NORDOC CBMERJ 2007 (REVISADO).pdf

Normas para Documentao Administrativa

e seu Arquivamento no

Corpo de Bombeiros Militar

do Estado do Rio de Janeiro

- NORDOC -

2 Edio (revisada)2007

AUTORES

JORGE LUS SERRA SCHIMIDT Professor da ABMDP II

GILBERTO LUIZ FARIAS DE ALMEIDA Maj BM QOA/76

GOVERNO DO ESTADO DO RIO DE JANEIROSUBSECRETARIA DE ESTADO DE DEFESA CIVIL

CORPO DE BOMBEIROS MILITAR DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO

OSTENSIVO NORDOC - 01

FOLHA REGISTRO DE ALTERAES (FRA)

N. MODIF.

DOCUMENTO QUEDIVULGOU A MOD.

PGINAS ALTERADAS DATA RUBRICA

OSTENSIVO 20072


NORMAS PARA DOCUMENTAO ADMINISTRATIVA

E SEU ARQUIVAMENTO NO

CORPO DE BOMBEIROS MILITAR DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO

- NORDOC -

SUBSECRETARIA DE ESTADO DA DEFESA CIVIL

2007

FINALIDADE: NORMATIVA

2 EDIO (Revisada)

OSTENSIVO 20073


ATO DE APROVAO

APROVO, para emprego no CBMERJ, a publicao NORDOC - NORMAS PARA

DOCUMENTAO ADMINISTRATIVA E SEU ARQUIVAMENTO NO CORPO DE

BOMBEIROS MILITAR DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO

Rio de Janeiro, RJ.Em 30 de dezembro de 2006.

CARLOS ALBERTO DE CARVALHOCel BM

Secretrio de Estado da Defesa Civil e Comandante Geral do CBMERJ

OSTENSIVO 20074


INTRODUO

1 - PROPSITO

Esta publicao est dividida em 20 captulos, conforme descrito no ndice, e tem por finalidade

principal estabelecer procedimentos, no mbito do CBMERJ, para correspondncia administrativa,

enfocando os aspectos de sua elaborao, tramitao, arquivamento e destruio ou recolhimento ao

rgo responsvel pelo arquivamento de documentos no Estado do Rio de Janeiro. Estes aspectos esto

reunidos aqui para nortear a elaborao de todos os documentos do CBMERJ e servir como fonte de

consulta a todos os seus militares.

2 - CLASSIFICAO

Esta publicao classificada como publicao controlada, ostensiva e normativa e dever ser

distribuda a todas as OBMs do CBMERJ.

OSTENSIVO 20075


Sr. Secretrio de Estado da Defesa Civil e Comandante-Geral do CBMERJ:

Submeto esta proposta de padronizao dos documentos do Corpo de Bombeiros Militar do

Estado do Rio de Janeiro apreciao de Vossa Senhoria, colocando-me a disposio para dirimir

dvidas ou quaisquer outras necessidades.

Estas Normas so fruto de pesquisa feita durante trs anos e da reunio de minha experincia

do Major BM QOA/76 Gilberto Luiz Farias de Almeida, alm da colaborao do Major BM QOA/78

Pascoal da Silva Filho.

Informo tambm, que sua possvel adoo no resolver toda a complexidade de problemas

relativos documentao existentes, mas aliada introduo de disciplina especfica na grade

curricular dos cursos de formao, no s de oficiais (como j vem acontecendo na ABMDPII desde

de 2005) mas de praas tambm, poder contribuir para futuramente alcanarmos a excelncia no trato

com os documentos dentro CBMERJ.

O arquivamento e o controle protocolar de documentos deve ser alvo de maior ateno visando

ao aprimoramento e otimizao de todas as OBMs desta corporao. Cursos e palestras podem ser

ministrados com o objetivo de informar os mais antigos para que possam participar de todo este

processo. S no podemos nos entregar ao misonesmo que sempre teima em atravancar mudanas que

s almejam melhorar e modernizar.

Rio de Janeiro em 27 de dezembro de 2006.

Respeitosamente,

GILBERTO LUIZ FARIAS DE ALMEIDA JORGE LUS SERRA SCHIMIDT Major BM QOA/76 Professor

OSTENSIVO 20076


NDICE

CAPTULO 1DOCUMENTOS

1.1 - DOCUMENTO.................................................................................................................................. 141.2 - GRUPOS DE DOCUMENTOS......................................................................................................... 141.3 - DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS.......................................................................................... 14

1.3.1 - Documentos Normativos............................................................................................................ 141.3.2 - Documentos de Correspondncia... ........................................................................................... 151.3.3 - Documentos Declaratrios.......................................................................................................... 15

1.4 - INFORMAES GERAIS................................................................................................................ 16

CAPTULO 2CLASSIFICAO DOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

2.1 - CLASSIFICAES........................................................................................................................... 172.2 - MBITO............................................................................................................................................ 172.3 - PRECEDNCIA................................................................................................................................ 17

2.3.1 - Rotineira..................................................................................................................................... 172.3.2 - Urgente (U) ................................................................................................................................ 172.3.3 - Urgentssima (UU) .................................................................................................................... 18

2.4 - SEGURANA................................................................................................................................... 182.4.1 - Ostensivos................................................................................................................................... 182.4.2 - Sigilosos...................................................................................................................................... 18

2.5 - SIGILO............................................................................................................................................... 192.5.1 - Ultra-Secreto............................................................................................................................... 192.5.2 - Secreto........................................................................................................................................ 202.5.3 - Confidencial................................................................................................................................ 202.5.4 - Reservado................................................................................................................................... 20

2.6 - MARCAES DA PRECEDNCIA E DO SIGILO....................................................................... 202.6.1 - Local de Marcao...................................................................................................................... 202.6.2 - Carimbo...................................................................................................................................... 212.6.3 - Substituio de Carimbo............................................................................................................ 212.6.4 - Reproduo do Carimbo............................................................................................................ 21

2.7 - DOCUMENTO PESSOAL............................................................................................................... 222.8 - ANEXOS SIGILOSOS..................................................................................................................... 222.9 - ALTERAO DO GRAU DE SIGILO........................................................................................... 22

2.9.1 - Divulgao da Alterao do Grau de Sigilo............................................................................... 222.9.2 - Anotao da Alterao do Grau de Sigilo.................................................................................. 232.9.3 - Elevao do Grau de Sigilo........................................................................................................ 23

2.10 - CPIAS DE DOCUMENTOS SIGILOSOS................................................................................... 232.11 - DESCLASSIFICAO POR RETIRADA DE ANEXO............................................................... 23

CAPTULO 3COMPOSIO DOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

3.1 - CONTEDO...................................................................................................................................... 243.2 - COMPOSIO DOS DOCUMENTOS........................................................................................... 24

3.2.1 - Parte Bsica................................................................................................................................ 243.2.2 - Esttica e Metrificao............................................................................................................... 243.2.3 - Configuraes............................................................................................................................. 24

3.3 - CABEALHO. ................................................................................................................................. 263.4 - TIMBRE E NOME DA OBM........................................................................................................... 26

3.4.1 - Timbre. ....................................................................................................................................... 263.4.2 - Nome da OBM............................................................................................................................ 27

OSTENSIVO 20077


3.5 - GRUPO INDICADOR....................................................................................................................... 283.5.1 - Composio......................................................................................................................................... 283.5.2 - Regras de Escriturao........................................................................................................................ 28

3.6 - TTULO E NMERO DE ORDEM.......................................................................................................... 283.6.1 - Ttulo................................................................................................................................................... 283.6.2 - Nmero de Ordem.............................................................................................................................. 28

3.7 - LOCAL E DATA....................................................................................................................................... 303.8 - ORIGEM E DESTINATRIO.................................................................................................................. 30

3.8.1 - Origem............................................................................................................................................... 303.8.2 - Destinatrio........................................................................................................................................ 31

3.9 - VIA............................................................................................................................................................. 323.9.1 - Regras Gerais...................................................................................................................................... 32

3.10 - ASSUNTO................................................................................................................................................ 333.11 - REFERNCIA......................................................................................................................................... 33

3.11.1 - Dados de uma Referncia................................................................................................................. 333.11.2 - Regras Gerais.................................................................................................................................... 343.11.3 - Exemplos de Referncias.................................................................................................................. 35

3.12 - ANEXO.................................................................................................................................................... 363.12.1 - Dados de um Anexo.......................................................................................................................... 363.12.2 - Regras Gerais.................................................................................................................................... 36

3.13 - VOCATIVO............................................................................................................................................. 373.14 - TEXTO..................................................................................................................................................... 373.15 - TEXTOS DE CORRESPONDNCIA..................................................................................................... 37

3.15.1 - Diviso de Itens................................................................................................................................ 373.15.2 - Subdiviso de Itens........................................................................................................................... 383.15.3 - Subdiviso de Artigo........................................................................................................................ 39

3.16 - TEXTOS NORMATIVOS....................................................................................................................... 393.17 - TRANSCRIO DE TEXTOS............................................................................................................... 413.18 - VERBOS.................................................................................................................................................. 413.19 - FORMAS DE TRATAMENTO.............................................................................................................. 423.20 - QUALIFICATIVOS................................................................................................................................ 453.21 - REGRAS GERAIS DE TRATAMENTO................................................................................................ 46

3.21.1 - Referncias a Autoridades................................................................................................................ ...........................................................................................................

463.21.2 - Empregos de Possessivos.................................................................................................................. 463.21.3 - Representante Diplomtico............................................................................................................... 463.21.4 - Convites de Qualquer Natureza........................................................................................................ 46

3.22 - EMPREGO DE SIGLAS E ABREVIATURAS....................................................................................... 463.22.1 - Limitao de Uso.............................................................................................................................. 473.22.2 - Regras Gerais.................................................................................................................................... 47

3.23 - MENO A PESSOAL.......................................................................................................................... 473.23.1 - Oficiais............................................................................................................................................. 473.23.2 - Praas................................................................................................................................................ 483.23.3 - Pessoal Civil..................................................................................................................................... 483.23.4 - Militares da Reserva Remunerada e Reformados............................................................................ 48

3.24 - DATAS, HORAS E NMEROS............................................................................................................. 483.24.1 - Datas.................................................................................................................................................. 483.24.2 - Horas................................................................................................................................................. 493.24.3 - Nmeros............................................................................................................................................ 49

3.25 - FECHO DE CORTESIA.......................................................................................................................... 503.25.1 - "Respeitosamente," .......................................................................................................................... 503.25.2 - "Atenciosamente," ............................................................................................................................ 50

3.26 - ASSINATURA......................................................................................................................................... 513.27 - ASSINATURA POR ORDEM................................................................................................................. 51

3.27.1 - Regras de Digitao.......................................................................................................................... 513.27.2 - Regras Gerais.................................................................................................................................... 52

3.28 - ASSINATURA NO IMPEDIMENTO..................................................................................................... 533.28.1 - Regras de Digitao.......................................................................................................................... 533.28.2 - Regras Gerais............................................................................................................................ 54

OSTENSIVO 20078


3.29 - RUBRICA........................................................................................................................................ 543.30 - CPIAS AUTENTICADAS........................................................................................................... 54

3.30.1 - Regras Gerais............................................................................................................................ 553.30.2 - Uso Vedado de Cpias Autenticadas....................................................................................... 56

3.31 - RECONHECIMENTO DE FIRMA................................................................................................. 563.32 - PAGINAO.................................................................................................................................. 56

3.32.1 - Regras de Digitao.................................................................................................................. 563.32.2 - Regras Gerais............................................................................................................................ 56

3.33 - ELABORAO DE ANEXOS, APNDICES E ADENDOS....................................................... 573.33.1 - Identificao............................................................................................................................. 573.33.2 - Relao de Apndices e Adendos............................................................................................ 593.33.3 - Assinatura................................................................................................................................. 593.33.4 - Anexo No Apenso ao Documento.......................................................................................... 593.33.5 - Grau de Sigilo........................................................................................................................... 59

3.34 - DIVULGAO DE DOCUMENTOS............................................................................................ 593.34.1 - Cpias....................................................................................................................................... 603.34.2 - Distribuio............................................................................................................................... 60

3.35 - QUANTIDADE DE EXEMPLARES.............................................................................................. 603.35.1 - Escriturao.............................................................................................................................. 603.35.2 - Destinao Especfica............................................................................................................... 60

3.36 - INDICAO DE "Cpias:" ........................................................................................................... 613.36.1 - As Seguintes Regras Gerais Sero Obedecidas....................................................................... 62

3.37 - INDICAO DE "Distribuio:"................................................................................................... 633.37.1 - Regras de Digitao.................................................................................................................. 633.37.2 - Regras Gerais............................................................................................................................ 64

3.38 - PGINAS EM CONTINUAO................................................................................................... 64

CAPTULO 4CICLO DE PROCESSAMENTO

4.1 - CONCEITUAO............................................................................................................................ 654.2 - RECEPO....................................................................................................................................... 654.3 - SELEO......................................................................................................................................... 654.4 - DISTRIBUIO INTERNA (TRAMITAO).............................................................................. 664.5 - ESTUDO............................................................................................................................................ 664.6 - ELABORAO. .............................................................................................................................. 66

4.6.1 - Documento Tramitando Fisicamente.......................................................................................... 664.7 - EXPEDIO. ................................................................................................................................... 664.8 - USO DE ENVELOPE........................................................................................................................ 68

4.8.1 - Ultra-Secretos e Secretos............................................................................................................ 684.8.2 - Confidenciais e Reservados........................................................................................................ 684.8.3 - Ostensivos. ................................................................................................................................. 684.8.4 - Dispensa de Envelope................................................................................................................. 684.8.5 - Etiqueta....................................................................................................................................... 694.8.6 - Carimbo da OBM....................................................................................................................... 69

4.9 - USO DO SOBRESCRITO................................................................................................................. 694.9.1 - mbito Interno........................................................................................................................... 694.9.2 - mbito Externo.......................................................................................................................... 70

4.10 - ARQUIVAMENTO......................................................................................................................... 714.10.1 - Documentos Recebidos............................................................................................................ 714.10.2 - Documentos Expedidos............................................................................................................ 714.10.3 - Despacho................................................................................................................................... 71

4.11 - PRAZO DE ARQUIVAMENTO.................................................................................................... 724.12 - SISTEMA DE CONTROLE DE DOCUMENTOS......................................................................... 73

OSTENSIVO 20079


CAPTULO 5RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS E PUBLICAES AO ARQUIVO

5.1 - CONCEITUAO............................................................................................................................ 745.2 - FORMAS DE RECOLHIMENTO.................................................................................................... 745.3 - DOCUMENTOS DE RECOLHIMENTO IMEDIATO.................................................................... 745.4 - DOCUMENTOS DE RECOLHIMENTO PROGRAMADO........................................................... 755.5 - DOCUMENTOS ESPECIAIS........................................................................................................... 755.6 - TRIAGEM......................................................................................................................................... 765.7 - COMISSO DE TRIAGEM............................................................................................................. 765.8 - DOCUMENTOS A SEREM RECOLHIDOS................................................................................... 765.9 - TRIAGEM DOS DOCUMENTOS CLASSIFICADOS.................................................................... 775.10 - NORMAS PARA A REMESSA DE DOCUMENTOS.................................................................. 775.11 - MICROFILMAGEM....................................................................................................................... 785.12 - DISPOSIES GERAIS ................................................................................................................ 78

CAPTULO 6ORDEM DO DIA (OD)

6.1 - DEFINIO..................................................................................................................................... 796.2 - COMPOSIO................................................................................................................................. 796.3 - DISTRIBUIO.............................................................................................................................. 796.4 - MODELOS........................................................................................................................................ 79

CAPTULO 7ORDEM INTERNA (OI)

7.1 - DEFINIO...................................................................................................................................... 817.2 - DISTRIBUIO............................................................................................................................... 817.3 - COLETNEA................................................................................................................................... 817.4 - MODIFICAO............................................................................................................................... 817.5 - MARCAO.................................................................................................................................... 817.6 - MODELOS........................................................................................................................................ 81

CAPTULO 8ORDEM DE SERVIO (OS)

8.1 - DEFINIO...................................................................................................................................... 858.2 - DISTRIBUIO............................................................................................................................... 858.3 - MODELOS........................................................................................................................................ 85

CAPTULO 9PORTARIA (Port)

9.1 - DEFINIO...................................................................................................................................... 889.2 - COMPOSIO................................................................................................................................. 889.3 - DISTRIBUIO............................................................................................................................... 899.4 - ALTERAO................................................................................................................................... 90

9.4.1 - Correo Expedita...................................................................................................................... 909.4.2 - Ratificao.................................................................................................................................. 90

9.5 - PORTARIAS EM VIGOR................................................................................................................. 909.5.1 - Coleta de Dados.......................................................................................................................... 909.5.2 - Lista de Verificao Anual (LVA)............................................................................................. 90

9.6 - DELEGAO DE COMPETNCIA............................................................................................... 909.7 - MODELOS........................................................................................................................................ 90

OSTENSIVO 200710


CAPTULO 10ATESTADO

10.1 - DEFINIO.................................................................................................................................... 9310.2 - CARIMBO DA OBM...................................................................................................................... 9310.3 - MODELOS...................................................................................................................................... 93

CAPTULO 11CARTA E CARTO

11.1 - DEFINIES.................................................................................................................................. 9611.2 - COMPOSIO DA CARTA......................................................................................................... 9611.3 - COMPOSIO DO CARTO....................................................................................................... 96

11.3.1 - Convite...................................................................................................................................... 9611.3.2 - Formato Padro........................................................................................................................ 96

11.4 - MODELOS...................................................................................................................................... 96

CAPTULO 12CIRCULAR (Circ.)

12.1 - DEFINIO................................................................................................................................... 9912.3 - REGRAS GERAIS......................................................................................................................... 9912.4 - ALTERAO/CANCELAMENTO.............................................................................................. 99

12.4.1 - Correo Expedita.................................................................................................................... 10012.4.2 - Ratificao................................................................................................................................ 100

12.5 - MODELOS...................................................................................................................................... 100

CAPTULO 13CERTIDO

13.1 - DEFINIO................................................................................................................................... 10313.1.1 - Solicitao............................................................................................................................... 10313.1.2 - Tipos........................................................................................................................................ 103

13.2 - REGRAS GERAIS......................................................................................................................... 10313.2.1 - Elaborao............................................................................................................................... 10413.2.2 - Cpias...................................................................................................................................... 10413.2.3 - Carimbo da OBM..................................................................................................................... 104

13.3 - CASOS ESPECIAIS.................................................................................................................. 10413.4 - MODELOS...................................................................................................................................... 104

CAPTULO 14DESPACHO (Desp)

14.1 - DEFINIO.................................................................................................................................... 10714.1.1 - Utilizao.................................................................................................................................. 10714.1.2 - Expediente................................................................................................................................ 107

14.2 - CPIAS........................................................................................................................................... 10714.3 - ALTERAO DE ANEXOS.......................................................................................................... 108

14.3.1 - Sem Alterao........................................................................................................................... 10814.3.2 - Retirada..................................................................................................................................... 10814.3.3 - Incluso..................................................................................................................................... 10814.3.4 - Retirada e Incluso Simultneas.............................................................................................. 108

14.4 - TRAMITAO VIA .................................................................................................................. 10914.5 - ARQUIVAMENTO......................................................................................................................... 10914.6 - PAGINAO.................................................................................................................................. 11014.7 - TRANSUNTO................................................................................................................................. 11014.8 - SOLICITAO DE CPIAS......................................................................................................... 11014.9 - DESPACHO EM DOCUMENTOS................................................................................................ 11014.10 - REGRAS GERAIS........................................................................................................................ 11014.11 - DESPACHOS................................................................................................................................ 11114.12 - MODELOS.................................................................................................................................... 111

OSTENSIVO 200711


CAPTULO 15MEMORANDO (Memo.)

15.1 - DEFINIO.................................................................................................................................... 11415.2 - TEXTO............................................................................................................................................ 11415.3 - ALTERAO/CANCELAMENTO............................................................................................... 11415.4 - LVA................................................................................................................................................. 11415.5 - MODELOS...................................................................................................................................... 114

CAPTULO 16OFCIO (Of.)

16.1 - DEFINIO................................................................................................................................... 11716.2 - TEXTO............................................................................................................................................ 11716.3 - DESPACHO POR CARIMBO....................................................................................................... 11716.4 - REGRA GERAL.............................................................................................................................. 11716.5 - MODELOS...................................................................................................................................... 117

CAPTULO 17OFCIO EXTERNO (Of. Ext.)

17.1 - DEFINIO.................................................................................................................................... 12017.2 - COMPOSIO............................................................................................................................... 120

17.2.1 - Timbre, Nome da OBM e Endereo........................................................................................ 12017.2.2 - Tipo e Nmero do Expediente, Seguido da Sigla da OBM que o Expede............................... 12017.2.3 - Local e Data.............................................................................................................................. 12017.2.4 - Assunto..................................................................................................................................... 12017.2.5 - Destinatrio............................................................................................................................... 12117.2.6 - Texto......................................................................................................................................... 12117.2.7 - Fecho........................................................................................................................................ 12217.2.8 - Assinatura................................................................................................................................. 122

17.3 - REGRAS GERAIS.......................................................................................................................... 12217.4 - MODELOS...................................................................................................................................... 122

CAPTULO 18PARECER (Par)

18.1 - DEFINIO.................................................................................................................................... 12518.2 - COMPOSIO............................................................................................................................... 12518.5 - MODELOS...................................................................................................................................... 125

125

CAPTULO 19PARTE

19.1 - DEFINIO.................................................................................................................................... 12819.2 - USO................................................................................................................................................. 12819.3 - MODELOS...................................................................................................................................... 128

OSTENSIVO 200712


CAPTULO 20REQUERIMENTO (Req)

20.1 - DEFINIO................................................................................................................................... 13120.2 - COMPOSIO.............................................................................................................................. 131

20.2.1 - Composio do Texto............................................................................................................... 13120.2.2 - Requerente................................................................................................................................ 13120.2.3 - Assunto..................................................................................................................................... 13120.2.4 - Amparo Legal........................................................................................................................... 132

20.3 - TRAMITAO............................................................................................................................... 13220.3.1 - Elaborao................................................................................................................................ 13220.3.2 - Rubrica...................................................................................................................................... 13220.3.3 - Encaminhamento...................................................................................................................... 13220.3.4 - Conhecimento........................................................................................................................... 13320.3.5 - Novos Documentos................................................................................................................... 13320.3.6 - Restituio................................................................................................................................ 133

20.4 - REGRAS GERAIS.......................................................................................................................... 13420.5 - MODELOS...................................................................................................................................... 134

ANEXO A (NDICE DE LEGISLAO PERTINENTE).................................................................. 137

ANEXO B (ABREVIATURAS E SIGLAS DE USO COMUM).......................................................... 139

ANEXO C (PAPELETA DE ENCAMINHAMENTO)........................................................................ 147

OSTENSIVO 200713


CAPTULO 1

DOCUMENTOS

1.1 - DOCUMENTO

o registro de uma informao, independentemente da natureza do suporte que a contm.

1.2 - GRUPOS DE DOCUMENTOS

Os documentos de interesse do CBMERJ esto enquadrados nos seguintes grupos:

- Documentos Administrativos (DA);

- Documentos Operativos;

- Publicaes;

- Documentos Especiais.

Estas Normas tratam, para fim de elaborao, somente dos DA e, para fins de recolhimento ao

rgo responsvel pelo arquivamento de documentos no Estado do Rio de Janeiro, de todos os acima

citados

1.3 - DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

Visam divulgao de normas, transmisso de ordens e decises, esclarecimento de situaes,

declarao de direitos, especificao de materiais e ao estabelecimento de procedimentos tcnicos.

Subdividem-se nos seguintes tipos:

- Documentos Normativos;

- Documentos de Correspondncia;

- Documentos Declaratrios.

1.3.1 - Documentos Normativos

Destes documentos, apenas os abaixo relacionados sero tratados por estas Normas:

- Instruo Normativa (IN);

- Instruo Permanente (INST);

OSTENSIVO 200714


- Norma Permanente (NORM);

- Ordem Interna (OI);

- Portaria (Port).

1.3.2 - Documentos de Correspondncia

No CBMERJ os documentos de Correspondncia so:

- Carta;

- Carto;

- Circular (Circ.);

- Despacho (Desp.);

- Memorando (Memo.);

- Ofcio (Of.);

- Ofcio Externo (Of. Ext.);

- Parte;

- Requerimento (Req.).

1.3.3 - Documentos Declaratrios

No CBMERJ os Documentos Declaratrios so:

- Atestado;

- Certido;

- Ordem do Dia (OD);

- Ordem Interna (OI);

- Ordem de Servio (OS);

- Parecer (Par);

- Portaria (Port.).

OSTENSIVO 200715


1.4 - INFORMAES GERAIS

As definies, formataes e exemplos dos diversos documentos sero apresentadas nos

captulos que tratam de cada um.

A elaborao de DA de carter especfico (no tratado nestas normas), regulada conforme

normas estabelecidas por autoridade competente, deve observar o contido em suas respectivas normas.

As legislaes que regulamentam assuntos tratados nestas Normas, bem como as especificaes

tcnicas do papel usado na elaborao de documentos utilizados no Servio Pblico, esto definidas no

Anexo A destas Normas.

OSTENSIVO 200716


CAPTULO 2

CLASSIFICAO DOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

2.1 - CLASSIFICAES

Os DA so classificados levando-se em conta os seguintes aspectos:

- mbito;

- Precedncia;

- Segurana;

- Sigilo.

2.2 - MBITO

Os DA classificam-se em:

- INTERNOS - tramitados exclusivamente entre organizaes do CBMERJ;

- EXTERNOS - tramitados entre organizaes do CBMERJ e entidades extra CBMERJ.

2.3 - PRECEDNCIA

A tramitao dos DA far-se- de acordo com a seguinte precedncia:

2.3.1 - Rotineira

Precedncia atribuda maioria dos documentos, de mbito interno e externo, devendo ser

observado o prazo mximo de oito dias teis para despacho ou concluso.

.

2.3.2 - Urgente (U)

o grau de precedncia atribudo aos documentos, de mbito interno, que devam receber

prioridade sobre os ROTINEIROS, a fim de que seu estudo e soluo se faam com tempestividade,

devendo ser observado o prazo mximo de quarenta e oito horas para despacho e concluso.

OSTENSIVO 200717


2.3.3 - Urgentssima (UU)

Grau de precedncia dado aos documentos, de mbito interno e externo, cuja tramitao exija

ao ou conhecimento imediato do recebedor.

2.4 - SEGURANA

Quanto s precaues de segurana, os DA classificam-se em:

2.4.1 - Ostensivos

So documentos cujo acesso irrestrito, no havendo limitao explcita de conhecimento e de

divulgao no mbito interno. Sua divulgao extra CBMERJ, contudo, depende de prvia autorizao

superior, ou se d em conformidade com os dispositivos legais em vigor.

2.4.2 - Sigilosos

So documentos cujo acesso restrito, de acordo com a natureza de seu contedo e tendo em

vista a convenincia de limitar sua divulgao s pessoas que tm necessidade de conhec-lo.

Considerando a possibilidade de acesso indevido aos sistemas operacionais de

microcomputadores e redes, e visando garantir a segurana no trato de documentos sigilosos, alguns

procedimentos devem ser executados:

a) quanto ao sigilo, tramitaro por meio eletrnico quaisquer documentos independentemente do seu

grau de sigilo;

b) os documentos sigilosos sero obrigatoriamente, depois de assinados, criptografados, de acordo

com os mtodos criptogrficos em vigor;

c) os documentos com grau de sigilo RESERVADO e CONFIDENCIAL levaro apenas uma cifra;

d) os documentos com grau de sigilo SECRETO e ULTRA-SECRETO sero duplamente cifrados;

e) os documentos eltricos ou eletrnicos, mesmo ostensivos, quando tramitados por via extra

CBMERJ (por ex.: INTERNET), devero ser cifrados;

OSTENSIVO 200718


f) no devero ser mantidos documentos sigilosos, em texto claro, nas redes locais das OBM, nem nas

unidades de disco rgido (winchester) dos microcomputadores, devendo ter o mesmo tratamento de

material classificado;

g) o acesso a assunto sigiloso s ser permitido pessoa que, possuindo Credencial de Segurana,

tenha necessidade de conhec-lo. Essa necessidade decorre do efetivo exerccio de cargo, funo ou

atividade, no advindo automaticamente do grau hierrquico ou posio dessa pessoa; e

h) podero ser elaborados extratos de documentos sigilosos destinados divulgao ou execuo, que

recebero classificao sigilosa igual ou inferior do documento original, dependendo do contedo

transcrito. Esses extratos, levando em conta a possvel reclassificao de sigilo mencionada,

respeitaro as seguintes condies:

I) Ultra-Secretos e Secretos

Dependem de permisso das autoridades de origem dos documentos ou de autoridades

superiores;

II) Confidenciais e Reservados

Sero realizados sob responsabilidade das autoridades destinatrias, desde que no haja expressa

determinao em contrrio.

2.5 - SIGILO

Quanto aos graus de sigilo, os DA classificam-se em:

2.5.1 - Ultra-Secreto

O grau de sigilo ULTRA-SECRETO ser atribudo aos documentos que requeiram excepcionais

medidas de segurana, cujo teor ou caractersticas s devam ser do conhecimento de pessoas

intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.

Tm competncia para atribuir o grau de sigilo ULTRA-SECRETO: os chefes dos Poderes

Executivo, Legislativo e Judicirio Federal.

OSTENSIVO 200719


2.5.2 - Secreto

O grau de sigilo SECRETO ser atribudo aos documentos que requeiram rigorosas medidas de

segurana e cujo teor ou caractersticas possam ser do conhecimento de agentes pblicos que, embora

sem ligao ntima com seu estudo ou manuseio, sejam autorizados a deles tomarem conhecimento em

razo de sua responsabilidade funcional.

Tm competncia para atribuir o grau de sigilo SECRETO, alm das autoridades mencionadas

no subitem 2.5.1, o Subsecretrio de Estado de Defesa Civil e os Titulares de OBMs.

2.5.3 - Confidencial

O grau de sigilo CONFIDENCIAL ser atribudo aos documentos cujo conhecimento e

divulgao possam ser prejudiciais aos interesses do Estado ou do Pas.

Tm competncia para atribuir o grau de sigilo CONFIDENCIAL: as autoridades mencionadas

nos subitens 2.5.1 e 2.5.2 acima e os demais Oficiais Superiores.

2.5.4 - Reservado

O grau de sigilo RESERVADO ser dado aos documentos que no devam, imediatamente, ser

do conhecimento do pblico em geral.

Tm competncia para atribuir o grau de sigilo RESERVADO, alm das autoridades

mencionadas nos subitens 2.5.1, 2.5.2 e 2.5.3, os Oficiais Intermedirios e Subalternos.

2.6 - MARCAES DA PRECEDNCIA E DO SIGILO

Todas as pginas de documentos sero marcadas com a precedncia e grau de sigilo, exceto os

de rotina e os ostensivos.

2.6.1 - Local de Marcao

a) Precedncia - a marcao ser, aproximadamente, a 10mm das margens superior e inferior, direita,

obedecendo ao contido na alnea c) do subitem 3.2.3, destas Normas.

b) Grau de Sigilo - a marcao ser centralizada no alto e no rodap de cada pgina, obedecendo ao

contido na alnea c) do subitem 3.2.3, destas Normas.

OSTENSIVO 200720


c) Grau de Sigilo e Precedncia - no caso de um documento necessitar das duas marcaes, a da

precedncia ser aposta abaixo da do grau de sigilo.

Exemplo de marcao no alto da pgina:

CONFIDENCIAL

URGENTE

Exemplo de marcao no rodap da pgina:

CONFIDENCIAL

URGENTE

1 de 3

2.6.2 - Carimbo

O carimbo de marcao utilizar letras de cerca de 2,5mm (largura) por 3mm (altura), espaadas

0,5mm entre si.

2.6.3 - Substituio de Carimbo

Ser permitido na preparao de documentos utilizando Editor de Texto o contido na alnea c) do

subitem 3.2.3, destas Normas.

2.6.4 - Reproduo do Carimbo

Tambm ser permitido, sempre que assim for mais aceitvel, carimbar primeiro o documento

original para posterior reproduo xerogrfica.

OSTENSIVO 200721


2.7 - DOCUMENTO PESSOAL

Quando somente o destinatrio deva tomar conhecimento do assunto, o documento ser

classificado como PESSOAL, marcando-se o envelope e a primeira pgina do documento com a

palavra PESSOAL, obedecendo-se s regras j estabelecidas no artigo anterior.

O documento com a classificao PESSOAL, com sigilo inferior a CONFIDENCIAL ser

tratado como documento de grau de sigilo equivalente a CONFIDENCIAL.

2.8 - ANEXOS SIGILOSOS

O documento que contiver anexos sigilosos ser classificado com o grau de sigilo igual ou

superior ao maior grau indicado nesses anexos.

2.9 - ALTERAO DO GRAU DE SIGILO

Um documento poder ter o seu grau de sigilo alterado nos seguintes casos:

- pela autoridade que o classificou inicialmente;

- por autoridade hierarquicamente superior na cadeia de comando;

- pelo SUBSEDEC, CG e ODS (rgo de Direo Setorial), independentemente de subordinao da

autoridade que o classificou;

- pela incluso ou retirada de anexos (qualquer autoridade);

- pela transcrio parcial ou total de informao sigilosa, desde que tal fato comprometa a segurana da

informao no seu todo (qualquer autoridade).

2.9.1 - Divulgao da Alterao do Grau de Sigilo

A autoridade que alterar o grau de sigilo de um documento, ou desclassific-lo, dever divulgar

tal fato por meio de documento especfico (ofcio, circular ou mensagem). Essa alterao ser

declarada no texto do documento, no item destinado s informaes complementares, no caso dele ter

continuidade.

OSTENSIVO 200722


2.9.2 - Anotao da Alterao do Grau de Sigilo

Os possuidores de documentos sigilosos (original e cpias) devero fazer a seguinte anotao na

primeira pgina do documento, podendo ser manuscrita:

"Documento desclassificado de acordo _________________________________" ou(documento que divulgou a alterao)

"Grau de sigilo alterado para __________ de acordo com ___________________" (novo grau de sigilo) (documento que divulgou a alterao)

2.9.3 - Elevao do Grau de Sigilo

Qualquer autoridade poder elevar a classificao de um expediente, desde que nele tenha

includo matria de maior grau de sigilo.

Essa alterao ser declarada no texto do documento, no item destinado s informaes

complementares.

2.10 - CPIAS DE DOCUMENTOS SIGILOSOS

Quando se tratar de assunto sigiloso, alm da cpia destinada ao arquivo classificado, ser

extrada uma cpia cega para o arquivo ostensivo da OBM expedidora. Nesta cpia sero omitidos: a

referncia; o anexo e todo o texto, inclusive a numerao dos itens.

Na indicao Assunto ser escrita apenas a palavra "SIGILOSO".

A distribuio de cpias de documentos sigilosos deve ser restrita ao menor nmero possvel e

deve seguir as determinaes previstas para tais casos na legislao vigente.

2.11 - DESCLASSIFICAO POR RETIRADA DE ANEXO

Os Documentos de Correspondncia - principalmente Ofcios e Circulares - classificados como

sigilosos, unicamente por encaminharem anexo sigiloso, sero desclassificados to logo seja retirado

esse anexo e contero um item a mais no texto vazado, nos seguintes, termos:

Este documento ficar automaticamente desclassificado logo depois de retirado o anexo". As cpias

sem anexos sigilosos estaro automaticamente desclassificadas, no sendo necessrio confeccionar

cpia cega.

OSTENSIVO 200723


CAPTULO 3

COMPOSIO DOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

3.1 - CONTEDO

Este captulo trata exclusivamente dos elementos bsicos comuns a diversos DA. Os no

mencionados sero tratados em captulos prprios.

3.2 - COMPOSIO DOS DOCUMENTOS

3.2.1 - Parte Bsica

Os DAs no CBMERJ contm as seguintes partes bsicas:

Cabealho;

Texto;

Assinatura;

Distribuio ou Cpias.

3.2.2 - Esttica e Metrificao

A esttica e a metrificao dos diversos tipos de documentos sero apresentadas nos modelos e

formas grficas em captulos prprios, que tratam sobre cada um.

3.2.3 - Configuraes

a) Softwares

Cabe SUBSEDEC divulgar os aplicativos padronizados para uso no CBMERJ.

b) Tipo de arquivo

Deve ser utilizado, preferencialmente, o formato de arquivo Rich Text (*.rtf) nos documentos

de texto, principalmente nos documentos que sero enviados para rgo extra CBMERJ.

OSTENSIVO 200724


c) Tipo de letra

Ser utilizada a letra com fonte Times New Roman, estilo Normal, na cor preta e tamanho

12 para o texto em geral, 11 nas citaes e 10 nas notas de rodap. No deve haver abuso no uso de

negrito, itlico, sublinhado, letras maisculas, sombreado, sombra, relevo, bordas ou qualquer outra

forma de formatao que afete a elegncia e a sobriedade do documento.

Para o SIGILO e para a PRECEDNCIA, ser empregada a fonte "Arial Black", Normal,

tamanho "14", na cor preta, em negrito.

Para smbolos no existentes na fonte Times New Roman, podero ser utilizadas as fontes

Symbol e Wingdings.

d) Tipo de papel

Empregar como tamanho de papel para impresso o "A4" (210x297mm).

e) Margens

Esquerda: 3,0 cm.

Direita: 2,0 cm.

Superior e Inferior: devero ser empregadas aquelas que, levando em conta o cabealho e o

rodap do editor de texto, procure atender, no que for possvel, o estabelecido para os demais DAs. O

incio de cada pargrafo do texto dever ter um afastamento mnimo 2,5cm da margem esquerda.

f) Uso de cores

A cor padro da fonte a ser empregada na elaborao dos documentos ser preta.

Outras cores podero ser excepcionalmente e criteriosamente utilizadas, visando a um melhor

entendimento, principalmente no uso de desenhos e grficos. Entretanto, dever ser observada a

possibilidade de o destinatrio no possuir equipamentos com recursos necessrios impresso ou

reproduo desses documentos.

g) Impresso

Os DA e seus anexos podero ser impressos em ambas as faces do papel. Neste caso, as margens

esquerda e direita tero as distncias invertidas nas pginas pares (margem espelho).

OSTENSIVO 200725


3.3 - CABEALHO

O Cabealho poder conter as seguintes indicaes, de acordo com o DA:

Timbre, Nome da OBM, Grupo Indicador, Ttulo e Nmero de Ordem, Local e Data, Origem,

Destinatrio, Via, Assunto, Referncia, Anexo e Vocativo.

3.4 - TIMBRE E NOME DA OBM

O modelo padro utilizado nos documentos administrativos da SUBSEDEC e do CBMERJ

obedece aos ditames da Lei Estadual nmero 5588, de 05 de outubro de 1965, e das Portarias

subseqentes que versam sobre a utilizao de brases e a padronizao dos modelos de documentos.

No utilizar nome de OBM em documentos assinados pelo Comandante-Geral.

3.4.1 - Timbre

Constituio do modelo para os documentos administrativos no mbito externo e interno:

a) para tramitao externa:MODELO SUBSEDEC

GOVERNO DO ESTADO DO RIO DE JANEIROSUBSECRETARIA DE ESTADO DE DEFESA CIVIL

(RGO DE ORIGEM)

.....................................................................................................................................................................

MODELO CBMERJ

SUBSECRETARIA DE ESTADO DE DEFESA CIVILCORPO DE BOMBEIROS MILITAR DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO

(OBM DE ORIGEM)

OSTENSIVO 200726


b) para tramitao interna:MODELO SUBSEDEC

SUBSECRETARIA DE ESTADO DE DEFESA CIVIL(RGO DE ORIGEM)

...................................................................................................................................................MODELO CBMERJ

CORPO DE BOMBEIROS MILITAR DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO(RGO DE DIREO SETORIAL OU DE COMANDO DE REA)

(OBM DE ORIGEM)

Obs.: Admite-se a impresso dos smbolos acima em preto e branco.

3.4.2 - Nome da OBM

utilizado nos documentos e identifica a OBM expedidora. Nos documentos de mbito interno,

quando o nome por extenso no couber numa nica linha, poder ser abreviado.

Exemplo: ABMDPII

Obs.: o nome da OBM deve ser colocado na ltima linha do cabealho abaixo do timbre.

Nos demais documentos, o nome da OBM dever ser escrito por completo e por extenso, exceto

os numerais.

Exemplos: 1. GRUPAMENTO DE BOMBEIRO MILITAR

Quando o documento possuir Grupo Indicador, manter o mnimo de cinco espaos entre o ltimo

caractere deste e o primeiro do nome da OBM.

Os nomes muito extensos podero ser separados em duas ou trs linhas, sem diviso de palavras,

de modo que a linha inferior seja ligeiramente menor que a superior.

Nos documentos assinados pelo CG colocar: GABINETE DO COMANDO-GERAL

OSTENSIVO 200727


3.5 - GRUPO INDICADOR

3.5.1 - Composio

O Grupo Indicador usado nos DAs, exceto nos Documentos Normativos - INST, IN, NORM e

OI, compe-se de cinco elementos, conforme exemplificado abaixo:

Exemplo: VA/LG/32/P

F-1209/2000

Em que:

VA/LG/32/P

F-1209/2000 - Protocolo, quando houver, seguido do ano (5. elemento)

3.5.2 - Regras de Escriturao

a) os quatro primeiros elementos, de escriturao obrigatria, so definidos internamente pela OBM.

b) a escriturao do quinto elemento utilizada nos seguintes casos:

I) quando for utilizado o Despacho, este dever conter o nmero do Protocolo que a OBM atribuiu ao

documento inicial, seguido do ano de sua elaborao;

II) quando a elaborao de um documento conseqncia de outro, o novo documento conter o

protocolo do anterior, mantendo-se o ano em que este foi elaborado.

3.6 - TTULO E NMERO DE ORDEM

Usados na maioria dos DA.

3.6.1 - Ttulo

Identifica o tipo de documento. Usa-se, comumente, uma expresso-ttulo no Cabealho,

normalmente antecedendo o Nmero de Ordem.

3.6.2 - Nmero de Ordem

Identifica e individualiza um documento, podendo ser de uma das seguintes formas:

OSTENSIVO 200728

Classificao sugerida para o arquivamento (4 elemento) de acordo com o item 4.11, destas Normas

Elemento Organizacional da OBM (3 elemento)

Identifica o Redator (2 elemento)

Identifica o Digitador (1 elemento)


a) Seqncia Anual

Atribudo seqencialmente, recomeando pela unidade a cada ano, exclusiva para cada tipo de

documento. Os nmeros no devem ser complementados com zeros esquerda de nmeros

significativos;

b) Seqncia Departamental

I) forma de numerao em que o rgo que elabora o documento identifica, por uma regra lgica de

formao, o setor responsvel pelo assunto ou o prprio assunto, a sua ordem seqencial e a sua

edio. Este tipo de numerao usado para Documentos Normativos, excetuando-se Portaria,

Publicao, Regulamento e Regimento Interno.

Exemplos: OI N. 20-02

OI N. 10-01

II) o Nmero de Ordem de um documento cancelado ou renumerado s ser reaproveitado aps dois

anos. Durante esse tempo, o documento cancelado permanecer relacionado na Lista de Verificao

Anual (LVA), e na coluna "Assunto" figurar a palavra "cancelado", bem como sua respectiva data.

III) a reedio do documento normativo ser indicada por uma letra maiscula aps o nmero,

comeando com A, que indica a primeira reedio do documento, conseqentemente cancelando a

edio anterior.

Exemplos: 30-01A (O documento 30-01 foi reeditado uma vez)

20-05C (O doc. 20-05 est na quarta verso e terceira reedio)

IV) Atestado, Carta, Carto, Requerimento e Certido, normalmente, no so numerados. Todavia,

caso julgado conveniente, as OBMs que utilizam com freqncia alguns dos documentos acima citados

podero numer-los.

V) o Nmero de Ordem, quando enunciado verbalmente, deve s-lo pelo nmero e no pela seqncia

de algarismos, salvo se for o segundo componente de nmero separado por trao de unio e inferior a

dez. Os sinais grficos de separao entre partes componentes do Nmero de Ordem tambm no

devem ser pronunciados.

OSTENSIVO 200729


Exemplos:

- Ordem de Servio n. 127/1997, leia-se: "Ordem de Servio nmero cento e vinte

sete de mil novecentos e noventa e sete";

- Ordem Interna N. 20-12, leia-se: Ordem Interna nmero vinte, doze".

3.7 - LOCAL E DATA

a) nos documentos de mbito interno, o local (municpio) em que foi assinado, digitado, seguido da

sigla da Unidade da Federao (UF), com alinhamento direita, e, na linha abaixo, a data, conforme

exemplificado a seguir:

Exemplo:

SO GONALO, RJ.

Em 1. de janeiro de 1998.

b) nos documentos de mbito externo, o local (municpio) e a data em que foi assinado, digitado por

extenso, excluindo a UF, com alinhamento direita:

Niteri, 15 de maro de 2000.

c) no mbito interno de uma OBM, no se utiliza o local de procedncia nem a sigla da Unidade da

Federao:

Em 1. de janeiro de 2000.

3.8 - ORIGEM E DESTINATRIO

Este artigo versa somente sobre os documentos que possuem Origem e Destinatrio

explicitamente declarados no Cabealho.

3.8.1 - Origem

Ser escriturada usando-se a denominao oficial do cargo da autoridade expedidora, precedido

de "Do:" ou Da: conforme o caso.

OSTENSIVO 200730


3.8.2 - Destinatrio

Sero destinatrios de DA o SUBSEDEC , O CG, os Titulares de OBMs e o Chefe do Estado-

Maior. A este ltimo, somente podero ser endereados DAs que tratem de assuntos de rotina,

conforme definido no item. 3.10.

A indicao de destinatrio ser escriturada utilizando-se a forma de tratamento e a denominao

oficial do cargo, precedida de Ao: (ou ; conforme o caso), como j apresentado nos vrios

exemplos de documentos contidos nestas Normas.

As seguintes regras bsicas so aplicveis:

a) a autoridade em exerccio interino faz jus forma de tratamento devida ao cargo que estiver

ocupando.

b) quando um documento for endereado a vrias autoridades, estas sero relacionadas em seqncia

hierrquica, precedido de "Ao:"

I) havendo mais de uma autoridade de mesmo posto, estas podero ser apresentadas em ordem

alfabtica de seus cargos.

II) o nmero de originais ser igual ao nmero de destinatrios, sendo todos assinados pela autoridade

expedidora.

III) no endereamento ser usada a forma de tratamento, devida a cada um dos destinatrios.

IV) no texto, quando houver autoridades de diferentes formas de tratamento relacionados no

endereamento, o tratamento ser o dispensado autoridade de maior grau hierrquico.

c) sero evitadas redundncias na escriturao do Destinatrio. Assim, para no escrever "Secretrio da

Secretaria" e casos similares nas Diretorias, ser suprimida a primeira palavra do nome dessas OBMs.

Exemplos: Sr. Diretor Geral de Finanas

OSTENSIVO 200731


3.9 - VIA

A tramitao "Via" s se aplica a documentos de mbito interno que, antes do Destinatrio final,

tenha que tramitar por autoridades que devam conhecer ou se manifestar sobre o assunto. Dever ser

observado o previsto no subitem 3.36.1 sendo escriturada conforme exemplificado a seguir:

Exemplo:

Do: Diretor

Ao: Sr. Subsecretrio de Estado da Defesa Civil

Via: Sr. Diretor Geral de Apoio Logstico

Sr. Diretor Geral de Pessoal

Sr. Diretor Geral de Finanas

3.9.1 - Regras Gerais

a) a ordem de tramitao "Via" independe da antiguidade das autoridades endereadas, prevalecendo a

necessidade de quem deve conhecer primeiro.

b) evitar tramitaes desnecessrias.

c) os documentos "Via" permitem que - caso a autoridade intermediria nada tenha a comentar ou

acrescentar - seu encaminhamento ao Destinatrio (ou prxima autoridade "Via") se d sem a

elaborao de despacho.

