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UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO “LATU SENSU” INSTITUTO A VEZ DO MESTRE O CONTROLE INT ERNO COMO FERRAMENTA A UDITORIAL Por: Deylla Martins da Silva ORIENTADA POR: VILSON SÉRGIO DE CARVALHO ABRIL/2006

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UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES

PÓS-GRADUAÇÃO “LATU SENSU”

INSTITUTO A VEZ DO MESTRE

O CONTROLE INTERNO COMO FERRAMENTA AUDITORIAL

Por:

Deylla Martins da Silva

ORIENTADA POR:

VILSON SÉRGIO DE CARVALHO

ABRIL/2006

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UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES

PÓS-GRADUAÇÃO “LATU SENSU”

INSTITUTO A VEZ DO MESTRE

O CONTROLE INTERNO COMO FERRAMENTA AUDITORIAL

Por:

Deylla Martins da Silva

OBJETIVOS:

Esta publicação atende a

complementação didático-pedagógica de

metodologia da pesquisa e a produção e

desenvolvimento de monografia, para o

curso de pós-graduação em Auditoria e

Controladoria.

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AGRADECIMENTOS

Agradeço a Deus pela proteção que ele sempre me deu, nessa longa

jornada.

A minha mãe Ivanete Felix Barreto e ao meu irmão Douglas Martins da

Silva, por tudo que sempre fizeram por mim.

Ao meu marido Therg Starteri pelo carinho e compreensão.

A uma pessoa que não se encontra mais entre nós, porém em vida e

agora na eternidade, sempre torceu por mim, meu pai José Martins da Silva.

Enfim, a todos aqueles que sempre me incentivaram a continuar, a

nunca renunciar, a Ter confiança em mim mesma, e nunca desistir de todos os

meus objetivos.

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DEDICATÓRIA

A Deus criador do universo e por meio do

qual todas as coisas foram criadas e

subsistem e a minha família por todo o

incentivo, carinho e dedicação.

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RESUMO

Este trabalho pretende mostrar de que maneira o Controle Interno é feito,

que nada mais é do que uma ferramenta de apoio, de gestão empresarial, que

subsidia a administração como um grande suporte na Auditoria. Conclui-se

ainda que o controle interno é um instrumento de vital importância para a

execução do trabalho de auditoria uma vez que o mesmo mensura os riscos de

auditoria em conformidade com a qualidade e profundidade dos controles

internos, sendo os mesmos parte integrante de todas as atividades da empresa,

que detém todas as informações inerentes às operações, e estas são de

relevante importância para o auditor.

Palavras-chaves: Controle Interno / Auditoria.

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METODOLOGIA

A metodologia utilizada foi dividida em dois tópicos:

s CARACTERIZAÇÃO DA PESQUISA

Best (apud MARCONI E LAKATOS, 1996, p.19) afirma que a pesquisa

descritiva aborda quatro aspectos. São eles:

Descrição;

Registro;

Análise e,

Interpretação dos fenômenos atuais

Nesse contexto, pode-se caracterizar este trabalho de investigação como

descritivo, pois limitou-se a pesquisa à descrição dos fatos/fenômenos sem

nela interferir como defende Rudio (1996) quando diz que na “pesquisa

descritiva [...]o pesquisador procura conhecer e interpretar a realidade sem

nela interferir para modificar” (grifo do autor).

s LEVANTAMENTO DE DADOS

Os dados foram obtidos através da análise e interpretação da literatura

pertinente à temática estudada, utilizando-se, portanto, da pesquisa

bibliográfica, como instrumento para conhecimento da literatura, para Marconi e

Lakatos (1996, p.24):

A pesquisa bibliográfica é um apanhado geral sobre os principais trabalhos

já realizados, revestidos de importância, por serem capazes de fornecer

dados atuais e relevantes relacionados com o tema. O estudo da literatura

pertinente pode ajudar a planificação do trabalho, evitar duplicações e

certos erros, e representa uma fonte indispensável de informações,

podendo até orientar as indagações.

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SUMÁRIO

INTRODUÇÃO................................................................................................................9

1- ORIGEM DA AUDITORIA.........................................................................................11

1.1- DESENVOLVIMENTO DAS TÉCNICAS E AUDITORIA......................................11

1.1.1- Conceito da auditoria....................................................................................12

1.2- EVOLUÇÃO DA AUDITORIA EXTERNA NO BRASIL.........................................12

1.3- AUDITORIA EXTERNA........................................................................................12

1.4- TIPOS DE AUDITORIA........................................................................................14

1.5- CLASSIFICAÇÃO DE PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA.................................14

1.6- ADMINISTRAÇÃO DOS EXAMES NA AUDITORIA............................................14

1.7- RELATÓRIO FINAL.............................................................................................15

2- CONCEITO, CLASSIFICAÇÃO E PRINCÍPIOS FUNDAMENTAIS..........................16

2.1- CONCEITO...........................................................................................................16

2.2- CLASSIFICAÇÃO DOS CONTROLES INTERNOS..............................................16

2.2.1- Controles internos contábeis.........................................................................16

2.2.2- Controles administrativos..............................................................................16

2.3- PRINCÍPIOS FUNDAMENTAIS DOS CONTROLES INTERNOS........................17

2.3.1- Rotinas internas............................................................................................17

2.3.2- Acesso aos ativos.........................................................................................18

2.3.3- Segregação de funções................................................................................18

2.3.4- Confronto dos ativos com os registros..........................................................18

2.3.5- Amarrações do sistema.................................................................................19

2.3.6- Custos do controle X benefícios....................................................................19

2.3.7- Limitações do controle interno......................................................................20

3- CONTROLE INTERNO.............................................................................................21

3.1- OBJETIVO DO CONTROLE INTERNO...............................................................21

3.1.1- Salvaguarda dos interesses da empresa......................................................21

3.2- PRECISÃO E CONFIABILIDADE DOS INFORMES E RELATÓRIOS

CONTÁBEIS, FINANCEIROS E OPERACIONAIS.......................................................22

3.3- ESTÍMULO À EFICIÊNCIA OPERACIONAL.......................................................23

3.4- ADERÊNCIA ÀS POLÍTICAS EXISTENTES.......................................................24

4- RESPONSABILIDADES PELA DETERMINAÇÃO DO CONTROLE INTERNO E

SISTEMAS DE PROCEDIMENTO ELETRÔNICO DE

DADOS.........................................................................................................................25

