NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA - TRE-RJ (Concurso)

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NOÇÕES DE A RQUIVOLOGIA - TRE

Conceito de Arquivo

a) “Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produ-zido e recebido por um governo, organização ou firma, nodecorrer de suas atividades, arquivados e conservadospor si e seus sucessores para efeitos futuros.” (SolonBuck - Arquivista norte-americano).

b) Depósito de documentos e papéis de qualquer espécie,tendo sempre relação com direitos das instituições ou indi-víduos. Os documentos servem apenas para estabelecer ou reinvindicar direitos. (Marilena Leite Paes).

c) Arquivo é a concentração de documentos de todas asespécies e categorias que são importantes para qualquer decisão na empresa, instituição ou até mesmo no ambiente

familiar. (Prof. Francisco Carlos).EXERCÍCIO

Marque C para CERTO e E para ERRADO:01. Segundo Solon Buck, arquivo “é o conjunto de documen-

tos oficialmente produzido e recebido por um governo, or-ganização ou firma, no decorrer de suas atividades, arqui-vados e conservados por si e seus sucessores para efei-tos futuros”.

1. ( ) Segundo o autor, somente os documentos de origemoficial e governamental têm a obrigatoriedade de seremarquivados.

2. ( ) A política de arquivamento baseia-se no conceito deSolon Buck, que define processo como uma ação obriga-tória de qualquer empresa privada.

3. ( ) O autor compreende que o processo de arquivamento

representa uma ferramenta administrativa para a continui-dade da organização e sua história administrativa.

GABARITO011. ERRADO - O processo de arquivamento é para todos os

documentos produzidos (acervos), seja ela de órgãos go-vernamentais ou privados.

2. ERRADO - Apesar de haver uma lei que rege as normaspara arquivamento, as empresas privadas não são obriga-das a processar o arquivamento de seus documentos.

3. CERTO -O processo de arquivamento representa uma fer-ramenta, um suporte para a continuidade administrativa dequalquer empresa.

ÓRGÃOS DE DOCUMENTAÇÃO

Paralelo entre Biblioteca e ArquivoHoje, quando citamos órgãos de guarda ou de acervo de docu-mentação, os exemplos, geralmente, são as bibliotecas e arqui-vos. Shellenberg (1956), arquivista norte-americano, definiu oscampos de atuação das bibliotecas e dos arquivos, estabele-cendo um paralelo entre esses distintos órgãos de documenta-ção. Suas características principais são:a) Bibliotecas são documentos impressos, audiovisuais,

cartográficos. Os documentos são colecionados de fon-tes diversas, adquiridos por compra ou doação. Os docu-mentos existem em numerosos exemplares. A significaçãodo acervo documental não depende da relação que osdocumentos tenham entre si.

b) Arquivos são documentos textuais, audiovisuais e carto-gráficos. Esses documentos são produzidos e conserva-

dos com objetivos funcionais. Os documentos não sãoobjeto de coleção. Provêm tão-somente das atividades,públicas ou privadas, servidas pelo arquivo.É produzido um único exemplar do documento, ou um limitadonúmero de cópias. Há uma significação orgânica entre os do-cumentos. A documentação, não raro, existe em via única.

HISTÓRICO DO PROCESSO DE ARQUIVAMENTO

De acordo com o livro Arquivo, Teoria e Prática (Marilena LeitePaes), o processo histórico sobre arquivamento surgiu na anti-ga Grécia, com a denominação arché, atribuída ao palácio dosmagistrados. Daí evoluiu para archeion, local de guarda e depó-sito dos documentos.Ramiz Galvão (1909) o considera procedente de archivum, pa-lavra de origem latina, que no sentido antigo identifica o lugar deguarda de documentos e outros títulos.Um dos principais pesquisadores modernos do processo de ar-quivamento foi Shellenberg, que organizou em 1961 a PrimeiraReunião Interamericana de Arquivos, que teve a participação de42 arquivistas e historiadores de 18 países e de 29 arquivos.

A legislação de arquivos no Brasil foi finalmente promulgada em8 de janeiro de 1991. É a Lei nº 8.159, que dispõe sobre a políticanacional de arquivos públicos e privados, cabendo ao Conselho

Nacional de Arquivos (Conarq), órgão vinculado ao Arquivo Na-cional, definir essa política como órgão central do Sistema Naci-onal de Arquivos (Sinar), ambos criados por força de seu artigo26 e regulamentados pelos Decretos nºs 1.173, de 29 de junhode 1994, e 1.461, de 25 de abril de 1995.

Principais competências do Conarq a) Definir normas e estabelecer diretrizes para o pleno funci-

onamento do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar), visan-do à gestão, à preservação e ao acesso aos documentosde arquivos.

b) Promover o interelacionamento de arquivos públicos e pri-vados, com vista ao intercâmbio e à integração sistêmicadas atividades arquivísticas.

c) Estimular programas de gestão e de preservação de docu-mentos produzidos e recebidos por órgãos e autoridades,nos âmbitos federal, estadual e municipal, em decorrência

das funções executivas, legislativas e judiciárias.d) Subsidiar a elaboração de planos nacionais de desenvol-

vimento, sugerindo metas e prioridades da política nacionalde arquivos públicos e privados.

e) Estimular a implantação de sistemas de arquivos nos Po-deres Legislativo e Judiciário, bem como nos estados, noDistrito Federal e nos municípios.

f ) Declarar como de interesse público social os arquivos priva-dos que contenham fontes relevantes para a história e odesenvolvimento, nos termos do Artigo 13 da Lei nº 8.159/91.

EXERCÍCIO

Marque C para CERTO e E para ERRADO:01. Segundo o arquivista norte-americano Schellenberg

(1956), os órgãos de documentação (guarda) são repre-sentados basicamente por arquivos (públicos ou priva-

dos) e biblioteca. Nesse caso, podemos diferenciá-losporque:

1. ( ) Os arquivos possuem os documentos produzidosmuitas das vezes em um único exemplar.

2. ( ) Os documentos constantes nos arquivos são produzi-dos com objetivos funcionais.

3. ( ) Os documentos constantes de uma biblioteca nãodependem da relação dos documentos entre si.

4. ( ) Os documentos do arquivo existem em numerososexemplares.

5. ( ) Não há uma distinção clara entre os documentos doacervo bibliográfico e os do arquivístico.

O TRE-RJ anunciou que irá incluir Noções de Ar-quivo em seu próximo concurso. Como orienta-ção básica para os candidatos, preparamos estematerial como referência para seus estudos. Tãologo saia o programa oficial, este material será

complementado, caso haja necessidade.

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA - TRE-RJ (CÓD.: 0451)



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Central de Concursos / Degrau CulturalNOÇÕES DE A RQUIVOLOGIA - TREGABARITO

01.1. CERTO - Por serem documentos de origem empresarial, a

maioria dos documentos nos arquivos são constituídos decópias únicas.

2. CERTO - Por serem produzidos em empresas, esses do-cumentos são de origem funcional.

3. CERTO - O princípio de “arquivamento” da biblioteca é man-ter um acervo mais elástico possível para os pesquisado-res.

4. ERRADO - Os documentos de arquivo, originários de em-presas são em sua maioria de via única, e/ou exemplar único.

5. ERRADO - Vide as respostas e comentários anteriores.

PRINCÍPIOS DO ARQUIVAMENTO

a) FinalidadeServir à administração que o possui atendendo às necessida-des de informações atuais e passadas.

A principal finalidade dos arquivos é servir à administração,constituindo-se com o decorrer do tempo, em base do conheci-mento da história.

b) FunçãoGuarda e conservação para obtenção e recuperação das infor-mações.

A função básica do arquivo é tornar disponíveis as informaçõescontidas no acervo documental sob sua guarda.

c) Classificação

1 - Entidades mantenedoras• Públicas

FederalEstadualMunicipal

• InstitucionaisInstituições educacionaisIgrejasAssociaçõesCorporações não-lucrativas - ONG’SCooperativas

• ComerciaisFirmasCorporaçõesCompanhias

• Filiais ou Pessoais

2 - Estágios de EvoluçãoPara que a recuperação da informação seja rápida e eficaz, énecessário que se adote, em relação aos documentos, umametodologia de organização e guarda. Para isso, foram defini-das as três idades dos arquivos. Essas fases são estabeleci-das por Jean-Jacques Valentte (1973) com as três idades dosarquivos: corrente, intermediária e permanente.a) Arquivo corrente, vivo ou de primeira idade - é cons-

tituído de documentos de uso freqüente, normalmente nas

próprias unidade que os receberam ou produziram. Nestafase os documentos são analisados, organizados, classi-ficados e arquivados até que cumpram seu tempo de vidaútil especificado na tabela de temporalidade. Possui docu-mentos que se encontram em estudo.

b) Arquivo intermediário ou de segunda idade - é cons-tituído de documentos que deixaram de ser consultadosfreqüentemente mas que ainda podem ser solicitados (vir-tualmente transferidos dos arquivos correntes) como tam-bém de documentos que aguardam o cumprimento do pra-zo que antecede à microfilmagem ou reprodução em CD-ROM.

c) Arquivo permanente, custódia, morto ou de tercei-ra idade - é constituído de documentos que perderam seuvalor administrativo e que são conservados por seu valor

legal e/ou histórico. Normalmente são guardados distantedo local de trabalho e acondicionados em outras mídiasvisando o racionamento de espaço.Possui documentos processados, estudados ou assuntosresolvidos.

