MS - Excel Avancado - 2015 - WEB - Unidade 01.pdf

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1 U N I D A D E

Conceitos Básicos do

MS Excel 2010


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Objetivo

Ao finalizar esta Unidade, você deverá ser capaz de:

Identificar as principais ferramentas e recursos do Excel antes de iniciar nas funções avançadas do Excel.


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Unidade 1 – Conceitos Básicos do MS Excel 2010

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Figura 1: Aplicando o filtro

Fonte: Adaptada de Microsoft ®

No cabeçalho do banco de dados surgem setas chamadas botão

defiltragem. Para o filtro de texto, você pode usar três métodos:

use a caixa Pesquisa para inserir texto ou números que

serão pesquisados;

marque e desmarque as caixas de seleção para mostrar

os valores encontrados na coluna de dados;

use critérios avançados para encontrar valores que

atendem a condições específicas;

É igual a;

É diferente de;

Começa com;

Termina com;

Contém;

Não contém; e

Personalizar Filtro.


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Figura 2: Aplicando o filtro de texto

Fonte: Adaptada de Microsoft®

Para filtrar texto, clique em um dos comandos do operador de

comparação ou clique em Personalizar Filtro.

Por exemplo, parafiltrar por texto que comece com um caractere

específico, selecione “Começar com” ou para filtrar por texto que

contenha caracteres específicos em qualquer lugar do texto, selecione

“Contém”.

Observe que além de você poder filtrar dados de texto,

também é possível filtrar dados que contenham núme-

ro, data ou hora, assim os comandos do operador de

comparação serão readequados.

Se você quer filtrar por cor e formatou manual ou condicio-

nalmente um intervalo de células, por cor de célula ou cor de fonte,


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poderá filtrar por essas cores. Também será possível filtrar por um

conjunto de ícones criados por meio da formação condicional.

No botão de filtragem da coluna que deseja filtrar, selecione

“Filtrar por Cor” e, em seguida, dependendo do tipo de formata-

ção, selecione Filtrar por Ícone de Célula, Filtrar por Cor de Célula

ou Filtrar por Cor de Fonte.

Para reaplicar um filtro depois de alterar os dados, clique em

uma célula no intervalo ou tabela e, em seguida, na guia Dados, no

grupo Classificar e Filtrar, clique em Reaplicar.

Figura 3: Aplicando o filtro de cor


Lembre-se de que sempre que uma planilha estiver como número das linhas em azul e algumas linhas estiveremocultas, significa que a planilha está com o recurso filtrohabilitado.


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Para limpar um filtro de uma coluna em um intervalo de várias

colunas de célula ou tabela, clique no botão Filtro no título de

coluna e, em seguida, clique em Limpar Filtro.

Para limpar todos os filtros em uma planilha e reexibir todas

as linhas, vá para a guia Dados, no grupo Classificar e Filtrar, clique

em Limpar, assim seu banco de dados voltará a mostrar todos os

dados originais.

A Classificação tem como objetivo apresentar seus registros

em uma ordem específica. Vamos relembrar como utilizamos a clas-

sificação para facilitar a pesquisa de forma rápida e objetiva por meio

de texto, números, datas e horas em uma ou mais colunas. Você

também poderá classificar por um formato, incluindo a cor da célula,

a cor da fonte ou o conjunto de ícones. A maioria das operações

de classificação é identificada por coluna, mas você também poderá

identificar por linhas.

Para classificar o seu banco de dados, clique no botão defiltragem

da coluna desejada, em seguida escolha um dos métodos desejados.

Figura 4: Aplicando a classificação



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Figura 6: Aplicando opções de classificação


Formatação Condicional

A Formatação Condicional tem como objetivo ajudar a

visualizar a questões específicas sobre seus dados que precisam ser

monitorados, o realce das células ou fonte são os facilitadores para

este trabalho. Você pode aplicar a formatação condicional a um in-

tervalo de células, a uma tabela de dados ou a um relatório de Tabela

Dinâmica.

Este realce pode ser por meio de cor da célula ou cor da

fonte, barra de dados, escala de cores e conjunto de ícones.Um formato condicional altera a aparência de um intervalo de células

com base em condições (ou critérios).

