Modelo de gestão de filas de trabalho v3 4

PODER JUDICIÁRIO

TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DE SÃO PAULO

COMARCA DE MATÃO

VARA CRIMINAL

Avenida Sete de Setembro, 856, Centro, CEP 15990-160.

Telefone: (16)3382-1113, – e-mail: [email protected]

Elaborado por Alexandre Carlos da Silva, escrivão judicial, com colaboração de Leandro Marchette, analista Softplan e Lucas Alvarenga Sgobi, escrevente técnico judiciário. Versão 3.4. Página 1

MODELO DE GESTÃO DE

FILAS DE TRABALHO DO

PROCESSO DIGITAL v3.41

1 Considerando o modelo de gestão e de distribuição das atividades cartorárias já em funcionamento no cartório da Vara Criminal de Matão, o modelo de gestão de filas de trabalho do processo digital foi estruturado a partir do Provimento Conjunto n.º 2/2015, da Presidência e da Corregedoria do Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo e, posteriormente, parcialmente revisado e parcialmente atualizado em razão da edição do Provimento Conjunto n.º 9/2015, da mesma origem.

INFORMAÇÕES INCLUÍDAS NESTA VERSÃO

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MODELO DE GESTÃO DE FILAS

Toda vez que um ato é gerado, automaticamente o processo (ou

objeto) é inserido na fila ag. Encerramento de ato, a qual nos parece uma das filas mais

importantes do subfluxo processo.

Para esta fila, o processo irá automaticamente toda vez que houver a

criação de ato a partir de despacho, decisão, sentença, termo de audiência e ato

ordinatório com ato.

Assim, nosso MODELO DE GESTÃO DE FILAS baseia-se na

ideia de que os prazos serão todos controlados a partir da fila ag.

decurso de prazo do subfluxo processo, independentemente das “filas de

prazo” dos demais subfluxos.

Para tanto, após realizados todos os atos necessários ao integral

cumprimento do que foi determinado, uma cópia do processo será inserida na fila ag.

decurso de prazo e, em seguida, o prazo dos atos gerados serão encerrados

diretamente na fila do documento expedido.

Inicialmente, encerrávamos os prazos a partir do acesso a cada uma

das filas de cada um dos subfluxos de documento, um a um.

Ocorre que, após semanas de trabalho no processo digital,

percebemos que o modo mais objetivo, prático e rápido, é anotar o número do

processo trabalhado e, após tudo concluído, por meio da pesquisa do processo e na

fila ag. Encerramento de ato, primeiro copiar o objeto para a fila ag. Decurso de prazo

e, após, na coluna fluxos paralelos, concluir o trabalho com os documentos gerados.

Vejamos a tela respectiva:

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Diante dessa constatação, e seguindo a orientação de que ao final

das atividades com o processo deveríamos verificar a completa regularidade e inserção

correta do processo na fila necessária e, agora, diante do disposto no artigo 8.º-A

Provimento Conjunto 2/2015, nosso Modelo de Gestão de Filas implicará, a partir da

fila ag. encerramento do ato e da fila ag. decurso de prazo ou, alternativamente, da fila

ag. análise de cartório, gerenciar os processos digitais trabalhados removendo as

cópias das filas e/ou encerrando os atos, se o caso, de modo a mantê-los regular para

as atividades subsequentes.

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ATIVIDADES DO GESTOR/ESCRIVÃO JUDICIAL

Art. 2º

Compete ao escrivão judicial:

I – coordenar e administrar a unidade de processamento judicial;

II – conferir e assinar expedientes;

III – acompanhar a produtividade dos servidores e das equipes;

IV - conferir e assinar os mandados de levantamento;

V – garantir o normal fluxo de trabalho, com disciplina, organização e estrito

cumprimento dos horários de funcionamento;

VI – zelar para que não haja qualquer preferência na tramitação dos processos de uma

vara em relação a outra, ressalvados os casos de urgência;

VII – abrir diariamente o email institucional da unidade;

VIII - atender os juízes em exercício nos trabalhos relativos à unidade de

processamento.

IX - abrir, controlar e encerrar os livros e classificadores da Unidade;

X – tratar dos expedientes de habilitação de peritos;

XI – elaborar e encaminhar a frequência e avaliação de desempenho dos servidores da

Unidade, podendo delegar a tarefa, se o caso.

Art. 4º (com a alteração introduzida pelo Provimento n.º 9/2015)

Compete ao gestor da equipe de atendimento:

I – coordenar os trabalhos da equipe;

II – a guarda e escrituração dos livros e classificadores em uso pela equipe;

III – a guarda dos autos físicos e a cobrança daqueles não restituídos no prazo legal;

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IV – elaborar e remeter a relação de mandados de levantamento;

V – auxiliar o escrivão no que lhe for solicitado.


Compete ao gestor de Equipe de Processos Físicos:


II – conferir e assinar expedientes, inclusive mandados de levantamento;

III – remeter as laudas de publicação;

IV – auxiliar o escrivão no que lhe for solicitado.


