Monografia Sped Contabil

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UNIVERSIDADE METODISTA DE PIRACICABA FACULDADE DE GESTO E NEGCIOS CURSO DE CINCIAS CONTBEIS

SISTEMA PBLICO DE ESCRITURAO DIGITAL: IMPACTOS DO SPED CONTBIL NOS ESCRITRIOS CONTBEIS DE PIRACICABA

ALINE SANTANA DE OLIVEIRA

PIRACICABA, SP. 2009

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Monografia apresentada em cumprimento s exigncias curriculares do Curso de Graduao em Cincias Contbeis da Faculdade de Gesto e Negcios da Universidade Metodista de Piracicaba, rea de concentrao em Contabilidade Geral. Orientador: Prof. Ms. Fernando Csar Taranto

PIRACICABA, SP. 2009

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Monografia julgada adequada para aprovao na disciplina Monografia II do Curso de Cincias Contbeis da Faculdade de Gesto e Negcios da Universidade Metodista de Piracicaba

_________________________________________________ Prof.(a) Ms. Miltes Angelita Machuca Martins Coordenadora do Curso

Componentes da banca:

_________________________________________________ Presidente: Prof. Fernando Csar Taranto (orientador)

_________________________________________________ Prof(a). Ms.

________________________________________________ Prof(a). Ms.

Piracicaba, 25 de novembro de 2009.

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Dedico esta obra aos meus queridos pais e ao meu amado e abenoado filho Gabriel, o qual o estmulo que me impulsiona a buscar vida nova a cada dia. Esta obra dedicada como reconhecimento de todo o apoio e compreenso que no me faltaram nos momentos mais difceis desta jornada.

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AGRADECIMENTOS

Todo o tempo, esforo e dedicao empregados neste trabalho, so graas primeiramente a Deus Pai, por me conceber a inteligncia e me fortalecer para encarar as adversidades como oportunidades e assim aprimorando minhas habilidades. No decorrer desta trajetria, muitas pessoas contriburam para que eu pudesse completar essa jornada. Sendo assim, meus sinceros agradecimentos: Aos meus pais, Manoel e Marinalva, pelo incentivo a cursar mais uma faculdade e pelo apoio fundamental a me ajudarem a educar meu filho. Ao meu querido filho Gabriel, pela compreenso falta de ateno e dedicao os quais o submeti para que fosse possvel a realizao deste trabalho. Ao meu namorado Emerson, por me encorajar a no desistir nos momentos de desnimo e por ter aceito se privar de minha companhia, concedendo a mim a oportunidade de me realizar ainda mais. Em especial, ao meu orientador Prof. Ms. Fernando Csar Taranto, pela orientao e valiosa contribuio na elaborao do presente trabalho. Desejo retribuir a competncia, a sensibilidade e a disponibilidade com que sempre me orientou, contribuindo para o aprimoramento intelectual, profissional e pessoal que acredito ter adquirido atravs do vnculo estabelecido. Aos amigos, em especial, Alexandre Nappi e Adriana Pagotto, que me auxiliaram e apoiaram direta ou indiretamente. Aos escritrios de contabilidade de Piracicaba estudados pela pronta colaborao no fornecimento de informaes para que a pesquisa fosse concluda.

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Aprender a nica coisa de que a mente nunca se cansa, nunca tem medo e nunca se arrepende. Leonardo da Vinci

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RESUMO

A Escriturao Contbil Digital (ECD), tambm conhecida por Sped Contbil, um dos pilares do Sistema Pblico de Escriturao Digital SPED. Consiste essencialmente na transferncia da escriturao tradicional (feita em papel) para a digital, extinguindo a necessidade de manuteno de espaos fsicos muitas vezes dispendiosos para o arquivamento desta documentao. Este trabalho teve por objetivo identificar os possveis impactos causados pela implantao do SPED Contbil nos escritrios de contabilidade de Piracicaba. Primeiramente, este estudo foi desenvolvido atravs de pesquisa bibliogrfica, baseada em legislao, livros e artigos sobre as caractersticas e funcionamento do Sped Contbil. Seguido de uma pesquisa de levantamento de dados, utilizando-se de questionrio como instrumento de coleta, com a finalidade de coletar informaes junto aos escritrios contbeis de Piracicaba sobre os impactos produzidos pelo Sped Contbil. uma pesquisa quantitativa, que tem como finalidade compreender e analisar as informaes adquiridas no questionrio aplicado. Atravs da anlise dos dados, conclui-se que a maioria dos escritrios contbeis de Piracicaba est se preparando para implantao do Sped Contbil e concordam com a necessidade de mudanas decorrentes da inovao tecnolgica, e que os impactos provocados pelo Sped Contbil nos escritrios so contratao de profissionais mais capacitados; investimento em capacitao profissional; integrao do software contbil, fiscal e folha; participao de programas de qualidade; reviso da sua infra-estrutura fsica (computadores); de reestruturao tecnolgica (softwares); realizao de planejamento tributrio para seus clientes; utilizao de mtodos de gesto de documentos eletrnicos e investimento na infra-estrutura de telecomunicaes para o envio das informaes. Palavras-chave: Sistema de Escriturao Contbil (SPED). Escriturao Contbil Digital (ECD). Tecnologia da Informao

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LISTA DE FIGURAS

Figura 1 - Estrutura Resumida da ICP-Brasil............................................................ 34 Figura 2 - Processo do Sped Contbil ...................................................................... 54

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SUMRIO

1. 2. 2.1. 2.2. 2.3. 3. 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 4. 4.1. 4.2. 4.3. 5. 5.1. 5.2. 5.3.

INTRODUO ..................................................................................................... 9 A CONTABILIDADE NA ERA DIGITAL ............................................................ 17 A tecnologia da informao na Contabilidade ....................................... 18 A importncia dos sistemas integrados de gesto (ERP) ..................... 21 A contabilidade como ferramenta gerencial ........................................... 25 CERTIFICAO DIGITAL ................................................................................. 28 Certificado Digital ..................................................................................... 29 O que o ICP-Brasil? ............................................................................... 31 Tipos de certificado .................................................................................. 35 Responsabilidades, validade e benefcios ............................................. 37 SISTEMA PBLICO DE ESCRITURAO DIGITAL SPED ......................... 39 Apresentao ............................................................................................ 40 Objetivos, premissas e benefcios .......................................................... 43 Aspectos gerais sobre o Sped ................................................................. 44 ESCRITURAO CONTBIL DIGITAL ECD ................................................ 50 Aspectos gerais sobre a ECD .................................................................. 51 Tratamento das informaes relativas ECD ........................................ 55 Validao das informaes ...................................................................... 56 Plano de Contas Referencial............................................................. 57

5.3.1. 6. 6.1. 6.2. 6.3. 7.

PESQUISA DE CAMPO .................................................................................... 59 Populao e Amostra ............................................................................... 59 Instrumento de coleta de dados .............................................................. 60 Resultados da pesquisa ........................................................................... 61 CONCLUSO .................................................................................................... 73

REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS ......................................................................... 75 APNDICE ................................................................................................................ 80

1. INTRODUO

Observa-se que nas ltimas trs dcadas ocorreram mudanas expressivas na legislao tributria brasileira e nos procedimentos contbeis. A escriturao manuscrita foi trocada pelo mecnico, e logo depois pelo eletrnico. Com isso, a classe contbil foi beneficiada em relao a fazer a contabilidade de uma empresa, utilizando-se a partir da a tecnologia da informtica. A informtica proporciona contabilidade muitas facilidades, que vo desde os lanamentos e processamento das informaes at a gerao dos relatrios pelo sistema implantado. Para Oliveira (2000, p. 17), as empresas que adotaram a contabilidade informatizada tiveram bons resultados e procuraram cada vez mais melhorar esse processo. So eles: a) Aumento da produtividade; b) Melhoria da qualidade dos servios; c) Mais estmulo para os profissionais da rea; d) Facilidade para a leitura prvia dos relatrios; e) Atendimento s exigncias dos rgos quanto ao cumprimento de prazos; f) Facilidade de acesso s informaes da empresa; g) Maior segurana das informaes. De acordo com MORAIS (2003, p. 2), com o avano das novas tecnologias, os problemas esto cada vez mais complexos para o exerccio da profisso contbil. Todas essas mudanas esto sendo impulsionadas pela informtica. As empresas necessitam cada vez mais de um bom sistema de informaes contbeis para a aplicao de tcnicas inteligentes na tomada de

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deciso. Os avanos requerem mais dos sistemas contbeis e no simplesmente aqueles com a finalidade de realizar processamento de transaes. O mundo dos negcios desse novo milnio mais exigente e a tecnologia de ponta utilizada nos hardwares e nos softwares permite no somente os processamentos de dados, como tambm, sistemas que processam informaes e compartilham conhecimentos. A implantao do SPED - Sistema Pblico de Escriturao Digital est gerando grande preocupao aos profissionais da rea contbil e fiscal, pois neste novo modelo fica implcita a necessidade de profissionais de diversas reas, especialmente da rea de contabilidade, a evoluir de forma idntica velocidade da tecnologia. As autoridades fiscais (Receita Federal do Brasil, Governos Estaduais e Municipais) esto convencidas de que o sistema ir gerar significativa melhoria no processo de controle e auditoria fiscal eletrnica das empresas, reduzindo expressivamente a informalidade e a adoo de procedimentos em desacordo com a legislao fiscal, o que certamente resultar em aumento na arrecadao de tributos. So raras as empresas que demonstram estarem prontas para uma modificao to radical na forma de realizarem sua escriturao, bem como sobre como conservarem um relacionamento correto em relao s exigncias para sua apresentao, a fim de evitarem sanes por parte do Fisco, devido aos elevados valores. Nesse particular, a Instruo Normativa RFB n. 787/2007, que instituiu o SPED, em seu artigo 10, prev multa de R$ 5.000,00 por ms ou frao para as empresas que deixarem de apresentar a Escriturao Contbil Digital. As empresas obrigadas entrega do SPED devero melhorar a avaliao da qualidade de suas informaes e dos seus procedimentos contbeis e fiscais, pois, com a entrega dos arquivos eletrnicos, elas estaro mais vulnerveis a maiores questionamentos caso exista procedimentos fiscais em desacordo com a legislao. Eventuais erros, omisses ou falta de entrega de arquivos, alm de autuaes, podem levar os Fiscos a fiscalizar a empresa nos ltimos cinco anos. As empresas que esto sob o acompanhamento fiscal diferenciado j esto obrigadas a

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entregar a Escriturao Contbil Digital relativa ao ano de 2008, sendo esta obrigao estendida a todas as empresas tributadas pelo lucro real a partir de 2009.

