Módulo 1 - Gestão de Contratos de TI

Programa DGTI

Mdulo 1GCTI - Gesto de Contratosde TI

Braslia - 2015

Fundao Escola Nacional de Administrao Pblica

PresidenteGleisson Rubin

Diretor de Desenvolvimento GerencialPaulo Marques

Coordenadora-Geral de Educao a DistnciaNatlia Teles da Mota Teixeira

Orientadora Tcnico-Metodolgica

Andrea Filatro

Planejadora Educacional

Vera Demoliner

Autor do Contedo

Anderson Souza de Arajo

Revisor do Contedo

Anderson Souza de Arajo

Reviso textual e diagramao 2015 realizada no mbito do acordo de Cooperao TcnicaFUB/CDT/Laboratrio Latitude e ENAP.

SUMRIO

Unidade 1 - Contedo Multimdia - 1 ..................................................................................................... 41.1 Introduo e Objetivos...................................................................................................................... 4

1.2 Gesto de contratos .......................................................................................................................... 4

1.3 Legislao aplicada ........................................................................................................................... 5

1.4 Elementos Necessrios para uma Boa Gesto Contratual .................................................................. 51.4.1 Indicadores e Mtricas ...........................................................................................................................61.4.2 Modelo de Remunerao .......................................................................................................................71.4.3 Garantias Contratuais ............................................................................................................................81.4.4 Sanes .................................................................................................................................................10

1.5 Modelo de Gesto Contratual ......................................................................................................... 12

1.6 Atores do Modelo da fase de Gesto Contratual ............................................................................. 121.6.1 O Gestor do Contrato ............................................................................................................................121.6.2 Fiscais do Contrato e Preposto da Contratada .....................................................................................141.6.3 Autoridade Competente e Autoridade Mxima ....................................................................................151.6.4 Interaes .............................................................................................................................................17

1.7 Artefatos do Modelo da fase de Gesto Contratual ......................................................................... 181.7.1 Histrico de Gesto do Contrato ...........................................................................................................181.7.2 Modelo de Execuo .............................................................................................................................191.7.3 Modelo de Gesto ................................................................................................................................201.7.4 Plano de Insero .................................................................................................................................221.7.5 Plano de Fiscalizao ............................................................................................................................221.7.6 Ordem de Servio ou de Fornecimento de Bens ...................................................................................231.7.7 Termo de Recebimento Provisrio ........................................................................................................241.7.8 Termo de Recebimento Definitivo .........................................................................................................251.7.9 Termo de Rejeio ................................................................................................................................26

1.8 Processos e atividades do Modelo da fase de Gesto Contratual ..................................................... 27

1.9 Atividades do Processo Incio do Contrato ....................................................................................... 28

1.10 Plano de Insero .......................................................................................................................... 301.10.1 Contedo ............................................................................................................................................311.10.2 Modelo ...............................................................................................................................................32

1.11 Plano de Fiscalizao ..................................................................................................................... 321.11.1 Contedo ............................................................................................................................................331.11.2 Modelo ...............................................................................................................................................34

1.12 Reunio Inicial .............................................................................................................................. 34

Encerramento ....................................................................................................................................... 35

4Unidade 1 - Contedo Multimdia - 1

1.1 Introduo e Objetivos

Vamos iniciar nossos estudos?

Neste mdulo, iremos contextualizar a gesto contratual na Administrao Pblica, apresentando uma viso geral da fase de Gesto do Contrato de Soluo de TI - GCTI, os processos, tarefas e atividades envolvidas na iniciao contratual segundo o Modelo de Contratao de Solues de TI (IN SLTI/MP n 4/2014).

Nossos objetivos so:

Apresentar os aspectos legais envolvidos na gesto contratual da Administrao Pblica;

Reconhecer a importncia da gesto contratual para a Administrao Pblica; Distinguir os processos, artefatos (documentos) e atores (papis) da fase GCTI; Compreender e aplicar os processos, tarefas e atividades envolvidas na iniciao

contratual; Elaborar o Plano de Insero e o Plano de Fiscalizao; Conhecer os modelos de Termo de Compromisso e Termo de Cincia.

1.2 Gesto de contratos

O Dicionrio Michaelis da lngua portuguesa define gesto como sinnimo de administrao, direo. o ato de gerir, administrar ou dirigir alguma coisa.

Em uma competio de Rali, o piloto dirige o carro pelo melhor caminho que o far chegar ao lugar desejado. Se dirigir bem h uma maior probabilidade de atingir seu objetivo, ou seja, chegar ao destino determinado. Se dirigir mal, a probabilidade diminui consideravelmente.

J um contrato pode ser definido como um acordo ou conveno entre duas ou mais partes, para a execuo de alguma coisa, sob determinadas condies, para o alcance de resultados especficos. Por esta definio podemos perceber que todo contrato visa obteno de resultados especficos.

GCTI - Gesto de Contratos de TI

5Assim sendo, para que seja alta a probabilidade de alcanarmos os resultados esperados (atingir objetivos) atravs da celebrao de um contrato, necessrio dirigir bem, ou seja, gerenciar ou gerir de forma eficiente e eficaz os nossos contratos.

Este curso apresenta uma srie de procedimentos e boas prticas com vistas realizao de uma gesto contratual com eficincia, eficcia e segurana jurdica.

1.3 Legislao aplicada

A legislao enfatiza bem o procedimento licitatrio, entretanto ainda fala pouco sobre o planejamento da contratao e sobre gesto contratual. Isso faz com que esta atividade seja a menos desenvolvida e a mais nebulosa na legislao vigente. A Lei n 8.666, de 21 de junho de 1993 dispe, em seus artigos 66 a 76, sobre a fase de gesto contratual. As Instrues Normativas SLTI/MP n 02/2008 e n 4/2014 detalham mais este processo, no qual vo ser gerados os benefcios prometidos pela contratao (resultados esperados).

A gesto contratual tambm encontra-se descrita em diversos modelos, frameworks e normas nacionais e internacionais como: Control Objectives for Information and Related Technology - COBIT; Melhoria de Processos do Software Brasileiro - MPS.BR; Project Management Body of Knowledge - PMBOK, algumas normas da International Organization for Standardization - ISO e da Associao Brasileira de Normas Tcnicas - ABNT. Mas do ponto vista legal que a Administrao Pblica vincula a realizao das atividades de gesto contratual.

A Lei n 8.666/93 dispe, em seu Captulo III, das atividades de gesto contratual que devem ser executadas pela Administrao Pblica. Alm disso, o Decreto n 2.271, de 7 de julho de 1997 , tambm trata de atividades de gesto contratual. Da mesma forma, podemos citar o Decreto-Lei n 200, de 25 de fevereiro de 1967 e o Decreto n 7.174 de 12 de maio de 2010 , entre outros.

Foi baseada nesta legislao que a Secretaria de Logstica e Tecnologia da Informao - SLTI do Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto elaborou o Modelo de Contratao de Solues de Tecnologia da Informao - MCTI do Sistema de Administrao dos Recursos de Tecnologia da Informao - SISP do Governo Federal. O modelo foi normatizado pela Instruo Normativa SLTI/MP n 4, de 11 de setembro de 2014 (IN SLTI/MP n 4/2014). Assim sendo, veremos, ao longo deste curso, de que forma a legislao influencia na execuo deste processo por parte da Administrao Pblica.

1.4 Elementos Necessrios para uma Boa Gesto Contratual

A gesto contratual dever ser realizada por um representante da Administrao, conforme orienta o artigo 67 da Lei n 8.666/93. Este representante conhecido como Gestor do Contrato.

LEI N 8.666, DE 21 DE JUNHO DE 1993

Art. 67. A execuo do contrato dever ser acompanhada e fiscalizada por um representante da Administrao especialmente designado, permitida a contratao de terceiros para assisti-lo e subsidi-lo de informaes pertinentes a essa atribuio.

6Para a realizao de uma boa gesto contratual, necessrio que alguns elementos sejam observados pelo Gestor do Contrato com vistas a:

Verificar o adequado andamento do contrato Recompensar de forma justa o executor do contrato (contratada) Garantir a continuidade do objeto contratual, durante e aps a sua execuo Ressarcir a contratante pela inexecuo total, parcial ou inadequada do contrato por

parte da contratada

Os principais elementos que suprem as necessidades elencadas acima so:

Modelo de gesto Definio de indicadores e mtricas Especificao de um modelo de remunerao Definio de garantias contratuais Definio de sanes a serem aplicadas

Algumas orientaes devem ser seguidas quando da definio e da especificao destes elementos. Vejamos em mais detalhes cada um dos elementos supracitados.

