O 7º PROGRAMAO 7º PROGRAMA- -- … · o melhor partido das oportunidades que apresentam; O que é preciso ter em conta ... Tem sido levada a cabo uma reflexão informal sobre a

O 7º Programa-Quadro de Investigação Científica da UE – Organização, gestão e regulação das actividades de I&D da UC

Conselho de Gestão

O 7º PROGRAMAO 7º PROGRAMAO 7º PROGRAMAO 7º PROGRAMA----QUADROQUADROQUADROQUADRO

DE INVESTIGAÇÃO CIENTÍFICA DA UEDE INVESTIGAÇÃO CIENTÍFICA DA UEDE INVESTIGAÇÃO CIENTÍFICA DA UEDE INVESTIGAÇÃO CIENTÍFICA DA UE

Organização, gestão e regulação das actividades de I&D na UCOrganização, gestão e regulação das actividades de I&D na UCOrganização, gestão e regulação das actividades de I&D na UCOrganização, gestão e regulação das actividades de I&D na UC

ver 4.2

Janeiro 2009

_______________________________________________________________________________ Conteúdo Nota introdutória Parte I – Onde estamos e para onde queremos ir 1. Enquadramento do problema 2. Ponto de situação quanto à organização e às modalidades de financiamento 3. Impacto organizacional e de funcionamento Parte II – Como fazer 4. Propostas de instrumentação 5. O 7º Programa-Quadro da IC na UE – potencialidades e características principais a reter 6. Detalhe das possibilidades de operacionalização da participação das Unidades de I&D da UC no

7ºPQ Parte III – O que é preciso ter em conta Guia de consulta para a participação em projectos do 7º Programa-Quadro

O 7º Programa-Quadro de Investigação Científica da UE - Enquadramento na política de I&D da UC

2�

Nota introdutóriaNota introdutóriaNota introdutóriaNota introdutória

O objectivo deste documento consiste em criar as condições de informaçãoinformaçãoinformaçãoinformação e de

apoio práticoapoio práticoapoio práticoapoio prático para uma participação efectivaparticipação efectivaparticipação efectivaparticipação efectiva e intensaintensaintensaintensa dos docentes e investigadores

da UC em projectos de investigação internacionais, designadamente no âmbito do 7º 7º 7º 7º

ProgramaProgramaProgramaPrograma----QuadroQuadroQuadroQuadro da Investigação Científica da União Europeia. No entanto,

aproveitando o ensejo da contextualização que sempre é necessário fazer, abordam-se

as diversas formas de enquadramento da actividade de I&Dformas de enquadramento da actividade de I&Dformas de enquadramento da actividade de I&Dformas de enquadramento da actividade de I&D e apresentam-se

orientações para a acção.

A participação em projectos internacionais de I&D requer a verificação de várias

condições, identificadas ao longo do texto, de que podem realçar-se desde já:

a) a existência de capacidade técnica de gestão instalada para corresponder aos

requisitos mais ou menos exigentes deste tipo de projectos e

b) a existência de estímulos adequados às equipas de investigação para tirarem

partido do enorme potencial de vantagens do trabalho científico em cooperação

transnacional, financiado adequadamente.

O documento divide-se em três partes:

Onde estamos e para onde queremos ir – faz-se uma caracterização da situação

organizacional da I&D na UC;

Como fazer – identificam-se instrumentos de intervenção necessários e tipificam-

se as situações que podem ocorrer e como devem ser encaradas para viabilizar e tirar

o melhor partido das oportunidades que apresentam;

O que é preciso ter em conta – um guia prático, autónomo, onde se descrevem as

características essenciais do 7º Programa-Quadro e as formas de tratar cada situação

concreta, para além de se esclarecerem antecipadamente algumas questões que

podem constituir dúvidas dos investigadores que participam em projectos neste

âmbito.

Objectivo

Partes do documento


3�

Parte I Parte I Parte I Parte I –––– Onde estamos e para onde queremos ir Onde estamos e para onde queremos ir Onde estamos e para onde queremos ir Onde estamos e para onde queremos ir 1. Enquadramento do problema1. Enquadramento do problema1. Enquadramento do problema1. Enquadramento do problema

Tem sido levada a cabo uma reflexão informal sobre a I&D, no âmbito da equipa

reitoral, incluindo a auscultação a Colegas de muitas Unidades de I&D (UnI&D) e a

colaboração com a última Direcção do III-UC na definição de orientações de trabalho

de médio prazo para o III-UC. Decorreram também sessões promovidas pela

Assembleia Estatutária com representantes das UnI&D, ou ainda reuniões parcelares

com UnI&D promovidas pelo Reitor. Estes contactos, conversas e debates permitem,

no seu conjunto, identificar e consolidar algumas pistas essenciais que podem

considerar-se suficientemente consensuais para constituírem uma boa base de

trabalho. Uma das conclusões que parece reunir significativo consenso é a de que os

principais avanços e apostas modernas em ciência se fazem em domínios

interdisciplinares, cujos contornos e vectores se alteram com enorme rapidez, exigindo

uma grande flexibilidade de organização para uma resposta adequada da comunidade

científica, de todas as universidades e de cada uma em particular. A UC carece de A UC carece de A UC carece de A UC carece de

concretizar ou aprofundar, conforme as situações, a sua capacidade de organização concretizar ou aprofundar, conforme as situações, a sua capacidade de organização concretizar ou aprofundar, conforme as situações, a sua capacidade de organização concretizar ou aprofundar, conforme as situações, a sua capacidade de organização

e de adaptação ao trabalho científico interdisciplinar, sem descure de adaptação ao trabalho científico interdisciplinar, sem descure de adaptação ao trabalho científico interdisciplinar, sem descure de adaptação ao trabalho científico interdisciplinar, sem descurar as áreas ar as áreas ar as áreas ar as áreas

disciplinares que, possuindo qualidade, alimentarão estas direcções de disciplinares que, possuindo qualidade, alimentarão estas direcções de disciplinares que, possuindo qualidade, alimentarão estas direcções de disciplinares que, possuindo qualidade, alimentarão estas direcções de

transversalidade que urge trilhartransversalidade que urge trilhartransversalidade que urge trilhartransversalidade que urge trilhar.

Assim, pode dizer-se que a organização, o enquadramento, a gestão e a regulação

da actividade de I&D na UC deverão procurar dirigir-se a:

a) estimular os investigadores e dar-lhes melhores condições para a investigação

disciplinar1;

b) procurar todos os cruzamentos férteis que conduzam a I&D interdisciplinar

viável;

c) aumentar o volume global de financiamento;

d) aumentar muito a internacionalização da I&D da UC;

e) manter e ampliar a cooperação de investigadores de outras instituições com a

UC;

f) aumentar a dimensão das equipas de investigação para ganhar eficiência,

visibilidade e capacidade de concretização de projectos com grande dimensão;

g) aumentar a produção científica internacionalmente reconhecida;

h) rentabilizar os equipamentos científicos infraestruturais através de uso

partilhado e de integração em redes;

i) dar visibilidade à produção científica dos investigadores da UC;

j) aumentar o grau de satisfação global dos investigadores e dos trabalhadores

científicos em geral;

1 “disciplinar” tem aqui o significado de “tematicamente especializada”, um pouco por oposição a “interdisciplinar”, na medida em que

corresponde a actividade que apenas mobiliza investigadores de uma dada área, sem cruzamentos férteis entre áreas científicas diferentes.

Direcções de actividade


4�

k) promover a concretização da investigação interdisciplinar na UC através do III-

UC.

Estes tópicos deverão desejavelmente, numa perspectiva de eficácia, ser

completados num futuro próximo através de um esforço de reflexão que permita:

i) identificar variáveis que permitam construir indicadores plausíveis, no sentido

de que seja possível mobilizar a informação relevante a partir da realidade;

ii) definir os indicadores, estabelecer objectivos e monitorizar actividade.

2. Ponto de situação quanto à organização e às modalidades de financiamento2. Ponto de situação quanto à organização e às modalidades de financiamento2. Ponto de situação quanto à organização e às modalidades de financiamento2. Ponto de situação quanto à organização e às modalidades de financiamento

2.1 Organização

As UnI&D que, de um modo ou de outro, se consideram ligadas à UC, podem ser

classificadas segundo diferentes critérios. Escolhem-se aqui quatro que servem os

objectivos deste texto: quanto à abrangência disciplinar, quanto à natureza da ligação

à UC, quanto às instalações utilizadas, quanto à avaliação científica externa.

Quanto à abrangência disciplinar

É importante ter-se consciência, quando se elege a interdisciplinaridade como

uma vertente de trabalho muito importante, que existem hoje já muitas UnI&D na UC

que assumem natureza interdisciplinar porque convocam cientistas de várias

disciplinas em torno de um tema abrangente, a maior parte das vezes sugerido pela

própria designação da UnI&D e porque desenvolvem, de facto, projectos de natureza

interdisciplinar.

Por outro lado, existem também em grande número UnI&D de carácter mais

especializado, embora seja sempre discutível apelidá-las de “monodisciplinares”, de tal

modo “indisciplinado”, fluido e simultaneamente uno é o conhecimento científico. É

nestas unidades que se preserva de forma mais nítida a capacidade de

aprofundamento especializado do conhecimento científico organizado em temas

verticais.

Ambos os tipos de UnI&D, segundo este critério, se prestam e são potencialmente

úberes, quando tomadas no seu conjunto, para a organização de projectos

interdisciplinares. Seja porque, no caso das primeiras, as fronteiras que elas abrangem

são apesar de tudo apertadas para certo tipo de intervenção, necessitando de fazer

surtidas que só são viáveis com a convocação de outros saberes, leia-se de outras

UnI&D. Seja porque, no caso das segundas, as agregações de saberes são a única

forma de dar tratamento racional e adequado a um dado problema novo, ou então de

encontrar a inspiração que faltava porque o foco em uso era limitado.

Gestão por objectivos

Caracterização das Unidades de I&D


5�

Quanto à natureza da ligação à UC

Este critério pode ser aplicado de formas mais ou menos rebuscadas. Porém, a

abordagem, aqui, pretende ser bastante simples, distinguindo-se apenas as UnI&D

entre si pela natureza jurídica: ou são unidades integradas na UC2 ou são unidades

autónomas, fiscal e juridicamente independentes da UC, de natureza privada, com NIF

próprio e contabilidade organizada autonomamente. Cerca de 40% de todas as UnI&D

são deste tipo.

A complicação da análise pode aumentar facilmente se se considerar a questão

de a UC ser ou não associada da UnI&D, por exemplo, dado que há situações variadas

quanto a este aspecto.

Quanto às instalações utilizadas

Também neste critério a distinção que se pretende é bastante simples e diz

respeito ao desenvolvimento de actividades em instalações da UC. As UnI&D

desenvolvem a sua actividade, independentemente da natureza da sua ligação à UC

ou da sua natureza jurídica, tanto fora como dentro de instalações da UC. De facto, a

esmagadora maioria das UnI&D ligadas à UC desenvolve a sua actividade dentro da

própria UC.

Quanto à avaliação científica externa

Cerca de 63% de todas as UnI&D da UC são avaliadas periodicamente por painéis

científicos internacionais, no âmbito da FCT. Destas, de acordo com a última avaliação

completa, 69,4% tinham classificação de Excelente ou Muito Bom.

Por curiosidade, refira-se que as unidades avaliadas pela FCT se repartem entre

80% públicas e 20% de natureza privada.

Quanto à integração em redes ou organizações de âmbito alargado

Este aspecto tem importância na caracterização do universo das UnI&D porque

nalguns casos influencia o modo como funcionam ou são geridas. Trata-se de casos

em que uma UnI&D é ou

- um pólo de uma UnI&D maior, com expressão eventualmente nacional, ou

- uma unidade autónoma de uma organização de unidades com uma estrutura de

grupo, em que uma desempenha o papel de "holding", ou ainda

- uma unidade que constitui um pólo de uma rede de unidades que cooperam na

utilização partilhada de recursos, normalmente dispersos geograficamente.

2 Nesta caso, a UC significa qualquer das entidades legalmente reconhecidas, identificáveis através de NIF próprio, cuja missão seja de

ensino e investigação públicos e que faça parte do grupo público Universidade de Coimbra, tal como tem sido identificado nos relatórios anuais de contas consolidadas da UC.


6�

2.2 Modalidades de financiamento

As UnI&D tAs UnI&D tAs UnI&D tAs UnI&D têm captado financiamentos predominantemente de natureza êm captado financiamentos predominantemente de natureza êm captado financiamentos predominantemente de natureza êm captado financiamentos predominantemente de natureza

adicional quando se trata de projectos de I&Dadicional quando se trata de projectos de I&Dadicional quando se trata de projectos de I&Dadicional quando se trata de projectos de I&D3. Os projectos financiados pela FCT

assumem esta natureza, já que não é possível imputar custos de mão-de-obra própria,

assim como acontece com projectos financiados por outras agências vocacionadas

para a ciência ou as artes. Também assim aconteceu com financiamentos de projectos

de I&D no âmbito do 6º Programa-Quadro de Investigação Científica (6thFP) da UE.

Além do financiamento de projectos de I&D, as UnI&D avaliadas pela FCT

recebem, ao abrigo do programa plurianual de financiamento, uma subvenção anual

por doutorado que é função da classificação obtida na avaliação internacional mais

recente. As UnI&D que têm o estatuto de Laboratório Associado recebem ainda um

financiamento programático, associado a objectivos contratualizados com a FCT.

Os financiamentos à edição de publicações ou à realização de congressos, por

exemplo, assumem também uma natureza de financiamento a custos adicionais

porque se destinam ao objecto a concretizar, a maioria das vezes apenas a parte do

custo adicional de realização, sob a forma de subsídio.

Independentemente das modalidades em que as actividades e os contratos que

correm pelas UnI&D são financiados, existem sempre custos de estrutura, necessários

ao suporte geral às actividades dos projectos levados a cabo pelas UnI&D. Porque na

maioria dos casos as UnI&D operam em instalações da UC, estes custos são

financiados pela própria UC em parte significativa.

3. Impacto orga3. Impacto orga3. Impacto orga3. Impacto organizacional e de funcionamentonizacional e de funcionamentonizacional e de funcionamentonizacional e de funcionamento

Aumentar muito a internacionalização da I&D da UC exige da parte da UC e das

suas UnI&D:

- uma atenção específica às oportunidades de participação em sistemas de

financiamento competitivo da investigação,

- capacidade de organização para a participação em consórcios, incluindo a

angariação de parceiros,

- capacidade de elaboração de propostas,

- capacidade de gestão de projectos nos diversos aspectos, físicos e financeiros,

consoante as especificidades e requisitos dos programas,

- capacidade de reporte adequado às exigências dos agentes financiadores.

Por outro lado, as oportunidades mais interessantesas oportunidades mais interessantesas oportunidades mais interessantesas oportunidades mais interessantes em termos de dimensão

das equipas transnacionais envolvidas e do volume de financiamento assumem a

natureza de projectos fprojectos fprojectos fprojectos financiados a custos totaisinanciados a custos totaisinanciados a custos totaisinanciados a custos totais, o que impõe capacidade de

3 Um projecto é financiado em regime de custos adicionais, ou marginais, quando as despesas financiadas são aquelas em que a unidade

incorre especificamente para fazer funcionar o projecto: consumíveis, equipamento, missões, bolseiros para o projecto, contratados para o projecto. Tipicamente, dada a natureza dos custos elegíveis, não é possível imputar mão-de-obra própria.

Custos adicionais

Financiamento plurianual

Custos de estrutura

Prioridade: custos totais


7�

resposta acrescida em termos técnicos e de gestão.

Possuir e manter as capacidades exigidas a uma internacionalização de sucesso

exige escala, além de preparação técnica. Não só porque é mais eficiente como porque

é a única maneira de garantir que os investigadores se preocupem prioritariamente

com os aspectos que são fundamentais: o intercâmbio do trabalho científico e a

focagem nos problemas científicos. Estas condições poderão garantir-se se for

assegurado um conjunto de funções que estejam disponíveis para virtualmente todos

os investigadores e UnI&D:

a) criar e manter os mecanismos necessários a um contacto regular e periódico

com os investigadores responsáveis por projectos e por unidades de I&D, para

auscultar necessidades, canalizar informações, divulgar oportunidades;

b) em articulação com o GATS, manter actualizada a informação sobre o potencial

científico da UC em todas as áreas de investigação existentes;

c) criar e manter os procedimentos necessários à promoção proactiva da

elaboração de propostas de projectos de I&D para financiamento a todas as instâncias

financiadoras, com especial relevo para as mais importantes e disponíveis instâncias

internacionais ou supranacionais, particularmente a Comissão Europeia, no âmbito do

7º Programa-Quadro da Investigação Científica, bem como para as que, a nível

nacional (nomeadamente através do QREN), canalizam financiamento comunitário;

d) estabelecer um quadro estável de relacionamento com as instâncias que

financiam ou intermedeiam o financiamento da actividade de I&D4, de modo que

fiquem sedimentadas as práticas de relacionamento e permanentemente actualizadas

as informações sobre contactos relevantes, quer sobre decisores quer sobre staff

técnico de apoio, das diversas instâncias e entidades com que se estabeleça

relacionamento prioritário;

e) criar e manter um conjunto de práticas formais de articulação com os serviços

de gestão financeira de projectos da UC para permitir uma intermediação eficaz com

os investigadores responsáveis de projectos, no sentido de os libertar de preocupações

de gestão não científica;

f) criar e manter, em articulação com o GATS, um conjunto de mecanismos de

monitorização de oportunidades de financiamento de projectos e de actividades de

cooperação científica, com especial atenção aos de carácter internacional, bem como

criar o correspondente conjunto de mecanismos de divulgação junto da comunidade

científica da UC;

g) criar e manter uma imagem da investigação da UC na internet compatível com

a imagem web institucional da UC em geral e com capacidade de manutenção por

mais do que um produtor de conteúdos;

h) criar e manter mecanismos de relacionamento com o Gabinete de

Comunicação e Identidade da UC no sentido quer de divulgar eficazmente informação

relevante para os públicos atingidos por este Gabinete, quer de tirar o melhor partido

mediático das realizações científicas da UC.

4 Incluem-se aqui quer os serviços do MCTES dedicados ao apoio à comunidade científica nacional, quer os serviços de agentes com

quem a UC se relacione para a intermediação com a CE e com potenciais parceiros de projectos internacionais.

Ganhar escala

Funções a garantir


8�

Parte II Parte II Parte II Parte II –––– Como fazer Como fazer Como fazer Como fazer 4. Propostas de instrumentação4. Propostas de instrumentação4. Propostas de instrumentação4. Propostas de instrumentação

Há quatro ingredientes operacionais indispensáveis à satisfação das

necessidades identificadas, para um bom desempenho da UC:

a) existência de uma equipa mínima de competências em gestão profissional de

actividade científica (o que se costuma designar "gestão de ciência");

b) existência de um corpo técnico especializado dedicado a gestão financeira de

projectos científicos;

c) existência de assessoria internacional (de preferência em rede) com

capacidade especializada em constituição de consórcios, em redacção

profissionalizada de propostas ganhadoras, em antecipação de informação sobre

anúncios de oportunidades de financiamento competitivo (antecipação de "calls"), em

obtenção de outras informações (semi-públicas) relevantes.

d) existência de estímulos suficientes para tornarem atractivo aos investigadores

o envolvimento em projectos internacionais.

A alínea b) tem já um embrião criado, com capacidade para se ampliar em função

do sucesso (e do correspondente volume de actividade) do aumento da

internacionalização da actividade de I&D. A alínea a) está em vias de concretização

com uma primeira contratação de um gestor de ciência pela UC. A alínea c) está em

fase de preparação técnica do processo de concurso para aquisição do serviço pela

UC. Da alínea d) trata-se no ponto 6 deste documento.

5. O 75. O 75. O 75. O 7º Programaº Programaº Programaº Programa----Quadro da IC na UE Quadro da IC na UE Quadro da IC na UE Quadro da IC na UE –––– potencialidades e características potencialidades e características potencialidades e características potencialidades e características

principais a reter principais a reter principais a reter principais a reter

O 7º Programa-Quadro da Investigação Científica da UE (7FP7FP7FP7FP) difere dos P-Q

anteriores num aspecto crucial: o regime de custos é um único, o de custos totaisregime de custos é um único, o de custos totaisregime de custos é um único, o de custos totaisregime de custos é um único, o de custos totais – a

UE financia 75% dos custos totais de cada projecto do tipo Projectos em Colaboração -

Collaborative Projects (CP), na prática os que correspondem ao maior volume de

oportunidades e de financiamento global. Para as acções de Coordenação e Suporte -

Coordination and Support Actions (CSA), muito menos importantes em termos relativos,

o financiamento pode ser de 100% dos custos directos e o limite estabelecido pela CE

para o apuramento de overheads é de 7% dos custos directos elegíveis.

Até aqui, antes do 7FP as Uantes do 7FP as Uantes do 7FP as Uantes do 7FP as UnI&D da UCnI&D da UCnI&D da UCnI&D da UC que têm participado em projectos com

financiamento da UE têm-no feito maioritariamente em regime de custos adicionaismaioritariamente em regime de custos adicionaismaioritariamente em regime de custos adicionaismaioritariamente em regime de custos adicionais.

Na medida em que não havia imputação de custos de mão-de-obra própria, as UnI&D

Condições a verificar

7FP - único regime de custos:

custos totais

Regime de custos adicionais é menos

interessante


9�

de natureza privada participavam constituindo equipas em que eram incluídos

docentes da UC, já que, embora os salários destes docentes fossem pagos pela UC,

não era necessário (nem possível, em custos adicionais) demonstrar os respectivos

custos. O financiamento era atribuído às actividades adicionais necessárias à

concretização dos projectos, aí incluindo as despesas com mão-de-obra adicional.

Embora não seja possível documentar nem caracterizar estatisticamente o

envolvimento da UC em projectos com financiamento da UE no passado (dificuldade

que é imperioso ultrapassar para que a UC se possa afirmar institucionalmente de

forma adequada), dada a natureza da organização prevalecente da I&D na UC, é certo

que este envolvimentoenvolvimentoenvolvimentoenvolvimento não se traduziu até hoje em volume que se tenha evidenciado e

não está seguramnão está seguramnão está seguramnão está seguramente ao nível que o potencial existente exige que se verifiqueente ao nível que o potencial existente exige que se verifiqueente ao nível que o potencial existente exige que se verifiqueente ao nível que o potencial existente exige que se verifique. O

regime de custos adicionaiscustos adicionaiscustos adicionaiscustos adicionais deu os seus frutos mas tem um alcance claramente tem um alcance claramente tem um alcance claramente tem um alcance claramente

limitadolimitadolimitadolimitado.

As regras do 7FP alteram esta realidade. A capacidade para imputar custos de capacidade para imputar custos de capacidade para imputar custos de capacidade para imputar custos de

mãomãomãomão----dededede----obraobraobraobra no âmbito dos custos directos dos projectos tem dois efeitos benéficos dois efeitos benéficos dois efeitos benéficos dois efeitos benéficos

principaisprincipaisprincipaisprincipais: por um lado, aumenta significativamente os orçamentos dos projectosaumenta significativamente os orçamentos dos projectosaumenta significativamente os orçamentos dos projectosaumenta significativamente os orçamentos dos projectos e,

por outro, permite recuperar, pelo menos em parte, os custos salariaispermite recuperar, pelo menos em parte, os custos salariaispermite recuperar, pelo menos em parte, os custos salariaispermite recuperar, pelo menos em parte, os custos salariais do

envolvimento dos docentes/investigadores na actividade de investigação. Até aqui, em

termos líquidos, o financiamento às actividades de ensino, responsável (neste

momento já não suficientemente) pelo pagamento de vencimentos, tem sido utilizado

para financiar as actividades de I&D e continuará a sê-lo, apesar do estrangulamento

financeiro sistemático que o ensino superior tem vindo a sofrer nos últimos anos. O

regime de custos do 7FP permite mitigar este financiamento da I&D pela actividade de

ensino, o qual diminuirá na medida em que aumentar a participação de docentes em

projectos de investigação financiados pela UE. Em geral, pode dizer-se o mesmo

relativamente a todos os financiamentos que assumam a natureza de custos totais.

As UnI&D integradas na UC poderão, sem dificuldade, assumir a participação em

projectos do 7FP ou outros de financiamento a custos totais, na medida em que a

entidade beneficiária é a UC e que os custos de mão-de-obra são, por isso,

documentáveis perante a Comissão Europeia (CE). Já no caso das UnI&D de natureza

privada a situação se apresenta diferente. De facto, uma UnI&D de natureza privada

pode, em função da sua dimensão e da composição do corpo de investigadores que

lhe esteja afecto, conseguir constituir equipas de investigação participantes em

projectos do 7FP com base maioritariamente em investigadores que, não sendo

docentes da UC, representem custos próprios da UnI&D, a qual lhes paga os salários e

pode, por isso, imputar os respectivos custos. Note-se que a distinção a fazer nestes

casos não é entre os investigadores que são da UC e os demais, em cada UnI&D, mas

entre os que têm os salários pagos pela UnI&D e os demais. No entanto, esta não é a

realidade na maior parte dos casos. As UnI&D, captando maioritariamente

financiamentos em regime de custos adicionais, têm equipas de investigadores

sobretudo vinculados a instituições de ensino superior – UC e outras.

Vantagens do regime de custos totais


10

Assim, em geral, uma UnI&D poderá participar num projecto financiado a custos uma UnI&D poderá participar num projecto financiado a custos uma UnI&D poderá participar num projecto financiado a custos uma UnI&D poderá participar num projecto financiado a custos

totais desde que tenha equipa maioritariamente constituída por pessoal prótotais desde que tenha equipa maioritariamente constituída por pessoal prótotais desde que tenha equipa maioritariamente constituída por pessoal prótotais desde que tenha equipa maioritariamente constituída por pessoal próprioprioprioprio,

demonstrando assim capacidade autónoma para levar a cabo as tarefas do projecto.

Se tiver necessidade de pessoas adicionais, vinculadas a outra entidade, deverá

celebrar com essa entidade um acordo de cedência de recursos humanos (ACRH ou

third party agreement – TPA) que permitirá que a referida entidade facture o tempo

dedicado pelo seu pessoal ao projecto e que esta despesa seja apresentada à CE

como um custo directo do projecto. A dedicação de um investigador a um projecto A dedicação de um investigador a um projecto A dedicação de um investigador a um projecto A dedicação de um investigador a um projecto

que não seja facturadaque não seja facturadaque não seja facturadaque não seja facturada pode ser considerada pela CE como uma receita do projecto, a

qual será descontada no financiamentoserá descontada no financiamentoserá descontada no financiamentoserá descontada no financiamento atribuído.

Acresce a estas considerações que a parte da equipa que uma UnI&D de natureza

privada constitua com base em pessoal próprio, se este for financiado com base em

programas cuja receita seja de origem comunitária, não pode ser paga com

financiamento também de origem comunitária, já que isso constituiria um duplo

financiamento.

A questão das instalações tem também um grande relevo neste âmbito. De facto,

um projecto financiado a custos totais deve ter no respectivo orçamento uma parcela

para custos indirectos, ou gastos gerais (overheads). A CE considera que só pode ser só pode ser só pode ser só pode ser

beneficiáriabeneficiáriabeneficiáriabeneficiária de financiamento, na parcela de gastos gerais, uma entidade que uma entidade que uma entidade que uma entidade que

desenvodesenvodesenvodesenvolva a actividade do projecto em instalações própriaslva a actividade do projecto em instalações própriaslva a actividade do projecto em instalações própriaslva a actividade do projecto em instalações próprias. De outro modo os

gastos gerais não são elegíveis. De novo, uma UnI&D integrada na UC preenche os

requisitos necessários, ao passo que uma UnI&D de natureza privada que, como é o

caso da esmagadora maioria, desenvolva a sua actividade em instalações da UC, não

pode habilitar-se, perante a CE, a beneficiar do pagamento de custos indirectos.

Em face destas condicionantes à participação em projectos do 7FP, coloca-se

uma questão essencial relativamente às orientações definidas quanto à

internacionalização da I&D da UC. Como promover a participação efectiva de todos os Como promover a participação efectiva de todos os Como promover a participação efectiva de todos os Como promover a participação efectiva de todos os

investigadoresinvestigadoresinvestigadoresinvestigadores (leia-se todas as UnI&D), independentemente da natureza da UnI&D independentemente da natureza da UnI&D independentemente da natureza da UnI&D independentemente da natureza da UnI&D

em que esteja integrado?

6. Detalhe das possibilidades de 6. Detalhe das possibilidades de 6. Detalhe das possibilidades de 6. Detalhe das possibilidades de operacionalização da participação das UnI&D operacionalização da participação das UnI&D operacionalização da participação das UnI&D operacionalização da participação das UnI&D

da UC em projectos de I&Dda UC em projectos de I&Dda UC em projectos de I&Dda UC em projectos de I&D

A questão deixada em aberto no final do ponto anterior é uma formulação

particular de uma questão mais geral, formulada em título do presente ponto 6. A

resposta a esta questão mais geral abarca a resposta àquela questão particular.

Há um conjunto de pontos de partida para a resposta geral que se pretende

explicitar:

a) garantir as mesmas oportunidades a todos os investigadoresas mesmas oportunidades a todos os investigadoresas mesmas oportunidades a todos os investigadoresas mesmas oportunidades a todos os investigadores,

Custos totais exigem capacidade própria para desenvolver os projectos

Third-party agreements

Pessoal próprio elegível

Custos indirectos: a questão das instalações

Pontos de partida


11

independentemente da natureza da UnI&D em que desenvolvem actividade, de

participar em projectos do 7FP ou em qualquer projecto financiado em modalidade de

custos totais;

b) manter e estimularmanter e estimularmanter e estimularmanter e estimular todas as oportunidades de participação em projectos de

I&D, em todas as modalidades de financiamentotodas as modalidades de financiamentotodas as modalidades de financiamentotodas as modalidades de financiamento, cabendo aos

docentes/investigadores e às respectivas UnI&D a decisão sobre as prioridades de

escolha em face das oportunidades;

c) ressarcir a UC dos custos directos de mãoressarcir a UC dos custos directos de mãoressarcir a UC dos custos directos de mãoressarcir a UC dos custos directos de mão----dededede----obra envolvidos nos projectos obra envolvidos nos projectos obra envolvidos nos projectos obra envolvidos nos projectos

financiados a custos totaisfinanciados a custos totaisfinanciados a custos totaisfinanciados a custos totais, na proporção do envolvimento dos seus

docentes/investigadores;

d) ressarcir a UC dos custos indirectos (overheads)ressarcir a UC dos custos indirectos (overheads)ressarcir a UC dos custos indirectos (overheads)ressarcir a UC dos custos indirectos (overheads) pagos pelos financiadores

dos projectos, cujos montantes devem ser alocados segundo princípios análogos aos

definidos na deliberação do Senado nº 31/2004;

Deve referir-se um conjunto de elementos adicionais importantes a propósito da

questão particular enunciada no final do ponto 5.

A CE financia projectos no âmbito do 7FP em modalidade de custos totais.

O financiamento é de 75% do custo elegível nos projectos do tipo Projectos em

Colaboração - Collaborative Projects (CP), na prática os que correspondem ao maior

volume de oportunidades.

O custo elegível inclui uma parcela de custos directos, incluindo mão-de-obra

própria do beneficiário, e uma parcela de custos indirectos.

Os custos indirectos deverão ser calculados de forma auditável pelo beneficiário

que possua capacidade (contabilidade analítica apropriada) para tal. No entanto,

admite-se, a longo prazo, a prática de uma taxa fixa (flat rate) de 20% dos custos

directos em vez dos custos directos reportados e demonstrados analiticamente. No

curto prazocurto prazocurto prazocurto prazo, porém, a CE admite o uso de uma taxa fixa de 60% dos custos directostaxa fixa de 60% dos custos directostaxa fixa de 60% dos custos directostaxa fixa de 60% dos custos directos,

sem necessidade de demonstração documental, para os projectos cujas chamadas para os projectos cujas chamadas para os projectos cujas chamadas para os projectos cujas chamadas

encerrem até 1 de Janeiro de 201encerrem até 1 de Janeiro de 201encerrem até 1 de Janeiro de 201encerrem até 1 de Janeiro de 2010000. Depois disso admite usar uma taxa fixa "não

superior" a 40% dos custos directos.

Ora, no caso dos projectos que venham a ser abrangidos pela taxa fixa de 60%, os

custos elegíveis reportáveis montam a 160% dos custos directos, o que representa um

financifinancifinancifinanciamento efectivo de 120% dos custos directosamento efectivo de 120% dos custos directosamento efectivo de 120% dos custos directosamento efectivo de 120% dos custos directos, já que a CE financia 75% do

total (160% * 75% = 120%).

Estas circunstâncias tornam a participação em projectos do 7FPprojectos do 7FPprojectos do 7FPprojectos do 7FP muito

interessantes, até porque os montantes absolutos (em euros) envolvidos são muito montantes absolutos (em euros) envolvidos são muito montantes absolutos (em euros) envolvidos são muito montantes absolutos (em euros) envolvidos são muito

maimaimaimais elevados do ques elevados do ques elevados do ques elevados do que o que ocorre normalmente em projectos financiados a custos a custos a custos a custos

adicionaisadicionaisadicionaisadicionais, porque os custos de mão-de-obra são sempre muito mais avultados do que

os demais (excepto em projectos de investimento intensivo, os quais não são os mais

passíveis de financiamento).

Ora, pode adoptaradoptaradoptaradoptar----se, num período transitório cuja duração deverá coincidir se, num período transitório cuja duração deverá coincidir se, num período transitório cuja duração deverá coincidir se, num período transitório cuja duração deverá coincidir

Estimular a participação efectiva de todos os

investigadores

Atractividade do 7FP com taxa fixa de 60%


12

pelo menos com a possibilidade de usar a taxa fixa de 60%pelo menos com a possibilidade de usar a taxa fixa de 60%pelo menos com a possibilidade de usar a taxa fixa de 60%pelo menos com a possibilidade de usar a taxa fixa de 60% para a cobrança de

custos indirectos em projectos financiados pela CE, o princípio adicional de que a

alocação de custos indirectos, por analogia com o definido na deliberação do Senado

nº 31/2004, fique reservada aos projectos financiados em modalidade de custos

adicionais (tipicamente, os projectos financiados pela FCT).

Nestas circunstâncias, as UnI&D poas UnI&D poas UnI&D poas UnI&D poderão dispor, uma vez terminados os derão dispor, uma vez terminados os derão dispor, uma vez terminados os derão dispor, uma vez terminados os

projectos financiados, de um montante estimável em 20% dos custos directos totaisprojectos financiados, de um montante estimável em 20% dos custos directos totaisprojectos financiados, de um montante estimável em 20% dos custos directos totaisprojectos financiados, de um montante estimável em 20% dos custos directos totais

para aplicar em finalidades adequadas aos fins das UnI&D. Os montantes destinados a

pagar os custos directos que não correspondem a mão-de-obra financiam despesa

efectiva (corrente e de investimento) do projecto. Os montantes correspondentes aos

custos directos de mão-de-obra da UC são para administração pela UC, de acordo com

o enunciado no final desta secção. A diferença entre o financiamento total obtido e os

custos directos totais corresponde assim aos cerca de 20% referidos.

