o Aprovisionamento Hoteleiro

Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro

Introdução

A permanente necessidade da redução dos custos nas empresas tem colocado as

decisões relativas a compras, armazenamento e stocks, num patamar de crescente

importância, no contexto da melhoria da competitividade organizacional.

Tendo há muito sido identificada como a área funcional com maior peso nos custos das

empresas, é igualmente vista como um importante sector gerador de mais-valias,

contribuindo para o lucro das organizações, pela via da redução dos custos.

Num contexto económico interno e externo particularmente difícil, como é o que

presentemente se vive, torna-se ainda mais evidente a importância estratégica desta

área da empresa, que tem merecido ao longo dos anos a atenção dos teóricos da

gestão.

Reconhecendo a importância crescente das competências neste domínio e sendo a

gestão do aprovisionamento um dos elementos base para a gestão de stocks, este

trabalho debruçar-se-á sobre os factores determinantes para uma gestão eficaz do

aprovisionamento.

Ou seja, considerar as características da unidade hoteleira de referência, a

implementação física do economato, a implementação de sistemas organizacionais e

de controlo (documentação interna e externa), assim como a adopção de politicas de

compras e de gestão de stocks adequadas.

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I - O aprovisionamento Hoteleiro

A aquisição de géneros e mercadorias constitui uma das maiores preocupações do

hoteleiro, não só pela necessidade de manter o estabelecimento permanentemente

abastecido, como, ainda, pelo facto de as referidas mercadorias deverem

corresponder, em qualidade e preço, aos verdadeiros interesses e exigências da

exploração.

Portanto, torna-se indispensável a colaboração entre todas as secções envolvidas, com

vista à obtenção das mercadorias necessárias, com a qualidade exigida, ao melhor

preço e em tempo útil.

No entanto, não se trata apenas de uma questão organizacional em termos de

políticas de gestão. Trata-se, pois, de criar infra-estruturas materiais e humanas que

sirvam os propósitos da gestão do aprovisionamento e por sequência, os da empresa.

Ou seja, deverão ser criadas condições, desde o Layout do economato, formação ética

e profissional dos colaboradores aos sistemas de gestão e controlo, para que se

efective uma gestão eficaz.

1) Enquadramento

A Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro, assim como em todas as empresas, deverá

ser adaptada à realidade das necessidades da organização em causa. Pois,

dependendo da sua dimensão será óbvia a proporcional complexidade da gestão.

Posto isto, para um melhor entendimento da Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro

aplicado a um caso prático, o estudo terá por base o “Hotel XXX”. O referido hotel,

embora objecto de estudo de um mero projecto, representa perfeitamente uma

realidade concreta.

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Identificação da Unidade Hoteleira

Nome + categoria

Morada

Telefone

Fax

e-mail

Contribuinte

Características do hotel

O empreendimento hoteleiro localiza-se a 5 km do centro da Cidade Y, numa zona

estratégica de acesso e em harmonia com o meio ambiente. Está inserido numa zona

verde de beleza única, reunindo todas as condições ideais para a sua actividade e é

constituído por:

1 Edifício com 5 pisos,

1 Campo de golf de 9 buracos, com 80Km2

1 Piscina exterior (20mx50m) + 1 para crianças

2 Courts de ténis

O edifício é composto por:

Auditório com capacidade para 250 pax, com equipamento para tradução

simultânea;

Bar com capacidade para 100 pessoas;

Business Center;

Cozinha;

Restaurante/Sala de banquetes com capacidade para 200 pax;

5 Salas polivalentes (3 x 100m2 e 2 x 85m2);

SPA (piscina e ginásio);

2 Espaços comerciais (40m2 e 30m2);

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120 Quartos distribuídos pelo 1º ao 3º andar:

- 76 Quartos duplos,

- 40 Quartos twins,

- 4 Suites juniores;

20 Apartamentos T1, no 4º andar;

Parque automóvel;

Lavandaria.

Especificações do departamento de Alimentação e BebidasServiços

O Hotel oferece os serviços ditos tradicionais da hotelaria, com a particularidade de os

apresentar de forma melhorada e inovadora:

Serviço de Buffet para os pequenos-almoços;

Almoços e jantares;

Room service;

Cocktails, recepções, coffee-break, brunch e outros serviços de alimentação e

bebidas de apoio a reuniões, congressos e outros eventos;

Banquetes/Catering.

Cozinha

As instalações da cozinha já conferem as câmaras de refrigeração e congelação, assim

como os espaços destinados aos tubérculos, legumes e frutos, produtos lácteos e

charcutaria, para respectivo armazenamento e utilização.

Esta opção tem como objectivo o de evitar a duplicação do equipamento de

conservação/refrigeração e congelação (cozinha e economato). Por outro lado, atribuir

a responsabilidade directa de produtos de fácil deterioração a quem detém melhor

conhecimento técnico e prático para uma gestão adequada.

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Estes produtos alimentares deverão ser armazenados por géneros (frutos e legumes;

tubérculos; produtos lácticos; charcutaria; peixe fresco; peixe congelado; carne fresca;

carne congelada) em zonas autónomas, com características específicas:

Rede de saneamento e drenagem;

Portas com isolamento térmico;

Pavimento de fácil higienização e antiderrapante;

Revestimento interior de azulejo;

Módulos ou elementos combináveis de refrigeração e de congelação,

munidos de prateleiras, termómetros e outros utensílios, consoante o

fim a que se destina;

Termómetro no interior de cada zona;

Iluminação.

A recepção destes produtos será feita, sempre, pelo economato que depois de conferir

(o documento do fornecedor com a nota de encomenda, o peso, quantidade,

qualidade e estado de conservação, juntamente com o chefe de cozinha),

imediatamente os transfere para a cozinha.

Será estabelecido um horário para a recepção das diferentes mercadorias de acordo

com a disponibilidade do chefe de cozinha afim de proceder ao controlo adequado das

referidas mercadorias.

2) Implantação do economato

È designada de economato as instalações onde são armazenadas as mercadorias e

outros artigos necessários às actividades do Hotel.

A sua implementação física deveria ser sempre objecto de estudo prévio aquando a

projecção arquitectónica do edifício com vista à rentabilização do espaço, às

acessibilidades intersecções e ao acondicionamento óptimo das mercadorias.

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Layout

Neste caso situar-se-á na cave do edifício, junto do local da recepção de mercadorias,

próximo da cozinha e das secções que mais afluem aos seus serviços. O local de acesso

para os fornecedores deverá ser independente e isolado dos circuitos dos hóspedes e

dos clientes do hotel (internos e externos).

Deverá ter a seguinte configuração:

Temperatura

A temperatura do economato deverá ser controla. Deverá ser um local bem ventilado

e afastado das canalizações de água quente, ou seja, fresco e seco.

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Materiais/construção

O economato deverá construído de forma a prever qualquer situação que ponha em

perigo o estado de conservação dos produtos armazenados e/ou os intervenientes que

nele operam.

Deverá:

* Ser revestido material lavável e antiderrapante;

* Estar isolado contra pragas e humidades;

* Ter sistema de ventilação/renovação de ar;

* Ter sistema de saneamento e drenagem;

* Ter alarme contra incêndios;

* Ter iluminação adequada;

Acessibilidade

Como já foi referido, as acessibilidades do economato deverão ser condicionadas e ao

mesmo tempo de fácil acesso.

Condicionadas, relativamente ao exterior, permitindo o acesso exclusivo aos

fornecedores quando estes estiverem previstos ou “agendados”. Deverão oferecer

condições de carga/descarga adequadas (porta larga, rampa de acesso a monta-cargas

e circuito amplo para manobras).

De fácil acesso, em termos de circuitos internos, às secções que pela natureza das suas

actividades, mais vezes se “socorrem” da secção do economato. Estes deverão ser

constituídos por corredores amplos e com espaço suficiente para a circulação de

monta-cargas.

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3) Organização física do economato

A organização do espaço do economato deverá convergir para a economia do esforço

e do espaço e ao mesmo tempo de utilidade prática e de fácil controlo. Posto isto,

deveremos ter em consideração os aspectos seguintes:

Equipamento

O equipamento necessário para o economato será:

* Prateleiras de material resistente e lavável.

* Tinas com água canalizada.

* Mesas de apoio.

* Bancadas de apoio.

* Garrafeiras.

* Contentor de lixo.

* Arquivo.

* Secretária, computador, telefone, cadeira, arquivo, material de

escritório/papelaria, calculadora.

* Facas/X-acto.

* Termómetro infra-vermelho.

* Tabela de temperaturas.

* Escadote.

* Carro monta-cargas.

* Luvas/equipamento de protecção individual.

* Extintores e sistema de alarme contra incêndios.

* Balanças, constantemente aferidas

* Manual de boas práticas.

Movimentação, Subdivisões e Características das subdivisões

Conforme está desenhado na figura no ponto 2 (layout), deverá haver uma zona de

recepção de mercadorias, situada entre a porta para o exterior (acesso aos

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fornecedores) e a zona de armazenagem. Este local destina-se à recepção de

mercadorias adquiridas no exterior, onde deverão ser conferidas pela nota de

encomenda e pelo documento que as acompanha (factura, guia de remessa ou venda

a dinheiro) pesadas ou contadas, verificadas quanto ao seu estado de conservação

e/ou prazos de validade, antes de serem encaminhadas para os respectivos locais de

armazenamento ou consumo.

A zona de armazenagem está repartida por quatro espaços independentes: um

destinado à armazenagem dos produtos de higiene e limpeza; outra destinada aos

artigos de papelaria; o gabinete (ou espaço e equipamento) reservado ao ecónomo

para o exercício das suas funções com algumas paredes em vidro; e a terceira, a maior,

destinada aos restantes produtos alimentares. Nesta última está incluída a cave geral,

equipada com garrafeira para melhor acondicionamento e controlo das bebidas

alcoólicas.

Quanto às duas primeiras áreas optou-se pela sua independência física face à terceira,

pois, a natureza dos produtos a armazenar requer o seu isolamento como medida

preventiva dos riscos de contaminação ou deterioração.

Existe, para além do corredor de acesso às restantes secções do hotel, um pequeno

compartimento destinado ao lixo proveniente das embalagens das mercadorias

recebidas que no final do dia deverá ser removido para o exterior e o espaço deverá

ser higienizado.

4) Tarefas administrativas do economato

Ecónomo, é o trabalhador que compra, quando devidamente autorizado, armazena,

conserva e distribui as mercadorias e artigos diversos destinados à exploração das

cantinas, refeitórios e estabelecimentos similares. Recebe os produtos e verifica se

coincidem, em quantidade, qualidade e preço, com o discriminado nas notas de

encomenda ou simples requisições, toma providências para que os produtos sejam

arrumados nos locais apropriados, consoante a sua natureza; é responsável pela sua

conservação e beneficiação, de acordo com a legislação sanitária e salubridade,

fornece as secções de produção, venda e manutenção dos produtos solicitados,

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mediante as requisições internas devidamente autorizadas, mantém sempre em

ordem os ficheiros de preços de custo, escritura as fichas e mapas de entradas, saídas

e devoluções, quando este serviço for da competência do economato, elabora as

requisições para os fornecedores que lhe sejam determinadas, com vista a manter as

existências mínimas fixadas superiormente e também as dos artigos de consumo

imediato; procede periodicamente a inventários das existências, em que pode ser

assistido pelos serviços de controlo ou por quem a direcção determinar. Fornece a esta

nota pormenorizada justificativa das eventuais diferenças entre o inventário físico e as

existências anotadas nas respectivas fichas e responsabiliza-se pelas existências a seu

cargo. Ordena e vigia a limpeza e higiene de todos os locais do economato.

De um modo geral, as funções do ecónomo difundem-se nas tarefas administrativas do

economato que são:

Recepção

Consiste no recebimento das mercadorias entregues pelos respectivos fornecedores;

conferimento das mesmas pelo encomendado (nota de encomenda) e pelo

documento que as acompanha (factura, guia de remessa ou venda a dinheiro); a sua

qualidade, estado de conservação, prazo de validade e, eventualmente, preço

acordado; devolver quando esta não apresentar os requisitos exigidos; registar a

entrada das mercadorias no sistema informático; arquivar a documentação ou quando

for o caso encaminha-la para a secção de compras (facturas ou vendas a dinheiro).

Arrumação

Uma boa metodologia organizacional na questão da arrumação dos artigos para stock

proporcionará, sempre, um bom controlo e por conseguinte, uma boa gestão. Para o

efeito, dever-se-á implementar algumas regras importantes:

* Cumprimento das normas do HACCP (limites de temperaturas e higiene

e segurança dos alimentos).

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* Os artigos deverão ser agrupados por géneros e acondicionados no

mesmo grupo de prateleiras.

* Os artigos deverão ser colocados nas prateleiras, sempre no mesmo

local, para maior facilidade do serviço e inventariação.

* Para uma maior rapidez do serviço e economia dos esforços, deverão

colocar-se nas prateleiras mais acessíveis os artigos mais

frequentemente requisitados.

* Nas prateleiras mais baixas, os artigos mais pesados.

* Separação e distribuição segundo a tipologia dos artigos e prazos de

validade (sistema FIFO).

Em termos administrativos dever-se-á proceder à etiquetagem para identificação de

produtos específicos aplicando o princípio de rastreabilidade com utilização de

máquina apropriada; seguir a metodologia organizacional de forma a facilitar o

controlo da deterioração, desvios e inventariação.

Conservação

A conservação consiste no controlo entre o inventário permanente versus o inventário

de contagem e na higienização do equipamento e local.

Levantamento

Esta tarefa refere-se a processo de atender às necessidades das outras secções,

mediante requisição interna, assinada pelo responsável da secção e na actualização do

inventário.

Distribuição

É o processo de transferência de mercadorias do economato para a secção

requisitante, e seu registo no sistema informático.

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II - Organigrama departamental/sectorial do Hotel

O Hotel Mondego dispõe de 72 colaboradores distribuídos pelos vários departamentos

e secções. A estrutura hierárquica é representada pelo seguinte organigrama:

Partindo do princípio de que o Hotel Mondego ainda irá iniciar a sua de actividade,

verificou-se a necessidade da existência da secção de Compras.

Uma vez que ainda não existe um sistema de aquisições ao exterior implementado

com uma base de dados de potenciais fornecedores para todas as mercadorias

previsíveis, este trabalho de pesquisa e contacto deverá ser efectuado por uma secção

especializada.

Por outro lado, será de toda a conveniência que esta secção esteja directamente

envolvida com as questões financeiras do Hotel, de forma a poder conjugar os recursos

disponíveis com as necessidades emergentes (criando, também, uma “espécie” de

Direcção

A&BContabilidade/Financeiro

Comercial/Marketing

Alojamento

Assistente Direcção

Cozinha

Recursos Humanos/ Qualidade

Relações Publicas/ Coord.Grupos

Restaurante Bar

Copa

Cafetaria/ Room service

Andares Recepção Lavandaria

Manutenção

ComprasEconomato

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Compras

EconomatoRecepção

das mercadoria

s

EconomatoLocais de

armazenamento

Papelaria ArmazémProdutos higiene e limpeza

CaveÓleos e azeites

EspeciariasCereais/

arroz

Massas alimentícia

sFarinhas

Refrigerantes/ água

Outros artigos

Secções

Cozinha

LegumesLácteosPeixeEtc.

Outras secções


pressão estratégica para a procura das melhores soluções). Ou seja, a secção de

compras pertencerá ao departamento Financeiro/contabilidade.

Portanto, o economato estará hierarquicamente subordinado ao departamento de

Alimentação e bebidas, mas para obter mercadorias do exterior deverá recorrer à

secção das compras, mediante aprovação do Director de A&B, que por sua vez

procederá às respectivas aquisições, mediante autorização/assinatura do

Departamento Financeiro/contabilidade.

Em termos funcionais, apresento o seguinte esquema:

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Secção de compras

Características:

* Conhecimento da gama de produtos utilizados pelo hotel.

* Deve estar sempre ao corrente dos preços do mercado e ter muita

experiência em compras (conhecimento sobre as formas de negociar)

* Deve conhecer os princípios de contabilidade.

* Visita os mercados para se dar conta das condições de compra mais

favoráveis.

* Se necessário, prepara os contratos de compra para o director A&B.

* Organização e controlo dos documentos referentes às transacções

comerciais e intersecções para imputação de custos.

* Deve trabalhar em estreita colaboração e satisfazer o mais rapidamente

possível as necessidades do economato.

* Proceder às aquisições necessárias para todos os serviços, após

adequada instrução dos processos.

* Realizar prospecções do mercado com vista a localizar os fornecedores

e artigos necessários à actividade do hotel.

* Efectuar análises sobre os fornecedores, designadamente no que

respeita às suas capacidades e condições de fornecimento, procedendo

à actualização do respectivo registo.

* Organizar e controlar os processos de compras e consultas para

aquisição de bens e serviços.

* Desencadear os procedimentos de consultas adequados às aquisições.

* Promover a consulta, recepção, análise e relatório das propostas

apresentadas pelos fornecedores e prestadores de serviços (elaboração

de mapa comparativo de preços propostos).

* Elaborar as notas de encomenda, procedendo, em colaboração com o

departamento de Contabilidade, ao seu compromisso;

* Proceder ao controlo das compras ou contratos, nomeadamente

através da vigilância de prazos e verificação de quantidades e

qualidades, com base na consulta aos dados disponíveis.

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* Controlar os prazos de entrega dos bens, avisando os fornecedores em

caso de atraso na entrega dos bens e serviços.

* Colaborar na apreciação das propostas de fornecimento.

* Receber as facturas relativas aos fornecimentos executados e garantir a

sua conferência com o processo de despesa promovido pela secção e

posterior envio da factura para a contabilidade.

* Recepção de facturas conferidas pelos serviços requisitantes e

promovendo o envio para a Contabilidade para liquidação.

III - As aquisições

A aquisição de mercadorias é a função que consiste em abastecer a empresa e colocar

à sua disposição, nas melhores condições de preço, de qualidade, de quantidade, de

pagamento e de prazo de entrega, todas as mercadoria e produtos necessários à sua

actividade.

Para que este processo produza resultados óptimos para a empresa a todos os níveis,

dever-se-á analisar os seguintes elementos:

1) Politica de compras

À semelhança de qualquer empresa, também as empresas hoteleiras devem definir

uma politica de compras que assegure o bom funcionamento das suas operações, por

um lado, e garantam o menor investimento possível, por outro.

Neste sentido, uma politica de compras deverá conferir os seguintes aspectos:

* Ser estabelecida pela Direcção do Hotel, nomeadamente na gestão de

stocks, critérios de selecção de fornecedores, prazos de pagamento.

* Convergir a escolha dos tipos de produtos para cada tipo de clientela.

* Considerar as condições e espaço disponível de armazenamento, assim

como os respectivos custos.

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* A Localização dos fornecedores seleccionados ou possiveis, afim de

poder prever a facilidade de entrega após encomenda das mercadorias.

* As condições gerais do mercado (por exemplo: aprovisionamento antes

da subida dos preços, aproveitamento dos preços de quantidade).

2) Processo de compra

Para uniformizar e simplificar a descrição do sistema de aquisições, abaixo designo as

entidades intervenientes num processo de aquisição de um bem, de um modo único e

genérico.

← Secção - Entidade pertencente ao hotel e que consome bens.

← Fornecedor - Entidade designada para fornecer, ou já fornecedora, de um bem.

← Firma - Entidade passível de consulta para fornecimento e que pode vir a ser

Fornecedor.

← Economato - Secção que gere o material em stock e a sua entrega às outras

Secções do hotel e o espaço onde são depositados, de um modo provisório, os

bens adquiridos.

← Compras - Serviço que efectua e gere o processo de aquisição de um bem.

Com estes intervenientes definidos, as várias fases que integram o fornecimento, de

um bem a uma secção, podem descrever-se do seguinte modo:

1. Quando uma secção necessita de um bem pede-o à secção de Economato

através de uma Requisição interna.

2. O Economato verifica a existência do bem em armazém.

3. Se houver no economato o bem pretendido este é entregue à secção

acompanhado da cópia da requisição interna.

4. Se não houver no economato, dá-se início a um processo de aquisição através

da secção de compras.

5. A secção de compras efectua o processo de consulta ao mercado e é tomada

uma decisão de aquisição de um bem a uma dada Firma, a qual é formalizada

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por uma Requisição oficial ou Nota de encomenda, aprovada e assinada pela

direcção do departamento a que pertence (A&B).

6. O Fornecedor, após a recepção da Requisição oficial ou Nota de encomenda,

entrega o bem ao Hotel. A entrega, dependendo do tipo de bem, pode ser no

economato ou na secção. No entanto, quem acusa a recepção do bem é o

Economato através da recepção da Guia de remessa/Factura do

Fornecedor/Venda a dinheiro.

7. Após entendimento de boa recepção do bem (que se torna passível de

pagamento) o bem ou as mercadorias são registadas no sistema informático

(nas entradas, ficha do produto e secção de armazenamento).

8. Depois serão, então, efectivamente armazenadas ou transferidas para a secção

requisitante (quando for o caso da transferência, o ecónomo deverá efectuar o

registo nas saídas de mercadorias e anexar o documento que acompanha as

mercadorias previamente requisitadas - requisição interna).

No entanto, a compra é uma tarefa de grande responsabilidade, pois não só envolve

elevadas despesas, como também é o ponto a partir do qual é definido o custo e a

qualidade do produto final.

Por outro lado, as mercadorias em geral (mercearias, bebidas, produtos de limpeza,

papelaria) deverão ser encomendadas pela gestão do stock mínimo. Ou seja, deverá

ser estipulado um stock mínimo para cada produto, em função do consumo médio

diário e do seu tempo de aprovisionamento previsível, no caso do Hotel Mondego,

desde a sua encomenda até à sua entrega na unidade hoteleira.

Quando o produto atingir o stock mínimo (quantidade mínima previamente calculada)

deverá ser efectuada a encomenda do mesmo produto.

No caso dos produtos perecíveis ou frescos, as compras deverão ser feitas diariamente

ou dois em dois dias (dependendo da localização dos fornecedores), devido à

necessidade do seu consumo imediato e às oscilações da procura (previsão de clientela

- estimativa mais concreta).

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Ou seja, deverá existir um sistema de controlo das existências informatizado de forma

a permitir uma actualização dos stocks permanente assessorada pelo registo das

entradas e saídas de mercadorias para a determinação dos níveis decisórios de um

produto:

* Nível máximo de stock – quantidade de produto máxima tolerada em

stock. Excedendo representa um custo agravado.

* Nível do pedido automático – quantidade de produto em stock sobre o

qual o sistema avisa a secção de compras (ponto C) para proceder às

respectivas aquisições (durante o processo de reposição do stock, a

quantidade de existência que irá ser consumida é representada pelo

segmento de recta CD; o segmento do recta AB, representa a

quantidade de existência consumidas desde o nível máximo de stocks,

interceptando o nível do pedido automático até a nível mínimo num

intervalo de tempo).

* Nível mínimo – quantidade de existências de um produto que deve

haver sempre em stock.

* Reserva inatingível – refere-se à quantidade de existências do nível

mínimo de stock que assegura a actividade do hotel, num intervalo de

tempo, sendo os serviços previsíveis. Como, na prática, não se pode

prever, em absoluto, as quantidades a consumir, esta reserva nunca

deverá baixar.

Este sistema de controlo em termos de ponto de compra pode é representado pelo

seguinte gráfico:

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Os níveis de stocks deverão ser calculados considerando:

* Ritmo de compra face à sazonalidade (determinar a variação da procura

segundo as estações do ano)

* Espaço disponível para a armazenagem

* Períodos de alteração inerentes à natureza dos produtos.

Portanto, o processo de compra tem por base, para além da informação ou o

conhecimento das entidades que poderão satisfazer essas necessidades

(fornecedores), a expressão/levantamento das necessidades de produtos e serviços

próprios da actividade do hotel, ou seja:

* Tipo de produto ou serviço a comprar,

* Qualidade do produto pretendida (características específicas),

* Quantidade necessária a comprar tendo em conta os desvios ou perda,

gastos com o armazenamento, o transporte das mercadorias, as

promoções, o orçamento disponível e a quantidade do stock mínimo,

* Prazo de entrega e validade do produto (carácter de deterioração) face

às condições de armazenamento, à rotatividade de stocks e a sua

distribuição pelas secções do hotel com a devida antecedência e

eficiência,

Nível máximo

Nível de pedido automático

Nível mínimo

Reserva inatingível

Quantidade

Tempo

A

B

C

D - Ponto crítico

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* Preço que o hotel está disposto a pagar, “o preço saudável” ou “justo”

considerando qualidade, quantidade, prazo de entrega e custo da

transformação/produção, pois, são factores que interferem no preço

final do produto a pagar pelo consumidor,

* Pedido de compra e respectivos procedimentos.

Resumindo, os fundamentos do processo de compra regem-se pelo guia/questionário

dos 4 W’s:

* What? – O que comprar, qual a quantidade, qualidade e preço,

* When? – Quando comprar e quando é que se vai utilizar,

* Where? – Onde comprar e onde armazenar

* Why? – Porquê, a escolha daquele produto.

3) Recepção das mercadorias

A recepção das mercadorias consiste em garantir de que o hotel está a receber os

produtos na quantidade e qualidade solicitados, ao preço acordado e de que é o seu

acondicionamento adequado na armazenagem ou é feita a sua transferência directa

para as secções, ou, quando não verificadas as características dos produtos exigidas,

proceder à devolução imediata.

Para que a recepção das mercadorias seja bem sucedida dever-se -a verificar os

seguintes requisitos:

o Pessoal da recepção

O ecónomo será o responsável pela recepção de todos os produtos. Mas, quando se

tratar de produtos perecíveis com destino à secção da cozinha deverá ser, sempre,

assistido pelo chefe de cozinha cuja função é determinante para a boa recepção ou

devolução dos produtos.

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Para desempenhar o cargo de ecónomo do hotel Mondego, deverá auferir de

características específicas, tais como:

* Ter um conhecimento perfeito das diferentes mercadorias e uma

grande competência relativa às qualidades dos produtos alimentares e

aos meios de proceder à sua conservação.

* Deve ser conhecedor da origem dos produtos que compra.

* Deve conhecer os princípios de contabilidade.

* Deve aprimorar na sua conduta ética e profissional.

* Deve ser metódico, organizado e responsável.

* Cumprir os sistemas implementados de gestão, controlo e segurança

alimentar.

* Deve cooperar, colaborar e ser eficaz na satisfação dos pedidos de todas

as secções.

o Facilidades para a recepção

Conforme já foi mencionado, a recepção de mercadorias deverá ser de fácil acesso e

adequadas às cargas e descargas de mercadorias. O circuito deverá ser independente

dos restantes circuitos de tal modo a que estes não percepcionem a sua existência.

O planeamento para a recepção de mercadoria, em termos de calendarização (dia da

semana, mês e hora) deverá ser elaborado de acordo com os seguintes aspectos:

* Disponibilidade dos intervenientes (chefe de cozinha e ecónomo).

* Movimentação do hotel (nas horas de menor actividade no hotel).

* Conveniência administrativa a nível de gestão de stocks.

* Regularidade dos consumos versus entregas (rotação de stocks).

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o Especificações das normas de recepção

O procedimento baseia-se na comparação das guias de remessa ou facturas com as

notas de encomenda e por meio de uma inspecção física dos produtos entregues

(quantidade, qualidade, estado de conservação e preço).

No entanto, nunca é demais referir a importância das condições técnicas e

administrativas essenciais para que as normas se cumpram:

* Estrutura física (acessibilidades, espaço)

* Equipamento adequado (balanças, lavatórios, etc.)

* Conhecimentos técnicos (cálculo, operacionalidade do sistema

informático ou manual)

* Conhecimento de alguma legislação especifica (organização,

conservação e segurança alimentar).

o Registos de recepção

Após a verificação na recepção da mercadoria deverá ser feito o registo da operação:

* Entrada da factura

* Entrada da mercadoria (actualização dos stocks) ou devolução (registo

da nota de devolução)

* Especificação da secção armazenadora (economato ou outra) para onde

a mercadoria vai.

o Auditoria à recepção

Deverá ser feita regularmente, mas não previsível, auditoria à recepção afim de

inspeccionar o processo da recepção de mercadorias: O auditor deverá verificar:

* Pesos

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* Qualidade dos produtos

* Lançamentos no sistema informático

* Prazos de validade

* Conservação das embalagens e produtos

* Armazenagem seguindo o sistema FIFO

4) Controlo da compra

A existência de um mecanismo de controlo para as compras proporciona à gestão do

hotel alcançar os seus objectivos, dos quais, rentabilizar a baixo custo.

Particularmente, nas compras para que o controlo se efective de uma forma óptima

dever-se-á verificar os seguintes etapas:

Especificações da compra

O responsável pela compra, neste caso o responsável pela secção de compras, deverá

especificar na nota de encomenda o produto ou produtos pretendidos, as quantidades

necessárias, o preço unitário previamente acordado e outras observações, sempre que

necessário.

Coordenação da compra

Nesta etapa, deverão ser tomadas as decisões relacionadas com as quantidades, a data

da compra e a quem comprar. O resultado (nota de encomenda) deverá ser assinado

pelo responsável da secção de compras e pelo director do departamento a que a

secção requisitante pertença.

Autorização da compra

No caso do hotel Mondego, o responsável pela contabilidade é que irá validar a

encomenda.

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Auditoria da compra

Na auditoria da compra deverá constar os aspectos abaixo descriminados:

* Utilização dos fornecedores seleccionados

* Análise dos fornecedores seleccionados relativamente às condições

mais favoráveis (preços, prazos de entrega, etc.)

* Verificação dos stocks em armazém (stock mínimo e máximo).

IV - A armazenagem

A superfície necessária para os locais de armazenagem é variável existindo alguns

factores a ter em consideração:

* Localização do hotel

* Facilidades de abastecimento

* Tipo de clientela

* Coeficiente de utilização do restaurante, bar, alojamento, etc.

* Sazonalidade do hotel.

Esta área de armazenamento deverá estar bem equipada e organizada de forma a

permitir o seu perfeito conhecimento para:

o Armazenar os produtos

Para o hotel Mondego, objecto de estudo neste trabalho, e como já foi referido nos

pontos 2 e 3, o espaço deverá ser adequado à dimensão do hotel e a sistema de

armazenagem implementado: mercearias, vinhos, artigos de papelaria e artigos de

limpeza, para o economato; os produtos perecíveis ficarão armazenados na cozinha.

o Localizar os produtos mais antigos

O método mais eficaz para a localização dos produtos mais antigos, para além da boa

organização em termos de acondicionamento das mercadorias, é a utilização do

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sistema de Gestão FIFO, também já referido. Este sistema consiste na utilização para

consumo dos artigos mais antigos para o mais recente, ou seja, o primeiro artigo a dar

entrada no stock será o primeiro a ser consumido. Para facilitar o acesso a estes

artigos, os mesmos serão colocados na parte da frente da prateleira (local especifico

para a armazenagem do seu tipo de artigo), sempre que haja reposição de stocks

(novas entradas de artigo).

V – Documentação

A existência de um processo documental bem organizado permite:

* A consulta, pelo armazém, dos artigos requisitados e ainda não

integralmente fornecidos;

* A consulta de saídas de materiais do armazém, por secção, por

direcção / departamento, por artigo, ou entre datas;

* A satisfação dos pedidos das secções;

* A entrada, em armazém, de artigos referentes a uma Nota de

encomenda;

* A consulta de entradas de artigos em armazém, por artigo, por data, por

fornecedor;

* O registo de notas de devolução e a sua consulta, por data, por secção

ou por artigo;

* A actualização imediata de existências, quando da entrada ou da saída

de materiais do economato;

* A actualização imediata do valor das existências e do custo médio

unitário dos bens em armazém;

* A valorização de todos os artigos fornecidos às secções (imputação de

custos);

* A consulta dos pedidos de compra do economato, com respectiva

situação, data de requisição ao fornecedor e tempo necessário para

entrega, por artigo;

25


* A consulta de requisições, por diferentes formas: de um artigo, entre

datas ou requisições dirigidas a um fornecedor;

* A verificação da evolução da "conta corrente" de um artigo,

apresentando sequencialmente os diversos movimentos de entrada e

saída;

* A definição de existências iniciais ou resultado de uma inventariação

intermitente;

* A lista de existências reportadas, para confronto com o inventário físico

dos materiais;

* A consulta de artigos com existências abaixo do ponto de encomenda;

* O cálculo das compras a efectuar (quantidade), com base no

comportamento observado do consumo durante um período anterior;

* A gestão de um classificador de artigos, por grupo e subgrupo,

permitindo-se ainda a consulta por código do artigo ou por ordem

alfabética;

* A localização física em armazém de cada artigo;

* A definição de artigos indispensáveis, para os quais não pode existir

ruptura de stocks.

Todas as operações referidas são feitas no sistema informático que as poderá

traduzir em documentos impressos. No entanto, existem algumas operações que

não prescindem da existência de documentos impressos, independentemente da

existência do sistema informático.

O conjunto dos documentos referidos subdivide-se em dois grupos:

1) Documentação base do circuito de mercadorias

a) Documentos emitidos ao exterior:

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Requisição externa ou “nota de encomenda”

É um documento em triplicado, pelo qual o responsável pelas compras, encomenda a

um fornecedor produtos inexistentes no stock do requisitante (economato), ou

quando se chegar à quantidade considerada de reserva mínima.

Original – vai para o fornecedor, depois de aprovado pelo controlo (neste caso), pela

direcção ou por alguém com autorização para o fazer, assinado e carimbado.

1ª Cópia – é agrafada junto do documento emitido pelo fornecedor (guia de remessa)

e vai para o controlo.

2ª Cópia – fica em posse do economato, visada pelo controlo/ contabilidade.

No caso de encomendas efectuadas pelo telefone deverá ser feita, na mesma, a nota

de encomenda para posterior controlo na recepção das mercadorias (no economato).

Resumo do circuito:

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O documento terá a seguinte estrutura:

Logótipo/Nome/Morada/Contactos/Contribuinte

Nota de Encomenda n.º

Nota: indicar na guia de remessa ou factura

o n.º desta nota de encomenda.

Secção: (compras)

Prazo entrega:

Fornecedor: Morada Contrib. nº:

Quant. Designação CódigoPreço

Unitário Total Total Controlo: Data: / / Hora: h m Responsável p/ s. Compras:

28


Modo de expedição: Local de entrega:

Compra directa ou da “praça”

Por vezes, é necessário recorrer aos mercados diários para a aquisição de produtos

frescos. Este processo, geralmente, é feito pelas secções directamente envolvidas

(cozinha, restaurante) que deverão ter conhecimento actualizado dos produtos

disponíveis nesses mercados.

No entanto, esta acção requer sempre o suporte de um documento:

Logótipo/Nome/Morada /Contactos/Contribuinte

Compra directa nº

Secção:

Prazo entrega:

Fornecedor: Morada Contrib. nº:

Quant. Designação CódigoPreço

Unitário Total Total Controlo: Data: / / Hora: h m Responsável p/ s. Compras:

29


Modo de expedição: Responsável pela secção requisitante

Local de entrega:

O documento é em triplicado e tem a mesma estrutura da nota de encomenda. É

elaborado pelo responsável da secção requisitante em conjunto pela secção de

compras, no caso do hotel Mondego, que terá um fundo de caixa para fazer face a este

tipo de despesas.

Original – para agrafar ao documento emitido pelo fornecedor, é conferido na caixa

(compras) e depois segue para a contabilidade.

1ª Cópia – fica no economato.

2ª cópia – fica na secção de compras

O circuito será o seguinte:

Nota de devolução

Por vezes, as mercadorias recebidas não correspondem às especificações adoptadas

pelo hotel (qualidade, quantidade, preço, etc.). Nestes casos o ecónomo deverá

proceder à respectiva devolução elaborando um documento próprio especificando o

motivo da devolução.

A nota de devolução é em triplicado:

30


Original – destina-se ao fornecedor, depois de devidamente aprovada.

1ª Cópia – é agrafada à nota de crédito emitida pelo fornecedor e segue para o

controlo.

2ª Cópia – fica em posse do armazém que a emitiu.

Terá a seguinte configuração:


Nota de Devolução n.º:

Secção: Fornecedor: morada: Contrib. nº:

Quant. DesignaçãoV/

Documento nº

PreçoMotivo

Unitário Total

Total

Data: / / Ecónomo compras

31


Hora: h m

O circuito será o seguinte:

b) Documentos para uso interno:

Nenhuma mercadoria deverá ser fornecida às secções sem a apresentação de um

documento para o efeito, devidamente preenchido e assinado pela pessoa autorizada.

Os documentos para uso interno são três:

Requisição interna

Este documento, emitido em duplicado, destina-se ao registo dos pedidos de

mercadorias das secções ao economato.

Para que haja a correcta imputação dos custos, o documento deverá descriminar, para

além da secção requisitante, o fim a que as mercadorias se destinam: reposição de

stocks, para produção, para promoção, para confecção ou cedência.

Original – vai para a secção requisitada

1ª Cópia – vai para a secção requisitante

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O documento será assim:


Requisição Interna n.º:

A secção:

Requisita à secção:

Quant. Designação Preço u.

Reposição de stock

P/ produção P/ promoção P/ confecção Cedências Requisitante Data: Hora: Requisitado Data: Hora: Controlo Data: Hora:

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O circuito será assim:

Transferência interna

Este documento serve para registar as transferências entre secções e que os produtos

em causa não existam no economato. Serve, fundamentalmente, para actualizar os

stocks das secções envolvidas e, por conseguinte, a correcta imputação dos custos.

Original – vai para o controlo

1ª Cópia – fica na secção onde se verificou a quebra.

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Exemplo:


Transferência Interna n.º

A secção

transfere para a secção

Quant. Designação CódigoPreçoCusto Total

TotalRequisitante Requisitado Controlo

Data: Data: Data:Hora: Hora: Hora:

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Notas de quebra

Sempre que se verifique uma quebra deverá ser abatida no stock. Os motivos da

referida quebra deverão ser sempre mencionados no documento: inutilização durante

a sua movimentação, deterioração devido às más condições de armazenamento,

expiração do prazo de validade, roubo, etc.

O documento de suporte para o registo é a nota de quebras devidamente preenchida

e comprovada pelo controlo.

Original – vai para a secção requisitada e depois para o controlo.

1ª Cópia – fica na secção requisitante.


Nota de Quebras n.º Secção:

Quant. DesignaçãoPreço

ObservaçõesCusto Total

Data: / / O Responsável ControloHora: h m

Circuito:

36


2) Documentação de apoio ao circuito de mercadorias

Para além dos documentos referidos, existe um conjunto de documentos provenientes

das outras secções que servem de apoio ao circuito das mercadorias, mais

precisamente, a controlo de todas as operações ligadas às mercadorias:

Pedido de serviço ou comprovante

É um impresso numerado, emitido em triplicado, que é preenchido pelo chefe de

mesa, perante o pedido feito pelo cliente.

Original – destina-se à cozinha, cave do dia ou ao bar.

1ª Cópia – vai para a caixa.

2ª Cópia – fica para o chefe de turno.

No documento deverá se registado os pedidos do cliente, o quarto em que está

hospedado se for o caso e sob que regime de hospedagem (Meia pensão, pensão

completa) ou se é “passante”.

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Deste comprovante resulta sempre um dos seguintes documentos:

* Factura

Que será apresentado ao cliente para sua liquidação das suas despesas efectuadas no

restaurante/bar, no momento ou posterior, caso pretenda que lhe seja debitado na

conta do quarto em que se encontra hospedado.

Original – vai para o cliente.


Pedido Serviço

N.º

Mesa: Data: Quarto:

MP PC Pass.

Designação Quant.

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1ª Cópia – o caixa do restaurante/bar agrafa a cópia da factura à do comprovante e

após o fecho do turno entrega na recepção para verificação; depois do fecho do dia

feito pelo recepcionista da noite é enviada para o controlo/contabilidade.


Factura restaurante/bar N.º

Quarto:

Nome: Contribuinte: Data: Hora:

Designação Quant. Preço unit. Tx. IVA Total

Total

* Comprovante de despesa grátis

Este documento destina-se ao registo de todas as despesas grátis, autorizadas pela

administração/direcção, e outros fins como por exemplo as promoções.

Deverão estar descriminados os consumos, bem como o “motivo” da sua existência:

administração, direcção, oferta/promoções, animação, pessoal e outros.

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Original – vai para o controlo.


Comprovante de Despesa Grátis

n.º

Data:

Designação Quant.Preço

Unit. Total Administração Direcção Ofertas/Promoções Animação Pessoal Outros Total Responsável Consumidor

Mapas de controlo

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Este mapa destina-se ao registo dos pequenos-almoços diários, ou seja, à ventilação

dos custos dos pequenos-almoços por quarto, por pessoa, sé consumido no quarto,

em que regime e a referencia dos extras.

Original – vai para a recepção para confirmação dos lançamentos e depois para o

controlo.


Mapa de Controlo de pequenos- almoçosNº

Quarto Nº paxRoom service

APA AP Extras

Responsável Data:

Registos de consumo

Estes documentos subdividem-se em dois grupos:

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Registo de consumo de mini-bares

Junto do mini-bar de cada quarto, existe um documento onde estão descriminados

todos os produtos existentes no mini-bar. Esse impresso é preenchido pelo cliente que

registará todos os produtos e respectivas quantidades consumidas durante a sua

estadia.

A efectuar o seu check-out, apresentará esse documento que será comprovado pelos

dados fornecidos pela governanta. Estes dados deverão ser diários, pois, na

eventualidade do cliente não apresentar o impresso devidamente preenchido, haverá

dados suficientes para se proceder a débitos dos eventuais consumos, em tempo útil.


quarto n.º

data

produtos quantidade refrigerantes água s/gas agua c/ gas martini porto champanhe whisky chocolates etc cliente

Mapa de controlo de mini-bares

Este documento permite verificar os consumos mensais de mini-bares, para que possa

ser feita uma gestão de stocks organizada.

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Logótipo/Nome/Morada do cliente

Mapa de Controlo de Mini-Bares

Mês:

Dia Coca cola 7up Água s/gas Água c/gas Choc. Martini Vinho porto etc.

1 2 3 4 5 6 7 8 9

10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

Tot. Governanta Controlo

Original – destina-se à recepção.

1ª Cópia – vai para o controlo.

2ª Cópia – fica para a governanta.

43


O preenchimento deste documento requer a elaboração prévia do Mapa de consumos

do mini-bar. É um documento onde se registam todos os consumos de todos os

quartos referentes a mini-bar num dia.


Mapa de Consumos de Mini-Bares

Data: Piso:

Quarto Coca cola 7up Água s/gas Água c/gas Choc. Martini Vinho porto etc.

Total

Responsável Governanta Recepção

O mapa de consumos de mini-bares irá ser o suporte de informação para o controlo

dos débitos referentes aos consumos do mini-bar a imputar aos clientes pela recepção.

Como instrumento de trabalho, a governanta poderá adoptar pela elaboração de outro

documento de apoio ao preenchimento dos dois documentos atrás referidos:


Resumo diário de mini-bares

Data:

Piso Coca cola 7up Água s/gas Água c/gas Choc. Martini Vinho etc.

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porto

Total

Governanta

Nas colunas mais pequenas situadas antes da coluna de cada produto, deverá ser

inscrita a quantidade de artigos a stock permanente, ou seja, a carga standard de cada

mini-bar cheio.

VI - O abastecimento às secções

O abastecimento às secções deverá prever, sempre, dois aspectos fundamentais:

1) Procedimentos

Os procedimentos referem-se a todas as acções inerentes ao abastecimento às

secções. Conforme tem sido abordado ao longo deste trabalho, deverão ser:

* Metódicos – seguindo acções sistémicas, que visem o fácil controlo das

operações.

* Organizados – para que sejam exequíveis e coerentes.

* Estratégicos – visando a melhor gestão a menor custo.

* Oficiais – aprovados, implementados, coordenados, controlados e

auditados pelas entidades competentes.

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2) Documentos a utilizar

Os documentos a utilizar no abastecimento às secções são a requisição interna e a

transferência interna, pois, nada deve sair das secções sem comprovativo oficial.

VII - A movimentação dos stocks

A movimentação dos stocks é, sem dúvida, uma área bastante mais complexa do que

aparenta. Os factores determinantes para uma gestão dessa movimentação são:

1) Sistemas de valorização

Que poderá fazer-se segundo os princípios:

* Preço médio

* FIFO

* LIFO

Apesar do sistema de armazenamento ser feito segundo o sistema FIFO, ao nível da

gestão financeira, o sistema adoptado pelo Hotel Mondego será o sistema do preço

médio, porque, por um lado não é difícil uma vez implementado o software adequado

à gestão do aprovisionamento, por outro lado, os valores encontrados por este

sistema estão mais equilibrados (comparativamente com a realidade do momento do

balanço) do que pelo sistema FIFO.