3 - Extensão de sua atuaçãoQuanto à abrangência de sua atuação, os arquivos podem ser setoriais e gerais ou centrais.• Arquivos setoriais - são aqueles estabelecidos junto aos

órgãos operacionais, cumprindo funções de arquivo corrente.• Arquivos gerais ou centrais - são os que se destinam areceber os documentos correntes provenientes dos diversosórgãos que integram a estrutura de uma instituição, centralizan-do, portanto, as atividades de arquivo corrente.

4 - Natureza dos documentos• Arquivos especiais - são aqueles que têm sob sua guardadocumentos de formas físicas diversas, tais como: fotografias,discos, fitas, clichês, slides, microformas, disquetes, CD-ROM,e que por esta razão, merecem tratamento especial não apenasno que se refere ao seu armazenamento, como também no re-gistro, acondicionamento, controle, conservação etc.• Arquivos especializados - são aqueles que têm sob custó-dia os documentos resultantes da experiência humana num cam-po científico, independentemente da forma física apresentada,como, por exemplo, os arquivos médicos, hospitalares, os ar-

quivos de imprensa, engenharia, TRE e assim por diante. Essesarquivos são também chamados, impropriamente, de arquivostécnicos.

TIPOS DE ARQUIVAMENTO

Os documentos podem ser arquivados de forma horizontal ouvertical. Normalmente são arquivados horizontalmente os ma-pas, plantas e cartazes. Os arquivos verticais são mais utiliza-dos para documentos textuais (geralmente arquivo em aço comgavetas, deslizantes, estantes etc.).Sobre os arquivos horizontais, ainda podemos citar:• Arquivos Pombais - são aqueles em forma de escaninho.Encontrados ainda hoje em portarias de hotéis, de prédios, res-taurantes etc.• Arquivos Sargento - são tubos metálicos utilizados peloexército em campanha, estudantes de desenho, engenharia,

arquitetura etc.• Arquivos-Fole - sua forma que pode ser considerada detransposição do tipo horizontal. Os documentos são guardadosem uma espécie de pasta com subdivisões horizontais, depoiscarregado verticalmente.• Arquivos Verticais - são aqueles em que os documentossão guardados rapidamente, sem a necessidade de remover outros papéis.Os arquivos de aço do tipo vertical são indicados para a guardade correspondência e documentos, principalmente na parte de-nominada arquivo de movimento.

EXERCÍCIO

Marque C para CERTO e E para ERRADO:

01. A finalidade básica do processo de arquivamento está di-

retamente relacionada a:1. ( ) Armazenar e disseminar informações que sejam úteisao desenvolvimento empresarial.

2. ( ) Classificar e selecionar as informações em um arquivode custódia, preservando a sua inegibilidade.

3. ( ) Coligir e selecionar todas as informações contidas noacervo, tornando-os inacessíveis a qualquer tipo de con-sulta.

4. ( ) Servir à administração, para atender às necessidadesde repasse de informações.

5. ( ) Simplesmente selecionar e armazenar informações.

GABARITO01.1. CERTA - A principal finalidade do processo de arquivamen-




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NOÇÕES DE A RQUIVOLOGIA - TREto é disseminar as informações armazenadas para queelas sejam utilizadas em prol do desenvolvimento empre-sarial.

2. ERRADO - Os documentos não deverão ser classificados eselecionados no arquivo de custódia, esse processo deve-rá ser feito quando ele entrar no arquivo corrente. Outraexpressão errada na questão é a palavra inegibilidade, quedá sentido de um documento desvalorizado.

3. ERRADO - Os documentos estando tanto no arquivo cor-rente quanto no arquivo permanente, os mesmos terão

que ser acessíveis para consulta.4. CERTO - A resposta é óbvia no seu conteúdo.5. ERRADO - A finalidade do arquivamento não se resume

somente em selecionar e armazenar as informações, asmesmas terão que estar prontas para servir a quem osconsulta.

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

Escolha de métodos de arquivamento A importância das etapas de levantamento e análise se faz sen-tir de modo marcante no momento em que o especialista escolheos métodos de arquivamento a serem adotados no arranjo dadocumentação corrente.Na verdade, dificilmente se emprega um único método, pois hádocumentos que devem ser ordenados pelo assunto, nome,local, data ou número.

Entretanto, com base na análise cuidadosa das atividades dainstituição aliada à observação de como os documentos sãosolicitados ao arquivo, é possível definir-se qual o método prin-cipal a ser adotado e quais os seus auxiliares.

Exemplificando:a) Patrimônio

• Brasília• Minas Gerais• Rio de Janeiro

b) Pessoal• Admissão

Antunes, JoãoBernardo, Walter Diamantes, Pedro

• Demissão

• Folhas de pagamentoMarço - julho de 1990

Agosto - dezembro de 1990Janeiro - março de 1991

• Promoção

OBS.: Supondo-se que esse esquema tenha sido elaboradoobservando-se as considerações assinaladas anteriormen-te, verifica-se que o arranjo principal é por assunto. Noassunto Patrimônio encontra-se um arranjo secundário, por localidade (geográfico). Já no assunto Admissão tem-se umarranjo secundário, em ordem alfabética, pelo nome dos fun-cionários. Em folhas de pagamento encontra-se um arranjosecundário, em ordem cronológica.

Como se vê, o método principal foi o do assunto, coadjuva-do pelos métodos geográfico, alfabético e numérico-crono-lógico.

Estrutura das Pastas de ArquivoToda pasta de arquivo possui uma guia, esta poderá estar emposição diferentes para indicar a notação.Na guia da pasta se utiliza a ficha para descrever as informa-ções necessárias.

A notação pode ser:

Notação alfabética

Notação numérica

Notação alfanumérica

• Notação aberta ou simples

Inicia os nomes somente com a letra A:

Abelardo Ademir Aécio

• Notação fechadaIndica um princípio e fim para uma classificação alfabética denomes.

AntônioBernardoCláudioDanielEduardo

As guias ainda podem ser posicionadas quanto à sua função.

a) Guia primária - indica a primeira divisão de uma gavetaou seção de um arquivo.

Exemplo:

b) Guia secundária - indica uma subdivisão da primária.

Exemplo:

c) Guia subsidiária - indica uma subdivisão secundária.

Exemplo:

A

010

A-50

A

A-E

A

GUIA PRIMÁRIA

AE

GUIASECUNDÁRIA

AEC

GUIASUBSIDIÁRIA



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Central de Concursos / Degrau CulturalNOÇÕES DE A RQUIVOLOGIA - TREd) Guia especial - indica a localização de um nome ou as-

sunto de grande freqüência.

Exemplo:

Guia-fora - é o que tem como notação a palavra fora e indica aausência de uma pasta do arquivo.Projeção - é a saliência na parte superior da guia. Pode ser recortada no próprio cartão, ou nele ser aplicada, sendo entãode celulóide ou de metal. A abertura na projeção que recebe atira e inserção chama-se janela.Pé - é a saliência, na parte inferior da guia, onde há um orifíciochamado ilhó. Por esse orifício passa uma vareta que prendeas guias à gaveta.

Pasta de ArquivoÉ uma folha de papelão resistente, ou cartolina, dobrada ao meioque serve para guardar e proteger os documentos. Pode ser suspensa, de corte reto, isto é. lisa, ou ter projeção. Elas sedividem:a) Pasta individual ou pessoal - onde se guardam docu-

mentos referentes a um assunto ou pessoa em ordem cro-nológica.

b) Pasta miscelânea - onde se guardam documentos refe-rentes a diversos assuntos ou pessoas em ordem alfabéti-ca e dentro de cada grupo, pela ordenação cronológica.

Classificação dos Métodos de ArquivamentoO método de arquivamento é determinado pela natureza dosdocumentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade.Pode-se dividir os métodos de arquivamento em duas classes:

• Básico:

a) Alfabéticob) Geográfico

Simplesc) Numérico Cronológico

Dígito-terminal

- enciclopédicoalfabético

- dicionário

d) Ideográfico

- Duplex- DecimalNumérico - Unitermo ou

- IndexaçãoCoordenada

• Padronizado:- Variadex- Automático- Soundex- Mnemônico- Rôneo

A) Método alfabéticoÉ o mais simples, desde que o elemento principal a ser conside-rado seja o nome e não a letra.

É um método direto, porque a pesquisa é feita diretamente, nãosendo necessário se recorrer a um índice auxiliar para localizar qualquer documento.

• Regras de AlfabetaçãoO arquivamento dos nomes obedece a 15 regras, chamadasregras de alfabetação, e que são as seguintes:

1ª. Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o últimosobrenome e depois o prenome. É importante utilizar a

vírgula para separar o sobrenome do prenome.Exemplos:- Carlos José José, Carlos.- Luís Carlos Marques Marques, Luís Carlos.- Pedro Oliveira Guimarães Guimarães, Pedro Oliveira.- Eliana Pena Pena, Eliana.