Compete ao gestor de Equipe de Cumprimento dos Processos

Digitais:


II – conferir, assinar pelo fluxo de documentos e tornar público os expedientes,

inclusive mandados de levantamento;

III – controlar o painel de editais;

IV – zelar para que todas as filas do fluxo digital tenham regular andamento;



Compete ao gestor de Equipe de Movimentação dos Processos

Digitais:


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II – conferir e assinar expedientes, inclusive mandado de levantamento, quando

determinado pelo escrivão;

III – abrir diariamente o e-mail institucional da Unidade, encaminhando aos e-mails das

Varas respectivas todos aqueles cuja resposta/informação devam ser

conferidas/elaboradas pelo magistrado, como os referentes a Agravo de Instrumento;

IV – tratar todas as filas de retorno, procedendo ao devido andamento aos feitos;

V – controlar a digitalização de documentos, inclusive os prazos para destruição dos

documentos, de acordo com as Normas de Serviço da Corregedoria Geral da Justiça;

VI – zelar para que todas as filas do fluxo digital tenham regular andamento;


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EQUIPE/NÚCLEO DE ATENDIMENTO tratar no subfluxo processo, a fila ag. digitalização:

- ao final da digitalização, emitir certidão de que o processo, a partir de então, tornou-

se digital, consignando, expressamente, que os autos físicos foram arquivados na

CAIXA */2015 – AUTOS DIGITALIZADOS; utilizar o modelo de grupo CERTIDÃO – AUTOS

DIGITALIZADOS; acionar o botão emitir certidão;

- atividades acessórias: conferência do cadastro, evolução de classe, histórico de partes

e afixação de tarja (MP, em todos os processos; réu preso; menor custodiado (tarja

lilás de URGENTE, vez que não há tarja específica);

- atividades exclusivas dos escreventes: conferência do trabalho dos estagiários,

liberação das peças para a pasta digital, expedição, assinatura, liberação e impressão

da certidão referente à digitalização, com o encarte dela aos autos físicos;

encaminhamento do processo para a fila conclusos – decisão;

tratar a rotina de petições intermediárias aguardando cadastro:

- o responsável deverá identificar as petições referentes aos processos digitais e

proceder ao cadastro. NÃO DEVERÁ JUNTAR.

a partir da digitalização, os novos documentos endereçados ao processo deverão

ser incluídos no sistema por meio da rotina de cadastro de petições intermediárias e

incidentes processuais excepcionais, de modo a garantir que todo documento integre

as filas do subfluxo petição intermediária, garantido, ainda, que todo o documento

referente a processo digital passe pela análise da MOVIMENTAÇÃO; tais documentos,

portanto, após cadastrados e digitalizados (deverão ser digitalizados por meio do

acionamento do botão digitalizar da rotina de cadastro de petições e incidentes

processuais excepcionais), deverão ser arquivados em pasta própria (já criada e em

cartório), em ordem cronológica, e o escrevente responsável pelo cadastramento e

digitalização deverá lançar chancela de “digitalizado”, com carimbo e assinatura,

inclusive.

Em relação os mandados expedidos, tratando-se de diligência negativa, o próprio

oficial de justiça liberará a certidão nos autos; o mandado, portanto, após devolvido ao

cartório, deverá ser entregue para a MOVIMENTAÇÃO, que verificará a certidão e,

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analisando os autos, fará o encaminhamento necessário para o subfluxo e fila

adequada, inutilizando imediatamente o mandado.

Tratando-se de certidão positiva ou parcialmente positiva, a certidão NÃO será

liberada para o processo pelo oficial de justiça; o mandado deverá ser entregue para a

MOVIMENTAÇÃO, que fará a liberação da certidão nos autos digitais, arquivando o

mandado em pasta própria, com a chancela de “analisado”, fazendo a análise e

encaminhamento do processo para o subfluxo e fila adequada.

tratar no subfluxo processo, a fila ag. impressão:

- para esta fila irão as precatórias distribuídas; todas elas serão sempre físicas; quando

o Distribuidor proceder à distribuição e materializar a precatória, a mesma virá para

esta fila; o objeto deverá ser excluído desta fila, após a precatória ser entregue no

cartório pelo Distribuidor; com os autos materializados em mãos, excluir o objeto.

Art. 5º A equipe de atendimento será responsável pelo atendimento do público no

balcão; pela guarda, carga, recebimento, arquivamento e desarquivamento de autos

físicos, inclusive dos Inquéritos Policiais; e pelo correio e malote.

- será responsável pela carga e baixa de mandados;

- será responsável por movimentar a certidão do oficial de justiça;

- será responsável pelo recebimento de expediente do Serviço de Protocolo e do

Distribuidor;

- será responsável pelo recebimento das armas e dos objetos entregues pelas

Delegacias de Polícia, bem como pelo seu cadastramento no SAJ e posterior guarda no

Depósito;

§ 2º Compete aos escreventes da equipe de atendimento:

I - carga e descarga de processos físicos, inclusive aqueles encaminhados ou

provenientes da conclusão;

II - o arquivamento e o desarquivamento de processos físicos;

III - o correio e o malote;

IV – o atendimento de balcão mediante revezamento diário ou semanal.

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- carga e baixa de mandados;

- recebimento de expediente do Serviço de Protocolo e do Distribuidor;

- recebimento das armas e dos objetos entregues pelas Delegacias de Polícia, bem

como pelo seu cadastramento do SAJ e posterior guarda no Depósito;

§ 3º Compete aos agentes administrativos da equipe de atendimento realizar o

transporte dos autos físicos e dos documentos entre a unidade e os gabinetes e entre

os gabinetes e a unidade, bem como auxiliar os escreventes em suas atividades não

privativas.

§ 4º Compete aos estagiários da equipe de atendimento a alocação e o

encaminhamento dos processos físicos e o revezamento no atendimento de balcão.

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EQUIPE/NÚCLEO DE MOVIMENTAÇÃO Art. 6º A equipe de movimentação será responsável pela movimentação e pelo

controle de prazos dos processos físicos e digitais, pela publicação e pela juntada de

petições.

