Noções de Arquivologia - Aula 03

7/28/2019 Noções de Arquivologia - Aula 03

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Noções de Arquivologia para o MPU Teoria e exercícios comentados

Prof. Felipe CepkauskasPetrachini –Aula 03

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AULA 03 - Tipologias documentais e suportes físicos:microfilmagem; automação; preservação, conservação e

restauração de documentos.

SUM RIO P GINA

Sumário

Tipologias documentais e suportes físicos: microfilmagem ............................. 1

Automação ...................................................................................................... 7

Conservação, Restauração e Preservação de Documentos ......................... 10

(OffTopic) Regras de Arquivamento .............................................................. 18

Exercícios Comentados ................................................................................. 38

Questões sem Comentários .......................................................................... 54

E aqui estamos na última aula do curso (isso se a banca não resolver fazer

nenhuma peripécia). Mas se fizer, teremos aulas extras para cobrir o estrago. Mãosa obra.

Tipologias documentais e suportes físicos:

microfilmagem

Vamos começar com a tabela que vimos na aula 01:

Documentos Definição

Escritos ou textuais

São documentos no qual a informação se manifesta naforma escrita ou textual. É o tipo de documento maiscomum atualmente, cujos exemplos compreendem oscontratos, relatórios, certidões e o que mais vocêconseguir imaginar :P






Iconográficos

Esta palavra tem o mesmo radical grego da palavra"ícone" e ambos remetem à ideia de "imagem". Destaforma, estão compreendidos aqui os documentos cujainformação se manifeste através de uma imagem

estática. Slides e Fotografias são excelentes exemplos.

Sonoros

Tranquilo :P, são documentos cujas informações estãoarmazenadas na forma de áudio. São raros osexemplos ultimamente de documentos puramentesonoros, mas pense naquelas fitas K-7 de outrora.

Filmográficos

Falamos de documentos na forma de "imagem emmovimento", independentemente de apresentaremáudio. A filmagem é um exemplo perfeito deste tipo de

documento.

Digitais

Gravados em meio digital, demandando, em funçãodesta característica, equipamentos eletrônicos parasua consulta. Esta aula é um exemplo de documentodigital :P

Cartográficos

Aqui é melhor começar pelo exemplo: mapas e plantasarquitetônicas são documentos cartográficos. Atravésdo uso de escala, representam grandes áreas atravésde imagens reduzidas.

Micrográficos

Este aqui você só vai conhecer no seu novo emprego.A microfilmagem é um processo que será vistoposteriormente no curso, sendo o microfilme e amicroficha exemplos deste tipo.

Como vimos na Aula 01, o suporte é o meio físico através do qual a

informação se manifesta. Esta aula por exemplo, compõe um conjunto de

informações (que espero sejam informações úteis). Entretanto, como a informação

em si é apenas uma ideia, ela precisa de algo material para ser fixada.

Pois bem, qualquer meio utilizado para se gravar uma informação pode ser

chamado de suporte. Na tabela acima, enquanto eu explicava os tipos de

documentos existentes atualmente, acabei por dar exemplos justamente dos

suportes nos quais a informação é fixada. O que significa que você já viu toda a

introdução sobre o assunto já na Aula 01. Maravilhoso, não?






Quase. Seu examinador está atrás de um tipo de suporte bastante específico

neste tópico: o microfilme.

Mas porque este suporte é tão especial?

Comecemos pela definição de microfilme. E como vocês sabem, adoro

recorrer à legislação para definir as coisas:

Art. 3° Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do

processo de reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios

fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução.

Este é o artigo 3º do Decreto 1.799 de janeiro de 1996, o qual regulamenta autilização do processo de microfilmagem em todo o território nacional, para todos os

poderes da República.

E o próprio artigo 3º nos dá uma pista do primeiro objetivo da utilização

damicrofilmagem: a redução dos espaços utilizados pelos documentos ("diferentes

graus de redução").

Não sei se você já chegou a ver um microfilme na vida (são objetos que, atéhoje, só encontro em repartições públicas), mas sou capaz de apostar que você, por

mais novo que seja, já tenha visto um filme de câmera fotográfica 35 mm. Preste

atenção no tamanho no filme e na fotografia que pode ser feita a partir dele. O filme

é até 100 vezes menor do que a maior fotografia que pode ser feita a partir dele.

Mas de nada adiantaria o microfilme ser tão reduzido, se ainda nos víssemos

forçados a armazenar o original da documentação (aquele calhamaço de papel

ocupando espaço). Não estaríamos reduzindo volume de documentos ocupados no

arquivo, e sim aumentando (agora teremos de guardar o microfilme e o original do

documento).

Por conta desta indagação, chamo a atenção ao artigo 1º, parágrafo 1º da Lei

5.433 de 1968:

Art 1º É autorizada, em todo o território nacional, a microfilmagem de

documentos particulares e oficiais arquivados, êstes de órgãos federais, estaduais emunicipais.






§ 1º Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certidões, ostraslados e as cópias fotográficas obtidas diretamente dos filmes produzirão osmesmos efeitos legais dos documentos originais em juízo ou fora dêle.

Segundo ponto importantíssimo da aula: os microfilmes apresentam o mesmo

valor legal dos documentos dos quais foram convertidos. A microfilmagem é

processo reprográfico autorizado por lei (lembro a vocês que a digitalização de

documentos não possui a mesma autorização). Desta forma, as informações

contidas na microfilmagem se reputam tão autênticas quanto aquelas constantes do

original do documento.

Assim o sendo, com a devida autorização da unidade interessada, uma vez

microfilmados os documentos, os originais podem, em tese, ser destruídos. Nestecaso, estamos diante da Microfilmagem de Substituição. A microfilmagem de

substituição é utilizada em documentos sem valor permanente (secundário), por

razões óbvias: economia de espaço. Preservamos as informações (que talvez

possam ser úteis em um momento posterior), mas o documento em si não

apresenta qualquer valor secundário que justifique a manutenção do próprio suporte

(normalmente papel).

Por outro lado, a microfilmagem também pode ser utilizada em documentosque a unidade não pretende destruir. Usemos a imaginação por um minuto: pense

em um documento de valor histórico inestimável, que já conte com

aproximadamente 500 anos de existência.

Embora seja um documento do arquivo permanente, com interesse histórico

do qual dezenas de pesquisadores gostariam de tomar conhecimento na íntegra de

suas informações, o manuseio do referido documento terminará por destruí-lo. Por

outro lado, já dissemos que os documentos do arquivo permanente não sofrem a

imposição de sigilo, já que a informação neles constante é de interesse geral.

Como conciliar a difusão da informação com a preservação do documento?

Microfilmagem nele. Este documento inestimável pode ser microfilmado, de maneira

que suas informações seja preservadas, reproduzindo na íntegra o seu conteúdo.

Pesquisadores interessados nas informações constantes no documento

poderão acessar o microfilme, enquanto o original fica distante de dedos gordurosos






:P. Nestes casos, estaremos diante da Microfilmagem de Preservação. O

documento com valor permanente nunca será eliminado, servindo o microfilme

respectivo como forma de consulta.

Feitas estas considerações de caráter específico, iremos listar agora as

vantagens e desvantagens do uso da microfilmagem:

- Validade legal (o documento do microfilme possui o mesmo valor legal que

seu original);

- Economia de espaço, com a consequente redução do volume documental;

- Durabilidade do suporte (os microfilmes tem expectativa de vida deaproximadamente de 500 anos, mas podem atingir um período indeterminado de

existência, desde que respeitadas as regras de conservação e acondicionamento);

- Facilidade no acesso à informação: as dimensões reduzidas do

microfilme permitem seu manuseio, catalogação e indexação mais eficiente.

Imagine-se organizando 5000 documentos em papel e a mesma quantidade de

microfilmes e pense no que seria mais fácil :P;

- Segurança na conservação do suporte: o tamanho reduzido do

microfilme permite que o coloquemos, por exemplo, em um cofre de segurança, à

salvo de toda sorte de sinistros;

- Segurança na preservação do sigilo do documento: é simplesmente

impossível visualizar um microfilme sem o auxílio de equipamento próprio, dada a

redução da própria imagem gerada do original. Quem quiser acessar a informação

precisará retirar o microfilme de seu local de acondicionamento e levá-lo até a

máquina própria, o que dificulta bastante o acesso não autorizado às informações;

Reforço que, por mais vantajoso que seja o processo de microfilmagem, cada

instituição é que deve decidir pela pertinência ou não de realizar o procedimento em

seus documentos. Marilena é bastante enfática neste aspecto: a instituição não

deve se basear somente na análise de custos decorrentes da implementação do

sistema (por sinal, o alto custo do processo de microfilmagem é sua desvantagem






mais apontada na doutrina), mas deve ter em mente as vantagens que adoção dos

microfilmes podem trazer à mesma.

Se tais vantagens, no contexto da instituição, compensarem os custos de

implementação, maravilha. Se não, paciência :P.

Espero não estar cansando vocês com a estrutura da aula em degraus (cada

parágrafo apresenta a premissa do parágrafo seguinte). Embora percamos um

pouco de fluidez, ganhamos em questões :P. Sugestões são sempre bem vindas.

Pois bem, você já sabe porque e para que serve a microfilmagem. Aqui vai

uma breve abordagem do como :P. A microfilmagem compreende quatro etapas

principais, a saber:

- Preparo: queremos microfilmar apenas o documento, não os grampos que

o seguram, nem as dobras das folhas, nem aquele "post it" com anotações de

trabalho. Só o documento. Desta forma, a fase de preparo compreende a retirada de

grampos, clipes, desamassar o papel entre outras atividades mundanas, por assim

dizer. Também será nesta fase que definiremos o arranjo da documentação.

- Microfilmagem: é o processo de conversão do suporte em microfilme. As

especificações técnicas do procedimento fogem à exigência do edital. Entretanto,

tenha em mente que a escolha do equipamento para microfilmagem deverá levar

em consideração os tipos de documentos existentes, seu tamanho e o estado de

conservação do mesmo.

- Processamento: eu sou fotógrafo nos fins de semana (to falando sério :D).

Quando iniciei minhas atividades, a máquina digital já era razoavelmente popular,

mas os filmes ainda eram utilizados. A película do filme, embora sensível a luz,

precisa de um tratamento químico (revelação) para que a imagem nela gravada se

torna visível. Mesma idéia aqui. O processamento do microfilme permitirá que a

imagem nele gravada se torne visível ao olho humano.

- Duplicação: Faremos duas cópias de cada documento. A microforma

original será acondicionada em local diferente, com finalidade de segurança. A






cópia, por outro lado, poderá ser acessada por quem quer que tenha interesse (e

autorização, nos casos de sigilo) nas informações ali constantes.

E as tipologias documentais professor? Aqui confesso a vocês que temos um

pequeno problema :P. Como já disse a vocês, utilizo livros de doutrina para fazer o

curso. E cada um deles opta por abordar o tema "tipologia documental" de um

desses dois jeitos:

- "Tipologia Documental" diria respeito às diferentes classificações em que

um documento pode ser enquadrado. Por exemplo: documento do gênero textual,

documento de instituição pública, documento em suporte em papel. Todas estas

classificações foram vistas na Aula 01 e dada a estrutura do edital, parece ser o

desejado pelo seu estimado avaliador;

- "Tipologia Documental" é utilizado como sinônimo de "tipo", e assim,

estaríamos fazendo referência às diversas subclassificações das espécies de

documentos, tais como certidões, contratos, atas, editais. Este assunto foi tratado

quando falamos das correspondências na Aula 01.

