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Noções de Arquivologia para o MPU Teoria e exercícios comentados Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini Aula 02 Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 1 de 54 AULA 02 - O gerenciamento da informação e a gestão de documentos: diagnósticos; arquivos correntes e intermediário; protocolos; avaliação de documentos; arquivos permanentes. SUMÁRIO PÁGINA Sumário O Gerenciamento da Informação e a Gestão de Documentos: Diagnósticos . 2 Organização dos Arquivos .............................................................................. 2 Planejamento................................................................................................... 6 Introdução à Gestão de Documentos .............................................................. 7 Valor do documento ...................................................................................... 11 Teoria das 03 idades (Ciclo Vital dos documentos) ....................................... 14 Tabela de Temporalidade (Avaliação de Documentos) ................................. 21 Arquivos Correntes e Intermediários ............................................................. 23 As Atividades dos Arquivos Correntes .......................................................... 23 Protocolo ....................................................................................................... 24 (Off topic) Plano de Classificação dos Documentos ...................................... 34 E aqui estamos de novo. Não falta muita coisa para se ver, mas o que falta vai demandar bastante da sua atenção. Então, foco!

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AULA 02 - O gerenciamento da informação e a gestão de documentos: diagnósticos; arquivos correntes e

intermediário; protocolos; avaliação de documentos; arquivos permanentes.

SUMÁRIO PÁGINA

Sumário O Gerenciamento da Informação e a Gestão de Documentos: Diagnósticos . 2

Organização dos Arquivos .............................................................................. 2

Planejamento................................................................................................... 6

Introdução à Gestão de Documentos .............................................................. 7

Valor do documento ...................................................................................... 11

Teoria das 03 idades (Ciclo Vital dos documentos) ....................................... 14

Tabela de Temporalidade (Avaliação de Documentos) ................................. 21

Arquivos Correntes e Intermediários ............................................................. 23

As Atividades dos Arquivos Correntes .......................................................... 23

Protocolo ....................................................................................................... 24

(Off topic) Plano de Classificação dos Documentos ...................................... 34

E aqui estamos de novo. Não falta muita coisa para se ver, mas o que falta

vai demandar bastante da sua atenção. Então, foco!

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O Gerenciamento da Informação e a Gestão de

Documentos: Diagnósticos

Organização dos Arquivos

Esta é a primeira face do gerenciamento da informação. E pelas etapas que a

constituem, você verá que estamos falando de um momento anterior à existência do

arquivo.

Pois bem, nossa querida doutrinadora Marilena Leite Paes (por quem o

CESPE tem admiração inabalável) divide a organização dos arquivos em quatro

fases:

- Levantamento de dados

- Análise dos dados coletados

- Planejamento

- Implantação e acompanhamento

Vamos analisar cada um dos passos.

Como já vimos, o arquivo é o conjunto de documentos recebidos e

produzidos por uma entidade. Isso você já sabe (e provavelmente já esteja,

inclusive, cansado de saber). Mas é dessa informação batida e marretada na sua

cabeça que decorrem várias conclusões um pouco mais elegantes do curso.

E uma delas é a seguinte: em sendo o arquivo o tal conjunto de documentos

produzidos e recebidos por uma unidade, torna-se praticamente impossível montar

o arquivo sem conhecer a estrutura da organização da qual se originam os

documentos.

A fase do levantamento de dados busca, em primeiro lugar, conhecer a

instituição. Nessa fase serão estudados os estatutos, regimentos, regulamentos,

normas, organogramas e qualquer outro documento constitutivo imaginável da

instituição.

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Estaremos, assim, conhecendo a legislação que envolve o funcionamento da

instituição, quer em âmbito externo (leis, decretos, e outros diplomas legais de

produção externa à instituição) como em âmbito interno (estatutos, normas,

instruções normativas, ordens de serviço, e qualquer regramento de autoria da

própria instituição).

Mas não ficaremos por aí. O arquivo ainda é um órgão de documentação, e

assim, é impossível não tratar dos documentos que irá abrigar. Precisamos

analisar o gênero dos documentos (vistos na aula 01, tais como documentos

escritos, iconográficos, cartográficos, entre tantos outros) e as espécies

documentais mais frequentes (ofícios, cartas, memorandos, relatórios, projetos).

E, fora tudo isto, temos mais alguns itens que merecerão a atenção do

encarregado pelo levantamento de dados:

- Estado de conservação do acervo;

- Arranjo e classificação dos documentos;

- Existência de registros e protocolos

- Controle de empréstimos de documentos;

- Média de arquivamentos diários;

- Existência de normas de arquivos, manuais ou códigos de classificação pré-

existentes.

Estes itens podem ser cobrados em prova, mas dificilmente o serão com

nível de detalhamento mais profundo. É importante que você tenha uma noção geral

e saiba de sua existência :P.

E, para terminar esta fase, o arquivista ainda deve acrescentar dados sobre

pessoal encarregado do arquivo (quantitativo de pessoas, salários, nível de

escolaridade, formação profissional), equipamento (quantidade, estado de

conservação) localização física (espaço utilizado, condições de iluminação e

umidade, proteção contra incêndio), e tudo isto apenas a título de exemplo :P.

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Agora terminou. Mas eu só trabalhei doutrina até agora. Aqui vão algumas

dicas úteis:

- O levantamento de dados é, normalmente, feito através de questionários,

onde constam as informações que estamos buscando levantar (que serão essas

que já descrevemos);

- Se o examinador jogar você em uma repartição que não possua qualquer

tipo de organização em seu arquivo, e pedir para você dar um jeito nisso, você

deverá iniciar sua saga justamente efetuando o levantamento de dados, muito

provavelmente através de questionários e formulários :P (mas reze para que seja só

o seu examinador, e não o seu futuro chefe).

Passando à análise dos dados coletados, é lógico que não preenchemos

aquela pilha de questionários à toa. Fizemos aquilo tudo para, nesta fase, conseguir

analisar objetivamente a real situação dos serviços de arquivo.

E, para sua felicidade, esta fase tem um nome bem mais interessante (já que

foi o que seu examinador utilizou no edital): diagnóstico da situação documental.

O que chamamos de diagnóstico nesta disciplina é a constatação das falhas

e lacunas existentes no complexo administrativo do arquivo, ou, de maneira mais

simples as razões que impedem o funcionamento eficiente e redondinho do arquivo.

Para fins de prova, o que seu examinador poderá pedir: que você resolva um

problema específico do arquivo zoneado que ele te entregar. Fique tranquilo que, se

você entender os conceitos, vai conseguir resolver os problemas sozinho, sem nem

memorizar soluções padronizadas.

Por exemplo, através do levantamento de dados efetuado, teremos levantado

informações tais como (NÃO MEMORIZE, são só exemplos):

- Instalações físicas (infiltrações, goteiras, poeira, luz solar);

- Condições ambientais (temperatura, umidade, luminosidade);

- Condições de armazenamento;

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- Estado de conservação dos documentos;

- Espaço físico ocupado;

- Volume documental;

- Controle de empréstimos (freqüência de consultas);

- Recursos humanos (número de pessoas, nível de escolaridade, formação

profissional);

- Acesso à informação;

- Gênero dos documentos (escritos ou textuais, audiovisuais, cartográficos,

iconográficos, micrográficos e informáticos);

- Arranjo e classificação dos documentos (métodos de arquivamento

adotados);

- Tipo de acondicionamento (pastas, caixas, envelopes, amarrados).

(Fonte: Miranda, Elvis Correia)

O Planejamento é um tópico armadilha :P. Se eu trata-lo agora, você vai

perder a noção do todo, já que vou falar bastante. Dessa forma, guarde sua

ansiedade e contente-se com essa definição provisória (eu não disse inicial, e sim

provisória, daqui a pouco você vai poder jogar fora): “Proposição de soluções

cabíveis para eliminar os problemas encontrados”.

Aí alguém bateu na sua cabeça, você desmaiou, e quando acordou seu

professor já tinha falado de Planejamento, e agora estava começando Implantação

e acompanhamento. Você diz que não ouviu nada e seu professor se

comprometeu a “repetir” quando acabasse esse tópico.

Pois bem, Implantação e acompanhamento consistem em fazer acontecer.

Está na hora de sensibilizar toda a instituição em prol da importância das medidas

de preservação e organização do arquivo. Além disso, também ocorrerão

treinamentos para garantir que o pessoal está apto a operar o arquivo sem

problemas.

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Mas isso ainda não é o mais importante. A implantação de normas

elaboradas na etapa de planejamento demanda acompanhamento por parte do

responsável pelo projeto, o qual terá a oportunidade de corrigir e adaptar quaisquer

falhas ou omissões no planejamento.

Se tudo até o presente ponto deu certo, estamos prontos para a elaboração

do manual de arquivo. Este será o livro sagrado do operador do arquivo, que deverá

abandonar sua religião anterior para aprofundar seus estudos no manual (Ó todo

poderoso manual, não somos dignos :P).

Manuais de arquivo não podem ser produzidos em massa. Em outras

palavras, não há como eu traçar aqui o que um manual de arquivo deve conter para

ser um manual de arquivo “correto”. O tio já falou que o arquivo reflete a instituição a

que está vinculado, e assim, também suas peculiaridades.

Entretanto, reza a doutrina que os manuais de arquivo possuem linhas

gerais, que estão sempre presentes nos mesmos:

- Apresentação, objetivos e abrangência do manual;

- Informações sobre os arquivos da instituição, suas finalidades e

responsabilidades, sua interação e subordinação ;

- Organogramas e fluxogramas;

- Conceitos Gerais de arquivo, definição das operações de arquivamento,

bem como terminologias adotadas;

- Detalhamento das rotinas, modelos de carimbos e formulários, plano de

classificação dos documentos;

- Tabelas de temporalidade de documentos (podendo ser apresentadas em

separado).

Planejamento

(Under construction :P)

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Introdução à Gestão de Documentos

A quantidade de informações com que os órgãos públicos e as empresas

precisam trabalhar hoje em dia é cada vez maior. O colosso de informações a que

todos estão sujeitos é impressionante. Neste contexto, tão importante quanto

possuir a informação será a capacidade de gerencia-la, permitindo sua rápida

localização.

Lembra do IIRGD? Não foi um exemplo apenas motivacional, aquele instituto

transparece a importância do primeiro conceito a ser visto nesta aula: a gestão de

documentos.

