Módulo 6 Pregão presencial orientações básicas

Curso de Comunicação para Pregoeiro

Módulo 6 Pregão presencial: orienta-ções básicas

Célio Coelho dos Santos

Curso de Comunicação para Pregoeiro 2

Pregão presencial: orientações básicas Módulo 6

Sumário

Introdução ................................................................................................................... 3

O Ambiente da Sessão Pública................................................................................... 3

Utilização de Recursos Visuais ...............................................................................4 Disposição do Mobiliário (Layout)............................................................................4

Cuidados com a Comunicação Verbal ........................................................................ 6

Formalizando a Abertura da Sessão........................................................................... 9

Roteiro para Abertura da Sessão ............................................................................9 Utilização da Linguagem Corporal ............................................................................ 11

Posturas e Gestos ................................................................................................. 11 Territorialidade....................................................................................................... 15

Lidando Com as Emoções ........................................................................................ 16

Compreendendo a Raiva....................................................................................... 16 Driblando o Medo e a Insegurança........................................................................ 17

Um Olhar para o Futuro ............................................................................................ 20

Conclusões ............................................................................................................... 22

Referências Bibliográficas......................................................................................... 23



Introdução

Ao apresentarmos conceitualmente a comunicação, no Módulo 3 deste curso, abor-

damos alguns obstáculos que podem atrapalhar a comunicação eficaz.

As fontes de problemas na comunicação e de distorção do sentido das mensagens

são variadas. Desde o conforto do ambiente e a disposição do mobiliário, passando

pela atitude que os interlocutores assumem em relação um ao outro, até a maneira

que construímos nossas mensagens, dentre outros fatores, são aspectos que mere-

cem um olhar atento para que nossa comunicação seja mais eficaz.

Por envolver o comportamento humano, a comunicação é um assunto que nunca se

esgotará, já que está sujeita a novas interpretações, à medida que a humanidade

evolui e transforma seus relacionamentos.

Neste módulo, trataremos de alguns pontos que podem facilitar a comunicação nu-

ma sessão de pregão presencial. Longe da pretensão de ser um guia, já que a co-

municação envolve uma dimensão de estilo pessoal e, portanto, de personalidade,

buscamos ressaltar a dinâmica de alguns elementos presentes no processo de co-

municação em uma sessão de pregão presencial, com algumas orientações práticas

básicas para a solução de possíveis problemas.

O Ambiente da Sessão Pública

Em relação ao ambiente, é preciso estar atento a vários fatores que podem influen-

ciar a comunicação: iluminação, barulhos externos, disposição e conforto do mobiliá-

rio, funcionamento do aplicativo, uso do celular e interrupções, dentre outros, são

elementos que precisam ser administrados, a fim de não prejudicar a atenção e a

interação dos interlocutores durante a sessão de pregão presencial.

Na preparação para a implantação do pregão, dois aspectos merecem uma atenção

especial por sua importância: a utilização de recursos visuais para acompanhamento

do pregão e a disposição do mobiliário, itens que abordaremos a seguir.



Utilização de Recursos Visuais

A utilização de recursos visuais permite que os participantes do pregão acompa-

nhem o desenvolvimento dos atos praticados, cativando a atenção dos licitantes e

contribuindo para evitar a dispersão e interrupções desnecessárias. Além disso, o

uso de recursos visuais também facilita o acompanhamento do pregão por pregoeiro

e equipe de apoio.

Existem vários tipos de equipamentos disponíveis e sua escolha depende dos recur-

sos reservados para o investimento e do espaço destinado às sessões de pregão.

Os mais utilizados são flip-chart, quadro branco, data-show e projetor. Indiscutivel-

mente, o projetor é o melhor recurso, pois permite maior nitidez, facilitando o acom-

panhamento por parte tanto de pequenos públicos, quanto de grandes públicos. En-

tretanto, é um equipamento que requer não apenas um investimento maior, mas

também a habilidade em seu manuseio. Para mais detalhes a respeito desses equi-

pamentos utilizados como recursos visuais, consulte a Midiateca deste curso.

Disposição do Mobiliário (Layout)

Outro item importante do ambiente da sessão de pregão diz respeito à disposição do

mobiliário. Essa disposição deve respeitar a movimentação das pessoas, a localiza-

ção dos licitantes em relação ao pregoeiro e a possibilidade de visualização da pro-

jeção por todos os presentes. Alguns cuidados com relação ao ambiente devem ser

tomados, tais como:

• Espaço reservado para café e lanches

Muitos pregões são longos e, para que não se tornem cansativos,

é comum que se façam algumas pausas para um cafezinho. Essas

pausas podem ser utilizadas também para diminuir a “temperatura

das discussões”, quando houver necessidade, ou para permitir maior entrosamento

entre todos os presentes. Entretanto, constantes interrupções, principalmente quan-

do alguns licitantes não estão participando da fase em andamento, podem atrapa-

lhar o desenvolvimento dos trabalhos. Por isso, havendo disponibilidade de espaço,

é recomendável que se estabeleça um espaço específico para café, água e lanches,

como um hall, por exemplo.



