Noções de arquivologia

MATERIAL AUXILIAR DE ESTUDO DE ARQUIVOLOGIA

Concurso:MINISTÉRIO DA DEFESASECRETARIA DE ORGANIZAÇÃO INSTITUCIONALHOSPITAL DAS FORÇAS ARMADAS - HFA

Cargo: ASSISTENTE TÉCNICO-ADMINISTRATIVO (CÓDIGO 102)

Matéria de estudo:Técnicas de arquivamento: classificação, organização, arquivos correntes e protocolo.

Arquivo – conceitos Classificação Arquivo corrente Organização Protocolo Protocolo – Procedimentos administrativos Técnicas de Arquivamento Regras de Alfabetação

Organização: Euler Frank Lacerda Barros – Arquivista

Brasília, Agosto de 2009

_____________________________________________________________________Material de estudo elaborado e organizado por Euler Frank Lacerda Barros. Pode ser livremente utilizado. Contato: [email protected]

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Arquivologia para concursos

1 Conceitos Fundamentais de Arquivologia

1.1 Arquivo: Conceito

Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

Lei 8.159 - 8 de janeiro de 1991

Para entendermos o conceito de Arquivo, devemos antes conhecer TRÊS conceitos básicos: INFORMAÇÃO, SUPORTE e DOCUMENTO.

INFORMAÇÃO : Idéia, Mensagem ou Conhecimento

SUPORTE: Meio no qual a informação está registrada

DOCUMENTO: É toda informação registrada em um suporte material

INFORMAÇÃO + SUPORTE = DOCUMENTO

DICA LEGAL:

Conjunto de documentos = ACERVO

DICA LEGAL:

Os documentos de Arquivo são produzidos ou recebidos. Isto significa que são

ACUMULADOS dessa forma.

Produzidos ou Recebidos = Acumulados

1.2 Importância do Arquivo – Função e Finalidades do Arquivo

Função do Arquivo: Guardar e organizar os documentos, tornando-os disponíveis

as informações mantidas sob sua guarda.

Finalidades do Arquivo: Servir a Administração e Servir a História

DICA LEGAL:


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Todo documento nasce com a FINALIDADE de SERVIR a

ADMINISTRAÇÃO

1.3 Distinção entre Arquivo e Biblioteca

Arquivo: É o conjunto de documentos CRIADOS ou RECEBIDOS

(ACUMULADOS) por uma instituição ou pessoa, no exercício de sua atividade,

preservados para garantir a consecução de seus objetivos.

Biblioteca: É o conjunto de material, em sua maioria impresso e NÃO produzido pela

instituição em que está inserida. Normalmente constituída de coleções temáticas e seus

documentos são adquiridos por meio de COMPRA, DOAÇAO ou PERMUTA.

Arquivo Biblioteca

Objetivo Funcional Cultural

Formas de ingresso dos

documentos na instituição

Produção

Recebimento

Compra

Doação

Permuta

Quantidade de exemplares de

cada documento

Único exemplar Numerosos exemplares

Forma de acumulação de

documentos

Orgânica Coleção

DICA LEGAL:

O Arquivo tem finalidade funcional. Preservam as informações que

evidenciam o funcionamento da instituição ao longo do tempo.

DICA LEGAL:

Os documentos de Arquivo são produzidos ou Recebidos (acumulados)

pela Instituição.

DICA LEGAL:


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A Biblioteca tem finalidade essencialmente cultural – guardar

informações para estudo. Seus documentos são acumulados por meio de

compra, doação ou permuta.

1.4 Classificação dos Arquivos

Os Arquivo podem ser classificados em 4 TIPOS. Segundo o(a):

Entidade Mantenedora: (Público ou Privado)

Natureza dos documentos: (Especial ou Especializado)

Estágio de Evolução: (Corrente, Intermediário e Permanente)

Extensão de sua atuação: (Setorial ou Central)

1.4.1 Entidade Mantenedora: Podem ser Público ou Privado

Público: Órgãos dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciários, nas

esferas Federal, Estadual, Municipal e do DF. Também são considerados públicos os

Arquivos das Fundações Públicas e Empresas Públicas.

Privado: São aqueles mantidos por instituição de caráter particular. Ex:

arquivo do Bradesco, Arquivo das Lojas Renner, arquivo da TV Brasília.

DICA LEGAL:

Marilena Leite Paes, apresenta a seguinte divisão: Públicos,

Institucionais, Comerciais, Pessoais ou Familiares. Sobre isso devemos

lembrar que os institucionais, comerciais, pessoais ou familiares devem

ser entendidos como Arquivos Privados.

1.4.2 Natureza dos documentos: Podem ser Especiais ou Especializados

Especiais: São arquivos em que os documentos cuja forma física

(suporte) exija cuidado especial, diferenciado, por causa da sua preservação ou

manuseio.

Especializados: São aqueles que mantêm em sua guarda documentos de

determinada área do conhecimento.


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DICA LEGAL:

Arquivos Especiais: Relacionado a forma física do documento,

relacionado ao suporte do documento. Ex: Foto, Filme, Negativo,

Microfilme

DICA LEGAL:

Arquivos Especializados: Relacionado a assunto específico, relacionado

a uma área do conhecimento. Ex: Arquivo Médico, Arquivo

Cartográfico, Arquivos de Engenharia.

1.4.3 Estágio de Evolução: Podem ser Corrente, Intermediário e Permanente

Arquivo Corrente: São os Arquivos que guardam os documentos mais

novos e mais utilizados pela instituição. No Arquivo Corrente os documentos

possuem grande freqüência de uso, possuem fim administrativo.

Arquivo Intermediário: São os Arquivos que guardam os documentos

menos utilizados pela instituição. No Arquivo Intermediário os documentos

possuem baixa freqüência de uso, mas ainda possuem fim administrativo.

Arquivo Permanente: São os Arquivos que guardam os documentos

que, já tendo cumprido seu fim administrativo, sua função administrativa, agora são

preservados, conservados, pelo seu valor histórico para Instituição.

DICA LEGAL:

C orrente

I ntermediário

P ermanente

DICA LEGAL:

O Arquivo Intermediário também pode ser

denominado por LIMBO ou PURGATÓRIO


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DICA LEGAL: Arquivo Corrente

É a fase em que os documentos são criados;

- Nesta fase os documentos tramitam bastante e são muito consultados;

- Os arquivos correntes se localizam nos próprios setores que

produzem/recebem os documentos (Arquivos Setoriais) ou em locais

próximos a estes (Arquivo Central/Geral).

DICA LEGAL: Arquivo Intermediário

É a fase em que os documentos ainda têm valor administrativo mas são

pouco consultados;

- Permite que os setores otimizem seu espaço;

- Não há necessidade de serem conservados próximos aos setores;

- Nesta fase, os documentos aguardam sua destinação final (eliminação

ou guarda permanente);

- É também chamado de limbo ou purgatório.

DICA LEGAL: Arquivo Permanente

É a fase em que os documentos já perderam seu valor administrativo e

são guardados pelo seu valor histórico, probatório ou informativo;

- Os documentos desta fase JAMAIS serão eliminados.

DICA LEGAL: Arquivo Permanente

Documentos de Arquivo Permanente JAMAIS poderão ser eliminados


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1.4.4 Extensão de sua atuação: Podem ser Arquivos Setoriais ou Centrais

Arquivos Setoriais: São aqueles instalados no setores que utilizam os

documentos, onde ficam os documentos do uso do dia a dia.

Arquivos Centrais: São aqueles localizados fora do local de trabalho, e

acumulam em um único local, documentos de provenientes dos diversos setores da

instituição, de forma centralizada.

DICA LEGAL:

Não confundir Arquivo Central com Fase

Intermediária ou Arquivo Intermediário

DICA LEGAL:

Não confundir Arquivo Central com Fase

Intermediária ou Arquivo Intermediário

DICA LEGAL: Arquivo Setorial

É um Arquivo descentralizado Cada setor de

trabalho possui o seu.

DICA LEGAL: Arquivo Central

É um Arquivo Centralizado, recebem os

documentos correntes dos diversos setores da

instituição.


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1.5 Classificação dos Documentos

Os documentos de Arquivo possuem a seguinte Classificação

Gênero

Espécie / Tipologia Documental

Forma

Formato

Natureza do Assunto

1.5.1 Gênero

Podem ser: 7

Escritos ou Textuais

Iconográficos

Sonoros

Filmográficos

Informáticos ou digitais

Cartográficos

Micrográficos

DICA LEGAL: Documentos escritos ou textuais

Documentos cuja informação esteja escrita ou textual e impressa. Ex.:

Contrato, atas, relatórios, certidões

DICA LEGAL: Documentos iconográficos

Documentos cuja informação esteja em forma de imagem estática.

Ex.: Fotografia, negativos, diapositivos(slides), desenho e gravuras

DICA LEGAL: Documentos sonoros

Documentos cuja informação esteja em forma de som/audio.

Ex.: Escuta telefônica, discurso gravado em fita cassete


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DICA LEGAL: Documentos filmográficos

Documentos cuja informação esteja em forma de imagem em movimento

(com ou sem som).

Ex.: Películas filmográficas, filmagens, vídeos

DICA LEGAL: Documentos informáticos ou digitais

Documentos gravados em meio digital e que, por isso, necessitam de

equipamentos eletrônicos para serem lidos. Ex.: Arquivo em MP3,

Arquivo do Word

DICA LEGAL: Documentos cartográficos

Documentos que representem, de forma reduzida, uma área maior.

Ex.: Mapas e Plantas

DICA LEGAL: Documentos micrográficos

Documentos em microformas.

Ex.: Microfilmes e microfichas

1.5.2 Espécie/Tipologia documental

Espécie é a denominação que se dá ao aspecto formal de um documento, as

instituições possuem diversas espécies, ex.: Ofício, memorando, declaração,

certidão.

Tipologia documental é a denominação que se dá quando reunimos

determinada espécie à função ou atividade que o documento irá exercer. Ex.:

Declaração de Imposto de Renda, Certidão de nascimento.


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DICA LEGAL: Espécie e Tipologia documental

Espécie Tipologia

Contrato Contrato de locação

Alvará Alvará de funcionamento

Certidão Certidão de nascimento

1.5.3 Forma

É classificação relacionada quanto à forma do seu estágio de preparação do

documento. São as formas documentais: Rascunho ou Minuta; Original e Cópia.

1.5.4 Formato

Denomina-se formato de um documento o seu aspecto físico, independente da

informação nele registrada. São formatos documentais, a Ficha, livro, caderno,

pergaminho.

1.5.5 Natureza do assunto

Em relação à Natureza dos assuntos, os documentos são classificados como

OSTENSIVOS ou SIGILOSOS

DICA LEGAL: Ostensivo = ordinário

É a classificação dada ao documento cuja divulgação não prejudica a

administração.

O documento ostensivo pode ser de livre conhecimento.

DICA LEGAL: Sigiloso

Documento que, por sua natureza, devem ser de conhecimento restrito.

Decreto 4.553/2002

O Documento classificado como sigiloso será diferenciado pelo GRAU DE

SIGILO. São 4 os graus de sigilo.


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DICA LEGAL: Grau de Sigilo – 4 GRAUS

Ultrassecreto

Secreto

Confidencial

Reservado

Ultrassecretos: Assuntos que requerem excepcinal grau de segurança e cujo

teor só devem se do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu

estudo ou manuseio.

Secreto: Assuntos que requerem alto grau de segurança e cujo teor podem ser do

conhecimento de pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao seu estudo

ou manuseio, são autorizadas a deles tomar conhecimento, funcionalmente.

Confidencial: Assuntos que, embora não requeiram alto grau de segurança,

seu conhecimento por pessoa não autorizada pode ser prejudicial a um

individuo ou criar embaraços administrativos.

Reservado: Assuntos que não devem ser do conhecimento do público em geral.

2 Ciclo Vital dos Documentos – Teoria das 3 idades

A Arquivologia adota a Teoria das 3 idades ou Ciclo Vital dos documentos

para classificar os estágios ou fases pelas quais passam os documentos dentro uma

instituição. (Corrente, Intermediário e Permanente)

1ª idade C Corrente

2ª idade I Intermediário

3ª idade P Permanente


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DICA LEGAL: Arquivo de 1ª idade = Arquivo Corrente

Alto grau da freqüência de uso

Documentos em curso

Necessitam estar próximos aos usuários/setores de trabalho

Serve a Administração

DICA LEGAL: Arquivo de 2ª idade = Arquivo Intermediário

Baixo grau da freqüência de uso

Não necessitam estar próximos aos usuários/setores de trabalho

A permanência nessa fase é transitória

Aguardam destinação final

Também é conhecido por limbo ou purgatório

Serve a Administração

DICA LEGAL: Arquivo de 3ª idade = Arquivo Permanente

Documentos que não possuem valor de natureza administrativa, mas que

são conservados pelo seu valor histórico

Permitem conhecer a História da Instituição

Revelam a origem e constituição da Instituição

Serve a História

2.1 Valor do Documento

O documento só é guardado, preservado pela instituição, porque possui algum

valor. Esse valor pode ser Administrativo ou Histórico.

A Arquivologia denomina o valor administrativo como VALOR PRIMÁRIO.

A Arquivologia denomina o valor histórico como VALOR SECUNDÁRIO.


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DICA LEGAL: Valor Primário = Valor Administrativo

Dar suporte/apoio às atividades da instituição

É um valo temporário – Em determinado momento o valor administrativo

irá acabar

Todo documento nasce com valor administrativo

Finalidade: Servir a Administração

DICA LEGAL: Valor Secundário = Valor Histórico

Documento que perdeu seu valor administrativo, mas adquiriu valor

histórico

Serve de fonte de pesquisa para terceiros e ou para própria instituição

Finalidade: Servir a História

DICA LEGAL: Valor Secundário = Valor Histórico

O documento que possuir valor secundário poderá ser recolhido ao

Arquivo permanente

O documento de valor secundário JAMAIS poderá ser eliminado

1ª idade C Corrente Valor

Primário2ª idade I Intermediário

3ª idade P Permanente Valor

Secundário

2.2 Prazo de Guarda dos Documentos

O Prazo de guarda dos documentos é o período em que o documento deve ser

mantido nos arquivos corrente e intermediário.


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O Prazo de guarda vincula-se à determinação do valor do documento, de acordo

com seguintes fatores:

Freqüência do uso das informações contidas nos documentos

Existência de leis ou decretos que regulem a prescrição legal dos

documentos (prazo prescricional)

Existências de outras fontes com as mesmas informações (documentos

recapitulativos)

Necessidade de guarda de documentos por precaução, em virtude das

práticas administrativas (prazos precaucionais)

2.3 Destinação Final dos Documentos

Todo documento, seguindo o ciclo vital, deverá ao final ser encaminhado à sua

destinação final. A destinação final do documento irá ocorrer no momento em que ele

perder seu valor administrivo/valor primário.

DICA LEGAL: Destinação Final dos Documentos

Eliminação: Quando o documento que perdeu o valor administrativo,

não apresentar valor histórico

Guarda Permanente: Quando o documento que perdeu o valor

administrativo, apresentar valor histórico

2.4 Tabela de Temporalidade de Documentos

É o instrumento resultante da etapa de avaliação dos documentos. É ela, a tabela

de temporalidade, que determina o prazo de guarda dos documentos nas fases corrente

e intermediário, bem como indica a destinação final (eliminação ou recolhimento para

guarda permanente).

A tabela de temporalidade será elaborada pela CPAD - Comissão Permanente

de Avaliação de Documentos ou Comissão de Análise de documentos.


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Ex:

Código Assunto Prazo de Guarda Destinação final

Corrente Intermediária

002 Planos e projetos de trabalho 5 anos 9 anos Guarda Permanente

022.11 Cursos internos 5 anos - Guarda Permanente

024.1 Folha de pagamento 5 anos 95 anos Eliminação

024.2 Escala de Férias 7 anos - Eliminação

A partir dos dados apresentados na tabela acima, podemos verificar a existência

de QUATRO situações.

024.2 – O documento foi criado na fase corrente, cessada essa fase ele será eliminado

sem passar pela fase intermediária.

024.1 – O documento foi criado na fase corrente, cumpre seu prazo de guarda nessa

fase, posteriormente será transferido para o Arquivo Intermediário, onde cumprirá seu

prazo de guarda, cessada essa fase ele será eliminado.

022.11 – O documento foi criado na fase corrente, cessada essa fase ele será recolhido

ao Arquivo Permanente.

002 – O documento foi criado na fase corrente, cessada essa fase ele será transferido

para o Arquivo Intermediário, onde cumprirá seu prazo de guarda, cessada essa fase ele

será recolhido ao Arquivo Permanente.

DICA LEGAL: Transferência

É a passagem dos documentos da fase corrente para a intermediária

DICA LEGAL: Recolhimento

É a passagem dos documentos das fases corrente e intermediária para a

fase permanente

3 Método de Arquivamento

Arquivamento é conjunto de operações destinadas ao acondicionamento e ao

armazenamento de documentos. O método de Arquivamento corresponderá à forma

que os documentos serão armazenados, visando a sua localização futura.


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DICA LEGAL: Acondicionamento - Arquivamento Horizontal

Os documentos são dispostos uns sobre os outros

Indicados para Arquivo Permanentes e para documentos de grandes

dimensões como planta, mapa e desenho

DICA LEGAL: Acondicionamento - Arquivamento Vertical

Os documentos são dispostos um atrás do outro em gaveta ou estantes

Indicado para Arquivo Corrente, agiliza a busca e a localização dos

documentos

Os Métodos de Arquivamento, em relação à ordenação podem ser divididos em DOIS

grandes sistemas: DIRETO e INDIRETO.

DICA LEGAL: Direto

A busca do documento é feita diretamente no local onde está guardado

Característico dos métodos:

Alfabético

Geográfico

Dicionário

Enciclopédico

DICA LEGAL: Indireto

É aquele em que, para se localizar o documento necessita antes concultar

um índice ou um código busca do documento é feita diretamente no local

onde está guardado.

Característico dos métodos:

Numérico simples

Numérico cronológico

Numérico digito-terminal

Decimal

Duplex


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Os métodos mais comumente utilizados são os seguintes

Método Alfabético

Método Numérico ( Simples, Cronológico ou Digito Terminal

Método Geográfico

Método Ideográfico

3.1 Método Alfabético

É um método direto, não exige a adoção de índice para que o documento seja

localizado. A busca se dá diretamente no documento.

DICA LEGAL: Método Alfabético

Utiliza um nome existente no documento

Utiliza todas as letras do nome, para diferenciar documentos que

começam com a mesma letra

Exemplos:

1- A empresa XYZ, ao organizar a pasta funcional de seus empregados, utilizou o

método alfabético(organização a partir dos nomes dos empregados). Para tanto,

foram organizados os seguintes nomes:

I – Alfredo Maia Rodrigues

II – Severino Alves dos Santos Júnior

III – Joaquim Pereira da Boa Morte

IV – Mauricio Soares Filho

V – Maria Alves Villas Boas

VI - Fernanda Moreira Aguiar

Qual seria a ordem correta?

a) I – VI – III – V – IV – II

b) VI – V – IV – II – III – I

c) II – V – I – VI – III – IV

d) VI – III – I – II – IV – V

e) I – II – III – IV – V - VI

2- No escritório de contabilidade, o contador organizou as pastas referente a seus clientes

utilizando-se do método alfabético (por nome de empresas). Para tanto, foram organizadas as

seguintes pastas:

I – Supermercado Baratão

II – A Feminina

III – Curso Aprovação


a) III – I – V – II - IV

b) II – III – V – IV – I


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IV – O Globo

V – Madeireira Cupim

c) III – II – IV – V – I

d) I – II – III – IV – V

e) V – IV – III – II - I

3- A Empresa Festil Eventos organizou suas fitas de vídeo relativas aos eventos que organizou a

partir dos nomes dos referidos eventos utilizado-se do método alfabético. Foram organizadas as

fitas dos seguintes eventos:

I – Primeiro Seminário de Arquivologia

II – 3º Simpósio de Biblioteconomia

III – XV Congresso de Direito

IV – Quinto Encontro de Contadores do DF

V – 75º Curso de Medicina Alternativa


a) I – II – IV – III - V

b) I – II – IV – V – III

c) III – I – IV – V - II

d) III – V – IV – I – II

e ) V – IV – III – II - I

Respostas:

1 – d

2 – c

3 – d

3.1.1 Regras de Alfabetação

O Arquivamento de nomes obedece a algumas regras, chamadas regras de

alfabetação, que são as seguintes:

DICA LEGAL: Nome de Pessoas Físicas

Considerar o último sobrenome, depois o prenome.

Exemplo:

Ariovaldo Dias Furtado

Frank Menezes

Gilberto Alves Resende

Otacílio Guedes Marques

Arquivam-se:

OBS: SOBRENOMES IGUAIS, prevalece a ordem alfabética do prenome:


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Resende, Gilberto Alves

Menezes, Frank

Marques, Otacício Guedes

Furtado, Ariovaldo Dias

Exemplo:

Daniele Firme Miranda

Fábio Corrêa Miranda

Luciano Corrêa Miranda

Veneza Firme Miranda

Arquivam-se:

OBS: SOBRENOMES COMPOSTOS de um substantivo e um adjetivo ou

ligados por hífem não se separam, quando transpostos para o início.

Exemplo:

Camilo Castelo Branco

Heitor Villa-Lobos

Joaquim da Boa Morte

Severino Monte Negro

Arquivam-se:

OBS: SOBRENOMES COMPOSTOS de um substantivo e um adjetivo ou

ligados por hífem não se separam, quando transpostos para o início.

Exemplo:

Camilo Castelo Branco

Heitor Villa-Lobos

Joaquim da Boa Morte

Severino Monte Negro

Arquivam-se:


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Miranda, Veneza Firme

Miranda, Luciano Corrêa

Miranda, Fábio Corrêa

Miranda, Daniele Firme

Villa-Lobos, Heitor

Monte Negro, Severino

Castelo Branco, Camilo

Boa Morte, Joaquim da

Villa-Lobos, Heitor

Monte Negro, Severino

Castelo Branco, Camilo

Boa Morte, Joaquim da

OBS: SOBRENOMES formados com as palavras SANTAS ou SÃO seguem a

mesma regra do sobrenome composto por um substantivo e um adjetivo, quando

transpostos para o início devem ser acompanhandos dos nomes que os sucedem.

Exemplo:

Adriana P. Santa Fé

João do Santo Cristo

José Carlos São Paulo

Ricardo Santa Rita

Arquivam-se:

OBS: AS ABREVITIVAS de prenomes têm precedência na classificação de

sobrenomes iguais.

Exemplo:

E. Silva

Edis Silva

Estevão Silva

Everaldo Silva

Arquivam-se:


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São Paulo, José Carlos

Santo Cristo, João do

Santa Rita, Ricardo

Santa Fé, Adriana P.

Silva, Everaldo

Silva, Estevão

Silva, Edis

Silva, E.

OBS: ARTIGOS E PREPOSIÇÕES não são considerados.: a, o,de,d`, da, do, e,

um, uma.

Exemplo:

Arnaldo do Couto

Márcio Mário do Nascimento

Marcos Roberto Araújo da Silva

Ricardo d`Andrade

Arquivam-se:

OBS: SOBRENOMES que exprimem grau de parentesco são considerados parte

do último sobrenome.

Exemplo:

Edison Miranda Júnior

Osório Miranda Neto

Márcio Cerqueira Sobrinho

Wilson Rodrigues da Silva Filho

Arquivam-se:


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Silva, Marcos Roberto Araújo da Silva

Nascimento, Marcio Mário do

Couto, Arnaldo do

Andrade, Ricardo d´

Silva, Wilson Rodrigues da Silva Filho

Miranda Neto, Osório

Miranda Júnior, Edison

Cerqueira Sobrinho, Márcio

OBS: TÍTULOS não são considerados, Mas são colocados após o fim do nome,

entre parênteses.

Exemplo:

Coronel Emerson Pontes

Ministro Jorge Cardoso

Professor Carlos Fernandes

Soldado Wilson R. Silva

Arquivam-se:

OBS: NOMES ESTRANGEIROS são considerados pelo último sobrenome, salvo

no caso de nomes espanhóis e orientais.

Exemplo:

Arnold Schwazernegger

George Walker Bush

Charles Chaplin

Adolf Hitlher

Arquivam-se:


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Silva, Wilson R. (Soldado)

Pontes, Emerson (Coronel)

Fernandes, Carlos (Professor)

Cardoso, Jorge (Ministro)

Schwazenegger, Arnold (Soldado)

Hitler, Adolf

Chaplin, Charles

Bush, George Walker

OBS: NOMES ESTRANGEIROS ESPANHOIS ou HISPÂNICOS (países de

língua espanhola), os dois últimos nomes sobrenomes devem ser transportados para

o início.

Exemplo:

Enrico Gutierrez Salazar

Juan Ramirez Abadia

Maria Pereira de La Fuente

Pablo Puentes Hernandez

Arquivam-se:

OBS: NOMES ESTRANGEIROS ORIENTAIS – JAPONESES, CHINESES,

COREANOS E ARÁBES, são registrados como se apresentam.

Exemplo:

Abdulah Mustafah – (árabe)

Law Kim Chong – (coreano)

Li Yutang – (chinês)

Sasazaki Yonoyama (japonês)

Arquivam-se:


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Ramirez Abadia, Juan

Puentes Hernandez, Pablo

Pereira de La Fuente, Maria

Gutierrez Salazar, Enrico

Sasazaki Yonoyama

Li Yutang

Law Kim Chong

Abdulah Mustafah

OBS: FIRMAS, EMPRESAS e INSTITUIÇÕES, se registra como se

apresentam, mas não se consideram os artigos e preposições.

Exemplo:

Antonio Silva e Cia

Associação dos Jornalistas

A Tentação

El País

Arquivam-se:

OBS: EM TÍTULOS DE CONGRESSO, CONFERÊNCIAS, ASSEMBLEIAS,

os Números arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim,

entre parênteses.

Exemplo:

II Encontro Nacional de Arquivistas

3º Curso de Ciências Contábeis

Quinto Congresso de Biblioteconomia

24º Seminário de Direito

Arquivam-se:


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Tentação, ( A)

País, (El)

Associação dos Jornalistas

Antonio Silva e Cia

Seminário de Direito (24º)

Encontro Nacional de Arquivistas (II)

Curso de Ciências Contábeis (3º)

Congresso de Biblioteconomia (quino)

3.2 Método Numérico

É quando o método de arquivamento é feito por ordenação numérica.

DICA LEGAL: MÉTODO NUMÉRICO

Método Numérico Simples

Método Numérico-Cronológico

Método Numérico-Digito-Terminal

3.2.1 Método Numérico Simples

Quando o principal elemento a ser considerado em um documento é o seu número.

É dado um número para cada documento

A busca é feita por um nome, por isso exige um índice alfabético, também

conhecido como ONOMÁSTICO.

DICA LEGAL: MÉTODO NUMÉRICO SIMPLES

Métodos que necessitam de índices são INDIRETOS

3.2.2 Método Numérico-Cronológico

Documentos organizados por uma data. Não é necessário que seja a data de

produção do documento.

É o método ideal para arquivar documentos contábeis (balanço e balancete, diário),

contas a pagar, contas a receber.

DICA LEGAL: MÉTODO NUMÉRICO-CRONOLÓGICO

Exemplos:

Balanço contábil de : 1998, 1999, 2000Contas de água por mês: 01, 02, 03

Prontuário médico organizado por data de nascimento do paciente.

João Paulo Medeiros – nascimento – 15/10/1980


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3.2.3 Método Numérico-Digito-Terminal

Documentos organizados a partir de números que a eles foram atribuídos. Muitas

vezes, porém, tais números são enormes, dificultando o trabalho. Assim o método

Digito-Terminal ( dois últimos números) será o indicado.

DICA LEGAL: MÉTODO NUMÉRICO DIGITO-TERMINAL

Decompor o número dois a dois e utilizar os dois últimos números

Ex: Número do documento: 198.465

Para o arquivamento: 19.84.65

OBS: Comparação entre os métodos Numéricos: Simples e Digito-Terminal

Números a serem organizados Método Numérico Simples Método NuméricoDigito-Terminal

34.758254.786915.698 7.666477.998

7.666 34.758254.786477.998915.698

03-47-5800-76-6625-47-8691-56-9847-79-98

Organizados em ordem crescente Ordenação feita a partir dosdois últimos dígitos

Organizados em ordem crescente


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3.3 Método Geográfico

Os documentos serão arquivados de acordo com local, lugar ou setor.

É considerado a origem, a procedência do documento.

DICA LEGAL: MÉTODO GEOGRÁFICO

Local ou Setor de origem = Procedência = Lugar

DICA LEGAL: MÉTODO GEOGRÁFICO

Podem ser por:

País

Estado

Cidade

DICA LEGAL: MÉTODO GEOGRÁFICO – PAÍS

Os PAÍSES deverão ficar em ordem alfabética

Dentro de cada país, a 1ª cidade deverá ser a CAPITAL

As demais cidades seguem em ordem alfabética

Exemplo:


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MALÁSIA

GRÉCIA

FRANÇA

ESPANHA

CANADÁ

BÉLGICA

ARGENTINABuenos Aires

CórdobaMar del Plata

MendonzaTrês Lagos

DICA LEGAL: MÉTODO GEOGRÁFICO – ESTADO

Os ESTADOS deverão ficar em ordem alfabética

Dentro de cada estado, a 1ª cidade deverá ser a CAPITAL

As demais cidades seguem em ordem alfabética

Exemplo:

DICA LEGAL: MÉTODO GEOGRÁFICO – CIDADE

Quando o Arquivo é organizado por cidade, sem a separação por

estado, deverão:

As CIDADES deverão ficar em ordem alfabética

Indicar ao final de cada cidade, o estado correspondente.

Exemplo:


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TOCANTINS

SÃO PAULO

PARANÁ

GOIÁS

CEARÁ

BAHIA

ALAGOASMaceió

ArapiracaPalmeira dos Índios

PenedoSantana do Ipanema

Taguatinga (DF)

São Paulo (SP)

Piripiri (PI)

Macapá (AP)

Lages (SC)

Campinas (SP)

Arapiraca (AL)

3.4 Método Ideográfico

Organiza os documentos por assunto. Uma vez idenficados os assuntos, os temas

gerais podem ser considerados por nome ou códigos numérico a eles atribuídos. Os

códigos numéricos sempre apresentação uma relação do GERAL para o Particular.

DICA LEGAL: MÉTODO IDEOGRÁFICOS

Podem ser Alfabético ou Numéricos

DICA LEGAL: MÉTODO IDEOGRÁFICOS - ALFABÉTICO

DICIONÁRICO – Ordenação alfabética, como um dicionário

Exemplo:


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Salários

Férias

Demissão

Controle de estoque

Contas a receber (SC)

Contas a pagar

Admissão

DICA LEGAL: MÉTODO IDEOGRÁFICOS - ALFABÉTICO

ENCICLOPEDICO – Organizados, agrupados sob títulos gerais e

dentro dele alfabeticamente

Exemplo: FINANCEIRO

Contas a pagarContas a receber

MATERIALMaterial de consumoMaterial permanente

PESSOALAbonoAdmissãoFérias

DICA LEGAL: MÉTODO IDEOGRÁFICOS NUMERICO

atribuídos a cada assunto: DUPLEX ou DECIMAL, do Geral

para o Particular

DICA LEGAL: MÉTODO IDEOGRÁFICOS - DECIMAL

É Limitado a divisão de 10 classes

É o método utilizado pelo CONARQ

Atribuídos do Geral para o Particular


30

DICA LEGAL: MÉTODO IDEOGRÁFICOS - DUPLEX

NÃO possui limitação de criação de classes

ExemplosDUPLEX DECIMAL

1 – PESSOAL1-1 Férias1-2 Admissão1-3 Salários1-4 Demissão

2 – FINACEIRO2.1 Contas a pagar2.2 Contas a receber

3 – MATERIAL3.1 Material de consumo3.2 Material permanente

020 – Pessoal022 – Aperfeiçoamento e treinamento022.1 – Cursos022.12 – Promovidos por outra instituição022.121 – No Brasil022.122 – No Exterior022.2 – Estágios022.21 – Promovidos por outra instituição022.221 – No Brasil022.222 – No Exterior

3.5 Método de Arquivamento que deverá ser adotado?

Na hora de escolher o Método de arquivamento devemos considerar a natureza

dos documentos ( especiais ou especializados) e a estrutura da instituição. A

instituição poderá adotar quantos métodos forem necessários para bem organizar

seus documentos

DICA LEGAL: MÉTODO DE ARQUIVAMENTO - A escolha

O Método de Arquivameto é escolhido pela Natureza dos documentos e

pela estrutura da instituição

A instituição pode ter quantos métodos forem necessários

.