A primeira definição a ser estudada será a mais simples. A gestão de

documentos consiste em atividades que asseguram que a informação contida nos

arquivos (informação arquivística) seja administrada com eficácia.

Isto é, a gestão documental deve permitir o acesso aos documentos e a

recuperação das informações de forma ágil e eficaz, otimizando os recursos

humanos, físicos e materiais, tornando-se, realmente, um fator facilitador do

trabalho dentro das instituições.

Mas como sempre, embora a definição acima auxilie na compreensão, nosso

bom amigo Congresso Nacional também possuí uma definição para o termo, e a

CESPE como de praxe, a adora. :P

Assim sendo, voltemos nossa atenção ao artigo 3º da lei 8.159 de 1991:

“Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos

e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e

arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou

recolhimento para guarda permanente.”

Bastante colorido e grifado né? Tem motivo para isso. Este artigo, sozinho e

em pouquíssimas palavras, define este capítulo do curso. Vamos observar em que

você deve prestar atenção.

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Note que a gestão documental consiste em um conjunto de procedimentos

e operações técnicas. Que quer dizer isto? Simplesmente que qualquer questão

que tenda a limitar a gestão documental a um único procedimento está fatalmente

incorreta.

Mas não é só isso. O artigo ainda enumera as tarefas que compõem a gestão

de documentos:

Produção;

Tramitação;

Uso;

Avaliação;

Arquivamento.

Através destes itens, podemos entender as três fases básicas da gestão

documental: Produção, Utilização e Destinação, e, mais importante nessa parte,

saber como o arquivista pode colaborar em cada uma dessas atividades

Produção – Esta fase diz respeito à elaboração dos documentos em função

das atividades da instituição (inclua aqui também os documentos recebidos). Talvez

seja um pouco difícil de imaginar o que o arquivista pode fazer aqui. E já adianto:

muita coisa :P.

Nesta fase, a colaboração do arquivista pode voltar-se a:

- assegurar que sejam criados apenas documentos essenciais à

administração, sem duplicidades;

- consolidar atos normativos que tenham sido alterados ou atualizados no

decorrer do tempo (se tiver de estudar alguma lei seca, procure consolidações, sob

pena de enlouquecer, tendo de estudar artigos revogados :P)

- sugerir a criação ou extinção de modelos formulários ;

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- opinar sobre a escolha de equipamentos, bem como sobre o recrutamento

de pessoal (recursos humanos);

- apresentar estudos sobre o melhor aproveitamento dos recursos de

tecnologia disponíveis (principalmente os referentes à automação do arquivo);

Utilização – Esta fase compreende o que a Lei 8.159 listou nas atividades de

Tramitação e Uso. Desta forma, quando nos referirmos à Utilização, estaremos

falando das atividades de:

- protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição e tramitação de

documentos; Tramitação

- expedição, de organização e arquivamento dos documentos, quando

estiverem nas fases corrente e intermediária; Tramitação

- política de acesso aos documentos do arquivo; Uso

Destinação – A fase mais tortuosa das três, responsável pela maior parte dos

capítulos desta aula. Corresponde às atividades de Avaliação e Arquivamento, da

Lei 8.159. Envolverá a análise e avaliação dos documentos acumulados nos

arquivos, buscando fixar praxos para a permanência de cada documento nas fases

corrente e intermediária, e ainda decidir sobre quais documentos serão descartados

ao final dessas fases, e quais deles serão direcionados ao arquivo permanente.

O assunto ficará bem mais claro quando estudarmos a Tabela de

Temporalidade.

Agora um bônus, meu caro aluno: devemos saber que a gestão de

documentos será aplicada tanto na fase corrente quanto na intermediária. Não

falamos de gestão de documentos na fase permanente, então, bastante cuidado.

Sim, sim, ainda não vimos com profundidade o que são as fases dos

documentos do arquivo.

Não se preocupe, faremos isso daqui a pouco, ok?

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Por enquanto, vamos nos ater ao conceito de gestão documental. Se uma

questão de prova disser que a gestão de documentos aplica-se unicamente à fase

corrente; marque “errado”! Se disser que se aplica unicamente à fase intermediária;

“errado” neles! Repetindo, então, para você não se esquecer: a gestão documental

aplica-se às duas fases: corrente e intermediária.

E para você que pensava que havíamos terminado, SUPRESA! O artigo 3º

da Lei 8.159 é tão versátil que suas quatro linhas ainda não disseram tudo que

havia para ser dito.

Nós vimos na aula 01 que os documentos do arquivo existem para atender a

uma finalidade administrativa. O que vou ensinar a vocês agora é o que acontece

depois que essa finalidade acaba.

Tenha em mente: um documento de arquivo ou será destruído ao final de sua

vida administrativa, ou jamais será destruído. Não existe meio termo: ou o

documento “morre”, ou se torna “imortal”. E essa conclusão é alcançada lendo-se a

parte final do artigo 3º

Assim, note que o destino final do documento será a eliminação ou o

recolhimento ao arquivo permanente (como decidimos entre um e outro você já

vai saber).

Por enquanto, memorize: o documento pode possuir 02 destinações

distintas: a eliminação ou o recolhimento para guarda permanente. Ou seja, o

documento, após a avaliação não será necessariamente eliminado, nem

necessariamente recolhido para a guarda permanente. Ela terá somente 01 das

duas destinações: ou uma; ou outra.

E como não poderia deixar de ser, você não confiou em mim para reproduzir

a legislação, e sim para enterrar a informação na sua cabeça para que ela não

consiga mais sair (o papo do recém-nascido no berço era mentira :P). E assim

sendo, aí vai o esquema gráfico e multicolorido:

Josimar
Highlight
Josimar
Highlight
Josimar
Highlight
Josimar
Highlight
Josimar
Highlight
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A partir da avaliação, há dois caminhos possíveis: a eliminação do

documento ou o seu recolhimento ao arquivo permanente.

E por fim, veja como a doutrina enxerga esses passos:

Valor do documento

Este tópico da aula, na verdade, é um pré-requisito para entendermos de

modo mais natural o tópico seguinte da aula (teoria das 03 idades).

Lembremos das lições de Schellenberg (a CESPE também adora esse

sujeito, principalmente quando quer engrossar o caldo):

PRODUÇÃO TRAMITAÇÃO USO AVALIAÇÃO

RECOLHIMENTO

ELIMINAÇÃO

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Quando um documento é criado, ele possui valor primário. Associe esse

valor com a ideia de importância administrativa, ou valor administrativo. O

documento é criado ou recebido pela instituição para que ela cumpra suas

finalidades.

Por outro lado, quando perder este valor, é possível (embora nem sempre

ocorra, como veremos a frente) que o documento adquira valor secundário

(secundário, mediato, acessório, histórico ou cultural), de interesse para outros

indivíduos que não o usuário inicial. O valor secundário mais lembrado em provas é

o valor histórico. Embora a Constituição Imperial do Brasil não possua mais nenhum

interesse administrativo (como funcionário público, eu não respondo mais à Coroa

Portuguesa já tem um tempinho...), o seu valor histórico é inquestionável, uma vez

que retrata a estrutura estatal da época.

O que falei até agora era mera transcrição do que tratamos na aula 01. Daqui

para frente, não mais :P.

Depois que o objetivo de criação do documento é atingido, ele pode ou não

ter um valor secundário. A atribuição ou não de um valor secundário é uma tarefa

um pouco subjetiva e é tarefa afeta ao tópico “avaliação de documentos” e a outro

tópico chamado “tabela de temporalidade”, os quais também serão vistos hoje. Uma

vez atribuído valor secundário ao documento, isto é permanente: o documento

nunca perderá seu valor secundário e nunca poderá ser descartado. Vamos a um

exemplo:

Suponha que o Brasil assine um acordo comercial com o Irã. Esse acordo,

assinado pelos presidentes dos dois países (se já viu Direito Internacional, abstraia

os aspectos intermediários :P), é um documento e possuirá valor primário assim que

for assinado.

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O objetivo do documento é selar o acordo comercial e guiar as diretrizes

negociais entre Brasil e Irã enquanto parceiros comerciais.

No entanto, depois de encerrado o acordo comercial, o objetivo do

documento já foi atingido, de tal forma que o valor primário é perdido. Ou seja,

assim que o documento cumpre sua finalidade, ele perde seu valor primário.

Neste momento, deve-se decidir se o dito documento possuirá ou não valor

secundário. Neste caso, o acordo comercial entre o Brasil e Irã possui importância

secundária e deverá servir, no futuro, de fonte de consulta para pesquisas históricas

ou culturais.

Assim, este documento, com certeza, terá valor secundário. Uma vez

reconhecido em um documento o valor secundário, tal característica é reputada

permanente, e jamais poderá ser retirada do documento. Observe, portanto, que

todo documento possuirá valor primário, mas nem todo possuirá valor secundário.

Mas não fiquemos por aí.

Já que você está estudando, imagine-se, daqui há um ano, como servidor

público, decidindo solicitar uma alteração do seu período de férias junto ao RH do

setor onde trabalha. Neste caso, você deverá assinar um memorando ou um pedido

formal à sua chefia, solicitando a troca das datas de suas férias. Isto é, você deverá

assinar um documento para ser encaminhado à chefia competente para analisar o

seu pedido.

Logo que nasce, este documento assinado por você possuirá valor primário

(ele tem o propósito administrativo de fazer com que seu período de férias seja

alterado).

Depois que sua chefia autorizar (ou não) a alteração do período de férias, o

documento terá cumprido sua finalidade, de tal forma que perderá seu valor

primário. Mas esse documento não possuirá valor secundário, pois é irrelevante do

ponto de vista cultural ou histórico (espero que você não tenha vindo ao Serviço

Público atrás de glória :P).

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Embora o documento deva ser guardado na unidade durante certo tempo,

para justificar os procedimentos essa guarda será temporária, o documento será

descartado após o decurso do prazo.

Agora, observe: o valor primário de um documento é temporário, enquanto o

valor secundário é eterno.

Os documentos que possuem este último traço não serão descartados ou

eliminados, nunca, jamais, em hipótese alguma (não meu caro concurseiro, isso não

desmente o mantra “nunca, jamais, em hipótese alguma diga nunca, jamais em

hipótese alguma”, é apenas a exceção que confirma a regra).

Temos um problema agora: esse tópico não está completo. Cara de pau a

minha não? Não leve a mal seu querido professor, a matéria está toda entrelaçada,

e embora eu procure estrutura-la de maneira linear, ela na verdade lembra mais um

círculo :P.