• Localização do pregoeiro O local ocupado pelo pregoeiro, preferencialmente próximo da equipe de apoio, de-

ve ser de fácil acesso e visibilidade por todos os presentes, para que possam acom-

panhar os atos praticados. Se houver equipamento de projeção, o pregoeiro não

pode ficar entre a tela e o público.

• Mesa de apoio A equipe de apoio necessita de local apropriado para acomodar computador, manu-

sear documentos e material de trabalho. Essa mesa deve ficar disposta próxima do

pregoeiro e não pode obstar a visualização tanto do pregoeiro, quanto da projeção.

• Disposição de equipamentos Os equipamentos (projetor, tela, computador, fax etc.) não devem atrapalhar a circu-

lação das pessoas, nem dificultar a visualização da projeção. Fios e conexões mere-

cem cuidados especiais para evitar acidentes.

• Disposição do público Parte do mobiliário é destinada aos participantes da licitação. A forma de disposição

desse mobiliário depende do espaço e dos recursos disponíveis. Em um ambiente

pequeno, não há muito que se possa fazer; o público pode ser acomodado ao redor

de uma mesa, ou separadamente, com as cadeiras alinhadas, tal como em uma

escola. Já para espaços maiores, o público pode ser acomodado com maior conforto

e espaço. Um cuidado a ser tomado com relação ao mobiliário destinado ao público

é que ele deve facilitar a interação entre os participantes e o pregoeiro, já que isso

pode requerer, em espaços muito grandes, a utilização de recursos visuais e equi-

pamentos de som para acompanhamento do pregão. Para conhecer algumas alter-

nativas de disposição do público na sessão de pregão presencial, consulte a Midia-

teca deste curso.

• Sinalização Aqueles que têm interesse em participar de um pregão pre-

sencial não são obrigados a conhecer os labirintos da organi-

zação. Desde a portaria, é recomendável dispor sinais indicati-

vos ou cartazes que auxiliem os participantes a localizarem o local da sessão de

pregão. Isso evita o estresse do licitante, que eventualmente pode perder-se pelos

corredores da instituição e chegar atrasado à sala da sessão, além de transparecer

o senso de organização do órgão que realiza o pregão. O local da sessão deve ter



também indicações para saídas de emergência, escadas e elevadores, e locais para

fumantes (se houver).

Cuidados com a Comunicação Verbal

Na comunicação verbal, fazemos uso de um conjunto de símbolos, escritos ou fala-

dos, que formam uma estrutura, reconhecida pelos demais envolvidos na comunica-

ção. A palavra é a matéria-prima na comunicação verbal, escrita ou oral, e a forma

como a utilizamos obedece a uma regra denominada gramática.

Graças à gramática, frases compostas pelas mesmas palavras possuem significados

diferentes. “Meu pai matou um urso”, por exemplo, é diferente de “Um urso matou

meu pai”. Conhecer e usar corretamente a linguagem e a gramática é fundamental

para a construção de mensagens eficazes, porém isso não é suficiente. Algumas

vezes, mesmo corretamente construídas, certas expressões podem ser

interpretadas erroneamente. Alguns outros cuidados devem ser tomados, tais como:

• Seja claro e conciso

Prefira frases curtas, objetivas e claras para que não haja dúvidas do que está sen-

do dito. Longos discursos devem ser evitados, pois, além de cansativos, corre-se o

risco de não ser entendido. Obviamente, haverá momentos em que será necessário

estender-se, como, por exemplo, na explicação da desclassificação de uma proposta

cujo produto cotado não atende aos requisitos do edital. Nem sempre será possível

uma explicação breve, em poucas palavras; mesmo nesse caso, é preciso atentar

para a clareza e objetividade.

• Ajuste o vocabulário ao público-alvo O uso de vocabulário rebuscado quando nosso interlocutor possui um nível de ins-

trução menor que o nosso – ou o uso de terminologia técnica para um público leigo –

em nada ajuda a comunicação numa sessão de pregão; por isso, dê preferência a

palavras mais conhecidas e comumente empregadas. Alguns termos são específicos



de certas profissões: conhecer esses termos e expressões ajuda-nos a melhorar

nossa comunicação; recorra à equipe de apoio, se necessário. E se não entendeu,

pergunte.

• Evite os tiques e as gírias Tiques de linguagem ou expressões viciosas nada acrescentam à mensagem, tais

como “tá”, “né”, “não é não?”, “certo“, “tipo assim”, dentre outros. Essas expressões

devem ser evitadas, pois causam a falsa sensação de que há comunicação quando,

na verdade, ela não ocorre efetivamente. Além disso, poluem a mensagem, tornando

a conversação desagradável. O uso de gíria também não é recomendável, devido ao

formalismo de que se reveste a sessão do pregão.

• Observe o ritmo e o tom de voz Quando falamos para um grupo grande, devemos ter o cuidado de falar em um tom

mais alto e um pouco mais devagar do que de costume. Isso é importante para que

todos ouçam e compreendam o que está sendo dito, tendo tempo de assimilar a

mensagem. Um cuidado a ser observado quanto ao tom de voz é que se a forçar-

mos muito, poderemos prejudicar nossas cordas vocais. Se o espaço é muito grande

ou há muitas pessoas no ambiente, é recomendável a utilização de um microfone.

