Ms Project 2000

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Grupo iPED - Curso de Microsoft Project

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iPED – Instituto Politécnico de Ensino à Distância.Todos os Direitos Reservados.iPED é marca registrada pela Empresa Brasileira de Comunicação LTDA.

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Sumário

Fundamentos de gerência de projetos .................................................................Pág. 7

Os Fatores Gerenciáveis no MS Project ..............................................................Pág. 11

Barra de Ferramentas Padrão..............................................................................Pág. 18

A Planilha de Recursos ........................................................................................Pág. 21

Formatando o Modelo de Trabalho ......................................................................Pág. 32

Criando uma Estrutura de Tarefas .......................................................................Pág. 40

Definindo a Duração das Tarefas.........................................................................Pág. 45

Alocando Recursos ..............................................................................................Pág. 50

O Diagrama da Rede............................................................................................Pág. 55

Custos Fixos.........................................................................................................Pág. 64 Acompanhando o Projeto .....................................................................................Pág. 69

Estabelecendo Relações de Dependência entre as Tarefas................................Pág. 74

Gerenciando Cargas de Trabalho de Recurso .....................................................Pág. 84

Diminua a quantidade de trabalho atribuída ao recurso. ......................................Pág. 88

Salvando o Projeto Original..................................................................................Pág. 94

Visualize cargas de trabalho de Recurso .............................................................Pág. 98

Alterando o Período de Trabalho..........................................................................Pág. 107Modelagem de Curvas "S"....................................................................................Pág. 110

Organizador do Project.........................................................................................Pág. 112

Limites do Ms Project para Windows 95 & NT......................................................Pág. 113

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Institucional

O iPED, Instituto Politécnico de Ensino a Distância, é um centro de educação on-line queoferece informação, conhecimento e treinamento para profissionais, educadores equalquer um que queira evoluir profissionalmente e culturalmente.

Nosso objetivo é torná-lo uma base forte de conhecimento e expandir cada vez mais o

seu nível intelectual e cultural.

Oferecemos uma quantidade enorme de informação, além de diversos cursos on-line,onde você se mantém atualizado em qualquer lugar e a qualquer hora.

Educação à Distância

Aulas online ou a prática de aprendizagem à distância, através de ambientes virtuais eredes de computadores interligadas para fins educacionais e culturais, nada mais é doque o meio mais prático e inteligente de proliferação de conhecimento.

Através de ambientes virtuais e sistemas inteligentes, é possível adquirir conhecimento deforma total ou gradativa.

Esse é nosso conceito de educação, em tempo real, total ou gradativo, quando quiser eonde quiser e acima de tudo, da forma que quiser!

Nossa Missão

O Grupo iPED foi lançado com o intuito de aprimorar e disseminar o conceito de ensino adistância.

Com a implantação do ensino a distância, pesquisas recentes registram que as pessoasalavancam os resultados dos módulos de treinamento em até 70%, eliminando asdistâncias geográficas e proporcionando a melhoria da gestão do conhecimento e dosrecursos humanos por competências.

Pensando nisso o iPED presta esse serviço a todos, para que a exclusão digital seja cadavez menor e com o passar do tempo ela desapareça completamente.

Esse é nosso objetivo, essa é nossa missão, e esteja certo que vamos conseguir!

Fabio Neves de Sousa Diretor Geral - Grupo iPED

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Certificação

O conceito de reconhecimento virtual é concedido através de avaliação feita pelo sistemainteligente, que do inicio até o fim do curso está avaliando cada aluno em suas atitudesindividuais e em comparação as atitudes do coletivo. Ao termino do conteúdo avaliado oaluno é submetido a uma avaliação final que nada mais serve do que comprovar aavaliação do desempenho dele ao longo de toda a trajetória do curso.

• Nosso sistema garante 100% de segurança.• Empresas poderão confirmar a autenticidade do certificado, pois temos o que

existe de melhor em tecnologia disponível no mercado.• Confira o grande diferencial de nosso certificado:

Certificado Especial

- Tramas em linhas personalizadas

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Detalhes sobre o selo

Ao término do curso solicite o seu!

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O MS Project

O MS Project é um software da Microsoft, desenvolvido para gerenciamento deprojetos. Sua primeira versão foi lançada em 1985. Desde então, além de contar cominterface gráfica e amigável, vem sofrendo melhorias e dispondo de novos e poderososrecursos.

Este software é um trata-se de um poderoso programa de gerenciamento deprojetos que você pode usar para planejar, gerenciar e trabalhar como uma valiosa fontede informações para seu projeto.

O conteúdo desta apostila é contemplado com um tutorial onde você poderáseguir passo a passo como criar, editar e controlar um projeto.

Fundamentos de gerência de projetos

O aprendizado no MS Project envolve muito mais do que o simplesentendimento de como funciona este software. Diferente de outros softwares, o MSProject está intimamente interligado com a disciplina ou a prática da qual este vemauxiliar, o gerenciamento de projetos. Portanto, não basta apenas entender como é ofuncionamento desse software, faz-se necessário aliá-lo ao conhecimento da gestão deprojetos.

Não será abordado por este manual, entretanto, todas as possibilidades, astécnicas e as abordagens em torno da prática de gerenciamento de projetos. Serãoapresentadas alguns fundamentos que se tornam imprescindíveis para uma melhor utilização do MS Project.

Aconselha-se que o aluno procure entender e aprender em maior profundidadea disciplina de gerenciamento de projetos.

A seguir serão expostas algumas definições e informações sobre a gestão deprojetos que serão úteis ao curso de MS Project.

Dentre os diversos recursos disponíveis, destacamos:

Geral

Baseia-se no modelo Diagrama de Rede (ou diagrama de precedências): astarefas do projeto são criadas na forma de blocos interligados, formando uma rede.Portanto, ele não trabalha com o Diagrama de Setas, muito popular em programas dadécada de 60 mas totalmente superados;

Utiliza tabelas no processo de entrada de dados. Existe um conjunto padrãode tabelas e o usuário pode criar suas próprias tabelas. Em muitas situações, um Gráficode Gantt é gerado automaticamente, auxiliando o processo de entrada de dados;

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• Aceita relações de precedências entre tarefas tipo Fim-Início, Início-Início, Fim-Fim,e Início-Fim;

• Permite tarefas recorrentes (ocorrem de forma repetitiva). Por exemplo, em umprojeto pode-se planejar a realização de reuniões todas as segundas-feiras;

• Permite estabelecer níveis hierárquicos através de “tarefas de resumo”. Esteaspecto é muito útil na criação da Estrutura de Decomposição do Trabalho;

• Permite uso de subprojetos;

• Possui recursos para agrupar, filtrar e classificar tarefas;

• Possui um conjunto padrão de relatórios e o usuário pode criar seus própriosrelatórios;

• Permite a inclusão de “campos do usuário”, que aceitam diversos tipos de

operação;

Tempo (Datas e Folgas)

• O cálculo da rede é feito automaticamente com a entrada de dados. Esta opçãopode ser desativada, caso conveniente;

• Permite definição de “semana de trabalho”, expediente de trabalho e feriados;

•

O cálculo da rede pode ser feito “do início para o fim” ou “do fim para o início”;

• Permite o uso de “datas programadas” para as tarefas;

• Permite o uso do modelo probabilístico

Recursos

• Os recursos são ligados diretamente às tarefas;

•

Permite redistribuição de recursos (ou nivelamento de recursos), manual ouautomática.

Custos

• Os custos são ligados diretamente às tarefas na forma de custos fixos ou de custosdos recursos alocados.

O que é um Projeto?

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Projeto pode ser definido como:

“UM EMPREENDIMENTO NÃO REPETITIVO, CARACTERIZADO POR UMASEQUÊNCIA CLARA E LÓGICA DE EVENTOS, COM INÍCIO, MEIO E FIM, QUE SEDESTINA A ATINGIR UM OBJETIVO CLARO E DEFINIDO, SENDO CONDUZIDO POR

PESSOAS DENTRO DE PARÂMETROS PRÉ-DEFINIDOS DE TEMPO, CUSTO,RECURSOS ENVOLVIDOS E QUALIDADE”

Ou seja, todo projeto possui, por definição, algumas características básicasrelacionadas com a clara definição de parâmetros que permitam a efetiva administração.

Podemos resumir estas características como abaixo relacionadas, então,geralmente, um projeto:

• Possui um processo prévio de planejamento;• Deve possuir parâmetros definidos e planejados de controle e avaliação;• Não é repetitivo, ou seja, é inovador e é inédito;• Possui um início e um fim determinados;• Objetiva gerar um produto com especificações conhecidas e que seja claro e

definido;• É realizado por pessoas;• Tem um componente de custo limitado e definido.

Assim sendo, o foco de um projeto é obter uma meta identificada.

É responsabilidade do gerente do projeto conduzi-lo na direção da meta, combase nos parâmetros estabelecidos, como por exemplo, o tempo, o custo e os recursos;enquanto se mantém um padrão de qualidade especificado.

O que é Gerenciamento de Projetos?

“Gerenciamento de projetos é a aplicação de CONHECIMENTO,

HABILIDADES, FERRAMENTAS E TÉCNICAS nas atividades de projetos de forma a

atender ou superar as expectativas dos stakeholders (interessados, atores, participantes)

e que envolve o balanceamento de”:

• Escopo, tempo, custo e qualidade;

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• Necessidades (requisitos definidos) e expectativas (subjetivos ou nãodefinidos);

• Diferentes expectativas e necessidades de todos aqueles que participam doprojeto direta ou indiretamente.

Isso indica que para o gerenciamento de projetos não é necessário apenas avontade ou a necessidade da realização dessa tarefa. É preciso reconhecer que o gerentede projetos precisa de conhecimentos específicos da área para melhor desempenhar assuas funções.

Existe uma tendência das empresas em administrar as operações com aabordagem de projeto. Essa abordagem, de forma simplificada, prevê a aplicação dastécnicas, habilidades, ferramentas e conhecimento na condução de operações daempresa. O termo usado para essa tendência ou filosofia é o gerenciamento por projetos, que visa alinhar os grandes objetivos estratégicos da empresa com inúmeros

projetos, coordenados e gerenciados, de forma a garantir a sua execução no menor tempo, na melhor qualidade e no melhor custo.”

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Os Fatores Gerenciáveis no MS Project

Os fatores gerenciáveis em um projeto para o MS Project são:

Escopo do Projeto Recursos

Tempo

Estes fatores são interdependentes e sujeitos a alterações no decorrer doprocesso, sem que isso signifique a ruptura do planejamento com a execução. A gerênciadessas variáveis é feita sob o ponto de vista de um modelo matemático, onde se admiteque a modificação do valor de uma delas terá um impacto previsível em todas as demais.Isto significa que muitas vezes a redução, por exemplo, da variável tempo acarretará emum incremento na variável recursos ou implicará na alteração de alguma especificação doproduto.

Além disso, qualquer que seja a mudança que ocorra em uma das variáveis, ogerente deve ter um modelo que permita uma rápida tomada de decisão que corrija amudança de curso, garantindo a continuidade do processo.

Também é importante lembrar que toda e qualquer modificação no conteúdodas variáveis acima deve ser negociada, em geral, com o cliente e os fornecedoresinternos e externos ao projeto.

As Áreas de Conhecimento em Gestão de Projetos na Visão do PMI

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O PMI - Project Management Institute - identifica 09 (nove) áreas deconhecimento em gerenciamento de projetos. Apesar desta abordagem apresentá-las deforma separada, por razões didáticas, devemos estudá-las com a percepção de todaselas estão intimamente e inexoravelmente interligadas. O gerenciamento de um projetosem a aplicação do conhecimento de uma ou mais destas áreas poderá implicar em umadeficiência do próprio projeto que, invariavelmente, só é constatada tardiamente, nãoantes sem se ter despendido muito esforço, custo e tempo para encontrar as razões desta

deficiência.

Como explica Margareth Carneiro, “durante algum tempo o principal enfoque dogerenciamento de projetos era a gerência do tempo: fazer com que as coisasacontecessem dentro do prazo esperado. Em algumas empresas, em especial nogoverno, o enfoque de gerenciamento de projeto era mais orçamentário, ou seja, quandoacabasse o dinheiro, acabaria o projeto.

Outros elementos foram se juntando ao gerenciamento do projeto, além doprazo e custos, o escopo (o que deveria ser feito). Foram identificados como importantepara a gestão de um projeto tratar a questão de qualidade, ou seja, atender aoespecificado e tratado entre as partes.

Outros aspectos foram se agregando ao gerenciamento de projeto, tais comorisco e comunicação. Todo projeto tem risco e o planejamento e tratamento desses riscos

faz parte das atividades de gerenciamento do projeto. Comunicação também é fator fundamental em um projeto. Sem a devida comunicação entre os envolvidos um projetopode estar fadado ao insucesso. As informações devem fluir no tempo, na profundidade eno conteúdo desejado por cada envolvido, de acordo com a sua necessidade ou grau deenvolvimento.

Não devemos esquecer que os projetos são executados por pessoas. Então ocuidado com o ser humano, a motivação da equipe, o recrutamento de pessoasespecializadas para cada tipo de tarefa, o treinamento, a formação de time e outros

aspectos são também fundamentais ao sucesso do projeto.

Alguns projetos têm que adquirir bens ou produtos e o gerenciamento dessasaquisições também são importantes para a condução de um projeto.

Percebe-se então que o gerenciamento de projetos envolve o tratamento devários aspectos importantes. Esses aspectos são chamados na metodologia dedisciplinas. Vimos então que apoiam a administração de projetos disciplinas de:

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♦ Gerenciamento de Integração entre os elementos do projeto;♦ Gerenciamento de Escopo de Projeto;♦ Gerenciamento de Tempo do projeto;♦ Gerenciamento do Custo;♦

Gerenciamento da Qualidade;♦ Gerenciamento de Recursos Humanos;♦ Gerenciamento de Comunicação;♦ Gerenciamento de Risco;♦ Gerenciamento de Contratos.

Estas disciplinas juntas, aliadas às técnicas, métodos e ferramentas de cadauma, apoiam a condução do projeto de forma a garantir qualidade, atendimento aosprazos, custos e requisitos desejados.

Cabe ao gerente de projetos integrar todas essas disciplinas, cuidando de todosesses aspectos desde o início do projeto, passando pelo planejamento e outras fases doprojeto, até a sua conclusão. A Integração dos processos também é tratada como umadisciplina pelo PMI.”

Na perspectiva do MS Project, todas estas disciplinas ou áreas deconhecimento podem e devem ser contempladas na realização de um projeto. Ametodologia de gerenciamento de projetos é a base sobre a qual todos os trabalhosdeverão ser efetuados. O software apenas auxiliará o gerente a estruturar a metodologiaa uma forma mais eficaz e integrada de trabalho.

O Planejamento em Projetos

O planejamento em qualquer atividade de uma organização é sempre encaradocomo uma rotina essencial. Entretanto, em grande parte dos projetos existentes, pouco seplaneja, muito se executa e muito, mas muito mesmo, gasta-se refazendo um trabalhoque, com um devido planejamento, poderia ter sido evitado.

Costumeiramente, acredita-se que não é preciso dizer que, com um enfoqueem projetos para uma organização, é extremamente necessário um planejamentocriterioso de todas as possíveis nuances de um projeto. Normalmente, parte-se doprincípio que todos os participantes de um projeto tem, como princípio, um claroentendimento de que planejar é essencial. A realidade é bem distante desta visão.

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Em Projetos, Planejar é FUNDAMENTAL!!!

