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Centro de Ensino Superior do Vale do
Parnaíba Centro de Pós Graduação e
Extensão
Curso: Especialização em Gestão Empresarial
Leonardo Francisco Rodrigues
POGRAMA 5S: Uma abordagem sobre sua implantação
TERESINA - PIAUÍ
2008
Leonardo Francisco Rodrigues
POGRAMA 5S: Uma abordagem sobre sua implantação
Monografia apresentada ao Centro de Pós Graduação e Extensão do CESVALE como requisito para a obtenção do título de Especialista em Gestão Empresarial.Orientadora: MSc. Maria de Lourdes de Melo
Salmito Mendes.
TERESINA - PIAUÍ
2008
Leonardo Francisco Rodrigues
POGRAMA 5S: Uma abordagem sobre sua implantação
Monografia apresentada como exigência parcial para a obtenção do título de Especialista na área de concentração Gestão Empresarial, à comissão julgadora do CESVALE.Orientadora: MSc. Maria de Lourdes de Melo
Salmito Mendes.
Aprovada em 08/10/2008
BANCA EXAMINADORA
_____________________________________
MSc. Maria de Lourdes Melo Salmito MendesCentro de Ensino Superior do Vale do Parnaíba
_____________________________________MSc. Ricardo Vernieri Alencar
Centro de Ensino Superior do Vale do Parnaíba
“Seja a mudança que você quer ver no mundo.”
Mahatma Gandhi
“A revolução gerencial e pessoal começa pelo 5S.”
João Martins da Silva
Professor do Dep. de Engenharia de Produção da UFMG
Pesquisador e implantador do Programa 5S no Brasil
RESUMO
As empresas buscam a qualidade, desafiando a cultura e a própria sobrevivência. No mundo globalizado, a procura por menor custo e maior qualidade está em alta. Só se sobrevive se a organização tiver competência comprovada. Neste contexto, o presente trabalho procura contribuir abordando os conceitos de uma filosofia oriental chamada 5S, que fundamenta o desenvolvimento das corporações de sucesso.
Através de levantamentos bibliográficos e consultas na internet de sites especializados, aponta, etapa por etapa, uma metodologia de implantação do Programa, no que tange a práticas adotadas nas empresas para organização, ordenação, higiene, saúde e autodisciplina, as quais podem ser aplicadas no trabalho e, por extensão, na vida pessoal de seus colaboradores.
Propõe, ao final, uma metodologia para a manutenção do Programa 5S numa empresa.
Palavras chave: 5S; Empresa; Globalização
ABSTRACT
The companies search the quality, defying the culture and the proper survival. Actually the search for lesser cost and greater quality are in high. It is only survived if the organi-zation will have proven ability. In this context, the present work looks for to contribute approaching the concepts of an eastern philosophy called 5S, that it bases the develop-ment of the success corporations.
Through bibliographical surveys and consultations in the Internet of specialized sites, it points, stage for stage, a methodology of implantation of the Program, in what it refers to the practical ones adopted in the companies for organization, ordinance, hygiene, health and self-discipline, which can be applied in the work and, for extension, in the personal life of its collaborators.
In the end, it suggests a methodology for the maintenance of the Program 5S in a com-pany.
Keywords: 5S; Company; Globalization
SUMÁRIOPagina
1. INTRODUÇÃO ................................................................................................ 9
2. O Programa 5S................................................................................................ 10
2.1. História do Programa 5S...................................................................... 11
2.2. A prática do 5S no Brasil...................................................................... 12
2.3. Conceitos do 5S................................................................................... 13
2.4. O significado de cada “S” .................................................................... 14
3. Implantação do Programa 5S ......................................................................... 16
3.1. Por que o 5S......................................................................................... 16
3.2. Fases de implantação do Programa 5S............................................... 19
3.2.1. Passos para implantação do Programa 5S............................... 20
3.2.2. Roteiro para implantação do Programa 5S............................... 26
3.2.3. Detalhamento dos Sensos ....................................................... 28
3.2.3.1. Senso de Utilização (ou Seleção) ............................... 28
3.2.3.2. Senso de Ordenação (ou Arrumação) ........................ 28
3.2.3.3. Senso de Limpeza ...................................................... 30
3.2.3.4. Senso de Saúde e Higiene ......................................... 32
3.2.3.5. Senso de Autodisciplina ............................................. 34
4. Manutenção do Programa .............................................................................. 36
4.1. Proposta de Plano Geral para Manutenção do Programa .................. 36
4.1.1. Plano de Ação para Manutenção do Programa ....................... 39
4.1.2. Ranking Mensal ........................................................................ 40
4.1.3. Premiação ................................................................................ 40
5. CONCLUSÃO ................................................................................................. 41
6. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ............................................................... 42
Anexo 01: Lista de Verificação para Auditoria de Certificação no Programa 5S 43
Anexo 02: Planilha de Inspeção do Programa 5S .............................................. 45
9
1. INTRODUÇÃO
As empresas buscam a qualidade, desafiando a cultura e a própria
sobrevivência. No mundo globalizado, a procura por menor custo e maior qualidade
está em alta. Só se sobrevive se a organização tiver competência comprovada. O
Programa 5S contribui como um diferencial na competitividade das Empresas, pois tem
como objetivo transformar o ambiente das organizações e a atitude das pessoas,
melhorando a qualidade de vida dos funcionários, diminuindo desperdícios, reduzindo
custos e aumentando a produtividade das mesmas.
O Programa 5S foi concebido por Kaoru Ishikawa em 1950, no Japão do pós-
guerra, provavelmente inspirado na necessidade, que havia então, de colocar ordem na
grande confusão em que ficou reduzido, após sua derrota para as forças aliadas. O
Programa demonstrou ser tão eficaz enquanto reorganizador das empresas e da
própria economia japonesa que, até hoje, é considerado o principal instrumento de
gestão da qualidade e produtividade utilizado naquele país (WERKEMA, 1995, p.11).
De origem japonesa, o Programa 5S foi oficialmente lançado no Brasil, a partir de
maio de 1991, pelos pesquisadores da Escola de Engenharia da UFMG (Universidade
Federal de Minas Gerais), através da Fundação Christiano Ottoni. Este programa
ganhou espaço rapidamente no Brasil (IPEM SP, 2008).
Através de pesquisa bibliográfica exploratória, este trabalho propõe uma
metodologia para manutenção do Programa 5S, para isto:
Fundamenta os aspectos referentes ao Programa 5S;
Esclarece seus principais pontos;
Apresenta uma metodologia de implantação do Programa 5S, que poderá
ser utilizado e ajustado para qualquer empresa, respeitando suas
peculiaridades.
2. O Programa 5S
Ao se implantar o Programa 5S na empresa demonstra-se aos clientes e
parceiros a preocupação com a qualidade, nos seus mais básicos princípios. Sendo
indispensável que a alta administração assuma a liderança do processo. Ela precisa
motivar e dar o exemplo, pois as pessoas ficam inevitavelmente cansadas e sujas
quando limpam e organizam seu trabalho. A conscientização ocorre não apenas por
meios de discursos e reuniões, mas também através de ações. É muito difícil envolver a
todos ao mesmo tempo. Assim, alguns setores da empresa podem servir de exemplo
para outros.
O que é 5S? Basicamente é a determinação de organizar o local de trabalho,
mantendo-o arrumado e limpo; manter as condições padronizadas, assim como a
disciplina necessária para a realização de um bom trabalho. O nome 5S vem das
iniciais de cinco palavras japonesas – seiri, seiton, seiso, seiketsu e shitsuke – que
querem dizer: seleção, ordenação, limpeza, padronização e disciplina.
Antes de iniciar as atividades do Programa 5S, deve-se fotografar o local do
trabalho, pois são úteis em comparações quando os 5S estiverem em plena atividade.
