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Fátima Dias [email protected] 2010

O circuito da correspondência comercial

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Page 2: O circuito da correspondência comercial

OBJECTIVOS

Identificar as diferentes fases do circuito da correspondência

na empresa.

Seleccionar a correspondência importante e a acessória;

Registar a correspondêcia (entrada e saída)

Efectuar a distribuição de correspondência dentro da empresa;

Expedir a correspondência de uma forma rápida e eficaz.

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Page 3: O circuito da correspondência comercial

ÍNDICE

• Recepção

• Classificação

• Registo

• Distribuição

• Expedição

• Diferentes formas de expedição.

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BIBLIOGRAFIA

Teoria e prática de correspondência - Isabel Pedrosa e Marília Pimentel Teixeira, Lisboa, Universidade Aberta, 2001

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Correspondência Comercial

de Isabel Moreira

Edição/reimpressão: 2007

Páginas: 196

Editor: ETEP - Edições Técnicas e Profissionais

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NETGRAFIA

http://omundodosecretariado.blogspot.com/

http://docomercial.no.sapo.pt/

www.wikepedia.com

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O CIRCUITO DA CORRESPONDÊNCIA

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Page 7: O circuito da correspondência comercial

O QUE É A CORRESPONDÊNCIA?

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Meio de comunicação escrita entre pessoas.

É o acto ou estado de corresponder, adaptar, relatar ou mesmo

fazer um acordo de uma pessoa com outra.

É uma comunicação que se efectua por meio de papéis, cartas e

documentos.

Designa todo o conjunto de instrumentos de comunicação escrita,

tais como bilhetes, cartas, circulares, memorandos, ofícios,

requerimentos, telegramas.

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TIPOS DE CORRESPONDÊNCIA

• Pessoal

• Confidêncial

• Comercial

o Correspondência Externa: correspondência trocada entre uma Instituição

e outras entidades e/ou pessoas físicas, como ofícios, cartas, telegramas.

o Correspondência Interna: correspondência trocada entre órgãos de

uma mesma instituição. São os memorandos, despachos, circulares.

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EXEMPLOS DE CORRESPONDÊNCIA COMERCIAL

o Cartas/Ofícios

o Circulares e convocatórias

o Memorandos e comunicações internas

o Relatórios

o Certidões e procurações

o Documentos bancários

o Faxes

o Correio electrónico

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A correspondência é tratada de várias formas, tendo em conta:

• A sua natureza

• Origem

• Conteúdo

• O seu destino.

Difere de empresa para empresa consoante:

• As suas dimensões;

• As sua estrutura organizacional.

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COMO É TRATADA A CORRESPONDÊNCIA

COMERCIAL?

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ANTES DA CORRESPONDÊNCIA CHEGAR AO

DESTINATÁRIO

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Page 12: O circuito da correspondência comercial

RECEPÇÃO DA CORRESPONDÊNCIA

FORMAS DE RECEPÇÃO DA CORRESPONDÊNCIA:

• Tradicional: acto em que o carteiro, ou empresa de transporte

de correspondência entrega a correspondência ao seu

destinatário;

• Atravez de fax: chegada da correspondência à empresa via

fax;

• Correio electrónico: serviço de correio utilizando por base a

internet (e-mail).

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ABERTURA

Existem certos cuidados a ter na abertura da correspondência, para evitar a

inutilização do conteúdo, vejamos:

1º Antes de se abrir as cartas deve-se colocar o conteúdo para um dos cantos dos

sobrescritos;

2º Em seguida abre-se pelas arestas opostas. Porquê? As cartas são normalmente

mal dobradas e quando são inseridas nos subscritos ficam, por vezes, mal coladas no

seu interior.

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CLASSIFICAÇÃO DA CORRESPONDÊNCIA

COMERCIAL

CLASSIFICAÇÃO: é o acto pelo qual a pessoa responsável pela

correspondência da empresa identifica a natureza, a origem, o conteúdo e o

destino a dar à mesma.

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REGISTO DAS ENTRADAS

Esta fase da correspondência concentra-se num só departamento.

Tiram-se cópias dos originais recebidos, para um exemplar ficar no

departamento e o outro seguir para o respectivo destino.

A tiragem das cópias não pode ser feita sem antes ser colocado o

respectivo carimbo da entrada contendo a data e o número da entrada.

Nos serviços públicos e nas empresas mas tradicionalistas, utiliza-se o

Livro de Registo para a correspondência recebida.

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DISTRIBUIÇÃO

A distribuição da correspondência pode ser

feita de diversas formas, mas sempre de

forma a poder ser controlada.

Em empresas/insituições mais formais é

ainda utilizado o Livro de Protocolo.

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RESPOSTA OU ARQUIVO

Depois de ser lida, a correspondência deve ser convenientemente tratada.

O que significa que:

• Não é necessário dar sequência ao assunto: a correspondência vai imediatamente

para o arquivo, com a devida indicação no canto superior esquerdo e a assinatura do

ordenando;

• É necessário uma resposta: devem ser feitas as anotações necessárias para a sua

execução ou, então, se for o caso, o próprio destinatário encarregar-se-á de a

escrever.

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Muito importante:

Toda a correspondência urgente deve ter uma resposta imediata.

Não se deve adiar a resolução de assuntos pendentes,

tornando-os eternamente esquecidos.

“Não deixes para amanhã o que podes fazer hoje”.

Resposta

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A execução de uma carta resposta:

• Implica disponibilidade de tempo e disponibilidade

mental.

• A redacção da carta deve ser executada por uma

pessoa experiente, de forma a minimizar as perdas

de tempo e conseguir uma boa qualidade de

comunicação.

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Resposta

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RESPOSTA

A resposta pode ser executada de diversas formas:

• Ditado directo: o dactilógrafo ou processador de texto executa

directamente o texto que lhe é transmitido;

• Ditado indirecto: o dactilógrafo ou o processador de texto executa o

texto atravez de uma minuta ou um registo gravado.

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ASSINATURA

Depois de finalizada a correspondência deve ser de novo lida e em seguida assinada.

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REGISTO DE SAÍDA

• Tal como na recepção da correspondência, o registo das saídas

também é normalmente feito em livro próprio.

• Devem ser tiradas cópias aos originais, carimbadas com o

carimbo de saída e encaminhadas devidamente.

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EXPEDIÇÃO

Antes da correspondência ser inserida no sobrescrito deve-se verificar se:

A carta está datada e assinada;

Contém o material referido em anexo;

O endereço corresponde ao do sobrescrito.

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POR FIM...

• Toda a correspondência que é expedida da empresa deve possuir em arquivo a

respectiva cópia;

• Quando a correspondência for registada, juntamente com a cópia, deve ser

arquivado um exemplar do talão de aceitação;

• No caso do registo ser com aviso de recepção, este, após ser devolvido pelo

destinatário com a respectiva assinatura, deve também ser arquivado com a cópia

da correspondência.

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FIM