NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA ANATEL

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA ANATELCARGO ANALISTA ADMINISTRATIVO – TEORIA E EXERCÍCIOSPROFESSOR: MAYKO GOMES

AULA 00 - Conceitos Fundamentais de Arquivologia

Olá, amigos concurseiros! Tudo bem? Estão animados para os estudos?

Espero que estejam com muito gás, pois já temos uma grande notícia: finalmente foi publicado o tão esperado, desejado e demorado edital da ANATEL!

E eu estou aqui para ajuda-los nessa empreitada. Mais especificamente vou ajuda-los no conteúdo Noções de Arquivologia para o cargo de Analista Administrativo. Aos que não me conhecem, sou Mayko Gomes, professor de Arquivologia e Procedimentos Administrativos aqui no Ponto. Aos que já me conhecem, é uma grande honra os estar ajudando em mais essa luta.

Falando um pouco sobre o conteúdo, devo dizer que este edital está bem desafiador. Analisando os assuntos pedidos, percebi que a banca trouxe muitas novidades, como as “funções arquivísticas”, “análise tipológica”, “sistemas informatizados” e “políticas públicas”; assuntos esses que até então somente eram pedidos para cargos de arquivistas ou em órgãos específicos de documentação e cultura. Ainda temos uma grande novidade, e ponham novidade nisso: pela primeira vez a banca pede o conteúdo “política de acesso aos documentos de arquivo”, referindo-se ao assunto polêmico do momento: a Lei de Acesso à Informação! Este conteúdo está mesmo sem mostrando um grande desafio a ser vencido.

Por outro lado, isso mostra que a banca está dando grande importância à disciplina. Antes aparecia nos editais apenas de modo bem tímido, pedindo apenas conhecimentos práticos e algumas definições. Agora está aparecendo com mais frequência, e para diversos cargos, como Técnico Judiciário, Papiloscopista da Polícia Federal, Escrivão da Polícia Federal, e agora, para os cargos da ANATEL. E para ambos, pois foi pedido também para o cargo de Técnico Administrativo. E aproveitando a deixa, informo a vocês que será lançado também o curso de Noções de Arquivologia para o cargo de Técnico Administrativo da ANATEL.

Mas voltando ao nosso curso, depois de analisar o edital, montei o cronograma do curso de modo a abranger todo o conteúdo pedido. Então a proposta de distribuição das aulas será a seguinte:

Aula ConteúdoGestão de Documentos; Implementação de programas;

01 Diagnóstico e realidade arquivística brasileira;Protocolo;Funções arquivísticas.

Análise tipológica dos documentos de arquivo;

02 Sistemas informatizados de gestão arquivística;

Microfilmagem de documentos de arquivo.

Políticas públicas de arquivo; legislação arquivística;

03

Políticas de acesso aos documentos de arquivo;

Normas nacionais e internacionais de arquivo;

Sistemas e redes de arquivo.Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 1


Devem ter notado que nesse cronograma falta o assunto “Arquivística: princípios e conceitos”. E o motivo é muito simples: nós já vamos estuda-lonesta aula demonstrativa! Eu acredito que seja muito vantajoso que o estudem agora, não só para que conheçam as tendências e métodos da banca, e o nível de dificuldade das questões, mas também para que conheçam avaliem a metodologia e didática deste curso.

Este curso será de teoria e exercícios comentados. Sendo apresentada a teoria, em seguida, ainda no corpo da aula, teremos a resolução e comentários de questões sobre o assunto que foi apresentado. Além disso, teremos ao final da aula uma lista de questões, todas retiradas de provas anteriores da banca do concurso, que deverão ser resolvidas por vocês. Essa lista terá, ao final, um gabarito comentado.

E não se preocupem com as dificuldades encontradas durante as aulas, pois estarei disponível no e-mail para ajudá-los no que for possível:[email protected]. Contém também com o fórum do curso para ajudar seus estudos. Espero receber suas dúvidas para ajuda-los, assim como suas críticas e sugestões para elaborar um trabalho que os ajude de verdade.

Então, sem mais enrolação, vamos começar o curso! Sejam todos muito bem vindos!

Prof. Mayko GomesJunho/2012

Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 2

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA ANATEL

CARGO ANALISTA ADMINISTRATIVO – TEORIA E EXERCÍCIOSPROFESSOR: MAYKO GOMES

Noções Iniciais

Antes de qualquer coisa, para entendermos do que se trata a Arquivologia e os arquivos, precisamos conhecer os seus conceitos, suas definições e seus objetos de estudo e de trabalho.

A Arquivologia, também conhecida como Arquivística, é a disciplina que estuda as funções dos arquivos e seus documentos. Então cabe à Arquivologia, ou Arquivística, estudar os princípios e técnicas a serem observados na produção, organização, guarda, preservação e utilização dos arquivos e seus documentos: suas atividades, seus processos, seus usuários, suas ferramentas, enfim, tudo o que se refere aos depósitos de documentos funcionais.

Agora que definimos a disciplina, vamos definir o seu objeto de estudo: os arquivos. A palavra “arquivo” é um termo polissêmico, com quatro significados:

1º - Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma entidade no decorrer de suas funções;

2º - Móvel destinado à guarda desses documentos (armário, estante,etc);

3º - Edifício, ou parte dele (sala, andar) destinado à guarda de documentos;

4º - Unidade administrativa, prevista em organograma institucional, com a responsabilidade de gerenciar e guardar documentos (setor de arquivo, divisão de arquivo, etc).

Dica de prova: Quando o termo arquivo surgir em alguma questão, o contexto é quem vai determinar qual destes significados está sendo empregado.

Dificilmente este assunto será pedido em provas, pois é muito básico. O importante é que vocês se atentem para o fato da polissemia do termo para que não tenham dúvidas quando responder as questões.

Uma vez definido o que é o arquivo, devemos também saber que uma das funções do arquivo (vamos aprofundar em nossa próxima aula) é tornar disponível e acessível os seus documentos.