O Programa 5S foi desenvolvido com o objetivo de transformar o ambiente das
organizações e a atitude das pessoas, melhorando a qualidade de vida dos
funcionários, diminuindo desperdícios, reduzindo custos e aumentando a produtividade
das instituições.
Apesar de fácil entendimento, seguir tais premissas não é uma tarefa tão simples
e exige esforço coletivo. Outro fator que é importante ser citado, é que o programa, uma
vez implantado, não se conclui, ou seja, não basta apenas implantá-lo. O 5S é um
programa que necessita manutenção, que são feitas através de auditorias internas, e
sua continuidade depende da colaboração de todos os funcionários, em todos os níveis
da organização.
2.1. História do Programa 5S
Após os bombardeios realizados nas cidades de Hiroshima e Nagazaki em 1946,
o Japão perdera seus principais parques industriais, fonte maior de sua renda e
sobrevivência. Portanto, essa situação fez com que o país tivesse que reinicializar o
seu processo de industrialização e desenvolvimento. Isso ocorreu em um momento que
o Japão almejava o desenvolvimento da indústria voltada à exportação, o que
significava um mercado consumidor altamente promissor. A destruição das cidades
ocorreu porque o Japão não apoiou as tropas aliadas, e também porque o país efetuou
ataques às tropas americanas, fator preponderante para a utilização da bomba atômica
pelos Estados Unidos (WERKEMA, 1995, p. 11).
Ao finalizar a guerra, as indústrias japonesas buscaram se reestruturar. Tendo a
necessidade de voltar a ser competitiva, a gestão dessas indústrias passou a se
preocupar com a qualidade.
Fig. 01 – Japão da destruição a reconstrução. (GONZALEZ; JUNGLES,
2008)
O Programa 5S foi concebido por Kaoru Ishikawa em 1950, no Japão do pós-guerra, provavelmente inspirado na necessidade, que havia então, de colocar ordem na grande confusão em que o país ficou reduzido após sua derrota para as forças aliadas. O Programa demonstrou ser tão eficaz enquanto reorganizador das empresas e da própria economia japonesa que, até hoje, é considerado o principal instrumento de gestão da qualidade e produtividade utilizadas naquele país (IPEM SP, 2008).
Kaoru Ishikawa nasceu em 1915 e se formou em Química Aplicada pela Universidade de Tóquio em 1939. Após a guerra, ele se envolveu nos esforços primários da JUSE para promover qualidade. Posteriormente, tornou-se presidente do Instituto de Tecnologia Musashi. Até sua morte, em 1989, o Dr. Ishikawa foi figura mais importante no Japão na defesa do Controle de Qualidade. Foi o primeiro a utilizar o termo Controle de Qualidade Total e desenvolveu as "Sete Ferramentas", nas quais considerou que qualquer trabalhador pudesse trabalhar. Ele sentiu que isso o distinguiu em relação às outras abordagens por ele observadas, que colocavam a qualidade nas mãos dos especialistas. Recebeu muitos prêmios durante sua vida, incluindo o Prêmio Deming e a Segunda Ordem do Tesouro Sagrado, uma altíssima honraria do governo japonês (CASTRO, 2008).
2.2. A prática do 5S no Brasil
A partir de maio de 1991, quando o Programa foi lançado formalmente no Brasil,
sua importância fundamental na criação do ambiente da Qualidade Total tem sido
reconhecida amplamente pelas organizações (DJAIR, 2008).
A prática do 5S tem produzido conseqüências visíveis no aumento da auto-
estima, no respeito ao semelhante, no respeito ao meio ambiente e no crescimento
pessoal. Uma maior aproximação entre pessoas tem sido incentivada por meio da
melhoria no relacionamento interpessoal, principalmente mediante a escuta ativa, e
pela eliminação de privilégios que impedem o esforço coletivo em prol de objetivos
comuns (CROSBY, 1998, p. 98).
O contínuo desenvolvimento da autodisciplina promove o crescimento do ser
humano em iniciativa, criatividade e respeito. Com o desenvolvimento do senso de
utilização, decreta-se guerra ao desperdício de inteligência, tempo e matéria prima. O
combate ao estresse é auxiliado pelos sensos de ordenação, limpeza e saúde. Neste
ultimo destaca-se a necessidade da auto-estima, talvez o fator mais relevante para uma
revolução de natureza interior.
2.3. Conceitos do 5S
Durante a promoção das atividades da qualidade, pesquisadores e
usuários japoneses começaram a perceber que, enquanto alguns ramos do
conhecimento são universais e igualmente aplicáveis em todos os países do mundo, a
qualidade dependia muito de fatores humanos e culturais, devendo então apresentar
diferenças de um país para outro. Foi devido a este recurso que a implantação de
programas de qualidade no Japão, em que disciplina e persistência são fatores
fundamentais para sua manutenção, obteve tanto êxito e fez com que fosse possível a
reestruturação de suas indústrias (WERKEMA,1995, p. 11).
Os primeiros programas de qualidade buscavam basicamente (LAPA, 1998):
- garantir a manutenção e a boa utilização dos equipamentos;- evitar perdas produtivas com paradas desnecessárias;- maior segurança para os operários;- reduzir a poluição emitida pelas fábricas;- melhor relação entre os funcionários e a empresa;- maior qualidade dos produtos;- maior qualidade dos serviços;- preocupação com a saúde dos funcionários;- ambiente de trabalho mais agradável;- qualidade de vida mais elevada.
De acordo com (LAPA,1998), basicamente os conceitos iniciais para a
implantação do programa 5S são qualidade e padronização. Inicialmente vistos como
simples, eles são extremamente escassos nas indústrias. A noção brasileira de
padronização e qualidade não é boa, já que não se encontra literatura suficiente,
educação adequada e treinamento daqueles que ocupam altos cargos. Portanto, antes
de conhecer toda a sistemática da qualidade, é fundamental o conhecimento total da
empresa e os fatores relevantes para a implantação do programa.
2.4. O significado de cada “S”
O termo 5S se deve as cinco palavras iniciadas pela letra S, que pronunciadas
em japonês significam: Seiri (organização), Seiton (arrumação), Seiso (limpeza),
Seiketsu (padronização) e Shitsuke (disciplina). Basicamente são essas as premissas
do programa. De acordo com (LAPA,1998), foram introduzidos mais quatro conceitos,
além dos já citados (Senso de Firmeza, Senso de Dedicação, Senso de Relato com
ênfase, Senso de Ação simultânea). Porém a nomenclatura continua a mesma, e
apenas poucas empresas inseriram estes outros conceitos.
Os conceitos fundamentais do programa 5S são (LAPA, 1998):
- SEIRI – Significa seleção. No programa significa diferenciar o útil do desnecessário. Através disso, busca-se eliminar tudo que não possui utilidade de modo a evitar que se transformem em problemas. Deve ser aplicado em todos os aspectos do ambiente de trabalho, desde as mesas até os arquivos dos computadores. Utiliza-se a estratificação para tal gerenciamento, ou seja, criam-se extratos de importância para os objetos existentes.
- SEITON – Significa arrumação/ordenação. Este senso enfoca a importância da colocação ou disposição dos objetos de forma correta, ou seja, devem-se definir um lugar para as ferramentas de trabalho, guardá-las e obedecer às regras, onde cada objeto tem que ter nome. Portanto, o senso de arrumação tem como objetivo permitir a localização dos objetos com maior facilidade, evitando perda de tempo com a procura. Como ponto de partida para a aplicação deste senso, deve-se averiguar com freqüência a utilização dos objetos, definindo o que deve ser descartado, e o que deve ser mantido como itens reservas, o que deve ser guardado em locais distantes, o que deve ser guardado no local de trabalho e finalmente, o que deve ser colocado sempre à disposição.
- SEISO – Significa limpeza. Este senso busca acabar com a sujeira e o lixo, na forma de inspeções. Com isso, busca-se um local de trabalho limpo e agradável.
