O GUIA COMPLETO DE PROCESSO DE COMPRAS| SIENGE 2017

O GUIA COMPLETO DE PROCESSO DE COMPRAS| SIENGE 2017

O QUE VOCÊ ENCONTRA NESSE EBOOK:

Conheça o passo a passo para que o compras conquiste mais

autonomia nas negociações e cumpra seus objetivos

fundamentais enquanto setor estratégico.

Introdução

Estruture o setor responsável

pelos suprimentos

Fortaleça o processo de

compras

Melhore o relacionamento

interno

Conclusão

Sobre o Sienge

1

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O GUIA COMPLETO DE PROCESSO DE COMPRAS| SIENGE 2017

No Brasil a construção civil precisa acompanhar o baixo poder aquisitivo da população. Esse é um fato que rege todo o processo de compras de uma construtora, que deve sempre buscar a redução de custos. Certamente você já viveu esse dilema entre a qualidade e o preço. Mas não abre mão de nenhum dos dois, não é mesmo? Para fazer compras conscientes e lucrativas é preciso ter um setor especificamente estruturado para essa tarefa. Tudo isso sem perder a sinergia com os demais. Pensando nos desafios de fazer mais com muito menos, esse guia orienta a estruturação do setor de compras. Essa é uma tarefa que se estende desde o relacionamento com fornecedores até as relações interpessoais dentro da construtora.

Com este guia, você vai saber como estruturar, fortalecer e melhorar o relacionamento interno do setor de compras.

O compras precisa ser a mão direita do líder do orçamento de cada obra. Isso porque desvendar a tabela SINAPI (Sistema Nacional de Pesquisa de Custos e Índices da Construção Civil.) não é nada simples. Pois, ainda existe um abismo entre os índices e os preços realmente praticados.

Essas diferenças ficam ainda mais claras quando o mercado pode ser divido em empresas que prezam ou não pela sustentabilidade. Se a sua construtora busca uma certificação de qualidade, avaliar o fornecedor é fundamental. Afinal, um dos critérios levados em conta é a excelência da matéria-prima.

INTRODUÇÃO

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Ser do ramo da construção civil no Brasil é para os fortes. Significa estar entre a cruz e a espada, ou seja, viver e resolver dilemas diariamente. Qualidade a baixo custo é o maior deles. E alcançar o melhor resultado nessa questão não depende somente de um bom projeto. Você vai perceber que a sinergia entre o compras e os demais setores da construtora é um requisito importante para fazer qualquer obra dar certo. Isso porque uma das atribuições dessa área é gerir os suprimentos. Você está careca de saber que sem matéria-prima não tem obra! Pensando nisso, como conseguir encontrar aquela que é mais barata e ao mesmo tempo garante melhor qualidade ao produto final?

Não vai ter como convencer os engenheiros responsáveis de que é melhor esperar o fornecedor certo chegar. As obras têm prazo para cada etapa e o calendário não mente.

1: Estruture o setor responsável pelos suprimentos

Quando o assunto é gestão de suprimentos, existem ainda outras questões fatídicas! Qual será o segredo para manter o canteiro sempre abastecido? Além desta, outra pergunta que aparece em sequência é: como manter do controle de recebimento? Perceba o seguinte: A construtora deve acompanhar todo o histórico dos insumos. Desde o fato de fornecedores serem certificados até o consumo consciente no canteiro. É preciso definir qual setor fará esse acompanhamento. E o de compras depende diretamente dessa gestão de insumos. Por que não estabelecer uma área específica para a gestão de insumos? Já que o compras tem mais afinidade com ela, nada mais natural que assuma essa responsabilidade. Mas para esse desafio não sobrecarregar o setor, a tecnologia desempenha um papel fundamental. Isso porque integra os processos e permite enxergar movimentações que parecem mais distantes.

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Um sistema pode otimizar processos e ajudar na estruturação do setor de compras, transformando-o em um grande gestor de insumos. Mas para isso é preciso seguir seis principais passos.

O processo de compras depende de etapas. São pelo menos seis fases necessárias para estabelecer controles e procedimentos que ajudarão a construtora a organizar o fluxo de insumos.

