo de gerenciamento de projetos. A estrutura de fases permite que o pro-
jeto seja segmentado em subconjuntos lógicos, para facilitar o gerenciamento (planejamento, execução e monitoramento/controle).
Embora as fases da gestão e/ou implementação do projeto tenham sido criadas para facilitar o envolvimento da equipe com as tare-
fas e processos, elas não ocorrem isoladas (relação sequencial) uma das outras, e podem também se sobrepor (relação sobreposta).
Portanto, na relação sequencial a fase só inicia após a anterior terminar. Já na relação sobreposta à fase tem início antes do tér-
mino da anterior, conforme exposto nos exemplos abaixo.
Fonte: PMBoK Guide 5Th Edition – PMI ®
Figura 3 – Exemplo de Relação sequencial das fases de um projeto.
Fonte: PMBoK Guide 5Th Edition – PMI ®
Figura 4 – Exemplo de Relação sobreposta das fases de um projeto.
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• Características das Fases de um Projeto
De um modo geral, as fases do projeto apresentam as seguintes características:
• No início de cada fase, define-se o trabalho a ser feito e o pessoal envolvido na sua execução;
• Cada fase do projeto é marcada pela entrega de um ou mais produtos;
• O fim da fase é marcado por uma revisão dos produtos e do desempenho do projeto até o momento;
• Os custos são geralmente crescentes à medida que a fase avança;
• Os riscos são geralmente decrescentes à medida que a fase avança;
• A habilidade das partes interessadas alterarem os produtos de cada fase é decrescente à medida que a fase avança.
1.3.8 Linha de Base
A linha de base de um projeto é um retrato da situação atual, que servirá de referência na avaliação dos resultados obtidos, po-
dendo abordar vários aspectos do projeto, tais como: escopo, prazo e custo.
1.3.9 Partes interessadas no Projeto
As partes interessadas no projeto são pessoas e/ou organizações ativamente envolvidas no projeto, cujos interesses podem ser
afetados com o resultado da execução ou do término do projeto. Estas partes interessadas também podem influenciar nos re-
sultados e na equipe do projeto.
O Gerente do Projeto tem que identificar as partes interessadas, suas respectivas necessidades e expectativas. Cabe ainda ao
Gerente gerenciar a influência exercida por essas partes em relação aos requisitos (qualidade, tempo, custo) para garantir a en-
trega do projeto, conforme a exigência dos seus interessados.
A identificação das partes interessadas é um processo contínuo. A não identificação de um interessado pode estender o cronograma
e até aumentar substancialmente os custos. Portanto, para garantir o sucesso do projeto é primordial identificar e classificar as partes
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interessadas, suas necessidades e expectativas, bem como a forma como poderão influenciar o projeto ou, ainda, traçar um plano
para lidar com todas as partes.
1.4 EMPREENDIMENTOS CORRELATOS
1.4.1 Portfólio
Portfólio é o conjunto de projetos e/ou programas e outros trabalhos agrupados para facilitar o gerenciamento eficaz desse trabalho
a fim de atender aos objetivos estratégicos do negócio. Os projetos ou programas do portfólio podem ou não ser interdependentes
ou diretamente relacionados.
1.4.2 Programas
Programa é um grupo de projetos relacionados que são gerenciados de modo coordenado, para a obtenção de benefícios e
controle que não estariam disponíveis se eles fossem gerenciados individualmente. Isto é, ocorre um gerenciamento centralizado
de um grupo de projetos para atingir os objetivos e benefícios estratégicos do programa.
1.4.3 Escritório de Projetos
O Escritório de projetos é uma estrutura organizacional que tem como função padronizar os processos de governança relaciona-
dos a projetos e, ainda, facilitar o compartilhamento dos recursos, ferramentas/técnicas e metodologias. Um corpo ou entidade
organizacional a qual são atribuídas várias responsabilidades relacionadas ao gerenciamento centralizado e coordenado dos
projetos sob seu domínio. As responsabilidades de um escritório podem variar do fornecimento de funções de suporte, passando
pelo gerenciamento de projetos até o gerenciamento direto de um projeto.
Os tipos de estruturas de escritório de projetos podem variar conforme a função do seu grau de controle e influência nos proje-
tos. Os tipos de escritórios de projetos são:
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• Suporte: o nível de controle é baixo;
• Controle: o nível de controle é médio;
• Diretivo: o nível de controle alto.
No âmbito do DATASUS, a estrutura do escritório de projetos é representada pela Coordenação de Gestão de Portfólio de Pro-
jetos – CGPP, que tem suas atribuições definidas pela Portaria GM 3.965 de 2010:
I - definir padrões, diretrizes, normas, metodologias e procedimentos para o gerenciamento e execução de projetos de tecnolo-
gia da informação e comunicação;
II - apoiar a utilização das melhores práticas em gerenciamento de projetos;
III - identificar e monitorar os projetos de tecnologia da informação e comunicação, bem como seu alinhamento aos objetivos do
Ministério da Saúde;
IV - analisar e avaliar o desempenho de cada projeto conforme os objetivos estabelecidos;
V - promover a gestão da qualidade com a utilização de modelos de referência e melhores práticas em gestão da tecnologia da
informação e comunicação; e
VI - promover o atendimento às Secretarias do Ministério da Saúde no uso dos produtos e serviços disponibilizados pelo DATA-
SUS, acompanhando a sua utilização e a sua disseminação.
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1.5 PAPÉIS E RESPONSABILIDADES
Papéis Responsabilidades
Gestor Solicitante
• Demandar uma necessidade para solução de tecnologia de informação;
• Definir as regras de negócio do sistema, priorizar requisitos;
• Homologar os artefatos de análise do sistema;
• Comunicar mudança nos projetos;
• Solicitar manutenções nos sistemas em produção;
• Testar, em ambiente apropriado, o sistema de informação, indicar eventuais erros ou dificuldades e
apresentar orientações ou sugestões para correção;
• Homologar cada versão do sistema e autorizar sua entrada em produção;
• Promover treinamentos sobre a utilização do sistema;
• Aderir e respeitar o processo de engenharia de software implantado.