1.4.1 Indicadores e Mtricas

Conforme vimos anteriormente, um contrato est sempre vinculado a um conjunto de resultados que se espera ser alcanado pela contratao do(s) bem(ns) ou do(s) servio(s) objeto do contrato. Logo, para se verificar a gerao dos resultados esperados na contratao, necessrio definir bem o que iremos utilizar para medir (comparar) se estes resultados esto sendo alcanados, bem como a forma como iremos fazer esta medio. o que chamamos de Indicadores e Mtricas. O Decreto n 2.271/97 fala, em seu artigo 3, 1, que:

Sempre que a prestao do servio objeto da contratao puder ser avaliada por determinada unidade quantitativa de servio prestado, esta dever estar prevista no edital e no respectivo contrato, e ser utilizada como um dos parmetros de aferio de resultados.

Portanto, de suma importncia a definio dos parmetros para aferio dos resultados (indicadores e mtricas), para que possamos ter um bom nvel de controle da execuo do contrato e para que tomemos as decises necessrias em tempo hbil para garantir que os resultados pretendidos com a contratao sejam efetivamente alcanados.

Esta definio deve ser feita de acordo com objeto da contratao. Portanto, no existe uma padronizao em relao definio de indicadores e mtricas. Recomenda-se a prospeco de solues e casos semelhantes, de forma que, aps uma anlise comparativa das solues e casos encontrados, possa se chegar a uma mtrica concisa e com indicadores bem definidos. Tambm podem ser usados alguns padres, como a ISO 9126, ISO 15939 etc.

Alguns exemplos de indicadores e mtricas:

Tempo necessrio para a transmisso do conceito lgico durante o treinamento dos usurios;

7 ndice de compatibilidade com um produto de referncia; Percentagem de defeitos detectados; Tempo de resoluo de problemas;

1.4.2 Modelo de Remunerao

Pensando na vinculao da contratao ao alcance de resultados, fica evidente que a remunerao da contratada tambm deve seguir esta mesma linha, uma vez que alcanar estes resultados de responsabilidade de ambas as partes. Logo, algumas premissas devem ser observadas na hora de elaborar este modelo. So elas:

ResultadosVinculao a resultados e ao mtodo de mensurao

Nunca demais lembrar o que diz o Decreto n 2.271/97, em seu artigo 3, 1:

Sempre que a prestao do servio objeto da contratao puder ser avaliada por determinada unidade quantitativa de servio prestado, esta dever estar prevista no edital e no respectivo contrato, e ser utilizada como um dos parmetros de aferio de resultados.

PlanilhaVinculao planilha de formao de preos, vedados impostos personalssimos

A Planilha de Quantitativos e Preos Unitrios deve fazer parte do edital da contratao, pois a mesma serve como referncia na fase de Seleo do Fornecedor. Vejamos o que diz a Lei n 8.666/93, em seu artigo 40, 2:

Lei 8.666/93, Art. 40. [...] 2 Constituem anexos do edital, dele fazendo parte integrante: II - oramento estimado em planilhas de quantitativos e preos unitrios;

RegularidadeVinculao regularidade comercial, fiscal, trabalhista e previdenciria

Isto ocorre devido ao fato de que, uma vez contratada a prestao de um servio ou o fornecimento de bens, a contratada responsvel pelos encargos trabalhistas, previdencirios, fiscais e comerciais resultantes da execuo do contrato. Logo a contratada s recebe se estiver em dia com todos estes encargos, pois, de outro modo, estaria a Administrao Pblica sendo conivente com tais irregularidades. Neste caso, h prejuzo, tambm, para a prpria Administrao Pblica, uma vez que grande parte destes encargos so devidos pela contratada Administrao Pblica.

8LEI N 8.666, DE 21 DE JUNHO DE 1993. Art. 71. O contratado responsvel pelos encargos trabalhistas, previdencirios, fiscais e comerciais resultantes da execuo do contrato.

IndexaoVedao de indexao a qualquer ndice de preos, de fixao de remunerao, de reembolso de salrios ou benefcios e de reembolso de despesas de transporte e/ou hospedagem

As vedaes esto previstas em lei e devem ser observadas sempre na elaborao do modelo de remunerao da contratada. Vejamos o que diz o Decreto n 2.271/97:

DECRETO No 2.271, DE 7 DE JULHO DE 1997 Art . 4 vedada a incluso de disposies nos instrumentos contratuais que permitam: [...] III - previso de reembolso de salrios pela contratante;

Vejamos o que diz a IN SLTI/MP n 4/2014:

Art. 7 o vedado:[...]

II - prever em edital a remunerao dos funcionrios da contratada;

[...]

V - reembolsar despesas com transporte, hospedagem e outros custos operacionais, que devem ser de exclusiva responsabilidade da contratada;

1.4.3 Garantias Contratuais

Segundo o Dicionrio Michaelis da lngua portuguesa , uma garantia pode ser entendida como um compromisso que o vendedor assume de entregar ao comprador a coisa vendida isenta de defeitos ou de vcios; ou ainda o meio pelo qual o credor se previne contra o devedor de quaisquer riscos que a transao possa acarretar. Neste contexto, percebe-se que a garantia est altamente relacionada ao risco.

Em um processo de contratao existe uma srie de riscos envolvidos. Imagine que voc aluga um imvel para uma pessoa por um ano e no terceiro ms ela fica desempregada e no pode mais pagar o aluguel. Neste caso, necessrio que o contrato de locao contenha clusulas que garantam, de alguma forma, o ressarcimento do locador pelos meses que, eventualmente, no sero pagos.

9Da mesma forma ocorre em um contrato de solues de TI. So as chamadas garantias contratuais. A legislao define algumas formas de garantias, como:

Garantias financeirasGarantias financeiras (mx 5%) (Lei n 8.666/93, Art. 6, VI; Art. 56)

As garantias financeiras esto limitadas ao mximo de 5% do valor total do contrato. Vejamos o que diz a lei:


Art. 6 [...]

VI - Seguro-Garantia - o seguro que garante o fiel cumprimento das obrigaes assumidas por empresas em licitaes e contratos;

Art. 56. A critrio da autoridade competente, em cada caso, e desde que prevista no instrumento convocatrio, poder ser exigida prestao de garantia nas contrataes de obras, servios e compras.

2o A garantia a que se refere o caput deste artigo no exceder a cinco por cento do valor do contrato e ter seu valor atualizado nas mesmas condies daquele, ressalvado o previsto no pargrafo 3o deste artigo.

Art. 87 [...]

1 o Se a multa aplicada for superior ao valor da garantia prestada, alm da perda desta, responder o contratado pela sua diferena, que ser descontada dos pagamentos eventualmente devidos pela Administrao ou cobrada judicialmente.

Responsabilidade pelos defeitosResponsabilidade pelos defeitos (Lei n 8.666/93, Art. 69)

Neste caso a lei bem clara, pois cabe contratada o reparo e correo de defeitos advindos da execuo contratual. Vejamos:


Art. 69. O contratado obrigado a reparar, corrigir, remover, reconstruir ou substituir, s suas expensas, no total ou em parte, o objeto do contrato em que se verificarem vcios, defeitos ou incorrees resultantes da execuo ou de materiais empregados.

10

Responsabilidade pelos danosResponsabilidade pelos danos (Lei n 8.666/93, Art. 70)

De mesma forma que os defeitos, a contratada tambm responsvel pelos danos causados pela execuo contratual. Vejamos o que diz a Lei n 8.666/93:


Art. 70. O contratado responsvel pelos danos causados diretamente Administrao ou a terceiros, decorrentes de sua culpa ou dolo na execuo do contrato, no excluindo ou reduzindo essa responsabilidade a fiscalizao ou o acompanhamento pelo rgo interessado.

Responsabilidade pelos testesResponsabilidade pelos testes exigidos pelas normas (Lei n 8.666/93, Art. 75)


Art. 75. Salvo disposies em contrrio constantes do edital, do convite ou de ato normativo, os ensaios, testes e demais provas exigidos por normas tcnicas oficiais para a boa execuo do objeto do contrato correm por conta do contratado.