Problema da pesquisa

Segundo a Receita Federal (2008), a fim de integrar as informaes, evitar a evaso fiscal e aumentar a arrecadao de impostos foi criado, pelo decreto n 6022/07, o SPED- Sistema Pblico de Escriturao Digital, com o objetivo de padronizar o armazenamento e demonstrar as informaes das reas contbil e fiscal das empresas. O projeto conta com trs grandes subprojetos: Nota Fiscal Eletrnica, SPED Contbil e SPED Fiscal. uma soluo tecnolgica que oficializa os arquivos digitais das escrituraes fiscal e contbil dos sistemas empresariais em um formato digital especfico e padronizado dentro dos trs mbitos tributrios: federal, estadual e municipal. O SPED representa uma nova era nas relaes entre o fisco e os contribuintes e, seguramente, demandar dos profissionais de contabilidade e de todo o corpo administrativo das empresas uma postura diferenciada no tocante s informaes contbeis e fiscais por ela produzidas. De acordo com Silva (2006), ao profissional de contabilidade compete acompanhar de perto as mudanas introduzidas por este processo e adaptar as suas habilidades e competncias, nelas incluindo conhecimentos informticos que lhe permita gerir todo esse processo, alm de estar muito atento consistncia dos controles internos das empresas. As empresas, por sua vez, devero estar atentas aos impactos que este sistema provocar nas suas atividades, sobretudo, quanto necessidade de uma resposta rpida aos problemas do cotidiano e a implementao das alteraes na legislao, to costumeiras nos dias atuais. Ao fisco compete se estruturar de forma eficiente para no comprometer as operaes das empresas, principalmente medida que o modelo for se difundindo no mercado. Enfim, a implantao do Sped Contbil est causando grande preocupao aos profissionais da rea contbil e fiscal, pois requer profissionais de

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diversas reas, principalmente da rea de contabilidade, evoluindo de maneira semelhante velocidade da tecnologia. Essas mudanas certamente implicaro em aumento de custos para os escritrios contbeis e investimento em qualificao dos profissionais. Assim, a contabilidade a partir de agora deve ser exmia, sem espao para equvocos ou amadorismo, a fim de evitar multas, problemas com fiscalizao e sanes. Nesse contexto, questiona-se: quais os impactos produzidos com a implantao do SPED Contbil nos escritrios contbeis de Piracicaba?

Objetivos

Geral Identificar os impactos causados pela implantao e transmisso da Escriturao Contbil Digital nos escritrios de contabilidade de Piracicaba.

Especficos a) Apresentar as caractersticas e o funcionamento do Sped Contbil, atravs da legislao e artigos sobre o assunto; b) Identificar os impactos e conseqncias trazidos pelo Sped Contbil aos escritrios de contabilidade de Piracicaba para a implantao e transmisso da Escriturao Contbil Digital (ECD), utilizando-se questionrio para atender ao objetivo.

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Metodologia da Pesquisa

De acordo com Oliveira (2003, p. 62), a pesquisa cientfica a realizao de um estudo planejado, sendo o mtodo de abordagem do problema o que caracteriza o aspecto cientifico da investigao. Sua finalidade descobrir respostas para o problema em estudo. Assim, metodologia o conjunto de mtodos, processos ou tcnicas que, interligados, conduzem captao e processamento de informaes, com vistas resoluo do problema de investigao, tornando possvel conhecer a realidade e desenvolver procedimentos ou comportamentos. O mtodo a forma de pensar para chegar natureza de um determinado problema, quer seja para estudlo ou explic-lo, atravs da aplicao de normas e tcnicas. As tipologias de delineamentos de pesquisa podem variar de acordo com o autor Bruyne et al. (1977 apud BEUREN, 2003) sugere quatro (estudo de caso, comparao, experimentao e simulao) enquanto Gil (1999) postula sete (pesquisas: bibliogrfica, documental, experimental, ex-post-facto; levantamento; estudo de campo e de caso). Outros enfoques sugerem que a pesquisa seja classificada por agrupamentos, conforme sua finalidade, meios empregados etc. (VERGARA, 1997). Para a descrio da metodologia utilizada neste trabalho, optou-se pela classificao dada por Beuren (2003, p. 79), em que a tipologia de pesquisa definida em trs categorias: quanto aos objetivos, quanto aos procedimentos e quanto abordagem do problema. De acordo com Beuren (2003, p. 80) quanto aos objetivos, a pesquisa pode ser exploratria, descritiva ou explicativa. A metodologia empregada nesse estudo foi a pesquisa descritiva. Para Beuren (op.cit), a pesquisa descritiva visa descrever as caractersticas de determinada populao ou fenmeno ou o estabelecimento de relaes entre variveis. Assim, este trabalho foi estruturado para descrever as caractersticas e funcionamento do SPED Contbil.

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Beuren (op. cit.) destaca ainda que os procedimentos de investigao podem ser: estudo de caso, pesquisa de levantamento, pesquisa bibliogrfica, pesquisa documental, pesquisa participante e pesquisa experimental. No presente estudo, a tipologia da pesquisa quanto aos seus procedimentos referem-se pesquisa bibliogrfica e pesquisa de levantamento. Cervo e Bervian (1983, p. 55 apud BEUREN, 2003, p. 86) ensinam que a pesquisa bibliogrfica:explica um problema a partir de referenciais tericos publicados em documentos. Pode ser realizada independentemente ou como parte da pesquisa descritiva ou experimental. Ambos os casos buscam conhecer e analisar as contribuies culturais ou cientficas do passado existentes sobre um determinado assunto, tema ou problema.

Para Gil (1999 apud BEUREN, 2003, p. 87), a pesquisa bibliogrfica desenvolvida com base em material j elaborado, constitudo principalmente de livros e artigos cientficos. Quanto pesquisa de levantamento, segundo Gil (1999 apud BEUREN, p. 85) op. cit) afirma que:se caracterizam pela interrogao direta das pessoas cujo comportamento se deseja conhecer. Basicamente, procede-se solicitao de informaes a um grupo significativo de pessoas acerca do problema estudado para, em seguida, mediante anlise quantitativa, obterem-se as concluses correspondentes aos dados coletados.

Neste trabalho, a pesquisa bibliogrfica ser praticamente baseada em legislao e artigos. Em relao pesquisa de levantamento, sero coletadas informaes junto aos escritrios contbeis de Piracicaba sobre as dificuldades de implantao do Sped Contbil. A tipologia da pesquisa quanto abordagem do problema enquadrada como sendo do tipo quantitativa, pois os nmeros/dados coletados sero traduzidos em opinies e informaes para serem classificadas e analisadas, sendo necessria a utilizao de tcnicas estatsticas. De acordo com Beuren (2003, p.118), a populao ou universo da pesquisa a totalidade de elementos distintos que possui certa paridade nas caractersticas definidas para determinado estudo. No presente trabalho, a populao so os escritrios contbeis de Piracicaba.

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Para fazer a amostragem, os objetivos da pesquisa e a populao a ser amostrada devem estar definidos. Sendo que a amostra frao da populao convenientemente selecionada. De acordo com Diehl e Tatim (2004, p. 64), h dois tipos de amostragem: probalstica e no probabilstica. A amostragem probabilstica submete-se ao tratamento estatstico. No entanto, na amostragem no probabilstica no so utilizadas as formas aleatrias de seleo, podendo ser feita de forma intencional, definindo elementos que so considerados tpicos da populao que deseja estudar. Nesse estudo, ser utilizada a amostragem no probabilstica. Pois a amostra da populao ser os escritrios contbeis de Piracicaba que possuem o certificado PQEC (Programa de Qualidade de Empresas Contbeis). Esse certificado concedido pelo SESCON-SP (Sindicato das Empresas de Servios Contbeis, Assessoramento, Percias, Informaes e Pesquisas no Estado de So Paulo). Considerando que os escritrios que possuem esse certificado, so empresas contbeis comprometidas com a qualidade dos servios e a tica. Como instrumento de pesquisa, ser utilizado o questionrio nesse trabalho. Diehl e Tatim (2004, p. 68), ensinam que o questionrio uma srie ordenada de perguntas que devem ser respondidas por escrito e sem a presena do entrevistador. O questionrio deve ser objetivo, limitado em extenso e estar acompanhado de instrues. As instrues devem esclarecer o propsito de sua aplicao, ressaltar a importncia da colaborao do informante e facilitar o preenchimento. Como a pesquisa de carter quantitativo, posteriormente, os dados coletados sero organizados para que eles possam ser analisados e interpretados, a fim de solucionar o problema em estudo.

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Justificativas

A relevncia do presente estudo fundamenta-se na importncia que a implantao do Sped Contbil trouxe ao Governo, aos empresrios e a classe contbil. Outro fator relevante conscientizar os empresrios e contadores da importncia do sistema de informao, considerando que o sucesso profissional est intimamente ligado dedicao em compreender e utilizar o sistema de informao, Este trabalho servir tambm como fonte de pesquisa para alunos e profissionais da rea que estiverem interessados no assunto, pois trata-se de assunto pouco explorado. Dever indicar mudanas e solues de melhoria tanto para os contadores quanto para os empresrios. O fator motivador para o desenvolvimento deste estudo partiu da experincia profissional da aluna, vivenciada em atividades contbeis e ineditamente na implantao do Sped Contbil no escritrio contbil onde trabalha. O Sped Contbil por ser uma obrigao recentemente instituda por lei, encontrou-se dificuldades na pesquisa bibliogrfica, sendo esta basicamente feita atravs de peridicos, artigos publicados na internet, legislao. At o presente, s havia apenas um livro lanado sobre o Sped.

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2. A CONTABILIDADE NA ERA DIGITAL

A evoluo da Contabilidade se confunde com a evoluo da prpria humanidade. Cada nova descoberta pela humanidade, novos caminhos seguem a Contabilidade. Segundo Negra (1999, p.40) a profisso contbil, sem dvida nenhuma, uma das mais antigas da terra, tanto quanto os matemticos e os astrnomos. De acordo com Negra (1999, p. 40), esta contestao foi feita por S (1997, p.12):A Histria da Contabilidade, pois, percorre milnios, participando das diversas modificaes sobre o usa da riqueza e dos recursos sobre os meios de registros. O aparecimento das cidades, a estrutura dos Estados, do Poder Religioso, o surgimento da moeda, a concentrao de riquezas, a diviso do trabalho, o domnio dos mares, a expanso comercial, a Revoluo Industrial, a descoberta do papel, a revoluo cientfica, a informtica, todos esses fatores alteraram e continuam alterando a histria dessa cincia do patrimnio.

Atualmente, o grande desafio encontrado na profisso contbil tem sido a Era Digital, o qual trouxe consigo mudanas aceleradas nos mercados, nas tecnologias e nas formas organizacionais. Sendo fundamental muito esforo para tornar novos conhecimentos apropriveis e adequar-se s inovaes. Diante da classe contbil, os clientes tm mudado suas

necessidades, pois esto em busca de qualidade e de melhores servios, obrigando o profissional contbil a se atualizar, identificar a necessidade das entidades, fornecer informaes objetivas, com qualidade e criatividade. (BRANCO, 1999). Vive-se atualmente a era do conhecimento, do capital intelectual, onde o poder de manusear este conhecimento o ponto fundamental das grandes decises, sendo que por sua vez o contabilista deve ter consigo que um trabalhador do conhecimento, um profissional valioso e demonstrar a sua atuao no novo ambiente oferecendo informaes teis, completas, corretas e principalmente em curto prazo. (BRANCO, 1999)

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Em contrapartida, as empresas tambm passam por transformaes que exigem aes rpidas, investimentos precisos e profissionais ideais para gerenciar seus negcios. A tendncia que aumente a exigncia de esforos e determinao para as mudanas, pois a competitividade do mercado no aceita indecises e sim profissionais responsveis, que gerem informaes atualizadas e fundamentais para tomada de deciso.

2.1. A tecnologia da informao na Contabilidade

De acordo com Cruz et al (2003, p. 3), a Contabilidade vem passando por processos de melhoria e aprimoramento durante sculos. Houve mudanas expressivas tanto nas normas e padres que orientam a Contabilidade, quanto nos procedimentos contbeis. A escriturao feita manuscrita foi trocada pelo mecnico, e posteriormente pelo eletrnico. Com isso, a classe contbil foi beneficiada no que tange a fazer a contabilidade de uma empresa, utilizando-se a partir da a tecnologia da informtica. Conforme relata Oliveira (2000, p. 12) a contabilidade passou por vrios procedimentos em sua evoluo, como possvel verificar em seguida:Procedimento manuscrito: a escriturao era feita manualmente, preenchendo-se os principais livros, como dirio, razo, caixa, controle de duplicatas a receber, controle de contas a pagar, entradas e sadas de mercadorias. Em seguida vieram as mquinas mecnicas produzidas nos Estados Unidos. A dificuldade em manter as escritas atualizadas era grande devido ao volume de informaes e registros necessrios para execuo do trabalho. Procedimento mecanizado: A escriturao era feita de forma mecnica, com uso de mquinas de datilografia e processadoras automticas, para o preenchimento de fichas. Os profissionais que trabalhavam com as mquinas mecnicas eram conhecidos por mecanogrfos e os equipamentos que utilizavam eram muito difundidos antes do surgimento dos micros. Essas mquinas so pouco utilizadas e de difcil manuteno nos dias atuais. Procedimento informatizado: a fase atual, com a escriturao feita eletronicamente, utilizando-se os grandes equipamentos (mainframes) e os micro como instrumentos de trabalho. Os livros de registros foram substitudos por folhas soltas ou formulrios contnuos e os fichrios por pastas contnuas e disquetes. A partir da dcada de 80, houve enorme crescimento no uso e disseminao dos micros, juntamente com os sistemas informatizados ligados s reas administrativa, comercial, contbil e financeira das empresas.

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Com o avano tecnolgico, os computadores tm se tornado cada vez mais imprescindveis no mundo dos negcios, e conseqentemente o campo contbil tem sido impactado por estes aspectos. A Contabilidade vem assumindo novos desafios, carregado de volume e complexidade das transaes que envolvem as operaes das empresas em geral. Segundo relata Padoveze (2000, p.59-63):um dos reflexos do desenvolvimento tecnolgico na Contabilidade, pode ser verificado no aumento do grau de automao. Tarefas anteriormente realizadas por processos manuais j so desenvolvidas dentro de softwares especficos, diminuindo o fluxo de papis e documentos na empresa, um exemplo disso, so as rotinas mais freqentes que passaram a ser realizadas dentro dos sistemas, como o caso de: lanamentos de dbito e crditos, escriturao de livros fiscais, balancetes mensais, Balano Patrimonial, Demonstrao do Resultado do Exerccio, entre outros.

H

muitas

facilidades

proporcionadas

contabilidade

pela

informtica, que vo desde os lanamentos e processamento das informaes at a emisso dos relatrios que podem ser gerados pelo sistema implantado. Para Oliveira (2000, p. 11-12), as empresas que adotaram a contabilidade informatizada tiveram bons resultados e procuraram cada vez mais melhorar esse processo. So eles:Aumento da produtividade: a velocidade de processamento das informaes, quando se faz uso do computador para trabalhar, gera aumento substancial da produtividade. O tempo gasto por uma pessoa ou uma equipe, para se produzir um balancete ou outro relatrio da contabilidade nos sistemas convencionais muito superior ao tempo gasto quando se utilizam sistemas informatizados. Melhoria da qualidade dos servios: a impresso eletrnica por meio de boas impressoras torna o trabalho mais apresentvel. Mais estmulo para os profissionais da rea: O trabalho torna-se menos estafante e em funo disso mais estimulante. Facilidade para a leitura prvia dos relatrios: os relatrios gerados pelos sistemas podem ser lidos previamente, evitando possveis erros, antes de serem impressos. Atendimento s exigncias dos rgos quanto ao cumprimento de prazos: O no recolhimento nas datas indicadas para o vencimento da obrigao geralmente implica em pagamento de multa e juros para a empresa. S tornado possvel para algumas empresas o cumprimento desses prazos a partir do uso do computador. Facilidade de acesso s informaes da empresa: o acesso s informaes feito de maneira rpida por meio de sistema, localizando um lanamento, informando o saldo ou ainda demonstrando a evoluo da receita e das despesas por meio de relatrios.

20 Maior segurana das informaes: devido aos recursos de proteo dos arquivos de dados, por meio de segurana ou backup, o que permite a integridades das informaes. Menos espao fsico nos ambientes de trabalho: Os equipamentos de informtica ocupam pouco espao fsico cabendo em qualquer canto de uma sala. Os arquivos de discos flexveis(disquetes )facilitam a guarda e manuseio das informaes j processadas. E so bem mais fceis de ser organizados e guardados do que os arquivos de papis.

Assim, com a globalizao, os avanos da tecnologia, influenciaram muito os negcios, afetando o perfil das relaes empresariais, e acarretando mudanas no perfil do profissional contbil, cujo trabalho no s se diferenciou no uso das informaes, como tambm na importncia de suas atividades.O profissional contbil, como um elemento que integra a organizao, tambm est inserido nesse contexto, e vem sofrendo uma forte presso diante dessas mudanas, pois sua funo est sendo reformulada a cada passo desse processo de transformao. Esse profissional deve buscar alternativas para agregar valor no s a empresa, como a seu trabalho, utilizando a Tecnologia da Informao como uma aliada na aquisio e desenvolvimento de competncias. (BARBOSA, 2000, p.2).

Para Cruz (2003, p. 11), a tecnologia de informao foi adicionada ao universo contbil para responder s novas exigncias do mercado, trazendo mudanas no perfil do profissional. Assim, tem sido superado o conceito de contador como responsvel pelos registros contbeis atravs dos lanamentos de dbitos e crditos, poucos compreendidos por muitos gestores empresariais. As empresas modernas esto inseridas em um mercado competitivo, o qual faz parte de uma nova economia, onde a informao, em todas as suas formas, torna-se digital. A tecnologia da informao deixa de ter uma funo simplesmente operacional passando a ser um recurso estratgico. Esse novo panorama requer que as organizaes repensem em suas misses. O mercado de trabalho exige do profissional de contabilidade conhecimento da rea da cincia da informao devido rpida automao percebida em vrios setores da economia, em processo contnuo e irreversvel. Para Cruz et al (2003, p. 2), a Tecnologia da Informao juntamente com a Contabilidade consentiu que fossem dadas caractersticas particulares s transaes e a anlise econmica e financeira, com a implantao de modelos gerenciais mais avanados. Assim, o profissional contbil cobrado para que se capacite cada vez mais, em virtude do novo ritmo dos negcios. Por outro lado, o fluxo de operaes mais amplo e certos servios disponveis atravs dos meios

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eletrnicos transformaram a maneira de atuao do profissional contbil e a postura adotada diante do processo decisrio, atuando agora como o gerenciador de informaes. De acordo com Barbosa (2000, p. 3):A revoluo da Tecnologia da Informao veio agregar valor a profisso contbil, pois a Contabilidade uma cincia que por natureza lida com a tecnologia da informao. A democratizao das informaes no ambiente empresarial causou nos executivos das empresas a necessidade de utilizarem as competncias e habilidades do profissional contbil, transformando esse profissional num consultor dentro das organizaes. Isso ocorreu em parte, graas evoluo dos Sistemas de Informaes.

Portanto, percebe-se que o perfil do Contador moderno o de uma pessoa de valor que necessita adquirir muitos conhecimentos, mas que tem um mercado de trabalho garantido. um elemento fundamental para agregar valor a empresa, sendo indispensvel no processo de tomada de decises, pois aos seus conhecimentos est a responsabilidade pela seleo das informaes coletadas das empresas e pela distribuio destas ao desempenho operacional. Foram com essas novas habilidades que fizeram surgir a Contabilidade denominada Contabilidade Gerencial, como ferramenta na gesto de negcios e evoluir o segmento de consultoria na contabilidade. (CRUZ et al, 2003, p. 12) Portanto, nesse contexto repleto de mudanas social, econmica e tecnolgica, nenhuma empresa pode permanecer imvel frente s adversidades e conduzir o processo contbil, como uma simples rotina operacional ou aderir a uma boa tcnica apenas para atender os interesses fiscais. Os cenrios so outros, o mundo contbil, na verdade, j aderiu a as transformaes requeridas pela movimentao circulatria de riquezas entre a clula social e a sociedade, inserido-se num sistema ambiental que requer ateno em consonncia com a velocidade proposta pela tecnologia na era digital..

2.2. A importncia dos sistemas integrados de gesto (ERP)

A sobrevivncia o maior desafio quando uma empresa nasce. A empresa precisa gerar renda para pagar as suas obrigaes e ainda sobrar um pouco para o empreendedor manter um mnimo do seu padro de vida.

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Se a empresa sobrevive fase da mortalidade infantil, o ideal do empreendedor fazer com que a empresa progrida cada vez mais. Assim, necessrio aumentar a receita para aumentar o caixa e investir. Porm, essa altura podem enfrentar a falta de controle. Com o progresso da empresa, a organizao ficou mais complexa: mais clientes, funcionrios, produtos, servios, concorrentes, ameaas e oportunidades, aumento do financeiro em relao contas a pagar e receber. Para Duarte (2008, p. 132), a soluo para falta de controle, na maioria dos casos, passa por automatizar processos operacionais da empresa. Implantam sistemas e utilizam planilhas para controlar emisso de notas-fiscais, processar a folha de pagamentos, contas a pagar e a receber, estoques, compras e operaes. A empresa consegue escapar da mortalidade, mas pode perder recursos em projetos sem foco, sem planejamento, sem controle, sem viso de futuro. Investe tempo e dinheiro na tentativa de melhorar a operao em cada detalhe. Muitas empresas no resistem a fase at atingir o amadurecimento. Nessa fase, muitos profissionais perdem o encanto pela empresa, correm para o mercado ou acabam sendo dispensados. Na opinio de Duarte (2008, p. 133):Um dia, o empresrio percebe que o problema no est na operao, mas na estratgia. No nas partes, mas no todo. Descobre que a empresa est contextualizada em um ecossistema complexo e dinmico. Por melhor que sejam os componentes de um carro de Frmula 1, por melhor que seja o piloto, os pneus, o combustvel, se tudo isto no funcionam de forma integrada, sinergicamente, no h como vencer o campeonato. a viso sistmica ou holstica que produz resultados diferenciados.