Coordenador
Funcional
Responsável pela área técnica do DATASUS que analisa as Propostas de Projetos encamnhadas ao Escri-
tório de Projetos, viabiliza a execução, acompanha, consolida o desempenho dos projetos e faz a inter-
mediação junto ao fornecedor responsável pelo projeto.
Consultor do
Escritório de Projetos
Responsável por assegurar a realização do planejamento, execução e monitoramento do projeto. Es-
pecialista na identificação e compreensão de problemas e oportunidades. Isso inclui a capacidade de
articular as necessidades que são associadas ao problema-chave a ser resolvido ou a oportunidade a ser
realizada.
Gerente de Projetos
Responsável por realizar o planejamento do projeto de desenvolvimento de software, a fim de identificar
os riscos, traçando planos de ação para cada um deles, realizando o controle de custos do projeto, geren-
ciando pessoas e tratando de impedimentos para o sucesso e bom andamento do projeto. Ele também é
responsável pela gestão do tempo e comunicar a situação do projeto para todos os interessados.
CIINFO
Comitê responsável por avaliar e aprovar as propostas de projetos enviadas pelas áreas do DATASUS,
tendo como base as informações apresentadas no Documento de Cadastro de Iniciativa - DCI - e no Ter-
mo de Abertura do Projeto – TAP.
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2 METODOLOGIA DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS
A metodologia de gerenciamento de projetos do DATASUS prevê cinco grupos de processos de gerenciamento de projetos
(Figura 5):
Figura 5 – Grupos de Processos do MGP – DATASUS
Iniciação: autorizar o início do projeto ou de uma nova fase do projeto através da obtenção das aprovações necessárias;
Planejamento: analisar e detalhar o escopo do projeto e planejar as ações para se alcançar os objetivos do projeto;
Execução: desenvolver as ações previstas no Plano do Projeto;
Monitoramento e Controle: acompanhar o andamento das atividades previstas no plano de projeto, através do acompanhamen-
to e análise do progresso, do desempenho e da identificação de desvios ao Plano do Projeto; e
Encerramento: formalizar a conclusão do projeto, consolidando as lições aprendidas e arquivando a documentação gerada pelo projeto.
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2.1 INICIAÇÃO
2.1.1 Visão Geral do Processo
A Iniciação é o grupo de processos onde se formaliza e detalha a necessidade da área solicitante, com a finalidade de subsidiar
a decisão de iniciar um projeto ou fase do projeto. Nele são definidos o objetivo, o escopo, as entregas esperadas, as unidades
envolvidas, as restrições e premissas, a estimativa inicial de custo e prazo.
Ao final do grupo de processos de Iniciação espera-se que seja alcançado um entendimento comum acerca do trabalho que será
desenvolvido pelo projeto, quanto tempo e recursos serão necessários e quem será o patrocinador e o Gerente do Projeto. Estas
informações ficam consolidadas no Termo de Abertura do Projeto. A aprovação deste termo autoriza formalmente o início do
projeto.
2.1.2 Fluxo do Processo
A Figura 6 apresenta o fluxo do processo de Iniciação O fluxo relaciona as ações atribuídas a cada parte envolvida, as validações,
aprovações e tomadas de decisão previstas no processo.
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Figura 6 – Processo de Iniciação
Link do processo: http://datasus.saude.gov.br/images/MGP/Bizage/index.html#diagram/69e679a2-bdfa-4ef4-9111-5cf92648c3ea
2.1.3 Descrição das Atividades
Atividade: 1 Nome: Definir consultor CGPP
Responsável: CGPP
Descrição:
Com o recebimento do Documento de Cadastro de Iniciativa, o Coordenador da CGPP define o consultor que será responsável
pelo acompanhamento da solicitação.
Saída: Consultor da CGPP definido.
Atividade: 2 Nome: Analisar Documento de Cadastro de Iniciativa (DCI)
Responsável: Consultor da CGPP
Descrição:
Com o recebimento do DCI enviado pela área solicitante, o consultor da CGPP analisará, avaliando entre outros, os seguintes
aspectos:
A solicitação se caracteriza como um projeto ou demanda;
Existência de outras solicitações similares;
Existência de um projeto com características similares;
Caso a solicitação seja caracterizada como uma demanda, a área de negócio deverá ser informada e a demanda será encami-
nhada para as áreas responsáveis pelo atendimento.
Caso exista outra solicitação ou projeto similar, em qualquer fase de execução, a CGPP deverá avaliar a possibilidade de agru-
par, integrar e/ou incorporar a demanda nova dentro da solicitação ou projeto existente.
O objetivo desta atividade é que o consultor da CGPP levante as informações relevantes para posteriormente realizar as reu-
niões de entendimento da demanda junto à área solicitante.
Saída: Demanda analisada e classificada.
Artefato: MODELO_DCI
Link: http://datasus.saude.gov.br/images/MGP/Modelos/MODELO_DCI.docx
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Atividade: 3 Nome: Realizar reuniões de entendimento do DCI com a área solicitante
Responsável: CGPP/Área solicitante
Descrição:
Após análise preliminar do DCI, a CGPP viabilizará as reuniões de entendimento da solicitação para alinhar as necessidades da
área solicitante e definir seu escopo. Isso permitirá avaliar se a solicitação é um projeto ou demanda, assim como possibilitará
a elaboração do Termo de Abertura do Projeto.
Participará das reuniões:
Consultor da CGPP; e
Representante da área solicitante.
Saída: Ata de Reunião.
Artefato: MODELO_ATA_DE_REUNIÃO_DATA
Link: http://datasus.saude.gov.br/images/MGP/Modelos/MODELO_ATA_REUNIAO.docx
Atividade: 4 Nome: Encaminhar DCI para coordenação funcional responsável
Responsável: CGPP
Descrição:
Caso seja identificado que a solicitação não se trata de um projeto, o DCI será encaminhado para a coordenação funcional res-
ponsável pelo atendimento.
Saída: DCI encaminhado.
