MÓDULO III

PRODUÇÃO

2

Índice do Módulo

PRODUÇÃO

1- Procedimentos e Operações Técnicas

Produção ..................................................................................................... 5

Projeto de Digitalização ............................................................................... 6

Tipos de Equipamentos para Captura ......................................................... 6

Formatos dos Arquivos ................................................................................ 8

Profundidade de Cores ................................................................................ 9

Resolução .................................................................................................. 10

Designação das Responsabilidades .......................................................... 10

Execução dos Trabalhos ........................................................................... 11

Prazo de Execução .................................................................................... 12

Manutenção ............................................................................................... 13

Suporte Equipamento ................................................................................ 14

Suporte Operacional e Sistema ................................................................. 14

2- Operacional

Ciclo Operacional ...................................................................................... 16

Infra Estrutura para Movimentação ............................................................ 17

Transporte ................................................................................................. 18

Recepção do Documento .......................................................................... 19

Organização do Documento ...................................................................... 20

Preparação de Documentos ...................................................................... 21

Pesquisa do Físico .................................................................................... 22

3

3- iDocs Scan

Abertura de Lote ........................................................................................ 24

Digitalização/Captura ................................................................................. 25

Indexação .................................................................................................. 27

Controle de Qualidade ............................................................................... 27

Importação ................................................................................................. 27

4- Ged e Cloud

Ged ............................................................................................................ 29

Benefícios da Digitalização e Ged ............................................................. 29

Acesso ao Ged .......................................................................................... 30

Arquivo Digital / Nuvem ............................................................................. 30

5- Gestão Arquivistica

Planejamento e Implantação ..................................................................... 32

Arquivo de Documentos ............................................................................. 33

Tabela de Temporalidade .......................................................................... 33

Assinatura Digital ....................................................................................... 34

Certificado Digital ....................................................................................... 36

Obtendo Certificado Digital ........................................................................ 37

4

PROCEDIMENTOS

E OPERAÇÕES

TÉCNICAS

5

Produção

Nessa unidade nós iremos explicar para você franqueado da ByeByePaper um

pouco mais de como deve funcionar o processo operacional da sua franquia,

bem como todas as etapas de sua rotina de produção de digitalização de

documentos.

Trabalhamos com pontos fundamentais para execução de um trabalho, o ideal

é que no momento do orçamento, seja planejado, distribuído, controlado e sua

ação para que tudo isso aconteça.

A produção de um funcionário pode variar devido à dificuldade do documento

apresentado, sendo: organização, excesso de clips e dobras, rasuras e até

mesmo a própria agilidade de seu operador.

DICAS:

Treine bem seu funcionário;

Estratégia de produção: as diversas formas de organizar a produção para

atender a demanda e ser competitivo;

Criação e melhora de produtos e serviços;

Ergonomia;

Estudo de tempos e movimentos;

Planejamento e controle de projetos;

EPI;

Planejamento da produção: planejamento de capacidade, agregado, plano

mestre de produção e sequenciamento;

Não deixar a produção ociosa;

Quanto mais tempo demorar para a conclusão do serviços, maior será sua

despesa;

Motive seus funcionários a produzirem rápido e controle a produção com

planilha, isso irá garantir a organização, sanar os erros com maior

eficiência, sabendo quem produziu.

6

Projeto de Digitalização

Antes do início do projeto, pressupõe-se que o tratamento arquivístico dos

documentos e a avaliação e seleção dos conjuntos documentais a serem

digitalizados, já tenham sido desenvolvidos, e que o acervo arquivístico

selecionado tenha sido previamente higienizado, identificado e organizado

(arranjo, descrição e indexação).

A fim de se gerar um representante digital fiel ao documento original, deve-se

identificar o menor caractere (linha, traço, ponto, mancha de impressão) a ser

digitalizado para a determinação da resolução óptica que garantirá sua

legibilidade na versão digital. Para a definição do tipo de equipamento de

captura digital a ser utilizado, deve-se observar os tipos documentais existentes

no acervo e sua quantificação, além das características físico-químicas de cada

tipo de documento, para reduzir os riscos à integridade física do original.

O processo de digitalização deverá ser realizado, preferencialmente, nas

instalações das instituições detentoras do acervo documental, evitando seu

transporte e manuseio inadequados, e a possibilidade de danos causados por

questões ambientais, roubo ou extravio.

Recomenda-se a digitalização de conjuntos documentais integrais, como

fundos/coleções ou séries. No entanto, é possível digitalizar itens documentais

isolados, devido frequência de uso, estado de conservação, ou alto valor

intrínseco com necessidade de incremento de sua segurança, sem, entretanto

descontextualizá-los do conjunto a que pertencem.

Tipos de Equipamentos para Captura

Trabalhamos com pontos fundamentais para execução de um trabalho, o ideal

é que no momento do orçamento, seja planejado, distribuído, controlado e sua

ação para que tudo isso aconteça. O tipo de equipamento pode variar de

acordo o perfil do cliente, tipo e tamanho do documento, prazo e qualidade.

