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Elaborado: Aprovado: Revisão: D0 Data: ____-____- 2010 De acordo com as disposições da NP EN ISO 9001:2008 MANUAL DO SISTEMA DE GESTÃO

MSG - Manual Do Sistema de Gestao 1

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  • Elaborado:

    Aprovado:

    Reviso: D0

    Data: ____-____- 2010 De acordo com as disposies da NP EN ISO 9001:2008

    MANUAL

    DO SISTEMA

    DE GESTO

  • MANUAL DO SISTEMA DE GESTO

    Im-05-01_D0 2

    i - NDICE

    i ndice 2 ii Acrnimos e Abreviaturas 3 iii Promulgao do Manual do Sistema de Gesto 6

    1. APRESENTAO DA ESCOLA SUPERIOR DE EDUCAO DE COIMBRA

    1.1 Identificao e Apresentao 7 1.2 Nota Histrica 9 1.3 Servios Prestados pela ESEC e seus Clientes 11 1.4 Estrutura Organizacional 13 1.5 Poltica da Gesto 15

    2. GESTO DO MANUAL DO SISTEMA DE GESTO 2.1 Estrutura do Manual do Sistema de Gesto 17 2.2 Reviso do Manual do Sistema de Gesto 19 2.3 Distribuio do Manual do Sistema de Gesto 19 2.4 Conceitos e Definies 20

    3. SISTEMA DE GESTO 3.1 Sistema de Gesto 22 3.1.1 Requisitos Gerais 23 3.1.2 Requisitos da Documentao 25 3.2 Responsabilidade da Gesto 29 3.2.1 Comprometimento da Gesto 29 3.2.2 Focalizao no Cliente 30 3.2.3 Poltica de Gesto 30 3.2.4 Planeamento 30 3.2.5 Responsabilidade, Autoridade e Comunicao 31 3.2.6 Reviso pela Gesto 31 3.3 Gesto de Recursos 33 3.3.1 Proviso de Recursos 33 3.3.2 Recursos Humanos 33 3.3.3 Infra-estruturas e Ambiente de Trabalho 34 3.4 Realizao do Produto / Prestao do Servio 35 3.4.1 Planeamento da Realizao do Servio 35 3.4.2 Processos Relacionados com o Cliente 35 3.4.3 Concepo e Desenvolvimento 36 3.4.4 Compras 36 3.4.5 Produo e Fornecimento do Servio 37 3.5 Medio, Anlise e Melhoria 39 3.5.1 Generalidades 39 3.5.2 Monitorizao e Medio 39 3.5.3 Controlo de No-Conformidades 41 3.5.4 Anlise de Dados e Melhoria 41

  • MANUAL DO SISTEMA DE GESTO

    Im-05-01_D0 3

    ii - ACRNIMOS E ABREVIATURAS

    AC rea Cientfica ACs Aces Correctivas Adm Administrador

    ADISPOR Associao dos Institutos Superiores Politcnicos Portugueses ADSE Direco geral de Proteco Social aos Funcionrios e Agentes da Administrao Pblica AE Associao de Estudantes AJ Assessoria Jurdica

    APs Aces Preventivas AR Assembleia de Representantes

    BI Bilhete de Identidade

    CA Conselho Administrativo CT-C Conselho Tcnico-Cientfico CCA Conselho Coordenador de Avaliao CCG Contabilidade e Controlo de Gesto CCISP Conselho Coordenador dos Institutos Superiores Politcnicos CCPFC Conselho Cientfico-Pedaggico da Formao Contnua PRES Presidente CDI Centro de Documentao e Informao CeMeiA Centro de Meios Audiovisuais CGA Caixa Geral de Aposentaes CIC Centro de Informtica e Comunicaes CNAES Comisso Nacional de Acesso ao Ensino Superior CP Conselho Pedaggico CPLP Comunidade de Pases de Lngua Portuguesa Dep Departamento DGAEP Direco Geral da Administrao e Emprego Pblico DGES Direco Geral do Ensino Superior DR Dirio da Repblica DSD Distribuio do Servio Docente ECTS European Credit Transfer System ESEC Escola Superior de Educao de Coimbra ETI Equivalente a Tempo Inteiro GQEP Gabinete da Qualidade e Estudos Prospectivos e de Estudos Prospectivos GRI Gabinete de Relaes Internacionais Im Impresso

  • MANUAL DO SISTEMA DE GESTO

    Im-05-01_D0 4

    IPC Instituto Politcnico de Coimbra ID Indicador de Desempenho

    IT Instruo de Trabalho Lic Licenciatura

    Mes Mestrado

    Mod Modelo

    MSG Manual do Sistema de Gesto N. Nmero N/A No Aplicvel NC No-Conformidade N/E No Existente GAA Gabinete de Apoio ao Aluno GCRP Gabinete de Comunicao e Relaes Pblicas NDSiM Ncleo de Desenvolvimento de Sistemas Interactivos Multimdia NESP Ncleo de Estgios e Sadas Profissionais NIB Nmero de Identificao Bancria Obs Observao OC Oramento e Contas OE Oramento de Estado OM Oportunidade de Melhoria PALOP Pases Africanos de Lngua Oficial Portuguesa PSG Procedimento do Sistema de Gesto Proc Procedimento

    Proj Projecto PT Procedimento de Trabalho

    BAC Boletim de Aco Correctiva BAP Boletim de Aco Preventiva RG Regulamento SAGA Servios de Apoio Gesto e Administrao Sec Secretrio SGA Servios de Gesto Acadmica SAL Servios de Apoio Logstico SGP Servio de Gesto Patrimonial SCTB Servio de Contabilidade SG Sistema de Gesto SIADAP Sistema Integrado de Avaliao de Desempenho na Administrao Pblica SRH Servio de Recursos Humanos SGF Servio de Gesto Financeira

  • MANUAL DO SISTEMA DE GESTO

    Im-05-01_D0 5

    TSR Tesouraria UAP Unidade de Apoio a Projectos

  • MANUAL DO SISTEMA DE GESTO

    Im-05-01_D0 6

    iii - PROMULGAO DO MSG O presente Manual do Sistema de Gesto (MSG) descreve o Sistema de Gesto (SG) da Escola Superior de Educao do Instituto Politcnico de Coimbra, de acordo com as disposies da Norma NP EN ISO 9001:2008.

    O Manual do Sistema de Gesto de cumprimento obrigatrio por todos os colaboradores da ESEC na realizao das tarefas e responsabilidades que lhes esto cometidas, e que estejam abrangidas pelas disposies do Sistema de Gesto (SG).

    igualmente de cumprimento obrigatrio na relao:

    com a tutela (ou seja, com o Ministrio Tutelar do Ensino Superior e com o Instituto Politcnico de Coimbra - IPC);

    com os clientes em qualquer fase ou etapa da prestao de servios (clientes e servios esto discriminados no presente Manual do Sistema de Gesto) por parte da ESEC;

    com os fornecedores (seja na fase de aprovisionamento, seja na recepo dos produtos fornecidos, ou ainda na avaliao e seleco dos mesmos).

    Constitui responsabilidade de todos os colaboradores referidos no segundo pargrafo da presente pgina a implementao das disposies do Manual do Sistema de Gesto, de forma a constituir uma base slida para a melhoria contnua da Qualidade dos servios prestados. Atravs do cumprimento das disposies do Manual do Sistema de Gesto, evidencia-se a existncia de uma organizao com meios humanos e materiais capazes de transmitir confiana aos seus clientes, atravs dos servios prestados que satisfazem por um lado, os requisitos da Qualidade legalmente exigidos e por outro lado, as necessidades expressas pelos clientes. O Presidente da ESEC constitui-se como o primeiro responsvel por cumprir e fazer cumprir as disposies do Sistema de Gesto da ESEC, de acordo com as determinaes constantes deste Manual. Este Manual, em conjunto com os Processos do Sistema de Gesto, os Procedimentos de Trabalho, Instrues de Trabalho e demais documentos do Sistema de Gesto, utilizado como documento de referncia nas auditorias internas (ao Sistema de Gesto). As disposies do Manual do Sistema de Gesto entram de imediato em vigor.