§ 2º Compete aos escreventes da equipe de movimentação:

I – em relação aos processos físicos:

a) receber os processos da conclusão;

b) elaborar lauda de publicação e certificar sua ocorrência;

c) juntar petições, providenciando as atualizações no sistema informatizado e, na

sequência, praticar atos ordinatórios ou dar andamento ao feito;

d) verificar diariamente os prazos, de acordo com as datas de vencimento,

certificando-se o seu decurso e, na sequência, praticar atos ordinatórios ou dar

andamento ao feito;

II – em relação aos processos eletrônicos:

tratar as seguintes filas do subfluxo processo:

- ag. análise do cartório; para esta fila, o processo virá automaticamente na hipótese

de devolução de mandado cumprido negativo ou sem cumprimento; virá, também,

quando o processo estiver na fila do subfluxo processo – aguardando encerramento do

ato, sem cópia para a fila aguardando decurso de prazo, ato (mandado, ofício,

precatória, etc.) for encerrado;

- ag. análise do cartório - urgente; para esta fila, o processo não será encaminhado

automaticamente, apenas em razão da operação do usuário;

- ag. impressão; ESTA FILA SERÁ TRATADA PELO ATENDIMENTO;

- encaminhar para publicação; para esta fila, o processo virá automaticamente; o

responsável deverá verificar se o texto a ser publicado foi selecionado (crtl-m); o

responsável deverá verificar se o texto deve ou não ser publicado; para publicação,

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selecionar os objetos e acionar o botão emitir relação; para o caso de não publicação

acionar o botão não publicar; o procedimento para publicação é igual ao do processo

físico; o responsável deverá gerar arquivos separados para processos físicos e digitais,

divididos por competência (fluxo), inclusive;

- ag. certificação da publicação; para esta fila, o processo virá após a finalização da

retranca; o procedimento de certificação é o mesmo para processos físicos e digitais;

- ag. decurso de prazo - publicação; para esta fila, o processo virá após a certificação da

publicação; considerando o modelo de gestão de filas adotado pelo cartório, os

processos desta fila deverão ser removidos, acionando o botão encerrar prazo; é

possível fazer atividade em lote;

- ag. análise – prazo expirado; para esta fila, o processo não será encaminhado

automaticamente, apenas em razão da operação do usuário;

- ag. hasta pública - leilão; para esta fila, o processo não será encaminhado

automaticamente, apenas em razão da operação do usuário. O botão encaminhar para

outra fila estará habilitado nas filas aguardando análise de cartório e aguardando

decurso de prazo;

- ag. laudo; para esta fila, o processo não será encaminhado automaticamente, apenas

em razão da operação do usuário. O botão encaminhar para outra fila estará habilitado

nas filas aguardando análise de cartório e aguardando decurso de prazo;

- ag. decurso de prazo; para esta fila, o processo somente será incluído como cópia de

outra fila, especialmente da fila aguardando encerramento do ato do subfluxo

processo. Há possibilidade de geração de atos novos a partir desta fila. Para o caso do

ato ser despacho, decisão e sentença, optaremos por utilizar o botão encaminhar para

outra fila; o processo deverá ser encaminhado para uma das filas de conclusão. No

caso do ato ordinário, o sistema removerá o processo da fila automaticamente, e o

colocará na fila emissão de ato ordinatório do subfluxo processo; no caso, o ato

ordinatório deverá ser gerado, assinado e liberado pelo próprio escrevente, o que

colocará o processo na fila de documento ato ordinário – aguardando análise; nesta

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hipótese o processo será automaticamente retirado da fila emissão de ato ordinatório

do subfluxo processo e irá para a fila aguardando encerramento do ato; na fila

aguardando encerramento do ato, o responsável deverá fazer uma cópia para a fila

aguardando decurso de prazo. DA FILA AGUARDANDO ENCERRAMENTO DO ATO, O

OBJETO NUNCA SAÍRA, SENÃO NA HIPÓTESE DO ENCERRAMENTO DO ATO

DIRETAMENTE NA FILA DO DOCUMENTO EXPEDIDO; a princípio, a fila aguardando

encerramento do ato não precisará ser monitorada; o que o usuário não pode deixar

de realizar é o encerramento do ato na fila do documento expedido.

- retorno do distribuidor; o processo será enviado para o Distribuidor da fila

aguardando decurso de prazo e aguardando análise de cartório; será enviado ao

Distribuidor para correção de classe, por exemplo, ou para redistribuição; no caso da

correção de classe, retornará ao cartório por esta fila;

- retorno da contadoria; o processo será enviado para o Contador da fila aguardando

análise de cartório; após o trabalho da Contadoria, retornará ao cartório por esta fila.

- retorno setor técnico - ass. social; o processo será enviado para a assistente social da

fila aguardando decurso de prazo e da fila aguardando análise de cartório; após o

trabalho do setor técnico, retornará ao cartório por esta fila;

- retorno setor técnico - psicologia; o processo será enviado para a psicóloga da fila

aguardando decurso de prazo e aguardando análise de cartório; após o trabalho do

setor técnico, retornará ao cartório por esta fila;

- ag. encerramento do ato; para esta fila, o processo virá automaticamente toda vez

que houver a criação de ato a partir de despacho, decisão, sentença, termo de

audiência e ato ordinatório com ato. Desta fila, considerando o modelo de gestão de

filas adotado pelo cartório, ou seja, considerando que em nosso cartório os prazos

serão todos controlados a partir da fila aguardando decurso de prazo do subfluxo

processo, deverá ser feito cópia do processo para a fila aguardando decurso de prazo e

encerrado o ato diretamente na fila do documento expedido;

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- processo suspenso; para esta fila, o processo não será encaminhado

automaticamente, apenas em razão da operação do usuário. O botão encaminhar para

outra fila estará habilitado nas filas aguardando análise de cartório e aguardando

decurso de prazo;

- processo arquivado; para esta fila, o processo não será encaminhado

automaticamente, apenas em razão da operação do usuário. O botão arquivar

processo, estará habilitado nas filas aguardando análise de cartório e aguardando

decurso de prazo.

