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O Arquivo

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O documento na empresa

Dado que a empresa apresenta através de documentos os factos relativos à sua actividade, estes constituem a sua memória e um factor importante para a sua eficiência.

O documento é um registo que reproduz ou representa, uma coisa ou uma pessoa, podendo servir de meio de prova ou de confirmação de um acontecimento, situação ou ocorrência.

Habitualmente escrito, pode também ter outro suporte material além do papel – registo em disquete, CD, pen, microfilme, etc.

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Funções do documento Representação de um facto ou situação; Conservação (subsiste posteriormente ao facto que

lhe deu origem). Destas funções resulta a seguinte classificação:

Documentos de transmissão (informação a transmitir) Notas de encomenda, guias de remessa,

facturas, ... Documentos de posição (informação a conservar)

Fichas de clientes e fornecedores, contas-correntes, documentos de registos contabilísticos, ...

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Os impressos

Para racionalizar o trabalho, para evitar repetições desnecessárias e facilitar a organização e conservação dos documentos, estes apresentam-se muitas vezes sob a forma de impressos.

Estes são documentos normalizados (no tamanho, mancha gráfica, e elementos informativos), destinados a ser directamente preenchidos, permitindo um arquivo fácil e uma consulta e leitura rápida.

Exemplos?

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Exemplos de impressos Contêm dados fixos impressos, com espaços destinados

ao preenchimento de dados varáveis, podendo se de uso geral, como o papel de carta

timbrado da empresa, ou de uso específico, próprio de um departamento ou

serviço – documentos da contabilidade, ou ainda de uso temporário ou pontuais – convites,

questionários, sondagens, certificados de participação em eventos, etc.

Estes impressos podem destinar-se a serem mantidos em arquivo (estáticos) para posterior consulta ou a serem distribuídos para transmitirem a informação neles contida (dinâmicos ou de circulação).

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O arquivo e a informação

As empresas têm necessidade de recolher ordenadamente os documentos que contêm registos de dados e informações de interesse, garantindo a sua conservação e assegurando as consultas provenientes dos seus diversos sectores.

Essa recolha, conservação e consulta são

asseguradas pelo arquivo.

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Acepções de arquivo Do grego “archeion”, que designava o lugar onde os

magistrados de Atenas guardavam os documentos de maior interesse para o Estado;

Organismo público (Arquivo Municipal do Porto, Torre do Tombo, etc.);

Local, edifício, sala; Estante, móvel, armário; Sector, serviço; Trabalho, tipo de actividade (arquivo da

correspondência); Conjunto de documentos arquivados.

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Arquivos Públicos

Torre do Tombo (arquivo central para onde são transferidos os documentos do Estado e das Autarquias);

Arquivos dos Ministérios (Imprensa Nacional - Casa da Moeda, Tribunal de Contas, ...);

Arquivos Distritais e Municipais; Arquivos Particulares (Misericórdias,

Hospitais, Igrejas, ...)Tarefa a realizar:Consultar os sites

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Arquivo da empresa

Em termos empresariais, o arquivo designa: O conjunto de tarefas que a nível individual, de grupo

ou de sector, asseguram a organização sistematizada da informação/documentação, a sua conservação, o seu acesso e consulta;

O conjunto de documentos que são conservados pela empresa segundo métodos de classificação e durante períodos de tempo predeterminados pela lei ou pelas suas conveniências.

O local onde esses documentos são conservados.

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Classificação dos arquivos

Os arquivos são normalmente classificados quanto:

À forma de organização,

À frequência de consulta,

À posição dos documentos

E ao grau de informatização.

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Quanto à forma de organização

Centralizados – nas pequenas e médias empresas, o arquivo encontra-se normalmente centralizado num único sector, comum aos vários departamentos.

Descentralizados – Nas grandes empresas, cada sector/departamento tem um arquivo próprio, havendo ou não duplicados ou acesso informático da parte da administração/gestão.

Mistos - combinação dos dois sistemas.Existência de um regulamento interno (normas de funcionamento e responsabilidades)

Funcionário especializado

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Quanto à frequência de consulta

Activos – são constituídos por documentos recentes relativos a assuntos em curso;

Semi-activos – dizem respeito aos documentos com baixo índice de consulta, ou de consulta periódica.