O empresrio precisa entender que a empresa um sistema aberto, interagindo com o ambiente e sociedade de maneira completa. A empresa um sistema em que h a entrada de recursos, que so processados e h a sada de produtos ou servios. Padoveze (2002, p. 34), explica o motivo de a empresa ser um sistema aberto:Uma empresa um sistema aberto porque em razo de sua interao com a sociedade e o ambiente onde ele atua. Essa interao com a sociedade provoca influncia nas pessoas, aumento nos padres de vida e o desenvolvimento da sociedade. Assim, podemos que toda empresa tem

23 uma misso em relao sociedade e que a misso das empresas corresponde aos seus objetivos permanentes, que consistem em otimizar a satisfao das necessidades humanas.

Padoveze (2002, p.80), explica que para a empresa cumprir sua misso necessria sua continuidade e a busca e realizao de resultados positivos (lucros), que satisfaam plenamente todos os envolvidos com o sistema empresa. A Cincia Contbil a nica especializada em analisar

economicamente a empresa e seus resultados, todas as aes terminam por convergir para o Sistema de Informao Contbil, que fundamentalmente, um sistema de avaliao de gesto econmica. Todas as informaes terminam por convergir, direta ou

indiretamente, parcial ou integralmente, para o processo de gesto contbil, em qualquer etapa de um processo decisrio, onde envolve as fases de planejamento estratgico e operacional, programao, execuo e controle. O atual ambiente tecnolgico tem apresentado como soluo para a maior parte dos sistemas de informaes necessrios para as empresas o conceito de Sistema Integrado de Gesto Empresarial (SIGE). So assim denominados os sistemas de informaes gerenciais que tem como objetivo fundamental a integrao, consolidao e aglutinao de todas as informaes necessrias para a gesto do sistema empresa. Os Sistemas Integrados de Gesto Empresariais so mais conhecidos pela denominao de E.R.P. (Enterprise Resources Planning Planejamento de Recursos Empresariais). Representam uma ferramenta de tecnologia da informao que visam aprimorar o desempenho organizacional como um todo. Para Silva e Oliveira (2007), a utilizao expressiva dos sistemas ERP deve-se s necessidades e exigncias do mercado, j que esses sistemas contribuem para as empresas tornarem-se mais competitivas e melhorar o seu desempenho, possibilitando as empresas atingirem suas metas e objetivos atravs da gesto integrada de seus inmeros subsistemas.Esses sistemas unem e integram todos os subsistemas componentes dos sistemas operacionais e dos sistemas de apoio gesto, atravs de recursos da tecnologia de informao, de forma tal que todos os processos de negcios da empresa possam ser visualizados em termos de um fluxo

24 dinmico de informaes, que perpassam todos os departamentos e funes. (PADOVEZE, 2003, p.44)

A importncia da adoo do ERP est baseada nas melhorias que o sistema proporciona, agrupadas tais como (MENDES, 2003, p. 291):1. Evoluo da base tecnolgica que permite: reduo no tempo de processamento das informaes; obteno das informaes em tempo real; agilidade nas tarefas da empresa, pela otimizao e uniformizao dos procedimentos internos. 2. Integrao entre as diversas reas da empresa: auxiliada pela adoo de um nico sistema em toda a empresa; auxilia o controle e integridade das informaes, pois elimina redundncia dos dados; permite a reduo do fluxo de papis. 3. Impacto no controle e gesto da empresa que pode ser percebido por: diminuio no retrabalho de tarefas administrativas; melhoria no desempenho da empresa; crescimento da empresa, possibilitado pelo controle em suas tarefas; centralizao das atividades administrativas; otimizao da comunicao; tomada de decises com informaes obtidas em tempo real; maior comprometimento e responsabilidade do funcionrio no apontamento. 4. Impacto na administrao de recursos humanos da empresa, percebido por: reduo de custos por meio da reduo de mo-de-obra e de horas extras; racionalizao de recursos; melhoria do nvel tcnico dos funcionrios em informtica.

Entretanto, muitas empresas perdem muito dinheiro em projetos de implantao de ERPs com a mentalidade departamental, mecanicista, s vezes ficando pior do que antes, sem resolver seus problemas. Portanto, o ERP deve ser pensado como a ferramenta capaz de disponibilizar as informaes sobre os resultados das aes da empresa e seus impactos no ecossistema. Ou seja, capaz de criar uma viso de futuro para orientar a operao do presente. Porm, exigem-se diagnstico, ao e anlise que so tarefas realizadas por profissionais com conhecimento, criatividade, vontade para agir e buscar solues pensando na viso sistmica da empresa, como um todo, como resultado, a empresa alcana a maturidade, com seu autoconhecimento. Duarte (2008, p. 135), explica que a empresa, ao invs de reagir s ameaas constri o futuro que ela deseja a partir das aes do presente. Neste ponto, a utilizao de um bom projeto de implantao de ERP imprescindvel.

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Conclui-se que independente do porte da empresa ou ramo de atividade, necessrio ter uma gesto integrada de processos para competir no mercado atual, para obter sucesso empresarial. Para uma empresa ter sua movimentao gerada a partir de um ERP, imprescindvel que um profissional da rea contbil participe da implantao do sistema, desde o incio e ps-implantao. Este profissional deve validar as informaes consolidadas e analticas geradas pelo sistema a partir de uma configurao adequada ao ambiente de negcios da empresa. Deve ainda certificar-se que o software de gesto fornecer ferramentas para gerao de indicadores de resultado, relatrios e grficos para anlise gerencial, contbil e fiscal. Por fim, resta ainda o dever de estabelecer procedimentos de auditoria para garantir a integridade das operaes e dos dados. De acordo com Duarte (2008, p. 138), para que o projeto de implantao do ERP seja bem sucedido,devem ser executadas a seleo do fornecedor do software, compreenso da organizao, preparao das pessoas, preparao dos processos, preparao do sistema e problemas ps-implantao. Quando o Sistema Pblico de Escriturao Digital (SPED) for realidade, o fisco ter acesso s informaes sobre o movimento fiscal, contbil e financeiro das empresas. Assim, atravs de um bom ERP implantado adequadamente, possvel controlar as informaes para melhorar a gesto da empresa, podendo planejar, orar e avaliar resultados, criando estratgias para apoiar o negcio da empresa e desenvolvendo planejamento tributrio. Em contrapartida, as autoridades do governo utilizaro todas as informaes e dados prestados ao SPED para certificarem que a empresa est em conformidade com a legislao.

2.3. A contabilidade como ferramenta gerencial

Como mencionado anteriormente, a mortalidade das pequenas e mdias empresas deve-se falta de informaes e instrumentos que melhorem sua gesto de negcio e para a tomada de decises.

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Com a implantao do SPED nas empresas, ser praticamente impossvel que elas operem sem o apoio de um ERP. Como o fisco ter acesso s informaes prestadas, a empresa fica vulnervel autuao por fornecer informaes incoerentes ou equivocadas. Nesse contexto, surge um novo perfil de profissional de

contabilidade onde as habilidades de anlise, sntese, comunicao interpessoal e habilidades relacionadas com a tecnologia da informao so imprescindveis. O trabalho operacional dos contadores no que diz respeito escriturao contbil e fiscal tende a diminuir muito, devido ao fato das informaes serem geradas por sistemas integrados de gesto empresarial, conhecidos como ERPs. Nessa Era do Conhecimento, renasce as atividades do profissional de contabilidade: auditoria contbil, auditoria fiscal e a contabilidade gerencial. Com a contabilizao de todas as operaes da empresa para atender s exigncias do Fisco, as informaes gerenciais so aproveitadas, sendo extradas dos registros contbeis. Assim, h um vasto campo para a contabilidade gerencial. De acordo com Padoveze (2000, p. 31), a contabilidade gerencial relacionada com o fornecimento de informaes para os administradores, isto , aqueles que esto dentro da organizao e que so responsveis pela direo e controle de suas operaes. A Contabilidade Gerencial um instrumento de apoio na gesto dos negcios que poder contribuir significativamente para a eficincia operacional da organizao, pois auxilia as empresas a coletar, processar e relatar informaes para uma variedade de decises operacionais e administrativas. O conceito para contabilidade gerencial na Wikipedia apud Duarte (2008, p. 125) :A contabilidade gerencial (traduo corrente em portugus do Brasil para a expresso em ingls Management Accounting) uma ferramenta indispensvel para a gesto de negcios. De longa data, contadores, administradores e responsveis pela gesto de empresas se convenceram que amplitude das informaes contbeis vai alm do simples clculo de impostos e atendimento de legislaes comerciais, previdencirias e legais. Alm do mais, o custo de manter uma contabilidade completa (livros dirio, razo, inventrio, conciliaes, etc.) no justificvel para atender somente o fisco. Informaes relevantes podem estar sendo desperdiadas, quando a contabilidade encarada como um mero cumprimento da burocracia

27 governamental. Os gestores de empresas precisam aproveitar as informaes geradas pela escriturao contbil, pois obviamente este ser um fator de competitividade com seus concorrentes: a tomada de decises com base em fatos reais e dentro de uma tcnica comprovadamente eficaz o uso da contabilidade. A gesto de entidades, sabidamente, um processo complexo, inesgotvel, mas pode ser facilitada quando se tem uma adequada contabilidade. Dentre as vantagens de utilizar-se de dados contbeis para gerenciamento, podemos destacar: apurao de custos; projeo de oramentos empresariais; anlise de desempenho (ndices financeiros); clculo do ponto de equilbrio; determinao de preos de vendas; planejamento tributrio e controles oramentrios .

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3. CERTIFICAO DIGITAL

Atualmente, no mundo virtual, o anonimato a origem dos principais medos dos internautas. O conflito se confia ou no confia compartilhado por grandes instituies, como as rede de varejo on-line, bancos e autoridades fiscais. De acordo com a Cartilha ITI (2005), as transaes eletrnicas necessitam da adoo de mecanismos de segurana capazes de garantir autenticidade, confidencialidade e integridade s informaes eletrnicas. O certificado digital foi o mecanismo tecnolgico utilizado para que as pessoas (fsicas ou jurdicas) possam ser identificadas com preciso e segurana no mundo virtual. Funciona como uma carteira de identidade virtual que permite a identificao segura do autor de uma mensagem ou transao feita nos meios virtuais. Segundo o Portal da Certisign, o motivo da criao da Certificao Digital foi:A Certificao Digital foi criada justamente para solucionar essas e outras preocupaes relacionadas segurana e proteo na Internet. Com o objetivo de combater a fraude e os crimes digitais, inclusive o pishing (roubo da identidade), os certificados garantem a identificao do autor de uma transao, mensagem, documento, e asseguram que nenhuma informao foi alterada, garantindo a sua integridade.