1.4.4 Sanes

Se voc chutar uma bola, muito provavelmente ela vai percorrer uma certa distncia pela terra ou pelo ar. Entretanto, se voc chutar uma pedra pouco provvel que ela saia do lugar. Pior ainda que voc corre o srio risco de se machucar. Na verdade o preo que voc paga por tentar utilizar um objeto inadequado para aquele propsito.

Isto o que deve acontecer com uma contratada se ela no respeita ou no cumpre algum termo contratual. Ou seja, ela deve pagar o preo pelos erros cometidos. Para isso, tambm necessrio que este preo esteja definido em contrato. o que chamamos de sano. Segundo o Dicionrio Michaelis da lngua portuguesa, uma sano uma clusula, condio ou circunstncia que impele ou pune a violao de alguma regra e assegura a execuo contratual.

As sanes devem estar previstas no modelo de gesto contratual e, para serem aplicadas, necessitam do registro formal da ocorrncia que gerou a sano. Este registro pode ser feito atravs do Histrico de Gesto do Contrato, conforme recomenda a IN SLTI/MP n 4/2014 e o artigo 67 da Lei n 8.666/93. So tipos de sanes previstas em lei:

11

Advertncia

Advertncia (Lei n 8.666, Art. 87, I)

Ocorre em situaes de baixa gravidade em que o impacto na execuo contratual no seja to relevante. Est regulamentada no inciso I do artigo 87 da Lei n 8.666/93 .

Multa

Multa (prevista no edital ou contrato) (Lei n 8.666, Art. 87, II)

Para situaes mais graves que as de Advertncia e que possuem impacto relevante na execuo contratual. Est regulamentada pelo inciso II do artigo 87 da Lei n 8.666/93 .

Suspenso temporria

Suspenso temporria (2anos) (Lei n 8.666, Art. 87, III)

Em situaes de alta gravidade e que provocam prejuzos Administrao Pblica, pode a contratante solicitar a suspenso temporria de participar em licitao e impedimento de contratar com a Administrao, por prazo no superior a 2 (dois) anos. Est regulamentada no inciso III do artigo 87 da Lei n 8.666/93.

Inidoneidade

Inidoneidade (2anos) (Lei n 8.666, Art. 87, IV)

Segundo o Dicionrio Michaelis da lngua portuguesa , idoneidade o conjunto de qualidades que distinguem o indivduo, pela boa prtica dos deveres e costumes. Assim, a inidoneidade ocorre quando um indivduo ou instituio no cumpre com seus deveres ou costumes. Ela aplicada em situaes de alta gravidade e que provocam grandes prejuzos Administrao Pblica. Declarar a contratada inidnea competncia exclusiva do Ministro de Estado, do Secretrio Estadual ou Municipal.

Consideraes

Alguns pontos relevantes cabe aqui observar. So eles:

Se a multa aplicada for superior ao valor da garantia prestada, alm da perda desta, responder o contratado pela sua diferena, que ser descontada dos pagamentos eventualmente devidos pela Administrao ou cobrada judicialmente. (Art. 87, 1 da Lei n 8.666/93)

A advertncia, a suspenso temporria e a declarao de inidoneidade podero ser aplicadas juntamente com as multas previstas. Neste caso, a contratada tem 5 (cinco) dias teis para elaborar defesa prvia. (art. 87, 2 da Lei n 8.666/93).


Art. 87. Pela inexecuo total ou parcial do contrato a Administrao poder, garantida a prvia defesa, aplicar ao contratado as seguintes sanes:

I - advertncia;

II - multa, na forma prevista no instrumento convocatrio ou no contrato;

III - suspenso temporria de participao em licitao e impedimento de contratar com a Administrao, por prazo no superior a 2 (dois) anos;

12

IV - declarao de inidoneidade para licitar ou contratar com a Administrao Pblica enquanto perdurarem os motivos determinantes da punio ou at que seja promovida a reabilitao perante a prpria autoridade que aplicou a penalidade, que ser concedida sempre que o contratado ressarcir a Administrao pelos prejuzos resultantes e aps decorrido o prazo da sano aplicada com base no inciso anterior.

Aplicao

Segundo a IN SLTI/MP n 4/2014, cabe aos Fiscais do contrato encaminhar ao Gestor do contrato os problemas detectados para que o mesmo solicite a aplicao das devidas sanes rea Administrativa. (IN SLTI/MP n 4/2014, art. 34, II, III, IV, V e VII). Logo, conclui-se que os Fiscais verificam as imperfeies, encaminham-nas ao gestor, que indica rea Administrativa as sanes que devem ser aplicadas, baseado no parecer emitido pelos Fiscais.

A rea Administrativa responsvel pela aplicao das sanes ( quem instrui). Com exceo da declarao de inidoneidade, que, como vimos anteriormente, competncia exclusiva do Ministro de Estado, do Secretrio Estadual ou Municipal. Veremos mais adiante sobre este processo.

1.5 Modelo de Gesto Contratual

Como sabemos, o MCTI, descrito na IN SLTI/MP n 4/2014, apresenta um conjunto de processos e atividades, baseadas em boas prticas e na legislao vigente. Estas atividades devem ser realizadas quando da contratao de solues de tecnologia da informao. Este modelo de contratao composto por um conjunto de elementos necessrios e suficientes para a realizao de uma contratao eficiente, eficaz e com segurana jurdica. So elementos do MCTI:

atores (papis); artefatos (entradas e sadas); fases, processos e atividades.

Neste mdulo apresentaremos os atores e artefatos da fase de Gesto do Contrato de Solues de TI - GCTI - envolvidos no MCTI. Os processos e atividades sero detalhados nos prximos mdulos do curso.

1.6 Atores do Modelo da fase de Gesto Contratual

Para garantir uma boa gesto, alguns fatores so necessrios: planejamento, organizao, liderana e controle das pessoas que compem um rgo, bem como das tarefas e atividades por elas realizadas. Para isso, existem alguns atores que participam deste processo. Devemos pensar na palavra ator como um conjunto de responsabilidades atribudas a uma entidade (pessoa, rea, papel).

1.6.1 O Gestor do Contrato

A Lei n 8.666/93 estabelece em seu artigo 67 que a execuo do contrato dever ser acompanhada e fiscalizada por um representante da Administrao especialmente designado,

13

permitida a contratao de terceiros para assisti-lo e subsidi-lo de informaes pertinentes a essa atribuio.

Este representante o que chamamos de Gestor do Contrato, conforme definido formalmente pelo Decreto n 2.271/97. A Lei n 8.666/93 afirma ainda que dele a responsabilidade pelo registro de todas as ocorrncias relacionadas com a execuo do contrato, determinando o que for necessrio regularizao das faltas ou defeitos observados. (Lei n 8.666/93, art. 67, 1).

Alm disso, deve o gestor solicitar a seus superiores, em tempo hbil, as decises e providncias que ultrapassarem sua competncia. (Lei n 8.666/93, art. 67, 2).



1 O representante da Administrao anotar em registro prprio todas as ocorrncias relacionadas com a execuo do contrato, determinando o que for necessrio regularizao das faltas ou defeitos observados.

2 o As decises e providncias que ultrapassarem a competncia do representante devero ser solicitadas a seus superiores em tempo hbil para a adoo das medidas convenientes.

O Decreto n 2.271/97 definiu formalmente a figura do Gestor do Contrato em seu artigo 6. Tambm a Instruo Normativa SLTI/MP n 02/2008, em seu artigo 31, confirma este entendimento, bem como a Instruo Normativa SLTI/MP n 4/2014 define, em seu artigo 2, o gestor do contrato como sendo o servidor com atribuies gerenciais, designado para coordenar e comandar o processo de gesto e fiscalizao da execuo contratual, indicado por autoridade competente. No nosso exemplo da competio de Rali, o Gestor do Contrato como se fosse o piloto do carro.

DECRETO N o 2.271, DE 7 DE JULHO DE 1997

Art . 6 A administrao indicar um gestor do contrato, que ser responsvel pelo acompanhamento e fiscalizao da sua execuo, procedendo ao registro das ocorrncias e adotando as providncias necessrias ao seu fiel cumprimento, tendo por parmetro os resultados previstos no contrato.

INSTRUO NORMATIVA MP N 02, DE 30 DE ABRIL DE 2008

ANEXO I

[...]