- processo cancelado; todos os processos que forem eventualmente remetidos para o

Distribuidor para cancelamento da distribuição, permanecerão nesta fila após o

cancelamento;

- ag. avaliação; para esta fila, o processo não será encaminhado automaticamente,

apenas em razão da operação do usuário. O botão encaminhar para outra fila estará

habilitado nas filas aguardando análise de cartório e aguardando decurso de prazo;

- processo em grau de recurso; todos os processos que estiverem em grau de recurso

permanecerão nesta fila; serão remetidos a partir das filas próprias. O botão remeter

para o segundo grau estará habilitado nas filas aguardando análise de cartório e

aguardando decurso de prazo;

- retorno do segundo grau - recurso eletrônico; nesta fila, estarão os processos que o

Segundo Grau devolver para o cartório. Havendo processo nesta fila, o mesmo deverá

ser remetido para a conclusão; o botão encaminhar para outra fila, estará habilitado

na seção;

- processo suspenso – artigo 366 do CPP; para esta fila, o processo não será

encaminhado automaticamente, apenas em razão da operação do usuário. O botão

encaminhar para outra fila estará habilitado nas filas aguardando análise de cartório e


- processo suspenso – artigo 89 da Lei 9099/95; para esta fila, o processo não será

encaminhado automaticamente, apenas em razão da operação do usuário. O botão

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encaminhar para outra fila estará habilitado nas filas aguardando análise de cartório e


- petição juntada - aguardando análise; FILA FORA DE USO;

- Emissão de ato ordinatório; VER FILA AGUARDANDO DECURSO DE PRAZO;

- retorno do Cejusc; (fila que não tem uso para o Cartório Criminal de Matão)

tratar o subfluxo de petição intermediária;

- nas diversas filas ag. análise do subfluxo Petição Intermediária estarão as petições

juntadas pelo ATENDIMENTO. Dependendo da fila, as opções serão distintas, por

exemplo:

Fila ag. análise – petições diversas:

Fila ag. análise – incidente processual; nesta fila, poderão estar os pedidos de

liberdade provisória e de restituição de objeto apreendido, por exemplo:

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A partir das filas do subfluxo petição intermediária, o escrevente responsável fará a

juntada da petição; no caso de incidente processual, deverá promover ao

apensamento dos processos pela rotina dos menus do SAJ, incluindo os alertas pelo

menu pendências e prazos do SAJ, inclusive. Nos casos de apensamentos, deveremos

atentar para os ícones que indicam o apensamento:

Tratando-se de petição diversa, após a juntada a petição sairá da fila. Ao mesmo

tempo em que se realizar a juntada da petição, o processo (que deverá estar em

alguma fila do subfluxo processo) deverá ser encaminhado para conclusão (botão

encaminhar para outra fila) ou para o M.P., se o caso (botão emitir ato ordinatório).

Lembrando que, de acordo com o modelo de gestão das filas que adotamos, o

processo deverá estar na fila aguardando decurso de prazo ou, alternativamente, na

fila aguardando análise de cartório. Lembrando, ainda, que a juntada de qualquer

petição NÃO retira o processo das filas do subfluxo processo. Assim, dependendo do

caso, o processo deverá ser encaminhado para a outra fila, com ou sem encerramento

do prazo, a depender da situação.

tratar o subfluxo de documentos, filas ag. decurso de prazo e ag.

devolução/resposta: mandado; mandados - outros; ofício; carta; carta

precatória/rogatória; e citação/intimação/vista/Portal;

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AS FILAS ag. Decurso de prazo e ag. Devolução/resposta, do subfluxo de

documentos, DEVERÃO TER O PRAZO ENCERRADO LOGO APÓS A EXPEDIÇÃO DOS

DOCUMENTOS (modelo de gestão de filas adotado pelo cartório).

Tratando-se de objeto na fila ag. decurso do prazo do portal DJ, o mesmo deverá ser

encerrado pela MOVIMENTAÇÃO, tão logo ali seja incluído.

gerar lauda de publicação e certificar sua ocorrência;

Deve ser gerada uma lauda para cada FLUXO (leia-se, competência); as laudas de

processos DIGITAIS devem ser separadas das laudas de processos FÍSICOS. A

CERTIFICAÇÃO DA PUBLICAÇÃO, tanto de processos digitais, como de processos

físicos, SERÁ SEMPRE FEITA PELA ROTINA DE PUBLICAÇÃO DO SAJ (FORA DO FLUXO)

juntar petições, verificando se há ato correspondente a ser encerrado e, na

sequência, praticar atos ordinatórios ou dar andamento ao feito; VER SUBFLUXO

PETIÇÃO INTERMEDIÁRIA;

verificar diariamente os prazos, de acordo com as datas de vencimento,

certificando-se o seu decurso e, na sequência, praticar atos ordinatórios ou dar

andamento ao feito.

§ 3º Compete aos estagiários da equipe de movimentação a localização de autos de

processos físicos; a abertura de volumes dos processos físicos; o recebimento de autos

oriundos do Tribunal de Justiça; a digitalização de documentos; e auxiliar os

escreventes nas tarefas não privativas.

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EQUIPE/NÚCLEO CUMPRIMENTO

Art. 7º A equipe de cumprimento será responsável pelo cumprimento das

determinações judiciais nos processos físicos e digitais.