Para os projectos cujas chamadas ocorram depois de 1 de Janeiro de 2010projectos cujas chamadas ocorram depois de 1 de Janeiro de 2010projectos cujas chamadas ocorram depois de 1 de Janeiro de 2010projectos cujas chamadas ocorram depois de 1 de Janeiro de 2010 a

UC deverá passar a usar o reporte analítico de custos indirectosUC deverá passar a usar o reporte analítico de custos indirectosUC deverá passar a usar o reporte analítico de custos indirectosUC deverá passar a usar o reporte analítico de custos indirectos, já que conseguirá

com esse procedimento obter margens de custos indirectos superiores a 40%.

Detalham-se a seguir as diversas situaçõessituaçõessituaçõessituações que podem ocorrer, organizadas

segundo cinco eixossegundo cinco eixossegundo cinco eixossegundo cinco eixos: naturezanaturezanaturezanatureza das UnI&D, modalidades de financiamentomodalidades de financiamentomodalidades de financiamentomodalidades de financiamento,

constituição das equipasconstituição das equipasconstituição das equipasconstituição das equipas de projecto, propriedade das instalaçõespropriedade das instalaçõespropriedade das instalaçõespropriedade das instalações onde o projecto é

desenvolvido; entidadeentidadeentidadeentidade que gere os projectos. Este detalhamento visa definir que

enquadramento pode ser dado à gestão dos projectos de forma a maximizar os maximizar os maximizar os maximizar os

benefícios para a actividade de I&Dbenefícios para a actividade de I&Dbenefícios para a actividade de I&Dbenefícios para a actividade de I&D.

Identificação dos eixos:

Natureza das UnI&D: integradas na UC e de natureza privada (APSFL) – há ainda

a possibilidade de, pública ou privada, uma unidade estar ligada a outra instituição de

ensino superior.

Modalidades de financiamento: custos adicionais e custos totais.

Constituição das equipas de projecto (além dos contratados especificamente para

cada projecto): só com docentes da UC, só com elementos não vinculados à UC,

situação mista.

Propriedade das instalações onde o projecto é desenvolvido: instalações da UC,

instalações da UnI&D (quando de natureza privada ou quando públicas ligadas a outra

instituição de ensino superior).

Entidade (plataforma, na terminologia da deliberação do Senado nº 31/2004)

que assegura a gestão financeira dos projectos.

Depois de 1 de Janeiro de 2010

Classificação das situações-tipo


13

Caso 1Caso 1Caso 1Caso 1

Caracterização

Natureza da UnI&D: integrada na UC.

Modalidade de financiamento: custos adicionais.

Constituição da equipa de projecto: indiferente.

Propriedade das instalações onde o projecto é desenvolvido: em princípio, dada a

natureza das UnI&D, instalações da UC.

Modalidade de gestão e de alocação de recursos

Entidade beneficiária do financiamento: UC

Gestão financeira do projecto: conduzida pela UC.

Alocação de overheads: de acordo com os princípios definidos na deliberação

31/2004 do Senado.


Caracterização


Modalidade de financiamento: custos totais.

Constituição da equipa de projecto: só com docentes da UC.






Receitas relativas à mão-de-obra utilizada: destinadas à UC.

Alocação de overheads líquidos (diferença entre o financiamento total obtido e os

custos directos totais): para projectos do 7FP, durante a vigência da taxa fixa de

60%, para gestão pela UnI&D, através da UC.


Caracterização



Constituição da equipa de projecto: com docentes da UC e com elementos não

vinculados à UC.






Acordos de cedência de recursos humanos (ACRH) celebrados com as entidades

Identificação de 10 situações-tipo


14

de origem dos investigadores não vinculados à UC.

Receitas relativas à mão-de-obra utilizada: destinadas à UC na parte respeitante

aos docentes/investigadores da UC; pagas contra factura às outras entidades,

nos termos dos ACRH.





Caracterização

Natureza da UnI&D: APSFL.

Modalidade de financiamento: custos adicionais.

Constituição da equipa de projecto: indiferente.

Propriedade das instalações onde o projecto é desenvolvido: indiferente.


Entidade beneficiária do financiamento: a APSFL

Gestão financeira do projecto: conduzida pela APSFL (a menos que esta

manifeste preferência que seja pela UC).

Alocação de overheads: de acordo com os princípios definidos na deliberação

31/2004 do Senado.


Caracterização



Constituição da equipa de projecto: só com docentes/investigadores da UC.

Propriedade das instalações onde o projecto é desenvolvido: instalações da UC.




Receitas relativas à mão-de-obra utilizada: destinadas à UC.




NotaNotaNotaNota: o facto de se usarem exclusivamente investigadores da UC denota que a APSFL não tem

capacidade para desenvolver o projecto maioritariamente por si própria. Este facto elimina a

possibilidade de a APSFL se candidatar a um projecto nestas condições que não seja conduzido em

instalações da UC, sob pena de não ser possível cobrar overheads.


15


Caracterização



Constituição da equipa de projecto: só com investigadores não vinculados à UC.



Esta possibilidade não é praticável.

Por um lado, o facto de se usarem instalações da UC impõe que seja esta a

entidade beneficiária porque de outro modo não há lugar à cobrança de

overheads.

Por outro lado, a UC não pode ser beneficiária porque, sendo a equipa totalmente

externa, fica evidente que a UC não tem capacidade para desenvolver o projecto

maioritariamente por si própria.


Caracterização



Constituição da equipa de projecto: só com investigadores não vinculados à UC.

Propriedade das instalações onde o projecto é desenvolvido: instalações da

APSFL.


Entidade beneficiária do financiamento: a APSFL

Gestão financeira do projecto: conduzida pela APSFL.

Receitas relativas à mão-de-obra utilizada: destinadas à APSFL ou também a

outras entidades com quem a APSFL tenha celebrado TPA.

Alocação de overheads: APSFL.


Caracterização



Constituição da equipa de projecto: docentes/investigadores da UC (minoritários)

e outros (maioritários) não vinculados à UC.

Propriedade das instalações onde o projecto é desenvolvido: instalações da

APSFL.


Entidade beneficiária do financiamento: APSFL.


16

Gestão financeira do projecto: conduzida pela APSFL.


de origem dos investigadores, incluindo com a UC.

Receitas relativas à mão-de-obra utilizada: destinadas à APSFL na parte

respeitante aos seus próprios docentes/investigadores; pagas contra factura às

outras entidades, nos termos dos TPA, incluindo à UC.


custos directos totais): de acordo com os princípios definidos na deliberação

31/2004 do Senado, adaptando a alocação à capacidade de discriminar o

envolvimento individual de cada investigador no projecto.

NotaNotaNotaNota: na medida em que são conhecidos com detalhe os custos directos com mão-de-obra, a parte

elegível (correspondente à parte do envolvimento dos investigadores da UC) do valor correspondente

à parcela de "40% a atribuir à Faculdade a que pertence o investigador responsável"5 deve de facto

ser atribuído às Faculdades de origem dos investigadores na proporção do trabalho desenvolvido por

estes.


Caracterização



Constituição da equipa de projecto: docentes/investigadores da UC (maioritários)

e outros não vinculados à UC.



Entidade beneficiária do financiamento: UC.



de origem dos investigadores não vinculados à UC.

Receitas relativas à mão-de-obra utilizada: destinadas à UC na parte respeitante

aos docentes/investigadores da UC; pagas contra factura às outras entidades,

nos termos dos ACRH..




NotaNotaNotaNota: o facto de se usarem maioritariamente investigadores da UC denota que a APSFL não tem

capacidade para desenvolver o projecto maioritariamente por si própria. Este facto elimina a

possibilidade de se candidatar um projecto nestas condições que não seja conduzido em instalações

da UC, sob pena de não ser possível cobrar overheads.

5 Do texto da deliberação 31/2004 do Senado da UC.


17


Caracterização

Natureza da UnI&D: externa à UC, pública ou privada, ligada ou não a outra

instituição de ensino superior.


Constituição da equipa de projecto: investigadores não vinculados à UC

(maioritários) e outros docentes/investigadores da UC.

Propriedade das instalações onde se pretende desenvolver o projecto: instalações

da entidade externa.


Entidade beneficiária do financiamento: entidade externa.

Gestão financeira do projecto: conduzida pela entidade externa.

Acordo de cedência de recursos humanos (ACRH) celebrado pela entidade externa

com a UC.

Receitas relativas à mão-de-obra utilizada: facturadas pela UC à entidade externa

nos termos do ACRH.

Alocação de overheads: entidade externa.

Importa definir dois aspectos adicionais.

Por um lado, nos casos de Acções de Coordenação e Suporte - Coordination and

Support Actions (CSA), cujo limite estabelecido pela CE para o apuramento de

overheads é de 7% dos custos directos elegíveis, e cujo financiamento é de até 100%

dos custos elegíveis, aplica-se o mesmo princípio geral enunciado quanto à

correspondente alocação de overheads, sendo de fácil adaptação cada um dos dez

casos enunciados atrás. A diferença entre os projectos do tipo Projectos em

Colaboração e os do tipo Acções de Coordenação e Suporte reside no montante global

financiado. No primeiro caso é de 120% dos custos directos totais (para calls até 31

de Dezembro de 2009), i.e., 75% de (100% de custos directos + 60% de overheads),

enquanto no segundo caso é de até 107% dos custos directos totais, i.e., 100% de

custos directos + 7% de overheads.

Por outro lado, importa definir também como são alocadas as receitas relativas à

mão-de-obra utilizada quando estas beneficiam a UC (sempre, claro, na medida do

envolvimento desta mão-de-obra nos projectos em causa).

Os princípios que presidiram à alocação, aprovada pelo Senado através da

deliberação nº 31/2004, dos montantes cobrados a título de overhead, são aplicados

também a esta parte da receita, com uma adaptação relativamente à alocação da

percentagem de 40% que, na deliberação, é atribuída à Faculdade a que pertence o

investigador responsável. De facto, atendendo a que no ambiente que irá funcionar

Adaptação aos projectos CSA

Receitas de mão-de-obra


18

são conhecidos com detalhe os custos directos com mão-de-obra, o valor

correspondente a esta parcela de 40% deve ser atribuído às Faculdades de origem dos

investigadores na proporção do trabalho desenvolvido por estes.

Por outro lado, deve ser estabelecida antes do fim de 2009 uma metodologia de

imputação de custos que clarifique também a real importância dos custos imputáveis

à gestão financeira e administrativa dos projectos. Até lá, os princípios da referida

deliberação 3e1/2004, baseados em estimativa, prevalecem na falta desta alternativa

mais informada.


19

Parte III Parte III Parte III Parte III –––– O que é preciso ter em conta O que é preciso ter em conta O que é preciso ter em conta O que é preciso ter em conta

GUIA DE CONSULTA PARA A PARTICIPAÇÃO EM PROJECTOS DO 7º PROGRAMAGUIA DE CONSULTA PARA A PARTICIPAÇÃO EM PROJECTOS DO 7º PROGRAMAGUIA DE CONSULTA PARA A PARTICIPAÇÃO EM PROJECTOS DO 7º PROGRAMAGUIA DE CONSULTA PARA A PARTICIPAÇÃO EM PROJECTOS DO 7º PROGRAMA----QUADRO DE INVESTIGAÇÃO QUADRO DE INVESTIGAÇÃO QUADRO DE INVESTIGAÇÃO QUADRO DE INVESTIGAÇÃO CIENTÍFICA DA UNIÃO EUROPEIACIENTÍFICA DA UNIÃO EUROPEIACIENTÍFICA DA UNIÃO EUROPEIACIENTÍFICA DA UNIÃO EUROPEIA

I I I I –––– Preâmbulo Preâmbulo Preâmbulo Preâmbulo

II II II II –––– Parâmetros d Parâmetros d Parâmetros d Parâmetros do 7º Programao 7º Programao 7º Programao 7º Programa----QuadroQuadroQuadroQuadro

1 – O que é o 7º Programa-Quadro

2 – O orçamento aprovado para o 7º Programa-Quadro

3 – Os programas aprovados

3.1 - Cooperação

3.2 - Ideias

3.3 - Pessoas

3.4 - Capacidades

3.5 - Euratom

4 – O incentivo à investigação transnacional

5 – A propriedade e a difusão de resultados

6 – As candidaturas

7 – Tipologias de projectos

7.1 - Projectos em Colaboração

7.2 - Redes de Excelência

7.3 - Acções de Coordenação e Suporte

7.4 - Projectos de Investigação de Ponta

8 – O financiamento

8.1 - Modalidades de subvenção

8.2 - Limites de financiamento por tipologia de projectos

8.3 - Limites de financiamento por actividade

8.4 - Exemplo

9 – As transferências financeiras da Comissão Europeia

9.1 - Adiantamento

9.2 - Pagamento intermédios

9.3 - Retenções

9.4 - Saldo final

10 – O fundo de Garantia

11 – As estruturas de Custos

11.1 - Custos não elegíveis

11.2 - Custos elegíveis


20

11.2.1 - Custos com pessoal

11.2.2 - Custos indirectos / overheads

12 – O caso particular das receitas

12.1 – Tipologias de receita

12.2 – O Tratamento da receita

12.3 - Exemplo

13 – A Third Party

13.1 - Definição

13.2 - Elegibilidade de custos das Third Parties

13.3 - Formas de contribuição das Third Parties

13.3.1 - Disponibilização de recursos humanos e materiais

13.3.2 - Desenvolvimento de uma parte dos trabalhos

14 – A subcontratação

15 – Avaliação e acompanhamento

16 – Relatórios de Auditorias dos Custos Elegíveis

16.1 - Certificados das Demonstrações Financeiras

16.2 - Certificação de Metodologias

III III III III –––– A Universidade de Coimbra e as Unidades de Investigação A Universidade de Coimbra e as Unidades de Investigação A Universidade de Coimbra e as Unidades de Investigação A Universidade de Coimbra e as Unidades de Investigação

1 – A apresentação de candidaturas

2 – A gestão da receita

3 – A gestão da despesa

4 – Os custos com pessoal

4.1 - Bolsas

4.2 - Ajudas de custo no país

4.3 - Ajudas de custo no estrangeiro

5 – A aquisição de bens e/ou serviços

6 – Os overheads/custos indirectos

7 – Os pedidos de pagamento / reembolso de custos

8 – Os relatórios periódicos

IV IV IV IV –––– Endereços úteis Endereços úteis Endereços úteis Endereços úteis

1 – Sítios no âmbito do 7º Programa-Quadro

2 - Contactos na Universidade de Coimbra

Anexo A Anexo A Anexo A Anexo A –––– Modelo de registo de imputação de tempo (Time Modelo de registo de imputação de tempo (Time Modelo de registo de imputação de tempo (Time Modelo de registo de imputação de tempo (Time----sheet)sheet)sheet)sheet)

Anexo B Anexo B Anexo B Anexo B –––– Modelos de acordo de cedência de recursos humanos (Third Modelos de acordo de cedência de recursos humanos (Third Modelos de acordo de cedência de recursos humanos (Third Modelos de acordo de cedência de recursos humanos (Third----party agreement)party agreement)party agreement)party agreement)


21

Índice de AbreviaturasÍndice de AbreviaturasÍndice de AbreviaturasÍndice de Abreviaturas

7º PQ 7º Programa-Quadro

ACGP Apoio a Candidaturas e Gestão de Projectos

CDF Certificados de Demonstrações Financeiras

CE Comissão Europeia

CEI Conselho Europeu de Investigação

CM Certificação de Metodologias

CORDIS Community Research and Development Information Service for Science, Research and Development

CP Collaborative Projects

CSA Coordination and Support Actions

EU União Europeia

GA Grant Agreement

I&D Investigação e Desenvolvimento

IFAC International Federation of Accountants

III-UC Instituto de Investigação Interdisciplinar da Universidade de Coimbra

IP Integrated Project

ISRS International Standard on Related Services

IVA Imposto sobre o Valor Acrescentado

JRC Joint Research Centre

NoE Networks of Excellence

PME Pequenas e Médias Empresas

ROC Revisor Oficial de Contas

RTD Research and Technology Development

STREP Specific Targeted Research Project

UC Universidade de Coimbra

Advertência:Advertência:Advertência:Advertência: Na parte restante deste documento usam-se algumas designações originais em Inglês de

expressões constantes dos documentos da Comissão Europeia, essencialmente para que se torne mais fácil o

respectivo reconhecimento sempre que se proceder a consultas de documentos complementares deste,

disponíveis a partir da CE.


22

I. PreâmbI. PreâmbI. PreâmbI. Preâmbuloulouloulo

Sendo um dos objectivos da Universidade de Coimbra desempenhar um papel relevante na investigação

interdisciplinar quer a nível nacional, quer na dimensão europeia ou mundial, é imprescindível que existam

mecanismos criados para agilizar todos os processos associados ao desenvolvimento de actividades de

investigação. O estímulo à inovação, criatividade e competitividade em todas as áreas do saber, especializadas e

multidisciplinares, é condição necessária para a excelência científica e tecnológica.

A aposta no equilíbrio do binómio Investigação-Ensino, e a necessidade de agir nos dois campos em harmonia e

eficiência, essencial a uma instituição cuja estratégia seja assumir um papel relevante nestas duas áreas

indissociáveis, passa por uma gestão racional de recursos, quer humanos, quer materiais, quer de capital

acumulado de experiência em investigação.

É com este objectivo que se dá a conhecer aos investigadores a importância do 7º Programa-Quadro (7ºPQ) como

um instrumento de financiamento às actividades de investigação. O reforço da participação no 7ºPQ permitirá à

UC, a todos os núcleos e Unidades de Investigação, dar um passo essencial ao crescimento da capacidade de

investigação e inovação, com a captação de financiamento comunitário.

A Universidade de Coimbra pretende garantir aos seus investigadores os meios necessários ao desenvolvimento

das actividades de investigação, investindo no seu crescimento. Neste sentido, e tendo em consideração que o

7ºPQ apresenta algumas especificidades de carácter administrativo e financeiro, os docentes e investigadores

que pretendam apresentar uma candidatura à Comissão Europeia receberão, através do Instituto de Investigação

Interdisciplinar (III-UC), da Administração da UC e dos serviços de cada uma das Unidades Orgânicas, o apoio

necessário para o efeito.


23

II. Parâmetros do 7º PQII. Parâmetros do 7º PQII. Parâmetros do 7º PQII. Parâmetros do 7º PQ

1 1 1 1 ---- O que é o 7º Programa O que é o 7º Programa O que é o 7º Programa O que é o 7º Programa----QuadroQuadroQuadroQuadro

O 7º Programa-Quadro da Comunidade Europeia é o novo modelo de financiamento para o desenvolvimento de

actividades em matéria de investigação, desenvolvimento tecnológico e demonstração. Foi aprovado pela Decisão

nº 1982/2006/CE do Parlamento Europeu e do Conselho de 18 de Dezembro, estará em vigor de 2007 a 2013.

É o principal instrumento da Comissão Europeia para financiar a investigação na Europa, apoiando áreas

prioritárias seleccionadas, com o objectivo de tornar, ou manter, a União Europeia na posição de líder mundial

nesses sectores.

Este novo quadro de apoio à investigação e desenvolvimento tecnológico tem um orçamento global de 52.672 mil

milhões de euros (a distribuir ao longo de sete anos) e foi concebido para dar resposta às necessidades de

emprego europeias e ao reforço da sua competitividade. O 7º PQ estabelece regras para a divulgação de novos

conhecimentos, procurando uma difusão transversal a todas as actividades apoiadas, quer para aplicação em

investigação e desenvolvimento, quer para o desenvolvimento de processos de criação e comercialização de bens

ou serviços.

O 7ºPQ deverá promover o envolvimento e a participação de todas as regiões da Comunidade, procurando

abranger conjuntamente empresas (incluindo PME’s), centros de investigação, universidades e organizações

internacionais dedicadas ao desenvolvimento da cooperação no domínio da investigação na Europa.


24

7º Programa-Quadro - O Orçamento

32.413 7.510

4.750

4.097 1.751 2.151 Cooperação

Ideias

Pessoas

Capacidades

JRC

Euratom

2 2 2 2 ---- O Orçamento aprovado para o 7º ProgramaO Orçamento aprovado para o 7º ProgramaO Orçamento aprovado para o 7º ProgramaO Orçamento aprovado para o 7º Programa----QuadroQuadroQuadroQuadro

O 7ºPQ é constituído por quatro blocos principais de actividades - Cooperação, Ideias, Pessoas e Capacidades -

acrescidos de mais dois programas, um associado à investigação na área da energia nuclear - Euratom – e um

outro destinado a actividades de investigação não nucleares – Joint Research Centre (JRC).

Dos 52.672 mil milhões de euros, orçamentados para este canal de financiamento, 62% estão afectos ao

programa Cooperação e 14 % ao programa Ideias, sendo que os remanescentes 24% estão distribuídos pelos

restantes programas. O gráfico abaixo ilustra a repartição orçamental do 7º Programa-Quadro.

3 3 3 3 ---- Os Programas aprovados Os Programas aprovados Os Programas aprovados Os Programas aprovados

3.13.13.13.1 - COOPERAÇÃO - Investigação colaborativa (32.413 M€ - 62%)

Apoio a projectos de I&D desenvolvidos em cooperação transnacional - incentivo à colaboração entre

universidades, centros de investigação (laboratórios) e empresas; Obriga à formação de parcerias

transfronteiriças (regra geral com um mínimo de 3 parceiros) para a realização de projectos conjuntos ou

redes.

Este programa está dividido nos seguintes sub-programas:

a. Projectos europeus de I&D em cooperação e de excelência;

b. Iniciativas Tecnológicas Conjuntas - a partir de Plataformas Tecnológicas, para a criação e

desenvolvimento de iniciativas orientadas para indústrias de futuro;

c. Coordenação de programas de I&D não comunitários;

d. Cooperação internacional (UE e países terceiros).


25

Cooperação - O Orçamento

6.100

1.935

9.050

3.475

2.350

1.890

4.160

623

1.430

1.400

Saúde

Alimentação, agricultura e biotecnologias

Tecnologias da informação e das telecomunicações

Nanociências, nanotecnologias, materiais e novas tecnologias de produção

Energia

Ambiente

Transportes

Ciências socioeconómicas e ciências humanas

Segurança

Espaço

As áreas prioritárias definidas pela Comissão Europeia são:

▪ Saúde;

▪ Alimentação, agricultura e biotecnologias;

▪ Tecnologias da informação e das telecomunicações;

▪ Nanociências, nanotecnologias, materiais e novas tecnologias de produção;

▪ Energia;

▪ Ambiente (incluindo as alterações climáticas);

▪ Transportes (incluindo a aeronáutica);

▪ Ciências socioeconómicas e ciências humanas;

▪ Segurança;

▪ Espaço.

O orçamento global do programa Cooperação está segmentado pelas referidas áreas. O gráfico que se

segue espelha esta distribuição.

Da análise do gráfico conclui-se que as “Tecnologias da informação e das telecomunicações” têm o maior

peso relativo, representando 28% do orçamento global deste programa. Destacam-se ainda as áreas de

“Saúde”, “Transportes” e “Nanociências, nanotecnologias, materiais e novas tecnologias de produção”,

com 19%, 13 % e 11% respectivamente.


26

3.23.23.23.2 - IDEIAS - Conselho Europeu de Investigação – CEI (7.510 M€ - 14%)

Financiamento de investigadores individuais ou de equipas de investigação ao nível europeu, procurando

o incentivo ao dinamismo, à criatividade e à excelência da investigação de ponta. Este programa financia

a investigação na sua mais pura essência, nas fronteiras da ciência e da tecnologia, independentemente

das prioridades temáticas. Não obriga à formação de parcerias transfronteiriças. Estão previstas duas

linhas base de financiamento: o financiamento a jovens investigadores e financiamento dirigido a

investigadores experientes. A candidatura a estas duas tipologias de financiamento será realizada em

parceria com a instituição de acolhimento do investigador que lidera a equipa.

3.33.33.33.3 - PESSOAS - Potencial humano, Acções Marie Curie (4.750 M€ - 9%)

Este programa tem como objectivo o financiamento de formação, mobilidade e desenvolvimento de

carreiras, através das Acções Marie Curie, no sentido de fortalecer o potencial humano em ciência e

tecnologia. É dirigido a investigadores em todos os estádios da sua carreira profissional.

À semelhança do programa Cooperação, também este está dividido nos seguintes sub-programas:

a. Formação inicial de investigadores - Redes Marie Curie;

b. Formação contínua e progressão na carreira - Bolsas individuais;

c. Abertura de caminhos e parcerias, entre a indústria e as universidades;

d. Dimensão internacional - intercâmbio de investigadores bolseiros, esquemas de cooperação

internacional, subsídios de reintegração;

e. Prémios de excelência.

3.43.43.43.4 - CAPACIDADES - Capacidades de investigação (4.097 M€ - 8%)

O principal objectivo deste programa reside na procura da maximização do aproveitamento das

capacidades de investigação e inovação na Europa. Está previsto o apoio às infra-estruturas de

investigação, à investigação orientada para as PME’S e ao potencial em investigação das regiões

europeias - a dinamização das Regiões de Conhecimento.

O programa Capacidades foi segmentado em sete sub-programas distintos:

a) Infra-estruturas de investigação;

b) Investigação para benefício das PME’S;

c) Regiões do Conhecimento;

d) Potencial de Investigação;

e) A Ciência na Sociedade;

f) Apoio ao desenvolvimento coerente das políticas de investigação;

g) Actividades específicas de cooperação internacional.


27

Capacidades - O Orçamento

1.715

1.336

126

340

330

70

180

Infra-estruturas de investigação

Investigação para benefício das

PM E’S

Regiões do Conhecimento

Potencial de Investigação

A Ciência na Sociedade

Apoio ao desenvolvimento coerente

das políticas de investigação

Actividades específicas de

cooperação internacional

À semelhança do programa Cooperação, a Comissão Europeia definiu uma repartição do orçamento

global para o programa Capacidades. O gráfico que se segue representa os montantes atribuídos a cada

sub-programa.

Analisando a repartição orçamental do programa Capacidades, conclui-se que dois dos seus sub-

programas, “Infra-estruturas de investigação” e “Investigação para benefício das PME’S”, absorvem a

larga maioria do orçamento global aprovado (74%).

3.53.53.53.5 - EURATOM – Comunidade Europeia para a Energia Atómica (2.151 M€ - 4%)

O Euratom é um Programa-Quadro distinto, criado para apoio a actividades de investigação e formação

na energia nuclear. Visa o desenvolvimento tecnológico, a cooperação internacional, a difusão de

informação técnica e as actividades de exploração, bem como a formação. Tem como principais

objectivos a obtenção de fontes de energia seguras, sustentáveis, ecológicas e economicamente viáveis.


28

4 4 4 4 ---- O Incentivo à investigação transnacional O Incentivo à investigação transnacional O Incentivo à investigação transnacional O Incentivo à investigação transnacional

Um dos pilares sobre o qual assentam os objectivos traçados pela CE para este novo modelo de financiamento

reside no desenvolvimento sustentado da Europa como um todo. A CE espera deste 7º PQ o fortalecimento das

Regiões de Conhecimento europeias, ganhando liderança em áreas de conhecimento que são consideradas

chave, estimulando o trabalho conjunto, a investigação e a inovação em parceria atravessando todo o espaço

europeu. Neste contexto, são valorizados os projectos que abarquem uma panóplia significativa de países-

membros. O estabelecimento de parcerias entre instituições de diferentes nacionalidades é incentivado e, em

alguns casos, exigido pela CE (no caso de Collaborative Projects, que serão abordados nos próximos pontos, este

é um requisito à apresentação de candidaturas). A formalização destas parcerias passa pela celebração de

Acordos de Consórcio.

O Acordo de Consórcio definirá, entre outros, o modelo de organização interna do consórcio, a repartição da

contribuição financeira da CE, as regras de difusão de resultados e a nomeação de um dos participantes como

coordenador do consórcio. Caberá ao coordenador do consórcio, entre outras, a recepção das transferências

comunitárias e consequente distribuição pelos parceiros.

5 5 5 5 ---- A Propriedade e a Difusão de Result A Propriedade e a Difusão de Result A Propriedade e a Difusão de Result A Propriedade e a Difusão de Resultados ados ados ados

Propriedade de novos conhecimentos: os resultados obtidos nos projectos serão propriedade dos participantes

com intervenção no trabalho que gerou esse mesmo resultado. Existirá propriedade conjunta para os casos em

que não seja possível determinar de forma inequívoca a quota-parte de participação de cada entidade envolvida

no projecto. Nestes casos particulares, deverá ser celebrado um acordo relativo à atribuição dessa propriedade e

às condições do seu exercício. A CE poderá opor-se à transferência de propriedade de novos conhecimentos, ou à

concessão de uma licença exclusiva, a favor de entidades terceiras, estabelecidas em países não associados ao

7º PQ.

Difusão de novos conhecimentos: os novos conhecimentos deverão ser difundidos tão rapidamente quanto

possível, em concordância com a protecção de direitos de propriedade intelectual e a confidencialidade.


29

6 6 6 6 ---- As Candidaturas As Candidaturas As Candidaturas As Candidaturas

Convites à apresentação de propostas: a Comissão Europeia (CE) publica convites para a apresentação de

propostas, entre outros, no sitio da CORDIS - Community Research and Development Information Service for

Science, Research and Development, em http://cordis.europa.eu/en/home.html.

A CORDIS tem a seu cargo a divulgação de informação sobre o 7ºPQ e, nomeadamente, a publicitação das calls

(http://cordis.europa.eu/fp7/home_en.html). Também, através dos pontos de contacto de cada país membro, é

possível obter informação adicional e específica deste novo quadro de financiamento. No caso de Portugal os

pontos de contacto estão disponíveis em http://cordis.europa.eu/fp7/ncp_en.html.

Avaliação, Selecção e Aprovação: a CE avaliará as propostas recebidas em função de critérios de excelência

científica ou tecnológica, relevância dos objectivos, impacto do desenvolvimento, difusão e utilização de

resultados, qualidade e eficiência da execução, gestão de recursos e potencial de progressão posterior. A

avaliação das propostas será feita por peritos independentes, nomeados pela CE para esse efeito.

Workflow: como mero indicador temporal, a CE prevê que um projecto envolva, em média, 4 a 6 meses desde a

preparação da candidatura até à apresentação formal da mesma e, 6 a 9 meses da apresentação formal até à

assinatura do contrato.


30

7 7 7 7 ---- Tipologias de Projectos Tipologias de Projectos Tipologias de Projectos Tipologias de Projectos

7.17.17.17.1 - Projectos em Colaboração - Collaborative Projects (CP): esta tipologia de projectos implica a celebração de

acordos de consórcio entre os participantes uma vez que está estipulado como número mínimo de participantes 3

países pertencentes à CE; serão projectos que têm como objectivo o desenvolvimento de novos conhecimentos,

tecnologias e produtos; a dimensão, âmbito e organização interna dos projectos pode variar entre:

a. Pequena/média dimensão - acções de investigação especificas (STREP): para projectos

focados numa questão isolada em que a contribuição comunitária solicitada não deverá

exceder os 3.5 milhões de euros (critério de elegibilidade);

b. Grande dimensão - projectos integrantes (IP): aplicável a projectos cuja investigação incide

em diversas questões interligadas em paralelo, a contribuição comunitária solicitada deverá

ser entre 4 e 7 milhões de euros (critério de elegibilidade).

7.27.27.27.2 - Redes de Excelência | Networks of Excellence (NoE): esta tipologia de projectos está direccionada para a

partilha de conhecimentos, a longo prazo, entre os melhores na mesma área - evitando sobreposições de áreas

de investigação entre os diversos projectos; estes projectos têm como principal característica a existência de um

programa conjunto de actividades, implementado por uma série de instituições de investigação, que integrem as

suas actividades num determinado domínio; as redes de excelência são financiadas por Lump Sums (valores

fixos) sendo o valor de contribuição da CE calculado em função do número de investigadores que integram a rede

e a duração da acção. O valor previsto para esta tipologia de projectos é de 23.500 € por ano e por investigador.

As transferências comunitárias ocorrerão em função da avaliação da execução progressiva do programa de

actividades.

7.37.37.37.3 - Acções de Coordenação e Suporte - Coordination and Support Actions (CSA): esta tipologia não abarca

projectos de investigação propriamente ditos, mas sim projectos com objectivos tais como a coordenação de uma

área especifica de investimento; acções de estimulo à participação de PME’s e sociedade civil no 7º Programa-

Quadro; coordenação de actividades em rede para a disseminação e divulgação de resultados.

7.47.47.47.4 - Projectos de Investigação de Ponta - Frontier Research Actions: serão os projectos enquadrados no

programa Ideias, cuja principal característica será a inovação e multidisciplinaridade. Estes projectos serão

coordenados e avaliados pelo Conselho Europeu de Investigação.


31

8 8 8 8 ---- O Financiamento O Financiamento O Financiamento O Financiamento

8.18.18.18.1 - Modalidades de subvenção:

1. Reembolso de Custos Elegíveis – Custos elegíveis directos e indirectos: custos reais, que resultam

exclusivamente da realização do projecto;

2. Flat Rate - taxa fixa, combinação de reembolso de custos reais para custos directos e de taxa fixa para

custos indirectos (overheads);

3. Lump Sum - aplicável às Redes de Excelência – montante fixo por investigador envolvido.

8.28.28.28.2 - Limites de Financiamento por Tipologia de Projecto:

1. Projectos em Colaboração - Collaborative Projects (CP): – 75%;

2. Redes de Excelência (NoE) – 100%;

3. Acções de Coordenação e Suporte - Coordination and Support Actions (CSA) – 100%;

4. Projectos de Investigação de Ponta - Frontier Research Actions – 100%.

8.38.38.38.3 - Limites de Financiamento por Actividade:

1. Actividades de investigação e desenvolvimento tecnológico – 75%;

2. Actividades de demonstração – 50%;

• Actividades com objectivo de estudar e validar a viabilidade de novas tecnologias que

forneçam vantagens económicas;

3. Investigação de ponta, acções de coordenação, formação de investigadores e progressão de carreira –

100%;

4. Actividades de gestão – 100%;

• Inclui os custos associados à gestão do consórcio, incluindo a Certificação das

Demonstrações Financeiras; a informação disponibilizada pela CE indica que será aceitável

que estas despesas representem, no máximo, 10% do investimento total do projecto.

5. Disseminação / Difusão – 100%;

• Para divulgação e difusão de resultados obtidos como, por exemplo, a organização de

eventos para disseminação e sensibilização pública.