E sabendo o que pode ser arquivo, e sua função, que é tornar disponíveis os seus documentos, falta saber o que são os documentos do arquivo.

O documento, em seu conceito mais básico, é a informação registrada em um suporte. Então, para termos um documento, são necessários dois elementos:


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PROFESSOR: MAYKO GOMES

Informação: é o conhecimento, a mensagem, a idéia que se deseja transmitir.

Suporte: é o material físico onde está registrada a informação.

Concluímos então, por uma fórmula bem simples, que:

INFORMAÇÃO + SUPOTE = DOCUMENTO

Como exemplo de documento, temos a carta, a música gravada, o email, os filmes, as fotografias, etc. Todos esses documentos trazem uma informação registrada em um suporte material: o papel, o plástico, a película, etc.

Contudo, não basta que seja documento (suporte + informação) para pertencer ao arquivo. Para que um documento possa compor um arquivo, ainda é necessário outro elemento: que tenha sido resultado, conseqüência de uma ação referente à atividade da instituição ou pessoa. É o que preceitua a Lei nº 8.159/91 (Lei dos Arquivos): “Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, EM DECORRENCIA DE SUAS ATIVIDADES”.

Por exemplo: considerem uma empresa que tenha adquirido uma assinatura de uma revista mensal. A empresa paga uma mensalidade de assinatura e recebe a revista. A revista em si NÃO SERÁ considerada documento de arquivo, uma vez que a empresa não a recebeu por executar uma atividade administrativa. Contudo, o recibo, o boleto ou a nota fiscal para o pagamento da assinatura será documento de arquivo, pois é conseqüência de uma atividade administrativa da empresa, que seria a aquisição de periódico.

Ainda, além de ser fruto de uma atividade, o documento de arquivo deve ser capaz de provar, testemunhar que a referida atividade realmente aconteceu. No mesmo exemplo, não é por ter a posse da revista que a empresa pode provar que possui uma assinatura mensal, mas o comprovante de pagamento, o contrato de assinante ou outro similar é que fará isso. Em resumo, para que um documento pertença a um arquivo, são necessários esses dois elementos:

(STM/2011 – Cespe/UnB) Somente podem ser considerados documentos de arquivo aqueles que, emanados do poder público ou de entidades de direito privado, são capazes de produzir efeitos de ordem jurídica na comprovação de fatos.



Resolução

O item está incorreto. Vimos que qualquer documento, independente de sua forma, tamanho, gênero, etc., pode ser considerado de arquivo, desde que atenda aos requisitos apresentados acima: ser produto de uma ação e poder provar ou testemunhar sobre a mesma, ou sobre seu produtor.

(ANEEL/2010 – Cespe/UnB) Um documento de arquivo é confiável quando o conteúdo pode ser considerado uma representação completa e precisa das operações, das atividades ou dos fatos que o criaram.

Resolução

O item está correto. Por “representação completa e precisa das operações, atividades ou fatos” devemos entender como a capacidade de o documento ser prova de tais acontecimentos. Portanto será um documento de arquivo e confiável para todos os efeitos.

Percebam que qualquer coisa, qualquer coisa mesmo, pode ser considerada um documento de arquivo, desde que atenda as exigências acima.

Já sabemos até aqui o que é um documento, o que é um documento de arquivo, e o que pode ser um arquivo. Vamos agora aprender a diferenciar o arquivo das outras unidades de informação que podem existir em uma instituição.

Órgãos de Documentação

Arquivo

O arquivo guarda documentos com finalidades funcionais. Os documentos de arquivo são ACUMULADOS de forma orgânica e natural,geralmente em exemplar único ou limitado número de cópias ou vias. Os documentos que tratam do mesmo assunto ou assuntos correlatos são mantidos como um conjunto, e não como peças isoladas. Por isso o documento de arquivo possui muito mais valor quando inserido em seu conjunto do que fora dele (caráter orgânico). Os documentos são unidos pela sua origem ou proveniência (princípio que estudaremos mais adiante), tem como principal suporte utilizado o papel e principal gênero o textual (também estudaremos mais adiante). O arquivo é órgão receptor e seu público são os administradores (ou quem tenha produzido seus documentos) e pesquisadores. Sua função é provar e testemunhar.



Biblioteca

A biblioteca conserva documentos com finalidades educativas eculturais. Seus documentos são obtidos por

compra, doação ou permuta de diversas fontes, e tratados como peças isoladas. Esses documentos existem em vários exemplares, são unidos pelo seu conteúdo e, em sua maior parte, são impressos. Os documentos da biblioteca são COLECIONADOS, e seu público é formado por pesquisadores, estudantes e cidadão comuns. Sua função é instruir e educar.

Centro de Documentação / Informação

O centro de documentação ou de informação agrupa qualquer tipo de documento de qualquer fonte, sendo necessária uma especialização para que funcionem de forma eficiente. Seus documentos são geralmente reproduções (audiovisuais) ou referências (bases de dados). Sua finalidade é simplesmente informar.

Museu

O museu é órgão de interesse público, guarda documentos com finalidades de informar e entreter. Suas peças são dos mais variados tipos e dimensões, dependendo de sua especialização. Por serem objetos, são classificados como tridimensionais.

Estes são os quatro órgãos de documentação que aparecem em provas de concursos. Ao dar atenção aos termos destacados, o candidato poderá facilmente diferenciar estes órgãos e não errar questões.

Atenção: O Cespe/UnB costuma pedir, na maioria de suas questões, diferenças entre os documentos de arquivo e biblioteca. Então, para acertar o item, basta ter em mente os termos destacados: toda vez que o item mencionar “colecionados”, ou algum semelhante, será documento de biblioteca; e sem mencionar “acumulado”, ou semelhante, será documento de arquivo.

(Correios/2011 – Cespe/UnB) A distinção entre documentos de arquivo, de biblioteca ou de museu é feita conforme a origem e o emprego desses documentos.

Resolução

O item está correto. Vimos que entre as várias diferenças entre os documentos dos órgãos de documentação estão as circunstâncias de sua criação, a forma e a finalidade com que são mantidos, e a utilização destes documentos.


Obra de Leite Paes, de leitura recomendada.


Classificação dos Arquivos

Os arquivos podem ser classificados em vários aspectos. Vamos a eles:

Classificação quanto à entidade mantenedora: quanto à entidade mantenedora os arquivos podem ser públicos ou privados.

Os arquivos públicos são aqueles produzidos por documentos de caráter público. São de responsabilidade do Estado e devem estar disponíveis para consulta por parte dos cidadãos, exceto os documentos de caráter sigilosos.

Os arquivos privados são aqueles mantidos por pessoas físicas ou por instituições de caráter privado. São documentos que dizem respeito a suas atividades particulares, e, portanto, não é obrigatória a sua disponibilidade para consulta da sociedade. Contudo, existe a possibilidade de esses arquivos serem declarados de interesse público, por meio de decreto presidencial através de parecer favorável do CONARQ. Caso isso ocorra, seu mantenedor terá o dever de zelar pelos documentos e deixá-los à disposição do Estado.

Existe ainda outra classificação, atribuída pela autora Marilena Leite Paes, em que os arquivos podem ser: públicos, comerciais, institucionais e pessoais ou familiares.

Públicos: mantidos por instituições de caráter público.Comerciais: mantidos por instituições com fins lucrativos.Institucionais: mantidos por instituições sem fins lucrativos.Familiares ou pessoais: mantidos por pessoas ou famílias.

Então, quanto à entidade mantenedora, os arquivosclassificam-se em públicos ou privados. Quando mencionar a autora acima,classificam-se me públicos, comerciais, institucionais e pessoais ou familiares.

Classificação quanto à natureza dos documentos: quanto à natureza dos documentos, os arquivos podem ser classificados em especiais ou especializados.

Os arquivos especiais guardam documentos de suportes variados e por isso precisam de cuidados diferenciados. Os documentos são agrupados considerando primeiramente o suporte (papel, CD, disco rígido, etc) e depois se utiliza outros critérios para sua organização. Esse tipo de arquivo deve ser utilizado quando os suportes são feitos de materiais diferentes, pois facilita a

conservação dos mesmos. Por exemplo: um arquivo pode ter um local específico para guardar

CD’s, papéis, fitas de vídeo, películas, etc, pois todos esses materiais requerem diferentes tipos de cuidados.

Exemplo de arquivo especial: todos os documentos estão em fitas de vídeo (suporte).


Exemplo de arquivo especializado.

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CARGO ANALISTA ADMINISTRATIVO – TEORIA E EXERCÍCIOSPROFESSOR: MAYKO GOMES

Os arquivos especializados, ou arquivos técnicos, são aqueles que guardam documentos dos mais variados assuntos. Nesse arquivo os documentos são agrupados considerando primeiramente o assunto e depois se utiliza outros critérios para sua organização. Esse tipo de arquivo é utilizado quando uma instituição trata de muitos assuntos, em diferentes áreas do conhecimento; por isso são chamados de técnicos. Por exemplo: uma entidade pode guardar documentos

relativos à área de engenharia, de medicina e de artes em locais separados. Isso ajuda na localização dos documentos e facilita a compreensão dos mesmos, pois podem ser estudados com mais praticidade.

Para facilitar a compreensão, basta fazer a seguinte associação:

Especiais => Suporte / Especializados => Assunto

Classificação quanto à extensão de atuação: quanto à extensão de sua atuação, os arquivos podem ser setoriais ou centrais (ou gerais).

Os arquivos setoriais são aqueles que estão localizados próximos aos seus produtores. Esse arquivo guarda os documentos próximos aos interessados diretos para facilitar e agilizar a sua localização e utilização.Encontram-se principalmente em empresas, órgãos e entidades de grande porte, ou de estrutura administrativa complexa (vários departamentos, várias filiais, etc). Por exemplo: o arquivo de uma rede de supermercados pode ser separado por filial, por setor de atuação (Depto. Financeiro, de RH, Compras, etc).

Escritório: exemplo de arquivo setorial.Exemplo de arquivo central ou geral: guarda todos os documentos da instituição.

Os arquivos centrais ou gerais são aqueles que guardam todos os documentos de uma entidade em um só lugar. É utilizado principalmente por empresas e órgãos de médio e pequeno porte, ou por instituições de estrutura administrativa simples (poucos departamentos, poucos órgãos, apenas um local para instalações físicas, etc). Por exemplo: o arquivo de uma empresa que funcione em apenas um edifício, um órgão pequeno, um consultório medico, etc.

É importante ressaltar que esta classificação se aplica somente aos arquivos correntes! Somente estes podem ser divididos em setorial ou geral.

(TRT-17/2009 – Cespe/UnB) A instalação de arquivos setoriais é uma forma de centralização dos arquivos correntes da organização como um todo.

Resolução



O item está incorreto. A instalação de arquivos setoriais é justamente o oposto, uma forma de descentralização dos arquivos correntes, uma vez que os documentos permanecerão próximos aos setores que os produziram.

Classificação quanto aos estágios de evolução: os arquivos podem ser correntes, intermediários ou permanentes.

Os arquivos correntes são aqueles que guardam documentos constantemente utilizados por seus produtores, ou que sejam objetos de consultas freqüentes. A Lei de Arquivos assim conceitua documentos de arquivos correntes: “aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, são objeto de consultas freqüentes”.

(AGU/2010 – Cespe/UnB) O arquivo corrente é formado por documentos que estão em trâmite, mas que não são consultados frequentemente porque aguardam sua destinação final.

Resolução

O item está incorreto. Estudamos que esta não é a definição de arquivo corrente, e sim a de arquivo intermediário, que veremos agora. Observem que o termo chave para diferenciar os dois arquivos é “freqüência de uso”.

Os arquivos intermediários são aqueles que guardam documentos que não são mais objeto de consultas freqüentes, mas aguardam cumprimento de prazos legais, ou que ainda sejam prova de direitos e obrigações. A Lei de Arquivos assim define os documentos de arquivos intermediários:“aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”.

(TRT-21/2010 – Cespe/UnB) O acesso aos documentos nos arquivos intermediários é ainda restrito aos acumuladores, porque o arquivo intermediário é uma extensão dos arquivos correntes, em que predomina o valor primário dos documentos.

Resolução

O item está correto. Pela explicação, o arquivo intermediário tem as mesmas funções e prerrogativas do arquivo corrente, com a diferença da freqüência de uso dos seus documentos. Assim, o arquivo intermediário pode sim ser entendido como uma extensão ou parte do arquivo corrente, até por que sua principal finalidade é “desafogar” o fluxo de documentos dele.

Os arquivos permanentes são aqueles que guardam documentos que não tem mais valor administrativo, mas pelo seu conteúdo ou pelo assunto de que tratam, tem grande relevância para a História ou para a Cultura, e por isso devem ser guardados por tempo indeterminado. A Lei de Arquivos define



assim os documentos de arquivo permanente: “conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados”.

(Correios/2011 – Cespe/UnB) O acervo de um arquivo permanente é constituído das preciosidades colecionadas ao longo do

tempo por pessoas físicas ou jurídicas e recolhidas de modo assistemático.

Resolução

O item está incorreto. Já vimos, ao estudar os órgãos de documentação, que dos documentos de arquivo são acumulados, e não colecionados: estes são os de biblioteca. Além disso, os documentos devem se recolhidos ao arquivo permanente de modo sistemático, com critérios previamente estabelecidos e depois de passados por um complexo processo de avaliação.

Peço atenção especial de vocês para esta classificação, pois ela norteará todos os estudos sobre Arquivologia. Esta divisão e classificação foram consideradas um marco na história da disciplina. A partir de agora, todos os estudos sobre arquivos e suas funções terão essa classificação como base. Em provas, essa classificação pode vir com nomes alterados. Portanto é importante que vocês fixem a idéia que os nomes trazem: corrente = utilizado com freqüência, intermediário = aguardando prazos, permanente = guardados definitivamente. Os estágios de evolução dos arquivos também podem aparecer como ciclo vital dos documentos, ou teoria das três idades. Falaremos mais sobre esta classificação um pouco adiante, quando estudarmos o Ciclo Vital dos Documentos.

Classificação dos Documentos

Assim como os arquivos, os documentos que os compõem também podem ser classificados segundo alguns critérios. Os documentos são classificados quanto ao gênero, quanto à espécie/tipologia e quanto à natureza do assunto.

Quanto ao Gênero: os documentos podem ser textuais (ou escritos),iconográficos, sonoros, filmográficos, informáticos (ou digitais), cartográficose micrográficos.

Os documentos textuais ou escritos são aqueles que apresentam a informação de modo escrito ou em forma de texto. Exemplo: carta, relatórios, certidões, atas, etc.

Os documentos iconográficos são aqueles que apresentam a informação em forma de imagem estática. Exemplo: fotografia, desenhos, gravuras, diapositivos (slides), etc.



Os documentos sonoros são aqueles que apresentam a informação em foram de som ou áudio. Exemplo: disco de vinil, escuta telefônica, sons gravados em fitas cassete.

Os documentos filmográficos são aqueles que apresentam a informação em forma de imagens dinâmicas ou em movimento (com ou sem som). Exemplo: filmagens e vídeos.

Os documentos informáticos, eletrônicos ou digitais são aqueles gravados em meio digital, e por isso necessitam de equipamentos eletrônicos para serem lidos. Exemplo: som no formato MP3, arquivo de texto do Word, filmes em formato DVD, etc.

Os documentos cartográficos são aqueles que cuja informação representa, de forma reduzida, uma área maior. Exemplo: mapas, plantas, perfis, etc.

Os documentos micrográficos são aqueles apresentados no suporte microfichas, resultados do processo de microfilmagem. Trataremos da microfilmagem em nossa última aula do curso.

Atenção: É possível, e já ocorreu antes, que a banca considere o gênero cartográfico como uma espécie de “subgênero” do iconográfico, pois ambos apresentam imagens estáticas. Portanto

fiquem atentos: caso isso ocorra, se não tiver nada mais que torne o item falso, estará correto.

(AGU/2010 – Cespe/UnB) Mapas, perfis, desenhos técnicos e plantas fazem parte do gênero documental cartográfico.

Resolução

O item está correto. Todos os itens listados acima são exemplos de documentos do gênero cartográfico, conforme acabamos de estudar.

(TRT-21/2010 – Cespe/UnB) Rolo, jaqueta e cartão-janela são exemplos de documentos do gênero micrográfico.

Resolução

O item está correto. Todos os exemplos listados são pertencentes ao gênero micrográfico, pois são resultados do processo de reprodução em microformas. Trataremos dos detalhes em nossa próxima aula.

Quanto à Espécie/Tipologia Documental: os documentos são classificados de acordo com seu aspecto formal (aparência que assume de acordo com as informações) e sua função (o objetivo para o qual o documento foi produzido).



Como exemplo, temos o Contrato. O contrato apresenta as informações de forma que se possa identificá-lo como contrato: possui identificação das partes, do objeto, das condições, cláusulas, etc. O contrato então é uma espécie documental (considerando o aspecto formal).

Para saber a tipologia documental, ou simplesmente tipo, acrescentamos a função. No caso do contrato, acrescentamos, por exemplo, aluguel de imóvel. Então a função do contrato é realizar um acordo de aluguel de imóvel.

Em resumo, temos o contrato (espécie) de aluguel (função). Essa idéia pode ser aplicada a vários outros documentos. Vejamos alguns exemplos:

Alvará (espécie) / Alvará de funcionamento (tipo)Declaração (espécie) / Declaração de bens (tipo)Relação (espécie) / Relação de bens patrimoniais (tipo)

(TRE-MS/2007 – FCC) A tipologia documental é a junção da espécie documental com o suporte material.