§ 2º Compete aos escreventes da equipe de cumprimento:

I – em relação aos processos físicos, a elaboração de ofícios, mandados, cartas

precatórias, etc;

II – em relação aos processos eletrônicos:

tratar o subfluxo de documentos, filas ag. análise, gerando o ato ou removendo

sem ato, se o caso, quando não houver expediente a ser emitido:

- na hipótese específica de providências relacionadas à juntada de FA e certidões

para o MP verificar a possibilidade de oferecimento de proposta de suspensão

condicional do processo, nosso modelo de despacho determina a comunicação ao

IIRGD desde logo, bem como que se providencie a FA e certidões. Nesta hipótese,

portanto, deverá o responsável pelo cumprimento expedir o ofício ao IIRGD, depois

de assinado imprimi-lo, e depois encerrar o ato do documento. Com isso, o processo

sairá automaticamente da fila ag. encerramento do ato e passará para a fila ag.

análise de cartório. A partir desta fila ag. análise de cartório, portanto, o escrevente

que estiver cumprindo o processo, ou seja, expedindo o ofício ao IIRGD e

digitalizando a FA e certidões, deverá remeter os autos ao MP a partir da fila ag.

análise de cartório acionando o botão vista mp/portal e, na sequência, da fila ag.

encerramento de ato, fazer uma cópia do processo para a fila aguardando decurso

do prazo. A fila de prazo do subfluxo Portal/DJ será tratada pela MOVIMENTAÇÃO.

Na hipótese de ser necessário aguardar certidões de outro cartório, o processo

deverá ser copiado para a fila ag. decurso de prazo, antes de se encerrar o prazo do

documento expedido.

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- as filas ag. decurso de prazo e ag. devolução/resposta, do subfluxo de documentos,

DEVERÃO TER O PRAZO ENCERRADO LOGO APÓS A EXPEDIÇÃO DOS DOCUMENTOS

(modelo de gestão de filas adotado pelo cartório).

O documento propriamente dito, deverá estar na fila aguardando análise. Praticado

o ato, ou seja, a expedição do mandado, da precatória, do ofício, etc., o documento

será assinado e liberado nos autos digitais, transferido pelo sistema para a fila ag.

impressão e, depois da impressão, novamente transferido pelo sistema para a fila ag.

devolução da central (no caso de mandado), e para as filas ag, devolução/resposta,

no caso dos outros documentos. O processo que estará na fila aguardando

encerramento do ato do subfluxo processo, deverá ser copiado para a fila

aguardando decurso de prazo do mesmo subfluxo; após, na fila ag. devolução da

central ou ag. devolução/resposta o ato deverá ser encerrado por meio do botão

encerrar sem decurso de prazo.

O PROCESSO SEMPRE DEVERÁ SER COPIADO ANTES DO PRAZO SER ENCERRADO.

ATENÇÃO PARA O TERMO DE AUDIÊNCIA E SENTENÇA GERADOS A PARTIR DE UMA

ÚNICA ATIVIDADE: A AUDIÊNCIA.

Nesta hipótese, adotaremos a rotina de encerrar o ato termo de audiência por meio

do botão remover sem ato da fila ag. análise e praticar todos os atos a partir da fila

ag. análise do subfluxo sentença.

Assim, o escrevente que cumprir uma determinação decorrente da sentença/termo

de audiência, deverá proceder como anteriormente mencionado, em relação ao

encerramento dos atos praticados. O processo, que neste momento estará na fila ag.

encerramento do ato do subfluxo processo (considerando que nessa fase a sentença,

despacho ou decisão já foi assinado e liberado nos autos), deverá ser encaminhado

para a fila ag. decurso de prazo.

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Nesta hipótese, ainda, o processo, que estará na fila ag. encerramento de ato, do

subfluxo processo, NÃO DEVERÁ SER COPIADO para a fila ag. decurso de prazo,

porque o mesmo já deverá ter sido encaminhado a partir da fila ag. audiência,

conforme antes mencionado.

NOMEAÇÃO DE DEFENSOR DATIVO

PRIMEIRA POSSIBILIDADE:

Tratando-se de ato ordinatório para nomeação de defensor, deverá se proceder à

solicitação por meio do sistema próprio da Defensoria; após, tanto a provisão quanto o

Termo de Compromisso deverão ser carregados na pasta digital; tratando-se de

advogado cuja intimação deve se dar por mandado, basta expedir o mandado e

proceder como já estabelecido. Por outro lado, tratando-se de advogado que deseja a

intimação pela imprensa, o objeto deverá ser removido sem atos da fila ag. análise do

subfluxo ato ordinatório; ao ser removido, o processo irá para a fila ag. análise do

subfluxo processo; da fila ag. análise de cartório, deverá ser gerado um novo ato

ordinatório (genérico sem atos) – escrever “NOTA DE CARTÓRIO: autos com vista para

apresentação de defesa no prazo legal” (não esquecer crtl-m); o objeto sairá

automaticamente da fila ag. análise de cartório e irá para a fila encaminhar para

publicação; da fila encaminhar para publicação, deverá ser feita uma cópia para a fila

ag. análise de cartório e na sequência, da fila ag. análise de cartório, o objeto deverá

ser encaminhado para a fila ag. decurso de prazo.

SEGUNDA POSSIBILIDADE:

1. ATO ORDINATÓRIO

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O Núcleo Movimentação emitirá um ato ordinatório com o seguinte teor:

“Providencie-se nomeação de defensor para o réu. Após, intime-se o defensor de que

os autos estão com vista para apresentação de defesa prévia, no prazo legal.”

A partir deste ato, o objeto (processo) cairá nas filas “ag. análise” do subfluxo ato

ordinatório e “encaminhar para publicação” do subfluxo processo.

2. DO CUMPRIMENTO DO ATO

O Núcleo Cumprimento, a partir da fila “ag. análise”, cumprirá o processo nomeando

defensor, pelo portal da defensoria, liberando nos autos a nomeação juntamente com

o termo de compromisso.