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Atividade: 5 Nome: Indicar Gerente do Projeto
Responsável: Coordenador Funcional
Descrição:
Com a decisão de que a demanda recebida é um projeto, a CGPP solicitará formalmente a designação do Gerente do Projeto
responsável pela execução do projeto.
Para indicação devem ser considerados os seguintes aspectos:
Disponibilidade;
Conhecimento da metodologia de projetos do DATASUS;
Familiaridade com o assunto do projeto.
Após indicação, o nome do Gerente do Projeto deve ser comunicado à CGPP e ele participará das reuniões de entendimento
para elaboração do Termo de Abertura do Projeto.
Saída: Gerente do projeto indicado.
Atividade: 6 Nome: Elaborar Termo de Abertura do Projeto (TAP)
Responsável: CGPP
Descrição:
De posse das informações coletadas junto à área solicitante, a CGPP iniciará a versão preliminar do Termo de Abertura do
Projeto.
Saída: Versão preliminar do Termo de Abertura do Projeto.
Artefato: MODELO_TERMO_DE_ABERTURA
Link: http://datasus.saude.gov.br/images/MGP/Modelos/MODELO_TERMO_DE_ABERTURA.docx
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Atividade: 7 Nome: Solicitar pareceres técnicos
Responsável: CGPP
Descrição:
Durante as reuniões de entendimento da demanda, para elaboração do Termo de Abertura do Projeto, pode ser identificada a
necessidade de avaliar a viabilidade técnica para execução do projeto, dentro do cenário tecnológico proposto. Havendo esta
necessidade, a CGPP solicitará às áreas técnicas responsáveis, a emissão do parecer técnico do projeto.
Saída: Parecer técnico do projeto.
Artefato: MODELO_AVALIAÇÃO_TÉCNICA
Link: http://datasus.saude.gov.br/images/MGP/Modelos/MODELO_AVALIACAO_TECNICA.docx
Atividade: 8 Nome: Realizar reuniões de detalhamento do Termo de Abertura do Projeto
Responsável: CGPP
Descrição:
A CGPP viabilizará reuniões para melhor entendimento do escopo do projeto, expectativas de prazos de conclusão do projeto,
alinhamento com os objetivos estratégicos do Ministério da Saúde e/ou DATASUS, premissas, restrições, partes interessadas e
sistemas impactados (caso aplique).
Estas reuniões possibilitará o detalhamento do Termo de Abertura do Projeto mais consistente e um entendimento comum
entre as partes interessadas.
Nestas reuniões deverão participar:
Consultor da CGPP;
Representante da área solicitante; e
Gerente do Projeto.
Saída: Ata de Reunião.
Artefato: MODELO_ATA_DE_REUNIÃO_DATA
Link: http://datasus.saude.gov.br/images/MGP/Modelos/MODELO_ATA_REUNIAO.docx
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Atividade: 9 Nome: Consolidar Termo de Abertura do Projeto
Responsável: CGPP
Descrição:
De posse de todas as informações necessárias, a CGPP consolidará o Termo de Abertura do Projeto.
Esta atividade poderá contar com o apoio do Gerente do Projeto que poderá envolver especialistas no assunto. A área solici-
tante será consultada caso surjam novas dúvidas e/ou esclarecimentos com relação ao projeto.
Saída: Termo de Abertura do Projeto.
Artefato: MODELO_TERMO_DE_ABERTURA
Link: http://datasus.saude.gov.br/images/MGP/Modelos/MODELO_TERMO_DE_ABERTURA.docx
Atividade: 10 Nome: Validar Termo de Abertura do Projeto
Responsável: Área solicitante
Descrição:
Com o Termo de Abertura do Projeto finalizado e alinhado junto ao Gerente do Projeto, a área solicitante deverá analisar o
documento e aprová-lo.
Dessa forma, a CGPP viabilizará esta aprovação junto à área solicitante. A validação e assinatura do Termo de Abertura do Pro-
jeto confirma o entendimento da demanda por parte da equipe responsável pelo projeto, assim como atesta o consentimento
da área solicitante das informações nele contidas, tais como: escopo, prazos de entrega, premissas e restrições do projeto.
Caso o documento não seja aprovado, as considerações serão enviadas e/ou coletadas pelo consultor da CGPP para realizar
os devidos ajustes. O Termo de Abertura do Projeto será submetido novamente para verificação e aprovação.
Saída: Termo de Abertura do Projeto validado.
Artefato: MODELO_TERMO_DE_ABERTURA
Link: http://datasus.saude.gov.br/images/MGP/Modelos/MODELO_TERMO_DE_ABERTURA.docx
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Atividade: 12 Nome: Divulgar Termo de Abertura do Projeto para partes interessadas
Responsável: CGPP
Descrição:
Após Termo de Abertura do Projeto assinado, a CGPP divulgará o Termo de Abertura do Projeto para todos os envolvidos e
partes interessadas. Com isso, o processo segue para o planejamento do projeto.
Saída: Termo de Abertura do Projeto divulgado.
Artefato: MODELO_TERMO_DE_ABERTURA
Link: http://datasus.saude.gov.br/images/MGP/Modelos/MODELO_TERMO_DE_ABERTURA.docx
Atividade: 11 Nome: Coletar assinaturas do Termo de Abertura do Projeto
Responsável: CGPP
Descrição:
De posse do documento validado pela área solicitante, o consultor da CGPP deverá obter as demais assinaturas do Termo de
Abertura do Projeto.
Assinam o Termo de Abertura do Projeto:
Coordenador funcional;
Patrocinador técnico; e
Patrocinador demandante.
Saída: Termo de Abertura do Projeto assinado.
Artefato: MODELO_TERMO_DE_ABERTURA
Link: http://datasus.saude.gov.br/images/MGP/Modelos/MODELO_TERMO_DE_ABERTURA.docx
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2.2 PLANEJAMENTO
2.2.1 Visão Geral do Processo
O grupo de processos de Planejamento é fundamental para o sucesso do projeto. Este é o momento em que a equipe deve de-
talhar o escopo e analisar e definir o melhor conjunto de ações para alcançar os objetivos propostos. O Planejamento do projeto
contempla o elenco das atividades previstas para execução do projeto, com as datas associadas, os recursos necessários, as
responsabilidades, os riscos e as interfaces com outros projetos.