Digamos que para uma determinada série de dados numéricos

desejamos identificar um resultado através da cor da fonte, sendo

os números negativos de cor vermelha e os números positivos de

cor verde.

Na planilha a seguir foi inserida uma formatação condicional,

para isso, primeiramente selecione o intervalo de células que deseja

formatar (não incluir na seleção o cabeçalho), em seguida vá para a

guia Página Inicial, no grupo Estilo e Formatação Condicional, em

seguida Nova Regra.


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Figura 7: Aplicando a formatação condicional


A regra será que, quando um número for maior ou igual a zero,

a cor da formatação será verde, e quando o número for menor do que

zero, então, a formatação da célula será vermelha, observe.

Figura 8: Aplicando a nova regra de formatação



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Primeiro você deve fazer a regra de quando o número for maior

ou igual a zero então verde, depois a próxima regra.

Lembre-se de que você pode gerenciar as suas formataçõescondicionais no Gerenciador de Regras de Formatação Con-dicional, para incluir nova regra, editá-la ou excluí-la.

Figura 9: Aplicando o gerenciador de regras de formatação condicional


Agora vamos relembrar como utilizamos a formatação condi-

cional por meio da barra de dados. Ela ajuda você a ver o valor de

uma célula com relação a outras células. O comprimento da barra de

dados representa o valor na célula, vejamos.


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Figura: 10 Aplicando a barra de dadosFonte: Adaptada de Microsoft ®

Para formatar uma determinada série de informações com

barra de dados, você deve selecionar os dados e clicar em Formatação

Condicional, em seguida em Barra de Dados e escolher um conjunto

de cores, veja como fica fácil identificar qual a maior e a menor quan-

tidade produzida em um determinado período de tempo.

A mesma regra se aplica para a escala de cores e conjunto

de ícones, vejamos na imagem a seguir.

Figura 11: Aplicando o conjunto de ícones



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Use um conjunto de ícones para anotar e classificar dados em

três a cinco categorias separadas por um valor limite. Note que o

Excel cria as regras de limites, porém você pode editar e determinar

essas regras.

Depois de inserida a formatação condicional por meio de con-

junto de ícones, clique no Gerenciador de formatação condicional e

em seguida em Edita regra.

Figura 12: Aplicando o editor de regra de formatação


Você pode determinar:

os limites de formatação;

escolher mostrar somente os ícones escondendo assim

os valores da célula;

inverter a ordem dos ícones, sendo que se os números

forem maiores, o ícone é vermelho e se forem menores,

o ícone é verde.

A seguir vem a formatação por escalas de cor, que tem as mes-

mas regras do conjunto de ícones e da barra de dados.


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Figura 13: Aplicando as escalas de cor


Gráficos

Os Gráficos têm como objetivo facilitar a compreensão de

grandes quantidades de dados e do relacionamento entre diferentes

séries de dados.

Para criar um gráfico no Excel, comece inserindo os dados

numéricos desse gráfico em uma planilha. Em seguida, faça a plota-

gem desses dados em um gráfico selecionando o tipo de gráfico que

deseja utilizar na guia Inserir, no grupo Gráficos, os principais tipos

de gráficos disponíveis são: coluna, linhas, pizza e barras, os

demais veremos nas próximas Unidades.


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Figura 14: Tipos de gráficos disponíveis


Antes de entrarmos na análise de cada gráfico, é importante

relembrar os elementos de um gráfico, observe:

Figura 15: Elementos de um Gráfico


a área do gráfico;

a área de plotagem do gráfico;

os pontos de dados da série de dados que são plotados

no gráfico;

o eixo horizontal (categoria) e o eixo vertical (valor)

ao longo dos quais os dados são plotados no gráfico;

a legenda do gráfico; e

um título de gráfico e eixo que você pode utilizar no

gráfico.


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Vamos avaliar a utilidade dos gráficos de coluna ou linha,

eles são úteis para mostrar dados alterados durante um período de

tempo ou ilustrar comparações entre itens. Para colocar em prática

os gráficos, crie uma tabela contendo dados de Receita e Despesas, vá para a guia Inserir, grupo Gráficos e em Coluna 2D.