Para produzir com qualidade é fundamental que se trabalhe com alta precisão. Para isso devem-se ter as máquinas e ferramentas sempre limpas. Além disso, a questão da aparência externa da fábrica, tanto os consumidores quanto para a sociedade, também são salientadas neste senso. Portanto, o programa encara a questão da limpeza, tanto no seu real significado, como na questão da inspeção através dela.
- SEIKETSU – Significa saúde e higiene. Basicamente, o objetivo deste senso é manter os três sensos anteriores, organização, arrumação e limpeza. Este item inclui outras considerações, tais como cores, formas, iluminação, ventilação, calor, vestuário, higiene pessoal e tudo o que causar a impressão de limpeza.
Destaca-se disso tudo, o gerenciamento das cores, desde as paredes do ambiente até a cor dos uniformes dos funcionários. Além disso, o gerenciamento visual, que consiste na análise crítica de tudo que é perceptível ao olho humano e a criatividade para a implantação de técnicas que tornem o ambiente de trabalho mais agradável, são fundamentais para a introdução deste senso.
- SHITSUKE – Significa autodisciplina. Consiste na execução das tarefas da maneira como elas realmente deveriam ser feitas. A ênfase deste senso está na criação de um ambiente de trabalho agradável, em que todos os usuários deste ambiente tenham bons hábitos. É necessário salientar que disciplina não equivale a algo negativo ou submissão às regras existentes, e sim às atitudes que irão ajudar as pessoas a terem bons hábitos e a respeitar os outros em seu cotidiano. Basicamente, estes conceitos de disciplina parecem ser fáceis de serem alcançados, mas as experiências de implantação do programa identificam este senso como sendo um dos de maiores dificuldades, pois envolve comportamentos pessoais, ou seja, hábitos que as pessoas possuem desde a infância e que devem ser alterados gradativamente.
Uma vez estabelecido os 4S se estabelece a autodisciplina.
Fig. 2: Interligação dos 5S (GONZALEZ; JUNGLES, 2008, pg. 04)
3. IMPLANTAÇÃO DO PROGRAMA 5S
Sobre a implantação do Programa 5S:
Apesar da simplicidade dos conceitos e da facilidade de aplicação na prática, a sua implantação efetiva não constitui uma tarefa simples. Isto porque a essência dos conceitos é a promoção de mudança de atitudes e hábitos das pessoas. Hábitos e atitudes essas, construídos e incorporados pela convivência e experiência dessas pessoas ao longo de suas vidas. De repente, ao tomarem conhecimento destes conceitos tão óbvios, sentem-se seduzidos a iniciar já a sua implantação. Mas certamente, as atitudes e hábitos decorrentes da prática dos 5S vão se chocar com hábitos e atitudes incorporadas na maneira de serem e agirem. Este constitui um aspecto crítico da implantação. É preciso que sejam criados um clima e condições adequadas para o sucesso destas mudanças. A prática destes conceitos de maneira forçada pode promover uma mudança apenas aparente existente até que cesse a força que o impeliu a adotar aquela atitude de falsa mudança. Portanto, a implantação do Programa 5S precisa ser sistematizada e planejada em todos os passos, para garantir a longevidade da mudança incorporada pela adoção daqueles conceitos simples. Quanto maior e mais complexa a organização, maior será a necessidade desta estruturação e mais detalhada ela deverá ser. A natureza e intensidade das relações presentes no ambiente organizacional vão influenciar fortemente e podem constituir fator de sucesso ou insucesso na implantação dos 5 S. A implantação será tão mais facilitada quanto mais o clima organizacional se aproximar do modelo das relações familiares (CASTRO, 2008).
3.1. Por que o 5S?
Em qualquer lugar, como o ambiente de trabalho, o ambiente de estudo e os
ambientes familiar e social, produzem um estilo de vida de qualidade.
A adoção do Programa 5S comprovadamente produz (DJAIR, 2008):
• Aumento da auto-estima;• Respeito ao semelhante;• Respeito ao meio-ambiente;• Crescimento pessoal;• Melhoria do relacionamento interpessoal;• Agilidade na execução das tarefas;• Incentivo à criatividade e à iniciativa;• Autodisciplina;• Facilidade de localização de objetos;• Redução de acidentes e imprevistos;• Aumento e otimização do uso dos espaços;• Autonomia;• Eliminação do desperdício;• Redução de custo e, conseqüentemente, aumento do lucro;
• Maior satisfação do funcionário;• Redução do estresse;• Espírito de melhoria contínua pessoal e, conseqüentemente, coletiva e, portanto, social;• Ambientes mais limpos e organizados;• Um ambiente de trabalho bonito e agradável;• Clientes mais satisfeitos.
Alguns exemplos da implantação do Programa 5S no Brasil (DTCOM, 2008).
a) VALE - Companhia de Mineração Vale do Rio Doce
Aspecto do 5S analisado: potencial de combate ao desperdício.Resultado: A empresa conseguiu identificar cerca de U$8.000.000 (oito milhões de dólares) em bens patrimoniais e pequenos itens de consumo em excesso nos seus armários, almoxarifados e instalações industriais.Histórico da empresa: Atualmente, qualquer pessoa que se interessa em estudar o mercado de ações, seja como investidor, seja como curioso, ouvirá que a CVRD é uma das empresas mais seguras para se investir. É a maior empresa brasileira do ramo de mineração. Emprega mais de 41 mil funcionários.
b) ALBRAS - Alumínio Brasileiro S.A.
Aspecto do 5S analisado: Dentre os muitos resultados conseguidos, destaca-se um número significativo no combate a acidentes de trabalho.Resultado: Num certo setor da empresa, em um ano, o número de acidentes caiu de 147 para 0 (zero!).Histórico da empresa: A Albras presta serviços para algumas das maiores e mais respeitados empresas do Brasil. Como Yakult, Nestlé, Seara, Piervale, Trombini, Ambev, Johnson Diversey, Perdigão, Klabin, Schincariol. No site da empresa introduzem a apresentação com os dizeres: “Não queremos ser os maiores, mais sim os melhores”. Uma empresa consciente que a busca pela melhoria começa pelos 5S.
c) COELCE - Companhia Energética do Ceará
Aspecto do 5S analisado: Combate ao desperdício e melhoria do clima organizacional.Resultado: As assistentes sociais da empresa passaram por um processo de reflexão profunda e redefiniram o seu papel na empresa e na comunidade a partir da constatação do potencial transformador do 5S.Histórico da empresa: Sendo responsável pela distribuição de energia no Estado do Ceará, atua em uma área total de 148.825 km2 e 184 municípios, e atende a aproximadamente 2.500.000 de clientes.
d) Uma grande empresa da construção civil usou o 5S para alcançar o seu programa de Qualidade e Produtividade.
Resultado: O nível de motivação e produtividade melhorou muito. O contato com a filosofia, embutida no Programa, despertou iniciativas de restauração da dignidade humana: re-educação para a higiene pessoal, alfabetização na obra e preocupação com a ecologia foram alguns dos efeitos imediatos observados. Ao longo de seis meses, os custos da atividade crítica da obra caiu mais de
60%, sem a necessidade de se ministrar conhecimento adicional aos cooperadores.
3.2. Fases de implantação do Programa 5S
FASES DA IMPLANTAÇÃO
SENSOS PREPARAÇÃO IMPLANTAÇÃO MANUTENÇÃO
UTILIZAÇÃO
Identificar o que é
necessário para execução
das tarefas e por que
necessitamos daquilo.
Prover o que é
necessário para
execução das
tarefas e
descartar aquilo
julgado
desnecessário ou
em excesso.
Consolidar os
ganhos obtidos
na fase de
implantação de
forma a garantir
que os avanços
e ganhos serão
mantidos.
Padronizar as
ações de
bloqueio que se
mostraram
eficazes na
eliminação das
causas.
Promover
ações de
bloqueio contra
reincidência
(mecanismo à
prova de
ORDENAÇÃO
Definir onde e como dispor
os itens necessários para a
execução das tarefas.