Resolução

O item está incorreto. Acabamos de entender que o tipo, ou tipologia, é a junção da espécie (aspecto formal) com a função do documento, e não com o seu suporte.

É muito importante também conhecer dois outros conceitos: formato e forma.

O formato é a configuração física que o suporte assume. Ex: livro, caderno, folheto, cartaz, etc.

A forma é o estágio de preparação do documento, o seu estado de produção atual. Ex: rascunho, minuta, original e cópia.

Quanto à Natureza do Assunto: os documentos podem ser ostensivos(ou ordinários) ou sigilosos.

Os documentos ostensivos ou ordinários são aqueles cuja informação não é prejudicial quando for de conhecimento geral. São documentos que não possuem informações estratégicas, nem de teor pessoal, e sua divulgação não causa nenhum tipo de problema à administração ou a terceiros.

Os documentos sigilosos são aqueles que possuem conteúdo que só podem ser de conhecimento restrito, e por isso requerem medidas de segurança especiais para sua custódia e divulgação.

Sobre o assunto, devemos considerar a recente Lei de Acesso à Informação (Lei Federal n° 12.527/11), que entrou em vigor há poucas semanas; e o Decreto Federal nº 4.553/02, que trata dos documentos e



material de caráter sigiloso para a Administração Pública. As normas citadas atribuem graus de sigilo, sua classificação e o período pelo qual o documento dever permanecer sigiloso. Seguem as tabelas de classificação:

Tabela de Classificação segundo o Decreto 4.553/02

Tabela de Classificação segundo a Lei 12.527/11

Atenção: Talvez por uma falha do legislador, apesar de a Lei de Acesso à Informação já estar em vigor, o texto do Decreto 4.553/02 não foi modificado e nem revogado EXPLICITAMENTE, mesmo que a Lei tenha trago alterações. Portanto, é fundamental que fiquem atentos a este detalhe: caso o item se refira à classificação e período de tempo do Decreto, considerem a primeira tabela; caso se refira à classificação e período de tempo segundo a Lei, considerem a segunda tabela.

Além disso, caso o item dê margem à dupla interpretação, ou seja elaborado em desacordo com a legislação, será objeto de recurso de muitos candidatos.

Ainda, como se trata de uma Lei recente e cujo tema é polêmico, a mesma pode ser assunto em provas de atualidades ou discursivas.

Os documentos sigilosos, conforme já dito, somente pode ser consultado pelo seu destinatário, ou por pessoa legalmente autorizada. Contudo, a Lei de Arquivos (8.159/91) determina que, caso seja necessário para defesa de direitos, esses documentos podem ser exibidos em seção reservada, conforme determinação judicial, ou podem ser emitidas certidões que confirmem seu conteúdo, ou parte dele.

Como o estudo dessa classificação de documentos envolve legislação, vamos aprofundar os estudos desse assunto mais adiante, em outra aula, conforme o cronograma. Mas é muito importante que vocês conheçam a Lei e o Decreto mencionados para maiores esclarecimentos do assunto.

Atenção: Quando um documento, que pertença a um conjunto, dossiê ou processo, for classificado em um grau de sigilo, todo o conjunto será



classificado no mesmo grau de sigilo, mesmo que não tenha informações desse caráter.

Quando dois ou mais documentos de um mesmo conjunto forem classificados em graus de sigilos diferentes, todo o conjunto será classificado com o grau de sigilo mais alto atribuído aos documentos sigilosos deste conjunto.

(STM/2011 – Cespe/UnB) Os documentos que podem afetar a segurança da sociedade e do Estado, ou a intimidade, a honra e a imagem de pessoas, são sigilosos. Todo documento sigiloso pode, entretanto, ser objeto de exibição reservada, mediante determinação do Poder Judiciário.

Resolução

O item está correto. Acabamos de aprender que pode ser exibido o conteúdo de documento sigiloso, se necessário para defesa de direitos, pode ser exibido em seção reservada por determinação judicial.

(STM/2011 – Cespe/UnB) A classificação de sigilo de um grupo de documentos que formem um conjunto deve ser a mesma atribuída ao documento classificado com o mais baixo grau de sigilo, de forma a favorecer o acesso a esse conjunto.

Resolução

O item está incorreto. Quando alguns documentos de um conjunto são classificados como sigilosos, todo o conjunto será classificado com o grau de sigilo mais alto atribuído aos seus documentos, de forma a restringir o acesso a esse conjunto.

Princípios Arquivísticos

A Arquivologia possui, enquanto ciência, princípios que devem orientar seus trabalhos e estudos. Esses princípios são utilizados desde o final do século XIX e constituem a própria base da Arquivística Moderna. Vamos a eles:

Princípio da Proveniência ou do Respeito aos Fundos: Este é o mais importante princípio da Arquivologia. Ele afirma que os documentos e arquivos originários de uma pessoa ou instituição devem manter sua individualidade, não podendo ser misturados com os arquivos de origem diversa. Os documentos de arquivo são complementares, e possuem mais valor quando em seu conjunto. O arquivo deve refletir a organização e funcionamento de seu produtor,

razão pela qual não deve ser alterado (ter documentos retirados, acrescidos de forma indevida ou



misturados com os de outras pessoas ou instituições) indevidamente. Ao conjunto arquivístico de uma pessoa ou entidade chamamos “fundo arquivístico”.

Princípio da Organicidade: Este deriva do Principio da Proveniência. A organicidade é a qualidade segundo a qual os documentos devem manter uma organização que reflita fielmente a estrutura, funcionamento e relações internas e externas de seu produtor.

Princípio da Ordem Original: Princípio segundo o qual o arquivo deve conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou família que o produziu. Este princípio enuncia que, considerando as relações estruturais e funcionais que presidem a origem dos arquivos, a sua ordem original deve ser mantida quando o mesmo for recolhido, pois garante sua organicidade.

Princípio da Unicidade: É a qualidade pela qual os documentos de arquivo, independente de sua forma, espécie, tipo ou suporte, preserva seu caráter único, pelo contexto de sua produção. Os documentos são criados por uma atividade específica e para atender a uma necessidade determinada; portanto, mesmo que haja outro documento igual no arquivo, ainda assim eles serão únicos, pois as atividades e necessidades que motivaram sua produção são únicas.