• Facilite a compreensão Se o que está sendo dito não é compreendido, tente explicar de outra forma. Metáfo-

ras e analogias são instrumentos poderosos para se fazer compreender. Comparan-

do uma situação com outra semelhante, fazemos uma analogia, um recurso útil, por

exemplo, num debate sobre a desclassificação de uma proposta. A metáfora consis-

te em relacionar uma palavra com outra com a qual não possui nenhuma relação

objetiva. Com a metáfora, empregamos um sentido expressivo na comunicação,

sendo um instrumento muito útil, por exemplo, na fase de negociação.

• Cuidado com a atitude A comunicação flui melhor entre pessoas que possuem afinidade. Quando os agen-

tes envolvidos no processo de comunicação possuem uma opinião negativa prees-

tabelecida sobre a pessoa com quem se comunicarão, é muito provável que esse

juízo de valor se manifeste por meio do comportamento. Dada a natureza negocial

do pregão, é preciso despir-se de tais preconceitos, de forma que não interfiram na

comunicação.



As atitudes que assumimos – e que se manifestam na comunicação – podem condi-

cionar os relacionamentos, contribuindo para gerar um clima defensivo ou receptivo.

A comunicação dificilmente ocorrerá com naturalidade quando os interlocutores as-

sumem uma atitude defensiva; afinal, como negociar e obter a redução de preços se

o licitante encontra-se numa atitude defensiva?

Quadro 1: Atitudes em comunicação

Atitudes Que Geram Defesas Atitudes Que Geram Receptividade

Avaliação/julgamento Descrição/apoio

Controle Orientação para o problema

Manobra/manipulação Espontaneidade/autenticidade

Distanciamento/indiferença Empatia

Superioridade Igualdade

Fonte: Adaptado de Fundap (2005, p. 47).

Devemos evitar críticas dirigidas à pessoa do licitante, pois assim focamos seu com-

portamento, passando a idéia de julgamento de valor. A atitude defensiva pode ser

evitada se o foco de nossa crítica se restringir à situação ou a fatos, transparecendo

uma genuína intenção de orientar e apoiar.

A atitude de controle se observa quando não há confiança no outro.

Algumas atitudes são percebidas pelo interlocutor como manobras ou estratégias

para manipular, iludir, ou conseguir vantagens ou atender a interesses pessoais.

Quando isso ocorre, surge a defesa, pois tais atitudes não são reconhecidas como

atos sinceros e autênticos.

A indiferença, a frieza e o distanciamento geram fechamento e uma atitude defensi-

va. Por outro lado, o interesse genuíno em compreender o ponto de vista do outro,

dando-lhe atenção, constitui a empatia e possibilita estabelecer, de fato, um clima de

receptividade.

Quando uma pessoa deixa transparecer superioridade relacionada ao saber, ao po-

der ou a qualquer outro atributo, o interlocutor tende a gerar defensividade. Por outro

lado, uma atmosfera de igualdade, em que todos se sintam à vontade para se posi-

cionarem, propicia o diálogo e a abertura.



• Aceite e ofereça feedback Como abordado no Módulo 3 deste curso, o feedback constitui a informação de re-

torno. Usamos o feedback para elogiar, esclarecer, apoiar ou orientar nosso interlo-

cutor. Dessa forma, o feedback auxilia a ajustar o comportamento dos envolvidos na

comunicação, para alcançar o objetivo de suas mensagens. O ato de dar e receber

feedback constitui um exercício nem sempre fácil, pois, em geral, não estamos pre-

parados para ouvir. O processo de feedback pode ser facilitado nos seguintes casos:

a) quando se estabelece uma relação de confiança recíproca, diminuindo resistên-

cias e o feedback é percebido como ajuda autêntica; b) quando se compreende o

feedback como um processo de mão dupla; c) e quando se aprende a confiar na

própria capacidade de estabelecer uma relação significativa com o outro.

Formalizando a Abertura da Sessão

Grande parte da eficácia da comunicação entre pregoeiro, equipe de apoio e partici-

pantes do pregão depende de o pregoeiro conseguir criar um clima de compromisso

com o sucesso do pregão.

A abertura do pregão é um momento fundamental nesse sentido. O pregoeiro, ao

formalizar a abertura da sessão, pode fazer uma rápida exposição sobre as regras

do certame e as regras de conduta durante a sessão, mas deve, principalmente,

ressaltar a importância do pregão como instrumento de aumento da competição en-

tre os licitantes e de economia de recursos públicos.

Roteiro para Abertura da Sessão

A forma como o pregoeiro pode realizar a abertura irá depender do perfil comunicati-

vo de cada um. Alguns preferem ler um texto previamente escrito; outros preferem

improvisar um discurso.

O importante é que a abertura esteja em sintonia com as características pessoais de

cada um, pois, como seu objetivo é gerar compromisso, o pregoeiro deve transpare-

cer a maior naturalidade e sinceridade.

Na abertura da sessão, o pregoeiro deve abordar os seguintes pontos:



• O pregão e suas regras Embora o pregão como modalidade de licitação já exista há alguns anos, muitos

licitantes podem participar de um pregão pela primeira vez. Por isso, é importante

que o pregoeiro faça uma explanação sucinta sobre o que é um pregão e suas re-

gras de funcionamento.