Guardar,
acondicionar e
sinalizar de
acordo com as
definições feitas
na fase anterior.
LIMPEZA
Identificar as fontes de
sujeira, identificar as
causas, limpar e planejar a
eliminação das fontes de
sujeira.
Eliminar as fontes
de sujeira.
ASSEIO Identificar os fatores
higiênicos de risco nos
locais de trabalho e planejar
ações para eliminá-los.
Eliminar os riscos
do ambiente de
trabalho ou
atenuar seus
efeitos.
bobeiras).AUTODISCIPLINA
Identificar não-
conformidades nos padrões
existentes e as
oportunidades de melhorias
para os quatro outros
sensos.
Eliminar as não-
conformidades
encontradas na
fase anterior.
Fases de implantação do Programa 5S (DJAIR, 2008).
3.2.1. Passos para implantação do Programa 5S.
a) Primeiro Passo:
Para dar início à implantação dos Conceitos 5S é essencial envolver todas as
pessoas da organização ou da Empresa.
b) Segundo Passo:
Dividir a empresa em áreas físicas, setores ou células produtivas, onde a equipe
daquela área, pretende implantar os 5 Sensos.
Exemplos:
• Carpintaria
• Manutenção Civil
• Ferramentaria
• Depósito
• Escritórios
• Restaurante
• Oficina de equipamentos móveis
• Área de arquivos
c) Terceiro Passo
Após definidas as áreas físicas onde serão implantados os 5 Sensos, deve-se
observar todos os itens: ESPAÇO, MOBILIÁRIO, DISPOSITIVO, DOCUMENTOS
E MATÉRIA-PRIMA.
QUESITO DEFINIÇÃO PREPARAÇÃO IMPLANTAÇÃO
ESPAÇO
Local próprio para a
execução de tarefas,
trânsito de pessoas,
equipamentos, materiais
ou área para
guarda/depósito de
ferramentas, materiais,
equipamentos, matéria
prima e dispositivos.
Ex: Salas, oficinas,
cozinha, depósitos, etc.
• Identificar ONDE cada
tarefa do seu processo é
executada.
• Cuidar para que cada
tarefa seja executada
em local adequado e
preparado para tal.
• Discutir com as
pessoas envolvidas.
• Definir um Layout
(disposição de mobiliário)
que seja funcional e seguro.
• Funcional é a disposição
em que o fluxo de trabalho
se desenvolve sem
ocasionar perda de tempo.
• Seguro é aquela
disposição onde a
movimentação de pessoas,
materiais e equipamentos é
desimpedida de obstáculos.
•
(desenho) com as
dimensões básicas e
disposição dos móveis,
dispositivos e
equipamentos.
•
procedimento que
oriente as alterações
que se fizerem
necessárias no futuro.
Quesito Espaço (DJAIR, 2008).
QUESITO DEFINIÇÃO PREPARAÇÃO IMPLANTAÇÃO
MOBILIÁRIO
Bens utilizados para
acomodar pessoas,
materiais ou
equipamentos, decorar
ambientes ou ainda
guardar documentos.
Ex: Cadeira, mesa,
arquivo, armário, estante,
porta-clips, escada,
quadro, etc.
• Identificar cada item do
mobiliário, relacionando-
os.
• Incluir na relação o
número do patrimônio,
se houver.
• Avaliar a real
necessidade de tê-los.
Mantenha apenas o
necessário e justificável
no local de trabalho.
• Admita adaptações
criativas, mas não
permita improvisações
perigosas.
Colocar os excessos à
disposição de outras
pessoas.
• Promover a venda ou
sucateamento do inservível.
• Providenciar a reposição
daquilo que estiver faltando.
• Para repor ou adicionar
mobiliário, aproveite o
descarte das outras áreas e
pessoas, em primeiro lugar.
•
procedimento que
oriente a
inclusão/exclusão futura
de qualquer mobiliário.
•
pessoas da equipe na
elaboração do
procedimento.
Quesito Mobiliário (DJAIR, 2008).
QUESITO DEFINIÇÃO PREPARAÇÃO IMPLANTAÇÃO
DISPOSITIVO
Todo equipamento
mecânico, elétrico ou
eletrônico utilizados na
execução de uma tarefa
de forma acessória.
Ex: Terminal de
computador, luminárias,
tomadas elétricas,
extintor de incêndio,
calculadora, ferramentas
manuais, grampeador,
etc.
• Relacionar todos os
dispositivos.
• Verificar a utilização
dos dispositivos, isto é,
porque existem, a
freqüência de uso,
quantas pessoas
utilizam, etc.
• Evitar improvisações
que possam
comprometer a
segurança das pessoas.
• Colocar o excesso à
disposição de outras áreas.
• Promover a venda ou
sucateamento do inservível.
• Repor aquilo que estiver
faltando.
• Ao repor ou adicionar
dispositivos, aproveite o
descarte de outras áreas,
em primeiro lugar.
• Estabelecer forma de
controle do uso de
dispositivos.
•
procedimentos que
orientem a
inclusão/exclusão de
dispositivos e a
localização deles no
arranjo geral.
•
caso de ferramentas de
desgaste e estabelecer
procedimentos de
reposição.
•
procedimentos que
orientem a
inclusão/exclusão de
dispositivos e a
localização deles no
arranjo geral.
Quesito Dispositivo (DJAIR, 2008).
QUESITO DEFINIÇÃO PREPARAÇÃO IMPLANTAÇÃO
DOCUMENTOS
Toda informação e/ou
comunicado que tenha
como meio o papel ou
registro eletrônico e
cuja finalidade seja
servir de consulta,
leitura, fonte de dados
ou estudo.
Ex: Relatórios,
gráficos, folha de
dados, livros, boletins,
manuais, mensagens
de correio eletrônico,
software, etc.
• Relacionar todos os
documentos existentes e
utilizados.
• Verificar a utilização
dos documentos, isto é,
porque existem, porque
estão ali, qual a utilidade
deles, a freqüência de
uso, quantas pessoas
utilizam, etc.
• Evitar improvisações
que possam
comprometer a
segurança das pessoas.
• Eliminar a multiplicidade de
documentos.
• Descartar os papéis
desatualizados e que não
sejam úteis.
• Antes de descartar
documentos verifique se não
existe legislação específica que
determina a necessidade de
mantê-los em arquivo.
• Definir o destino de cada
grupo de documentos( quadro
de avisos, arquivo, estante,
etc.).
• Definir o período de
permanência de cada grupo de
documentos no seu devido
local e indicar quem será o
responsável pela atualização
dos mesmos.
Quesito Documentos (DJAIR, 2008).
QUESITO DEFINIÇÃO PREPARAÇÃO IMPLANTAÇÃO
MATÉRIA-
PRIMA
Material de consumo
empregado ou utilizado
para:
• Desenvolver as
atividades ou executar as
tarefas
• Proteção da equipe
• Conforto da equipe
Ex: Fios, cabos, peças de
reposição (componentes
mecânicos, elétricos e
eletrônicos), material de
limpeza e higiene, caneta,
blocos de papel em
branco, clips, borracha,
impressos e formulários
virgens, EPI
( Equipamentos de
Proteção Individual),
copos para café, água,
etc.
• Relacionar a matéria-
prima existente e
consumida na área.
• Verificar a aplicação e
consumo.
• Verificar se o uso é
compatível com a
necessidade (porque ter
em estoque?).
• Adequar os estoques às
necessidades de consumo
de cada item relacionado.
• Acompanhar os consumos
e custos de estoques no
sentido de reduzi-los
gradativamente.
• Definir quem, quando e
como os itens de
consumo serão repostos
(Plano de Reposição).
•
controle de consumo
para construir um
histórico e ajustar níveis
de consumo.
•
máximo de estoque para
cada item de consumo.
Quesito Espaço (DJAIR, 2008).