OBS.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a or-dem alfabética de prenome.

Exemplos:- João Marques Marques, Ana.- Eliana Marques Marques, Eliana.- Maria Marques Marques, Fernando.- Ana Marques Marques, João.- Fernando Marques Marques, Maria.

2ª. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivoou ligados por hífen não se separam.

OBS.: Em alguns casos os sobrenomes compostos tam-bém são entendidos como sobrenome de domínio público.

Exemplos:- Camila Índio do Brasil Índio do Brasil, Camila.- Juliana Castelo Branco Castelo Branco, Juliana.- Heitor Villa-Lobos Villa-Lobos, Heitor.- Fernando Campo Limpo Campo Limpo, Fernando.

3ª. Os sobrenomes formados por palavras como Santa, San-to ou São seguem a regra dos sobrenomes compostos

por um adjetivo e um substantivo.

Exemplos:- Elba Santa Ifigênia Santa Ifigênia, Elba.- Paulo Santo Cristo Santo Cristo, Paulo.- Pedro Paulo Santos Anjos Santos Anjos, Pedro Paulo.

4ª. As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência naclassificação de sobrenomes iguais.

Exemplos:- J. Vasconcelos Vasconcelos, J.- João Vasconcelos Vasconcelos, João.- José Vasconcelos Vasconcelos, José.

5ª. Os artigos e preposição, tais como a, o, de, d’, da, do, e,um, uma, não são considerados.

Exemplos:

- Paulo de Alcântara Alcântara, Paulo de.- Lúcia d´Almeida Almeida, Lúcia d’.- Elvis do Socorro Socorro, Elvis do.- Maria da Guia Guia, Maria da.

6ª. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco comoFilho, Junior, Neto e Sobrinho são considerados partesintegrantes do último sobrenome, mas não são considera-dos na ordenação alfabética.

Exemplos:- Jorge Carlos Filho Carlos Filho, Jorge.- Maria do Socorro Neta Socorro Neta, Maria do.- Severino Sobrinho Sobrinho, Severino.

PROJEÇÃO OU GUIA

ILHÓ

PÉ

GUIAESPECIAL




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NOÇÕES DE A RQUIVOLOGIA - TREOBS.: Os graus do parentesco só serão considerados naalfabetação quando servirem de elemento de distinção.

Exemplos:- Jorge de Abreu Sobrinho Abreu Filho, Jorge de.- Jorge de Abreu Neto Abreu Neto, Jorge de.- Jorge de Abreu Filho Abreu Sobrinho, Jorge de

7ª. Os títulos não são considerados na alfabetação. São co-locados após o nome completo, entre parênteses.

Exemplos:- Presidente Fernando Henrique Henrique, Fernando (Presi-dente).- Ministro Mário Simonsen Simonsen, Mário (Ministro).- Professor Francisco Carlos Carlos, Francisco (Professor)- Doutor Olávo Pinheiro Pinheiro, Olávo (Doutor).

8ª. Os nomes estrangeiros são considerados pelo último so-brenome, salvo nos casos espanhóis e orientais.

Exemplos:- Georges Aubert Aubert, Georges.- Paul McCartney McCartney, Paul.- Thomas Jefferson Jefferson, Thomas.- George Bush Bush, George.

9ª. As partículas dos nomes estrangeiros podem não ser con-sideradas. O mais comum é considerá-las parte inte-grante do nome quando escritos com letra maiúscula.

Exemplos:- Guilio di Capri Capri, Guilio di.- Esteban De Penedo De Penedo, Esteban.- Charles Du Pont Du Pont, Charles.- Gordon O´Brien O´Brien, Gordon.

10ª. Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobre-nome, que corresponde ao sobrenome da família do pai.

Exemplos:- José de Oviedo Y Baños Oviedo Y Baños, José de.- Francisco de Pina de Mello Pina de Mello, Francisco de.- Angel del Arco Y Molinero Arco y Molinero, Angel del.

- Antonio de los Rios Rios, Antonio de los.

11ª. Os nomes orientais, japoneses, chineses e árabes sãoregistrados como se apresentam:

Exemplos:- Chian Chin Chian Chin.- Li Yutang Li Yutang.

12ª. Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãosgovernamentais devem ser transcritos como se apresen-tam, não se considerando, porém, para fins de ordena-ção, os artigos e preposições que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenação, que os artigos iniciais se-

jam colocados entre parênteses após o nome:

Exemplos:

- Embratel Embratel.- A Colegial Colegial (A).- Fundação Getúlio Vargas Fundação Getúlio Vargas.- The Library of Congress Library of Congress (The).

13ª. Nos títulos de eventos como congressos, conferências,reuniões, assembléias e semelhantes, os números ará-bicos, romanos ou escritos por extenso deverão apare-cer no fim, entre parênteses.

Exemplo:- III Conferência de Cirurgia Cardíaca Conferência de CirurgiaCardíaca (III).- Oitavo Congresso de Engenharia Civil Urbana Congressode Engenharia Civil Urbana (Oitava).

- 1º Congresso de Odontologia Congresso de Odontologia(1º).

14ª. As correspondências recebidas de uma unidade de umaempresa ou de uma instituição (setor, seção, gerência,departamento, superintendência) devem ser arquivadas

pelo nome da empresa e não da unidade.

Exemplos:- Gerência de Atendimento da TELERJ

- Superintendência Financeira da TELERJ- Gerência de Finanças da TELERJ

Arquiva-se:- TELERJ - Gerência de Atendimento- TELERJ - Gerência de Finanças- TELERJ - Superintendência Financeira

15ª. Os números que fazem parte dos nomes das empresasdevem ser escritos por extenso.

Exemplos:- 3 M do Brasil- Fábrica Estrela de 4 pontas- Madeiras Cachoeira dos 4

Arquiva-se:

- Fábrica Estrela de 4 (Quatro) Pontas.- Madeiras Cachoeira dos 4 (Quatro).- 3 (Três) M do Brasil.

B) Método GeográficoO método geográfico é um sistema de recuperação direta ondea chave de recuperação é a procedência ou local. Podemosordenar as pastas de duas maneiras:

1) nome do estado, cidade e correspondente (quemenviou a correspondência).Quando se organiza um arquivo por estado, as cidades devemestar dispostas alfabeticamente atrás do seu estado corres-pondente. Entretanto, entre o nome do estado e de suas cida-des deve-se colocar a capital que, obviamente, não seguirá aordem alfabética.

Exemplos:- Rio de Janeiro - Rio de Janeiro - João Alfredo- São Paulo - Campinas - Pedro Luiz- Maranhão - São Luiz - Maria do Carmo.- Rio de Janeiro - Campos - Lucas Marques- São Paulo - São Paulo - Lívia de Fátima

Arquiva-se:- Maranhão - São Luiz - Maria do Carmo.- Rio de Janeiro - Rio de Janeiro - João Alfredo- Rio de Janeiro - Campos - Lucas Marques- São Paulo - São Paulo - Lívia de Fátima- São Paulo - Campinas - Pedro Luiz

2) nome da cidade, estado e correspondente.Como a principal chave é a cidade, deve-se ordená-las alfabe-ticamente, não havendo destaque para as capitais.

Exemplos:

- Araçatuba - SP - Luiz Carlos- São Mateus - ES - Maria Augusta- Belém - PA - Adalberto Oliveira- Crateús - PE - Francisco Balbino- Diadema - SP - Dilma da Si lva

Arquiva-se:- Araçatuba - SP - Luiz Carlos- Belém - PA - Adalberto Oliveira- Crateús - PE - Francisco Balbino- Diadema - SP - Dilma da Si lva- São Mateus - ES - Maria Augusta



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Central de Concursos / Degrau CulturalNOÇÕES DE A RQUIVOLOGIA - TRENesse caso não é necessário utilizar as divisórias de estados,

já que as pastas são arquivadas alfabeticamente por cidades. Énecessário, porém, que as pastas tragam os nomes dos esta-dos, em segundo lugar, porque há cidades com o mesmo nomeem diferentes estados.

Exemplos:

- Brasília (Distrito Federal) - Magalhães, Carolina- Brasília (Minas Gerais) - Aragão, Sérgio

- Itacoatiara (Bahia) - Penteado, Carlos- Itacoatiara (Pernambuco) - Santos, Pedro

Quando se trata de correspondência com outros países, alfabeta-se em primeiro lugar o país, seguido da capital e do corresponden-te. As demais cidades serão dispostas em ordem alfabética, apósas respectivas capitais dos países a que se referem.

Exemplos:- Brasil - Brasília (Capital) - Antônio, Luís.- Brasil - Altamira - Campos, Roseli.- Chile - Santiago - Alvares, Juan.- Chile - Santa Cruz de La Sierra - Manjo, Pablo.

OBS.: É um método direto e de fácil manuseio. Não esqueçade classificação do local e do correspondente.

C) Método NuméricoQuando o principal elemento a ser considerado em um docu-mento é o número, a escolha deve recair sobre um dos seguin-tes métodos: simples, cronológico ou digital-terminal.Tais métodos são indiretos, uma vez que, para se localizar umdocumento ou pasta, há que se recorrer a um índice alfabético(em ficha), que fornecerá o número sob o qual o documento oupasta foi arquivado.

A numeração obedece somente à ordenação seqüencial, embo-ra a disposição física das pastas, nas gavetas ou estantes,possa apresentar peculiaridades próprias a cada método.

• Método Numérico Simples Atribui-se a cada cliente (pessoa física ou jurídica) um número.Este número é dado quando há o recebimento, pela primeiravez, do documento de um cliente. Faz-se o registro deste clienteligando-o a um número retirado de uma tabela numérica seqüen-

cial. Com isso, evita-se a utilização de um mesmo número paraduas ou mais pastas.Com relação aos clientes eventuais, pode-se arquivá-los em pas-tas miscelâneas, que seguem dois critérios de arquivamento.No primeiro, abre-se uma pasta chamada M1 (Miscelânea 1),onde os documentos serão arquivados alfabeticamente. No se-gundo, atribui-se a cada cliente eventual um número, arquivan-do-se na pasta sem considerar a ordenação alfabética.Neste método pode-se arquivar o número de uma pasta quevenha a vagar .Por exemplo: há um cliente 22 que por qualquer razão deixou deter relações com a entidade. Para que o número não fique vago,na chegada de um novo cliente o número 22 é reaproveitado. Osdocumentos referentes ao antigo cliente 22 são transferidospara o arquivo intermediário e/ou permanente, anotando em suaficha alfabética a nova localização.Este método é utilizado em arquivos especiais (discos, fitas,

fotografias etc.) e especializados (médicos, de engenharia, defuncionários etc.).

• Método Numérico CronológicoNeste método, além da ordem alfabética, tem-se de observar adata de entrada do documento no arquivo ou de sua emissão.Normalmente é utilizada em repartições públicas.Quando um documento novo chega à repartição, ele é registra-do, numerado e arquivado em uma pasta de cartolina abertaespecificamente para ele, onde além do número de registro sãocolocadas informações. Esta pasta montada será denominada

processo. Além da ficha registro (também chamada de ficha protocolo ouficha numérica) onde será anotada toda movimentação do do-cumento/processo, são preparados índices auxiliares (em fi-

chas) alfabéticos-onomásticos, de procedência e de assuntopara facilitar a recuperação de informação.Comparando-se a numeração dos métodos numérico simples edígito-terminal:

Numérico S imples Dígito-Terminal45.027 04 - 50 - 2798.437 09 - 84 - 37

126.142 12 - 61 - 42128.252 12 - 82 - 52

342.687 34 - 26 - 87D) Método por AssuntoQuase toda organização dispõe de certo número de documen-tos que devem, com vantagem, ser arquivados por assunto - osreferentes à administração interna e suas atividades-fim.O método de arquivamento por assunto não é, porém, de fácilaplicação, pois depende de interpretação dos documentos sobanálise, além de amplo conhecimento das atividades institucio-nais. No entanto, é o mais aconselhável nos casos de grandesmassas documentais e variedade de assunto.Comumente encontram-se pessoas que confundem-se assuntocom tipo físico/espécie dos documentos e adotam, como classi-ficação de assuntos: atas, correspondência recebida e expedi-da, contratos, acordos, pareceres, telex etc.Como exemplo prático para esse método podemos citar um ar-quivo elaborado para peças de vestuário:

Roupas:do Homem de Crianças- calça - recém-nascidos- meia - 1 a 3 anos- cueca - 4 a 6 anos- camisa - 6 a 10 anos

da Mulher de Calçados- saia - Homem- blusa - Mulher - vestido - Crianças- meias

Existem outros métodos pouco utilizados, tais como:

E) Método Ideográfico

• Método DuplexNesse método a documentação é dividida em classes conformeos assuntos, partindo-se do gênero para as espécies e destapara a minoria.Este método remove a dificuldade apresentada pelo método de-cimal relativamente a previsão antecipada de todas as ativida-des, sendo abertas novas classes à medida que outras neces-sidades forem surgindo. Embora a quantidade de classes sejailimitada, exige-se, porém, muito cuidado para não serem aber-tas pastas com a classificação de assuntos primários para as-suntos já incluídos em subclasses.Exemplo: uma instituição é criada com a finalidade de promover pesquisas e cursos, e editar publicações técnicas. Conseqüen-temente, seu arquivo terá inicialmente as seguintes classes prin-cipais:

1 - Pesquisas 2 - Cursos 3 - Publicações

• Método Decimal O método decimal empregado nos arquivos é baseado na técni-ca do Sistema Decimal de Melvi l Dewey, ex-Presidente da Asso-ciação dos Bibliotecários Americanos. Este sistema foi aceitopelo Instituto Bibliográfico de Bruxelas, que o ampliou. Hoje, éuniversalmente conhecido.

A classificação Decimal de Dewey foi publicada em 1876, econsiste em uma tábua ou tabela de mil assuntos e de um índiceque permite a sua rápida localização.

• Método Unitermo ou Indexação CoordenadaO método unitermo ou indexação coordenada foi desenvolvidopor Mortimer Taube, nos Estados Unidos, em princípios de 1950.




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NOÇÕES DE A RQUIVOLOGIA - TREEmbora não se recomenda sua aplicação nos arquivos convencio-nais a indexação coordenada vem sendo utilizada, com grande êxi-to, principalmente nos arquivos especiais e especializados.O método consiste em se atribuir a cada documento ou grupo dedocumentos um número em ordem crescente, de acordo comsua entrada no arquivo. Esse número, denominado número deregistro, controlado através de livro próprio, deve ser assinala-do no documento, em lugar visível e previamente determinado.

EXERCÍCIO

Marque C para CERTO e E para ERRADO:01. Quando observamos em uma pasta de arquivo a sua guia

com duas letras maiúsculas, podemos afirmar que:1. ( ) É utilizado um arquivamento alfa-numérico.2. ( ) É utilizado um arquivamento primário.3. ( ) É utilizado um arquivamento alfabético simples ou

aberto.4. ( ) É utilizado um arquivamento alfabético fechado ou

composto.5. ( ) É utilizado um arquivamento alfabético fechado, onde

se indica o princípio e o fim de nomes classificados, inici-ados pelos indicados na guia.

GABARITO01.1. ERRADO - Quando só há citação de letras, o sistema é

alfabético.

2. ERRADO - Não existe essa classificação.3. ERRADO - Na classificação alfabética simples ou aberto,

só é apresentada uma letra na guia.4. CERTO - Na classificação de um sistema fechado ou com-

posto são utilizadas duas letras, inserindo-se as demaisletras naquele intervalo.

5. CERTO - Idem à explicação do item anterior.

TÉCNICAS MODERNAS DE ARQUIVAMENTO

Antigamente havia a idéia de que somente os documentos en-contrados no suporte papel deveriam ser tratados no âmbito daarquivística. Os demais documentos, como fotografias, discos,fitas magnéticas, relatórios técnicos etc., deveriam ser encami-nhados às bibliotecas ou centros de documentação especiali-zados. Esse conceito tornou-se obsoleto, já que na visão arqui-vista atual o que importa é a informação e não o suporte em queela se apresenta.Como exemplo, podemos citar um arquivo e um jornal. Seu acer-vo é composto tanto de documentos administrativos, em supor-te papel, como de documentos operacionais em outros supor-tes: fotos, filmes, releases de jornais etc. Todo esse acervodeve ser tratado como um conjunto documental, independentede sua forma de acondicionamento.

A diferença entre um arquivo em papel e um especial está noarmazenamento e conservação de seus documentos. Um arqui-vo de fotografias ou de fitas magnéticas, por exemplo, necessi-tará de local com temperatura ambiente adequada ao seu tipo desuporte. Os arquivos especiais mais comuns são os de fotogra-fia, fitas magnéticas, filmes, discos e recortes de jornais.

Arquivo fotográfico As atividades de um arquivo fotográfico podem ser divididas emrecepção e identificação, preparo, registro, arquivamento e pes-quisa.

• Recepção e identificação - as unidades responsáveis pelaemissão das fotografias devem encaminhá-las ao arquivo, junta-mente com os negativos e as informações necessárias ao seuregistro (data, local, evento, identificação das pessoas etc.)

As informações necessárias à identificação das fotos já foramacordadas anteriormente com o(s) remetente(s). Entretanto, énecessário que se mantenha sempre um canal aberto entre asunidades para facilitar a solução de qualquer dúvida que venhaa surgir.

• Preparo - o método numérico é o mais adequado no arquivamentode fotografias devido a simplicidades de arquivamento e recupera-

ção. A fotografia recebe um número de registro, no seu verso, emordem crescente. Esse mesmo número será atribuído ao negativo,envelope e/ou pasta em que será acondicionada.Nem sempre há necessidade de se numerar cada foto. Quandovárias fotos tratam do mesmo evento, deve-se atribuir um úniconúmero de registro para todas e acondicioná-las, reunidas, nomesmo envelope e/ou pasta. O mesmo procedimento deverá ser aplicado aos negativos.

• Registro - depois de numeradas, retiram-se das fotografias

todos os elementos que irão servir de identificação na sua recu-peração: nomes, assuntos, eventos, datas, lugares, objetos etc.Essas informações deverão ser transcritas em um banco dedados (se não houver, em fichas). Com relação aos assuntos,deve-se elaborar uma lista de termos específicos para evitar oemprego de sinônimos.