Neste caso, a autoridade intermediria apor sua rubrica no documento, sobre o carimbo da

OBM, colocado no verso da primeira folha do original e cpias, acompanhada da data em que est

rubricando.

d) quando uma autoridade "Via" desejar que outra no includa na tramitao "Via" inicial, tome

conhecimento ou se pronuncie, poder despachar para essa autoridade, incluindo-a na tramitao "Via"

ou, o que mais recomendvel, consult-la por meio de outro documento para prosseguir

posteriormente com a tramitao "Via".

e) o Destinatrio includo na tramitao "Via", conforme mencionado anteriormente, encaminhar o

documento ao prximo destinatrio da tramitao "Via", se ainda houver, ou ao destinatrio do ofcio,

salvo se existir recomendao em contrrio no despacho que recebeu.

f) uma autoridade "Via", hierarquicamente superior a da OBM de origem, poder restituir, por

Despacho, um ofcio para arquivamento ou reformulao, enviando, se julgar necessrio, cpia s

OBMs que tomaram conhecimento do assunto.

OSTENSIVO 200732


g) quando uma autoridade "Via" for de maior grau hierrquico do que o destinatrio, o tratamento que

preceder ser o da autoridade de maior grau hierrquico.

h) no ser permitida tramitao "Via" em ofcio dirigido a vrias autoridades.

3.10 - ASSUNTO

A indicao do Assunto ser feita por meio de uma expresso clara e objetiva que indique,

expressamente, a matria principal tratada no documento:

Exemplos: Assunto: Programa Estadual de Sade

Assunto: Comprovao financeira

A expresso "Remessa de Documento" no deve ser utilizada como assunto.

Para efeito desta publicao, considera-se assunto de rotina a remessa de informaes

funcionais peridicas, de documentos ou de materiais, e a comunicao de fatos, mesmo no

peridicos, com caractersticas de coisa comum, previstos na legislao ou nos procedimentos vigentes

e que no envolvam juzo de valor da prpria OBM, juzos de competncia superior, decises, ordens

ou determinaes.

3.11 - REFERNCIA

Se no texto de um documento interno houver necessidade de mencionar outros documentos, para

maior facilidade, devero esses documentos ser relacionados no cabealho. Para isso, usa-se a palavra

"Referncia:" ou "Referncias:", seguida de escriturao que os identifique. Nos documentos de

mbito externo - por exemplo Of.Ext. e cartas - as referncias devem ser citadas no texto.

3.11.1 - Dados de uma Referncia

A escriturao de um documento como referncia deve ser feita de maneira a facilitar ao mximo

a sua localizao pelo destinatrio, e dever conter as seguintes informaes:

a) tipo do documento, escrito de forma abreviada, preferencialmente;

b) numerao do documento, antecedida da abreviatura "n.", seguida de barra e dos

quatro dgitos referentes ao ano em que o documento foi expedido;

c) dia, ms e ano, para documentos que no possurem numerao prpria, escritos de forma abreviada

(Exemplo: 25JUL1998);

d) quando sigiloso, o grau de sigilo, usando-se a forma abreviada entre parnteses;

OSTENSIVO 200733


e) origem do documento, indicando a sua sigla. Em alguns casos, a sigla pode ser substituda pela

expresso "desta OBM", "do CG" ou expresses equivalentes precedidas de vrgula.;

f) quando o documento tiver sido publicado em Boletim do CBMERJ, ou Dirio Oficial, essa

informao dever aparecer entre parnteses depois dos dados da referncia, com os dados necessrios

identificao, inclusive o n. da pgina do Boletim ou do Dirio Oficial.


Sero obedecidas as seguintes regras gerais:

a) redigir a palavra "referncia", por se tratar de uma nota informativa, sempre em letra minscula e

grifar o seu indicativo quando destac-lo. Ex.: em referncia a;

No colocar no texto parntese fechado para indicar uma referncia, uma vez que tal sinal faz

parte apenas do formato do cabealho;

b) no se deve listar como referncia um documento que no seja citado no texto;

c) quando houver mais de um documento para ser relacionado como referncia, sero listados na

ordem em que forem citados no texto, precedidos de letras minsculas, obedecendo ordem alfabtica,

seguidas de um parntese;

d) no caso de mais de uma referncia, as letras de identificao s sero citadas no texto se houver

mais de um documento do mesmo tipo. Exemplos: ofcio em referncia (s existe um ofcio na lista de

referncias) e "ofcio em referncia c" (existe pelo menos mais de um ofcio listado nas referncias);

e) a citao de documentos sigilosos em referncia, por si s, no implica que o documento em

elaborao deva ser sigiloso;

f) a referncia a um documento s deve ser feita, preferencialmente, se todos os destinatrios, inclusive

das cpias, possurem o documento referido. No recomendvel referenciar documentos com prazo

de arquivamento vencido e no preservado. Caso nenhum dos destinatrios tenha o aludido

documento, no deve ser relacionado como referncia, e sim como anexo;

g) no caso de destinatrios das cpias no possurem documentos citados nas referncias, se julgado

conveniente pela OBM expedidora, cpias podero ser encaminhadas a essas OBMs, sendo o fato

registrado logo aps a sigla da OBM na distribuio de cpias, conforme exemplo na alnea d) do

subitem 3.36.1.

OSTENSIVO 200734


h) no Despacho dado em continuao a um ofcio, s aparecer "Referncia" ou "Referncias" se

houver qualquer alterao nas referncias do ofcio inicial, podendo haver incluso de referncias

quando o oficio inicial no as contiver;

i) quando um documento fizer referncia a uma norma, dever ser colocado entre parnteses o ano de

sua edio ou o nmero de sua reedio.

3.11.3 - Exemplos de Referncias

Seguem-se vrios exemplos de como escriturar referncias.

a) Ofcio

Referncia: Of n. 328/1998 (CONF), da DGEI.

Referncia: Of n. 2552/1997, desta OBM.

Referncia: Of n. 59/1998, dessa OBM.

b) Despacho

Referncia: 3. Desp. n. 11/1998, da DGS, ao Of. n. 477/1998, da DGF.

Referncia: 1. Desp. n. 37/1998 (RES), do DGP, ao Of. n. 122/1998, da ABMDPII.

c) Documentos publicados em Boletim do CBMERJ

Referncia: Dec. n. 70.124/1972 (Bol. 23/1999, p.32).

Referncia: Port. n. 146/2002 (Bol. 1/1986, II, p. 34).

e) Documentos Normativos:

Referncia: Ordem Interna n. 20-12.

Referncia: OI n. 50-06, desta Diretoria.

f) Comunicao Interna (Para documentos internos da OBM):

Referncia: Parte n. 23/2003, desse Departamento.

Referncia: Parte s/n., de 03SET2004, do ...(NOME).....

g) Vrias referncias:

Referncias: a) Dec. n. 71.136/1972 (Bol. SEDEC/ CBMERJ 43/1999, p. 20);

b) Of. n. 99/2002 (CONF.), da DGAL;

c) Portaria n. 78/1999, (Bol. SEDEC/ CBMERJ 2/1999, I, p.15);

d) Of. n. 378/2002 (CONF.), desta Diretoria;

e) Of. n. 99/2001, desse Comando;

f) 1. Desp. n. 31/2000, da DGS, ao Of n. 978/2000, da DGEI.

OSTENSIVO 200735


3.12 - ANEXO

Quando o assunto tratado exigir o envio de documentos, devero ser relacionados no cabealho

como "Anexo:" ou "Anexos:".

3.12.1 - Dados de um anexo

A escriturao de um documento como anexo deve ser feita de maneira que fique perfeitamente

identificado.

Os anexos de documentos relacionados no cabealho como anexos passam a ser apensos.

Exemplos:

Anexo: cpia do Of n. 978/2002, da DGF e seus apensos.

Anexo: um quadro demonstrativo de despesas.

Anexo: uma relao nominal de praas.


a) aplicar-se-o, no que couber, as mesmas da Referncia.

b) sempre que, num despacho, for alterada a relao de anexos, obedecer ao contido no item 14.3,

destas Normas.

c) nos endereados de cpia devero ser indicados os anexos que cada endereado receber.

Exemplo:

Cpias:

DGS c/anexos - indica que a DGS receber todos.

DGF c/Anexos A a C - indica que a DGF receber apenas os Anexos A a C.

d) documentos que encaminhem cheques ou quaisquer outros valores escrituraro explicitamente esses

anexos.