Este tópico está incompleto pois:

- Você não sabe o que é a tabela de temporalidade, a qual fixa os prazos em

cada uma das fases do arquivo (o tio já vai falar disso);

- Você ainda não está familiarizado com o conceito de “avaliação de

documentos”.

E como resolvemos isso: explicando a você ao longo da aula :P. Mas já já

chegamos lá, por enquanto, precisamos falar de assuntos mais urgentes: a Teoria

das três idades documentais, a qual é a pedra angular da disciplina de gestão de

documentos.

Teoria das 03 idades (Ciclo Vital dos documentos)

Lembrai-vos da Aula 01

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Eu falei na Aula 01 dos três arquivos. Mas estava só arranhando a superfície

de algo muito mais belo e intrincado :P

Pois bem, como bacharel em Direito que sou (e que fique registrado que só

não sou advogado porque a OAB não gosta de Fiscal em seus quadros :P), vamos

começar pela definição legal.

Art. 8º - Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes. § 1º - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas freqüentes. § 2º - Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. § 3º - Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. Art. 9º - A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência. Art. 10º - Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis. (grifos nossos, o Planalto não costuma utilizar cores nos diplomas legais :P)

Tenha em mente: essas fases são complementares, vez que os documentos

podem passar de uma fase a outra, e cada fase representa uma maneira diferente

de conservar e tratar os documentos. Por exemplo: os documentos correntes

costumam ser encontrados em prateleiras, facilitando o acesso e manuseio, ao

passo que documentos do arquivo intermediário, por não serem frequentemente

consultados, podem ser armazenados em caixas-arquivo, para poupar espaço (e

acredite, eu sei, por experiência própria, que as caixas-arquivo NÃO SERVEM para

Arquivo de Primeira Idade (corrente)

Arquivo de Segunda Idade (intermediario)

Arquivo de Terceira Idade (permanente)

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documentos correntes, principalmente quando seu chefe manda você encontrar um

processo do “arquivo morto” [intermediário] cinco minutos antes de você sair para

almoçar).

Feito o desabafo, sigamos em frente.

Falemos dos documentos corrente. Preste atenção no parágrafo 1º:

§ 1º - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo

sem movimentação, constituam objeto de consultas freqüentes.

É o propósito que molda o raciocínio caro aluno. Assim, o fato de o

documento constituir objeto de consulta frequente conduz às seguintes

características dos documentos desta idade:

- São mantidos próximos aos usuários diretos;

- São consultados com frequência ou têm grandes possibilidades de uso;

- Seu acesso é restrito ao órgão produtor, respondendo por sua integridade o

setor de origem do documento.

- Os documentos encontrados em um arquivo corrente são tidos como de

valor primário (possuem finalidade administrativa, legal ou fiscal);

- Dentre as atividades desempenhadas no arquivo corrente estão: avaliação,

protocolo, expedição, arquivamento, empréstimo e consulta, e destinação.

Sim, são tópicos armadilha também :P. Significa que não posso tratar deles se não

em capítulo próprio, e fazê-lo aqui vai destruir a visão geral. Respira fundo que

chegaremos lá.

Por fim, observe que os arquivos correntes não são, necessariamente,

aqueles mais recentes. Se um documento muito antigo for consultado regularmente

na instituição, ele será considerado um arquivo corrente.

Por exemplo: aquele processinho amaldiçoado de execução trabalhista na

qual o empregador constituiu subsidiárias na Moldávia e no Panamá, com crédito

obtido através da emissão de debêntures subquirografarias lastreadas no câmbio do

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dólar canadense para se furtar à execução, processo este que está naquela

prateleira empoeirada desde 1970, mas que o advogado pede vistas toda semana,

continuará a ser um documento corrente até que alguém consiga exaurir sua

finalidade administrativa (e muito boa sorte ao felizardo :P).

Andando um pouquinho, chegamos aos documentos intermediários,

extraídos a partir do §2º do art. 3º da lei 8.159/91. Observe:

§ 2º - Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Os documentos intermediários são aqueles de uso menos recorrente (se o

uso fosse recorrente, seriam classificados como documentos correntes). Conforme

expresso neste parágrafo, eles são mantidos no arquivo por interesse administrativo

(prazo prescricional a ser observado é o exemplo mais gritante).

Alias, memorize: o arquivo intermediário recebe documentos que devem ser

mantidos por lá (apesar de seu uso não ser frequente) por questões legais, fiscais,

técnicas, ou administrativas. E claro, também são armazenados ali pois podem vir a

ser necessários para esclarecimento de alguma situação afeta às atividades da

instituição.

Enquanto o arquivo corrente possuía uma infinidade de atividades a serem

desempenhadas, o arquivo intermediário, justamente pelo fato de seus documentos

não serem frequentemente consultados, normalmente desempenham um número

reduzido de tarefas, que podemos limitar às seguintes:

- Arquivamento;

- Empréstimo e Consulta

Falando um pouco do meu trabalho atual agora: um talonário de notas fiscais

de uma empresa é um documento. Enquanto aquele talonário for utilizado, ele é

considerado arquivo corrente. Entretanto, depois de utilizado, ainda não pode ser

descartado.

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Isso se deve a disposições da legislação fiscal, as quais obrigam a empresa

a armazenar estes documentos por 05 anos, para fins de fiscalização. Neste caso,

após o talonário acabar, ele irá para o arquivo intermediário, no presente caso, por

questões legais.

O arquivo intermediário também pode receber as denominações de guarda

temporária ou pré-arquivo. E ainda temos denominações menos nobres

(detestadas pelos arquivistas): purgatório, limbo e arquivo morto.

E rumamos para os documentos permanentes, que, para variar, também

estão definidos na Lei 8.159:

§ 3º - Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.

Os documentos do arquivo permanente são tidos como de valor secundário

(informativo, probatório ou histórico).

Veja que o valor primário é característica dos arquivos correntes e

intermediário. Os arquivos permanentes possuem valor secundário. Isto quer dizer

que, se um documento perder seu valor primário, e não tiver valor secundário, ele

não será documento permanente (nunca).

O artigo 10º, por fim, é a prova de tudo que já falei a vocês

Art. 10º Os documentos de valor permanente são inalienáveis e

imprescritíveis.

Imprescritível meu caro, é algo insuscetível de perda de valor legal com o

mero decurso do tempo (vamos nos poupar do meu semestre na faculdade

estudando isso :P, apenas acredite!).

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Agora que definimos as três idades1 de um documento (lembrando a você,

caro aluno, que estamos vendo este tema para entendermos a Gestão de

Documentos), observe o resultado final de nossos esforços:

Desde os tempos do Colegial, o Microsoft Paint foi meu companheiro

inseparável de elaboração de diagramas. Entretanto, o que o programa tem de

flexibilidade, perde em beleza, e assim o sendo, só posso pedir desculpas :P.

O que o nosso esquema nos ensina? Preste atenção aos próximos itens.

Inicialmente, note que chamamos de transferência a passagem de um

documento do arquivo corrente para o arquivo intermediário. Se um documento

não será mais frequentemente consultado, mas precisa ser armazenado por

questões legais, ele será TRANSFERIDO para a fase intermediária.

1 A teoria das três idades é importante na avaliação de um documento, quando se decidirá

acerca da sua destinação: se permanecerá no arquivo corrente e por quanto tempo; se será

transferido para o arquivo intermediário; se será eliminado ou recolhido ao arquivo permanente.

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Por outro lado, recolhimento é a passagem do documento para o arquivo

permanente (independentemente da fase na qual o documento se encontrava

anteriormente).

Note que as setas que conduzem à fase permanente são duas. Uma delas

parte diretamente da fase intermediária, demonstrando que tal documento precisou

ser armazenado durante certo tempo por questões legais, e que, ao perder seu

valor administrativo, adquiriu valor histórico, merecendo o RECOLHIMENTO ao

arquivo permanente.

Por outro lado, existe uma segunda seta, que parte diretamente da Fase

Corrente. Sim, meus caros alunos, aqui vai uma importantíssima lição: nenhum

documento está obrigado a atravessar todas as fases do ciclo das três idades. Para

ser bem sincero, a única fase genuinamente obrigatória é a fase corrente.

Olha um exemplo de documento que nasce para ser eliminado logo após à

fase corrente: solicitações de senha para sistema (incluindo a sua senha do

Estratégia, e aquelas que você receberá para bem desempenhar seu ofício). Uma

vez concedida a senha, o formulário não será transferido ou recolhido, mas

simplesmente eliminado.

Dito isto, lembra-se daquele nosso tratado comercial entre Brasil e Irã. É o

típico documento que não passa pela fase intermediária. Enquanto o acordo estava

vigente, era documento corrente. Assim que o acordo se encerrou, foi

imediatamente RECOLHIDO ao arquivo permanente, sem passar pela fase

intermediária.

E não fica só nisso. Reforço a vocês que os documentos da fase corrente e

intermediária que não adquiram valor histórico ao exaurirem sua finalidade

administrativa devem ser ELIMINADOS. Pode olhar o esquema de novo. Os

documentos, caso não sejam transferidos ou recolhidos, são eliminados.

E por fim, se reparar bem, tentei fazer uma auréola em cima da Fase

Permanente. Aquilo, na minha intenção pueril, era para simbolizar que os

documentos da fase permanente não podem ser ELIMINADOS.

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Segue uma tabela resumo sobre as idades do documento:

FASE VALOR Pode ser eliminado?

Gestão de documentos?

Corrente Primário Sim Sim

Intermediária

Permanente Secundário Não Não

IMPORTANTE (apenas para lembrar, novamente ;-): A gestão do documento

envolve os procedimentos da fase corrente e da fase intermediária (exatamente

como estudamos no início da aula, no tópico da “gestão de documentos”). Acho que

já fui suficientemente chato e repetitivo para que você não esqueça :P

Tabela de Temporalidade (Avaliação de Documentos)

Talvez você esteja se perguntando: como é que raios um arquivista sabe

quanto tempo um documento tem de passar em cada fase? Ou então, como ele fica

sabendo se aquele ofício do RH precisa mesmo ser encaminhado à fase

intermediária, ou se pode ser eliminado diretamente?

Até agora, você aprendeu todos os passos possíveis, mas não faz ideia de

como escolher entre este ou aquele movimento. Calma, o tio ta aqui, e já vai

explicar.