3.2.2. Roteiro para implantação do Programa 5S.
A implantação do programa 5S deve começar por uma faxina geral, no sentido
físico e mental. Apesar de não ser fácil implementá-lo, ele é simples, profundo e
altamente organizador, mobilizador e transformador do potencial humano latente nas
organizações.
Segundo (LAPA, 1998), a seqüência usual de elaboração de um plano é:
1. Ter em mente os objetivos gerais e específicos a atingir.
2. Ter ou adquirir conhecimento sobre o assunto por meio de seminários, cursos,
palestras, materiais didáticos diversos, visitas a organizações modelo, etc.
3. Relacionar todas as idéias possíveis sobre o tema, incluindo as sugestões das
pessoas que serão afetadas pelo mesmo.
4. Analisar criticamente as idéias e eliminar aquelas que não sejam adequadas
às circunstâncias.
5. Fazer uma separação nítida entre plano diretor genérico:
Plano tático, mais detalhado, e;
Plano operacional, que são os próprios padrões operacionais
prontamente executáveis.
6. Após definir as ações que devem constar do plano (O Que), responder as
perguntas complementares relevantes (Quem vai fazer e quem será
beneficiado), (Como deve ser feito, sendo suficientemente especifico em função
do nível do plano), (Onde a atividade deve ser feita, incluindo os seus
benefícios), (Quando a atividade deve ser feita, ou o período, ou a data limite
para atividade).
7. Definir a forma de avaliação dos resultados, a periodicidade de avaliação e
estar certo de que o sistema de gerenciamento garanta as ações corretivas
necessárias.
8. Esclarecer outros aspectos relevantes para a compreensão do plano.
A maneira usual de se apresentar um plano, com texto contínuo, tem perdido
espaço para uma apresentação sucinta, num único quadro organizado. Ressaltem-se
as seguintes observações importantes:
Detalhar, tanto quanto possível, os custos envolvidos e comparar com
as vantagens, isto é, ficar atento à relação custo/benefício. Algumas
organizações têm implantado o 5S gastando muito dinheiro, dando
uma demonstração de que o senso de utilização não está bem afinado.
A inteligência é o primeiro recurso a ser exaustivamente utilizado.
Tomar referência às condições específicas e a cultura local, tomando
cuidado para não impor mudanças drásticas. É preciso partir das
condições preexistentes, sem impor traumas às pessoas.
Estar sempre atento às possíveis resistências à execução do plano,
principalmente pelas pessoas que não foram consultadas na sua
elaboração.
Fazer sempre avaliações sobre os fatores que poderão fortalecer ou
enfraquecer a viabilidade do plano.
Deixar sempre margem para que os executantes exerçam a sua
criatividade e elaborem o seu próprio plano detalhado, com base na
realidade local.
Fazer um excelente plano, mas se ele se mostrar inadequado, mudar
para incorporar novas experiências e fatores desconsiderados
anteriormente.
3.2.3. Detalhamento dos Sensos.
3.2.3.1. Senso de Utilização (ou Seleção)
Conceito: Separar o útil do inútil, eliminando o desnecessário.
- Consultar o tempo mínimo de guarda dos documentos legais da organização.
Por exemplo, alguns documentos devem ser guardados durante cinco anos, após este
tempo, estes podem ser direcionados ao arquivo morto ou destruídos (enviados para
reciclagem).
- Promover uma faxina geral inicial, aproveitando a ocasião para listar os
equipamentos e materiais que precisarão ser removidos e/ou consertados.
- Fazer uma amostragem prévia do grau de dificuldade envolvido na mobilização
geral, praticando-a num local restrito.
- Selecionar e organizar, previamente, as áreas de destino provisório dos
diversos materiais a serem movimentados.
- Acionar o setor de patrimônio para ajudar na logística da movimentação e
destinação dos excessos identificados.
- Providenciar para que todos os interessados tenham conhecimento dos
materiais com potencial de reutilização interna.
- Documentar e divulgar os resultados obtidos com a mobilização, expressando
esses resultados da forma mais impactante possível.
3.2.3.2. Senso de Ordenação (ou Arrumação)
Conceito: Identificar e arrumar tudo, para que qualquer pessoa possa localizar
documentos e ferramentas facilmente.
A ordenação facilita a utilização, diminuindo o tempo de busca. A proximidade
entre dois sensos é tal que não há uma linha divisória clara entre eles sendo que, no
Japão, geralmente se faz referência ao seiri/seiton como constituindo um conceito
unitário. A distinção feita aqui é apenas didática, uma vez que a ordenação segue,
naturalmente, a seleção de itens necessários e desnecessários, mas, exige atenção
especial.
Disposição dos itens de forma sistemática (Layout) e estabelecimento de um
excelente sistema de comunicação visual para rápido acesso aos mesmos.
Um bom exemplo deste senso pode ser encontrado nos manuais de instrução
sobre segurança de aviões. Toda a comunicação é feita com o máximo de desenhos e
o mínimo de palavras, para permitir uma compreensão instantânea das informações,
em casos de emergências.
Exortações por meio de frases e discursos têm efeito mínimo para incentivar a
prática da ordenação. É necessário padronizar e criar referências visuais para que essa
prática se torne um hábito, marcando o lugar exato de cada coisa, de forma
inconfundível.
Benefícios:
- Economia de tempo;
- Diminuição do cansaço físico por movimentação desnecessária;
- Evacuação rápida em caso de perigo;
- Melhoria do fluxo de pessoas e materiais;
- Diminuição do estresse por buscas mal sucedidas.
Os itens devem ser guardados de acordo com a freqüência de uso, por exemplo:
FREQUÊNCIA DE USO ONDE GUARDAR
Toda Hora No local de trabalho
Todo dia Próximo ao local de trabalho
Toda Semana Almoxarifado
Sem uso previsível Colocar à disposição
Freqüência de uso e onde guardar. Fonte: (LAPA, 1998)
1. A nomenclatura deve ser padronizada.
2. Guardar os objetos de forma que “entra primeiro, sai primeiro”.
3. Usar rótulos e cores vivas para identificar os objetos.
4. Guardar os objetos diferentes em locais diferentes.
5. Expor visualmente todos os pontos críticos, tais como: locais perigosos, partes
das máquinas que exigem atenção especial, etc.
6. Cuidar para que a comunicação visual seja fácil e rápida. Por exemplo: não
escrever frases longas, comunicar apenas uma idéia chave por painel, ilustrar a
idéia com um desenho, preferencialmente.
7. Melhorar o layout de forma a facilitar o fluxo das atividades das pessoas.
3.2.3.3. Senso de Limpeza
Conceito: Manter um ambiente sempre limpo, eliminando as causas da sujeira e
aprendendo a não sujar.
Eliminar todo e qualquer traço de sujeira e agir na causa fundamental. Limpar
rigorosamente os equipamentos visando a sua conservação. Praticar a limpeza de
forma habitual e rotineira e, sobretudo, não sujar.
Empresas como Toyota, Yamaha e Honda, em seus primórdios, concentraram os
seus esforços iniciais em criar um ambiente asseado, eliminando vazamento de óleo e
combatendo a sujeira física. Mesmo quando não tinham dinheiro, investiam em pinturas
do ambiente, usando tintas mais baratas, mas que davam a impressão de dignidade e
asseio.
Algumas organizações e, em especial, lojas de departamentos procuram manter
um ambiente que dê ao cliente uma agradável sensação de brilho e asseio total.
Geralmente, o cliente fica impressionado e atraído por esse ambiente.
O estado do banheiro deve merecer especial atenção, pois impacta diretamente
as pessoas e, em especial, os clientes.
No 5S, além do sentido usual ou específico que a organização queira dar a este
senso, vai-se além, estendendo-se a limpeza que visa à manutenção dos
equipamentos. Neste sentido, praticar o 5S nos equipamentos significa mantê-los em
plenas condições de uso, transformando a limpeza em oportunidades para inspeções
detalhadas, quando poderão ser identificados problemas reais ou potenciais. Este
enfoque não deve ser dado logo no início, em que a limpeza deve ter uma abrangência
convencional de varrer, lavar, espanar, etc.