7

Escâneres de Produção e Alimentação Automática

Seja qual for o tamanho da sua empresa ou departamento, o desempenho o

Scanner automático, proporciona um avanço na digitalização de documentos.

Ele reduz o tempo de captura das informações que precisam ser

compartilhadas para análise, referência, aprovação e motivos legais e de

conformidade. Isso ajuda a aumentar a satisfação dos clientes internos e

externos, além de economizar tempo e dinheiro da sua empresa.

Escâneres de mesa (flat bed)

Considerando a dimensão do item documental que não poderá exceder a área

de escaneamento, são indicados para os documentos planos em folha simples

e necessariamente não precisa estar em bom estado de conservação.

8

Escâneres planetários

São usados para a digitalização de documentos planos em folha simples, de

documentos encadernados que necessitem de compensação de lombada, de

forma a garantir a integridade física dos mesmos, bem como para os

documentos fisicamente frágeis, já que não ocorre nenhuma forma de tração

ou pressão mecânica sobre os documentos.

Câmeras digitais

O uso de câmeras digitais implica no uso de mesas de reprodução, para a

garantia do paralelismo necessário a uma boa qualidade da imagem digital

gerada, além de sistemas de iluminação artificial compatíveis, necessariamente

com baixa intensidade de calor e o mínimo de tempo de exposição necessário

para não comprometer o estado de conservação dos documentos arquivísticos

originais.

Equipamentos para digitalização de microformas

Equipamento conversor do processo analógico (microfilmagem) para processo

Digital. Recomenda-se utilizar os escâneres específicos para a captura digital

de diferentes microformas. A qualidade das imagens obtidas poderá variar em

função do estado de conservação dos filmes.

Formatos dos Arquivos

PDF Cada vez mais se têm usado arquivos dos mais diversos tipos "convertidos" para o formato PDF (Portable Document Format). Graças à internet, tornou-se possível e necessário realizar a distribuição e a troca de documentos eletrônicos entre indivíduos e empresas e, nesse ponto, a tecnologia PDF é a mais predominante. Este artigo mostrará um pouco da história deste formato, o porquê de ter se tornado tão popular e como é possível converter arquivos de vários tipos para o formato PDF. A tecnologia PDF se tornou um padrão para a distribuição de documentos, principalmente por permitir a integridade dos arquivos e uma compactação eficiente. Outro ponto de grande influência é o fato de que as pessoas trabalham com os mais diferentes tipos de programas. A variedade é tão grande que é impossível uma pessoa ter todos os softwares instalados em seu computador.

9

TIFF Os formatos mais utilizados para os representantes digitais matrizes é o formato TIFF (Tagged Image File Format), que apresenta elevada definição de cores sendo amplamente conhecido e utilizado para o intercâmbio de representantes digitais entre as diversas plataformas de tecnologia da informação existentes.

Profundidade de Cores

Profundidade de cores ou qualidade da cor (1 bit, 8 bits, 16 bits, 24 bits...) Basicamente, existem três opções: colorido, escala de cinza e preto-e-branco, sendo que uma imagem: • Preto-e-branco ocupa 1 bit para cada pixel; • 256 cores ou escala de cinza ocupa 8 bits para cada pixel; • 65.536 cores ocupam 16 bits para cada pixel e • 16,8 milhões de cores ou True Color ocupa 24 bits para cada pixel. Quanto maior a profundidade de cores (bits) maior a quantidade de

informações capturada pelo scanner, e, portanto, maior a similaridade entre a

cópia e o original, no entanto, o arquivo gerado também será maior.

Bitonal (P&B) Captura de imagem onde não há gradação entre o claro e o escuro. Recomenda-se o seu uso somente para textos impressos e/ou datilografados monocromáticos e muito homogêneos, sem presença de manchas ou escurecimento do suporte original. Tons de Cinza / Escala de cinza (Grayscale) Recomenda-se o uso de escala de cinza para evitar que pequenas manchas interfiram na leitura final do representante digital. Destacam informações importantes. Por exemplo: não mistura marca d’ água (plano de fundo) com o conteúdo textual. Color / RGB (Red-Green-Blue) Padrão de cores. RGB é a abreviatura do sistema de cores aditivas formado por Vermelho (Red), Verde (Green) e Azul (Blue). Este sistema é constituído por projeções de luz como monitores de vídeo e projetores (data displays), em contraposição ao sistema subtrativo, formado por impressões (CMYK). O padrão RGB é padrão para apresentação de cores na internet e seu uso é recomendado para documentos originalmente coloridos ou com informações relevantes em cor e fotografias de modo geral.

10

Resolução

O scanner "quebra" a imagem e armazena suas formas e cores em pequenos pontos chamados pixels. O valor da resolução define a quantidade de pontos por polegada (dpi) a serem capturados. Assim, ao dizer que uma imagem tem 300 dpi, queremos dizer que em cada polegada da imagem há 300 pontos. Quanto maior este número, mais definida (e maior) será a imagem resultante no computador. Em caso de fotos, ou documentos com letras de tamanho comum (procurações, etc.) uma resolução de 150 dpi deve ser suficiente; e em casos de documentos cujas letras sejam pequenas, é aconselhável uma definição maior, algo em torno de 200 dpi.