VIII -GESTOR DO CONTRATO: servidor designado para coordenar e comandar o

14

processo da fiscalizao da execuo contratual. o representante da Administrao, especialmente designado na forma dos arts. 67 e 73 da Lei n 8.666, de 1993, e do art. 6 do Decreto n 2.271, de 1997, para exercer o acompanhamento e a fiscalizao da execuo contratual, devendo informar a Administrao sobre eventuais vcios, irregularidades ou baixa qualidade dos servios prestados pela contratada, propor solues para regularizao das faltas e problemas observados e sanes que entender cabveis, de acordo com as disposies contidas nesta Instruo Normativa

INSTRUO NORMATIVA N o 4, DE 11 DE SETEMBRO DE 2014

Art. 2 o Para fins desta Instruo Normativa, considera-se:

[...]

V - Gestor do Contrato: servidor com atribuies gerenciais, designado para coordenar e comandar o processo de gesto e fiscalizao da execuo contratual, indicado por autoridade;

[...]

1.6.2 Fiscais do Contrato e Preposto da Contratada

O Gestor do Contrato apenas um dos atores ou participantes deste processo. Alm dele, a Lei n 8.666/93 define a figura do Fiscal e do Preposto, que o representante da contratada. Cabe ao Fiscal do Contrato acompanhar e fiscalizar a execuo do contrato, fazendo o recebimento provisrio, tratando das faltas e defeitos de execuo e encaminhando situaes extraordinrias a seu superior. como se fosse o copiloto do carro ou o navegador. Vale lembrar que a Instruo Normativa SLTI/MP n 4/2014 define a figura dos trs Fiscais Tcnico, Administrativo e Requisitante, alm da figura do Preposto da Contratada. Falaremos mais adiante sobre eles.



Art. 68. O contratado dever manter preposto, aceito pela Administrao, no local da obra ou servio, para represent-lo na execuo do contrato.

[...]

Art. 73. Executado o contrato, o seu objeto ser recebido:

I - em se tratando de obras e servios:

a) provisoriamente, pelo responsvel por seu acompanhamento e fiscalizao, mediante termo circunstanciado, assinado pelas partes em at 15 (quinze) dias da comunicao escrita do contratado;

15

INSTRUO NORMATIVA N o 4, DE 11 DE SETEMBRO DE 2014Art. 2 o Para fins desta Instruo Normativa, considera-se:

[...]

VI - Fiscal Tcnico do Contrato: servidor representante da rea de Tecnologia da Informao, indicado pela autoridade competente dessa rea para fiscalizar tecnicamente o contrato;

VII - Fiscal Administrativo do Contrato: servidor representante da rea Administrativa, indicado pela autoridade competente dessa rea para fiscalizar o contrato quanto aos aspectos administrativos;

VIII - Fiscal Requisitante do Contrato: servidor representante da rea Requisitante da Soluo, indicado pela autoridade competente dessa rea para fiscalizar o contrato do ponto de vista funcional da Soluo de Tecnologia da Informao;

IX - Preposto: representante da contratada, responsvel por acompanhar a execuo do contrato e atuar como interlocutor principal junto contratante, incumbido de receber, diligenciar, encaminhar e responder as principais questes tcnicas, legais e administrativas referentes ao andamento contratual;

1.6.3 Autoridade Competente e Autoridade Mxima

Tambm existe a figura da Autoridade Competente, que responsvel pela adjudicao do objeto do contrato, designao do representante da Administrao (Gestor do Contrato) e aplicao de sanes. Em alguns momentos a autoridade competente a Autoridade Mxima do rgo contratante. Alm disso, existem outros trmites administrativos que fogem do escopo da gesto de contratos de Tecnologia da Informao. Vejamos o que diz a legislao.


Art. 7 o As licitaes para a execuo de obras e para a prestao de servios obedecero ao disposto neste artigo e, em particular, seguinte seqncia:

I - projeto bsico; II - projeto executivo; III - execuo das obras e servios.

1 o execuo de cada etapa ser obrigatoriamente precedida da concluso e aprovao, pela autoridade competente, dos trabalhos relativos s etapas anteriores, exceo do projeto executivo, o qual poder ser desenvolvido concomitantemente com a execuo das obras e servios, desde que tambm autorizado pela Administrao.

[...]

2 o As obras e os servios somente podero ser licitados quando:

I - houver projeto bsico aprovado pela autoridade competente e disponvel para exame dos interessados em participar do processo licitatrio;

16

Art. 40. O edital conter no prembulo o nmero de ordem em srie anual, o nome da repartio interessada e de seu setor, a modalidade, o regime de execuo e o tipo da licitao, a meno de que ser regida por esta Lei, o local, dia e hora para recebimento da documentao e proposta, bem como para incio da abertura dos envelopes, e indicar, obrigatoriamente, o seguinte:

[...]

1 o O original do edital dever ser datado, rubricado em todas as folhas e assinado pela autoridade que o expedir, permanecendo no processo de licitao, e dele extraindo-se cpias integrais ou resumidas, para sua divulgao e fornecimento aos interessados.

Art. 43. A licitao ser processada e julgada com observncia dos seguintes procedimentos:[...]

VI - deliberao da autoridade competente quanto homologao e adjudicao do objeto da licitao.

Art. 49. A autoridade competente para a aprovao do procedimento somente poder revogar a licitao por razes de interesse pblico decorrente de fato superveniente devidamente comprovado, pertinente e suficiente para justificar tal conduta, devendo anul-la por ilegalidade, de ofcio ou por provocao de terceiros, mediante parecer escrito e devidamente fundamentado.

Art. 57. A durao dos contratos regidos por esta Lei ficar adstrita vigncia dos respectivos crditos oramentrios, exceto quanto aos relativos:[...]

2 o Toda prorrogao de prazo dever ser justificada por escrito e previamente autorizada pela autoridade competente para celebrar o contrato.

Art. 73 . Executado o contrato, o seu objeto ser recebido:



b) definitivamente, por servidor ou comisso designada pela autoridade competente, mediante termo circunstanciado, assinado pelas partes, aps o decurso do prazo de observao, ou vistoria que comprove a adequao do objeto aos termos contratuais, observado o disposto no art. 69 desta Lei;

Art. 79 . A resciso do contrato poder ser:

[...]

1 o A resciso administrativa ou amigvel dever ser precedida de autorizao escrita e fundamentada da autoridade competente.

Art. 24. dispensvel a licitao:

17

[...]

XXVIII - para o fornecimento de bens e servios, produzidos ou prestados no Pas, que envolvam, cumulativamente, alta complexidade tecnolgica e defesa nacional, mediante parecer de comisso especialmente designada pela autoridade mxima do rgo. (Includo pela Lei n 11.484, de 2007).

Art. 78 . Constituem motivo para resciso do contrato:[...]

XII - razes de interesse pblico, de alta relevncia e amplo conhecimento, justificadas e determinadas pela mxima autoridade da esfera administrativa a que est subordinado o contratante e exaradas no processo administrativo a que se refere o contrato;

1.6.4 Interaes

Para garantir uma boa gesto contratual, os atores descritos anteriormente precisam interagir com diversas pessoas, reas e instituies internas e externas organizao contratante. So eles:

Usurios do servio / produto contratado Clientes internos do negcio Clientes externos rea Jurdica rea Administrativa rea Oramentria Administrao superior Controle Interno Controle Externo Cidado

Vejamos a seguir como ocorre a interao na Gesto Contratual:

18

1.7 Artefatos do Modelo da fase de Gesto Contratual

Em uma boa gesto contratual alguns artefatos (documentos, informaes) so gerados ao longo do processo. Estes artefatos vo servir como entrada para realizao de outras atividades dentro do processo de gesto contratual. Vale lembrar que estamos realizando atos administrativos na condio de Administrao Pblica, e como tal estes devem ser registrados formalmente. So eles:

Edital Termo de Referncia Contrato Registro de ocorrncias (Lei n 8.666/93, Art. 67, 1; Decreto n 2.271/97, Art. 6) Histrico de gesto do contrato (IN4/2014, Art. 34, XIV) Modelo de Execuo (IN4/2014, Art. 2. [...]: XX) Modelo de Gesto (IN4/2014, Art. 2. [...]: XXI) Plano de Insero (IN4/2014, Art. 2. [...]: XVI) Plano de Fiscalizao (IN4/2014, Art. 2. [...]: XVII) Lista de Verificao (IN4/2014, Art. 2. [...]: XVIII) Ordem de Servio ou de Fornecimento de Bens (Ac786/06-P e IN4/2014, Art. 2, XIX) Termo de Recebimento Provisrio (L8666/93, Art. 73, I, a) Termo de Recebimento Definitivo (L8666/93, Art. 73, I, b) Termo de Rejeio (Lei n 8.666/93, Art. 76) Comunicaes contratada Solicitao de sano Solicitao de repactuao (Decreto n 2.271/97, Art. 5)

O edital, a proposta vencedora e o contrato so documentos que inicializam todo o processo de execuo contratual e, consequentemente, a gesto contratual. Eles foram gerados nas fases anteriores do processo de contratao: Planejamento da Contratao e Seleo do Fornecedor.

