Módulo SolicitanteSGAd – Sistema de Gestão Administrativa

Criando requisições de materiais e serviços

Equipe de Suporte ao Usuário01/07/2013

Sumário

Introdução..........................................................................................................................

Acessando o Módulo Solicitante ….....................................................................................

Solicitando item de estoque …...........................................................................................

Solicitando item de compra …...........................................................................................

Consultando e acompanhando seus pedidos ….................................................................

Financeiro …......................................................................................................................

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Introdução

O processo de compra terá início com a formulação da Requisição de Material e/ou Serviço (RMS), devidamente aprovada pelas áreas competentes, respeitando-se os prazos definidos pela unidade universitária para emissão dessas requisições.Neste módulo é possível, além de tratar as requisições de compras e aquelas de itens fornecidos pelo almoxarifado/estoque, acompanhar a execução financeira da área.

O SGAd – Sistema de Gestão Administrativa somente está homologado para os navegadores Google Chrome e Firefox.

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Acessando o Módulo SolicitanteÉ necessário acessar o portal de sistemas da Unesp, selecionar a opção SGAd – Sistema Administrativo e colocando e-mail e senha cadastrados conforme exemplo:

Obs1: Caso não tenha e-mail cadastrado no portal de sistemas, solicitar o cadastro ao gerente de sistemas de sua unidade.

Obs2: Caso tenha esquecido sua senha ou seja seu primeiro acesso, vá até a opção “Recuperar Senha” no menu a esquerda.

Após realizar o login no portal, clicar no módulo solicitante do Sistema de Gestão Administrativa (SGAd), em algumas ocasiões mais de um módulo pode estar disponível, como por exemplo caso você seja responsável por uma Área/Departamento ou tenha acesso a outro sistema.

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Solicitando item de estoque

1. Selecione a área ou projeto e clique em “Avançar”

2. Na página de pesquisa, clique em “Consultar Estoque”

3. Informe a quantidade do(s) item(ns) que deseja e clique em “Adicionar ao carrinho”.

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4. Uma página de confirmação será exibida contendo apenas os materiais que você solicitou. Clique no botão “Confirmar inclusão dos itens no carrinho”

5. Para finalizar o pedido, clique em “Finalizar pedido”

6. Preencha os campos obrigatórios e clique em “Confirmar pedido”.

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7. Pronto! Na página seguinte, veja os demais atores envolvidos no processo até o recebimento dos itens solicitados

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Solicitando item de compra

Materiais fornecidos ou não pelo almoxarifado/estoque poderão ser incluídos no mesmo “Carrinho de compra”. O sistema dividirá as solicitações. Serviços e materiais permanentes deverão ser pedidos em solicitação individual.

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1. Selecione a área ou projeto e clique em “Avançar”

2. Na página de pesquisa, informe a palavra-chave e clique em “Pesquisar”. Clique na lupa à direita da descrição do item para ver características e informar a quantidade desejada.

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3. Repita o passo anterior para incluir outros itens ao “Carrinho de compra”

Já encontrei todos os itens! Pule para a etapa 1.8.

Não encontrei na busca o item desejado ou o serviço pretendido seja específico. O que fazer? Siga os passos 1.4. em diante.

4. Clique em “Solicitar cadastro de um material/serviço inexistente”

5. No campo “Tipo”, informe se Material de Consumo, Serviço ou “Bem permanente”.No campo “Produto”, clique na lupa à direita

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6. A janela abaixo será exibida. Informe a palavra-chave e clique em pesquisar. Clique sobre o link do resultado desejado

7. Preencha os demais campos obrigatórios e clique em “Salvar” e depois em “Ok”. O item será adicionado ao “Carrinho de compra”

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Observações:Características: procure detalhar as características do item, sem direcionamento para uma marca específica;Unidade de Fornecimento: para serviços, utilize sempre unidade

8. Para finalizar o pedido, todos os itens deverão ter preço estimado

ObservaçõesO sistema traz preço dos últimos 18 meses automaticamente para itens já cadastradosÉ obrigatório informar o preço estimado para itens recém criados

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9. Preencha os demais campos obrigatórios e clique em “Confirmar pedido”

Observação: clique em Escolher arquivo para incluir orçamentos, fotos...

10. A mensagem de confirmação será exibida

11. Pronto! Na página seguinte, veja os demais atores envolvidos no processo até o recebimento dos itens solicitados

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Itens de almoxarifado:

Itens de compra:

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Consultando e acompanhando seus pedidos

Na página a seguir, é possível pesquisar todas as solicitações realizadas por pessoas pertencentes à mesma área/departamento. E para detalhar a solicitação, clique na lupa localizada na coluna “Visualizar”

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3. Financeiro

O acompanhamento do saldo consolidado e provisionado pode ser feito da seguinte maneira:

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