Ou seja, qualquer que seja a abordagem utilizada pela CESPE, VOCÊ JÁ

SABE O QUE FAZER :P.

Automação

Informática meu caro, informática em todo lugar... Este tópico é bastante

curto. Não por não ser importante, mas por não haver muito o que falar sobre ele.

A finalidade da Automação é otimizar os trabalhos da gestão documental. Eaté onde se conhece, isto é feito através de hardwares (máquinas) e softwares

(programas de computador) direcionados especialmente aos arquivos, atendendo a

alguma de suas dificuldades.

E o maior orgulho da Arquivologia, em termos de automação, é o GED

(Gerenciamento Eletrônico de Documentos). Mas, no que consiste?






O GED é, antes de tudo, um processo de digitalização de documentos. Assim

o sendo, sua primeira etapa é justamente a conversão dos documentos em papel ou

microfilme para um formato eletrônico, através de um aparelho com o qual acredito

todos estejam familiarizados: o scanner.

Mas se fosse só isso, não teria graça. A palavra “gerenciamento” está ali por

um motivo. E aí é que está a maravilha do negócio. Acabada a digitalização do

documento, podemos nomeá-lo e indexá-lo com suas próprias informações. Data de

criação, nome do arquivo, usuário criador, basicamente de tudo (e qualquer

semelhança com as pastas do Windows, NÃO É mera coincidência).

A partir do momento que estes metadados são incluídos no arquivo

digitalizado, torna-se muito mais fácil localizá-lo dentro do arquivo digital. De novo,

remeto você ao Windows: quando lembram o nome de um arquivo, mas não sabem

onde o guardaram, acredito que utilizem a ferramenta de pesquisa disponibilizada

gentilmente pelo tio Gates. Alias, pensar no Windows e nas tarefas que você realiza

através dele será muito útil quando tiver de responder questões sobre GED.

Os documentos digitalizados não passam de meras imagens dos papéis que

serviram para sua formação. Dessa forma, não é possível pesquisar palavras dentrodo próprio documento (a princípio).

Entretanto, ainda é possível utilizar um OCR (programa dedicado ao

reconhecimento de caracteres em uma imagem) para tornar o próprio conteúdo do

documento pesquisável. Simplesmente incrível.

Mas, para que tudo isto seja possível, existem ainda outras tecnologias

associadas ao GED:

- Gerenciamento de Documentos (Document Management): trouxe grandes

avanços para o setor de protocolo. Esta tecnologia permite o gerenciamento da

produção, revisão, aprovação e eliminação de documentos eletrônicos, tal como o

setor de protocolo o faria quando recebesse os documentos em papel (por favor, a

eliminação aqui corresponderia ao não recebimento do documento pelo setor, e não

pela destruição física do mesmo).






- Gerencimaneto da Imagem do Documento (DocumentImaging): é a

nossa digitalização, já explicada. Ou quase :P. Existem duas definições de

digitalização, ambas passíveis de cobrança em prova. Embora não sejam

excludentes, elas mostram enfoques diferentes do termo:

“Reprodução por varredura eletr ônica em disco ou outro suporte de alta

densidade permitindo a visualização do documento em terminal ou sua impressão

em papel.” Essa definição já foi cobrada em prova, como veremos na parte de

exercícios.

“Processo de conversão de um documento documento para o formato

formato digital por meio de dispositivo apropriado, como um escâner.” Essa é a

definição do Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, do qual saem a

maior parte das questões sobre terminologias arquivísticas.

- RecordandInformation Management – Esta tecnologia está associada ao

gerenciamento do ciclo vital do documento.

- Gestão do Fluxo de Trabalho (Workflow): Tecnologia diretamente ligada

ao controle e gerenciamento de processos (esta palavra processo significa

atividade, e não documento) garantindo que as tarefas sejam executadas dentro do

prazo previsto, e corretamente.

E para finalizar o tópico, vejamos as vantagens e desvantagens dos

documentos digitais:

Vantagens:

- Economia de espaço físico

- Ganho de produtividade (uma máquina é capaz de realizar as tarefas

muito mais rápido do que o homem)

- Facilidade de acesso aos documentos (eles estão todos à disposição do

usuário,na frente do seu nariz, por mais numerosos que sejam)

Desvantagens:






- O documento eletrônico ainda é muito sensível à manipulação de suas

informações e está sujeito à obsolecência.

- Esta forma de conversão de suporte (digitalização) ainda não é regulada

por lei, o que significa que, em caso de repartições públicas, os originais ainda

precisam ser preservados (por enquanto).

Conservação, Restauração e Preservação de

Documentos

Este tópico é um desdobramento das atividades típicas do Arquivo

Permanente, visto na aula passada. E é perfeitamente natural, já que são os

documentos do Arquivo Permanente aqueles que normalmente já sofreram ação

prolongada de diversos agentes deteriorantes (justamente pelo seu tempo de

existência), demandando maiores cuidados.

As atividades de um arquivo não compreendem tão somente a guarda e

acumulação de documentos. Muito embora a informação, enquanto bem intangível,

não seja passível de perecimento, o suporte em que se encontra gravada ainformação não segue a mesma sorte :P.

E todas as coisas, enquanto dotadas de existência material, tendem a se

deteriorar. O seu arquivo não será diferente, e uma vez deteriorado o suporte, a

informação “se perde”.

Assim sendo, o arquivo deve se preocupar com a preservaçãoe

conservação dos documentos, estendendo a vida útil dos mesmos e procurandomantê-los o mais próximo possível de seu estado físico original(ou seja, tanto

quanto possível, do mesmo jeito em que estavam quando foram criados).

Isto envolve a tomada de cuidados, alguns mais simples, outros bastante

mais complexos. Comecemos pelos mais simples: o acondicionamento e o

armazenamento.

Acondicionamento diz respeito à embalagem que guarda os documentos, afim de preservá-los.






O armazenamento refere-se à guarda do próprio documento. É a

colocação do documento no arquivo.

Veremos mais a frente que questões referentes a estes temas são bastante

simples de serem resolvidas.

Agora, porque é tão difícil conservar os documentos?

Por conta da existência de agentes físicos, químicose biológicos, que

comprometem a integridade dos documentos.

Vamos conhecer os principais problemas com os quais teremos de lidar:

Agente Físicos:

- Luminosidade: A luminosidade é um dos fatores mais agrava o processo

de degradação dos documentos, em especial, os que se encontrem em suporte

em papel, pois é uma das principais responsáveis pelo envelhecimentodeste

material. Não me refiro tão somente à luz solar, mas também à luz da fotocopiadora

(quando vamos reproduzir um documento, a máquina emite luz para captar a

própria luz refletida pelo documento, o que permite a obtenção da cópia).

- Temperatura: Temperaturas muito altas ou muito baixas também

contribuem para a degradação do papel, acelerando o envelhecimento. Os corpos

físicos se expandem a medida que a temperatura aumenta, e se contraem a

medida que a temperatura diminui, o que provoca desgaste inevitável no papel.

- Umidade: Umidade é a concentração de vapor d’água presente no ar

atmosférico, por fatores diretamente relacionados à temperatura do ambiente.Devo lembra-lo que o papel é um material higroscópico(tenso hein? :P). Isto

significa dizer que o papel absorve água e perde água de acordo com a

concentração da umidade no ambiente em que se encontre (tendendo a manter a

mesma concentração de vapor d’agua que o ambiente externo apresente).

E adivinha: isto provoca dilatação e contração das fibras, do mesmo jeito que

ocorreria se a temperatura subisse ou descesse. Já viu o desastre né?

Quanto aos agentes químicos, os mais estudados são os seguintes:






- Poluição Atmosférica: Costuma-se referir aqui à fumaçados grandes

centros urbanos e à poeiraigualmente inevitável por se morar na cidade grande. Os

componentes da poluição podem reagir com o papel, gerando reações que

aceleram a degradação do suporte.

- Tintas: Este aqui é o ápice da ironia. A tinta impressa no papel colabora

para a deterioração do mesmo (assim como o seu sangue é o principal agente

causador do envelhecimento das células :P). Não que haja muita defesa, mas você

precisa saber que a tinta também é um problema. Tintas a base de óxido de ferro,

por exemplo, aumentam a acidez do papel, acelerando sua deterioração.

- Gordura (oleosidade): Que Deus o perdoe por entrar com aquele sanduba

de banha de porco com molho rosê dentro do arquivo. Contudo, não é essa a

oleosidade imaginada pelos doutrinadores. Fala-se aqui do manuseio dos

documentos pelas suas mãozinhas, que são, naturalmente, oleosas. Documentos

mais sensíveis a este fator (como negativos e fotografias) normalmente requerem o

manuseio com luvas de algodão, para impedir o contato direto da pele.

- Objetos Metálicos: Que atire a primeira pedra aquele que nunca utilizou

clipes de metal para marcar páginas e depois retomar os estudos. Todavia, osprocessos que vão ser arquivados devem se encontrar livres deste material, e tanto

quanto possível, deve se evitar o contato do papel com objetos metálicos de

qualquer natureza, optando-se por clipes de plástico.

Não que você precise saber disso, mas os metais mais de aplicação

comercial mais comuns (ferro, cobre, estanho, entre outros) encontram-se na forma

de íons positivos na natureza, tendendo a se unir a átomos de oxigênio para adquirir

estabilidade molecular. Isto se chama oxidação (e se fosse ferro, falaríamos de

ferrugem :P), que embora gere um composto estável, em nada colabora para

manutenção do seu arquivo.

E para terminar esta parte introdutória, faltou falar dos agentes biológicos,

que são representados pelos organismos vivos que atacam o papel. Traças, fungos,

ratos e insetos são bons exemplos, embora o sujeito lá em cima com o sanduíche

de banha de porco com molho rosê também seja um fator biológico que merecia ser exterminado :P; Brincadeiras a parte, o ser humano por vezes é incluído como fator






biológico de degradação dos documentos, e as vezes é incluído em categoria

separada, como “fator humano”.

Já conhecemos os fatores que degradam os documentos. Pequenos

cuidados são suficientes para mantê-lo a salvo (mencionarei uma série deles para

cada tipo de suporte) mas o que seu examinador realmente deseja aqui é que você

conheça as técnicas de conservação preventiva dos documentos (não é

restauração!!!). Conservação preventiva diz respeito a ações diretas, com a

finalidade de resguardar o objeto (especialmente os documentos), consistindo assim

em ações de prevenção contra possíveis danos ao referido objeto. Repare que o

dano ainda não ocorreu, e assim, buscamos evitá-lo. Restauração, como veremos

mais a frente, é procedimento com objetivo de reverter o dano já existente ou fazer cessar seu avanço.

Vou mencionar as técnicas de conservação preventiva mais solicitadas em

prova, e, logo na sequência explicar a você no que consiste cada uma:

- Desinfestação

- Limpeza (ou Higienização)

- Alisamento

A Desinfestação é um processo que busca atacar especialmente os

insetos que degradam os documentos.

O mais exigido em provas é a fumigação. Consiste em colocar os

documentos em um câmara própria, produzindo-se logo em seguida vácuo, com a

retirada de todo o ar da câmara.

Passa-se então à aplicação de produtos químicos (timol, DDT, fluoreto de

sódio entre outros possíveis) e deixamos o documento sob a ação deste produto por

aproximadamente 72 horas..