1.7.1 Histrico de Gesto do Contrato

O registro das ocorrncias est previsto na Lei n 8.666/93 e no Decreto n 2.271/97. O objetivo formalizar as ocorrncias para futuras providncias, inspees, fiscalizaes contratuais, bem como subsidiar tomadas de deciso.



1 o O representante da Administrao anotar em registro prprio todas as ocorrncias relacionadas com a execuo do contrato, determinando o que for necessrio regularizao das faltas ou defeitos observados.


Art. 6 A administrao indicar um gestor do contrato, que ser responsvel pelo acompanhamento e fiscalizao da sua execuo, procedendo ao registro das

19

ocorrncias e adotando as providncias necessrias ao seu fiel cumprimento, tendo por parmetro os resultados previstos no contrato.

Para isso, pode-se utilizar o Histrico de Gesto do Contrato, conforme orientao da IN SLTI/MP n 4/2014. Tal histrico pode ser elaborado como uma planilha com registro das ocorrncias positivas e negativas relacionadas execuo contratual.

INSTRUO NORMATIVA N 4, DE 11 DE SETEMBRO DE 2014Art.31. A fase de Gesto do Contrato visa acompanhar e garantir a adequada prestao dos servios e o fornecimento dos bens que compem a Soluo de Tecnologia da Informao durante todo o perodo de execuo do contrato.

Art. 34. O monitoramento da execuo dever observar o disposto no Plano de Fiscalizao da contratada e o disposto no Modelo de Gesto do contrato, e consiste em:

[...]

XIV - manuteno do Histrico de Gesto do Contrato, contendo registros formais de todas as ocorrncias positivas e negativas da execuo do contrato, por ordem histrica, a cargo do Gestor do Contrato.

1.7.2 Modelo de Execuo

O Modelo de Execuo contm a definio dos procedimentos necessrios e suficientes ao adequado fornecimento da Soluo de Tecnologia da Informao, por meio da definio dos principais procedimentos de execuo contratual.

INSTRUO NORMATIVA N 4, DE 11 DE SETEMBRO DE 2014

Art. 19. O Modelo de Execuo do contrato dever contemplar as condies necessrias ao fornecimento da Soluo de Tecnologia da Informao, observando, quando possvel:

I - fixao das rotinas de execuo, com a definio de processos e procedimentos de fornecimento da Soluo de Tecnologia da Informao, envolvendo:

a) prazos, horrios de fornecimento de bens ou prestao dos servios e locais de entrega, quando aplicveis;

b) documentao mnima exigida, observando modelos adotados pela contratante, padres de qualidade e completude das informaes, a exemplo de modelos de desenvolvimento de software, relatrios de execuo de servio e/ou fornecimento, controles por parte da contratada, ocorrncias etc.; e

c) papeis e responsabilidades, por parte da contratante e da contratada, quando couber.

20

II - quantificao ou estimativa prvia do volume de servios demandados ou quantidade de bens a serem fornecidos, para comparao e controle;

III - definio de mecanismos formais de comunicao a serem utilizados para troca de informaes entre a contratada e a Administrao, adotando-se preferencialmente as

Ordens de Servio ou Fornecimento de Bens;

IV - forma de pagamento, que ser efetuado em funo dos resultados obtidos; e

V - elaborao dos seguintes modelos de documentos: a) termo de compromisso, contendo declarao de manuteno de sigilo e respeito s normas de segurana vigentes no rgo ou entidade, a ser assinado pelo representante legal da Contratada; e b) termo de cincia da declarao de manuteno de sigilo e das normas de segurana vigentes no rgo ou entidade, a ser assinado por todos os empregados da contratada diretamente envolvidos na contratao.Pargrafo nico. A critrio da Equipe de Planejamento da Contratao, os elementos dispostos no inciso V deste artigo podero constar como Anexo do Termo de Referncia ou Projeto Bsico.

1.7.3 Modelo de Gesto

O Modelo de Gesto contm a definio dos mecanismos necessrios gesto e fiscalizao da Soluo de Tecnologia da Informao, objetivando minimizar os riscos de falha no fornecimento da Soluo, por meio da definio de controles adequados para os principais elementos que a compe, levando-se em considerao ferramentas, computacionais ou no, processos e recursos materiais e humanos disponveis.


Art. 20. O Modelo de Gesto do contrato, definido a partir do Modelo de Execuo do Contrato, dever contemplar as condies para gesto e fiscalizao do contrato de fornecimento da Soluo de Tecnologia da Informao, observando, quando possvel:

I - fixao dos Critrios de Aceitao dos servios prestados ou bens fornecidos, abrangendo mtricas, indicadores e nveis de servios com os valores mnimos aceitveis para os principais elementos que compe a Soluo de Tecnologia da Informao;

II - procedimentos de teste e inspeo, para fins de elaborao dos Termos de Recebimento Provisrio e Definitivo, conforme disposto no art. 73 da Lei n 8.666, de 1993, e nos incisos XXII e XXIII do art. 2 desta IN, abrangendo:

a) metodologia, formas de avaliao da qualidade e adequao da Soluo de Tecnologia da Informao s especificaes funcionais e tecnolgicas, observando:

21

1. definio de mecanismos de inspeo e avaliao da Soluo, a exemplo de inspeo por amostragem ou total do fornecimento de bens ou da prestao de servios;

2. adoo de ferramentas, computacionais ou no, para implantao e acompanhamento dos indicadores estabelecidos;

3. origem e formas de obteno das informaes necessrias gesto e fiscalizao do contrato, conforme disposto na alnea b do inciso I do art. 19 desta IN;

4. definio de Listas de Verificao e de roteiros de testes para subsidiar a ao dos Fiscais do contrato; e

5. garantia de inspees e diligncias, quando aplicveis, e suas formas de exerccio;

b) disponibilidade de recursos humanos necessrios s atividades de gesto e fiscalizao do contrato, inclusive quanto qualificao tcnica e disponibilidade de tempo para aplicao das Listas de Verificao e roteiros de testes;

c) demais elementos necessrios elaborao do Plano de Fiscalizao, conforme disposto no inciso XVII do art. 2 e inciso II do art. 32 desta IN;

III - fixao dos valores e procedimentos para reteno ou glosa no pagamento, sem prejuzo das sanes cabveis, que s dever ocorrer quando a contratada:

a) no atingir os valores mnimos aceitveis fixados nos Critrios de Aceitao, no produzir os resultados ou deixar de executar as atividades contratadas; ou

b) deixar de utilizar materiais e recursos humanos exigidos para fornecimento da Soluo de Tecnologia da Informao, ou utiliz-los com qualidade ou quantidade inferior demandada;

IV - definio clara e detalhada das sanes administrativas, de acordo com os arts. 86, 87 e 88 da Lei n 8.666, de 1993, juntamente com o art. 7 da Lei n 10.520, de 2002, observando:

a) vinculao aos termos contratuais;

b) proporcionalidade das sanes previstas ao grau do prejuzo causado pelo descumprimento das respectivas obrigaes;

c) as situaes em que advertncias ou multas sero aplicadas, com seus percentuais correspondentes, que obedecero a uma escala gradual para as sanes recorrentes;

d) as situaes em que o contrato ser rescindido por parte da Administrao devido ao no atendimento de termos contratuais, da recorrncia de aplicao de multas ou outros motivos;

e) as situaes em que a contratada ter suspensa a participao em licitaes e impedimento para contratar com a Administrao; e

f) as situaes em que a contratada ser declarada inidnea para licitar ou contratar com a Administrao, conforme previsto em Lei;

22

V - procedimentos para emisso de nota fiscal e pagamento, descontados os valores oriundos da aplicao de eventuais glosas ou sanes.

Pargrafo nico. Como apoio definio dos elementos do Modelo de Gesto do Contrato dever ser observada a Anlise de Riscos, conforme disposto no art. 13 desta IN.