32

8.48.48.48.4 - Exemplo:

Considerando o caso de um projecto enquadrado na tipologia Collaborative Projects (CP), cuja modalidade de

subvenção é a Flat Rate (reembolso de custos reais para custos directos e aplicação de uma taxa fixa para o

apuramento de custos indirectos) e que apresenta uma diversidade de actividades às quais estão afectas

tipologias de despesa especificas.

O quadro abaixo evidencia, a título exemplificativo, uma possível estrutura orçamental que um projecto com estas

características poderá apresentar (incluíram-se despesas com recursos humanos, aquisição de serviços /

subcontratação, equipamento e outras despesas correntes).

ActividadesActividadesActividadesActividades

Tipologia CustosTipologia CustosTipologia CustosTipologia Custos I&DI&DI&DI&D Taxa 75%

DemonstraçãoDemonstraçãoDemonstraçãoDemonstração Taxa 50%

DisseminaçãoDisseminaçãoDisseminaçãoDisseminação Taxa 100%

GestãoGestãoGestãoGestão Taxa 100%

TotalTotalTotalTotal

Recursos Humanos 232.500,00 € 27.500,00 € 15.000,00 € 275.000,00 €

Outras Despesas Correntes

10.000,00 € 2.500,00 € 17.500,00 € 1.000,00 € 31.000,00 €

Subcontratação 5.000,00 € 10.000,00 € 8.000,00 € 23.000,00 €

Equipamento 7.500,00 € 1.500,00 € 9.000,00 €

Sub-Total Custos Directos

250.000,00 € 35.000,00 € 42.500,00 € 10.500,00 € 338.000,00 338.000,00 338.000,00 338.000,00 €€€€

Overheads - 60%60%60%60% 150.000,00 € 18.000,00 € 19.500,00 € 1.500,00 € 189.000,00 €

Total Custos ElegiveisTotal Custos ElegiveisTotal Custos ElegiveisTotal Custos Elegiveis 400.000,00 400.000,00 400.000,00 400.000,00 €€€€ 53.000,00 53.000,00 53.000,00 53.000,00 €€€€ 62.000,00 62.000,00 62.000,00 62.000,00 €€€€ 12.000,00 12.000,00 12.000,00 12.000,00 €€€€ 527.000,00 527.000,00 527.000,00 527.000,00 €€€€

Total Comparticipação Comunitária

300.000,00 € 26.500,00 € 62.000,00 € 12.000,00 € 388.500,00 388.500,00 388.500,00 388.500,00 €€€€

1)1)1)1) Taxa de financiamento comunitário de 75%



Usando esta estrutura orçamental como exemplificativa, importa salientar algumas questões essenciais para a

fase de preparação de candidaturas. Este projecto apresenta três taxas de financiamento comunitário distintas

que variam consoante as actividades: 75% para investigação (RTD), 50% para demonstração e 100% para

disseminação e gestão. No que respeita ao apuramento do montante de overheads, a taxa fixa utilizada é de 60%

do total dos custos directos elegíveis, excepto os associados a subcontratação e alguns casos particulares de

cedência de recursos por entidades externas à entidade executora – subcontratações e third parties (ver pág. 38

para maior detalhe). Salienta-se o facto de a despesa orçamentada não incluir IVA (uma vez que não é elegível no

âmbito do 7ºPQ).

1) 2) 3) 3)


33

9 9 9 9 ---- As Transferência Financeiras da Comissão Europeia As Transferência Financeiras da Comissão Europeia As Transferência Financeiras da Comissão Europeia As Transferência Financeiras da Comissão Europeia

Adiantamento: tendo como objectivo possibilitar aos investigadores dar início à execução dos projectos sem

constrangimentos de ordem financeira, a CE prevê que, 45 dias após a assinatura do contrato de financiamento

(Grant Agreement - GA), seja transferida uma verba a título de adiantamento. O montante a transferir pela CE,

como adiantamento, varia em função das características de cada projecto. Regra geral, para projectos com mais

de dois períodos de prestação de contas, o adiantamento ascenderá a 160% da média de financiamento

comunitário previsto em cada período; para projectos com um ou dois períodos de prestação de contas, o

adiantamento será o correspondente a 60%-80% do total do financiamento comunitário.

Pagamentos Intermédios: mediante a apresentação de relatórios de progresso, físicos e financeiros, a CE

procederá à transferência dos valores executados, e cujo pagamento é comprovado pelos beneficiários em cada

período, deduzido das retenções previstas nas regras de execução do 7ºPQ.

Retenções: os pagamentos realizados pela CE à entidade executora dos projectos não ultrapassarão os 85% do

total do investimento aprovado e/ou pago. Serão retidos, em cada pagamento intermédio, 10% do montante

apresentado e validado pela CE para efeitos de Saldo Final. Paralelamente, o 7ºPQ prevê a constituição de um

Fundo de Garantia (referenciado abaixo) para o qual serão também retidos 5% do montante total de cada

projecto. Esta verba será, expectavelmente, transferida para o projecto após a sua conclusão.

Saldo Final: após a conclusão das actividades contratadas com a CE, é necessária a elaboração de um Relatório

Final para submissão e posterior apreciação por parte da entidade financiadora. Após a sua aprovação, será

transferido para a entidade executora a verba retida ao longo da execução do projecto (10% referentes à retenção

do Saldo Final e 5% referentes ao Fundo de Garantia).

10 10 10 10 ---- O Fundo de Garantia O Fundo de Garantia O Fundo de Garantia O Fundo de Garantia

Mecanismo de prevenção de riscos: tendo como objectivo a gestão do risco associado à não recuperação de

montantes devidos à CE, foi constituído, para a execução do 7º PQ, um Fundo de Garantia para o qual serão

canalizados 5% do total de custos aprovados em cada projecto. Não obstante o facto de a CE prever que este

montante será restituído aos executores no final de cada projecto, esta entidade não exclui a possibilidade de

reter para o Fundo de Garantia, a título definitivo, 1% do montante aprovado.


34

11 11 11 11 ---- As Estruturas de Custos As Estruturas de Custos As Estruturas de Custos As Estruturas de Custos

11.111.111.111.1 - Custos não Elegíveis: são considerados como custos não elegíveis:

1. Impostos e taxas, incluindo IVA - todo o tipo de impostos e taxas que revertam para a Administração

Central e que sejam facilmente identificáveis no documento de despesa;

2. Os anteriores à data de celebração do contrato (excepto para os custos associados à aquisição de

equipamento, sendo que estes serão elegíveis a partir da data de comunicação da decisão de

aprovação);

3. Custos não relacionados com o projecto;

4. Custos já comparticipados por outros fundos comunitários;

5. Juros de mora e despesas de natureza exclusivamente financeira;

6. Custos apurados de acordo com convenções contabilísticas (por exemplo: provisões).

11.211.211.211.2 - Custos Elegíveis: por definição, são considerados como custos elegíveis:

1. Custos reais;

2. Custos incorridos durante a realização do projecto;

3. Custos apurados de acordo com as práticas correntes de contabilidade e gestão;

4. Custos incorridos para permitir a execução do projecto;

5. Custos que não se enquadrem na noção de custos não elegíveis.

Complementado ainda com o respeito pelos princípios de economia, eficiência e eficácia e o necessário registo

contabilístico dos mesmos.

11.2.111.2.111.2.111.2.1 - Custos com pessoal: no 7ºPQ podem ser imputados custos com pessoal, directo e indirecto face ao

projecto, desde que se verifique a existência de processo de contratação (a título permanente ou temporário).

Para todos os colaboradores directos do projecto (o que incluirá investigadores, docentes e não docentes) é

obrigatória a produção de documentos com a distribuição das cargas horárias mensais – Timesheets – como

suporte documental à imputação de vencimentos.

O custo a imputável ao projecto é o custo com o colaborador (comprovado por registo contabilístico), que inclui

todos os benefícios de que este usufrua (vencimentos base, subsídios e descontos para sistemas de protecção

social). Importa ainda referir que o apuramento do custo é feito à hora, tendo como base o tempo real de

trabalho, ou seja, é excluído o tempo de férias, baixas, etc. A CE prevê a possibilidade de os custos com pessoal

serem apurados com base em tabelas salariais, desde que a instituição proponente detenha um Certificado de

Metodologias.

Dentro da tipologia “custos com pessoal” é ainda possível imputar custos com prestadores de serviços e alunos.


35

No caso particular de pagamentos a alunos, este está sujeito aos mesmos critérios gerais de custos com pessoal,

sendo despesa elegível a eventual despesa com alunos para os casos em que o trabalho é realizado por estes,

especificamente para a execução do projecto, sendo pagos através de salário ou bolsa, e desde que seja

produzida uma Timesheet.

Timesheet6: As Timesheets são o suporte documental para a imputação de custos directos com pessoal em

projectos financiados pela Comissão Europeia no âmbito do 7º Programa-Quadro. Estes documentos serão

disponibilizados a todos os investigadores, docentes e não docentes que estejam afectos a projectos, para que as

horas efectivamente dispendidas na execução dos mesmos sejam imputadas à sua estrutura de custos. As

Timesheets devem cumprir requisitos específicos, entre os quais:

• conter o nome do beneficiário (entidade executora do projecto);

• mencionar o nome completo do colaborador;

• identificar o projecto (de acordo com a designação do Grant Agreement);

• referir o período em causa (mês);

• ser validada pelo responsável do projecto, ou se aplicável, por um superior hierárquico;

• devem estar datadas e assinadas.

11.2.211.2.211.2.211.2.2 - Custos Indirectos / Overheads: os estabelecimentos de ensino superior e organizações de investigação,

quando participem em regimes de financiamento que incluam actividades de investigação, desenvolvimento

tecnológico e demonstração, podem aplicar, para apuramento de overheads, uma taxa fixa de 60% taxa fixa de 60% taxa fixa de 60% taxa fixa de 60% (flat rate),

para todos os convites à apresentação de propostas cujo prazo termine antes de 1 de Janeiro de 2010antes de 1 de Janeiro de 2010antes de 1 de Janeiro de 2010antes de 1 de Janeiro de 2010. Para

convites cujo prazo termine após esta data,após esta data,após esta data,após esta data, a taxa fixa a aplicar será não inferior a 40%40%40%40%.

Para os projectos que se enquadrem em Acções de Coordenação e Suporte - Coordination and Support Actions

(CSA) o limite estabelecido pela CE para o apuramento de overheads será de 7% dos custos directos elegíveis.

O reembolso de custos indirectos será então realizado tendo como limite uma percentagem máxima (flat rate) dos

custos directos elegíveis, com a exclusão dos custos directos relativos a subcontratações e, em determinadas

condições, ao reembolso dos custos de terceiros - Third Parties. Nos casos em que os recursos cedidos por uma

Third Party executam o seu trabalho nas instalações desta (e não nas instalações do beneficiário) então, o

montante correspondente ao reembolso de custos não concorre para a base de cálculo de overheads dado que

não são consumidos recursos na execução do trabalho. Em paralelo, o mesmo se aplica às subcontratações. De

acordo com o definido no nº2 do ponto II.15 - “Identification of direct and indirect costs” do Anexo II do GA, os

custos indirectos devem representar uma proporção dos custos indirectos totais da entidade.

6 Anexo A – exemplo da Timesheet que será utilizada na Universidade de Coimbra


36

Exemplos de custos indirectos: fotocópias; material de escritório; rendas, impostos municipais, electricidade,

custos de manutenção, seguros; assinaturas de jornais e/ou de outras publicações; livros para uma biblioteca -

desde que não adquiridos para uso especifico de um projecto; bens de utilização partilhada - computadores,

impressoras, fotocopiadoras, etc; custos associados a auditorias, registos legais, etc.

12 12 12 12 ---- O Caso Particular das Receitas O Caso Particular das Receitas O Caso Particular das Receitas O Caso Particular das Receitas

12.112.112.112.1 - Tipologia de Receitas: o orçamento desenhado em fase de candidatura deve, sempre que seja possível

estimar, incluir todas as receitas que resultem da execução do projecto. A CE define três tipologias de receita:

• Transferências financeirasTransferências financeirasTransferências financeirasTransferências financeiras efectuadas para o beneficiário e que estejam, de alguma

forma, associadas à execução do projecto.

• Receita gerada pelo projectoReceita gerada pelo projectoReceita gerada pelo projectoReceita gerada pelo projecto, por exemplo, pela realização de conferências. Salienta-se

que a CE excepciona os casos em que as verbas resultem da aplicação dos resultados

do projecto.

• Contribuições em génerosContribuições em génerosContribuições em génerosContribuições em géneros, como exemplo os casos em que um colaborador, com

vinculo a outra entidade (e cujo vencimento seja processada por esta) que não a

beneficiária do Grant Agreement, desenvolva especificamente trabalho para o projecto

sem que haja lugar a reembolsos de custos à entidade que o cede.

12.212.212.212.2 – O Tratamento da Receita: no que respeita às receitas, a CE é linear no seu tratamento: qualquer receita

terá obrigatoriamente de ser declarada. O facto de um projecto durante a sua execução gerar receitas será tido

em consideração no cálculo do seu volume de financiamento comunitário, uma vez que o financiamento será

diminuído a partir do momento em que as transferências da CE, somadas às receitas, ultrapassem o total dos

custos elegíveis do projecto.

12.312.312.312.3 - Exemplo: para um projecto de investigação, dentro da tipologia CP - Collaborative Projects, cujo orçamento

aprovado, de um dado beneficiário (com uma pequena importância no projecto), teria a seguinte estrutura (taxa

de overheads de 60% e financiamento comunitário de 75%):


37

Tipologia CustosTipologia CustosTipologia CustosTipologia Custos MontanteMontanteMontanteMontante

Recursos Humanos 165.000,00 € (1)

Outras Despesas Correntes 18.000,00 € (2)

Subcontratação 12.000,00 € (3)

Equipamento 7.500,00 € (4)

Sub-Total Custos Directos 202.500,00 202.500,00 202.500,00 202.500,00 €€€€ (5=∑1:4)

Overheads 114.300,00 € (6=(1+2+4)*60%)

Total Custos ElegíveisTotal Custos ElegíveisTotal Custos ElegíveisTotal Custos Elegíveis 316.800,00 316.800,00 316.800,00 316.800,00 €€€€ (7=5+6)

Total Comparticipação Comunitária 237.600,00 € (8=7*75%)

Quadro 1: projecto sem receitas geradas

Mantendo a mesma estrutura de custos e introduzindo a hipótese de o projecto ter tido, durante a sua execução,

receita no montante total de 84.000,00 € (transferências financeiras, receita gerada pelo projecto e/ou

contribuições em géneros):

O Quadro seguinte reflecte a introdução no orçamento da receita arrecada com a execução do projecto:

Tipologia CustosTipologia CustosTipologia CustosTipologia Custos MontanteMontanteMontanteMontante

Recursos Humanos 165.000,00 € (1)

Outras Despesas Correntes 18.000,00 € (2)

Subcontratação 12.000,00 € (3)

Equipamento 7.500,00 € (4)

Sub-Total Custos Directos 202.500,00 202.500,00 202.500,00 202.500,00 €€€€ (5=∑1:4)

Overheads 114.300,00 € (6=(1+2+4)*60%)

Total Custos ElegíveisTotal Custos ElegíveisTotal Custos ElegíveisTotal Custos Elegíveis 316.800,00 316.800,00 316.800,00 316.800,00 €€€€ (7=5+6)

Receita Gerada pelo Projecto 84.000,00 € (8)

Fase 1 - Comparticipação Comunitária 237.600,00 € (9=7*75%)

Total Financiamento ProjectoTotal Financiamento ProjectoTotal Financiamento ProjectoTotal Financiamento Projecto 321.600,00 321.600,00 321.600,00 321.600,00 €€€€ (10=8+9)

Analisando o montante de receita resultante da execução do projecto e o valor teórico de comparticipação

comunitária (aplicação da taxa de 75% sobre o total dos custos do projecto), verifica-se que o projecto

apresentaria um financiamento total de 321.600,00 €.

Uma vez que a estrutura de custos (directos e indirectos) ascende a 316.800,00 €, estaríamos perante um

excedente financeiro de 4.800,00 €, tal como demonstrado no quadro seguinte:


38

Total Custos Elegíveis 316.800,00 € (7)

Total Financiamento Projecto 321.600,00 € (10)

ExcedenteExcedenteExcedenteExcedente 4.800,00 4.800,00 4.800,00 4.800,00 €€€€ (11=10-7)

Quadro 4: Financiamento total

Não sendo o objectivo do 7º PQ financiar projectos que no decurso da sua execução gerem lucro para os

beneficiários, a CE deduzirá ao seu financiamento os montantes que correspondam aos excedentes

demonstrados no quadro anterior. Tendo em conta este factor, o financiamento comunitário, neste caso concreto

será diminuído em 4.800 € (o “excedente”), passando a ser de 232.800 € e não de 237.600 € (quadro 1).

Final - Comparticipação ComunitáriaComparticipação ComunitáriaComparticipação ComunitáriaComparticipação Comunitária 232.800,00 232.800,00 232.800,00 232.800,00 €€€€ (12=9-11)

Quadro 5: financiamento comunitário após análise da receita

13 13 13 13 ---- A A A A Third PartyThird PartyThird PartyThird Party

13.1 - Definição: Uma Third Party, por definição, é uma qualquer entidade que não tenha subscrito o GA mas que

esteja envolvida no projecto, desenvolvendo uma parte do trabalho. Uma subcontratação é um tipo de third party,

no entanto, para estes últimos não há lugar a lucros, quer desenvolvam tarefas específicas, quer disponibilizem

ao beneficiário recursos, humanos ou materiais, que sejam utilizados na execução de alguns trabalhos.