Benefícios:
- Sentimento de bem estar nos empregados.
- Sentimento de excelência transmitido aos clientes.
- Manutenção dos equipamentos.
- Prevenção de acidentes.
- Boa impressão aos clientes.
Como fazer?
1. Educar para não sujar.
2. Treinar todos os operadores para que sejam capazes de conhecer
completamente o equipamento que usam, de dentro para fora, e cumprir
cronograma para inspeções detalhadas durante a limpeza.
3. Elaborando, junto com os operadores, listas de verificação de todos os pontos do
equipamento que mereçam atenção especial durante as inspeções periódicas.
4. Distribuindo, amplamente, recipientes de coleta de lixo.
3.2.3.4. Senso de Saúde e Higiene
Conceito: Manter um ambiente de trabalho sempre favorável a saúde e higiene.
Basicamente, o objetivo deste senso é manter os três sensos anteriores,
organização, arrumação e limpeza.
Manter as condições de trabalho, físicas e mentais, favoráveis à saúde.
Ter todos os empregados cumprindo procedimentos de segurança e
preocupados com a sua saúde em sentido amplo.
Não pode haver empresa excelente com empregados sem um “senso de saúde”.
Não adianta mandar “consertar” os empregados em hospitais quando eles ficam
doentes, pois, sem o senso de saúde, eles estarão, permanente, doentes.
No 5S, o senso de saúde, refere-se ao estado atingido com a pratica do 3S
anteriores, acrescido de providências rotineiras e habituais em termos de higiene,
segurança no trabalho e saúde pessoal.
Enquanto a prática dos três primeiros sensos traz efeitos imediatos, o mesmo
não ocorre com o senso de saúde, pois, os resultados não são prontamente
observáveis. Ao praticar os três sensos, iniciou-se, de fato, a prática do senso da
saúde. Portanto, deve-se conter toda a ansiedade relativa à implantação desse senso.
Excesso de materiais, má ordenação e sujeira são, reconhecidamente, causas
de acidente no trabalho e estresse. Combater essas causas já significa uma grande
iniciativa para conservar a vida da empresa e dos empregados em boas condições.
Benefícios:
- Local de trabalho agradável.
- Ausência de acidentes.
- Economia no combate a doenças (enfoque preventivo).
- Empregados saudáveis e bem dispostos.
Os benefícios relativos ao senso de saúde são evidentes pôr si mesmos, já que o
objetivo é preservar a vida pelo seu valor intrínseco e, obviamente, para que o
empregado possa transformar a sua energia física e mental em bens e serviços.
Cada dia afastado do trabalho e cada dia trabalhado sem energia e entusiasmo
significam perdas financeiras para a empresa e perda de vida para o empregado.
Como estimular o Senso de Saúde?
1. Ter os 3S’s implantados.
2. Mapear e eliminar, sistematicamente, as situações inseguras.
3. Difundir material educativo sobre saúde em geral.
4. Manter excelentes condições de higiene nos banheiros, restaurantes,
etc.
5. Promover, durante o período de trabalho, atividades rápidas para
restauração do equilíbrio físico, mental e emocional.
6. Garantir que todos os seus dependentes tenham uma alimentação
balanceada.
7. Incentivar a prática de esportes.
8. Distribuição das tarefas de forma racional, de modo que elas sejam
efetuadas naturalmente, mesmo que em ritmo forte.
9. Estimular um clima de confiança, amizade e solidariedade.
3.2.3.5. Senso de Autodisciplina
Conceito: Fazer dessas atitudes, ou seja, da metodologia, um hábito,
transformando os 5S num modo de vida.
Se fosse possível desenvolver nas pessoas apenas o senso de autodisciplina,
não seria necessário fazer qualquer referência ao desenvolvimento dos outros sensos,
pois a pessoa autodisciplinada toma a iniciativa para fazer o que deve ser feito.
Entretanto, a própria tecnologia de desenvolvimento da autodisciplina passa pela
prática dos sensos anteriores.
Aprender sempre, ser paciente e perseverante, agir com integridade,
compartilhar, ser justo e honesto são atributos prontamente associáveis com o conceito
de autodisciplina. Portanto, ele não é, de forma alguma, implantável. Assim como o
senso de saúde, ele pode ser apenas estimulado e, mesmo assim, em ambientes onde
existam pessoas que possam dar exemplos e assumir, humildemente, o papel
simultâneo de aprendizes.
O estímulo ao desenvolvimento da autodisciplina deve ser entendido como a luta
permanente para manter e melhorar os 4S’s, ampliando o significado do senso de
utilização para “identificação e solução dos diversos problemas comuns a uma equipe,
e sob a exclusiva responsabilidade da equipe”.
Ele pode ser monitorado, nas auditorias de 5S, com os itens como:
Absenteísmo.
Cumprimento de acordos.
Iniciativa de autodesenvolvimento.
Iniciativa para identificar e resolver problemas.
Índice de participação espontânea em equipes de trabalho.
Benefícios:
- Previsibilidade dos resultados.
- Auto-inspeção e autocontrole.
- Melhoria contínua a nível pessoal e organizacional.
Como Desenvolver?
1. Compartilhar visão e valores.
2. Dar recompensa material e moral.
3. Educar para a criatividade.
4. Ter padrões simples.
5. Melhorar as comunicações em geral.
6. Treinar com paciência e persistência.
6.1. Demonstrar um bom exemplo da ação que se deseja;
6.2. Explicar a finalidade da ação;
6.3. Repetir a explicação muitas vezes;
6.4. Repetir a ação com o subordinado executando-a
simultaneamente;
6.5. Observar o subordinado executando a ação sozinho;
6.6. Elogiar cada progresso ocorrido;
6.7. Se houver falha, repetir o ciclo desde o passo 6.1.
7. Atribuir responsabilidades e dar autoridade.
8. Criar um clima de confiança, amizade e solidariedade.
9. Lançar desafios compatíveis com as habilidades.
4. MANUTENÇÃO DO PROGRAMA 5S
Tão logo seja feito o grande movimento centrado nos 3S iniciais, deve-se fazer
uma avaliação do ocorrido, capitalizar os resultados, e planejar o futuro. Nesta primeira
avaliação, pode-se considerar que o 5S foi implantado, ou simplesmente introduzido, na
organização. A partir daí, ele deverá ser mantido e melhorado.
Nos encontros setoriais devem-se solicitar sugestões para manter o 5S vivo.
Essas sugestões deverão ser incorporadas ao plano geral existente.
4.1. Proposta de Plano Geral para Manutenção do Programa
Os primeiros resultados obtidos com a implantação dos Sensos de Utilização,
Ordenação e Limpeza impressionam, mas a sua manutenção e melhoria em longo
prazo são extremamente difíceis. Portanto, necessita-se de um plano geral consistente
para a manutenção duradoura do programa 5S.
Conforme segundo passo do item 3.2.1., a Empresa deve ser dividida áreas
físicas, setores ou células produtivas.
Para cada setor deve ser designado um multiplicador do Programa 5S. Havendo
um supervisor formal no setor, recomenda-se que logo após a implantação do
programa, ele seja o multiplicador do programa. Após isto, deverá haver rodízio entre
os funcionários do setor a cada semestre.
Recomenda-se que os setores sejam divididos em duas categorias:
Administrativo e Operacional.
Elaborar um quadro e fixá-lo em local de fácil visualização, conforme exemplo da
figura 02. Neste quadro deverão constar os acompanhamentos mensais e informações
adicionais referentes ao Programa 5S.
Nas reuniões gerais deve-se alertar da necessidade de se evitar a competição
entre os setores, pois poderá dispersar o espírito de cooperação existente na Empresa.
