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O DESDOBRAMENTO DOS PRINCÍPIOS DE
GESTÃO DA QUALIDADE DA NBR ISO
9000:2005
Rafael Goncalves Rodeiro (UnB )
Simone Borges Simao Monteiro (UnB )
Pedro Henrique Almeida Silva (UnB )
Hugo da Silveira Campos (UnB )
Eduardo dos Santos Modelli (UnB )
Este artigo aborda como uma empresa pode aumentar sua imagem perante
aos seus stakeholders usando os princípios da norma ISO 9000:2005. Sendo
uma pesquisa-ação dentro da empresa júnior de engenharia de produção da
Universidade de Brasília (UnB), o desdobramento dos princípios aconteceu
em todos os níveis hierárquicos da empresa, e abordou-se como foco tanto o
cliente externo, para quem a empresa presta consultoria, quanto para o
próprio membro da empresa, também considerado cliente, porém interno.
Por conta de limitações financeiras, o desafio foi tornar a norma
extremamente efetiva sem o certificado, por isso buscou-se dinamicidade em
todo o processo de implementação e envolvimento de toda empresa com
essa busca pela qualidade. A abordagem nos princípios de gestão da
qualidade foi escolhido por possuir um grande abertura para dinamicidade, e
por promover um rápido impacto para a organização se desdobrado de
forma correta. Tentou-se interligar todos os resultados dos desdobramentos
dos princípios ao final da pesquisa, fornecendo aos integrantes da empresa
uma visão muito mais concisa do trabalho realizado, e para que ele gerasse
bons resultados mais rapidamente.
Palavras-chaves: ISO 9001, Princípios de gestão da qualidade, Empresa
Júnior, Dinâmico
XXXIV ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO
Engenharia de Produção, Infraestrutura e Desenvolvimento Sustentável: a Agenda Brasil+10
Curitiba, PR, Brasil, 07 a 10 de outubro de 2014.
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1. Introdução:
Com a dinamicidade e competitividade do mercado atual, cada vez mais as empresas buscam
e buscarão a proximidade com seus clientes. Seja buscando seu espaço ou manter-se bem
posicionada no mercado, a necessidade de direcionar seus esforços para a compreensão dos
critérios apreciados pelo ambiente em que se está inserido tornou-se essencial. Para tal, a
definição de uma estratégia de produção adequada aos objetivos de desempenho básicos para
atender às exigências dos stakeholders (partes interessadas) é um passo inicial que deve ser
dado por qualquer organização que busque se manter no mercado de forma consistente.
Por ser formada exclusivamente por alunos graduandos, muitas vezes o critério competitivo
de qualidade (Slack) é colocado em xeque pelos possíveis clientes de Empresas Juniores.
Sendo assim, buscando suprir não só adequar sua função produção tanto externa quanto
internamente, a Empresa Júnior de Engenharia de Produção da Universidade de Brasília,
Grupo Gestão, iniciou um projeto para implementação da norma internacionalmente
reconhecida ISO 9001:2008.
Portanto, o objetivo desse artigo é demonstrar como a empresa júnior conseguiu construir
boas práticas por meio da extensa compreensão dos Princípios da Qualidade da norma ISO
9000, e que não é só o certificado da norma de sua mesma família, ISO 9001, que traz bons
frutos.
1.1 Delimitação do estudo
O objeto de estudo deste artigo se encontra nos princípios da NBR ISO 9000:2005 e seus
desdobramentos em vários aspectos e conexões com outros núcleos de conhecimento. Não
foi aprofundado nenhum outro assunto para implementação, como os procedimentos
específicos da NBR ISO 9001:2008.