No permitido anexar dinheiro em espcie em documento que use servio postal.

e) redigir as palavras "anexo", "apndice" e "adendo", quando empregadas como substantivo comum,

com letra minscula, e quando como substantivo prprio, com a inicial maiscula e com seu indicativo

em letra maiscula grifada.

Ex.: o documento em anexo; o anexo a este despacho; conforme citado no Anexo A.

No colocar no texto parntese fechado para indicar um anexo, uma vez que tal sinal faz parte

apenas do formato do cabealho.

OSTENSIVO 200736


3.13 - VOCATIVO

Alguns documentos empregam, imediatamente antes do texto, o cargo ou a funo genrica do

Destinatrio, quando houver, acompanhado da palavra "Senhor" ou "Senhora".

O Vocativo termina sempre com vrgula.

As diversas formas de tratamento constam do item 3.19.

Exemplos:

Senhor Ministro,

Prezada Senhora,

3.14 - TEXTO

A redao do texto deve caracterizar-se pela impessoalidade, uso do padro culto de linguagem,

clareza, formalidade, conciso, simplicidade e objetividade.

3.15 - TEXTOS DE CORRESPONDNCIA

Os documentos que possuem Textos de Correspondncia, exceto Of.Ext., sero elaborados

conforme as orientaes a seguir:

3.15.1 - Diviso de Itens

A seqncia da exposio do assunto obedecer ao desenvolvimento do raciocnio, devendo ser

dividido em itens sob o seguinte contedo:

a) Item 1

Destina-se exposio concisa e precisa de um fato, apresentao de um problema ou

comunicao de uma situao existente;

b) Item 2

Destina-se ao estudo de um fato, discusso de um problema ou anlise de uma situao

existente.

Neste item sero apresentados comentrios e informaes que tragam maiores esclarecimentos

sobre o assunto ou que sirvam de subsdios para sua melhor elucidao;

c) Item 3

Destina-se apresentao da concluso, soluo proposta, providncia solicitada ou ao

recomendada.

Este item conter, de forma concisa e objetiva, parecer sobre o assunto tratado no documento que

contribua para sua deciso;

OSTENSIVO 200737


d) Item 4

Poder haver um quarto item destinado s informaes complementares, importantes para a

tramitao do documento, sem modificar o assunto, como, por exemplo, a alterao do seu grau de

sigilo e tramitao;

e) Nmero de Itens

No obrigatrio que um documento tenha pelo menos trs itens. Poder ter um ou dois, quando

versar sobre assuntos simples.

3.15.2 - Subdiviso de Itens

Para facilitar a apresentao e compreenso, os itens do texto podero ser subdivididos em

alneas e subalneas, desde que tenham mais de uma subdiviso, assim representadas:

a) Itens

Identificados por algarismo, seguido de ponto, conforme exemplo na alnea d);

b) Alneas

Identificadas por letra minscula, em ordem alfabtica, seguida de parntese, conforme exemplo

na alnea d);

c) Subalneas

Identificadas por algarismos romanos, seguidos de parntese, conforme exemplo na alnea d);

d) Exemplo:

1. Participo a V.Ex.......................................................................................................:

a) .............................................................................................

......................................................................................; e

b) ...........................................................................................:

I) ........................................................................................

II) ....................................................................................; e

III) ....................................................................................

2. No entender desta Diretoria, .................................................

OSTENSIVO 200738


e) Citao

Ser permitido, nos documentos de mbito interno, fazer referncia a trecho de um documento,

citando o item, alnea e subalnea de modo conciso.

Exemplos:

"... como consta do item 1-b-II do Ofcio ..."

"... de acordo com o item 1-a do Despacho ..."

3.15.3 - Subdiviso de Artigo

a) Artigo (Art.)

a unidade bsica para apresentao, diviso ou agrupamento de assuntos num texto normativo.

Os artigos sero designados pela abreviatura Art. sem trao antes do incio do texto. Os textos dos

artigos sero iniciados com letra maiscula e encerrados com ponto-final, exceto quando tiverem

subitens, caso em que sero encerrados por dois-pontos.

Os artigos podem desdobrar-se, por sua vez, em pargrafos e incisos; e estes, em alneas.

b) Pargrafos

Os pargrafos constituem, na tcnica legislativa, a imediata diviso de um artigo.

Pargrafo sempre foi disposio secundria de um artigo em que se explica ou modifica a

disposio principal.

No singular o pargrafo representado pelo sinal grfico () e no plural ().

c) Subitens e Alneas

Os incisos so utilizados como elementos discriminativos de artigo se o assunto nele tratado no

puder ser condensado no prprio artigo ou no se mostrar adequado a constituir pargrafo. Os incisos

so indicados por algarismos romanos e as alneas por letras.

As alneas constituem desdobramento dos incisos e dos pargrafos. A alnea ser grafada em

minsculo e seguida de parntese: a); b); c); etc. O desdobramento das alneas faz-se com nmero

cardinais, seguidos de ponto ( 1. ; 2. ; etc.).

3.16 - TEXTOS NORMATIVOS

1. Os documentos que utilizam Textos Normativos descrevem contextos mais complexos que

dificilmente caberiam nos trs itens normalmente usados nos Textos de Correspondncia.

OSTENSIVO 200739


Seu texto dever ser cuidadosamente planejado, dividindo-se o assunto em tantas partes quantas

forem necessrias para descrev-lo bem, evitando-se redao que obrigue a consultas freqentes aos

documentos relacionados nas referncias.

As diversas partes do Texto Normativo, exceto Port., sero colocadas sob a forma de itens e

subitens, admitindo-se, quando necessrio, a subdiviso em alneas e subalneas, conforme

estabelecido no subitem 3.15.2 e de acordo com os exemplos contidos em captulos prprios que

tratam de cada documento.

2. Os ttulos de itens a seguir so usados com maior freqncia:

PROPSITO, CONCEITOS, GENERALIDADES, DEFINIES, DISPOSIES GERAIS,

DISPOSIES TRANSITRIAS, DISPOSIES FINAIS, NORMAS COMPLEMENTARES,

RECOMENDAES, VIGNCIA e CANCELAMENTO.

3. Os seguintes itens tero destinao especfica em Texto Normativo:

a) o primeiro ser, obrigatoriamente, destinado ao "PROPSITO";

b) os ltimos itens sero o de "VIGNCIA", obrigatrio, seguido, quando couber, pelo de

"CANCELAMENTO".

I) no item vigncia deve ser usada, de preferncia, uma data precisa, tal como "nesta data" (a do

documento) ou uma data enunciada expressamente.

II) no item de CANCELAMENTO devem ser mencionados todos os documentos a cancelar, evitando-

se expresses vagas como "revogam-se as disposies em contrrio".

OSTENSIVO 200740


3.17 - TRANSCRIO DE TEXTOS

A transcrio de outra fonte no texto de um documento, quando necessria, ser efetuada

conforme exemplificado a seguir:

Exemplo:

13 1. Levo ao conhecimento de V.Ex que,..................................................................

como abaixo transcrito:

6 "O arrendamento tem a mesma feio do contrato de locao. Pra- 6 ticamente, no h diferena a notar nas duas figuras contratuais. Nalocao, a coisa tambm se...............................................................Entretanto, sem que haja uma especificao legal que determine o uso das expresses, arrendamento vai-se firmando mais especialmente para designar a locao conduo da propriedade imobiliria rstica ou dos prdios urbanos" (grifos do autor).

2. No entender deste Comando, .............................................................

3.18 - VERBOS

Sero usados os seguintes verbos, conforme a posio hierrquica da autoridade que elabora o

documento em relao a:

a) Autoridade superior

Documento endereado a autoridade hierarquicamente igual ou superior, com ou sem vnculo de

subordinao, usar os verbos participar, levar ao conhecimento, restituir, solicitar, consultar,

submeter, transmitir e apresentar.

b) Autoridade no-subordinada

Documento endereado a autoridade hierarquicamente inferior, sem vnculo de subordinao,

usar os verbos comunicar, consultar, encaminhar, esclarecer, informar, participar, remeter, restituir,

solicitar, t

Documents

NORDOC CBMERJ 2007 (REVISADO).pdf