Designação das Responsabilidades

Encontramos diversas denominações dos Setores e áreas responsáveis ou os

detentores da documentação, seguem alguns deles:

ARQUIVO PERMANENTE

ARQUIVO;

CEDOC;

CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO E MEMÓRIA;

CENTRO DE MEMÓRIA;

CENTRO DOCUMENTAL;

MEMÓRIA EMPRESARIAL;

MEMÓRIA;

SETOR DOCUMENTAÇÃO;

A designação de responsabilidades é um dos fatores que garantem o êxito da gestão arquivística de documentos. Nesse sentido, as autoridades responsáveis terão o dever de assegurar o cumprimento das normas e dos procedimentos previstos no programa de gestão. As responsabilidades devem ser distribuídas a todos os funcionários de acordo com a função e a hierarquia de cada um e devem envolver as seguintes categorias:

11

Direção superior – é a autoridade máxima responsável pela real viabilidade da política de gestão arquivística de documentos. Caberá a ela apoiar integralmente a implantação dessa política, alocando recursos humanos, materiais e financeiros e promovendo o envolvimento de todos no programa de gestão arquivística de documentos. Profissionais de arquivo – são os responsáveis pelo planejamento e a implantação do programa de gestão arquivística, bem como pela avaliação e pelo controle dos trabalhos executados no âmbito do programa. Além disso, os profissionais de arquivo são responsáveis também pela disseminação das técnicas e cultura arquivísticas. Gerentes de unidades ou grupos de trabalho – são os responsáveis por garantir que os membros das suas equipes produzam e mantenham documentos como parte de suas tarefas, de acordo com o programa de gestão arquivística de documentos. Usuários finais – são os responsáveis, em todos os níveis, pela produção e uso dos documentos arquivísticos em suas atividades rotineiras, conforme estabelecido pelo programa de gestão. Gestores dos sistemas de informação e de tecnologia da informação – são as equipes responsáveis pelo projeto, pelo desenvolvimento e pela manutenção de sistemas de informação nos quais os documentos arquivísticos digitais são gerados e usados e responsável pela operacionalização dos sistemas de computação e de comunicação.

Execução dos Trabalhos

Em comum acordo, as duas partes (cliente e byebyepaper), deverão estar estabelecidas as responsabilidades. Responsabilidades do Cliente Apresentar previamente o acervo identificado; Apresentar o acervo documental higienizado, planificado, reparado e

acondicionado; Estabelecer previamente os formatos digitais a serem gerados e

entregues; Avaliar a qualidade da organização a ser contratada e dos serviços e

produtos que oferece por meio de atestados de capacidade, qualidade e de comprovação de serviços prestados anteriormente em atividade congênere e outros tipos de avaliações técnicas;

Supervisionar o serviço contratado durante o período de execução;

12

Evitar a movimentação do acervo original para o local de captura digital, sempre que possível;

Avaliar o serviço e produtos contratados no momento de entrega.

Responsabilidades ByeByePaper Manusear o acervo conforme as recomendações deste documento e as

da organização contratante; Oferecer as condições físicas e técnicas para o manuseio e segurança

do acervo original; Com relação à intervenção física no documento original, esta só poderá

ser realizada por pessoal qualificado e com acompanhamento permanente da Contratante ou por pessoa ou organização qualificada e autorizada por ela;

Utilizar equipamentos que não ofereçam risco evidente ou potencial ao acervo;

Fazer o controle de qualidade da imagem digital e dos metadados técnicos;

Prazo de Execução

O prazo sempre é algo fundamental em todos os serviços e em qualquer

projeto.

A matemática nestes casos sempre se faz presente, tanto no momento em que

formaliza uma proposta de serviços, como a forma que vai produzir e controlar

todo esse trabalho.

Case:

Estimando em média (que podem variar de acordo o tipo de documento e

quantidade de indexações) simulamos uma produção do cliente ABCD,

digitalizando 100.000 imagens dentre o período de 1 mês, calculamos os

pontos principais que são:

1º) PRAZO PARA EXECUTAR O TRABALHO E DIAS ÚTEIS

2º) VOLUME

3º) QUANTOS MAQUINÁRIOS / VELOCIDADE

4º) QUANTOS RECURSOS (MÃO DE OBRA)

13

CLIENTE ABCD

VOLUME 100.000

PRAZO (DIAS ÚTEIS) 22

CAIXAS BOX 83

PRODUÇÃO DIÁRIA

Funcionário Produz Caixa

Período Total Tipo Qtde

Preparador 7 caixa box 1200 8hs 8.400

Operador de Scanner 12 caixa box 1200 8hs 14.400

Indexador/Qualidade 12 caixa box 1200 8hs 14.400

PRODUÇÃO TOTAL

Funcionário Dias de Produção

Preparador 12

Operador de Scanner 7

Indexador/Qualidade 7

TOTAL DIAS 26

TOTAL DIAS ÚTEIS (-) 22

Dias pendentes, devendo cumprir hora extra ou trabalho aos sábados 4

Manutenção

Os equipamentos novos locados ao franqueado, com garantia em média de 5

(cinco) anos para defeitos de peças, não estando inclusos peças de consumo,

guias e defeitos motivados por negligencia operacional. A cobertura aos

chamados de manutenção corretiva terá cobertura em todo território nacional,

manutenções essa que serão efetuadas por um representante de sua marca

comprada.

