78
FACULDADE DA CIDADE CURSO DE PÓS-GRADUAÇÃO EM GESTÃO PÚBLICA MÓDULO DE EVENTOS Profº MÔNICA SANTANA SANTOS

Modulo Eventos

Embed Size (px)

DESCRIPTION

Modulo de eventos, organização e tipologias

Citation preview

Page 1: Modulo Eventos

FACULDADE DA CIDADECURSO DE PÓS-GRADUAÇÃO EM GESTÃO PÚBLICA

MÓDULO DE EVENTOS

Profº MÔNICA SANTANA SANTOS

Salvador – BahiaSETEMBRO - 2012

Page 2: Modulo Eventos

Profº MÔNICA SANTANA SANTOS

Educadora e profissional atuante das Ciências Humanas e Sociais aplicadas, focalizando as áreas de Educação, Administração, Turismo, Eventos e Secretariado Executivo.

Graduação em Turismo pela Faculdade de Turismo da Bahia (2005) e Bacharelado em Secretariado Executivo pela Universidade Federal da Bahia - UFBA (2008). POS-GRADUAÇÃO Lato Sensu em Metodologia do Ensino, Pesquisa e Extensão em Educação (UNEB/ 2009) e Especialização em Educação a Distância (UNEB/ 2010).

Professora de qualificação profissional em projetos do Governo Federal, além de lecionar em cursos da UNEB. Tendo experiência também na educação à distância na rede FTC.

Page 3: Modulo Eventos

DISCIPLINA: Planejamento e Dimensionamento de Espaços Físicos para Eventos Carga horária: 30 h

Disciplina/módulo: Captação de Eventos

EMENTA:

Compreensão de eventos, técnicas e métodos na organização, planejamento, análise e controle na execução de eventos. Patrocínio, apoio e comercialização de eventos. Desenvolvimento e aplicação prática de técnicas de operacionalização do evento, a partir da utilização de instrumentos específicos. Estudo da logística utilizada na organização. Cronograma e etapas a serem cumpridas na conjugação do pré-evento, trans-evento e pós-evento.

OBJETIVOS:

Estudo de gestão de eventos empresariais e institucionais. Conceitos, tipologia. Eventos científicos. Aspectos mercadológicos, tecnológicos, sócio-demográficos, econômicos e culturais. Técnicas de planejamento, organização, gestão e avaliação de eventos. Elaboração e acompanhamento de projetos.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Favorecer a compreensão e o domínio do conteúdo da gestão de eventos. Propiciar análise e discussão da importância e necessidade dos diferentes eventos nas

organizações. Identificar, analisar e avaliar o mercado de eventos. Propor ações de melhoria nos processos de gestão das empresas de eventos, em níveis

estratégicos, táticos e operacionais. Conhecer e aplicar as técnicas de gestão da qualidade e gestão socioambiental nas empresas de

eventos. Analisar o conceito de ética e sua abrangência na administração das organizações

CONTEÚDO PROGRAMÁTICO

Visão geral sobre ergonomia e planejamento de espaços para eventos depequeno, médio e grande porte – conceitos, finalidade e aplicações práticas.

Leitura e forma de representação técnica de projetos de interiores para montagem e organização de eventos de diversos tipos e finalidades. Exercíciospráticos.

O espaço como meio de comunicação – conceitos, finalidade e aplicação prática. Prática: Planejamento espacial de um evento.

Page 4: Modulo Eventos

Introdução

Eventos: quem nunca participou de um?

Certamente ninguém irá responder a esta pergunta, pois, em algum momento, cada um de nós já

teve oportunidade de participar de um acontecimento planejado, que reuniu um grupo de pessoas com

algum objetivo comum.

Desde uma simples comemoração de aniversário, uma festa de casamento, um chá de bebê –

considerados como eventos sociais – até aqueles mais técnicos, como um congresso ou uma palestra.

Tudo isso é evento!

Por meio do evento, que consiste em um acontecimento, tem-se a oportunidade de atrair a atenção

do público de interesse para a organização que o realiza. A atração exercida por esse tipo de atividade,

quando bem organizada, torna-se eficiente forma de elevar, manter ou recuperar conceito. É um momento

em que a organização fica exposta aos seus diversos públicos, daí a necessidade de se realizar um

trabalho profissional e competente, a fim de evitar divulgação negativa.

Page 5: Modulo Eventos

Mas o Que é Evento?

São muitos os fatores responsáveis pela busca cada vez maior da realização de Eventos ou Acontecimentos Especiais, como também são chamados.

O primeiro deles é a necessidade do ser humano em viver e conviver em grupos; ninguém vive numa ilha, onipotente e independente.

O evento seleciona seu público-alvo e o agrupa em determinado local, ambiente e horário, onde todos os participantes estarão sintonizados no mesmo interesse.

Vejamos o conceito trazido por Gilda Fleury Meirelles, apud Andréa Nakane, p. 5:

“ Evento é um instrumento institucional promocional, com a finalidade de criar conceito e estabelecer a imagem de pessoas físicas, jurídicas, de produtos, serviços, idéias, por meio de um acontecimento previamente planejado, a ocorrer em um único espaço de tempo com a aproximação entre os participantes, quer seja física, quer seja por meio de recursos da tecnologia.”

“Acontecimento excepcional, de tempo determinado, gerador de grande envolvimento e mobilização de um grupo ou comunidade”.

Em eventos, o profissionalismo aliado a um excelente planejamento é, o segredo do sucesso. Usando-se as técnicas, criatividade, o bom senso, dedicação e um contínuo acompanhamento de todas as etapas existentes na realização de um acontecimento especial, não há erro: o sucesso é o resultado certo!

Imprevistos podem acontecer, mas, se tivermos elaborado um planejamento e um plano de ação adequado à realidade, o desvio será eliminado e novamente estaremos no caminho do sucesso.

Page 6: Modulo Eventos

Pontos Históricos

Anterior ao surgimento da palavra turismo, os homens haviam descoberto que existia um grande espaço no seu entorno e que nele poderiam deslocar-se pelos mais diversos motivos.

Os primeiros registros que identificaram esses deslocamentos, que podemos considerar como origens do turismo, mais especificamente do turismo de ventos, foram os jogos olímpicos da Era Antiga,datados de 776 a.C.

Outro tipo de acontecimento identificado na antiguidade foram as festas Saturnálias, instituídas em 500 a.C. , das quais derivam o carnaval.

Esse tipo de evento acontecia na Grécia de quatro em quatro anos e possuía caráter religioso. No período em que estavam ocorrendo os jogos, estabelecia-se uma trégua e nenhum tipo de combate era travado.

O primeiro evento realizado, denominado congresso, aconteceu em 377 a.C., em Corinto, este congresso reuniu todos os delegados das cidades gregas, que elegeram Felipe o generalíssimo da Grécia nas lutas contra Pérsia.

A civilização antiga deixou de herança para o turismo e para o turismo de eventos o espírito de hospitalidade, a infra-estrutura de acesso e os primeiros espaços de eventos.

Page 7: Modulo Eventos

Caracterização

Os Eventos apresentam características bastante peculiares. Dentre elas, destacam- se:

Oportunidade de equacionamento de períodos sazonais, proporcionando equilíbrio na relação entre oferta e demanda durante o ano, pois independe de condições climáticas e períodos de férias da cidade sede do evento;

Possibilidade de interiorização da renda, pois podem ser realizados em cidades menores, desde que apresentem as condições e estruturas necessárias para a realização de negócios ou eventos;

Uso de infra-estrutura e serviços de elevado padrão; Aumento da arrecadação de impostos, pois normalmente os Eventos necessita da emissão de notas

fiscais para comprovação de despesas à empresa ou instituição à qual pertence. Contribuição para o crescimento dos negócios locais por conta do intercâmbio comercial e

empresarial, no qual se estabelecem contatos diretos entre fabricantes e consumidores; Desenvolvimento científico e tecnológico devido à participação de profissionais especializados e

equipamentos de última geração; Disseminação de novas técnicas e conhecimentos definidos nos encontros nos destinos-sedes e que

ficam como legados às comunidades locais. Motivação ocasionada principalmente pelo interesse no evento, podendo ou não estar aliada à

atratividade do destino; Regeneração de áreas urbanas, como áreas portuárias e outras desestruturadas ou não priorizadas na

cidade, podendo constituir-se muitas vezes em oportunidades de investimentos.

“Para sediar um evento de médio ou grande porte, não basta ao destinopossuir um centro de convenções grande e moderno. É preciso,

também, possuir uma boa estrutura de acesso, principalmente aérea,e meios de hospedagem com número de leitos suficiente para

atender as pessoas atraídas pelo evento”

As Entidades Representantes do Setor de Organização de Eventos são:

ABEOC (Associação Brasileira de Empresas de Eventos); ABRACCEF (Associação Brasileira dos Centros de Convenções e Feiras); UBRAFE (União Brasileira dos Promotores de Feiras); COCAL (Confederação das Entidades Organizadoras de Congressos e Afins da

América Latina); ICCA (International Congress and Convention Association); CONVENTION & VISITORS BUREAU.

Page 8: Modulo Eventos

Contexto

As ações mercadológicas e promocionais do país no exterior resultaram numa excelente colocação no ranking mundial – o Brasil aparece entre os vinte primeiros colocados, conforme o ICCA – International Congress & Convention Association.

Publicada em 9/5/2012 14:42:00

Brasil sobe para 7ª posição no ranking da Icca

O Rio de Janeiro, que ultrapassou São Paulo no ranking da Icca

A Associação de Congressos e Convenções (sigla em inglês de Icca) divulgou hoje o relatório anual com o número de eventos captados por cada país. O Brasil, que estava em 9º lugar em 2010, subiu para 7º no ano passado, sendo o único da América Latina entre os dez primeiros.

Ao todo, o País recebeu 304 eventos classificados como internacionais, de acordo com os critérios da Icca, o que representa crescimento de 10% em relação ao ano anterior, quando foram realizados 275eventos. O crescimento de eventos captados pelo País foi de 390% desde 2003, quando a EMBRATUR passou a cuidar exclusivamente da promoção no Exterior. “O aumento de 48 para 57 do número de cidades brasileiras que receberam congressos e convenções listados pela Icca é outro dado bastante positivo porque mostra que mais destinos turísticos estão se qualificando para receber eventos internacionais”, avalia o presidente da Embratur, Flávio Dino.

Entre as cidades, o Rio de Janeiro ultrapassou São Paulo em relação ao ranking de 2010. Na atual publicação, o destino fluminense aparece em 27º lugar, com 69 eventos, ao passo que o paulista vem em 33º lugar, com 60 eventos. Buenos Aires aparece em 16º lugar, com 94 eventos.

“Com os megaeventos, como Copa do Mundo, teremos maior divulgação de destinos menos conhecidos pelo público internacional, o que deve também contribuir para a ampliação do número de cidades que realizam eventos”, disse Dino.A Embratur lançou, este ano, Programa de Apoio à Captação de Eventos, disponibilizando R$ 3,8 milhões para apoiar ações de órgãos públicos.

Page 9: Modulo Eventos

São Paulo coloca 14 municípios no ranking da ICCA

Número de cidades brasileiras que captaram eventos internacionais subiu de 48 para 57 em 2011 15/05/2012

Brasília (DF) - Das 57 cidades brasileiras que realizaram eventos internacionais em 2011, 14 são municípios paulistas. São Paulo (SP) foi o estado que teve mais cidades incluídas no relatório da Associação Internacional de Congressos e Convenções (ICCA, na sigla em inglês), que divulga anualmente um ranking sobre o segmento.A cidade de São Paulo, que abrigou 60 eventos no ano passado, é a segunda no ranking das cidades brasileiras, depois do Rio de Janeiro (RJ). Campinas, Araraquara, Ribeirão Preto e Atibaia aparecem entre os municípios paulistas, além da capital, que realizaram mais de uma convenção ou congresso. Os demais sediaram apenas um evento.Rio Grande do Sul, com oito municípios, figura como o segundo estado que mais incluiu cidades no ranking de captação de eventos internacionais, de acordo com os critérios da ICCA. Depois aparecem a Bahia, com 6; Minas Gerais, com 5; Paraná, com 4; e Rio de Janeiro, com 3. O número de cidades brasileiras incluídas no relatório da ICCA subiu de 48, em 2010, para 57, no ano passado. ASCOM

Mais informaçõesTelefones Úteis    |    Fale Conosco 

Atendimento à imprensa Assessoria de Comunicação do [email protected](61) 2023 7055 Siga o turismo no Twitter: www.twitter.com/MTurismo

Eventos representam 3% do PIB brasileiro (R$ 69 bi) [Por Panrotas, 16/04/2012]

Diretor da Alatur Eventos, Alberto Moane terminou há instantes no HRG Forum uma apresentação sobre sua área de atuação. De acordo com ele, o setor de eventos movimentou R$ 69 bilhões no Brasil no ano passado, o equivalente a 3% do PIB.