Caso o termo de compromisso tenha como forma de intimação mandado, o Núcleo

Cumprimento gerará um ato para a expedição do mandado.

Caso o termo de compromisso tenda como forma de intimação DJE, o Núcleo

Cumprimento encerrará o ato, deixando a cargo do Núcleo Movimentação a intimação

do defensor.

LEMBRETE: Antes de encerrar atos fazer cópia da fila “encerramento de ato” para

“decurso de prazo”, ambos do subfluxo processo. Para este caso especifico,

recomenda-se o seguinte teor para a observação da fila do “decurso de prazo”: AG.

MANDADO ou AG. DEFESA PRÉVIA, conforme o caso .

3. DA PUBLICAÇÃO

Estando o objeto (processo) também na fila “encaminhar para publicação” do subfluxo

processo, o Núcleo Movimentação irá monitorar o obeto verificando se houve a

nomeação do defensor juntamente com o termo de compromisso.

Caso o termo de compromisso tenha como forma de intimação mandado, O Núcleo

Movimentação não irá publicar o ato ordinatório, removendo o objeto da fila

“encaminhar para publicação”.

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Caso o termo de compromisso tenha como forma de intimação DJE, o Núcleo

Movimentação publicará o ato ordinatório, após certificará a publicação, e em seguida

encerrará o prazo da publicação.

4. CONSIDERAÇÕES FINAIS

Assim que nomear o defensor ou juntar procuração, o advogado deverá ser cadastrado

no processo e ser feita uma anotação na página correspondente a capa do inquérito,

descrevendo no título da anotação: “Defensor - Dativo ou Constituído - Forma de

Intimação”; e no teor da anotação: “Nome do defensor - nº da folha da provisão ou

procuração - nome do réu (necessário quando se tratar de 02 ou mais réus com

advogados distintos).

Lembre-se que para qualquer ato cumprido, seja em razão de uma decisão, despacho,

etc, verificar na página correspondente a capa do inquérito a forma de intimação do

defensor, pois caso seja por mandado o Núcleo Cumprimento deverá gerar um novo

ato, no caso mandado, para intimação do defensor do teor da decisão, despacho, etc.

- despacho,

- decisão interlocutória,

- sentença, (ANTES DE PRATICAR ATOS REGISTRAR SENTENÇA, INCLUIR A TARJA DE

SENTENÇA REGISTRADA e AUTALIZAR O HISTÓRICO DE PARTES)

- termo de audiência e

- ato ordinatório, gerando o ato ou removendo sem ato, se o caso, quando não houver

expediente a ser emitido;

trata o subfluxo de documentos, filas ag. Impressão

- mandado;

- mandados - outros;

- ofício;

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- carta;

- carta precatória/rogatória;

- certidão de cartório;

- termo;

- alvará;

- edital;

- guia:

- auto;

- formal;

- diversos;

- certidão;

§ 3º Compete aos estagiários auxiliar os escreventes nas tarefas não privativas.

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EQUIPE/NÚCLEO AUDIÊNCIA

tratar o subfluxo processo, fila ag. audiência:

- nesta fila, toda vez que houver cadastro de audiência pela rotina pauta de

audiências da sala, uma cópia do processo será inserida.

NO DIA DA AUDIÊNCIA, A PRIMEIRA ATIVIDADE A SER REALIZADA PELO ESCREVENTE

DA SALA DE AUDIÊNCIA SERÁ SELECIONAR OS PROCESSOS COM AUDIÊNCIA

MARCADA E QUE ESTEJAM EM QUAISQUER FILAS DO SUBFLUXO PROCESSO, QUE

NÃO SEJA A FILA AG. AUDIÊNCIA, E ENCAMINHÁ-LOS (não é cópia, é

encaminhamento) PARA A FILA AG. AUDIÊNCIA.

A providência visa manter o processo apenas e tão somente na fila ag. audiência.

Não deverá haver documentos pendentes de impressão ou nas filas subsequentes às

filas ag. impressão dos subfluxos de documentos; se houver, deverá ser resolvido. No

caso do mandado, não deverá haver processo na fila ag. devolução da central; no

caso de precatória, não deverá haver processo na fila ag. devolução de precatória;

exemplos dessa filas: ag. resposta, ag. decurso de prazo.

Os termos de audiência, serão gerados a partir desta fila.

Na hipótese de ser necessária a expedição de mandado de condução coercitiva,

deverá ser criado um ato ordinatório. Nesta hipótese, considerando o procedimento

anteriormente mencionado, o processo, que estará na fila ag. audiência, deverá ser

encaminhado para a fila aguardando análise do cartório; na fila aguardando análise

de cartório, o processo deverá ser selecionado para a geração de ato ordinatório, o

que implicará na retirada do processo da referida fila e sua colocação na fila emissão

de ato ordinatório. O ato ordinatório propriamente dito, deverá estar na fila

aguardando análise do subfluxo de documento ato ordinatório. Praticado o ato, ou

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seja, a expedição do mandado de condução coercitiva, o mandado será assinado e

liberado nos autos digitais, transferido para a fila ag. impressão e, depois da

impressão, para a fila ag. devolução da central. O processo que estará na fila

aguardando encerramento do ato do subfluxo processo, deverá ser copiado para a

fila aguardando audiência do mesmo subfluxo; após, na fila ag. devolução da central

o ato deverá ser encerrado por meio do botão encerrar sem decurso de prazo.