Deve-se incluir, também, no banco de dados, informações com-plementares sobre as fotos: apresentação física preto e brancoou em cores), a quantidade (fotos e negativos), dimensões etc.No caso de registro em fichas, arquivar as principais em ordemnumérica e as demais em ordem alfabética de nomes, assuntos,locais etc.

• Negativo - Devido ao suporte – filme – os negativos devem ser arquivados, individualmente, em envelopes próprios para essefim. O número correspondente ao negativo deve ser transcrito

em uma tira adesiva, colada na margem mais larga do filme.No caso de negativos referentes a um mesmo evento, acondici-oná-los, individualmente, em envelopes próprios e depois arqui-vá-los em envelope kraft com o mesmo número de registro dadoao grupo.

Quando as fotos forem encaminhadas ao arquivo sem os nega-tivos, no lugar destes será feita uma anotação da ocorrênciapara que, futuramente, não se pense que houve falha de regis-tro ou extravio. O mesmo procedimento deve ser aplicado se oinverso ocorrer.

• Álbum - Como os álbuns não possuem formatos e dimensõespadronizadas, devem ser arquivados em separado, anotandono banco de dados ou fichas, sua localização.

• Pesquisa - A pesquisa será efetuada através do banco dedados ou das fichas.

Arquivos de Fita Magnética, Filme e DiscoOs procedimentos a serem utilizados no arquivamento de fitasmagnéticas, filmes e discos são semelhantes aos aplicados noarquivo de fotos.Também é utilizado o método numérico. Cada elemento recebido noarquivo será identificado por um número de registro seqüencial.Para a recuperação de sua localização, também será utilizado umbanco de dados ou fichas, contendo informações que irão auxiliar a pesquisa, tais como: assuntos (de conferencistas, autores, com-positores etc.), datas, títulos (congressos, músicas, filmes etc.),lugar, acontecimentos, gêneros musicais etc.

Além dessas informações que são comuns aos três elementos,podemos destacar as específicas de cada arquivo: 1. fitas mag-néticas - o lado da fita, o tempo de duração, a data da gravação;

2. filmes - o comprimento e a bitola do filme, se sonoro ou mudo,em cores ou preto e branco, o tempo de duração; 3. discos -duração da execução, o número de faixas de cada lado, a rota-ção etc.

Tecnologias Aplicadas aos ArquivosO mundo tem passado nos dois últimos séculos por várias trans-formações. O século anterior foi o das grandes descobertas e,o nosso, de grandes desenvolvimentos tecnológicos. Os negó-cios que geralmente ficavam no âmbito familiar se transforma-ram em grandes companhias que não mais almejavam o merca-do interno e sim o mundo. Estamos na era da globalização. Cadavez mais há a interação entre os países e o computador é oagente fundamental para esse intercâmbio.



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Central de Concursos / Degrau CulturalNOÇÕES DE A RQUIVOLOGIA - TRE A conseqüência desse desenvolvimento se percebe através doenorme volume de papéis que tramitam nas empresas. A vertica-lização e o encarecimento do metro quadrado, ocorridos nosúltimos anos nos grandes centros, levaram à definição de diretri-zes para um melhor gerenciamento de documentos.Com o surgimento das novas tecnologias, os documentos con-vencionais começaram a migrar para novos suportes. São elas:

Automação da Informação, Microfilmagem e a Digitalização deDocumentos.

a) Automação da Informação A automação da informação pode ser aplicada nos arquivos deduas maneiras:

• o arquivo como usuário - quando o computador é utilizado comoinstrumento de trabalho na identificação de séries documentais,no registro de documentos, no controle do acervo etc.• o arquivo como órgão responsável pela guarda e tratamentotécnico das informações - quando o suporte da informação é opróprio computador. São os bancos de dados onde são arma-zenados registros sobre determinado assunto como: Folha dePagamento, Razão etc.

Em ambas as situações a recuperação se dá de forma rápida eeficaz. O índice de erros é muito pequeno, já que só podemocorrer por falhas na digitação, o que não acontece nos contro-les manuais, que necessitam de um grau elevado de atenção

para evitar a ocorrência de erros.Outra vantagem da utilização da automação é a descentraliza-ção da informação. Várias pessoas podem acessar as mesmasinformações em qualquer ponto da empresa, por meio de termi-nais ou microcomputadores.

b) MicrofilmagemO estudo da microfilmagem iniciou-se em 1835 com a reprodu-ção de diminutas imagens fotográficas. Entretanto a sua utiliza-ção como vemos hoje se deu em 1906 quando livros e documen-tos foram reduzidos a pequenas dimensões visando sua utiliza-ção em pesquisas. Com o advento das duas grandes guerrasmundiais o avanço da tecnologia do microfilme foi enorme jáque, por questões de segurança, milhares de documentos ne-cessitaram tramitar de forma sigilosa e secreta. Paralelamente,os bancos e as repartições públicas nos Estados Unidos utiliza-vam essa tecnologia como solução para a avalanche de papéis

que cobriam seus arquivos.No Brasil sua utilização se dá um pouco antes da metade doséculo no acervo da Biblioteca Nacional.Hoje em dia há uma larga utilização dessa técnica em todo omundo e sua aplicação é extremamente ampla: Bancos, Comér-cio, Indústria, Cartórios, Colégios, Hospitais, Jornais, Hotéis, Ór-gãos Governamentais etc.Como vantagens podemos citar:• economia de espaço - quando não havia problemas no merca-do imobiliário, as empresas guardavam seu acervo de valor permanente em galpões ou em suas próprias instalações. Atual-mente isso é completamente inviável. O microfilme é uma técnicaeficaz já que reduz em 98% o espaço necessário para a guardadesses documentos.• preservação e conservação de originais - os documentos quenecessitam permanecer em papel seja pelo seu valor histórico,legal ou devido ao seu suporte físico (fichas) podem ser preser-

vados e a utilização da informação será feita através do micro-filme.• segurança - a microfilmagem traz segurança a documentação

já que o arquivamento do rolo é feito em dois lugares: junto aousuário e em local afastado da Empresa. Caso haja algum sinis-tro (roubo, incêndio, falsificação etc.) o microfilme de seguran-ça resgata a memória do acervo.• aquisição de coleções de jornais, revistas etc. - por meio decatálogos informativos é possível adquirir coleções completasde jornais, revistas, documentação rara, séries esgotadas etc.no Brasil e no exterior. Esse tipo de aquisição é muito comum emdecorrência de sua dimensão e facilidade de transporte.• integridade de reprodução - o microfilme reproduz integral-mente o conteúdo de um documento, não podendo sofrer altera-ções

• versatilidade na duplicação - cópias instantâneas do originalem filme ou papel.• racionalização da informação - as microformas possibilitam oacesso à informação em vários lugares, simultaneamente, apartir de filmes cópias. Como exemplo, podemos citar uma em-presa que possua, em seus arquivos, documentos de suasfiliais que estão instaladas em outras cidades ou estados.

As microformas podem apresentar-se em três modos: Filme,Jaqueta e Microficha

• Filme (Rolo)É a forma de saída natural do processo de microfilmagem dosdocumentos. É gerado 1 filme original (sais de prata) para acon-dicionamento no arquivo de segurança e 1 cópia (diazo) paraconsulta, sendo aconselhável a utilização de caixas para a guar-da dos carretéis com cores diferentes, objetivando a imediataidentificação do original e cópias. Caso seja necessário, podemser geradas outras cópias para distribuição.Um filme tem a capacidade de armazenar mais ou menos 2.400documentos de formato A4. No filme esses documentos sãochamados de fotogramas. Esse suporte é utilizado para qual-quer tipo de documento: dossiês financeiros, operacionais, ad-ministrativos, cheques, livros, jornais etc.No preparo da documentação para a microfilmagem, separam-segrupos de aproximadamente 2.400 documentos que serão nume-rados, seqüencialmente, para sua identificação. Depois são inse-ridas sinaléticas que irão completar o grupo a ser microfilmado,

de acordo com uma padronização pré-estabelecida: Imagem de Abertura e Encerramento (contendo a ordem de colocação dosdocumentos no filme remetendo-os aos fotogramas, a assinaturada pessoa autorizada que irá dar valor legal ao filme, o número dofilme e a data de início e encerramento da microfilmagem), FolhaZebrada e sinaléticas para separar as diversas informações (da-tas, números, assuntos etc.)

• Jaqueta A sua impressão segue os mesmos procedimentos da formaanterior. Também são gerados 2 Filmes: 1 para guarda no arqui-vo de segurança e o outro para consulta. Entretanto, esse se-gundo formato passa por novos procedimentos: seus fotogra-mas são recortados e inseridos em jaquetas.Utiliza-se o arquivamento em jaquetas nos documentos que for-mam dossiês e que necessitam ser constantemente atualizadose consultados exigindo, assim, a proximidade das informações.