Ao final do grupo de processos de Planejamento espera-se ter as informações necessárias para o gerenciamento do projeto,
consolidadas no Plano do Projeto. O Plano do Projeto é o instrumento que detalha a estratégia da equipe para conclusão do pro-
jeto ou fase do projeto com sucesso, e deve ser apresentado para os principais envolvidos, de forma que todos tenham a mesma
expectativa com relação à sua execução. Ele é o guia para a realização do grupo de processos seguintes, e a base de referência
para análise do desempenho do projeto.
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2.2.2 Fluxo do Processo
A Figura 7 apresenta o fluxo do processo de Planejamento. O fluxo relaciona as ações atribuídas a cada parte envolvida, as vali-
dações, aprovações e tomadas de decisão previstas no processo.
Figura 7 – Processo de Planejamento
Link do processo: http://datasus.saude.gov.br/images/MGP/Bizage/index.html#diagram/b57a4e9d-2fd1-4fc0-8b37-4dc0046f9304
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2.2.3 Descrição das Atividades
Atividade: 1 Nome: Elaborar Plano do Projeto (PP)
Responsável: Gerente do Projeto
Descrição:
Com base no Termo de Abertura do Projeto desenvolvido, o Gerente do Projeto com a equipe e apoio metodológico do Escri-
tório de Projetos do órgão, deverá elaborar o plano de gerenciamento do projeto.
Este instrumento apresenta, de forma completa e organizada, toda a concepção, fundamentação, planejamento e meios de
acompanhamento e avaliação do projeto, sendo a referência básica para sua execução.
No plano de gerenciamento do projeto são definidas as seguintes informações: EAP (Estrutura Analítica do Projeto), dicionário
da EAP, equipe participante do projeto, papéis e responsabilidades de cada parte interessada, cronograma, plano de riscos
identificados, interfaces entre projetos e plano de comunicação.
Saída: Plano do Projeto.
Artefato: MODELO_PLANO_DO_PROJETO
Link: http://datasus.saude.gov.br/images/MGP/Modelos/MODELO_PLANO_DE_PROJETO.docx
Atividade: 2 Nome: Verificar Plano do Projeto
Responsável: CGPP
Descrição:
A CGPP analisa o Plano do Projeto verificando os aspectos metodológicos. Caso seja necessário, o consultor da CGPP se reúne
com o Gerente do Projeto para receber esclarecimentos e/ou solicitar adequações.
Saída: Plano do Projeto verificado.
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Atividade: 3 Nome: Homologar Plano do Projeto com as Partes Interessadas
Responsável: CGPP
Descrição:
A CGPP e as partes interessadas, responsáveis e partícipes do projeto devem analisar o Plano do Projeto e aprovar as informa-
ções nele contidas.
Caso o documento necessite de ajustes, as considerações são enviadas para que o Gerente do Projeto efetue as adequações
do documento. Assim o plano é encaminhado novamente para verificação e aprovação.
Não sendo necessários ajustes, o Plano do Projeto segue para divulgação.
Na aprovação do Plano do Projeto, deve ser gerada a linha de base, que será acompanhada durante a execução.
Saída: Plano do Projeto aprovado.
Atividade: 4 Nome: Divulgar Plano do Projeto
Responsável: CGPP
Descrição:
Com o Plano do Projeto devidamente assinado, a CGPP realizará sua divulgação permitindo que todos os interessados tenham
acesso a esse.
Saída: Plano do Projeto divulgado.
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Atividade: 5 Nome: Disponibilizar equipe do projeto
Responsável: Gerente do Projeto
Descrição:
Conforme a alocação da equipe acordada no Plano do Projeto, o Gerente do Projeto deverá disponibilizar os recursos para a
execução do projeto.
Saída: Equipe do projeto disponibilizada.
Atividade: 6 Nome: Apresentar Plano do Projeto
Responsável: CGPP
Descrição:
É fundamental para o bom andamento dos projetos que a estratégia proposta pela equipe - descrita no Plano de Projeto - seja
comunicada e conhecida pelas partes interessadas. Para isso, o plano deve ser apresentado, seguindo as orientações e padrões
estabelecidos pela CGPP, para todos as partes interessadas, por meio de uma reunião formal de apresentação do planejamento
do projeto.
Saída: Plano do Projeto apresentado.
2.3 EXECUÇÃO
2.3.1 Visão Geral do Processo A Execução é o grupo de processos onde se desenvolvem as ações previstas no Plano do Projeto, dentro dos prazos estabe-
lecidos a fim de cumprir as especificações do projeto. O Gerente do Projeto deverá controlar as atividades, garantindo que os
desvios sejam rapidamente corrigidos, assim como deverá assegurar que o projeto esteja suprindo todas as condições para rea-
lização do plano. Durante essa fase a comunicação com as partes interessadas é crucial e permitirá manter o alinhamento das
estratégias e resultados obtidos pelo projeto.
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Ao final deste grupo de processos espe-
ra-se ter atingido os objetivos estabele-
cidos, conforme especificados no Plano
do Projeto.
2.3.2 Fluxo do Processo
A Figura 8 apresenta o fluxo de pro-
cedimentos previstos no processo de
Execução. O fluxo relaciona as ações
atribuídas a cada parte envolvida, as va-
lidações, aprovações e tomadas de de-
cisão previstas.
Figura 8 - Processo de Execução
Link do processo: http://datasus.saude.gov.br/
images/MGP/Bizage/index.html#diagram/9ea-
dc75b-8e95-4aaa-94ee-0f1550140185
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2.3.3 Descrição das Atividades
Atividade: 1 Nome: Alinhar ações junto a equipe
Responsável: Gerente do projeto
Descrição:
Com o Plano do Projeto aprovado, o Gerente do Projeto deverá realizar uma reunião para alinhar as atividades que deverão
ser desenvolvidas pela equipe do projeto e os prazos de entregas, conforme o cronograma.