O termo de audiência, após assinado e liberado nos autos digitais, estará na fila

aguardando análise do subfluxo documento termo de audiência; após a criação do

termo de audiência, o processo, que neste momento deverá estar somente na fila ag.

audiência, deverá ser encaminhado para a fila conclusos – sentença (ou para uma

outra fila de conclusão) do subfluxo processo, a qual será tratada juntamente com as

filas ag. análise dos subfluxos sentença e termo de audiência, pelo CUMPRIMENTO;

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EQUIPE/NÚCLEO GABINETE Art. 8º Compete ao assistente judiciário, aos escreventes e estagiários lotados nos

Gabinetes dos Juízes elaborar minutas de despachos, decisões e sentenças, bem como

realizar as pesquisas deferidas pelo juiz (RENAJUD, BACENJUD, TRE, INFOJUD/INFOSEG,

SERASAJUD e ARISP).

§ 1º Compete aos servidores e estagiários do Gabinete tratar as seguintes filas do

fluxo de processo:

- inicial – ag. Análise do cartório; para esta fila, virão os processos novos, via portal

ESAJ (peticionamento eletrônico); exemplos: medidas protetivas formuladas

diretamente pela vítima por meio de advogado, queixa-crime e pedidos formulados

pelo M.P. sem processo anterior; antes da fila, o processo já passou pelo Distribuidor.

Desta fila, os autos deverão ser encaminhados para as filas de conclusão ou para o MP,

por meio do acionamento de botões próprios.

Lembrando que, para o M.P., é gerado ato ordinatório automático, a partir do

acionamento do botão próprio “vista MP/portal”;

Alternativamente, deverá ser observada a regra que já estabelecemos para os

documentos (fila ag. análise dos subfluxos de documentos), inclusive o ato ordinatório,

ou seja, no caso do ato ordinário, o sistema removerá o processo da fila

automaticamente, e colocará na fila emissão de ato ordinatório do subfluxo processo;

no caso, o ato ordinatório será gerado, assinado e liberado pelo próprio escrevente, o

que colocará o processo na fila de documento Ato Ordinário – aguardando análise;

nesta hipótese o processo será automaticamente retirado da fila emissão de ato

ordinatório do subfluxo processo e irá para a fila aguardando encerramento de ato.

Observar que, em se tratando apenas da prática de ato ordinatório de vista ao MP, o

processo deverá ser copiado da fila ag. encerramento de ato para a fila ag. decurso de

prazo, de acordo com o que ficou estabelecido a respeito do modelo de gestão de filas

de trabalho.

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- inicial – ag. análise do cartório – urgente; SEM USO

- inicial – medidas cautelares; para esta fila, o processo não será encaminhado

automaticamente, apenas em razão da operação do usuário. NÃO UTILIZAREMOS ESTA

FILA;

- entrados com sigilo absoluto; para esta fila, o processo não será encaminhado

automaticamente, apenas em razão da operação do usuário. NÃO UTILIZAREMOS ESTA

FILA;.

- conclusos – despacho; conclusos – decisão interlocutória;

conclusos – sentença; conclusos - urgente

Para esta fila, o processo não será encaminhado automaticamente, apenas em razão

da operação do usuário.

Muito provavelmente, os processos desta fila serão incluídos pela Equipe/Núcleo

MOVIMENTAÇÃO.

A MOVIMENTAÇÃO deverá fazer uso da coluna observação da fila ao encaminhar o

processo para as filas de conclusão.

A princípio, na observação deverá constar apenas situação que implique em algum

tratamento prioritário, naquele momento, ao caso sob análise, como por exemplo um

pedido de liberdade provisória, ou um pedido de autorização para saída da comarca

(nos casos de liberdade provisória já concedida com medidas cautelares).

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Utilizaremos a coluna observação da fila, também para apontar que já houve o

oferecimento de defesa prévia e que o próximo passo será a designação da audiência.

Diante disso, adotaremos o seguinte padrão de anotação:

DEFESA PRÉVIA

PRIORIDADE

LIBERDADE PROVISÓRIA

MEDIDA PROTETIVA

Vale consignar, que adotaremos um padrão de exibição de colunas para a seção de

exibição de processos em cada fila; no caso das filas de documentos, quando possível,

e no caso dos processos nas filas de conclusão, aguardando decurso de prazo e

aguardando análise de cartório, adotaremos a seguinte série de colunas, nesta ordem:

Seleção

Sequência

Pendências

Atividade Realizada

Fluxos paralelos

Dependências do objeto

Apensamento

Processo

Tarjas

Data da Audiência

Classe

Assunto

Observação da Fila

Entrada (representada a data na qual o processo entrou na fila)

Alocado para

Usuário de Criação

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Em relação aos processos conclusos, adotaremos um procedimento padrão para

tratarmos os objetos nas respectivas filas.

Para tanto, utilizaremos os filtros de cada coluna para selecionarmos os processos que

deverão ser tratados com prioridade, um em relação aos outros.

Assim, a ordem será a seguinte:

1. Processo com tarja vermelha, ou seja, PROCESSO COM RÉU PRESO;

2. Processo com tarja lilás (não há tarja específica para menor custodiado), ou

seja, PROCESSO COM MENOR CUSTODIADO.

3. Processo com audiência marcada;

4. Processo com anotação na observação da fila;

5. Processo sem prioridade; neste caso, os objetos serão tratados em ordem

cronológica, do mais antigo ao mais novo na fila, considerando a data de

entrada.

Tratando-se de processo para marcar audiência, ou seja, com defesa prévia

apresentada, o escrevente que estiver trabalhando com o processo deverá incluir na

última folha dos autos, na pasta digital, uma anotação com as informações necessárias

para o juiz marcar a audiência, a exemplo do que já é realizado pelo cartório:

preliminares que devem ser apreciadas, quantidade de testemunhas arroladas,

quantidade de vítimas e réus, bem como que se trata de proposta de suspensão.