A tabela de temporalidade é o instrumento resultante da avalização dos

documentos, e determina o prazo de guarda dos documentos nas fases correntes e

intermediária, bem como sua destinação final. É o mapa do arquivista, o qual

orientará o correto tratamento a ser dado a cada um dos documentos que tramita

pela instituição e que chegam ao arquivo.

A tabela de temporalidade é fruto da atividade de Avaliação dos

documentos , a qual estava inserida dentro da fase de Destinação (tudo isso visto

lá no começo da aula).

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Ela é fruto de toda teoria que vimos até aqui, compreendendo conhecimento

sobre o Ciclo Vital dos Documentos e Gestão Documental, razão pela qual só

poderia ter sido vista agora. Pois bem, vamos a ela.

Em sendo fruto da atividade de Avaliação, é vital que tenhamos alguém para

executar a ação descrita pelo verbo “avaliar” :P. A Tabela de Temporalidade é

elaborada pela Comissão Permanente de Avalaição de Documentos (ou também

Comissão de Análise de Documentos), sendo aprovada pela autoridade competente

da instituição para tanto.

Como cada instituição tem sua peculiaridade, não é possível montar um

esquema rígido de elaboração da tabela. Além de compreender certa dose de

subjetivismo, a fixação dos prazos em cada fase e a decisão pela eliminação ou

recolhimento ao arquivo permanente compreendem um juízo a respeito tanto das

necessidades da instituição, como do regramento legal a que ela encontra-se

submetida.

Reforçando: não há prazo mínimo nem máximo para que os documentos

fiquem nas fases corrente e intermediária, nem qualquer obrigação que os force a

passar por todas as fases.

Dito isto, vamos ver uma Tabela de Temporalidade Hipotética:

Código Assunto

Prazos de Guarda Destinação

Final Observações

Corrente Intermediária

002. Projetos de

Trabalho 5 anos 10 anos

Guarda Permanente

-

020.1 Legislação de

Pessoal Enquanto

vigorar -

Guarda Permanente

-

020.2 Sindicatos 5 anos 5 anos Guarda

Permanente -

022.1 Cursos

Internos 5 anos -

Guarda Permanente

-

023.1 Admissão 5 anos 45 anos Eliminação -

024.1 Folha de

Pagamento 5 anos 95 anos Eliminação Microfilmar

024.2 Escala de

Férias 7 anos - Eliminação -

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026.1 Aposentadoria 5 anos 95 anos Eliminação Microfilmar

027.1 Folha de

Ponto 5 anos 47 anos Eliminação Microfilmar

Fonte: Miranda, Elvis Correa (adaptada)

Peguei a tabela emprestada pois ela apresenta todos os exemplos possíveis

de movimentação dos documentos entre as fases.

Gostaria que você observasse cada um dos documentos e visualizasse o

caminho que ele faz desde sua produção até seu destino final (Recolhimento ou

Eliminação). Se tiver dúvidas, o fórum está lá para isso.

Arquivos Correntes e Intermediários

Pela estrutura adotada pelo examinador no edital passado, neste ponto, o

que ele quer saber são as atividades típicas de cada um dos arquivos (como eu

disse na aula, cada fase do ciclo vital implica uma maneira diferente de pensar e

gerenciar os arquivos) dentro do panorâma da gestão de documentos.

As Atividades dos Arquivos Correntes

Como nós já vimos, os documentos que se encontrarem nos arquivos

correntes serão frequentemente consultados pela instituição. Alias, esse traço é

justamente o que distingue os documentos do arquivo corrente daqueles do arquivo

intermediário.

Em sendo frequentemente consultados, você consegue imaginar que

possuem valor primário, sendo essenciais para a consecução dos objetivos do

órgão que os abriga.

Entretanto, o que você ainda não sabe é que, para que o arquivo corrente

cumpra seus objetivos, provavelmente terá de responder pelas atividades seguintes

atividades:

- Protocolo;

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- Expedição;

- Arquivamento;

- Empréstimo e consulta;

- Destinação.

Estes itens são justamente aqueles que deixei para explicar em outro

momento. O momento chegou!

Também quero reforçar que seu examinador apenas solicitou no edital o

tema “protocolo”. Assim sendo, embora eu vá explicar todas as atividades (pois

auxiliarão no seu entendimento de como funciona um arquivo corrente), caso você

entenda desnecessário, pode apenas ler o tópico de protocolos, e seguir em frente

(o que o seu querido professor não recomenda).

Protocolo

Este item foi cobrado em tópico apartado no seu edital. E também pudera,

não só é um tópico importantíssimo dentro da disciplina de arquivologia, como é o

próprio rosto de toda repartição pública :P. Sempre que você quiser pleitear algum

direito, fazer solicitações ou simplesmente informar a administração acerca de

algum fato, você irá protocolizar seu pedido, o qual será recebido pela repartição

interessada. É o nosos querido guichê, balcão e tantos outros termos que nos

remetem à fila de espera e ao papelzinho da senha.

Mas antes de irmos em frente, vamos definir o objeto de nossos estudos.

Protocolo costuma ter três acepções diferentes da que abordaremos neste tópico:

- Denominação atribuída aos setores responsáveis pelo recebimento,

registro, distriuição e movimentação de documentos (o “setor de protocolo”). Foi a

definição que dei logo na introdução;

- Denominação atribuída ao número de registro concedido a cada documento

(o “número de protocolo”);

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- Denominação atribuída ao Livro de Registros de Documentos Recebidos ou

Expedidos (essa definição é um pouco comum, mas ainda assim, falamos do “livro

de protocolo”).

Não estamos falando nem de setor, nem de número, nem de livro, mas do

próprio protocolo. Protocolo é o conjunto de operações visando ao controle dos

documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar sua imediata

localização e recuperação, garantindo assim, o acesso à informação.

Veja como a definição enfatiza a importância do acesso à informação e o

controle na movimentação dos documentos. Estes traços só se fazem presentes

com tamanha ênfase na fase corrente dos documentos, razão pela qual, sempre

que pensar em protocolo, você deve ter em mente que falamos em fase corrente do

documento.

Agora, vamos ver o que foi destacado na definição:

conjunto de operações: Lembre-se que a palavra “protocolo” possui várias

acepções, mas aquela pertinente para a prova dentro da disciplina de gestão

documental são as operações voltadas ao controle dos documentos;

controle dos documentos: Protocolo é controle (é poder! :P). O protocolo

existe para que aquele que precisa da informação saiba, exatamente, onde está o

documento que possui o assunto de que o administrador precisa cuidar.

ainda tramitam no órgão: Um tanto óbvio, mas muita gente esquece que o

protocolo diz respeito a documentos em tramitação (nem os documentos do arquivo

intermediário estão incluídos aqui). Por que raios eu precisaria controlar um

documento do arquivo intermediário, enterrado em uma caixa arquivo e incapaz de

se movimentar? :P. Não faria sentido.

assegurar sua imediata localização e recuperação: É o nosso “Para que

serve”. O protocolo, como toda atividade humana, precisa de um propósito. Nós

utilizamos as operações de protocolo pois precisamos da informação contida em

documento que não para quieto :P, ou seja, que fica tramitando constantemente e

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ainda assim será frequentemente consultado. Veja a dificuldade que seria localizar

este documento sem o protocolo.

Pois bem, agora que você já sabe do que falamos, vamos aprofundar um

pouco mais o estudo.

O protocolo (enquanto conjunto de operações de controle) realiza as

seguintes atividades:

- Recebimento

- Registro

- Autuação

- Classificação

- Expedição/Distribuição

- Controle/Movimentação

Passemos a elas.

Recebimento: É o procedimento inicial. Aqui o encarregado no setor de

protocolo vai receber os documentos que entram na instituição, ou aqueles que

tiverem sido produzidos na própria instituição, para que sejam formalizados.

Registro: O documento está cru. Sem nenhum tipo de identificação,

cruzamento ou qualquer dado básico que permita seu controle. No Registro,

providenciaremos o cadastro dos dados básicos do documento no sistema de

controle. É através destes dados cadastrados que será possível efetuar buscas para

localizar o documento quando precisarmos das informações dele;

Autuação: Este procedimento somente surgirá caso o documento deva ser

transformado em um processo. Lembre-se que alguns documentos não precisarão

passar por este tratamento (é o caso típico de resposta a um ofício que apenas

solicite informações). Mas, caso seja necessário um processo, a autuação é

justamente o procedimento que transforma documentos em processos.

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Isto será feito através da inserção de capa específica, numeração das

páginas e atribuição de um número específico, através do qual aquele processo

será identificado dali por diante.

Classificação: Embora não tenhamos estudado o Plano de Classificação

das Instituições (ver próximo capítulo), a Classificação é procedimento que buscará

classificar o documento em um dos códigos existentes no Plano de Classificação da

instituição. Para a explicação não ficar tão vaga, através da classificação será

possível determinar sobre que assunto o documento trata, e a partir daí, decidir qual

o destino que o documento deve tomar. Documentos que chegarem em envelopes

devem ser abertos para que sejam classificados.

Só que existem duas pegadinhas neste ponto: para que o documento possa

ser classificado, ele precisa ser lido (afinal, como é que você vai saber do que se

trata se não ler o dito documento?). Desta forma, envelopes lacrados com um baita

carimbo escrito “SIGILOSO” não serão abertos (não é para você saber o que tem

neles), e desta forma, não serão classificados e nem mesmo precisarão passar

pelas etapas de registro e autuação, sendo apenas recebidos e encaminhados.

A segunda pegadinha diz respeito aos documentos particulares. Da mesma

forma, ninguém na instituição quer saber o que está escrito na fatura do banco que

chegou pelo correio para o Joãozinho das Flores, e menos ainda as informações ali

constantes devem ser registradas. Tal como se fosse um documento sigiloso, ele

será simplesmente recebido e encaminhado ao interessado.

Com isso, você já consegue deduzir que os documentos sigilosos e

particulares não passam por todas as etapas do protocolo, limitando-se à etapa de

Recebimento.

Expedição e Distribuição: Estas duas atividades consistem em encaminhar

o documento ao seu destinatário, com as seguintes peculiaridades:

Expedição: é o envio do documento para outro órgão, externo à estrutura

da institução;

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Distribuição: é a remessa de documentos para as unidades responsáveis

dentro da estrutura da própria instituição.

Essas tarefas formam um encadeamento lógico:

Por fim, as atividades de Controle e Movimentação estão relacionadas à

identificação dos setores por onde tramitam os documentos, permitindo sua

recuperação, caso necessário, bem como a identificação de eventuais atrasos na

tramitação.