Não é objetivo deste curso mostrar ao aluno que essa premissa acima deve ser seguida a ferro e fogo em projetos. Mas o trabalho com o MS Project é essencialmente,em grande parte, Planejar, Planejar e Planejar.

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Etapas essenciais do Planejamento no MS Project

Neste curso de MS Project, deveremos seguir uma estrutura simples, maseficaz, de planejamento. Na figura abaixo, são apresentadas as etapas essenciais paraque se possa elaborar o escopo do projeto no MS Project. Durante o curso, cada etapa

abaixo será definida no software.

Planejamento

do Escopo

FormataçãoInicial doProject

Definição dasAtividades

Sequenciamento

das AtividadesDuração das

Atividades

Salvar Linha

de Base

Planejamento

dos Recursos

Montagem

da Equipe

Estimativa

dos Custos

Alocação

dos Recursos

Determinaçãodo Tipo deAtividade

Definição do

Cronograma

Planejamento

do Escopo

FormataçãoInicial doProject

Definição dasAtividades

Sequenciamento

das AtividadesDuração das

Atividades

Salvar Linha

de Base

Planejamento

dos Recursos

Montagem

da Equipe

Estimativa

dos Custos

Alocação

dos Recursos

Determinaçãodo Tipo deAtividade

Definição do

Cronograma

Definição do

Cronograma

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O AMBIENTE DO MS PROJECT

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6Características Windows:

1. MS Project;2. Barra de menus;3. Barra de ferramentas;4. Barra de formatação;5. Barra de modos.6. Barras de rolagem.

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Barra de Menus

A Barra de Menus do MS Project tem as seguintes opções:

1. ARQUIVO: Trata das operações com arquivos.

2. EDITAR: Cuida da edição.

3. EXIBIR: Fornece as diversas visões do projeto.

4. INSERIR: Trata da inserção de dados, colunas etc.

5. FORMATAR: Cuida da formatação de textos, tabelas, fontes, etc.

6. FERRAMENTAS: Disponibiliza ferramentas adicionais de trabalho.

7. PROJETO: Trata da inserção e ordenamento das informações relativas àstarefas e ao projeto.

8. JANELA: Trata da visualização da tela, projetos, etc.

9. AJUDA: Permite tirar dúvidas on-line.

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BARRA DE MENUS

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Barra de Ferramentas Padrão

Destacada na figura abaixo, a Barra de Ferramentas Padrão contém uma série

de botões que servem de atalho para comandos que normalmente seriam acessados pelaBarra de menus.

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Barra de Formatação

Destacada na figura abaixo, a Barra de Formatação, possui botões que são atalhospara comandos de formatação de tarefas e de textos.

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Barra de Modos

A Barra de modos exibe ícones de atalho com os modos de exibição maisfreqüentemente usados no MS Project, nos quais você poderá clicar para mostrar o modo

desejado.

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Barra de Modos

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Principais Visões:

Inicialmente, verificamos que o MS Project possui três formatos básicos para deexibir as informações. São eles:

• Os Gráficos - Que representam graficamente as informações. São gráficosos modos de exibição Gráficos de Gantt, Diagrama de Rede, Gráfico de Recursos eCalendário.

• As Planilhas - Que representam informações em linhas e colunas. Cadalinha contém informações sobre uma tarefa ou recurso individual. Cada coluna contém um

campo onde você insere informações específicas sobre tarefas ou recursos. (As colunasno Microsoft Project são, em geral, chamadas de campos.)

• Os Formulários – Que representam informações em um formatosemelhante a um formulário em papel. Eles mostram informações sobre apenas umatarefa ou recurso de cada vez.

Entretanto, como o MS Project possui variadas formas de visualizar asinformações de um projeto e nem sempre estas são sempre necessárias, em nosso cursobásico iremos estudar as formas de visualização que são essenciais para a elaboração econdução de projetos.

Desta forma, as principais visões são:

• O Gráfico de Gantt;• A Planilha de Recursos;• O Gráfico de Recursos;• A Planilha de Uso do Recurso;• A Planilha de Uso da Tarefa;• Diagrama de Rede.

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O Gráfico de Gantt:

Na elaboração e condução de projetos o Gráfico de Gantt é, sem dúvida, o maisutilizado e a mais importante visualização no MS Project. Ele é o padrão de visualizaçãoquando incializamos o software.

O modo de exibição Gráfico de Gantt exibe as informações sobre as tarefasrelativas ao seu projeto tanto como texto quanto como gráfico de barras. Todas asinformações que são inseridas como texto são também exibidas no formato de gráfico debarras.

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No lado esquerdo desse modo de exibição estão ascolunas nas quais você pode inserir e modificar os nomes,

durações, datas de início e de término e outrasinformações sobre as tarefas.

No lado direito desse modo de exibição, você pode usar as barras de Gantt para exibir graficamente as durações das tarefas e as datas de início e de término em uma escala detempo. A posição relativa das barras de Gantt mostra a seqüência na qual as tarefas do

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Use o Gráfico de Gantt para:

• Criar e editar um projeto inserindo tarefas e durações de tarefas;• Estabelecer relações seqüenciais entre suas tarefas;

•

Atribuir pessoal e outros recursos às tarefas;• Controlar o andamento do seu projeto;

• Alterar as informações exibidas;

• Alterar as unidades de tempo que são exibidas;

A Planilha de Recursos:

O modo de exibição Planilha de Recursos exibe as informações sobre cada recursodo Projeto.

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Use a Planilha de Recursos para:

• Inserir e editar informações sobre recursos do projeto;

• Analisar o número de horas de trabalho atribuídas a cada recurso;

• Analisar os custos dos recursos;

• Definir o tipo de recurso (Recursos de Trabalho ou Recursos Materiais).

O Gráfico de Recursos:

O modo de exibição Gráfico de recursos exibe graficamente as informaçõessobre a alocação, o trabalho ou o custo dos recursos ao longo do tempo. Você poderáanalisar as informações sobre um recurso de cada vez, sobre recursos selecionados ousobre um recurso e os recursos selecionados ao mesmo tempo.

Ao exibir esses dois tipos de informações, você verá dois gráficos (um para orecurso individual e outro para os recursos selecionados) de modo que possa compará-los.

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Use o Gráfico de Recursos para:

• Ver quais recursos estão superalocados e a porcentagem de superalocação.• Verificar quantas horas cada recurso está agendado para trabalhar.• Ver a porcentagem de capacidade em que cada recurso trabalha.• Determinar quanto tempo um recurso tem disponível para trabalho adicional.• Analisar os custos dos recursos

A Planilha de Uso do Recurso:

A Planilha de Uso do Recurso exibe os recursos do projeto com as tarefasatribuídas agrupadas abaixo deles.

Ela relaciona cada recurso ao trabalho que eles terão que desempenhar noprojeto.

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Use a Planilha de Uso do Recurso para:

• Inserir e editar informações sobre as atribuições de tarefas de um recurso;• Ver quais recursos estão superalocados e a porcentagem de superalocação.• Distribuir as atribuições entre os recursos de maneira mais uniforme.• Determinar quanto tempo cada recurso tem disponível para atribuições de

trabalho adicionais.• Verificar quantas horas cada recurso está agendado para trabalhar em tarefas

específicas.• Analisar os custos do recurso em uma tarefa específica.• Variar a quantidade de trabalho que uma pessoa gasta em uma tarefa definindo

delimitações do trabalho.

A Planilha de Uso da Tarefa:

O modo de exibição Uso da tarefa exibe as tarefas do projeto com os recursosatribuídos agrupados abaixo delas.

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Use a Planilha de Uso da Tarefa Para:

• Atribuir pessoas e outros recursos às tarefas.• Inserir e editar informações sobre tarefas e recursos, como, por exemplo,

trabalho, datas de início e de término, custo, alocação de trabalho e

disponibilidade de trabalho.• Distribuir as atribuições de tarefas de maneira mais uniforme entre os recursos.• Verificar quantas horas cada recurso está agendado para trabalhar em tarefas

específicas.• Variar a quantidade de trabalho que uma pessoa gasta em uma tarefa definindo

delimitações do trabalho.• Dividir uma tarefa para que a sua segunda parte seja iniciada em uma data

posterior.

O Diagrama de Rede:

O Diagrama de Rede é um modo de visualização que mostra as dependênciasentre as tarefas do projeto como um gráfico de fluxo de rede. As tarefas sãorepresentadas por caixas ou nós e as dependências de tarefa são representadas por linhas que conectam as caixas.

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Use o Diagrama de Rede Para:

• Criar e ajustar a sua agenda;

• Vincular tarefas para especificar a seqüência das tarefas e determinar asdatas de início e término;

• Mostrar graficamente tarefas concluídas, em andamento ou ainda nãoiniciadas;

• Atribuir pessoas e outros recursos (como um equipamento) a tarefasespecíficas.

Abrindo um Novo Arquivo no MS Project:

Ao abrir o MS Project pela primeira vez, ele apresentará uma janela com osoftware e outra com a sua ajuda.

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Utilize-se da ajuda do próprio software sempre que precisar. Ela é de grande

auxílio em muitos questionamentos comuns durante o aprendizado.

Feche ou minimize a ajuda. Em seqüência, vamos criar um modelo de trabalho.

Criando um Modelo de Arquivo no MS Project:

O MS Project possui, por padrão, uma formatação própria que nem semprerepresenta aquilo que queremos utilizar em nossos projetos. Além disso a criação de ummodelo facilitará nossos trabalho futuros.

Como o MS Project aberto, siga os seguintes procedimentos:

- Clique, na Barra de Ferramentas, no ícone Novo;

- Na janela Informações sobre o projeto, clique em OK ;29

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Siga os procedimentos abaixo:

• No campo Nome do arquivo, digite o nome para seu modelo.• No campo Salvar como tipo, selecione Modelo.• Clique em salvar.

Nesta etapa, criamos um modelo de trabalho no MS Project, a etapa seguinteserá a de formatá-lo segundo as nossas necessidades.

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Formatando o Modelo de Trabalho:

Com a janela do nosso modelo aberta, siga os seguintes procedimentos:

Defina o tipo de Cronograma “Padrão”, na Barra de Ferramentas, em

Ferramentas/Opções/Calendário.

Na pasta Calendário, na janela Opções, defina a estrutura padrão de trabalho

da sua organização. Por exemplo, por padrão, o MS Project define a Hora de iníciopadrão como sendo 09:00, se na sua organização o horário de início de trabalho for 08:00, digite este horário na janela respectiva. Faça as alterações necessárias aqui paradefinir o padrão de calendário da sua organização. Quando estiver terminado clique noícone Definir como padrão e em OK.

Defina a carga horária padrão, os dias úteis e os feriados ao longo da duraçãodo projeto em Ferramentas/Alterar Período de Trabalho.

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Nesta janela devemos alterar o padrão do MS Project para o período de

trabalho desejado. Por padrão, este software não possui nenhum feriado marcado e ohorário padrão é de 09:00 às 13:00 e de 14:00 às 18:00.

Como exemplo, vamos alterar o horário padrão, de segunda-feira a sexta-feira,08:00 às 12:00 e de 14:00 às 19:00. Para isso, na janela Alterar período de trabalho, noespaço “Data(s) selecionada(s)”, clique nas letras dos respectivos dias que queremosmodificar, segure o botão direito clicado e arraste passando de “S, T, Q, Q até S”. Vocêdeverá ter a janela na aparência da figura acima. No espaço “Definir a(s) data(s)selecionada(s)” como: Modifique o horário para o nosso horário sugerido como exemplo.

Este nosso procedimento irá modificar o horário para todos os dias da semana,de todos os meses e de todos os anos no MS Project. Caso você possa precisar modificar um dia específico, semana ou mês, basta clicar nos dias ou nas semanas ou no mês semselecionar pelas letras da semana como feito acima.

Por exemplo: vamos adicionar um feriado no dia 25 de dezembro de 2002.

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Utilizando a barra de rolagem do campo “Data(s) selecionada(s)”, clique na setapara baixo ou para cima até que o calendário indique o mês de dezembro. Clique no dia25 e em seqüência no espaço “Período de Folga”, no campo “Definir a(s) data(s)selecionada(s)”, como na figura abaixo.

Deste modo, podemos fazer qualquer adaptação no calendário do MS Projectpara que ele reflita exatamente o calendário que queremos.

Ao final de sua formatação, clique em OK.

Trabalhando com um Novo Arquivo:

Após ter criado um modelo de trabalho, salve o arquivo com o nome do seuprojeto.

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Na Barra de Menu, clique em Arquivo e em Salvar como. Escolha uma pastapara guardar o arquivo do projeto e renomeie o arquivo com o nome do seu projeto.

Defina o Escopo Básico do seu Projeto

Cada projeto tem um conjunto único de componentes: as tarefas envolvidas, as

pessoas que as realizam e o objetivo do projeto que esperam alcançar. Para ajudá-lo a selembrar de detalhes importantes e comunicá-los, você pode inserir informações sobre oprojeto e consultá-las ou imprimi-las quando necessário.

Siga os seguintes procedimentos:

• No menu Arquivo, clique em Propriedades.• Na guia Resumo, insira as informações para o seu projeto, tal como as

pessoas que gerenciarão o projeto e manterão o arquivo do projeto, o objetivo do projeto,

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recursos, curto, qualquer limitação conhecida que possa dificultar a obtenção do objetivoe outras anotações gerais sobre o projeto.

Defina a Data de Início do Projeto:

Após a definição de um escopo básico para o nosso projeto e criar um novo

arquivo, devemos designar uma data de início ou término provável do projeto. Caso vocênão queira ou não tenha certeza da data de início ou término do projeto, o MicrosoftProject usará automaticamente a data atual como a data de início e você poderá inserir adata posteriormente.

Para definir a data de início do projeto, siga os seguintes procedimentos:

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♦ Clique em Projeto e Informações sobre projeto na barra de ferramentasPadrão;

♦ No campo Agendar a partir de, selecione se você deseja agendar a partir do fim ou do início do projeto. O agendamento A partir da data de início do projetoindisponibiliza que você escolha a data final do projeto. Toda a duração do projeto serácalculada a partir do início estipulado. O agendamento a partir da data de término doprojeto indisponibiliza que você selecione a data de início do projeto. Toda a duração doprojeto será calculada a partir do final determinado.

♦ No campo Data de início, selecione a data desejada se você escolheu oagendamento a partir da data de início do projeto;

♦ No campo Data de término, selecione a data desejada se você escolheu oagendamento a partir da data de término do projeto;

♦ Clique em OK.

Exercício 1 - Criando um projeto simples

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Vamos criar um projeto simples para apresentar como usar o MS Project.

O exemplo abaixo refere-se às etapas de construção de uma pequena casa,sua duração (está apresentada em semanas, mas poderia ser em horas, dias, meses etc)e as tarefas que precedem cada uma delas.

Código Atividade PrecedênciaImediata

Tempo(Horas)

A Verificar partes com defeito (com a máquinaem operação)

- 8

B Desmontar a máquina deixando as partessobre a fundação

A 10

C Transportar partes da máquina até a oficina dereparo

B 4

D Desmontar fundação antiga C 6E Consertar as partes da máquina na oficina C 18F Construir nova fundação D 15G Transportar partes reformadas até a fábrica E 4H Montar a máquina G 15I Posicionar máquina montada sobre a nova

fundaçãoH, F 3

J Efetuar os teste finais I 2

Tabela 2.1 – Informações para montagem da rede

Graficamente, poderíamos representar o projeto da seguinte forma:

38

E G

Figura 2.1 - Projeto Montagem da Rede

A

BC

D

H

F

I J

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39

Definindo a Estrutura e os Vínculos de Tarefas do Projeto:

No MS Project, todas as ações, atividades (ou fases de um projeto), sãodenominadas Tarefas. Tarefa são atividade que tem início e fim determinados e aconclusão de uma tarefa é pré-requisito para a conclusão do projeto. Os projetos são

constituídos de tarefas.