Após, devolvemos o ar à câmara e retiramos os documentos. Qualquer

inseto, em qualquer fase de desenvolvimento, não é capaz de suportar estas

condições, sendo completamente destruídos.






E se não tivermos câmaras de fumigação, podemos simplesmente calafetar o

próprio local onde os documentos estão acondicionados e introduzir gás no

ambiente através de mangueiras (usando máscaras para proteção).

Limpeza: Tenha em mente que a limpeza é uma operação física. Significa

que há necessidade de contato de objetos com o suporte do documento. Desta

forma, é um procedimento que deve ser efetuado de maneira delicada. O uso de

pano macio, escova ou aspirador de pó é recomendável.

O termo limpeza também pode ser utilizado para designar a fase posterior à

fumigação.

Alisamento: Consiste em colocar os documentos em bandejas de aço

inoxidável, e submetê-los à ação do ar com grande percentual de umidade (algo

entre 90% e 95%, por aproximadamente uma hora, em câmara própria. Depois,

cada uma das folhas será passada a ferro, por meio de máquinas elétricas.

Estas são as principais técnicas. Falemos um pouquinho sobre a

preservação. Preservação são cuidados de natureza mais simples, que buscam

evitar a degradação dos documentos. Veja alguns exemplos, retirados tanto das

recomendações do CONARQ quanto na doutrina (para você ter uma ideia):

Objetos em papel

Não dobrar canto da página.

Não umedecer os dedos com saliva.

Não usar objetos metálicos, como grampos ou clipes. Recomenda-se o usode materiais de plástico ao invés de metálicos.

Evite a reprodução dos documentos. A fotocopiadora também é um emissor

de luz, que acelera o envelhecimento do papel.

Cuidado ao retirar documentos de dentro das pastas e caixas.

Manuseie os documentos com as mãos limpas.






Não use fitas adesivas ou cola. Além de haver a possibilidade de um pedaço

do documento ficar colado no material, a acidez da fita durex mancha o papel.

Ao fazer observações no papel, prefira o uso de lápis

Fotografias

Manusear com luvas de algodão, para evitar a oleosidade das mãos

Não forçar a separação de uma fotografia da outra

Caso seja necessário fazer anotações, utilize um lápis

Slides (diapositivos)

Produzir duplicatas para projeções frequentes

Utilizar materiais de acondicionamento próprios

Microfilmes

Armazená-los em cofres ou armários a prova de fogo (o material que

chamamos de “filme” é altamente inflamável)

Caso seja necessário efetuar limpeza, recomenda-se o uso de um pano limpo

Caixas Arquivo

Utilizar caixas de papelão ao invés de caixas de plástico. Em caso de

elevação da temperatura, as caixas de papelão tendem a “transpirar” mais,

facilitando a perda de parte deste calor, que poderia danificar os documentos.

Passamos agora aos tópicos de Restauração de Documentos. Neste ponto,

os documentos já sofreram os efeitos de alguns dos agentes listados anteriormente,

encontrando-se deteriorados.

Doutrinariamente falando, a restauração é o conjunto de métodos que

objetivam a estabilização ou a reversão de danos físicos ou químicos

adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso, intervindo de modo a

não comprometer sua integridade e seu caráter histórico.






Logo, o objetivo da restauração é reverter os danos ou evitar que avancem

ainda mais, mas sem que com isso desnaturemos o documento.

Banho de Gelatina: O documento será mergulhado em uma espécie de

gelatina, ou mesmo em cola, o que, ao final, aumentará sua resistência e

flexibilidade, além de não prejudicar a visibilidade. Mas tem uma pegadinha: o

documento ficará suscetível ao ataque de insetos e fungos, fora o fato de demandar

uma habilidade tremenda do restaurador, para que o documento não se perca

definitivamente.

Tecido: Nesta técnica, serão utilizadas folhas de tecido bastante fino,

aplicadas com pasta de amido (pegue um pouco de farinha e misture com água, e

você terá uma ideia do que estou falando). Embora a durabilidade do papel vá

aumentar sensivelmente, novamente, insetos e fungos se sentirão convidados a

atacar o documento (tal como a gelatina, essa mistura fornece nutrientes aos

visitantes indesejados), e ainda por cima, reduzirá a legibilidade e flexibilidade do

documento.

Silking: É basicamente o método anterior, mas o tecido é específico:

crepeline ou musseline de seda. Este tecido apresenta durabilidade excelente, masa maldita pasta de amido afetará as propriedades permanentes do documento (de

novo). A matéria prima utilizada é de alto custo também.

Laminação: vou explicar do jeito fácil e do jeito certo :P. O jeito fácil de

entender a laminação é pensar no processo de plastificação de documento. Nos

bons tempos em que isso era autorizado por lei (meu RG ainda é plastificado),

pegamos o documento, e colocamos entre duas tiras de plastico. Utilizamos uma

máquina que prensa tudo isso, ao mesmo tempo em que aquece as bordas,

“prendendo o documento” no meio do plástico.

Agora que você entendeu a ideia, vamos explicar bonitinho:

O documento será envolvido de um lado em uma folha de papel seda e do

outro lado, em um material chamado acetato de celulose. Esse sanduiche será

colocado em uma prensa hidráulica sob uma temperatura de em torno de 150ºC.






O acetato de celulose é um material, quando aquecido e prensado, vai aderir

ao documento e à folha de papel seda, vedando completamente o documento.

Agora a durabilidade do papel e suas qualidades permanentes ficam

asseguradas, tudo isso sem perda da legibilidade do documento. E ainda ficará

imune à ação de insetos e fungos. Embora o peso do documento duplique, seu

volume ficará reduzido.

A matéria prima aplicada ao processo é de fácil obtenção e o próprio

processo é de rápida execução. Por todos estes motivos, a laminação é tida como o

processo de restauração mais próximo do ideal.

Laminação manual: A mesma ideia do processo anterior, mas sem a

utilização de calor ou pressão. Ao invés disso, utilizaremos acetona, que ao entrar

em contato com o acetato de celulose, formarão uma camada semiplástica. Quando

essa camada secar, terá aderido ao documento e ao papel de seda. É também

conhecida como laminação com solvente.

Encapsulação: Novamente, colocaremos o documento no meio de duas

coisas :P. Desta vez, utilizaremos películas de poliéster e fita adesiva de duplo

revestimento (dupla face).

O documento será colocado entre as lâminas, usando-se a fita adesiva para

fixar as duas faces. Mas preste atenção: deve haver um espaço entre o documento

e a fita adesiva de aproximadamente 3mm, o que significa que o documento ficará

solto dentro das duas lâminas.

Reenfibragem: Vamos olhar bem próximos de uma folha de papel. Ela pode

parecer fina, mas em verdade, é bastante espessa ("grossa", se preferirem).

Utilizem a imaginação e finjam que a folha de papel é um enorme sanduíche :P.

Pois bem, a medida em que o tempo passa, parte do recheio do papel começa a

desaparecer, deixando falhas, que por sua vez, tornarão o papel quebradiço.

A reenfibragem consiste em preencher estas falhas com polpa de papel, de

maneira a recompor a estrutura da folha.






(OffTopic) Regras de Arquivamento

Como prometido na última aula, este tópico é uma exposição detalhada do

tópico “Ordenação”, da fase de arquivamento dos documentos (em especial, na fase

corrente e intermediária).

Os documentos são ordenados justamente para que possam ser facilmente

consultados no futuro. Comecemos.

Os métodos de arquivamento podem ser divididos inicialmente em dois

grandes sistemas:

Sistema Direto: A busca do documento é feita diretamente no local de suaguarda, sem a necessidade de recorrer a algum instrumento intermediário de

consulta;

Sistema Indireto: Para se localizar o documento nestes casos, precisaremos

consultar um índice alfabético remissivo ou um código previamente.

Lembre-se sempre: um sistema de arquivamento deve ser simples, flexível,

e possibilitar expansões futuras.

Dentro desses dois grandes sistemas estarão todos os métodos de

arquivamento conhecidos pelo homem. Costuma-se dividi-los em duas classes:

Métodos Básicos:

- Alfabético: elemento a ser considerado na organização do documento é o

nome;

- Geográfico: elemento a ser considerado na organização será a

procedência do documento (local);

- Numérico: aqui levaremos em consideração o número constante do

documento ou então, da pasta onde está arquivado;

- Ideográfico: classificação feita de acordo com o assunto do documento.

Métodos Padronizados:






- Variadex

- Automático

- Soundex

- Mnemônico

- Rôneo

Como são menos intuitivos, explicaremos estes métodos diretamente em nos

itens próprios.

Até aqui foi moleza. Nessa próxima parte, sua atenção será fundamental.Explicaremos todos os métodos de arquivamento conhecidos pelo homem e cobrados

em prova atualmente. Destes, o método Alfabético é o que nos dará mais trabalho, por

conta da quantidade de regras. Não desanime, vai valer a pena.

Método Alfabético

Como você podia imaginar, este método utiliza um dos nomes existentes no

documento para organizá-lo em ordem alfabética.

É um método simples, barato, e razoavelmente seguro de se utilizar.

Praticamente todo mundo conhece a ordem do alfabeto, e mesmo que estejamos

diante de um volume assustador de documentos, é razoavelmente simples

identificar um erro no padrão de organização.

Mas embora seja fácil, não é tão fácil assim :P.

Quando os termos que pretendemos organizar alfabeticamente forem

“comuns” (não fizerem referência nomes de pessoas, instituições ou eventos), a

ordem é bastante simples: pegue as palavras, e simplesmente as organize do

jeitinho que sua professora do pré-ensinou: primeiro o A, depois o B, e assim por

diante.

Entretanto, caso os documentos que tenhamos de organizar envolvam

nomes de pessoas, instituições ou eventos, você deverá seguir uma série de regras

de alfabetação, que veremos abaixo. Para quem já fez alguma monografia na vida,






verão que boa parte do que é explicado aqui foi visto por vocês durante a longa e

tortuosa jornada pela ABNT :P.

Comecemos:

1ª Regra: Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e

depois o prenome.

Exemplo: Pedro Moreira,Flávio Silva,Elisandro Cardoso Pereira de Almeida.

Deverão ser arquivados como:

Almeida, Elisandro Cardoso Pereira de

Moreira, Pedro

Silva, Flávio

Caso você se veja diante de vários nomes com o mesmo sobrenome final,

será o prenome a definir a ordem:

Exemplo: Pedro Silva, Paulo Silva, João Silva


Silva, João

Silva, Paulo

Silva, Pedro

O último sobrenome é, no Brasil e em boa parte do mundo, o sobrenome

herdado do pai. Procura-se organizar nomes através do último sobrenome por duas

simples razões: o sobrenome é a partícula mais importante do nome, uma vez que

indica seus laços familiares (e a civilização ocidental até hoje preza esses valores) e

existem uma infinidade de "Felipes" por aí, mas pouquíssimos "Petrachinis" o que

torna esse padrão de ordenação mais útil em um arquivo.

2ª Regra: Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou

ligados por hífen não se separam, quando passamos o sobrenome para o início:.






Exemplo: Ferdinando Torre Cinza, Camilo Castelo Branco, Heitor Villa-Lobos


Castelo Branco, Camilo

Torre Cinza, Ferdinando

Villa-Lobos, Heitor

3ª Regra. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São

seguem a regra anterior, ou seja, quando passamos o sobrenome para o início,

devem ser acompanhados dos nomes que os sucedem.