Veja que o gráfico ficará deste formato:

Figura 16: Aplicando o gráfico de colunas


Vamos utilizar outro recurso para avaliar qual a evolução da

Despesa em relação à Receita. Para isso, selecione a coluna vermelha

(que representa a despesa), em seguida clique com o botão direito do

mouse e selecione em Alterar Tipo de Gráfico de Série.

Figura 17: Alterar tipo de gráfico de série



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Escolha então o gráfico de linhas conforme apresentamos na

Figura 18.

Figura 18: Aplicando o gráfico de linhas


Note que o novo gráfico terá os dois gráficos de coluna e linha,

ficando da maneira que você pode observar na Figura 19.

É muito importante que você saiba que somente é possívelcriar um gráfico de combinação em gráficos 2D.

Figura 19: Novo gráfico de combinação



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Este novo gráfico de combinação serve para enfatizar os di-

ferentes tipos de informações em um único gráfico, para obter um

efeito visual instantâneo que possa facilitar a compreensão dos dados.

Este gráfico ainda pode ser modificado criando um segundo

eixo, isso quando o intervalo de valores de diversas séries de dados

variar muito ou quando houver tipos mistos de dados, como é o caso

do gráfico anterior que temos, pois nele há uma grande variação entre

os valores de Receita e de Despesa.

Para criar esse novo eixo, clique com o botão direito em cima

da série de dados da Despesa no gráfico, em seguida em formatar

série de dados.

Figura 20: Formatando o eixo secundário


Ficando agora o gráfico da seguinte maneira.


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Figura 21: Novo Gráfico com eixo secundário


Veja que ainda é possível editar a escala dos eixos clicando com

o botão direito sobre o eixo que se deseja editar (neste nosso caso

editamos o eixo da direita), após você deve clicar em formatar eixo.

Figura 22: Aplicando o formatar eixo



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Você deve redefinir a escala principal de 1.000 (definida au-

tomática), para 2.000 que é fixada por você, ficando o gráfico da

seguinte maneira.

Figura 23: Novo gráfico com eixo secundário


Veja que o novo gráfico ficou com a representação da Despesa

através do gráfico de linha e com um eixo secundário, dando uma

visão mais clara da informação que queria transmitir.

O próximo gráfico a ser representado é o de pizza, esse tipode gráfico tem como utilidade a demonstração de dados que estejam

organizados somente em uma coluna ou linha em uma planilha. Os

gráficos de pizza mostram o tamanho de itens em uma série de dados,

proporcional à soma dos itens. Os pontos de dados em um gráfico de

pizza são exibidos como uma porcentagem da pizza inteira.


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Figura 24: Aplicando o gráfico de pizza


Observe como este gráfico tem a simplicidade da demonstração

dos dados por meio da participação que cada cidade tem do total das

vendas do estado, poderíamos também ter demonstrado esses dados

através de percentuais, vejamos. Para isso, clique sobre os números

do gráfico (rótulos de dados) com o botão direito do mouse e em

seguida em formatar rótulo de dados.

Figura 25: Aplicando o formatar rótulo de dados



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Para que o percentual da participação das vendas apareça como

rótulo de dados do gráfico, clique em Porcentagem, em Número e em

seguida Porcentagem.

Figura 26: Aplicando o formatar com porcentagem


O novo gráfico ficará da seguinte maneira, observe que além

da formatação do rótulo de dados, foi feita uma formatação de cores

e reajuste de layout .

Figura 27: Novo gráfico de pizza



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Veremos agora como utilizar os gráficos de barras em planilhas

cujos dados estejam organizados em colunas ou linhas, estes gráficos

de barras ilustram comparações entre itens individuais.

Figura 28: Aplicando o gráfico de barras


Vamos supor que você queira deixar o eixo vertical iniciando

o resultado da cidade Florianópolis de cima para baixo, para isso

selecione o eixo vertical com o botão direito do mouse e em seguida

clique em Formatar Eixo.

Figura 29: Aplicando o formatar eixo vertical



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Note que ao clicar em Categoria em ordem inversa, o eixo ho-

rizontal vai se mover juntamente com o eixo vertical, vejamos como

ficará.

Figura 30: Novo gráfico com eixo vertical com categoria em ordem inversa


Digamos que você agora queira criar um gráfico que compare o

primeiro e o segundo trimestre em gráficos separados, vamos explorar

as opções de formatação do gráfico de barras. Crie mais um gráfico

com as informações do segundo trimestre.