Podemos citar os dossiês de empregados, de empresas, decontratos etc. Como esse processo é mais trabalhoso, somenteuma pequena parte da documentação de uma empresa encon-tra-se nesse suporte.Cada jaqueta comporta aproximadamente 60 fotogramas e sãoarquivadas em ordem alfabética ou numérica. Como exemplotomemos um filme em que foram microfilmados documentos deaproximadamente 150 empregados. Os fotogramas são recor-tados e inseridos nas jaquetas dos respectivos empregadosque encontravam-se arquivadas alfabeticamente (ou numerica-mente - por matrícula). A vida funcional do empregado está acon-dicionada em um só local, independente do período de emissãodos documentos a ele relacionados. A recuperação da informa-ção será rápida e não haverá o menor problema em atualiza-ções futuras.

• Microfichas

Podem ser emitidas pelo sistema comum de microfilmagem ouatravés do sistema COM - Computer Output Microfilm, ou seja,saída direta do computador para a microficha, através da fitaspooll, sem passar pelo papel. Não é mais necessária a impres-são de quilômetros de formulários contínuos.

As listagens, que outrora atrapalhavam a vida do empregadotanto no seu arquivamento quanto no seu manuseio, se apre-sentam, atualmente, em um suporte que permite fácil consulta eque necessita de um pequeno espaço para guarda.Sua capacidade de armazenamento é de até 420 fotogramas.

As microfichas são usadas em arquivos que sejam bastanteutilizados devido a facilidade de seu manuseio. São geradasmicrofichas para os arquivos referentes a: folha de pagamento,razão etc.Os equipamentos para a leitura das microformas podem ser




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NOÇÕES DE A RQUIVOLOGIA - TREsimples - unicamente para a leitura - ou conjugados (leitoras/copiadoras) - para a leitura e cópia em papel.

Digitalização de DocumentosCom o avanço da tecnologia, outras mídias vão sendo criadas.Como o computador é uma peça fundamental nesse desenvolvi-mento, sua capacidade é ampliada dia-a-dia, modificando, con-sideravelmente, a execução dos serviços em qualquer ramo doconhecimento humano.

Atualmente o computador é um elemento fundamental no geren-

ciamento das informações. Nesta década, os sistemas de ima-gens e voz vieram a integrar os sistemas já existentes de texto,gráfico e números.O que vem a ser um sistema de imagens e de que maneira eleestá relacionado com a administração de documentos? Pode-mos levantar alguns pontos que nos ajudarão a responder estaquestão.

A microfilmagem é uma mídia que facilita muito as empresas noque se refere a redução de espaço, rapidez na recuperação dainformação e segurança. Entretanto, ela não abrange normal-mente todos os arquivos da empresa, já que sua utilização sedá no arquivo permanente e em alguns arquivos setoriais comoo de pessoal e o de contabilidade. Com isso, a maioria dosdocumentos está no suporte papel nos arquivos correntes eintermediários.Uma pesquisa feita nos EUA diz que um bilhão de documentossão produzidos nos Estados Unidos todos os dias e que, um

documento é copiado, no mínimo, vinte vezes. As transmissõesem fax geram mais de 85 milhões de páginas por ano. A AIIM ( Association for Information and Image Management In-ternacional ) em conjunto com uma empresa de consultoria pu-blicou uma pesquisa em 1989 que informava as mídias em queas informações estavam armazenadas: 95% em papel; 4% emmicrofilmes; 1 % meios magnéticos. Isso mostra que as empre-sas continuam gastando grande parte do seu tempo no gerenci-amento dos documentos.

a) Apresentação dos discos ópticosOs discos ópticos evoluíram a partir dos vídeos discos queforam lançados primeiro para filmes e outras formas de anima-ção utilizadas para lazer ou treinamento. Depois surgiram osCDs usados para músicas, e, finalmente, os discos para oarmazenamento dos documentos.Todos os sistemas de discos ópticos usam codificação binária

para armazenar a informação e um facho de laser de alta potên-cia para gravá-Ia. A leitura é feita com um laser de baixa potên-cia. Os discos usados para o armazenamento dos documentosse apresentam de três formas:• CD-ROM - Compact Disc - Read Only (memória só paraleitura)Possui 12 cm de diâmetro e é utilizado, normalmente, em publica-ções (catálogos, enciclopédias) que são vendidas ao públicode uma maneira geral.Também são utilizados para publicar material específico de umaempresa como catálogos de peças para oficinas de manuten-ção, material contábil de empresas de consultoria/auditoria. Es-sas publicações são proprietárias e somente estão disponíveisno âmbito da organização.Esses discos podem ser lidos milhares de vezes, sem risco dedanificá-los, usando software e hardware adequados. Um CD-Rom não pode ser alterado.

O CD-Rom já é utilizado por várias empresas no Brasil atravésdo serviço de assinaturas (medicina, enciclopédia, saúde, agri-cultura etc.)

• WORM - Write - Once - Read - Many (uma só gravação,muitas leituras)Estão disponíveis em diversos tamanhos: 5 1/4, 12 e 14 polegadasde diâmetro. Ele está em branco quando é adquirido e é preenchidopelo usuário usando software e hardware adequados.Sua aplicação se dá em todos os tipos de documentos empresa-riais, ou seja, correspondências, faturas, formulários, dese-nhos de engenharia etc. Este disco também pode ser lido milha-res de vezes sem degradação e a informação também não podeser alterada. A diferença entre os discos WORM e CD-ROM éque o primeiro é criado pelo usuário e o segundo por um editor.

• Discos regraváveis ou apagáveisEste sistema usa discos de 5 1/4 polegadas em cartuchos. Éutilizado para armazenar documentos que necessitam de atuali-zações constantes como os legais, os desenhos de engenhariaetc. Eles são gravados e alterados pelos próprios usuários.

EXERCÍCIO

Marque C para CERTO e E para ERRADO:01. Hoje, os arquivos das grandes e médias empresas são

microfilmados, constituindo um procedimento vinculado:1. ( ) a uma determinação do CONARQ - Conselho Nacionalde Arquivos.

2. ( ) a uma política de tecnologia da informação das institui-ções.

3.. ( ) a uma política de melhor conservar os documentos dasempresas, tanto do arquivo corrente quanto do arquivo decustódia.

4. ( ) a uma regulamentação da Lei nº 1.461 de 25/04/1991.5. ( ) a um apoio do SINAR (Sistema Nacional de Arquivos)

GABARITO01.1. ERRADO - Não existe ainda nenhuma legislação determi-

nando a microfilmagem de documentos.2. CERTO - Na realidade a microfilmagem de documentos re-

presenta um avanço na política de tecnologia da informa-

ção, garantindo assim a preservação dos documentos eseus conteúdos.3. CERTO - Preservação do documento e sua informação.4. ERRADO - A Lei nº 1.461 apenas regulamenta a criação do

CONARQ e SINAR.5. ERRADO - A microfilmagem ainda é um procedimento pes-

soal ou institucional, e não existe nenhuma força de leipara tal exercício.

CLASSIFICAÇÃO DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS

Definição e sua finalidadeEstipular a temporalidade dos documentos de uma empresa étarefa que cabe aos dirigentes dessa própria empresa.

A elaboração da Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD),definirá o tempo de vida útil dos documentos em suas três fa-ses: corrente, intermediária e permanente e possibilitará um

controle eficaz sobre a produção documental. Caso uma empre-sa não defina sua tabela, sofrerá constantemente várias reor-ganizações, já que a “limpeza” de seu acervo se dará semnenhum critério, sendo necessário que se analise pasta por pasta.Os sinais que irão desencadear o processo de criação de umTTD em uma empresa são:• excesso de papéis;• escassez de espaço físico;• demora ou não na localização do documento;• extravio de documentos;• falta de definição de responsabilidade.Geralmente nesse momento os executivos solicitam a ajuda daunidade responsável pela documentação da empresa. É ne-cessário, então, que se elabore um Plano de Ação com asetapas a serem cumpridas na elaboração da sua TTD. É acon-selhável que se elabore uma tabela para cada unidade objeti-

vando, futuramente, uma única tabela que irá abranger todosos documentos da empresa. No ato da definição das priorida-des de atuação, deve-se iniciar pelo local que mais apresentaproblemas.

Principais etapas para a elaboração de uma TTDa) Levantamento das atividades da empresa;b) indicação das pessoas responsáveis;c) levantamento do acervo;d) definição do cronograma de reuniões;e) verificação da legislação em vigor;f) aprovação da TTD;g) aplicação da TTD;h) divulgação da TTD;i) revisão da TTD



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Central de Concursos / Degrau CulturalNOÇÕES DE A RQUIVOLOGIA - TREa) Levantamento das atividades da empresa

É necessário que se faça um levantamento das unidadesque a empresa possui e de suas atividades para melhor entendimento do seu negócio. Isso pode ser feito atravésda leitura do organograma, manuais, normas internas.

b) Indicação das pessoas responsáveisNa reunião com o executivo da unidade solicite que sejamindicadas pessoas que possuam grande conhecimento doacervo para que auxiliem a equipe de documentação nadefinição da temporalidade dos documentos.

c) Definição do cronograma de reuniõesÉ necessário que se defina um cronograma de reuniõespara que sejam apresentadas as minutas da TTD para aanálise da temporalidade dos documentos.É importante que se cumpra o cronograma e que não hajaatrasos nos horários pré-estabelecidos.

d) Levantamento do acervo documental Esse levantamento deve ser executado por pessoas lota-das na unidade de documentação como o auxílio de funci-onários da própria unidade, se necessário. Essa etapa é amais morosa visto que há a necessidade de se levantar toda a documentação arquivada.Devido ao grande avanço da tecnologia, hoje em dia en-contramos nos arquivos um grande volume de materiaisbibliográficos (teses, revistas, artigos etc.) que tambémdeverão ser analisados. Deve-se ter cuidado, também comdocumentos que contam a história da empresa.