• As regras específicas do pregão que está sendo realizado Dentro das possibilidades estabelecidas na legislação, cada pregão possui um regu-

lamento próprio, que deve estar sistematizado no edital. Convém, no momento da

abertura, abordar rapidamente as características do objeto, as regras de aceitação

das propostas e de seleção para a etapa de lances, bem como os critérios de redu-

ção de lances e aceitação do preço.

• A conduta que todos devem observar O pregoeiro deve orientar todos os presentes sobre o comportamento esperado;

nesse sentido, deve ficar claro o procedimento para utilização de celular, uso da

palavra, ausência da sala, realização de intervalos etc.

• O compromisso de todos com o sucesso do pregão

O sucesso do pregão traduz-se em economia de recursos, além de garantir a conti-

nuidade de serviços públicos que dependem do contrato almejado com a escolha do

licitante. Desse prisma, o sucesso do pregão beneficia a todos, enquanto cidadãos e

contribuintes. O pregoeiro pode demonstrar a importância da eficácia do pregão para

a sociedade como um todo, por meio de dados que confirmem a economia de recur-

sos públicos. No caso da administração pública do Estado de São Paulo, esses da-

dos são apresentados no sítio do Pregão (www.pregao.sp.gov.br) e, também, no

Relógio da Economia (www.relogiodaeconomia.sp.gov.br). Com esses argumentos,

o pregoeiro pode criar um clima de compromisso, apontando a responsabilidade de

todos os envolvidos para o sucesso do pregão presencial.

Além dos temas que devem ser abordados na abertura do pregão presencial, como

visto antes, o pregoeiro deve buscar adequar o formato de tal abertura ao seu estilo

pessoal. Alguns pregoeiros preferem usar a forma tradicional de exposição; entretan-

to, nem todos se sentem à vontade para falar em público.

Para driblar essa dificuldade, é possível adotar algumas medidas alternativas, como,

por exemplo, preparar uma projeção com tópicos a serem tratados. Assim, o prego-

eiro pode guiar-se pelos tópicos sem se perder em sua apresentação. Outra medida

http://www.pregao.sp.gov.br/

http://www.relogiodaeconomia.sp.gov.br/



eficaz é elaborar um resumo escrito, que pode servir de guia durante a explanação.

Para evitar transparecer nervosismo, esse resumo pode ficar apoiado sobre a mesa.

Utilização da Linguagem Corporal

A linguagem corporal é muito importante para o sucesso da comunicação. No pro-

cesso de comunicação face a face, é inevitável que nosso corpo expresse nossos

sentimentos e emoções.

Se nossa expressão corporal reforça o sentido que queremos empregar em nossas

mensagens, a possibilidade de sucesso da comunicação é maior. Por outro lado, se

a expressão corporal contradiz o sentido de nossa mensagem, isso gera a possibili-

dade de interpretação errônea por nosso interlocutor, além do desconforto.

Posturas e Gestos

Alguns gestos são universalmente conhecidos; outros são reconhecidos num nível

local ou por um grupo de pessoas. Esticar o polegar para cima mantendo os outros

dedos flexionados equivale, em alguns países, a um sinal afirmativo, expressando

concordância; em outros, são considerados gestos obscenos. O uso e o costume

permitem a utilização desses gestos como recursos comunicativos.

Também a postura corporal possui um aspecto relevante na comunicação. Basta

observar como as pessoas, quando estão cansadas, sobrecarregadas, costumam

andar com os ombros curvados para frente, arrastando os pés, como se carregas-

sem um grande peso.

A seguir, apontamos alguns aspectos relevantes com relação à postura e à utiliza-

ção de gestos que podem melhorar a comunicação.



Recepcione Todos Com um Aperto de Mão e um Sorriso

O pregoeiro e, também, a equipe de apoio são anfitriões. Como abordado no Módulo

2 deste curso, uma das funções da comunicação é sociabilizar. Ao receber o público

interessado, o pregoeiro e equipe de apoio devem expressar que os licitantes são

bem-vindos e que serão respeitados. Nesse momento, o pregoeiro deve apresentar-

se aos que chegam à sessão, indicar onde podem sentar-se, perguntar seu nome,

que empresa cada um representa etc. O público deve ser recepcionado com um

sorriso natural. Nada soa mais falso que um sorriso forçado. Ao se apresentar, ofe-

reça um aperto de mão, este é um gesto largamente utilizado quando pessoas se

apresentam. O aperto de mão deve ser firme, porém não forte demais. Para aumen-

tar a ambientação de quem chega, ao apertarmos a mão, podemos também tocar o

braço da pessoa com a outra mão, transmitindo uma idéia de proximidade, porém

sem ser muito íntimo.

Mantenha uma Postura Ereta

O pregão não deve ser equiparado a uma palestra, por exemplo. Por isso, o pregoei-

ro não precisa ficar o tempo todo em pé. Porém, quando estiver nessa posição e

dando uma explicação ou fazendo uma explanação, o pregoeiro deve manter uma

postura ereta, com as pernas ligeiramente afastadas e ombros relaxados, distribuin-

do o peso do corpo uniformemente.

Quando sentado, o pregoeiro deve buscar uma postura adequada à coluna, encos-

tando completamente a coluna no espaldar da cadeira. Mesmo nas interrupções dos

trabalhos, deve cuidar-se da postura. As atitudes de sentar-se sobre mesas ou de-

bruçar-se sobre a mesa com as costas viradas para o público são posturas desagra-

dáveis e devem ser evitadas.

Enfatize suas Mensagens

Braços e mãos geralmente acompanham nossa fala. A gesticulação excessiva pode

constituir uma fonte de ruído à comunicação, porém sua utilização pode reforçar a

ênfase de nossas mensagens. Na negociação com uma empresa, jamais podemos

gritar que seu preço é inaceitável, esmurrando a mesa. Isso pode ser tomado como

uma agressão por nosso interlocutor. Balançar a cabeça negativamente, ou encolher



os ombros, ou mostrar as palmas das mãos é uma forma mais sutil, porém muito

mais eficaz para acompanhar nossa decepção quanto ao preço apresentado.

Quando concedemos a palavra a alguém, podemos estender o braço e, depois, re-

colhê-lo, trazendo a mão para próximo do corpo, como num abraço. Isso transmite a

idéia de inclusão, a noção de que estamos dispostos a ouvir o que nosso interlocutor

tem a dizer. Do contrário, se ao conceder a palavra olhamos para o lado, passamos

a impressão de que não estamos interessados no que nosso interlocutor irá dizer.

Demonstre Que Está Ouvindo

A capacidade de ouvir (e entender) o que nosso interlocutor busca expressar é im-

portante para que a comunicação não seja truncada. Podemos demonstrar ao nosso

interlocutor que ele está sendo ouvido inclinando ligeiramente o corpo para frente e

olhando atentamente para ele. Caso seja uma longa explanação, nada impede de

nos recostar na cadeira, desde que não cruzemos os braços. Uma das mãos pode

apoiar o queixo, ou repousar sobre a mesa. Mas a postura deve ser tanto confortável

para o pregoeiro, quanto natural.

Olhe nos Olhos

Manter contato visual com nosso interlocutor, em uma comunicação face a face, é

crucial para demonstrar abertura para o diálogo e atenção à conversa. O contato

visual demonstra que estamos “por inteiro” na conversa.

Sorria

Sorrir ajuda a criar empatia e induz em nosso interlocutor a sensação de receptivi-

dade, fazendo com que ele se dispa de algumas defesas. Entretanto, o sorriso deve

ser sincero, pois nada gera mais desconfiança do que um sorriso forçado.

Cuidado Com a Apresentação Pessoal

Nossa apresentação pessoal traduz muito do nosso profissiona-

lismo e estado de espírito. Basta reparar como, em ambientes

formais, as pessoas se vestem com formalismo. Não devemos

esquecer que a sessão de pregão é um local onde se reúnem



profissionais com o intuito de estabelecer um negócio; assim, causando uma boa

impressão, podemos conseguir criar confiança. O formalismo da vestimenta depen-

derá da característica de cada um e do ambiente. Mas algumas regras básicas de-

vem ser observadas quanto à apresentação pessoal:

• roupas sóbrias traduzem maior formalismo e menor intimidade. Não há uma re-

ceita certa sobre qual o tipo ideal de roupa a ser utilizado. O importante é que,

além de confortável, esteja de acordo com a ocasião, evitando-se os excessos,

como decote avantajado, camisa desabotoada, saia muito curta, cores berrantes

etc.;

• roupas descuidadas, sujas ou malpassadas podem transmitir a idéia de desleixo,

de irresponsabilidade ou de descompromisso;

• mãos e unhas limpas transmitem a idéia de cuidado pessoal e autovalorização;

• acessórios em excesso devem ser evitados, até porque podem prejudicar fisica-

mente a comunicação; cintos apertados, por exemplo, prendem o diafragma, difi-

cultando a vibração das cordas vocais e gargantilhas ou colares pesados dificul-

tam a respiração e a modulação da voz. Quando em excesso, acessórios podem

desviar a atenção de nosso interlocutor;

• cabelos tratados, limpos, penteados e com corte em dia tra-

duzem o cuidado consigo mesmo, característica de uma pes-

soa segura e que se respeita. Isso ajuda a criar uma impres-

são agradável. Mulheres geralmente possuem vários truques

quando o assunto é cabelo;

• perfume – como em outros itens da apresentação pessoal, a utilização de per-

fumes e colônias deve observar o comedimento. A boa impressão e a sensação

agradável que causa um leve aroma podem transformar-se em seu oposto pelo

uso excessivo. O ideal é que o perfume seja sentido apenas quando estamos

muito próximos de quem o usa. Devemos lembrar que o pregão muitas vezes

pode levar horas e é realizado num ambiente fechado, o que torna qualquer per-

fume, por mais agradável que seja, um fator de desconforto

quando impregnado no ambiente. Algumas pessoas, inclusive,

desenvolvem alergias, asma ou rinite, e o aroma excessivo po-

de desencadear sintomas da doença, como dor de cabeça, es-

pirro, corrimento nasal, tosse e falta de ar.



Territorialidade

O espaço ao redor de uma pessoa é um fator importante na expressão da linguagem

corporal. Cada pessoa tem uma zona corporal, um território, um espaço pessoal que

se denomina zona corporal de acomodação. Essa zona é determinada em termos

pessoais e culturais e é condicionada pelo ambiente.