Inserindo Tarefas no Projeto:

Para inserir uma tarefa, siga os passos a seguir:

♦ No Gráfico de Gantt, no campo Nome da Tarefa, digite as tarefas do seuprojeto;

♦ Digite ENTER.

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Lembre-se: A primeira tarefa de todas sempre será o nome do próprio projeto!

Criando uma Estrutura de Tarefas:

Depois que você inserir tarefas na lista de tarefas, organize o projeto e adicioneestrutura ao mesmo recuando tarefas que compartilham características ou que serãoconcluídas no mesmo intervalo de tempo em uma tarefa abrangente ou tarefa resumo.

Você pode usar as tarefas de resumo para mostrar as fases principais e assubfases do projeto. As tarefas de resumo sintetizam os dados de suas subtarefas, quesão as tarefas agrupadas abaixo das tarefas de resumo. Você pode recuar tarefas em

quantos níveis precisar para refletir a organização do seu projeto.

Para criar uma estrutura de tarefas, siga os passos abaixo:

♦ Após ter criado suas tarefas, selecione as tarefas que vc deseja e clique emRecuo na Barra de Formatação para recuar a(s) tarefa(s) para a direita abaixo da tarefaque será a tarefa resumo.

40

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Lembre-se: Todas as tarefas abaixo do nome do projeto precisam ser recuadasa direita!

Vinculando Tarefas:

Depois de decidir a ordem das suas tarefas, você estará pronto para colocá-lasem seqüência vinculando tarefas relacionadas. Por exemplo, algumas tarefas podem

precisar ser terminadas antes de uma tarefa sucessora. Outras podem depender da datade início de uma tarefa predecessora.

Vincular um projeto, consiste em estabelecer uma dependência entre tarefas.Quando você vincula tarefas, é definida uma dependência entre as datas de início e detérmino.

Para Vincular tarefas, siga os passos abaixo:41

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• No campo Nome da tarefa, selecione duas ou mais tarefas que desejar vincular.

• Clique em Vincular tarefas .

Tipo de Vínculos:

Vínculo é a natureza da relação entre duas tarefas vinculadas. Você vinculatarefas definindo uma dependência entre as datas de início e de término. Por exemplo,uma tarefa "Comprar Tinta" deve terminar antes do início da tarefa "Pintar Parede". Há

quatro tipos de dependência entre tarefas no Microsoft Project:

• Término-a-início (TI) A tarefa (B) não pode iniciar antes que a tarefa (A)termine.

A

B

42

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• Início-a-início (II) A tarefa (B) não pode iniciar antes que a tarefa (A)seja iniciada.

A

43

• Término-a-término (TT) A tarefa (B) não pode terminar antes que a tarefa(A) termine.

B

A

• Início-a-término (IT) A tarefa (B) não pode terminar antes que a tarefa(A) seja iniciada.

B

A

B

Alterando os Vínculos entre Tarefas:

Há quatro tipos de dependência entre tarefas: término-a-início (TI), início-a-início (II), término-a-término (TT) e início-a-término (IT).

Para alterar o tipo de vínculo, siga os passos abaixo:

• No lado direito do Gráfico de Gantt, na parte gráfica, clique duas vezessobre a linha de vínculo;

• Na janela Dependência entre tarefas, no campo Tipo, selecione o tipo devínculo desejado.

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Definindo a Duração das Tarefas:

Duração é o período total de trabalho ativo necessário para a conclusão de umatarefa. É geralmente o período de trabalho do início ao término de uma tarefa, conformedefinido pelo calendário do projeto e de recursos. A duração decorrida é o tempo que a

tarefa levará para ser concluída, com base em um dia de 24 horas e uma semana de 7dias, inclusive feriados e outros dias de folga. Minutos, horas, dias e semanas podem ser inseridos em uma duração decorrida.

Não se deve insirir datas nos campos Início e Término de cada tarefa. OMicrosoft Project calcula as datas de início e de fim com base na duração da tareva e emcomo elas são relacionadas.

O valor de duração é seguido de uma abreviação de unidade de tempo.

Para inserir uma duração, em cada tarefa, no campo Duração, digite aquantidade de tempo que cada tarefa levará em meses, semanas, dias, horas ou minutos,sem contar o período de folga.

Você pode usar as abreviações a seguir:

• meses = me• semanas = s• dias = d• horas = h• minutos = m

Duração Estimada?

Duração estimada é uma duração para a qual você tem informações suficientesapenas para determinar um valor provisório e não final.

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Para que outros membros da equipe saibam imediatamente o seu status, umaduração estimada é claramente marcada por um ponto de interrogação após a unidade deduração.

Determinando o Tipo de Tarefa:

Para determinarmos o tipo de tarefas, precisamos entender o que são tarefasque possuem controle de empenho ou não possuem controle de empenho.

O agendamento controlado pelo empenho indica que à medida que vocêadicionar recursos a uma atribuição de tarefa, o trabalho será redistribuído entre todos osrecursos para manter de um modo geral a mesma quantidade de trabalho para a tarefa.

Da mesma forma, nas tarefas controladas pelo empenho, se você remover recursos das mesmas, o trabalho será redistribuído entre os recursos restantes,novamente, para manter a mesma quantidade de trabalho de um modo geral.

Por exemplo, em um tarefa de pintura de uma sala, se dissermos que parapintar esta sala um determinado pintor consegue pintá-la em 08 (oito) horas,intuitivamente, sabemos que se em vez de um pintor nós tiver dois pintores, a tarefa depintar esta sala deverá demorar menos. Ou seja, ao adicionarmos mais recurso a umatarefa, a duração desta modificou. Então esta é uma atividade (pintar paredes) que possuicontrole de empenho.

Do mesmo modo, em uma tarefa de pilotar avião, se dissermos que em umaviagem de Brasília a São Paulo, com um piloto, o vôo demora 1 hora e 30 minutos, nãoimporta a quantidade de pilotos que pilotem o avião, a duração do vôo será a mesma.

Ou seja, ao adicionarmos mais recursos à tarefa, a duração desta não semodificou. Logo, esta é uma atividade que não possui controle de empenho.

Unidades Fixas, Duração Fixa e Trabalho Fixo.

Devemos além de determinar se a tarefa tem ou não controle de empenho,verificar se desejamos que ela tenha Unidades Fixas ou Duração Fixa ou Trabalho Fixo.

A manutenção da quantidade de trabalho constante no agendamentocontrolado pelo empenho poderá ocasionar vários efeitos na duração e nas unidadesdependendo do tipo de tarefa.

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Por padrão, no MS Project as tarefas são de Unidades Fixas e controladaspelo empenho. Isso significa que quanto mais recursos forem atribuídos a uma tarefa,menor será o trabalho que cada recurso precisará executar. Como se trata de uma tarefade unidade fixa, isso terá o efeito adicional de reduzir a duração.

Se você tiver uma tarefa de Duração Fixa e controlada pelo empenho, quantomais recursos forem atribuídos, menor será o trabalho que cada recurso precisará fazer para concluir a quantidade de trabalho reduzida da atribuição. Como se trata de umatarefa de duração fixa, isso terá o efeito adicional de que cada recurso poderá ter umesforço menor, isto é, menos unidades de atribuição.

Por sua natureza, uma tarefa de Trabalho Fixo é controlada pelo empenho.Exatamente como ocorre com as tarefas de unidades fixas controladas pelo

empenho, se você adicionar recursos, o trabalho será distribuído entre as atribuições e aduração diminuirá.

Como Escolher o Tipo de Atividade:

Para determinar o tipo de atividade, siga os seguinte passos:

• No Gráfico de Gantt, no campo Nome da Tarefa, para cada tarefa, cliqueduas vezes sobre ela;

• Na janela, Informações sobre a tarefa, na pasta Avançado, selecione se atarefa tem controle de empenho ou não;

• Na mesma janela, determine no campo Tipo de Tarefa se a mesma possuiUnidades Fixas ou Duração Fixa ou Trabalho Fixo.

47

http://dopopup%28%27pjtip9.hlp%27%2C%27defwork%27%29/

http://dopopup%28%27pjtip9.hlp%27%2C%27defduration%27%29/

http://dopopup%28%27pjtip9.hlp%27%2C%27defduration%27%29/

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Definindo os Recursos do Projeto:

A atribuição de recursos torna a sua agenda mais precisa. Como padrão, oMicrosoft Project calcula a duração de cada tarefa com base no número de recursosatribuídos e na sua alocação à tarefa. Além disso, se você atribuir recursos, o MicrosoftProject poderá fornecer informações para ajudá-lo a gerenciá-los. Por exemplo, oMicrosoft Project pode identificar os recursos que precisarão trabalhar com horas extras einformar o custo de cada recurso.

Os recursos são responsáveis pela conclusão efetiva das tarefas do projeto. Hádois tipos de recursos, os recursos materiais e os recursos de trabalho.

Use os recursos quando desejar indicar quem ou o que é responsável pelaconclusão das tarefas em sua agenda. Você pode configurar recursos em seu projeto eatribuí-los às tarefas.

Use recursos em seu projeto quando sua meta for:

• Controlar a quantidade de trabalho feita pelas pessoas e equipamentos ou aquantidade de material usada na conclusão das tarefas.

• Assegurar um alto nível de responsabilidade e compreensão do projeto.Quando as responsabilidades estão claras, o risco de as tarefas não serem

supervisionadas é menor.• Ser mais preciso ao agendar o tempo necessário para as tarefas e a data de

sua provável conclusão.

• Monitorar os recursos aos quais tenha sido atribuído muito pouco oubastante trabalho.

• Controlar o tempo e os custos dos recursos

Tipos de Recurso:

Recursos de Trabalho são equipamentos e pessoas que realizam trabalhopara concluir uma tarefa e que consomem tempo (horas ou dias) para executar as tarefas.

Recurso material são os suprimentos e outros itens de consumo usados paracompletar as tarefas de um projeto.

Criando uma Lista de Recursos:

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Antes de começar a atribuir recursos, você pode inserir todas as informações

sobre recursos para o seu projeto, tal como custos e grupos de recursos, de uma vez,criando uma lista de recursos.

Isto economizará seu tempo ao atribuir recursos a suas tarefas. Uma lista derecursos inclui os nomes dos recursos e o número máximo de unidades como um

percentual da disponibilidade de cada recurso.

Para criar uma lista de recursos, siga os passos abaixo:

• Na Barra de modos, clique em Planilha de recursos;

• No campo Nome do recurso, digite os recurso;

• No campo Tipo, selecione se o recurso é de trabalho ou material;

• Preencha as demais informações sobre o recurso.

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Alocando Recursos:

Para atribuir recursos, siga os passos a seguir:

• Na Barra de modos, clique em Gráfico de Gantt.

• No campo Nome da tarefa, selecione a tarefa que será atribuída um recurso

• Na Barra de Ferramentas, clique no ícone Atribuir recursos .

• No campo Nome, selecione o recurso a ser atribuído à tarefa.

• Clique em Atribuir.

50

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51

Sugestões:

• Para atribuir um recurso em meio expediente, digite uma porcentagemmenor que 100 no campo Unidades.

• Para atribuir vários recursos diferentes, pressione CTRL para selecionar recursos não-adjacentes ou pressione SHIFT para selecionar recursos adjacentes.

• Para atribuir mais de uma vez o mesmo recurso, digite uma porcentagemmaior que 100 no campo Unidades, tal como 200 por cento para dois carpinteiros. Senecessário, digite o nome de um novo recurso no campo Nome.

• Uma marca de seleção à esquerda do campo Nome indica que o recursoestá atribuído à tarefa selecionada. O nome do recurso também aparece próximo à barrade tarefas no Gráfico de Gantt.

Alterar a agenda de trabalho de um recurso

Como padrão, os dias livres e as horas de trabalho definidos pelo calendário doprojeto são os dias livres e as horas de trabalho padrão para cada recurso. Caso seusrecursos trabalhem nos mesmos dias e horas, você pode usar esse calendário para todosos recursos. Mas, se precisar especificar períodos de trabalho diferentes para recursosespecíficos, você pode modificar calendários de recursos individuais para tais recursos.

• No menu Ferramentas, clique em "Alterar o período de trabalho".

• Na caixa Para, clique no recurso cujo calendário você deseja alterar.

• No calendário, selecione os dias que você deseja alterar.

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Superalocação de Recursos:

Os recursos são superalocados quando recebem mais trabalho do que podemconcluir nas suas horas de trabalho agendadas. Em qualquer gráfico ou planilha, a

superalocação é apresentada com o recurso ficando na cor vermelha.

Antes de tentar resolver problemas de superalocação de recursos, seránecessário determinar que recursos são superalocados, quando ficam superalocados e aquais tarefas estão atribuídos em tais momentos. Para resolver o problema, os recursosdevem ser alocados de forma diferente ou a tarefa deve ser reagendada para ummomento quando o recurso estiver disponível.

Para verificar superalocação, siga os passos abaixo:

• No menu Exibir , clique em Uso do recurso.

• O modo de exibição Uso do recurso mostra as horas totais em que orecurso está trabalhando, as horas totais em que o recurso está trabalhando em cadatarefa e as horas trabalhadas por período de tempo na escala de tempo.

• Recursos que ainda não tenham nenhuma tarefa atribuída não têm tarefaslistadas sob seus nomes.

• Tarefas que não tenham recursos atribuídos são listadas em Não atribuídono campo Nome do recurso.52

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• No menu Projeto, aponte para Filtro para e clique em Recursos

superalocados.

• Todos os recursos de trabalho que estiverem superalocados serão exibidose realçados.

53

http://dopopup%28%27pjtip9.hlp%27%2C%27defworkresource%27%29/

http://dopopup%28%27pjtip9.hlp%27%2C%27defworkresource%27%29/

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54

Para solucionar superalocação:

Podemos resolver superalocação de dois modos: Reduzindo o trabalho de

um recurso ou Reatribuindo trabalho a outro recurso.

Reduzir o trabalho de um recurso

Após ter atribuído um recurso a uma tarefa, você pode alterar os valores totais

de trabalho do trabalho de um recurso na tarefa ou alterar os valores de trabalho de umperíodo de tempo específico durante o qual o recurso trabalha na tarefa. A personalizaçãode valores de trabalho dessa forma pode fazer com que sua agenda fique mais precisaem um nível mais detalhado.

• Na Barra de modos, clique em Uso da tarefa. Os recursos estão agrupadosembaixo das tarefas às quais estão atribuídos.

• Na parte da escala de tempo do modo de exibição, altere os valores detrabalho individuais (ou horas) dos recursos atribuídos.

• Atenção: Você também pode alterar o valor de trabalho total de uma atribuiçãode recurso inserindo um novo valor no campo Trabalho.

• Obs: Você também pode usar o modo Uso do recurso para ver e editar os valores detrabalho das tarefas agrupadas embaixo dos recursos aos quais estão atribuídos. NaBarra de modos, role e clique em Uso do recurso.

Reatribuir trabalho a outro recurso

Caso tenha tentado resolver uma superalocação de recursos usando outrosmétodos e a superalocação persistir, pode estar na hora de reatribuir a tarefa a outrorecurso mais disponível. Este é um método alternativo de redistribuir manualmente suaagenda reatribuindo trabalho e não atrasando trabalho. Evite causar uma superalocaçãodo recurso de substituição.

• Na Barra de modos, role e clique em Uso do recurso.

