Novas Regras Certificacao Facturacao 2013 - Manual Do Utilizador

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    Novas Regras de Certificao de Faturao - 2013

    Manual do Utilizador Logibrica

  • Manual do Utilizador ERP PHC Novas Regras de Certificao de Faturao Logibrica Pgina 2 de 64

    ndice

    1. Introduo .......................................................................................................................... 32. Requisitos ........................................................................................................................... 53. Configuraes de Documentos .............................................................................................. 6

    3.1. Decreto-Lei n 197/2012 de 24 de agosto ....................................................................... 73.1.1. Obrigatoriedade da Fatura ...................................................................................... 73.1.2. Faturas Simplificadas ........................................................................................... 113.1.3. Registo de Adiantamentos .................................................................................... 303.1.4. Documentos de Devoluo ................................................................................... 403.1.5. Clientes com Representante Fiscal ......................................................................... 423.1.6. Textos que devero ser mencionados .................................................................... 43

    3.2. Decreto-Lei n 198/2012 de 24 de agosto ..................................................................... 553.2.1. Comunicao das faturas AT .............................................................................. 553.2.2. Emisso de documentos de Transporte .................................................................. 623.2.3. Elementos dos documentos de Transporte ............................................................. 623.2.4. Comunicao dos documentos de Transporte AT ................................................. 633.2.5. Alteraes aos documentos de Transporte ............................................................. 63

    4. Anexos ............................................................................................................................. 644.1. Dirio da Repblica - Decreto-Lei n 197/2012 de 24 de Agosto de 2012 ......................... 644.2. Dirio da Repblica - Decreto-Lei n 198/2012 de 24 de Agosto de 2012 ......................... 644.3. Autoridade Tributria - Ofcio n 30136 de 19 de Novembro de 2012 ............................... 644.4. Autoridade Tributria - Dirio da Repblica - Decreto-Lei n 198/2012 de 24 de Agosto de

    2012 .......................................................................................................................... 644.5. Proposta de Lei n 103/XII de 15 de Novembro de 2012 ................................................. 644.6. Dirio da Repblica - Portaria n 382/2012 de 23 de Novembro de 2012 .......................... 644.7. Autoridade Tributria - Portaria n 382/2012 de 23 de Novembro de 2012 ....................... 64

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    1. Introduo

    Foi publicado no passado dia 24 de agosto o Decreto-Lei n 197/2012 com novas exigncias legais,

    relativamente Emisso de Documentos de Faturao, que impe novas regras associadas

    obrigatoriedade da emisso de faturas Autoridade Tributria e Aduaneira (AT).

    Com esta alterao prev-se a emisso de faturas simplificadas, em determinadas situaes, em

    substituio dos tales de venda emitidos no sector de retalho ou por vendedores ambulantes, ou

    seja, a partir de 1 de janeiro de 2013, passaro a estar obrigados utilizao de um programa de

    faturao certificado, todos os sujeitos passivos que tenham um volume de negcios superior a

    100.000,00.

    Relativamente comunicao dos elementos das Faturas, esta comunicao dever ocorrer at ao dia

    08 do ms seguinte data de emisso da fatura. No entanto, poder acontecer que, caso a Proposta

    de Lei n 103/XII de 15 de novembro de 2012 seja aprovada, esta obrigatoriedade passar para o dia

    25 do ms seguinte, tendo por base uma das seguintes vias:

    Por transmisso eletrnica em tempo real, ou seja, integrada em programa de Faturao Eletrnica, utilizando o webservice a disponibilizar pela AT at presente data este servio ainda

    no existe;

    Atravs do envio mensal de ficheiro com formato especfico, baseado no anterior ficheiro SAF-T (PT), com carregamento direto na aplicao disponibilizada no Portal das Finanas;

    Por insero direta dos dados completos (cabealho e linhas detalhadas) de cada fatura diretamente no Portal das Finanas.

    Tambm com novas regras de Emisso de Documentos de Transporte de Mercadorias, dos bens em

    circulao, no mesmo dia 24 de agosto, foi publicado o Decreto-Lei n 198/2012, que veio estabelecer

    medidas de controlo da emisso de faturas e outros documentos com relevncia fiscal, passando a

    definir a forma da sua comunicao AT. Esta comunicao apenas entrar em vigor a partir de 1 de

    Maio de 2013, tendo por base a Portaria n 382/2012 de 23 de novembro.

    A comunicao de Documentos de Transporte passar a ser efetuada da seguinte forma:

    Por transmisso eletrnica de dados, utilizando o webservice a disponibilizar pela AT at presente data este servio ainda no existe;

    Atravs do servio telefnico que ser disponibilizado para o efeito, com indicao dos elementos essenciais do documento emitido (destinatrio e mercadoria constantes deste documento),

    at ao quinto dia til seguinte at presente data este servio ainda no existe.

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    A partir de quando ser obrigatria a alterao das regras da Certificao Digital?

    As empresas obrigadas a utilizar software certificado tero de o utilizar a partir de 1 de Janeiro de

    2013.

    Neste manual sero apresentadas as implicaes que esta legislao ter no comportamento do

    software e as alteraes necessrias a efetuar para que sejam cumpridos os requisitos da certificao

    digital.

    Os Mdulos do softweare de gesto ERP PHC que possuem as regras de acordo com a referida

    portaria so os seguintes:

    PHC Gesto 2013; PHC Restaurao 2013; PHC POS 2013.

    !! MUITO IMPORTANTE !!

    Antes de iniciar qualquer um dos procedimentos presentes neste manual

    por favor proceda a uma leitura prvia deste documento at ao fim!

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    2. Requisitos

    Apenas os executveis com data superior 11/12/2012 esto preparados com as novas configuraes

    para a certificao digital.

    Para obter estas novas configuraes no seu software de gesto ERP PHC, ter que atualizar o seu

    executvel, sendo para isso necessrio seguir as indicaes do Manual do Utilizador Atualizao do

    Executvel.

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    3. Configuraes de Documentos

    O Decreto-Lei n 197/2012 de 24 de agosto, do D.R. n 164, Srie I, vem introduzir inmeras

    alteraes radicais na rea das regras de faturao no nosso pas.

    As principais alteraes passam pela:

    a) Obrigatoriedade de Fatura;

    b) Fatura Simplificada;

    c) Registo de Adiantamentos;

    d) Documentos de Devoluo;

    e) Clientes com representao fiscal;

    f) Textos que devero ser mencionados nos documentos.

    As alteraes acima anunciadas entram em vigor a partir do dia 1 de janeiro de 2013.

    O Decreto-Lei n 198/2012 de 24 de agosto, do D.R. n 164, Srie I, vem espelhar as seguintes

    alteraes:

    a) Comunicao de Faturas AT;

    b) Emisso de documentos de Transporte;

    c) Elementos dos documentos de Transporte;

    d) Comunicao dos documentos de Transporte AT;

    e) Alteraes aos documentos de Transportes.

    Nota: Segundo a Portaria n 382/2012 de 23 de novembro, os diplomas Decreto-Lei n 197/2012 de 24 de

    agosto e Decreto-Lei n 198/2012 de 24 de agosto, vm alterar documentos contabilsticos e criar novas

    obrigaes e, por isso, implicam uma adaptao da estrutura do ficheiro SAF-T (PT), bem como a exportao de

    novos dados. Esta portaria altera a estrutura do ficheiro SAF-T (PT) e essa nova estrutura s passar a vigorar a

    partir do de 1 de maio de 2013.

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    3.1. Decreto-Lei n 197/2012 de 24 de agosto

    3.1.1. Obrigatoriedade da Fatura

    De acordo com Decreto-Lei n 197/2012 de 24 de agosto, a partir do dia 1 de janeiro de 2013 deixar

    de existir a referncia fatura ou documento equivalente, passando apenas a existir a figura

    Fatura que, a partir desta data, ser obrigatria em todas as transaes.

    Assim, no software de gesto ERP PHC, foi criada a opo Srie de documentos de faturao

    fechada, no ecr de Configurao de documentos de faturao, que permitir definir se a srie se

    encontra fechada e no deixa introduzir novos registos na mesma.

    Esta opo permitir inibir a emisso de novos documentos em sries de faturao, que

    anteriormente estavam ativas, e deixaro de poder ter registos (por exemplo: vendas a dinheiro).

    Para configurar os documentos de faturao que pertencero a uma srie de documentos de

    faturao fechada, ser necessrio aceder ao menu Tabelas> Gesto> Configurar Documentos

    de Faturao.

    Ilustrao 1 - Menu Tabelas

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    No ecr de configurao de documentos de faturao, dever selecionar o registo que pretende

    alterar, utilizando os cones Pesquisa para pesquisar o documento.

    Ilustrao 2 - Configurao de Documentos de Faturao

    No exemplo que se segue ir proceder-se inativao da srie de faturao Vendas a Dinheiro.

    Assim, na pesquisa rpida dever digitar Venda a Dinheiro seguido de OK.

    Ilustrao 3 - Configurao de Documentos de Faturao

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    Depois de se posicionar na configurao Venda a Dinheiro, no campo Procurar, dever escrever

    Fechada. Ao digitar a palavra, ficar disponvel o parmetro "Srie de documento de faturao

    fechada".

    Ilustrao 4 - Configurao de Documentos de Faturao

    De seguida, ser necessrio selecionar a opo Srie de documento de faturao fechada e, no

    campo Valor da Varivel escolhida, dever ativar a respetiva opo, para que o documento passe a

    estar fechado. Por fim, dever clicar em Gravar.

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    Ilustrao 5 - Configurao de Documentos de Faturao

    Assim, a partir do dia 1 de janeiro de 2013, os utilizadores do software de gesto ERP PHC apenas

    podero emitir:

    Faturas; Faturas Simplificadas (consultar p.f. o ponto 3.1.2 deste manual); Notas de Crdito; Notas de Dbito; Faturas/Recibos (esta com as mesmas configuraes da atual Venda a Dinheiro).

    Deixar de ser possvel ter documentos com as seguintes denominaes:

    Vendas a dinheiro; Tales; Recibos de adiantamento.

    Todos estes documentos: Fatura, Fatura Simplificada e Fatura/Recibo tero de estar

    configurados para utilizar o Tipo para SAF-T (PT) com valor igual a FT, FS, ND, NC.

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    Ilustrao 6 - Configurao de Documentos de Faturao

    3.1.2. Faturas Simplificadas

    O artigo 40 do Decreto-Lei n 197/2012 de 24 de agosto de 2012, refere a possibilidade de permitir

    que os sujeitos passivos de IVA passem a emitir Faturas Simplificadas.

    A Fatura Simplificada um documento de faturao, sendo emitida em casos especficos, que contm

    informao simplificada e dever ser datada, numerada sequencialmente e conter os seguintes

    elementos:

    Nome ou denominao social e nmero de identificao fiscal do fornecedor de bens ou prestador de servios;

    Quantidade e denominao usual dos bens transmitidos ou dos servios prestados; Preo lquido de imposto, as taxas aplicveis e o montante de imposto devido ou preo com a

    incluso do imposto e a taxa ou taxas aplicveis;

    N de identificao fiscal do adquirente ou destinatrio, quando for sujeito passivo, ou no sendo sujeito passivo, quando este o solicite.

    Em consequncia, a Fatura Simplificada no contempla a possibilidade de:

    Indicao do nome e morada do destinatrio dos bens ou servios;

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    Motivo justificativo da no aplicao do imposto; Data em que os bens foram colocados disposio do aquirente, ou os servios realizados,

    quando essa data no coincide com a data da respetiva emisso.

    A Fatura Simplificada poder ser emitida nos seguintes casos:

    a) Transmisses de bens efetuadas por retalhistas ou vendedores ambulantes a sujeitos

    no passivos, quando o valor da fatura no for superior a 1.000,00;

    b) Outras transmisses de bens e prestaes de servios em que o montante da fatura

    no seja superior a 100,00.

    De seguida, ser explicado o procedimento para criar a srie de faturao Fatura Simplificada, bem

    como as configuraes necessrias para a parametrizao desta srie.

    3.1.2.1. Faturas Simplificadas e Faturas/Recibos Parametrizao e criao de

    sries de faturao

    No caso de utilizar uma srie para Vendas a Dinheiro, ter que realizar os seguintes 3 passos:

    1 Passo: Fechar a srie de faturao Vendas a Dinheiro (consultar p.f. a explicao do ponto 3.1.1 deste manual).

    2 Passo: Criar uma nova srie de faturao denominada, por exemplo, Fatura/Recibo com uma configurao similar configurao Vendas a Dinheiro, mas

    com o campo Tipo para SAF-T (PT) igual a FT. O nome do documento dever indicar

    que o documento lana em tesouraria real.

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    Ilustrao 7 - Ecr de Faturao

    Ao clicar com o boto do lado direito do rato sobre o campo Venda a Dinheiro, surgir o seguinte

    ecr. Ter que clicar no boto de Duplicar para duplicar esta srie e criar a srie Fatura/Recibo.

    Ilustrao 8 - Configurao de Documentos de Faturao

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    Ter que alterar o nome do documento do singular para o plural, conforme mostra a seguinte e

    ilustrao.

    Ilustrao 9 - Configurao de Documentos de Faturao

    De seguida, ser necessrio configurar o tipo do documento para SAFT. Assim, no campo Procurar,

    dever digitar a palavra SAFT e aparecer o seguinte parmetro.

    Nota: Caso no tenha criada a fatura/recibo, realize o mesmo processo que utilizou para criar a

    fatura simplificada, bastando alterar o nome.

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    Ilustrao 10 - Configurao de Documentos de Faturao

    Ser necessrio alterar o campo Valor da Varivel escolhida de VD para FT.

    Ilustrao 11 - Configurao de Documentos de Faturao

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    Ilustrao 12 - Configurao de Documentos de Faturao

    Posteriormente, dever certificar-se que o documento est a lanar em tesouraria real. Para isso,

    bastar digitar a palavra Real no campo Procurar e se o parmetro aparecer configurado com

    Sim, significa que a configurao est correta e poder clicar em Gravar.

    Ilustrao 13 - Configurao de Documentos de Faturao

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    3 Passo: Criar uma nova srie de faturao denominada Fatura Simplificada, com uma configurao similar configurao de Vendas a Dinheiro, com o campo Tipo

    para SAF-T (PT) igual a FT. O nome do documento dever indicar que o mesmo lana

    em tesouraria real e garante os limites inerentes a este documento.

    Ilustrao 14 Ecr de Faturao

    Ao clicar com o boto do lado direito do rato sobre o campo Venda a Dinheiro ir ser aberto o

    seguinte ecr.

    Ilustrao 15 Configurao de Documentos de Faturao

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    Dever clicar no boto Duplicar para copiar esta srie e criar a srie Fatura Simplificada.

    Ter que alterar o nome do documento do singular para o plural, conforme mostra a seguinte e

    ilustrao.

    Ilustrao 16 Configurao de Documentos de Faturao

    Ilustrao 17 Configurao de Documentos de Faturao

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    Ilustrao 18 Configurao de Documentos de Faturao

    Ilustrao 19 Configurao de Documentos de Faturao

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    Ilustrao 20 Configurao de Documentos de Faturao

    Nota: Adicionalmente, quando entrar em vigor a nova estrutura SAF-T (PT), prevista na Portaria n 282/2012 de

    23 de Novembro de 2012, para 1 de maio de 2013, a Fatura Simplificada dever passar a utilizar o campo Tipo

    para SAFT igual a FS.

    Depois, ser necessrio certificar-se que o documento est a lanar em tesouraria real, bastando para

    isso, digitar a palavra Real no campo Procurar. O parmetro dever aparecer configurado com

    Sim.

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    Ilustrao 21 Configurao de Documentos de Faturao

    Por fim, na configurao do documento de faturao, dever indicar que esta srie ser respeitante

    srie de Faturas Simplificadas. Assim, no campo Procurar, ter que digitar a palavra Simplificada.

    Ilustrao 22 Configurao de Documentos de Faturao

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    Ser necessrio ativar o respetivo parmetro, no campo Valor da Varivel Escolhida, e clicar em

    Gravar.

    Ilustrao 23 Configurao de Documentos de Faturao

    A ativao deste parmetro permitir que a aplicao passe a validar se o valor total da fatura

    simplificada superior a 1.000,00 e, se for o caso, ento impedir a gravao do documento.

    Caso as faturas no sejam simplificadas, a aplicao passar a validar se a morada e nome do cliente

    esto preenchidos quando o valor total for superior a 1.000,00. Caso estes campos no estejam

    preenchidos, a aplicao impede a gravao.

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    3.1.2.2. Faturas Simplificadas Criao de layouts de impresses

    Ser necessrio criar um layout de impresso para os novos documentos Fatura Simplificada e

    Fatura/Recibo. Ser demonstrado como faz-lo para o caso das Faturas Simplificadas.

    Ilustrao 24 Ecr de Faturao

    Assim, dever aceder ao ecr de desenho de impresses e alterar a denominao do documento,

    escolhendo o cone de Opes Diversas, do ecr de Faturao, e selecionar a opo Mapas e

    Impresses > Desenho de Impresses Definidas.

    Ilustrao 25 Ecr de Faturao

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    Ilustrao 26 Desenho de IDU (Faturao)

    Na ilustrao seguinte, no campo Faturao, dever procurar pela srie Venda a dinheiro, para

    conseguir aceder ao layout das Vendas a Dinheiro e escolher o layout que pretende duplicar.

    Ilustrao 27 Desenho de IDU (Faturao)

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    Depois de se posicionar no layout Venda a Dinheiro, dever selecionar o layout da impresso que

    deseja duplicar clicando no boto Seleo de IDUs.

    Ilustrao 28 Desenho de IDU (Faturao)

    No ecr de seleo, dever escolher a impresso pretendida.

    Ilustrao 29 Desenho de IDU (Faturao)

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    De seguida ter que duplicar o layout clicando no boto de Duplicar.

    Ilustrao 30 Desenho de IDU (Faturao)

    No ecr que se segue, dever escolher o documento para onde deseja duplicar a impresso e

    selecionar a Fatura Simplificada.

    Ilustrao 31 Desenho de IDU (Faturao)

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    Na ilustrao que se segue dever clicar em OK.

    Ilustrao 32 Desenho de IDU (Faturao)

    Ter que atribuir um ttulo nova impresso que est a criar. Neste caso, foi escolhido o nome de

    Fatura Simplificada.

    Ilustrao 33 Desenho de IDU (Faturao)

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    Ilustrao 34 Desenho de IDU (Faturao)

    Por fim, dever ativar o campo Impresso por defeito e clicar em Gravar.

    Ilustrao 35 Desenho de IDU (Faturao)

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    Voltando ao ecr da Fatura Simplificada, clicando no boto Imprimir, ir obter a impresso criada.

    Ilustrao 36 Ecr de Faturao

    No ecr que se segue, clicando em Previso, poder pr-visualizar a impresso criada

    anteriormente.

    Ilustrao 37 Impresso de IDU (Faturao)

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    Ilustrao 38 Impresso de IDU (Faturao)

    3.1.3. Registo de Adiantamentos

    O registo de valores pagos antecipadamente dever ser suportado por uma Fatura. Isto significa que

    deixar de existir a figura do Recibo de Adiantamento e os valores relativos a uma transmisso de

    bens ou prestao de servios ainda no efetuada, bem como os pagamentos coincidentes com o

    momento em que o imposto devido, devero ser suportados por uma fatura.

    As Faturas de Adiantamento, de acordo com as novas regras de certificao, passaro a ser assinadas

    tambm digitalmente. Foram criadas no software de gesto ERP PHC as seguintes opes de

    Certificao Digital, no ecr sries de recibos de Adiantamentos:

    Srie assinada digitalmente; Tipo para SAFT; Motivo de iseno de IVA.

    Ser ento necessrio criar uma srie de Recibos de Adiantamento denominada por Fatura

    Adiantamento.

    Para tal, no ecr de Recibos de Adiantamento, no campo do Nome da Srie, dever clicar com o

    boto do lado direito do rato.

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    Ilustrao 39 Ecr Recibos de Adiantamentos

    De seguida, dever clicar no boto de Introduzir.

    Ilustrao 40 Configurao de Recibos de Adiantamento para Clientes

  • Manual do Utilizador ERP PHC Novas Regras de Certificao de Faturao Logibrica Pgina 32 de 64

    Depois, ter que escrever o nome Fatura Adiantamento no campo Nome da Srie.

    Ilustrao 41 Configurao de Recibos de Adiantamento para Clientes

    Aps colocar o nome da srie, ter que preencher o campo relativo certificao de documento, ou

    seja, dever preencher o campo Tipo para SAFT com o valor FT.

    Ilustrao 42 Configurao de Recibos de Adiantamento para Clientes

    O prximo passo ser identificar a srie da nova Fatura de Adiantamento. No exemplo que se segue

    foi identificada a srie como sendo A. Por fim, dever clicar em Gravar.

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    Ilustrao 43 Configurao de Recibos de Adiantamento para Clientes

    Depois de criada a nova srie de Recibos de Adiantamento, ser demonstrado como criar um novo

    documento da srie Fatura Adiantamento, e quais os novos campos que sero necessrios

    preencher neste ecr.

    Assim, no ecr de Recibos de Adiantamento, para introduzir um novo documento, ter que clicar no

    cone Introduzir.

    Ilustrao 44 Recibos de Adiantamento

  • Manual do Utilizador ERP PHC Novas Regras de Certificao de Faturao Logibrica Pgina 34 de 64

    Depois, no separador Pgina Principal, dever introduzir os dados relativos ao adiantamento que ir

    ser registado.

    Ilustrao 45 Ecr de Recibos de Adiantamento

    No separador Outros Dados, no ecr de Recibos de Adiantamentos, encontrar dois novos campos

    que tero ser preenchidos, sendo eles o campo Motivo de Iseno de Imposto e a Descrio do

    Regime de IVA.

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    Ilustrao 46 Ecr de Recibos de Adiantamento

    Caso a Fatura de Adiantamento esteja isenta de IVA, dever preencher o campo Motivo de Iseno

    de Imposto, clicando no boto Escolher Motivos de iseno de Imposto.

    Ilustrao 47 Ecr de Recibos de Adiantamento

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    Aparecer ento o ecr que lista os Motivos de Iseno de Imposto. Dever selecionar o motivo

    pretendido e clicar em OK.

    Ilustrao 48 Lista de Motivos de iseno de Imposto

    Ilustrao 49 Ecr de Recibos de Adiantamento

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    O passo seguinte passa por definir o valor para o campo Descrio do Regime de IVA. No caso de

    documentos emitidos para Portugal Continente, o regime selecionado dever ser o PT.

    Ilustrao 50 Ecr de Recibos de Adiantamento

    Ilustrao 51 Ecr de Recibos de Adiantamento

  • Manual do Utilizador ERP PHC Novas Regras de Certificao de Faturao Logibrica Pgina 38 de 64

    Depois de preenchidos estes campos poder gravar o documento, clicando em Gravar.

    Ilustrao 52 Ecr de Recibos de Adiantamento

    Ao clicar em Gravar, o software de gesto ERP PHC informar que o documento ser assinado

    digitalmente e questionar se pretende avanar com a gravao. Dever clicar em Sim.

    Ilustrao 53 Software PHC

  • Manual do Utilizador ERP PHC Novas Regras de Certificao de Faturao Logibrica Pgina 39 de 64

    Depois de gravado o documento, se clicar no boto Imprimir do ecr de Recibos de Adiantamento,

    poder imprimir a Fatura de Adiantamento efetuada. Poder visualizar a Fatura Adiantamento

    emitida, bem como visualizar automaticamente os dados referentes certificao digital do

    documento.

    Ilustrao 54 Ecr de Recibos de Adiantamento

    No ecr que se segue, ao clicar em Previso, poder pr-visualizar a Fatura Adiantamento emitida.

    Ilustrao 55 Impresso de IDU (Recibos de Adiantamento)

  • Manual do Utilizador ERP PHC Novas Regras de Certificao de Faturao Logibrica Pgina 40 de 64

    Ilustrao 56 Impresso de IDU (Recibos de Adiantamento)

    3.1.4. Documentos de Devoluo

    Foram alteradas as regras de emisso de documentos de devoluo (Notas e Guias de Devoluo,

    Notas de Crdito e documentos equivalentes).

    Para alm dos elementos que so obrigatrios, ter que identificar o documento de origem e

    especificar o que foi alterado relativamente a esse documento de origem.

    Assim, a Nota de Devoluo ou Nota de Crdito devero ser sempre efetuadas por cpia do

    documento original.

    Desta forma, sempre que copiar um documento de faturao para a Nota de Crdito, dever ter a

    opo da cpia Ao passar incluir o nome e nmero do documento de origem selecionada no ecr de

    opes sobre a cpia, para que sejam referenciados no documento de devoluo os respetivos

    elementos da fatura.

  • Manual do Utilizador ERP PHC Novas Regras de Certificao de Faturao Logibrica Pgina 41 de 64

    Ilustrao 57 Ecr de Faturao

    Ilustrao 58 Cpia de documentos de faturao

  • Manual do Utilizador ERP PHC Novas Regras de Certificao de Faturao Logibrica Pgina 42 de 64

    Ilustrao 59 Ecr de Faturao

    3.1.5. Clientes com Representante Fiscal

    As Faturas emitidas a sujeitos passivos que no tenham sede em territrio nacional e que tenham

    nomeado um representante no nosso pas, devero conter a meno dos elementos do representante,

    nomeadamente o seu Nome, Morada e NIF.

    Assim, devero ser criados campos de utilizador na Fatura, para contemplarem os dados do

    Representante, de modo a serem includos no layout de impresso.

    A deciso cabe ao utilizador, definindo a melhor forma de associar o Representante s Faturas de

    clientes estrangeiros com representante nomeado em Portugal e poder passar por duas opes:

    a) Criao de estabelecimentos na ficha do cliente, onde no estabelecimento constaro os

    dados do representante que sero impressos na Fatura, atravs de programao do

    desenho da impresso;

    b) Criao de campos de utilizador na Fatura.

    Nota: Caso tenha necessidade de emitir a documentos com os dados do Representante Fiscal, solicitamos que

    entre em contacto com o nosso Departamento de HelpDesk (e-mail: [email protected] Telefone:

    +351 229 407 047) para que seja analisado o caso em especfico e realizar os devidos trabalhos para que

    possa passar a imprimir os dados do Representante Fiscal.

  • Manual do Utilizador ERP PHC Novas Regras de Certificao de Faturao Logibrica Pgina 43 de 64

    3.1.6. Textos que devero ser mencionados

    O Decreto-Lei n 197/2012 de 24 de agosto, define um conjunto de menes e textos que as Faturas

    emitidas devero conter em diferentes situaes.

    Relativamente s vrias menes a constar dos documentos de Faturao, com a exceo da

    Autofaturao, o software de gesto ERP PHC possui uma nova tabela de Motivos de Iseno de

    IVA, em conformidade com a tabela recentemente publicada pela AT. Cada utilizador do software de

    gesto ERP PHC, sempre que faa sentido, dever selecionar o Motivo de Iseno de Imposto

    adequado.

    3.1.6.1. Autofaturao

    No caso de Faturas emitidas em Autofaturao (no ecr de Compras), passar a ser obrigatria a

    meno do texto Autofaturao na sua impresso.

    Assim, foi includo o texto Autofaturao no campo para IDU Texto com n de certificao para

    IDU.

    Ser necessrio que, no layout da impresso utilizado para emisso das faturas relativas

    Autofaturao, seja alargado o campo Texto com n de certificao para IDU, para ser possvel a

    impresso do texto obrigatrio luz da utilizao de Software Certificado, automaticamente acrescido

    da meno Autofaturao.

    3.1.6.2. Exigibilidade de caixa

    Conforme o artigo 9 do Decreto-Lei n 197/2012 de 24 de agosto, o artigo 7 do Regime Especial de

    Exigibilidade do Imposto sobre o Valor Acrescentado nas empreitadas e subempreitadas de obras

    pblicas, passaro a ter a seguinte redao:

    As faturas abrangidas pelo artigo 1 do Regime Especial de Exigibilidade de IVA, devem ser

    numeradas seguidamente numa srie especial, convenientemente referenciada, e conter a meno

    Exigibilidade de caixa.

  • Manual do Utilizador ERP PHC Novas Regras de Certificao de Faturao Logibrica Pgina 44 de 64

    Encontram-se abrangidas pelo artigo 1 do Regime Especial de Exigibilidade do Imposto sobre o Valor

    Acrescentado as empreitadas e subempreitadas de obras pblicas em que dono da obra o Estado,

    as Regies Autnomas ou os institutos pblicos criados pelo Decreto-Lei n 237/99 de 25 de junho.

    Assim, no software de gesto ERP PHC, foi includo o texto Exigibilidade de caixa, no campo para

    IDU Texto com n de certificao para IDU.

    Caso o documento de faturao esteja configurado com a opo Utiliza Regime Especial de Exig.

    IVA, bastar que no layout do IDU utilizado para emisso de faturas, seja alargado o campo Texto

    com n de certificao para IDU, para ser possvel a impresso do texto obrigatrio luz da

    utilizao de Software Certificado, automaticamente acrescido da meno Exigibilidade de caixa.

    Para validar se a opo Utiliza Regime Especial de Exig. IVA est ativa, no ecr de Faturao, no

    campo Nome do documento, ter clicar com o boto do lado direito do rato.

    Ilustrao 60 Ecr de Faturao

    Visualizar ento o seguinte ecr e, no campo Procurar, dever digitar exig. onde aparecer a

    opo Utiliza Regime Especial de Exig. IVa.

    Caso esta opo esteja ativa, significa que o documento j est configurado para utilizar o Regime

    especial de IVA.

  • Manual do Utilizador ERP PHC Novas Regras de Certificao de Faturao Logibrica Pgina 45 de 64

    Ilustrao 61 Configurao de documentos de faturao

    Nota: Atualmente existem regimes especiais que dispem desta possibilidade de Exigibilidade de Imposto,

    como sejam o regime especial para Empreitadas e Subempreitadas de Obras Pblicas, o regime especial para

    entrega de bens s Cooperativas Agrcolas e ainda o regime especial para o servio rodovirio nacional de

    mercadorias.

    Em proposta de oramento de Estado para 2013, prev-se uma autorizao legislativa para analisar a seguinte

    reviso: todas as empresas que faturem menos de 500.000,00 podero optar pelo novo regime, ou seja,

    podero optar por pagar IVA depois de o receber. Se for legislado, ficar revogado o regime especial para

    construtores civis e transportadoras.

    3.1.6.3. IVA Autoliquidao

    A renncia iseno de IVA dever ser exercida caso a caso e a respetiva fatura, quando o

    destinatrio ou adquirente for o devedor do imposto, dever conter a expresso IVA-autoliquidao.

    A nova tabela de Motivos de Iseno de IVA comtempla automaticamente os novos motivos de

    iseno recentemente publicados pela AT.

    Assim, no menu Tabelas> Motivos de Iseno de Imposto, poder visualizar todos os motivos de

    iseno criados.

  • Manual do Utilizador ERP PHC Novas Regras de Certificao de Faturao Logibrica Pgina 46 de 64

    Ilustrao 62 - Menu Tabelas

    Ilustrao 63 Motivos de Iseno de Imposto

    Ilustrao 64 - Motivos de Iseno de Imposto

  • Manual do Utilizador ERP PHC Novas Regras de Certificao de Faturao Logibrica Pgina 47 de 64

    Ilustrao 65 - Motivos de Iseno de Imposto

    Poder associar o Motivo de Iseno de Imposto ficha do cliente, para que este seja assumido

    automaticamente em todas as faturas emitidas para o mesmo.

    Ilustrao 66 Clientes

  • Manual do Utilizador ERP PHC Novas Regras de Certificao de Faturao Logibrica Pgina 48 de 64

    Ilustrao 67 Lista de motivos de iseno de imposto

    Ilustrao 68 Clientes

  • Manual do Utilizador ERP PHC Novas Regras de Certificao de Faturao Logibrica Pgina 49 de 64

    Poder tambm, caso a caso, definir na prpria fatura qual o Motivo de Iseno de Imposto.

    Ilustrao 69 Ecr Faturao

    Ilustrao 70 Lista de motivos de iseno de imposto

  • Manual do Utilizador ERP PHC Novas Regras de Certificao de Faturao Logibrica Pgina 50 de 64

    Ilustrao 71 Ecr Faturao

    Caso o layout do IDU utilizado no contenha ainda o campo Motivo de Iseno de Imposto, dever

    adicion-lo, por forma a fazer imprimir esta informao.

    Assim, dever clicar sobre o cone de Opes Diversas, no ecr de Faturao, e selecionar a opo

    Mapas e Impresses > Desenho de Impresses Definidas.

    Ilustrao 72 Ecr de Faturao

  • Manual do Utilizador ERP PHC Novas Regras de Certificao de Faturao Logibrica Pgina 51 de 64

    Ilustrao 73 Desenho de IDU (Faturao)

    Ao clicar em Desenhar a Impresso aceder ao seguinte ecr, onde dever adicionar o campo

    Motivo de Iseno de Imposto, clicando no boto ab.

    Ilustrao 74 Desenho de IDU (Faturao)

  • Manual do Utilizador ERP PHC Novas Regras de Certificao de Faturao Logibrica Pgina 52 de 64

    No ecr de Campos Disponveis, no separador Outras Tabelas, dever procurar na Tabela

    Cabealho: Documentos de Faturao Outros Dados o campo Motivo de iseno e imposto.

    Ilustrao 75 Desenho de IDU (Faturao)

    Ilustrao 76 Desenho de IDU (Faturao)

  • Manual do Utilizador ERP PHC Novas Regras de Certificao de Faturao Logibrica Pgina 53 de 64

    Ilustrao 77 Desenho de IDU (Faturao)

    De seguida, dever arrastar o campo selecionado para o local do desenho onde pretende que o

    campo se posicione.

    Ilustrao 78 Desenho de IDU (Faturao)

  • Manual do Utilizador ERP PHC Novas Regras de Certificao de Faturao Logibrica Pgina 54 de 64

    Por fim, apenas ter que clicar no boto de Gravar e Sair, respetivamente.

    Ilustrao 79 Desenho de IDU (Faturao)

    3.1.6.4. IVA No confere direito deduo

    Segundo o artigo n 2 do Decreto-lei n 197/2012 de 24 de agosto de 2012, que altera o artigo n 62

    do Cdigo do Imposto sobre Valor Acrescentado, as faturas emitidas por retalhistas sujeitos ao regime

    especial de tributao no conferem direito deduo, devendo constar a meno IVA-No confere

    direito deduo nas faturas.

    O mesmo se passa com as entregas efetuadas por revendedores por conta dos distribuidores.

    Tambm neste caso as faturas emitidas pelos revendedores devero conter a meno IVA-No

    confere direito deduo ou expresso similar.

    No caso das empresas nestas condies, a impresso dos documentos devero conter a meno IVA-

    No confere direito deduo.

    Para tal, dever ser mencionado o respetivo Motivo de Iseno de Imposto no documento e na sua

    impresso.

    Para colocar o campo Motivo de Iseno e Imposto no layout da impresso dos documentos, dever

    seguir a explicao do ponto 3.1.6.3 deste manual.

  • Manual do Utilizador ERP PHC Novas Regras de Certificao de Faturao Logibrica Pgina 55 de 64

    3.1.6.5. Regime de margem de lucro

    Segundo o artigo 8 do Decreto-Lei n 197/2012 de 24 de agosto de 2012, que altera o artigo 6 do

    Regime Especial de Tributao dos Bens em Segunda Mo, Objetos de Arte, de Coleo e

    Antiguidades, as faturas relativas s transmisses efetuadas ao abrigo do regime especial de

    tributao da margem, emitidas pelos sujeitos passivos revendedores, no podero discriminar o

    imposto devido e devero conter a meno Regime de margem de lucro - Bens em segunda mo,

    Regime de margem de lucro - Objetos de arte ou Regime de margem de lucro - Objetos de coleo

    e antiguidades. No caso das empresas nestas condies, o IDU ter que conter esta meno.

    Para tal, dever ser mencionado o respetivo Motivo de Iseno de Imposto no documento e na sua

    impresso.

    Para colocar o campo Motivo de iseno de imposto no layout da impresso do documento, dever

    seguir a explicao do ponto 3.1.6.3 deste manual.

    3.2. Decreto-Lei n 198/2012 de 24 de agosto

    3.2.1. Comunicao das faturas AT

    Nota: At data de hoje apenas foi disponibilizado o desenvolvimento no software de gesto ERP PHC

    relativamente comunicao Autoridade Tributria de todas as faturas emitidas atravs da gerao do ficheiro

    SAF-T (PT), pelo que no ser possvel demonstrar convenientemente qual o comportamento final da aplicao

    relativamente a este ponto. Assim, apenas sero referidos os pontos base que sofrero alteraes.

    Segundo o artigo 3 do Decreto-Lei n 198/2012 de 24 de agosto, passar a ser obrigatria a

    comunicao Autoridade Tributria de todas as faturas emitidas, por transmisso eletrnica de

    dados.

    Esta comunicao dever ocorrer at ao dia 08 do ms seguinte data de emisso da fatura. No

    entanto, poder acontecer que, caso a Proposta de Lei n 103/XII de 15 de novembro de 2012 seja

    aprovada, esta obrigatoriedade passar para o dia 25 do ms seguinte, tendo por base uma das

    seguintes vias:

    a) Por transmisso eletrnica em tempo real, ou seja, integrada em programa de Faturao

    Eletrnica, utilizando o webservice a disponibilizar pela AT at presente data este servio

    ainda no existe;

  • Manual do Utilizador ERP PHC Novas Regras de Certificao de Faturao Logibrica Pgina 56 de 64

    b) Atravs do envio mensal de ficheiro com formato especfico baseado no anterior ficheiro SAF-

    T (PT), com carregamento direto na aplicao disponibilizada no Portal das Finanas;

    c) Por insero direta dos dados completos (cabealho e linhas detalhadas) de cada fatura

    diretamente no Portal das Finanas.

    Os sujeitos passivos que sejam obrigados a produzir o ficheiro SAF-T (PT), devero optar por uma das

    modalidades constantes das alneas a) e b).

    De seguida, ser demonstrado como efetuar a comunicao de Faturas emitidas Autoridade

    Tributria, via SAF-T (PT), a partir do software de gesto ERP PHC.

    Assim, para gerar o ficheiro SAF-T a comunicar dever aceder ao menu Supervisor e selecionar a

    opo Comunicao de Faturas Emitidas AT, Via SAF-T (PT).

    Nota: O ficheiro extrado atravs da opo de comunicao de Faturas emitidas Autoridade Tributria, via SAF-

    T, que se demonstrar de seguida, no est a ser validado no Portal das Finanas, pois o e-fatura ainda est a

    validar os ficheiros, de acordo com as regras constantes da Portaria n 1192/2009, ou seja pelas regras

    constantes do SAF-T (PT) "completo". Aguardamos que seja includo o mdulo de validao do SAF-T (PT)

    "resumido" no Portal da AT.

    Ilustrao 80 Menu Supervisor

    No ecr que se segue, dever escolher o ms e o ano para o qual pretende gerar o ficheiro.

  • Manual do Utilizador ERP PHC Novas Regras de Certificao de Faturao Logibrica Pgina 57 de 64

    Ilustrao 81 Comunicao de Faturas Emitidas AT, via SAF-T (PT)

    Ao selecionar a opo Especificar intervalo de datas neste ecr, poder filtrar os dados do ficheiro

    por ano, ms e entre datas. Depois de selecionar os filtros dever clicar em Executar.

    Ilustrao 82 Comunicao de Faturas Emitidas AT, via SAF-T (PT)

    Visualizar um ecr onde dever selecionar o local para o qual pretende guardar o seu ficheiro. Neste

    caso, ficar guardado diretamente no Ambiente de Trabalho.

  • Manual do Utilizador ERP PHC Novas Regras de Certificao de Faturao Logibrica Pgina 58 de 64

    Ilustrao 83 Diretoria para exportar o ficheiro

    Ilustrao 84 Comunicao de Faturas Emitidas AT, via SAF-T (PT)

    Ilustrao 85 Software PHC

  • Manual do Utilizador ERP PHC Novas Regras de Certificao de Faturao Logibrica Pgina 59 de 64

    Atravs do link: https://www.portaldasfinancas.gov.pt/pt/external/factemipf/home.action fornecido

    pela AT poder proceder ao envio do seu ficheiro SAF-T (PT), clicando em Enviar ficheiro.

    Ilustrao 86 Portal das Finanas

    Na imagem que se segue, dever clicar no cone de Seleo de ficheiro para escolher o ficheiro a

    validar.

    Ilustrao 87 Portal das Finanas

  • Manual do Utilizador ERP PHC Novas Regras de Certificao de Faturao Logibrica Pgina 60 de 64

    De seguida, surgir a janela na qual poder selecionar o ficheiro SAF-T (PT) guardado.

    Ilustrao 88 Portal das Finanas- Abrir Ficheiro SAF-T (PT)

    Ilustrao 89 Portal das Finanas- Abrir Ficheiro SAF-T (PT)

  • Manual do Utilizador ERP PHC Novas Regras de Certificao de Faturao Logibrica Pgina 61 de 64

    Depois de escolher a localizao do ficheiro, ter que selecionar o ficheiro e clicar em Abrir.

    Ilustrao 90 Portal das Finanas- Abrir Ficheiro SAF-T PT

    Caso o ficheiro esteja correto, aparecer automaticamente no ecr o NIF do emitente, o n de

    faturas, total de dbitos e total de crditos. Ser apenas necessrio selecionar o ano e o ms e clicar

    em Submeter.

    Ilustrao 91 Portal das Finanas- Abrir Ficheiro SAF-T PT

  • Manual do Utilizador ERP PHC Novas Regras de Certificao de Faturao Logibrica Pgina 62 de 64

    3.2.2. Emisso de documentos de Transporte

    Os documentos de transporte como a fatura, guia de remessa, nota de devoluo, guia de transporte

    ou documentos equivalentes s podero ser emitidos atravs de uma das seguintes formas:

    a) Por via eletrnica, devendo estar garantida a autenticidade da sua origem e a

    integridade do seu contedo, de acordo com o disposto no Cdigo do IVA;

    b) Atravs de programa informtico que tenha sido objeto de prvia certificao pela

    Autoridade Tributria e Aduaneira (AT), nos termos da Portaria n 363/2010 de 23 de

    junho, alterada pela Portaria n 22-A/2012, de 24 de janeiro;

    c) Atravs de software produzido internamente pela empresa ou por empresa integrada

    no mesmo grupo econmico, de cujos respetivos direitos de autor seja detentor;

    d) Diretamente no Portal das Finanas;

    e) Em papel, utilizando impressos numerados sequencialmente a em tipografia autorizada

    pelo Ministrio das finanas.

    3.2.3. Elementos dos documentos de Transporte

    Se o transporte for acompanhado por uma fatura, os elementos obrigatrios sero os mesmos

    utilizados at agora. Contudo, se o transporte for acompanhado por guias de transporte ou

    documento equivalente, devero conter pelo menos os seguintes elementos:

    Nome, firma ou denominao social, domiclio ou sede e nmero de identificao fiscal do remetente;

    Nome, firma ou denominao social, domiclio ou sede do destinatrio ou adquirente; Nmero de identificao fiscal do destinatrio ou adquirente, quando este seja sujeito

    passivo;

    Designao comercial dos bens, com indicao das quantidades; Locais de carga e descarga; Data e hora em que se inicia o transporte.

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    3.2.4. Comunicao dos documentos de Transporte AT

    Com novas regras de Emisso de Documentos de Transporte de Mercadorias, dos bens em circulao,

    no mesmo dia 24 de agosto, foi publicado o Decreto-Lei n 198/2012, que veio estabelecer medidas

    de controlo da emisso de faturas e outros documentos com relevncia fiscal, passando a definir a

    forma da sua comunicao AT. Esta comunicao apenas entrar em vigor a partir de 1 de Maio de

    2013, tendo por base a Portaria n 382/2012 de 23 de novembro.

    A comunicao de Documentos de Transporte passar a ser realizada da seguinte forma:

    a) Por transmisso eletrnica de dados utilizando o webservice a disponibilizar pela AT

    at presente data este servio ainda no existe;

    b) Atravs do servio telefnico que ser disponibilizado para o efeito, com indicao dos

    elementos essenciais do documento emitido (destinatrio e mercadoria constantes

    deste documento), at ao quinto dia til seguinte at presente data este servio

    ainda no existe.

    Nos casos em que o documento de transporte seja emitido por via eletrnica, sempre que o

    transportador disponha de cdigo fornecido pela AT, ficar dispensado da impresso do documento

    de transporte, tendo apenas que levar o respetivo cdigo atribudo.

    Os documentos de transporte emitidos por qualquer uma das restantes opes, devero ser

    processados em 3 exemplares.

    Nota: Segundo a Portaria n 382/2012 de 23 de Novembro, os diplomas Decreto-Lei n 197/2012 de 24 de

    agosto e Decreto-Lei n 198/2012 de 24 de agosto, vm alterar documentos contabilsticos e criar novas

    obrigaes e, por isso, implicam uma adaptao da estrutura do ficheiro SAF-T (PT), bem como a exportao de

    novos dados. Esta portaria altera essa estrutura do ficheiro SAF-T (PT) e essa nova estrutura s passar a vigorar

    a partir do de 1 de maio de 2013. Nota: Por aditamento na Proposta de Oramento de Estado de 2013, nos casos em que a Fatura serve tambm

    de documento de transporte e seja emitida pelos sistemas informticos previstos, fica dispensada a comunicao

    do documento de transporte, devendo a circulao de bens ser acompanhada da respetiva Fatura emitida.

    3.2.5. Alteraes aos documentos de Transporte

    As alteraes ao local de destino, ocorridas durante o transporte, ou a no-aceitao imediata e total

    dos bens transportados, obrigam emisso de documento de transporte adicional em papel,

    identificando a alterao e o documento alterado.

  • Manual do Utilizador ERP PHC Novas Regras de Certificao de Faturao Logibrica Pgina 64 de 64

    4. Anexos

    4.1. Dirio da Repblica - Decreto-Lei n 197/2012 de 24 de Agosto de

    2012

    4.2. Dirio da Repblica - Decreto-Lei n 198/2012 de 24 de Agosto de

    2012

    4.3. Autoridade Tributria - Ofcio n 30136 de 19 de Novembro de

    2012

    4.4. Autoridade Tributria - Dirio da Repblica - Decreto-Lei n

    198/2012 de 24 de Agosto de 2012

    4.5. Proposta de Lei n 103/XII de 15 de Novembro de 2012

    4.6. Dirio da Repblica - Portaria n 382/2012 de 23 de Novembro de

    2012

    4.7. Autoridade Tributria - Portaria n 382/2012 de 23 de Novembro

    de 2012

    Este Manual do Utilizador termina aqui! Caso surja alguma dvida na aplicao destes procedimentos,

    queira p.f. contactar o nosso Departamento de HelpDesk (e-mail: [email protected]

    Telefone: +351 229 407 047), que estar disponvel para ajud-lo. Obrigado!