Exemplo: João do Santo Cristo, Pedro São Paulo, Emanuelle Santa Rita

Ricardo Santa Rita, João do Santo Cristo, José Carlos São Paulo


São Paulo, José Carlos

Santa Rita, Paulo

Santo Cristo, João do

4ª Regra: As iniciais que abreviam prenomes têm precedência na

classificação de sobrenomes iguais. Uma variante desta regra: símbolos antecedem

as letras nas regras de alfabetação:

Exemplo: F. Petrachini, Felipe Petrachini, Fernando Zuquim

Arquivam-se:

F. Petrachini

Felipe Petrachini

Fer nando Zuquim






5ª Regra: Os artigos e preposições, como por exemplo "a", "o", "de", "d’",

"da", "do", "e", "um", "uma", não são considerados.

Exemplo:

João da Silva, Rogério d’Anvasso, Leonardo de Caprio, José Ferreira Silva,

José dos Santos Silva


Anvasso, Rogério d'

Caprio, Leonardo de

Silva, José Ferreira

Silva, José dos Santos

Repare na arapuca: a partícula "dos" em José dos Santos Silva deve ser

ignorada. Se fosse levada em consideração, este nome não seria o último da lista

("d" vem antes de "F"), mas como não a levamos em consideração, o nome José

Ferreira Silva vem antes de José dos Santos Silva (pois "F" vem antes de "S").

Essa regra também tem uma razão prática: de pouco nos valeria um arquivo

que considerasse artigos na organização, pois a maioria dos itens acabaria

entulhados na letra "U" ou "O". Veja uma coletânea de filmes: Uma Linda Mulher,

Uma Babá Quase Perfeita, Uma Família da Pesada, Os Dinossauros, Os Flinstones,

Os Jetsons, Os Trapalhões. Todos esses nomes vão entupir as prateleiras "U" e "O"

quando podiam muito bem estar dispersos. Além do que, você, quando lembra do

nome do filme, não fica pensando no artigo que o antecede, ou fica?

6ª Regra: Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco (Júnior,

Neto, Sobrinho e assemelhados) são considerados parte do último sobrenome,

mas são desconsiderados na ordenação alfabética. Quando existirem, devem

ser levados ao início do nome, acompanhados pelo sobrenome que os antecedem.

Exemplo:

Olavo Fonseca Neto, Pedro Fonseca Junior, Ferdinando Amauri Sobrinho







Amauri Sobrinho, Ferdinando

Fonseca Neto, Olavo

Fonseca Júnior, Pedro

Observe que o "Neto" e "Junior" foram desconsiderados na nossa ordenação,

o que fez com que Olavo Fonseca Neto ficasse antes de Pedro Fonseca Júnior.

MAS... é possível que estes nomes sejam considerados, quando servirem de

elemento de distinção, como por exemplo:

João da Silva Junior, João da Silva Neto, João da Silva Sobrinho


Silva Junior, João da

Silva Neto, João da

Silva Sobrinho, João da

7ª Regra. Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados

após o nome completo, entre parênteses.

Exemplo:

Ministro Joaquim Barbosa, Professor José Bedaque, Coronel Ricardo

Nascimento, Doutor Ferdinando Silva


Barbosa, Joaquim (Ministro)

Bedaque, José (Professor)

Nascimento, Ricardo (Coronel)

Silva, Ferdinando (Doutor)






Lembre-se: título, do que quer que seja, NÃO É NOME.

8ª Regra: Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome,

salvo nos casos de nomes espanhóis e orientais. É igualzinho o que já estudamos:

Exemplo: George Walker Bush Charles Chaplin Adolf Hitler


Bush, George Walker

Chaplin, Charles

Hitler , Adolf

MAS... as partículas de nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas

parte do nome. É usual que sejam consideras quando escritas em letra maíscula.

Exemplo: Giulio de Capri, Esteban De Penedo, Chales Du Pont, John Mac

Adam


Capri, Giulio di (partícula em letra minúscula)

De Penedo, Esteban (partícula em letra maíuscula)

Du Pont, Charles (partícula em letra maíuscula)

Mac Adam, John (partícula em letra maíuscula)

9ª Regra: Os nomes espanhóis e os de origem hispânica são registrados

pelo penúltimo sobrenome, que, pela tradição do país, corresponde ao sobrenome

de família do pai.

Exemplo:

Enrico Gutierrez Salazar, Maria Pereira de la Fuente, Pablo Puentes

Hernandez.







Gutierrez Salazar , Enrico

Pereira de la Fuente, Maria

Puentes Hernandez, Pablo

10ª Regra. Os nomes orientais, tanto aqueles asiáticos, como japoneses,

chineses ou coreanos, como os vinculados a países do Oriente Médio, a exemplo

dos árabes, são registrados tais como se apresentam.

Exemplo:

Li Su Yang, Osama Bin Laden, Kenshin Mikamoto


Kenshin Mikamoto

Li Su Yang

Osama Bin Laden

Casca de banana clássica, então, atente-se à origem dos nomes que estátendo que organizar.

11ª Regra: Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos

governamentais devem ser transcritos como se apresentam. Contudo, não se deve

considerar na ordenação tanto artigos como preposições que façam parte do nome.

Repare que não é de todo uma regra nova. Artigos e preposições não devem

ser considerados nos nomes pelas razões que já comentamos.

E para ficar mais fácil, temos a faculdade de colocar os artigos e preposições

entre parênteses:

Exemplo:

El Pais, The Washigton Post, Eletropaulo, Banco Itaú S.A, Itaú Seguradora

S.A, O Melhor Bolo de Chocoloate do Mundo







Banco Itaú

Eletropaulo

Itaú Seguradora S.A.

Melhor Bolo de Chocolate do Mundo (O)

Pais (El)

Washington Post (The)

12ª Regra: Nomes de congressos, conferências, reuniões, assembléias e em

qualquer outra coisa parecida devem apresentar os números no fim, entre

parênteses, sejam eles arábicos, romanos ou escritos por extenso

Exemplo:

V Seminário de Práticas Tributárias, Quarto Congresso de Ornitologia, Sexto

Congresso de Ornitologia, 2º Curso do MPU de Arquivologia.


Congresso de Ornitologia (Quarto)

Congresso de Ornitologia (Sexto)

Curso do MPU de Arquivologia (2º)

Seminário de Práticas Tributárias (V)

Veja que esta regra tende a manter unidos os congressos que tenham

ocorrido em série. Se utilizássemos a classificação alfabética tão somente, os

"Congressos de Ornitologia" ficariam longe uns dos outros, dificultando o trabalho

dos interessados no assunto, já que é muito provável que busque as informações

em ambos os documentos.






Você pode estar pensando: é muita regra, como é que vou memorizar isto.

Se tentar memorizar, provavelmente vai ter problemas :P. Todas estas regras tem

uma razão de ser. Arquivologia é uma ciência teórica, mas voltada a uma

necessidade prática. Estas regras existem para facilitar a vida dos indivíduos

interessados na informação, e não dificultá-la.

Sugiro que faça um exercício de consciência, para entender de que maneira

as regras aqui expostas facilitam as buscas. Eu já fiz isto em alguns itens, dando

pistas, mas para a informação fixar na sua cabeça, você também vai ter de fazer um

esforço :P. Precisando, estamos aí.

Método Geográfico

Este método utiliza o local ou procedência do documento para permitir a

recuperação da informação (busca no arquivo do documento a ser consultado).

Pois bem, existem três formas de se proceder à ordenação dos documentos

segundo este método:

- Estado, Cidade, Correspondente - Os documentos serão organizados

alfabeticamente pelo estado de procedência. Documentos da Bahia estarão juntos,

assim como os de São Paulo, Rio de Janeiro, e assim por diante.

Uma vez organizados os estados, caso dois documentos possuam os

mesmos estados de origem, organizaremos alfabeticamente as cidades de

procedência. E por fim, o correspondente (pessoa com quem devo entrar em

contato para assuntos daquela cidade/estado. Tudo em ordem alfabética.

EXCETO... No método geográfico, as cidades que sejam capitais de estado

devem figurar no começo da lista, independentemente da ordem alfabética. Veja o

exemplo:

Bahia - Salvador - FONSECA, Olavo

Bahia - Ilhéus - SILVA, Fausto

São Paulo - São Paulo - PETRACHINI, Felipe






São Paulo - Franco da Rocha - BRITO, Hugo

São Paulo - Nazaré Paulista - CARDOSO, Fernando

São Paulo - Nazaré Paulista - DINAMARCO, José

Repare para nunca mais esquecer: Salvador é a capital da Bahia. Desta

forma, esta cidade tem precedência sobre as demais quando da organização. Por

isso, Salvador veio antes de Ilhéus, sem nos atentarmos à ordem alfabética.

Mas, depois de tratarmos a capital, os demais municípios devem ser

colocados em ordem alfabética. Não vá se esquecer que a ordem alfabética de

nomes de pessoas é feita através do último sobrenome e não do prenome.

Se quer uma mãozinha para lembra deste método, lembre-se que a maior

parte dos documentos de uma instituição tende a ser produzido na capital do estado

onde ela se situa. A razão é simples: a maior parte dos acontecimentos de um

estado ocorre na capital, o que implica um maior número de acontecimentos

passíveis de registro e documentação.

- Cidade - Estado - Correspondente

Quando ordenamos os documentos pela cidade de sua proveniência,

seguimos rigorosamente a ordem alfabética, sem qualquer exceção. Isso quer dizer

que as capitais TAMBÉM deverão ser arquivadas pela ordem alfabética, sem

qualquer preferência no método. Isto ocorre pois, caso quiséssemos dar alguma

relevância à estrutura do estado onde o documento foi produzido, utilizaríamos o

método anterior. Como optamos pelas cidades, não há qualquer razão para dar

preferência para as capitais.

Veja os documentos anteriores, organizados agora por cidade:

Franco da Rocha - São Paulo - BRITO, Hugo

Ilhéus - Bahia - SILVA, Fausto

Nazaré Paulista - São Paulo - CARDOSO, Fernando

Nazaré Paulista - São Paulo - DINAMARCO, José






Salvador - Bahia - FONSECA, Olavo

São Paulo - São Paulo - PETRACHINI, Felipe

- País - Cidade - Correspondente

Mesma ideia do primeiro método, só que agora, o país é o nosso critério de

organização. E, novamente, por darmos importância à nacionalidade do documento,

as capitais dos respectivos países tem precedência sobre as demais cidades. Veja o

exemplo:

França - Paris - FRANÇOIS, Jacque

França - Lorena - SILVA, Pierre

Brasil - Brasília - INACIO, Lula

Brasil - Americana - SILVA, Nicole

Brasil - Franco da Rocha - BRITO, Hugo

Brasil - São Paulo - PETRACHINI, Felipe

Chamemos a atenção a dois detalhes: primeiro, as capitais dos países

listados estão sempre em primeiro lugar na lista de cada país. Segundo, e mais

importante: as capitais de estado não tem precedência neste método (País,

Cidade, Correspondente). Assim, embora Brasília esteja no topo da lista das

cidades brasileiras (antes inclusive de Americana), São Paulo, que é a capital do

estado de São Paulo segue a ordem alfabética normalmente.