O diretor trouxe ao encontro dados relativos a uma pesquisa realizada pelo Instituto Alatur, em parceira com o MPI, junto a 75 gestores de algumas das maiores empresas atuantes no Brasil. Do total de entrevistados, 43% afirmaram que a empresa aumentou o budget de eventos para 2012 e 74% disseram que a corporação trabalha os eventos a partir dos departamentos de marketing, comunicação e viagens.

Ainda de acordo com o estudo, 66% dos gestores afirmaram que suas empresas têm planejamento no que diz respeito a eventos – 22%, do outro lado, disseram que os eventos não estão no calendário. “No Brasil, três meses antes de o evento ser realizado as pessoas já começam a se preocupar com ele”, disse Moane.

Page 10: Modulo Eventos

TIPOS DE EVENTOS

A classificação de eventos é numerosa, mas interessa-nos aqui os eventos acadêmicos, que têm

como característica comum as reuniões dialogais (baseada na informação, no questionamento e na

discussão). Dessa forma, vamos classificá-los abaixo:

- Reunião: Caracteriza-se como o embrião de todos os tipos de eventos. Trata-se do encontro de uma

ou mais pessoas, a fim de discutir, debater e solucionar questões sobre determinado tema relacionado

com suas áreas de atividades.

- Aula Magna: Aula ministrada por uma alta autoridade. Difere da aula inaugural porque pode ser

ministrada em qualquer época do período letivo.

Materiais/Atividades:

1 – Local:reserva e confirmação

2 – Assessoria de Comunicação: divulgação, fotografia e filmagem

3 – Departamento de Eventos: cerimonial, materiais de apoio, decoração

4 – Infra-estrutura básica: recepção, água, etc.

- Aula Inaugural: Como o próprio nome diz, é a aula que inaugura um curso e deve receber atenção e a

devida divulgação. O Reitor, na maioria das vezes, é quem faz a Aula Inaugural, mas pode ser

proferida por professor de público e notório conhecimento do assunto do Curso. Devem estar

presentes, além dos alunos, professores do curso e demais membros da Instituição.

Materiais/Atividades:

1 – Local:reserva e confirmação

2 – Assessoria de Comunicação: divulgação, fotografia e filmagem

3 – Departamento de Eventos: cerimonial, materiais de apoio, decoração

4 – Infra-estrutura básica: recepção, água, etc.

- Conferência: Caracteriza-se pela apresentação de um tema informativo, técnico ou científico, por

autoridade em determinado assunto, para um grande número de pessoas. Mais formal que a palestra,

necessita de um presidente de mesa, que fará a apresentação do conferencista. As perguntas deverão

ser feitas ao final do evento, por escrito e identificadas.

Materiais/Atividades:

Page 11: Modulo Eventos

1 – Local:reserva e confirmação

2 – Cronograma da atividade

3 – Departamento de Criação: folder, flyer, cartaz e banner

4 – Assessoria de Comunicação: divulgação, fotografia e filmagem

5 – Departamento de Eventos: cerimonial, materiais de apoio, decoração

6 – Infra-estrutura básica: recepção, água, etc.

7 - Outros: uma pessoa para presidir a conferência; duas pessoas para receber e encaminhar as

perguntas feitas pelo público.

- Palestra: Caracteriza-se pela apresentação de um tema pré-determinado a um grupo pequeno, que já

possui informações sobre o assunto. Menos formal que a Conferência, exige a presença de um

coordenador, para a apresentação do palestrante e triagem de perguntas. Estas podem ser feitas

diretamente pela platéia (que deve ser menor do que a da conferência) durante a apresentação e após a

autorização do apresentador. Também aceitam-se perguntas por escrito, desde que identificadas.

Materiais/Atividades:

1 – Local:reserva e confirmação

2 – Cronograma das Atividades

3 – Departamento de Criação: folder, flyer, cartaz e banner

4 – Assessoria de Comunicação: divulgação, fotografia e filmagem.

5 – Departamento de Eventos: cerimonial, materiais de apoio, decoração

6 – Infra-estrutura básica: recepção, água, etc.

7 – Outros: uma pessoa para coordenar a palestra.

- Colóquio: Semelhante à Conferência, o colóquio é apresentado por profissional de renome e com

notório saber no assunto e tem como objetivo o esclarecimento de um tema ou a tomada de decisão. É

mais utilizado em classes específicas, como por exemplo, o segmento médico. Após a apresentação do

tema, o plenário deve ser dividido em grupos para debates e estudos e o resultado apresentado pelos

líderes de cada grupo. A decisão final fica por conta da votação do plenário.

Materiais/Atividades:

1 – Local: reserva e confirmação

2 - Cronograma da atividade

3 – Departamento de Criação: folder, flyer, cartaz e banner

4 – Assessoria de Comunicação: divulgação, fotografia e filmagem.

5 – Departamento de Eventos: cerimonial, materiais de apoio, decoração

Page 12: Modulo Eventos

6 – Espaço para formação de grupos

6 – Infra-estrutura básica: recepção, água, etc.

7 – Outros: Duas a três pessoas para a organização e coordenação dos trabalhos após o colóquio.

- Videoconferência: Caracteriza-se pela apresentação de um tema a um grupo de pessoas, que tem

interesse sobre o assunto, estando os participantes dispostos em espaços diferentes e distantes. Essa

apresentação é feita por meio de recursos audiovisuais e eletrônicos, que permitem a interação entre os

participantes. Mas essa ação é mais utilizada para um número pequeno de pessoas e quando o público

é apenas interno.

-

Materiais/Atividades:

1- Local: reserva e confirmação

2 – Assessoria de Comunicação: divulgação interna (e externa, quando for o caso)

3 – Materiais: Câmera, codificador e painel de controle

4 – Infra-estrutura básica: recepção, água, etc

- Workshop: É uma palestra dividida em duas partes: teórica e prática. A primeira caracteriza-se pela

apresentação teórica de um tema e a segunda trata-se da fase prática, na qual os participantes testam as

informações recebidas.

Materiais/Atividades:

1- Local: reserva e confirmação

2- Cronograma da atividade

3- Departamento de Criação: folder, flyer, cartaz, banner

4- Assessoria de Comunicação: divulgação, fotografia e filmagem

5- Departamento de Eventos: cerimonial, materiais de apoio, decoração

6 – Espaço para a execução de atividades propostas

7 – Infra-estrutura básica: recepção, água, etc

8 - Outros: materiais que vão ser utilizados na fase prática

- Seminário: Caracteriza-se pela discussão de um tema proposto, do qual se estuda todos os seus

aspectos, pesquisados por grupos e apresentados por representantes, não havendo tomada de decisão.

É apresentado sob a forma dialogal, como palestra, painel, debate ou mesa redonda, em período pré-

determinado, com a presença de um coordenador que domine o assunto e de um ou mais

apresentadores, escolhidos pelo grupo. São permitidas perguntas, de preferência escritas e

identificadas. A duração do seminário é de um dia inteiro; se realizado em mais de um dia é jornada.

Page 13: Modulo Eventos

Materiais/Atividades:

1- Local: reserva e confirmação

2- Cronograma

3- Departamento de Criação: folder, flyer, cartaz, banner

4- Assessoria de Comunicação: divulgação, fotografia e filmagem

5- Departamento de Eventos: cerimonial, materiais de apoio, decoração

6 – Espaço físico adequado à proposta de trabalho

7 – Infra-estrutura básica: recepção, água, etc

8 - Outros: duas a três pessoas para atuarem na coordenação dos trabalhos; uma pessoa para presidir o

seminário.

- Simpósio: É a apresentação de um tema geral de grande interesse, que é dividido em subtemas, por

especialistas de renome, sendo seu objetivo final o intercâmbio de informações, com a tomada de

decisão. Mais eclético que o congresso, permite também a apresentação de temas de interesses geral, e

não só de classes específicas, no qual pessoas de todos os segmentos e setores sócio-econômicos

podem ter interesse. A duração de um simpósio é, em média, de um a três dias.

Materiais/Atividades:

1- Local: reserva e confirmação

2- Cronograma da atividade

3- Departamento de Criação: folder, flyer, cartaz, banner

4- Assessoria de Comunicação: divulgação, fotografia e filmagem

5- Departamento de Eventos: cerimonial, materiais de apoio, decoração

6 – Espaço físico adequado

7 – Infra-estrutura básica: recepção, água, etc

8 - Outros: uma pessoa para presidir os trabalhos; uma pessoa para ficar responsável pela coleta de

todas as informações e compilar as mesmas em um só documento após o término do simpósio

- Congresso: É uma reunião formal e periódica de pessoas pertencentes a grupos profissionais com o

mesmo interesse, geralmente promovido por entidades associativas, objetivando estudar, debater e

chegar a conclusões sobre um tema geral, que é exposto em subtemas. Os congressos apresentam,

ainda, as comissões técnicas, formadas por grupo de estudiosos de um tema, com a finalidade de

analisar os trabalhos ou debaterem sobre os temas, que serão apresentados no plenário, de acordo com

o regimento. As apresentações, trabalhos e propostas são reunidos em um só documento, entregue aos

Page 14: Modulo Eventos

congressistas, juntamente com as conclusões do evento. A sua duração é de cinco dias e sua realização,

anual ou bienal.

Materiais/Atividades:

1- Local: reserva e confirmação

2- Cronograma da atividade

3- Departamento de Criação: folder, flyer, cartaz, banner

4- Assessoria de Comunicação: divulgação, fotografia e filmagem

5- Departamento de Eventos: cerimonial, materiais de apoio, decoração

6 – Equipe de recepção, encarregada de oferecer aos participantes infra-estrutura básica

7 – Infra-estrutura básica: recepção, água, etc

8 - Outros: uma pessoa para presidir os trabalhos; uma pessoa para ficar responsável pela coleta de

todas as informações e compilar as mesmas em um só documento após o término do congresso.

- Encontro: Caracteriza-se pela reunião de pessoas de uma categoria profissional para debater temas

polêmicos, apresentados por representantes dos grupos participantes. Precisa de um coordenador para

apresentar os representantes dos grupos e a coordenação dos trabalhos, que podem ser expostos em

forma de palestras, conferências, mesas-redondas, painéis.

Materiais/Atividades:

1- Local: reserva e confirmação

2- Cronograma da atividade

3- Departamento de Criação: folder, flyer, cartaz, banner

4- Assessoria de Comunicação: divulgação, fotografia e filmagem

5- Departamento de Eventos: cerimonial, materiais de apoio, decoração

6 – Espaço físico adequado

7 – Infra-estrutura básica: recepção, água

8 - Outros: uma pessoa para coordenar os trabalhos.

- Semana Acadêmica: Caracterizada pela reunião de estudantes, coordenada por professores, com

apoio de profissionais da área, com o objetivo de discutir temas relacionados com a classe a qual

pertencem. O encontro acadêmico de um mesmo setor deve ser produtivo, objetivando informar aos

estudantes de hoje – profissionais do futuro – algo de suas áreas de atuação. É realizado, como a

nomenclatura diz, em sete dias.