Saída: Alinhamento das atividades com equipe de projeto.
Atividade: 2 Nome: Executar as atividades do Plano do Projeto
Responsável: Equipe do projeto
Descrição:
A equipe do projeto é responsável por executar as atividades previstas nos prazos estabelecidos no cronograma, sob a gestão
do Gerente do Projeto.
É importante que a equipe se guie pelo Plano do Projeto, caso contrário o projeto pode ficar fora de controle em termos de
cronograma, riscos, comunicação e demais áreas de conhecimento contempladas na metodologia.
Saída: Execução das atividades previstas no Plano do Projeto.
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Atividade: 3 Nome: Realizar entregas conforme cronograma
Responsável: Equipe do projeto
Descrição:
A equipe deve realizar reuniões frequentes com o Gerente do Projeto para comunicar as entregas finalizadas do projeto, con-
forme especificações do projeto.
As entregas são qualquer produto, resultado ou serviços, de acordo com os requisitos previstos no Plano do Projeto e devem
ser produzidas para concluir um processo, uma fase ou um projeto.
Todas as entregas deverão ser validadas pela área solicitante a fim de atestar a homologação do produto, resultado ou serviço
realizado pela equipe do projeto, formalizando assim seu aceite.
Saída: Entregas realizadas.
Atividade: 4 Nome: Homologar entregas
Responsável: Área Solicitante
Descrição:
A área solicitante será responsável por validar se as entregas efetuadas pela equipe do projeto atendem as especificações por
ela definida.
Saída: Termo de Homologação.
Artefato: MODELO_TERMO_HOMOLOGAÇÃO
Link: http://datasus.saude.gov.br/images/MGP/Modelos/MODELO_TERMO_DE_HOMOLOGACAO.docx
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Atividade: 5 Nome: Avaliar status das entregas conforme planejamento
Responsável: CGPP
Descrição:
A CGPP avaliará as entregas realizadas versus Plano de Projeto juntamente com o termo de homologação, de forma a avaliar
se o projeto segue conforme planejado, se está atingindo os resultados esperados e se está cumprindo com os prazos e entre-
gas estabelecidas. Essa aferição envolve a coleta e análise periódica do andamento real do projeto versus a sua linha de base,
número de solicitações de mudanças e custo planejado versus custo real do projeto.
Saída: Relatório de status das entregas.
2.4 MONITORAMENTO E CONTROLE
2.4.1 Visão Geral do Processo
O grupo de processos de Monitoramento e Controle do projeto consiste no acompanhamento, análise e avaliação do progresso e desem-
penho do projeto, comparando periodicamente os resultados obtidos com os previstos no Plano do Projeto. As atividades deste grupo de
processos são executadas periodicamente e de forma continua a fim de identificar possíveis desvios do plano de gerenciamento do projeto,
identificando quais áreas precisam de maior atenção e quais precisam ser escalonadas à Alta Direção para definição de estratégias e ajustes
na condução do curso e desempenho do projeto. Estas ações poderão implicar na revisão do Plano do Projeto.
Ao final deste grupo de processos espera-se ter uma visão da saúde do projeto, do avanço com relação ao Plano do Projeto, do
desempenho e do alcance dos objetivos propostos. Estas informações são compiladas em relatórios de progresso do projeto,
que deverão ser divulgados para todas as partes interessadas, mantendo assim uma comunicação e alinhamento sobre o que
está acontecendo no projeto e as principais decisões tomadas.
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2.4.2 Fluxo do Processo
A figura 9 apresenta o fluxo de procedimentos previstos no processo de Monitoramento e Controle. O fluxo relaciona as ações
atribuídas a cada parte envolvida, as validações, aprovações e tomadas de decisão previstas no processo.
Figura 9 – Processo de Monitoramento e Controle
Link do processo: http://datasus.saude.gov.br/images/MGP/Bizage/index.html#diagram/e7d796ba-9b79-4d5d-bef5-b3e536e376eb
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2.4.3 Descrição das Atividades
Atividade: 1 Nome: Realizar ponto de controle com a equipe do Projeto
Responsável: Gerente do Projeto
Descrição:
Periodicamente, o Gerente do Projeto convocará para reuniões de pontos de controle com a equipe do projeto para analisar e
tomar decisões acerca do andamento do projeto, identificando eventuais questões, problemas, riscos e mudanças de escopo,
prazo e/ou custo.
Saída: Reuniões realizadas e registradas em ata.
Artefato: MODELO_ATA_DE_REUNIAO_DATA
Link: http://datasus.saude.gov.br/images/MGP/Modelos/MODELO_ATA_REUNIAO.docx
Atividade: 2 Nome: Identificar mudanças
Responsável: Gerente do Projeto
Descrição:
O Gerente de Projeto poderá, a qualquer momento da execução do projeto, identificar mudanças no escopo, prazo e/ou custo
do projeto. Estas mudanças deverão ser analisadas e aprovadas pela área solicitante.
Saída: Mudanças solicitadas.
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Atividade: 3 Nome: Solicitar mudanças
Responsável: Área Solicitante
Descrição:
A área solicitante poderá, a qualquer momento da execução do projeto, solicitar mudanças no escopo do projeto. Essas mu-
danças serão encaminhadas para análise do Gerente do Projeto e para CGPP.
Saída: Mudanças solicitadas.
Atividade: 4 Nome: Realizar reuniões de ponto de controle com o Gerente do Projeto
Responsável: CGPP
Descrição:
Periodicamente, conforme o prazo de execução do projeto, o consultor da CGPP convocará reuniões de ponto de controle
junto com o Gerente do Projeto com intuito de monitorar e controlar o cronograma baseado nos marcos de entregas definidos
no Plano do Projeto.
Estas reuniões têm como objetivo levantar dados que permitam analisar o andamento do projeto, identificar possíveis desvios,
identificar possíveis mudanças de escopo, prazo e/ou custo e elaborar o relatório de progresso do projeto.
Saída: Reuniões realizadas e registradas em ata.