Princípio da Indivisibilidade ou Integridade Arquivística: Também derivado do Principio da Proveniência, É a qualidade pela qual os fundos devem manter-sepreservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou acréscimos indevidos de peças documentais. Como dito anteriormente, os fundos de arquivo devem refletir a estrutura e o funcionamento da instituição, e os documentos que o compõem têm muito mais valor quando no seu conjunto do que fora dele. Portanto, os fundos devem manter-se completos para refletir o mais fielmente possível o seu produtor, o que não ocorrerá se o mesmo não estiver íntegro.

Princípio da Cumulatividade: Este princípio afirma que os arquivos são uma formação progressiva, natural e orgânica. Diferente da biblioteca e de outros órgãos de documentação, em que a acumulação de documentos se dá de forma gradativa (com a aquisição dos documentos por compra, permuta ou doação), o arquivo acumula seus documentos conforme seu produtor realiza suas atividades. Os

documentos de arquivo são, então, um produto imediato, natural e direto dessas atividades.

Princípio da Territorialidade: Este princípio, nascido de questões políticas pelas fronteiras do Canadá, é utilizado no sentido de definir o domicílio legal dos documentos, ou seja, a “jurisdição”, o local onde serão produzidos seus efeitos. Essa jurisdição do documento deve ser definida conforme a área territorial, a esfera de poder e o âmbito administrativo onde foi produzido ou recebido o documento. O documento deve se manter o mais próximo possível do local onde foi produzido, seja uma instituição, uma região específica ou uma nação. Como exceção à aplicação deste princípio, não o consideramos quando se trata de documentos produzidos por acordos diplomáticos ou por ações militares.

Teoria das Três Idades: Também conhecida como Ciclo Vital dos Documentos, ou Estágio de Evolução dos Arquivos, esta teoria constitui um verdadeiro marco na história da Arquivística. Ela afirma que os documentos de um arquivo passam por estágios conforme seus valores mudam. Quando um documento é



produzido, ele possui um valor primário, que é sua importância para a atividade que o gerou. Contudo, esse valor é temporário: cessa logo que a atividade acaba. Mas alguns documentos (não todos) ainda possuem o valor secundário, que é sua importância para outras atividades ou outros campos diferentes daqueles que o geraram (podem ser importantes para a pesquisa histórica, ou para a cultura de uma sociedade, por exemplo).

Esse valor é definitivo, e todo documento que o possui deve ser preservado permanentemente.

Princípio da Pertinência ou Temático: É a qualidade pela qual os documentos, quando recolhidos a uma instituição arquivística, devem ser reclassificados e reorganizados por assuntos, independentemente da sua proveniência e organização originais. Este conceito não é mais adotado na Arquivística por ir de encontro ao Princípio da Proveniência. Se todos os documentos são classificados e reorganizados de acordo com um plano geral, desprezando a organização original, o conjunto perderá sua razão de ser, que é refletir e mostrar as atividades e organização das instituições.

Atenção: Existem ainda outros princípios que dificilmente aparecerão em provas, mas que podem confundir. São eles:

Princípio da Pertinência Funcional ou Proveniência Funcional: Este princípio determina que os documentos devam ser transferidos de uma autoridade a outra quando ocorrer mudanças políticas ou administrativas, para garantir a continuidade administrativa. Também está em desuso.

Princípio da Pertinência Territorial: Este princípio afirma que os documentos deveriam ser transferidos para a custódia de arquivos com jurisdição arquivística sobre o território ao qual se reporta o seu conteúdo, sem levar em conta o lugar em que foram produzidos.

Princípio da Proveniência Territorial: Este princípio, contrário ao anterior, afirma que os documentos deveriam ser conservados em serviços de arquivos do território no qual foram produzidos, com exceção daqueles produzidos por operações militares ou representações diplomáticas.

(EBC/2011 – Cespe/UnB) Quando se preserva a forma original de organização dos documentos, aplica-se o princípio da pertinência.

Resolução

O item está incorreto. Em primeiro lugar, sabemos que o princípio da pertinência não é mais aplicado na prática arquivística atual; ele vai de encontro a outros princípios e à própria razão de existir de um arquivo, que é refletir a identidade e atividades do seu produtor.

Para ilustrar melhor sua aplicação, vamos analisar um exemplo: vamos supor que sejam recolhidos ao Arquivo Nacional os arquivos do Ministério da Saúde e da ANS. De acordo com este princípio, os documentos desses dois arquivos deveriam ser guardados juntos, literalmente misturados, pois tratam



do mesmo assunto (pasta Saúde do Governo Federal). Mas e se um usuário for consultar, por exemplo, sobre a história da ANS? Como faria, se os documentos estão misturados e organizados de forma a não refletir essa história? Não há a possibilidade de atender às necessidades de pesquisa dessa forma... E se o arquivo não pode atender às necessidades de pesquisa, não há por que ele existir.

Em segundo lugar, o princípio que determina a organização dos documentos é o da Organicidade, como vimos mais ao fim da aula.

(AGU/2010 – Cespe/UnB) Ao se aplicar o princípio de respeito aos fundos em um conjunto documental de uma organização pública ou privada, são identificados os documentos destinados à guarda permanente ou à eliminação.

Resolução

O item está incorreto. O princípio do Respeito aos Fundos, por si só, não garante a valoração de um documento. Para se determinar se um documento possui ou não valor secundário, isto é, será ou não eliminado, é necessário um processo muito complexo, realizado por uma comissão determinada formada especialmente para este fim: a Avaliação.

(EBC/2011 – Cespe/UnB) Para a obtenção do fundo de arquivo, deve-seaplicar o princípio da naturalidade.