Devendo-se ressaltar que os setores mais problemáticos são os que devem ser mais
ajudados.
Fig. 02: Modelo de quadro de acompanhamento [Chesf – Teresina/PI]
Após a certificação do setor, deverão ser realizados acompanhamentos mensais,
preferencialmente no último dia de cada mês. Dependendo do resultado das inspeções,
a certificação poderá ser caçada.
4.1.1. Auditoria de Certificação do Setor
Os setores deverão ter uma certificação inicial. Esta certificação será realizada
através da Lista de Verificação (Anexo 01) contendo perguntas para cada S do
Programa, onde são verificados itens relacionados à implantação do Programa. Um dos
requisitos para a certificação da área é a comprovação de, pelo menos, 80% dos itens
da Planilha.
A Coordenação do Programa 5S na Empresa fará a Auditoria de Certificação.
O Setor deverá apresentar um projeto de melhoria direcionado a algum dos itens:
segurança do trabalho, ou meio-ambiente, ou economia de despesas.
A participação do multiplicador de cada setor também é um condicionante para a
certificação.
Portanto, para o setor receber a certificação deve-se atender aos 03 requisitos:
a) Pontuação de pelo menos 80% dos itens da Lista de Verificação
(Anexo 01);
b) Apresentar pelo menos um projeto de melhoria voltado ao meio
ambiente, ou segurança do trabalho, ou economia de despesas;
c) Participação comprovada do multiplicador do setor no programa.
Os Projetos de Melhoria devem ser atrelados à certificação. Para obter o
certificado, a área deverá apresentar um projeto envolvendo a Segurança no Trabalho,
Meio Ambiente ou Economia de Despesas.
Os projetos devem ser avaliados pelos Técnicos de Segurança do Trabalho,
Técnicos de Meio Ambiente ou Gestores responsáveis pela área onde a economia de
despesas pode ser gerada. Após aprovação, o projeto deve ser validado pelo
coordenador do Programa 5S.
Alguns exemplos de projeto que podem ser orientados ao Meio Ambiente pode
ser a redução dos resíduos sólidos gerados na produção. Ou a forma de
acondicionamento destes resíduos, já que existe uma legislação rigorosa.
Para economia de despesas podem-se lançar mão de projetos voltados à
redução no consumo de água, telefone e energia elétrica, por exemplo.
Para a Segurança do Trabalho também são muitos os temas onde projetos
podem ser apresentados. Por exemplo, se existe na empresa uma campanha para
relatos de incidentes. O histórico desses relatos torna-se fonte de idéias, podendo-se
envolver a CIPA da Empresa, se for o caso.
A participação ativa do multiplicador da área é muito importante. Por isso, o
terceiro fator condicionamente para a obtenção do certificado é o acompanhamento das
atividades do multiplicador.
Os resultados das planilhas de verificação devem ser avaliados pelo
Coordenador do Programa 5S. O qual certificará o setor se os resultados forem
satisfatórios. A Certificação deverá ser divulgada no Quadro de Acompanhamento,
conforme exemplo da figura 02.
4.1.2. Plano de Ação para Manutenção do Programa 5S
Para manter a continuidade do Programa 5S no setor, é necessária a implantação de
uma rotina de inspeção por uma equipe do Programa 5S, a ser realizada mensalmente.
A Equipe do Programa 5S deverá ser escolhida entre os funcionários mais
participativos na implantação do Programa nos setores, devendo haver rodízio entre os
funcionários.
O que Quem Como Quando
Realizar inspeção mensal dos postos
Responsável do posto + equipe do Programa 5S
Observando os itens da planilha de inspeção (Anexo 02).
Mensalmente no último dia do mês.
PendênciasResponsável do posto + equipe do Programa 5S
Anotar as pendências e tomar as providências cabíveis até a próxima inspeção.
Durante a inspeção
Preenchimento da Planilha
Equipe do Programa 5S
Calcular os pontos alcançados pelo setor: somando os pontos alcançados e dividindo pelo número de itens observados.No item da Planilha de Inspeção que tiver alguma pendência não resolvida ou encaminhada em 30 dias será descontado um ponto, por cada pendência.
Após inspeção
Resultado mensal
Responsável do posto + coordenação do programa
Informar à coordenação do programa o resultado do mês para ser anotado na planilha geral de postos.
Até o 1º dia do mês subseqüente à inspeção.
Troca dos responsáveis dos postos
Responsável do posto + coordenação do programa
Aplicar sistema de rodízio, onde todos participam.
Semestral
Escolha do melhor posto
Coordenação do programa
Avaliando os resultados alcançados durante o semestre. Premiar os setores com os melhores resultados alcançados.
Final do semestre
Auditoria do Sistema
Coordenação do Programa
Com a Lista de Verificação da Auditoria de Certificação do Anexo 01.
Anual
Plano de ação para manutenção do Programa 5S (autor)
4.1.2. Ranking Mensal
A formação do ranking mensal se dá pela contagem total dos pontos da Planilha
de Inspeção (Anexo 02), da participação do multiplicador da área, e do
desenvolvimento dos projetos de melhoria.
Os pontos são somados e a área que obtiver mais pontos será declarada a
campeã do projeto naquele bimestre (considerando avaliações bimestrais).
4.1.3. Premiação
Recomendam-se duas premiações: uma para a Área Administrativa e outra para
a Área Operacional.
A Certificação será para todas as áreas que obterem os índices pré-
estabelecidos anteriormente, porém, as duas que lideram em seus setores
(administrativo e Operacional), além do certificado, podem ganhar um troféu. Este
troféu será de posse transitória, ou seja, na próxima avaliação, se a área não for a
melhor pontuada novamente, deverá passar o troféu para a nova campeã.
5. CONCLUSÃO
O Programa 5S é basicamente a determinação de arrumar e organizar um local
de trabalho, manter arrumado e limpo, manter as condições padronizadas e a disciplina
necessária para realizar um bom trabalho. Organização, arrumação e limpeza referem-
se às atividades de pessoas, padronização refere-se à execução das anteriores de
forma sistematizada e, disciplina refere-se à manutenção da nova ordem estabelecida.
Para utilizar o 5S é necessário que se tenha uma metodologia de implantação e
manutenção correta, para almejar ganhos maiores em termos de motivação,
criatividade, produtividade e lucratividade. Se o líder e a equipe não tiverem motivação
certamente cairão na acomodação, que vem acompanhada de regressão, e perde-se
tudo o que for implantado.
A participação de todos os funcionários deve ser promovida, porque permite
formar um sistema de gestão com pessoas e não das pessoas. Deverá ser criado um
clima de confiança em toda a equipe, resultando num ambiente de qualidade no local
de trabalho, com gestão participativa.
Somente quando os integrantes se sentirem orgulhosos por terem
construído um local de trabalho digno e se dispuserem a melhorá-lo continuamente,
será compreendido a verdadeira essência dos 5S.
6. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
CASTRO, Eric Ricardo Calhau de, O Programa 5S. Disponível em:
http://www.fasfsul.edu.br/artigos2006, acesso em 28 de agosto de 2008.
CROSBY, P. A gestão pela qualidade. Banas Qualidade, v.8, n. 70, p. 98. Março/98.
DJAIR, Programa 5S. Disponível em: http://www.lugli.org/2008/02/11/programa-5s,
acesso em 27 de agosto de 2008.
GONZALEZ, Ednaldo Favoreto; JUNGLES, Antônio Edézio, 5S no canteiro de Obra
de um conjunto habitacional. Disponível em: http://www.edinaldogonzalez.com.br,
acesso em 26/08/2008.
LAPA, Reginaldo. Os cinco sensos. Disponível em:
http://qualidade.ifsc.usp.br/arquivos/5s.pdf. Acesso em 27 de agosto de 2008.