Materiais/Atividades:

Page 15: Modulo Eventos

1- Local: reserva e confirmação

2- Cronograma

3- Departamento de Criação: folder, flyer, cartaz, banner

4- Assessoria de Comunicação: divulgação, fotografia e filmagem

5- Departamento de Eventos: cerimonial, materiais de apoio, decoração

6 – Responsáveis pela Semana

7 – Infra-estrutura básica: recepção, água, etc

- Debate: É uma reunião entre duas pessoas, cada uma defendendo o seu ponto de vista, geralmente

antagônico e polêmico. Exige a presença de um moderador ou mediador, que coordena os trabalhos,

estabelecendo as regras do evento. Pode ser aberto ao público que, no entanto, não participa; as

perguntas só podem ser feitas pelo mediador, por um debatedor ou por pessoas especialmente

convidadas para este fim, que tenham interesse no tema debatido.

Materiais/Atividades:

1- Local: reserva e confirmação

2- Cronograma da atividade

3- Departamento de Criação: folder, flyer, cartaz, banner

4- Assessoria de Comunicação: divulgação, fotografia e filmagem

5- Departamento de Eventos: cerimonial, materiais de apoio, decoração

6 – Infra-estrutura básica: recepção, água

7 - Outros: uma pessoa para ser mediador no debate

- Mesa-Redonda: Evento que reúne de quatro a oito pessoas que, sentadas em semicírculo, debatem

sobre um tema polêmico, controvertido e de interesse, tendo cada debatedor cerca de dez minutos para

sua apresentação inicial. Após cada exposição, o tema é discutido entre eles, com cerca de dois

minutos para cada questão, sendo admitidas perguntas, respostas e réplica, nunca tréplica. A mesa-

redonda pode ser aberta ou fechada. A primeira modalidade permite a intervenção da platéia e a

segunda restringe a participação aos apresentadores. É necessária a presença de um moderador que

coordena os trabalhos e estabelece as regras.

Materiais/Atividades:

1- Local: reserva e confirmação

2- Cronograma da atividade

3- Departamento de Criação: folder, flyer, cartaz, banner

4- Assessoria de Comunicação: divulgação, fotografia e filmagem

Page 16: Modulo Eventos

5- Departamento de Eventos: cerimonial, materiais de apoio, decoração

6 – Infra-estrutura básica: recepção, água, etc

7 - Outros: uma pessoa para ser mediador dos trabalhos

- Painel: Caracteriza-se por um quadro de apresentações, no qual um orador principal e até quatro

painelistas explanam sua visão sobre um tema predeterminado. É necessária a presença de um

moderador que coordena os trabalhos e fixa as regras do evento. O painel é dividido em duas partes:

- Primeira Parte: os painelistas apresentam o tema individualmente, de acordo com as regras do evento,

tendo o orador principal maior tempo de explanação. Os painelistas abordam subtemas ou posições

próprias do assunto abordado.

- Segunda Parte: são seguidas as mesmas regras da mesa-redonda, nas quais os painelistas debatem

entre si e respondem às perguntas da platéia, que devem ser feitas por escrito e identificáveis.

Materiais/Atividades:

1- Local: reserva e confirmação

2- Cronograma

3- Departamento de Criação: folder, flyer, cartaz, banner

4- Assessoria de Comunicação: divulgação, fotografia e filmagem

5- Departamento de Eventos: cerimonial, materiais de apoio, decoração

6 – Infra-estrutura básica: recepção, água, etc

7 - Outros: uma pessoa para ser moderador dos trabalhos; duas pessoas para a coleta e

encaminhamento das perguntas feitas pelo público.

- Fórum: Este evento caracteriza-se pela troca de informações e debate de idéias, com a presença de

grandes audiências. Seu objetivo é o de conseguir a efetiva participação da platéia, sempre numerosa,

que deve ser sensibilizada e motivada. Os temas são expostos por orador indicado pelos grupos

participantes e apresentados à mesa de trabalhos, constituída de autoridades ou especialistas. O evento

também deve ser coordenado por um moderador, que definirá as regras de apresentação de cada grupo.

Materiais/Atividades:

1- Local: reserva e confirmação

2- Cronograma da atividade

3- Departamento de Criação: folder, flyer, cartaz, banner

4- Assessoria de Comunicação: divulgação, fotografia e filmagem

5- Departamento de Eventos: cerimonial, materiais de apoio, decoração

6 – Infra-estrutura básica: recepção, água, etc

Page 17: Modulo Eventos

7 - Outros: uma pessoa para servir de moderador dos trabalhos.

- Curso: Evento educativo, caracterizado pela apresentação de um tema específico, e que tem como

objetivo o conhecimento, treinamento ou reciclagem dos participantes, capacitando-os para o exercício

das atividades relacionadas ao assunto proposto. Por serem permitidas perguntas e debates, o número

de participantes não deve ultrapassar de 50 pessoas. A duração de um curso depende de vários fatores,

variando entre mínimo de oito horas e o máximo de 12 meses.

1- Local: reserva e confirmação

2- Cronograma

3- Departamento de Criação: folder, flyer, cartaz, banner

4- Assessoria de Comunicação: divulgação, fotografia e filmagem

5 – Infra-estrutura básica: recepção, água, etc

ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS

A organização de um evento requer, pelo menos, quatro fases: planejamento, coordenação,

organização e implantação. Na fase de planejamento são definidas as seguintes ações:

1) Objetivo: é o que se pretende alcançar. Após definir o objetivo, pode-se determinar o público-alvo e

as estratégias.

2) Público-alvo: é a quem se destina o evento. Para isso, é necessário que o objetivo do evento esteja

bem definido.

3) Estratégias: conjunto de atividades que vão ser desenvolvidas para o alcance dos objetivos do evento.

Muitas variáveis, condições climáticas, por exemplo, interferem no resultado de um evento, e,

como uma depende da outra, a melhor maneira de controlar todas as variáveis é fazer um check-list

(anexo).

PREPARAÇÃO E DESENVOLVIMENTO DO EVENTO

Uma vez analisadas as etapas da viabilidade do evento e de sua coordenação, passaremos agora a relatar a composição, preparação de um evento. Estaremos estudando as principais etapas da elaboração de um planejamento e ainda, a criatividade para fazer com que o mesmo se torne atrativo, diferente, único perante o público-alvo e as empresas patrocinadoras e parceiras.

- CRIATIVIDADE EM EVENTO O primeiro passo a ser dado logo após a verificação da viabilidade do evento e com relação ao tema e os atrativos que poderemos proporcionar para os participantes de um evento.

A escolha criativa do temaUm tema criativo, oportuno, inovador, atual, polêmico é garantia de sucesso de qualquer evento. Vale lembrar que o marketing do evento já começa com a natureza e a relevância do tema escolhido. O tema

Page 18: Modulo Eventos

ou a mensagem que se pretende transmitir pelo evento deverá ser estabelecido ou inspirado de forma a motivar o interesse e a participação do público-alvo.

O mais importante em um nome é a criatividade, sua sonoridade e pronuncia deve ser de fácil memorização e remeter a lembrança ao que o evento se refere.

Umberto Eco (1983: 16) fala de "passadização" e "presentificação" ao analisar a imaginação norte-americana de idealização do falso absoluto em seus museus, shows, exposições, parques temáticos e eventos.

A "passadização" é o processo de identificação com o passado, por meio de uma projeção ficcional-científica, pela qual são reconstruídos cenários de fatos históricos e é revivida sua atmosfera, com apresentações, representações e imagens.

A "presentificação", por sua vez, compreende o nivelamento do passado, a fusão cópia/original e o achatamento verdadeiro/falso e antigo/moderno. Tudo o que é passado apresenta-se como algo do presente, tamanha a simulação e a capacidade de criação de verdade absoluta.

Podemos falar também de "futurização" numa alusão à abordagem de temas futuros, de criação de cenários e de projetos futuristas.

O sucesso do tema do evento depende fundamentalmente das respostas para as seguintes questões: O que o evento transmite para o público? O que o público sente ao ver e participar do evento? O resultado esperado é uma apresentação perfeita, um espetáculo para o público, ambos

determinantes para o sucesso do evento.

Todo esforço criativo na concepção e na condução de um evento de qualquer natureza deve ter como ponto de partida as respostas para uma única pergunta: o que proporciona prazer paralelo e complementar ao público presente ao evento?

As respostas estão nos fatores de sucesso de um evento, ou seja, as suas fontes de prazer listadas a seguir:

Escolha do tema, da idéia-central e a sua transposição para a cena e o ambiente do evento; O virtuosismo e o desempenho dos atores do espetáculo; A agregação de novos elementos e a combinação desses elementos; A criação de momentos memoráveis; A finalização empolgante.

O tema constitui a idéia-central do evento. É a sua idéia-força, o seu principal núcleo de criação. Dele surgem todas as demais idéias suplementares que dão vida, empolgação, ousadia ao evento.

Há temas atuais, como o mundo virtual, a economia digital, os quinhentos anos do Descobrimento do Brasil e tudo o que for considerado moderno, pós-moderno, futurista, atual e contemporâneo.

Mas não basta escolher o tema capaz de atrair a atenção do público. É preciso saber transportá-lo para a cena e o ambiente do evento.

A criatividade nos eventosLogo após a escolha de um tema “chamativo”, os organizadores do evento devem se atentar em explorar a criatividade para entreter, interagir o público-alvo, saindo da “mesmice e do cotidiano” que acabam afastando boa parte dos interessados em participar do evento.

Page 19: Modulo Eventos

Para De Bono (1985: 153) existem dois tipos de criatividade: a criatividade da inocência e a criatividade da fuga. O que diferencia ambos é o conhecimento das regras, diretrizes, procedimentos e processos.

Na criatividade da inocência, o processo criativo é livre, despojado, espontâneo, porque o agente criador desconhece totalmente as regras, diretrizes, procedimentos e processos que definem a atividade objeto da criação. É um pensar livre de restrições, limites e impedimentos. Para o agente criador, o objeto de sua criação é novo, totalmente desconhecido.

Na criatividade da fuga, rompem-se os padrões vigentes. Ao assim proceder, o agente criador, que conhece as regras, diretrizes, procedimentos e processos procura ignorá-los deliberadamente.

Daí o conceito de "fuga", com o significado de rompimento dos padrões vigentes, "fuga do modus operandi" atual. Como afirma De Bono, "é o abandono dos pontos de vista tradicionais na busca de novos conceitos e percepções".

Na área de eventos, há um predomínio da criatividade de fuga. Criadores e gestores de eventos rompem as barreiras do "realizar um show de música", "encenar uma peça de teatro", "promover um festival de dança", "uma mostra de cinema", "um festival gastronômico", "um jogo ou competição esportiva" e pensam sobre novas regras do showbizz.

É quando os eventos esportivos, sociais, culturais, educacionais, e de negócios dão lugar a megaeventos de entretenimento, lazer e diversão.

Revendo padrões e ultrapassando os limites, os criadores de eventos ampliam o escopo das atividades dos eventos e lhes conferem uma nova natureza multifuncional, multifacetada ou setorial.

Por exemplo, uma feira de livros, como a Bienal Internacional do Livro, torna-se um "festival de cultura", com atividades diversas - venda e promoção de livros, cursos, palestras, oficinas e shows. Um jogo de futebol ganha características de show de entretenimento com atrações diversas, do tipo concurso de torcidas, shows no intervalo, distribuição de brindes, música, fogos, adereços, luzes, chuva de confetes, cerimônias de premiação.

Os eventos funcionais - eventos esportivos, sociais, culturais, educacionais, ecológicos - dão lugar aos eventos multifuncionais ou multifacetados - eventos esportivos com atividades e eventos sociais, culturais, educacionais; eventos culturais e eventos educacionais, juntos num único evento. E assim sucessivamente, prevalecendo o conceito de "mixing de atividades".

Os eventos especializados, como feiras de livros e de negócios, abrem novos espaços para outros setores, como entretenimento, música, esportes, fazendo do evento especializado, um evento multiespecializado.

Os eventos setoriais - as exposições de arte - modularizam-se e tornam-se eventos temáticos.

Os eventos cedem espaço para atividade virtualizadas e, com isso, ampliam a sua audiência por meio do acesso via Internet.

A interatividade e o experimentalismo criam novas opções de entretenimento para o público dos eventos. As suas versões convencional - o público é espectador passivo - e tradicional - a performance é exclusiva do artista - cedem lugar às versões interativas e experimentais, nas quais o público é parte do evento ao interagir com os protagonistas do evento e também produz arte, ao manipular objetos e participar do cenário.