O consumo tem que estar adequado à capacidade de adquirir novas matérias-primas. E isso significa o seguinte: Estruturar o setor de compras para que uma atividade tão fundamental para as operações não se perca em burocracias ou papéis perdidos. As requisições e ordens de serviço precisam ter um destino certo. Se estiverem relacionadas a contratos específicos, melhor ainda! Então, é preciso organizar a casa, buscando o máximo de automatização e agilidade. Essa é uma estratégia que ajudará a reduzir custos e organizar procedimentos administrativos

que impactam nas operações. O processo de compras é compreendido por quatro etapas principais: • Solicitação;• Cotação;• Negociações;• Geração do pedido de compras. Disso, você já sabia! Mas nem sempre o fluxo de trabalho corre conforme as etapas, não é mesmo? Percebeu que precisa tomar providências nesta área? Então, está na hora de seguir os seguintes passos: #1 Defina quem faz a gestão de suprimentos

Desde o início deste capítulo foi ressaltada a necessidade de um setor ser responsável pela gestão de insumos. Pois essa é a primeira providência que a sua construtora precisa tomar para estabelecer um processo de compras lucrativo.

Sem saber quem responde por esta tarefa, fica impossível acompanhar o histórico das compras. Itens básicos do dia a dia – saibro, areia, cal, cimento – podem contar com solicitações anuais ou semestrais. Mas insumos voltados ao acabamento, por exemplo, demandam atenção no pedido.

6 Passos para estabelecer o processo de compras

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Por que ressaltar este ponto? Pois o processo começa fora do setor de compras. Então, como manter um histórico das pesquisas e procedimentos realizados pelas outras áreas? Se não houver uma centralização, não existe direcionamento. O que dificulta comprar com redução de custos. Tudo isso porque é preciso corresponder às expectativas de setores, que possuem preferências no fornecimento. Existem “n” motivos para escolher uma marca em detrimento da outra.

Mas quem vai bater o martelo e decidir? É preciso que seja o setor de compras a puxar as rédeas da escolha do fornecedor!

#2 Crie relações entre os setores e o compras

Comprar é uma atividade estratégica para a construtora. Essa é uma das razões que tornam essa tarefa tão difícil de executar sem que exista um bom relacionamento com outros setores. Se o compras conhece pouco as atividades do canteiro, não vai saber optar pelo melhor.

Para ver além do custo, é preciso entender o benefício que determinado insumo traz ao setor!

A marca de cimento “X” é mais cara, mas é usada em menor quantidade. O que, por si só, poderia justificar a compra, mesmo que o procedimento de três orçamentos indique o contrário. Aliás, não há nada que engane mais o compras do que engessar a gestão de insumos com esse procedimento. A construtora precisa prezar pela qualidade. Isso significa que o compras deve conhecer os materiais e saber identificar as marcas. Mas como fazer isso sem uma formação em engenharia ou nenhuma experiência em canteiro de obras?

Não existe nada mais esclarecedor do que a troca de conhecimento entre colaboradores!

#3 Classifique os insumos por prioridade e contrato

O bom relacionamento com outros setores vai permitir que o compras classifique a matéria-prima por prioridade. Esse é outro passo importante para otimizar o processo de gestão de insumos. Nesta tarefa é preciso conhecer a Curva ABC, metodologia muito usada nos orçamentos de obra. Trata-se de dividir os materiais em três classes, conforme valor de demanda ou consumo que possuem:

A: Itens de valor mais alto correspondem a 80% do custo total;B: Itens que possuem valor intermediário equivalem a 15% de todos os custos;C: Itens de pouco valor se equiparam a 5% do orçamento.

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Por isso, esse método também é conhecido como 80-20. Para calcular, basta organizar em uma planilha os itens do orçamento por ordem decrescente de preço. Isso feito, selecione as primeiras linhas até obter 80% dos custos, correspondentes ao item A. Faça a seleção das próximas linhas até atingir 15%, equivalente ao B. O restante faz parte do C da curva. Mas se você não confia em planilhas, opte por um software de gestão da construção civil.

Quer saber mais sobre a curva ABC? Aprofunde-se no assunto com nosso ebook gratuito aqui!

Essa é a forma básica e mais aceita de priorizar insumos na construção civil. Assim, o compras pode decidir, como estratégia, contratar anualmente alguns itens. O que traz vantagens em negociações – assunto a ser tratado no segundo capítulo.

#4 Controle o recebimento para evitar duplicidades

Esse parece um procedimento que não pertence à natureza do compras, mas focado na cotação e negociação de vantagens nos custos para a construtora. Pelo, contrário!