1.7.4 Plano de Insero

O Plano de Insero tem como objetivo, como o prprio nome diz, inserir a contratada no contexto da execuo contratual. A contratada deve receber este documento para poder iniciar as atividades relacionadas ao contrato.




[...]

XVI - Plano de Insero: documento que prev as atividades de alocao de recursos necessrios para a contratada iniciar o fornecimento da Soluo de Tecnologia da Informao;

[...]

Art. 32. As atividades de incio do contrato compreendem:I - elaborao do Plano de Insero da contratada, pelo Gestor do Contrato e pelos Fiscais Tcnico, Administrativo e Requisitante do Contrato, observando o disposto nos arts. 17, 18, 19 e 20 e aproposta vencedora, contemplando, no mnimo:a) o repasse contratada de conhecimentos necessrios execuo dos servios ou ao fornecimento de bens; eb) a disponibilizao de infraestrutura contratada, quando couber;

[...]

1.7.5 Plano de Fiscalizao

O Plano de Fiscalizao, elaborado com base no Modelo de Gesto, define o processo de fiscalizao do contrato, contendo a metodologia de fiscalizao, os documentos ou as ferramentas, computacionais ou no, alm dos controles adotados, recursos materiais e humanos disponveis e necessrios fiscalizao, entre outros.

Para apoio ao Plano de Fiscalizao, poder ser elaborada uma Lista de Verificao ou utilizada uma ferramenta estruturada contendo um conjunto de elementos que devem ser acompanhados pelos Fiscais do contrato durante a execuo contratual.

23


Art. 2 Para fins desta IN, considera-se:

[...]

XVII - Plano de Fiscalizao: documento elaborado com base no Modelo de Gesto que define o processo de fiscalizao do contrato, contendo a metodologia de fiscalizao, os documentos ou as ferramentas, computacionais ou no, e controles adotados, recursos materiais e humanos disponveis e necessrios fiscalizao, entre outros;

Art. 32. As atividades de incio do contrato compreendem:[...]

II - elaborao do Plano de Fiscalizao da contratada, pelo Gestor do Contrato e pelos Fiscais Tcnico, Administrativo e Requisitante do Contrato, observando o disposto nos arts. 17, 18, 19 e 20 e a proposta da contratada, contemplando, no mnimo:

a) o refinamento dos procedimentos de teste e inspeo detalhados no Modelo de Gesto do contrato, para fins de elaborao dos Termos de Recebimento Provisrio e Definitivo;

b) configurao e/ou criao de ferramentas, computacionais ou no, para implantao e acompanhamento dos indicadores; e

c) refinamento ou elaborao de Listas de Verificao e de roteiros de testes com base nos recursos disponveis para aplic-los.

1.7.6 Ordem de Servio ou de Fornecimento de Bens

A Ordem de Servio ou de Fornecimento de Bens um instrumento de controle utilizado para solicitar contratada a prestao de servio ou fornecimento de bens relativos ao objeto do contrato . O Guia Prtico para Contratao de Solues de TI do SISP traz uma sugesto de modelo para Ordem de Servio ou de Fornecimento de Bens.

Importante ressaltar a inovao trazida no pargrafo nico, do art. 33, da IN SLTI/MP 04/2014, a qual dispe que o encaminhamento das demandas dever ser planejado, visando garantir que os prazos para entrega final de todos os bens e servios que compem a soluo de tecnologia da informao estejam compreendidos dentro do prazo de vigncia contratual.

24


Art. 31. A fase de Gesto do Contrato visa acompanhar e garantir a adequada prestao dos servios e o fornecimento dos bens que compem a Soluo de Tecnologia da Informao durante todo o perodo de execuo do contrato.

Art. 33. O encaminhamento formal de demandas dever ocorrer preferencialmente por meio do encaminhamento de Ordens de Servio ou Fornecimento de Bens ou conforme definido no Modelo de Execuo do contrato, disposto no art. 19, e dever conter, no mnimo:I - a definio e a especificao dos servios a serem realizados ou bens a serem fornecidos;II - o volume de servios a serem realizados ou a quantidade de bens a serem fornecidos segundo as mtricas definidas em contrato;III - o cronograma de realizao dos servios ou entrega dos bens, includas todas as tarefas significativas e seus respectivos prazos; eIV - a identificao dos responsveis pela solicitao na rea Requisitante da Soluo.Pargrafo nico. O encaminhamento das demandas dever ser planejado visando a garantir que os prazos para entrega final de todos os bens e servios que compe a Soluo de Tecnologia da Informao, satisfeitas as condies dispostas no art. 19 desta norma, estejam compreendidos dentro do prazo de vigncia contratual.

Ac 786/06-P. Relatrio: 88

Outro ponto importante da metodologia de mensurao de servios e resultados consiste na utilizao de um instrumento de controle, a ordem de servio ou solicitao de servio. Este instrumento deve ser empregado nas fases de solicitao, acompanhamento, avaliao, atestao e pagamento dos servios.

1.7.7 Termo de Recebimento Provisrio

O Termo de Recebimento Provisrio o documento que declara formalmente que os servios elencados na Ordem de Servio foram prestados ou que os bens elencados na Ordem de Fornecimento de Bens foram entregues, para posterior anlise das conformidades de qualidade baseadas nos Critrios de Aceitao.




[...]


25

[...]

II - em se tratando de compras ou de locao de equipamentos:

a) provisoriamente, para efeito de posterior verificao da conformidade do material com a especificao;

INSTRUO NORMATIVA N 4, DE 11 DE SETEMBRO DE 2014Art. 2 o Para fins desta Instruo Normativa, considera-se:

[...]

XVIII - Termo de Recebimento Provisrio: declarao formal de que os servios foram prestados ou os bens foram entregues, para posterior anlise das conformidades de qualidade baseadas nos Critrios de Aceitao;

Art. 34. O monitoramento da execuo dever observar o disposto no Plano de Fiscalizao da contratada e o disposto no Modelo de Gesto do contrato, e consiste em:I - confeco e assinatura do Termo de Recebimento Provisrio, a cargo do Fiscal Tcnico do Contrato, quando da entrega do objeto resultante de cada Ordem de Servio ou de Fornecimento de Bens;

1.7.8 Termo de Recebimento Definitivo

Aps a avaliao da qualidade dos servios prestados ou dos bens entregues, a partir da aplicao das Listas de Verificao e de acordo com os Critrios de Aceitao, bem como a verificao de conformidades com os termos contratuais, deve ser emitido o Termo de Recebimento Definitivo. Este documento formaliza a aceitao dos servios prestados ou dos bens entregues e inicia o processo de autorizao de pagamento contratada.




[...]

b) definitivamente, por servidor ou comisso designada pela autoridade competente, mediante termo circunstanciado, assinado pelas partes, aps o decurso do prazo de observao, ou vistoria que comprove a adequao do objeto aos termos contratuais, observado o disposto no art. 69 desta Lei;

II - em se tratando de compras ou de locao de equipamentos:

[...]

26

b) definitivamente, aps a verificao da qualidade e quantidade do material e conseqente aceitao.

INSTRUO NORMATIVA N 4, DE 11 DE SETEMBO DE 2014


[...]

XIX - Termo de Recebimento Definitivo: declarao formal de que os servios prestados ou bens fornecidos atendem aos requisitos estabelecidos no contrato;

Art. 34. O monitoramento da execuo dever observar o disposto no Plano de Fiscalizao da contratada e o disposto no Modelo de Gesto do contrato, e consiste em:

[...]

VIII - confeco e assinatura do Termo de Recebimento Definitivo para fins de encaminhamento para pagamento, a cargo do Gestor e do Fiscal Requisitante do Contrato, com base nas informaes produzidas nos incisos I a VII deste artigo

1.7.9 Termo de Rejeio

Caso os servios prestados ou bens entregues estejam em desacordo com o que foi definido em contrato, a Administrao dever rejeit-los emitindo um Termo de Rejeio. Alm disso, deve-se verificar a necessidade da aplicao de sano contratual.


Art. 76. A Administrao rejeitar, no todo ou em parte, obra, servio ou fornecimento executado em desacordo com o contrato.


Art. 5 Os contratos de que trata este Decreto, que tenham por objeto a prestao de servios executados de forma contnua podero, desde que previsto no edital, admitir repactuao visando a adequao aos novos preos de mercado, observados o interregno mnimo de um ano e a demonstrao analtica da variao dos componentes dos custos do contrato, devidamente justificada.