4.1- RESPONSABILIDADE DA ADMINISTRAÇÃO....................................................25

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4.2- PADRÕES DE COMPORTAMENTO QUE REFORÇAM OS CONTROLES

INTERNOS....................................................................................................................25

4.3- CONTROLE INTERNO X FRAUDE.....................................................................26

4.4- PROGRAMAS DE COMPUTADOR.....................................................................27

4.5- PROCEDIMENTOS DE ENTRADA.....................................................................28

4.6- PROCESSAMENTO............................................................................................28

4.7- MANUTENÇÃO DE ARQUIVOS..........................................................................28

4.8- MANUTENÇÃO DO EQUIPAMENTO..................................................................28

5- AVALIAÇÃO DO CONTROLE INTERNO.................................................................29

5.1- OBJETIVOS DE AVALIAÇÃO DOS CONTROLES INTERNOS E DO SISTEMA

CONTÁBIL.....................................................................................................................29

5.2- MECANISMOS DE AVALIAÇÃO DOS CONTROLES INTERNOS E DO

SISTEMA

CONTÁBIL.....................................................................................................................30

5.3- LEVANTAMENTO DO AMBIENTE DE CONTROLE...........................................31

5.4- FLUXOGRAMA....................................................................................................32

6- NOVAS METODOLOGIAS DO CONTROLE INTERNO...........................................33

6.1- INTRODUÇÃO.....................................................................................................34

6.2- A ESTRUTURA DO TRABALHO.........................................................................35

6.2.1- Integração das áreas....................................................................................35

6.2.2- Mudança de enfoque....................................................................................35

6.2.3- O trabalho em equipe...................................................................................35

6.2.4- Análise..........................................................................................................36

6.2.5- A visão do cliente.........................................................................................36

6.2.6- Postura preventiva e educativa....................................................................37

CONCLUSÃO................................................................................................................38

BIBLIOGRAFIA..............................................................................................................40

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INTRODUÇÃO

Atualmente, as grandes empresas precisam adotar uma eficiente política

de controle interno. Daí, a importância dessa ferramenta para Auditoria de uma

empresa que quer sobreviver, conquistar seu espaço neste mercado

competitivo.

Este trabalho nos mostra a área auditorial. Tenta-se falar do que vem a

ser esta especialização da Contabilidade, seu objetivo, as categorias dos

controles internos, dos controles gerenciais, dos controles funcionais, dos

controles independentes e de controles de fluxo.

Às vezes, imagina-se ser o controle interno sinônimo de auditoria interna.

É uma idéia totalmente equivocada, pois a auditoria interna equivale a um

trabalho organizado de revisão e apreciação dos controles internos,

normalmente executado por um departamento especializado, ao passo que o

controle interno se refere a procedimentos de organização adotados como

planos permanentes da empresa, que são utilizados pelo auditor para

realização de seu trabalho.

Então, pode-se dizer, que o controle interno compreende o plano de

organização e os conjuntos coordenados dos métodos e medidas, adotados

pela empresa, para proteger seu patrimônio, verificar a exatidão e a

fidedignidade de seus dados contábeis, promover a eficiência operacional e

encorajar a adesão à política traçada pela administração, de acordo com Lopes

de Sá (1998).

A empresa que adota o controle interno dentro da sua companhia

certamente levará vantagem contra seus concorrentes tanto na parte

operacional, quanto na área financeira e administrativa.

Considerando a relevância de que se reveste o controle interno como

suporte ao trabalho de auditoria, neste trabalho objetiva-se fundamentalmente

evidenciar o papel do controle interno. O referido trabalho está organizado do

seguinte modo.

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A primeira parte é a introdução, em cujo teor é focalizada, de forma

ampla, a proposta da pesquisa, buscando mostrar a importância do assunto

abordado.

A Segunda parte é composta de um breve histórico da auditoria externa

e do controle interno, alguns conceitos, tipos de auditoria e classificação.

A Terceira parte discorre sobre todo o aspecto conceitual, classificação

e princípios fundamentais do controle interno.

A Quarta parte traz uma abordagem sobre o objetivo, a fidedignidade

dos documentos contábeis, o estímulo à eficiência e a aderência às políticas

existentes.

A Quinta parte retrata da responsabilidade pela determinação do

controle interno e da objetividade dos sistemas de procedimentos eletrônicos.

A Sexta parte condensa alguns aspectos relativos à avaliação do

controle interno e sistema contábil, como objetivo de avaliação, mecanismos de

avaliação, levantamento do ambiente de controle e fluxograma.

A Sétima parte fala sobre as novas metodologias do controle interno.

A conclusão apresentada indica que o controle interno é uma poderosa

ferramenta no processo operacional da auditoria, levando em consideração

alguns enunciados dos diversos estudiosos e conhecedores do assunto, já

mencionados neste trabalho.

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CAPÍTULO I

ORIGEM DA AUDITORIA EXTERNA

A auditoria externa ou independente surgiu como parte da evolução do

sistema capitalista. No início, as empresas eram fechadas e pertenciam a

grupos familiares. Com a expansão do mercado, houve a necessidade de a

empresa ampliar suas instalações fabris e administrativas, investir no

desenvolvimento tecnológico e aprimorar os controles e procedimentos internos.

Entretanto, para processar todas essas mudanças seria necessário um volume

de recursos que só foi obtido através de terceiros.

No entanto, esses futuros investidores precisavam conhecer a posição

patrimonial e financeira, a capacidade de gerar lucros e como estava sendo

efetuada a administração financeira dos recursos na empresa (natureza das

fontes de recursos e aplicações destes). Essa necessidade de informação era

para que o investidor pudesse avaliar a segurança, a liquidez e a rentabilidade

de seu futuro investimento. A melhor forma de o investidor obter essas

informações era por meio das demonstrações contábeis da empresa, ou seja, o

balanço patrimonial, a demonstração do resultado do exercício, a

demonstração das mutações do patrimônio líquido, a demonstração das

origens e aplicações de recursos e as notas explicativas.

1.1 - DESENVOLVIMENTO DAS TÉCNICAS DE AUDITORIA

O auditor externo não poderia ser engenheiro, arquiteto ou advogado, já

que seu trabalho seria o exame das demonstrações contábeis. O profissional

que entende de contabilidade é o contador; portanto, o auditor externo teria de

ser um contador.

Na fase inicial de desenvolvimento das técnicas de auditoria, surgiram

muitas dúvidas, porém o auditor em primeiro lugar tinha que se preocupar com

os erros e em segundo, normalmente a empresa que estava sendo auditada, já

possuía um conjunto de procedimentos internos que tinha o objetivo de evitar a

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ocorrência desses erros. Esse conjunto de procedimentos internos é chamado,

na prática, de sistema de controle interno.

1.1.1 - Conceito de auditoria

A Auditoria compreende o exame de documentos, livros e registros,

inspeções e obtenção de informações e confirmações internas e externas,

relacionadas com o controle do patrimônio, objetivando mensurar a exatidão

desses registros e das demonstrações contábeis deles decorrentes (FRANCO,

Marra, 2001, p.26).

1.2 - EVOLUÇÃO DA AUDITORIA EXTERNA NO BRASIL

Nas últimas décadas, instalaram-se no Brasil diversas empresas com

associações internacionais de auditoria externa. Esse fato ocorreu em função

da necessidade legal, principalmente nos Estados Unidos da América, de os

investimentos no exterior serem auditados. Essas empresas iniciaram a

auditoria no Brasil e junto com elas, vieram as técnicas de auditoria que seriam

aperfeiçoadas ao longo do tempo.

Somente em 1965, pela Lei n° 4.728 (disciplinou o mercado de capitais e

estabeleceu medidas para seu desenvolvimento), foi mencionada pela primeira

vez na legislação brasileira a expressão “auditores independentes”.

1.3 - AUDITORIA INTERNA

Como vimos, o trabalho do auditor externo era opinar ou dar o parecer

sobre as demonstrações contábeis, no sentido de verificar se estas refletem

adequadamente a posição financeira e patrimonial, o resultado das operações

e as origens e aplicações de recursos da empresa examinada. Também, se

essas demonstrações foram elaboradas de acordo com os princípios contábeis

e se esses princípios foram aplicados com uniformidade em relação ao

exercício social anterior. Observou-se que o auditor externo passava pouco

tempo na empresa, evidenciou-se a necessidade de um novo controller. Daí

surgiu o auditor interno como uma ramificação da profissão de auditor externo

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e, conseqüentemente, do contador. A título de exemplo, em uma estrutura

organizacional, o Departamento de Auditoria ficaria situado da seguinte forma:

O auditor interno é empregado da empresa, e dentro de uma organização

ele não deve estar subordinado àqueles cujo trabalho examina. Os principais

objetivos são:

Verificar se as normas internas estão sendo seguidas;

Verificar a necessidade de aprimorar as normas internas vigentes;

Verificar a necessidade de novas normas internas;

Efetuar auditoria das diversas áreas das demonstrações contábeis e em

áreas operacionais.

Atendendo às normas contábeis, o auditor interno e o auditor externo,

trabalham em conjunto, a fim de avaliar o sistema de controle interno com a

parte contábil e proceder à revisão analítica das contas patrimoniais.

PRESIDÊNCIA

DEPARTAMENTO DE AUDITORIA

INTERNA

DIRETORIA TÉCNICA

DIRETORIA FINANCEIRA

DIRETORIA ADMINISTRATIVA

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1.4 - TIPOS DE AUDITORIA

Auditoria das Demonstrações Contábeis – envolve a obtenção e avaliação

de evidências a respeito das Dcs, para emissão de pareceres e saber se

sua apresentação está adequada, de acordo com os princípios contábeis.

Auditoria de Conformidade – obtenção e avaliação de evidências para

determinar se certas atividades de uma entidade obedecem a condições,

regras ou regulamentos a ela aplicáveis.

Auditoria Operacional – obtenção e avaliação de evidências a respeito da

eficiência e eficácia das atividades operacionais de uma entidade, em

comparação com os objetivos estabelecidos – auditoria de desempenho ou

de gestão.

1.5 - CLASSIFICAÇÃO DE PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA

Procedimentos para obtenção de entendimento do negócio e dos controles

internos da empresa – leituras, questionamentos, visitas, etc.

Testes de controle – conhecimento da estrutura de controle interno.

Testes Substantivos – procedimento de revisão analítica: comparações

financeiras x não financeiras.

Testes de Detalhes das Transações – documentos que suportam os

lançamentos.

Testes de Detalhes de saldos – exame da fundamentação do saldo

diretamente.

1.6 - ADMINISTRAÇÃO DOS EXAMES NA AUDITORIA

Formação das equipes de trabalho

Planejamento

Execução dos trabalhos de campo

Horas gastas

Revisão dos papéis de trabalho

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Avaliação da qualidade dos exames

1.7 - RELATÓRIO FINAL

Esse último passo é um instrumento formal e técnico, onde são evidenciados

os resultados obtidos, recomendações, sugestões, opiniões, etc. dos auditores.

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CAPÍTULO II

CONCEITO, CLASSIFICAÇÃO E PRINCÍPIOS FUNDAMENTAIS

2.1 - CONCEITO

O controle representa em uma organização o conjunto de procedimentos,

métodos ou rotinas com os objetivos de proteger os ativos, produzir dados

contábeis confiáveis e ajudar a administração na condução dos negócios da

empresa.

O comitê de procedimentos de Auditoria do Instituto Americano dos

Contadores Públicos Certificados, AICPA, conceitua o controle interno como:

O controle interno compreende o plano de organização e os conjuntos coordenados dos

métodos e medidas, adotados pela empresa para proteger seu patrimônio, verificar a exatidão

e a fidedignidade de seus dados contábeis, promover a eficiência operacional e encorajar a

adesão à política traçada pela administração. (ATTIE, 1998, p. 110).

2.2 - CLASSIFICAÇÃO DOS CONTROLES INTERNOS

2.2.1 - Controles internos contábeis:

Sistemas de conferências, aprovação e autorização;

Segregação de funções (pessoas que têm acesso aos registros contábeis

não podem custodiar ativos da empresa);

Controles físicos sobre ativos;

Auditoria interna.