GESTÃO DE DOCUMENTOS

Assim como a humanidade vem evoluindo técnica, científica eculturalmente através dos séculos, também o conceito de arqui-vos sofre modificações para atender aos desafios de um mun-do em mudanças.Em meados do século XX, principalmente a partir da II GuerraMundial, em decorrência do progresso científico e tecnológicoalcançado pela humanidade, a produção de documentos cres-ceu a níveis tão elevados que superou a capacidade de contro-le e organização das instituições, as quais se viram forçados abuscar novas soluções para gerir as grandes massas docu-mentais acumuladas nos arquivos.Dentro deste contexto, só surgiu a teoria das três idades dosarquivos, como novo conceito de gestão de documentos.Diante desta afirmativa, consideramos gestão de documentos o

conjunto de procedimentos e operações técnicas referente àsua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento emfase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou reco-lhimento para a guarda permanente, com base na Lei nº 8.159,de 08/01/1991.Desta conceituação podemos destacar as três fases básicasda gestão de documentos:a) Produçãob) Utilizaçãoc) Destinação

• Produção - Refere-se à elaboração dos documentos em de-corrência das atividades de um órgão ou setor.Nesta fase, o arquivista deve contribuir para que sejam criadosapenas documentos essenciais à administração da instituição eevitadas a duplicação e a emissão de atos normativos altera-dos ou atualizados com certa freqüência, visando à perfeita

compreensão e interpretação dos textos.Deve também sugerir a criação ou extinção de modelos e formu-lários, apresentar estudos sobre adequação e o melhor apro-veitamento de recursos reprográficos e informáticos.• Utilização - Esta fase inclui as atividades de protocolo (rece-bimento, classificação, registro, distribuição e tramitação); deexpedição, de organização e arquivamento de documentos emfase corrente e intermediária.Incluem também a elaboração de normas de acesso à documen-tação (empréstimo, consulta) e à recuperação de informaçõesindispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas,técnicas ou científicas das instituições.• Avaliação - Ou destinação de documentos. É talvez a maiscomplexa das três fases da gestão de documentos, desenvolvi-da mediante análise e avaliação dos documentos acumulados

nos arquivos com vistas a estabelecer seus prazos de guarda,determinando quais serão os objetos de arquivamento perma-nente e quais deverão ser eliminados por terem perdido seuvalor de prova e de informação para a instituição.

Princípios da Gestão de Documentos para as funçõesarquivísticas:a) Garantia de que as políticas e atividades dos governos

fossem documentadas adequadamente.b) Garantia de que o menor número de documentos inúteis e

transitórios fossem reunidos a documentos de valor per-manente.c) Garantia de melhor organização desses documentos, caso

chegassem a fase de arquivamento permanente.d) Dificultar a eliminação de documentos de valor permanen-

te.e) Garantir a preservação dos documentos que constituíram

o patrimônio arquivístico de um país.

OBS.: O princípio básico da gestão de documentos é odocumento e/ou informação, que deve estar disponívelno local certo, na hora exata, para as pessoas certas ecom um custo possível.

Para a tradição arquivista americana, as atividades de adminis-tração de arquivos intermediários e a destinação de documen-tos possuem uma influência direta sobre as instituições arqui-

vistas, por isso, geralmente são administradas por essas mes-mas instituições.Já as atividades cujo primeiro objetivo vincula-se à eficiência daadministração pública – administração de correspondência, for-mulário, diretrizes etc. – muitas das vezes administradas por outro órgão.

OBS.: Há duas tradições arquivísticas:• Americana/canadense - preocupada com a eficiênciano gerenciamento de informações via documentos.• Européia - arquivos como fonte de pesquisa histórica.

Até há pouco tempo, o Brasil utilizava a metodologia euro-péia para o arquivamento, somente com a implantação dosprincípios da gestão da qualidade na administração, é quese passou a utilizar o sistema americano/canadense comométodo de arquivamento, ou seja, ter um documento arqui-vado com fonte de informação (imediata) para implementar

programa, projetos, planejamentos etc.

Estrutura administrativa na gestão de documentos a serem arquivados• Fatores que podem comprometer a adoção das funções degestão de documentos pelos arquivos:a) Limitação da ordem legal.b) Complexidade dos governos impedindo a centralização das

ações deste campo em um único órgão.c) Tradições administrativas que não permitem uma reorgani-

zação radical dos sistemas vigentes.d) Papel histórico dos arquivos nacionais, cuja criação é mar-

cada por uma atuação passiva de custódia de documentosde valor permanente para a pesquisa histórica.

e) Grande quantidade de massa documental em vários supor-tes e o arquivamento do uso das modernas tecnologias.

• Principais ações na esfera da gestão de documentos:a) O Arquivo Nacional deve ser o órgão central para elabora-ção de normas e diretrizes referentes à criação e manu-tenção dos documentos dentro das agências governamen-tais, que são responsáveis pela criação de seus docu-mentos.Estes regulamentos envolvem a durabilidade do suportedocumental e a administração do acesso público aos do-cumentos e/ou informações governamentais.

b) É preciso que medidas sejam tornadas para a guarda dedocumentos de valor intermediário, acarreta vantagens eco-nômicas, no uso das instalações físicas e recursos huma-nos. Estes arquivos podem ser gerenciados pelo nacionalou pelas agências governamentais.

c) Arquivos Nacionais devem assegurar que os arquivistas




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NOÇÕES DE A RQUIVOLOGIA - TREprofissionais ofereçam assistência técnica às agênciasgovernamentais e as outras instituições públicas na imple-mentação dos sistemas de gestão de documentos.

d) O papel que o Arquivo Nacional assume na administraçãodos documentos contemporâneos está relacionado comas circunstâncias históricas, constitucionais, legais e ad-ministrativas de cada país.

e) A seleção de documentos para a preservação permanen-te deve contar com a decisão final dos arquivistas do Ar-quivo Nacional.

• Níveis de aplicação de um programa de gestão de docu-mentosa) nível mínimo - abrange programas de retenção e elimi-

nação de documentos e procedimentos para recolhimentoao arquivo nacional daqueles de valor permanente.

b) nível mínimo ampliado - existência de um ou mais cen-tros de arquivamento intermediário.

c) nível intermediário - compreende os dois primeiros eagrega programas básicos em elaboração e gestão deformulários, elaboração de sistemas de arquivos corren-tes, gestão de correspondências e documentos vitais etc.

d) nível máximo - inclui todas as atividades descritas ecompleta com a gestão de diretrizes administrativas, decorrespondência e telecomunicações, de máquinas copi-adoras, uso de recursos de automação (informática) etc.

EXERCÍCIO

Marque C para CERTO e E para ERRADO:01. Dentro dos princípios de gestão de documentos, conside-

re os seguintes aspectos:1. ( ) Compreende três fases importantes: produção, utiliza-

ção e destinação.2. ( ) A produção refere-se à elaboração dos documentos

em decorrência das atividades de um órgão ou setor.3. ( ) A utilização dos documentos não tem referência com

as atividades do protocolo.4. ( ) A fase de utilização dos documentos elabora normas

de acesso a documentação.5. ( ) A fase de avaliação decorre também dos princípios de

descarte de documentos.

GABARITO01.

1. CERTO - A base do princípio da gestão de documentos sãoa produção, a utilização e a destinação.2. CERTO - O princípio da produção elabora tratamento a

serem dados aos documentos produzidos em determina-dos setores.

3. ERRADO - Esta fase inclui procedimentos de protocolo,como: recebimento, classificação, registro, distribuição etramitação de documentos.

4. CERTO - Esta fase elabora normas de acesso, principal-mente para consulta e empréstimo de documentos.

5. CERTO - Esta fase analisa a acumulação de documentosno arquivo permanente e quais serão objetos de elimina-ção (por terem perdido seu valor de prova e de informaçãopara a instituição).

PROTOCOLO

Conhecimentos básicosNas repartições, que vêm se organizando de acordo com osprincípios de organização racional do trabalho, há sempre inte-grado, ao grupo que atende às atividades de administração ge-ral ou de atividades meio um núcleo onde se centraliza o movi-mento da correspondência e da documentação.Este núcleo pode ser chamado de serviço, seção ou turma decomunicações, variando o nome em função do movimento dospapéis.Seja ele mesmo serviço, seção ou turma a finalidade dessadependência é controlar toda a correspondência recebida ouexpedida da organização de que faz parte.O protocolo é a unidade responsável pelo controle do recebi-mento e expedição de correspondência de uma empresa.

A recepção e a expedição de documentos representam a pri-meira atividade documental na empresa. Toda continuidade, cer-ta ou errada, depende dessa primeira atividade.