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• No menu Formatar, aponte para Detalhes e, em seguida, clique emSuperalocação.

• Examine a escala de tempo à direita para cada superalocação realçada,examine a disponibilidade de outros recursos em tal dia.

• Selecione a linha inteira da atribuição de tarefas que você necessita reatribuir.• Arraste a atribuição de tarefa para o recurso ao qual deseja reatribuí-la.

Padronizando Procedimentos

Alguns procedimentos do MS Project podem ser padronizados de modo afacilitar o trabalho de planejamento. Para isso, clique na opção Tools (Ferramentas) doMenu Principal, selecione Options... (Opções...).

Podemos, por exemplo, padronizar a unidade de duração das tarefas.

Inicialmente, o padrão é “dia”. Ou seja, caso não seja informada a unidade de tempo daduração da tarefa (m = minutos, h = horas, d = dias, s = semanas, me = meses, na =anos), o MS Project assume a duração em dias. Se quiser alterar este padrão, apósacessar a tela Options... (Opções...), clique em Schedule ( Agenda) e altere o campoDuration is entered in (A duração é inserida em) para o valor desejado como padrão.

Outra padronização importante diz respeito ao calendário a ser utilizado peloMS Project. Toda tarefa pressupõe o uso de determinado calendário que especifica osdias de trabalho, horário do expediente e feriados. O calendário padrão (Standard )pressupões que:

A semana começa no domingo Os dias de trabalho vão de segunda-feira até sexta-feira Os dias de descanso são o sábado e o domingo O expediente de trabalho é das 08h00 às 12h00 e das 13h00 às 17h00 Não há feriado

É a partir destas informações que serão determinados o tempo de execução decada tarefa, os recursos a ela vinculados e conseqüentemente a duração do projeto.

Para alterar as informações do calendário padrão, clique na guia Calendar (Calendário) que aparece na tela de opções e altere os valores desejados. Observe que

nem todas as informações do calendário padrão poderão ser modificadas. Veremosadiante como alterá-las (Capítulo 4).

O Diagrama da Rede

Além do Gráfico de Gantt, podemos visualizar o projeto através do Diagrama daRede, que nos mostra a precedência entre as tarefas (este diagrama também é chamadoDiagrama de Precedências).

Para isso, na Barra de Modos clique no botão Network Diagram (Diagrama daRede). A Figura 2.6 apresenta a aparência do Diagrama da Rede.

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gura 2.6 – Diagrama da Rede

sim como o Gráfico de Gantt, diversas opções estão disponíveis para oDiagrama

Para focalizar o diagrama na tela, utilize os botões de zoom:

mbém para imprimir o Diagrama da Rede, siga as orientações paraimpressão

Fi

Asda Rede. Basta clicar com o botão direito do mouse sobre qualquer parte do

diagrama.

Tado Gráfico de Gantt, ou seja, selecione File (Arquivo) e depois Print...

(Imprimir...).

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A Visualização “Calendário”

Figura 2.7 – Visualização em Modo Calendário

Dentre as diversas formas de visualização do projeto, temos ainda avisualização

Calendário(Figura 2.7), onde aparece o que é executado em cada semana

do projeto. Para acessar essa forma de visualização, clique no botão Calendar (Calendário) da Barra de Modos - ou clique em View (Exibir) no Menu Principal eselecione a opção Calendar (Calendário).

Esta forma de apresentação é bastante interessante e fácil de visualizar oprojeto, visto que guarda grande semelhança com as agendas manuais.

Salvando o Projeto

Para salvar o projeto criado, siga o seguinte procedimento (que é o mesmo paratodos os programas Microsoft):

Clique em File (Arquivo) no Menu de Opções Selecione a opção Save (Salvar) Digite o nome do arquivo Clique no botão Save (Salvar)

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Após clicar no botão Save (Salvar), o MS Project apresentará a seguinte janela:

58

Figura 2.8 – Opção de Salvamento

A linha de base é uma base para comparação. Caso você salve o projeto comuma linh

ma vez criada a linha de base (baseline), a janela apresentada acima (Figura2.8) não s

Figura 2.9 – Janela de Salvamento da Linha de Base

A opçã parece na janelaacima, é

mbém é possível apagar a linha de base. Para isto, clique em Tools(Ferramentas) no Menu Principal, aponte para Tracking (Controle) e selecione a opção

Clear baseline... (Limpar linha de base...).

a de base, as informações iniciais de tempo, recursos e custos serãoarmazenadas em campos especiais, de modo a possibilitar futuras comparações do tipoprevisto/realizado quando o projeto estiver em andamento ou sofrer alterações. Apósfazer a sua escolha, clique no botão OK.

Uerá mais exibida. Entretanto, pode ocorrer a situação em que já se efetuou o

salvamento das linhas de base e, posteriormente, deseja-se efetuar um novo salvamento,pois o anterior ficou obsoleto. Para isto, clique em Tools (Ferramentas) no Menu Principal,

aponte para a opção Tracking (Controle) e selecione Save Baseline... (Salvar Linha deBase...). Figura 2.9.

o Save interim plan (Salvar plano provisório), que aútil para efetuar simulações de planejamento, salvando um plano atual como

“plano provisório”. Isto é válido somente para as datas de início e término informadas.

Ta

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59

lvamento Automático

O MS Project pode ser programado para salvar o projeto a cada intervalo detempo. Para isso, clique em Tools (Ferramentas) no Menu Principal, selecione a opçãoOptions... (Opções...), clique na guia Save (Salvar) e informe o intervalo de tempodesejado

ldita mensagem “Este programa efetuou uma operação ilegal eserá fechado”) o seu trabalho não será totalmente perdido.

pós fornecer os dados de um projeto, desejamos saber qual a sua duraçãototal. Esta informação está disponível na tela Estatísticas. Para acessá-la, clique emProject (Projeto), no Menu Principal, selecione a opção Project Information (Informaçõessobre o p

eto (inclusive deãoutilizadas as Informações so

álculos de Datas no MS Project

No MS Project, as principais datas de planejamento de uma tarefa são asseguintes

Início: Early Start (Início Mais Cedo) – primeira data de início

Sa

(em minutos).

Este procedimento é importante, pois em caso de falta de energia ou problemano programa (aquela ma

A duração do projeto

A

rojeto) – observe que esta é a tela apresentada ao iniciar-se um projeto (Figura2.2) – e clique no botão Statistics... (Estatísticas...). a Figura 3.1 apresenta a tela deEstatísticas.

Figura 3.1 – Tela de Estatísticas

O MS Project automaticamente calcula as datas de um projtodas as tarefas) sempre que se efetua alguma alteração de dados. Para isso sbre o projeto.

C

:

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60

érmino: Early Finish (Término Mais Cedo) – primeira data de término

ício

rmino

, clique emView (Exibir), no Menu Principal, aponte para Table (Tabela) e selecione Schedule(Agenda).possuir um er escolhida entre as opções Data de início do projeto ou Data detérmino d

cido para Data de início do projeto. A seguir, o cálculo das “últimasdatas de início” é feito do fim do projeto para o início e baseia-se na maior data dasúltimas ta a

A seguir, o cálculo das“primeiras datas de início” é feito do início para o fim do projeto e baseia-se na menor datadas prime s

m de Atraso Total: Folga Total (Total Slack)aminho Crítico

que define a duraçãodo projeto A a Total (Total Slack) ouMargem d MS Project é possível informar que devem ser consideradascomo críticas todas as tarefas cujo valor de Folga Total fiquem abaixo de um determinadova

inhos Críticos

o exemplo apresentado, a rede encerrou-se com uma única tarefa. Quandotemos diversas tarefas de encerramento, costuma-se dizer que ela possui diversos

“caminhos de encerramento”. É comum que apenas um deles defina a duração do projeto:

T Início atrasado: Late Start (Início Atrasado) – última data de in Término atrasado: Late Finish (Término Mais Tarde) – última data de té

Essas informações são apresentadas na Agenda. Para acessá-la

Conforme mostramos no item anterior, o próprio projeto, como um todo, devea data a s

o projeto. Assim, têm-se as seguintes opções para o cálculo das datas dastarefas de um projeto:

Fornecer Data de início do projeto: inicialmente o programa calcula as“primeiras datas de início” das tarefas do início para o fim do projeto, tomando como pontode partida o valor forne

ref s, obtida no processo de cálculo da primeira etapa.

Fornecer Data de término do projeto: inicialmente o programa calcula as“últimas datas de início” das tarefas do fim para o início do projeto, tomando como pontode partida o valor fornecido para Data de término do projeto.

ira tarefas, obtidas no processo de cálculo da primeira etapa.

Além das datas acima, o MS Project fornece também dois valores para asfolgas das tarefas:

Margem de Atraso Permitida: Folga Livre (Free Slack) MargeC Chama-se de caminho crítico aquela seqüência de tarefas. s tarefas críticas possuem valor nulo para Folg e Atraso Total . No

lor – clique em Tools (Ferramentas), no Menu Principal , selecione a opção Options...

(Opções...), clique na guia Calculation (Cálculo) e verifique o campo Tasks are critical if slack is less than or equal to ... days (Tarefas são críticas se o valor de Folga Total émenor ou igual a ... dias). Como sabemos do PERT/CPM, uma rede pode conter um oumais caminhos críticos.

Múltiplos Cam N

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61

ele constitui o caminho crítico. Os outros, por se encerrarem antecipadamente, possuemuma folga

Utilizar, para cada “última tarefa”, a sua própria data de término. Neste casotem-se a s

ara ativar uma opção ou outra, deve-se ativar ou não o campo Calculatemultiple c c

Options... (Opções...), guiaCalcu

de Trabalho

eno Menu

e Working Time... (Alterar o período de trabalho...).

deverá aparecer uma tela como a apresentada na Figura 3.2:

Figura 3.2 – Calendário de Trabalho

quando comparados com o caminho crítico. Esta situação (existência de folgaem caminhos que chegam ao final do projeto) geralmente não agrada ao gerente doprojeto, que deseja gerenciar como críticos todos os caminhos que chegam ao final doprojeto. O MS Project contempla esta necessidade. Podem-se ter as seguintes opções decálculo das “datas atrasadas” (ou “últimas datas de término”) para os diversos caminhosque chegam ao final:

Utilizar, para todas as “últimas tarefas”, a maior data de término encontradaentre todas as “últimas tarefas da rede”;

ituação denominada “múltiplos caminhos críticos”.

Priti al paths (Calcular vários caminhos críticos), que aparece clicando-se na

opção Tools (Ferramentas), do Menu Principal , opçãolation (Cálculo).

Calendário

As informações referentes aos dias e horários de trabalho constituem o que schama Calendário de Trabalho. Para acessá-las, clique em Tools (Ferramentas),Principal , selecione a opção Chang

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62

existentes. O MS Project oferece três opções de período de trabalho ou calendário:

Standard (Standard) 24 Horas (24 Hours)

Turno Noturno (Night Shift)

Selecione cada uma das opções do campo For (Para) e verifique, de acordocom a legenda apresentada do lado direito do calendário (legend), os dias/horários detrabalho e de folga para cada calendário.

Para marcar um determinado dia como feriado, por exemplo, você seleciona omês, clicando na barra de rolagem, dá um clique sobre o dia no calendário e seleciona aopção Nonworking time (Período de folga) no campo Set selected date(s) to (Definir a(s)data(s) selecionada(s) como) do lado direito do calendário.

Quando o calendário “Standard” não atender ao projeto, é recomendável que sedefina um novo calendário antes de se fornecer a lista de tarefas. É possível efetuar alterações no calendário de um projeto existente, porém deve-se ter o cuidado de com astarefas cujas durações estejam definidas em semanas, meses ou anos, pois, nestescasos, resultados imprevisíveis podem ocorrer. O ideal, neste caso, é que as tarefasestejam definidas em dias úteis.

possível infor utada na forma de “diascorridos”, sem ser necessária a alteração do calendário. Neste caso, deve-se digitar, por

exemplo,

o

As informações apresentadas, como você pode ver no campo For (Para), são

do calendário padrão. Esta tela permite criar novos períodos de trabalho ou alterar os

bservação:O É mar que uma tarefa deve ser exec

3dd no campo Duração da citada tarefa.

M delo Probabilístico

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63

MS Project permite a entrada de dados no chamado “modelo probabilístico”.Nesta opção, você informa a duração otimista, a esperada e a pessimista para cadatarefa. para acessá-la, clique em View (Exibir), no Menu Principal, aponte para Table...(Tabela...

Figura 3.3 – Tabela do Modelo Probabilístico

= 1

View (Exibir), ntas) e selecionePERT Analysis (Anális

a barra de ferramentas que será exibida, clique no botão Set PERT Weights(Níveis de importância PERT). A partir da duração definida, o MS Project calculará aduração m

O

), selecione More Tables... (Mais tabelas...) e selecione PA_PERT_Entry (Planilha de Entrada para PERT PA). A tabela da Figura 3.3 deverá aparecer.

Cada duração do modelo probabilístico tem um peso padrão:

Duração Otimista (Optimistic Duration) - DO: Peso padrão Duração Esperada (Expected Duration) - DE : Peso padrão = 4 Duração Pessimista (Pessimistic (Duration) - DP : Peso padrão = 1

Os pesos padrões podem ser alterados pelo usuário. Para isso, clique emno Menu Principal , aponte para Toolbars (Barras de Ferrame

e PERT).

N

ais provável (DMP) da seguinte maneira:

DMP = (1 x DO + 4 x DE + 1 x DP) / 6

Quando o cálculo é solicitado – clique no botão Calculate PERT (Calcular PERT) na barra de ferramentas Análise PERT -, o valor de DMP substitui o campo

Duração das tarefas.

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Custos

64

Certamente, o custo é um importante aspecto no gerenciamento de projetos. NoMS Proje iretamente nas tarefas, nas seguintesmodalidades:

ustos Fixos

e Custo Fixo de uma tarefa ao valor que é fornecidoindepende temente de sua duração ou dos recursos que a tarefa vai utilizar. Para utilizar

custos emisso, clique em View (Exibir), aponte para Table... (Tabela...) e selecione

Custo (Cost). Será apresentada a tabela da Figura 4.1:

Figura 4.1 – Tabela de Informações de Custos

As colunas da tabelas têm o seguinte significado:

Fixed Cost (Custo Fixo):

• Para atividades planejadas é igual ao custo planejado

ct os custos devem ser definidos d

Custo fixo da tarefa; Custo dos recursos que estão alocados às tarefas

C Chama-sn

tarefas no MS Project, deve-se inicialmente defini-los na tabela Custo.Para

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65

• Para atividades completadas é igual ao custo real• Para atividades em andamento é igual ao custo planejado + o custo real.

Fixed Cost Accural (Acumulação de Custo Fixo): têm-se as seguintes opções:

• Start (Início): o valor do custo é lançado no momento de início da tarefa;• End (Fim): o valor do custo é lançado no momento de término da tarefa;• Prorated (Rateado): o valor do custo é rateado no período de execução da tarefa.

Total Cost (Custo Total): é um valor calculado pelo programa e representa o valor totaldo custo da tarefa (custo fixo + custos dos recursos);

Baseline (Linha de Base): é o custo “congelado” em uma determinada data. Écalculado como a soma do custo fixo com os custos de todos os recursos (tal como Custototal);

Variance (Variação): representa a variação entre o custo estimado da Linha de base eo custo fixo;

Actual (Real): custo verdadeiro da execução da tarefa;

Remaining (Restan

r ao nosso projeto exemplo informações de custo, comoo

te): custo restante

m Exemplo de Custo FixoU Vamos acrescenta

m stra a tabela abaixo:

Tabela 4.1 – Informações de Custos do Projeto

. Aparecerá a tela da Figura 2.15 e você deverá digitar os dados na colunaixed Cost (Custo Fixo). Dessa forma, o MS Project passará a considerar as informações

Para entrar com as informações de custo, siga as opções apresentadas no itemCustos FixosF de custo do seu projeto.