Expedição, Arquivamento, Empréstimo e Consulta e

Destinação

Os itens deste tópico compreendem o restante das atividades dos Arquivos

Correntes, e, naquilo que forem comuns, das atividades do Arquivo Intermediário

(Arquivamento e Empréstimo e Consulta).

Passemos a elas:

Expedição: Sim, é a mesma palavra que vimos quando estudamos as

atividades de protocolo, e de fato, falamos aqui das mesmas coisas aqui e lá. A

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expedição é atividade destinada a dar saída aos documentos da instituição.

Entretanto, quando abordarmos a expedição como parte do contexto da disciplina

dos Arquivos Correntes (e não como mera atividade de protocolo), precisamos ir um

pouco além.

A expedição envolve a conferência da correspondência a ser encaminhada,

verficação do número de flolhas, separação dos originais das cópias (uma cópia do

documento deve permanecer com o setor interessado, com carimbo que comprove

o envio, para fins de controle). Marilena costuma dizer que as cópias para consulta

imediata da correspondência encaminhada precisam ser elaboradas em papel de

cor diferente, sendo esta via devolvida após a expedição. Não tenho nada contra :P.

Arquivamento (fase corrente) Para evitar que você confunda este conceito

com o de arquivamento da fase permanente, farei sempre a ressalva “(fase

corrente)” quando estiver falando do arquivamento nesta fase.

Muito bem (para evitar o uso do meu viciado “pois bem” :P), gostaria que

você afastasse a ideia (se é que já não afastou) de que arquivar um documento

compreende arremessá-lo na primeira prateleira vazia que encontrar. Muito mais

importante que guardar um documento (arquivar) é encontrá-lo rapidamente quando

necessário (recuperar as informações).

E para que isso seja possível, costuma-se realizar quatro etapas para

proceder ao arquivamento:

- Inspeção: examinar o documento, verificando se seu despacho final

realmente destina-o ao arquivo, e não a outro setor;

- Análise: também chamada de estudo, classificação ou codificação,

compreende a leitura do documento, a fim de que ele possa ser classificado

corretamente, adotando-se o código de classificação apropriado, e realizando as

referências necessárias (você quer encontrar este documento, não é mesmo?).

Também envolve a verificação de documentos antecedentes àquele que está sendo

arquivado (que tratem da mesma pessoa ou assunto).

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- Ordenação: este tópico vai tirar seu sono daqui há pouco. Ordenação diz

respeito à maneira como os documentos são dispostos no arquivo, levando-se

em conta a classificação e a codificação adotada pelo próprio arquivo. Entretanto,

este tema precisa ser visto com mais profundidade no tópico “Regras de

Arquivamento”, o qual abordarei como tópico extra da Aula 03.

- Arquivamento: e finalmente chegamos na guarda do documento no local

designado para tanto.

Passando adiante.

Empréstimo e consulta, são procedimentos que permitem que uma unidade

interessada acesse informações contidas em documentos do acervo de outra

entidade, através do empréstimo do documento (retirada do mesmo do local onde

encontra-se arquivado). A consulta normalmente costuma ser feita diretamente no

local, através de autorização do setor responsável.

Neste ponto, é importante que você se atente à necessidade de assinatura

de recibos confirmando o empréstimo e o acompanhamento estrito dos prazos

estipulados para o empréstimo, através das atividades de “follow up”.

Por fim, no que se refere às atividades de destinação, você já as estudou no

início da aula, quando falamos das etapas de “avaliação e destinação de

documentos”.

As Atividades do Arquivo Permanente

Como já dissemos no início da aula, os arquivos permanentes são formados

por documentos que perderam seu valro administrativo, fiscal ou legal, mas que, por

ainda ostentarem valor secundário (eminentemente histórico, informativo ou

probatório), são conservados em arquivos permanentes até o fim dos tempos :P.

Levando-se em conta que estes documentos agora se apresentam como

uma mostra de como a instituição evoluiu ao longo do tempo e como operava em

tempos remotos, seu valor informativo passa a guiar as atividades relacionadas à

sua gestão.

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Assim sendo, queremos colocá-los à disposição do maior número de pessoas

possível (estudiosos e pesquisadores em sua maioria), facilitando seu acesso.

Perceba que as questões de sigilo e autorização simplesmente perdem importância

neste ponto. Fique com o pé atrás quando alguma questão falar em sigilo de

documentos do arquivo permanente. Entretanto, não confunda sigilo com políticas

de acesso (quais documentos podem ser consultados) e políticas de uso

(regulamento da sala onde as consultas são feitas).

As regras de uso e acesso estão direcionadas à evitar o mal uso dos

documentos (que você deve imaginar que já estão bastante velhos), preservando

sua informação.

Hora de visitar a doutrina :P

As atividades frequentemente associadas ao Arquivo Permanente são as

seguintes:

- Arranjo

- Descrição e Publicação

- Conservação

- Referência (política de acesso e uso dos documentos)

As atividade arranjo são vitais na organização dos arquivos permanentes.

Talvez seja aqui que os princípios da arquivologia se façam mais necessários, uma

vez que o Arquivo Permanente será eterno, e também o serão os eventuais erros

cometidos na sua gestão :P.

Arranjar significa ordenar. Mas eu não perderia o seu precioso tempo com

uma definição tão simplória :P.

Quando falamos em ordenação aqui, falamos de um tipo específico de

ordenação. Lembre-se que o Arquivo Permanente talvez receba documentos de

diversas entidades ligadas à mesma estrutura administrativa. É por isso que agora,

mais do que nunca, os princípios da arquivologia (em especial o da proveniência)

precisam ser muito bem dominados.

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A ordenação dos documentos do Arquivo Permanente costuma seguir a

seguinte estrutura hierárquica: Fundo, Grupo (Seção) Subgrupo (Subseção), Série e

Subsérie (partindo do grau mais geral “Fundo” até o mais específico “Subsérie”).

E este “Fundo” é o mesmo fundo que vimos quando estudamos o princípio da

proveniência (ou do respeito aos fundos).

Só que temos um problema aqui: quais serão as unidades administrativas

que constituirão fundos de arquivo?

Existem dois critérios principais:

Estrutural: os documentos serão provenientes da mesma fonte geradora de

arquivos. Por exemplo: Ministério da Fazenda, Ministério do Trabalho, Ministério da

Educação e assim por diante;

Funcional: os documentos, embora provenientes de mais de uma fonte, serão

reunidos pela semelhança de suas atividades, preservando-se, entretanto, o

princípio da proveniência (SEMPRE): Por exemplo: o fundo “Agriculutra” receberá a

documentação referente ao Ministério da Agriculutra, à Companhia Brasieleira de

Alimentos, e da Empres a Brasileira de Pesquisa Agropecuária, sendo a

“Agricultura” atividade comum a todas estas instituições.

Daí para frente, as seções, séries e subséries refletirão o critério adotado

para constituição dos fundos

Resta dizer também que as atividades de arranjo possuem duas facetas:

- Intelectual: Análise documental no que se refere à forma, conteúdo e origem

funcional dos documentos (basicamente, o arquvista deve observar o documento e

extrair as informações mencionadas através do uso de seu raciocínio :P)

- Física: Braçal mesmo, refere-se à arrumação dos documentos nos locais

corretos, requerendo a mesma destreza física e intelectual de um chimpanzé (estou

dizendo que é o nível mínimo de inteligência necessária, e não a média encontrada

entre os nobres executores da função, entre os quais eu me enquadrei durante 3

anos :P)

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Noções de Arquivologia para o MPU Teoria e exercícios comentados

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Quanto à Descrição e Publicação, lembre-se que desejamos que o máximo

de pessoas tenham acesso à documentação. Esta etapa compreende a elaboração

de instrumentos de pesquisa, consistindo na descriçao e localização dos

documentos do acervo. E claro, a sua correspondente publicação e disponibilização

ao público em geral.

Falemos rapidamente dos Instrumentos de Pesquisa Básicos:

Guia: Seu principal propósito é orientar os usuários a respeito dos fundos

integrantes do acervo do arquivo permanente. É o instrumento de pesquisa mais

abrangente, quer pela sua linguagem de fácil acesso, quer pela visão do conjunto

total dos “serviços arquivísticos” disponíveis. É o primeiro instrumento que deve

ser produzido.

Inventário: Descreve a composição do fundo, ou parte dele, relacionando

os documentos que ali se encontram.

Catálogo: Descreve cada um dos documentos que compõem o arquivo,

individualmente, de forma reduzida ou pormenorizada (analítica).

Repertório: Descreve detalhadamente documentos previamente

selecionados, segundo critérios temáticos, cronológicos, geográficos, entre outros.

O tópico Conservação será objeto de nossos estudos na Aula 03, dizendo

respeito à maneira pela qual os documentos devem ser preservados, para que seu

suporte não deteriore com o passar do tempo.

E para terminar nossa aula, falta falar das atividades de Referência. As

atividades de Referência correspondem ao estabelecimento de políticas de acesso

e de uso dos documentos.

Política de acesso são “os procedimentos a serem adotados em relação ao

que deve ou pode ser consultado” (Marilena Paes). A política de uso “estabelece

quem e como devem ser consultados os documentos, indicando as categorias de

usuários que terão acesso ao acervo, bem como o regulamento da sala de

consulta”.

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Noções de Arquivologia para o MPU Teoria e exercícios comentados

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Reforço que não estamos falando aqui de sigilo de documentos, mas de

medidas voltadas á preservação da informação. Imagine um garoto de 6 anos

manusenado o documento original da Lei Áurea, assinada por sua majestade a

Princesa Isabel. Por mais que o documento não seja sigiloso, dificilmente o garoto

terá autorização para consultar o documento.

Bom, logo abaixo segue uma explicação básica do Plano de Classificação de

Documentos, que prometi, e logo depois, uma bateria de questões para você se

aprofundar nos temas da aula. É um grande prazer tê-lo comigo.

Se por qualquer razão estiver pensando em parar de estudar, ou imaginando

que essa vida de concurso não é para você, devo recordá-lo que em Concursos

Públicos, não importam o número vasto de insucessos ao longo dos anos em

inúmeras provas, mas apenas aquela única que você conseguiu fazer corretamente

(alguém já deve ter falado pra você do Direito Subjetivo à Posse dentro do número

de vagas e a Estabilidade).

Basta fazer certo uma vez. Estude com afinco e poderá ser essa vez :P.