Esse passaporte virtual um arquivo eletrnico que contm dados pessoais para identificar uma pessoa e tambm informaes que possam identificar o emissor responsvel do certificado. Assim, o certificado digital como se fosse uma assinatura de prprio punho, porm em verso digital. De acordo com Duarte (2008, p. 310), a Receita Federal do Brasil s pode disponibilizar informaes fiscais para o prprio contribuinte ou para quem ele autorizou.

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Para exemplificar, no stio da RFB, existe o e-Cac Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte, com uma srie de servios (agendamento online, consulta e cpia de declaraes, retificao e cpia do darf, pagamentos, parcelamento de dbitos, pesquisa de situao fiscal, procurao eletrnica, caixa postal, siscomex e outros) ao contribuinte, desde que este tenha um certificado digital vlido. O certificado digital tem outra grande utilidade: serve como assinatura de documentos eletrnicos em qualquer formato: imagens, textos, emails, pdf, word, excel, power point, xml, etc., e tambm assinado pelas autoridades responsveis por sua emisso e registro. Segundo o Portal da Certisign, a certificao digital uma das principais aliadas para o aumento da produtividade de entidades de variados setores, melhorando processos e diminuindo a burocracia com a eliminao de papis.

3.1. Certificado Digital

O

certificado

digital

um

documento

eletrnico

assinado

digitalmente e cumpre a funo de associar uma pessoa ou entidade a uma chave pblica. As informaes pblicas contidas num certificado digital so o que possibilita coloc-lo em repositrios pblicos. Um Certificado Digital normalmente apresenta as seguintes

informaes: nome da pessoa ou entidade a ser associada chave pblica; perodo de validade do certificado; chave pblica; nome e assinatura da entidade que assinou o certificado e nmero de srie. De acordo com Duarte (2008, p. 37), os documentos eletrnicos assinados com certificados digitais possuem trs caractersticas fundamentais:1. Garantia de autoria, ou seja, facilmente conseguirmos identificar quem assinou um documento digital. 2. Garantia de integridade. Um documento assinado no pode ser alterado. 3. Garantia de no repdio. A medida provisria 2.200, de agosto de 2001, d a garantia jurdica para documentos eletrnicos assinados.

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Com validade jurdica assegurada por regulamentao do Governo Federal, a assinatura eletrnica gera mobilidade ao usurio para efetuar transaes online, reduo de custos administrativos e integridade de documentos digitais em formato eletrnico. Portanto, verifica-se que h aumento imediato de produtividade e uma economia no apenas financeira, mas de espao fsico e tempo. No mercado atual, onde h competitividade acirrada, falta de tempo para as tarefas dirias e obrigaes com o meio ambiente, a Certificao Digital tornou-se fundamental para as organizaes que buscam praticidade, agilidade e segurana. Na FAQ Prodemge, h a seguinte pergunta: Para que serve um certificado digital?Os Certificados Digitais so utilizados por sites e aplicativos de rede para embaralhar os dados permutados entre dois computadores. A criptografia uma ferramenta poderosa, mas, por si s, no constitui proteo suficiente para suas informaes. A criptografia no pode provar sua identidade ou a identidade da pessoa que est te enviando dados criptografados. Por exemplo, um acionista on-line pode ter um site que criptografa os dados que lhe so enviados atravs de suas pginas da rede. O site pode at exigir que voc digite o nome do usurio e sua senha. No entanto, estes tipos de nome de usurio e senha podem ser facilmente interceptados e no servem como prova de sua identidade. Sem garantias extras, algum pode assumir sua identidade on-line e ter acesso a suas contas e a outros dados particulares ou confidenciais. Os Certificados Digitais resolvem este problema, fornecendo um meio eletrnico de verificar sua identidade. Eles fornecem uma soluo de segurana mais completa, assegurando a identidade de todas as partes envolvidas na transao. Devido ao modo como o Certificado Digital funciona, ele fornece uma funo de no-repdio que, essencialmente, impede que as pessoas neguem o envio de uma mensagem.

No FAQ Prodemge sobre certificao digital define e explica a criptografia como:A palavra criptografia tem origem grega e significa a arte de escrever em cdigos, de forma a esconder a informao na forma de um texto incompreensvel. A cifragem ou processo de codificao executada por um programa de computador que realiza um conjunto de operaes matemticas e transformam um texto claro em um texto cifrado, alm de inserir uma chave secreta na mensagem. O emissor do documento envia o texto cifrado, que ser reprocessado pelo receptor, transformando-o, novamente, em texto legvel, igual ao emitido, desde que tenha a chave correta.

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Na Cartilha ITI sobre certificado digital (2005, p. 3), afirma que h dois tipos de criptografia: a simtrica e a de chave pblica.A criptografia simtrica realiza a cifragem e a decifragem de uma informao atravs de algoritmos que utilizam a mesma chave, garantindo sigilo na transmisso e armazenamento de dados. Como a mesma chave deve ser utilizada na cifragem e na decifragem, a chave deve ser compartilhada entre quem cifra e quem decifra os dados. O processo de compartilhar uma chave conhecido como troca de chaves. A troca de chaves deve ser feita de forma segura, uma vez que todos que conhecem a chave podem decifrar a informao cifrada ou mesmo reproduzir uma informao cifrada. Os algoritmos de chave pblica operam com duas chaves distintas: chave privada e chave pblica. Essas chaves so geradas simultaneamente e so relacionadas entre si, o que possibilita que a operao executada por uma seja revertida pela outra. A chave privada deve ser mantida em sigilo e protegida por quem gerou as chaves. A chave pblica disponibilizada e tornada acessvel a qualquer indivduo que deseje se comunicar com o proprietrio da chave privada correspondente.

No

FAQ

Prodemge,

os

aplicativos

de

software,

redes

e

computadores podem utilizar o certificado digital de vrias maneiras:Criptografia (ou embaralhamento de dados) uma maneira de proteger informaes, antes de envi-las de um computador para outro. Normalmente, os aplicativos de e-mail utilizam o Certificado Digital do destinatrio do e-mail criptografado. Para enviar mensagens criptografadas, voc precisa da chave pblica do destinatrio. Autenticao de cliente o termo usado para descrever como voc (o cliente) pode comprovar sua identidade para outra pessoa ou computador. Por exemplo, os bancos on-line precisam se certificar de que voc o cliente verdadeiro de uma determinada conta bancria. No banco, a pessoa geralmente comprova sua identidade atravs da carteira de identidade. Quando voc est on-line, seu aplicativo de software apresenta seu Certificado Digital. Alguns sites exigem que voc apresente seu Certificado Digital para permitir que voc entre em reas de acesso restritas, como as destinadas a assinantes de determinado servio oferecido pelo site. A assinatura digital, como a assinatura escrita, comprova que a pessoa criou ou concorda com o documento assinado. A assinatura digital oferece um nvel mais alto de segurana do que uma assinatura escrita porque a assinatura digital verifica que a mensagem veio de determinada pessoa e no foi alterada por acidente ou intencionalmente. Desta forma, se voc assinar um documento, no poder renegar a assinatura, alegando que ela foi falsificada (isto conhecido como no-repdio).

3.2. O que o ICP-Brasil?

Os Certificados Digitais so compostos por um par de chaves (Chave Pblica e Privativa) e a assinatura de uma terceira parte confivel - a Autoridade Certificadora AC.

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De acordo com Duarte (2008, p. 39), a legislao nacional responsvel para emitir e utilizar certificados digitais a Medida Provisria 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, que tem fora de lei devido Emenda Constitucional n. 32, de 11 de setembro de 2001. Essa medida provisria instituiu o ICP-Brasil (InfraEstrutura de Chaves Pblicas Brasileira) e, tambm transformou o ITI (Instituto Nacional de Tecnologia da Informao) numa autarquia federal ligada Casa Civil da Presidncia da Repblica, passando esse Instituto a ser a primeira autoridade de cadeia de certificao AC Raiz da ICP-Brasil. A definio do ICP-Brasil no Portal da Certisign :um conjunto de tcnicas, arquitetura, organizao, prticas e procedimentos implementado pelas organizaes governamentais e privadas brasileiras que suportam, em conjunto, a implementao e a operao de um sistema de certificao. Tem como objetivo estabelecer os fundamentos tcnicos e metodolgicos de um sistema de Certificao Digital baseado em criptografia de Chave Pblica para garantir a autenticidade, integridade e validade jurdica de documentos em forma eletrnica, das aplicaes de suporte e das aplicaes habilitadas que utilizem Certificados Digitais, bem como a realizao de transaes eletrnicas seguras.

De acordo com o art. 2 da MP 2.200-2/2001, a ICP-Brasil composta por uma autoridade gestora de polticas e pela cadeia de autoridades certificadoras composta pela Autoridade Certificadora Raiz - AC Raiz, pelas Autoridades Certificadoras - AC e pelas Autoridades de Registro - AR. A autoridade gestora de polticas o Comit Gestor da ICP-Brasil, sendo sua responsabilidade estabelecer a poltica e as normas de certificao e fiscalizar a atuao da AC Raiz, cuja atividade exercida pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informao. De acordo com o art. 5 da MP 2.200-2/2001, compete AC Raiz:emitir, expedir, distribuir, revogar e gerenciar os certificados das AC de nvel imediatamente subseqente ao seu, gerenciar a lista de certificados emitidos, revogados e vencidos, e executar atividades de fiscalizao e auditoria das AC e das AR e dos prestadores de servio habilitados na ICP, em conformidade com as diretrizes e normas tcnicas estabelecidas pelo Comit Gestor da ICP-Brasil, e exercer outras atribuies que lhe forem cometidas pela autoridade gestora de polticas.

As Autoridades Certificadoras so entidades pblicas ou pessoas jurdicas de direito privado, subordinadas hierarquia da ICP-Brasil, credenciadas AC-Raiz e que emitem certificados digitais vinculando pares de chaves criptogrficas ao respectivo titular.

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Nos termos do art. 6 da MP 2.200-2/2001, compete s AC:emitir, expedir, distribuir, revogar e gerenciar os certificados, bem como colocar disposio dos usurios listas de certificados revogados e outras informaes pertinentes e manter registro de suas operaes.

As Autoridades de Registro tambm podem ser tanto entidades pblicas ou pessoas jurdicas de direito privado credenciadas pela AC-Raiz e sempre sero vinculadas operacionalmente determinada AC. Nos termos do artigo 7 da MP 2.200-2/2001, compete-lhes identificar e cadastrar usurios na presena destes, encaminhar solicitaes de certificados s AC e manter registros de suas operaes. No meio fsico, para que uma credencial de identificao seja aceita em qualquer estabelecimento, a mesma dever ser emitida por um rgo habilitado pelo governo. No meio digital ocorre o mesmo; devemos apenas aceitar certificados digitais que foram emitidos por autoridades certificadoras de confiana. Uma das principais caractersticas da ICP-Brasil sua estrutura hierrquica. No topo da estrutura, encontra-se a Autoridade Certificadora Raiz e, abaixo dela, esto as diversas entidades. Na figura 1, apresenta-se a estrutura resumida, apenas com as autoridades certificadoras de 1 Nvel e de 2 Nvel.