Inactivos ou mortos – contêm documentação que por razões de ordem fiscal, jurídica ou histórica devem ser conservados, sendo a sua consulta apenas feita em casos especiais.

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Quanto à posição dos documentos

Horizontais – documentos arquivados horizontalmente, uns a seguir aos outros, em estantes ou armários com prateleiras (usam-se para formatos superiores ao A4 ou em arquivos semi-activos/inactivos, uma vez que são de difícil acesso);

Verticais – documentos arquivados verticalmente uns após os outros, fazendo-se a ordenação da esquerda para a direita e de cima para baixo (usa-se para dossiers, caixas de cartão, livros, vídeos, etc.);

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Quanto à posição dos documentos

Suspensos - documentação colocada em pastas ou bolsas de papel kraft, dobrado em forma de fole, suspensas pela parte superior em classificadores que deslizam numa estrutura metálica. As pastas podem apresentar visibilidade superior ou lateral, ou encontrarem-se guardadas em gavetas (arquivos de processos);

Rotativos - os documentos são presos a um sistema que roda em torno de um eixo (vertical ou horizontal). Pode ser combinado com o arquivo suspenso, sendo neste caso normalmente guardado em armário próprio.

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Quanto ao nível de informatização

Não informatizados ou tradicionais; Parcial ou totalmente informatizados.

A informação chega à empresas veiculada de formas muito variadas: correio normal, e-mail, fax, imagens em vídeo ou fixas, mensagens áudio, etc.Há tendência para fazer o arquivo tradicional dos documentos em papel e arquivo electrónico da mesma documentação. As empresas devem encontrar a melhor solução para esta situação.

Microfilmagem

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Microfilmagem

O problema do espaço, aliado às exigências da actuação ergonómica, originou a necessidade de um processo de armazenamento que exigisse menor volume para os arquivos e ficheiros, facilitando simultaneamente o seu acesso e consulta.

A microfilmagem é um processo/tecnologia que permite a informatização da informação (ficheiros electrónicos, bases de dados, etc.) e na miniaturização das páginas dos documentos, livros, revistas, etc., em suporte de microfilme.

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Vantagens da microfilmagem Redução do volume e compactação da informação; Localizar de forma rápida um documento; Transmitir a informação para qualquer

terminal/computador na rede; Manter actualizada a informação; Obter cópias de boa qualidade de qualquer

documento e evitar excessos de duplicação, Procedimentos: fazer back-up’s (manter

duplicados da informação armazenada para permitir a sua recuperação, no caso de falha do sistema; acesso restrito e preparação adequada dos utilizadores.

Faz pesquisa na Internet para saber mais...Faz pesquisa na Internet para saber mais...

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Fichas e Ficheiros

As fichas são documentos sintéticos, de formatos e disposição gráfica normalizados em material consistente (cartolina), que permitem a recolha organizada e sistematizada da informação essencial de forma a facilitar a sua consulta.

Um ficheiro é um conjunto de fichas com o mesmo formato e o mesmo tipo de informação, colocadas numa ordem previamente determinada em caixa, gaveta ou móvel próprio.

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Tipos de fichas Estáticas – contêm elementos que não se destinam

a sofrer alterações (fichas de bibliotecas); Dinâmicas – em permanente actualização (fichas

de armazém); Cegas – as que se colocam sobrepostas ou umas

atrás das outras, ficando apenas visível a 1ª; Parcialmente visíveis – as que permitem a

visibilidade do título/outros elementos importantes que é necessário destacar;

Com sinalizadores - as que são acompanhadas de separadores/indicativos/sinalizadores numéricos, alfabéticos, por assuntos, etc.

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Tipos de ficheiros

Horizontais - com fichas em posição vertical; Verticais – em posição vertical; De consulta directa; Remissivos – remetendo para outros com

informações mais pormenorizadas; Tradicionais; Informatizados.

Exemplos?

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Arquivologia

Conjunto metódico e organizado de práticas destinadas a classificar, ordenar e conservar todos os documentos relevantes para a actividade de uma organização.

As finalidades básicas do arquivo são: a escolha adequada de suportes materiais de comunicação (livros, filmes, discos, jornais, etc.) e de documentos contendo registos de dados ou informações, a sua conservação e segurança e a sua disponibilização para consulta.

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Tarefas a realizar: