16
LM Manual do Financeiro - Contas a Pagar Pág. 1 de 16 Módulo: Contas a Pagar Versão 10 Índice Apresentação do Módulo Financeiro................................................................................................ 1 Tela de Consulta .............................................................................................................................. 2 Filtros Adicionais .................................................................................................................... 4 Inclusão de Lançamento de Contas a Pagar...................................................................................... 5 Importação de Vouchers e de Despesas na Conta a Pagar .............................................................. 10 Exclusão de Lançamento de Contas a Pagar................................................................................... 12 Baixa de Lançamentos Previstos .................................................................................................... 12 Inclusão de Contas Fixas/Periódicas .............................................................................................. 13 Inclusão de Conta Fixa ........................................................................................................... 14 Novas ocorrências para Contas Fixas ..................................................................................... 15 Apresentação do Módulo Financeiro O módulo Financeiro do LegalManager consiste em três blocos principais: Contas a Receber Contas a Pagar Tesouraria O módulo de Contas a Receber está diretamente ligado ao do Faturamento pois a grande maioria dos itens a receber tem sua origem na emissão de Notas de Honorários (NHs) ou de Notas de Despesas (NDs). Os itens no módulo de Contas a Pagar, por sua vez, surgem dos compromissos financeiros que o escritório possui, tanto em termos de custos operacionais (aluguel, telefone, salários) quanto despesas ligadas à própria operação, como participação nos resultados e algumas despesas que, apesar de serem reembolsáveis, deverão ser pagas ao fornecedor independente do possível reembolso (passagens aéreas, táxi, hospedagem). Finalmente, a Tesouraria faz a conciliação financeira de tudo que foi de fato “baixado”, dando ao gestor financeiro uma percepção clara de quanto dinheiro existe em cada conta corrente do escritório e permitindo uma análise de fluxo de caixa para desembolsos futuros. A maioria das informações nas telas do Financeiro será pesquisada em listas pré-preenchidas por usuários permitidos a fazê-lo. Assim, uma condição sem a qual o sistema não funcionará adequadamente é o preenchimento criterioso destas tabelas.

Módulo: Contas a Pagar - legalmanager.com.br · Contas a Receber ... tanto em termos de custos operacionais (aluguel, ... Fig. 7: seleção do débito, caso a opção tenha sido

  • Upload
    lynhan

  • View
    222

  • Download
    0

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: Módulo: Contas a Pagar - legalmanager.com.br · Contas a Receber ... tanto em termos de custos operacionais (aluguel, ... Fig. 7: seleção do débito, caso a opção tenha sido

LM Manual do Financeiro - Contas a Pagar Pág. 1 de 16

Módulo: Contas a Pagar

Versão 10 Índice Apresentação do Módulo Financeiro................................................................................................ 1 Tela de Consulta .............................................................................................................................. 2

Filtros Adicionais .................................................................................................................... 4 Inclusão de Lançamento de Contas a Pagar ...................................................................................... 5 Importação de Vouchers e de Despesas na Conta a Pagar .............................................................. 10 Exclusão de Lançamento de Contas a Pagar................................................................................... 12 Baixa de Lançamentos Previstos .................................................................................................... 12 Inclusão de Contas Fixas/Periódicas .............................................................................................. 13

Inclusão de Conta Fixa ........................................................................................................... 14 Novas ocorrências para Contas Fixas ..................................................................................... 15

Apresentação do Módulo Financeiro O módulo Financeiro do LegalManager consiste em três blocos principais: Contas a Receber Contas a Pagar Tesouraria O módulo de Contas a Receber está diretamente ligado ao do Faturamento pois a grande maioria dos itens a receber tem sua origem na emissão de Notas de Honorários (NHs) ou de Notas de Despesas (NDs). Os itens no módulo de Contas a Pagar, por sua vez, surgem dos compromissos financeiros que o escritório possui, tanto em termos de custos operacionais (aluguel, telefone, salários) quanto despesas ligadas à própria operação, como participação nos resultados e algumas despesas que, apesar de serem reembolsáveis, deverão ser pagas ao fornecedor independente do possível reembolso (passagens aéreas, táxi, hospedagem). Finalmente, a Tesouraria faz a conciliação financeira de tudo que foi de fato “baixado”, dando ao gestor financeiro uma percepção clara de quanto dinheiro existe em cada conta corrente do escritório e permitindo uma análise de fluxo de caixa para desembolsos futuros. A maioria das informações nas telas do Financeiro será pesquisada em listas pré-preenchidas por usuários permitidos a fazê-lo. Assim, uma condição sem a qual o sistema não funcionará adequadamente é o preenchimento criterioso destas tabelas.

Page 2: Módulo: Contas a Pagar - legalmanager.com.br · Contas a Receber ... tanto em termos de custos operacionais (aluguel, ... Fig. 7: seleção do débito, caso a opção tenha sido

LM Manual do Financeiro - Contas a Pagar Pág. 2 de 16

Este breve manual tem o objetivo de explicar o módulo de Contas a Pagar, de acordo com a versão 10 do LegalManager, lançada no início de 2016.

Fig. 1: Fluxo do Contas a Pagar no LegalManager

A operação do Contas a Pagar, mostrada na Figura 1 acima, pode ser resumida da seguinte forma: as obrigações financeiras do escritório são alimentadas manualmente (de forma avulsa ou como parcelas periódicas no Conta Fixa) no sistema e ficarão em aberto até que o usuário1 do sistema resolva baixá-la. Neste momento da baixa o registro é automaticamente transferido para a Tesouraria para conciliação bancária. Apesar de normalmente as Contas a Pagar estarem mais relacionadas a despesas administrativas, os débitos destes lançamentos podem estar relacionados a um cliente/contrato específico o que dispararia um lançamento de despesas que poderá ser reembolsado para o escritório através de uma Nota de Despesas.

Tela de Consulta A tela de Consulta é a abertura do Contas a Pagar. Através dela, o usuário poderá pesquisar todos os títulos (Contas) em aberto (previstas) ou baixadas (já pagas), usando uma combinação qualquer de filtros detalhados a seguir.

1 Para efeito deste manual, usaremos sempre identificadores de pessoas (usuário, advogado, administrador) no masculino sem intenção alguma de sermos preconceituosos ou machistas.

Page 3: Módulo: Contas a Pagar - legalmanager.com.br · Contas a Receber ... tanto em termos de custos operacionais (aluguel, ... Fig. 7: seleção do débito, caso a opção tenha sido

LM Manual do Financeiro - Contas a Pagar Pág. 3 de 16

Fig. 2: tela de consulta no módulo de Contas a Pagar

Filial: determina a filial que foi usada para emitir aquele lançamento. Conta Corrente: permite um filtro pelos lançamentos vinculados a uma conta corrente específica Situação: apresenta os status possíveis (BAIXADO, PREVISTO, PREV./BAIX. e INCOMPLETO)

permitindo que o usuário enxergue apenas os lançamentos no status selecionado. O valor padrão é “PREVISTO” (apenas títulos em aberto) e o sistema permite que o usuário selecione qualquer um dos outros status, inclusive o item em branco que trará todos os lançamentos independente do status.

Favorecido: filtra pelo Fornecedor/Favorecido do título. Data de Emissão: permite que os títulos sejam filtrados de acordo com um período de emissão (data

inicial e data final). Data de Vencimento: permite que os títulos sejam filtrados de acordo com um período de

vencimento (data inicial e data final). Data de Pagamento: permite que os títulos sejam filtrados de acordo com um período de

pagamento (data inicial e data final). Por uma questão de combinação de filtros, este campo só faz sentido para títulos baixados.

No. Registros: permite que o usuário defina quantos registros serão apresentados em cada tela. Ordenado por: permite que o usuário escolha em que ordem os títulos deverão ser apresentados

Page 4: Módulo: Contas a Pagar - legalmanager.com.br · Contas a Receber ... tanto em termos de custos operacionais (aluguel, ... Fig. 7: seleção do débito, caso a opção tenha sido

LM Manual do Financeiro - Contas a Pagar Pág. 4 de 16

Filtros Adicionais Além dos filtros principais existentes na tela de Consulta, o usuário também pode selecionar alguns filtros complementares, na tela abaixo, acionada a partir do botão “Filtro +” da tela de consulta.

Centro de Custo: permite o filtro pelos títulos nos quais um determinado Centro de Custo aparece.

Importante: o valor do título pode estar distribuído entre vários débitos diferentes. Nº Identificação: permite o filtro pela identificação interna (número do cheque ou identificação do

DOC/TED) usada no pagamento do título. Nº Documento: permite o filtro pela identificação externa (número da Nota Fiscal ou do título

enviado pelo fornecedor) do título. Classificação Financeira: permite o filtro pela classificação financeira dos lançamentos Valor Líquido: filtra a lista pela faixa do valor líquido do título. Este recurso é útil para facilitar a

localização de um lançamento. Ao clicar no botão de “Pesquisar”, o sistema filtrará os lançamentos de acordo com o filtro selecionado e trará as seguintes colunas principais, além de outras que ficarão visíveis na rolagem para a direita: [caixa de seleção]: permite que um ou vários lançamentos sejam selecionados para as ações relacionadas aos botões na parte inferior da tela. Status (sem legenda): identifica o status do lançamento de acordo com a legenda apresentada logo acima da área de resultado (P=Previsto, B=Baixado) Dt. Vencimento: data de vencimento da Nota Classificação Financeira Favorecido: razão social do Fornecedor do serviço no cadastro de Empresas Moeda: moeda de emissão do documento Valor: valor a pagar referente ao lançamento Dependendo do filtro de pesquisa que for utilizado, o resultado pode ser muito extenso, podendo carregar muito a montagem da lista no sistema. Para evitar isto, esta tela possui um limite definido pelo próprio usuário no campo “No. Registros”. Para passar para os lançamentos seguintes ou

Page 5: Módulo: Contas a Pagar - legalmanager.com.br · Contas a Receber ... tanto em termos de custos operacionais (aluguel, ... Fig. 7: seleção do débito, caso a opção tenha sido

LM Manual do Financeiro - Contas a Pagar Pág. 5 de 16

anteriores o usuário deverá navegar através dos links “Anterior” e “Próximo” localizados logo abaixo da área de resultado da pesquisa.

Inclusão de Lançamento de Contas a Pagar Para incluir um novo lançamento, o usuário deverá clicar no botão de “Incluir”, localizado no canto inferior direito da tela de Consulta (Fig. 2). O sistema apresentará a tela da Fig.3 abaixo, intitulada “Pagamento de Despesa” pois, no fundo, é esta a função do módulo de Contas a Pagar no sistema. Esta tela é dividida em duas abas: “Dados da Despesa” e “Débitos”. Na aba de Dados da Despesa, o usuário preencherá as informações básicas daquela despesa, normalmente obtidas a partir do boleto ou do instrumento de cobrança enviado pelo fornecedor. Na aba de Débitos, disponível apenas após o preenchimento dos Dados da Despesa, o usuário indicará o(s) débito(s) desta despesa, seja(m) ele(s) apenas para um centro de custos interno ou distribuído(s) entre vários clientes/contratos e centros de custos. ABA DE DADOS DA DESPESA

Fig. 3: inclusão de lançamento de Contas a Pagar: aba de "Dados da Despesa"

Os campos desta tela são autoexplicativos e concentraremos as explicações nos campos que possuem alguma particularidade:

Page 6: Módulo: Contas a Pagar - legalmanager.com.br · Contas a Receber ... tanto em termos de custos operacionais (aluguel, ... Fig. 7: seleção do débito, caso a opção tenha sido

LM Manual do Financeiro - Contas a Pagar Pág. 6 de 16

- Conta Corrente: é a conta prevista para o débito. No momento da Baixa Manual, o usuário ainda poderá mudar esta conta.

- Forma de Pagamento: é a forma de pagamento prevista para o débito. No momento da Baixa Manual, o usuário ainda poderá mudar esta forma de pagamento.

- No. Documento: é o número do documento informado pelo prestador de serviços/fornecedor. Não obedece sequência alguma e deve ser informado pelo próprio usuário.

- Histórico: é um campo de preenchimento obrigatório onde o usuário deve preencher uma descrição daquele pagamento. Por exemplo: “conta de telefone Out/05” ou “Plano de Saúde corporativo Set/05”

- Favorecido: ATENÇÃO para este campo. Para que a Empresa apareça nesta lista, é necessário que ela tenha a classe operacional “Fornecedor” marcada no Cadastro de Empresas.

- Complemento do Favorecido: serve para uma identificação extra do fornecedor caso isto seja necessário.

ABA DE DÉBITOS Uma vez preenchidos os Dados da Despesa, o usuário clicará no botão “Incluir Débitos” (canto inferior direito da tela) para concluir a operação através do preenchimento do(s) débito(s) para criação das despesas propriamente ditas. Esta tela será considerada como concluída e apta para gravação quando a soma dos débitos totalizar o valor da Conta a Pagar preenchido na tela de Dados da Despesa.

Fig. 4: inclusão de lançamento de Contas a Pagar: aba de "Débitos"

Page 7: Módulo: Contas a Pagar - legalmanager.com.br · Contas a Receber ... tanto em termos de custos operacionais (aluguel, ... Fig. 7: seleção do débito, caso a opção tenha sido

LM Manual do Financeiro - Contas a Pagar Pág. 7 de 16

Uma das principais mudanças na versão corrente é a possibilidade de "importar" despesas avulsas e vouchers a partir do botão de “Importar Despesas”. Este item será detalhado mais a frente. Para a inclusão de débito na sua forma mais direta, o usuário clicará no botão “Incluir Débito” para que preencha a tela abaixo, seguindo os quatro passos abaixo: Tela 1/4: Escolha do tipo de despesa/débito

Fig. 5: seleção do tipo de despesa/débito

Nesta tela o usuário escolherá se o débito será feito contra um Cliente, se será uma despesa Administrativa ou uma despesa de um Profissional do escritório. A partir desta escolha, as telas 2 e 3 abaixo serão configuradas. Tela 2/4: Escolha do débito

Fig. 6: seleção do débito, caso a opção tenha sido Cliente

Se o usuário escolheu o tipo de débito "Cliente", a tela 2/4 mostrará uma caixa de pesquisa para Cliente/Contrato na parte superior. Na parte intermediária, o usuário deverá escolher se o débito é apenas do Contrato (selecionando a opção "Sem Vínculo"), se o débito é de um Processo ou se é de um Consultivo, selecionando as opções correspondentes.

Page 8: Módulo: Contas a Pagar - legalmanager.com.br · Contas a Receber ... tanto em termos de custos operacionais (aluguel, ... Fig. 7: seleção do débito, caso a opção tenha sido

LM Manual do Financeiro - Contas a Pagar Pág. 8 de 16

Se optou pela opção "Sem Vínculo", a tela 3/4 será "pulada" e o usuário será levado diretamente para a tela 4/4. Independente desta seleção, o usuário poderá indicar qual é o Centro de Custo ao qual o débito estará associado, mesmo que a despesa seja de um Cliente. Importante ressaltar que este campo de "Centro de Custo" se torna obrigatório caso o usuário tenha preenchido a caixa de seleção "Não Reembolsável" na tela 1/4.

Fig. 7: seleção do débito, caso a opção tenha sido ADM

Se o usuário escolheu o tipo de débito "ADM", a tela 2/4 mostrará uma caixa de pesquisa para o Centro de Custo que absorverá aquela despesa.

Fig. 8: seleção do débito, caso a opção tenha sido Profissional

Se o usuário escolheu o tipo de débito "Profissional", a tela 2/4 mostrará uma caixa de pesquisa para que seja escolhido o Profissional que absorverá aquela despesa. Tela 3/4: Escolha do Processo ou do Consultivo Caso o usuário tenha escolhido o tipo de débito "Cliente" e, em seguida, optado pelo vínculo com Processo ou com Consultivo, o sistema apresentará a tela 3/4 na qual o usuário selecionará o Processo ou o Consultivo vinculado ao Contrato selecionada na tela 2/4.

Page 9: Módulo: Contas a Pagar - legalmanager.com.br · Contas a Receber ... tanto em termos de custos operacionais (aluguel, ... Fig. 7: seleção do débito, caso a opção tenha sido

LM Manual do Financeiro - Contas a Pagar Pág. 9 de 16

Fig. 9: seleção do Processo e, caso desejado, do Desdobramento

Fig. 10: seleção do Consultivo e, caso desejado, da Fase

Tela 4/4: Escolha do tipo de despesa/débito Finalmente, na tela 4/4, o usuário concluirá a inclusão deste débito. É importante destacar que a descrição, o tipo de despesa e a data da despesa são “herdados” da tela de Dados da Despesa, mas podem (e muitas vezes devem!) ser alteradas. Estes campos são pré-preenchidos para facilitar e agilizar nos casos de um débito só mas devem ser ajustados para conter a descrição que seguirá para o Cliente, por exemplo, assim como a Data da Despesa propriamente dita e o tipo de despesa da mesma. Este é um ponto importante em situações como agência de viagens, despesas de cartório ou cooperativas de táxi, pois cada débito tem sua data de despesa própria, independente da data de emissão ou vencimento da conta a pagar. Por último, o valor da despesa deste débito deve ser preenchido, sendo ele igual ou menor ao valor da Conta a Pagar como um todo.

Page 10: Módulo: Contas a Pagar - legalmanager.com.br · Contas a Receber ... tanto em termos de custos operacionais (aluguel, ... Fig. 7: seleção do débito, caso a opção tenha sido

LM Manual do Financeiro - Contas a Pagar Pág. 10 de 16

Fig. 11: seleção do tipo de despesa/débito

Ao clicar em "Gravar", esta despesa será inserida na lista de Débitos desta Conta a Pagar e o sistema calculará quanto falta para que a Conta a Pagar possa ser incluída com sucesso. Também nesta momento, um Lançamento de Despesa será feito no módulo de Despesas e ficará disponível no módulo de Faturamento de Despesas caso esta despesa esteja alocada a algum cliente. O usuário deverá repetir esta operação até que a soma dos débitos seja igual ao valor da Conta a Pagar. Ao final da inclusão dos Débitos, o usuário clicará no botão de “Gravar” para concluir a operação.

Fig. 12: detalhe do botão de Gravar

Importante: caso haja algum imprevisto por queda de conexão e o usuário não consiga clicar no botão de “Gravar”, esta Conta a Pagar ficará com o status INCOMPLETO, e seu preenchimento poderá ser retomado de onde parou. Este procedimento, apesar de previsto pelo sistema, não é recomendado pois despesas e vouchers ficam “presos” nesta Conta a Pagar mas a Conta em si não aparecerá no módulo de Contas a Pagar, podendo até causar uma duplicidade de movimentos de despesas.

Importação de Vouchers e de Despesas na Conta a Pagar Uma das principais mudanças recentes no módulo do Contas a Pagar foi a possibilidade de “importar” (vincular) a uma Conta lançamentos avulsos ou de Vouchers que já foram lançados anteriormente nos módulos correspondentes e agora estão sendo de fato faturados.

Page 11: Módulo: Contas a Pagar - legalmanager.com.br · Contas a Receber ... tanto em termos de custos operacionais (aluguel, ... Fig. 7: seleção do débito, caso a opção tenha sido

LM Manual do Financeiro - Contas a Pagar Pág. 11 de 16

Explicamos a utilização de Vouchers em um manual específico para eles mas seu desenvolvimento foi feito para atender situações de despesas “faturadas” em que a despesa existe mas não houve pagamento naquele momento, e será cobrada num momento posterior. Bons exemplos disto são boletos de cooperativas de táxi, aquisição de passagens em agências de viagem, cartórios faturados, correios, motoboys e guias de custas judiciais, entre várias outras que encontramos em clientes. Independente de como o voucher foi criado, o módulo de Conta a Pagar está preparado para “importar” estes vouchers e despesas durante a inclusão dos débitos da Conta. No exemplo abaixo, na aba de “Dados da Despesa” foi criada uma Conta de passagens aéreas de um determinado fornecedor. Ao clicar em “Incluir Débitos”, o usuário poderá fazer a inclusão de débitos de forma avulsa (explicado nos capítulos anteriores) ou usar a opção de “Importar Despesas” para completar o total de R$ 9.500 com Despesas e Vouchers já lançados.

Fig. 13: tela de “Débitos” com destaque para o botão de “Importar Despesas”

Será apresentada uma tela de pesquisa para que o usuário localize as despesas lançadas anteriormente, seja pelo tipo de despesa, pelo fornecedor, por faixa de datas ou por faixa de valores. Para que o item(ns) seja(m) vinculado(s) à Conta a Pagar, selecione-o(s) e clique em “Importar Selecionados”, conforme a imagem abaixo. O usuário poderá fazer isto várias vezes até que todas as despesas tenham sido vinculadas à Conta a Pagar.

Page 12: Módulo: Contas a Pagar - legalmanager.com.br · Contas a Receber ... tanto em termos de custos operacionais (aluguel, ... Fig. 7: seleção do débito, caso a opção tenha sido

LM Manual do Financeiro - Contas a Pagar Pág. 12 de 16

Fig. 14: tela de importação de despesas lançadas anteriormente nos módulos de Vouchers ou de Despesas

Exclusão de Lançamento de Contas a Pagar A exclusão de um lançamento de Contas a Pagar se dá através da seleção dos lançamentos que se deseja excluir e um clique sobre o botão “Excluir” (localizado na barra de botões na parte inferior da tela). Esta operação só será efetuada para lançamentos ainda em aberto (Previstos).

Fig. 15: exclusão de lançamentos de Contas a Pagar

Baixa de Lançamentos Previstos A Baixa dos Lançamentos previstos é a operação básica do Contas a Pagar e vai alimentar todo o fluxo financeiro do escritório. Para baixar um lançamento do Contas a Pagar, o usuário deverá localizá-lo na tela de consulta utilizando qualquer combinação de filtros que desejar. Uma vez encontrado o lançamento desejado com status de Previsto (em aberto), o usuário deverá marcar a caixa (check-box) na primeira coluna da linha desejada e clicar no botão de “Baixa Manual”.

Page 13: Módulo: Contas a Pagar - legalmanager.com.br · Contas a Receber ... tanto em termos de custos operacionais (aluguel, ... Fig. 7: seleção do débito, caso a opção tenha sido

LM Manual do Financeiro - Contas a Pagar Pág. 13 de 16

O sistema apresentará a tela abaixo (Fig. 14) onde o usuário deverá selecionar a conta corrente que usará de fato para baixar a nota, confirmará o nome do favorecido e o valor da baixa, selecionará a Forma de Pagamento e o eventual número de identificação do cheque e a data da Baixa propriamente dita.

Fig. 16: baixa manual de lançamento

Observe a caixa de seleção de “Imprimir”. Se este item estiver marcado, o sistema abrirá um documento com a formatação do cheque e outro documento com a cópia do mesmo junto com a classificação da ficha do Contas a Pagar para efeito de documentação do pagamento. Ao clicar no botão de “Baixar” o sistema executará a baixa do lançamento selecionado e incluirá automaticamente um registro de débito na conta corrente indicada acima no módulo de Tesouraria, eliminando mais um passo no fluxo financeiro do escritório. O LegalManager possui um parâmetro em sua configuração para usar listas pré-liberadas de números de cheques. Caso o escritório tenha optado por este parâmetro, os números de identificação para cheques virão de uma lista pré-liberada no menu Administrativo / Financeiro / Cadastro de Cheques.

Inclusão de Contas Fixas/Periódicas O sistema permite que o usuário cadastre as contas recorrentes do escritório (gás, luz, aluguel, salários, etc.) de forma que as várias ocorrências destas contas já fiquem registradas sem a necessidade da mesma inclusão mês após mês. A tela para acessar o módulo de Contas Fixas é acionado a partir do botão “Conta Fixa” abaixo.

Fig. 17: detalhe do rodapé da tela do módulo de Contas a Pagar com destaque para o botão para acessar o módulo de Conta Fixa

Page 14: Módulo: Contas a Pagar - legalmanager.com.br · Contas a Receber ... tanto em termos de custos operacionais (aluguel, ... Fig. 7: seleção do débito, caso a opção tenha sido

LM Manual do Financeiro - Contas a Pagar Pág. 14 de 16

A partir do botão de “Conta Fixa” na figura acima, o usuário poderá acessar o módulo de Contas Fixas, parecido com o módulo de Contas a Pagar, mas com algumas particularidades que serão apresentadas a seguir.

Fig. 18: tela para consulta e inclusão de contas fixas

Para sair do módulo de Contas Fixas e acessar novamente o módulo de Contas a Pagar o usuário deverá clicar no botão de mesmo nome na parte inferior da tela.

Inclusão de Conta Fixa A inclusão de uma conta fixa é feita através do botão de “Incluir” no canto inferior direito da tela de “Contas Fixas”.

Page 15: Módulo: Contas a Pagar - legalmanager.com.br · Contas a Receber ... tanto em termos de custos operacionais (aluguel, ... Fig. 7: seleção do débito, caso a opção tenha sido

LM Manual do Financeiro - Contas a Pagar Pág. 15 de 16

Fig. 19: inclusão de contas fixas

A tela de inclusão, semelhante à inclusão de lançamentos avulsos, possui as seguintes diferenças: - Ao invés de “Data de Emissão”, esta tela pede a “1ª Data de Emissão” - Ao invés de “Data de Vencimento”, esta tela pede a “1ª Data de Vencimento” - N° Parcelas: quantas parcelas serão geradas automaticamente. - Tipos de Débito, Débito e seus rateios: nesta tabela o usuário poderá preencher várias linhas (através das teclas F8 [incluir linha]e F9 [excluir linha]) para efetuar o rateio daquele lançamento entre diversas “contas” possíveis.

Ao selecionar Tipo de Débito igual a “ADM” a pesquisa de Débito trará os centros de custos do escritório para que esta parte da despesa seja alocada a eles. Este tipo de débito é o mais comum e normalmente encontramos todos os lançamentos de Contas a Pagar caindo num mesmo centro de custos do escritório. Ao selecionar Tipo de Débito igual a “Cliente” a pesquisa de Débito trará os contratos dos clientes do escritório para que esta parte da despesa seja alocada diretamente a um contrato para que esta despesa seja reembolsada posteriormente. Este tipo de débito é comum em casos de despesas com operadora de viagens onde partes da fatura mensal cabem a alguns clientes e o resto da fatura deve ser classificado como despesas administrativas. Finalmente, ao selecionar Tipo de Débito igual a “Profissional” a pesquisa de Débito trará os profissionais do escritório para que esta parte da despesa seja alocada diretamente a despesas pessoais daquele profissional para um eventual desconto em folha de pagamento no final do mês. Este tipo de débito é comum em casos de despesas de telefonia celular onde o profissional paga o que exceder um determinado limite ou casos de plano de saúde em que o profissional paga a parcela de cônjuge e filhos.

Novas ocorrências para Contas Fixas

Page 16: Módulo: Contas a Pagar - legalmanager.com.br · Contas a Receber ... tanto em termos de custos operacionais (aluguel, ... Fig. 7: seleção do débito, caso a opção tenha sido

LM Manual do Financeiro - Contas a Pagar Pág. 16 de 16

Mesmo com a inclusão de várias ocorrências, em algum momento as Contas a Pagar geradas a partir destas Contas Fixas se esgotarão e haverá a necessidade de criar mais um lote de Contas. Também poderá haver a mudança de valor em relação à conta original (por exemplo, a mudança anual do valor de um aluguel). Para criar novas ocorrências, o usuário selecionará a Conta Fixa na lista, preencherá o campo de “N° Parcelas” na parte inferior da tela e clicará no botão “Gerar Parcelas”

Fig. 20: detalhe da tela do Contas a Pagar com três lançamentos fixos vindos do módulo Contas Fixas.