Figura 31: Gráficos de barras


Vamos agora deixar o gráfico do primeiro trimestre com o eixo

horizontal em ordem inversa para termos uma leitura melhor das

informações, clique então no eixo horizontal com o botão direito do

mouse e em seguida em Formatar Eixo.


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Figura 32: Aplicando o formatar eixo horizontal


Agora clique na caixa de seleção “valores em ordem inversa” e

veja que o gráfico ficará da seguinte maneira.

Figura 33: Novo gráfico de barras


Vamos verificar passo a passo como deixar o gráfico desta

maneira depois de ter deixado o eixo horizontal em ordem inversa: exclua os dados do eixo vertical do gráfico da esquerda;

exclua a legenda do gráfico da esquerda;

deixe sem borda os dois gráficos;


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alinhe os dois gráficos deixando eles do mesmo ta-

manho; e

deixe na mesma escala os dois gráficos.

Note que agora fica muito mais fácil comparar dois gráficos que

tenham informações de períodos distintos e mesma legenda, você

ainda pode aprimorar os seus gráficos por meio de todos os recursos

que apresentamos.

Agora você já está pronto para conhecer os demais gráficos que

serão apresentados no decorrer das Unidades.

E, então, como está o seu entendimento até o momento?Se tiver alguma dúvida, releia o texto ou entre em contatocom o seu tutor. É muito importante que você compreendao assunto para poder continuar os seus estudos.

Validação de Dados

A Validação de Dados tem como objetivo controlar o tipo de

dados que os usuários inserem em uma determinada célula, ele é um

recurso do Excel que você pode usar para definir restrições em quais

dados podem ou devem ser inseridos em uma célula.

Você pode configurar a validação de dados para impedir que

os usuários insiram dados inválidos. Se preferir, você pode permitir

que os usuários insiram dados inválidos, mas avisá-los quando ten-

tarem digitar esse tipo de dados na célula. Também pode fornecer

mensagens para definir a entrada esperada para a célula, além de

instruções para ajudar os usuários a corrigir erros.


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Para iniciar o trabalho com a validação de dados vamos criar

uma planilha na qual, na coluna D, o usuário só possa inserir dados

numéricos de 100 a 200, para isso é necessário selecionar as células

onde se deseja fazer a validação de dados. Nesse caso, é preciso sele-cionar da célula D2 à D9 e ir até a guia Dados, em seguida no grupo

Ferramenta de dados e em Validação de Dados.

Figura 34: Planilha para inserir validação de dados


Você então vai se deparar com a tela conforme a Figura 35 para

inserir as regras necessárias, veja que temos as seguintes regras para

permitir inserir dados: números inteiros, decimal, lista, data, hora,

comprimento do texto e personalizado.

Figura 35: Aplicando a validação de dados


A lista veremos mais

adiante, além disso,

veremos como inseri-

la por meio do recurso

nomes definidos.


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Este recurso é muito útil para compartilhar uma pasta de traba-

lho com outros usuários na sua empresa e quando você deseja que os

dados inseridos nessa pasta de trabalho sejam precisos e consistentes.

Na aba Mensagem de entrada na caixa de diálogo Validação

de Dados, ainda é possível inserir uma mensagem que orientará o

usuário, nelas irão conter as informações que ele precisa inserir neste

conjunto de células, veja.

Figura 36: Aplicando a mensagem de entradaFonte: Adaptada de Microsoft ®

Observe que depois que você criou esta mensagem de entra-

da, toda vez que você passar o cursor em cima dessas células, essa

mensagem aparecerá como um lembrete. Agora caso o usuário que


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inseriu os dados não preste a devida atenção ao que tem que ser

preenchido, você pode utilizar o recurso alerta de erro conforme

mostramos a seguir.

Figura 37: Aplicando o alerta de erro


Com relação ao alerta de erro, note que temos três escolhas

possíveis, vejamos:

Figura 38 Aplicando os possíveis erros


Ao final, caso você queira limpar toda essa validação de dados,

selecione novamente o conjunto de células de D2:D9, vá até a guia

Dados, grupo Ferramenta de Dados e em seguida clique em Validação

de Dados, você deve clicar no botão Limpar Tudo e assim todas as

abas da caixa de diálogo validação de dados serão limpas.