    O Presidente

  • MANUAL DO SISTEMA DE GESTO

    Im-05-01_D0 7

    1. APRESENTAO DA ESCOLA SUPERIOR DE EDUCAO DE COIMBRA 1. 1 Identificao e Apresentao

    Nome: Escola Superior de Educao de Coimbra

    Morada: Praa Heris do Ultramar Solum

    3030 - 329 Coimbra

    Contactos: Tel.: 239 793 120

    Fax: 239 401 461

    Home page: www.esec.pt

    E-mail: [email protected]

    Unidade Orgnica em que se insere: IPC - Instituto Politcnico de Coimbra

    reas de Formao, Investigao e Prestao de Servios: Educao, Formao de Formadores e Educadores, Gerontologia Social, Turismo, Lazer, Artes, Comunicao, Cincias

    Organizacionais e demais reas tcnico-cientficas das Cincias Sociais.

    A ESEC procura por um lado, alargar o seu mbito de interveno na regio em que se insere,

    e por outro impor-se enquanto Instituio de referncia no Pas e na Europa. Para alcanar

    estes objectivos as novas reas de formao desempenham cada vez mais um papel primordial face tradicional rea de formao em Educao.

    com base neste pressuposto que a ESEC tem procurado aumentar o nmero e a diversidade dos cursos que oferece/disponibiliza aos seus pblicos. Desde 1999, o nmero de cursos

    ministrados aumentou e actualmente j se encontram todos adaptados de acordo com as normativas de Bolonha.

  • MANUAL DO SISTEMA DE GESTO

    Im-05-01_D0 8

    Assim, presentemente a ESEC disponibiliza doze (12) Cursos de 1 Ciclo - Licenciaturas, nomeadamente: Animao Socioeducativa, Gerontologia Social, Comunicao Social,

    Comunicao Organizacional, Educao Bsica, Lngua Gestual Portuguesa, Msica, Arte e

    Design, Comunicao e Design Multimdia, Desporto e Lazer, Teatro e Educao e Turismo.

    A ESEC tem, ainda, em funcionamento trs (3) licenciaturas s quais j no possvel aceder uma vez que esto em processo de extino, designadamente: Educao de Infncia,

    Professores do 1 Ciclo do Ensino Bsico e Professores de Educao Musical do Ensino

    Bsico.

    A ESEC disponibiliza tambm onze (11) Cursos de 2 Ciclo Mestrados, a saber: - Educao Especial;

    - Educao e Lazer;

    - Ensino do Portugus;

    - Educao de Adultos e Desenvolvimento Local;

    - Ensino de Educao Musical do Ensino Bsico;

    - Educao Pr-Escolar;

    - Ensino Bsico 1 Ciclo;

    - Educao Pr-Escolar / Ensino Bsico 1 Ciclo;

    - Ensino Bsico 1 e 2 Ciclo.

    A ESEC vai ainda ministrar dois Mestrados em colaborao com outras Unidades Orgnicas do IPC:

    Mestrado em Educao para a Sade (com a ESTES) e Marketing e Comunicao (ESTGOH).

    Uma das preocupaes da ESEC privilegiar a multidisciplinaridade cada vez mais exigida no

    mercado empregador, imprimindo-a assim na formao que ministra, de modo a que esta

    realidade seja espelhada atravs da pluralidade da formao acadmica do corpo docente que abrange reas desde as Cincias da Educao Matemtica, da Informtica ao Marketing, dos

    Audiovisuais ao Portugus, do Teatro Psicologia, da Histria Sociologia, da Economia ao

  • MANUAL DO SISTEMA DE GESTO

    Im-05-01_D0 9

    Desporto, da Msica s Relaes Internacionais, da Filosofia Pintura, do Turismo

    Escultura, entre outros.

    O investimento sistemtico numa crescente qualificao do corpo docente, na formulao de

    protocolos de cooperao com Entidades da comunidade, nacionais e estrangeiras, na

    disponibilizao de formao ps-graduada e na mobilidade de alunos e de docentes,

    espelham o crescimento e o esforo da ESEC na promoo da melhoria contnua e na

    qualidade do ensino.

    1. 2 Nota Histrica

    Nos finais dos anos 70 do sculo XX emerge uma nova rede nacional de escolas, no mbito do

    projecto de Ensino Superior Politcnico, que tinham como objectivo dar resposta s necessidades de recursos humanos qualificados de nvel superior, em reas carenciadas de

    formao de professores.

    A Misso ou finalidade das Escolas Superiores de Educao era, no incio do projecto (1977), formar Educadores de Infncia e Professores do Ensino Primrio, apoiar a formao em

    servio que, a partir da reformulao feita na Assembleia da Repblica em 1978, passou a

    contemplar a organizao de cursos de aperfeioamento e de actualizao dos docentes e

    desenvolver a investigao educacional.

    Por Decreto-Lei de 26 de Dezembro de 1979, as Escolas do Magistrio Primrio do origem s

    Escolas Superiores de Educao.

    Sob a presidncia da Dr Maria Alice Nobre Gouveia, a Comisso Instaladora lana, no ano

    lectivo de 1985/86, as suas primeiras actividades de formao, com o projecto de Formao em Servio de Professores do Ensino Bsico e Secundrio. Paralelamente extino da

    Escola do Magistrio Primrio e da Escola de Educadores de Infncia, sedeada em Coimbra, e

    correlativa transferncia de alguns dos seus docentes para a nova Escola Superior de

    Educao, deu-se incio aos necessrios procedimentos para a criao dos primeiros projectos

  • MANUAL DO SISTEMA DE GESTO

    Im-05-01_D0 10

    de formao inicial de Educadores de Infncia e de Professores do Ensino Bsico. Com a

    publicao em Dirio da Repblica da Portaria n572/87, de 8 de Julho, na qual se aprovam os

    planos de estudos dos cursos de bacharelato em Educao Pr-Escolar e de Licenciatura nas

    variantes de Portugus-Francs e de Educao Musical dos cursos de Professores do Ensino

    Bsico (1 e 2 ciclo), a Escola Superior de Educao de Coimbra inicia o seu primeiro ano lectivo em 1987/88.

    Em 24 de Abril de 1997 so publicados os Estatutos da ESEC, desencadeando a eleio dos

    rgos de Gesto da Escola. A 17 de Junho de 1997 eleita a primeira Assembleia de Representantes, que toma posse a 26 de Junho desse ano, sendo empossada a Mesa da

    Assembleia, pelo Presidente do Instituto Politcnico, a 7 de Julho. O primeiro Conselho

    Directivo tomou posse a 29 de Julho de 1997, marcando o fim do perodo de instalao.

    A 10 de Setembro de 2007 publicado o novo Regime Jurdico das Instituies do Ensino

    Superior (RJGIES) originando assim profundas alteraes que se traduziram, entre outras coisas, no fim dos Estatutos em vigor e consequentemente, na elaborao de novos Estatutos

    da ESEC que foram publicados no Despacho n 18158/2009 de 05/08/09.

    Por sua vez, os novos Estatutos desencadearam todo um processo de eleies de todos os

    rgos de gesto da ESEC.

    Os novos rgos de gesto foram eleitos e tomaram posse nas seguintes datas: a Assembleia

    de Representantes a 28/10/09, com tomada de posse a 20/11/09; o Conselho Pedaggico a

    24/11/09, e os Directores de Curso, com tomada de posse a 16/12/09; o Conselho Tcnico-

    Cientfico e Presidentes de Departamento a 02/12/09, com tomada de posse a 16/12/09; os

    Coordenadores das Comisses Cientficas dos Departamentos, bem como o Presidente do

    Conselho Tcnico-Cientfico a 22/12/09.

    De acordo com os termos do Artigo 18 dos Estatutos da ESEC, a eleio de Presidente para o

    quadrinio 2009/2013, realizou-se a 17 de Fevereiro de 2010 e a cerimnia de tomada de

    posse decorreu no dia 01 de Maro de 2010.

  • MANUAL DO SISTEMA DE GESTO

    Im-05-01_D0 11

    1. 3 Servios Prestados pela ESEC e seus Clientes

    Os principais servios prestados pela ESEC tm como principal objectivo a transmisso de conhecimentos e de competncias nas suas reas de excelncia e de especializao, atravs

    de Cursos de 1 Ciclo e Cursos de Ps-Graduao.

    Cursos de 1 Ciclo Licenciaturas:

    o Animao Socioeducativa

    o Animao Socioeducativa (Regime Ps-Laboral) o Arte e Design

    o Comunicao e Design Multimdia

    o Comunicao Organizacional

    o Comunicao Social

    o Desporto e Lazer

    o Educao Bsica

    o Gerontologia Social

    o Lngua Gestual Portuguesa

    o Msica

    o Teatro e Educao

    o Turismo

    Cursos de 2 Ciclo Mestrados

    Cursos de Ps-Graduao/Especializao

    Formao ao Longo da Vida, nomeadamente: disciplinas isoladas e Cursos de Formao Contnua.