(Off topic) Plano de Classificação dos Documentos

Este tópico dificilmente será cobrado em sua prova em sua plenitude, mas lê-

lo ajudará a fechar a matéria na sua cabeça. E, mesmo assim, isso é só um resumo

do tema, suficiente apenas para sua prova :P (mas acho que já serve né?).

A Classificação de Documentos consiste em uma atividade prática

relacionada à gestão dos documentos.

A classificação de documentos aqui representa a atribuição e um código ao

documento conforme o assunto nele tratado.

Contudo, este código não é fruto do inconsciente coletivo nem brota

espontaneamente das rochas. Ele precisa ser criado pela instituição.

E aí é que aparece o nosso plano de classificação.

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O plano de classificação é responsável por orientar o usuário

responsável pela classificação a como proceder na execução da mesma.

Todos os documentos da instituição devem ser arquivados segundo uma

sequencia lógica, e principalmente, previamente definida pelo plano.

Para variar, o assunto ainda está muito nebuloso né? Veja só: a instituição

pode fixar que os documentos (no nosso exemplo, processos) referentes a

restituição de Tributos Federais devem se iniciar por 16143, seguido de uma

sequencia de seis dígitos, correspondente à ordem cronológica de autuação do

processo. Após poderíamos colocar o ano de autuação do processo e quem sabe

um par de dígitos verificadores ao final.

Assim, um processo de restituição aberto no primeiro minuto do dia 1º de

janeiro de 2013 receberia o seguinte código: 16143.00001/2013-XX. Pronto, este é

o número de controle.

Por outro lado, os ofícios que chegam à repartição, por não dependerem de

processos para ser atendidos, podem ser controlados por outro número, carimbado

na primeira folha. Ideias não faltam.

Tudo isto terá de estar bem definido para que no dia que o senhor servidor

setor de protocolo e autuação receber um documento das mãos do cidadão,

contribuinte, oficial de justiça ou de seu chefe, saiba como dar o correto

encaminhamento ao dito documento.

E preste bem atenção! Eu disse setor de protocolo, não arquivista. A

atribuição de classificar o documento segundo o código de classificação de

documentos é do protocolo e não do arquivista. O arquivista comporá a

Comissão Permanente de Avaliação, que elaborará a classificação (em abstrato)

dos documentos.

Como absolutamente todos os documentos devem ser classificados segundo

este critério, o ideal é que o código de classificação seja o mais abrangente e

flexível possível. Primeiro porque este código deverá conter todos os assuntos

possíveis e imagináveis que sejam pertinentes à instituição, e segundo, justamente

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pelo fato de o primeiro dificilmente ser alcançado, deve ainda reservar espaços

para sua futura expansão.

E quem será responsável por este plano mestre de classificação de

documentos, que pautará a conduta de cada homem e mulher que receber

documentos na instituição? Este responsável é ninguém menos que a Comissão

Permanente de Avaliação.

A Comissão Permanente de Avaliação, como já vimos, elaborará o plano

geral de classificação de documentos. Existem três critérios principais de

classificação que poderão ser eleitos:

- Estrutural: Os documentos serão classificados à semelhança da própria

estrutura da instituição que os gera. Neste caso, os documentos pertinentes à

área de finanças da empresa serão arquivados separadamente daqueles

pertinentes ao setor de compras, ainda que ambos tratem do mesmo assunto.

- Funcional: Os documentos serão classificados segundo as atividades

desenvolvidas pela instituição a que estão vinculados. Neste caso, todos os

documentos que tratem sobre as atividades de “pesquisa” na instituição serão

agrupados, mesmo que provenham de unidades diferentes da instituição.

- Temático: Os documentos serão classificados segundo o assunto que

contenham. Este é mais simples. Os documentos referentes a “história do brasil”,

ainda que as informações sejam oriundas de diferentes pesquisas de diferentes

setores da instituição serão agrupados sobre a mesma classificação.

A doutrina costuma indicar a adoção do critério funcional de

classificação, em atenção à flexibilidade. Sabemos que as reestruturações dentro

do organograma das instituições são possíveis, e até relativamente comuns. A

alteração da estrutura de determinada instituição acarretará a revisão de toda a

classificação, se adotado o critério estrutural.

Entretanto, as atividades de uma instituição tendem a permanecer as

mesmas ao longo de sua existência, razão pela qual o critério funcional dificilmente

sofre modificações profundas em seu “esqueleto” original.

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Questões Comentadas

Especialmente hoje, sugiro que leia os comentários, mesmo que tenha o

hábito de fazer só as questões. Inclui trechos de teoria mesclado com as questões o

que, acredito eu, fará com que você perceba como o tema é tratado pela banca.

Mas o Senhor dos seus estudos é você, querendo pular, fique a vontade :P.

01. CESPE 2010 – MPU – Considera-se gestão de documentos o conjunto

de procedimentos e operações técnicas referentes a produção, tramitação, uso,

avaliação e arquivamento de documentos.

Comentário: A questão está certa e exigiu apenas a literalidade do art. 3º da

lei 8.159/91:

3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e

operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e

arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou

recolhimento para guarda permanente

Item Certo.

02. CESPE 2011 – SEGER/ES – O conjunto de operações técnicas

referentes à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento em fase

corrente e intermediária é conhecido por gestão de documentos.

Comentários: Mais uma vez, a banca exigiu apenas a literalidade do art. 3º.

Item Certo

03. CESPE 2010 – TRE/BA – A gestão de documentos visa ao tratamento do

documento desde o momento de sua criação ou recepção em um serviço de

protocolo até a sua destinação final, que pode ser a eliminação ou a guarda

permanente.

Comentários: E tome artigo 3º :P.

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A gestão de documentos vai desde o momento de sua criação (produção) ou

recepção (tramitação) até sua destinação final, que pode ser a sua eliminação ou o

recolhimento para guarda permanente.

Item Certo

04. CESPE 2010 – ANEEL - A gestão de documentos surgiu com o objetivo

de resolver os problemas de preservação dos documentos de valor primário dos

arquivos permanentes das organizações públicas e privadas.

Comentários: A gestão de documentos possui vários objetivos, dentre os

quais podemos citar: organizar a produção, administração, gerenciamento,

manutenção e destinação dos documentos; assegurar o acesso à informação;

formalizar a eliminação de documentos que tenham cumprido sua destinação;

garantir a preservação e o acesso aos documentos do arquivo permanente.

Todos estes são excelentes exemplos de para que serve a gestão de

documentos, que você pode memorizar com carinho.

Entretanto, o erro da questão está no fato de que os arquivos permanentes

não possuem valor primário, mas sim valor secundário (informativo, probatório ou

histórico).

Item Errado

05. CESPE 2011 – SEGER/ES – As ações da gestão de documentos devem

ser voltadas prioritariamente para a preservação da memória institucional,

privilegiando as atividades no arquivo permanente.

Comentários: Nós já falamos em aula que a gestão de documentos é um

conceito utlilizado somente quando falamos de arquivos correntes e intermediários

(vide redação do artigo 3º da Lei 8.159). É impróprio falar em gestão de documentos

no arquivo permanente.

Item Errado

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06. CESPE 2008 – MINISTÉRIO DA SAÚDE – O curso do documento desde

a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa é

conhecido como termo de recolhimento.

Comentários: O curso do documento até o cumprimento de sua função

administrativa constitui a fase em que o documento ainda possui seu valor primário.

Isto se dá nas fases corrente ou intermediária, dependendo do documento.

O recolhimento é a passagem de um documento para o arquivo permanente,

onde o documento não possui mais função administrativa. Sendo assim, a assertiva

está errada.

Item Errado

07. CESPE 2012 – ANATEL - Os documentos de valor permanente,

consoante legislação, não devem ser eliminados ou alienados.

Comentários: Item correto. Os documentos permanentes nunca podem ser

eliminados, nem alienados (vendidos). É o que nos diz o art. 10º da lei art. 8.159/91:

Art. 10º - Os documentos de valor permanente são inalienáveis e

imprescritíveis.

Lembre-se que os documentos permanentes possuem valor histórico, não

sendo mais “propriedade” (tecnicamente, não estão mais sob a custódia) da

instituição de origem, constituindo patrimônio histórico da nação.

Item Certo

08. CESPE 2009 – IBRAM/DF - A eliminação de documentos permanentes

produzidos por instituições públicas e de caráter publico somente é possível

mediante autorização da instituição arquivística pública correspondente à esfera de

competência do órgão.

Comentários: Realmente, a eliminação de documentos produzidos por

instituições públicas somente é possível mediante autorização da autoridade

arquivística. É o que diz o art. 9º da lei 8.159/91:

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Art. 9º - A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e

de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística

pública, na sua específica esfera de competência.

No entanto, o erro da questão está em falar da eliminação de documentos

permanentes. Conforme vimos na aula, os arquivos permanentes não podem ser

eliminados.

Item Errado

09. CESPE 2012 – ANATEL - O ciclo de vida dos documentos é definido pela

frequência e pelo tipo de utilização dos documentos.

Comentários: O ciclo de vida dos documentos não é definido pelo tempo que

o documento existe, mas sim pela frequência e pelo tipo de utilização dele. Diga-se

de passagem, não há diferenças significativas entre um documento corrente e um

intermediário que não seja a frequencia de sua consulta. Por esta razão, o arquivo

intermediário é considerado por muitos doutrinadores como “extensão do arquivo

corrente”

Item correto.

10. CESPE 2012 – ANATEL - A fase corrente é definida de acordo com os

valores históricos dos documentos.

Comentários: Espero que entenda porque fui tão chato ao longo da aula,

repetindo cinco ou seis vezes a mesma coisa. A CESPE não é criativa neste

assunto, cobrando sempre, sempre e sempre a mesma coisa :P.

O valor histórico dos documentos é também definido como valor secundário.

Conforme vimos, na fase corrente, o documento possui apenas valor primário. O

valor secundário (ou histórico) surge apenas na fase permanente, e mesmo assim,

apenas em alguns documentos específicos.

Item Errado

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11. CESPE 2011 – CORREIOS - O recolhimento de documentos dos

arquivos correntes ao arquivo intermediário é realizado por meio do plano de

destinação.

Comentários: A sentença está errada, pois a passagem de documentos dos

arquivos correntes ao arquivo intermediário é denominada transferência.

Recolhimento é a passagem para o arquivo permanente.