O quadro a seguir apresenta algumas "pistas e caminhos" para pensar criativamente os eventos:

Page 20: Modulo Eventos

Pontos de reflexão Regras básicasConceito Pense num novo conceito de evento.Visão Mude a sua visão de evento, crie novas visões de

evento.Objetivos Formule novos objetivos.Formas Pense em novas formas para seu evento.Possibilidades de realização Defina novas possibilidades de realização do

evento.

A evolução exposta demonstra a quebra de padrões, o pensar criativo em eventos. A ordem é mudar, reformular. Mude o conceito, a visão, os objetivos, as formas e as possibilidades de realização do evento.

Alguns tópicos para serem refletidos no processo de criatividade dos eventos:

A criatividade na montagem dos espaços alternativos. A criatividade na definição de um calendário de eventos. A criatividade em eventos temáticos e megaeventos de entretenimento. A criatividade em eventos que tenham impacto com as tecnologias digitais. A criatividade eventos virtuais. A criatividade em eventos que proporcionem diversão. A criatividade em eventos que proporcionem espetáculos. A criatividade no cenário e na programação do evento.

Portanto, um evento que apresenta um tema novo, criativo, atividades diversificadas, idéias ousadas, seus objetivos transcendem o escopo das atividades propostas. Busca diversão, emoção, atratividade e alavancagem de novos negócios para seus investidores e parceiros. Pense no evento a partir do binômio forma-conteúdo. O formato do evento é a sua natureza, o seu caráter, real, virtual ou ambos e as características de suas atividades e operações, bem como o seu lócus de realização.

- PLANEJAMENTO DE EVENTOS – PRÉ-EVENTO PREPARAÇÃO E DESENVOLVIMENTO

O planejamento, a exemplo de qualquer atividade humana, é a peça fundamental num processo de organização de evento. É o primeiro esforço organizacional que engloba todas as etapas de preparação e desenvolvimento do evento. É a fase decisiva do evento, na qual estão inseridas o roteiro do projeto e o planejamento de todas as atividades, o detalhamento de receitas e despesas esperadas, a decisão de que tipo de fornecedores e profissionais deverá ser contratado.

Tema do eventoO tema do evento ou o nome com que será conhecido facilitará a divulgação e sua memorização. A estrutura ou formato escolhido e a programação planejada podem definir a tipologia do evento: será uma jornada ou um congresso? Pense bem nessa etapa. Portanto, o tema ou a mensagem deve inspirar e motivar o interesse e a participação do público-alvo, assim, ele deverá identificar-se com o perfil das pessoas e dos grupos que constituem o universo do evento planejado, ou seja, origem, nível cultural e social, poder aquisitivo, faixa etária, sexo, estado civil, nacionalidade, etc.

Três características básicas devem ser observadas:

Clareza: a linguagem usada não deve permitir dúvidas de interpretação e deve estar perfeitamente adequada ao público a que se destina. Todos os que tomarem conhecimento do temário devem interpreta-lo de forma única;

Page 21: Modulo Eventos

Antecedência: os participantes potenciais devem ter conhecimento do tema com a maior antecedência possível, uma vez que isso gera interesse de patrocínios, parcerias, apoios e participações e inscrições;

Atualidade: as discussões devem girar em torno dos acontecimentos mais recentes, que envolvam o tema escolhido e se manter fiéis aos objetivos estabelecidos.

A identificação do tema do evento também deve conter os seguintes parâmetros:

NÚMERO TIPOLOGIA ABRANGÊNCIA ASSUNTO

XIII JORNADA PAULISTA DE RADIOLOGIA

OUNÚMERO TIPOLOGIA ASSUNTO ABRANGÊNCIA

8ª FESTA DO PEÃO BOIADEIRO DE BARRETOS

Objetivos e Justificativa Como já abordamos anteriormente, na análise dos elementos para realização do planejamento, os objetivos devem ser claros, preciso, amplos e também específicos. Devem definir todos os resultados, expectativas e propostas que se desejam alcançar, bem como apresentar quais as justificativas que permitem viabilizar a execução do evento, além de indicar como serão avaliados seus resultados.

Para que sejam bem elaborados, cada objetivo, após sua conclusão, deve responder aos pontos: O quê?; Como?; Quando?; Quanto?; Onde; Por quê?.

Quanto a justificativa se torna indispensável o detalhamento dos motivos e importância do evento que acabem justificando sua realização.

Classificação do eventoOs eventos são apresentados sob diversas classificações ou modalidades de acordo com seu propósito, sua natureza, fato gerador entre outros aspectos.

A classificação trará noções claras quanto seu objetivo, finalidade e a que se prepõe o evento, trazendo subsídios para sua qualificação, amplitude, abrangência, frequência, dimensão e finalidade, etc. São através dessas definições que de modo geral realizamos uma harmonia com relação a divulgação, pois nos dará percepções dos mecanismos e ações de comunicações que será necessário utilizar.

Classificação por área de interesseAqui se refere principalmente ao interesse da empresa, ou seja, atender aos objetivos específicos

que a organização deseja atingir. Artístico Divulgação Governamental ReligiosoAmbiental / Ecológico Ecoturismo Incentivo SocialAssistencial Educativo Informativo SolidárioBeneficente Empresarial Institucional SindicalCientífico Expositivo Lazer TécnicoCívico Filantrópico Motivacional TurismoCultural Folclórico Político Etc.Desportivo Gastronômico Promocional

Classificação em relação ao público-alvo É a forma de como a empresa pretende fazer com que o público tenha conhecimento e

participe do evento.

Page 22: Modulo Eventos

Eventos fechados; Eventos abertos:

Eventos aberto por adesão; Evento aberto em geral.

Classificação por abrangência É o critério adotado para saber até onde o evento deve atingir com relação aos

participantes. Tem relação como tema do evento.

Mundiais; Internacionais; Latino-americanos; Nacionais (brasileiros); Regionais; Municipais; Locais.

Classificação por freqüência É determinado principalmente para dar clareza quanto a existência do evento, se o mesmo irá acontecer em outras datas ou até mesmo se só irá acontecer uma única vez. Isso traz condições para o público ter noção quanto a sua participação ou não. Assim, como a abrangência, a frequência também tem relação com o tema do evento.

Esporádicos Permanentes; Únicos; De oportunidade.

Classificação por dimensão É com relação a quantidade de participantes que a empresa pretende atingir, o

número de pessoas que estarão presentes no evento.

Macroevento; De grande porte; De médio porte; De pequeno porte.

Tipologia do evento Nesta etapa a empresa visa relacionar o evento com o público-alvo, procurando atender de forma mais objetiva possível e dar condições necessárias aos interessados em participar.O tipo do evento encontra-se ligado diretamente ao público-alvo, aos seus interesses, condições econômicas, perfil sócio-cultural, entre outros aspectos. É através da tipologia que muitas pessoas tem sua preferência em participar de um determinado evento.

Almoço Curso PainelAniversário Debate PalestraAssembléia Desfile PasseataBanquete Encontro Pedra fundamentalBazar Entrevista coletiva PerformanceBrainstorming Excursão Pré-estréiaBrunch Exposição PosseCafé da manhã Feira Premiação

Page 23: Modulo Eventos

Campanha Festa RegataCampeonato Festival RetrospectivaCarreata Formatura ReuniãoCarnaval Fórum RoadshowCasamento Gincana Rodada de negóciosChá da tarde Happy hour RodeioChurrasco Homenagem SalãoCoffee-break Inauguração SarauColetiva de imprensa Jantar SemanaColóquio Jornada SeminárioComemoração Lançamento de livro Simpósio Competição Lançamento de produto ShowComício Leilão ShowcasingConcerto Mesa-redonda SolenidadeConcilio Micareta SorteioConclave Missa TeleconferênciaConcurso Mostra Torneio Conferência Noite de autógrafos TreinamentoConfraternizações Oficina VernissageCongresso Olimpíada VideoconferênciaConvenção Open day VisitaCoquetel Opera WorkshopCoral Outorga de títulos Etc....

Local do eventoO local já deve ter sido pré-definido quando efetuamos a análise da viabilidade do evento. A correta escolha do local para a realização de um evento é ponto fundamental na soma de probabilidade de sucesso. Sua adequação aos objetivos e porte do evento é imprescindível.

Data, hora e duração Também estabelecido anteriormente. A fixação de data está estreitamente ligada às possibilidades de sucesso do evento. Uma data mal escolhida pode acarretar inúmeros problemas.

Além da questão relacionada a data e horário do evento, a organização deve se atentar com o período de duração. Saber adequar o tempo necessário é também uma das primícias para não afastar os participantes, pois eventos muito longo poderá provocar a desmotivação por parte das pessoas interessadas.

Público-alvo e número previsto de participantesEntende-se por público-alvo toda pessoa física ou jurídica, que seu evento pretende atingir. Não podemos esquecer que independente de qual seja o público, todos buscam obter, no evento, preços razoáveis, que lhes garantam segurança, conforto, qualidade de serviços, atendimento eficiente, bons ou novos produtos, conhecimentos técnicos e profissionais, bons relacionamentos, novas amizades, e principalmente experiências memoráveis, únicas.

Aqui também se leva em consideração o número previsto de participantes, pois é essencial para que entre em sintonia com a definição do local, data e hora.

Programação do eventoEstabelecer qual será a programação geral do evento. É a descrição organizada, seqüencial das diferentes atividades que acontecerão no evento, pó seja, é o fluxo das diversas atividades, ordenadas pelo tema central e temários que possam fazer parte do evento, data e horário de suas realizações. A programação é definida para facilitar a compreensão dos temários escolhidos ou do tema central, assim, pela

Page 24: Modulo Eventos

programação se define a existência de diversas tipologias que podem fazer parte do evento para cumprir a programação desejada.

Exemplo: Num workshop será oferecido um coffe break, um coquetel de encerramento? Abertura da sessão - 1º workshop - Parada para o coffe break - 2º workshop

Coquetel de encerramento.

Aqui também, deve-se estabelecer se o evento terá outros eventos complementares, simultâneos na programação. A programação de eventos complementares poderá ampliar a área de atuação do evento principal e consequentemente a participação do público. Recursos materiais Por recursos materiais entende-se toda a gama de produtos necessários nas etapas de operacionalização e execução do evento.

Material de expediente: engloba todo tipo de papéis e instrumentos utilizados pela secretária e comissão organizadora para o seu dia-a-dia: papel, circulares, recibos, envelopes, canetas, lápis, clipes, grampeadores e grampos, cartão de visita, paínes informativos, etc.

Material de participante: agrupa tudo que será utilizado pelo participante: crachá, pasta, caneta, brindes, tickets diversos (de refeição, de estacionamento etc.), blocos, convites, ficha de inscrição etc.;

Equipamentos em geral: reúne todo e qualquer equipamento elétrico e eletrônico a ser utilizado no pré-evento, durante o evento e até seu fechamento, como: telefone, fax, copiadoras, micro, impressora, projetores de filmes e slides, retroprojetor, data show, suprimentos (toner, fitas de impressora etc.), microfones, fitas e CDS para gravação, extensões, filmadoras, prismas para mesa, linhas telefônicas, celulares, quadr-negro ou brando, pincéis, giz, painéis indicativos e informativos etc.;

Mobiliário: abrange as mesas, cadeiras, poltronas, tablados, púlpito, balcões, divisórias, lixeiras

Material de higiene e limpeza: toalhas, papel higiênico, sabonetes, álcool gel, desinfetantes, pano de chão etc.

Material de segurança e proteção: extintor de incêndio, fitas adesivas e correntes de sinalização, grades protetoras etc.

Medicamentos de primeiros socorros e emergência: remédios em geral, maca, desfibrilador etc.

Materiais diversos: inclui correios, comunicações, viagens de inspeção, combustível, transporte, medalhas, troféus, guarda-chuvas, cordas divisórias, carpetes e passadeiras, jornais e revistas, mastros, bandeiras, bandejas etc.

OBS: Muitos desses materiais listados serão fornecidos pelas empresas prestados de serviços especializadas e fornecedoras do evento.