    Os principais Clientes da ESEC so todos os estudantes/formandos inscritos na totalidade dos

    Cursos que esta Instituio oferece/disponibiliza.

  • MANUAL DO SISTEMA DE GESTO

    Im-05-01_D0 12

    Consideramos ainda que so clientes da ESEC outras entidades, designadamente:

    Ministrio da Cincia, Tecnologia e Ensino Superior;

    Ministrio da Educao;

    Cmara Municipal de Coimbra;

    Comunidade Envolvente.

  • MANUAL DO SISTEMA DE GESTO

    Im-05-01_D0 13

    1. 4 Estrutura Organizacional

    Artes Visuais

    Msica

    Teatro

    Informtica

    Cincias Sociais

    Lngua Portuguesa

    Educao Fsica e Desporto

    ASSEMBLEIA DE REPRESENTANTES

    PRESIDENTE

    CONSELHO TCNICO - CIENTIFICO

    CONSELHO PEDAGGICO

    CONSELHO ADMINISTRATIVO

    SERVIOS DE APOIO GESTO E

    ADMINISTRAO

    CENTROS DE APOIOCIENTFICO-PEDAGGICO

    REAS CIENTFICAS

    Servio de Gesto FInanceira

    Servio de Contabilidade

    Tesouraria

    Unidade de Apoio a Projectos

    Servio de Gesto Acadmica

    Servios Acadmicos

    Ncleo de Estgios e Sadas

    Profissionais

    Servios de Apoio Logstico

    Reprografia

    Manuteno e Segurana

    Auxiliares de Aco

    Educativa

    Centro de Documentao e

    Informao

    Centro de Meios Audiovisuais

    Centro de Informtica e Comunicaes

    Ncleo de Desenvolvimento de Sistemas Informticos Multimdia

    Departamento de Artes e Tecnologias

    Pratica Pedaggica EI

    Psicologia e Cincias da Educao

    Prtica Pedaggica 1CEB

    Matemtica e Ensino da Matemtica

    Cincias Experimentais, do

    Ambiente e da Sade

    Lnguas Estrangeiras

    Cincias da Comunicao, das Organizaes e dos

    Mdia

    SECRETRIO

    Servio de Gesto Patrimonial

    Servio de Aprovisionamento, Economato e Patrimnio

    Servio de Gesto de Recursos Humanos

    Servios de Secretariado

    GABINETES DE APOIOTCNICO

    Gabinete de Apoio ao Aluno

    Gabinete de Comunicao e

    Relaes Pblicas

    Gabinete da Qualidade e Estudos

    Prospectivos

    Gabinete de Relaes

    Internacionais

    DEPARTAMENTOS

    Comisso Cientfica

    Comisso Pedaggica

    Director de Curso

    Departamento de Comunicao e

    Cincias Empresariais

    Comisso Cientfica

    Comisso Pedaggica

    Director de Curso

    Departamento de Educao

    Comisso Cientfica

    Comisso Pedaggica

    Director de Curso

  • MANUAL DO SISTEMA DE GESTO

    Im-05-01_D0 14

    As Competncias de cada um dos rgos de Gesto, Unidades Cientfico-Pedaggicas esto de acordo com o definido nos novos Estatutos da ESEC, publicados no Despacho N

    18158/2009 de 05/08/09 N 150, 2 Srie do Dirio da Repblica ou em regulamentos

    prprios.

    As Competncias dos Servios de Apoio Gesto e Administrao e dos Gabinetes de Apoio

    Tcnico devem encontrar-se definidos em Regulamentos Internos.

    Todos os Colaboradores

    responsabilidade de todos os colaboradores participarem na implementao, na manuteno e na elaborao de propostas de melhoria do Sistema de Gesto, realizando

    as vrias actividades que lhes esto cometidas nesse domnio, em conformidade com o

    descrito no Manual do Sistema de Gesto, nos Procedimentos do Sistema de Gesto,

    nos Procedimentos de Realizao de Servio, nos Procedimentos de Trabalho, nos

    Regulamentos e demais documentao do Sistema de Gesto.

  • MANUAL DO SISTEMA DE GESTO

    Im-05-01_D0 15

    1. 5 Poltica da Gesto

    MISSO: PROMOVER UMA FORMAO DE ELEVADO NVEL ADAPTADA S NECESSIDADES DA SOCIEDADE MODERNA VISANDO UM DESEMPENHO PROFISSIONAL DE SUCESSO.

    VISO: PENSAR GLOBALMENTE E AGIR LOCALMENTE.

    VALORES DE ACTUAO: Acesso universal ao conhecimento para todos aqueles que tm capacidade, motivao

    e preparao;

    Fomento de conhecimentos e competncias numa perspectiva de formao ao longo

    da vida;

    Utilizao de variadas formas de interveno de forma a satisfazer as necessidades de

    todos;

    Formao de cidados activos, responsveis e solidrios;

    Promoo de uma cultura de responsabilidade social;

    Desenvolvimento de uma cultura de paz e de respeito para com as diferenas culturais,

    tnicas, religiosas, polticas e outras;

    Construo de parcerias activas com outras instituies de ensino superior e com

    outras organizaes sociais;

    Desenvolvimento de mtodos de gesto baseados na autonomia e na

    responsabilidade;

    Desenvolvimento dos colaboradores baseado na procura constante da sua valorizao,

    motivao e actualizao;

    Participao no desenvolvimento social e econmico da regio onde est inserida;

    Promoo de uma cultura de rigor, transparncia e confiana.

  • MANUAL DO SISTEMA DE GESTO

    Im-05-01_D0 16

    OS PILARES ORIENTADORES DA POLTICA DE GESTO: Promoo do sucesso escolar e da integrao profissional, fomentando a satisfao

    dos nossos pblicos;

    Desenvolvimento das reas de formao, procurando solues adequadas s

    necessidades dos nossos pblicos;

    Avaliar sistematicamente a actividade da ESEC;

    Preocupao com uma cultura organizacional capaz de estimular a motivao, o

    envolvimento e a formao dos colaboradores;

    Promoo da investigao e desenvolvimento (I&D), visando a qualificao do corpo docente e o reforo de investigao aplicada;

    Fomento de ligaes e parcerias tendo em vista o desenvolvimento da cooperao com

    a comunidade nacional e internacional;

    Melhoria das infra-estruturas, dos recursos materiais e tecnolgicos;

    Cumprimento dos requisitos (legais, regulamentares e normativos) e melhoria contnua da eficcia do Sistema de Gesto.

  • MANUAL DO SISTEMA DE GESTO

    Im-05-01_D0 17

    2. GESTO DO MANUAL DO SISTEMA DE GESTO

    2. 1 Estrutura do Manual do Sistema de Gesto

    Este Manual do Sistema de Gesto descreve o Sistema de Gesto da ESEC, constituindo

    assim um documento de referncia, quer na implementao, quer na manuteno e

    melhoria desse Sistema.

    O Manual do Sistema de Gesto preparado sob a responsabilidade do Gabinete da

    Qualidade e Estudos Prospectivos, com a contribuio de qualquer colaborador; verificado

    pelo Gestor da Qualidade e aprovado pelo Presidente.

    O Manual descreve assim o campo de aplicao do Sistema de Gesto, os Procedimentos

    documentados e/ou referncia aos mesmos, bem como a descrio da interaco entre os

    Processos do Sistema de Gesto. Este Manual ainda enriquecido com outro tipo de

    informao relevante sobre a Instituio constituindo-se assim, no seu todo ou apenas parte

    dele, tambm como um Manual de Acolhimento.

    A capa do Manual do Sistema de Gesto possui um rodap que indica a referncia do

    documento e o seu estado de reviso, constituda por uma letra maiscula (referente edio, tendo comeado em A) e um nmero [referente ao nvel, tendo comeado em 0 (zero)]. Figura ainda, a rubrica de quem elaborou o elaborou e a rubrica do Presidente aprovando-o.

    As restantes pginas do Manual apresentam no cabealho apenas o logotipo da ESEC e o

    descritivo do documento e no rodap a referncia ao modelo que utilizado para escrever o

    Manual do Sistema de Gesto (Im-05-01), e tambm numerao das pginas.

    Quando na reviso do Sistema de Gesto, efectuada anualmente, identificada a necessidade

    de rever o Manual do Sistema de Gesto, procede-se referida reviso de modo a que este

    documento descreva, de forma actualizada, o Sistema de Gesto da ESEC.

  • MANUAL DO SISTEMA DE GESTO

    Im-05-01_D0 18

    Adicionalmente, sempre que se torne necessrio, o Presidente ou ainda, o Gabinete da

    Qualidade e Estudos Prospectivos, podem desencadear a realizao de uma reviso

    extraordinria.

    O Manual de Sistema de Gesto pode ser revisto na ntegra ou proceder-se a revises

    pontuais/parcelares, de acordo com a necessidade.

    No caso de uma reviso integral, a edio de reviso incrementada para a letra

    imediatamente a seguir. Neste caso, o nvel recomea em 0 (zero).

    A identificao do nvel de reviso em vigor ser efectuada no rodap da capa do Manual, no

    campo [Reviso].

    O Gabinete da Qualidade e Estudos Prospectivos mantm em arquivo os originais obsoletos,

    em pasta devidamente identificada.

  • MANUAL DO SISTEMA DE GESTO

    Im-05-01_D0 19

    2. 2 Reviso do Manual do Sistema de Gesto

    REGISTO DAS REVISES AO MSG

    MSG Edio Data MSG (EM SECES) A0 09-08-2005 MSG (EM SECES) C0 17-03-2008

    MSG (INTEGRAL) D0 26-03-2010

    2. 3 Distribuio do Manual do Sistema de Gesto

    Tendo em vista potenciar a divulgao deste Manual, de forma a estimular o envolvimento e a motivao de todos os colaboradores, a ESEC disponibiliza o Manual do Sistema de Gesto na sua pgina da Internet, (http://www.esec.pt/gq/esecweb1st.htm) em livre acesso.

    O Gabinete da Qualidade e Estudos Prospectivos assume o compromisso de manter

    actualizada a informao on-line, relativamente s revises que vierem a ser efectuadas.

    O nico exemplar do Manual do Sistema de Gesto em formato papel encontra-se no Gabinete

    da Qualidade e Estudos Prospectivos.

  • MANUAL DO SISTEMA DE GESTO

    Im-05-01_D0 20

    2. 4 Conceitos e Definies

    Produto definido como resultado de um processo.

    Processo definido como um conjunto de actividades interrelacionadas e interactuantes que transformam entradas em sadas.

    Qualidade Grau de satisfao de requisitos dado por um conjunto de caractersticas intrnsecas. (1) O termo qualidade pode ser usado com adjectivos como fraca, boa ou excelente. (2) O termo Intrnseco por oposio a atribudo, significa existente em algo, enquanto caracterstica permanente.

    Cliente Interno Qualquer indivduo ou grupo, pertencente organizao, a quem so fornecidos produtos ou servios realizados por outros dentro da mesma instituio.

    Satisfao do Cliente Percepo do cliente sobre o nvel de satisfao dos seus requisitos. (1) as reclamaes dos clientes constituem um indicador usual de um nvel de satisfao fraco, mas a sua ausncia no implica necessariamente um nvel de satisfao elevado, por parte dos clientes. (2) mesmo que os requisitos do cliente tenham sido acordados e satisfeitos, isso no assegura necessariamente um nvel elevado de satisfao do cliente.

    Conformidade Satisfao de um requisito.

    No-Conformidade No satisfao de um requisito.

    Aco Preventiva Aco para eliminar a causa de uma potencial no-conformidade ou de uma potencial situao indesejvel; (1) pode existir mais do que uma causa para uma potencial no-conformidade; (2) as aces preventivas tm lugar para prevenir ocorrncias, enquanto que as aces correctivas tm como objectivo evitar recorrncias.

    Aco Correctiva - Aco para eliminar a causa de uma no-conformidade detectada ou de outra situao indesejvel.

    (1) pode existir mais do que uma causa para uma no-conformidade;

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    Im-05-01_D0 21

    (2) as aces correctivas tm lugar para evitar recorrncias, enquanto que as aces preventivas, tm como objectivo prevenir ocorrncias. Convm distinguir a aco curativa ou correco da aco correctiva.

    Correco Aco para eliminar uma no-conformidade detectada. (1) uma correco pode ser efectuada em conjunto com uma aco correctiva; (2) uma correco pode ser, por exemplo, um reprocessamento ou reclassificao.

    Parte Interessada Pessoa ou grupo com interesse no desempenho e/ou sucesso de uma organizao. Exemplo: Clientes, proprietrios ou accionistas, colaboradores, fornecedores, entidades pblicas estatais, entidades bancrias, governamentais, sociedade, etc..

    Defeito - No satisfao de um requisito, relacionado com uma utilizao pretendida ou especificada.

    (1) a distino entre os conceitos de defeito e no-conformidade importante devido s suas implicaes legais, particularmente associadas segurana do produto. Por isso, o termo defeito dever ser usado com extrema precauo.

    (2) a utilizao pretendida, tal como a desejada pelo cliente, podem ser afectadas pela natureza da informao emitida pelo fornecedor, designadamente instrues de funcionamento e/ou de manuteno.

    NOTA: Conceitos e Definies segundo a NP EN ISO 9000:2005 Fundamentos e Vocabulrio.

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    3. SISTEMA DE GESTO

    3. 1 Sistema de Gesto

    Estrutura do Manual do Sistema de Gesto

    REQUISITOS DA NORMA NP EN IS0 9001:2008 4.1 4.2 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 6.1 6.2 6.3 6.4 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5

    Promulgao do Manual do Sistema de Gesto

    Mensagem do Presidente

    Identificao e Apresentao

    Nota Histrica

    Servios Prestados pela ESEC e seus Clientes

    Estrutura Organizacional

    Poltica da Gesto Estrutura do Manual do Sistema de Gesto Reviso do Manual do Sistema de Gesto Distribuio do Manual do Sistema de Gesto

    Definies e Abreviaturas

    Requisitos Gerais Requisitos da Documentao Comprometimento da Gesto

    Focalizao no Cliente

    Poltica da Gesto

    Planeamento

    Responsabilidade, Autoridade e Comunicao

    Reviso pela Gesto

    Proviso de Recursos

    Recursos Humanos

    Infra-estruturas e ambiente de trabalho

    Planeamento da realizao do servio Processos relacionados com o cliente

    Concepo e Desenvolvimento

    Compras Produo e Fornecimento do Servio Controlo de Equipamentos de Monitorizao e Medio

    Generalidades

    Monitorizao e Medio

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    Estrutura do Manual do Sistema de Gesto

    REQUISITOS DA NORMA NP EN IS0 9001:2008 4.1 4.2 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 6.1 6.2 6.3 6.4 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5

    Controlo de No-Conformidades Anlise de Dados e Melhoria

    Manual do Sistema de Gesto e Procedimentos

    REQUISITOS DA NORMA NP EN IS0 9001:2008

    4.1 4.2 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 6.1 6.2 6.3 6.4 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5

    Procedimentos PSG-01 Planeamento, Reviso e Melhoria do SG

    PSG-02 Concepo e Reviso da Formao

    PSG-03 - Gesto de Recursos Humanos

    PSG-04 -Realizao de Aprovisionamento

    PSG-05 - Sistema de Informao e Documentao

    PSG-06 - Infra-estruturas e Ambiente de Trabalho

    PSG-07 Gesto Oramental

    3. 1.1 Requisitos Gerais

    O Sistema de Gesto adoptado segue as disposies da Norma NP EN ISO 9001:2008 e tem como objectivo organizar e sistematizar as actividades da ESEC - respeitantes s reas de interveno capazes de assegurar e demonstrar a sua capacidade para fornecer servios que cumpram sistematicamente as disposies aplicveis, decorrentes quer da legislao aplicvel, quer das necessidades/requisitos dos clientes.

    A ESEC, atravs do seu Sistema de Gesto cria condies do ponto de vista organizativo, da gesto dos seus recursos humanos e materiais e dos seus processos e mtodos de trabalho para, no cumprimento das disposies legais aplicveis, obter e manter a satisfao dos seus diversos pblicos.

    Complementarmente, atravs do tratamento dos dados e ocorrncias associados ao funcionamento da ESEC, cria condies participao activa dos seus colaboradores no

  • MANUAL DO SISTEMA DE GESTO

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    Sistema, como forma de gerar processos de melhoria contnua (da qualidade) dos servios prestados e do seu desempenho global e prevenir a ocorrncia e/ou recorrncia de No-Conformidades.

    O mbito do Sistema de Gesto da ESEC :

    EDUCAO SUPERIOR EM: FORMAO DE PROFESSORES, ARTES, ANIMAO SOCIOEDUCATIVA,

    COMUNICAO, DESIGN MULTIMDIA, DESPORTO E LAZER, LNGUA GESTUAL PORTUGUESA E TURISMO.

    Neste contexto, a ESEC aplica a totalidade dos requisitos da norma NP EN ISO 9001:2008 prestao dos servios que legalmente lhe compete assegurar, e que esto descritos neste Manual do Sistema de Gesto, com excepo dos seguintes requisitos:

    7.5.2 Validao dos processos de produo e fornecimento do servio, uma vez que, os processos de fornecimento de servio feitos pela ESEC podem ser sempre avaliados durante a prestao do mesmo, sendo assim passveis de medio e/ou monitorizao sistemtica, relativamente a informao que diga respeito percepo do cliente, quanto ESEC ter ido ao encontro dos seus requisitos/necessidades. Os mtodos para a obteno e a utilizao desta informao devem ser determinados.

    7.6 Controlo do equipamento de monitorizao e de medio, uma vez que a ESEC, no possui equipamentos desta natureza, no exerccio da sua actividade.

    Os processos necessrios adequada realizao das actividades da ESEC, no contexto do seu Sistema de Gesto, esto detalhadamente descritos nos Processos do Sistema de Gesto, nos Procedimentos de Trabalho e Instrues de Trabalho explicitando a sequncia de actividades, os critrios e mtodos, a informao que necessria para que possam ser efectuados, a monitorizao e o modo de avaliao de forma a assegurar que se obtm os melhores resultados.

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    3.1.2 Requisitos da Documentao

    O Presidente da ESEC assegura ainda, atravs do cumprimento do definido no PSG-05 Gesto do Sistema de Comunicao, Informao e Documentao, que os documentos que suportam o Sistema de Gesto so aprovados (pelo prprio ou em quem ele delegue) antes de serem emitidos, so sujeitos a reviso e actualizao sempre que se justifique, esto disponveis de forma actualizada em todos os locais onde so necessrios. Mantm-se legveis e disponveis para utilizao durante um perodo de tempo adequado s necessidades da ESEC e aos seus compromissos com clientes e outras entidades que assim o determinem, e finalmente que os documentos que ficam obsoletos so prontamente retirados de circulao e identificados quanto ao seu estado de obsolescncia.

    Para alm disso, o Presidente da ESEC assegura que os documentos de origem externa, relevantes para a qualidade dos servios prestados pela ESEC, so devidamente identificados e registados e que a sua circulao, no interior da ESEC, feita de forma controlada, conhecendo-se a sua distribuio e respectivos detentores.

    De forma semelhante, o Presidente da ESEC assegura que os registos fazem evidncia do funcionamento do Sistema de Gesto e os resultados obtidos so controlados quanto sua identificao inequvoca, sua manuteno em adequadas condies de conservao, sua proteco contra danificao provocada por uso indevido, sua conservao por um perodo de tempo compatvel com os compromissos da ESEC com clientes e outras entidades, nomeadamente no domnio da Gesto da Qualidade, e finalmente sua destruio de forma apropriada a evitar a difuso indevida de informaes de carcter reservado ou de interesse exclusivo da ESEC. O processo de assegurar estas condies em termos de quem, o qu, quando e como est definido no referido Procedimento do Sistema de Gesto. A ESEC estruturou o seu Sistema de Gesto suportando-o atravs de um conjunto hierarquizado de documentos que se descrevem na Figura 1; bem como os processos que sustentam o Sistema de Gesto podem ser representados sob a forma que apresentada na Figura 2.

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    Im-05-01_D0 26

    Os procedimentos que descrevem as actividades, no mbito do Sistema de Gesto da ESEC, esto listados, de forma estruturada, no seguinte Quadro de Procedimentos.

    Poltica de Gesto

    Objectivos de Gesto

    Procedimentos do Sistema de Gesto

    Instrues de Trabalho Planos de auditoria, de formao, de manuteno,...

    Registos

    Nvel 1

    Define o compromisso e responsabilidades da organizao perante a tutela, os clientes e os seus colaboradores

    Nvel 2 Define globalmente quem, o qu, quando e como

    Nvel 3 Define detalhadamente quem, o qu, quando e como

    Nvel 4 Evidncias necessrias ao funcionamento do Sistema

    Regulamentos

    Manual do Sistema de Gesto

    Os Procedimentos do Sistema de Gesto incluem os processos de suporte e os de gesto global do Sistema.

    Os Procedimentos de Realizao de Produto/Prestao de Servio definem os processos de prestao de servios aos clientes

    Os Regulamentos e os Processos de Trabalho definem outras actividades decorrentes da Legislao Aplicvel

    Figura 1

    Procedimentos de Realizao de Produto/Prestao de Servio

    Legislao

    Processos de Trabalho

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    Im-05-01_D0 27

    ENTRADA: Nova Legislao, Novos Regulamentos ou Orientaes

    Concepo e Realizao da Formao

    C.Tcnico-Cientfico/ Presidente/ Presidentes dos Departamentos

    PSG - 02

    SADA: Reviso ou Elaborao de Novos Processos e Projectos

    ENTRADA: Legislao, Tutela, Avaliao Anual, Poltica e Objectivos de Gesto

    Planeamento, Reviso e Melhoria do Sistema de Gesto

    Presidente

    PSG - 01

    SADA: Acta de Reunio, Plano de Melhorias e seguimento da realizao

    ENTRADA: No Conformidades Reais ou potenciais; Oportunidades de melhoria

    SADA: Aces Correctivas e Preventivas. Planos de Aces de Melhoria e seu seguimento

    ENTRADA: Planos de Auditorias

    SADA: Relatrio de Auditorias, Planos de Aces, Aces Correctivas realizadas

    PSG - 02

    Concepo e Realizao da Formao Presidente

    Conselho Pedaggico ConselhoTcnico-Cientfico

    Departamentos

    PROCEDIMENTOS E INSTRUES DE TRABALHO, relativos a:

    Distribuio de Servio Docente e Elaborao de Horrios Equivalncia e Reconhecimento de Habilitaes Equivalncia de Unidades Curriculares Concursos e Regimes Especiais de Acesso ao Ensino Superior Matrculas, Inscries e Pagamento de Propinas Candidaturas e Seleco dos Candidatos Processos de Estgio Sadas Profissionais Certides, Diplomas e Certificados Gesto Acadmica dos Alunos Acompanhamento Geral de Alunos Registo de Sumrios e Assiduidade Mobilidade de Alunos e Docentes Elaborao e Controlo de Programas Procedimentos de Apoio Formao

    Gesto do Sistema de Informao e Documentao Controlo de documentos Controlo de Registos Controlo da Legislao Segurana da Informao Comunicao Interna e Externa

    Presidente PSG - 05

    Infra-estruturas e Ambiente de Trabalho

    Identificao necessidades Manuteno da Infra-estruturas

    Presidente PSG - 06

    Realizao do Aprovisionamento Compras Seleco, qualificao e avaliao

    de Fornecedores Recepo bens e servios Avaliao de Fornecedores de

    Prestao de Servios de Apoio Tcnico

    Presidente

    PSG - 04

    Gesto Oramental Gesto da Receita Gesto da Despesa Gesto da Tesouraria Prestao de Contas

    Presidente

    PSG - 07

    ENTRADA: Necessidade de aquisio de conhecimentos

    SADA: Avaliao da Satisfao do Cliente

    PROCESSO-CHAVE (PRESTAO DE SERVIO)

    PROCESSOS DE SUPORTE

    SADA : Recursos Humanos formados, motivados e integrados

    ENTRADA: Requisitos de competncia e necessidades de formao

    ENTRADA: Necessidade de documentos e registos. Dados produzidos

    SADA: Documentos e dados distribudos. Registos Arquivados

    ENTRADA: Necessidades Operacionais

    SADA: Realizao Manuteno, Controlo do Ambiente de Trabalho

    ENTRADA: Necessidades Bens e Servios.

    SADA: Encomendas. Bens e Servios verificados

    ENTRADA: Necessidades Gesto Recursos Financeiros

    SADA: Recursos Financeiros geridos. Contas Prestadas

    Gesto de Recursos Humanos Necessidades Recrutamento e Seleco Formao Avaliao de Desempenho Comunicao Avaliao da Satisfao

    Presidente C. Tcnico-Cientifico

    PSG - 03

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    Im-05-01_D0 28

    Quadro de Procedimentos

    Descritivo do Processo Processos do SG Procedimentos de Suporte:

    Planeamento, Reviso e Melhoria do SG

    PSG 01

    Gesto de Recursos Humanos

    PSG 03

    Realizao do Aprovisionamento

    PSG 04

    Gesto do Sistema de Informao, Comunicao e Documentao

    PSG 05

    Infra-estruturas e Ambiente de Trabalho

    PSG 06

    Gesto Oramental

    PSG 07

    Procedimento de Realizao de Servio Processo-Chave:

    Concepo e Realizao da Formao

    PSG 02

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    Im-05-01_D0 29

    3. 2 Responsabilidade da Gesto

    3. 2.1 Comprometimento da Gesto

    O Presidente o primeiro e principal responsvel por assegurar a manuteno, o funcionamento, o desenvolvimento e o aprofundamento do Sistema de Gesto, no sentido de proporcionar condies para o envolvimento de toda a organizao no processo de melhoria contnua. Neste contexto, este rgo assegura as seguintes actividades:

    0 a definio da Poltica de Gesto, sustentada pelo referencial da legislao aplicvel, e tendo em conta as necessidades e expectativas dos clientes, bem como os meios materiais e humanos de que dispe.

    0 a divulgao da Poltica de Gesto a todos os colaboradores da ESEC, clientes, fornecedores, e demais partes interessadas, que entender necessrio e adequado.

    0 a definio da Poltica e respectiva proposta de Objectivos de Gesto Anuais para a ESEC, so formulados tendo em conta o compromisso desta instituio com a Qualidade e so submetidos aprovao da Assembleia de Representantes, aquando da aprovao do Plano de Actividades Anual.

    0 a monitorizao dos Objectivos de Gesto Anuais atravs de um processo de seguimento anual, permitindo igualmente verificar se a Poltica de Gesto est a ser correctamente concretizada e entendida pela organizao. Para alm de verificar se est a ser correctamente concretizada, o Presidente verifica tambm anualmente se a Poltica de Gesto mantm a sua actualidade face ao desenvolvimento verificado na ESEC e na sua envolvente externa (legislao, orientaes da tutela, comunidade envolvente, etc.) usando para esse efeito o processo de reviso do Sistema de Gesto da Qualidade.

    0 a direco, orientao, coordenao de todas as actividades da ESEC, de modo a imprimir-lhes unidade, continuidade e eficincia, ouvindo e envolvendo assim todas as partes interessadas relativamente a assuntos especficos que integrem os Objectivos de Gesto Anuais da Poltica de Gesto.

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    3.2.2 Focalizao no Cliente

    O Conselho Tcnico-Cientfico, atravs da satisfao das disposies do PSG-02, assegura que so analisadas as disposies legais aplicveis actividade da ESEC, bem como as orientaes da tutela relativamente prestao dos servios sob a sua responsabilidade e que, em resultado dessa anlise, concebido o modo de assegurar a prestao de cada um dos servios que competem ESEC e as condies tcnicas, operacionais e da qualidade que lhe devem estar associadas de modo a satisfazer as disposies legais aplicveis e assegurar as necessidades adicionais e expectativas dos clientes. Os resultados das anlises e avaliaes, anteriormente referidas, so usados aquando da reviso do Sistema de Gesto e no processo global de planeamento da ESEC de acordo com as disposies do PSG-01.

    3.2.3 Poltica de Gesto

    O Presidente assegura, durante o processo de Planeamento e Reviso do Sistema de Gesto, que feita a anlise sobre a adequabilidade da Poltica de Gesto e submete a aprovao da sua reformulao Assembleia de Representantes.

    3.2.4 Planeamento

    O Presidente e o Conselho Tcnico-Cientfico asseguram dois nveis diferentes e complementares de planeamento do Sistema de Gesto, conforme indicado nos PSG-01 e PSG-02. O primeiro, realizado aquando do processo de Reviso do Sistema de Gesto, lida globalmente com o Sistema de Gesto, com as necessidades e a satisfao dos clientes, com a disponibilidade e adequao dos meios materiais e humanos para poder satisfazer a Poltica de Gesto, os Objectivos de Gesto e as caractersticas requeridas para os servios a fornecer. Tem como resultado um conjunto de decises, devidamente registadas, relativas ao reforo da organizao, dos processos, mtodos e recursos da ESEC.

    O segundo nvel de planeamento da qualidade realizado ao nvel de cada tipo de servio a fornecer pela ESEC, visando identificar e planear os processos e suas actividades, meios, critrios e recursos capazes de assegurar que a realizao do servio ocorre - em etapas

  • MANUAL DO SISTEMA DE GESTO

    Im-05-01_D0 31

    devidamente identificadas do processo de realizao de cada tipo de servio - de acordo com cada Procedimento aplicvel.

    3.2.5 Responsabilidade, Autoridade e Comunicao

    O Presidente, tendo em considerao as disposies legais aplicveis, assegura a definio de funes associadas organizao descritas no organigrama da ESEC, em particular no que diz respeito Qualidade.

    O Presidente mantm meios de comunicao adequado, que lhe permitem informar os seus colaboradores e responder a solicitaes de entidades pblicas e privadas.

    3.2.6 Reviso pela Gesto

    O Presidente mantm uma ateno constante ao desempenho do Sistema de Gesto, sua adequao s disposies aplicveis, quer as decorrentes da aplicao da norma NP EN ISO 9001:2008, quer as decorrentes das exigncias legais e das necessidades e expectativas dos clientes. Verifica ainda, a sua adequao s necessidades e capacidades da ESEC e, finalmente, a sua eficcia e eficincia, tendo como principais referncias a satisfao dos clientes, os indicadores de desempenho e a satisfao dos colaboradores da ESEC. Pelo menos uma vez por ano, e sempre que considerar necessrio, rev o Sistema de Gesto, visando mant-lo eficaz e criando as condies para que a Poltica de Gesto e os Objectivos de Gesto Anuais sejam alcanados.

    O Relatrio de Avaliao Anual das Actividades da ESEC discutido em reunio com o Presidente, sendo tomadas as decises que, no entender dos participantes, contribuam para manter o Sistema de Gesto eficaz e adequado s necessidades da ESEC e s disposies da norma NP EN ISO 9001:2008.

    Estas concluses, e as aces que as permitam concretizar, so descritas em Acta de Reunio definindo-se igualmente as responsabilidades pela sua concretizao e as datas em que devem estar concludas.

    O Relatrio de Avaliao Anual das Actividades da ESEC usado anualmente, no s para avaliar o desempenho da ESEC e permitir o seguimento anual dos Objectivos de Gesto, mas

  • MANUAL DO SISTEMA DE GESTO

    Im-05-01_D0 32

    tambm como suporte quer deciso sobre aces e processos de melhoria, quer reviso do Sistema de Gesto.

    O modo de preparar e documentar a realizao da reviso do Sistema de Gesto em termos de o qu, quando, quem e como, est descrito no Procedimento do Sistema de Gesto (PSG-01 Planeamento, Reviso e Melhoria do Sistema de Gesto).

  • MANUAL DO SISTEMA DE GESTO

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    3. 3 Gesto de Recursos

    3. 3.1 Proviso de Recursos O Presidente, atravs das actividades de concretizao dos Objectivos de Gesto Anuais e da Reviso do Sistema de Gesto detalhadamente descritas no PSG-01, avalia as capacidades e recursos da ESEC para poder responder eficazmente s disposies legais aplicveis e s necessidades e expectativas dos clientes, e para poder melhorar os seus processos. Entre as actividades em avaliao esto: O equipamento necessrio prestao dos servios e ao apoio da actividade global da

    ESEC; Os servios de apoio actividade da ESEC, tais como a manuteno, as comunicaes e

    a limpeza, entre outros; O hardware e o software de suporte prestao dos servios e ainda o de suporte

    administrativo e financeiro; O lay-out da ESEC; As condies de higiene e segurana, as condies ambientais e as condies

    ergonmicas necessrias para assegurar a conformidade dos Servios/Gabinetes/Centros com os requisitos aplicveis.

    3.3.2 Recursos Humanos

    Adicionalmente o Presidente (para o pessoal no docente) e o Conselho Tcnico-Cientfico (para o pessoal docente), asseguram a gesto dos recursos humanos para que, tambm por essa via, sejam afirmadas as condies para fornecer servios conformes de modo a satisfazer as necessidades dos clientes. A referida gesto realizada, detalhadamente, de acordo com as disposies do PSG-03, assegurando assim: A identificao das competncias necessrias para o desempenho de funes com

    impacto no Sistema de Gesto, em termos de formao, conhecimentos e experincia, e a efectiva satisfao dessas competncias no desempenho dessas funes;

    A disponibilizao das aces de formao necessrias para poder responder s necessidades da ESEC em todos os seus domnios de actividade;

    A avaliao da eficcia da formao realizada de forma a servir de elemento de deciso para a realizao de futuras aces e para fundamentar a anlise de competncias para a realizao de funes;

  • MANUAL DO SISTEMA DE GESTO

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    A realizao de aces de sensibilizao e de motivao para a qualidade como forma de melhorar as capacidades para satisfazer as necessidades dos clientes e atingir os objectivos da ESEC;

    A realizao de aces de avaliao das necessidades e da satisfao dos colaboradores, de forma a dispor de dados que permitam ESEC gerir de modo eficiente as respectivas carreiras;

    A manuteno de dados actualizados sobre a formao, experincia e qualificaes dos colaboradores da ESEC.

    3.3.3 Infra-estruturas e Ambiente de Trabalho

    A gesto das infra-estruturas e do ambiente de trabalho necessria para assegurar que estes so adequados e mantidos de modo a permitir a prestao do servio em conformidade com os requisitos aplicveis, e proporcionar aos colaboradores as condies fsicas apropriadas. realizada de acordo com as disposies do PSG-06.

  • MANUAL DO SISTEMA DE GESTO

    Im-05-01_D0 35

    3. 4 Realizao do Produto / Prestao do Servio

    3. 4.1 Planeamento da Realizao do Servio

    Antes da prestao de qualquer servio, o Conselho Tcnico-Cientfico e o Presidente asseguram seguindo para o efeito o definido no PSG-02 e no PSG-05 atravs da elaborao, reviso e aprovao dos Procedimentos de Gesto relativos prestao de servios, as seguintes actividades:

    Elaborao, aprovao e manuteno de Procedimentos que incluem a descrio das aces de execuo e de controlo da qualidade a realizar ao longo de todo o ciclo de prestao dos servios, as respectivas responsabilidades, critrios de deciso, documentos de referncia e de registo a utilizar;

    Elaborao, aprovao e manuteno do planeamento da prestao dos servios, identificando a sequncia de actividades e os prazos, se aplicvel;

    A preparao do trabalho atravs da definio de mtodos apropriados, critrios de execuo e recursos a afectar.

    3.4.2 - Processos Relacionados com o Cliente

    O Presidente define as responsabilidades e o processo de comunicao com os clientes, na fase que antecede a solicitao e prestao dos servios, assegurando junto dos potenciais clientes, um conjunto de iniciativas que consistem no seguinte:

    Divulgao dos seus servios atravs da pgina ESECWEB na Internet; Sesses de divulgao em Escolas do Ensino Secundrio, Feiras e Exposies; Divulgao de impressos; Publicaes, brochuras, folhetos e publicaes na imprensa preparados pelo NCRI em

    colaborao com outros servios.

    A ESEC assegura igualmente que so promovidas/realizadas iniciativas visando avaliar a satisfao dos seus clientes, atravs de inquritos e audies a todas as partes envolvidas (estudantes, docentes, entidades empregadoras e entidades receptoras de estagirios) que aproveita igualmente para assegurar uma pesquisa continuada das necessidades e expectativas dos seus clientes. Os mecanismos referidos integram os Questionrios de

  • MANUAL DO SISTEMA DE GESTO

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    Satisfao do Cliente, no mbito do PSG-01 Planeamento, Reviso e Melhoria do Sistema de Gesto.

    3.4.3 - Concepo e Desenvolvimento

    O processo de concepo e desenvolvimento de novos servios, definido no PSG-02, efectuado de acordo com as seguintes actividades:

    Planeamento das actividades de concepo e desenvolvimento, atravs da identificao das diversas fases de concepo e das datas a satisfazer para cumprir os objectivos;

    Identificao dos dados necessrios Concepo e Desenvolvimento, obtidos atravs de informao emanada dos processos de autoavaliao, das disposies legais, das orientaes da Tutela, ou atravs de levantamento de requisitos;

    Reviso da Concepo e Desenvolvimento de modo a avaliar em que medida os resultados da concepo cumprem os requisitos especificados; identificar problemas reais ou potenciais e as respectivas aces de correco ou de preveno;

    Verificao do Desenvolvimento, de modo a validar os vrios documentos gerados nesta fase por comparao com os gerados na fase anterior;

    Validao da Concepo e Desenvolvimento, de forma a avaliar em que medida que cada sada da concepo e desenvolvimento satisfaz a respectiva entrada, identificar problemas reais ou potenciais e as respectivas aces de correco ou de preveno;

    Apresentao dos resultados da Concepo e Desenvolvimento, atravs de PSGs, de PTs e de ITs, (quando necessrio);

    Controlo das alteraes Concepo e Desenvolvimento, assegurando-se que cada alterao revista, verificada e validada.

    3.4.4 - Compras

    O aprovisionamento de produtos e servios que possam afectar a qualidade dos mesmos realizado, de acordo com as disposies legais existentes, junto de fornecedores seleccionados, avaliados e acompanhados periodicamente de modo a garantir a sua capacidade para que a qualidade requerida pela ESEC seja assegurada. Estes fornecedores encontram-se identificados na Lista de Fornecedores Qualificados da ESEC.

    Os requisitos especificados para cada produto ou servio a aprovisionar so definidos por escrito, em documentos especficos para o efeito e sujeitos a aprovao antes de serem emitidos para os fornecedores. Os bens e servios aprovisionados so submetidos a aces de

  • MANUAL DO SISTEMA DE GESTO

    Im-05-01_D0 37

    verificao antes de serem considerados aceites e utilizados. Se no forem considerados aceites, so devidamente identificados como tal e desencadeado o processo de tratamento da no-conformidade junto do respectivo fornecedor. O processo de assegurar o aprovisionamento, a avaliao, qualificao e seleco dos fornecedores e a recepo de produtos/servios encontra-se descrito no procedimento PSG-04 Realizao do Aprovisionamento e ITs associadas.

    A qualificao dos fornecedores tem em considerao as disposies legais existentes, as caractersticas dos produtos e servios a fornecer, a qualificao tcnica, as caractersticas e as capacidades dos fornecedores. A manuteno da qualificao depende do desempenho dos fornecedores no decorrer dos fornecimentos que vierem a efectuar, de acordo com os critrios de qualificao definidos no procedimento PSG-04 Realizao do Aprovisionamento e ITs associadas.

    3.4.5 - Produo e Fornecimento do Servio

    O controlo dos processos de prestao dos servios est descrito no PSG-02 Concepo e Realizao da Formao, bem como nas Instrues de Trabalho que lhes esto associadas, e efectuado da seguinte forma:

    Disponibilizao de informao necessria para clarificar os requisitos aplicveis e assegurar a sua obteno;

    Disponibilizao de Procedimentos de Trabalho e Instrues de Trabalho ao nvel das actividades e tarefas de prestao de servios, sempre que tal seja considerado necessrio;

    Manuteno dos equipamentos e das infra-estruturas de apoio, de modo a assegurar a sua disponibilidade e fiabilidade;

    Identificao, caracterizao e utilizao de indicadores de medio e monitorizao dos processos de prestao de servios;

    Mtodos de identificao do estado de execuo dos servios em realizao; Mtodos de identificao do estado de adequabilidade e de aceitao do servio

    realizado; Processo capaz de assegurar a identificao de servios no-conformes, de analisar

    as causas das no-conformidades, de definir os processos de recuperao e de efectuar a sua verificao (ps recuperao), de acordo com as disposies do PSG-01 Planeamento, Reviso e Melhoria do Sistema de Gesto;

    Meios que assegurem a rastreabilidade dos servios prestados;

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    Meios que assegurem a qualidade dos produtos fornecidos pelo cliente que forem utilizados ou incorporados no servio prestado, seja em termos da sua identificao, verificao e proteco, seja na comunicao de ocorrncias que os tornem inadequados para utilizao e no respectivo processo de deciso;

    Processos que assegurem o manuseamento, o arquivo e a proteco dos itens associados prestao dos servios.