Artefato: MODELO_ATA_DE_REUNIAO_DATA
Link: http://datasus.saude.gov.br/images/MGP/Modelos/MODELO_ATA_REUNIAO.docx
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Atividade: 5 Nome: Identificar mudanças
Responsável: CGPP
Descrição:
A CGPP poderá, a qualquer momento da execução do projeto ou após a análise dos resultados das reuniões de ponto de con-
trole, identificar mudança no escopo, prazo e/ou custo do projeto.
Saída: Mudanças solicitadas.
Atividade: 6 Nome: Analisar Solicitação de Mudança (SM)
Responsável: Gerente do Projeto
Descrição:
Cabe ao Gerente do Projeto evitar mudanças desnecessárias, não permitindo a realização de atividades fora do escopo do
projeto.
No surgimento de uma mudança, o Gerente do Projeto junto com a equipe analisará a Solicitação de Mudança e seu impacto
quanto ao escopo, prazo e custo do projeto. Os resultados da análise deverão ser alinhados com a área solicitante e o consultor
da CGPP responsável pelo projeto.
Todas as solicitações de mudança do projeto deverão ser atualizadas no Registro de Evolução do Projeto (REP), pelo consultor
da CGPP, de forma a manter o histórico das solicitações e decisões tomadas no decorrer da execução deste.
Saída: Solicitações de mudança analisadas.
Artefato: MODELO_SOLICITACAO_DE_MUDANCAS
Link: http://datasus.saude.gov.br/images/MGP/Modelos/MODELO_SOLICITACAO_DE_MUDANCA.docx
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Atividade: 7 Nome: Solicitar aprovação da Solicitação de Mudança
Responsável: Gerente do Projeto
Descrição:
O Gerente de Projeto após análise da Solicitação de Mudança deverá encaminhar para área solicitante a solicitação de aprova-
ção da mudança.
Esta aprovação permite alinhar junto à área solicitante o impacto que terá em termos de custo e prazo a necessidade identifi-
cada na Solicitação de Mudança.
A assinatura da Solicitação de Mudança atesta o aceite desses impactos no projeto.
Saída: Solicitação de Mudança aprovada e assinada.
Artefato: MODELO_SOLICITACAO_DE_MUDANCAS
Link: http://datasus.saude.gov.br/images/MGP/Modelos/MODELO_SOLICITACAO_DE_MUDANCA.docx
Atividade: 8 Nome: Analisar Solicitação de Mudança
Responsável: Área solicitante
Descrição:
A área solicitante deverá analisar a Solicitação de Mudança, estando ciente dos impactos que esta poderá gerar ao projeto em
termos de tempo e custo adicional.
Caso seja aprovada, deverá informar o Gerente do Projeto para dar continuidade na execução do projeto.
Caso não seja aprovada, deverá informar ao Gerente do Projeto e uma reunião de alinhamento será realizada, onde alternativas
e/ou impactos serão levantados e analisados em conjunto.
Saída: Mudança aprovada e/ou rejeitada.
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Atividade: 9 Nome: Atualizar Plano do Projeto
Responsável: Gerente do Projeto
Descrição:
Havendo alterações na execução do projeto, decorrentes tanto de mudanças aprovadas quanto de ações corretivas durante o
andamento do projeto, o Gerente do Projeto atualizará o Plano do Projeto, refletindo os próximos passos que serão executados
pela equipe e os impactos em tempo, prazo, custo e escopo previamente planejado.
As atualizações só poderão ser contempladas nas atividades ainda não realizadas. Os desempenhos passados não poderão ser
modificados, protegendo assim as linhas de base e histórico do desempenho.
Saída: Plano do Projeto atualizado.
Artefato: MODELO_PLANO_DO_PROJETO
Link: http://datasus.saude.gov.br/images/MGP/Modelos/MODELO_PLANO_DE_PROJETO.docx
Atividade: 10 Nome: Divulgar atualização do Plano do Projeto
Responsável: CGPP
Descrição:O Plano do Projeto atualizado deverá ser divulgado no site do Escritório de Projetos da CGPP para todos os envolvidos, con-
forme o planejamento da comunicação do projeto, de forma a alinhar as expectativas quanto à entrega dos resultados e à
necessidade de validações parciais por parte do solicitante.
Caso ainda existam atividades ou entregas a serem realizadas, conforme o cronograma, o projeto segue para o processo de
Execução.
Se todas as entregas do projeto foram realizadas, o Gerente do Projeto iniciará o processo de encerramento.
Saída: Plano do Projeto divulgado.
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Atividade: 11 Nome: Elaborar Relatório de Acompanhamento do Projeto (RAP)
Responsável: Gerente do Projeto
Descrição:
Periodicamente, conforme pactuado no plano de comunicação o Gerente do Projeto atualizará o Relatório de Acompanhamen-
to do Projeto, que reflete o status atual do projeto, contemplando o avanço físico versus Plano do projeto, com as principais
pendências e ações que requerem à tomada de decisão, caminho crítico, riscos identificados e percentuais de conclusão das
entregas.
A comunicação é um dos aspectos mais importantes para o sucesso do projeto, portanto, o Gerente do Projeto e a equipe de-
vem dar a devida atenção para essa prática.
Saída: Relatórios de Acompanhamento do Projeto.
Artefato: MODELO_RELATORIO_PROGRESSO_PROJETO
Link: http://datasus.saude.gov.br/images/MGP/Modelos/MODELO_RELATORIO_DE_ACOMPANHAMENTO_DO_PROJETO.docx
Atividade: 12 Nome: Identificar desvios no Plano do Projeto
Responsável: CGPP
Descrição:
De posse dos dados levantados junto ao Gerente do Projeto e da área solicitante, a CGPP analisará as informações sobre o an-
damento do projeto, verificando o cumprimento dos prazos de entrega de acordo com o Plano do Projeto, variação nos custos
orçados e alterações no escopo do projeto.
Os desvios ao Plano do Projeto serão identificados e posteriormente serão tomadas as devidas providência para solução. Nesta
atividade são realizadas as análises de impacto, em termos de custo, prazo e valor agregado ao cliente.