Recursos humanos Deve relacionar todos os profissionais necessários para desenvolver a programação estabelecida, bem como as diversas atividades já definidas, e a remuneração proposta, além da infra-estrutura específica.

Para as profissões mais requisitadas, a sugestão é de ter algumas pessoas "fixas", ou seja, as que serão as primeiras a serem contratadas dentro de suas profissões, escolhidas por seu desempenho e

Page 25: Modulo Eventos

experiência, objetivando conseguir ter uma equipe mais afinada e eficiente. Além disso, essas pessoas devem assinar contrato de trabalho temporário antes de cada evento, de maneira que resguarde sua empresa de processos trabalhistas.

Deve indicar as credenciais desejadas para cada função necessária. Cada cadastro deve ter os dados básicos (nome e endereço completo, idiomas, telefone, celular, e-mail etc.) do profissional, bem como os requisitos básicos para o desenvolvimento das funções, de acordo com sua categoria profissional.

Contratação de profissionais especializados: refere-se a recepcionista, seguranças, eletricistas, etc.

Uniformes: deve-se verificar a necessidade de uniformizar todas as funções que o exigirem.

Alimentação: Providenciar a alimentação de todo o staff durante a realização doevento (inclusive na montagem e desmontagem).

Treinamento: Proceder treinamento para todas as funções necessárias durante toda a realização do evento (inclusive na montagem e desmontagem).

Algumas das categorias de profissionais especializados mais utilizados em eventos:

• Tradutor/intérprete;• Recepcionistas;• Garçons exclusivos;• Fotógrafo;• Mensageiro;• Manobristas;• Motorista;• Seguranças/vigilantes;• Operador de som/luz;• Encanador/eletricista;• Guia turístico;• Secretária bilíngüe;• Digitador;• Operador de telemarketing;• Baby-siter;

• Monitor, animador, recreadores;• Pessoal de limpeza;• Decorador;• Telefonista;• Assessor de imprensa;• Operador de audiovisual;• Mestre de cerimônia;• Músico/DJ;• Cinegrafista;• Motoboy;• Panfleteiros;• Médico, profissionais de enfermagem;• Bombeiros;• Entre outros.

Lembre-se em colocar as devidas regras aos profissionais, tais como: pontualidade, interesse, eficiência na execução das funções, companheirismo, compromisso com o evento, nível de treinamento e conhecimento dos detalhes do evento, educação, jogo de cintura para situações difíceis, cordialidade, simpatia etc.

Segundo Vinicius, em seu livro: “O papel das instruções de ensino na formação profissional”, 2001, o profissional de eventos deve possuir as seguintes habilidades:

Algumas habilidades necessárias que um profissional de eventos deve possuir:

• boa apresentação pessoal;• ser criativo;• raciocínio lógico;• percepção aguçada;• espírito de liderança;• saber ouvir;• empatia;

• receber e dar feedback;• ser bom negociador;• saber lidar com imprevistos e desafios;• gerenciar e superar conflitos;• capacidade de interpretar dados;• dominar técnicas de planejamento e organização de eventos;

Page 26: Modulo Eventos

• gerenciar pessoas e recursos; • tomar decisões.

Prestação de serviços e fornecedoresTão importante como escolher os profissionais e voluntários que estarão fazendo parte dos trabalhos do evento e a escolha dos seus fornecedores, das empresas prestadoras de serviços especializados. Precisamos também, fazer que cada empresa se conheça, ou seja, se conheçam e falem a mesma “linguagem”, tendo o mesmo padrão de qualidade e atendimento.

Todas as empresas oficiais do evento devem ser alvo de criteriosa seleção, onde se deve analisar a competência, reputação, experiência e qualidade dos serviços anteriormente prestados e preço justo. Todas, sem exceção, devem ter contrato escrito previamente assinado, com descrição detalhada de suas responsabilidades e deveres e cronograma.

Para cada produto, serviço ou opcional oferecido a seus clientes, deve haver um ou mais fornecedores já cadastrados e com contrato de fornecimento previamente definido e assinado. As condições mínimas a serem negociadas e acordadas com cada um dependem das necessidades de cada empresa e de seus mercados.

Alguns dos principais fornecedores e empresas prestadoras de serviços de um evento:

• Agência de propaganda;• Agência de viagens;• Alimentação (restaurantes, buffets);• Assistência médica;• Banco, posto bancário e de câmbio;• Banda;• Brindes;• Cartão de crédito;• Companhia de seguros;• Decoração;• Espaços para eventos;• Equipamentos eletrônicos;• Fotografia e filmagem;• Gráfica;• Gerador próprio de energia;• Locadora de veículos;• Limpeza e zeladoria;• Hotéis; • Montadora de estandes/divisórias e palco;• Mobiliário/equipamentos e acessórios;• Primeiros-socorros e Ambulância;• Recursos visuais;• Segurança e vigilância patrimonial; • Sinalização (placas, faixas indicativas, banners, painéis etc.);• Sistemas de rádio e de comunicação;• Sistema de ar condicionado central;• Sonorização/iluminação e cenário;• Táxi;• Tradução simultânea;• Transportadora aérea, rodoviária, etc.• Transporte local de participantes e convidados.

Page 27: Modulo Eventos

Pagamentos de taxas, impostos, tributos e comissõesIncluir não só os valores que deverão ser pagos à Prefeitura do local do evento (ISS, Cadam – Taxa sobre anúncio, taxa sobre localização etc.), mas também os seguros necessários e os impostos estimados sobre a receita (IRPJ, Cofins etc.).

Além disso, não podemos esquecer o pagamento das comissões devido, para as pessoas físicas ou jurídicas, que realizarem em conjunto a comercialização de estandes, merchandising, produtos, anúncios etc.

Alvará e autorizações para execução do evento O organizador do evento deverá estar atento sobre todos os tramites necessários para regulamentação do evento.

Nessa etapa busca verificar junto aos diversos órgãos as devidas autorizações necessárias para liberação da realização do evento. Isso inclui desde Prefeituras, Polícia Militar, Corpo de Bombeiros, transito e demais entidades que estejam ligadas a realização do evento.Exemplo: Alvará junto a Prefeitura.

Orçamento - Análise de despesas e receitasO orçamento é o demonstrativo do cálculo das receitas que se devem arrecadar e das despesas que deverão ser realizadas no evento. Deverá ser expresso em várias alternativas para o estudo e avaliação pelo interessado das opções e decisão final, e serve de base para o contrato de serviços.

Fluxo de Caixa – Cash FlowSua principal vantagem está em permitir a rápida e fácil visualização da real situação do caixa do evento, num espaço temporal determinado (no dia, na semana, no mês ou no ano). Esse importante instrumento de trabalho utilizado e atualizado sempre, ou seja, todas as vezes que fora feito um gasto ou na entrada de alguma receita.

Modelo de Fluxo de Caixa - Cash Flow

Fluxo de Caixa ou Cash FlowReceitas Agosto Setembro Outubro Novembro Saldo

Saldo preexistente 1.000,00 1.000,00Comercialização de espaços 20.000,00 20.000,00Comercialização de anúncios 2.000,00 10.000,00 12.000,00Comercialização de produtos 0,00Doações 5.000,00 5.000,00Auxílios Governamentais 0,00Taxas de inscrições/ingressos 10.000,00 10.000,00Patrocínio 1.000,00 10.000,00 11.000,00Permuta e apoio 5.000,00 5.000,00Total de Receitas 64.000,00

Despesas Agosto Setembro Outubro Novembro SaldoPagamentos de taxas 5.000,00 5.000,00Comunicação 10.000,00 5.000,00 15.000,00Recursos humanos 10.000,00 10.000,00Prestadores de Serviço 20.000,00 20.000,00Recursos materiais 5.000,00 5.000,00Total de Despesas 55.000,00

Page 28: Modulo Eventos

ORÇAMENTO GERAL DO EVENTOTotal de Receitas 64.000,00Total de Despesas - 55.000,00Saldo Total 9.000,00Este é um modelo de orçamento e fluxo de caixa e seus valores são hipotéticos. Sabemos que existem outros modelos e não queremos aqui determinar a utilização exclusivamente deste, entretanto, acreditamos que o mesmo é um modo de fácil assimilação e compreensão.

Cronograma do eventoO cronograma de atividades deve ser considerado como uma peça fundamental e imprescindível na fase de operacionalização do evento. Sua importância fica mais evidente quanto maior for sua complexidade e mais longa a duração do evento.

Num evento, o cronograma deve ser a representação gráfica de todas as atividades necessárias para sua operacionalização, num espaço de tempo predeterminado para o início e término de cada tarefa. Pode ser ordenado pelas atividades segundo seus diversos critérios, de acordo com a necessidade do momento.

Critérios de estabelecimento de um cronograma:

Temporal: na ordem em que devem ser executadas as tarefas e atividades; Responsabilidade: na ordem em que devem ser executadas por pessoas e empresas. Por atividade: na ordem de execução de uma única atividade, mas envolvendo

todos os responsáveis.

Cronograma de eventos

Cronograma de EventosEvento: Local: Data: / / Horário:

Descrição das Atividades Fevereiro Março Abril Maio Junho1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Apresentação da proposta ao clienteElaboração do Planejamento Aprovação da proposta do eventoLançamento do eventoPreparação da comunicaçãoVeiculação da comunicaçãoVeiculação de matérias / AI Comercialização de anúnciosComercialização de produtosDoações e Auxílios GovernamentaisPatrocínio, permuta e apoioPagamentos de taxasAutorizações e regulamentações Contratação de recursos humanosContratação de fornecedoresAquisição de materiais Inscrições / adesões / convitesMontagem de equipamentos Check-list do eventoExecução do evento / Dia do evento

Page 29: Modulo Eventos

Questionário de avaliaçãoDesmontagem de equipamentosDevolução de materiais ao clientePagamentos de fornecedores Pagamentos de pessoal Divulgação pós-eventoBalanço financeiro Análise e avaliação de resultadosApresentação final ao cliente

CHECK-LIST

A confecção de um check-list irá ajudar com mais precisão nas providências do

evento. Dessa forma, segue abaixo os ítens mais importantes para a realização de um

evento.

1) Objetivo do Evento

Data: ( a data e o horário do evento sempre são definidos segundo a agenda do reitor ou

de quem for o responsável direto pelo evento).

Hora:

Local: (deve ser definido de acordo com o tipo de evento).

2) Providências:

- Solicitação do Espaço por ofício ou contrato;

- Autorização para utilização do espaço: nome, cargo, telefone.

- Confirmação da reserva: data, por documento, por telefone.

3) Detalhamento do local

- Localização exata: acesso

- Aspectos externos: limpeza, obras, entulhos, iluminação.

- Aspectos internos: capacidade do auditório, estado de conservação, segurança contra

incêndio, saída de emergência, iluminação, acústica, tipo de assento no auditório, cor.

- Distribuição dos assentos: modelo, fileiras, quantidade.

- Esboçar o local destinado: Palco (degraus de acesso, tamanho do palco, púlpito fixo

ou móvel, suporte para bandeiras, bandeiras (quais e estado de conservação), tipo da

mesa principal, tamanho, altura, fachada aberta ou fechada.

Page 30: Modulo Eventos

4) Materiais possíveis de serem utilizados:

Retroprojetor, telão, microfone, mesa de som, sistema de gravação, sistema de tradução

simultânea, cabine de tradução, tela para projeção, televisão, videocassete, gravador e

fitas para gravação, microcomputador, impressora, aparelho de fax, máquina copiadora,

linhas e aparelhos telefônicos, painel para fotos, painel decorativo, corda divisória de

ambiente, fita de inauguração, livro de presença, decoração com flores, material de

secretaria.

5) Dimensionamento: Participantes internos e externos (convidados); responsável (nome,

endereço, telefones).

6) Abertura Oficial: Presidente da mesa, convidados, pronunciamentos.

7) Cronograma de atividades: ordem dos trabalhos.

8) Departamento de Criação: Confecção de materiais impressos – folder, flyer, cartazes,

banners, faixa, crachás, livro de assinatura, certificados de participação, sinalização.

9) Convites: Escolha do modelo e elaboração do texto, confecção, impressão gráfica,

responsável (nome, endereço, telefone e data da entrega); relação de convidados

(autoridades obrigatórias, convidados especiais, servidores e familiares), listagem de

encaminhamento (malote, correio, pessoal), confirmação de presenças (listagem de

confirmação, participantes ativos – palestrantes, homenageados – confirmação pessoal),

Responsável (nome e telefone).

10) Comunicação do evento e seu dimensionamento: Fotógrafo, cobertura de

imagens, divulgação por matérias jornalísticas, distribuição de cartazes, entrevistas e

coletiva com a imprensa.

11) Comunicação aos órgãos internos envolvidos: autoridades internas, convocação

ou convite.

12) Serviço: café, coffee break, pessoal de serviço (garçom, copeiras, etc), material de

serviço (copos, bandejas, etc), pessoal do serviço de som (microfones, gravação),

Page 31: Modulo Eventos

Comissão de Recepções para Autoridades, Receptivo de Apoio, Convocação de equipe

envolvida, marcação de reunião das equipes, fechamento do check-list.

13) Assessoria de Comunicação Social: preparação de press-release e briefing sobre

o evento, divulgação do programa e material ilustrativo/promocional, divulgação para a

comunidade interna.

14) Decoração: Local do evento (auditório, plenário, sala, etc), mesa diretora dos

trabalhos, dispositivo das bandeiras, flores, painéis, faixas internas, prismas em acrílico,

banners.

15) Cerimonial: Comissão de recepções, reunião para definição de funções,

fornecimento de materiais, crachás, mesa de receptivo, material de apoio, relação

completa dos convidados, relação de autoridades confirmadas, cartões de marcação de

assentos, mapa de assentos no Plenário, coordenação (roteiros de desenvolvimentos,

pauta do evento – roteiro da solenidade, mestre-de-cerimônias, composição da mesa de

honra, cartões de mesa, ata da sessão, livro de assinaturas e nominatas).

16) Relação de pessoal que pode ser necessário: Recepcionista, secretária, digitador,

office boy, mestre-de-cerimônias, jornalista, fotógrafo, tradutor/intérprete, motorista,

manobrista, digitador, operador de áudio visual, operador de filmagem, operador de

som/luz, eletricista, encanador, maître/garçom, médico, enfermeiro, segurança e

serviçais encarregados de limpeza em geral.

Após a checagem de cada item exposto, tenha a certeza que o seu evento será um SUCESSO!!!

Page 32: Modulo Eventos

Procedimento Operacional – Desmontar Evento

Nome da Tarefa: Desmontar Evento

Responsável(is):

Material/Recursos Necessários:1. Bloco de nota fiscal2. Notas fiscais recebidas

Atividades Críticas:1. Recolher material promocional/apoio em excesso2. Fazer check-list dos equipamentos/materiais a serem retirados3. Coordenar a retirada/transporte dos materiais/equipamentos4. Coordenar o desmonte/transporte do stand5. Entregar local ao fornecedor6. Registrar incidentes ocorridos

Manuseio do Material:1. Atentar para o preenchimento do bloco de nota fiscal correto2. Preocupar-se para que o local seja liberado antes da liberação da segurança

Resultados Esperados:Local de realização do evento liberado no dia seguinte ao término do evento.

Ações Corretivas:Em caso de dúvida com relação ao preenchimento das notas fiscais, contactar pessoal apto.Caso haja problema no check-list, acionar chefia

Page 33: Modulo Eventos

Procedimento Operacional – Realizar Pós-Evento

Nome da Tarefa: Realizar Pós-Evento

Responsável(is):

Material/Recursos Necessários:Lista de presença dos participantesLista de participantes (que confirmaram presença)

Atividades Críticas:1. Consolidar relatório de participação2. Enviar correspondências de agradecimento (palestrantes, parceiros e público presente)3. Dar aval para pagamento dos serviços/produtos prestados por terceiros

Manuseio do Material:Atentar para a atualização do cadastro com relação aos participantes diferentes dos confirmadosNotas fiscais para pagamento deverão ser liberadas no dia seguinte ao término do eventoRecolher voucher de transporte e tickets refeição não utilizados

Resultados Esperados:Agradecimento no máximo em 5 (cinco) dias úteis

Ações Corretivas:Solicitar orientação à chefia quando da elaboração das correspondências de agradecimento bem como quando do pagamento dos serviços prestados, caso seja detetado algum não cumprimento dos serviços/produtos contratados por parte dos fornecedores.

Page 34: Modulo Eventos

ANEXOS

Page 35: Modulo Eventos

ANEXO I

Procedimento Operacional – Elaborar Relatório do Evento

Nome da Tarefa: Elaborar Relatório do Evento

Responsável(is):

Material Recursos Necessários:1. Proposta de participação em eventos/encontros aprovadaFormulários de avaliação preenchidosRelatórios de anormalidadesRegistros de oportunidades de negóciosRelatório de participação

Atividades Críticas: 1. Tabular dados de: Relatório de anormalidades Registros de oportunidades de negócios Relatório de participação2. Solicitar contribuições aos órgãos envolvidos3. Comparar o planejamento com o realizado, identificando as causas de sucesso e insucesso4. Propor plano de Ação5. Fazer recomendações6. Divulgar relatório

Manuseio do Material:

O plano de ação deve indicar com clareza os responsáveis pela ação de pós-evento

Resultados Esperados:O relatório elaborado em até 10 dias após a realização do evento para uma ação de venda imediata.

Ações Corretivas:Dados não obtidos em tempo hábil (dependentes de terceiros) deverão ser fornecidos posteriormente

Page 36: Modulo Eventos

ANEXO II - CHECK-LIST PARA UM JANTAR/COQUETEL

I) Local e Data para o Evento Confirmação por escrito Contratação de serviços buffet Contratação de músicos Contratação da decoração Contratação de manobristas Contratação de porteiros Contratação de recepcionistas Convites Programa oficial Presentes para homenageados

II) Decoração Do Salão1. Setas indicativas2. Som3. Iluminação4. Arranjos florais5. Cestos de lixo6. Cinzeiros7. Mesas de apoio8. Livro de ouro Do Palco1. Painéis ou faixas2. Iluminação3. Púlpito para oradores4. Som do microfone5. Água para orador6. Arranjos florais7. Espaço para músico

III) Estacionamento

Contratação de empresa especializada Policiamento nas redondezas Segurança dos automóveis

IV) Recepção

Recepcionistas Uniformes/Trajes Mesas de apoio Controle Crachás

V) Imprensa

Jornalistas Convidados Kit de imprensa Press releases

Page 37: Modulo Eventos

Fotos

VI) Registro de Evento

Equipe de fotografia Equipe de filmagem

VII) Primeiros Socorros

Caixa de Pronto - Socorro Nome de Médicos de Plantão Nome de Hospitais de Emergência

VIII) Pessoal de Serviço

Chefia Recepcionistas Segurança Interna/Externa Manobristas Porteiros Eletricista Encarregado do som Encarregado da iluminação Plantonista dos sanitários Encarregada de chapelaria

IX) Diversos

Checar Sanitários – papel toalha/sabonete/etc Checar chapelaria – tickets Telefone e fichas Balcão de informações Guarda - chaves Crachás

ANEXO III - Check-List sobre Transporte

Abrangência: São meios para possibilitar o deslocamento das pessoas

Page 38: Modulo Eventos

Aluguel de Vans, Táxi ou Micro-Ônibus

Item Necessidade Quantidade Descrição

Modelo das Vans, taxis ou Micro-ônibus

Especificar:

Documentos dos VeículosDocumentos dos MotoristasUniforme dos Motoristas

Cor dos Veículos

Adesivos Colocados

Período de Contrato

Pontos de Inicio de Viagem: Identificaçã

o Sinalização

com os horários de passagem

Pontos Intermediários para embarque e desembarque: Identificaçã

o Sinalização com

os horários de passagem dos veículos

Local de embarque e desembarque no evento: Identificaçã

o Sinalização com

os horários de passagem dos veículos

Page 39: Modulo Eventos

Aluguel de Ônibus

Item Necessidade Quantidade Descrição

Modelo do ÔnibusEspecificar:

Documentos dos VeículosDocumentos dos MotoristasUniforme dos Motoristas

Cor dos Veículos

Adesivos Colocados

Período de Contrato

Pontos de Inicio de Viagem: Identificaçã

o Sinalização

com os horários de passagem dos veículos

Pontos Intermediários para embarque e desembarque: Identificaçã

o Sinalização com

os horários de passagem dos veículos

Local de embarque e desembarque no evento: Identificaçã

o Sinalização com

os horários de passagem dos veículos

Page 40: Modulo Eventos

Aluguel de Veículos

Item Necessidade Quantidade Descrição

Modelo dos Veículos

Especificar:

Documentos dos Veículos

Cor dos VeículosEspecificar:

Adesivos colocados

Data de Retirada

Data de Entrega

Local para Reabastecimento

Viagens Aéreas

Item Necessidade Quantidade Descrição

Confirmação dos ConvidadosEnvio das passagens aéreas aos convidados

Confirmação dos Horários de partida

Confirmar com as companhias aéreas e repassar aos convidados:Endereço do aeroporto;Horário de apresentação no aeroporto.

Confirmação dos Horários de Pouso

Confirmar com as companhias aéreas e repassar aos convidados:Endereço do aeroporto;Horário previsto para o pouso do avião.

Encontro com os convidados no aeroporto

Combinar com os convidados forma de identificação no aeroporto (placas, faixas, etc)

Transporte dos convidados ao evento

Page 41: Modulo Eventos

ANEXO IV - Check-List sobre Infra-Estrutura

Abrangência: São meios para dar suporte ao Evento

Item Necessidade Quantidade Descrição

Banco de Dados

Boletim Diário

Especificação das não conformidades ocorridas, as providências tomadas e as concequências da decisão:

Caderno de Compras

Caderno de Hotéis

Qualificação de cada hotel, telefone, endereço, mapas de acesso e preços;

Caderno de Lazer

Qualificação, telefone, endereço, mapas de acesso e preços;

Cheques para Conferencionistas

Cheques para pagamento de diárias de ConferencionistasCheques para pagamentos de serviços de terceiros

Confirmação de Participantes

Data e horário de chegada:

Guia de Vôos

Atualização com as companhias aéreas:

Page 42: Modulo Eventos

Item Necessidade Quantidade

Descrição

Lista de Convidados

Nome, endereço, telefone, horário de chegada e horário de apresentação:

Lista de Expositores

Nome da organização, representante no evento e localização do expositor no evento:

Passagens

Nomes, datas, e confirmação de horários com os convidados:

Pesquisa de Opinião

Programação

Data de Entrega dos Temas das apresentações para confecção dos abstacts, livros ou apostilas.

Recepcionistas

Relatório de Acompanhamento do Evento

Especificação das não conformidades ocorridas, as providências tomadas e as concequências da decisão:

Secretaria de Inscrição

Secretaria de Pré Inscritos

Lista de Pré-Inscritos:

Segurança Interna

Seguros

Serviço de fotocópias

Tradutor

Previsão de Gastos da Categoria: R$

Page 43: Modulo Eventos

ANEXO V - Check-List sobre Alimentação

Abrangência: São os “comes” e “bebes”, meio termos devem ser evitados ao máximo, ou

seja, “Qualidade” acima da “Quantidade”.

Item Necessidade Quantidade Descrição

Água / Café na sala

Almoço / jantar Simples (até US$ 20.00)

Médio (até US$ 35.00)

Luxo (+ US$ 36.00)

Especificar:

Buffet Simples Médio Luxo

Especificar:

Coffee Break Simples (café, chá, água e

biscoito)

Médio (café, chá, água, suco e biscoito)

Luxo (café, chá, água, suco, biscoitos, pães de queijo e frutas)

Especificar:

Café da Manhã Simples (café, chá, suco,

biscoitos e pãezinhos)

Médio (café, chá, suco, leite, biscoitos, pãezinhos, frutas)

Luxo (café, chá, suco, leite, iogurte, bolo, pãezinhos, frutas, cereais)

Especificar:

Copos

Garçons

Guardanapos

Participantes por mesa -----

Toalhas

Treinamento

Equipes Treinadas:

Previsão de Gastos da Categoria: R$

Page 44: Modulo Eventos

ANEXO VI - Panorama Geral do Evento

Tipo de Evento:Congressos nacionais Treinamento / Work shops Internacionais

Congressos internacionais Reuniões Nacionais

Comemorações Reuniões Internacionais

Homenagens Reuniões internas Confraternização ou temáticos Feiras / Standes em exposições Seminários ou Simpósios Cursos Viagens (extras) / Acomodações Brunch ou Café da manhã Conferência / Palestra externa Almoços ou jantares Conferência / Palestra interna Vídeo Conferência Missões Áudio Conferência Visitas de Cooperação Técnica Coletiva de Imprensa

Nome do Evento:

Data do Evento:

Horário:

Tema do Evento:

Objetivo do Evento:

Número de Participantes: Previsão de palestristas:

Público a ser atingido:

Local sugerido:

Promoção e Divulgação Jornais TV Revistas Folhetos Mala Direta Eletrônica (E-mail) Mala Direta Call for papers Site Outros (especificar) Convite

Distribuição de Materiais no Evento

Page 45: Modulo Eventos

Livro Apostila Disquetes CD Rom Bloco de Anotações Folhetos Anais do Evento Catálogos Resumo das Palestras Palestra Completa Outros (especificar)

Número de Convidados ou Palestristas de outros Municípios:

Quais:

Tem Verba alocada para a realização do evento? Sim Prevista: US$

R$

Não Limitar a: US$

R$

Necessidades:

Alimentação Infra-estrutura (tradução, passagens, recepcionistas...)

Decoração do evento Local do evento Design e software / divulgação Papelaria Equipamentos Transporte Gráfica

Page 46: Modulo Eventos

ANEXO VII -ABEOC-BA lança projeto Outono em Salvador

Com apoio da ABEOC-SP, o “Outono em Salvador” promove no próximo dia 19 de setembro na capital paulista um café da manhã para empresas organizadoras de eventos, às 8h30, no Pestana Hotel.

Visando ampliar o número de eventos de Salvador durante a baixa temporada, a ABEOC – Associação Brasileira de Empresas de Eventos, criou o projeto “Outono em Salvador”. Este programa visa captar eventos corporativos para Salvador nos meses de março a maio. A iniciativa teve o apoio da ABIH-BA – Associação Brasileira da Indústria de Hotéis da Bahia, daSalvador Convention, Abla-BA – Associação Brasileira das Locadoras de Automóveis e da Abrasel-BA – Associação Brasileira dos Bares e Restaurantes da Bahia. Com o aumento de eventos durante a baixa temporada, diversos setores são aquecidos, o fluxo turístico aumenta, beneficiando o setor hoteleiro, bares, restaurantes, locadoras de automóveis, entre outros players do turismo.

Para atrair grandes eventos para o Outono de 2013, a Abeoc propõe a realização no segundo semestre deste ano, de eventos em São Paulo e Rio de Janeiro, grandes alvos do mercado. Na capital paulista, ocorrerá no próximo dia 19, um café da manhã para empresas organizadoras de eventos e um jantar para presidentes de entidades promotoras de convenções, congressos e similares. Já no Rio será promovido um café da manhã reunindo os dois públicos no dia 23 de outubro. Como incentivo, o ‘Outono em Salvador’ oferecerá vantagens e descontos exclusivos aos turistas corporativos no período proposto.

Os hoteis associados à ABIH-BA que participarem do ‘Outono em Salvador’ terão a oportunidade de participar como expositores dos eventos que irão ocorrer no Rio de Janeiro e em São Paulo, além de ganhar o selo de empresa credenciada e ter sua marca veiculada no site, na comunicação gráfica do projeto e em anúncios em mídia especializada.

[Por Revista Hotéis, 04/09/2012]

Page 47: Modulo Eventos

ANEXO VIII - Gestão de mudança na Copa 201

Data: 23/08/2012 Artigo exraído da Revista Você RH

O Brasil tem uma oportunidade maravilhosa para ter a melhor Copa do Mundo da história em 2014. Tem um povo vibrante e cordial, um legado futebolístico fantástico e tem emergido como uma das maiores e mais dinâmicas economias ao longo da última década. Além de ser o mais importante torneio de futebol realizado, a Copa do Mudo fornece aos países anfitriões uma tremenda oportunidade para exibirem suas habilidades em executar projetos complexos com arquitetura impressionante. E, ainda mais importante, os projetos também terão um grande impacto na vida social do país, como novos estádios, estradas, aeroportos e ferrovias. A vida das pessoas pode ser melhorada ao longo das décadas seguintes.

Mas, é claro, o principal desafio é executar os projetos de construção a tempo e dentro do orçamento. Fracassar em fazer bem feito pode ser mais danoso do que simplesmente ter espectadores e competidores insatisfeitos. Pode ser um desastre de relações públicas - em nível global -assim como a Índia, há alguns anos, quando recepcionou os Jogos da Commonwealth de 2010. Por exemplo, um dos principais jornais da Europa, The Daily Telegraph, mencionou que "as preparações de Delhi para os Jogos da Commonwealth do próximo mês despencaram de uma crise para uma farsa, esta semana". Eles obtiveram um completo desastre, que retrocedeu sua imagem para os negócios globais e suas tentativas de serem vistos como uma superpotência mundial.

Felizmente, aprendemos diversas grandes lições a partir de grandes projetos de mudanças similares, com relação a como ter sucesso. Primeiramente, uma gestão rigorosa de projeto e de programa é imprescindível. Você precisa estabelecer uma forma de executar os projetos e segui-la sem desvios. Isso precisa ser seguido por todas as equipes, incluindo os contratantes. Segundo, você precisa de contratos bem amarrados e objetivos detalhados. Então todos precisam ser monitorados em direção a esses objetivos constantemente.

Mas a maior lição é a terceira. Você precisa obter o engajamento de todos os colaboradores do projeto em uma visão comum e com uma forma de trabalho. As pessoas precisam se comportar diferentemente. E é nesse ponto que você precisa de uma metodologia de gestão de mudanças para integrar a seus processos de gestão de projetos.

Gestores de programa e de projetos devem aprender a criar e manter o engajamento efetivamente. Algumas das atividades importantes incluem:

- Compartilhar uma visão empolgante e motivadora do projeto com todos os colaboradores;

Page 48: Modulo Eventos

- Comprometer os líderes, para que os colaboradores possam enxergar e sentir o compromisso de seus gestores;

- Envolver o quadro colaborativo para identificar questões, desafios e oportunidades;

- Treinar supervisores, para que sejam líderes da mudança;

- Promover uma comunicação de via dupla para gestores e colaboradores sobre novas práticas de trabalho;

- Ajudar as pessoas a se adaptarem às mudanças nas práticas de trabalho;

- Manter a força viva e a motivação conforme o prazo final do projeto se aproximar.

Todas essas habilidades e processos podem ser aprendidos por gestores e colaboradores dentro de sua organização. De fato é importante que não haja nenhuma tentativa de que esse trabalho seja conduzido por consultores externos.

Quando se olha para qualquer projeto, existem sempre dois principais fatores que grandes líderes têm. Eles podem gerenciar tanto as pessoas quanto os processos. Se o comitê organizador puder se tornar gestores de projetos de padrão mundial, então o Brasil pode ter uma Copa do Mundo que ficará na memória do povo brasileiro e do mundo para sempre.

David Miller é fundador da Changefirst, consultoria britânica especializada em gestão de mudança, que possui aliança exclusiva com a Dextera Consultoria para a América Latina.

Page 49: Modulo Eventos

  ANEXO IX -GESTÃO DE EVENTOS - Não Existe uma receita pronta para ser aplicada na Gestão de Eventos

Como já afirmou Peter Drucker, “o gestor é aquele que tem a tarefa de criar um todo verdadeiro que seja maior do que a soma de suas partes, uma entidade produtiva que ofereça mais do que a soma de recursos nela investidos”.

Quando se reflete sobre a Gestão de um Evento Corporativo, deve-se em primeiro lugar avaliar o número de variáveis envolvidas e o grau de complexidade que o assunto se reveste, para então se iniciar o seu planejamento.

Um Evento Corporativo está diretamente relacionado à imagem de marca de uma empresa, entidade ou produto, e para sua execução várias atividades devem ser realizadas de forma simultânea, inúmeras pessoas com características e em situações diferentes são envolvidas, quer na operação, quer como participante.Nele, o tempo atua como um instrumento de pressão, a ocorrência de falhas na sua execução é inaceitável, e a sua realização deve ser executada de acordo com o que foi planejado.

Assim, quando se pensa na Gestão de um Evento, o gestor deve valer-se dos conceitos da administração para aplicá-los de forma conveniente e adequada, ao ambiente em que os Eventos acontecem.

Na verdade, não existe uma receita pronta para ser aplicada na Gestão de Eventos Corporativos, já que os Eventos são de formatos muito distintos e com número de variáveis bem diferentes.A aplicação desses conceitos altera-se de intensidade, conforme a forma, a dimensão, o envolvimento do tempo e de outras tantas variáveis que compõe a sua formatação.

A evolução e o crescimento dos Eventos têm exigido uma nova postura nos estilos pessoais e gerenciais dos gestores, voltados para uma realidade diferenciada e tendo como pano de fundo as mudanças e os novos conhecimentos.

O grande desafio das Empresas tem sido à busca da competência e da capacidade de se organizarem para se adaptarem a importância que os Eventos passaram a ter em seus planos de marketing.

Tornou-se imperioso para as Empresas e Entidades saber participar, saber fazer, saber avaliar e escolher os Eventos para poder fazer um melhor uso de suas verbas de marketing direcionadas a área de Eventos.Hoje existem, por exemplo, mais feiras comerciais para se participar do que verbas para se investir nesse tipo de ação.

E como as estruturas encontram-se cada vez mais enxutas, saber escolher o parceiro adequado que a apóie na melhor escolha do formato do Evento, na utilização dos novos métodos de organização e no uso de novas ferramentas tecnológicas, que buscam reduzir a zero a margem de erros, além de lhe oferecer suporte na avaliação do retorno conseguido sobre os valores investidos, tornou-se fundamental para elas.

Novos métodos de trabalho, atitudes e comportamentos mais criativos, visão mais abrangente do Evento, criaram o clima propício para que novos modelos de Gestão de Eventos se aperfeiçoassem.

Fazer a Gestão de um Evento Corporativo envolve uma gama muito mais abrangente e diversificada de atividades do que se pode supor.

É preciso lembrar que os Eventos envolvem públicos de diferentes áreas, perfis profissionais e linguagens distintas, e que as situações carregam cada vez um número maior de variáveis.Os processos de planejamento e de decisão estão cada vez mais apertados no tempo e os prazos de ação e reação cada vez menores.

Num Evento, o Gestor está cada vez mais exposto a uma enorme diversidade de culturas ao mesmo tempo, relacionando-se com vários públicos de interesse (stakeholders) tais como os clientes, imprensa, fornecedores, parceiros, autoridades, funcionários da empresa, pessoal contratado e até voluntários, inclusive de outras

Page 50: Modulo Eventos

nacionalidades, que lhes confere uma característica de multiculturalidade como em poucas outras áreas do management se observa.

E nestes tempos de evolução da tecnologia da informação e da comunicação, as mudanças oferecem constantemente novas oportunidades à inovação na Gestão dos Eventos.

Assim, a diferença entre o sucesso e o fracasso de um Evento, estará ligada ao melhor uso dos recursos disponíveis, de acordo com o formato do Evento em questão.

O Gestor de Eventos de hoje precisa estar absolutamente preparado para perceber, refletir decidir e agir com o apoio de todas as ferramentas que esta nova sociedade do conhecimento lhe coloca à disposição.

No ambiente de negócios de hoje a inovação, a agilidade, a atenção, a criatividade, a ênfase no talento dos indivíduos e na sinergia do trabalho em equipe, e no uso das ferramentas tecnológicas disponíveis, são fatores que diferenciam uma Gestão de Eventos com qualidade de uma Gestão sem talento.