2.2.2 - Controles administrativos:

Análises estatísticas de lucratividade por linha de produtos;

Controle de pessoal;

Treinamento de pessoal;

Estudos de tempos e movimentos;

Análise das variações entre os valores orçados e os incorridos;

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Controle dos compromissos assumidos, mas ainda não realizados

economicamente.

2.3 - PRINCÍPIOS FUNDAMENTAIS DOS CONTROLES INTERNOS

A administração da empresa é responsável pelo estabelecimento do

sistema de controle interno, pela verificação de se está sendo seguido pelos

funcionários, e por sua modificação, no sentido de adaptá-lo às novas

circunstâncias.

Todos têm responsabilidades e as atribuições dos funcionários ou dos

setores da empresa devem ser claramente expostos, de preferência por escrito,

mediante o estabelecimento de manuais internos de organização.

Veja agora alguns exemplos de tarefas internas de controle segundo

Antônio Lopes de Sá:

Aprovação de aquisição de bens e serviços;

Programação financeira do pagamento;

Guarda talonários de cheques em branco;

Assinaturas de cheques;

Pagamentos aos empregados;

Registro contábil das operações da empresa, etc.

Por de trás dessas tarefas, existem as rotinas, que devem ser definidas

no manual de empresa.

2.3.1 - Rotinas internas (segundo Antônio Lopes de Sá):

- Formulários internos e externos, como, por exemplo:

Requisição de aquisição de material ou serviços;

Mapa de controle de programação financeira;

Formulário de devolução de material;

Fichas de lançamento contábil;

Adiantamento para viagem;

Carta de comunicação com os bancos, etc.

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- Instruções para o preenchimento e destinações dos formulários internos e

externos;

- Evidências das execuções dos procedimentos internos de controle

(assinaturas, carimbos, etc.);

- Procedimentos internos dos diversos setores da empresa, como, por exemplo:

Compras no país e no exterior;

Contas a pagar,

Almoxarifado;

Caixa;

Controle de faturamento;

Controladoria, etc.

2.3.2 - Acesso aos ativos

A empresa deve limitar o acesso dos funcionários a seus ativos e

estabelecer controles físicos sobre esses. Os ativos por sua vez, devem estar

protegidos contra qualquer situação indesejável. Toda informação contábil,

tanto para uso interno quanto externo, deve ser direcionada e adequada.

2.3.3 - Segregação de funções

A segregação de funções consiste em estabelecer que uma mesma

pessoa não pode ter acesso aos ativos da empresa e aos registros contábeis

da mesma. Estabelecem ainda a independência para as funções de execução

operacional, custódia física e contabilização. Ninguém deve reter a total

responsabilidade mediante essas fases. Por exemplo, caso o funcionário tenha

acesso aos ativos e registros contábeis, ele poderia desviar fisicamente o ativo

e baixá-lo contabilmente para despesa, o que levaria a ocultar

permanentemente essa transação.

2.3.4 - Confronto dos ativos com os registros

O objetivo desse procedimento é detectar desfalque de bens ou até

mesmo registro contábil inadequado de ativos.

Alguns exemplos desse confronto segundo William (1998):

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Contagem de caixa e comparação com o saldo razão geral;

Inventário físico dos bens do estoque e do ativo imobilizado, confronto com

os registros individuais e comparação do somatório dos saldos desses

registros com o saldo da respectiva conta do razão geral.

Se a empresa não adota o procedimento de comparar os ativos com os

registros contábeis, fica em aberto a possibilidade de o funcionário custodiante

apoderar-se indevidamente do ativo sem que esse fato seja descoberto por

muito tempo.

2.3.5 - Amarrações do sistema

O sistema do controle interno deve ser conhecido de maneira que sejam

registradas apenas as transações autorizadas, por seus valores corretos e

dentro do período de competência. Esse fato exige uma série de providências,

tais como segundo William:

Conferência independente do registro das transações contábeis;

Conferência independente dos cálculos;

Conferência da classificação contábil de todos os registros por um contador

experiente;

Estabelecimento de controles seqüências sobre as compras e vendas;

As rotinas internas de controle devem ser determinadas de modo que uma

área controle a outra.

2.3.6 - Custos do controle x benefícios

Os controles mais sofisticados (normalmente mais onerosos), devem ser

estabelecidos para transações de valores relevantes, enquanto os controles

menos rígidos devem ser implantados para as transações menos importantes.

Exemplo:

Se o carro chefe da empresa é na área de compras, o procedimento

utilizado para valores de até 1 salário mínimo seria: não necessita de licitação.

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Agora se for acima de 11 salários mínimos, a licitação seria por meio de

formulário próprio com no mínimo três fornecedores.

2.3.7 - Limitações do controle interno

A relação das limitações do controle interno tem mais haver com:

- Conluio de funcionários na apropriação de bens da empresa;

- Os funcionários não são adequadamente instruídos com relação às normas

internas;

- Funcionários negligentes na execução de suas tarefas diárias.

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CAPÍTULO III

CONTROLE INTERNO

3.1 - OBJETIVO DO CONTROLE INTERNO

Segundo Almeida (1996), principal objetivo básico, a saber:

3.1.1 - Salvaguarda dos interesses da empresa

Refere-se à proteção do patrimônio contra quaisquer perdas e riscos

devidos a erros ou irregularidades. Os principais meios que podem dar o

suporte necessário à salvaguarda dos interesses são os seguintes:

Segregação de funções: estabelecem a independência para as

funções de execução operacional, custódia física e contabilização.

Ninguém deve ter sob sua inteira responsabilidade todas as fases

inerentes a uma operação. Cada uma dessas fases deve,

preferencialmente, ser executada por pessoas e setores independentes

entre si.

Sistema de autorização e aprovação: na medida do possível, a

pessoa que autoriza não deve ser a que aprova para não expor a risco

os interesses da empresa.

Determinação de funções e responsabilidades: determina para cada

funcionário a noção exata de suas funções, incluindo as

responsabilidades que compõem o cargo.

Rotação de funcionários: corresponde ao rodízio dos funcionários

designados para cada trabalho.

Carta de fiança: determina aos funcionários que em geral lidam com

valores a responsabilidade pela custódia de bens e valores, protegendo

a empresa e dissuadindo.

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Manutenção de contas de controle: indica a exatidão dos saldos das

contas detalhadas, geralmente controladas por outros funcionários.