Método Numérico

Este método, ao contrário dos anteriores, pertence ao sistema indireto de

arquivamento. Será necessário, portanto, fazer uma consulta prévia a um índice

alfabético remissivo, a fim de que busquemos a informação de onde está localizado

o documento. Normalmente, este índice recebe o nome de índice onomástico (não

entre em pânico :P).






Por exemplo: neste sistema, caso eu queira localizar um documento referente

ao servidor Felipe Cepkauskas Petrachini, devo antes consultar um registro, onde

constará o seu número de matrícula. Com o número de matrícula em mãos

(digamos, 142.825), posso localizar a pasta correspondente no arquivo, que as

manterá organizadas segundo o padrão numérico.

Este método é subdividido em:

- Numérico Simples: Sem qualquer segredo. Cada documento recebido ou

produzido pela instituição receberá um número de pasta e um número sequencial

(correspondente à ordem de entrada). E as pastas estarão dispostas segundo seu

número: 1,2,3,4 e assim por diante. E não há qualquer problema na utilização de

pastas que eventualmente vagarem, guardando-se novos documentos naquela

mesma localização.

- Numérico Cronológico: Excelente para arquivar processos (todas as

repartições pelas quais passei utilizam este método de arquivamento com seus

processos).

Numeraremos não a pasta, mas o próprio documento arquivado. Assim

sendo, cada documento receberá um número único de registro. Os documentos

serão arquivados, primeiramente, por sua ordem cronológica de produção ou

recebimento, e após, pela própria ordem numérica. Só poderemos reaproveitar

números não utilizados SE o documento anterior e o novo apresentarem as mesmas

datas.

- Numérico Dígito-Terminal: O método de arquivamento digito-terminal

utiliza um sistema interessante: os documentos são ordenados numericamente, masa leitura deste número é feita de maneira especial: os números são divididos em

grupos de dois dígitos. Um documento de número 123456 será dividido nos dígitos

56, 34 e 12. Neste sistema, a leitura é feita sempre da direita para a esquerda,

sendo no nosso exemplo o grupo 56 o grupo primário, 34 o grupo secundário e o 12

terciário.

GP - 56






GS - 34

GT - 12

Pois bem, todos os documentos de final 56 estarão arquivados juntos emuma única gaveta. Se quisermos o documento 123456, iremos na gaveta dos

documentos final 56, e lá dentro, procuraremos a pasta ou guia 34, e depois o

documento 12 dentro desta pasta.

Método Ideográfico

Este método de arquivamento é baseado no assunto do documento. Mas se

fosse tão simples assim, não precisaríamos estudá-lo :P

Pois bem, o método ideográfico pode operar de duas maneiras:

- Através do método alfabético, o qual, por sua vez, pode ser subdividido em

"dicionário" e "enciclopédico";

- Através do método numérico, o qual, por sua vez, pode ser subdividido em

"duplex", "decimal" e "unitermo".

Falemos de cada um deles:

Método Ideográfico Alfabético Dicionário: Os assuntos serão dispostos em

ordem alfabética, sem qualquer consideração de pertinência entre um assunto e

outro. Desta forma, ainda que um assunto seja na verdade um subtópico de outro,

faremos como o dicionário: organizaremos palavra por palavra, individualmente:

Arquivo Corrente

Arquivo Intermediário

Arquivo Permanente

Documentos Consultado de Maneira Frequente

Purgatório

Valor Histórico






Valor Informativo

Método Ideográfico Alfabético Enciclopédico: Acredito que tenha

reparado que os tópicos acima possuem relação entre si. O método enciclopédico

procura tirar vantagem desta situação, relacionando estes assuntos. Entretanto,

dentro de um mesmo tópico, os documentos seguem a ordem alfabética:

- Arquivo Corrente

- Documentos Consultados de Maneira Frequente

- Arquivo Intermediário

- Purgatório

- Arquivo Permanente

- Valor Histórico

- Valor Informativo

Método Ideográfico Numérico Duplex: Segue o mesmo método de

construção do método Enciclopédico, com a diferença de que adicionaremos um

número antes de cada classe de assunto. Procedendo-se desta maneira, seremos

capazes de abrir um número ilimitado de classes, o que torna este método bastante

flexível. O único cuidado que devemos é o de utilizar classes muito bem definidas,

sob o risco de terminar classificando documentos de mesma natureza em mais de

um lugar.

1. Arquivo Corrente

1.1 Documentos Consultados de Maneira Frequente

2. Arquivo Intermediário

2.1 Purgatório






3 Arquivo Permanente

3.1 Valor Histórico

3.2 Valor Informativo

Método Ideográfico Numérico Decimal: Este método é uma variação do

método decimal bolado por Melville Louis Kossuth Dewey. O método original era

aplicável na Biblioteconomia. Dewey estava preocupado com o crescente número

de publicações e bibliotecas no mundo, e mais ainda, acreditava que as pessoas

encarregadas de custodiar este conhecimento não seriam lá muito brilhantes.

Desta forma, vislumbrou um sistema extremamente simples de organização,dividindo o conhecimento humano em 9 classes principais e mais uma décima

classe geral. Pela metodologia utilizada em sua construção, o método decimal

permite expansão ilimitada de subdivisões de um mesmo assunto, além de ser fácil

de memorizar apenas dez assuntos principais. A desvantagem é que não há como

expandir este método para além de dez assuntos.

Nosso método é muito semelhante: existirão dez classes de assunto, sendo a

classe "0" normalmente associada ao assunto "Geral".

A cada três algarismos, utilizaremos um ponto para dividir os números.

Acompanhe:

Classes:

0 - Geral

1 - Departamento Pessoal

2 - Finanças

Agora veja como ficaria a classe 1

100 - Departamento Pessoal

110 - Admissão






111 - Exame Médico

112 - Documentos de Interesse do Empregado

112.1 - Documentos Recebidos

112.2 - Documentos Não Recebidos

113 - Contratos

120 - Férias

200 - Finanças ...

Método Ideográfico Numérico Unitermo: Também chamado de método de

indexação coordenada. É, de longe, o método menos solicitado em concurso,

provavelmente por ser um pouco complicado de entender. Mas seu professor vai

explicar bonitinho, e quando eu acabar, Deus queira que eu tenha conseguido fazer

parecer simples :P.

Como de praxe no método Ideográfico de arquivamento, o primeiro passo a

se tomar é identificar o assunto do documento. Os documentos são numeradosconforme a sua entrada ou produção na instituição (critério cronológico). Uma vez

numerado, nós identificaremos palavras chaves daquele documento (descritores)

em uma ficha índice, palavras estas que servirão de ferramenta de pesquisa. Veja o

exemplo:

(fonte:http://www.rccg.vo6.net)

O que podemos notar nesta ficha? Ela descreve o documento número 0012,

intitulado "Assembléia Extraordinária". Faz um breve resumo do conteúdo do

documento e registra as palavras-chave do documento.






Mas não acabou ainda. Pegaremos todas as palavras-chave utilizadas como

descritores em todas as fichas índice, e faremos um outra ficha, dividida em 10

colunas, numeradas de 0 a 9, cada qual relacionada à palavra chave selecionada:

Para cada documento novo, será atribuído um número (isso nós já vimos), e

este número será inserido nas fichas de palavras chave sempre que possuírem

algum dos descritores. O número do documento deve ser inserido na coluna

correspondente a seu dígito final. O documento 0012, que ainda não foi

acrescentado à lista, deverá figurar na coluna 2 de todas as fichas de palavra chave.

Isto é a explicação teórica (nebulosa como é de praxe a todo assunto que

não vimos ainda na prática :P). Vamos experimentar agora o método.

Suponhamos que eu queira levantar todos os documentos que tratem sobre

as greves de metalúrgicos de que a instituição tem notícia. Pois bem, eu, na

verdade, estou procurando documentos que possuem os descritores "Greve" e

"Metalúrgicos" ao mesmo tempo.

Olhando para a tabela, saberemos que o documento 0004 e o documento

0530 são aqueles que desejamos. Por que? Pois localizei o número de documento

tanto na ficha de "Greve", como na de "Metalúrgicos".

Sim meu caro, isso aqui é a versão manual braçal do Google :P. Talvez seja

por isso que gosto tanto dele (e a razão de ser tão pouco cobrado em prova :P).

Métodos Padronizados:

Método Var iadex: É uma variação do método alfabético, com uma diferença:é um método que utiliza também cores para auxiliar na memorização. Costuma-se






trabalhar com cinco cores, sendo cada qual atribuída em função da SEGUNDA letra

do nome de entrada no arquivo, ou pela letra que compõe a abreviatura. E por que

justo a segunda letra? Porque todo mundo patina na hora de arquivar

alfabeticamente um mesmo documento quando a primeira letra é a mesma :P (é um

engano comum, que você, até esta data, já deve ter cometido alguma vez na vida).

Dessa forma, não precisamos das cores para a primeira letra do documento, mas

sim para a segunda

O método também evita o arquivamento inadequado, já que, caso você tenha

um documento de pasta azul e esteja tentando colocá-lo no meio dos documentos

de pasta verde, provavelmente notará o equívoco que está cometendo. E mesmo

que isso não seja suficiente, qualquer pessoa que olhar o arquivo superficialmentevai notar algo errado.

O modelo utilizado por Remington Rand (autor do método), utiliza a seguinte

chave de cores (não precisa memorizar pois até hoje a tabela sempre constou na

prova quando este conhecimento foi exigido):

A, B, C, D e abreviações com estas letras - Cor Ouro

E, F,G, H e abreviações com estas letras - Cor Rosa

I, J, K, L, M, N e abreviações com estas letras - Cor Verde

O, P, Q e abreviações com estas letras - Cor Azul

R, S, T, U, V, W, X, Y, Z e abreviações com estas letras - Cor Palha

Os demais métodos serão abordados brevemente.

Método Automático: Utiliza combinações de letras, números e cores, com o

fim específico de evitar a acumulação de pastas de sobrenomes iguais.

Método Soundex: Os documentos são reunidos pelo critério fonético. Serão

agrupados documentos cuja pronúncia da palavra utilizada para identificá-lo seja

parecida. Desta forma, não se assuste se ver isto:

SOUSA, Fernando






SOUZA, Hélio

Pelo critério alfabético, estes nomes dificilmente estariam juntos. Mas como a

pronúncia do "S" e do "Z" em ambas as palavras é semelhante, estes documentos

serão agrupados próximos uns dos outros.

Método Mnemônico: Este método apela bastante para a memória. As letras

que compõem as palavras serão consideradas como símbolos, facilitando a

recuperação da informação através da própria memória do arquivista.

Método Rôneo: Completamente obsoleto. Tanto que a única coisa que você

vai precisar saber (até porque, é a única coisa mencionada nos livros) é que era um

método que se servia de letras, números e cores para organizar os documentos.

Acha que acabou? Quase :P. Existe mais um método de arquivamento,

entretanto, ele não é classificado nem como básico, nem como padronizado.

Método Alfanumérico:

É inegável que o método alfabético é um método de fácil utilização.

Entretanto, também é um método com grandes possibilidades de arquivamenteerrôneo. Isso se deve ao fato de que muitas palavras na língua portuguesa possuem

pronúncia igual, mas grafia apenas semelhante, e pelo fato de a maior parte das

pessoas não se atentar muito às demais letras que compõem o nome do documento

(acabam fixadas apenas na primeira letra).

O método variadex buscava diminuir a ocorrência destes erros, como já

vimos, através da utilização de cores. O método alfanumérico busca o mesmo

objetivo, só que através de números.