Resolução

O item está incorreto. O fundo de arquivo nada mais é do que o conjunto formado pelos documentos de um mesmo produtor. Assim, para se formar um fundo, devemos manter unidos os documentos que foram produzidos por uma mesma entidade, no exercício de suas funções. E o princípio que determina essa união, além de proibir a sua dispersão ou acréscimos indevidos, é o da Proveniência, ou como o próprio nome sugere, o do Respeito aos Fundos.

Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 17NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA ANATELCARGO ANALISTA ADMINISTRATIVO – TEORIA E EXERCÍCIOSPROFESSOR: MAYKO GOMES

Exercícios

01 - (TJ-ES/2011 – Cespe/UnB) Os documentos de arquivo não são coletados artificialmente como os objetos de um museu, mas acumulados em função dos objetivos práticos da administração, o que constitui característica de unicidade.

02 - (MS/2010 – Cespe/UnB) Mesmo que os documentos sejam tirados arbitrariamente do seu contexto e reunidos de acordo com um sistema subjetivo qualquer, o real significado dos mesmos, como prova documentária, não é perdido nem se torna obscuro.

03 - (MS/2010 – Cespe/UnB) Os documentos públicos devem ser mantidos em unidades diferentes que correspondam à sua origem em determinado órgão governamental.

04 - (TRE-ES/2011 – Cespe/UnB) A proveniência territorial deu origem ao princípio da territorialidade, segundo o qual os arquivos devem ser conservados em serviços de arquivo do território onde foram produzidos.

05 - (TRE-ES/2011 – Cespe/UnB) De acordo com o princípio do respeito à ordem original, os documentos devem ser reclassificados com base no assunto, desconsiderando-se a sua proveniência.

06 - (MPU/2010 – Cespe/UnB) No plano institucional, o princípio da territorialidade significa que os arquivos devem ser conservados o mais perto possível do lugar de sua criação e aplicação e guardados por quem os acumulou.

07 - (TJ-ES/2011 – Cespe/UnB) A aplicação do princípio da ordem original mantém os documentos na ordem física que eles tinham no setor de trabalho.

08 - (TRT-21/2010 – Cespe/UnB) A base teórica para a avaliação de documentos é dada pelo princípio da pertinência.

09 - (ANEEL/2010 – Cespe/UnB) Os princípios arquivísticos, entre eles o princípio de respeito aos fundos, que fundamentam a prática arquivística contemporânea foram elaborados nos últimos quarenta anos, principalmente a partir da chamada explosão da informação.

10 - (Correios/2011 – Cespe/UnB) A organicidade do arquivo se verifica na relação que os documentos mantêm entre si em decorrência das atividades do sujeito acumulador, seja ele pessoa física ou jurídica.


11 - (Correios/2011 – Cespe/UnB) Em um conjunto documental, quando os documentos são mantidos no local onde foram acumulados, aplica-se o princípio arquivístico da ordem original.

12 - (Correios/2011 – Cespe/UnB) Quando há necessidade de se reclassificar os documentos por tema, sem se levar em consideração a sua proveniência ou a classificação original, estará sendo aplicado o princípio da pertinência.

13 - (STM/2011 – Cespe/UnB) As características dos documentos de arquivo incluem a unicidade, a qual determina que somente pode ser considerado documento de arquivo aquele que é exemplar único e original.

14 - (MS/2010 – Cespe/UnB) O termo suporte é utilizado em arquivologia para denominar qualquer material que contém informações registradas. Alguns exemplos, além do mais comum hoje, que é o papel, são: papiro, pergaminho, filme de acetato, fita magnética, disco magnético, disco ótico, entre outros.

15 - (ANAC/2009 – Cespe/UnB) Os estágios de evolução dos arquivos são conhecidos como arquivos setoriais e arquivos gerais ou centrais.

16 - (STM/2011 – Cespe/UnB) A teoria das três idades refere-se à sistematização do ciclo de vida dos documentos arquivísticos.

17 - (AGU/2010 – Cespe/UnB) Uma das principais funções do arquivo intermediário é armazenar temporariamente os documentos que não são mais movimentados.

18 - (INSS/2008 – Cespe/UnB) A existência de arquivos correntes é justificada por questões exclusivamente econômicas.

19 - (INSS/2008 – Cespe/UnB) Os documentos podem passar pelas três idades documentais, mas, obrigatoriamente, apenas pelos arquivos correntes.



Gabarito Comentado

Item Resposta Comentário

01 Errado Segundo este princípio, não pode haver entrada de documentos efetuada por entidadediversa daquela que o gerou.

02 Errado Segundo o princípio da Organicidade, a ordem dos documentos deve refletir aorganização e atividades das instituições, para seu entendimento.

03 Certo Uma pequena aplicação do princípio da Territorialidade, onde os documentos devemestar o mais próximo possível de seu produtor.

04 Certo A correta aplicação do princípio da Territorialidade, onde os documentos devem sermantidos no local onde foram produzidos.

05 Errado O princípio da Ordem Original mantém o arquivo com a classificação inicial. Areclassificação é determinada pela Pertinência.

06 Certo Mais uma interpretação do princípio da Territorialidade, os documentos devem serguardados, tanto quanto possível, pelo acumulador, ou próximo a este.A aplicação deste princípio mantém a classificação inicial dos documentos, e não sua

07 Erradoorganização inicial.

08 Errado Este princípio não tem aplicação prática. A base teórica para a avaliação são osprincípios da Proveniência e da Ordem Original.

09 Errado Os princípios arquivísticos, especialmente o da Proveniência e da Ordem Original,datam da Idade Moderna, quando os arquivos ganharam importância para a sociedade.

10 Certo O documento de arquivo deve provar ou informar sobre seu produtor. Portanto, deveestar organizado de forma que reflita fielmente essas atividades.

11 Errado Neste caso observamos a aplicação do princípio da Territorialidade. O princípio daOrganização é observado quanto ao método de organização dos documentos.