Manutenção Preventiva

Deverá ser efetuada diariamente, consiste em limpar o scanner através de um

compressor ou soprador de ar, além da limpeza dos roletes e guias.

A limpeza de guias ocorrerá diversas vezes no decorrer do dia devido à

utilização, pois acumulam sujeiras na guia, facilmente identificadas nas

imagens escaneadas, que conterão riscos na vertical.

14

Manutenção Corretiva

Em casos de quebra ou defeito do equipamento que seja necessário a

presença do técnico, deverá ser aberto um chamado com a descrição completa

do problema, lembrando que, existem peça de consumo (roletes e guias) e

outras que apresentam problemas por desgaste devido sua vida útil ou por

operação irregular. Deverá respeitar o limite diário para utilização do

equipamento, conforme especificação. Chamados por problemas no Driver

poderão ser atendidos remotamente.

Suporte Equipamento

A empresa na qual fez a aquisição do equipamento deverá ser acionada em

casos de problemas de funcionamento do scanner. Quando abrir o chamado

com seu representante deverá:

Através do e-mail, formalizar a descrição completa do problema;

Estabelecer contato telefônico ou até mesmo o próprio técnico, a fim de

resolver o problema;

Se através do contato telefônico não for resolvido, um técnico será

acionado e encaminhado no local para atendimento.

Suporte Operacional e Sistema

A ByeByePaper oferece treinamento e suporte nas dificuldades durante o

manuseio dos documentos, caso tenha dificuldades, encaminhe sua dúvida

para através do e-mail suporte@byebyepaper.com.br ou estabelecer contato

telefônico para 4003-9818

15

OPERACIONAL

16

Ciclo Operacional

Infra-Estrutura Operacional;

Recepção dos documentos;

Organização;

Preparação;

Utilização da Ferramenta para Captura;

Captura/escaneando os documentos;

Tratamento de imagens;

Indexação das imagens;

Controle de Qualidade;

Importação e manuseio GED.

17

Infra Estrutura para Movimentação

São dois momentos em que se organizar, sendo:

1) Se organizar antecipadamente, preparando o ambiente para recepcionar

certa quantidade de documentos, deixando o ambiente livre e limpo;

2) Após recebimento, sinalizar o ambiente seguindo critérios de separação

por cliente e tipo de documento.

Prateleiras

De acordo seu volume de documentos, a utilização de prateleiras se faz

necessária, bem como, a sinalização da mesma, cria organização e dinâmica.

Caixa Arquivo Morto

Pode criar etiquetas de identificação nas caixas. As ―caixas Box‖ comportam

em média 1.200 documentos, variando de acordo quantidade de versos.

18

Caixa 20 Kg

Modelos maiores de caixas é uma variável, uma dica é se basear em quantas caixas arquivo morto pode caber dentro da mesma. Caixa de 20 Kg medindo 44 x 35 x 25 esses tipos de caixas comportam em torno de 3.600 documentos (3 caixas Box).

Transporte

O formato de recepção varia de acordo o estabelecido com o Cliente,

Franqueado deverá calcular e estimar esse deslocamento que geram custos e

prazo para finalizar a produção, bem como sua disponibilização.

Utilizar veículo fechado ou moto baú, para que não tenha contato externo,

diminuindo risco de perda, danos e roubo.

19

Recepção Do Documento

No ato da retirada/recepção de toda e qualquer documentação,

obrigatoriamente devemos efetuar a CONFERÊNCIA daquilo que estará sob

nossa custódia. O arquivo físico deverá ter uma prévia conferencia, ex:

quantidade de caixas, quantidade de processos, períodos, entre outros, a

conferência mais detalhada ocorrerá juntamente com a preparação do mesmo.

O cliente deverá PROTOCOLAR toda e qualquer documentação enviada, seja

arquivo físico ou digital, pois esta é a garantia e segurança de seu futuro

retorno. Este protocolo deverá conter 2 (duas) vias sendo uma nossa e outra

do cliente, ambas devidamente assinadas e datadas, em casos de recepção

através de e-mail, o mesmo consta notificado.

Após conferência dos documentos, em casos de divergência no protocolo, ou

seja, o cliente sinalizou ter enviado determinada documentação, mas não o fez

ou enviou e não documentou, o mesmo deverá ser contatado e informado,

neste ato será decidido se entrará nesta ou na próxima remessa, por motivo

sequencial.