31

4 Organização do Arquivo

No momento em que uma organização toma a decisão de organizar seu arquivo,

é necessário que seja realizada uma campanha de sensibilização a toda empresa,

envolvendo os diversos níveis hierárquicos, com o objetivo de envolver todos no

projeto. A organização do Arquivo de uma instituição ocorre em quatro etapas:

Levantamento de dados; Análise dos dados coletados; Planejamento; Implantação e acompanhamento

DICA LEGAL: ORGANIZAÇÃO DOS ARQUIVOS – 4 ETAPAS

1 – Levantamento dos dados

2 – Análise dos dados coletados

3 –Planejamento

4 – Implantação e acompanhamento

4.1 Levantamento dos dados

Nessa fase é necessário realizar o estudo, o exame dos estatutos, regimentos,

regulamentos, normas, organogramas. É necessário, nessa fase, conheecer os dados

relativos aos documentos que circulam na instituição.

DICA LEGAL: ORGANIZAÇÃO DOS ARQUIVOS – Levantamento

É necessário conhecer, analisar, estudar:

Normas, organogramas, estatuto, regimento

Gêneros documentos ( textual, iconográfico, sonoro, etc..)

Espécies mais freqüentes ( ofício, relatório, fatura, projeto, eto..)

Modelos e formulários em uso

Quantidade e estado de conservação do acervo

Métodos de Arquivamento utilizados

Existência de registro e protocolo

Média de arquivamento diário

Controle de empréstimo e consulta

Existência de normas e manuais de arquivo


32

DICA LEGAL: ORGANIZAÇÃO DOS ARQUIVOS – Levantamento

É necessário conhecer, também:

Quantidade de servidores no arquivo, formação profissional e

escolaridade

Quantidade de equipamento, modelo e estado de uso

Situação física do arquivo ( área ocupada, luminosidade, umidade, tipo

de proteção contra incêndio e outros sinistros)

4.2 Análise dos dados coletados

Nesta fase com base nos dados coletados no levantamento, será feito o

DIAGNÓSTICO sobre a real situação do arquivo. É com base nesse diagnóstico irá

propor as alterações, modificações necessárias.

O Diagnóstico deverá indicar os pontos de atrito, as falhas existentes na instituição

quanto ao uso dos arquivo.

DICA LEGAL: ORGANIZAÇÃO DOS ARQUIVOS – Análise de dados

Elaboração do DIAGNÓSTICO

4.3 Planejamento

É nesta fase que será elaborado o PLANO ARQUIVISTICO.Ele definirá a posição do arquivo na estrutura do órgão, os serviços, as normas e todo recurso necessário para o bom funcionamento.

DICA LEGAL: ORGANIZAÇÃO DOS ARQUIVOS – Planejamento

Deverá considerar:

Posição do arquivo na estrutura do órgão

Centralização ou descentralização do Arquivo

Método de arquivamento

Normas de funcionamento

Qualificação de recursos humanos

Instalações e equipamentos

Constituição de Arquivos intermediário e permanente

Recursos financeiros necessários e os disponíveis


33

4.4 Implantação e Acompanhamento

É nessa fase que o que foi planejado será colocado em prática, será executado, será implantado. É nessa fase que as orientações e normas descritas no MANUAL DE ARQUIVO serão implantadas na instituição.

DICA LEGAL: ORGANIZAÇÃO DOS ARQUIVOS – Implantação e

Acompanhamento

Implantação e acompanhamento e controle de tudo que foi planejado

Implantação das orientações descritas no Manual de Arquivo

O Manual de arquivo deverá ser sempre revisto, atualizado quando

necessário

5 Gestão de Documentos

Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação e uso, avaliação e arquivamento de documentos em fases corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Lei 8.159/1991 - § 3º

A Gestão de documentos é atingida por meio do planejamento, organização, controle, coordenação, dos recursos humanos, do espaço físico e dos equipamentos, com o objetivo de aperfeiçoar o ciclo documental.

DICA LEGAL: GESTÃO DE DOCUMENTOS

Qualquer atividade que vise controlar o fluxo de documentos existentes,

de forma a assegurar a eficiência das atividades

DICA LEGAL: GESTÃO DE DOCUMENTOS - OBJETIVOS

Garantir, assegurar, de forma eficiente: a produção,

administração, manutenção e destinação de documentos

Garantir que a informação estará disponível no momento

necessário ao usuário (instituição, estado, pessoa)

Eliminação de documentos que não possuem administrativo,

fiscal, legal ou para fins de pesquisa científica ou histórica


34

Assegurar uso adequado da micrográfica, processamento

automatizado de dados, e outras técnicas da gestão da informação

Contribui para o acesso e a preservação dos documentos que

deverão ser guardados e preservados por seus valores históricos,

cintíficos, valores secundários.

5.1 A Gestão Documental acontece em 3 FASES básicas:

PRODUÇÃO - UTILIZAÇÃO - DESTINAÇÃO

5.1.1 Gestão Documental - PRODUÇÃO

Elaboração de documentos em razão das atividades específicas de uma

instituição ou setor.

DICA LEGAL: GESTÃO DE DOCUMENTOS – PRODUÇÃO – 1ª FASE

Otmização na criação de documentos

Evitar a reprodução desnecessário de documentos

Acontece na fase corrente

5.1.2 Gestão Documental - UTILIZAÇÃO

Elaboração de documentos em razão das atividades específicas de uma

instituição ou setor.

DICA LEGAL: GESTÃO DE DOCUMENTOS – UTILIZAÇÃO – 2ª FASE

É referente ao fluxo percorrido pelos documentos, necessários ao

cumprimento de sua função administrativa, assim como sua guarda após

o tramite

DICA LEGAL: GESTÃO DE DOCUMENTOS – UTILIZAÇÃO – 2ª FASE

Essa fase envolve as atividades de protocolo, classificação de

documentos, controle de acesso e recuperação da informação

Elaboração de instrumentos de recuperação

É desenvolvida a gestão de arquivos correntes e intermediários


35

5.1.3 Gestão de Documentos – AVALIAÇÃO e DESTINAÇÃO

Atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos.

DICA LEGAL: GESTÃO DE DOCUMENTOS – AVALIAÇAÕ – 3ª FASE

Decidir quais documentos serão eliminados e quais serão preservados

permanentemente

Acontece no Arquivo Corrente e Intermediário

É regida pela lei 8.159/91

5.1.4 Gestão Documentos – Gestão de Arquivos Correntes e Intermediários

DICA LEGAL: GESTÃO DE DOCUMENTOS CORRENTES

Procedimentos de classificação, registro, autuação e controle da

tramitação, expedição e arquivamento

Têm o objetivo de facilitar o acesso as informações contidas nos

documentos

As unidades responsáveis por esses serviços são o Arquivo e o

Protocolo, Arquivo de Comunicações administrativas e o serviço de

comunicações.

DICA LEGAL: GESTÃO DE DOCUMENTOS INTERMEDIÁRIOS

Responsável pela guarda física de documentos de uso pouco

freqüente

Atendem as consultas aos órgãos/setores depositantes

Coordenam a transferência de documentos ao seu depósito

Aplicam a tabela de temporalidade para fins de eliminação ou

recolhimento

Coordenam o recolhimento de documentos permanentes para o

arquivo da 3ª idade.


36


Os documentos só devem ser aceito para guarda intermediária quando for

conhecido: Conteúdo; prazo de guarda e data de eliminação ou

recolhimento


Os documentos transferidos ao Arquivo Intermediário, continuam sendo de

posse dos setores que os transferiram

Podem consultá-lo

Podem tomá-lo emprestado

A consulta por 3º só é permitida se autorizada pela unidade que o

transferiu

Geralmente o espaço físico (depósitos de arquivamento intermediário)

são localizados fora do centro urbano. Mas devem permitir a conservação

adequada contra incêndio, poluição atmosférica, excesso de umidade e

luz.

6 Protocolo

Conjunto de operações e procedimentos visando o controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar, garantir a imediata localização e recuperação do documento. Garantido assim o acesso a informação.

O Protocolo realiza as seguintes atividades/operações:

Recebimento Registro Autuação Classificação Expedição/Distribuição Controle/Movimentação

DICA LEGAL: PROTOCOLO

A atividade de protocolo é uma atividade típica de arquivo corrente


37

DICA LEGAL: PROTOCOLO - Recebimento

Receber os documentos produzidos pela instituição ou o aqueles

produzidos por outras instituições, que para lá foram encaminhados

DICA LEGAL: PROTOCOLO – Registro

Procedimento no qual o protocolo cadastra os dados básico do

documento

Cadastrado em um sistema de controle ( manual ou informatizado)

Os dados são utilizados para localização do documento

DICA LEGAL: PROTOCOLO – Autuação

Documentos são transformados em processo – abertura de

processo

Inserção de capa específica

Numeração das páginas

Atribuição de nº de identificação do processo

DICA LEGAL: PROTOCOLO – Classificação

Uma vez recebido no protocolo, o documento será analisado para

identificar o assunto, classificando de acordo com o código de

classificação de documentos

Documentos que estiverem em envelopes fechados DEVERÃO

SER ABERTOS no PROTOCOLO

Os únicos documentos que não são abertos no protocolo são:

PARTICULAR e SIGILOSO (natureza do assunto)

DICA LEGAL: PROTOCOLO – Classificação

Os documentos OSTENSIVO (natureza do assunto) deverão ser abertos,

analisados, classificados, registrados, antes de serem encaminhados aos

seus destinatários


38

DICA LEGAL: PROTOCOLO – Expedição / Distribuição

Enviar os documentos para os seus destinatários

DISTRIBUIÇÃO: remessa de documentos para os destinatários dentro

do próprio órgão

EXPEDIÇÃO: remessa de documentos para outro órgão

DICA LEGAL: PROTOCOLO – Controle da Movimentação/Tramitação

Atividade que consiste em identificar os setores pelos quais passam

os documentos. Para recuperá-lo com agilidade quando necessário,

bem como identificar possíveis atrasos na tramitação.

É realizado por sistemas informatizados ou manuais (livro, ficha de

protocolo)

DICA LEGAL: PROTOCOLO – Controle da Movimentação/Tramitação

Tramitação de processo: E a movimentação do processo de uma unidade

à outra, interna ou externa, feita em sistema próprio.


39

7 Procedimentos administrativos em relação a processo

Processo é documento ou conjunto de documentos que exigem estudo detalhado e

procedimentos expressados por despachos, pareceres técnicos, anexo, instruções de

pagamento de despesa. Que a partir de autuados, são autorizados pelo órgão a

executar tal procedimento.