Para tanto, deverá acionar o botão incluir anotação. Como título, deverá escrever

informações para audiência; na descrição consignar as informações necessárias; alterar

a configuração da anotação (clicar o botão direito do mouse sobre a própria janela)

para que todos os usuários possam ter acesso a ela e, se preferir, alterar a cor de

fundo, como forma de destacar a anotação, inclusive.

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Na sequência, na coluna observação da fila, deverá alterar a anotação de defesa prévia

para marcar audiência.

O Juiz, por sua vez, monitorará a fila diariamente, analisando o processo, consignando

no quadro de anotação da pasta digital a designação da audiência e outras

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informações que entender pertinentes, bem como alterará, na coluna observação da

fila, a anotação de marcar audiência para audiência marcada.

O GABINETE, por sua vez, também monitorará a fila diariamente, e tão logo verificar

que há a anotação audiência marcada na coluna observação da fila, preparará o

expediente para a assinatura do juiz.

- Bacen Jud – conclusos – decisão; usaremos as filas de conclusos para despacho e

decisão

- Bacen Jud – bloquear valor; usaremos as filas de conclusos para despacho e decisão;

- Bacen Jud – ag. Resposta; usaremos as filas de conclusos para despacho e decisão;

- Bacen Jud – ag. Transferência; usaremos as filas de conclusos para despacho e

decisão;

- cadastro deferido; usaremos as filas de conclusos para despacho e decisão;

- processo recebido do 2.ª grau – diligência; VERIFICAR SE ESTÁ ATIVA!!!

- ag. encerramento do ato; (SERÁ TRATADA PELA MOVIMENTAÇÃO)

- pesquisas; (NÃO TEM ESSA FILA NAS NOSSAS COMPETÊNCIAS) e

- ag. análise do gabinete; (NÃO TEM ESSA FILA NAS NOSSAS COMPETÊNCIAS)

§ 2º Compete ao Gabinete:

I - realizar o registro das sentenças, devendo, para tanto, no processo eletrônico,

acessar a fila aguardando análise do subfluxo sentença;

II - a criação dos modelos de grupo, devendo preencher o nome do documento - que

deve corresponder ao teor do documento; inserir a movimentação específica; marcar

o check box de assinatura do juiz; vincular o(s) ato(s) correspondente(s) e selecionar o

teor do documento (ctrlM) para fins de publicação e emissão, quando necessária, de

documentos.

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TABELA DE CONTROLE DE FILAS

EQUIPE/NÚCLEO DE ATENDIMENTO

SUBFLUXO processo as FILAS:

ag. digitalização

ag. impressão

petições intermediárias aguardando cadastro;

EQUIPE/NÚCLEO DE MOVIMENTAÇÃO

SUBFLUXO processo as FILAS:

ag. análise do cartório;

ag. análise do cartório - urgente;

encaminhar para publicação;

ag. certificação da publicação;

ag. decurso de prazo - publicação;

ag. hasta pública - leilão;

ag. laudo;

ag. decurso de prazo;

retorno do distribuidor;

retorno da contadoria;

retorno setor técnico - ass. social;

retorno setor técnico - psicologia;

ag. encerramento do ato;

processo suspenso;

processo arquivado;

processo cancelado;

ag. avaliação;

processo em grau de recurso;

retorno do segundo grau - recurso eletrônico;

processo suspenso - artigo 366 do CPP;

processo suspenso - artigo 89 da Lei 9099/95;

Emissão de ato ordinatório;

SUBFLUXO petição intermediária as FILAS:

ag. análise - petições diversas;

ag. análise - incidente processual;

SUBFLUXO citação\intimação\vista (portal\DJ) a FILA:

Ag. decurso de prazo;

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EQUIPE/NÚCLEO CUMPRIMENTO

SUBFLUXO documentos as FILAS AG. ANÁLISE:

despacho

decisão interlocutória

sentença

termo de audiência

ato ordinatório

SUBFLUXO documentos as FILAS AG. IMPRESSÃO:

mandado;

mandados - outros;

ofício;

carta;

carta precatória/rogatória;

certidão de cartório;

termo;

alvará;

edital;

guia;

auto;

formal;

diversos;

certidão;

EQUIPE/NÚCLEO AUDIÊNCIA

SUBFLUXO processo, FILA AG. AUDIÊNCIA :

EQUIPE/NÚCLEO GABINETE

SUBFLUXO processo FILAS:

inicial - ag. Análise do cartório;

inicial - medidas cautelares;

entrados com sigilo absoluto;

conclusos - despacho;

conclusos - decisão interlocutória;

conclusos - sentença;

conclusos - urgente;

processo recebido do 2.ª grau - diligência;

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ROTEIRO DE CLASSIFICAÇÃO

DE PEÇAS PARA DIGITALIZAÇÃO

PROCESSO NORMAL

89 – DENÚNCIA

81 – INQUÉRITO POLICIAL (CAPA)

85 – PORTARIA

--- DEMAIS DOCUMENTOS CONFORME

COMUNICADO CG 110/2015

407 – F.A./CERTIDÕES

380 – MANIFESTAÇÃO DO M.P.

DIGITALIZAÇÃO

PROCESSO FLAGRANTE

89 – DENÚNCIA

82 – INQUÉRITO POLICIAL (FLAGRANTE) (CAPA)

78 - AUTO DE PRISÃO EM FLAGRANTE

--- DEMAIS DOCUMENTOS CONFORME

COMUNICADO CG 110/2015

80 – COMUNICAÇÃO DE PRISÃO EM FLAGRANTE

380 – MANIFESTAÇÃO DO M.P.

DIGITALIZAÇÃO

Documents

Modelo de gestão de filas de trabalho v3 4