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66

RELATÓRIOS

iversos relatórios podem ser emitidos pelo MS Project. Eles contêm uma sériede inform

ique em View (Exibir) no Menu Principal e depois selecione aopção Reports... (Relatórios...). Aparecerá uma janela como a mostrada na Figura 5.1:

resenta as categorias de relatórios. Clicando na categoriadesejada, você poderá ver as opções de relatório propriamente ditas clicando no botãoSelect (Selecione). São as seguintes as categorias e respectivos relatórios disponíveis:

Overview (Visão Geral) – fornecem uma visão geral do projeto

Critical Tasks (Tarefas críticas)

Completed Tasks (Tarefas concluídas)

veriam ter iniciado)

6. Dações sobre o projeto que não aparecem nos diagramas. Para acessar as

opções de relatórios, cl

Figura 5.1 – Janela de Seleção de Relatórios

Esta janela ap

Project summary (Resumo do projeto)

Top-Level Tasks (Tarefas de nível superior)

Milestones (Etapas)

Working Days (Dias úteis)

Current Activities (Tarefas Atuais)

Unstarted Tasks (Tarefas não iniciadas)

Tasks started soon (Tarefas com início breve)

Tasks in Progress (Tarefas em andamento)

Should Have Started Tasks (Tarefas que de

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Slipping Tasks (Tarefas adiadas): tarefas que foram empurradas para afrente dev

ída no tempo

efas, atribuições, seus custos, datasetc.

Overbudget Tasks (Tarefas com orçamento estourado)

Overbudget Resources (Recursos com orçamento estourado)

Earned Value (Valor Acumulado): mostra o desempenho do projeto

Assignments (Atribuições)

Who Does What (Quem faz o que)

Who Does What When (Quem faz o que quando)

To-do List

Overallocated Resources

Workload (Carga de Trabalho)

Task Usage

alizados)

clique no botão Select (Selecione) e o relatório será emitido. Primeiramente, seráapresenta

parece no alto da tela.

que é uma linha de base?

de estimativas-chave originais sobre opr e o E tivas originais sobre tarefas, recursos,

atribuiçõe

ido a um atraso de outras tarefas

Costs (Custos)

Cash Flow (Fluxo de Caixa): mostra os custos de forma distribu Budget (Orçamento): listagem das tar

Resource Usage

Custom (Person Uma vez selecionada a categoria e dentro da categoria o relatório a imprimir,

do na tela. Caso queira realmente imprimir, clique no botão Print... (Imprimir...),que a

A Linha de Base:

O

Uma linha de base é um conjunto

oj t . sse conjunto consiste nas estima

s e custos inseridas no plano do projeto.

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68

a de base?

linha de base é essencial para controlar o andamento. As estimativas

originais q ão pontos de referência permanentes, com base nos quais vocêpoderá comparar as informações atualizadas sobre tarefas, recursos, atribuições e custosinseridas to durante o projeto, incluindo as informações reaisregistradas. Alguns exemplos dessas informações são as durações reais das tarefas, oscustos do e trabalho concluído em uma atribuição.

o será de R$10,00. Monitorando as variações regularmente,você poderá tomar medidas para garantir que o projeto não se afaste de suas estimativasoriginais. No entanto, observe que você só poderá exibir as variações dos itens para osquais inseriu estimativas da linha de base. Por exemplo, se você não inserir os custos dosrecursos antes de salvar uma linha de base, não poderá exibir as variações de custo dosrecursos.

uando devo criar uma linha de base?

se após concluir e ajustar o plano doprojeto. Como a linha de base fornece pontos de referência com base nos quais vocêcompara o andamento real do projeto, ela deve incluir suas melhores estimativas para aduração das tarefas, as datas de início e de término, os custos e outras variáveis doprojeto qu

formações da linha de base que constantemente diferem dos dados atuais

indicam q

linha de base.

Por que devo criar uma linh

A

ue ela contém s

no plano do proje

s r cursos divididos em fases e o

Se você criar uma linha de base, poderá controlar o andamento exibindo asvariações entre as estimativas da linha de base e os dados agendados. Por exemplo, sevocê estimar o custo de uma tarefa em R$50,00, mas registrar um custo agendado deR$60,00, a variação de cust

Q

Teoricamente, você cria uma linha de ba

e você deseja monitorar.

Inue o seu plano original não é preciso. Normalmente, essa diferença ocorrerá se

o escopo ou a natureza do projeto tiver sido alterada. Você poderá modificar ou refazer alinha de base a qualquer momento durante o projeto, se os investidores do projetoconcordarem que a diferença justifica isso.

O que o Microsoft Project faz com os dados da linha de base?

Quando você salva uma linha de base, o Microsoft Project salva os dadosdessa linha como parte do arquivo do projeto. A linha de base não é um arquivoseparado. Por exemplo, quando você salva uma linha de base, o Microsoft Project copiaas informações dos campos Início e Término para os campos Início da linha de base e

Término da

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69

ocê pode modificar os dados da linha de base para acomodar as alteraçõesefetuadas no projeto, como, por exemplo, a combinação, adição e exclusão de tarefas.

Também pode remover todos os dados limpando a linha de base, se, por exemplo, o projeto tiver terminado e você desejar usar o plano do projeto como modelopara um p

base?

e no ícone Salvar,

• Na janela Salvar Como, selecione a pasta a ser salva o projeto;

• Na mesma janela, renomeie o arquivo como sendo arquivo de execução doprojeto;

Clique em OK;

o: em

V

rojeto futuro.

Como criar uma linha de

Para criar uma linha de base, siga os passos a seguir:

• Na barra de ferramentas, cliqu

•

• Na janela do Assistente de Planejamento, selecione Salvar com linha debase;

• Clique em OK.

Acompanhando o Projeto:

Quando você gerencia um projeto, precisa monitorar os elementos do triângulo

do projet t po, dinheiro e escopo. Ajustar um desses elementos afeta os outros dois.

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70

e sos inesperados, estouros no custo e alterações de recursosodem causar problemas em sua agenda.

Se você mantiver as informações do projeto atualizadas, você sempre poderáer o status mais recente do projeto. Dessa forma, você pode identificar mais cedo os

problemas dicar o êxito do projeto e usar o Microsoft Project para

ncontrar soluções.

Para manter o seu projeto dentro da programação, certifique-se de que astarefas iniciem e terminem no prazo final.

O modo de exibição Gantt de controle ajuda a encontrar problemas, tarefas quevariam do plano da linha de base. Você pode então ajustar a dependência entre tarefas,reatribuir recursos ou excluir algumas tarefas para atender os seus prazos finais.

O modo de exibição Gantt de controle combina a agenda atual com a agendaoriginal de cada tarefa.

Quando tiver salvo o projeto com uma linha de base, mas antes de ter inseridodados atuais sobre o andamento, o modo de exibição Gantt de controle mostra as tarefascom as barras da linha de base e as barras agendadas ou atuais sincronizadas.

ara acompanhar um projeto no Ms Project, siga os passos abaixo:

Gantt de controle.

clique em Variação.

Se necessário, pressione TAB para ver os campos de variação.

o andamento das tarefas em seu projeto.

o .

xibir, aponte para Barras de ferramentas e clique em atualizar tarefas .

Ev ntos como atrap

vque podem preju

e

P • No menu Exibir, clique em

•

Para exibir os campos de variação, no menu Exibir, aponte para Tabela e

•

• No menu Exibir, aponte para Barras de ferramenta e clique em Controle.

• Atualize

• Se a tarefa tiver iniciado conforme o agendamento, clique na tarefa e, em

seguida, clique em Atualizar como agendad

• Se a tarefa não estiver com o andamento agendado, No menu Exibir, cliqueem Gráfico de Gantt.

• No menu E

• Em Real, digite ou selecione uma data na caixa Início ou Término.

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71

Se você inserir uma data de término, certifique-se de que a tarefa esteja100% con gendará astarefas apropriadamente.

Clique em OK.

Exercício 2 - Projeto de Reforma de Escritório

Segundo as atividades abaixo relacionadas, Crie um projeto de Reforma deEscritório.

ATIVIDADES DURAÇÃO

•

cluída; o Microsoft Project assumirá que a data está correta e rea

•

Início do Projeto 0dPlanejamento 10d

Escrever proposta 3dContratar arquiteto 2dLocalizar nova instalação 1s Apresentar a proposta 2d Aprovação pela corporação 0dNegociar novo aluguel 4dFinalizar plantas 2sSelecionar subcontratados 1,5sContratar empresa de mudanças 3d

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Su 1,5sbmeter plantasPermissão recebida 0d

Remodelagem 10dDemolição do espaço existente 3dEstruturar paredes interiores 4dInstalação elétrica 6,5dInstalação de linhas telefônicas e de dados 3dTerminar paredes 2sInstalar portas e hardware 3dPintura 4dInstalar carpetes no espaço do escritório 3dInstalar vinil: sala do servidor 3d Acabamento e fixação final 1sTestar sistemas 2dRetocagem 3dLimpeza final 2dRemodelação completada 0d

Mudança 2dEspaço do escritório 2d

Desconectar computadores/equip. 2dDesmontar móveis 2dMudar móveis/equip./caixas 4hMontar móveis 2dReconectar computadores/equip. 2dEspaço do escritório completado 0d

Sala do servidor 2dDesconectar servidor 2d

Mover servidor 4hReconectar servidor 2dTestar servidor 1dSala do servidor completada 0d

Reinauguração do Escritório 0d

endo Etapas e Tarefas

estrutura de tópicos hierárquica organiza as tarefas do projetoem

s é precedido por uma tarefa de resumo, que descreve astare entro da estrutura de tópicos ece mais detalhes datare

s pode ser criada para tornar mais fácil a leitura delistas de tarefas longas para dividir um projeto em fases distintas ou para criar umavis ins de administração.

ópicos pode ocorrer a qualquer mo to durante o processode tretanto, é muito mais fácil organizá-la no in

Compreend

A criação de umagrupos.

Cada grupo de tarefafas dentro do grupo; cada nível d fornfa.

Uma estrutura de tópico

ualização de alto nível do projeto para f Uma estrutura de t men

agendamento; en ício.

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, cada etapa e conter uma série detare

anto, digite o nome da etapa, nos campos subsequentes digite o nome dastare s tarefas e cliq obre o botão (Indent)da lecionadas serão apresenta como um conjunto detare o campo imediatamente supe seleção.

e conter outras etapas.

, selecione a tarefa ou etapa e clique sobre o botão(Ou .

etapas clicand (HideSu bre o botão (Sho ubtasks).

ue sobre o botão (Show All

ificar se uma et tem outras etapas outare Symbols)

ficarão com um sinal de "mais" ou de "menos" indicandose há ou n

as ferramentas, neste exemplo o seu projeto exibirá dessaforma:

Definindo Etapas e Tarefas

Você pode definfas.

ir etapas para seu projeto pod

Para t

fas que compõe esta etapa, selecione todas a ue sBarra de ferramentas, as tarefas se dasfas (uma etapa) que leva o nome d rior à

podUma etapa

Para anular a indentação

tdent) da Barra de Ferramentas Você pode visualizar apenas as

btasks), ou estas e suas tarefas clicando soo sobre o botãow S

- Para ver todas as tarefas cliq - E há ainda um botão que permite ver apa

fas ocultas, clique sobre o botão (Outline

- As tarefas (ou etapas)ão tarefas ocultas.

Utilizando todas

as etapas e suas tarefas escolha na Barra deMenu Too ogo "Options", escolha a guia "View", e então, no

campo "Outline Options" demarque a caixa de verificação Show Outline Number.

Para visualizar a numeração dls, Options... , na caixa de diál

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stabelecendo Relações de Dependência entre as Tarefas

Você pode estabelecer vínculos de dependência entre as tarefas, de modo que

uma só comece ao terminar outra, ou que venham a terminar simultaneamente e assimpor diante.

Uma tarefa pode ter relação de dependência com várias outras.

Para fazê-lo selecione as tarefas ou etapas e clique sobre o botão (LinkTasks).

E

74

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Utilize assim para vinculá-las.

Seu gráfico de Gantt se tornará assim:

75

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Para selecionar campos não contíguos, pressione a tecla CTRL enquantoseleciona as várias tarefas desejadas com o clicar do mouse.

A operação de criar dependência entre tarefas (ou etapas) também pode ser feita através do mouse, posicione o ponteiro do mouse no meio da barra que representa a

duração da tarefa no diagrama de Gantt, o ponteiro do mouse assumirá a forma de umacruz de setas clique e arraste verticalmente até a tarefa com qual queira criar vínculo.

Para extinguir a relação de dependência entre tarefas, selecione-as e cliquesobre o botão (Unlink Tasks).

Dependências entre as tarefas

Quando uma tarefa é introduzida inicialmente no Project, ela é programadapara começar na data de início do projeto. Vinculando as tarefas, você estabelece umadependência que determina a seqüência de tarefas.

Por seguinte, o Project agenda as tarefas definindo as datas de início e detérmino de cada tarefa.

As barras de Gantt no modo Gráfico de Gantt são então movidas para as dataapropriada na escala de tempo, e linhas de vínculo são desenhadas para mostrar adependên ia.

Existem quatro tipos de dependências de tarefas: término-a-início, término - a -

término, início-a-início e i ia término-a-início é a mais comum,enquanto a comum. Uma descrição e um exemplode cada dependência são fornecidos na tabela a seguir.

Descrição Exemplo

c

nício-a-término. A dependêncdepêndencia início-a-término é a menos

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Para alterar os tipos de dependências entre as tarefas e só clicar duas vezes naseta que liga as tarefas, no diagrama de Gantt.

Será apresentada a caixa de diálogo "Task Dependency", na caixa de listagemem cortina rminar o tipo de dependência:

- "Finish to Start", é necessário que termine uma para iniciar outra; - "Start to

Start", as tarefas devem iniciar simultaneamente; - "Finish to Finish", as tarefas devem

terminar simultaneamente; - "Start to Finish", o início da tarefa se dá no término da outra;

e, -"(None)", as tarefas se tornam independentes.

"Type" você pode dete

77

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Logicamente haverá muitas mudanças em seu projeto, por isso o Project se tornaflexível a adiantamentos que ocorrem no decorrer do projeto. Se por exemplo tiver alguma

tarefa que atrasou da data de início é só clicar duas vezes na linha de vínculo e na caixade texto " Lag" e digitar o tempo de atraso, caso ocorra o contrário, se adiantou, é sódigitar na caixa de texto " Lag " e o tempo de adiantamento, conforme o desenho abaixo:

O caminho crítico identifica aquelas tarefas que são cruciais para a duraçãoinício retardada sem causar impacto na data final do projeto. As tarefas críticas formam

uando uma agenda de projeto é formatada para apresentar o caminho crítico,você pode reduzir ou ampliar a duração total desse projeto, mudando a duração, asdependências ou os recursos das tarefas críticas.

Para formatar o gráfico de Gantt de modo que esse apresente automaticamenteo caminho crítico, use o Assistente de gráficos de Gantt.

aminho Crítco

Caminho Crítico

do projeto. Um caminho crítico não pode ter a duração ampliada nem sua data de

um caminho crítico ao longo do projeto.

Q

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79

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80

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82

Passo 1:

Crie um novo arquivo, com a data inicial 7 de julho de 2001.