No âmbito do 7º PQ, as entidades executoras que se propõem a financiamentos à investigação têm de ter

capacidade e recursos própriosrecursos própriosrecursos própriosrecursos próprios para a realização dos trabalhos inerentes aos projectos. Importa salientar que o

investigador responsável pela execução do projecto tem de estar vinculado à entidade beneficiáriainvestigador responsável pela execução do projecto tem de estar vinculado à entidade beneficiáriainvestigador responsável pela execução do projecto tem de estar vinculado à entidade beneficiáriainvestigador responsável pela execução do projecto tem de estar vinculado à entidade beneficiária do GA,

sendo esta a responsável pelo processamento do seu vencimento. Assim sendo, a regra geral indica que os

custos elegíveis de cada projecto devem ser incorridos pelo beneficiário e não por terceiros. Contudo, em

condições especificas, e desde que conste no GA, a CE aceita que uma third party desenvolva parte dos trabalhos

e/ou ceda alguns recursos para a execução do projecto.

Uma vez que estas entidades não são parte integrante do GA, um Third Party não tem direitos nem obrigações

perante a Comissão Europeia ou perante os outros beneficiários do GA. Caberá ao beneficiário a que estão

ligados (através de um Third Party Agreement) a garantia de que o seu trabalho é executado e de que os recursos

necessários são disponibilizados, assegurando-se ainda que estas entidades cumprem todos os requisitos

comunitários, legais e regulamentares.


39

13.2 - Elegibilidade de Custos das Third Parties: os custos associados às contribuições de Third Parties poderão

ser elegíveis desde que sejam previstos e identificados durante as negociações com a CE e mencionadas no

Anexo I do GA. As contribuições provenientes de Third Parties deverão ser cuidadosamente analisadas uma vez

que a CE as poderá interpretar como receitas do projecto.

13.3 - Forma de contribuição das Third Parties:

o Disponibilização de recursos, humanos ou materiais, ao beneficiário do GA: a disponibilização de

recursos por parte de uma terceira entidade está prevista nas regras de execução do 7ºPQ sob duas

formas distintas:

a) Disponibilização gratuita – para o caso em que a Third Party cede recursos (humanos ou

materiais) e não é reembolsada pelo beneficiário em função dos custos associados a esses

recursos, e este último inclui esses custos nos seus relatórios financeiros. Esta modalidade

implica duas condições: que os custos sejam alvo de registo contabilístico pela Third Party e

que sejam alvo de análise na perspectiva de receita ao projecto (a CE considera que as a CE considera que as a CE considera que as a CE considera que as

disponibilizações gratuitas de recursos para a execução de um projecto são contribuições disponibilizações gratuitas de recursos para a execução de um projecto são contribuições disponibilizações gratuitas de recursos para a execução de um projecto são contribuições disponibilizações gratuitas de recursos para a execução de um projecto são contribuições

em géneros em géneros em géneros em géneros ---- receita do projecto receita do projecto receita do projecto receita do projecto).

b) Reembolso de custos - para o caso em que a Third Party cede recursos (humanos ou

materiais) e é reembolsada pelo beneficiário em função dos custos associados a esses

recursos. Com o reembolso, o beneficiário ficará com o registo contabilístico dos montantes

em causa, podendo, desta forma, apresentá-los como custos elegíveis do projecto, sem que

estes sejam analisados na óptica da receita. Esta modalidade pressupõe a existência prévia

de um acordo entre o beneficiário e a Third Party, sob a forma de Third Party Agreement7. O

valor dos reembolsos será o suficiente para cobrir os custos suportados pela Third Party, não

podendo existir qualquer forma de lucro.

o Desenvolvendo parte do trabalho: para os casos em que a Third Party executa uma parte dos trabalhos

afectos ao beneficiário. Esta tipologia de Third Party está segmentada da seguinte forma:

a) Subcontratação - os custos a apresentar pelo beneficiário à CE incluem a margem de lucro

do subcontratado e são custos directos do beneficiário (focado no próximo ponto);

7 Anexo B - Third Party Agreement


40

b) Outras Third Parties – no caso de Third Parties que executam uma parte dos trabalhos

inerentes à execução do projecto e que são identificadas e mencionadas na fase de

negociação do GA. Para que uma Third Party, com estas características, seja aceite pela CE,

é necessário que exista um histórico de relacionamento deste tipo, anterior ao GA, entre a

entidade e o beneficiário, não sendo um caso isolado no âmbito de um projecto específico.

14 14 14 14 ---- A Subcontratação A Subcontratação A Subcontratação A Subcontratação

Tal como referido no ponto anterior, o beneficiário de um financiamento no âmbito do 7º PQ deve ter capacidade

própria (recursos humanos, materiais e financeiros) para garantir a execução do projecto, devendo inclusivamente

o investigador responsável pelo projecto estar vinculado à entidade executorainvestigador responsável pelo projecto estar vinculado à entidade executorainvestigador responsável pelo projecto estar vinculado à entidade executorainvestigador responsável pelo projecto estar vinculado à entidade executora (beneficiário). Não obstante, a

Comissão aceita que, a título excepcional e desde que constem do GA, algumas tarefas sejam subcontratadas a

entidades externas ao projecto. Apenas não terão de constar no GA as subcontratações que correspondam a

trabalhos residuais, logo não directamente ligados à actividade de investigação.

Subcontratado: de acordo com a definição da CE, um subcontratado é uma entidade que não é beneficiária do

GA, mas que surge no projecto, contratada por um beneficiário, para, a título excepcional, desenvolver uma parte

do trabalho que não possa ser desenvolvida pelo próprio. Um subcontratado é um fornecedor de bens ou serviços

cuja ligação ao projecto resulta de uma adjudicação por parte da entidade executora. Um contrato de

subcontratação pressupõe uma escolha baseada em condições de mercado, em função de preços que

pressupõem margens de lucro para o subcontratado (motivação pecuniária), e por outro lado, a independência do

trabalho realizado (sem a supervisão directa do beneficiário nem a existência de relação hierárquica entre

beneficiário e subcontratado). Uma relação de subcontratação entre dois beneficiários não é aceite pela CE.

15 15 15 15 ---- Avaliação e Acompanhamento Avaliação e Acompanhamento Avaliação e Acompanhamento Avaliação e Acompanhamento

Relatórios Periódicos: para efeitos de acompanhamento e avaliação das acções desenvolvidas e a desenvolver, a

CE estabelece o envio de relatórios de progresso periódicos (alvo de consolidação e subsequente publicação por

parte da CE). Estes documentos deverão conter uma análise física, com exposição geral dos progressos

registados, e a correspondente utilização de recursos. Todos os relatórios têm de ser submetidos no prazo de 60

dias (seguidos) após o final do período a que respeitam.


41

16 16 16 16 ---- Relatórios e Auditorias dos Custos Elegíveis Relatórios e Auditorias dos Custos Elegíveis Relatórios e Auditorias dos Custos Elegíveis Relatórios e Auditorias dos Custos Elegíveis

A certificação de contas (Certificados de Demonstrações Financeiras e Certificação de Metodologias) no âmbito

do 7PQ, é realizada por auditores externos, ou internos, ao beneficiário. Os auditores exercerão as suas funções

de acordo com as regras definidas pela International Federation of Accountants (IFAC): ISRS 440 – International

Standard on Related Services e Code of Ethics for Professional Accountants.

Cada beneficiário escolherá livremente o seu auditor, garantindo que este é independente e que reúne as

qualificações necessárias ao exercício das suas funções. Na óptica da CE, e no âmbito de um contrato de

financiamento de 7PQ, a relação entre beneficiário e auditor é de subcontratação (no caso de auditores internos,

o custo associado às certificações será imputável ao projecto sob a forma de subcontratação não geradora de

lucro).

16.116.116.116.1 - Certificados de Demonstrações Financeiras - CDF: estes certificados serão emitidos por uma entidade

competente (no caso de Portugal, um Revisor Oficial de Contas - ROC) e serão exigidos sempre que o montante de

financiamento da CE ascenda a 375.000 € (excepto para entidades com Certificação de Metodologias). Esta

certificação de contas será necessária para todos os beneficiários e entidades parceiras no momento em que o

limite atrás referido for atingido, excepto para projectos cujo prazo de execução seja inferior a dois anos, que

apenas serão obrigados a apresentá-lo em conjunto com o Relatório Final (o que não exclui a possibilidade de ser

apresentado com os primeiros pagamento intermédios). O custo desta certificação é suportado pelos

beneficiários e é imputável ao projecto como custo de Gestão - Management Cost - logo financiado pela CE a

100%.

16.216.216.216.2 - Certificação de Metodologias - CM: este tipo de certificação, voluntária, permite validar a metodologia de

cálculo de custos para recursos humanos (quer para custos médios quer para custos reais) e ainda o critério de

imputação de overheads (neste caso apenas para custos reais – não serve para aplicação da flat rate). Uma única

Certificação de Metodologias, por instituição, é válida para a execução de qualquer projecto no âmbito do 7º

Programa-Quadro. À semelhança do que já foi referido no ponto anterior, este custo é suportado pelos

beneficiários e é imputável ao projecto como custo de Gestão (taxa de financiamento comunitário de 100%).

Acresce referir que não serão elegíveis os custos associados à preparação da certificação (definição de critérios,

construção da metodologia, despesas com consultoria, etc).

A Certificação de Metodologia apresenta duas principais vantagens: a redução do número de Certificados de

Demonstrações Financeiras (CDF) a apresentar à CE, o que representa uma simplificação de processos

administrativos gerando, desta forma, uma diminuição dos custos associados aos CDF; e a diminuição do risco de

potenciais erros e consequentes correcções, situações que a CE verifica terem alguma frequência no que respeita


42

à apresentação de despesas com pessoal e de custos indirectos.

O Certificado de Metodologia é emitido pelo auditor, sob a forma de relatório, que no caso das universidades

portuguesas será um Revisor Oficial de Contas – de acordo com o Form E do Grant Agreement. O documento será

redigido na língua que constar do artigo 4 do GA e deverá estar assinado, selado e datado pelo auditor,

acompanhado pelo Anexo VII do GA (este anexo é assinado, em simultâneo, pelo beneficiário e pelo auditor). A CE

tem disponível um documento explicativo ao processo de certificação de metodologias, através da CORDIS -

Community Research & Development Information Service, que poderá ser consultado em

ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/guidelines-audit-certification_en.pdf.

A Universidade de Coimbra, numa primeira fase, irá proceder à validação dos custos apresentados no âmbito de

projectos do 7º Programa-Quadro com recurso aos Certificados de Demonstrações Financeiras. Prevê-se que, num

futuro próximo, seja possível iniciar o processo para a Certificação de Metodologias procurando, por esta via,

simplificar a prestação de contas de cada um dos projectos de investigação e desenvolvimento que a UC virá a

celebrar com a CE.


43

III. A Universidade de Coimbra e as Unidades de InvestigaçãoIII. A Universidade de Coimbra e as Unidades de InvestigaçãoIII. A Universidade de Coimbra e as Unidades de InvestigaçãoIII. A Universidade de Coimbra e as Unidades de Investigação

A canalização de financiamentos à investigação apresenta-se como uma oportunidade incontornável para

qualquer instituição de ensino superior que se queira distinguir pela excelência do seu ensino e pela excelência

da sua investigação. É indissociável da missão da Universidade de Coimbra o incentivo e o fomento da

investigação, a procura de inovação e desenvolvimento, e o investimento em áreas de saber especializadas e

interdisciplinares. As Unidades de I&D, em paralelo com todos os docentes e investigadores da UC, são os pilares

da investigação que é desenvolvida na universidade.

O 7º Programa-Quadro é uma importante ferramenta para atingir estes objectivos. A participação em projectos

enquadrados no 7º Programa-Quadro, permite não só a canalização de recursos financeiros, desde logo para a

investigação científica ela própria, contrariando desta forma as restrições orçamentais com que o país tem vivido,

mas também contribui para a solidificação do papel que a UC quer desempenhar na investigação europeia e

mundial.

O acompanhamento administrativo e financeiro de projectos de investigação e Unidades de I&D é assegurado

através das Unidades Orgânicas onde os investigadores estão inseridos, na medida das competências delegadas

quer nos órgãos de gestão de cada uma das Faculdades/serviços, quer, nos casos em que se aplica, nas

competências subdelegadas nos coordenadores de projectos e de unidades de investigação. Paralelamente ao

apoio prestado pelas Faculdades e serviços, também o Instituto de Investigação Interdisciplinar (III-UC) em

parceria com a Administração da UC presta o seu apoio no acompanhamento e elaboração de candidaturas. Na

Administração, os investigadores podem recorrer aos serviços, nomeadamente, do Apoio a Candidaturas e Gestão

de Projectos (ACGP), da Divisão de Recursos Humanos e também da equipa de juristas que integra a

Administração da UC.

Independentemente do apoio directo que a comunidade de investigadores da UC recebe das Unidade Orgânicas,

do III-UC e da Administração, deixam-se alguns elementos de natureza administrativa e financeira, a título de

auxílio prático, que se consideram importantes para o desenvolvimento de projectos co-financiados.


44

1 1 1 1 ---- A apresentação de candidaturas: A apresentação de candidaturas: A apresentação de candidaturas: A apresentação de candidaturas:

Após a abertura de concursos para a apresentação de candidaturas8 deverão ser recolhidos todos os elementos

de suporte à submissão da candidatura, nos quais será identificada a Universidade de Coimbra (caso se aplique

será também referenciada a Unidade de I&D) como entidade beneficiária e o investigador responsável pelo

projecto (o investigador responsável tem de estar vinculado à UC). Para situações em que o financiamento

comunitário não atinja os 100% (o caso dos Collaborative Projects) é necessário assegurar que a distribuição do

orçamento, a propor à CE, tenha em conta a contrapartida da UC na execução do projecto (regra geral garantida

pela imputação de vencimentos). Sendo a UC a entidade executora do projecto e beneficiária de um futuro

contrato de financiamento, a documentação de formalização da candidatura e especialmente o Contrato de

Financiamento, terão de ser submetidos à assinatura de quem tem poderes para vincular a instituição -

Responsável Reitoral.

2 2 2 2 ---- A gestão da receita A gestão da receita A gestão da receita A gestão da receita

A execução física e científica de qualquer projecto tem reflexos na sua execução financeira; com efeito, estas

duas realidades são indissociáveis uma da outra. Assim, tendo por objectivo assegurar celeridade no

cumprimento dos compromissos assumidos perante terceiros, é imprescindível que se assegurem os fluxos de

receita em cada fase da vida de um projecto.

Numa fase inicial, os projectos recebem a primeira transferência proveniente da entidade financiadora sob a

forma de adiantamento. Na fase de execução, as transferências ocorrem mediante a apresentação de pedidos de

pagamento, isto é, a apresentação, para reembolso, da despesa realizada e paga (comprovada através de

factura/recibo ou documentos equivalentes). Por fim, o último fluxo será o correspondente ao saldo final, que

ocorre após a apresentação do relatório final do projecto.

3 3 3 3 ---- A gestão da despesa A gestão da despesa A gestão da despesa A gestão da despesa

Consideram-se elegíveis as despesas efectivamente pagas pelo beneficiário final, ressalvando apenas uma

questão importante no que respeita ao IVA. No 7º PQ os impostos e taxas, incluindo o IVA, são considerados como

8 Para informação sobre a abertura de candidaturas no âmbito do 7ºPQ, consultar página 29


45

custos não elegíveis (ver página 34).

É através das estruturas de apoio aos investigadores, já elencadas, que é assegurado o registo do orçamento de

obrigações do projecto, em função do cronograma financeiro aprovado para cada ano, permitindo desta forma

que se iniciem os processos de despesa (aquisição de bens e/ou serviços).

4444---- Os custos com pessoal Os custos com pessoal Os custos com pessoal Os custos com pessoal

À semelhança de qualquer despesa que integre a estrutura de custos de um projecto comunitário, as despesas

afectas a custos com pessoal terão, para além das regras comunitárias, de respeitar a legislação nacional

aplicável e ainda os regulamentos internos da Universidade de Coimbra.

4.14.14.14.1 - Bolsas:

A contratação de bolseiros de investigação está regulamentada pela Lei nº 40/2004, de 18 de Agosto. A abertura

de concursos para bolsas é promovida pelo Investigador Responsável do projecto ou pelo Coordenador da

Unidade de Investigação.

Os custos inerentes à contratação de bolseiros terão de se encontrar assegurados no orçamento do projecto

como custos com pessoal9. Como custo elegível de um bolseiro de investigação é enquadrável não só o

pagamento mensal da bolsa (que corresponderá a 12 meses por ano), como também o reembolso do valor do

seguro social voluntário (regime de segurança social previsto por lei). Os pagamentos directos do seguro social

voluntário são da responsabilidade do bolseiro de investigação, no entanto os montantes são lhe reembolsados

contra a apresentação do documento comprovativo do seu pagamento. A instituição que atribui as bolsas de

investigação tem também a obrigação de fazer um seguro contra acidentes pessoais nas actividades de

investigação (seguro que é considerado como custo elegível do projecto e é financiado pela CE).

4.24.24.24.2 - Ajudas de Custo no país:

4.2.1 4.2.1 4.2.1 4.2.1 - Investigadores pertencentes à Universidade de Coimbra

Por definição as ajudas de custo são aplicáveis aos funcionários e agentes, bem como ao pessoal contratado

a termo certo sempre que estes sejam deslocados do seu domicílio por motivo de serviço público. Acresce

referir que esta tipologia de despesa será elegível no âmbito de um projecto caso a deslocação tenha como

9 Na fase de preparação da candidatura deverá ser avaliada a possibilidade de contratar um bolseiro, bem como deverá ser tido em consideração o montante mensal da bolsa.