Antigamente, o protocolo ainda era responsável pela tramitaçãoda correspondência interna (memorando/cartas/ofícios/etc.).

Atualmente, esse controle é feito pelas próprias unidades, por meio de arquivos correntes e/ou secretários. Cabe ao protocoloa administração das correspondências externas, no que se re-fere à sua recepção e expedição.

As suas atribuições são: receber, classificar, registrar e distri-

buir a correspondência recebida, adicionando a ela, quandonecessário, os antecedentes ou procedentes; conferir, nume-rar e expedir a correspondência elaborada no órgão e arquivar as cópias da correspondência e dos outros documentos. Tam-bém faz parte desses serviços informar e orientar o públicoquanto ao andamento dos processos.

Dividem-se os órgãos de comunicações em quatro setores dis-tintos:- Entrada - Expedição- Informação - Arquivo

Cabe ao setor de entrada executar as seguintes tarefas:- receber - registrar - classificar - distribuir

Receber - Consiste em verificar se o documento está dirigido à

autoridade competente, se está redigido em termospróprios, se selado devidamente quando necessárioe ainda conferir os anexos, quando houver.

Classificar - Tarefa principal de um órgão de comunicações.Classificar é o processo de analisar a correspon-dência e outros documentos de modo a arrumá-los logicamente em grupos (por assunto) ou séri-es para um arquivamento sistemático.

Distribuir - remeter às seções competentes para o devido es-tudo.

OBS.: O registro, quando feito em fichas poderá ser tiradoem quatro ou cinco vias. A 5ª via acompanhará o processoà seção competente e as outras quatro serão entregues àturma de informação.

Atividade de Informação e Orientação ao Público

Este setor recebe as quatro vias do registro elaborado peloprimeiro setor (setor de entrada e execução de tarefas), orga-niza-as e procede à atualização dos fichários.

A Primeira Via do registro, isto é, a ficha nº 1, é guardada emordem numérica cronológica e é a que constitui propriamente oregistro, pois toda a movimentação do processo é aí anotada.

A Segunda Via guarda-se em ordem alfabética (pelo nome). A Terceira Via, de acordo com a procedência; a Quarta Via, por assunto, conforme o método de arquivamento.

Além de zelar pelos fichários, este setor atende as pessoasnos “guichês”, informando-as e orientando-as em tudo que for necessário quanto aos processos em estudo na repartição.

Tarefas (competências) do setor de conferência, numera- ção e expedição (de correspondência ou documentos)Este setor revê tudo que tem de ser expedido, conferindo osanexos, quando houver, e fazendo a verificação do que deve

ficar arquivado na repartição (principalmente no tocante a ante-cedentes e procedentes).Numerar, de acordo com as séries, os ofícios, as exposições,circulares e toda forma de correspondência.Também irá sobrescritar os envelopes e atualizar o fichário re-ferente aos recibos de correspondência.Nos serviços de comunicações modernos, não se usam maislivros-protocolo e sim recibos, que são depois arquivados por destinatários.

Outras atividades do setor de Protocoloa) Rever a classificação - certificar-se de o documento a

ser arquivado conserva as mesmas características daentrada. Proceder, quando necessário, à elaboração dasfolhas de referência. Se houver necessidade, deve-se



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Central de Concursos / Degrau CulturalNOÇÕES DE A RQUIVOLOGIA - TREconferir com o documento original.

b) Arquivar as cópias e documentos - o mesmo deve ser feito nas respectivas pastas. Assim como controlar aspublicações e despachos do Diário Oficial e Boletim dePessoal.

c) Fornecer antecedentes e precedentes - elementosque identifiquem a classificação do documento, o seu re-gistro e distribuição.

d) Fornecer dados à turma de informações - ou seja, atodos que os solicitarem, independente do veículo.

e) Fornecer certidões de pareceres e informações -quando solicitados por escrito. Compete ainda a este setor controlar os prazos de empréstimo de documentos.

O órgão de comunicação tem ligação direta com os de documen-tação, pois fornece todos os meios necessários para que estepossa analisar os seus fichários de referência e divulgar o quefor necessário ao conhecimento do público.

Classificação e CorrespondênciaCorrespondência oficial - é constituída pelos documentos con-cernentes ao serviço público. Toda correspondência oficial épropriedade do Estado. Nenhuma peça dessa correspondênciadeve ser destruída ou desviada sem a prévia e expressa auto-rização, que depende de um estudo minucioso, a fim de se julgar se de fato o documento nenhum valor apresenta, quer adminis-trativa ou historicamente. A correspondência de uma determina-

da organização pode ser externa ou interna, conforme sejatrocada entre suas próprias dependências ou com autoridadesestranhas à organização ou a particular. Quanto à natureza doassunto da correspondência, classifica-se em:a) Ostensiva ou ordinária - É a que pode ser exposta ao

público, sem comprometer a organização, instituição ouempresa.

b) Confidencial - É a correspondência sigilosa que diz res-peito a informação de caráter pessoal ou a assunto cujoconhecimento deve ficar mais restrito possível.

c) Reservada - É aquela cujo resguardo seja restrito ou tran-sitório. Geralmente é um documento enviado entre setoresou departamentos.

d ) Secreta - É a que se refere exclusivamente a documentosou informações que exijam absoluto sigilo, e cuja divulga-ção possa comprometer a segurança e a integridade doEstado ou as suas relações internacionais.

e) Ultra-Secreta - Refere-se ao item secreto, mas cujo con-teúdo da correspondência possa dizer respeito ao aspectoestratégico, seja a nível de Estado ou empresarial.

Ainda se pode classificar a correspondência em:a) comum - não demanda de um procedimento especial.b ) urgente - é sempre conveniente assinalar de uma forma

bem visível a palavra URGENTE, ou seja, a própria palavraescrita em tinta vermelha permitirá que seja ela sempreexpedida o mais rápido possível.

Formas de correspondência dos atos de expediente

A correspondência oficial pertence ao Estado.

Principais tipos de correspondência:

a) Exposição de motivosDocumentos em que os Ministros, Presidentes e Diretoresde Órgãos diretamente subordinados ao Presidente daRepública a ele se dirigem expondo ou encaminhando as-sunto de sua pasta que depende de despacho ou decretopresidencial.

b) AvisoForma de correspondência trocada entre Ministros de Esta-do, Governadores Estaduais e Presidentes de órgãos dire-tamente subordinados ao Presidente da República.

c) OfícioForma de correspondência trocada entre autoridades damesma hierarquia ou de alguém de posição inferior parauma autoridade de posição superior.

d) CartaDocumento em forma epistolar usada por autoridades, po-rém menos protocolar.

e ) Circular Documento do mesmo teor enviado, simultaneamente, avários destinatários para informar de posições, decisões epareceres expedidos.

f ) Requerimento ou Pet içãoDocumentos em que o signatário pede a concessão de umfavor regulamentar ou o reconhecimento de um direito.

g) PortariaDocumento em que Ministros e Dirigentes de Repartiçõesaprovam instruções e modelos, determinam providênciasou fazem designações, admissões e dispensas.

h) Ordem de Serviço ou InstruçãoDocumento determinando normas de trabalho e instruçõesa serem seguidas em relação a determinados serviços.

i) Despacho Atos pelos quais as autoridades solucionaram os assun-tos submetidos a sua apreciação.

j) MemorandoForma de correspondência em uso interno expondo resu-midamente ou recapitulando qualquer assunto.

l) Edital Aviso ao público em geral ou a grupos interessados sobreatos, divulgações de concorrências, concursos, provasetc. Da divulgação de atos a fatos administrativos.

m ) CertidãoDocumento em que são descritos de forma clara e precisafatos registrados em outros documentos ou registros.

n) RelatórioDocumento nos quais se relata a uma autoridade superior o desenvolvimento dos trabalhos relativos a certos servi-ços especiais ou a um determinado período.

o) AtoExposição do que ocorrem durante uma reunião ou ses-são.

p) NotaCorrespondência trocada entre Ministérios das RelaçõesExteriores e as Representações Diplomáticas estrangeiras.

q) RegimentoConjunto de princípios e de normas que estabelecem omodo de fornecimento interno de cada repartição.

r ) Regulamento

Conjunto de principais e de normas estabelecidas para aperfeita execução de uma lei.

EXERCÍCIOS

Marque C para CERTO e E para ERRADO:01. Entre as atribuições do setor de protocolo podemos citar

as alternativas abaixo, EXCETO:1. ( ) classificar. 4. ( ) arquivar.2. ( ) distribuir. 5. ( ) descartar.3. ( ) registrar.

GABARITO01.1. CERTO - Cabe ao setor de protocolo classificar o docu-

mento quanto à sua origem.2. CERTO - Cabe ao setor de protocolo encaminhar ao setor

ou a quem de direito o documento.3. CERTO - Cabe ao setor de protocolo registrar o documento

de chegada ou de saída, com a identificação do local dechegada e/ou de saída, horário, destinatário etc.

4. ERRADO - Não é competência do setor de protocolo arqui-var documentos.

5. ERRADO - Idem ao comentário do item anterior

Cód.: 0451

Complemento

Série Concursos

04/05

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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA - TRE-RJ (Concurso)