Autuação

Numeração de folhas

Juntada

o Juntada por anexação

o Juntada por apensação

Desapensação

Desentranhamento de peças

Desmembramento de peças

Diligência

Encerramento de processo e abertura de volume

Encerramento de processo

Abertura de volume

Reconstituição de processo

DICA LEGAL: PROTOCOLO – Autuação

Também conhecida como formação, abertura de processo

Colocação de capa, ordenação cronológica das peças;

Colocar etiqueta na capa com o nº de protocolo

Numerar as folhas, apor carimbo e rubrica

Registrar, conferir

Encaminhar fisicamente para o setor pertinente

Descartar o envelope, ele não será peça do processo

DICA LEGAL: PROTOCOLO – Numeração das folhas


40

Serão numeradas em ordem crescente, sem rasura, com carimbo próprio

para colocação de número. Colocar no canto superior direito da página.

A primeira folha é a número 1

A capa não será numerada

A numeração inicial é feita no protocolo central ou setorial

Cada unidade que receber o processo e colocar mais peças deverá

numerá-las

A peça que estiver em tamanho reduzido deverá ser colocada em

folha branco maior

Processos vindos de outros órgãos públicos só serão renumerados se

a respectiva numeração estiver incorreta

Qualquer solicitação ou informação, deverá ser feita por despacho no

próprio documento ou em folha de despacho.

DICA LEGAL: PROTOCOLO – Juntada

Será executada pelo protocolo Central ou Setorial, mediante despacho

ANEXAÇÃO: Dependência entre processos a serem anexados

APENSAÇÃO: Não há dependências entre os processos

Na anexação existe o processo PRINCIPAL (MAIS ANTIGO) e o MAIS

ACESSÓRIO (MAIS RECENTE).

Exemplos:

Processo Principal Processo Acessório

Inquérito Administrativo Recurso contra decisão do inquérito

Aquisição de material Prestação de contas

DICA LEGAL: PROTOCOLO – Juntada Anexação


41

O processo acessório é renumerado

Lavrar termo de anexação na última folha do mais antigo

Anotar na capa do principal o nº do acessório (anexado)

Registrar no sistema a juntada por anexação

DICA LEGAL: PROTOCOLO – Juntada Apensação

Colocar os processos um sob o outro, ficando em segundo plano o

processo que pediu a juntada.

Cada processo continua com sua numeração original

Lavrar termo de apensação no processo mais antigo, que ficará

em primeiro lugar

Anotar no processo que ficará em primeiro lugar o nº do apensado

Registrar nos sistema a juntada por apensação

DICA LEGAL: PROTOCOLO – Desapensação

Após decisão final o processo poderão ser desapensados nos

protocolo setorial onde se encontrem

É executada mediante indicação em despacho

A desapensação ocorrerá antes do arquivamento

Lavrar o termo de desapensação no processo que solicitou a

juntada

Colocar despacho de encaminhamento em cada processo

Registrar em sistema a desapensação

DICA LEGAL: PROTOCOLO – Desentramento de peças


42

A retirada de folha ou peça acontecerá onde se encontrar o processo,

mediante despacho

Sempre que houver retirada colocar, lavrar termo de desentramento após

o último despacho

A numeração continua a mesma

É vedada a retirada da folha ou peça inicial do processo

DICA LEGAL: PROTOCOLO – Desmembramento de peças

É feita para forma outro processo, ocorrerá mediante despacho.

Retirar o documento que constituirá outro processo

Apor termo de desentramento no local onde foi retirado o

documento

Proceder autuação do documento retirado e renumerar as páginas

do novo processo

DICA LEGAL: PROTOCOLO – Diligência

Quando o processo, tendo deixado de atender a uma formalidade

indispensável ou disposição legal é devolvido ao órgão para sanar

a pendência. Deverá ser enviado a instituição para que em prazo

especificado devolva com a diligencia sanada.

Vencido o prazo sem a conclusão da exigência, a instituição

anexara cópia da convocação e o devolverá ao órgão que

pediu diligência

DICA LEGAL: PROTOCOLO – Encerramento


43

O encerramento acontecerá quando:

Pleito indeferido

Pleito atendido, ou cumprimento dos compromissos arbitrados

Pela expressa desistência do interessado

Quando o desenvolvimento do processo for interrompido por

período superior a um ano, por omissão da parte interessada

DICA LEGAL: PROTOCOLO – Abertura de volume

Um processo não deve exceder a 200 folhas

A colocação de colchetes deverá ser a 2 cm da margem esquerda

Colocar na última folha do volume anterior o termo de

encerramento de volume, devidamente numerado

Colocar no novo volume, logo depois da capa o termo de abertura

de volume


44

Exercícios de fixação:

Conceitos Fundamentais de Arquivologia

01- (2008/ Cespe – SECAD-TO) Os documentos podem servir de prova de transações realizadas.

02- (2006/ Cespe – MDIC) O conjunto de documentos mantidos sob a guarda de um arquivo é denominado acervo.

03- (2006/ CLDF) Arquivo é o conjunto de documentos produzidos e recebidos por pessoa física ou jurídica, pública ou privada. É conservado por essas pessoas ou por seus sucessores, para fins de prova ou informação.

04- (2006/ Cespe – TCE/AC) Arquivo é o conjunto de documentos reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas.

1 2 3 4

C C C C

Importância do Arquivo – Função e Finalidades do Arquivo

08- (2008/ Cespe – FUNDAC-PB) Um arquivo tem como função principal tornar disponível as

informações contidas no acervo documental.

09- (2008/ Cespe – SECAD-TO) A principal finalidade dos arquivos é servir à administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base para o conhecimento da história.

10- (2008/ Cespe – MPE/ AM) O arquivo, cujo principal objetivo é ser um instrumento de apoio à administração, constitui com o decorrer do tempo, base do conhecimento da historia da instituição a que pertence.

12- (2005/ Cespe – PRG-DF) Uma das finalidades dos arquivos é servir de base para o conhecimento da historia. A função básica dos arquivos é possibilitar ao usuário o acesso rápido e preciso às informações deixadas sob sua responsabilidade de guarda.

13- (2003/ Cespe - Min. Meio Ambiente) A principal finalidade dos arquivos é servir à administração. Eles constituem-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história.

14- (2003/ Cespe - Min. Meio Ambiente) A função principal do arquivo é tornar disponíveis as informações contidas no acervo documental sob sua guarda.

8 9 10 11 12 13 14

C C C C C C C

Distinção entre Arquivo e Biblioteca_____________________________________________________________________Material de estudo elaborado e organizado por Euler Frank Lacerda Barros. Pode ser livremente utilizado. Contato: [email protected]

45

132- (2008/ Cespe – MPE/RR) O arquivo é produzido com objetivos culturais.

133- (2008/ Cespe – MPE/RR) Os documentos nos arquivos existem em numerosos exemplares.

135- (2008/ Cespe – MPE/RR) Os documentos de um arquivo são colecionados de fontes diversas,

adquiridos por compra ou doação.

138- (2007/ Cespe – TSE) Os documentos de arquivo devem existir em numerosos exemplares e os de

biblioteca, em um único exemplar ou em limitado número de cópias.

132 133 134 135 136 137 138

E E C E E E E

Classificação dos Arquivos

147- (2006/ Cespe – TCE/AC) Segundo as entidades criadoras e mantenedoras de arquivos, os arquivos

classificam-se em públicos, institucionais, comerciais e pessoais.

149- (2005/ Cespe – Sead/Egpa) O arquivo público é um conjunto de documentos produzidos ou

recebidos por instituições não governamentais de âmbito federal, estadual ou municipal em decorrência

de suas funções especificas administrativas, judiciárias ou legislativas.

150- (2005/ Cetro – Radiobrás) Segundo a natureza da entidade a que está vinculado, os arquivos podem

ser:

(A) Ativos e inativos

(B) Públicos e privados

(C) Nacionais e intermediários

(D) Permanentes e de guarda

(E) Históricos e de pesquisa

147 148 149 150

C C E B

Natureza dos documentos: Podem ser Especiais ou Especializados

151- (2008/ Cespe – TJDFT) Quanto à natureza dos documentos, denomina-se arquivo especial o tipo de

arquivo que guarda documentos com formas físicas variadas e que necessitam de armazenamento,

registro, acondicionamento e conservação sob condições especiais.

152- (2006/ Cespe – Ancine) Dá-se o nome de arquivo especializado ao conjunto de documentos

mantidos sob guarda do arquivo em condições especiais de armazenamento, acondicionamento ou

conservação.


46

155- (2005/ Cespe – ANS) O arquivo que tem sob sua guarda documentos que merecem tratamento

especial de armazenamento, acondicionamento ou conservação é chamado arquivo especializado.

156- (2005/ Cespe – PRG-DF) Quanto à natureza dos documentos, a unidade que tem sob sua guarda

documentos referentes às decisões de tribunais superiores é chamada arquivo especial.

157- (2003/ Cespe – CREA-DF) Arquivos médicos são considerados especializados.

158- (2003/ Cespe – CREA-DF) Arquivos de engenharia são considerados especializados.

159- (2003/ Cespe – CREA-DF) Arquivos de documentos audiovisuais são considerados especializados.

151 152 153 154 155 156 157 158 159

C E E E E E C C E

Estágio de Evolução: Podem ser Corrente, Intermediário e Permanente

15- (2008/ Cespe – SECAD-TO) Os arquivos podem ser divididos em: correntes, semipermanentes e

permanentes.

16- (2006/ Cespe – TCE/AC) As fases do ciclo de vida de um arquivo são duas: corrente e permanente.

17- (2006/ Cespe – Ipajm) Com relação à idade, os arquivos são chamados arquivo corrente, arquivo

temporário e arquivo permanente.

18- (2005/ Cespe – PRG-DF) Os estágios de vida dos documentos arquivísticos cumprem um ciclo de três

fases.

19- (2005/ Cespe – TRE-TO) Atualmente, com a evolução da arquivística, o ciclo vital dos documentos

passa por 4 fases: arquivos setoriais, correntes, inativos e permanentes.

20- (2005/ Cespe – TER/PA) O ciclo documental é constituído por somente duas fases básicas: os

arquivos correntes e os arquivos intermediários.

21- (2004/ Cespe – MME/CPRM) A terminologia fase mediana é inexistente em arquivística.

22- (2003/ Cespe - Min. Meio Ambiente) Os arquivos podem ser divididos em três idades: corrente,

intermediaria e permanente.

15 16 17 18 19 20 21 22

E E E C E E C C

Extensão de sua atuação: Podem ser Arquivos Setoriais ou Centrais

160- (2008/ Cespe – DFTRANS) A unidade de arquivo destinada a receber documentos do arquivo

corrente de diversas unidades vinculadas à mesma instituição é classificada como arquivo setorial.

161- (2007/ Cespe – ANVISA) Os arquivos podem ser setoriais e gerais ou centrais.


47

162- (2005/ Cespe – PRG-DF) Na elaboração de um plano de arquivo, uma questão que deve ser

considerada se refere à centralização ou descentralização dos serviços de arquivo. No arquivo

centralizado, tem-se a reunião dos documentos sob guarda em apenas um local.