Figura 1 - Estrutura Resumida da ICP-Brasil

Fonte: http://www.iti.gov.br/twiki/bin/view/Certificacao/EstruturaIcp 34

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De acordo com Ribeiro (2007), A ICP Brasil possui as seguintes autoridades credenciadas:Atualmente, a ICP Brasil tem credenciadas oito autoridades certificadoras de primeiro nvel (Presidncia da Repblica, Secretaria da Receita Federal, Serpro, Caixa Econmica Federal, AC Jus, Certisign, Imprensa Oficial de So Paulo - Imesp e Serasa), mais de 20 ACs de segundo nvel e mais de 800 autoridades de registro (AR). As autoridades de registro so a presena fsica da certificao digital no Brasil. Elas so as responsveis por autenticar o titular do certificado. Quando algum pede um certificado digital, deve comparecer a uma Autoridade de Registro para que esse certificado seja validado antes de ser usado. A validao requer a presena do titular no posto da AR com seus documentos e o testemunho de dois agentes de registro - no importa do tipo de certificado desejado.

3.3. Tipos de certificado

Duarte (2008, p. 42) explica que do ponto de vista legal, h dois tipos de certificados. Existem os certificados emitidos por ACs e ARs de acordo com o padro ICP-Brasil, podendo ser utilizados de forma ampla, com validade jurdica, incluindo assinatura de documentos, identificao perante entidades pblicas e privadas. E h os certificados no ICP que so emitidos por entidades pblicas ou privadas, podendo ser utilizados apenas em relaes jurdicas especficas, desde que formalizadas com antecedncia, entre as partes interessadas. Segundo Ribeiro (2007), na ICP-Brasil esto previstos oito tipos de certificado. So duas sries de certificados, com quatro tipos cada: srie A (A1, A2, A3 e 4) e srie S (S1, S2, S3 e S4), sendo:A srie A (A1, A2, A3 e 4) rene os certificados de assinatura digital, utilizados na confirmao de identidade na internet, em e-mail, em transaes on-line, em redes privadas virtuais e em documentos eletrnicos com verificao da integridade de suas informaes. A srie S (S1, S2, S3 e S4) rene os certificados de sigilo, que so utilizados na codificao de documentos, de bases de dados, de mensagens e de outras informaes eletrnicas sigilosas. Os oito tipos so diferenciados pelo uso, pelo nvel de segurana e pela validade.

No glossrio da ITI, explica com mais detalhes a diferena entre os certificados:Certificado do tipo A1 e S1: o certificado em que a gerao das chaves criptogrficas feita por software e seu armazenamento pode ser feito em hardware ou repositrio protegido por senha, cifrado por software. Sua validade mxima de um ano, sendo a freqncia de publicao da LCR no mximo de 48 horas e o prazo mximo admitido para concluso do processo de revogao de 72 horas.

36 Certificado do tipo A2 e S2: o certificado em que a gerao das chaves criptogrficas feita em software e as mesmas so armazenadas em Carto Inteligente ou Token, ambos sem capacidade de gerao de chave e protegidos por senha. As chaves criptogrficas tm no mnimo 1024 bits. A validade mxima do certificado de dois anos, sendo a freqncia de publicao da LCR no mximo de 36 horas e o prazo mximo admitido para concluso do processo de revogao de 54 horas. Certificado do tipo A3 e S3: o certificado em que a gerao e o armazenamento das chaves criptogrficas so feitos em carto Inteligente ou Token, ambos com capacidade de gerao de chaves e protegidos por senha, ou hardware criptogrfico aprovado pela ICP-Brasil. As chaves criptogrficas tm no mnimo 1024 bits. A validade mxima do certificado de trs anos, sendo a freqncia de publicao da LCR no mximo de 24 horas e o prazo mximo admitido para concluso do processo de revogao de 36 horas. Certificado do tipo A4 e S4: o certificado em que a gerao e o armazenamento das chaves criptogrficas so feitos em carto Inteligente ou Token, ambos com capacidade de gerao de chaves e protegidos por senha, ou hardware criptogrfico aprovado pela ICPBrasil. As chaves criptogrficas tm no mnimo 2048 bits. A validade mxima do certificado de trs anos, sendo a freqncia de publicao da LCR no mximo de 12 horas e o prazo mximo admitido para concluso do processo de revogao de 18 horas.

As opes mais comuns para adquirir o certificado ICP-Brasil so A1 e A3. Sendo que a primeira a mais barata e a segunda a mais segura e prtica. O tipo A1 tem como desvantagem a possibilidade de perder o certificado na formatao do computador, vrus ou falha/defeito no computador. No tipo A3, a segurana maior porque preciso ter o token ou o carto e da senha. Sendo que aps trs tentativas consecutivas com senha incorreta, o certificado torna-se intil. Para conseguir a sua identidade digital o interessado deve procurar uma empresa certificadora e preencher um formulrio com seus dados, escolher uma das opes de pagamento e se apresentar em uma autoridade de registro - AR, levando os documentos pessoais necessrios para a autenticao (dentre outros: cdula de identidade ou passaporte, se estrangeiro; CPF; ttulo de eleitor; comprovante de residncia e PIS/PASEP, se for o caso). A emisso de certificado para pessoa jurdica requer a apresentao dos seguintes documentos: registro comercial, no caso de empresa individual; ato constitutivo, estatuto ou contrato social; CNPJ e documentos pessoais da pessoa fsica responsvel. importante salientar que indispensvel a identificao pessoal do futuro titular do certificado, uma vez que este documento eletrnico ser a sua carteira de identidade no mundo virtual.

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3.4. Responsabilidades, validade e benefcios

Na Cartilha ITI (2005, p. 13), fica claro que a certificao digital traz diversas facilidades, porm seu uso no torna as transaes realizadas isenta de responsabilidades. Da mesma forma que o uso da chave privada autentica uma transao ou um documento, ela confere o atributo de no-repdio operao, ou seja, o usurio no pode negar depois a ocorrncia daquela transao. Assim, fundamental que o usurio tenha condies de proteger de forma adequada a sua chave privada. Existem dispositivos que incrementam a proteo das chaves, como os cartes inteligentes (smart cards) e os tokens. No FAQ da Prodemge, explica o que so e como funcionam os smartcard (carto inteligente) e token:So hardwares portteis que funcionam como mdias armazenadoras. Em seus chips so armazenadas as chaves privadas dos usurios. O acesso s informaes neles contidas feito por meio de uma senha pessoal, determinada pelo titular. O SmartCard assemelha-se a um carto magntico, sendo necessrio um aparelho leitor para seu funcionamento. J o Token assemelha-se a uma pequena chave que colocada em uma entrada do computador.

Outros usurios preferem manter suas chaves privadas no prprio computador. Na cartilha ITI (2005, p. 14), apresenta algumas medidas preventivas para minimizar a possibilidade de se comprometer a chave privada:caso o software de gerao do par de chaves oferea a opo de proteo do acesso chave privada atravs de senha, essa opo deve ser ativada, pois assim h a garantia de que, na ocorrncia do furto da chave privada, a mesma esteja cifrada; no compartilhar com ningum a senha de acesso chave privada; no utilizar como senha dados pessoais, palavras que existam em dicionrios ou somente nmeros, pois so senhas facilmente descobertas. Procurar uma senha longa, com caracteres mistos, maisculos e minsculos, nmeros e pontuao; em ambiente acessvel a vrias pessoas, como em um escritrio, usar produtos de controle de acesso ou recursos de proteo ao sistema operacional, como uma senha de sistema ou protetor de tela protegido por senha; manter atualizado o sistema operacional e os aplicativos, pois verses mais recentes contm correes que levam em considerao as vulnerabilidades mais atuais; no instalar o certificado com a chave privada em computadores de uso pblico.

O certificado digital possui um perodo de validade. S possvel assinar um documento enquanto o certificado vlido. O certificado digital pode ser

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revogado antes do perodo definido para expirar. Se a chave privada estiver com suspeita de comprometimento, seja por uma invaso sofrida no computador ou pelo surgimento de operaes associadas ao uso da chave que no sejam de conhecimento do seu proprietrio, a revogao do certificado deve ser requisitada o mais breve possvel autoridade certificadora responsvel pela sua emisso. Depois que o certificado for revogado ou expirado, todas as assinaturas realizadas com este certificado tornam-se invlidas, mas as assinaturas realizadas antes da revogao do certificado continuam vlidas se houver uma forma de garantir que esta operao foi feita durante o perodo de validade do certificado. E para atribuir a indicao de tempo a um documento, utilizam a tcnica chamada carimbo de tempo. De acordo com o glossrio ICP-Brasil (2007), o carimbo de tempo um documento eletrnico que serve como evidncia de que uma informao digital existia numa determinada data e hora no passado. Em relao renovao do certificado, tambm necessrio fazer a solicitao AC aps a perda da validade, podendo manter os dados do certificado e at mesmo o par de chaves, se a chave privada no estiver comprometida. A renovao do certificado necessria para substituir a chave privada por outra tecnologicamente mais avanada ou por alteraes nos dados do usurio. Assim, ocorre a renovao da relao de confiana entre o usurio e a autoridade certificadora. (CARTILHA ITI, 2005, p.16). Em suma, a certificao digital foi criada com o objetivo de combater a fraude e os crimes digitais, inclusive o pishing (roubo da identidade), os certificados garantem a identificao do autor de uma transao, mensagem, documento, e asseguram que nenhuma informao foi alterada, garantindo a sua integridade. Traz tambm como benefcios a desonerao de atividades burocrticas e o aumento de produtividade das empresas, os avanos efetivos para transaes econmicas privadas ou com o governo, diminuio a drstica reduo de custos operacionais e a total economia de papel com a sua eliminao. De modo geral, a certificao digital oferece sigilo, agilidade e validade jurdica em transaes eletrnicas, garantindo autenticidade, confidencialidade e integridade s informaes eletrnicas. (PORTAL DA CERTISIGN)

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4. SISTEMA PBLICO DE ESCRITURAO DIGITAL SPED

H muito tempo o Governo sabe da sonegao cometida pelas empresas e tambm sabem que para reduzi-la preciso intensificar a fiscalizao. A Receita Federal do Brasil publica relatrio mensal sobre o resultado da arrecadao e conclui que quanto maior a presena fiscal, maior a arrecadao. Diante disso ocorreu a unificao entre a Secretaria da Receita Federal e a Secretaria da Receita Previdenciria tornando um nico rgo denominado Secretaria da Receita Federal do Brasil RFB, objetivando aprimorar e dar uma maior eficincia, eficcia e efetividade na administrao tributria brasileira, por meio da integrao e racionalizao de esforos e recursos e pela obteno de sinergia entre setores, unidades organizacionais, processos e equipes de trabalho. O maior desafio das autoridades fiscais aumentar a presena fiscal num pas onde h milhes de empresas formais e informais. Assim, foi dado o primeiro passo para o comeo da modernizao governamental. E para isso foi preciso alterar a redao da Constituio Federal. Sendo assim, a Emenda Constitucional n. 42, de 19 dezembro de 2003, no art. 37 deu a seguinte redao:XXII - as administraes tributrias da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios, atividades essenciais ao funcionamento do Estado, exercidas por servidores de carreiras especficas, tero recursos prioritrios para a realizao de suas atividades e atuaro de forma integrada, inclusive com o compartilhamento de cadastros e de informaes fiscais, na forma da lei ou convnio.