Devemos nos cuidar quanto à retirada da documentação, pois nem sempre, a

documentação do cliente estará em condições de transporte, portanto, um

grupo de documentos deverá estar amarrados com barbante ou arquivados em

caixas, isso facilitará no transporte e garante a integridade do documento.

No ato da retirada da documentação, aconselha-se a utilização de um veiculo

fechado e seguro, para que a documentação não sofra qualquer tipo de dano.

Aconselha-se não armazenar os documentos no chão, pois em eventuais

acidentes correm risco de ter contato com água, entre outros.

20

Organização de Documento

Procure sempre sinalizar as etapas em que esteja operando Preparando,

Digitalizando, Remontando e as áreas com o nome do cliente, tipo de

documento, quantidade de caixas. Deverá redobrar os cuidados no momento

que tenham mais clientes para digitalização.

A documentação deve estar ORGANIZADA, porque dependo do tipo do

documento, não temos conhecimento como o detentor da documentação para

sua classificação, portanto, o ideal é que venham organizados ou pré

organizados.

Verificar se a documentação encontra-se organizada e se existem folhas

avulsas para ser intercalada, isto vai te poupar tempo e mão de obra.

Efetuar a CONFERÊNCIA daquilo que estará sob nossa custódia;

PROTOCOLAR em duas vias ou através de e-mail;

Em casos de DIVERGÊNCIA no protocolo, o cliente deverá ser

informado de imediato.

21

Preparação de Documento

O cliente deve enviar os documentos organizados, o franqueado deverá efetuar

apenas a preparação simples do material, o ideal seria verificar as condições

gerais do mesmo, vale ressalvar que para a digitalização a ordem independe,

pois a pesquisa por documento é única, mas em casos de pesquisa pelo físico

e guarda temporária é necessário ter o arquivo organizado.

Deverá respeitar o critério estabelecido pelo cliente para cada tipo de

documento. No ato da preparação, pode trabalhar com grupo de separação de

documentos por código de barras.

Antes de iniciar a preparação com extração de clips e grampos, deverá

primeiramente estar definido como será o processo, exemplo:

O cliente deseja manter a ordem atual;

Organizar por ordem alfabética, data, numérica, entre outros.

Antes do processo de digitalização é necessária a preparação simples do

documento que consiste em deixar o documento em condições limpas para

manipulação com:

Extração de clipes;

Extração de Grampos;

Desdobrar;

Desamassar;

Rasuras (utilizar fita adesiva);

Elásticos para separação de grupo de documentos facilitam manuseio.

No momento que tiver efetuando a preparação, manter ou criar o conjunto (um

documento de múltiplas páginas), ou seja, separando esses documentos com

clips ou folha sinalizadora, isso para não misturar com os documentos de outro

grupo, exemplo:

Pense que tudo é um ciclo e deverá ter muita atenção em todas as fases, mas

os maiores índices de problemas encontrados são no momento da preparação,

portanto, separe devidamente o grupo de documentos, facilitando assim todos

os processos seguintes.

22

Respeitar o formato do grupo de documentos recebidos, no ato da preparação

onde deixamos o documento limpo, extraindo grampo/clipes/elástico, os grupos

podem se juntar a outros, tornando muitas vezes impossível separá-los ou

adivinhar a qual grupo pertence, bem como no ato da digitalização quanto na

remontagem.

NÃO podemos DESCARTAR papéis/documentos em hipótese alguma, isso

não nos compete e é responsabilidade do detentor da documentação/cliente,

efetuar uma triagem, na qual, deve ser feita pelo cliente antes da retirada dos

documentos, portanto, tudo que recepcionarmos serão digitalizados.

Para separação dos grupos utilize algum tipo de sinalização, sendo eles:

elástico, clipes, folha identificadora.

Deverá respeitar o critério estabelecido pelo cliente para cada tipo de

documento. No ato da preparação, utilizar CÓDIGO DE BARRAS, para o grupo

separador.

Uma das linguagens e tratamentos na digitalização:

IMAGEM = uma página do processo

DOCUMENTO = conjunto páginas pertencentes ao mesmo processo.

Pesquisa do Documento Físico

Muitos documentos tratam-se de arquivo ativo, podendo assim, ser solicitado

pedidos de consulta, observando se o atendimento pode ser feito com a

devolução do físico ou o mesmo pode ser atendido por e-mail, verificar a

necessidade do cliente.

Solicitar e-mail para pesquisa, pois o mesmo será comprovação para futura

cobrança.

Normalmente cobrado à parte;

23

iDocsScan

24

iDocs Scan

Módulo de Digitalização que consiste em Criar lote, Capturar, Indexar, Controle

de Qualidade e Importação ao GED.

No formato de produção, utiliza-se este módulo para o processo de

digitalização, ou seja, no ato da conversão do físico para digital, gerenciando

os lotes contém barra de ferramentas e opções de edição do próprio driver de

seu scanner, permitindo rotacionar, limite e contraste (clareia e escurece o

documento, ganhando informações), entre outros recursos.