27

1.8 Processos e atividades do Modelo da fase de Gesto Contratual

O Modelo de Contratao de Solues de Tecnologia da Informao - MCTI, descrito na IN SLTI/MP no 4/2014, determina a realizao de 5 processos de trabalho para um uma boa gesto contratual. So eles:

A iniciao contratual; O encaminhamento de demandas atravs das ordens de servio ou de fornecimento

de bens; O monitoramento da execuo contratual; A transio contratual; e O encerramento do contrato.

Cada processo envolve um conjunto de atividades e produz um conjunto de artefatos que veremos em detalhe a partir do prximo mdulo. O fluxo a seguir ilustra a forma como estes cinco processos esto organizados.

Observe que existe um processo chamado de Incio do Contrato. O objetivo aqui dar incio execuo dos trabalhos (execuo contratual). Entretanto, uma srie de informaes e pontos relevantes devem ser esclarecidos entre os envolvidos na contratao (contratante, contratada e seus respectivos representantes) para que se iniciem os trabalhos.

Durante a execuo contratual, a Contratante encaminha Ordens de Servios ou de Fornecimento de Bens Contratada. Paralelamente a isto, ocorre o processo Monitoramento da Execuo para estas ordens de servio ou de fornecimento de bens. Este o mais amplo processo da fase de GCTI e estudaremos em detalhes suas atividades mais adiante.

Prximo ao encerramento do contrato, deve ser avaliado se h interesse e possibilidade de renovao contratual. Caso haja, executar o processo Encaminhar Documentao para Aditivo.

28

Se durante a execuo contratual ocorrer, por algum motivo, a necessidade de substituio da contratada, necessria a execuo do processo Transio Contratual, conforme podemos observar no grfico.

No final, algumas atividades devem ser realizadas para garantir, tambm, um bom encerramento contratual. o que est descrito no processo Encerramento do Contrato, que veremos mais adiante.1.9 Atividades do Processo Incio do Contrato

A iniciao do contrato a tarefa em que so dispostos e organizados todos os elementos (pessoas, processos e tecnologias) necessrios realizao do objeto e ao alcance do objetivo da contratao. Trata-se de uma fase crtica, pois as falhas de entendimento dos papis e responsabilidades de cada elemento envolvido podero causar prejuzos irreversveis ao desempenho da contratao.

Basicamente, trs atividades esto envolvidas neste processo:

Elaborao do Plano de Insero; Elaborao do Plano de Fiscalizao; Realizao da reunio inicial com todos os envolvidos na contratao.

A critrio do Gestor e dos Fiscais do contrato, o Plano de Insero e o Plano de Fiscalizao podero compor um nico documento

O grfico a seguir ilustra o processo de Incio do Contrato da fase de Gesto Contratual.

29

Inicialmente devem ser elaborados os Planos de Insero e de Fiscalizao, pelo Gestor do Contrato, com apoio dos Fiscais Tcnico, Administrativo e Requisitante do contrato. Em seguida, o Gestor deve convocar uma Reunio Inicial com todos os envolvidos na contratao, gerando uma ata que deve ser aprovada por todos os participantes. Nesta Reunio, devem ser entregues pela Contratada, devidamente assinados, o Termo de Compromisso e o Termo de Cincia. nesta reunio que a contratante apresenta contratada os Planos de Insero e de Fiscalizao.

Vejamos o que diz a IN SLTI/MP no 4/2014.


Art. 31. A fase de Gesto do Contrato visa acompanhar e garantir a adequada prestao dos servios e o fornecimento dos bens que compem a Soluo de Tecnologia da Informao durante todo o perodo de execuo do contrato. Art. 32. As atividades de incio do contrato compreendem: I - elaborao do Plano de Insero da contratada, pelo Gestor do Contrato e pelos Fiscais Tcnico, Administrativo e Requisitante do Contrato, observando o disposto nos arts. 17, 18, 19 e 20 e a proposta vencedora, contemplando, no mnimo: a) o repasse contratada de conhecimentos necessrios execuo dos servios ou ao fornecimento de bens; e

30

b) a disponibilizao de infraestrutura contratada, quando couber; II - elaborao do Plano de Fiscalizao da contratada, pelo Gestor do Contrato e pelos Fiscais Tcnico, Administrativo e Requisitante do Contrato, observando o disposto nos arts. 17, 18, 19 e 20 e a proposta da contratada, contemplando, no mnimo: a) o refinamento dos procedimentos de teste e inspeo detalhados no Modelo de Gesto do contrato, para fins de elaborao dos Termos de Recebimento Provisrio e Definitivo; b) configurao e/ou criao de ferramentas, computacionais ou no, para implantao e acompanhamento dos indicadores; e c) refinamento ou elaborao de Listas de Verificao e de roteiros de testes com base nos recursos disponveis para aplic-los. III - realizao de reunio inicial convocada pelo Gestor do Contrato com a participao dos Fiscais Tcnico, Requisitante e Administrativo do Contrato, da contratada e dos demais intervenientes por ele identificados, cuja pauta observar, pelo menos: a) presena do representante legal da contratada, que apresentar o preposto da mesma; b) entrega, por parte da contratada, do termo de compromisso e do termo de cincia, conforme art. 19, inciso V; e c) esclarecimentos relativos a questes operacionais, administrativas e de gesto do contrato.Pargrafo nico. A critrio do Gestor e dos Fiscais do contrato, o Plano de Insero e o Plano de Fiscalizao podero compor um nico documento.

1.10 Plano de Insero

Um Plano de Insero tem como principal objetivo inserir a contratada no contexto da execuo contratual. Para isso, necessrio que ele contenha ao menos os seguintes itens:

O repasse contratada de conhecimentos necessrios execuo dos servios ou ao fornecimento de bens;

A disponibilizao de infraestrutura contratada.Ou seja, o Plano de insero deve descrever quais conhecimentos, no contexto da contratao, devem ser repassados contratada. Alm disso, o Plano deve conter tambm qual a infraestrutura necessria que a contratante deve disponibilizar contratada para viabilizar a execuo contratual.


Art. 32. As atividades de incio do contrato compreendem:I - elaborao do Plano de Insero da contratada, pelo Gestor do Contrato e pelos Fiscais Tcnico, Administrativo e Requisitante do Contrato, observando o disposto nos arts. 17, 18, 19 e 20 e aproposta vencedora, contemplando, no mnimo:a) o repasse contratada de conhecimentos necessrios execuo dos servios ou ao fornecimento de bens; eb) a disponibilizao de infraestrutura contratada, quando couber;

31

O Plano de Insero deve ser elaborado pelo Gestor e pelos Fiscais do Contrato. interessante que ele comece a ser elaborado logo aps a aprovao do TR/PB. Para isso, deve-se utilizar:

Proposta vencedora; Especificao de requisitos (IN4, art. 17) Responsabilidades das partes (IN4, Art. 18); Modelo de Execuo do contrato (IN4, Art. 19); Modelo de Gesto do contrato (IN4, Art. 20).

1.10.1 Contedo

Conforme mencionado anteriormente, o Plano de Insero deve conter, basicamente, dois itens: repasse de conhecimentos e infraestrutura a ser disponibilizada.

Repasse de conhecimentos

Repasse de conhecimentos

Objetivo(s) da contratao (objetivo de negcio) Indicadores e mecanismos de aferio do sucesso do contrato; Mecanismos de gesto do contrato (papis, responsabilidades,

procedimentos e artefatos); Mecanismos de reconhecimento da execuo, liquidao e pagamento; Todas as normas e procedimentos de segurana da informao; Mecanismos de transferncia de conhecimento; Mecanismos de transio contratual; Mecanismos de continuidade de negcio; Mecanismos de tratamento de riscos; Outros que se fizerem necessrios.

Infraestrutura

Se presencial ambiente de trabalho: sala, mesa, cadeira, armrio, telefone, uniforme,

crach da empresa, ar-condicionado, gua, caf etc.; equipamentos: microcomputador, impressora, ponto de rede etc.; consumveis de TI e software.

Identificao e senha de acesso; recursos de informao necessrios; perfis de acesso com rastreabilidade; segregao de funes etc.;

Regras de acesso fsico s dependncias (uniforme, crach, horrio etc.) e/ou lgico aos sistemas (links, acesso remoto, ambiente de desenvolvimento e de testes, LOG etc.);

Alocao dos elementos (negociao com fornecedores/ clientes internos):

Acordo (OLA) com almoxarifado, patrimnio, segurana e suporte predial, recursos humanos (suporte mdico), administrao etc.;

Acordo (SLA) com clientes de negcio (classificao das informaes, autorizao para perfis de acesso, procedimentos de segurana etc.).