Portanto, com essa nova redao constitucional o caminho foi aberto para a modernizao e otimizao do sistema tributrio, facilitando a criao do Cadastro Nacional Sincronizado e do SPED (Sistema Pblico de Escriturao Digital), que composto por trs grandes projetos: Nota Fiscal Eletrnica (NF-e), Escriturao Contbil Digital (ECD) e Escriturao Fiscal Digital (EFD).

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4.1. Apresentao

Para entender como foi criado o SPED, no Portal do SPED, apresenta o seguinte resumo:...Para atender o disposto Constitucional, foi realizado, em julho de 2004, em Salvador, o I ENAT - Encontro Nacional de Administradores Tributrios, reunindo o Secretrio da Receita Federal, os Secretrios de Fazenda dos Estados e Distrito Federal, e o representante das Secretarias de Finanas dos municpios das Capitais. O Encontro teve como objetivo buscar solues conjuntas nas trs esferas de Governo que promovessem maior integrao administrativa, padronizao e melhor qualidade das informaes; racionalizao de custos e da carga de trabalho operacional no atendimento; maior eficcia da fiscalizao; maior possibilidade de realizao de aes fiscais coordenadas e integradas; maior possibilidade de intercmbio de informaes fiscais entre as diversas esferas governamentais; cruzamento de informaes em larga escala com dados padronizados e uniformizao de procedimentos. Em considerao a esses requisitos, foram aprovados dois Protocolos de Cooperao Tcnica, um objetivando a construo de um cadastro sincronizado que atendesse aos interesses das administraes tributrias da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios e, outro, de carter geral, que viabilizasse o desenvolvimento de mtodos e instrumentos que atendessem aos interesses das respectivas Administraes Tributrias. Em agosto de 2005, no evento do II ENAT - Encontro Nacional de Administradores Tributrios, em So Paulo, o Secretrio da Receita Federal, os Secretrios de Fazenda dos Estados e Distrito Federal, e os representantes das Secretarias de Finanas dos municpios das Capitais, buscando dar efetividade aos trabalhos de intercmbio entre os mesmos, assinaram os Protocolos de Cooperao n 02 e n 03, com o objetivo de desenvolver e implantar o Sistema Pblico de Escriturao Digital e a Nota Fiscal Eletrnica. O Sped, no mbito da Receita Federal, faz parte do Projeto de Modernizao da Administrao Tributria e Aduaneira (PMATA) que consiste na implantao de novos processos apoiados por sistemas de informao integrados, tecnologia da informao e infra-estrutura logstica adequados. Dentre as medidas anunciadas pelo Governo Federal, em 22 de janeiro de 2007, para o Programa de Acelerao do Crescimento 2007-2010 (PAC) programa de desenvolvimento que tem por objetivo promover a acelerao do crescimento econmico no pas, o aumento de emprego e a melhoria das condies de vida da populao brasileira - consta, no tpico referente ao Aperfeioamento do Sistema Tributrio, a implantao do Sistema Pblico de Escriturao Digital (Sped) e Nota Fiscal Eletrnica (NF-e) no prazo de dois anos. Na mesma linha das aes constantes do PAC que se destinam a remover obstculos administrativos e burocrticos ao crescimento econmico, pretende-se que o Sped possa proporcionar melhor ambiente de negcios para o Pas e a reduo do custo Brasil, promovendo a modernizao dos processos de interao entre a administrao pblica e as empresas em geral, ao contrrio do pragmatismo pela busca de resultados, muito comum nos projetos que tm como finalidade apenas o incremento da arrecadao.

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Assim, diante do exposto, foi institudo o Sistema Pblico de Escriturao Digital, atravs do Decreto n 6.022, de 22 de janeiro de 2007. No Protocolo de Cooperao ENAT n. 02/2005, sintetiza as vantagens que o Sped propiciar aos contribuintes e respectivas administraes tributrias:em benefcio dos contribuintes: simplificao e racionalizao de obrigaes acessrias, agilizao dos procedimentos sujeitos a controle das administraes tributrias e reduo de custos com armazenamento de documentos em papel; em benefcio das administraes tributrias: maior integrao administrativa, padronizao e melhor qualidade das informaes, racionalizao de custos e maior eficcia da fiscalizao.

Conforme dispe na clusula segunda do Protocolo de Cooperao ENAT n 2/2005, no desenvolvimento do SPED sero observados os seguintes pressupostos, entre outros que vierem a ser definidos de comum acordo pelos partcipes:I - bases de dados compartilhadas entre as Administraes Tributrias; II - reciprocidade na aceitao da legislao de cada ente signatrio, relativa aos livros contbeis e fiscais; III - validade jurdica dos livros contbeis e fiscais em meio digital, dispensando a emisso e guarda de documentos e livros em papel; IV - eliminao da redundncia de informaes atravs da padronizao e racionalizao das obrigaes acessrias; V - preservao do sigilo fiscal, nos termos do Cdigo Tributrio Nacional.

No art. 2 do Decreto 6.022/2007, define o que o sped como:instrumento que unifica as atividades de recepo, validao, armazenamento e autenticao de livros e documentos que integram a escriturao comercial e fiscal dos empresrios e das sociedades empresrias, mediante fluxo nico, computadorizado, de informaes. 1 Os livros e documentos de que trata o caput sero emitidos em forma eletrnica, observado o disposto na Medida Provisria no 2.200-2, de 24 de agosto de 2001. 2 O disposto no caput no dispensa o empresrio e a sociedade empresria de manter sob sua guarda e responsabilidade os livros e documentos na forma e prazos previstos na legislao aplicvel.

Ressaltando que no pargrafo primeiro do decreto, a certificao digital a base tecnolgica que garante a autenticidade, integridade e validade jurdica aos documentos eletrnicos tratados pelo SPED. Assim, tais livros e documentos sero emitidos em forma eletrnica, observado o disposto na MP 2.2002/2001, que instituiu a Infra-Estrutura de Chaves Pblica Brasileira (ICP-Brasil). O SPED composto por seguintes mdulos: Escriturao Contbil Digital, Escriturao Fiscal Digital, NF-e - Ambiente Nacional, NFS-e, CT-e, Central

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de Balanos e e-Lalur. No momento, apenas os quatro primeiros j esto em desenvolvimento. O SPED uma iniciativa conjunta das administraes tributrias nas trs esferas governamentais: federal, estadual e municipal. Conta com parceiros: membros, entidades e 27 empresas do setor privado, como participantes do projetopiloto, objetivando o desenvolvimento e o disciplinamento dos trabalhos conjuntos. Os membros so: Associao Brasileira das Secretarias de Finanas das Capitais ABRAS; Banco Central do Brasil BACEN; Comisso de Valores Mobilirios CVM; Departamento Nacional de Registro de Comrcio - DNRC ; Encontro Nacional dos Coordenadores e Administradores Tributrios Estaduais ENCAT ; Secretaria da Receita Federal do Brasil - RFB ; Secretarias de Fazenda, Finanas, Receita ou Tributao dos Estados e do Distrito Federal ; Superintendncia da Zona Franca de Manaus - SUFRAMA ; Superintendncia de Seguros Privados SUSEP. As entidades so: Agncia Nacional de Transportes Terrestres ANTT; Associao Brasileira das Companhias Abertas - ABRASCA ; Associao Brasileira das Empresas de Cartes de Crdito e Servio ABECS; Associao Brasileira de Bancos ABBC; Associao Nacional das Instituies do Mercado Financeiro ANDIMA; Associao Nacional dos Fabricantes de Veculos Automotores ANFAVEA; Conselho Federal de Contabilidade - CFC ; Federao Brasileira de Bancos FEBRABAN; Federao Nacional das Empresas de Servios Contbeis e das Empresas de Assessoramento, Percias, Informaes e Pesquisas FENACON; Federao Nacional das Empresas de Servios Tcnicos de Informtica e Similares FENAINFO; Junta Comercial do Estado de Minas Gerais JUCEMG. As empresas piloto so: Ambev; Banco do Brasil S.A. ; Brasilveiculos Companhia de Seguros ; Caixa Econmica Federal ; Cervejarias Kaiser Brasil S.A. FEMSA; Cia. Ultragaz S.A.; Disal - Administradora de Consrcios Ltda - Grupo Assobrav; Eurofarma Laboratrios Ltda.; FIAT Automveis S.A.; Ford Motor Company Brasil Ltda. ; General Motors do Brasil Ltda.; Gerdau Aos Longos S.A. ; Petrleo Brasileiro S.A.; Pirelli Pneus S.A. ; Redecard S.A.; Robert Bosch; Sadia S.A.; Serpro Servio Federal de Processamento de Dados; Siemens Vdo Automotive Ltda.; Souza Cruz S.A.; Telefnica - Telecomunicaes de

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So Paulo S.A.; Tokio Marine Seguradora; Toyota do Brasil Ltda.; Usiminas Usinas Siderrgicas de Minas Gerais S.A.; VarigLog - Varig Logstica S.A.; Volkswagen do Brasil Ltda.; Wickbold & Nosso Po Indstrias Alimentcias Ltda.

4.2. Objetivos, premissas e benefcios

De acordo com o Stio do SPED, o SPED tem como objetivos, entre outros:Promover a integrao dos fiscos, mediante a padronizao e compartilhamento das informaes contbeis e fiscais, respeitadas as restries legais. Racionalizar e uniformizar as obrigaes acessrias para os contribuintes, com o estabelecimento de transmisso nica de distintas obrigaes acessrias de diferentes rgos fiscalizadores. Tornar mais rpida a identificao de ilcitos tributrios, com a melhoria do controle dos processos, a rapidez no acesso s informaes e a fiscalizao mais efetiva das operaes com o cruzamento de dados e auditoria eletrnica.