12 Certo Apesar de não ser mais aplicado este princípio na prática, é exatamente este o seumétodo de funcionamento: considerar apenas o assunto do documento.Os documentos de arquivos são únicos em seu contexto. Mas não significa que são

13 Erradoúnicos em exemplares ou vias. Pode haver mais, e pertencer a arquivos diferentes.

14 Certo Os suportes são qualquer meio físico que tenha o registro de informações. Mesmo osdesenhos de cavernas e inscrições em tábuas antigas são suporte documental.

15 Errado Os estágios de evolução dos arquivos são dados pela Teoria das Três Idades, que sãocorrente, intermediário e permanente. Vamos ver mais na próxima aula.

16 Certo A Teoria das Três Idades reflete o ciclo de vida pelo qual passa todos os documentoscriados: a sua produção, sua utilização e sua destinação.

17 Certo Vimos que os documentos de arquivo intermediário são os que possuem ainda utilidadeadministrativa, mas têm baixa freqüência de utilização.

18 Errado A existência do arquivo corrente é inevitável, visto que é a única fase obrigatória paratodos os documentos. O item se refere ao arquivo intermediário.

19 Certo Conforme explicado em item anterior, o arquivo corrente é a única fase obrigatória,pois é onde “nascem” todos os documentos.



Bom, meus amigos, encerramos aqui esta aula demonstrativa.

Como dito no início, já começamos a estudar o conteúdo não só para que conheçam o perfil da banca, mas para que avaliem a metodologia e didática do curso. Saibam que esse curso também será feito por vocês, e por isso estou sempre aberto às suas críticas e sugestões para melhorar sempre meus trabalhos.

Além disso, espero que tenham percebido que o conteúdo, apesar de um pouco extenso e com alguns ineditismos, não é complicado. Não vai exigir de vocês mais do que algumas horas de dedicação e memória afiada.

Já em nossa primeira aula vamos tratar das atividades que são exercidas nos arquivos. Atividades essas que fazem parte da Gestão de Documentos.

Espero que tenham gostado da aula, e mais ainda que tenham percebido a importância de estudar esta disciplina, ainda mais para este concurso, que apresentou muitas novidades na cobrança da disciplina!

Aguardo as críticas e sugestões de todos vocês para elaborar um trabalho que realmente os ajude. Estarei disponível para solução de dúvidas no fórum do curso e noe-mail: [email protected]. Podem contar sempre com nosso apoio, meu e da equipe do Ponto, para ajuda-los sempre.

Forte abraço a todos, meus desejos de que as bênçãos de Deus estejam presentes em suas vidas! Mais uma vez, sejam todos muito bem vindos!

Bons estudos, e aguardo a todos para nossa primeira aula. Até lá!

Prof. Mayko GomesJunho/2012


Exercícios Resolvidos na Aula

(STM/2011 – Cespe/UnB) Somente podem ser considerados documentos de arquivo aqueles que, emanados do poder público ou de entidades de direito privado, são capazes de produzir efeitos de ordem jurídica na comprovação de fatos.

(ANEEL/2010 – Cespe/UnB) Um documento de arquivo é confiável quando o conteúdo pode ser considerado uma representação completa e precisa das operações, das atividades ou dos fatos que o criaram.

(Correios/2011 – Cespe/UnB) A distinção entre documentos de arquivo, de biblioteca ou de museu é feita conforme a origem e o emprego desses documentos.

(TRT-17/2009 – Cespe/UnB) A instalação de arquivos setoriais é uma forma de centralização dos arquivos correntes da organização como um todo.

(AGU/2010 – Cespe/UnB) O arquivo corrente é formado por documentos que estão em trâmite, mas que não são consultados frequentemente porque aguardam sua destinação final.

(TRT-21/2010 – Cespe/UnB) O acesso aos documentos nos arquivos intermediários é ainda restrito aos acumuladores, porque o arquivo intermediário é uma extensão dos arquivos correntes, em que predomina o valor primário dos documentos.

(Correios/2011 – Cespe/UnB) O acervo de um arquivo permanente é constituído das preciosidades colecionadas ao longo do tempo por pessoas físicas ou jurídicas e recolhidas de modo assistemático.

(AGU/2010 – Cespe/UnB) Mapas, perfis, desenhos técnicos e plantas fazem parte do gênero documental cartográfico.

(TRT-21/2010 – Cespe/UnB) Rolo, jaqueta e cartão-janela são exemplos de documentos do gênero micrográfico.

(TRE-MS/2007 – FCC) A tipologia documental é a junção da espécie documental com o suporte material.

(STM/2011 – Cespe/UnB) Os documentos que podem afetar a segurança da sociedade e do Estado, ou a intimidade, a honra e a imagem de pessoas, são sigilosos. Todo documento sigiloso pode, entretanto, ser objeto de exibição reservada, mediante determinação do Poder Judiciário.

(STM/2011 – Cespe/UnB) A classificação de sigilo de um grupo de documentos que formem um conjunto deve ser a mesma atribuída ao


documento classificado com o mais baixo grau de sigilo, de forma a favorecer o acesso a esse conjunto.

(EBC/2011 – Cespe/UnB) Quando se preserva a forma original de organização dos documentos, aplica-se o princípio da pertinência.

(AGU/2010 – Cespe/UnB) Ao se aplicar o princípio de respeito aos fundos em um conjunto documental de uma organização pública ou privada, são identificados os documentos destinados à guarda permanente ou à eliminação.

(EBC/2011 – Cespe/UnB) Para a obtenção do fundo de arquivo, deve-seaplicar o princípio da naturalidade.

(Ibram-DF/2009 – Cesp/UnB) As áreas de armazenamento de documentos devem ser totalmente independentes das demais e não devem exceder 200 m². Assim, pode ser necessário ter vários depósitos, que devem ser independentes entre si, separados por corredores, com portas corta-fogoe, de preferência, com sistemas independentes de energia elétrica, de aeração e de climatização.

(TRT-21/2010 – Cespe/UnB) A definição dos gêneros documentais é importante para estabelecer o tipo de armazenamento necessário para a preservação dos documentos.

(TJDFT/2008 – Cespe/UnB) O acondicionamento é uma das etapas do planejamento de conservação preventiva de documentos.


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