Por exemplo:

Aa - Af = 1

Ag- Al = 2

Am - As = 3

[...]






Za - Zz = 90

Com isso, reduzimos o grupo de pesquisa quando precisarmos consultar um

documento específico, pois só teremos de consultar a pasta que compreende o

intervalo desejado. Um documento de interesse do Sr. Paulo Afonso estaria

armazenado na pasta 1, pois:

AFONSO, Paulo

E os documentos do intervalo Aa - Af ficam todos guardados na pasta 1.

Agora sim terminou. Eu sei que não foi muito divertido, mas agora você pode

dizer, sem dúvida alguma, que conhece todos os assuntos que serão cobrados naprova. Foi um enorme prazer tê-lo como meu aluno e só posso desejar que alcance

os seus objetivos pretendidos.

Lembre-se: você só precisa fazer uma prova direito. E mais nada. Mas com o

esforço adequado, talvez você só precise fazer esta prova, e mais nenhuma :P

Estarei disponível no fórum para dúvidas, até o dia da prova. Aceito

sugestões de melhoramentos no curso, afinal, o maior interessado na aprovação évocê. Se algum tema foi sacrificado em demasia em prol da didática (isto pode

acontecer), ou se você acredita que falei uma bobagem monumental, ou deixei de

dizer algo crucial para a aprovação dos alunos, por favor, me passe um email que

corrigimos isso para ontem.

Apos exercícios agora. Forte abraço.

Exercícios Comentados

CESPE - 2010 - ABIN - Agente Técnico de Inteligência - Em relação à

microfilmagem, automação, preservação e conservação de documentos, julgue o

item subsequente.

1. Os originais de documentos públicos permanentes, uma vez digitalizados

ou microfilmados, poderão ser eliminados, mediante autorização da direção do

órgão.






Comentário: Questão traiçoeira. Ainda bem que você está aqui comigo :P.

Pois bem, a microfilmagem de documentos possui validade legal, tendo sido

regulamentada através do Decreto 1.799/1996, que inclusive teve a bondade de

definir o termo:

"Microfilme é o resultado do processo de reprodução em filme, de

documentos dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes

graus de redução".

Assim sendo, um documento microfilmado poderia ser destruído, já que seu

correspondente microfilme possui o mesmo valor do documento original.

O problema está nos documentos digitalizados. Estes ainda não possuem o

reconhecimento merecido pelas leis de nosso país, havendo a necessidade de

manter os originais em papel até o fim do decurso de seu prazo prescricional, ou

ainda pior, caso possuam valor secundário quando esgotado seu valor primário

(administrativo), devem ser armazenados para sempre, mesmo que digitalizados.

Quer um detalhe ainda pior: nunca, mas nunca mesmo, devemos distruir

documentos permanentes, ainda que microfilmados (digitalizados nem se fale :P).

Conforme estudamos em aula, existe a microfilmagem de preservação,

justamente para os casos de documentos permanentes. O documento será

microfilmado para facilitar seu acesso e consulta, mas dado o valor histórico

(principalmente) do documento, seu original não pode ser eliminado.

Item Errado

CESPE - 2009 - ANATEL - Técnico Administrativo Os documentos

chegam, em determinado órgão público instalado em Brasília, de forma variada. Uns

são registrados e, em seguida, enviados ao destinatário, outros entram sem nenhum

tipo de anotação. Além disso, há aqueles que, atualmente, entram no órgão por

meio das tecnologias da informação ( fax , correio eletrônico). Cada setor de trabalho

organiza seus documentos de maneira independente, sem nenhum tipo de

orientação e, depois, por falta de espaço físico ou devido ao final do ano civil, esses






documentos são transferidos para outro lugar, conhecido, geralmente, como arquivo

morto.

Considerando a situação hipotética acima, julgue o item subsequente, acerca

das técnicas de arquivamento e dos procedimentos administrativos no âmbito do

setor público.

2. As mensagens e documentos resultantes de transmissão por meio de

aparelho de fac-símile (fax) podem constituir peças de processo.

Comentário: Questão anulada. Vejamos a justificativa da banca:

ITEM 65 (Alfa)/66 (Beta)/67 (Gama) – anulado. Diante da situação hipotéticaapresentada, a redação do item permite mais de uma interpretação.

E não vai mais longe que isso :P. Vamos desenvolver a ideia. Para constituir

uma peça de um processo, o documento precisa ser original (autêntico). Quando o

Sr. servidor público permite que nós apresentemos cópias para serem juntadas a

um processo, isso só é possível porque o nobre servidor (ou então o cartório,

dotado de fé pública) atesta que aquele documento confere com o original.

Pois bem, desde que o documento encaminhado por fax seja autenticável (que seja

possível verificar que corresponde a um outro documento original, ou que possamos

nos assegurar de sua origem), não há problema algum em que constitua uma peça

em um processo. Talvez seja esta a ambiguidade que guiou à anulação da questão.

Veja: segundo a justificativa da banca, foi a situação hipotética quem gerou a

dupla interpretação. Documentos de fax podem sim, constituir peças de um

processo, mas os documentos de fax DA SITUAÇÃO HIPOTÉTICA, por padecerem

de um critério mínimo de organização (olha a zona que é aquele órgão público)

provavelmente não poderiam compor o dito processo, vez que, aparentemente,

ninguém se ocupou de autenticá-los.

Questão Anulada

3. CESPE - 2004 - ANATEL - Técnico Administrativo No que se refere à

arquivologia, julgue o item seguinte.






Digitalização pode ser definida como a reprodução por varredura eletrônica

em disco ou outro suporte de alta densidade, permitindo a visualização do

documento em terminal ou sua impressão em papel.

Comentário: A questão está correta, mas a curiosidade fica em saber de

onde a CESPE tirou este conceito (reforço que a banca não é criativa :P). Veja o

que diz o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística sobre o verbete:

"Processo de conversão de um documento documento para o formato

formato digital por meio de dispositivo apropriado, como um escâner"

Entretanto, quando consultamos os manuais dos arquivos públicos dos

estados, a definição dada pelo enunciado aparece com mais frequencia.

Em todo caso, ambas as definições de digitalização estão corretas, razão

pela qual eu sugeriria a você que conhecesse as duas.

Item Certo.

4. CESPE - 2010 - ABIN - Agente Técnico de Inteligência - Em

relação à microfilmagem, automação, preservação e conservação de documentos, julgue o item subsequente.

Embora a microfilmagem constitua importante tecnologia para a redução das

massas documentais acumuladas nos arquivos, a cópia microfilmada de um

documento oficial não é reconhecida legalmente.

Comentário: Questão que exige o conhecimento da Lei 5.433/1968 e de seu

Decreto regulamentador 1.799/1996.

Pois bem, vamos desmascarar a questão, reproduzindo o artigo 1º, parágrafo

1º da Lei 5.433/1968:

Art 1º É autorizada, em todo o território nacional, a microfilmagem dedocumentos particulares e oficiais arquivados, êstes de órgãos federais,estaduais e municipais. § 1º Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certidões, ostraslados e as cópias fotográficas obtidas diretamente dosfilmes produzirão os mesmos efeitos legais dos documentos originais

em juízo ou fora dêle. (grifo nosso)






Não precisa mais nada né? :P

Item errado 5. CESPE - OTI (ABIN) - Arquivologia -2010 Julgue o seguinte item, que

trata de políticas, planejamento e técnicas de microfilmagem aplicadas aos arquivos.

A incineração dos documentos microfilmados ou sua transferência para outro

local é vedada por lei.

Comentário: Mais uma questão que exige do aluno apenas o conhecimento

da Lei 5.433/1968. Desta vez, podemos ir direto no artigo 1º, parágrafo 3º:

Art 1º É autorizada, em todo o território nacional, a microfilmagem dedocumentos particulares e oficiais arquivados, êstes de órgãos federais,estaduais e municipais.[...]§ 3º A incineração dos documentos microfilmados ou sua transferência paraoutro local far-se-á mediante lavratura de têrmo, por autoridadecompetente, em livro próprio.

Se a lei autoriza, e indo mais longe, especifica a maneira através da qual o

documento poderá ser incinerado, é porque o procedimento é possível, não é

mesmo? :P

Item errado.

6. CESPE - OTI (ABIN) - Arquivologia -2010 - Julgue o item, referente a

preservação, conservação e restauração de documentos arquivísticos.

Partículas magnéticas, aglutinante e suporte são fontes potenciais de falha

para um meio de fita magnética.

Comentário: Você talvez queira xingar seu professor agora. A melhor

maneira de aprender sobre os suportes é resolvendo questões, razão pela qual

sugiro que preste bastante atenção nas questões com este tema.

Fitas magnéticas (igualzinho àquele VHS da sua festa de aniversário ou

casamento de dez anos atrás) são compostas de três elementos: as partículas

magnéticas, o aglutinante e o suporte. Qualquer destas partes, se não estiver operando adequadamente, propiciarão a falha deste suporte.






E o que raios são estas partes? A fita magnética é uma camada fina de filme

montada sobre uma mais espessa. Esta camada mais fina é formada por um

pigmento magnético que fica suspenso em um aglutinante de polímero. Abstraindo

toda a parte química do negócio, o aglutinante é o responsável por manter as

partículas magnéticas unidas entre si e presas ao suporte da fita. E a informação é

gravada conforme o sinal magnético é emitido.

Item certo.

7. CESPE - TRE RJ - Administrativa - 2012 No que concerne à preservação

e conservação de documentos de arquivo, julgue o próximo item.

O amarelecimento do papel é sinal de que o documento está em processo de

deterioração.

Comentário: Esta talvez seja a maior ironia dentro da arquivologia: a luz

enquanto fator de deterioração. É irônico pois só podemos visualizar o que está

escrito no documento fazendo uso de luz (pelo menos é assim que o olho humano

trabalha :P) mas a exposição à luz provoca deterioração do papel.

Vencidas as questões de cunho filosófico, vamos à matéria: o amarelamento

do papel é um dos primeiros sintomas de envelhecimento do papel. Você já deve ter

visto publicações mais antigas na vida (bibliotecas costumam estar assoberbadas

de volumes com esta característica), e com certeza notou que o papel, além de

encontrar-se quebradiço, também apresenta coloração levemente amarelada. Isto é

sinal de que o suporte está em processo de deterioração.

Item certo

8. CESPE - TRE RJ/ Administrativa - 2012 As condições de

armazenamento de documentos em papel distinguem-se das de documentos

fotográficos, como o eslaide, o negativo e o papel fotográfico, dadas as diferenças

de suporte, em especial as relativas às propriedades físicas dos materiais.

Comentário: Você provavelmente sabia a resposta deste item

instintivamente. Ora, cada suporte, por possuir propriedades físicas diferentes das

de outros suportes, demanda cuidados específicos para sua preservação. Como






vimos em aula, cada suporte encontra-se suscetível a determinados tipos de

agentes químicos, físicos e biológicos de acordo com a sua própria composição.

Com papéis (compostos essencialmente de fibras de celulose) e negativos

(normalmente de triacetato de celulose) não seria diferente.

Item certo.

9. CESPE - TRE RJ - Administrativa - 2012 A acidez do papel, condição

que pode danificá-lo, decorre da presença de elementos metálicos no documento,

como grampos, bailarinas e clipes.