163- (2003/ Cespe – CREA-DF) Os arquivos setoriais devem se localizar junto aos órgãos produtores.

160 161 162 163

E C C C

Classificação dos Documentos

168- (2008/ Cespe – DFTRANS) Ofícios impressos, plantas de quadras residenciais e fotografias de

pistas de circulação de veículos são classificados, quanto ao gênero, como documentos textuais,

cartográficos e filmográficos, respectivamente.

170- (2008/ Cespe – SECAD-TO) Papel, microfilme e papel fotográfico são gêneros documentais.

171- (2007/ Cespe – Pref. Mun. Vitoria/ES) Documentos do gênero iconográfico são aqueles que contem

imagens estáticas.

173- (2006/ Cespe – INPI) Fotografias, slides, desenhos e gravuras são classificados como micrográficos.

174-(2006/ Cespe – Censipan) Os documentos em formato eletrônico (ou digital) não são considerados

documentos de arquivo.

176- (2005/ Cespe – PRG-DF) Documentos manuscritos são classificados como textuais, documentos

com imagens estáticas são classificados como iconográficos.

168 169 170 171 172 173

E C E C A E

Espécie/Tipologia documental

183- (2008/ Cespe – Pref. Vila Velha/ES) Ofícios, cartas, telegramas, avisos e memorandos são espécies

de documentos.

184- (2008/ Cespe – FUB Arquivista) A tipologia documental e o gênero documental são sinônimos

185- (2008/ Cespe – FUB Arquivista) Alvará, ata, auto, regulamento, solicitação e passaporte são

exemplos de tipologias documentais.

186- (2008/ Cespe – SEBRAE) Acordo, alvará, mapa, mensagem e organograma são espécies

documentais.

187- (2008/ Cespe – Pref. Vila Velha/ES) Pronunciamento, proposta, precatório, laudo, informe, convite e

telegrama são exemplos de tipologias documentais.

188- (2006/ UnB/Cespe – MI) Ata, relatório, cronograma e projeto são exemplos de tipologias

documentais.

189- (2004/ FCC – TRT 17ª Região) Contrato de prestação de serviços é exemplo de


48

(A) Espécie documental

(B) Gênero documental

(C) Suporte

(D) Formato

(E) Tipo documental

183 184 185 186 187 188 189

C E E C E E E

Natureza do assunto – Ostensivo ou Sigiloso

190- (2008/ Cespe – MPE/RR) Os documentos sigilosos devem ser de conhecimento restrito, e requerem

medidas especiais de salvaguarda para sua custodia e divulgação.

191- (2008/ Cespe – MPE/RR) Documentos ostensivos são aqueles que, alem de exigirem um alto grau

de segurança, apresentam teor ou características que só devem ser do conhecimento de pessoas

intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.

196- (2006/ Cespe – TJPA) Entre as regras para tramitação de documentos sigilosos, está o seu

acondicionamento em envelope duplo.

197- (2006/ Cespe – MPE/TO) Quanto à natureza do assunto, os documentos são classificados em

ostensivos ou sigilosos. Segundo o grau de sigilo requerido para sua guarda e circulação, os documentos

sigilosos são classificados em reservados, confidenciais, secretos ou ultra-secretos.

202- (2006/ Cespe – TJPA) Documentos classificados como ostensivos não apresentam restrições quanto

à divulgação de seu conteúdo.

205- (2004/ Cespe – Cohab/Bauru) Quanto à natureza do assunto, os documentos classificam-se em

ostensivos e sigilosos. Ostensivos são os documentos cuja divulgação não prejudica a administração;

sigilosos são os que devem ter conhecimento restrito, pois requerem medidas especiais de salvaguarda

para sua custodia e divulgação (restritos).

206- (1996/ Cespe – FEDF) Os documentos sigilosos são classificados como

(A) Ultra-secretos ostensivos e reservados

(B) Ostensivos e reservados

(C) Ultra-secretos e secretos

(D) Ultra-secretos, secretos, confidenciais e reservados

(E) Confidenciais e reservados

190 191 196 197 202 205 206

C E C C C C D


49

Ciclo Vital dos Documentos – Teoria das 3 idades – PAUSA

15- (2008/ Cespe – SECAD-TO) Os arquivos podem ser divididos em: correntes, semipermanentes e

permanentes.

16- (2006/ Cespe – TCE/AC) As fases do ciclo de vida de um arquivo são duas: corrente e permanente.

17- (2006/ Cespe – Ipajm) Com relação à idade, os arquivos são chamados arquivo corrente, arquivo

temporário e arquivo permanente.

18- (2005/ Cespe – PRG-DF) Os estágios de vida dos documentos arquivísticos cumprem um ciclo de três

fases.

19- (2005/ Cespe – TRE-TO) Atualmente, com a evolução da arquivística, o ciclo vital dos documentos

passa por 4 fases: arquivos setoriais, correntes, inativos e permanentes.

20- (2005/ Cespe – TER/PA) O ciclo documental é constituído por somente duas fases básicas: os

arquivos correntes e os arquivos intermediários.

21- (2004/ Cespe – MME/CPRM) A terminologia fase mediana é inexistente em arquivística.

22- (2003/ Cespe - Min. Meio Ambiente) Os arquivos podem ser divididos em três idades: corrente,

intermediaria e permanente.

15 16 17 18 19 20 21 22

E E E C E E C C

Valor do Documento – Primário e Secundário

1ª idade C Corrente Valor

Primário2ª idade I Intermediário

3ª idade P Permanente Valor

Secundário

23- (2008/ Cespe – DF Trans Anal. Adm.) A eliminação dos documentos pode ser feita, desde que, após a

extinção do valor primário (administrativo, legal ou fiscal), os documentos não apresentem valor

secundário.

24- (2008/ Cespe – DF Trans Anal. Adm.) Os documentos de guarda temporária, via de regra, não tem

valor primário.

25- (2007/ Cespe – TSE) Prevalece, na fase corrente, o valor secundário dos documentos, pela

importância que eles têm.

26- (2007/ Cespe – UnB/ Pref. Rio Branco/AC) O valor primário pode ser encontrado nos documentos

nas fases corrente e intermediária.


50

27- (2007/ Cespe – UnB/ Pref. Rio Branco/AC) Os documentos que não possuem valor primário, mesmo

que tenham valor secundário, podem ser eliminados.

28- (2007/ Cespe – TSE Anal. Jud.) Em relação aos arquivos correntes é correto afirmar que os

documentos tem valor secundário.

29- (2007/ Cespe – TSE Anal. Jud.) Em relação aos arquivos intermediários, é correto afirmar que os

documentos tem valor primário.

30- (2007/ Cespe – TSE Anal. Jud.) O arquivo permanente apresenta documentos com valor primário e

secundário.

31- (2007/ Cespe – Pref. Mun. Vitória/ES) A historia se faz com documentos que nasceram para ser

históricos.

32- (2007/ Cespe – Pref. Mun. Vitória/ES) Os arquivos intermediários são constituídos por documentos

ainda com valor primário

23 24 25 26 27 28 29 30 31 32

C E E C E E C E E C

Prazo de Guarda dos Documentos

101- (2008/ Cespe – DFTRANS Anal. Adm.) Os documentos de guarda temporária devem ser mantidos

por cinco anos.

102- (2005/ Cespe – TRE/MT) Serão preservados, em caráter permanente, todo e qualquer documento

com produção anterior ao século XIX.

103- (2005/ Cespe – TRE/MT) Serão preservados, em caráter permanente, documentos que contenham

assinatura dos agentes e diretores das instituições públicas.

104- (2005/ Cespe – TRE/PA) Todos os documentos produzidos por uma instituição são considerados de

valor histórico após um período superior a setenta anos de sua produção.

105- (2005/ Cespe – PRG-DF) O prazo de guarda atribuído para os documentos da PRG/DF, finalizado o

trâmite, é de 5 anos, após o qual esses documentos são descartados.

106- (2005/ Cespe – FUNAG) Um dos critérios adotados pela comissão responsável pela avaliação dos

documentos nos órgãos públicos é descartar os conjuntos documentais que tenham sido produzidos há

mais de 50 anos.

107- (2004/ Cespe – TRT 10ª região) Um dos critérios estabelecidos nos processos de avaliação

documental é indicar o descarte dos documentos que tenham sido produzidos no prazo superior a 20 anos.

108- (2004/ Cespe – FUNCAP/PA) Todo documento com mais de cinco anos arquivado em um arquivo

corrente deve ser eliminado.

109- (2004/ Cespe – MME/CPRM) O prazo máximo de retenção de documentos na fase

corrente é de seis meses

101 102 103 104 105 106 107 108 109

E E E E E E E E E


51

Destinação Final dos Documentos

102- (2005/ Cespe – TRE/MT) Serão preservados, em caráter permanente, todo e qualquer documento

com produção anterior ao século XIX.

103- (2005/ Cespe – TRE/MT) Serão preservados, em caráter permanente, documentos que contenham

assinatura dos agentes e diretores das instituições públicas.

105- (2005/ Cespe – PRG-DF) O prazo de guarda atribuído para os documentos da PRG/DF, finalizado o

trâmite, é de 5 anos, após o qual esses documentos são descartados.

106- (2005/ Cespe – FUNAG) Um dos critérios adotados pela comissão responsável pela avaliação dos

documentos nos órgãos públicos é descartar os conjuntos documentais que tenham sido produzidos há

mais de 50 anos.

107- (2004/ Cespe – TRT 10ª região) Um dos critérios estabelecidos nos processos de avaliação

documental é indicar o descarte dos documentos que tenham sido produzidos no prazo superior a 20 anos.

108- (2004/ Cespe – FUNCAP/PA) Todo documento com mais de cinco anos arquivado em um arquivo

corrente deve ser eliminado.

111- (2003/ Cespe – MEC) Após cinco anos, os documentos da fase corrente devem ser completamente

eliminados.

102 103 105 106 107 108 111

E E E E E E E

Tabela de Temporalidade de Documentos

Ex:

Código Assunto Prazo de Guarda Destinação final

Corrente Intermediária

002 Planos e projetos de trabalho 5 anos 9 anos Guarda Permanente

022.11 Cursos internos 5 anos - Guarda Permanente

024.1 Folha de pagamento 5 anos 95 anos Eliminação

024.2 Escala de Férias 7 anos - Eliminação

80- (2007/ Cespe – UnB/TSE) O instrumento de destinação que determina prazos e condições de guarda é

o (a)

(A) Plano de preservação

(B) Plano de classificação

(C) Listagem de eliminação


52

(D) Tabela de temporalidade

81- (2007/ Cespe – UnB/ Pref. Rio Branco/AC) O instrumento aprovado por autoridade competente que

regula a destinação final dos documentos é o quadro de arranjo.

86- (2006/ Cespe – MDS) A avaliação de documentos não fornece subsídios á fixação de prazos para

92- (2005/ Cespe – TRE-MA) Uma das funções da tabela de temporalidade é indicar os prazos de

arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediária.

93- (2005/ Cespe – PRG-DF) Tabela de temporalidade é o documento que específica os prazos de

permanência dos documentos nos arquivos corrente e intermediário.

94- (2004/ Cespe – FUB) O período de guarda dos documentos é definido pelo arquivista, após o

pronunciamento da chefia.

95- (2004/ Cespe – FUNCAP/PA) A definição da guarda ou do descarte de documentos diversos é

atribuição exclusiva da chefia.

96- (2004/ Cespe – Hemopa/PA) A tabela de temporalidade dos arquivos do setor deve ser definida

somente pelo responsável pela unidade.

97- (2004/ Cespe – UnB/Pol. Federal) Como um dos requisitos básicos de sua função, o responsável pela

avaliação documental deve conhecer a estrutura e o funcionamento da instituição a ser avaliada.

98- (2004/ Cespe – UnB/Pol. Federal) A avaliação documental provoca, necessariamente, aumento de

recursos humanos e de materiais.

99- (2004/ Cespe – UnB/Pol. Federal) A avaliação dos documentos permite aumentar o índice de

recuperação da informação.

tabela de temporalidade possa ser adotada, ela deve ser primeiro aprovada por uma autoridade

competente.

122- (2006/ Cespe – TJPA) A eliminação de documentos de valor permanente é permitida apenas quando

prevista em tabela de temporalidade, devendo ocorrer no processo de transferência para o arquivo

intermediário.

123- (2006/ Cespe – ANA) A avaliação de documentos gera a tabela de temporalidade, instrumento que

determina prazos e condições de guarda, segundo os quais poderão ser realizados, ou não, a transferência,

o recolhimento, o descarte ou a eliminação de documentos.

125- (2005/ Cespe – MEC) A função principal dos arquivos correntes é possibilitar o descarte dos

documentos de valor secundário.

80 81 86 92 93 94 95 96 97 98

D E E C C E E E C E

99 122 123 125

C E C E

Método de Arquivamento

.


53

288- (2008/ Cespe – SECAD-TO) O método alfabético é um dos métodos de arquivamento de

documentos e tem o nome como principal elemento a ser considerado.

289- (2008/ Cespe – FUB) A organização de arquivos pela ordem alfabética pressupõe sua classificação

por assunto, dentro de um sistema numérico.

290- (2008/ Cespe – FUB) Os documentos constantes em cada uma das pastas organizadas em ordem

alfabética deverão seguir, obrigatoriamente, uma seqüência numérica.

291- (2005/ Cespe – TRE/GO) O método de arquivamento variadex adota cores preestabelecidas como

diferencial, o que facilita o arquivamento e a localização de documentos.

292- (2004/ Cespe – SGA-DF) O método de arquivamento alfabético considera o nome como elemento

principal.

293- (2004/ Esaf – ANEEL) O método variadex utiliza as cores como elementos auxiliares para faciitar o

arquivamento e a localização dos documentos.

288 289 290 291 292 293

C E E C C C

Regras de Alfabetação

343- (2008/ Cespe – MPE/RR) Na ordenação alfabética de pastas de um arquivo por nomes de pessoas

físicas consideram-se o ultimo sobrenome e depois o prenome.

Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome.

344- (2008/ Cespe – SEAD-UEPA) Considerando as regras de alfabetação para arquivamento de

documentos cujo principal elemento seja o nome, assinale a opção em que todas as propostas estão

adequadas a este tipo de arquivamento.

(A) Barbosa, Antonio Augusto

Cardoso, Pedro Henrique de Araújo

Ferreira, João Batista

Ferreira, José de Arimatéia

Neto, Afonso de Almeida Costa

(B) Bernardes, Professor Carlos Augusto

Campos, Professor Diogo de Lima

Rangel, Coordenador Felipe Bernardes

Rangel, Professor Eduardo de Almeida

Reis, Reitor Luiz Augusto da Silva

(C) Branco, Carlos Alberto Castelo

Carneiro, Patrícia de Souza

Oliveira, Fernando Afonso

Pereira, Maria Adelaide

Queiroz, João Carlos de Souza


54

(D) Brochado, Marcos André

Gonçalves, Ricardo André de Assis

Ramalho, J. Pedro

Ramalho, João Batista

Silva, Pedro Antonio da

345- (2008/ Cespe – TST) A seqüência alfabética a seguir está de acordo com as regras de alfabetação.

Alencastro, Marcelo Pereira d’

Brito, Pedro Paulo de

Castelo Branco, Antonio Barbosa

Moreira, Artur de Azevedo


Bernardes, Ministro Marcus Afonso

Fagundes, Desembargador Carlos Ferreira

Hansen, Pedro Henrique de Almeida

Queiroz, Juiz Amadeu Antonio de Souza


Júnior, Thiago Pereira de Moura

Lima, Pedro Augusto de Morais

Neto, Alfonso Henrique Bernardes

Oliveira, Manoel Carlos de

Ribeiro, Gustavo Silva

348- (2008/ Cespe – MPE/AM Adaptada) Segundo as regras de alfabetação utilizadas no método de

arquivamento alfabético, os sobrenomes compostos de substantivo e adjetivo ou ligados por hífen não se

separam.

349- (2008/ Cespe – MPE/AM Adaptada) No arquivamento de fichas por nome de pessoas, quando

aparecem sobrenomes iguais, deve prevalecer a ordem alfabética do prenome.

350- (2006/ Cespe – DETRAN/PA) João Barbosa arquiva-se como Barbosa, João.

351-(2006/ Cespe – Docas/PA) A seqüência de nomes a seguir atende às regras de alfabetação:

Araújo, José Alberto de

Castro, Diogo de Farias

Ferreira, Maria Aparecida

Lima, Paulo

Oliveira, Benedito Martins de


55

352- (2006/ Cespe – DETRAN/PA) Nos sobrenomes compostos: Paulo Castelo Branco arquiva-se como

Castelo Branco, Paulo.

353- (2006/ Cespe – ANCINE) Considerando-se as regras de alfabetação, está incorreta a seqüência a

seguir:

- Junqueira, Antonio Carlos

- Negra, Marco Antonio Serra

- Neto, Carlos José de Araújo

- Souza, José Paulo de

354- (2006/ Cespe – Docas/PA) A seqüência de nomes a seguir atende às regras de alfabetação:

Abreu, Paulo de (Ministro)

Barbosa, José Pedro

Barbosa, Maria Aparecida

Silva, José Ricardo da

Sobrinho, Ricardo Pereira

355- (2006/ Cespe – Docas/PA) A seqüência de nomes a seguir atende às regras de alfabetação:

Gonçalves, Paulo de Abreu

Magalhães, Pedro Antonio de

São Tiago, Heitor de

Teles, Manoel de Souza

Villa-Lobos, Henrique

356- (2006/ Cespe – INPI) Julgue as propostas de alfabetação apresentada nos itens a seguir.

I. Cabral, Pedro Álvares

Colombo, Cristovão

Ferreira, J.

Ferreira, José

Neto, Afonso de Almeida

II. Almeida, Benedito de Souza

Almeida, Carolina de Assis

Castelo Branco, José Humberto

Gonçalves, Hamilton

Lima, Augusto de Oliveira

III. Alencastro, Pedro Ferreira d’

Barbosa, Pedro Paulo

Garcia, José Antonio Lima

Marins, Digo Cesar de Almeida

Tião, Carlos Alberto de São


56

IV. Carvalho, Maria Aparecida de

Fagundes, Vicente da Silva

Magalhães, Gilberto

Villa-Lobos, Heitor de Jesus

Ximenes, Paulo Barbosa

V. Campos, Professor Carlos Castro

Campos, Professor Diogo de Lima

Rangel, Coordenador Felipe Bernardes

Rangel, Professor Eduardo de Almeida

Reis, Professor Luiz Augusto da Silva

Estão corretos apenas os itens:

(A) I e III

(B) I e V

(C) II e III

(D) II e IV

343 344 345 346 347 348 349 350 351 352

C D C E E C C C C C

353 354 355 356

C E C D

Método Numérico: Simples, Cronológico, Digito-terminal

OBS: Comparação entre os métodos Numéricos: Simples e Digito-Terminal

Números a serem organizados Método Numérico Simples Método NuméricoDigito-Terminal

34.758254.786915.698 7.666477.998

7.666 34.758254.786477.998915.698

03-47-5800-76-6625-47-8691-56-9847-79-98

Organizados em ordem crescente Ordenação feita a partir dosdois últimos dígitos

Organizados em ordem crescente

300- (2008/ Cespe – MPE/RR) O método numérico simples constitui-se na atribuição de um numero de

uma letra a cada documento de pessoa física ou jurídica.

301- (2007/ FCC – TRF 2ª reg.) Uma instituição adota o método dígito-terminal para classificar os

prontuários de seus servidores:

1) 001.299- Hilary Jenkinson

2) 032.699- Eugenio Casanova


57

3) 129.129- T.R. Schellenberg

4) 159.544- Luciana Duranti

5) 305.218- Angelika Menne-Hantz

6) 306.818- Bruno Delmas

7) 288.029- Paola Carucci

8) 246.344- Michel Duchein

A adequada ordenação de tais prontuários é:

(A) 1, 2, 3, 4, 8, 5, 6, 7.

(B) 5, 6, 7, 3, 8, 4, 1, 2.

(C) 5, 6, 2, 1, 4, 8, 7, 3.

(D) 7, 2, 6, 8, 4, 1, 5, 3.

(E) 7, 2, 6, 8, 4, 5, 1, 3.

302- (2005/ Cespe – PRG-DF) Simples e dígito-terminal são métodos numéricos de arquivamento.

303- (2005/ Cespe – TRE/MT) O método de arquivamento dígito-terminal apresenta como desvantagem a

lentidão na recuperação da informação.

304- (2004/ Cespe – SGA/DF) O método de arquivamento numérico pode ser dividido em numérico

simples, cronológico ou dígito-terminal.

305- (2004/ Cespe – SESPA/PA) A ordenação cronológica não faz parte dos métodos numéricos de

arquivamento.

306- (2004/ Cespe – STM) No método numérico simples, a recuperação da informação obedecerá ao

numero atribuído ao documento.

300 301 302 303 304 305 306

E B C E C E C

Método Geográfico

294- (2008/ Cespe – MPE/RR) O método geográfico de arquivamento de documentos é o método

indicado quando o elemento a ser considerado em um documento é a procedência.

295- (2008/ Cespe – DFTRANS) No arquivamento de documentos cujo principal elemento seja a

procedência, é correta a seguinte ordenação.

MINAS GERAIS: Belo Horizonte/ Ouro Preto/ Uberlândia.

PARANÁ: Curitiba/ Londrina/ Paranaguá.

296- (2004/ Cespe – SGA/DF) O método de arquivamento geográfico considera a data do documento

como elemento principal.

297- (2005/ Cespe – TRE/MT) Na adoção do método de arquivamento geográfico em que o elemento

diferenciador seja a unidade da federação, na seqüência são ordenadas as capitais, seguidas dos demais

municípios.