Introduza como título " Reunião de Acionistas " e "Relatório Anual de 2001" como assuntodo projeto e no autor e diretor o seu nome completo.

Salve o arquivo como revisão1

Passo 2:

urante a reunião da equipe de projeto, você introduzirá as informações no Project. Vocêmbém editará a lista de tarefas à medida que os membros da equipe aparecem com

mais informações.

Introduza as tarefas e durações a seguir na lista de tarefas .

Nome da Tarefa Duração

Dta

Agendar data da conferência 1 dia

Imprimir Carta 2 dias

Narrador 2 dias

Desenvolver carta 1 dia

Planejar a alimentação com o Bufê 3 dias

Imprimir menu de serviço de bufê 1 dia

Reunião ocorre 0 dia

1. Insira uma nova tarefa, Marcar centro de conferência, com uma duração de 2 dias ,antes da tarefa 2, Imprimir carta.

fa 3, Imprimir carta, para depois da tarefa 5, Desenvolver carta, usando astar-e-soltar.

. Exclua a tarefa 7, Imprimir menu do serviço de bufê.

. Salve o arquivo sem linha de base.

refas

2. Mova a taretécnica de arra34

Passo 3: Estruture as tarefas do projeto

A primeira reunião da equipe foi um sucesso e a lista de tarefas foi desenvolvida.

Agora, você usará uma estrutura de tópicos para subdividir o projeto em grupos de tarelacionadas, chamadas fases.

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83

erá atribuída a um grupo dentro da equipe de projeto para uma avaliaçãoais detalhada.

depois recue as tarefas 2 até 20.. Estruture a lista de tarefas em tópicos , em três grupos, como indicado a seguir:

.Recue a tarefa 8 até a tarefa 13Recue a tarefa 15 até a tarefa 19.

. Oculte as subtarefas da tarefa de resumo 7, Carta de notificação, e a tarefa de resumos da reunião.

de tópicos inteira.

Antes que as fases sejam entregues para os grupos da equipe de projeto, você vincularátodas as tarefas em uma dependência término-a-início.

Você também fará algumas mudanças preliminares na dependência, com base em seuconhecimento das tarefas dentro do projeto.

1. Vincule todas as tarefas em uma dependência término-a-inicío.2. Desvinc notificação, e de resumo 14,

Detalhes da reunião3. Vincule a tarefa de resumo 2, Planejamento preliminar, à tarefa de resumo 14, Detalhesa reunião.. Vincule a tarefa 11, aprovar carta, à tarefa de resumo 14, detalhes da reunião.

endências de Tarefas

Cada grupo da equipe do projeto já examinou sua fase do projeto.

Alguns grupos submeteram alterações às dependências de tarefa.

ocê foi solicitado a fazer as alterações na agenda, com base nas informações que

nício.2. Mude a dependência entre a tarefa 16, Organizar salas de reunião do comitê, e a tarefa17, Organizar equipamento necessário, para término-a-término.

3. Especifique um tempo de adiantamento de meio dia na dependência entre a tarefa 4,Centro de conferência da

Cada fase sm

1. Insira uma nova tarefa 1, Reunião dos Acionistas, e2

Recue a tarefa 3 até a tarefa 6

314, Detalhe4. Mostre a estrutura5. Salve o arquivo sem linha de base.

Passo 4: Vincule Tarefas

ule a tarefa de resumo 7, Carta de a tarefa

.

d4

Passo 5: Estabeleça Dep

Vrecebeu.

1. Mude a dependência entre a tarefa 8, Pedido de cartas ao estoque , e a tarefa 9,Desenvolver carta, para início-a-i

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tempo de atraso de 2 dias entre a tarefa de resumo 14, detalhes daunião , e a tarefa 20,

Reunião ocorre.. Salve o arquivo sem linha de base.

de tarefas estão estabelecidas, você verá o caminhossistente de gráficos de Gantt para formatar o

.ico de Gantt.

3. Apresente os nomes de recurso e as datas à direita das barras de Gantt.. Exiba o vínculo entre as tarefas dependentes.. Formate o gráfico de Gantt e depois saia do Assistente de gráficos de Gantt.

base.

os às tarefas em um projeto, podem ocorrer onflitos. Um conflito de recurso ocorre quando um recurso é agendado para realizar

e pode ocorrer comoecurso

genda deve ser analisada e decisões devem ser tomadas para

cadosntam

refas e recursos em grupos de atribuição e exibem uma escala de tempo de valorese trabalho para cada atribuição. Cada conflito de recurso é identificado pelo realce em

tificar até que pontozação das cargas de

trabalho ajudam a resolver conflitos de recurso em uma agenda.

e é atribuído a mais trabalho do queode realizar em suas horas de trabalho agendada.

erlocado, o texto referente a ele é realçado em

erenciando Cargas de Trabalho de Recurso

Ata, e a tarefa 5, Narrador das notas da Ata.4. Especifique umre

5 Passo 6: Use o Assistente de gráficos de Gantt

Agora que a lista e as dependênciascrítico do projeto. Para tanto, usará o Agráfico de Gantt, a fim de apresentar o caminho crítico.

1. Inicie o Assistente de Gráfico de Gantt2. Apresente o caminho crítico no Gráf

45

6. Salve o arquivo sem linha de

Gerenciando Cargas de Trabalho de Recurso

À medida que recursos são atribuídcmais trabalho do que pode comportar no horário disponível. Elresultado de uma única atribuição de tarefa ou de várias. Quando os conflitos de r

são identificados, a aresoluções.

Usando-se o Project, os conflitos de Recursos podem ser identifirapidamente por meio de vários modos diferentes. Os modos de utilização apresetadvermelho das informações de conflito e pela apresentação de um indicador deredistribuição (nivelamento).

Visualizando Cargas de trabalho de Recurso e Atribuições de Tarefa

Visualizar as cargas de trabalho de recurso ajuda a idenum recurso está superlocado. As informações obtidas pela visuali

Um recurso está superlocado quando el

p Quando um recurso está sup

vermelho e, no modo Planilha de recurso, um indicador de redistribuição é apresentado.

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Alocação de Recursos para identificar enta

ção do recurso em um formato de gráfico de barras.

Use os modos Uso do Recurso eresolver superlocações de recursos. Você pode usar o Gráfico de recursos que apresea porcentagem de utiliza

Outra forma de visualização

Na Barra de Modos, dê um clique na seta para baixo e clique no Modo usoo Recurso(Resouce Usage). Clique em algum recurso em sinalização vermelha, eclique no ícone ir para tarefa selecionada ,, aparecerá as horas de trabalho emvermelho.

Veja o exemplo abaixo:

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Item A: Neste caso, o gerente de projeto pode alterar as horas de trabalho,mas não é

esolvendo Conflitos de Recurso

correm quando um recurso está superlocado em umatarefa ou no projeto. Antes que um projeto comece, todas as superlocações de recursodevem ser resolvidas para que a agenda reflita precisamente os recursos e o trabalhoexigidos para completar todas as tarefas.

As superlocações podem ser resolvidas automática ou manualmente.De preferência, todas as superlocações devem ser resolvidas. Entretanto,

algumas delas podem ser inevitáveis ou muito insignificantes para serem resolvidas.

Por exemplo, as superlocações de menos de uma hora por dia ou um dia forade uma semana poderiam ser deixadas sem solução. Nesses casos, o motivo dasuperalocação e a razão de não Ter sido resolvida podem passar desapercebidos.

Existem várias formas que o Project disponibiliza para concertar estes tipos deconflitos.

muito aconselhável pois os resultados podem ser insatisfatórios por causada alteração de todos os setores.

R

Os conflitos de recurso o

86

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87

Isso vai depender muito do tempo do projeto, do custo inserido no projeto, ouseja, devem ser verificados vários itens da empresa para ver se é vantagem o modo dearrumação dos recursos.

Veja algumas sugestões para a redistribuirão manual:

Aumente as unidades máximas do recurso.

Aumentar as unidades do recurso diminui o número de horas que uma unidadeprecisa trabalhar na tarefa. Antes de aumentar as unidades máximas de um recurso,certifique-se de que unidades extras estejam disponíveis para o projeto e determine oimpacto no seu custo.

Para os casos em que há utilização de mais de uma unidade do mesmorecurso:

No modo de apresentação de “Resource Usage” ou “Resource Sheet”, ou aindana caixa de diálogo “Resource Assignment” (do modo de apresentação “Gantt Chart”), dêum duplo clique sobre o recurso na caixa de diálogo “Resource Information”, em sua caixade texto “Max Units” digite o número de unidades necessárias ao seu projeto, clique entãosobre o botão de comando OK.

9 Reagende a tarefa que gerou a superlocação

O início de uma tarefa pode ser retardado até que um recurso esteja disponível,ou uma tarefa possa ser dividida. Dividir uma tarefa a interromper e, então, ela éretomada s e

pode mudar a duração dela. O trabalhoatribuído para os recursos restantes, atribuídos atarefa.

r uma sobrecarga, desde que o novo recursoesteja dis

abalhopode ser r

ependendo das alterações, ampliar as horas e dias pode diminuir anecessidade de horas extras.

quando o recurso estiver disponível. As duas ações atrasarão as tarefa

poderão afetar a data de término do projeto

9 Remova o recurso, se ele não for muito importante para a tarefa.

Remover um recurso de uma tarefaao recurso removido é redistribuído

9 Substitua o recurso superlocado por mais um ociosa.

ubstituir recursos pode eliminaSponível durante o período de sobrecarga.

Dependendo do recurso, o custo do projeto pode aumentar ou diminuir.

9 Faça ajustes no calendário para ampliar os dias e as horas de trabalhodo projeto ou recurso.

mpliando-se as horas e os dias disponíveis para um projeto, mais tr Aealizado.

D

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Exemplos:

iminua a quantidade de trabalho atribuída ao recurso.

Se o recurso superlocado for o único atribuído à tarefa, a duração desta seráafetada.

D A quantidade de trabalho atribuída a um recurso pode ser reduzida.

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Item A: Divida a tarefa colocando outros recursos a várias tarefas... Clicando nacaixa de diálogo de Recursos, no modo de Gantt, sendo assim é só atribuir outros

recursos desejados.

lista de tarefas, a estrutura de tópicos e as dependências foram completadaspara a agenda da reunião anual dos acionistas. A equipe de projeto identificou osrecursos a serem usados no projeto e forneceu as informações de custo e calendário.

Você começara introduzindo nomes de recurso, detalhes e custos, e depois atribuíra osrecursos às tarefas apropriadas.

O projeto tem dias e horas específicos que serão de trabalho; portanto, vocêefetuará ajustes no calendário para refletir o horário de trabalho do projeto.

Você também trabalhará com configurações de tarefa para definir melhor asatribuições de recurso.

Passo 1:

Crie uma lista de Recursos

Exercício 4

Cenário

A

89

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90

Reunião dos acionistas 18,5d

Planejamento preliminar 5,5d

Data de conferência da agenda 2d

Centro de conferência da Ata 1d

Narrador das notas da Ata 3d

Planejamento preliminar completo 0d

Carta de notificação 5d

Solicitação de carta ao estoque 1h

Desenvolvimento da carta 1d

Revisão da carta 1 d

Aprovação da carta 1d

Impressão da carta 2d

lanejamento da alimentação com o bufê 3d

las de reunião do comitê 1d

equipamentos necessários 2dda 3d

Envio da carta 0d

Detalhes da reunião 8d

P Organizar sa Organizar Criar agen Imprimir agenda 1d

Reunião ocorre 0d

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91

A equipe de projeto forneceu uma lista de recursos para o projeto das reunião dosacionistas. Você introduz os recursos e os detalhes na agenda.

3. Usando a caixa de dialogo informações sobre o recurso, introduza os seguintesdetalhes d

Iniciais CódigoInt pessoal de escritório 105-103

4. Na planilha de recursos, introduza os seguintes recursos e informações.

Nome do recurso Iniciais Grupo unid. Máximas Código

Vice-presidente vp gerência 100% 101-101Gerente de Escritório ge gerência 100% 101-200Assitente administrativo a dm in pessoal de escritório 200% 105-106

e recurso para o interno.

Grupo

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92

5. Salve o arquivo sem linha de base.

Passo 2 :

Atribua Recurso às Tarefas

Os grupos da equipe de projeto forneceram algumas atribuições de recursopreliminares.

Você incluirá as atribuições na agenda.

1. Atribua os recursos às tarefas a seguir:


Passo3:

Aplique Custos de RecursoO d partamento de contabilidade forneceu as informaçe ões de custo

necessárias para cada recurso atribuído ao projeto da reunião dos acionistas. Vocêintroduzirá as informações de custo para cada recurso. Você também foi informado deque o recurso interno vai receber um aumento de salário durante o projeto. Além disso, o

assistente administrativo receberá um acréscimo em sua remuneração por tarefasenvolvendo qualquer trabalho de supervisão. Você fará as mudanças apropriadas na

1. Int a a Planilha de recurso

Padrão . Extra

or horae-presidente R$ 75.000 por ano ND

rente de escritório R$ 45.000 por ano ND

agenda.

roduza os custos seguir n s.

me do recurso Taxa Taxa Herno R$ 10 por hora R$ 15 p

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93

Assiste $ 20 por hora R$ 30 por hora

Efetive 19 de julho de 1999 para que o recurso interno tenha um aumento de10% para as horas normais e extras.

istrativo tem uma taxa diferente para tarefas de

supervisão em relação às outras tarefas. Crie uma nova tabela de custo com uma taxapreço pad

o assitente administrativo à tarefa17, Organ

Passe 4:

Crie, Edite e Atribua Calendários

O projeto da reunião dos acionais não exige um dia de oito horas tradicional decada recurso. Em vez disso, as tarefas do projeto serão realizadas apenas de manhã,exceto às segundas-feiras.

Você criará um novo calendário de base e o atribuirá a cada recurso do projeto.Você também precisará de uma lista de dias de folga do projeto e dos horários detrabalho especiais para recursos individuais.

endário apropriado.

1. A partir do calendário de base Padrão, crie um novo calendário, chamadocompartilhado, para o projeto de reunião dos acionistas.

2. Mude as horas de trabalho para o seguinte.

2000 – 4 de julho, fim de semana prolongado

iquenique da empresa(marcado como folga)

Atribua o calendário Compartilhado a todos os recursos atribuídos aorojeto.

rque 6 de julho de 20 a para o geren escritórios

nte administrativo R

3.O recurso assistente admin

rão de R$ 25 por hora e uma taxa de hora extra de R$ 37,50 por hora.

. Aplique a nova tabela de custo do recurs4izar equipamentos necessários .

5. Salve o Arquivo sem linha de base.

Você introduzirá essas exceções no cal

Todas as segundas-feiras: 13:00h às 17:00h

Todas as terças até sextas-feiras de 8:00h às 12:00h

3.Insira os seguintes dias de folga no calendário Compartilhado. 5 de julho de

26 de julho de 2000 – não há expediente à tarde , p

4.

p

5. Mano calendário de recurso. 00 como dia de folg te de

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94

Salve o arquivo sem linha de base.

como oprojeto de

projeto comece, uma linha de base deve ser definida. Uma linha de base é um ento específico no projeto.

edia que um projeto avança, os tempos de início são úteis para comparar a agendaplanejada com versões posteriores dela para que possamos ver quais mudançasocorreram

Quando uma linha de base é salva, o Assistente de planejamento não avisamais o us ivo de projeto. Uma linha de base é salvausando-se o aviso do Assistente de planejam

ser usadas para identificar futuros problemas, paraestabelec

tes que o planejamento da agenda estejaterminado .

Tools, Tracking, no menu em cascataescolha S

o o projeto (Entire Project) ouapenas a( ) tarefa(s) selecionada(s) (Selected Tasks).

s salvamento

ada, a agenda deve estar completam à ser definida. Quando otrabalho tem início em um projeto, é hora de começar a controlar o andamento dastarefas.

o por todo o projeto. A frequência dasrio sobre o projeto. Se o andamento é

controlado

e

Salvando o Projeto Original

Uma vez que a agenda do projeto esteja criada e os conflitos de recurso etarefa estejam resolvidos, a agenda corrente representa a melhor estimativa de

ve prosseguir e quais recursos exigirá.

ntes que a primeira tarefa do Aregistro tirado em um mom

Definir a linha de base é uma etapa importante no processo de agendamento. Àm

.

uário a respeito de salvar um arquento ou comando Salvar linha de base.

A linha de base de um projeto deve ser vista como uma ferramenta deaprendizado. As informações reunidas pela comparação da linha de base com oandamento real de um projeto podem

er melhores estimativas de duração de tarefa ou para fazer atribuições derecurso mais precisas.

e uma linha de base é salva anS, uma nova linha de base pode ser gravada sobre a existente

Para tanto, escolha na Barra de Menu:ave Baseline, na caixa de diálogo “Save Baseline” escolha o botão de opção

“Save Baseline” e, em “For”, escolha entre salvar tods

Fazendo o Acompanhamento Posterior apó

Antes que a primeira tarefa do projeto possa ser iniciente desenvolvida em um plano de linha de base

O andamento deve ser controladatualizações depende do controle necessá

mais frequentemente, é mais fácil identificar problemas e adotar a açãocorretiva.

As tarefas que não ocorrem o que foi agendado devem ser controladasmanualm nte, introduzindo-se informações de andamento reais para cada tarefa.

Quando o andamento real de tarefa é introduzindo, o projeto é recalculado

automaticamente e as tarefas que não tiveram avanço são reagendadas.

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95

xistem 3 tipos de datas armazenadas para cada tarefa no Project: agendadas(corrente er definida uma linha de base, as datasagendadas das tarefas que não estão em andamento ou que não ocorrreram mudamquando a agenda é recalculada.

ico de Gantt começa a refletir asinformações de andamento. As barras de Gantt contêm barras de andamento que indicam

o andamento de cada tarefa.

ojeto. O caminho crítico é recalculadoautomaticamente, à medida que o andamento é introduzindo. As tarefas completadas

enu em cascata escolha Update Project, na caixa de diálogo“Update P

E), reais e de linha de base. Ao s

Quando as tarefas são controladas, o Gráf

As tarefas que estão 100% completas são excluídas do caminho crítico, pois

não tem mais impacto na data de término do pr

também têm uma marca de verificação no campo Indicadores.

Para assinalar tarefas já cumpridas posicione o ponteiro do mouse naextremidade esquerda da barra que representa a duração da tarefa no diagrama de Gantt,clique e arraste para a direita, a percentagem já cumprida da tarefa ficará assinalada empreto.

Para atualizar todo o projeto dia, a dia escolha na Barra de Menu: Tools, eentão, Tracking, no m

roject” defina até que data estão todas as tarefas realizadas, se quer mostrar opercentual completo ou apenas diferenciar tarefas realizadas e não realizadas e clique

sobre o botão de comando OK.

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a.

ara comparar seu plano original com as versões posteriores escolha na Barra

de Menu: iew, e então, More Views, na caixa de diálogo “More Views” em sua caixa de

Outra forma de atribuir as porcentagens das tarefas já concluídas no Gráfico deGantt, clique duas vezes na tarefa que esta sendo executada e coloque a porcentagemdesejad

P

V

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97

listagem “Views” escolha “Tracking Gantt” e clique sobre o botão de comando (Apply),serão então apresentadas em diferentes cores as tarefas conforme o planejadooriginalmente, conforme seu andamento real, tarefas já cumpridas e tarefas a cumprir.

ara retornar ao diagrama de Gantt escolha na Barra de Menu: View, e então,Gantt Chart.

xercício 5

enário

agenda do projeto da reunião dos acionistas está praticamente pronta.

P

E

C

A

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98

gora, você está pronto para resolver todas as superlocações de recurso, combase nos parâmetros definidos na reunião.

asso 1:isualize cargas de trabalho de Recurso.

1. Abra o arquivo salvo no último exercicio.

2. Exiba o modo Uso do recurso.

3. Visualize a carga de trabalho do recurso interno.

4. Exiba a barra de ferramentas Gerenciamento de recursos.

5. Exiba o modo Alocação de recursos.

6. Encontre a superlotação do recurso vice-presidente.

Passo 2:

Resolva superlocações de Recurso Manualmente

Você usará técnicas de gerenciamento para resolver as superlocações

stantes dentro dos parâmetros aceitáveis, conforme definido pela equipe de projeto.

1. Localize a superlotação do recurso assistente administrativo.

2. Resolva a superlotação, removendo o assistente administrativo da tarefa 17,rganizar equipamentos necessários.

3. Localize a superlotação, aumentado as unidades máximas disponíveis para orojeto para 200%

4. Role no modo Uso do recurso para certificar-se de que não existe maisenhuma superlotação.


asso 3:

inha de base:

da reunião dos acionistas foi otimizada e agora representa o melhor esforço da nirá alinha de b

Na última reunião da equipe de projeto, as atribuições finais de recurso ehorários de trabalho foram concluídas.

A

PV

re

o

p

n

P

Defina uma l

A agendaequipe de projeto em criar um plano. Para finalizar esse plano, você defise do projeto para comparação posterior com o andamento real.a

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1.Defina um linha de base para o projeto de reunião dos acionistas. 2.Salve o

99

.Verifique o andamento, do projeto.

por que já foram executadas algumas tarefas do projeto, andiante oprojeto de um mês a frente (os..: da data de inicio ate mais um mês..)

ontrolando Custos Reais Diariamente

pções, (Options) vDê um

clique na

leção da caixa de verificação, (o Projectsempre ca ula os custos reais) e dê um clique em OK.

Por padrão, o project calcula custos reais.

figurações deve ser canceladas para que o usuário introduza valoresde

Na barra de Modos, dê um clique no ícone Uso da Tarefa. No menu Exibir

depois dê umclique em custo Real.

ais para um tarefa, digite o valor do custo no campodo dia apropriado para a tarefa.

rso, digite o valor do custo no campo dodia apropr do para o recurso.

arquivo.

3

Vamos su

C

No menu Ferramentas (Tools), dê um clique em O

guia Cálculo, (Calculation),

Na área Opções de cálculo, cancele a selc

Essas concustos reais.

9

(view), aponte para tabela (Table), e depois dê um clique em controle.

9 No menu Formatar (Format), aponte para Detalhes (Details), e

9 Para introduzir valores re

As informações de custo real só podem ser introduzidas depois que o trabalhorestante da tarefa for zero.

Para introduzir valores reais em um recuia

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100

ma tarefa pode ser dividida ou reagendada para interromper o trabalho edepois re erior na agenda. Por exemplo, umrecurso é atribuído a uma tarefa que está

es da data do seminário, pare no dia deste e depois retome no diaseguinte ao seminário.

Se estiver claro que uma tarefa será interrompida, ela poderá ser dividida ao ser

o, ela poderá ser dividida no ponto em que o trabalho foi interrompido e o restante da tarefa poderá ser reagenda

ntt para a tarefa, a largura da lacuna representa o comprimento daint r

ue no ícone Gráfico de Gantt;

•

rra de Gantt para a tarefa desejada;

na barra de Gantt até a data desejada.

Dividindo Tarefas

Utomar o restante dele em um ponto post

agendada para ocorrer em um dia em que eletambém está agendado para participar de um seminário, ela pode ser dividida, de modoque comece ant

criada. Se uma interrupção ocorrerá depois de a tarefa ter começad

do. Uma tarefa pode ser dividida muitas vezes para criar lacunas de qualquer tamanho no trabalho. Quando uma tarefa é dividida, o Gráfico de Gantt apresenta umalacuna na barra de Ga

e rupção no trabalho.

• Na barra de Modos, dê um cliq

Na barra de ferramentas Padrão, dê um clique no botão Dividir tarefa;

• Posicione o cursor do mouse na ba • Posicione o cursor do mouse

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101

Alterando os Formatos do Diagrama de Gantt

Para alterar o formato das Barras horizontais que representam o tempo de

duração das tarefas, dê um duplo clique sobre a barra, aparecerá a caixa de diálogo“Format Bar”, que tem duas guias:

barra, em geral vem acompanhada apenas com o nome do recurso associado,mas pode

- “Bar Shape”, para alteração de formatos e cor;

- “Bar Text”, para a adição ou alteração dos textos que acompanhão a barra.

Afornecer várias outras informações:

Para tanto, selecione uma posição (Left, Right, Top, Bottom ou Inside) e na caixade listagem em cortina defina que tipo de informação deseja que acompanhe a barra.

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102

Há ainda um auxiliar de formatação do diagrama de Gantt, para acessá-loclique com po, no menu rápido escolhaGanttChartWizard,opção ma

todas as barras ao mesmo tempo, dê um duplo cliquesobre a á antt (área dos dias trabalhados), na caixa dediálogo Bar Styles defina as alterações desejadas.

earranjando a Área de Visualização

a de ferramentas temos os botões:

comum maior espaço para cada uma;

que diminui a escala de tempo, mas aumenta o número detarefas visualizáveis;

oto Selected Task) - que traz para a parte visualizável do diagrama a tarefaque esteja selecionada;

Date) - que rearranja a disposição das tarefas conforme a data deício.

Para alterar a área visualizável do diagrama de Gantt, pode-se ainda recorrer àarra de Menu View, em sua opção Zoom, a qual abre a caixa de diálogo “Zoom”, queermite (através de seus botões de opção) determinar qual a amplitude do projeto que se

ar.

Personalizando os Tempos de Trabalho

Atrasando o Início de uma tarefa

o botão direito do mouse sobre a escala de teme siga os passos propostos pelo auxiliar escolhendo os botões de

is adequados ao seu projeto.

Para alterar o formato derea em branco do diagrama de G

R

O MS Project oferece alguns recurso que facilitam a visualização de seu projetoconforme diferentes interesses, assim, na Barr

(Zoom In) - que aumenta a escala de tempo, vêem-se menos tarefas mas

(Zoom Out) -

(G

(Sort byin

Bppretende visualiz

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103

Para atrasar o início de uma tarefa, posicione o ponteiro do mouse no meio daarra de duração da tarefa no diagrama de Gantt, quando o ponteiro do mouse assumir arma de uma cruz de setas, clique e arraste horizontalmente a tarefa até o pontoesejado.

Variando o Enfoque em um Mesmo Modo de

Apresentação

Para um mesmo modo de apresentação podem-se criar diferenciadas formaso projeto, para tanto, na Barra de Menu

escolha View, abra então o menu em cascata Table, escolha qual a modalidade de maior interesse que deseja visualizar.

me”, defina que tipo de informação constará na

nova coluna, clique então sobre o botão de comando OK.

ocê pode personalizar sua área de trabalho, colocando lembretes no seugráfico de Gantt.

o do mouse na barra de ferramentasPadrão e

xercício 6

lanejamento

bfod

que contemplem diferentes enfoques sobre

Você pode ainda inserir colunas em alguma planilha, para tanto escolha naBarra de Menu Insert a opção Insert Column, na caixa de diálogo “Column Definition”, nacaixa de listagem em cortina “Field Na

Inserindo Desenhos

V

Para isso, dê um clique com o botão direitdê um clique em Desenho (Drawing), resultanto assim o aparecimento de novas

ferramentas de desenhos.

E

P

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104

erve realmnete como é adiminstrar um projeto no projeto, perceba o quanto ele é flexivel as tuas decisões, por isso esteexercicio é bem livre para colocar a tua opiniao.

Patrocinadores

osDoces

Balas

Cocada

Cestas básicas

Arroz

Feijão

Condimentos

Açúcar

Brinquedos

Carrinhos

Boneca

Bola

Jogos

Objetivo..: Dar cestas de Natal e presentes para funcionários e seus filhos deuma empresa que presta serviços de limpeza na Indústria Patati-patata.

Obs: O objetivo deste exercicio que vc obs

Planejamento:

Selecionar os funcionários

Quantidade de funcionários

Quantidade de Crianças (até qual faixa etária receberá presente)

Alimentos / objetos

Selecionar Aliment

Chocolates

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105

Cestas Básicas

Sacos de doces

uedos

LocalizaçãoLocal de Entrega

Conseguir patrocínio

Decoração

e Natal

ai Noel

Ornamentos para a mesa

os

ças

úsica

Verificação

ásicas (qtd)

(doces)

Brinquedo

Mão de obra

Voluntários

Montagens

Brinq

Locomoção das cestas

Flores

Árvore d

Pap

Aliment Bebidas

Seguran

M

Cestas b Sacos

s

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Localização (confirmação / horário)

Convites / Senhas

onfecção

pressão

istribuiçãoDia da entrega

• Colocar a data do inicío do projeto dia: 21/08/00;

• Cuidado p ata

• Colocar o Autor, Assunto do Projeto;

• Colocar a primeira e última tarefa como um marco;

• Criar linha com todas as tarefas

• As etapas dentro da tarefa : Doces, Cestas básicas, brinquedos,... colocar dependências como star to star.

• s etapas dentro da tar verificação : dependências - finish –to – finish.

• Atribuir anotações para a tarefa de resumo “Patrocinador” informando

“ F V - Hiper

Criar um tabela de recursos com os seguintes recursos:

Artur

Alceste

Antonio

Patrícia

Adriana

João

Zélia

Carlos

Mônica

Alex

C Im D

ara não passar do N l.

s de vínculo

A efa : Montagem,

G mercado Extra ”

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107

• Colocar para cada recurso um salário (de acordo com sua escolha) ;

es , colocar um aumento de salário de 25 % no próximo mês;

salário diferente das outrastarefas.

•

de sobrec • Criar calendários de base no período noturno (horário desejado)

pa as). Como diasúteis ;

olocar período de férias para a Artur no mês de dezembro de 2002.

rar o período de trabalho, podem ser cri es também podem ser associados a diferentes recursos. Ao criar um calendário para o seu projeto através domenu Ferramentas – Alterar Ferramentas – Alterar o período de trabalho, acesse tambémo menu Ferramentas – Opções – Calendário – e altere os dados do formulário para tornar os horários compatíveis com aqueles do regime de trabalho indicado por você no

calendário do projeto.Feito isso, acesse também o menu Projeto – Informações sobre o projeto e

esteja certo de que o horário de início do projeto indicado por você no campo Data deício seja comum ao primeiro horário contido em seu calendário (também informado

ssume 09:00h já que o regime do calendáriopadrão é de 09:00 às 13:00 e de 14:00 às 18:00h.

Se você não estiver visualizando o horário de trabalho, acesse o menuerramentas - Opções - Modo de exibição e altere o "Formato de data" escolhendo naaixa de listagem aquele que mostre também o horário.

• Para o Alcest

• Para o Alcestes, na etapa Papai Noel atribuir um

Calcular as porcentagens de cada recurso para tenha sucesso , conflitosarga de trabalho.

ra atribuir à etapa Segurança(colocar tb. os finais de seman

C

Dicas Importantes

Alterando o Período de Trabalho

Através do menu Ferramentas – Alteados diferentes regimes de trabalho para o projeto. Esses regim

innesse menu). Como padrão, o Project a

Fc

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108

Ao atribuir recursos a uma atividade, note que a mesma será programadaeguindo apenas o horário de trabalho comum a todos.