É preciso buscar as soluções mais adequadas para cada caso, desenvolver as habilidades individuais, repensar o estilo gerencial e os fatores que apóiam a tomada de decisões e aproximar os Eventos cada vez mais das expectativas do público - alvo envolvido.

É preciso também rever os conceitos de construção dos Eventos e buscar uma harmonia entre os objetivos de marketing da Organização e as soluções que o mercado oferece para esse tipo de ação mercadológica.

É preciso ainda avaliar os indicadores de desempenho financeiros e não financeiros para que se possa confirmar o acerto das decisões ou encontrar outras formas de participação.

Em todos os casos, ao se proceder a Gestão de um Evento Corporativo, é importante que se exercite em profundidade funções como o planejamento, a criatividade, o controle e a gestão das pessoas.

Pode-se dizer que não existe uma função de gerenciamento mais importante que a outra.Mas ao se considerar o Gerenciamento de Eventos, a função do Planejamento assume sem dúvida uma importância maior.

Não seria exagero afirmar que a obtenção do sucesso numa Gestão de Eventos advém do fato de ser dado ao seu planejamento uma posição de destaque.

Pode-se perfeitamente afirmar que o que se investe de tempo no planejamento se ganha no seu acompanhamento, além de se reduzir com um planejamento bem feito os riscos de falhas e as áreas de tensões na hora de sua implementação.

Seu maior valor está então em reduzir a incerteza, em concentrar a atenção nas metas, gerando unidade de propósito, produzindo uma operação eficiente e garantindo que se estabeleçam sistemas adequados de controle.

E é muito importante que se construa um sistema de avaliação do tempo que envolva todas as atividades, e que permita que o fator tempo seja percebido com maior clareza e de certa forma “dominado”.

Mas para que o planejamento se processe é preciso avaliar a função da criatividade.Criar deve ser o primeiro passo no processo de planejamento.

Através do pensamento criativo e inovador encontram-se as soluções mais viáveis.E a partir daí o pensamento se organiza para o planejamento que deve ser adequado e fundamentado nas necessidades do Evento.

Mas na Gestão de Eventos também é preciso exercer um sistema de controle bem elaborado para que o Evento seja conduzido até o seu final sem perder o seu foco principal.

Page 51: Modulo Eventos

Controlar o Evento é monitorá-lo no seu desempenho, do sistema aos recursos.Um controle eficaz envolve avaliar o que está sendo feito, comparar resultados com o plano, desenvolver ações para corrigir distorções e se necessário, voltar ao plano original.

Nessa perspectiva a área financeira assume vital importância no controle do Evento, já que os orçamentos e a dinâmica de entradas e saídas de valores exercem uma importância enorme no desenvolvimento do Evento.

O controle deve ser expresso em relatórios que permitam a tomada rápida de decisões, além de manter um sistema flexível de ajustes e de informação.

Mas não menos importante é a Gestão de Pessoas envolvidas num Evento.

O Gestor faz a gestão do evento através de pessoas.Para isso é preciso manter a equipe informada e motivada sobre o Evento como um todo para que esteja sempre interessada na realização de suas atividades.

E lembrando que os eventos são de natureza transitória, o treinamento de pessoal mais do que nunca precisa ser incentivado.De uma maneira geral as pessoas gostam de receber orientação ao invés de apenas executarem suas tarefas sob pressão.E quanto mais treinamento, melhor para a qualidade do Evento.

Além do treinamento, conseguir parceiros e voluntários capacitados e qualificados é um esforço que precisa ser feito para que qualquer Evento tenha sucesso.

Mas a construção de um Sistema de Gestão de Eventos deve levar em consideração ainda alguns fatores adicionais que o tornam mais complexo.

É importante uma atenção especial em relação às delegações de autoridade, às tomadas de decisão e ao gerenciamento das crises.

Em um Evento não existe espaço para a hesitação.Sempre que possível deve ser utilizado o conhecimento do grupo para a formação de muitas das decisões.Da mesma forma, a delegação de autoridade nas pequenas decisões deve ser incentivada, porque todos se sentem com uma parcela de responsabilidade e procuram contribuir da melhor forma.

E as pessoas precisam receber funções que estejam à altura de suas capacidades, pois sempre que a delegação é planejada, com clareza e não exija muito tempo para ser entendida ela ajuda a multiplicar os resultados.

O Gestor deve finalmente ter a habilidade de solucionar problemas e superar crises, com agilidade e alto grau de acerto, já que essa área não permite que a solução fique para depois.Um bom Gestor de Eventos enfrenta crises e deve lidar com elas de forma calma e eficaz, e é essa habilidade um pré - requisito fundamental para as pessoas que ocupam posições importantes no gerenciamento de Eventos.

Assim as habilidades analíticas do gestor devem ser fortalecidas e ele deve concentrar boa parte de seu esforço no desenvolvimento de suas qualificações pessoais, porque ele precisa ter muitas habilidades para conseguir levar avante sua tarefa:Ele deve ser acessível, decidido, esforçado, flexível, informado, inovador, firme, justo, carismático, criativo, compreensivo, democrático, diligente, motivador entusiasta, organizado, analítico, e muito atento a tudo que se desenvolve a sua volta.

Por isso ele tem que ser preciso e sistemático na abordagem de cada problema, e não pode negligenciar nenhum detalhe, por menor que seja.

Page 52: Modulo Eventos

E por fim, ele deve construir a inteligência da Gestão reunindo parceiros e colaboradores em torno do processo de construção de valor para o Evento e alinhar as pessoas em torno desses valores desenvolvidos.

E como a Gestão de um Evento Corporativo não pode ser realizada por uma empresa só e muito menos por uma pessoa só, sempre terá que ter alguém assumindo a responsabilidade de cada uma das tarefas de um Evento por menor que ela seja e por mais rápido que aconteça.Mas que o Gestor do Evento deve saber quem é, onde está e o que vai fazer.

Pois como já disse Elridge Cleaver, “ou você é parte da solução, ou é parte do problema...”.

  FONTE::..   José Eduardo de Souza Rodrigues/ Diretor Superintendente - Office Brasil

Page 53: Modulo Eventos

ANEXO X - Comportamento e Comunicação em Eventos Empresariais

 Ana Carolina Gilberti Rocha Lopes Os eventos estão cada vez mais presentes no mundo corporativo. Com a

valorização do fator humano, da criatividade e do espírito de grupo, as empresas precisam promover encontros para que haja interação entre essas novas ferramentas de produção: os próprios funcionários.

 3.  Importância da participação em eventos empresariais Alguns profissionais erroneamente pensam que os eventos realizados pelas

empresas são perda de tempo. Algumas atividades, como as dinâmicas de grupo (muito utilizadas em reuniões motivacionais, convenções, etc.), aos olhos deles não passam de brincadeiras bobas.

            Realmente são, se o profissional não souber aproveitar as inúmeras oportunidades que esses acontecimentos proporcionam. A simples reunião de funcionários do mesmo departamento é um momento onde o profissional pode destacar-se perante os demais. Já os encontros maiores (inter-departamentos ou inter-empresas) são uma oportunidade de conhecer ou estreitar relacionamentos com mais pessoas, de aumentar sua rede de relacionamentos, sobressair-se.

... Segundo VANDERBILT (2000, p 672), um evento empresarial, como uma reunião, dá ao participante a chance de destacar-se na presença de pessoas com quem não trabalha diariamente.

Já nas convenções, o comportamento do profissional é também muito avaliado nos momentos de descontração e lazer.

As confraternizações têm se tornado mais comedidas. São mais breves, com menos bebidas alcoólicas. Mesmo assim, a maneira das pessoas comportarem-se está sempre à vista e recebem a avaliação tanto de seus superiores, como de colegas de trabalho.

Sendo assim, vê-se a importância de ter ciência das normas de protocolo, de etiqueta, da boa comunicação e comportamento, que devem ser aplicadas na participação em eventos empresariais, desde os mais formais, até as confraternizações.

Para que a participação no evento seja realmente proveitosa para sua carreira profissional, existem alguns fatores que devem ser observados em vários momentos.

 3.1 Antes de Sair para o Evento

 Quando se trata de uma reunião ou convenção fora da cidade, determinar junto à

supervisão ou chefia direta, qual o orçamento para despesas como transporte e alimentação, de cada participante. Normalmente as empresas destinam certa quantia para despesas dos funcionários convidados, porém é sempre recomendado determinar o valor antes das despesas ocorrerem. É importante que o funcionário tenha interesse em determinar os valores de viagem, demonstrando que não tem intenção de gastar além do necessário às custas da empresa.

Também é muito importante, para qualquer tipo de evento, informar-se sobre o assunto que será tratado no encontro. (VANDERLBILT, 2000, p. 673) Essa informação será fundamental para que possa preparar-se, ler sobre o tema, inteirar-se do assunto.

Page 54: Modulo Eventos

Conforme já vimos no módulo anterior, em certos eventos é importante saber detalhes, também para definição do traje.

 O curso de COMPORTAMENTO E COMUNICAÇÃO EM EVENTOS

EMPRESARIAIS tem como objetivo apresentar as principais normas de comportamento, comunicação e etiqueta, que dizem respeito à participação em eventos empresariais e de que maneira a participação, de acordo com estas normas, pode ser utilizada como ferramenta de reconhecimento e crescimento profissional.

(Fragmento extraído do curso de COMPORTAMENTO E COMUNICAÇÃO EM EVENTOS EMPRESARIAIS do Portal Educação - Para saber mais, clique aqui)

Fonte: PORTAL EDUCAÇÃO - Cursos Online : Mais de 900 cursos online com certificado http://www.portaleducacao.com.br/gestao-e-lideranca/artigos/5549/comportamento-e-comunicacao-em-eventos-empresariais#ixzz261s0l7Zv

Page 55: Modulo Eventos

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

MEIRELLES, Gilda Fleury. Tudo sobre eventos. Editora STS: São Paulo, 1999.

VELLOSO, Ana. Cerimonial Universitário. Editora Universidade de Brasília: Brasília,

1999.

CESCA, Gleusa G. Gimenes. – Organização de Eventos: Manual para Planejamento e

Execução. São Paulo: Summus, 1997.

NAKANE, Andréa. Técnicas de organização de eventos. Rio de Janeiro: Infobook, 2000

ZANELLA, Luiz Carlos. Manual de organização de eventos: planejamento e operacionalização. São Paulo: Atlas, 2006. (p. 35 - 113).

MATIAS, Marlene. Organização de Eventos: procedimentos e técnicas. São Paulo: Manole, 2002.(p. 97 - 112).

MARTIN, Vanessa. Manual Prático de Eventos. São Paulo: Atlas,2008. (p. 70 - 139).

MELO NETO, Francisco Paulo de. Criatividade em Eventos. São Paulo: Contexto, 2001. (p. 05 – 90).

GURGEL, Miriam. Projetando espaços: guia de arquitetura de interiores para áreas comerciais. São Paulo : SENAC, 2005.PANERRO, Julius; MARTIN, Zelnik. Dimensionamento humano para espaços interiores. Trad. Anita Regina Di Marco. Barcelona : Gustavo Gilli, 2002.CAMPOS, L.C.A. Eventos: oportunidades de novos negócios. Rio de Janeiro: SENAC, 2000.CESCA, C.G.G. Organização de eventos: manual para planejamento e execução. São Paulo: Summus, 1997.GIACAGLIA, M.C. Organização de Eventos: teoria e prática. São Paulo: Pioneira, 2003.

BRASIL, Ministério do Turismo. Manual Técnico Ribeirão Preto – Destino Referência em Turismo de Negócios e Eventos. Porto Alegre: Nova Prova, 2009.

CESCA, Cleuza G. Gimenes. Organização de Eventos: manual para planejamento e execução de eventos. São Paulo: Summus Editorial.HEIMSTRA, Norman Wesley. Psicologia ambiental. São Paulo : EDUSP, s/d.NEUFERT, A arte de projetar em arquitetura.ZANELLA, Luiz Carlos. Manual de organização de eventos. 3.ed. São Paulo, Atlas, 2006.ZITTA, Carmem. Organização de eventos: da idéia a realidade. São Paulo: Senac.