Um exemplo pode auxiliar a melhor compreender a territorialidade: um cidadão, que

é o único licitante já acomodado no local da sessão de pregão, muito provavelmente

se sentirá incomodado se um outro licitante que chegar vier a sentar-se exatamente

ao seu lado; porém, essa situação passaria despercebida se as acomodações já

estivessem quase todas ocupadas por outros licitantes. Isso quer dizer que o espaço

pessoal varia de acordo com a situação.

Não se sabe com exatidão quanto espaço cada pessoa necessita, já que é uma es-

pécie de “aura” que se expande e se contrai constantemente, conforme nos aproxi-

mamos ou nos afastamos das outras pessoas. O importante é estar consciente da

importância e do respeito a esse espaço, bem como do que ocorre a qualquer pes-

soa quando o seu território é ameaçado ou invadido.

É preciso ter presente que:

• as pessoas introvertidas tendem a manter maior distância na conversação do

que as extrovertidas. Invadir o espaço de uma pessoa introvertida pode levá-la a

colocar-se na defensiva; e

• o espaço pessoal também se manifesta na demarcação de uma área de confor-

to. Tomemos uma mesa, por exemplo: duas pessoas em lados opostos tendem a

disputar o mesmo espaço; nessa situação, pessoas agressivas tendem a invadir

o espaço do outro com seus objetos ou com o próprio corpo.

Nos momentos de formalidade, é importante manter uma distância próxima o sufici-

ente para que não prejudique a comunicação, mas distante o suficiente para que

afaste a possibilidade de dominação física. Isso pode ser mensurado pela distância

corporal, principalmente por mãos e braços.

Nos momentos mais descontraídos e sociáveis, é possível reduzir essa distância

sem que se configure uma invasão ao território dos interlocutores.



Lidando Com as Emoções

Compreendendo a Raiva

A raiva surge como resposta a uma frustração muito profunda ou como reação ins-

tintiva a uma agressão, real ou imaginária. É irrelevante que a agressão tenha existi-

do ou não, pois o que importa é que um dos interlocutores tenha entendido uma

situação como agressiva.

O ambiente de competição do pregão é um espaço propício ao surgimento de senti-

mentos de frustração e irritação; afinal, qual licitante gosta de ver sua proposta des-

classificada, ou de perder a competição para um concorrente que apresenta um pro-

duto de qualidade inferior ao seu? Se a sessão de pregão decorre num clima de

profissionalismo e respeito mútuo, é provável que todos consigam administrar certo

nível de frustração ou irritação. Porém, em alguns casos, o conflito pode caminhar

para uma explosão de ira e, se não for bem-administrado, dará início a uma cadeia

de ação e reação, podendo comprometer o andamento dos trabalhos. A seguir, al-

gumas dicas para enfrentar esse problema.

Reconheça a Raiva

A raiva é acompanhada de alguns sintomas; nosso corpo expressa nosso sentimen-

to: o pulso se acelera, há um aumento da pressão sangüínea, o tom de voz se eleva,

e fazemos movimentos vigorosos e rápidos.

O primeiro passo para solucionar o problema é reconhecer o que estamos sentindo.

Negar os sentimentos pode resultar numa situação ainda mais piorada e explosiva.

Quando validamos a raiva, reconhecendo-a, podemos, então, passar a usar nossa

habilidade para resolução de problemas e encontrar uma saída eficaz.



Administre os Sintomas

Administrar os sintomas da raiva é um primeiro passo para reduzir a tensão: inspire

o ar profundamente, segurando-o por alguns instantes antes de expirá-lo; modere o

tom de voz; e beba água.

Demonstre o Que Está Ouvindo

Se a explosão de raiva vem de nosso interlocutor, é importante, primeiro, não inter-

romper o que ele estiver falando, pois isso só aumenta a irritação. Muitas vezes, as

pessoas querem apenas expressar sua contrariedade e, feito isso, a raiva se dissipa.

Mostre ao interlocutor, através de uma atitude corporal, que você está ouvindo: incli-

ne o corpo ligeiramente para a frente e mantenha o contato visual. Se necessário,

resuma em suas palavras o que acabou de ser dito, para se acertar de que compre-

endeu a mensagem; seja sincero!

Seja Pragmático

O importante é tirar o foco da situação, canalizando energias para uma solução

construtiva. O que pode ser feito? Qual o próximo passo?

Driblando o Medo e a Insegurança

O medo é derivado de nosso instinto de preservação e sobrevivência. Serve como

um sinal de alerta para uma situação de perigo iminente, real ou imaginário. Entre-

tanto, o medo excessivo pode gerar a paralisia de nossas potencialidades, calando

nossa voz.

Falar em público costuma despertar muitas inibições causadas por sentimentos de

inadequação e timidez. Se acrescentarmos a isso as inseguranças relacionadas à

auto-imagem ou ao perfeccionismo exagerado, o medo passa a ser dominante, re-



sultando num efeito paralisante. A melhor forma de lidar com o medo e a inseguran-

ça é trazer esses fantasmas à luz da consciência, isto é, exercitar o autoconheci-

mento e reconhecer nossas limitações e nossas competências.