WERKEMA, M.C.C. As ferramentas da Qualidade no Gerenciamento de
Processos; Belo Horizonte: Ed de Desenvolvimento Gerencial, 1995.
http://www.dtcom.com.br/, acesso em 24 de março de 2008.
http://www.ipem.sp.gov.br/3emp/5esses.asp?vpro=abe, acesso em 12 de agosto de
2008.
Anexo 01: Lista de Verificação para Auditoria de Certificação no Programa 5S
Nome do Setor:
Responsável: Data da Auditoria:
Nº Descrição do item Avaliação
01Existe um levantamento a fim de determinar o tempo mínimo de guarda de
documentos legais da organização.
SIM NÃO NAPL
02 Os documentos legais existentes no setor estão devidamente organizados.SIM NÃO NAPL
03Os documentos obsoletos foram direcionados ao arquivo morto, ou destruídos,
ou enviados para reciclagem.
SIM NÃO NAPL
04A faxina geral inicial foi adequada. SIM NÃO NAPL
05Há uma lista dos equipamentos e materiais que precisarão ser removidos e/ou
consertados.
SIM NÃO NAPL
06Há prazos para a remoção destes equipamentos e materiais que precisarão ser
removidos e/ou consertados.
SIM NÃO NAPL
07Foi acionado o setor de patrimônio para ajudar na logística da movimentação e
destinação dos excessos de materiais identificados.
SIM NÃO NAPL
08Foi providenciado para que todos os interessados tenham conhecimento dos
materiais com potencial de reutilização interna.
SIM NÃO NAPL
09Os materiais utilizados no setor foram organizados e guardados observando-se o
local adequado e a freqüência de uso dos mesmos.
SIM NÃO NAPL
10Os pontos críticos do setor (locais perigosos, partes das máquinas que exigem
atenção especial, etc.) foram visualmente expostos.
SIM NÃO NAPL
11
Quanto a organização dos objetos:
Estão sendo guardados de forma que “entra primeiro, sai primeiro”.
Usam rótulos e cores vivas para identificação.
Objetos diferentes são guardados em locais diferentes.
SIM NÃO NAPL
12Houve melhoria no layout dos espaços de forma a facilitar o fluxo das atividades
das pessoas.
SIM NÃO NAPL
13
Os operadores são capazes de conhecer completamente o equipamento que
usam, de dentro para fora, e cumprem cronogramas para inspeções detalhadas
durante a limpeza.
SIM NÃO NAPL
14Existem listas de verificação de todos os pontos dos equipamentos que mereçam
atenção especial durante as inspeções periódicas.
SIM NÃO NAPL
15Foram distribuídos amplamente, recipientes de coleta de lixo. SIM NÃO NAPL
16Existe uma sistemática de mapeamento e eliminação das s situações inseguras. SIM NÃO NAPL
17São difundidos materiais educativos sobre saúde em geral. SIM NÃO NAPL
18Os banheiros estão limpos e em bom estado de conservação. SIM NÃO NAPL
19
São promovidas, durante o período de trabalho, atividades rápidas para
restauração do equilíbrio físico, mental e emocional. Há incentivos a prática de
esportes.
SIM NÃO NAPL
20As tarefas são distribuídas de forma racional, de modo que elas sejam efetuadas
naturalmente, mesmo que em ritmo forte.
SIM NÃO NAPL
21Existe alguma atividade para estimular um clima de confiança, amizade e
solidariedade.
SIM NÃO NAPL
22Iluminação e ventilação são adequadas. Garantem um bom ambiente de trabalho. SIM NÃO NAPL
23Materiais e equipamentos estão em boas condições de uso, lâmpadas do setor
estão em bom funcionamento, não estão queimadas.
SIM NÃO NAPL
24Os funcionários mantêm-se asseados (unhas, cabelos, asseio corporal). Todos os
funcionários utilizam o crachá em local visível para a rápida identificação.
SIM NÃO NAPL
25
Os funcionários sabem do resultado da última avaliação do 5S na sua área,
participaram dos planos de ação desenvolvidos e que tiveram sua origem na
última avaliação.
SIM NÃO NAPL
Quantidade de “SIM” e “NAPL”:
Observações: Marcar NAPL – quando não for aplicado ao setor auditado O setor será certificado se pelo menos 20 dos itens forem “SIM” e “NAPL”, o equivalente a 80% da pontuação geral.
Fonte: o autor
Anexo 02: PLANILHA DE INSPEÇÃO DO PROGRAMA 5S
POSTO:RESPONSÁVEL:DATA DA INSPEÇÃO:
ITEM PONTOS DE OBSERVAÇÃO AVALIAÇÃO OBSERVAÇÕES/PENDÊNCIAS
01 O tempo mínimo de guarda de documentos legais da organização está sendo respeitado.
BOM
REGULAR
RUIM
02 Os documentos legais existentes no setor estão devidamente organizados.
BOM
REGULAR
RUIM
03Os documentos obsoletos estão direcionados ao arquivo morto, ou destruídos, ou sendo enviados para reciclagem.
BOM
REGULAR
RUIM
04 A faxina geral está sendo preservada.
BOM
REGULAR
RUIM
05 Os equipamentos e materiais que precisam ser removidos e/ou consertados estão sendo tratados.
BOM
REGULAR
RUIM
06 Há materiais inserviveis no setor em tratativas para remoção.
BOM
REGULAR
RUIM
07Os materiais utilizados no setor estão organizados e guardados observando-se o local adequado e a freqüência de uso dos mesmos.
BOM
REGULAR
RUIM
08Os pontos críticos do setor (locais perigosos, partes das máquinas que exigem atenção especial, etc.) estão visualmente expostos.
BOM
REGULAR
RUIM
09
1. Os objetos estão sendo guardados de forma que “entra primeiro, sai primeiro”.
BOM
2. Os objetos usam rótulos e cores vivas para identificação.
REGULAR
3. Objetos diferentes são guardados em locais diferentes.
RUIM
10 O layout dos espaços se encontra de forma a facilitar o fluxo das atividades das pessoas.
BOM
REGULAR
RUIM
11Os operadores conhecem completamente o equipamento que usam, e cumprem os cronogramas para inspeções detalhadas durante a limpeza.
BOM
REGULAR
RUIM
12 Estão sendo distribuídos amplamente recipientes de coleta de lixo.
BOM
REGULAR
RUIM
13 A sistemática de mapeamento e eliminação das situações inseguras está sendo observada.
BOM
REGULAR
RUIM
14 Os banheiros estão limpos e em bom estado de conservação.
BOM
REGULAR
RUIM
15Estão são promovidas, durante o período de trabalho, atividades rápidas para restauração do equilíbrio físico, mental e emocional. Há incentivos a prática de esportes.
BOM
REGULAR
RUIM
As tarefas esão sendo distribuídas de forma racional, de modo que elas sejam efetuadas
BOM
16 naturalmente, mesmo que em ritmo forte.REGULAR
RUIM
17 A iluminação e ventilação estão adequadas e garantem um bom ambiente de trabalho.
BOM
REGULAR
RUIM
18Os materiais e equipamentos estão em boas condições de uso, lâmpadas do setor estão em bom funcionamento, não estão queimadas.
BOM
REGULAR
RUIM
19Os funcionários mantêm-se asseados (unhas, cabelos, asseio corporal). Todos os funcionários utilizam o crachá em local visível para a rápida identificação.
BOM
REGULAR
RUIM
20Os funcionários sabem do resultado da última avaliação do 5S na sua área, participam dos planos de ação desenvolvidos e que tiveram sua origem na última avaliação.
BOM
REGULAR
RUIM
PONTOS ALCANÇADOS:
OBSERVAÇÕES:
No item, que tiver alguma pendência não resolvida ou encaminhada em 30 dias será descontado um ponto, por cada pendência.
Se o item não for aplicado ao setor (NAPL), o mesmo receberá nota 3.
LEGENDA:
BOM = 3 PONTOS; REGULAR = 2 PONTOS E RUIM = 1 PONTO (Marcar uma opção por item)
Fonte: o autor