Saída: Lista de desvios, pendências e riscos.
Artefato: MODELO_REGISTRO_DE_EVOLUÇÃO_PROJETO
Link: http://datasus.saude.gov.br/images/MGP/Modelos/MODELO_REGISTRO_DE_EVOLUCAO_PROJETO.xltx
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Atividade: 13 Nome: Alinhar ações de correção com Gerente do Projeto
Responsável: CGPP
Descrição:
A CGPP em conjunto com o Gerente do Projeto define ações de correção para os desvios e pendências identificados, associan-
do os recursos necessários e os prazos estimados para solução.
Não sendo necessário encaminhar questões, a CGPP realizará as devidas atualizações no Plano do Projeto.
Caso haja necessidade de designar alguma questão para a Alta Direção, a CGPP fará o devido encaminhamento e acompanhará
a decisão resultante desta deliberação.
Saída: Ações de correção aos desvios identificados.
Atividade: 14 Nome: Analisar situação do projeto
Responsável: Alta Direção
Descrição:
A Alta Direção recebe e analisa as informações sobre o andamento do projeto para tomada de decisão.
Caso sejam necessários maiores esclarecimentos, a CGPP será acionada para auxiliar no entendimento da situação ou pendên-
cia encaminhada para deliberação da Alta Direção.
Saída: Situação/Pendência do projeto analisada.
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Atividade: 15 Nome: Definir diretrizes e ações
Responsável: Alta Direção
Descrição:
Após análise da situação do projeto, a Alta Direção realiza a tomada de decisão, por meio dos insumos coletados e reu-
niões de esclarecimentos, definindo as diretrizes que deverão ser seguidas e estipula as ações que serão executadas junto
aos envolvidos.
As decisões serão comunicadas para que a CGPP possa dar os encaminhamentos necessários em conjunto com o Gerente do
Projeto.
Saída: Diretrizes e ações definidas.
Atividade: 16 Nome: Identificar mudanças
Responsável: CGPP
Descrição:
Como resultado das ações e/ou diretrizes da Alta Direção, a CGPP poderá identificar alterações no planejamento do projeto
que podem virar mudanças. Neste caso, a CGPP deverá encaminhar a solicitação para análise do Gerente do Projeto, seguindo
o fluxo de aprovação desta.
Saída: Solicitação de Mudança.
Artefato: MODELO_SOLICITACAO_DE_MUDANCAS
Link: http://datasus.saude.gov.br/images/MGP/Modelos/MODELO_SOLICITACAO_DE_MUDANCA.docx
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Atividade: 17 Nome: Atualizar Registro de Evolução do Projeto (REP)
Responsável: CGPP
Descrição:
A CGPP atualizará periodicamente o registro de evolução do projeto baseado nos dados coletados, análises realizadas e quan-
do necessário, com as diretrizes e ações definidas pela Alta Direção.
Este instrumento deverá conter os fatos mais significativos que aconteceram durante a execução do projeto, de forma a man-
ter um histórico das ações, decisões e principais acontecimentos que podem ou não impactar na conclusão do projeto con-
forme planejado. Nesse devem constar: mudanças, pendências, riscos/problemas e releases. Desta forma, é possível manter
um histórico completo do projeto, permitindo que outros possam acessá-lo para entender a sua evolução ao longo do tempo.
Todas as informações deverão ser alinhadas junto ao Gerente do Projeto e área solicitante (quando necessário) mantendo a
comunicação sobre a evolução do projeto, com as partes interessadas, como um dos pilares para o sucesso do projeto.
Saída: Registro de evolução do projeto atualizado.
Artefato: MODELO_REGISTRO_DE_EVOLUÇÃO_PROJETO
Link: http://datasus.saude.gov.br/images/MGP/Modelos/MODELO_REGISTRO_DE_EVOLUCAO_PROJETO.xltx
Atividade: 18 Nome: Divulgar situação atual do projeto
Responsável: CGPP
Descrição:
O relatório de progresso do projeto atualizado deve ser divulgado no site do Escritório de Projetos da CGPP para todos os
interessados, conforme o planejamento da comunicação do projeto, de forma a alinhar as expectativas quanto à entrega dos
resultados e à necessidade de validações parciais por parte do solicitante.
Caso ainda existam atividades ou entregas a serem realizadas, conforme o cronograma, o projeto segue para o processo de
Execução.
Se todas as entregas do projeto foram realizadas, o Gerente do Projeto iniciará o processo de encerramento.
Saída: Situação atual do projeto divulgada.
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2.5 ENCERRAMENTO
2.5.1 Visão Geral do Processo
O último grupo de processos do gerenciamento dos projetos é o Encerramento, e inclui todas as ações necessárias para finalizar
formalmente as atividades de um projeto. Este grupo de processos é iniciado quando os objetivos do projeto foram alcançados
ou quando a organização decide descontinuá-lo. As principais ações previstas no encerramento do projeto são:
• Elaboração e aprovação do Termo de Encerramento do Projeto;
• Desmobilização da equipe;
• Arquivamento da documentação; e
• Comunicação dos resultados.
2.5.2 Fluxo do Processo
A Figura 10 apresenta o fluxo de procedimentos previstos no processo de Encerramento. O fluxo relaciona as ações atribuídas a
cada parte envolvida, as validações, as aprovações e as tomadas de decisão previstas. (ver página 48)
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Figura 10 - Processo de Encerramento
Link do processo: http://datasus.saude.gov.br/images/MGP/Bizage/index.html#diagram/6e471843-18e1-492c-8661-2f0f739d1fbe
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2.5.3 Descrição das Atividades
Atividade: 1 Nome: Elaborar Termo de Encerramento do Projeto
Responsável: Gerente do Projeto
Descrição:
O Termo de Encerramento do Projeto é o instrumento que formaliza a conclusão de um projeto. Ele deve ser elaborado quan-
do todo o trabalho do projeto for finalizado, os objetivos atingidos, quando este for cancelado ou quando incorporado a outro
projeto.