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2.1 Estratégias de produção
De acordo com Treacy & Wiersema (1995), Porter apud Slack (2009, 40-48 p.), as tipologias
utilizadas para classificar uma estratégia competitiva são: Excência Operacional (relação
qualidade/preço é o maior determinante de competitividade), Inovação em Produtos
(investimentos para criar conceitos de produto ou serviço radicalmente novos para clientes e
segmentos definidos) e Orientação para o Cliente (especialização para atender demandas
atuais e futuras de clientes específicos). Vale ressaltar que uma empresa não necessariamente
precisa ter um único foco a todo momento. Ela deve adaptar-se às necessidade do momento,
podendo ora ter um foco em Inovação, ora em suas Operações, e ora em seus clientes. Além
disso, uma vez definido a Estratégia, as outras servirão como suporte para ela, não devendo
ser deixadas de lado em hipótese alguma.
Ainda para Slack et al. (2009), independentemente da estratégia de produção, qualquer
empresa baseia suas operações em uma gama de stakeholders. Para tal, são definidos cinco
objetivos de desempenho básicos ou cinco critérios competitivos básicos para qualquer tipo
de operação produtiva. São eles: Qualidade (conformidade e coerência com as expectativas do
consumidos, ou fazer certo as coisas), Velocidade (tempo transcorrido entre a requisição e o
recebimento de produtos ou serviços pelos consumidores), Confiabilidade (fazer as coisas em
tempo para os consumidores receberem seus bens ou serviços quando necessários ou
prometidos), Flexibilidade (capacidade de alterar a operação de alguma forma) e Custo (valor
da operação e do produto ou serviço final).
Uma vez que Empresas Juniores são caracterizadas pelo foco no crescimento intelectual e
pessoal de seus membros, em detrimento do foco na obtenção de lucros, a aplicação dos
conceitos supracitados é diferenciada. Porém, pensando em resolver o problema já citado de
desconfiança dos stakeholders quanto à qualidade dos serviços oferecidos por esse tipo de
instituição, a Empresa Júnior de Engenharia de Produção da Universidade de Brasília tomou a
decisão de adotar uma Estratégia baseada na Excelência de suas Operações, apesar de não ter
tanto foco nos custos. Portanto, esta estratégia busca desenvolver o critério de Qualidade,
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principalmente, a fim de buscar uma maior Confiabilidade dos stakeholders tanto internos
quanto externos à organização.
2.2As normas ISO 9000 e 9001
A série de normas ISO 9000 é um conjunto de diretrizes internacionais para sistemas de
gestão da qualidade. Desde sua primeira publicação, em 1987, ela tem obtido uma boa
reputação mundial como a base para o estabelecimento de sistemas de gestão da qualidade.
(MELLO et al, 2009).
Ainda para Mello et al. (2009), as normas de sistema de gestão da qualidade fornecem à
organização um modelo a seguir para preparar operar a gestão da organização de uma forma
melhor. Algumas organizações de áreas como a aeroespacial e automotiva operam com
sistemas de gestão há anos, e as normas da ISO disponibilizam as características que
especialistas concordaram que representam o estado-da-arte da qualidade para todas as
organizações, ou seja, de forma genérica.
2.3Princípios da gestão da qualidade
A norma ISO 9000 apresenta oito princípios de gestão da qualidade. Segundo a ISO
(2008h), um princípio de gestão da qualidade é uma crença ou regra fundamental e abrangente
para conduzir e operar uma organização (MELLO et al, 2009)
Pela norma ISO (2008), os princípios de gestão da qualidade são:
- Foco no Cliente: As Organizações dependem de seus clientes e, portanto, é
recomendável que atendam às necessidades atuais e futuras do cliente, a seus requisitos e
procurem exceder suas expectativas;
Dentro de uma Empresa Júnior existem 2 tipos de cliente, o interno o externo. O
cliente externo é o comum, para o qual é fornecido projeto de consultoria, e o membro, que é
tratado como um cliente, com quem deve-se ter a preocupação de manter seu alto nível de
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satisfação assim como o do externo. As raízes dessa duplicidade se encontram na missão da
empresa: “Ser uma empresa júnior referência pela qualidade dos serviços prestados e pela
excelência no desenvolvimento de membros” e pelo conceito de empresa júnior difundido
pela Brasil Júnior (2012) é uma associação civil sem fins lucrativos que realiza projetos e
serviços que contribuam para o desenvolvimento do país e na formação de seus membros.
- Liderança: Líderes estabelecem a unidade de propósitos e a direção da organização.
Eles deveriam criar e manter um ambiente interno no qual as pessoas possam se tornar
plenamente envolvidas no alcance dos objetivos da organização;
- Envolvimento de Pessoas: “Pessoas de todos os níveis são a essência de uma
organização e o pleno envolvimento delas permite que suas capacidades sejam usadas para o
benefício da organização;
- Abordagem de processo: Um resultado desejado é alcançado mais eficientemente
quando as atividades e recursos relacionados são gerenciados como um processo;
- Abordagem sistêmica para a Gestão: Identificar, compreender e gerenciar um sistema
de processos inter-relacionados para um dado objetivo melhora a eficácia e a eficiência da
organização;
- Melhoria contínua: A melhoria contínua deveria ser um objetivo permanente na
organização;
- Abordagem factual para tomada de decisão: Decisões eficazes são baseadas em
análises de dados e informações;
- Benefício mútuos nas relações com os fornecedores: Uma organização e seus
fornecedores são interdependentes, e um relacionamento mutuamente benéfico aumenta a
capacidade de ambos criarem valor.
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2 Metodologia
A estratégia de pesquisa usada foi a pesquisa-ação, que atribui ao pesquisador, juntamente
com os agentes envolvidos, a responsabilidade de implementação, ou seja, os pesquisadores
interagiram com o objeto de estudo, participando do dia a dia da empresa júnior e dando
soluções consistentes ao longo da pesquisa.
A abordagem da pesquisa é qualitativa e seu início de seu em 3 fases.
Por meio de análises documentais observou-se que o Grupo Gestão, em 2013, tinha como
objetivo estratégico “Buscar a excelência Operacional e Estratégica” e a meta “Ter 70% de
conformidade dos processos” o compunha. O nível de conformidade no começo de 2013 era
76,1%, sendo medido por questionários de conhecimento e conformidade. Porém, ao final do
ano, constatou-se uma decadência considerável da conformidade dos processos, e uma queda
em vários outros objetivos da empresa, que eram impactados por este, como o
“Fortalecimento da captação de projetos” e “Ter excelência na prestação de serviços”. Além
disso, dentro da Cadeia de Valor, que para Santos (2011) fornece um entendimento de toda a
empresa sobre uma ótica de processos, das 18 formas de agregação de valor ao cliente nela
declarada, 5 delas continham processos (27%), e a grande insatisfação interna sobre a fraca
interação das áreas atingiu todos os membros e acabou sendo pauta de Reunião Geral.
Constatou-se que seria necessário uma maior pesquisa bibliográfica sobre como melhorar a
gestão interna, ou seja, soluções que tratassem os sintomas percebidos na etapa anterior, e
com isso 3 grandes núcleos de conhecimento foram destacados. A certificação da norma ISO
9001:2008, o modelo de excelência em gestão (MEG), e o business processes management
(BPM) por meio de um escritório de processos (BPM Office)
Para se obter um suporte maior para tomar a decisão correta de qual núcleo de conhecimento
priorizar, realizou-se mais de 10 benchmarks com empresas juniores que eram certificadas na
norma ISO 9001, tinham o reconhecimento da régua de 500 pontos do PEG, programa de
excelência em gestão da Brasil Júnior (citação brasil júnior), ou ainda um renomado BPM
Office.
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A decisão final, com base nos problemas citados, foi implementar um sistema de gestão da
qualidade (SGQ) certificado pela norma ISO 9001, como segue o esquema abaixo.
Figura 1 – Esquema da Metodologia utilizada
3.1 O empecilho para a implementação
Um pouco após o início dos estudos o valor para a certificação da empresa foi checado, e
rapidamente concluiu-se que o Grupo Gestão não teria caixa disponível para este
investimento. Essa constatação, considerado negativo por pessoas externas, foi o fator
decisivo para que o conteúdo desse artigo fosse atingido, pois foi focado não foi em somente
riscar os requisitos da norma, mas sim em sugar tudo de bom que ela pode oferecer.