Seguro: compreende a manutenção de apólices de seguros.

Legislação: corresponde à atualização permanente sobre a legislação

vigente.

Diminuição de erros e desperdícios: indica a detecção de erros e

desperdícios na fonte.

Contagens físicas independentes: corresponde à realização de

contagens físicas de bens e valores.

Alçadas progressivas: compreende o estabelecimento de alçadas e

procurações de forma escalonada, configurando aos altos escalões as

principais decisões e responsabilidades.

3.2 - PRECISÃO E CONFIABILIDADE DOS INFORMES E RELATÓRIOS

CONTÁBEIS, FINANCEIROS E OPERACIONAIS

Compreende a geração de informações adequadas e oportunas,

necessárias gerencialmente para administrar e compreender os eventos

realizados na empresa.

Os principais meios que possibilitam dar o suporte necessário à precisão

e confiabilidade de acordo com Almeida são esses que seguem:

Documentação confiável: corresponde à utilização de documentação

hábil para o registro das transações.

Conciliação: indica a precisão ou diferenças existentes entre as

diversas fontes de informação.

Análise: objetiva a identificação da composição analítica dos itens em

exame.

Plano de contas: compreende a classificação dos dados da empresa

dentro de uma estrutura formal de contas, com a existência de um plano

de contas bem definido.

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Tempo hábil: determina o registro das transações dentro do período de

competência e no menor espaço de tempo possível.

Equipamento mecânico: a utilização de equipamento mecânico visa

facilitar e agilizar o registro das transações, fomentando a divisão de

trabalho.

3.3 - ESTÍMULO À EFICIÊNCIA OPERACIONAL

Determina prover meios necessários à condução das tarefas, de forma a

obter entendimento, aplicação e ação tempestiva e uniforme. Aqui mostra que

a união faz com que a empresa se desenvolva cada vez mais.

Os principais meios que podem prover suporte ao estímulo à eficiência

operacional de acordo com os estudos feitos por Almeida são os que seguem:

Seleção: possibilita a obtenção de pessoal qualificado para exercer

com eficiência as funções para eles designadas.

Treinamento: possibilita a capacitação do pessoal para a atividade

proposta.

Plano de carreira: determina a política da empresa ao pessoal quanto

às possibilidades de remuneração e promoção.

Relatórios de desempenho: compreendem a identificação individual

de cada funcionário; indicam suas virtudes e deficiências.

Relatório de horas trabalhadas: possibilita a administração mais

eficiente do tempo despendido pelo pessoal.

Tempos e métodos: possibilitam o acompanhamento mais eficiente de

execução das atividades.

Custo-padrão: permite o acompanhamento permanente do custo de

produção de bens e serviços produzidos.

Manuais internos: sugerem clara exposição dos procedimentos

internos.

Instruções formais: indicam formalmente as instruções a serem

seguidas pelo pessoal.

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3.4 - ADERÊNCIA ÀS POLÍTICAS EXISTENTES

Os desejos de administrar são definidos através de suas políticas e

indicados por meio de procedimentos que também são seguidos

adequadamente pelo pessoal.

Os principais meios que visam dar embasamento para a aderência às

políticas existentes segundo Almeida são:

Supervisão: a supervisão permanente possibilita melhor rendimento

pessoal, corrigindo-se rapidamente possíveis desvios e dúvidas

decorrentes da execução das atividades.

Sistemas de revisão e aprovação: indica, através do método de

revisão e aprovação, que políticas e procedimentos estão sendo

adequadamente seguidos.

Auditoria interna: possibilita a identificação de transações realizadas

pela empresa que estejam em consonância com as políticas

determinadas pela administração.

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CAPÍTULO IV

RESPONSABILIDADES PELA DETERMINAÇÃO DO CONTROLE INTERNO

E SISTEMAS DE PROCEDIMENTO ELETRÔNICO DE DADOS

A administração é responsável pelo planejamento, instalação e

supervisão de um sistema de controle interno adequado. Qualquer sistema,

independentemente de sua solidez fundamental, pode deteriorar se não for

periodicamente revisto. Isto significa que os objetivos do controle interno

devem estar diretamente ligados aos interesses de organização para que

realmente as políticas implantadas e os objetivos almejados se realizem.

4.1 - RESPONSABILIDADE DA ADMINISTRAÇÃO

A partir do instante em que os administradores passam a exercer forte

pressão e influência no sistema de controle interno, conseguem aderência do

pessoal que depende das ações de seu administrador.

As funções de controle devem ser posicionadas nos mais altos níveis

para preservar sua independência e objetividade.

À medida do possível, separação rotineira de deveres deve ocorrer, e

exceções devem existir somente quando estabelecidas ou aprovadas pelo

administrador que deve revisá-las periodicamente.

4.2 - PADRÕES DE COMPORTAMENTO QUE REFORÇAM OS CONTROLES

INTERNOS

O comportamento dos administradores acerca da integridade e da

permanente difusão da cura dos controles internos é essencial para se obter

eficientes e eficazes sistemas de controle interno.

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Quando os executivos assumem a responsabilidade, a média

administração e os demais níveis são compelidos a repartir o empenho e a

assumir os padrões próprios de comportamento.

4.3 - CONTROLE INTERNO X FRAUDE

Bons controles internos previnem contra a fraude e minimizam os riscos

de erros e irregularidades, porque, por si só, não bastam para evitá-los. Porém,

não pode evitar que estas ocorram, se as diversas pessoas que intervêm no

processo se puserem de acordo para cometer algum ato fraudulento.

A eficiência do sistema de controle interno como um todo deve permitir

detectar não somente irregularidades de atos intencionais, como também erros

de atos não intencionais.

A fraude, entretanto, assume múltiplas modalidades, a saber:

Não encobertas: são aquelas em que o autor não considera

necessário esconder, porque o controle interno é muito fraco.

Encobertas temporariamente: são feitas sem afetar os registros

contábeis.

Encobertas permanentemente: os autores da irregularidade

preocupam-se em alterar a informação contida nos registros e outros

arquivos, para assim ocultar a irregularidade.

Como foi observado, o problema de Controle Interno encontra-se, na

empresa moderna, em todos os seus segmentos: vendas, fabricação,

desenvolvimento, compras, tesouraria, etc. O exercício de um adequado

controle sobre cada uma dessas áreas assume fundamental importância para

que se atinjam os resultados mais favoráveis com menores desperdícios e sem

dúvida sem chances de fraudes.

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Volto a frisar que um controle interno é aquele estruturado pela

administração e que possa propiciar com uma razoável margem de garantia

que os objetivos e metas serão atingidos de maneiras eficazes, eficientes e

com a necessária economicidade.

Razoável margem de garantia pode ser entendida como medidas de

efetividade e a custos razoáveis, estabelecidas para evitar desvios ou restringi-

los a um nível tolerável.

Isso significa que erros e procedimentos de dados ilegais ou

fraudulentos serão evitados e, na sua ocorrência, serão detectados e corridos

dentro de curto prazo, pelos funcionários, como parte de suas funções

habituais. Medidas de efetividade e de custos razoáveis são a decorrência do

conceito de comparar o valor do risco ou da perda potencial contra o custo do

controle respectivo.

Se analisarmos a trajetória dos estudos feitos com os controles internos,

iremos traçar de maneira correta e clara o caminho de observação dos

princípios de cada controle interno que é muito importante quando há aplicação

de meios eletrônicos de processamento de dados, às vezes até mais do que

em sistemas cujo processamento seja convencional. Isto decorre do fato de

que uma unidade do CPD passa a centralizar o processamento de uma parte

substancial dos dados.

4.4 - PROGRAMAS DE COMPUTADOR

Os documentos que explicam e servem de suporte aos programas

devem ser cuidadosamente elaborados e mantidos. As alterações de

programas também devem ser refletidas na documentação do programa.

Devem, ainda, ser aprovadas por pessoa com autoridade para tanto.

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4.5 - PROCEDIMENTOS DE ENTRADA

É importante que os dados de entrada sejam precisos e recebidos para

processamento, de forma ordenada, acurada e completa, para que se obtenha

exatidão nos dados de entrada e se fortaleça o controle interno.

4.6- PROCESSAMENTO

As instruções aos operadores devem ser precisas e por escrito; estes

devem ser instruídos para não manter contatos diretos ou aceitar instruções

verbais dos programadores, quando surgirem erros; códigos numéricos de

identificação devem ser compostos com dígitos autoconferidores.

4.7 - MANUTENÇÃO DE ARQUIVOS

Devem existir controles físicos que impossibilitem rasuras ou

reutilizações inadvertidas de fitas, discos; para isso os arquivos devem ser

adequadamente identificados.

4.8 - MANUTENÇÃO DO EQUIPAMENTO

As condições físicas do local devem ser adequadas, devendo haver

manutenção do equipamento feita regularmente e por pessoal capacitado.

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CAPÍTULO V

AVALIAÇÃO DO CONTROLE INTERNO

A avaliação é o julgamento da execução do plano ou questionário. Após

a avaliação, o auditor aferirá quais os pontos que estão com problemas,

traçando diretrizes quanto:

Aos componentes patrimoniais que mais merecem cuidados;

À extensão do exame (qual o percentual de verificação ou volume de

elementos a compulsar na amostragem);

Às probabilidades de falhas do sistema.

Diante de tudo o que foi discorrido neste trabalho, podemos ver

claramente que o trabalho do auditor se concentra, sobre o sistema contábil e

controle interno, até porque essas ferramentas são peças chaves por

constituírem importantes processos que alicerçam uma estrutura

organizacional, se forem executados corretamente, contudo se faz necessário

conhecermos através de estudiosos no assunto metodologias adotadas na

avaliação dos mesmos.

5.1 - OBJETIVOS DE AVALIAÇÃO DOS CONTROLES INTERNOS E DO

SISTEMA CONTÁBIL

O principal objetivo de avaliação do sistema contábil e de controle

interno é construir uma base para determinar a natureza, oportunidade,

extensão e procedimentos a serem adotados para o trabalho de auditoria de

modo que alguns pontos devem ser observados e de acordo com a Resolução

820/97 e Jund (2002) são:

O tamanho e complexidade das atividades da entidade;

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Os sistemas de informação contábil, para efeitos tanto internos quanto

externos;

As áreas de risco de auditoria;

A natureza da documentação, em face dos sistemas de informatização

adotados pela entidade;

O grau de descentralização de decisão adotado pela administração da

entidade; e,

O grau de envolvimento da auditoria interna, se existente.

5.2 - MECANISMOS DE AVALIAÇÃO DOS CONTROLES INTERNOS E DO

SISTEMA CONTÁBIL

Por representarem as principais fontes de informações principalmente

ao trabalho de auditoria a fim de determinar a natureza, a oportunidade e

extensão dos procedimentos a serem adotados, onde a contabilidade é o

principal meio de controle, de que dispõe a administração do ponto de vista

financeiro, esta tem a responsabilidade do registro dos fatos após a ocorrência

(controle conseqüente), existindo o (controle concomitante) é utilizado durante

a ocorrência dos fatos e o (controle antecedente) prevê a ocorrência dos fatos.

Por se tratar de duas ferramentas tão importantes existem alguns mecanismos

de avaliação que segundo Jund (2002) e Attie (1998) são de grande relevância,

para ajudar a validação dos controles internos, identificando os pontos fortes e

fracos, um desses mecanismos é o questionário de avaliação de controle

interno, o outro também de grande importância que é o conceito de planilhas

que conjugam várias facetas:

1ª) Encadeamento de funções, processos ou transações, num fluxo do tipo

passo a passo, amarrado a um processo/produto/serviço;

2ª) Permite que sejam descritos todos os riscos relacionados com o fluxo, em

exame independente de controles;

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3ª) Permite que sejam identificados todos os controles que porventura sejam

necessários para minimizar ou eliminar os riscos elencados;

4ª) Permite que sejam registrados quais os riscos daqueles elencados que não

possuem controles e que, conseqüentemente, se constituem nas exposições

do processo;

5ª) Permite elencar as ações que precisam ser adotadas para fortalecer o

sistema de controle interno daquele processo

5.3 - LEVANTAMENTO DO AMBIENTE DE CONTROLE

Antes de iniciar o processo de avaliação dos controles internos é

necessário fazer um levantamento do ambiente de controle, nessa etapa,

mapeia-se toda a organização, desde as suas definições hierárquicas, com

seus processos decisórios, até as especificações de transações por produtos

serviços. São levantados:

Organogramas;

Definição de atribuições e responsabilidades por níveis e cargos;

Parâmetros para desenvolvimento de produtos/serviços;

Normas e procedimentos formais;

Política de pessoal, englobando: contratação, carreira, treinamento,

demissões, etc;

Políticas de cargos e salários etc.

O mecanismo e/ou ferramenta mais freqüentemente usado nesta do

processo é o questionário de levantamento do ambiente de controle, onde as

questões ali colocadas dizem respeito, em sua maioria, à solicitação de

documentos formais da organização, onde se encontram consubstanciados a

maioria dos assuntos listados para a etapa de levantamento de controle. Se

alguns dos assuntos não existirem formalmente na organização, o processo de

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solicitação é direcionado para o levantamento de subsídios que permitam que

sejam formalizados quais são, de fato, adotados na prática.

Fica claro que o objetivo final desta etapa é estabelecer como a empresa

está organizada, quais são suas políticas de recursos humanos praticados,

quais são suas diretrizes estratégicas, quais são os procedimentos adotados e

com que níveis de responsabilidade.

5.4 - FLUXOGRAMA

Os fluxogramas são um importante, segundo Jund (2002) método de avaliação,

pois de forma mais clara pormenores dos sistemas, como também fornece uma

visão geral, e concisa do mesmo, saindo na frente dos métodos de avaliação

como os questionários de avaliação dos controles internos, porque facilitam

todo acompanhamento e atualização, coisas que não acontece com os

chamados sistemas narrativos.

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CAPÍTULO VI

NOVAS METODOLOGIAS DO CONTROLE INTERNO

Para ilustrar este trabalho buscou-se mostrar a pesquisa da Analista do

Controle Interno/CECI/SIAFEM/SP, Rosa Maria Roth, em que ela descreve

uma metodologia para um perfeito Controle Interno. Tal pesquisa é descrita a

seguir.

Resumo: Novas Metodologias do Controle Interno – A implantação do

SIAFEM/SP (Sistema Integrado de Administração Financeira para Estados e

Municípios) no Estado de São Paulo determinou uma grande mudança no

sistema de trabalho do Controle Interno. O grande banco de dados gerado

permitiu o desenvolvimento de novas metodologias de trabalho. Foram

desenvolvidos métodos de análise, partindo-se de visões agregadas para a

identificação de possíveis erros, pontos para fiscalização e auditoria. O enfoque

do trabalho de controle deixou de ser nas tarefas e passou a ser nos resultados.

Os procedimentos foram tipificados permitindo o delineamento de políticas de

gerenciamento interno e avaliação de desempenho. Toda a máquina pública da

administração direta e indireta foi definida como cliente do Controle Interno. As

normas e os procedimentos estão sendo manualizados. O conceito de

controladoria pública está sendo desenvolvido, com a implementação e o

aprofundamento de um esquema analítico.

Palavras-chaves: Controle Interno, metodologias de controle, administração

pública, controladoria pública, fiscalização, auditoria e gerenciamento.

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6.1 - INTRODUÇÃO

Com a implantação do SIAFEM no Estado de São Paulo, a execução

orçamentária e financeira sofreu uma revolução modernizante. Os reflexos

foram inúmeros e profundos, atingindo o “coração” dos técnicos da

Coordenadoria Estadual de controle Interno (CECI) que, em pouco tempo,

deixaram de executar tarefas repetitivas e transformou-se em analistas.

As Constituições Federal e Estadual têm como imperativo a implantação

de um Controle Interno forte e atuante. Entretanto, a limitação instrumental

impedia o desenvolvimento do trabalho.

Os seguidos investimentos em tecnologia e capacitação de recursos

humanos permitiram, no Estado de São Paulo, o estabelecimento de um novo

conjunto de condições. O trabalho árduo do corpo técnico da CECI

(Coordenadoria Estadual do Controle Interno) ensejou o desenvolvimento de

novas metodologias as quais estão ampliando a capacidade do Controle

Interno de interagir com seus clientes, dentro da máquina pública.

Não basta a aquisição de ferramentas de alta tecnologia. É preciso

desenvolver maneiras de utilizá-las com o máximo de aproveitamento. Assim,

foram desencadeadas reuniões de trabalho, seminários, buscas bibliográficas,

consultas a especialistas e grandes quantidades de testes visando otimizar o

uso do SIAFEM e seus módulos gerenciais para o desempenho rotineiro das

atividades do Controle Interno.

Tal trabalho, orientado para a modernização do setor público paulista, só

foi possível com a aglutinação de esforços que resultaram na criação do

Programa de Modernização da Administração Financeira e do Controle Interno

(PROMOCIAF). Estabeleceu-se uma parceria entre a Secretaria da fazenda de

São Paulo e Entidades Internacionais o que permitiu remodelar e tornar

realidade o que será mostrado a seguir.

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6.2 - A ESTRUTURA DO TRABALHO

Em um ambiente em mudança, muitos paradigmas devem ser rompidos.

Em primeiro lugar, foi necessário que todo o conjunto de funcionários

entendesse a profundidade das transformações. Concomitantemente, alguns

possíveis movimentos de contrafluxo foram detectados e combatidos caso a

caso. Procurou-se evitar que um tradicionalismo não fundamentado pudesse

inviabilizar o trabalho de centenas de técnicos.

6.2.1 - Integração das áreas

Com a criação da CECI (Coordenadoria Estadual do Controle Interno),

três áreas da antiga estrutura da Secretaria da Fazenda foram fundidas.

Contadores, Auditores e Técnicos da antiga CED foram estimulados a trabalhar

conjuntamente, para o atingimento de metas comuns.

Este processo aconteceu, e continua em andamento, através da

constituição de equipes de trabalho, onde profissionais com formações

diversas puderam integrar-se comungando objetivos únicos.

6.2.2 - Mudança de enfoque

Uma acirrada cultura documental e legalista foi paulatinamente

substituída por uma visão macro que, por aproximações sucessivas, permite

focar os documentos detalhados. Os papéis, verificados diariamente, estão

sendo eliminados com a melhoria da infra-estrutura de informática. Com isso, a

sistemática de produção mudou. Ao invés de um trabalho voltado para a tarefa,

o novo enfoque é o resultado.

6.2.3 - O trabalho em equipe

O tempo solidificou o método de trabalho individual, segmentado e

repetitivo. O profissional do Controle Interno, moldado neste novo cenário pós-

SIAFEM/SP, passou a ser multitarefa. Todos têm pleno conhecimento de todas

as atividades e atuam sincronizadamente caminhando na mesma direção.

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A constituição de equipes observou o incentivo ao relacionamento entre

colegas, buscando-se: integração; respeito às capacidades individuais;

dignidade; visão de conjunto; lealdade e espírito cooperativo. Em função do

conhecimento do universo de clientes de cada divisão organizacional, foi

definido o número de equipes de trabalho e a quantidade de técnicos em cada

uma delas. Da combinação dos pontos fortes e da minimização dos pontos

fracos, cada equipe teve ampliado seu poder de decidir, assumindo a

responsabilidade pelo cumprimento do cronograma de atividades e pelo

gerenciamento dos recursos disponíveis para o seu trabalho. Nitidamente, as

equipes começaram a identificar os pontos onde o controle deveria intervir.

6.2.4 - Análise

A valorização profissional alcançada pela mudança no escopo do

trabalho consistiu na alteração do pressuposto tarefeiro para um pressuposto

analítico. Todos os técnicos, através de treinamentos, entenderam que a

atividade de análise é pautada pela verificação da coerência de um conjunto de

informações, visando o estabelecimento de relações, a comparação com

padrões e a detecção de anormalidades. Este enfoque enseja a extração de

conclusões sobre a natureza, pertinência, similaridade, equivalência, além de

outros parâmetros, relativos ao objeto da análise.

6.2.5 - A visão do cliente

O entendimento de que o trabalho da instituição deve ser voltado para o

cliente tornou-se presente na CECI (Coordenadoria Estadual de Controle

Interno). A dificuldade de identificar quem é claramente o cliente para o setor

público, principalmente quando o trabalho não é empreendido diretamente para

os consumidores finais, dificultava muitas ações. Com a chegada do

SIAFEM/SP, grande massa de usuários do sistema foi identificada como cliente

da CECI (Coordenadoria Estadual de Controle Interno). A satisfação de todos

eles passou a ser um objetivo de toda a coordenadoria.

Por outro lado, o atendimento rápido e eficiente das demandas dos

colegas de trabalho, entendidos como clientes internos, melhorou

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qualitativamente as relações interpessoais. Muito foi feito no intuito de

implantar conceitos de qualidade total dentro da CECI (Coordenadoria Estadual

de Controle Interno).

6.2.6 - Postura preventiva e educativa

O Controle Interno, como órgão de acompanhamento da execução

orçamentária e financeira e através do contínuo desenvolvimento do seu corpo

técnico, mudou a postura de sua atuação. Muito mais do que apontar

deficiências busca-se preveni-las, pela constante atenção ao atendimento

cuidadoso e solícito aos usuários do SIAFEM/SP.

Os últimos meses têm demonstrado que os profissionais do Controle

Interno estão se aproximando de seus clientes. O relacionamento mais estreito

está tornando o trabalho de aconselhamento e consultivo cada vez mais

evidente. O estímulo para a realização correta das tarefas têm dado uma

conotação educativa ao trabalho da CECI (Coordenadoria Estadual de Controle

Interno), solidificando nobremente as mudanças verificadas.

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CONCLUSÃO

O controle interno representa em uma organização o conjunto de

procedimentos, métodos ou rotinas com os objetivos de proteger os ativos,

produzir dados contábeis confiáveis e ajudar a administração na condução

ordenada dos negócios da empresa.

Ele pode também compreender o plano de organização e os conjuntos

coordenados dos métodos e medidas, adotados pela empresa, para proteger

seu patrimônio, verificar a exatidão e a fidedignidade de seus dados contábeis,

promover a eficiência operacional e encorajar a adesão traçada pela

administração.

A importância do controle interno fica patente, a partir do momento em

que se torna impossível conceber uma empresa que não disponha de controles

que possam garantir a continuidade do fluxo de operações e informações

proposto.

A confiabilidade dos resultados gerados por esse fluxo transforma

simples dados em informações, a partir das quais os empresários, utilizando-se

de sua experiência administrativa, tomam decisões com vistas no objetivo

comum da empresa.

Um sistema de controle interno que funcione corretamente, não depende

apenas do planejamento efetivo da empresa e da eficiência dos procedimentos

e práticas instituídas, mas também da competência de todo o pessoal

envolvido, para levar adiante de forma eficiente e econômico, os procedimentos

prescritos.

Em geral, uma empresa é estruturada através da representação

hierárquica superior dos administradores. A partir do instante em que os

administradores passam a exercer forte pressão e influência no sistema de

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controle interno, conseguem aderências do pessoal que depende das ações de

seu administrador.

Funções de controle existem em todos os níveis da organização. As

funções de controle devem ser posicionadas no mais alto nível para preservar

sua independência e objetividade, o que permanece verdadeiro,

independentemente do nível hierárquico do pessoal, pois a posição não deve

confundir-se com a verdadeira natureza da responsabilidade de supervisão.

Os controles internos podem ser divididos em controles gerenciais.

Controles funcionais, controles independentes e controle de fluxo, então,

podemos dizer que o objetivo primordial dos controles internos é de fornecer à

contabilidade dados corretos e conferir a exatidão da escrituração. Evitar

alcances, desperdícios, erros e, se ocorridos, identificá-los.

Esses objetivos aplicam-se aos controles instituídos no sistema contábil

e financeiro. Se instituídos em outras áreas, como a administrativa, ou de

produção, ou de expedição etc., outros objetivos serão identificados, mas todos

eles podem ser resumidos num só: proteger o patrimônio da empresa.

Conclui-se o trabalho monográfico enfatizando a importância do Controle

Interno para os gestores e, em especial, para os auditores. E, com isso,

espera-se Ter feito uma pesquisa que venha acrescentar “algo mais” ao estudo

da Contabilidade.

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BIBLIOGRAFIA

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Pesquisa: planejamento e execução de pesquisas, amostragem e técnicas

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Atlas, 1996.

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Teoria e 600 Questões-Estilo ESAF, UNB e OUTROS. Rio de Janeiro:

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