Item Errado

12. CESPE 2010 – ABIN - A transferência é a ação de condução dos

documentos ao arquivo permanente.

Comentários: O recolhimento é a ação de condução dos documentos ao

arquivo permanente.

Item Errado.

13. CESPE 2006 – DETRAN - De modo geral, podem ser eliminados os

documentos que comprovem o modo de organização e funcionamento da instituição

ao longo de sua existência.

Comentários: A coisa já está começando a ficar mais elegante. Ao invés da

maçante afirmativa falsa: os documentos do arquivo permanente podem ser

eliminados, a CESPE se esmerou em fazer algo um pouco melhor aqui :P;

Documentos que comprovem o modo de organização e funcionamento da

instituição ao longo de sua existência são documentos que possuem valor

secundário, e assim sendo, são os nossos bons e velhos documentos permanentes

E agora voltamos à regra básica: documentos do arquivo permanente NÃO

podem ser destruídos.

Item Errado

14. CESPE 2008 – INSS - No que se refere ao documento, valor mediato

corresponde a valor primário ou administrativo.

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Comentários: O valor primário é também chamado de valor imediato,

funcional ou administrativo. A palavra imediato diz respeito àquilo que está mais

próximo. E os documentos correntes estão lá para atender a uma finalidade

imediata da institução: seja lá aquilo que a instituição faça :P

Item Errado

15. CESPE 2010 – ANEEL - Os documentos que formam os arquivos

correntes podem ser encontrados em todas as unidades ou todos os setores de

trabalho de uma organização e são caracterizados pela possibilidade de terem valor

administrativo, técnico ou legal.

Comentários: Os arquivos correntes são aqueles de uso frequente. Portanto,

têm que ser aqueles encontrados em todas as unidades e de acesso mais restrito

(em regra, o aceso é concedido apenas àqueles funcionalmente encarregados das

tarefas que justificam a consulta dos documentos).

Item Certo

16. CESPE 2009 – ANTAQ - O recolhimento é a passagem dos documentos

dos arquivos correntes para os arquivos intermediários e tem como objetivo

racionalizar os trabalhos de arquivamento e de localização dos documentos,

liberando espaços e economizando recursos materiais.

Comentários: A assertiva estaria correta, não fosse um detalhe: o

recolhimento é a passagem dos arquivos (correntes ou intermediários) para o

arquivo permanente.

Item Errado

17. CESPE 2010 – ABIN - A fase de avaliação e destinação de documentos

constitui parte do programa de gestão documental e é composta pelas atividades de

criação de formulários, seleção de materiais e equipamentos, e normatização do

acesso à documentação.

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Comentários: Nem sei por onde começar, esta questão quase não tem nada

certo :P. Mas, ao invés de simplesmente utilizar os conceitos de Utilização e

Destinação, vou ensiná-lo agora a pescar :P. Acompanhe:

Vamos lá: a criação de formulários é etapa anterior à elaboração do plano

arquivístico, fase esta que permitirá que se chegue a uma conclusão de como o

arquivo será estruturado e organizado. O mesmo vale para a seleção de materiais e

equipamentos. Tudo isso deve ser pensado muito antes de o arquivo começar a ser

formado.

Sem que isso tenha acontecido antes, não há o que se falar em gestão de

documentos. E eu provo para você:

Segundo a Lei 8.159/1991, em seu artigo 3º, a gestão de documentos é

conceituada como o "conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à

sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e

intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permantente".

Ora, os procedimentos não podem ser fixados sem que antes haja um

arquivo, e estamos um pouco antes desta fase quando falamos de seleção de

materiais e elaboração de questionários.

Mas caso você não tenha se convencido apenas com este raciocínio, aqui vai

mais um pouco de teoria:

A avaliação dos documentos é feita através de análise e seleção dos

documentos, o que posteriormente, permitirá à formação da tabela de

temporalidade.

A destinação permitirá o encaminhamento subsequente do documento, ora

para o arquivo intermediário, ora para o arquivo permanente, ora para a eliminação.

Por tudo isto, esta questão só está certa até a palavra "gestão documental".

Depois, pode jogar fora.

Item Errado

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18. CESPE 2010 – AGU A fase da gestão de documentos que inclui as

atividades de protocolo, de expedição, de organização e de arquivamento de

documentos em fase corrente e intermediária é denominada fase de utilização de

documentos.

Comentários: Item perfeito. Todas as atividades acima elencadas fazem

parte da fase de utilização de documentos.

Item Certo

19. CESPE 2011 – STM - Na fase de produção, o arquivista pode, entre

outras atividades, sugerir a criação ou extinção de modelos, formulários, cópias ou

vias desnecessárias; propor consolidação de atos normativos; e participar da

seleção de recursos humanos para área arquivística.

Comentários: Na fase de produção, não estão apenas aqueles atos que

criam documentos, mas também aqueles viabilizam a criação dos documentos.

Assim, a sugestão de criação, e a seleção de recursos humanos, entre outras

atividades, também podem ser enquadradas na fase de produção.

Item Certo

20. CESPE 2011 – CORREIOS - A fase de utilização e manutenção dos

documentos de um programa de gestão de documentos inclui uma das atividades

mais complexas dessa gestão: a avaliação.

Comentários: Realmente, a avaliação é uma das atividades mais complexas

da gestão documental. No entanto, ela se encontra na fase de destinação, e não na

fase de utilização (diga-se de passagem, não existe a fase de manutenção).

Item Errado

21. CESPE 2010 – TRE/BA – A fase de destinação de documentos, em um

programa de gestão de documentos, é mais complexa que as fases anteriores, por

envolver a avaliação de documentos que devem ser encaminhados para o arquivo

ou o descarte.

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Comentários: Conforme vimos na questão, a fase de Destinação é

realmente tida como a mais complexa pela doutrina. Isto ocorre porque envolve a

avaliação de documentos e a subjacente decisão de descartá-los ou encaminhá-los

para o arquivo permanente, o que, por sua vez, demanda um ser humano pensante.

Item Certo

22. CESPE 2010 – MPU – A produção, uma das fases básicas da gestão de

documentos, engloba as seguintes atividades de protocolo: recebimento,

classificação, registro, distribuição e tramitação dos documentos.

Comentários: As atividades descritas acima fazem parte da fase de

Utilização, e não da fase de produção da gestão documental. Assim sendo, o item

está errado.

Item Errado

23. CESPE 2010 – MPU – A análise e a avaliação dos documentos para o

estabelecimento dos prazos de guarda fazem parte da fase de destinação.

Comentários: Viu como é tranquilo? A maior parte das questões exige

conhecimentos puramente conceituais.

Conforme visto no estudo das fases da gestão documental. Aliás, é

justamente a análise e a avaliação que fazem com que a fase de Destinação seja a

mais complexa das 03 fases.

Item Certo

24. CESPE 2010 – MPU – Na fase de produção de documentos, o arquivista

deve evitar a duplicação e a emissão de vias desnecessárias, além de poder sugerir

a criação ou extinção de modelos e formulários.

Comentários: O item é praticamente a reprodução do item da nossa aula

referente à fase da produção, sendo baseado, descaradamente, no livro “Arquivo:

teoria e prática” de Marilena Paes. E não, não é propaganda, é fato :P.

Item Certo

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25. CESPE 2010 – ABIN - O instrumento que indica os prazos de guarda e a

destinação final dos documentos, resultado direto do processo de avaliação, é

denominado código de classificação de documentos de arquivo da atividade-meio.

Comentários: Questão puramente conceitual. O enunciado define a Tabela e

Temporalidade, na qual teremos as informações gerais sobre como tratar cada um

dos documentos do nosso arquivo, incluindo os prazos de guarda e a destinação

final dos documentos, conforme consta no enunciado.

O código de classificação de documentos, conforme definido pelo Arquivo

Nacional, é "um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer

documento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas funções e

atividades" Observe que, pela própria definição, o objetivo do código de

classificação de documentos é classificar os documentos produzidos ou recebidos

pela instituição, e não fixar prazos ou procedimentos para sua guarda ou destruição.

Porém, é a partir do código de classificação (que permite a correta

identificação da infinidade de documentos que passam pela instituição) que

conseguiremos utilizar adequadamente a tabela de temporalidade.

Item Errado.

26. CESPE 2010 – ABIN São atividades características do arquivo

permanente: arranjo, descrição, publicação, conservação e referência.

Comentários: Visto em aula, agorinha pouco caro aluno :P. Tava até

colorido. Olha um resumo bem rápido:

- Arranjo: Ordenação dos documentos seguindo critérios, especialmente o

de respeito aos fundos.

- Descrição e Publicação: Atividade afeta à tarefa de relacionar os

documentos do arquivo, e dar conhecimento ao público sobre o conteúdo do acervo

(lembre-se da finalidade informativa, probatória e histórica dos documentos deste

arquivo);

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- Conservação: lembre-se que falamos de documentos já com vários anos

de existência, e assim, são necessárias medidas de proteção aos mesmos,

principalmente no que se refere ao seu local de guarda, protegendo-os da

exposição de agentes químicos, físicos e biológicos;

- Referência: Fixar políticas de acesso e utilização dos documentos.

Item Certo

27. CESPE 2010 – ABIN Os documentos com valor histórico devem ser

recolhidos aos arquivos intermediários, onde devem permanecer até a sua

eliminação.

Comentários: Questão que cobra do candidato o básico do básico sobre a

classificação dos arquivos em função dos estágios de sua evolução.

Os documentos de valor histórico devem ser recolhidos ao arquivo

permanente, se e quando apresentarem valor histórico que justifique sua guarda

permanente e não sua eliminação. Os documentos do arquivo permanente são

aqueles que perderam seu valor administrativo (valor primário), mas que ainda

possuem valor probatório, informativo ou histórico, justificando sua preservação

como mostra da história da instituição que o produziu ou recebeu.

O arquivo intermediário se dedica à conservação de documentos que ainda

possuem valor primário (administrativo, legal ou fiscal), mas que deixaram de ser

consultados frequentemente pela instituição, não mais justificando sua guarda em

um local próximo daquela.

Por fim, nunca, em hipótese alguma (e estou ciente do peso destas palavras

para concurseiros) os documentos que cheguem ao arquivo permanente poderão

ser destruídos, já que o valor histórico jamais se perderá.

Item Errado.