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Figura 39: Limpando a validação de dados


É importante lembrar-se da função do F1 no Excel, queexibe o painel de tarefas Ajuda do Excel, que é bastante

útil caso você tenha alguma dúvida referente a funções erecursos do Excel.

Protegendo Planilhas

Os recursos de Proteger Planilhas têm como objetivo impedir

que, por acidente ou deliberadamente, um usuário altere, mova ouexclua dados importantes de planilhas ou pastas de trabalho, você

pode proteger determinados elementos da planilha ou da pasta de

trabalho, com ou sem senha. É possível remover a proteção da pla-

nilha, conforme necessário.


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Este recurso pode ser aplicado das seguintes maneiras:

Proteger planilha: por padrão, quando uma planilha

é protegida, todas as células na planilha são bloqueadas

e os usuários não conseguem alterar nenhuma dessas

células. Mas antes de proteger uma planilha, é possível

desbloquear os intervalos nos quais você deseja que

os usuários possam alterar ou inserir dados, vamos

relembrar como funcionam esses recursos do Excel.

Figura 40: Aplicando o proteger planilha


Para proteger a planilha em que você está selecionando, vá para

a guia Revisão, grupo Alterações e clique no botão Proteger Planilha,

veja que se abrirá a janela, conforme mostra a Figura 40, caso vocêqueira proteger toda a planilha selecionada sem que nenhum outro

usuário possa inserir dados, inclua uma senha. Note que as opções

listadas na caixa de diálogo proteger planilha se referem às possibi-

lidades que o usuário pode fazer caso você selecione alguma opção.


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Lembre-se de que para desbloquear a planilha, basta vocêclicar novamente na guia Revisão, grupo Alterações e cli-que no botão Desproteger Planilha e em seguida insira a

senha que você criou para desbloquear a planilha.

Figura 41: Aplicando o desproteger planilha


Agora se você quiser que o usuário possa inserir dados somente

em determinado conjunto de células é preciso que você selecione este

conjunto de células, conforme mostra a Figura 42, da célula D2:D9

e vá para a guia Página Inicial, grupo Células e clique em Formatar

e em seguida em Formatar Célula.

Figura 42: Aplicando o formatar células


Após abrir a caixa de diálogo Formatar Célula, limpe a caixa de

seleção Bloqueadas e aperte em OK, depois disso você vai proteger

a planilha conforme explicado anteriormente, assim você verá que

o usuário só poderá inserir informações no conjunto de células que

você permitiu, nos demais locais da planilha, ele não poderá executar

nenhuma ação.


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Caso você ainda queira deixar as fórmulas da sua planilha

ocultas para que nenhum usuário possa visualizar, limpe também a

caixa de seleção Ocultas, assim sempre que o usuário clicar em cima

de uma célula com fórmula, ele só conseguirá visualizar o resultado.

Figura 43: Erro após tentar inserir dados em células protegidas


Observe que foi possível inserir dados na célula D4, já que per-

mitimos que ela pudesse ser preenchida, porém, na célula G5 não foi

possível inserir dados, gerando esta mensagem de erro impedindo

a ação.

Proteger pasta de trabalho: é possível bloquear a

estrutura de uma pasta de trabalho, o que impede os

usuários de adicionar ou de excluir planilhas, ou de

exibir pastas de trabalho ocultas. Também é possível

impedir os usuários de alterar o tamanho ou a posição

de janelas de planilhas. A proteção da estrutura e das

janelas da pasta de trabalho se aplica a todas as pastas

de trabalho.

Para proteger a estrutura de uma pasta de trabalho,

marque a caixa de seleção Estrutura.

Para manter as janelas da pasta de trabalho com o

mesmo tamanho e na mesma posição toda vez que

a pasta de trabalho for aberta, marque a caixa de

seleção Janelas.


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Figura 44: Aplicando o proteger pasta de trabalho


Proteger o arquivo do Excel: para proteger umarquivo do Excel, para que nenhum usuário possa

entrar no seu arquivo, é simples: você pode bloquear

com senha para que ninguém possa acessar os dados,

ou você pode permitir que ele possa somente visualizar

os dados. Vá para o botão Arquivo e selecione Salvar

Como.