Controlar o recebimento é uma tarefa de gestão de contratos que estão sob a alçada do setor de compras. Sem conferir o que estava na requisição, em relação ao que consta na nota fiscal, não é possível completar o processo de gerenciamento de insumos. Delegar essa tarefa para alguém de fora do setor pode acarretar na perda do controle. Por isso, é preciso acompanhar de perto se, quem recebeu o material no canteiro, fez a contagem corretamente. Tarefa esta, que também passa pela vigilância do estoque. Se o armazenamento de um determinado insumo está baixo, é preciso acionar o fornecedor do respectivo contrato ou iniciar novo processo de compra. Mas essa decisão deve estar nas mãos do setor certo, que precisa contar com as ferramentas certas de controle.

#5 Preze pelo relacionamento com o fornecedor

Um bom relacionamento com fornecedores pode trazer vantagens financeiras para a construtora. A tão sonhada redução de custos passa pela velha política da boa vizinhança. O que vai muito além de tratar bem os fornecedores.

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Ter um bom relacionamento com o fornecedor significa pagar em dia, ser parceiro e facilitar o trabalho de entrega e controle. Muitas vezes quem fornece pode indicar a sua construtora para novas empreitadas. Isso quando o resultado não vem em forma de descontos. Tenha um bom relacionamento com o fornecedor! Se você já compra há anos com o mesmo material de construção ou da mesma fábrica, fica mais fácil negociar descontos.

Afinal, a empresa passa a enxergar a sua construtora como parceira. Com isso, acaba passando informações estratégicas sobre a flutuação de preços, para antecipar ou não as compras. E para fechar: Um bom parceiro não vai permitir que haja desvios nos insumos. Já pensou em pagar por materiais que nunca chegaram?

#6 Automatize a unificação de todos os processos

Desde o dono da construtora ao líder do compras, todos os cargos estratégicos precisam ter acesso ao andamento à aquisição de insumos. Mesmo com a computação em nuvem, fazer isso acontecer nas planilhas é uma tarefa arriscada.

O risco de arquivos serem perdidos é gigantesco. Além disso, o controle sobre alterações é limitado. Se a sua construtora tentou colocar em prática todos os itens deste passo a passo, sem sucesso, é porque falta um sistema de gestão. Um sistema de gestão é capaz de:

• Unificar setores por meio da troca de informação;• Calcular a prioridade de insumos;• Controlar o recebimento de matérias-primas;• Integrar o fornecedor ao processo de cotação de insumos.

Além de contribuir para fortalecer o processo de compras, um software também é usado para melhorar atividades de outras áreas.

Agora que você sabe colocar em prática a estruturação do setor responsável pela gestão de

insumos, descubra como fortalecê-lo!

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Qual é a melhor forma de fortalecer todo o processo de compras? Além de colocar em prática os seis passos do capítulo anterior e dar estrutura para o setor, há outras providências a tomar nesta questão. Elas dizem respeito ao relacionamento com o fornecedor. Existem, pelo menos, quatro procedimentos que evitam problemas e vulnerabilidades durante e depois das compras. Eles correspondem à avaliação do fornecedor, cuidados na contratação, técnicas de negociação e escolha das formas de pagamento. Entenda melhor cada uma das formas de fortalecimento a seguir!

2: Fortaleça o processo de compras

Para avaliar um bom fornecedor é preciso identificar se ele pode oferecer documentos básicos como as certidões negativas de débito. São elas que atestam que a empresa honra com seus compromissos, pagando impostos e direitos trabalhistas. Geralmente, órgão públicos são mais criteriosos com essa documentação. Mas esse é um procedimento que pode salvar sua construtora de ser corresponsável em qualquer problema relacionado à qualidade dos insumos. A construção, assim como qualquer outro setor, não está livre de fraudes. Desde a falsificação de cimento até as irregularidades fiscais, você precisa prestar atenção nas notícias. Afinal, existem picaretas na construção – e não é só da ferramenta que estamos falando!

Como avaliar o fornecedor

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Se a sua construtora é adepta à programas de qualidade ou pretende se certificar, é preciso cuidado extra com a qualificação de fornecedores. Eles devem corroborar com esse objetivo. Isso vale para a ISO 9001 e para o PBQP-h (Programa Brasileiro da Qualidade e Produtividade do Habitat). Para se certificar é preciso ir além de montar um Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ), criando um Sistema de Gestão de Materiais. É ele o responsável por verificar periodicamente a qualidade dos insumos fornecidos. O que inclui aferir a qualidade inclusive em laboratório. Além dessa avaliação é preciso considerar:

• O prazo de entrega;• A compatibilidade do pedido com a nota fiscal;• A qualidade do material recebido;• O preço orçado e o praticado;• O atendimento e a disponibilidade;• A garantia e responsabilização pelo produto;• A posição no mercado, de liderança ou de concorrência;• A localização, quando é necessário comparar fornecedores

de dentro e de fora da sua região.• Os impactos que esse fornecedor causa ao meio ambiente.

Você precisa ver a relação de fornecimento como uma parceria. Se a empresa com a qual você se associa por contrato de compras for exposta em fraudes, sobrará para a

sua construtora. Por isso, todo cuidado é pouco, como você verá também a seguir!

Para não ficar em apuros, existem sete cuidados principais que a sua construtora pode tomar ao contratar um fornecedor. Saiba mais sobre todos eles a seguir:

#1 Verificar os noticiários

Uma simples pesquisa na internet pode antecipar uma série de problemas. Essa é uma forma de descobrir se o fornecedor tem ou não boa fama. Quanto maior o porte, mais chance existe de um fornecedor ter se tornado notícia. Basta a você descobrir se boa ou ruim!

Dicas e cuidados na contratação

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#2 Consultar sites de reclamação Se a empresa não é assim tão grande, é possível que você descubra as falhas dela – se existirem – ao consultar sites de reclamação. Existem muitos que podem oferecer uma visão completa sobre os deslizes cometidos no mercado. Anote aí:

• Reclame Aqui• Consumidor• Denuncio• Reclamar Adianta

Você precisa ver a relação de fornecimento como uma parceria. Se a empresa com a qual você se associa por contrato de compras for exposta em fraudes, sobrará para a sua construtora. Por isso, todo cuidado é pouco, como você verá também a seguir!

#3 Buscar saber mais sobre as origens Conhecer as origens da empresa com a qual você negocia é fundamental. Tanto, que hoje já existem aplicativos para simplificar esta tarefa. O APP CNPJ é um exemplo disso. Ele permite a consulta ao CNAE (Cadastro Nacional de Atividades

Econômicas) e ao Simples Nacional.

#4 Pedir recomendações

Além de online, você pode buscar – no boca a boca mesmo – saber se a empresa tem boas origens. Ninguém está a salvo de negociar com proprietários que vivem abrindo e fechando negócios. Assim, continuam no mercado sem sofrer as consequências de maus serviços, apenas mudam de nome.

#5 Visitar o site da empresa em busca de cases

Às vezes o fornecedor tem preço, mas não porte para atender às suas exigências de prazo e quantidade. Isso você consegue avaliar pela cartela atual de clientes. O que também fica claro quando você tem acesso a informações de faturamento. Então, é preciso contar com o cuidado seguinte.

#6 Ter sempre um contato de referência

Com quem você vai falar sempre que precisar de algum material? Essa pessoa é muito importante e pode revelar informações estratégicas sobre a própria fornecedora. Por isso, exija um contato de referência para o atendimento. E não faça negócio com empresa que não o ofereça.

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#7 Formalizar as relações por contrato Para compras maiores, um simples orçamento pode não ser suficiente. A maioria tem prazo para 30 dias. O que faz todo o processo de aprovação do compras ficar espremido. Negocie com empresas flexíveis e que honrem compromissos. Agora que você já sabe reconhecer um bom fornecedor de longe, conheça algumas técnicas de negociação para começar a usar já!

Que o compras precisa gerenciar e lidar com burocracias, toda a construtora já sabe. Mas dificilmente o setor é visto como um lugar de grandes negociações. Neste quesito é sempre o comercial que leva a fama. Saiba que é possível adotar algumas técnicas que facilitam a redução de custos. É sempre bom ter ao lado parceiros abertos a esse tipo de negociação. Confira a seguir quatro formas de negociar os pagamentos aos fornecedores:

#1 Tempo de relacionamento A construtora tem sido um bom cliente? É fiel ao fornecedor e honra compromissos? Use o histórico a favor das negociações. O profissional de compras precisa sair da zona de conforto e ter uma postura mais agressiva quando o assunto é defender orçamento de obra. Nada mais justo do que pontuar em uma negociação há quanto tempo a construtora está ao lado do fornecedor e de como cresceram juntos. Pode continuar assim por muito tempo, principalmente se algum desconto generoso fizer parte do contrato. A renovação é sempre um momento oportuno para renegociar termos!

#2 Poder de barganha Existem duas formas de barganhar: ter dinheiro na mão ou comparar fornecedores. Que é muito mais fácil conseguir desconto pagando à vista, todo mundo sabe. A dificuldade está em ter capital no início das obras para conseguir fazer isso. Quando faltar dinheiro, o seu poder deve estar na comparação.