Quando da idealizao do SPED, foram definidas algumas premissas bsicas. So elas apresentadas no Stio do SPED:Propiciar melhor ambiente de negcios para as empresas no Pas; Eliminar a concorrncia desleal com o aumento da competitividade entre as empresas; O documento oficial o documento eletrnico com validade jurdica para todos os fins; Utilizar a Certificao Digital padro ICP Brasil; Promover o compartilhamento de informaes; Criar na legislao comercial e fiscal a figura jurdica da Escriturao Digital e da Nota Fiscal Eletrnica; Manuteno da responsabilidade legal pela guarda dos arquivos eletrnicos da Escriturao Digital pelo contribuinte; Reduo de custos para o contribuinte; Mnima interferncia no ambiente do contribuinte; Disponibilizar aplicativos para emisso e transmisso da Escriturao Digital e da NF-e para uso opcional pelo contribuinte.

Indiscutivelmente, o SPED proporcionar uma srie de benefcios, tanto para as empresas e para o Fisco quanto para a sociedade. Assim, todos ganham. Percebe-se que esses ganhos no se limitam apenas ao campo econmico/financeiro. Existem ganhos ecolgicos, to comentado atualmente.

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De acordo com o Stio do SPED, entre esses benefcios, podemos citar:Reduo de custos com a dispensa de emisso e armazenamento de documentos em papel; Eliminao do papel; Reduo de custos com a racionalizao e simplificao das obrigaes acessrias; Uniformizao das informaes que o contribuinte presta s diversas unidades federadas; Reduo do envolvimento involuntrio em prticas fraudulentas; Reduo do tempo despendido com a presena de auditores fiscais nas instalaes do contribuinte; Simplificao e agilizao dos procedimentos sujeitos ao controle da administrao tributria (comrcio exterior, regimes especiais e trnsito entre unidades da federao); Fortalecimento do controle e da fiscalizao por meio de intercmbio de informaes entre as administraes tributrias; Rapidez no acesso s informaes; Aumento da produtividade do auditor atravs da eliminao dos passos para coleta dos arquivos; Possibilidade de troca de informaes entre os prprios contribuintes a partir de um leiaute padro; Reduo de custos administrativos; Melhoria da qualidade da informao; Possibilidade de cruzamento entre os dados contbeis e os fiscais; Disponibilidade de cpias autnticas e vlidas da escriturao para usos distintos e concomitantes; Reduo do Custo Brasil; Aperfeioamento do combate sonegao; Preservao do meio ambiente pela reduo do consumo de papel.

4.3. Aspectos gerais sobre o Sped

Conforme dispe no art. 3 do Decreto 6.022/2007, so usurios do SPED:I. a Secretaria da Receita Federal do Brasil do Ministrio da Fazenda; II. as administraes tributrias dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios, mediante convnio celebrado com a Secretaria da Receita Federal do Brasil; e III. os rgos e as entidades da administrao pblica federal direta e indireta que tenham atribuio legal de regulao, normatizao, controle e fiscalizao dos empresrios e das sociedades empresrias.

Os usurios devero determinar a obrigatoriedade, periodicidade e prazos de apresentao dos livros e documentos, por eles exigidos, por intermdio do SPED. Os atos administrativos expedidos devero ser implementados no Sistema concomitantemente com a entrada em vigor desses atos.

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Vale ressaltar a competncia dos usurios de exigir, a qualquer tempo, informaes adicionais necessrias ao desempenho de suas atribuies. O SPED objetiva promover a atuao integrada dos Fiscos federal, estaduais e municipais, mediante padronizao e racionalizao das informaes e do acesso compartilhado escriturao digital de contribuintes por pessoas legalmente autorizadas. Entretanto, uma das principais questes relativas existncia de um cadastro de tal espcie o acesso s informaes nele armazenadas. De acordo com o art. 4 do Decreto n 6.022/2007 , o acesso s informaes armazenadas no SPED dever ser compartilhado com seus usurios, no limite de suas respectivas competncias e sem prejuzo da observncia legislao referente aos sigilos comercial, fiscal e bancrio. Alm disso, o mesmo dispositivo, em seu pargrafo nico, prev que o acesso tambm ser possvel aos empresrios e s sociedades empresrias em relao s informaes por eles transmitidas ao SPED. O Protocolo de Cooperao ENAT n 2/2005 prev que cabe Secretaria da Receita Federal do Brasil - RFB a coordenao do desenvolvimento e implantao do SPED, comprometendo-se o rgo federal a zelar pela harmonizao das solues propostas, preservando as particularidades e a autonomia de cada ente signatrio. Nesse contexto foi determinado que o SPED ser administrado pela RFB com a participao de representantes indicados pelas administraes tributrias dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios, e pelos rgos e entidades da administrao pblica federal direta e indireta que tenham atribuio legal de regulao, normatizao, controle e fiscalizao dos empresrios e das sociedades empresrias. Tendo em vista sua competncia, o Decreto n 6.022/2007, no art. 6 determinou que cabe RFB:I. adotar as medidas necessrias para viabilizar a implantao e o funcionamento do SPED; II. coordenar as atividades relacionadas ao SPED; III. compatibilizar as necessidades dos usurios do SPED; e IV. estabelecer a poltica de segurana e de acesso s informaes armazenadas no SPED.

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Registre-se, ainda, que a RFB, sempre que necessrio, poder solicitar a participao de representantes dos empresrios e das sociedades empresrias, bem como de entidades de mbito nacional representativas dos profissionais da rea contbil, nas atividades relacionadas ao SPED. Em relao autenticao de livros mercantis, est previsto no Decreto no 6.022/2007 (art. 7) que o SPED dever manter, tambm, funcionalidades de uso exclusivo dos rgos de registro para as atividades de autenticao desses livros. Sero necessrias normas complementares e providncias prticas para a efetiva implementao do sistema, especialmente no que respeita a leiautes e prazos de apresentao de informaes. De acordo com o art. 8 do Decreto 6.022/2007, essas normas complementares sero expedidas Secretaria da Receita Federal do Brasil e os rgos e as entidades da administrao pblica federal direta e indireta que tenham atribuio legal de regulao, normatizao, controle e fiscalizao dos empresrios e das sociedades empresrias. Como (ECD). Ser apresentado a seguir uma breve explicao dos dois primeiros subprojetos. No prximo captulo ser detalhado a Escriturao Contbil Digital (ECD), tambm conhecida como Sped Contbil, cujo foco do presente estudo. No stio do SPED, consta um breve histrico do projeto NF-e:O Projeto Nota Fiscal Eletrnica (NF-e) est sendo desenvolvido, de forma integrada, pelas Secretarias de Fazenda dos Estados e Receita Federal do Brasil, a partir da assinatura do Protocolo ENAT 03/2005, de 27/08/2005, que atribui ao Encontro Nacional de Coordenadores e Administradores Tributrios Estaduais (ENCAT) a coordenao e a responsabilidade pelo desenvolvimento e implantao do Projeto NF-e. O projeto justifica-se pela necessidade de investimento pblico voltado para integrao do processo de controle fiscal, possibilitando: Melhor intercmbio e compartilhamento de informaes entre os fiscos; Reduo de custos e entraves burocrticos, facilitando o cumprimento das obrigaes tributrias e o pagamento de impostos e contribuies; Fortalecimento do controle e da fiscalizao. O projeto possibilitar os seguintes benefcios e vantagens s partes envolvidas: Aumento na confiabilidade da Nota Fiscal; Melhoria no processo de controle fiscal, possibilitando um melhor intercmbio e compartilhamento de informaes entre os fiscos;

j

mencionado,

o

SPED

compreende

trs

grandes

subprojetos: Nota Fiscal Eletrnica (NF-e), Sped Fiscal (EFD) e Sped Contbil

47 Reduo de custos no processo de controle das notas fiscais capturadas pela fiscalizao de mercadorias em trnsito; Diminuio da sonegao e aumento da arrecadao; Suporte aos projetos de escriturao eletrnica contbil e fiscal da Receita Federal e demais Secretarias de Fazendas Estaduais; Fortalecimento da integrao entre os fiscos, facilitando a fiscalizao realizada pelas Administraes Tributrias devido ao compartilhamento das informaes das NF-e; Rapidez no acesso s informaes; Eliminao do papel; Aumento da produtividade da auditoria atravs da eliminao dos passos para coleta dos arquivos; Possibilidade do cruzamento eletrnico de informaes.

A implantao da NF-e prevista no Protocolo de Cooperao n 3/2005 - II ENAT, tendo sido instituda por meio do Ajuste SINIEF 07/2005. Nesse protocolo relata que a NF-e pode trazer como benefcio aos contribuintes, o aumento da competitividade das empresas brasileiras pela racionalizao das obrigaes acessrias (reduo do "custo Brasil"), em especial a dispensa da emisso e guarda de documentos em papel. Quanto s administraes tributrias, o benefcio consiste na padronizao e melhoria na qualidade das informaes, racionalizao de custos e maior eficcia da fiscalizao. De acordo com o referido Protocolo, a NF-e pode trazer como benefcio aos contribuintes, o aumento da competitividade das empresas brasileiras pela racionalizao das obrigaes acessrias (reduo do "custo Brasil"), em especial a dispensa da emisso e guarda de documentos em papel. Quanto s administraes tributrias, o benefcio consiste na padronizao e melhoria na qualidade das informaes, racionalizao de custos e maior eficcia da fiscalizao. Foram observados os seguintes pressupostos no desenvolvimento da NF-e, entre outros definidos de comum acordo pelos partcipes: a) substituio das notas fiscais em papel por documento eletrnico; b) validade jurdica dos documentos digitais; c) padronizao nacional da NF-e; d) mnima interferncia no ambiente operacional do contribuinte; e) compartilhamento da NF-e entre as administraes tributrias; f) preservao do sigilo fiscal, nos termos do Cdigo Tributrio Nacional.

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A primeira verso da NF-e abrange somente a nota fiscal modelo 1 e 1A, podendo, no futuro, conforme prev o Protocolo de Cooperao n 3/2005 - II ENAT, ser ampliado para outros modelos e documentos fiscais. O outro segundo grande subprojeto a Escriturao Fiscal Digital (ECD), tambm conhecida como Sped Fiscal. A EFD foi instituda por meio do Convnio ICMS n 143, de 15 de dezembro de 2006. Conforme conceitua o mencionado Convnio, a EFD constitui em um conjunto de escriturao de documentos fiscais e de outras informaes de interesse dos fiscos e da RFB, bem como no registro de apurao de impostos referentes s operaes e prestaes praticadas pelo contribuinte. A atual forma de escriturao de livros fiscais, portanto, ser substituda por um arquivo digital que conter a EFD, onde estaro englobadas todas as informaes que hoje so prestadas por meio dos livros fiscais. A EFD substitui a escriturao e impresso dos seguintes livros fiscais em forma eletrnica: registro de entradas, registro de sadas, registro de apurao de ICMS, registro de apurao do IPI e registro de inventrio. Dispe no pargrafo segundo da clusula primeira do Convnio ICMS 143/2006:A recepo e validao dos dados relativos EFD sero realizadas no ambiente nacional do Sistema Pblico de Escriturao Digital - SPED, institudo pelo Decreto n 6.022, de 22.01.2007

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Monografia Sped Contabil