Discussões, pensamentos, imersões, ideias, foram iniciados sempre pautados acerca dos
Princípios da ISO, não esquecendo do cronograma geral de implementação, para não haver
retrabalho. Essa etapa foi denominada “Pré-ISO”, e desmistificou todo o caminho a ser
percorrido, gerando soluções e inovações.
3.2 O manual de processos dinâmico
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Normalmente empresas têm uma rotatividade constante, que afeta seu desenvolvimento,
porém o fato de se ter, nas Empresas Juniores, o quadro inteiro de seus integrantes ser
totalmente novo em praticamente 2 anos faz com que esse ambiente se torne extremo, e tenha
uma sede por dinamicidade muito maior que os comuns.
No início do projeto tinha-se 10 processos na organização, que eram divididos em 4 manuais
no formato pdf e totalizavam, juntos, 187 páginas. Este grande número de páginas e a maneira
que os manuais mostravam o conteúdo, espantava os membros e nenhum era lido. De acordo
com os debates realizados na etapa Pré-ISO, foi constatado que mesmo com essa quantidade
de páginas os manuais se mostravam incompletos e com defeitos. Nem todos os processos da
organização estavam mapeados, havia alguns que necessitavam de uma estruturação melhor,
não havia disseminação dos documentos necessários para a realização das atividades, não
estava representado nenhuma ligação com a estratégia da empresa, todas as atividades eram
tratadas com o mesmo nível de descrição, e nenhum fluxograma estava disseminado
corretamente.
O início do projeto se deu em Setembro de 2013, e de lá até Abril de 2014, a maior entrega foi
o novo manual de processos, finalizado em Março de 2014. Essa ferramenta possibilitou uma
grande interligação entre o tudo o que foi desenvolvido no projeto ao longo desses meses, que
também foram frutos de desdobramentos dos princípios de gestão da qualidade. Ele
solucionou todos os problemas descritos sobre os antigos manuais, e foi elaborado para ser
mais dinâmico para o membro.
Figura 2 – Layout do manual dinâmico
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Os manuais tem ligação direta com o novo planejamento estratégico, com o SIPOC, que foi
totalmente inserido no próprio manual de cada processo, com os novos fluxogramas, com a
nova cadeia de valor, inserção da descrições das atividades críticas do processo – conceito
criado pela equipe responsável dentro da empresa -, ligação com todos os documentos
padrões, ou documentos de suporte de conhecimento para a execução, com a ferramenta
Boletim de Desempenho, que fornece dados atuais dos processos para melhor tomada de
decisão e com histórico de alterações.
Para um melhor direcionamento foi revisado o planejamento estratégico, atividade que se
originou com o desdobramento dos princípios de gestão da qualidade de Liderança e
Abordagem factual para tomada de decisão. Acoplado à uma parcela da metodologia
Balanced Scorecard (BSC), que para Herrero (2005) é um sistema de gestão que traduz a
estratégia de uma empresa em objetivos, o novo planejamento estratégico com um novo mapa
estratégico foi finalizado pelos diretores da Gestão 2014 ainda em 2013. Aproveitando o novo
nível de direcionamento, a Política da Qualidade foi elaborada pelas duas Diretorias ao final
do mês de dezembro. A ligação com o PE dentro do manual é feita por um simples link, que
leva o leitor para a meta ou metas que o processo tem relação dentro da planilha estratégica.
Um simples clique e o usuário sabe o motivo de ele estar seguindo o processo, e ainda analisa
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os resultados das mensurações anteriores. Como ele vai direto para o documento original, e
não só para uma imagem isolada, ele é livre para poder interagir com toda a estratégia da
empresa, aumentando assim o nível de alinhamento estratégico interno.
Figura 3 – Mapa estratégico
Todos os processos atuais foram retratados pelo diagrama SIPOC (Supplier – Input – Process
–Output – Clients), que pelo seu próprio sentido de aplicação, ofereceu a visão de onde o
conjunto de processos era vazio ou desconexo. Uma macro visão operacional foi adicionada, e
com isso o risco de desvio de foco diminuiu consideravelmente. Considerado fruto do
princípio Abordagem sistêmica para gestão, o diagrama foi diluído ao longo do layout do
manual, fazendo com que o usuário saiba qual é o cliente direto de suas entregas, e entende o
que é esperado dele pela “missão do processo”.
A nova cadeia de valor contém exatamente o que é feito, e todas as formas de agregação de
valor contém processos revisados ou criados recentemente, além de já mostrar alguns
procedimentos obrigatórios da norma ISO que a organização quer elaborar num futuro
próximo, totalizando 10 procedimentos. Ela é um desenvolvimento do princípio Foco no
Cliente.
Figura 4 – Cadeia de Valor
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Os fluxogramas eram e continuaram sendo elaborados no Bizagi, software que permite a
criação de documentos no formato bpm, porém ele foi melhor explorado ao mesmo passo da
revisão dos processos. Os resultados das discussões acerca do princípio de abordagem de
processos, acarretaram em um novo padrão de escrita de atividades, que consiste em sempre
iniciar com um verbo no infinitivo, escreve-lo em caixa alta, e numerar todas as atividades em
ordem sequencial. Além disso, nos ícones de início e término, foi retirado os termos “início” e
“fim” para a inclusão dos nomes processos predecessores e sucessores. Assim foi firmada a
linearização da empresa, representada pelo princípio de abordagem de processos, e os
executores conseguem visualizar claramente aonde o trabalho teve início e para aonde ele vai
após sair de suas mãos. Para agilizar a visualização desses processos, eles foram
disponibilizados em imagem no formato png, e não no formato bpm. Assim não é necessário
abrir o pesado software Bizagi, e a exposição dessa forma exclui a possibilidade de alterações
por parte dos leitores.
A mudança de maior impacto nos fluxogramas, foi a criação do conceito de atividades
críticas, que são muito importantes para o sucesso do processo, ou que necessitam de uma
descrição maior para melhor entendimento. Cada uma foi pintada de vermelho dentro do
mapa, e somente elas tem espaço para descrição no manual. Conclui-se que todas as outras
atividades tem a orientação suficiente para execução no fluxograma.
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Interligando vários conceitos anteriores há o cerne do manual, as descrições das atividades
críticas. Nessa parte, o executor encontra detalhadamente o que deve ser feito e o que se
espera dele. A descrição, que vai além do conteúdo do fluxograma, forneceu ideias de como
interligar os vários conteúdos dentro do manual, para que nenhum ficasse solto ou fosse
dispensável para a compreensão do processo.
As atividades críticas foram listadas dentro de formas retangulares na planilha, como mostra a
figura 3. Ao clicar na atividade, a forma muda a sua cor para verde claro e sua descrição
aparece na caixa “2”. Também é mostrado os atores envolvidos na atividade e os documentos
de suporte ao processo nas caixas “3” e “4”. Além disso, a forma que representa a etapa aonde
a atividade escolhida está inserida no macro processo, e a forma que representa o documento
de saída da atividade (originários do SIPOC), mudam para o mesmo tom de verde da forma.
Figura 5 – Referências de Atividades Críticas
Essas conexões é o que mais traz dinamicidade ao manual, e introduz o princípio de
envolvimento de pessoas. Com elas o executor o explora de forma totalmente interativa, indo
diretamente aonde tem interesse e tendo uma visão do operacional à estratégica de todas as
suas atividades e responsabilidades, além de mostrar todo o conteúdo necessário para realizar
a atividade por meio da descrição, dos documentos padrões, os quais ele só deve preencher, e
dos os documentos de suporte, que contém todo o know-how do Grupo Gestão sobre o
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assunto.
Os documentos padrão e de suporte não estão somente listados dentro da planilha. Ao clicar
em um ícone, automaticamente é aberto o documento que ele representa, sendo padrão ou
suporte. Em alguns manuais, por terem muitos documentos, eles foram colocados em uma
pasta, e ao clicar em um ícone, essa pasta é aberta. O ganho de manter esses documentos
nessa pasta de forma mais atualizada possível é o que toda Empresa Júnior mais busca:
melhor gestão do conhecimento, ou seja, os padrões e documentos de conhecimento não se
perdem ao longo do tempo. Estando todos reunidos, juntamente com todas as relações listadas
anteriormente chance de haver retrabalho na criação de qualquer um deles diminui
drasticamente.
O Boletim de Desempenho, principal desdobramento do princípio de melhoria contínua,
fornece uma maneira simples e ágil de criação de planos de ação durante uma reunião. A
disposição dele sugere uma análise das medições de indicadores realizadas para cada
processo, além de outros dados relativos à ele. Ele é preenchido na reunião, e é enviado para
um banco de dados após a virada do mês. Com isso, o executor tem acesso aos resultados da
última reunião de análise crítica e no banco de dados os resultados de todas as anteriores. Ele
é uma poderosa ferramenta isoladamente ou acoplado ao manual. Todos os debates, todas as
sugestões de melhorias levantadas com base em resultados insatisfatórios, estarão à
disposição de todos os membros da empresa.
O histórico de alterações também é enquadrado no manual, e mostra o motivo e a data de cada
alteração no documento. Eles ficam registrados em uma aba diferente da do manual, porém na
mesma planilha. Sempre que é aberto o manual mostra qual foi a última alteração, mas é
possível acessar todas as anteriores. Na mesma aba aonde se encontram os registros de
alteração há um contador de leitura, que conta quantas vezes o manual foi aberto. Ele é um
excelente indicador para a área responsável por manter os manuais atualizados.
No canto superior direito há um link para feedbacks sobre a planilha. Ele abre um
questionário fixo no Google Drive que tem 2 espaços para escrita: Nome (opcional) e qual é o
feedback que se deseja passar sobre a planilha. Pode ser apontamento de um erro, sugestão de
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melhoria, ou até mesmo um elogio. Durante a fase de implementação, foi instituído um
sistema de recompensas para as pessoas que mais deram feedbacks construtivos sobre os
manuais, assim todos foram estimulados a lerem mais atentamente e todos os erros
identificados foram mitigados.
6. Considerações finais:
O projeto busca alcançar a qualidade máxima dentro do Grupo Gestão, através do projeto de
implementação da norma ISO 9001. Foram feitas adaptações nessa implementação por dois
motivos principais: A empresa, diferente de empresas sênior, tem como cliente também o
próprio membro e procurou-se tornar a norma o mais dinâmica possível, evitando burocracias
desnecessárias e interligando todos os documentos feitos.
Paralelamente a essa dinamicidade desenvolvida, foi feito o link entre os documentos
desenvolvidos com os objetivos e estratégias da empresa. Para alcançar esse objetivo, foi
desdobrada a estratégia e a cadeia de valor da empresa até os processos. Esse desdobramento
é facilmente visualizado a partir dessa interligação entre documentos. O que foi feito até o
momento foram os manuais dos principais processos da empresa, com seus mapeamentos,
ligações as estratégias e cadeia de valor, além do boletim de desempenho, ferramenta para
controle e melhoria desses processos.
Apesar do projeto não ter sido concluído e seus maiores ganhos esperados serem a
longo prazo, já estamos colhendo alguns bons frutos dessa implementação. A melhoria
contínua com a ajuda de um guardião de processos já está implementada para os processos de
negócio, os membros tem uma visão melhor do objetivo de cada processo e de como
impactam nos objetivos e estratégias da empresa, assim aumentado sua motivação. Esses
resultados só puderam ser obtidos com a cooperação e participação de toda a empresa.
Acredita-se que em breve, seguindo esse caminho, será conseguido não somente a certificação
da ISO, mas também todos os benefícios que essa pode nos proporcionar.
Referências Bibliográficas:
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