Técnicas de negociação de preços e pagamentos

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Pergunte ao fornecedor: Por que fechar com você se posso negociar com quem faz melhor e mais barato?

Informações de mercado são valiosas. O fornecedor quer sempre saber como a concorrência negocia. Saiba usar essa informação a favor da construtora.

#3 Parcelamento Na dúvida, parcele. Principalmente se o fornecedor não oferecer descontos à vista. Se possível, opte por estabelecer uma relação contratual com o fornecedor, com abertura para aditivos de prazo e de valor. Assim, você faz as retiradas de material e fatura periodicamente.

Essa é uma forma de consolidar o relacionamento com fornecedor e manter as perspectivas de custo. Isso porque, valores devem ser fechados com antecedências, assim como reajustes. Lembre-se: grande estoque é dinheiro parado! Então, nada como parcelar a compra e o recebimento de materiais.

#4 Permuta ou parceria contratuais

A menos praticada forma de pagamento na construção civil é a permuta ou parceria. Mas é possível chegar a um meio termo, dependendo da negociação. A construtora pode entrar com o projeto e a mão de obra, o Material de Construção com os insumos e o proprietário com um terreno. Para dar certo, basta estabelecer em contrato quais os percentuais de obra pronta a que cada parte tem direito. Esse tipo de relação é bastante comum na construção de casas populares no estilo unifamiliar, como os geminados. Mas de nada adianta investir tanto em relacionamento com o cliente externo se o interno está pouco engajado nas atividades de compra! Por isso invista no relacionamento entre os setores, assunto do próximo tópico.

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É necessário ter um bom relacionamento interno para que a comunicação da necessidade de novos materiais possa ser sempre antecipada. Desse modo o compras não precisa buscar apagar incêndios toda vez que falta algo na obra.

Quer saber de um procedimento infalível para nada faltar? Mantenha sempre a equipe engajada no processo de compras. Para facilitar essa tarefa, use um software de gestão. Ele pode ajudar a compartilhar informações e fazer com que todos os colaboradores tenham acesso aos mesmos dados. O que ajuda a criar uma versão única da construtora. Isso vale para os clientes internos e externos!

Um bom sistema de gestão da construção civil permite acesso limitado e personalizado para colaboradores, fornecedores e clientes. Com isso integra não somente dados, mas interesses que beneficiam o ecossistema da construtora. Além disso, um sistema permite ao compras elevar ao máximo as chances de cumprir com seus objetivos enquanto setor. A literatura científica constata que são quatro os principais que

3: Melhore o relacionamento interno

determinam o andamento dos processos. Confira na íntegra:

O primeiro objetivo depende, principalmente, do relacionamento interno. Sem um bom cultivo das relações, o compras não apresenta o seu melhor desempenho.

Por isso, busque sempre investir na comunicação e na tecnologia!

“Os objetivos básicos de um setor de compras, segundo Dias (1993) são:

• Obter um fluxo contínuo de suprimentos a fim de atender ao cronograma físico de cada obra;

• Coordenar esse fluxo de maneira que seja aplicado um mínimo de investimento que afete a operacionalidade da obra;

• Comprar materiais e insumos aos menores preços, obedecendo as quantidades e os padrões de qualidade especificados;

• Procurar sempre, dentro de uma negociação justa e honesta, as melhores condições para a construtora, principalmente no que se refere às formas

de pagamento”.

Fonte: BATISTA, K. R.; RAMOS, F. C.; MEIRA, A. R.

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Conclusão:

Você tem interesse em conhecer nossos serviços e descobrir por que as empresas

líderes contam com o Sienge?

Esse ebook tratou dos principais objetivos do setor de compras. Buscou o passo a passo da estruturação deles e o fortalecimento da área. O que só se mostrou possível com um bom relacionamento interno. É esta a conclusão à qual a empresa da construção civil deve chegar para conquistar mais controle e relevância quando o assunto é gestão de insumos. A sua construtora precisa reduzir custos? Cogite a possibilidade de colocar a tecnologia para trabalhar a seu favor. Assim, novos horizontes de negociação e relacionamento se abrem para que seja possível construir um futuro mais lucrativo!

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Sobre o Sienge:O Sienge é um sistema de gestão, também chamado de ERP – Enterprise Resource Planning, especializado na Indústria da Construção.

Você pode gerenciar e integrar todas as áreas de uma empresa sem ter que abrir mão de um software que atenda com propriedade a produção da sua empresa.

Com o Sienge e sua equipe altamente capacitada neste segmento, todas as necessidades do setor estão ao seu alcance.

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