Ao informar durações para tarefas com base em um dia de 24 horas e uma), caso da "cura do concreto", use mind –

inuto decorrido, hd – hora decorrida, dd – dia decorrido ou semd – semana decorrida,pós o tempo estimado. Por exemplo: 8hd, 12dd ou 1 semd.

Controlando o desembolso de contratos através do MS Project e Excel.

Na administração de projetos, um dos itens mais importantes se refere aodesembolso financeiro do empreendimento ao longo de sua execução, no qual osdetalhes d p rdadosatravés do instrumento contratual. O MS Project através do ambiente "Uso da tarefa",associado ocontrato em diversos períodos (diário,

d projeto (E.A.P) do projeto.

o:da tarefa, custos rateados durante a execução da tarefa ecustos associados ao fim da tarefa. Utilizando uma E.A.P que se assemelhe em termosde tarefa mos o

valoresições previstas para os mesmos períodos.

curvas deavanço físico para as diversas tarefas da E.A.P do projeto, utilizando as distribuições depercentuais de curvas "S" que melhor se encaixem para cada tipo de empreendimento aser gerenciado.

o gráfico a curva de avanço físico previsto e realizado e oshistogramas de barras de desembolsos econômicos previsto x realizado, teremos uminstrumento eficaz para verificar rapidamente se o valor de uma medição em umdetermina nte com o avanço físico realizado da obraaté aquele momento, pois para um determinado avanço físico realizado associa-se umrespectivo

to se verifique, algumas premissas devem ser satisfeitas: asequência

) vá para o menu exibir, alterne para o ambiente uso da tarefa e acesse a

tabela "custos" para entrar com custos das atividades nos campos de custo fixo, utilizandoas três opções de acumulação de custo fixo na coluna ao lado;

s

semana de 7 dias (incluindo folgas e feriadosma

e razos de medição e prazos de pagamentos já estão previamente aco

a utilização da tabela custos, possibilita prever o desembolso econômico dsemanal, mensal, trimestral, etc.).

A tabela custos permite associarmos custos fixos às tarefas da estruturaanalítica e

Esta associação pode ser definida através de três opções de distribuiçãcustos alocados no início

s sumárias à estrutura da planilha contratual de serviços, obteredesembolso econômico do contrato nos diversos períodos, o que corresponde aosde med

Utilizando a planilha eletrônica Excel, poderemos confeccionar as

Associando no mesm

do período do contrato estará coere

desembolso econômico do contrato extraído do mesmo período do avançofísico de mesmo valor, extraído da curva de avanço físico previsto.

Este desembolso previsto, para um avanço físico previsto de igual valor aoavanço físico realizado, comparado ao valor da medição no período do avanço físicorealizado, evidenciará a respeito da pertinência do valor medido naquele período.

Para que isexecutiva deve ser a preconizada no planejamento e as avaliações de avanço

físico, nos respectivos períodos de medição, devem refletir fielmente e percentualmente oque está executado.

A seguir, os passos necessários para implementar o acompanhamento físico eeconômico-financeiro do contrato:

a) planeje o seu projeto no MS Project utilizando uma E.A.P. semelhante àplanilha de medição (ao nível das tarefas sumárias);

b

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109

e com o custo total da planilha demedição, e se não, confira as entradas de c

de

detalhes;

to e a curva deavanço fís

o valor de medição previsto a ser obtido a partir do ponto

, conforme descrito anteriormente.

o. A caixa de diálogo"Propriedades" para o ícone que inicia o Project tem o campo "Iniciar em", mas estaentrada é

oject éestritamente governado por uma entrada no Registro.

rquivos de projetos no Microsoft Project, siga os seguintes passosexatamen :

roject e todos os outros aplicativos (você precisaráreiniciar o Windows ao final deste procedimento).

c) verifique se o custo total do projeto coincidustos nos campos de custo fixo, para todas as

tarefas;

d) na escala de tempo do ambiente "uso da tarefa" (timescale) clique com obotão direito do mouse e acesse o menu de atalho do menu "Formatar", estilo

e) escolha as opções de custo e custo acumulado para serem exibidas naescala de tempo;

f) a partir dos valores obtidos de desembolso econômico acumulado para osperíodos considerados, poderemos, utilizando o editor de gráficos do Excel, desenhar nomesmo gráfico o diagrama de barras de desembolso acumulado previs

ico previsto do contrato. Sugerimos utilizar o período semanal como base parao desembolso econômico, pois este facilita a avaliação no gráfico, da veracidade do valor de medição adotado, em confronto com

da curva do avanço físico previsto de valor igual ao avanço físico realizado, paraaquele período de medição.

Nota: um outro procedimento seria utilizar as datas calculadas pelo Project parauso em um software de orçamentos, para que o mesmo calcule o cronograma dedesembolso físico e econômico do contrato, e a partir daí construirmos o gráfico deavanço físico x desembolso econômico do contrato

Alguns softwares de orçamentos existentes no mercado já apresentam rotinasde programação para uso integrado com o MS Project.

Mudando o diretório "default" de trabalho para a inicialização do MSProject.

As caixas de diálogo "Abrir" e "Salvar como" abrirão inicialmente a pasta "meusdocumentos" no Windows (ou a pasta "personal" no Windows NT). O Microsoft Projectnão oferece uma maneira de mudar este diretório default de trabalh

utilizada para permitir a você nomear um diretório que contenha um arquivoalternativo GLOBAL.MPT que você queira usar, não o diretório onde os arquivos do MSProject estão gravados por default. O diretório de trabalho para o Microsoft Pr

Para mudar o diretório de trabalho, você deve usar o REGEDIT applet. O

Registro é um poderoso, e perigoso, componente do Windows. Para mudar o diretóriodefault para gravar a

te 1. Feche o Microsoft P

2. Clique o botão Iniciar na barra de tarefas.3. Escolha a opção "Executar" no menu. Isto mostrará a caixa de diálogo

"Executar".

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110

. Na caixa de texto "Abrir" tecle regedit e aperte a tecla enter. Isto abrirá o

HKEY_CURRENT_USER.

8. Clique no sinal + próximo à pasta Windows.. Clique no sinal + próximo à pasta CurrentVersion.

e a pasta User Shell Folders. Isto mostrará os nomes dos valoreschaves no pano à direita.

adrão de trabalho será aberto automaticamente.

ampo de início e / ou término datarefa.

odemos inserir a data de hoje ou de amanhã (em relação à data do sistema)no camp

de uma tarefa, estamos impondo uma restrição do tipo "não iniciar antes de"e/ou "não

disponibili

esultado obtido será mais realista, uma vez que, além de estar compatívelcom a meassociadomodelado

4Editor do Registro.

5. Na janela do Editor do Registro, tecle o sinal + próximo à pasta

6. Clique no sinal + próximo à pasta Software.7. Clique no sinal + próximo à pasta Microsoft.

910. Clique no sinal + próximo à pasta Explorer.11. Cliqu

12. No pano Windows à direita, um duplo clique no valor Personal na colunaName. Isto mostrará a caixa de diálogo Edit String.

13. Na caixa de texto Value Data, tecle o caminho completo para o diretório detrabalho que você quer gravar arquivos de projetos. Então tecle OK.

14. Feche o Registro através da escolha Registro, Sair.15. Reinicie o Windows.

16. Abra o Microsoft Project e clique o botão Abrir na barra de ferramentas. Onovo diretório p Para restaurar o diretório padrão dos aplicativos do Microsoft Office utilize o

menu Ferramentas, Opções de cada um deles para esta tarefa.

Editar a data de hoje e/ ou de amanhã no c

Po de início e/ou término da tarefa, simplesmente escrevendo "hoje" e/ou"amanhã" nos referidos campos. Lembre-se que, quando inserimos uma data para inícioou término

terminar antes de".

Modelagem de Curvas "S" em Softwares de GerenciamentoPara se implantar o conceito de modelagem da curva "S" nestes softwares, é

comum a aplicação de um processo longo de tentativas até que se chegue a um resultadogeralmente não satisfatório do modelo da CURVA "S" desejado.

ma alternativa para obtenção da modelagem da CURVA "S", seriaUzar os recursos segundo uma distribuição preestabelecida , modelada conforme

o tipo de curva S desejada, e solicitar que o software realize seus cálculos com basenesta disponibilidade de recursos (mão de obra/equipamentos) previamente modelada.

r Otodologia de execução, ou seja, de acordo com a rede de precedência, estaráa distribuição do efetivo ao longo do desenvolvimento do projeto (previamente

).

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111

Contr

preços e na avaliação do desempenho de contratos de longa duração, com altas taxas de jur ibilidade de se aplicar taxasdif ção, mantendo-se constante o

pr tários das atividades que

irãvaatima

Ta os umac

. acesse o menu Projeto – Filtro para – Mais filtros ;

no quadro de definição de filtro, digite Verifica fechamento no campo Nome;

. na coluna Teste, escolha é igual a;

u;

r suas alter

ltando ao quadro da figura 66, clique no botão Aplicar para testar o novo filtrode verificar fechamento.

Otimização de Resultados Através de Taxas Diferenciadas de BDI ematos de Longa Duração.

O fluxo de caixa tem uma importância fundamental no estabelecimento de

os. Na formação de preços, geralmente há posserenciadas de "BDI" sobre os custos diretos de produ

eço desejado.tDesta forma, poderemos aplicar sobre os cus os uni

o ser realizadas no início do empreendimento, uma sobretaxa diferenciada e de maior lor numérico, e da mesma forma uma sobretaxa de menor valor numérico sobre asvidades que serão realizadas próximo ao término do empreendimento, procurandonter o mesmo preço total.

A partir da diferença entre os Valores Presente Liquido (NPV), descontados agerados, obteremxa Interna de Retorno Modificada (MIRR), dos fluxos de caixa

réscimo de rentabilidade em relação ao fluxo de caixa original.

ilF tro para Verificar o Fechamento da Rede no Project

Para fazer uma filtro de verificar fechamento da rede:

1 2. no quadro Mais filtros, clique no botão novo;

3.

4. selecione a opção Mostrar no menu;

5. na coluna Nome do campo, na primeira linha, abra a caixa de listagem eescolha predecessoras;

6 7. deixe a coluna Valor (es) em branco;

8. na segunda linha, coluna e/ou, escolha a condição O

9. ainda na segunda linha, coluna Nome do campo, abra a caixa de listagempara escolher sucessoras;

0. deixe a coluna Valor (es) em branco; 10. clique no botão OK para confirma1ações.

Testando o novo filtro.

oV

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for igual a vazio, a atividade é retornada como verdadeira"true". Se escolhermos o argumento "E", o Project só retorna verdadeira a atividade queatender à

(fichas) através da qualvocê pod las, filtros, calendários,relatórios, formulários, barras de ferramentas, mapas e módulos do Microsoft Visual Basicfor Applica

no Se não for compartilhada através do

Global.MPT, você terá que repetir os mesmos belade

.MPT

pt) contém informações que você podeusa ar contidas em um arquivo global podemincluir mo s, relatórios, tabelas, filtros, barras deerrament de opções.

caixa de diálogo estão contidos todos os modos de exibição,alendário

16835-00); no lado esquerdo da caixa constam os elementos "default",ist ualquer projeto.

opiando um elemento do seu projeto para o Global.MPT:

O argumento "Ou" informa ao programa que se um dos dois campos(Predecessoras ou Sucessoras)

s duas condições: ambos os campos têm que ser iguais a vazio.

Acesse o menu Projeto – Filtro para – Verifica fechamento para testar novamente o filtro, já disponibilizado, inclusive, na caixa de listagem da barra deferramentas.

De acordo com as necessidades do seu projeto, você vai criar muitos outrosfiltros. Por exemplo: pode ser que seja exigido um relatório que retorne, entre 1.800atividades, as que sofreram atualização no período; um relatório que retorne atividadescríticas com folga menor ou igual a 3 dias; pode ser solicitado, ainda, que você formateum relatório com as atividades sob responsabilidade de um determinado recurso oufornecedor.

Estude as várias possibilidades de filtragem, mas escolha aqueles que de fatolhe serão úteis disponibilizando todos para outros projetos no sentido de poupar tempo nofuturo. Lembre-se: "tempo é dinheiro!"

O ORGANIZADOR do Project

O "Organizador" é uma caixa de diálogo com guiase copiar modos de exibição personalizados (tabe

tions) para outros projetos.

Imagine, por exemplo, que você criou uma tabela para sequenciação de tarefasprojeto "16835-00" (arquivo 16835-00.MPP).

procedimentos para a confecção da tasequenciação em um outro projeto.

Arquivo Global Arquivo do Microsoft Project (Global.m

r p a diferentes projetos. As informaçõesdos de exibição, calendários, formulárioas, barras de menus, macros e definiçõesf Acessando o "Organizador"

Acesse o menu Ferramentas, comando Organizador...

No lado direito dac s, formulários, relatórios, tabelas, filtros, barras de ferramentas, barras demenus, macros e definições de opções que você elaborou para o seu projeto ativo (noexemplo acima –

o é, padrões disponíveis para q

C

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diálogo); »

a deletar um calendário ou uma tabela descartável em seu projeto, acesse o

r eliminado e pressione o botão excluir.

uanto às aplicações relacionadas com desembolso financeiro, cabe um fortealerta po

(Regime de caixa).

iversas formas de fazer com que os softwares de gerenciamento de projetosconseguis em espelhar de forma correta toda a incidentalidade possível já vi seremtentadas e frustradas, por contingências do andamento de reprogramações de caixa. Algumas s onam ruidosamente.

de tarefa executada, proceder asreprogram

o sujeitos a nivelamento,materiais ida da necessidade do projeto.

Dependências de tarefas por projeto – não há limite Número de predecessores

por atividade – sem limite Sucessoras por atividade – sem limite

» selecione a ficha (guia) que contém o elemento a ser copiado (tabela, filtro,

calendário, etc.); » selecione o elemento contido em seu projeto (lado direito da caixa de

clique no botão copiar.

Par

"Organizador", escolha o elemento a se

Gerenciamento Financeiro no Project

Qis, via de regra, os softwares de gerenciamento de projetos tratam

exclusivamente de Orçamento Econômico (Regime de Competência) e não foramprojetados para Operações Financeiras

Ds

oluções às vezes parecem coerentes mas, desmor A única forma é transferir o orçamento econômico para outro software. Através

do Access ou do Excel, por exemplo, pode ser feito todo o desdobramento típico doregime de caixa e, na medida do andamento do projeto, pelas inferências entre % físicocompletado e a quantidade efetiva de horas

ações típicas de cada desmembramento financeiro.

Quanto ao emprego de materiais aqui vão umas dicas iniciais que podemajudá-lo no trabalho: Na planilha de recursos insira um campo que em inglês é CANLEVEL e marque com NO para materiais, pois materiais não sã

são comprados a med Caso precise fazer um cronograma do emprego dos materiais, disponibilize o

Resource Usage (emprego de recurso) e aplique o formato Peak Units com filtro paraCAN LEVEL= NO.

Limites do Ms Project para Windows 95 & NT

Atividades por projeto – depende da memória

Recursos por projeto – depende da memória

Quantidades máximas de recursos – 10.000

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ase – sem limite

ale ressaltar que limites de desempenho estão diretamente ligados àconfiguração do computador.

rros de memória podem ocorrer antes mesmo que sejam alcançados oslimites.

Níveis da EAP – 65.535

Número de projetos consolidados – 1.000 arquivos Janelas abertas – 50

úmero de calendários bN

Atividades imprimíveis no calendário mensal – 4.000

V

E

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