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    3. 5 Medio, Anlise e Melhoria

    3. 5.1 Generalidades

    O Presidente estabeleceu um processo global de medio da sua actividade, de anlise dos dados da resultantes e da consequente definio de aces de melhoria, que associa ao planeamento e reviso do Sistema de Gesto.

    Este processo baseado em dados objectivos recolhidos de vrias fontes e processos da ESEC, analisados com a colaborao de vrias reas e competncias, tendo como consequncia a definio de aces a desenvolver, de diversa natureza e mbito de aplicao, incluindo a definio de responsabilidades pela sua execuo e as datas de realizao, sendo divulgados no interior da ESEC e para o seu exterior, quando apropriado.

    3.5.2 Monitorizao e Medio

    O planeamento global da actividade da ESEC, realizado de acordo com as disposies do PSG-01 permite assegurar a realizao das seguintes actividades:

    Anlise e tratamento dos dados relevantes associados ao Sistema de Gesto, no sentido de caracterizar a sua importncia e identificar oportunidades e necessidades de melhoria;

    Identificao das actividades de medio e monitorizao dos servios prestados, as quais so descritas e concretizadas nos Procedimentos e no Painel de Indicadores de Desempenho;

    A identificao das tcnicas estatsticas a utilizar e a definio das condies tcnicas e operacionais (formao e enquadramento dos recursos humanos) para a sua utilizao.

    O Presidente planeia e assegura a realizao anual de auditorias ao Sistema de Gesto da ESEC, de acordo com as indicaes detalhadas da IT-01-03 Auditorias Internas, no mbito do PSG-01 Planeamento, Reviso e Melhoria do SG.

    Posto isto, o Presidente assegura: A seleco e a frequncia das auditorias em funo dos resultados de auditorias

    anteriores e do grau de importncia de cada um dos processos e actividades a serem auditados;

    O mbito de cada auditoria;

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    A metodologia de realizao das auditorias; As responsabilidades pela realizao de cada auditoria, tendo em conta que os auditores

    so independentes das reas a auditarem.

    O referido Procedimento estabelece tambm os requisitos que os auditores devem satisfazer para poderem dispor de condies para realizarem auditorias, de modo a garantirem a sua competncia neste domnio. Os resultados das Auditorias, relatados nos respectivos Relatrios de Auditoria, so analisados pelo Presidente e pelos responsveis das reas auditadas, no caso de Auditorias ao Sistema de Gesto; no caso de Auditorias aos Processos, so analisados pelo Gabinete da Qualidade e Estudos Prospectivos e pelos responsveis das reas auditadas, procedendo-se identificao das aces correctivas, preventivas e/ou aces de melhoria, eventualmente necessrias, ao planeamento da sua execuo quer a anlise feita aos Relatrios das Auditorias, quer aos Boletins de Aco Correctiva e/ou Boletins de Aco Preventiva e/ou Oportunidades de Melhoria, so remetidos ao Presidente que as analisa e reencaminha, sendo o seguimento da sua realizao feito pelo executante definido de forma a verificar a eficcia das aces tomadas.

    Os processos usados pela ESEC para fornecer aos seus clientes os servios por eles solicitados so objecto de medio e monitorizao, recorrendo-se para o efeito do que a seguir se descreve:

    1) anlise efectuada pelo Presidente, pelo Conselho Tcnico-Cientfico e pelo Conselho Pedaggico, dependendo do mbito de interveno de cada um, sobre os dados recolhidos e tratados relativamente a indicadores, aplicveis a todo o ciclo de fornecimento do servio. Os referidos Indicadores so identificados de acordo com o PSG-01 e consubstanciados num painel de indicadores integrados no Plano de Actividades e Oramento, que pode ser eventualmente redefinido e aprovado durante o Processo de Reviso do SG, bem como no Mapa de Caracterizao de Questionrios de Satisfao do Cliente, do qual consta um conjunto de questionrios, cuja periodicidade de aplicao se encontra definida no mesmo.

    O referido Painel de Indicadores inclui o seguinte:

    a) Um conjunto de Indicadores de resultados, associados a metas a atingir, que permitem recolher, tratar e analisar os dados que possibilitam a comparao dos resultados obtidos com as metas definidas;

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    b) Um outro conjunto de Indicadores de monitorizao, para os quais no so definidas metas a atingir, e que so considerados como relevantes, pelo Presidente para o acompanhamento da gesto corrente da ESEC.

    O Presidente analisa e decide, nas suas reunies, sobre eventuais propostas/sugestes de melhoria consequentes da anlise deste conjunto de indicadores.

    2) Ao recurso a Auditorias a Processos, efectuadas de acordo com o definido na IT-01-03 Auditorias Internas no mbito do PSG-01 Planeamento, Reviso e Melhoria do SG e usando-as, deste modo, como ferramentas de monitorizao dos processos.

    A satisfao das disposies dos Procedimentos aplicveis a cada tipo de servio permite a medio e a monitorizao das caractersticas do servio consideradas relevantes para a satisfao da legislao aplicvel e dos requisitos do cliente. Estas actividades, e seus resultados, so evidenciados atravs dos registos associados e referidos nos Procedimentos, sendo igualmente possvel assegurar que o servio s entregue ao cliente depois de, satisfatoriamente, finalizadas todas as actividades especificadas.

    3.5.3 Controlo de No-Conformidades

    De acordo com a IT-01-04 Aces Correctivas, Preventivas e Reclamaes, no mbito do PSG-01 Planeamento, Reviso e Melhoria do SG, o tratamento dado s no-conformidades detectadas internamente, ou pelo cliente e reportadas sob a forma de reclamaes, permite assegurar: Que o servio no-conforme identificado e controlado de forma a prevenir o seu uso ou

    entrega involuntrios; A anlise do problema e das correces a efectuar com vista a eliminar a no-

    conformidade; A realizao das correces e posteriores verificaes de conformidade.

    3.5.4 Anlise de Dados e Melhoria

    O Presidente assegura que os dados relativos a: Satisfao dos clientes, Desempenho dos fornecedores, Conformidade dos servios com as disposies aplicveis e Desempenho dos processos,

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    so recolhidos, analisados de forma a ser identificada a eficcia do Sistema de Gesto e servirem de suporte tomada de decises sobre os processos de melhoria contnua da ESEC, conforme descrito no PSG-01 Planeamento, Reviso e Melhoria do SG.

    O processo de melhoria contnua do Sistema de Gesto existente na ESEC baseia-se nas seguintes actividades: Comparao das exigncias legais e do desempenho actual da ESEC com as disposies

    e orientaes contidas na Poltica de Gesto; Comparao entre as disposies e orientaes contidas na Poltica de Gesto e a forma

    como os objectivos anuais asseguram a concretizao daquela Poltica; Anlise dos resultados das auditorias efectuadas ao Sistema de Gesto e eficcia das

    aces correctivas tomadas para eliminar eventuais no-conformidades; Anlise dos dados relativos satisfao dos clientes; Anlise dos dados relativos ao desempenho dos fornecedores; Anlise dos dados relativos conformidade/no-conformidade dos servios com as

    disposies aplicveis; Anlise dos dados relativos ao desempenho dos processos comparativamente com os

    objectivos estabelecidos; Anlise dos dados relativos s Aces Correctivas; Anlise dos dados relativos s Aces Preventivas.

    Os resultados destas anlises realizadas aquando da actividade de planeamento global da actividade da ESEC para garantir, quer a qualidade dos seus servios, quer a reviso do Sistema de Gesto pelo Presidente conduzem, quando tal necessidade identificada, realizao de aces correctivas ou aces preventivas de acordo com as disposies detalhadas na IT-01-04 Aces Correctivas, Preventivas e Reclamaes, no mbito do PSG-01 Planeamento, Reviso e Melhoria do SG.

    O Sistema de Gesto da ESEC baseia-se assim na anlise de um conjunto significativo de dados e indicadores, na utilizao da Poltica de Gesto, nos Objectivos da Gesto, nos resultados das Auditorias, nas Aces Correctivas e/ou Aces Preventivas e/ou Oportunidades de Melhoria e da Reviso pela Gesto, de modo a que a ESEC melhore continuamente a eficcia dos seus Processos e consequentemente do seu Sistema de Gesto, sendo este um garante de um Servio com Qualidade.