Utilizamos também para indexamos, ou seja, criarmos índices de pesquisas do

mesmo, informando através de digitações ou banco de dados existente, como

o cliente irá recuperar toda a documentação escaneada.

Abertura de Lote

A utilização da capa de lote utiliza-se no ato da preparação como um facilitador

no manuseio em todas as etapas, mantém a ordem estabelecida, referência na

localização, inibe uma possível mistura em outras caixas ou outro cliente (caso

esteja trabalhando com mais clientes).

A capa de lote exerce também a rastreabilidade dos documentos, portanto

saberá:

Qual cliente pertence à documentação, tipo, grupo e ordem;

Fácil identificação dos responsáveis que executaram as etapas de

produção (Preparador/Digitalizador/Indexador/Remontador);

Controla a produção de seus operadores, identificando através do

volume, data e assinatura;

Cria um padrão de controle para todos franqueados.

25

Digitalização

Basicamente é um processo de conversão de documentos físicos (papel) para

formato digital (imagem).

Disponibiliza em formato de visualização, com possibilidade de rotacionar,

ampliar, imprimir, transmitir por e-mail e, entre outros métodos digitalmente

existentes.

Vem tomando espaço no Brasil, substituindo definitivamente o método de

guarda física e o analógico (microfilmagem), principalmente depois que foi

sancionada a LEI 12.682 de 09/07/2012. Lembrando que, por mais que o

arquivo esteja digitalmente arquivado, deverá respeitar a tabela de

temporalidade de cada documento, portanto, verificar os documentos que

devem ser arquivados fisicamente e os que podem ser descartados após

transformação do físico para digital.

-Dicas na Captura

No ato da produção ou quando estiver inserindo documentos no scanner,

deverá respeitar alguns procedimentos que serão benéficos para a qualidade,

reduz a despesa e aumenta a produção, seguem algumas dicas:

Não deixe absolutamente nenhum grampo no documento, pois o mesmo

pode danificar o equipamento, riscar a guia e refletirá na imagem

digitalizada;

Documentos dobrados terão retrabalho, pois deverão ser corrigidos com

uma nova captura;

Plásticos contendo informações e necessitem ser escaneados, dependerá

de sua espessura pode obter sucesso, uma dica é colar em folha sulfite

branca ou até mesmo extrair uma cópia/impressão do mesmo;

Documentos contendo fotos e marca d’água, poderão ter maior resolução

com a utilização do modo escala de cinza, senão utilizar este recurso pode

alterar o brilho/contraste;

26

Recurso Software Pro - BRILHO: valores de brilho mais altos aumentam o

negrito das linhas de texto;

Recurso Software Pro - CONTRASTE: valores de contraste mais altos criam

mais detalhes no segundo plano da imagem;

Recurso Software Pro - iThresholding: a ativação produzirá automaticamente

imagens de alta qualidade para uma grande variedade de documentos (a

utilização deste recurso oculta às opções de brilho e contraste;

Avalie a qualidade do documento para deixar o contraste configurado para

todo lote, isso facilita a produção e mantém a qualidade;

Documentos que faltam pedaços/Dilacerados podem ter o fundo preenchido

ou até mesmo cortado, cuidado ao escanear este formato de documento,

observe como o scanner interpretou;

Observe sempre a configuração do corte do documento na ferramenta;

Qualidade é fundamental, refaça seu trabalho toda vez que apresentar

problema operacional, o operador de scanner é o responsável pela

qualidade de imagem e correta ordem (sem ocultar documento ou duplicá-

los), problemas podem ser identificados também no ato da indexação, faça

dela o seu CONTROLE DE QUALIDADE;

Como todo equipamento, o scanner tem peças de consumo, observe a vida

útil do mesmo, caso ultrapasse este período, podem ocorrer problemas

como ALIMENTAÇÃO MULTIPLA, sem o scanner detectar

automaticamente, ocorrendo assim, um problema gravíssimo de omissão de

documentos;

Observar no momento da digitalização ou controle problemas ocasionados

pela preparação como falta de sinalização (barras), pode deixar processos

diferentes no mesmo documento

27

Indexação

Basicamente é a estruturação de campos/índices para localização de

documentos.

A indexação é feita através do iDocs Scan, é a estruturação de campos/índices

para localização de documentos, a forma que é organizada permite a

visualização dos documentos digitalizados de forma instantânea no momento

de sua pesquisa.

A nomeação dos documentos arquivados em pastas, a definição dos campos

obedece ao critério de pesquisa do cliente, em formato padrão é sugestivo e de

fácil localização por tipo de documento, possibilita a localização por busca

digitando a palavra chave, finalizando assim, a recuperação da imagem

digitalizada.

Controle de Qualidade

Uma idéia interessante é digitar os dados mais de uma vez, para fazer

comparativo e apontando a divergência de dados, isso pode ser no sistema

DUPLA DIGITAÇÃO;

O Controle da Qualidade deve ocorrer em todas as etapas, tornando assim, um

padrão de operação, rotina, preenchendo e criando controles internos, pense o

quanto pode ser grave a perda de um documento, portanto, procure não deixar

que terceiros tenham acesso as informações, muitas vezes tratam-se de

documentos sigilosos, a criação de uma rotina de trabalho, garantindo a

qualidade, mantendo sigilo, são peças fundamentais para o sucesso.