Capacite-se

A insegurança pode estar relacionada a um sentimento de falta de capacidade, de

não estar ainda preparado. Isso pode ser solucionado capacitando-se para a ativi-

dade. No caso do pregão, há vários cursos que capacitam o pregoeiro para o exercí-

cio da função.

Livros e artigos técnicos oferecem embasamento para nossa atuação profissional.

Além disso, a troca de experiência com profissionais que já atuam na área é uma

fonte inesgotável de aprendizado, como ocorre em algumas comunidades virtuais de

aprendizagem.

Ambiente-se

Qualquer novidade traz consigo a excitação do desconhecido. Para alguns, isso

desperta a insegurança. O conhecer e o familiarizar-se com o ambiente de uma ses-

são de pregão podem minimizar o sentimento de insegurança.

Assim, compareça a outras sessões de pregão; atue como membro da equipe de

apoio; faça simulações do aplicativo utilizado para acompanhamento do pregão;

enfim, transforme o ambiente desconhecido e potencialmente hostil em um território

amigo, no qual se sentirá mais confortável.

Encare os Erros Como Oportunidade de Aprendizagem

Na sociedade industrial e de produção em massa, sempre fomos condicionados a

evitar o erro, como se erro e acerto não fizessem parte de um processo de aprendi-

zagem e crescimento.

Muitos produtos e novas tecnologias foram descobertas a partir do erro em um proje-

to ou pesquisa; isso ilustra bem que o erro pode ser fonte de aprendizado, já que ao

refletir sobre o erro, buscando suas causas, e ao descobri-la, estamos aprendendo.

Algumas dicas para aprender com o erro são:



• preste atenção à informação dos outros;

• avalie a experiência de seus colegas e retire ensinamentos;

• avalie também sua própria experiência e retire ensinamentos;

• acostume-se a anotar suas ações e as circunstâncias, para poder refletir com

calma sobre o que aconteceu;

• amplie seu conhecimento (lendo, estudando, conversando, participando) e per-

mita que novas idéias penetrem em sua mente e amadureçam;

• adapte-se a cada situação sem medo de mudar;

• lembre-se de que nosso investimento pessoal molda as circunstâncias;

• crie canais de comunicação abertos e estimule a interação constante;

• note que compartilhar informações é colaborar para que se desenvolva uma

atmosfera de confiança;

• aprenda a superar obstáculos e a buscar continuamente a solução de problemas.

Para alguns, os obstáculos e os erros constituem grandes desafios e oportunida-

des de aprendizagem. O fracasso é apenas o começo de uma grande tarefa.

Por fim, a própria legislação prevê a possibilidade de erro e os remédios para quan-

do ocorrerem; por isso, há a possibilidade de recurso administrativo e o aproveita-

mento de fases, caso o recurso seja impetrado e aceito.

Trabalhe a Auto-imagem

Ao longo de nossa vivência, recolhemos impressões sobre quem somos. Baseado

na opinião de outras pessoas e no conhecimento de nossas capacidades e limita-

ções, construímos um quadro mental. Esse conceito que fazemos de nós mesmos

está ligado a sentimentos de vergonha ou orgulho, que podem ser facilitadores ou

inibidores do comportamento.

É importante avaliarmos o quanto a imagem que construímos corresponde à realida-

de ou é fruto de impressões exageradas (positivas ou negativas) que ficaram de

experiências vividas. Temos a tendência de valorizar a opinião de algumas pessoas

que são importantes para nós; assim, a apreciação que tais pessoas fazem de nós é

importante na construção de nosso autoconceito. Mas até que ponto essas opiniões

são verdadeiras e sinceras?



Para a construção de uma auto-imagem positiva, devemos primeiramente nos livrar

desses conceitos que minam nossa auto-estima. Não podemos apagar o passado,

mas a decisão entre continuar carregando os “fantasmas” de experiências infelizes e

traçar uma rota diferente para o futuro pertence a cada um de nós. Limitações todos

temos: o importante é reconhecê-las e agir positivamente para superá-las.

Desenvolva a Auto-estima

Auto-estima é o sentimento de adequação consigo próprio; é o que experimentamos

quando estamos satisfeitos com o que somos, do jeito que somos. Dificilmente al-

guém que possui um autoconceito depreciativo irá desenvolver sua auto-estima.

Pessoas com sólida auto-estima: a) são confiantes, sem serem presunçosas; b) são

capazes de receber críticas; c) aceitam que podem aprender por meio dos erros e

que, em algumas circunstâncias, os erros são inevitáveis; d) são seguras de si e não

recusam ajuda dos outros; e) não fazem críticas destrutivas, nem procuram inferiori-

zar os outros; f) são capazes de rir de si próprias; g) e assumem a responsabilidade

por sua própria felicidade.

Um Olhar para o Futuro

Neste módulo, pinçamos alguns pontos importantes para o sucesso da comunicação

no pregão presencial. Entretanto, uma vez que a comunicação envolve o comporta-

mento humano, o assunto nunca se esgotará. Porém, ainda resta um ponto que,

embora não constitua um obstáculo para a comunicação, merece uma atenção es-

pecial por parte do pregoeiro e de todos os envolvidos no processo de contratação:

as mutações por que passam a administração pública e o mundo corporativo.

Como abordamos no Módulo 1, a introdução do pregão presencial se fez num marco

de profundas mudanças que não se esgotaram, mas, sim, são indicativas de que

ingressamos numa era de contínua introdução de novos paradigmas que, por sua

vez, produzem novas mudanças. Esse ambiente mutável requer do profissional

moderno a constante informação e acompanhamento de tendências. Afinal, uma

das características de profissionalismo neste século que se inicia é a flexibilidade

para adaptar a novas circunstâncias, bem como a capacidade de atuar perante as

novidades.



Destacamos a seguir algumas fontes de onde podem surgir importantes inovações:

• Desregulamentação e abertura de mercados

A crescente integração de mercados e a constituição de blocos econômicos entre

países levam à necessidade de adoção de regras comuns e de harmonização das

legislações. Isso facilitará a participação de empresas sediadas em um dos países

membros do bloco em contratos realizados por governos e entidades estatais de

outros países. No caso do Mercado Comum do Sul (Mercosul), por exemplo, algu-

mas rodadas de negociação já se iniciaram, buscando chegar a um acordo sobre o

tema.

• Reposicionamento da atividade do Estado

A redefinição do papel do Estado, vivenciado a partir da década dos 90, trouxe como

conseqüência a privatização e a desregulamentação de setores inteiros da econo-

mia, fazendo surgir novas oportunidades de negócios. Isso se traduz em novos obje-

tos de contratos, para os quais não se possui uma experiência acumulada, constitu-

indo um desafio a ser enfrentado.

• Utilização de tecnologia

A introdução das tecnologias de informação e comunicação (TIC) e seu contínuo

aprimoramento permitem a utilização de novas ferramentas de negociação e formas

de aquisição. Um exemplo é o pregão eletrônico, que, mediante recursos tecnológi-

cos, dispensa o deslocamento dos envolvidos, passando-se num ambiente virtual.

No Estado de São Paulo, após uma fase de experiência, o pregão eletrônico já co-

meça a ser introduzido no conjunto da administração pública paulista.

• Licitação sustentável

A exaustão dos recursos naturais tem levado as sociedades a buscarem formas

sustentáveis de desenvolvimento. E isso também se reflete nas licitações, já que os

governos são, de forma agregada, grandes compradores. Dessa forma, os recursos

despendidos em contratos públicos podem constituir incentivos para ações que pre-

servem ou privilegiem o manuseio racional do meio ambiente. Bom exemplo disso

ocorre no Estado de São Paulo: por meio do Decreto estadual no 49.674, de

6/6/2005, foram estabelecidos os procedimentos para verificação da legalidade de

origem de madeira utilizada em obras públicas e serviços de engenharia contratados

pelo Estado.



• Ampliação e acesso à disputa

Como vimos no Módulo 1, a Constituição federal estabeleceu que, ressalvados os

casos especificados na legislação, os contratos públicos serão realizados mediante

processo de licitação que garanta igualdade de condições a todos os concorrentes.

Igualdade deve ser entendida como o tratamento a iguais na medida de suas igual-

dades. Tratar desiguais com igualdade não é dar tratamento igualitário. Cada vez

mais, a legislação busca reduzir a desigualdade de competição, preservando certos

setores do poderio de organizações gigantescas. Um exemplo é a legislação que

dispensa as micro e pequenas empresas da apresentação de alguns documentos.

Em alguns países, certos tipos e classes de contratos são reservados à disputa en-

tre pequenas empresas, preservando o mercado local.

Outro aspecto relevante, porém até agora não observado, diz respeito à possibilida-

de de acesso aos locais de licitações de pessoas com necessidades especiais. Co-

mo alguém com deficiência visual poderia participar de uma licitação? A legislação,

até o momento, tem-se calado a respeito; entretanto, a ampliação dos direitos civis e

a afirmação da cidadania rapidamente trarão esses assuntos à pauta.

Conclusões

Muitos fatores podem constituir obstáculos para uma comunicação eficaz no pregão

presencial. Neste módulo, buscamos realçar alguns desses fatores, apresentando

sugestões e orientações básicas para solução de possíveis problemas.

O local da realização do pregão, por exemplo, apresenta inúmeros quesitos que

devem ser observados atentamente para que eles não venham a atrapalhar a co-

municação, tais como: disposição do mobiliário, utilização de equipamentos, confor-

to, barulho excessivo, iluminação etc.

Na utilização da comunicação verbal, tanto escrita quanto falada, devemos ter o

devido cuidado para que a mensagem seja corretamente entendida por nosso inter-

locutor, sendo a mais clara e objetiva possível, evitando-se termos poucos conheci-

dos do vocabulário, jargões e tiques de linguagem.

Em nossa comunicação, devemos, ainda, transparecer atenção para com o outro,

desenvolvendo uma atitude empática e um clima de cooperação. Isso se manifesta



também na utilização de gestos e posturas que constituem a comunicação não-

verbal. É importante que a comunicação não-verbal esteja em sintonia com nossas

atitudes e com o sentido que queremos expressar por meio das palavras.

Todos esses elementos, se bem-cuidados, contribuem para que o pregoeiro, medi-

ante uma comunicação eficaz, consiga atingir o objetivo de todo pregão presencial,

que é, além da escolha do futuro contrato, a celeridade e a economia de recursos

públicos.

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Módulo 6 Pregão presencial orientações básicas