Por outro lado, a base para o cálculo do custo das mercadorias para se projectar o

respectivo preço da venda deverá se reger pelo sistema do preço médio.

Por isto, também se verifica que a adopção de sistemas de gestão depende de

inúmeros factores: dimensão do empreendimento, taxa de ocupação, preço médio

praticado, etc.

2) Movimentação manual e informática

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Em todo a gestão do aprovisionamento existem movimentações manuais, por

exemplo:

* Requisições internas

* Requisições externas

* Notas de encomenda

* Nota de devolução

* Transferências internas

* etc.

Mas, se não houve um sistema informático implementado, muitas mais haveriam, por

exemplo:

* Ficha do produto

* Mapa das entradas

* Mapa das saídas

* Mapa dos inventários por família de artigos, por armazém/secção

* Mapa do controlo de stocks

* etc.

São notórias as vantagens da existência de um sistema informático, porque permite:

* Inventariação constante e permanente

* Economia das operações de registo

* Economia na elaboração de documentos para controlo

* Cálculos automáticos

* Maior credibilidade dos resultados

* Controlo da gestão pelo stock mínimo automática

* Ligação directa com o departamento de controlo (compras e

contabilidade)

* De entre outros

3) Controlo

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Controlar é um instrumento de trabalho que disponibiliza meios para que os objectivos

possam ser atingidos, ou seja, maximizar a qualidade e a rentabilidade e

simultaneamente prevenir a ineficiência ou as perdas.

Nesta questão de movimentação dos stocks, controlar pressupõe:

* Inventariação informática e física dos artigos

* Elaboração, registo e organização dos documentos

* Actualização das entradas e saídas permanente

* Obter aprovação pelas entidades competentes de todos os

procedimentos importantes

* Cumprimento dos colaboradores nas suas funções

* Organização e manutenção dos espaços e acondicionamentos

envolvidos.

O controlo é, apenas um mecanismo vital, para que a gestão do aprovisionamento seja

bem sucedida.

Conclusão

A gestão do aprovisionamento é uma área muito vasta. Apesar de, como em todas as

ciências, se debruçar sobre um tema específico, quando aplicado a um caso concreto

como o deste trabalho verifica-se a sua complexidade: a sua interdependência face a

outros domínios, como por exemplo, a contabilidade, os serviços de restauração e

bebidas, a gestão financeira, a politica de gestão, as infra-estruturas humanas,

materiais e económicas.

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Particularmente, neste trabalho, a base para uma boa gestão de aprovisionamento

assenta, sobretudo, nos recursos existentes (espaço, equipamento e pessoal), nas

políticas de gestão adoptadas (compras, armazenamento, sistema entre secções,

quantidades em stock mínimo, sistema documental), no sistema organizacional

(circuitos de pessoas e mercadorias, arrumação e distribuição, procedimentos, etc.) e

no controlo (coordenação, registo e auditoria).

Ou seja, a gestão do aprovisionamento deverá ter em consideração todos os

elementos intervenientes no ciclo das mercadorias: desde o levantamento das

necessidades, compra, recepção, armazenamento, à distribuição. Por outro lado,

deverá adoptar e adaptar os sistemas de organização e de gestão adequados para a

sua realidade.

ÍndiceIntrodução.........................................................................................................................1

I - O aprovisionamento Hoteleiro....................................................................................2

1) Enquadramento...................................................................................................................2 Identificação da Unidade Hoteleira............................................................................................3 Características do hotel...............................................................................................................3 Especificações do departamento de Alimentação e Bebidas......................................................4

2) Implantação do economato.................................................................................................5 Layout.........................................................................................................................................6 Temperatura................................................................................................................................6

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Materiais/construção...................................................................................................................7 Acessibilidade.............................................................................................................................7

3) Organização física do economato.......................................................................................8 Equipamento...............................................................................................................................8 Movimentação, Subdivisões e Características das subdivisões..................................................8

4) Tarefas administrativas do economato..............................................................................9 Recepção...................................................................................................................................10 Arrumação................................................................................................................................10 Conservação..............................................................................................................................11 Levantamento...........................................................................................................................11 Distribuição..............................................................................................................................11

II - Organigrama departamental/sectorial do Hotel.....................................................12 Secção de compras....................................................................................................................13

III - As aquisições...........................................................................................................15

1) Politica de compras............................................................................................................15

2) Processo de compra...........................................................................................................16

3) Recepção das mercadorias................................................................................................20o Pessoal da recepção..................................................................................................................20o Facilidades para a recepção......................................................................................................21o Especificações das normas de recepção...................................................................................21o Registos de recepção................................................................................................................22o Auditoria à recepção.................................................................................................................22

4) Controlo da compra...........................................................................................................23 Especificações da compra.........................................................................................................23 Coordenação da compra...........................................................................................................23 Autorização da compra.............................................................................................................23 Auditoria da compra.................................................................................................................23

IV - A armazenagem.......................................................................................................24

o Armazenar os produtos................................................................................................24

o Localizar os produtos mais antigos..............................................................................24

V – Documentação..........................................................................................................25

1) Documentação base do circuito de mercadorias.............................................................26a) Documentos emitidos ao exterior:.................................................................................................26 Requisição externa ou “nota de encomenda”...........................................................................26 Compra directa ou da “praça”..................................................................................................29 Nota de devolução....................................................................................................................30b) Documentos para uso interno:.......................................................................................................32 Requisição interna....................................................................................................................32 Transferência interna................................................................................................................34 Notas de quebra........................................................................................................................36

2) Documentação de apoio ao circuito de mercadorias......................................................37 Pedido de serviço ou comprovante...........................................................................................37 Mapas de controlo....................................................................................................................41 Registos de consumo................................................................................................................42 Registo de consumo de mini-bares...........................................................................................42 Mapa de controlo de mini-bares...............................................................................................43

VI - O abastecimento às secções....................................................................................45

1) Procedimentos....................................................................................................................45

2) Documentos a utilizar........................................................................................................46

50


VII - A movimentação dos stocks...................................................................................46

1) Sistemas de valorização..............................................................................................46

2) Movimentação manual e informática..............................................................................47

3) Controlo..............................................................................................................................48

Conclusão........................................................................................................................49

Índice...............................................................................................................................50

51

Documents

o Aprovisionamento Hoteleiro