32

Todas as aes que puderem ser antecipadas assinatura do contrato devem ser providenciadas a tempo (ambientes, equipamento etc) para que o incio dos servios se d o mais breve possvel. Pequenos ajustes so necessrios aps a assinatura do contrato, como por exemplo:

Proposta da licitante contratada (houve mudanas?) Verso final do contrato (houve mudanas?) Risco: O risco de uma perda de servio diminui sensivelmente (risco baixo)

1.10.2 Modelo

O Guia Prtico para Contratao de Solues de Tecnologia da Informao do SISP apresenta um template (modelo para preenchimento) do Plano de Insero. A seguir, conhea as instrues para preenchimento.

1.11 Plano de Fiscalizao

Um Plano de Fiscalizao tem como principal objetivo orientar os fiscais do contrato quanto aos procedimentos a serem executados durante o processo de fiscalizao do contrato. Portanto, necessrio que o mesmo contenha os seguintes elementos:

o refinamento dos procedimentos de teste e inspeo detalhados no Modelo de Gesto do contrato, para fins de elaborao dos Termos de Recebimento Provisrio e Definitivo;

configurao e/ou criao de ferramentas, computacionais ou no, para implantao e acompanhamento dos indicadores;

refinamento ou elaborao de Listas de Verificao e de roteiros de testes com base nos recursos disponveis para aplic-los.

33


Art. 32. As atividades de incio do contrato compreendem:

I - ......II - elaborao do Plano de Fiscalizao da contratada, pelo Gestor do Contrato e pelos Fiscais Tcnico, Administrativo e Requisitante do Contrato, observando o disposto nos arts. 17, 18, 19 e20 e a proposta da contratada, contemplando, no mnimo:a) o refinamento dos procedimentos de teste e inspeo detalhados no Modelo de Gesto do contrato, para fins de elaborao dos Termos de Recebimento Provisrio e Definitivo;b) configurao e/ou criao de ferramentas, computacionais ou no, para implantao e acompanhamento dos indicadores; ec) refinamento ou elaborao de Listas de Verificao e de roteiros de testes com base nos recursos disponveis para aplic-los.

O Plano de Fiscalizao deve ser elaborado pelo Gestor e pelos Fiscais do Contrato. importante que ele seja elaborado em sequncia ao Plano de Insero. Para sua composio deve-se utilizar as seguintes referncias:

Proposta da contratada; Especificao de requisitos (IN4, art. 17) Responsabilidades das partes (IN4, art. 18) Modelo de Execuo do Contrato (IN4, art. 19) Modelo de Gesto do Contrato (IN4, art. 20)

1.11.1 Contedo

Conforme mencionado anteriormente, o Plano de Fiscalizao deve conter, basicamente, trs itens: o refinamento dos procedimentos de teste e inspeo detalhados no Modelo de Gesto, configurao e/ou criao de ferramentas, computacionais ou no, para implantao e acompanhamento dos indicadores erefinamento ou elaborao de Listas de Verificao e de roteiros de testes.

Refinamento dos procedimentos de teste e inspeo Configurao e/ou criao de ferramentas, computacionais ou no Refinamento ou elaborao de Listas de Verificao e de roteiros de testes.

34

1.11.2 Modelo

O Guia Prtico para Contratao de Solues de Tecnologia da Informao do SISP apresenta um template (modelo para preenchimento) do Plano de Fiscalizao seguir, conhea as instrues para preenchimento.

Demonstrao Plano de Fiscalizao

1.12 Reunio Inicial

A reunio inicial o marco que definir o incio da execuo contratual. convocada pelo Gestor do Contrato e deve contar com a participao de todos os envolvidos na contratao (fiscais, preposto, contratada etc.). o momento da apresentao formal do preposto e entrega dos Termos de Compromisso e de Cincia, por parte da contratada.

A reunio deve servir para apresentao e reviso dos Planos de Insero e Fiscalizao em face dos esclarecimentos relativos a questes operacionais, administrativas e de gerenciamento do contrato, por parte da contratante e das requisies manifestadas pela contratada e aceitas pela contratante.


Art. 32. As atividades de incio do contrato compreendem:[...]

III - realizao de reunio inicial convocada pelo Gestor do Contrato com a participao dos Fiscais Tcnico, Requisitante e Administrativo do Contrato, da contratada e dos demais intervenientes por ele identificados, cuja pauta observar, pelo menos:a) presena do representante legal da contratada, que apresentar o preposto da mesma;b) entrega, por parte da contratada, do termo de compromisso e do termo de cincia, conforme art. 19, inciso V; ec) esclarecimentos relativos a questes operacionais, administrativas e de gesto do contrato.INSTRUO NORMATIVA MP N 2, DE 30 DE ABRIL DE 2008

Art. 30.

[...]

1 O prazo mnimo previsto para incio da prestao de servio continuado com dedicao exclusiva dos trabalhadores da contratada dever ser o suficiente de modo a possibilitar a preparao do prestador para o fiel cumprimento do contrato.

35

interessante que a reunio inicial figure no edital como obrigatria e o seu descumprimento implica resciso por inexecuo total do contrato. Entretanto, preciso cautela com relao fixao do prazo para sua realizao, conforme consta na IN SLTI/MP n o 02/2008.

Por se tratar de uma reunio formal do contrato, deve haver uma convocao , uma pauta e tambm uma ata .

A convocao dever ser estendida a todos os envolvidos, quais sejam:

Fiscais tcnico, requisitante e administrativo rea requisitante rea tcnica rea administrativa (contrato, pagamento etc.) rea jurdica Controle interno Contratada (representante legal no contrato: preposto?) Outros

A pauta deve conter, no mnimo:

Confirmao do credenciamento Confirmao do repasse dos conhecimentos necessrios Confirmao da alocao dos recursos necessrios Assinatura do Termo de Compromisso e do Termo de Cincia Esclarecimentos relativos a questes operacionais, administrativos e de gerenciamento

do contrato Outras questes que se fizerem necessrias

Por fim, a ata dever conter pelo menos o registro de todas as ocorrncias da reunio e a assinatura com aprovao de todos os envolvidos.

Encerramento

Encerramos o mdulo 1 e aqui estudamos sobre:

Aspectos legais envolvidos na gesto contratual da Administrao Pblica; A importncia da gesto contratual para a Administrao Pblica. Modelo de Contratao e seus elementos: atores (papis), artefatos (entradas e

sadas) e fases, processos e atividades. Processos, tarefas e atividades envolvidas na iniciao contratual; Elaborao dos Plano de Insero e de Fiscalizao; A importncia da reunio inicial para esclarecimentos; Modelos de Termo de Compromisso e Termo de Cincia.

Caso possua alguma dvida relacionada ao contedo, retome os estudos.

1.2 Gesto de contratos1.1 Introduo e ObjetivosUnidade 1 - Contedo Multimdia - 1Encerramento1.12 Reunio Inicial1.11 Plano de Fiscalizao1.11.1 Contedo1.11.2 Modelo

1.10.1 Contedo1.10.2 Modelo

1.9 Atividades do Processo Incio do Contrato1.8 Processos e atividades do Modelo da fase de Gesto Contratual1.7 Artefatos do Modelo da fase de Gesto Contratual1.7.1 Histrico de Gesto do Contrato1.7.2 Modelo de Execuo1.7.3 Modelo de Gesto1.7.4 Plano de Insero1.7.5 Plano de Fiscalizao1.7.6 Ordem de Servio ou de Fornecimento de Bens1.7.7 Termo de Recebimento Provisrio1.7.8 Termo de Recebimento Definitivo1.7.9 Termo de Rejeio

1.6.4 Interaes1.6 Atores do Modelo da fase de Gesto Contratual1.6.1 O Gestor do Contrato1.6.2 Fiscais do Contrato e Preposto da Contratada1.6.3 Autoridade Competente e Autoridade Mxima

1.5 Modelo de Gesto Contratual1.4 Elementos Necessrios para uma Boa Gesto Contratual1.4.1 Indicadores e Mtricas1.4.2 Modelo de Remunerao1.4.3 Garantias Contratuais1.4.4 Sanes

1.3 Legislao aplicada1.10 Plano de Insero

Documents

Módulo 1 - Gestão de Contratos de TI