Comentário: Pegadinha meu filho. Só sendo estudante de química para nãocair sem ter visto a aula. Como falamos lá na aula, a acidez do papel tem como

seus principais colaboradores a tinta nele impressa e o uso de fitas durex. Não nos

esqueçamos também da saliva que você usa para virar a página quando molha o

dedo.

A doutrina costuma relacionar a acidez do papel também ao processo de

fabricação e pela combinação de dióxido de enxofre existente no ar com outras

moléculas formando nosso querido ácido sulfúrico.

Os metais, por sua vez, são responsáveis por manchas no papel, decorrentes

do processo de oxidação de metais de transição (quando este processo ocorre com

o ferro, você costuma chamar isto de "ferrugem", mas este processo também é

verificado em outros metais).

Item errado.

10. CESPE - ANATEL - 2012 O banho de gelatina, um componente da

restauração de documentos, é um processo de reparação em que se utilizam folhas

de tecido muito fino, aplicadas com pasta de amido.

Comentário: Vamos revisitar os dois processos vistos em aula

Banho de Gelatina: O documento será mergulhado em uma espécie de

gelatina, ou mesmo em cola, o que, ao final, aumentará sua resistência eflexibilidade, além de não prejudicar a visibilidade. Mas tem uma pegadinha: o






documento ficará suscetível ao ataque de insetos e fungos, fora o fato de demandar

uma habilidade tremenda do restaurador, para que o documento não se perca

definitivamente.

Tecido: Nesta técnica, serão utilizadas folhas de tecido bastante fino,

aplicadas com pasta de amido (pegue um pouco de farinha e misture com água, e

você terá uma ideia do que estou falando). Embora a durabilidade do papel vá

aumentar sensivelmente, novamente, insetos e fungos se sentirão convidados a

atacar o documento (tal como a gelatina, essa mistura fornece nutrientes aos

visitantes indesejados), e ainda por cima, reduzirá a legibilidade e flexibilidade do

documento.

O enunciado embaralhou os dois processos de restauração, então, tome

cuidado.

Item errado.

11. CESPE - OTI (ABIN) - Arquivologia -2010 Definir e utilizar formatos

padronizados na elaboração de documentos digitais facilita a definição de técnicas

de preservação digital e reduz custos, embora esses padrões não sejam perenes.

Comentário: Vamos lá caro aluno, pensemos um pouquinho de novo.

Lembra daquela sua cópia do Windows 95 que você ainda tem na estante? Aposto

que ela ainda funciona. Ou deve funcionar, se você instalar naquele seu computador

cinza com HD de 2GB de espaço total, que, sejamos sinceros, esta totalmente

funcional. Esqueça o tablet meu filho :P.

Veja que, embora os suportes, formatos e padrões que utilizávamos em 1995

para desempenhar nossas tarefas, e, mais importante para esta questão, as

informações que gerávamos e armazenávamos neles, fossem invulneráveis ao

tempo (está tudo funcionando perfeitamente), nem por isso esses suportes são

eternos.

Perene quer dizer exatamente isto: qualidade daquilo que permanece no

tempo. Utilizar formatos padronizados facilita bastante nossa vida, conforme

afirmado pelo enunciado, e realmente há redução de custo, uma vez que podemos






integrar diversos sistemas através de uma única plataforma, mas os padrões

utilizados provavelmente não durarão para sempre, face à modernização

tecnológica.

Item Certo.

12. CESPE - Polícia Federal - 2012 A organização de documentos, atividade

cada vez mais importante nas instituições, possibilita a tomada de decisão segura e

o atendimento rápido das demandas dos usuários. Considerando essa informação,

julgue o próximo item, referente a arquivologia.

O acondicionamento − que consiste na guarda dos documentos nos locais a

eles designados − e o armazenamento − que se refere à embalagem do documento

com vistas a protegê-lo e a facilitar seu manuseio − são procedimentos

fundamentais para a conservação e preservação dos documentos de arquivo.

Comentário: Outra questão que inverte conceitos. Você deveria ter

memorizado? NÃO! Você deve compreender e associar os conceitos com as

palavras que melhor definem os termos.

Acondicionamento diz respeito à embalagem que guarda os documentos, a

fim de preservá-los.

Armazenamento refere-se à guarda do próprio documento. É a

colocação do documento no arquivo.

Item errado.

13. CESPE - TRE ES - 2012 - Os documentos, nas áreas de depósito, devemser armazenados de maneira a utilizar melhor o espaço, sem a preocupação de

separá-los de acordo com o seu suporte.

Comentário: Questão dada de graça. O armazenamento sem qualquer

consideração a respeito da conservação dos documentos é impensável. Como já

dissemos, cada suporte possui sua peculiaridade, e se isto não for levado em

consideração por ocasião da guarda dos documentos, provavelmente colaborará

para sua deterioração acelerada.






Item errado.

14. CESPE - TRE ES - 2012 Os mapas devem ser mantidos em gavetas

horizontais, acondicionados em envelopes de papel neutro ou poliéster.

Comentário: Tive a oportunidade de ver algumas destas na Prefeitura,

servindo para guarda das plantas que utilizamos para a cobrança do IPTU. A gaveta

horizontal permite que o mapa seja guardado aberto, sem a necessidade de o

enrolarmos (o que acabaria deformando o suporte do mapa). Os envelopes de papel

neutro ou poliéster evitam o contato da superfície do mapa com o ambiente,

colaborando para sua conservação.

Item Certo.

15. CESGRANRIO - Tec Arq (BNDES)/2011 Uma das medidas que se

destaca como sendo de excelência na conservação preventiva de documentos de

arquivos é:

a) restauração

b) higienização

c) laminação

d) laminação manual

e) encapsulação

Comentário: Variando um pouquinho de banca. Nós já vimos na aula que a

laminação, a laminação manual e a encapsulação são processos de restauração dedocumento, logo, não podem ser considerados métodos de conservação preventiva.

A restauração é o conjunto de métodos que objetivam a estabilização ou

a reversão de danos físicos ou químicos adquiridos pelo documento ao longo

do tempo e do uso, intervindo de modo a não comprometer sua integridade e

seu caráter histórico. Restauração é gênero do qual a laminação, a laminação

natural e a encapsulação são espécies.






Só nos restou a alternativa correta. A higienização é a simples limpeza do

documento do arquivo, conforme visto em aula.

Letra b)

16. CESPE - 2012 - ANATEL - Técnico Administrativo Acerca de

documentos de arquivo, julgue o item que se segue.

A conservação e a manutenção de documentos de arquivo ocorrem, em um

primeiro momento, para resguardar a memória da instituição.

Comentário: Esta questão envolve os conhecimentos adquiridos na Aula 01

do curso. É também a prova de que a matéria está toda interligada. Pois bem,alguém se lembra dos valores primários e secundários dos arquivos? Em primeiro

lugar, os documentos que formam os arquivos buscam servir de fonte de informação

para tomada de decisões. Ou seja, estão diretamente relacionados às atividades da

instituição que os produziu ou recebeu.

Logo, a conservação e manutenção destes documentos possui justamente a

mesma finalidade (manter a informação disponível): atender a um critério funcional

ou administrativo.

Item errado.

17. CESPE - OTI (ABIN) - Arquivologia -2010 A encapsulação é um

método de restauração que consiste em envolver com uma folha de papel de seda e

outra de acetato de celulose as duas faces do documento, e colocá-lo em uma

prensa hidráulica, sob pressão média de 7 kg/cm a 8 kg/cm e temperatura de 145 ºC

a 155 ºC.

Comentário: Explicação perfeita... Para o processo de laminação :P. A

riqueza de detalhes pode assustar um pouco, mas você não precisa ficar

preocupado com os índices de pressão aplicada ou a temperatura exata da prensa.

Apenas tenha em mente o método.

Item errado.






18. FCC - Ana MPU/Documentação/Arquivologia/2007 Dentre as técnicas

de restauração, a reenfibragem é a que

a) preenche as falhas dos documentos com polpa de papel.

b) emite raios ultravioletas para facilitar a leitura de documentos danificados.

c) reforça os bordos do documento por meio de papel ou material similar.

d) elimina as manchas marrons que aparecem no papel pela ação da

umidade e da ferrugem.

e) aplica reforço, por meio de velatura, a qualquer face de uma folha de

papel.

Comentário: Conforme visto em aula, a reenfibragem é o processo de

preenchimento das falhas dos documentos com polpa de papel, recuperando sua

estrutura.

Item a)

19. FCC - Ana MPU/Documentação/Arquivologia/2007 No método dígito-terminal,

a) as unidades de arquivamento são divididas em grande classes temáticas

numeradas consecutivamente, podendo subdividir-se em classes subordinadas

mediante o uso de números justapostos aos dos assuntos principais.

b) cada documento recebe um número de ordem crescente, de acordo com

sua entrada no arquivo, reproduzido em tantas fichas quantos forem os descritoresou palavras-chave a ele relacionados.

c) os assuntos secundários ficam subordinados aos assuntos principais,

distribuídos ambos conforme a seqüência das letras do alfabeto.

d) cada número de ordem atribuído aos documentos é decomposto em

pequenos grupos de dois ou três dígitos que, lidos da direita para a esquerda,

passam a constituir chaves para sua localização física.






e) as letras correspondem às classes principais dos documentos, reservando-

se os números às suas subdivisões temáticas.

Comentário: Sem segredo né? Como dito na aula, o método dígito-terminal

consiste justamente na decomposição do número atribuído ao documento, de

maneira a facilitar sua localização. Por consequencia, ao decompormos o número,

cada grupo passa a consistir em uma chave de pesquisa para consulta do

documento.

Letra d)

20. FCC - TJ TRE SP/Administrativa/"Sem Especialidade"/2012 A fim de

facilitar sua consulta, os prontuários dos servidores de um órgão público são

armazenados em pastas suspensas e ordenados pelo método alfabético. Considere

os nomes dos funcionários abaixo relacionados e indique a sequência em que

devem ficar seus respectivos prontuários.

I. Jair de Moraes Neto

II. Odair de Morais

III. José de Morais Filho

IV. Antônio de Moraes Carvalho

V. Joaquim da Silva Moreira

VI. Carlos Moura

VII. Beatriz Moreira

VIII. Ana Beatriz Moreira de Morais

a - VIII, VII, VI, I, II, IV, III, V.

b - IV, I, VIII, III, II, VII, V, VI.

c - VI, IV, III, VIII, I, VII, V, II.

d - II, I, IV, III, VI, V, VIII, VII.






e - I, III, V, II, VIII, VII, VI, IV.

Comentário: Hora de testar tudo que vimos sobre regras de alfabetação.

Vamos procurar o primeiro nome de nossa lista.

Como vimos em aula, a organização é feita primeiramente através do último

sobrenome. Assim, é melhor nós escreveremos os nomes na ordem em que iremos

organizá-los:

I. Moraes Neto, Jair de

II. Morais, Odair de

III. Morais Filho, José de

IV. Carvalho, Antônio de Moraes

V. Moreira, Joaquim da Silva

VI. Moura, Carlos

VII. Moreira, Beatriz

VIII. Morais, Ana Beatriz Moreira de

Lembrando sempre que os sobrenomes que indicarem parentesco são

considerados parte integrante dos nomes, mas não são considerados pela

alfabetação. Pois bem, aquele Sr. Carvalho (IV) está implorando para ser colocado

em primeiro na lista:

Carvalho, Antônio de Moraes

Só isso já nos dá a resposta correta da questão: letra b). Mas como não

estamos no dia da prova ainda, vamos acabar de resolver tudo.

Os sobrenomes restantes são Moraes, Morais, Moreira e Moura.

Mor aes

Mor ais






Mor eira

Moura

Olha que legal. Moraes vem antes de todos, seguido de Morais, e, por fim,Moreira. Tudo isso pela ordem alfabética que você já conhece desde o prézinho.

Vamos organizar:

IV Carvalho, Antônio de Moraes

I Moraes Neto, Jair de

Com isso, encerramos o Moraes. O sobrenome seguinte na lista é o Morais.Destes, nós temos vários. Devemos, então, organizá-los pelo prenome, e, se ainda

assim os nomes forem iguais, utilizaremos o sobrenome indicativo de parentesco

(tudo isso conforme visto em aula):



VIII. Mor ais, Ana Beatriz Moreira de

III. Mor ais Filho, José de

II. Mor ais, Odair de

Passando aos Moreira, e já vamos arrematar com o último Moura:



VIII. Mor ais, Ana Beatriz Moreira de

III. Mor ais Filho, José de

II. Mor ais, Odair de

VII. Mor eira, Beatriz






V. Mor eira, Joaquim da Silva

VI. Moura, Carlos

Resposta b)

21. CESGRANRIO - Tec Arq (BNDES)/2011 O Banco Sudeste Brasil

necessitava urgentemente organizar as pastas funcionais, que se encontravam

localizadas no Departamento de Pessoal. Dentre as formas de arquivamento, optou

pelo método alfabético. O arquivamento das pastas dos funcionários: (1) Ana

Barbosa Pereira, (2) Gustavo Guimarães Alves Neto, (3) Helena Campos de Lima,

(4) Professor Marcos Abreu Silva, (5) Lucas Villa-Lobos, seguindo as regras de

alfabetação, deve ser na ordem:

a) 1 ; 3 ; 2 ; 5 ; 4

b) 2 ; 3 ; 1 ; 4 ; 5

c) 2 ; 5 ; 3 ; 4 ; 1

d) 4 ; 2 ; 5 ; 3 ; 1

e) 5 ; 4 ; 3 ; 1 ; 2

Comentário: Mais uma, para encerrar seu curso.

Escrevamos como iremos organizá-los:

(1) Pereira, Ana Barbosa

(2) Alves Neto, Gustavo Guimarães

(3) Lima, Helena Campos de

(4) Silva, Marcos Abreu (Professor)

(5) Villa-Lobos Lucas

Lembrai-vos dos sobrenomes indicativos de parentesco, dos títulos (no caso

da questão, Professor) e dos sobrenomes ligados por hífen.






Quando escrevemos da maneira correta, fica extremamente simples

organizar os nomes:

(2) Alves Neto, Gustavo Guimarães

(3) Lima, Helena Campos de

(1) Pereira, Ana Barbosa

(4) Silva, Marcos Abreu (Professor)

(5) Villa-Lobos, Lucas

Letra b)

Questões sem Comentários

CESPE - 2010 - ABIN - Agente Técnico de Inteligência - Em relação à

microfilmagem, automação, preservação e conservação de documentos, julgue o

item subsequente.

1. Os originais de documentos públicos permanentes, uma vez digitalizados

ou microfilmados, poderão ser eliminados, mediante autorização da direção do

órgão.

CESPE - 2009 - ANATEL - Técnico Administrativo Os documentos

chegam, em determinado órgão público instalado em Brasília, de forma variada. Uns

são registrados e, em seguida, enviados ao destinatário, outros entram sem nenhum

tipo de anotação. Além disso, há aqueles que, atualmente, entram no órgão por meio das tecnologias da informação ( fax , correio eletrônico). Cada setor de trabalho

organiza seus documentos de maneira independente, sem nenhum tipo de

orientação e, depois, por falta de espaço físico ou devido ao final do ano civil, esses

documentos são transferidos para outro lugar, conhecido, geralmente, como arquivo

morto.






Considerando a situação hipotética acima, julgue o item subsequente, acerca

das técnicas de arquivamento e dos procedimentos administrativos no âmbito do

setor público.

2. As mensagens e documentos resultantes de transmissão por meio de

aparelho de fac-símile (fax) podem constituir peças de processo.

3. CESPE - 2004 - ANATEL - Técnico Administrativo No que se refere à

arquivologia, julgue o item seguinte.

Digitalização pode ser definida como a reprodução por varredura eletrônica

em disco ou outro suporte de alta densidade, permitindo a visualização do

documento em terminal ou sua impressão em papel.

4. CESPE - 2010 - ABIN - Agente Técnico de Inteligência - Em

relação à microfilmagem, automação, preservação e conservação de documentos,

julgue o item subsequente.

Embora a microfilmagem constitua importante tecnologia para a redução das

massas documentais acumuladas nos arquivos, a cópia microfilmada de um

documento oficial não é reconhecida legalmente.

5. CESPE - OTI (ABIN) - Arquivologia -2010 Julgue o seguinte item, que

trata de políticas, planejamento e técnicas de microfilmagem aplicadas aos arquivos.

A incineração dos documentos microfilmados ou sua transferência para outro

local é vedada por lei.

5. CESPE - OTI (ABIN) - Arquivologia -2010 - Julgue o item, referente apreservação, conservação e restauração de documentos arquivísticos.

Partículas magnéticas, aglutinante e suporte são fontes potenciais de falha

para um meio de fita magnética.

6. CESPE - TRE RJ - Administrativa - 2012 No que concerne à preservação

e conservação de documentos de arquivo, julgue o próximo item.






O amarelecimento do papel é sinal de que o documento está em processo de

deterioração.

7. CESPE - TRE RJ/ Administrativa - 2012 As condições de

armazenamento de documentos em papel distinguem-se das de documentos

fotográficos, como o eslaide, o negativo e o papel fotográfico, dadas as diferenças

de suporte, em especial as relativas às propriedades físicas dos materiais.

8. CESPE - TRE RJ - Administrativa - 2012 A acidez do papel, condição

que pode danificá-lo, decorre da presença de elementos metálicos no documento,

como grampos, bailarinas e clipes.

9. CESPE - ANATEL - 2012 O banho de gelatina, um componente da

restauração de documentos, é um processo de reparação em que se utilizam folhas

de tecido muito fino, aplicadas com pasta de amido.

10. CESPE - OTI (ABIN) - Arquivologia -2010 Definir e utilizar formatos

padronizados na elaboração de documentos digitais facilita a definição de técnicas

de preservação digital e reduz custos, embora esses padrões não sejam perenes.

11. CESPE - Polícia Federal - 2012 A organização de documentos, atividade

cada vez mais importante nas instituições, possibilita a tomada de decisão segura e

o atendimento rápido das demandas dos usuários. Considerando essa informação,

julgue o próximo item, referente a arquivologia.

12. CESPE - TRE ES - 2012 - Os documentos, nas áreas de depósito, devem

ser armazenados de maneira a utilizar melhor o espaço, sem a preocupação de

separá-los de acordo com o seu suporte.

13. CESPE - TRE ES - 2012 Os mapas devem ser mantidos em gavetas

horizontais, acondicionados em envelopes de papel neutro ou poliéster.

14. CESGRANRIO - Tec Arq (BNDES)/2011 Uma das medidas que se

destaca como sendo de excelência na conservação preventiva de documentos de

arquivos é:

a) restauração






b) higienização

c) laminação

d) laminação manual

e) encapsulação

15. CESPE - 2012 - ANATEL - Técnico Administrativo Acerca de

documentos de arquivo, julgue o item que se segue.

A conservação e a manutenção de documentos de arquivo ocorrem, em um

primeiro momento, para resguardar a memória da instituição.

16. CESPE - OTI (ABIN) - Arquivologia -2010 A encapsulação é um

método de restauração que consiste em envolver com uma folha de papel de seda e

outra de acetato de celulose as duas faces do documento, e colocá-lo em uma

prensa hidráulica, sob pressão média de 7 kg/cm a 8 kg/cm e temperatura de 145 ºC

a 155 ºC.

17. FCC - Ana MPU/Documentação/Arquivologia/2007 Dentre as técnicas

de restauração, a reenfibragem é a que

a) preenche as falhas dos documentos com polpa de papel.

b) emite raios ultravioletas para facilitar a leitura de documentos danificados.

c) reforça os bordos do documento por meio de papel ou material similar.

d) elimina as manchas marrons que aparecem no papel pela ação da

umidade e da ferrugem.

e) aplica reforço, por meio de velatura, a qualquer face de uma folha de

papel.

18. FCC - Ana MPU/Documentação/Arquivologia/2007 No método dígito-

terminal,






a) as unidades de arquivamento são divididas em grande classes temáticas

numeradas consecutivamente, podendo subdividir-se em classes subordinadas

mediante o uso de números justapostos aos dos assuntos principais.

b) cada documento recebe um número de ordem crescente, de acordo com

sua entrada no arquivo, reproduzido em tantas fichas quantos forem os descritores

ou palavras-chave a ele relacionados.

c) os assuntos secundários ficam subordinados aos assuntos principais,

distribuídos ambos conforme a seqüência das letras do alfabeto.

d) cada número de ordem atribuído aos documentos é decomposto em

pequenos grupos de dois ou três dígitos que, lidos da direita para a esquerda,

passam a constituir chaves para sua localização física.

e) as letras correspondem às classes principais dos documentos, reservando-

se os números às suas subdivisões temáticas.

19. FCC - TJ TRE SP/Administrativa/"Sem Especialidade"/2012 A fim de

facilitar sua consulta, os prontuários dos servidores de um órgão público são

armazenados em pastas suspensas e ordenados pelo método alfabético. Considere

os nomes dos funcionários abaixo relacionados e indique a sequência em que

devem ficar seus respectivos prontuários.

I. Jair de Moraes Neto

II. Odair de Morais

III. José de Morais Filho

IV. Antônio de Moraes Carvalho

V. Joaquim da Silva Moreira

VI. Carlos Moura

VII. Beatriz Moreira

VIII. Ana Beatriz Moreira de Morais





a - VIII, VII, VI, I, II, IV, III, V.

b - IV, I, VIII, III, II, VII, V, VI.

c - VI, IV, III, VIII, I, VII, V, II.

d - II, I, IV, III, VI, V, VIII, VII.

e - I, III, V, II, VIII, VII, VI, IV.

20. CESGRANRIO - Tec Arq (BNDES)/2011 O Banco Sudeste Brasil

necessitava urgentemente organizar as pastas funcionais, que se encontravam

localizadas no Departamento de Pessoal. Dentre as formas de arquivamento, optou

pelo método alfabético. O arquivamento das pastas dos funcionários: (1) Ana

Barbosa Pereira, (2) Gustavo Guimarães Alves Neto, (3) Helena Campos de Lima,

(4) Professor Marcos Abreu Silva, (5) Lucas Villa-Lobos, seguindo as regras de

alfabetação, deve ser na ordem:

a) 1 ; 3 ; 2 ; 5 ; 4

b) 2 ; 3 ; 1 ; 4 ; 5

c) 2 ; 5 ; 3 ; 4 ; 1

d) 4 ; 2 ; 5 ; 3 ; 1

e) 5 ; 4 ; 3 ; 1 ; 2

Gabarito:

1 E 11 C 21 B

2 Anulada 12 E

3 C 13 E

4 E 14 C

5 E 15 B

6 C 16 E

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Noções de Arquivologia - Aula 03