CESPE – ANATEL Os documentos chegam, em determinado órgão público

instalado em Brasília, de forma variada. Uns são registrados e, em seguida,

enviados ao destinatário, outros entram sem nenhum tipo de anotação. Além disso,

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há aqueles que, atualmente, entram no órgão por meio das tecnologias da

informação (fax, correio eletrônico). Cada setor de trabalho organiza seus

documentos de maneira independente, sem nenhum tipo de orientação e, depois,

por falta de espaço físico ou devido ao final do ano civil, esses documentos são

transferidos para outro lugar, conhecido, geralmente, como arquivo morto.

Considerando a situação hipotética acima, julgue o item subsequente, acerca

das técnicas de arquivamento e dos procedimentos administrativos no âmbito do

setor público.

28. Os documentos que entram no órgão público descrito na situação

hipotética em questão e que vão para os setores destinatários irão formar os

arquivos correntes dessas unidades.

Comentários: Outra questão básica, e ao mesmo tempo, interessante.

Básica pois trabalha com os conceitos vistos em aula, no caso, de Arquivos

Correntes, que são nossos queridos documentos consultados com frequencia.

Interessante, pois nos permite pensar um pouco. Exercitemos o raciocínio.

Os documentos descritos no enunciado acabaram de ingressar na instituição

(mesmo que em condições precárias de organização :P). Desta forma, estão

fresquinhos, prontos para ser trabalhados. Eles, necessariamente, de compor o

arquivo corrente da unidade.

Como sei disso: se tais documentos não tivessem qualquer valor primário

(administrativo), simplesmente não seriam encaminhados ao setor destinatário, ou

nem mesmo recebidos pelo protocolo do órgão. Se o foram, é porque possuem

valor administrativo. Pois bem, se possuem valor administrativo, e acabaram de

chegar, é óbvio que ainda não tiverem seu valor administrativo exaurido, porque,

simplesmente, ninguém teve tempo de lê-los ainda (acabaram de chegar :P).

Item Certo.

29. Os documentos produzidos e(ou) recebidos por uma unidade ou setor de

trabalho de um órgão público que deixaram de ser frequentemente consultados,

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mas que ainda podem ser solicitados, deverão ser transferidos ao arquivo

intermediário.

Comentários: Mííííítiiiicooo :P. Definição pronta, perfeita e acabada de

Arquivo Intermediário e de sua função.

Item Certo

30. Os arquivos correntes e as atividades de controle, como o protocolo,

podem ser centralizados ou descentralizados.

Comentários: Preste bem atenção agora. Não tratei de centralização e

descentralização de arquivos correntes e protocolos na aula porque esta questão é

a oportunidade perfeita para fazer isso. E por que? Pois permitirá que eu explique o

significado do termo tanto quando falamos de Arquivos Correntes como quando

falamos de Protocolo, ao mesmo tempo, evitando confusão na sua cabeça :P.

O sistema centralizdo de arquivos correntes não envolve apenas juntar toda a

documentação em um único local (centralizado :P), mas fazer com que todas as

atividades de controle (recebimento, registro, distribuição, movimentação e

expedição) dos documentos de uso corrente passe por um único órgão. Pense em

uma repartição pública localizada em um prédio de 40 andares, com um setor por

andar. Caso desejemos protocolizar um documento perante um desses setores, se

a dita repartição adotar um sistema centralizado, haverá um único setor responsável

por receber toda e qualquer documentação endereçada a qualquer um dos setores,

e este nosso "protocolo" é que efetuará todos os procedimentos de recepção e

encaminhamento da documentação.

Um sistema descentralizado, por sua vez, pode referir-se tanto às atividades

de controle dos documentos, como aos próprios arquivos. Marilena cita dois critérios

de descentralização de arquivos correntes:

- centralização das atividades de controle (protocolo) e descentralização dos

arquivos: o órgão de recepção de documentos será um só, mas os arquivos

correntes serão mantidos, cada qual, pelo setor responsável por estes.

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- descentralização das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos:

neste caso, teremos vários órgãos responsáveis pela recepção dos documentos,

além de os próprios arquivos não se encontrarem "unificados".

Item Certo

Questões Propostas

01. CESPE 2010 – MPU – Considera-se gestão de documentos o conjunto

de procedimentos e operações técnicas referentes a produção, tramitação, uso,

avaliação e arquivamento de documentos

02. CESPE 2011 – SEGER/ES – O conjunto de operações técnicas

referentes à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento em fase

corrente e intermediária é conhecido por gestão de documentos.

03. CESPE 2010 – TRE/BA – A gestão de documentos visa ao tratamento do

documento desde o momento de sua criação ou recepção em um serviço de

protocolo até a sua destinação final, que pode ser a eliminação ou a guarda

permanente.

04. CESPE 2010 – ANEEL - A gestão de documentos surgiu com o objetivo

de resolver os problemas de preservação dos documentos de valor primário dos

arquivos permanentes das organizações públicas e privadas.

05. CESPE 2011 – SEGER/ES – As ações da gestão de documentos devem

ser voltadas prioritariamente para a preservação da memória institucional,

privilegiando as atividades no arquivo permanente.

06. CESPE 2008 – MINISTÉRIO DA SAÚDE – O curso do documento desde

a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa é

conhecido como termo de recolhimento.

07. CESPE 2012 – ANATEL - Os documentos de valor permanente,

consoante legislação, não devem ser eliminados ou alienados.

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08. CESPE 2009 – IBRAM/DF - A eliminação de documentos permanentes

produzidos por instituições públicas e de caráter publico somente é possível

mediante autorização da instituição arquivística pública correspondente à esfera de

competência do órgão.

09. CESPE 2012 – ANATEL - O ciclo de vida dos documentos é definido pela

frequência e pelo tipo de utilização dos documentos.

10. CESPE 2012 – ANATEL - A fase corrente é definida de acordo com os

valores históricos dos documentos.

11. CESPE 2011 – CORREIOS - O recolhimento de documentos dos

arquivos correntes ao arquivo intermediário é realizado por meio do plano de

destinação.

12. CESPE 2010 – ABIN - A transferência é a ação de condução dos

documentos ao arquivo permanente.

13. CESPE 2006 – DETRAN - De modo geral, podem ser eliminados os

documentos que comprovem o modo de organização e funcionamento da instituição

ao longo de sua existência.

15. CESPE 2010 – ANEEL - Os documentos que formam os arquivos

correntes podem ser encontrados em todas as unidades ou todos os setores de

trabalho de uma organização e são caracterizados pela possibilidade de terem valor

administrativo, técnico ou legal.

16. CESPE 2009 – ANTAQ - O recolhimento é a passagem dos documentos

dos arquivos correntes para os arquivos intermediários e tem como objetivo

racionalizar os trabalhos de arquivamento e de localização dos documentos,

liberando espaços e economizando recursos materiais.

17. CESPE 2010 – ABIN - A fase de avaliação e destinação de documentos

constitui parte do programa de gestão documental e é composta pelas atividades de

criação de formulários, seleção de materiais e equipamentos, e normatização do

acesso à documentação.

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18. CESPE 2010 – AGU A fase da gestão de documentos que inclui as

atividades de protocolo, de expedição, de organização e de arquivamento de

documentos em fase corrente e intermediária é denominada fase de utilização de

documentos.

19. CESPE 2011 – STM - Na fase de produção, o arquivista pode, entre

outras atividades, sugerir a criação ou extinção de modelos, formulários, cópias ou

vias desnecessárias; propor consolidação de atos normativos; e participar da

seleção de recursos humanos para área arquivística.

20. CESPE 2011 – CORREIOS - A fase de utilização e manutenção dos

documentos de um programa de gestão de documentos inclui uma das atividades

mais complexas dessa gestão: a avaliação.

21. CESPE 2010 – TRE/BA – A fase de destinação de documentos, em um

programa de gestão de documentos, é mais complexa que as fases anteriores, por

envolver a avaliação de documentos que devem ser encaminhados para o arquivo

ou o descarte.

Item Certo

22. CESPE 2010 – MPU – A produção, uma das fases básicas da gestão de

documentos, engloba as seguintes atividades de protocolo: recebimento,

classificação, registro, distribuição e tramitação dos documentos.

23. CESPE 2010 – MPU – A análise e a avaliação dos documentos para o

estabelecimento dos prazos de guarda fazem parte da fase de destinação.

24. CESPE 2010 – MPU – Na fase de produção de documentos, o arquivista

deve evitar a duplicação e a emissão de vias desnecessárias, além de poder sugerir

a criação ou extinção de modelos e formulários.

25. CESPE 2010 – ABIN - O instrumento que indica os prazos de guarda e a

destinação final dos documentos, resultado direto do processo de avaliação, é

denominado código de classificação de documentos de arquivo da atividade-meio.

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26. CESPE 2010 – ABIN São atividades características do arquivo

permanente: arranjo, descrição, publicação, conservação e referência.

27. CESPE 2010 – ABIN Os documentos com valor histórico devem ser

recolhidos aos arquivos intermediários, onde devem permanecer até a sua

eliminação.

CESPE – ANATEL Os documentos chegam, em determinado órgão público

instalado em Brasília, de forma variada. Uns são registrados e, em seguida,

enviados ao destinatário, outros entram sem nenhum tipo de anotação. Além disso,

há aqueles que, atualmente, entram no órgão por meio das tecnologias da

informação (fax, correio eletrônico). Cada setor de trabalho organiza seus

documentos de maneira independente, sem nenhum tipo de orientação e, depois,

por falta de espaço físico ou devido ao final do ano civil, esses documentos são

transferidos para outro lugar, conhecido, geralmente, como arquivo morto.

Considerando a situação hipotética acima, julgue o item subsequente, acerca

das técnicas de arquivamento e dos procedimentos administrativos no âmbito do

setor público.

28. Os documentos que entram no órgão público descrito na situação

hipotética em questão e que vão para os setores destinatários irão formar os

arquivos correntes dessas unidades

29. Os documentos produzidos e(ou) recebidos por uma unidade ou setor de

trabalho de um órgão público que deixaram de ser frequentemente consultados,

mas que ainda podem ser solicitados, deverão ser transferidos ao arquivo

intermediário.

30. Os arquivos correntes e as atividades de controle, como o protocolo,

podem ser centralizados ou descentralizados.

Gabarito

1 C 11 E 21 C

2 C 12 E 22 E

3 C 13 E 23 C

4 E 14 E 24 C

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5 E 15 C 25 E

6 E 16 E 26 C

7 C 17 E 27 E

8 E 18 C 28 C

9 C 19 C 29 C

10 E 20 E 30 C