46

motivo o exercício de actividades inerentes à execução do mesmo.

Nesta matéria, elencam-se alguns princípios de base:

• o montante das ajudas de custos é anualmente fixado por Portaria;

• no caso de bolseiros o valor a pagar deve ser calculado na base de uma equivalência entre o valor da

bolsa auferida e a respectiva tabela da função pública;

• o documento de suporte para o seu processamento é o Boletim Itinerário – a preencher no final de

cada mês e no qual devem anexadas as despesas nele mencionadas (que devem estar emitidas em

nome do funcionário);

• o abono de ajudas de custo não poderá ultrapassar um período de noventa dias seguidos.

• as deslocações em serviço têm de ser alvo de autorização prévia, sendo que no caso das Faculdades

a autorização é da competência do Presidente do Conselho Directivo/Director.

Em complemento, e focando as despesas de alojamento, salienta-se que o pagamento da percentagem da

ajuda de custo relativa ao alojamento, quer em deslocações diárias, quer por dias sucessivos, pode ser

substituído, por opção do interessado, pelo reembolso da despesa efectuada com o alojamento em

estabelecimento hoteleiro até três. A escolha por esta opção deve ser especificada no documento de ajuda

de custo (Circular nº1/ADM/2002).

Acresce referir que é possível o pagamento antecipado de ajudas de custo, que deverá ser solicitado em

tempo útil. Aos funcionários envolvidos em missões que impliquem deslocações conjuntas em território

nacional são abonadas ajudas de custo pelo escalão correspondente ao da categoria mais elevada.

No caso particular de pagamento de ajudas de custo por conta de outros serviços, ou seja a funcionários

que exerçam funções noutros serviços e no interesse destes, uma vez que é da responsabilidade dos

organismos onde os colaboradores vão exercer a sua actividade o pagamento destes montantes.

Excepciona-se a participação em Júris de Doutoramento ou Mestrado.

i.Despesas de Deslocação

A utilização de automóvel particular tem carácter excepcional. Porém, o seu uso pode verificar-se quando

exista interesse para o serviço e desde que não exista uma alternativa mais económica e/ou o atraso no

transporte público implique inconvenientes. Este transporte deverá ser sempre objecto de autorização prévia.

O mesmo é aplicável ao transporte em automóvel de aluguer.

As deslocações nas localidades servidas pela linha de comboio “inter-cidades” podem ser feitas em carro


47

próprio, mesmo que sem autorização prévia. Contudo só é reembolsado o equivalente ao preço do bilhete

de comboio em 1ª classe. Não são reembolsadas quaisquer outras despesas resultantes do uso do

automóvel, tais como estacionamento, combustível e seguros. O reembolso pelo valor da tabela (subsídio de

transporte) referente ao uso de carro próprio ou pelo custo do aluguer de viatura está sempre sujeito a

autorização prévia, mediante adequada justificação.

No caso de ser utilizado o serviço de táxis, a documentação apresentada deve ser clara quer quanto à

necessidade de deslocação em táxi, quer do seu enquadramento nos objectivos do projecto. O reembolso

será efectuado mediante a apresentação do respectivo documento comercial (Venda a Dinheiro ou Recibo).

4.34.34.34.3 - Ajudas de Custo no estrangeiro:

O pessoal do quadro da UC que se desloque ao/no estrangeiro em serviço público tem direito, em alternativa, a

uma das seguintes opções:

• Abono da ajuda de custo diária, em todos os dias da deslocação, de acordo com a tabela em vigor;

• 70% da ajuda de custo diária acrescido do pagamento do alojamento em estabelecimento hoteleiro

de três estrelas ou equivalente.

• 20% da ajuda de custo diária se também incluir as refeições diárias (deverão ser apresentadas as

despesas de hotel e restaurante através de documento emitido em nome do investigador).

Tal como referido no ponto 4.2.1, também no caso das deslocações ao estrangeiro, sempre que uma missão

integre funcionários de diversas categorias, o valor das respectivas ajudas de custo será idêntico ao auferido

pelo funcionário com a categoria mais elevada. Ainda à semelhanças das deslocações em território nacional, é

possível requerer o abono antecipado das respectivas ajudas de custo, sendo que, nos casos em que não for

possível determinar previamente a duração da deslocação, os dirigentes dos serviços poderão autorizar o abono

adiantado de ajudas de custo até 30 dias, sucessivamente renováveis, devendo os interessados prestar contas

da importância avançada nos 10 dias subsequentes ao regresso à respectiva residência;

i.Despesas de Deslocação

Deverá ser solicitada autorização para a utilização de automóvel particular ao Magnífico Reitor,

fundamentando o manifesto interesse público, sendo o abono ao investigador o correspondente ao

montante do transporte por via aérea. Nos casos específicos das viagens de, e para o aeroporto, a

deslocação poderá ser feita em carro próprio, desde que este facto seja justificado no pedido de autorização

da deslocação.


48

5 5 5 5 ---- A aquisição de bens e/ou serviços A aquisição de bens e/ou serviços A aquisição de bens e/ou serviços A aquisição de bens e/ou serviços

A elegibilidade das despesas com a aquisição de bens e/ou serviços depende, para além da sua natureza e da

justificação no âmbito de cada projecto, da respectiva legalidade, sendo necessário que:

• Cumpram os normativos legais que regulam a realização de despesas públicas: Código dos Contratos

Públicos;

• Sejam justificadas por factura ou documento equivalente original (por exemplo, notas de honorários) e

recibo (art. 28º e 35º do Código do IVA);

Reembolsos

Excepcionalmente, a despesa poderá ser incorrida directamente pelo responsável do projecto, procedendo-se

posteriormente ao seu reembolso pela UC (os documentos têm de estar em nome da UC). Não obstante, este

reembolso terá sempre que ser autorizado por quem tem competência para autorizar a despesa, o que não

ocorrerá se a justificação apresentada não for inequívoca quanto à impossibilidade de efectuar a aquisição em

causa de forma planeada e de acordo com o preceituado na lei10, como se detalha a seguir:

Procedimentos

As aquisições deverão seguir o regime jurídico de realização de despesas e da contratação pública, desde a

autorização de início de procedimento, a adjudicação e a autorização para a realização de despesa. Os pedidos

de início de procedimentos devem ser remetidos à entidade com competência para autorização da respectiva

despesa, que desencadeará o respectivo procedimento. Do pedido de início de procedimento (e-mail ou oficio)

deve constar alguns elementos essenciais, tais como: a descrição do bem ou serviço a adquirir, o projecto que

suportará a despesa, o valor previsto de despesa e a(s) entidade(s) a consultar. Tal como referido em pontos

anteriores, os investigadores contam, para este efeito, com o apoio do III-UC, dos serviços das Unidades

Orgânicas onde estão inseridos e com os serviços da Administração (concretamente através do ACGP).

Os documentos de despesa são integrados numa relação de despesa assinada por quem tenha competência

para tal, seguindo-se o seu pagamento. É condição essencial que cada documento de despesa seja confirmado.

No caso de prestadores de serviços, a nota de honorários deverá ser acompanhada de um relatório das

actividades desenvolvidas no âmbito do projecto.

10 Por exemplo, se tivesse sido possível planear a despesa, o esquecimento de o fazer não torna o reembolso elegível.


49

6 6 6 6 ---- Os overheads | Cust Os overheads | Cust Os overheads | Cust Os overheads | Custos indirectosos indirectosos indirectosos indirectos

A título exemplificativo, são consideradas como elegíveis as despesas gerais de funcionamento, tais como: água,

electricidade, comunicações, limpeza e segurança (ver página 35). As referidas despesas são determinadas de

acordo com as regras definidas para o efeito. No caso concreto do 7ºPQ será aplicada (para projecto aprovados

até ao final de 2009) uma taxa fixa de 60% (ver página 35).

No âmbito do 7º Programa-Quadro, sendo a metodologia de apuramento de custos indirectos a flat rate de 60%,

não será necessário submeter à CE os documentos comprovativos desta tipologia de despesa. Não obstante, os

custos indirectos têm de cumprir a regra de custo elegíveltêm de cumprir a regra de custo elegíveltêm de cumprir a regra de custo elegíveltêm de cumprir a regra de custo elegível: reais; incorridos durante a realização do projecto;

apurados de acordo com as práticas correntes de contabilidade e gestão; incorridos para permitir a execução do

projecto; que não se enquadrem na noção de custos não elegíveis; respeito pelos princípios de economia,

eficiência e eficácia; registo contabilístico.

7 7 7 7 ---- Os pedidos de pagamen Os pedidos de pagamen Os pedidos de pagamen Os pedidos de pagamento | Reembolso de custosto | Reembolso de custosto | Reembolso de custosto | Reembolso de custos

A responsabilidade da apresentação de contas é do investigador que contará com os apoios já referidos para

situações anteriores (III-UC, serviços das Unidades Orgânicas e Administração).

Tal como referido em pontos anteriores, os projectos recebem as verbas da CE (pagamentos intermédios,

efectuados sob a forma de reembolso de despesa já suportada) na sequência da apresentação de pedidos de

pagamento. Os pedidos de pagamento são apresentados em formulários próprios disponibilizados pela entidade

financiadora.

Tendo em conta que a prestação de contas de CE será feita de forma regular (em função do definido no contrato

de financiamento) e que as transferências para a UC apenas acontecerão após a apresentação das despesa

pagas em cada período, todos os documentos de despesa devem ser remetidos aos Serviços (para pagamento)

para que sejam atempadamente integrados nas prestações de contas. A assinatura dos documentos de suporte à

prestação de contas é da competência do Responsável Reitoral ou da Unidade Orgânica com autonomia que se

tiver responsabilizado pela candidatura.


50

8 8 8 8 ---- Os relatórios periódicos Os relatórios periódicos Os relatórios periódicos Os relatórios periódicos

Tal como na prestação de contas, também a elaboração de relatórios é da responsabilidade do investigador, que

contará com o apoio dos serviços que têm vindo a ser referidos.

As entidades executoras dos projectos financiados devem apresentar, para efeitos de avaliação intercalar e final,

Relatórios de Progresso e um Relatório Final. O Relatório Final é produzido após a execução plena do programa de

trabalhos aprovado, respeitando a data aprovada para a conclusão do projecto (a remeter à CE até 45 dias após a

data de conclusão).

Os relatórios apresentarão informação de natureza científica e de natureza financeira. O relatório de actividade

científica deve descrever de forma detalhada a execução dos trabalhos (no período em causa) devendo

discriminar os resultados do projecto.

O relatório de execução financeira tem como objectivo permitir uma análise da execução orçamental e financeira

do projecto (a informação de carácter financeiro será produzida pelos serviços da Unidade Orgânica com o apoio

da Administração). Os relatórios submetidos são alvo de análise pela CE que poderá, após a sua apreciação,

validá-los, requerer documentação adicional, fazer recomendações e/ou reafectar o orçamento aprovado para o

projecto (a CE pode determinar uma diminuição dos montantes aprovados).


51

V. Endereços e Informações Úteis V. Endereços e Informações Úteis V. Endereços e Informações Úteis V. Endereços e Informações Úteis

1. Sítios no âmbito do 7º Programa1. Sítios no âmbito do 7º Programa1. Sítios no âmbito do 7º Programa1. Sítios no âmbito do 7º Programa----QuadroQuadroQuadroQuadro

http://cordis.europa.eu/

http://ec.europa.eu/index_pt.htm

http://www.grices.mctes.pt/

2. Contactos na Universidade de Coimbr2. Contactos na Universidade de Coimbr2. Contactos na Universidade de Coimbr2. Contactos na Universidade de Coimbraaaa

2.12.12.12.1 – Instituto de Investigação Interdisciplinar (III-UC) Morada: Instituto de Investigação Interdisciplinar

Casa Costa Alemão

Pólo II – Universidade de Coimbra

3030-194 Coimbra

PORTUGAL

Telefone: +351 239 723 895

Fax: +351 239 703 394

Web: http://www.uc.pt/iii

E-mail: [email protected]

2.22.22.22.2 – Administração da Universidade de Coimbra - ACGP Morada: Administração da Universidade de Coimbra

Palácio dos Grilos

Rua da Ilha

3004-531 Coimbra

PORTUGAL

Telefone: +351 239 859 910 / +351 239 859 920

Fax: +351 239 827 994

E-mail: [email protected] / [email protected]


52

2.32.32.32.3 – Serviço de Apoio a Projectos e Investigação (SAPI) da FCTUC Morada: Rua Sílvio Lima

Univ. Coimbra - Pólo II

3030-790 Coimbra

PORTUGAL

Telefone: +351 239 70 06 25

Fax: +351 239 70 06 82

E-mail: [email protected]

Apêndices Apêndices Apêndices Apêndices

Anexo A – Modelo de Timesheet

Anexo B – Modelos de Third-party agreement

UNIVERSIDADE DE COIMBRA - Timesheet Global

1 - Elementos do Docente / InvestigadorNome Completo

Nº Mecanográfico

Categoria

Unidade Orgânica

Mês e Ano

2 - Distribuição de cargas horárias diárias por actividades desenvolvidas

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

Investigação e Desenvolvimento 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00

Demonstração 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00

Formação de Investigadores 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00

Gestão do Projecto 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00

Disseminação 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00

Outras Actividades (especificar) 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00

Outras Actividades (especificar) 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00

Total de Todos os Projectos 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00

Licenciatura 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00

Licenciatura 1 0:00

Licenciatura 2 0:00

Licenciatura 3 0:00

Pós-Graduação 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00

Pós-Graduação 2 0:00

Pós-Graduação 3 0:00

Mestrado 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00

Mestrado 1 0:00

Mestrado 6 0:00

Doutoramento 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00

Doutoramento 6 0:00

Doutoramento 7 0:00

Outras Actividades 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00

Preparação de Doutoramento 0:00

Licença Sabática 0:00

Investigação Unidades I&D (especificar) 0:00

Orgãos de Gestão (especificar) 0:00

Outras Actividades (especificar) 0:00


Outros Períodos 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00

Férias 0:00

Doença 0:00

Licenças Especiais ou de Maternidade 0:00

Outros Períodos (especificar) 0:00

Total de Horas por Dia 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00

3 - Controlo de Afectação

Licenciaturas Dia Mês

Pós-Graduações

Mestrados

Doutoramentos

Apoio ao Ensino

Investigação 7º PQ

Outras Actividades

Investigação Corrente

Outros Períodos

Total de Horas Imputadas

Total de Horas Uteis do Mês

ObservaçõesTotal

Assistente

Faculdade X

Abril 2008

Horas por diaActividades

0:00

Horas/Mês

0:00

0:00

0:00

0:00

0:00

O Responsável da Unidade 0:00

Projecto #2

Projecto #1

Data:

Assinatura: ____________________________________________

Assinatura: ____________________________________________O Docente / Investigador

0:00

147:00

- -

Ano

UNIVERSIDADE DE COIMBRA - Timesheet de Projecto

1 - Elementos do projecto

Unidade Orgânica / Unidade de I&D

Ref. do Projecto

Designação do Projecto

Gestor do Projecto (Nome Completo)

2 - Elementos do Docente / Investigador

Nome Completo


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

Investigação e Desenvolvimento 0:00

Demonstração 0:00

Formação de Investigadores 0:00

Gestão do Projecto 0:00

Disseminação 0:00


Total afecto ao Projecto 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00

Data: - -

Dia Mês

Observações

0

Actividades TotalHoras por dia

Assinatura: _______________________________________________O Gestor do Projecto

Assinatura: _______________________________________________

Ano

O Docente / Investigador

UNIVERSIDADE DE COIMBRA - Timesheet de Projecto


Unidade Orgânica / Unidade de I&D

Ref. do Projecto

Designação do Projecto

Gestor do Projecto (Nome Completo)


Nome Completo


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

Investigação e Desenvolvimento 0:00

Demonstração 0:00

Formação de Investigadores 0:00

Gestão do Projecto 0:00

Disseminação 0:00


Total afecto ao Projecto 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00

Data: - -

Dia Mês

Assinatura: _______________________________________________O Gestor do Projecto

Assinatura: _______________________________________________

Ano

O Docente / Investigador

0

Actividades TotalHoras por dia

Observações

UNIVERSIDADE DE COIMBRA - TIMESHEET

Notas Explicativas ao Preenchimento de Timesheets

Noções Gerais

As timesheets são individualizadas por docente/investigador e o período a que reportam é o mês.

Este instrumento é constituído por uma "Timesheet Global" e por uma ou mais "Timesheet de Projecto".

Neste instrumento deve ser inserida informação relativa às cargas horárias por dia, que devem ser repartidas em função do consumo real de cada actividade desenvolvida durante o respectivo mês.

Nos casos em que, no mesmo período de referência, o docente/investigador desenvolva actividades em projectos, financiados por entidades externas à Universidade de Coimbra, deve ser preenchida uma

"Timesheet de Projecto" por cada um deles; ou seja têm de ser preenchidas tantas timesheets de projectos quantos os projectos em que o docente/investigador trabalhou no período de referência.

Cada timesheet deve estar datada e assinada pelo docente/investigador e pelo superior hierárquico e/ou responsável de projecto (este último, nos casos em que são preenchidas as "Timesheet de

Projecto").



"Timesheet de Projecto"

Respeitam apenas a actividades desenvolvidas no âmbito de um único projecto, ou seja, a cada projecto corresponderá uma "Timesheeet de Projecto".


Ref. do Projecto: inserir a referência ou código que identifica o projecto perante a entidade financiadora.

Designação do Projecto: inserir a designação completa pela qual o projecto é identificado pela entidade financiadora.


Esta área não necessita de ser preenchida, sendo automaticamente alimentada a partir da "Timesheet Global".


Para qualquer informação adicional que seja considerada relevante poderá ser utilizada a coluna "Observações".

Data e Assinaturas

Considerando que os projectos no âmbito do 7º Programa-Quadro têm de estar desagregados por diferentes actividades, as cargas horárias a inserir nesta timesheet devem respeitar as diversas actividades desenvolvidas dentro

de cada projecto.

Os valores horários a inserir devem ser desagregados por dia e pelas diferentes actividades que possam integrar cada projecto, de acordo com o aprovado pela entidade financiadora.

Unidade Orgânica / Unidade de I&D: inserir a designação da Unidade Orgânica e, quando aplicável, da Unidade de I&D responsável pela execução do projecto. No caso de projectos cujo executor é uma entidade externa à

Universidade de Coimbra, deve ser identificada a entidade em causa.

Cada "Timesheet de Projecto" tem de ser datada e assinada pelo docente/investigador em questão, bem como pela pessoa que perante a entidade financiadora é o gestor/coordenador do projecto. No caso de o projecto ser

executado por entidades externas à Universidade de Coimbra, será o responsável pelo projecto nessa entidade.

A Timesheet, por defeito, apresenta as actividades mais comuns em projectos de 7PQ (Investigação e Desenvolvimento, Demonstração, Formação de Investigadores, Gestão do Projecto e Disseminação). No entanto, poderão ser

inseridas outras actividades para além das elencadas. Para isso, poderá ser utilizado o campo "Outras Actividades", alterando este texto para a designação da actividade em causa.

As cargas horárias a afectar a cada actividade devem ser inseridas no formato "hora:minutos" (hh:mm). Por exemplo, para afectar 2 horas e 20 minutos deve ser introduzido o valor 2:20. Existe uma limitação mensal ao número

máximo de horas produtivas

Gestor do Projecto (Nome Completo): inserir o nome do gestor/coordenador do projecto na Universidade de Coimbra, que assinará também esta timesheet. No caso de projectos executados por entidades externas, deve ser

indicado o nome do responsável do projecto nessa entidade, que assinará tambem a timesheet.



"Timesheet Global"


Nome Completo: inserir o nome completo do docente/investigador a quem respeita a timesheet.

Nº Mecanográfico: inserir o nº de funcionário.

Categoria: escolher da lista a categoria a que pertence.

Unidade Orgânica: este campo indica a Unidade Orgânica a que pertence o docente/investigador, não podendo ser alterado.

Mês e Ano: através das listas de escolha, seleccionar o mês e o ano a que respeita a timesheet.


Projectos

Licenciatura; Pós-Graduação; Mestrado; Doutoramento

Outras Actividades

Nesta área devem ser inseridas todas as cargas horárias afectas a outras actividades.

Os campos relativos a "Preparação de Doutoramento" e "Licença Sabática" destinam-se a identificar os períodos afectos a estas actividades.

Outros Períodos

Para qualquer informação adicional que seja considerada relevante poderá ser utilizada a coluna "Observações".

3 - Controlo de Afectação

Esta área não é para preenchimento uma vez que os dados nela constantes são alimentados de forma automática.

Data e Assinaturas

No caso de, durante o mês a que a timesheet reporta, terem sido dispendidas horas com outras actividades para além das previstas em campos anteriores, devem ser utilizados os campos "Outras Actividades" substituindo

o texto pela designação das actividades em causa. Deve ser preenchida uma linha por cada nova actividade a inserir.

As cargas horárias a afectar a cada actividade devem ser inseridas no formato "hora:minutos" (hh:mm). Por exemplo, para afectar 2 horas e 20 minutos deve ser introduzido o valor 2:20. Existe uma limitação mensal ao número

máximo de horas produtivas

Esta primeira área é referente a projectos e é alimentada de forma automática pelas "Timesheet de Projecto". Assim sendo, não é possivel introduzir nesta área quaisquer dados. Todas as cargas horárias referentes a

actividades no âmbito de projectos são inseridas nas timesheets especificas de cada um dos projectos.

Através das listas de escolha, selecionar as licenciaturas, pós-graduações, mestrados e doutoramentos. Nos campos correspondentes às actividades selecionadas, devem ser inseridos os tempos diários dispendidos com as

correspondentes actividades lectivas, incluindo o apoio prestado a alunos no âmbito de cada uma delas.

No campo "Investigação Unidades de I&D" deve ser inserida, por dia, a informação relativa ao tempo dispendido com actividades de investigação no âmbito de Unidades de I&D da Universidade de Coimbra, substituíndo o

texto do campo pela designação da Unidade de I&D correspondente.

No campo "Orgãos de Gestão" deve ser inserida, por dia, a informação relativa ao tempo dispendido com actividades no âmbito de orgãos de gestão da Universidade de Coimbra, substituindo o texto do campo pela

designação do orgão correspondente.

A "Timesheet Global" tem de ser datada e assinada pelo docente/investigador em questão, bem como pelo respectivo superior hierárquico.

No caso de, durante o mês a que a timesheet reporta, se terem registado outros períodos de ausência com justificação diferente das previstas em campos anteriores, deve ser utilizado o campo "Outros Períodos"

substituindo o texto pela designação do motivo da ausência.

No campo "Férias" ficarão identificados os períodos de férias. No caso de um dia inteiro de férias deve ser inserida, na linha correspondente a este campo e na coluna correspondente ao dia do mês, a carga horária do dia.

Sendo o apuramento do volume de horas mensais produtivas, condição essencial para a prestação de contas no âmbito de financiamentos comunitários, nesta área devem ser inseridas todas as cargas horárias afectas a

períodos de ausência.

No campo "Doença" ficarão identificados os períodos de ausência por motivos de saúde. Deve ser inserido, na linha correspondente a este campo e na coluna correspondente ao dia do mês, o tempo de ausência por este

motivo.

No campo "Licenças Especiais ou de Maternidade" ficarão identificados os períodos de ausência por estes motivos. No caso de um dia inteiro de ausência deve ser inserida, na linha correspondente a este campo e na coluna

correspondente ao dia do mês, a carga horária do dia.

“Third Party Agreement” No contexto de custos elegíveis, no âmbito de projectos em regime de custos totais, importa

focar a questão das contribuições em espécie, uma vez que, nas regras de execução financeira

do novo quadro de financiamento, são definidas como receita todas as contribuições em

espécie que uma terceira entidade faça ao beneficiário a partir do momento em que estas

sejam canalizadas, integral ou parcialmente, para um projecto. É nestas contribuições em

espécie que se enquadra a cedência de recursos humanos da Universidade de Coimbra para

entidades externas à UC. Adopta-se a figura de “Reembolso de Custos”, regulada através de

um Third Party Agreement, como o mecanismo que possibilita a elegibilidade dos custos

associados a este tipo de contribuição.

Uma Third Party é uma entidade que não celebra um contrato de financiamento mas que, no

entanto, de alguma forma contribui para a execução de trabalhos alvo de financiamento. Uma

entidade é uma Third Party a partir do momento em que disponibiliza a terceiros recursos para

a execução de projectos financiados em regime de custos totais.

O reembolso de custos surge como um mecanismo a utilizar para os casos em que a Third

Party não realiza uma parte do trabalho mas sim disponibiliza, ao beneficiário, recursos

humanos (cedência de pessoal) para que este desenvolva determinadas actividades. Torna-se,

deste modo, possível que as despesas a imputar a um contrato de financiamento sejam custos

elegíveis na medida em que são de facto suportadas pela entidade beneficiária e estão,

obrigatoriamente, espelhadas na sua contabilidade. Acrescenta-se ainda o facto de o reembolso

ter de ser total, ou seja, caso exista uma parte (do total dos recursos disponibilizados) que não

seja alvo de reembolso, então a referida parte será considerada como receita e terá impacto

negativo no total do financiamento contratado, prejudicando, desta forma, o beneficiário.

Conhecida esta nova realidade, celebram-se os referidos acordos de Third Party Agreements.

ENTRE

Universidade de Coimbra, adiante designada por UC, pessoa colectiva n.º 501617582, com sede

no Paço das Escolas em Coimbra, representada pelo ………………, Professor Doutor

………………………………., como Primeiro outorgante,

E

…………………………………………., adiante designada por …………………………………., pessoa

colectiva n.º ………………………………., com sede ………………………………….. em …………………..,

representada pelo …………………….……, ………………………………………., como Segundo

outorgante,

1. Objecto

Considerando que, sempre que as relações entre a Universidade de Coimbra e a ………………. se

verifiquem ser na forma de cedência de recursos humanos da Universidade deverão, as últimas,

reembolsar a Universidade pelo montante exacto dos custos associados aos recursos

mobilizados.

2. Dever de Informação

Até 30 dias após a sua celebração, o segundo outorgante deverá informar o primeiro

outorgante sobre todos os contratos de financiamento que celebre, sempre que o

desenvolvimento das actividades do respectivo projecto envolva recursos humanos da

Universidade de Coimbra. O segundo outorgante deverá solicitar ao primeiro uma validação

prévia das imputações de recursos humanos da UC que pretende fazer durante a execução do

projecto, evitando-se, desta forma, o risco de sobre-imputação e duplo financiamento.

A Universidade de Coimbra fica obrigada a prestar ao segundo outorgante as informações que

sejam solicitadas pelas entidades financiadoras relativamente a qualquer questão que surja

enquadrada no presente Third Party Agreement.

3. Timesheet

A utilização de recursos humanos da Universidade de Coimbra por parte do segundo

outorgante, ………….., deverá ser clarificada através da produção de timesheets,

individualizadas e com periodicidade mensal, que permitam apurar a proporção de tempo que

cada docente e/ou investigador afecta às actividades que desenvolve no(a) ………….. As

timesheets são o instrumento que possibilita o cálculo do montante a reembolsar à

Universidade de Coimbra, sendo que o reembolso é feito na óptica do custo, ou seja, apurando

a proporção de trabalho de cada recurso humano afecto a actividades do segundo outorgante.

As timesheets deverão ser remetidas, devidamente datadas e assinadas, à Universidade de

Coimbra até ao final do mês imediatamente seguinte ao que respeitam.

4. Reembolso do Custo

À Universidade de Coimbra caberá o apuramento dos montantes a reembolsar, devendo

informar o segundo outorgante sobre o método de cálculo utilizado e o valor a reembolsar. O

reembolso dos custos deverá ocorrer até 30 dias após a emissão da correspondente factura.

5. Prazo

O presente protocolo é válido pelo período de 2 anos, a contar da data da sua assinatura,

sendo renovado automaticamente por iguais períodos de tempo, salvo denúncia nos termos do

número seguinte.

6. Denúncia e revogação do protocolo

1. Qualquer das partes poderá denunciar o presente protocolo, através do envio de carta

registada com aviso de recepção, expedida com a antecedência mínima de 60 dias sobre o

termo do período de vigência.

2. Poderá ainda ser revogado em qualquer momento, mediante mútuo acordo ou por qualquer

das partes, quando ocorra situação que deva considerar-se justa causa de resolução, mediante

prévia comunicação escrita.

7. Alteração do protocolo

Todas as alterações ao presente protocolo terão de constar de documento escrito, assinado por

ambas as partes, passando a constituir um anexo ao mesmo.

8. Confidencialidade

Cada uma das partes compromete-se a não difundir, sob qualquer forma, as informações

científicas e técnicas, ou de qualquer outro âmbito, pertencentes à outra parte, enquanto para

tal não esteja autorizada ou enquanto tais informações não sejam do domínio público.

9. Foro e lei aplicável

O presente protocolo rege-se pela Lei Portuguesa e é competente para resolução de qualquer

diferendo, litígio, pedido ou aditamento ao mesmo, o foro da comarca de Coimbra, com

expressa renúncia a qualquer outro.

Feito em duplicado

Coimbra, ____, de ____ de 200_

Assinaturas

“Third Party Agreement” No contexto de custos elegíveis, no âmbito de projectos em regime de custos totais, importa

focar a questão das contribuições em espécie, uma vez que, nas regras de execução financeira

do novo quadro de financiamento, são definidas como receita todas as contribuições em

espécie que uma terceira entidade faça ao beneficiário a partir do momento em que estas

sejam canalizadas, integral ou parcialmente, para um projecto. É nestas contribuições em

espécie que se enquadra a cedência de recursos humanos de entidades externas à

Universidade de Coimbra. Adopta-se a figura de “Reembolso de Custos”, regulada através de

um Third Party Agreement, como o mecanismo que possibilita a elegibilidade dos custos

associados a este tipo de contribuição.

Uma Third Party é uma entidade que não celebra um contrato de financiamento mas que, no

entanto, de alguma forma contribui para a execução de trabalhos alvo de financiamento. Uma

entidade é uma Third Party a partir do momento em que disponibiliza a terceiros recursos para

a execução de projectos financiados em regime de custos totais.

O reembolso de custos surge como um mecanismo a utilizar para os casos em que a Third

Party não realiza uma parte do trabalho mas sim disponibiliza, ao beneficiário, recursos

humanos (cedência de pessoal) para que este desenvolva determinadas actividades. Torna-se,

deste modo, possível que as despesas a imputar a um contrato de financiamento sejam custos

elegíveis na medida em que são de facto suportadas pela entidade beneficiária e estão,

obrigatoriamente, espelhadas na sua contabilidade. Acrescenta-se ainda o facto de o reembolso

ter de ser total, ou seja, caso exista uma parte (do total dos recursos disponibilizados) que não

seja alvo de reembolso, então a referida parte será considerada como receita e terá impacto

negativo no total do financiamento contratado, prejudicando, desta forma, o beneficiário.

Conhecida esta nova realidade, celebram-se os referidos acordos de Third Party Agreements.

ENTRE

…………………………………………., adiante designada por …………………………………., pessoa

colectiva n.º ………………………………., com sede ………………………………….. em …………………..,

representada pelo …………………….……, ………………………………………., como Primeiro outorgante,

E

Universidade de Coimbra, adiante designada por UC, pessoa colectiva n.º 501617582, com sede

no Paço das Escolas em Coimbra, representada pelo ………………, Professor Doutor

………………………………., como Segundo outorgante,

1. Objecto

Considerando que, sempre que as relações entre a ………………. e a Universidade de Coimbra se

verifiquem ser na forma de cedência de recursos humanos do primeiro outorgante deverá a UC

reembolsar, pelo montante exacto dos custos associados aos recursos mobilizados, o primeiro

outorgante.

2. Dever de Informação

Até 30 dias após a sua celebração, o segundo outorgante deverá informar o primeiro

outorgante sobre todos os contratos de financiamento que celebre, sempre que o

desenvolvimento das actividades do respectivo projecto envolva recursos humanos da

……………………………….. O segundo outorgante deverá solicitar ao primeiro uma validação

prévia das imputações de recursos humanos do primeiro que pretenda fazer durante a

execução de um projecto, evitando-se, desta forma, o risco de sobre-imputação e duplo

financiamento.

O Primeiro outorgante fica obrigado a prestar à UC as informações que sejam solicitadas pelas

entidades financiadoras relativamente a qualquer questão que surja enquadrada no presente

Third Party Agreement.

3. Timesheet

A utilização de recursos humanos do primeiro outorgante, ………………………………….., por parte

do segundo outorgante, UC, deverá ser clarificada através da produção de timesheets,

individualizadas e com periodicidade mensal, que permitam apurar a proporção de tempo que

cada docente e/ou investigador afecta às actividades que desenvolve na UC. As timesheets são

o instrumento que possibilita o cálculo do montante a reembolsar a(o) ………………………….,

sendo que o reembolso é feito na óptica do custo, ou seja, apurando a proporção de trabalho

de cada recurso humano afecto a actividades do segundo outorgante. As timesheets deverão

ser remetidas, devidamente datadas e assinadas, ao primeiro outorgante até ao final do mês

imediatamente seguinte ao que respeitam.

4. Reembolso do Custo

Ao primeiro outorgante caberá o apuramento dos montantes a reembolsar, devendo informar o

segundo outorgante sobre o método de cálculo utilizado e o valor a reembolsar. O reembolso

dos custos deverá ocorrer até 30 dias após a emissão da correspondente factura.

5. Prazo

O presente protocolo é válido pelo período de 2 anos, a contar da data da sua assinatura,

sendo renovado automaticamente por iguais períodos de tempo, salvo denúncia nos termos do

número seguinte.

6. Denúncia e revogação do protocolo

1. Qualquer das partes poderá denunciar o presente protocolo, através do envio de carta

registada com aviso de recepção, expedida com a antecedência mínima de 60 dias sobre o

termo do período de vigência.

2. Poderá ainda ser revogado em qualquer momento, mediante mútuo acordo ou por qualquer

das partes, quando ocorra situação que deva considerar-se justa causa de resolução, mediante

prévia comunicação escrita.

7. Alteração do protocolo

Todas as alterações ao presente protocolo terão de constar de documento escrito, assinado por

ambas as partes, passando a constituir um anexo ao mesmo.

8. Confidencialidade

Cada uma das partes compromete-se a não difundir, sob qualquer forma, as informações

científicas e técnicas, ou de qualquer outro âmbito, pertencentes à outra parte, enquanto para

tal não esteja autorizada ou enquanto tais informações não sejam do domínio público.

9. Foro e lei aplicável

O presente protocolo rege-se pela Lei Portuguesa e é competente para resolução de qualquer

diferendo, litígio, pedido ou aditamento ao mesmo, o foro da comarca de Coimbra, com

expressa renúncia a qualquer outro.

Feito em duplicado

Coimbra, ____, de ____ de 200_

Assinaturas

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