Importação

Após todo processo de digitalização, indexação e controle de qualidade, as

imagens deverão ser importadas do próprio Capture Software Pro, através de

um comando

28

GED e CLOUD

29

Ged

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos é uma tecnologia que provê um

meio de facilmente gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar

informações existentes em documentos. Os sistemas GED permitem aos

usuários acessar os documentos de uma forma ágil e segura,

preferencialmente via navegador WEB de qualquer local e através de qualquer

dispositivo de acesso.

Benefícios da Digitalização e do Ged

Redução de até 80% nos custos com impressões e fotocópias;

Economia de tempo em mais de 70% na busca dos documentos;

Redução significativa dos arquivos em papel com ganhos em espaços

físicos;

Inibe o risco de extravio, falsificação e deterioração dos documentos ou

fotos;

Armazenar arquivos recebidos ou criados, de qualquer extensão;

Automatização dos processos com possibilidade de gerar documento em

formato formulário não havendo necessidade de impressão ou

armazenagem física;

Disponibilização das informações pela WEB através de qualquer

dispositivo.

30

Acesso ao GED

Utilize o navegador Internet Explorer

Através do link: http://ged.byebyepaper.com.br/

Arquivo Digital / Nuvem

Basicamente é o espaço locado pelo usuário para armazenar seu acervo

digital. Armazenamento digital nada mais é do que utilização de seus arquivos

online em tempo real de maneira compartilhada, através software iDocs, você

pode acessar os seus documentos em fotos de qualquer aparelho com acesso

a internet.

Com a locação de espaço WEB, o cliente não necessita investir em

manutenção de servidor e espaço HD.

O conceito de computação em nuvem (em inglês, cloud computing) refere-se à utilização damemória e das capacidades de armazenamento e cálculo de computadores e servidores compartilhados e interligados por meio da Internet, seguindo o princípio da computação em grade.

O armazenamento de dados é feito em serviços que poderão ser acessados de qualquer lugar do mundo, a qualquer hora, não havendo necessidade de instalação de programas ou de armazenar dados. O acesso a programas, serviços e arquivos é remoto, através da Internet - daí a alusão à nuvem.2 O uso desse modelo (ambiente) é mais viável do que o uso de unidades físicas.3

Num sistema operacional disponível na Internet, a partir de qualquer computador e em qualquer lugar, pode-se ter acesso a informações, arquivos e programas num sistema único, independente de plataforma. O requisito mínimo é um computador compatível com os recursos disponíveis na Internet. OPC torna-se apenas um chip ligado à Internet — a "grande nuvem" de computadores — sendo necessários somente os dispositivos de entrada (teclado, mouse) e saída (monitor).

31

GESTÃO

ARQUIVISTICA

32

Planejamento e Implantação

O planejamento deve estar de acordo com a missão institucional e a legislação vigente, envolve o levantamento e a análise da realidade institucional, estabelecimento das diretrizes e procedimentos a serem cumpridos pelo órgão ou entidade, o desenho do sistema de gestão arquivística de documentos e a elaboração de instrumentos e manuais. No planejamento do programa de gestão, algumas tarefas fundamentais devem ser cumpridas: Levantamento da estrutura organizacional e das atividades

desempenhadas; Levantamento da produção documental, diferenciando os documentos

arquivísticos dos não arquivísticos; Levantamento, caso existam, dos sistemas utilizados internamente para tratamento de documentos e informações; Definição, a partir do levantamento da produção documental, dos tipos

de documentos que devem ser mantidos e produzidos, e que informações devem conter;

Definição e/ou aperfeiçoamento da forma desses documentos; Análise e revisão do fluxo dos documentos; Elaboração e/ou revisão do plano de classificação e da tabela de

temporalidade e destinação; Definição dos metadados a serem criados no momento da produção do

documento e ao longo do seu ciclo de vida; Definição e/ou aperfeiçoamento dos procedimentos de protocolo e de

arquivamento dos documentos; Definição e/ou aperfeiçoamento dos procedimentos para acesso, uso e

transmissão dos documentos; Definição do ambiente tecnológico que compreende os sistemas

(hardware e software), os formatos, os padrões e os protocolos que darão sustentação aos procedimentos de gestão e preservação de documentos, integrando, quando possível, os sistemas legados;

Definição da infra-estrutura para armazenamento dos documentos convencionais, a qual compreende área física, mobiliários e acessórios;

Definição das equipes de trabalho de arquivo e de tecnologia de informação;

Definição de programas de capacitação de pessoal; Elaboração e/ou revisão de manuais e instruções normativas. Definição dos meios de divulgação e de capacitação de pessoal; Definição do plano de ação do programa de gestão com seus objetivos,

suas metas e estratégias de implantação, divulgação e acompanhamento visando melhoria contínua.