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Figura 45: Aplicando o salvar como


Após esta ação, se abrirá uma caixa de diálogo, conforme mos-

tra a Figura 46, na qual você precisa inserir a senha necessária para

proteger o arquivo do Excel e uma senha para gravação de dados.

Figura 46: Aplicando o proteger arquivo



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Veja que existe uma caixa de seleção recomendável somente

leitura, essa caixa deve ser selecionada caso você queira recomendar

somente leitura após inserir a primeira senha de proteção. Inseridas as

senhas é necessário confirmar ambas e fechar o arquivo para validar.

Compartilhar Pastas de Trabalho

O Compartilhar Pastas de Trabalho tem como objetivo

compartilhar e disponibilizar um arquivo de Excel em um local de rede

para que várias pessoas possam editar o conteúdo simultaneamente,até 254 pessoas ao mesmo tempo.

Como proprietário da pasta de trabalho compartilhada, você

poderá gerenciá-la controlando o acesso do usuário a ela e resolven-

do alterações conflitantes. Após incorporar todas as alterações, você

poderá interromper o compartilhamento da pasta de trabalho.

Lembre-se de que nem todos os recursos do Excel recebemsuporte completo em uma pasta de trabalho compartilha-da, como por exemplo, filtro, tabela dinâmica entre outros.

Para iniciar o compartilhamento do seu arquivo vá para a guia

Revisão, grupo Alterações e em seguida selecione Compartilhar Pasta

de Trabalho.


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Figura 47: Aplicando o compartilhar pasta de trabalho


Para compartilhar, você precisa selecionar a caixa de seleção

permitir alterações por mais de um usuário ao mesmo tempo, depois

de os usuários entrarem no seu arquivo, você pode removê-los por

meio do botão remover usuário. Na aba avançadas, você pode confi-

gurar o recurso das alterações.


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Figura 48: Aplicando o controle de alterações


Após criar uma pasta de trabalho compartilhada, você poderá

inserir ou alterar dados da mesma forma que em uma pasta de traba-

lho normal. Lembre-se de que você precisa acompanhar as alterações

para definir em caso de conflito qual das alterações deve permanecer.


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Figura 49: Aplicando o realçar alterações


Você, como proprietário do arquivo, deve verificar as alterações

feitas por meio do recurso realçar alterações, vá até a guia Revisão,

grupo Alterações e em seguida em Controlar Alterações. Note que

você pode definir o período, autor (usuário), conjunto de células que

quer verificar.

Após essa ação, você notará que onde tiver uma alteração a célula

ficará realçada e se você passar com o cursor em cima da célula, um

comentário aparecerá para mostrar quem fez a alteração, observe.

Figura: 50 Realçando as células modificadas



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Saiba mais

Para saber mais sobre o assunto abordado nesta Unidade, pesquise em:

. Acesso em: 2 set. 2015.


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Resumo

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RESUMO

Nesta Unidade relembramos os principais conteúdos

do Excel, enfatizando a importância do ltro, a classicação

e a formatação condicional, que servirão para que possamos

utilizar também na próxima Unidade junto com as tabelas

dinâmicas. Conferimos os recursos grácos que poderão ser

utilizados também com as tabelas dinâmicas e relembramos a

utilização da validação de dados para facilitar o preenchimento

deles quando vários usuários utilizam a mesma planilha.

Por m, vimos o recurso de proteger planilha, pasta de

trabalho e arquivo do Excel, além de vericar como compar-

tilhar um arquivo para o preenchimento simultâneo de até

254 usuários.

Muito bem, concluímos a primeira Unidade. É muito impor-tante que você reveja o objetivo apresentado no início daUnidade para conferir se conseguiu atingi-lo. Se ficou algu-ma dúvida, entre em contato com o seu tutor, pois ele estápronto para ajudá-lo no que for preciso.

É isso aí, agora que você já relembrou os principais assun-tos do Excel básico, vamos praticar com exercícios para

fixar bem o conteúdo!


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Atividades de Aprendizagem

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Atividades de Aprendizagem

Vá ao ambiente Virtual de Ensino-Aprendizagem (AVEA)

e realize a atividade proposta para você.


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