Com o objetivo de realizar uma análise final do projeto, o gerente deve recapitular a justificativa e o objetivo do projeto. Sua
comparação com os resultados apresentados subsidiará a análise de efetividade prevista pelo instrumento.
Por fim, o gerente e o solicitante do projeto tem a oportunidade de tecer considerações finais que sejam relevantes para o re-
gistro do projeto. Uma vez finalizado o documento deverá ser encaminhado para validação da CGPP.
O Gerente do Projeto poderá solicitar auxílio da CGPP para a realização dessa atividade.
Saída: Termo de Encerramento do Projeto elaborado.
Artefato: MODELO_TERMO_DE_ENCERRAMENTO
Link: http://datasus.saude.gov.br/images/MGP/Modelos/MODELO_TERMO_DE_ENCERRAMENTO.docx
Atividade: 2 Nome: Homologar Termo de Encerramento do Projeto
Responsável: CGPP
Descrição:A CGPP é responsável por verificar o Termo de Encerramento do Projeto e analisar se todas as informações necessárias estão
descritas no documento. Caso complementações sejam necessárias, o documento retornará ao Gerente do Projeto para a rea-
lização dos devidos ajustes. Após os ajustes, por parte do Gerente do Projeto, o documento retorna para validação da CGPP.
Uma vez validado o Termo de Encerramento do Projeto deverá ser encaminhado para análise da área solicitante.
Saída: Termo de Encerramento do Projeto validado.
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Atividade: 3 Nome: Coletar assinaturas do Termo de Encerramento do Projeto
Responsável: CGPP
Descrição:
A CGPP homologa o Termo de Encerramento do Projeto com as partes interessadas, permitindo que estas validem e assinem
o documento, formalizando a conclusão do projeto.
Caso complementações precisem serem realizadas, o documento retornará ao Gerente do Projeto para que os devidos ajustes.
Assim o documento retornará para verificação da CGPP e então serão feitas as homologações necessárias.
O Termo de Encerramento do Projeto deverá ser validado e assinado por:
Área solicitante;
Coordenador Funcional;
Gerente do Projeto; e
CGGP.
Saída: Termo de Encerramento do Projeto assinado.
Atividade: 4 Nome: Registrar lições aprendidas
Responsável: CGPP
Descrição:Após a assinatura do Termo de Encerramento do Projeto, a CGPP providenciará uma reunião com o Gerente do Projeto, equipe
e quem mais for necessário para levantamento das lições aprendidas do projeto.
Nas lições aprendidas verifica-se a percepção das partes interessadas quanto ao planejamento e a condução do projeto, indi-
cando pontos positivos e pontos negativos, bem como sugestões de melhorias.
Alguns documentos podem auxiliar na identificação das lições aprendidas, tais como: atas de reunião, solicitações de mudan-
ças, Registro de Evolução do Projeto (REP) e qualquer documento pertinente ao projeto.
Essas informações deverão ser arquivadas em conjunto com a documentação do projeto para consultas sempre que necessário.
Saída: Lições aprendidas registras.
Artefato: MODELO_LICOES_APRENDIDAS
Link: http://datasus.saude.gov.br/images/MGP/Modelos/MODELO_LICOES_APRENDIDAS.xltx
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Atividade: 5 Nome: Liberar equipe
Responsável: Gerente do Projeto
Descrição:
Após a execução de todas as atividades previstas no Plano do Projeto, a assinatura do Termo de Encerramento do Projeto e a
coleta das lições aprendidas, a equipe será desmobilizada para retornar as suas funções originais ou serem alocadas em outros
projetos.
Saída: Equipe desmobilizada.
Atividade: 6 Nome: Divulgar resultados do projeto
Responsável: CGPP
Descrição:
A CGPP será responsável por dar publicidade no site do Escritório de Projetos para todos os interessados, no âmbito do Mi-
nistério da Saúde, quanto aos resultados alcançados pelo projeto. Outras ações de comunicação, tais como: atualização dos
painéis ou quadros informativos poderão ser utilizados para reforçar e ampliar a abrangência da comunicação.
Saída: Resultados do Projeto divulgado.
Atividade: 7 Nome: Arquivar projeto
Responsável: CGPP
Descrição:A CGPP deverá verificar junto com o Gerente do Projeto se toda a documentação relevante do projeto foi produzida e entregue
pela equipe. Em seguida, ele deve avaliar a necessidade de arquivamento físico ou eletrônico de algum documento de forma
padronização e segura.
Além disso, deve alterar o status do projeto para encerrado nas ferramentas de controle de projeto do DATASUS.
Saída: Projeto arquivado.
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3 ANEXO IEsta seção relaciona os artefatos, que são os instrumentos de gerenciamento de projetos previstos em cada processo da metodologia.
Os instrumentos materializam as melhores práticas de gerenciamento e registram e comunicam as informações dos projetos. A Tabela
abaixo lista os instrumentos segundo o processo de gerenciamento. Os anexos se encontram no link: http://datasus.saude.gov.br/
estrutura-mgp/artefatos-mgp.
Processo Instrumento Formato
Iniciação
MODELO_DCI Word
MODELO_TERMO_DE_ABERTURA Word
MODELO_AVALIAÇÃO_TÉCNICA Word
MODELO_APRESENTACAO_SOLICITACAO_APROVACAO PowerPoint
Planejamento MODELO_PLANO_DO_PROJETO Word
Execução MODELO_TERMO_HOMOLOGAÇÃO Word
Monitoramento
e Controle
MODELO_RELATORIO_DE_ACOMPANHAMENTO_DO_PROJETO Word
MODELO_REGISTRO_DE_EVOLUÇÃO_PROJETO Excel
MODELO_SOLICITAÇÃO_DE_MUDANÇA Word
MODELO_ATA_DE_REUNIAO_DATA Word
EncerramentoMODELO_TERMO_DE_ENCERRAMENTO Word
MODELO_LICOES_APRENDIDAS Word
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Biblioteca Virtual em Saúde do Ministério da Saúdewww.saude.gov.br/bvs