58

298- (2005/ Cespe – TRT 16ª região) No método geográfico, quando se adota a ordenação geográfica por

estado, as capitais devem ser alfabetadas em primeiro lugar, por estado, independentemente da ordem

alfabética em relação às demais cidades, que deverão estar dispostas após as capitais.

299- (2004/ Cespe – SESPA/PA) O método geográfico de arquivamento tem como elemento principal a

procedência ou local.

294 295 296 297 298 299

C C E C C C

Método Ideográfico – Alfabético ou Numérico

307- (2008/ Cespe – FUB) Considere que uma empresa organiza seus documentos em pastas, separando-

se por assunto em ordem alfabética. Neste caso, os documentos relativos a férias devem se localizar após

dos documentos relativos a diárias e antes daqueles que tratam de transferência.

308- (2005/ Cespe – ANTAQ) No método alfabético dicionário, os temas obedecem a uma rigorosa

ordem alfabética e apresentam-se de maneira hierarquizada, obedecendo a um titulo genérico.

309- (2004/ Cespe – TRE/AL) No método de arquivamento ideográfico, o principal elemento a ser

adotado para a recuperação da informação é o assunto.

310- (2005/ Cespe – ANTAQ) Uma das vantagens do método de arquivamento duplex é que ele

possibilita a criação de uma infinidade de classes.

311- (2005/ Cespe – TRE/MT) O método de arquivamento duplex apresenta como desvantagem à

definição de dez classes.

312- (2005/ Cespe – TRE/MT) O método de arquivamento numérico decimal possibilita a criação de mais

de 10 classes.

313- (2004/ Cespe – Terracap) O método decimal possibilita a expansão ilimitada de subdivisões.

307 308 309 310 311 312 313

C E C C E E E

Método de Arquivamento que deverá ser adotado?

DICA LEGAL: MÉTODO DE ARQUIVAMENTO - A escolha

O Método de Arquivameto é escolhido pela Natureza dos documentos e

pela estrutura da instituição

A instituição pode ter quantos métodos forem necessários


59

327- (2008/ Cespe – FUB) O arquivamento de documentos pode ser feito primariamente pela ordem

cronológica, vedado o seqüenciamento adicional pela ordem alfabética.

328- (2008/ Cespe – DFTRANS) Considere que uma unidade de arquivo apresente a seguinte

organização do seu acervo.

PESSOAL

CEILÂNDIA: de Abraão até Fagundes/ de Gonçalves até Lima/ de Miranda até Oliveira.

GAMA: de Abreu até Ferreira/ de Garcia até Maciel.

VEÍCULOS

MATERIAL PERMANENTE

Com base nessa organização, é correto afirmar que o método principal de arquivamento utilizado foi o

método por assunto, tendo sido empregados, como métodos secundários, o geográfico e o alfabético.

329- (2008/ Cespe – DFTRANS) Quando a unidade de arquivo distribui os documentos recebidos para

guarda em seqüência alfanumérica, diz-se que, nesse caso, foi realizada uma atividade de arranjo ou

classificação.

330- (2008/ Cespe – MPE/AM) O método de arquivamento é determinado apenas pela espécie dos

documentos.

331- (2008/ Cespe – MPE/TO) A escolha mais adequada do método de arquivamento depende da

natureza dos documentos a serem arquivados e da estrutura da organização à qual a unidade de arquivo

está vinculada.

332- (2006/ Cespe – INPI) Arranjo é o processo destinado a colocar ou distribuir os documentos de

arquivo em seqüência estabelecida pela organização.

333- (2006/ Cespe – CENSIPAN) Existem vários métodos que utilizam números e são

sempre mais eficientes que os outros métodos. Os principais são: o numérico simples, o

numérico-cronológico, o variadex, o ideográfico, o decimal e o dígito-terminal.

327 328 329 330 331 332 333

E C C E C C E

Organização do Arquivo

8 Etapas: 4 Levantamento dos dados Análise dos dados coletados Planejamento Implantação e acompanhamento

358 - (2006/ Cespe – Ancine) A organização de arquvos ocorre em várias fases. Na fase de

planejamento, é feita a verficiação das normas, dos regulamentos, das políticas e da estrutura

organizacional da instituição.

359 - (2006/ Cespe – TCE) A instalação de um arquivo requer a análise dos seguintes aspectos:

localização,iluminação, arejamento, higienização, disposição e segurança.


60

360 - (2006/ Cespe – Ancine) Os arquivos correntes podem ser sistematizados de maneira centralizada ou descentralizada.361 - (2005/ Cespe – ANS) Na elaboração do plano de arquivo, deve ser definida a centralização ou descentralização dos serviços de arquivo nas fases corrente e intermediária.358 359 360 361

E C C E

Gestão de Documentos

3 FASES básicas:

PRODUÇÃO - UTILIZAÇÃO - DESTINAÇÃO

271- (2007/ Cetro – Confea) O conjunto de procedimentos e operações técnicas a sua produção,

tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediaria, visando a sua eliminação ou

recolhimento para guarda permanente é denominado

(A) Arquivologia

(B) Gestão do conhecimento

(C) Gestão de documentos

(D) Gestão procedimental

(E) Gestão física documental

272- (2006/Cespe – MI) Em termos de fase arquivística, a gestão de documentos compreende a idade

corrente.

273- (2006/ Cespe – CLDF) Gestão de documentos é o conjunto de medidas e rotinas relativas à

aplicação de técnicas e praticas arquivísticas para racionalização e eficiência na criação, manutenção, uso

e avaliação de documentos de arquivo.

274- (2006/ Cespe – CENSIPAN) Gestão de documentos é o nome dado, de modo geral, ao conjunto de

medidas e rotinas que visa garantir o controle dos processos de produção, tramitação, uso, avaliação e

arquivamento de documentos nas instituições.

275- (2005/ Cespe – TRE/MT) A gestão de documentos atende, fundamentalmente, os documentos da

fase corrente.

276- (2005/ Cespe – funag) A gestão de documentos arquivisticos ocupa-se apenas dos documentos das

fases intermediaria e permanente.

277- (2005/ Cespe – TRE/TO) Assinale a opção que apresenta as fases básicas da gestão de documentos.

(A) Produção, avaliação e recolhimento

(B) Tramitação, avaliação e divulgação

(C) Produção, utilização e destinação

(D) Tramitação, uso e divulgação

(E) Produção, valoração e controle

278- (2005/ Cespe – IBAMA) Uma das fases básicas da gestão de documentos é a destinação.


61

279- (2004/ Cespe – SGA Arquivista) Gestão de documentos é um conjunto de procedimentos e

operações técnicas referentes a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em

fase corrente e intermediária, visando à sua eliminação ou a seu recolhimento para guarda permanente.

271 272 273 274 275 276 277 278 279

C E C C E E C C C

Protocolo

O Protocolo realiza as seguintes atividades/operações:

Recebimento Registro Autuação Classificação Expedição/Distribuição Controle/Movimentação

207- (2007/ Cespe-UnB – Pref. Rio Branco/AC) O protocolo é uma atividade típica da fase corrente.

208- (2007/ Cespe – SEAD/FCPTN) De acordo com o ciclo de vida dos documentos, os arquivos

dividem-se em correntes, intermediários e permanentes. Ao arquivo corrente refere-se a atividade de

(A) Difusão

(B) Restauração

(C) Protocolo

(D) Inventário

209- (2006/ Cespe – MI) O protocolo, pela natureza, é de responsabilidade dos arquivos intermediários.

210- (2003/Cespe – CNPq) A atividade de protocolo é responsabilidade típica do arquivo permanente.

211- (2008/ Cespe – MPE/RR) O setor encarregado do recebimento, registro, distribuição e

movimentação de documentos em curso, além da abertura de processos e expedição de documentos, é

identificado como arquivo setorial.

212- (2008/ Cespe – SECAD/TO) Recebimento, classificação, registro, movimentação, conservação e

preservação são rotinas de protocolo.

213- (2008/ Cespe – FUB) Protocolo é a denominação do processo pelo qual um arquivo corrente é

encaminhado ao almoxarifado para sua armazenagem definitiva.

214- (2008/ Cespe – INSS) Os documentos de arquivo protocolados devem ser arquivados

permanentemente nos setores de protocolo.

215- (2008/ Cespe – TST/ Anal. Jud.) A expedição, a tramitação e a distribuição de documentos são

atividades de protocolo.

216- (2008/ Cespe – MPE/AM) Além do setor de protocolo, todas as demais unidades de um órgão

público têm responsabilidade pela expedição de documentos.


62

217- (2007/ Cespe – Pref. Mun. Vitória/ES) Nos órgãos públicos, o protocolo é responsável pelo registro,

pela expedição dos documentos e pela abertura de processos.

218- (2007/ Cespe – Pref. Rio Branco/AC) As correspondências (cartas, memorandos, ofícios) e os

processos devem ser registrados no protocolo antes de serem distribuídos aos destinatários.

219- (2007/ Cespe – TSE) As atividades de protocolo incluem o recebimento da correspondência, a

abertura de processo e a distribuição de documentos.

220- (2006/ Cespe – MI) A expedição, o registro, a distribuição e a tramitação dos documentos são

atividades típicas do protocolo.

221- (2005/ Cespe – ANTAQ) Nas organizações, os serviços de protocolo devem ser os responsáveis pelo

controle do trâmite de documentos.

222- (2005/ Cespe – PRG-DF) É de competência do setor de protocolo o empréstimo de documentos.

223- (2004/ Cespe – STJ) A principal função de um setor de protocolo deve ser o empréstimo de

documentos.

207 208 209 210 211 212 213 214 215 216

C C E E E E E E C E

217 218 219 220 221 222 223

C C C C C E E

Procedimentos administrativos em relação a processo

540 - (2008/Fundac-PB-Cespe-UnB) A correspondência externa é aquela trocada entre órgãos de uma

mesma instituição

542 - (2008/Hemobras-Cespe-UnB ) Se uma correspondência oficial é encaminhada para um destinatário

que não mais ocupa o cargo, ela deverá ser devolvida ao remetente com justificativa da sua devolução

544- (2008/Hemobras-Cespe-UnB) Se, de determinado processo,foi necessária a retirada de folhas, isto é,

desapensação, nesse caso, as peças dos autos terão nova numeração de folhas.

545- (2008/Hemobras-Cespe-UnB) O processo é autuado pelo protocolo ou por unidade protocolizadora,

mas a numeração de documentos incluídos posteriormente deverão ser numeradas e rubricadas pelo

responsável pela inclusão.

550 – (2008/ME-Cespe-UnB) Desmembramento é o ato pelo qual um processo, tendo deixado de atender

as formalidades indispensáveis ou de cumprir alguma disposição lega, é devolvido ao órgão de origem a

fim de que sejam corrigidas ou sanadas falhas apontadas.

540 542 544 545 550

E E E C E


63


64

Documents

Noções de arquivologia