33

Arquivo de Documentos

Os documentos produzidos e recebidos no decorrer das atividades de um órgão ou entidade, independente do suporte em que se apresentam, registram suas políticas, funções, procedimentos e decisões. Nesse sentido, constituem-se em documentos arquivísticos, os quais conferem aos órgãos e entidades a capacidade de: Conduzir as atividades de forma transparente, possibilitando a

governança e o controle social das informações;

Apoiar e documentar a elaboração de políticas e o processo de tomada de decisão;

Possibilitar a continuidade das atividades em caso de sinistros;

Fornecer evidência em caso de litígios;

Proteger os interesses do órgão ou entidade e os direitos dos funcionários e dos usuários ou clientes;

Assegurar e documentar as atividades de pesquisa, desenvolvimento e inovação, bem como a pesquisa histórica;

Manter a memória corporativa e coletiva.

Tabela de Temporalidade

É o instrumento/meio com o qual se determina o

prazo de permanência de um documento em um

arquivo e sua destinação após este prazo, pois

existem documentos que devem ser guardados por

mais tempo como os relacionados às áreas

contábil, fiscal, financeira e pessoal. Ela é muito

utilizada pelos órgãos públicos, é importante frisar

que a eliminação de documentos de arquivos deve

obedecer às normas do CONARQ, em destaque os

documentos produzidos por todos os órgãos

integrantes do poder público.

34

Corrente: refere-se aos documentos que estão em curso, isto é, tramitando ou que foram arquivados, mas que é objeto de consultas freqüentes; eles são conservados nos locais onde foram produzidos sob a responsabilidade do órgão produtor;

Intermediária: refere-se aos documentos que não são mais de uso corrente,

mas que, por conservarem ainda algum interesse administrativo, aguardam, no arquivo intermediário, o cumprimento do prazo estabelecido em tabela de temporalidade e destinação para serem eliminados ou recolhidos ao arquivo permanente.

Permanente: refere-se aos documentos que devem ser definitivamente

preservados devido a seu valor histórico, probatório ou informativo.

Assinatura Digital

Assinatura digital é uma seqüência de bits que usa algoritmos específicos, chaves criptográficas e certificados digitais para autenticar a identidade do assinante e confirmar a integridade de um documento. Certificação digital é uma técnica, baseada em uma infra-estrutura de chaves públicas, de garantia da validade de assinaturas digitais. O uso de assinaturas digitais e de certificação digital na administração pública foi padronizado e normalizado com a criação da Infra-estrutura de Chaves Pública Brasileira - ICP-Brasil. Os requisitos só são aplicáveis quando há necessidade de utilizar assinaturas digitais para assegurar autenticação, imputabilidade e irretratabilidade (ou irrefutabilidade). Em criptografia, a assinatura ou firma digital é um método de autenticação de informação digital tipicamente tratada como à assinatura física em papel. Note, no entanto, que qualquer pessoa que possuir a chave pública pode emitir a informação. Como então saber que esta vem, de fato, de determinada origem? Para isso, ou seja, para o aspecto da autenticidade, é necessário o uso de um procedimento ligeiramente semelhante: o emissor faz uso de sua chave privada para cifrar a informação em questão. Com base nisso, o receptor deverá utilizar a chave pública do emissor para a decifragem. Perceba que, com isso, o destinatário terá certeza de que a informação que lhe chegou vem da origem esperada, pois somente esta possui a chave privada que gerou o conteúdo cifrado.

35

36

Certificado Digital A certificação digital funciona com base em um documento eletrônico chamado certificado digital e em um recurso denominado assinatura digital.

Basicamente, trata-se de um documento eletrônico com assinatura digital que contêm dados como nome do utilizador (que pode ser uma pessoa, uma empresa, uma instituição, etc.), entidade emissora (você saberá mais sobre isso adiante), prazo de validade e chave pública. Com o certificado digital, a parte interessada obtém a certeza de estar se relacionando com a pessoa ou com a entidade desejada.

Um exemplo de uso de certificados digitais vem dos bancos. Quando uma pessoa acessa sua conta corrente pela internet, certificados digitais são usados para garantir ao cliente que ele está realizando operações financeiras com o seu banco. Se o usuário clicar no ícone correspondente no navegador de internet, poderá obter mais detalhes do certificado. Se algum problema ocorrer com o certificado - prazo de validade vencido, por exemplo, o navegador alertará o usuário.

37

Obtendo Certificado Digital É conveniente que cada nação conte com uma Infra-estrutura de Chaves Públicas (ICP) ou, em inglês, Public Key Infrastructure (PKI), isto é, um conjunto de políticas, técnicas e procedimentos para que a certificação digital tenha amparo legal e forneça benefícios reais à sua população. O Brasil conta com a ICP-Brasil para essa finalidade. - Serpro; - Caixa Econômica Federal; - Serasa; - Receita Federal; - Certisign; - Imprensa Oficial; - AC-JUS (Autoridade Certificadora da Justiça); - ACPR (Autoridade Certificadora da Presidência da República); - Casa da Moeda do Brasil.