O LIVRO AZUL DA SECRETÁRIA MODERNA

5/11/2018 O LIVRO AZUL DA SECRETRIA MODERNA

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Marclo Eustaquio Gulrnaraes

o Llvro Azul da Secretaria Moderna

Editora Erica Uda.2006 - 23~ Edi


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Identifica-se pela referenda composta de sua abreviatura AVI, seguida. dasigla do orgao emitente, do numero de ardem e do ano de emissao.Ex.: AVI ASG-3/1/. ..Seu texto sera grafado, observando as seguintes partes:a) Descri(::iio

A materia e disposta inicialmente citando os "CONSIDERANDOS",referencias a outros documentos, em partes, se for 0caso, podendo serutilizada outra sistematica, se a natureza do assunto exigir e a convenienciao recomendar.

b) Parte FinalDeve constar, se for a caso, a revogaceo, a alteracao ou a cancelamentode instrumento(s) informativo(s) anterior(es)_

c) Fechoo fecho deve conter a assinatura da autoridade competente sabre 0nome, cargo ou funcao. Deve conter tarnbem, se for 0 caso, adistribuicao desejada, a citacao de anexos, se houver, e as iniciaismaiusculas do elaborador separadas por uma barra, das iniciaisminusculas do dati16grafo. 0 aviso tera todas as suas folhas rubricadaspelo emitente, exceto a ultima, que sera assinada.

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Registro de fatos ou ocorrencias e resolucoes tomadas numa sessao do corpodeliberativo ou consultivo. Resumo oficial do ocorrido numa reuniao. Publlca-se,em certos casos, por edital.

Documento especifico de declaracac sob responsabilidade. Baseia-se no proprioconhecimento do secretario. E a afirmacao esc rita e assinada da exlstencia ouverdade de urn fato ou estado que alquern, em razao do seu oficio ou funcao, fomeceao interessado para servir-ihe de documento.

Expediente pelo qual urn Ministro de Estado, urn diretor de departamento daadministracao ou outra autoridade transmite instrucoes aos subordinados, fazrequisicces, comurucacoes, interpreta dispasitivos regulamentares ou poe emexercicio providencias necessaries a boa ordem do service publico.

Documento especifico de declaracao legal calcada em livros e papeis oficiais.Pode ser:a) em relatorio, quando transcreve ou narra, resumidamente, os pontosindicados pela parte; .b) integral, em teor, au verbo ad verbum, se reproduz por inteiro e comfidelidade 0 texto ou documento;c) negativa, quando firma a inexistencia de ate ou fato cujo conhecimentointeressa a parte;d) parcial, se apenas transcreve parte da peca judicial, do ato, ou documento.

Ato mscrito em que se atesta fato de que se tern conhecimento adquirido, em razaodo cargo ou funcao exercidos. Confunde-se muitas vezes com a certidao,

Cornunicacao elaborada par uma participacao para seus pr6prios funcionarios...'. :127


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e"rcllialnstrucao escrita, de carater geral, dirigida pelos funcionarios mais graduadosaos subordinados imediatos, concernentes a objetos do service publico ou aescJarecimento do sentido de certa lei ou regulamento.

Meio comum de convocar funcionarios a reparticao central de que dependem. 0edital esta para a correspondencia publica como a circular para a correspondenclaindividual. Por edital pode-se divulgar qualquer ato deliberative de correspondencianao reservada. Por meio dele 0service publico ajuda promover licitacoes (cartas,convites, concorrencias).

Reproducao direta de documentos por heliografia ou fotoc6pia.

Instrumento de correspondencla dos chefes de secao e autoridades equivalentes.Diz-se, tambem, papeleta. Tern a vantagem de indicar, por si 56, a finalidade dacorrespondencia recebida.

Instrumento de correspondencia oficial de dirigentes de 6rgao autonomo a iguaisau subalternos, ou de chefes a subchefes de reparticao a superiores ou subalternos.

Ato escrito pelo qual 0ministro de Estado ou outro agente graduado do poderpublico determina providencias de carater administrative, da instrucoes sobrea exccucao de lei e servico, norneia funcionarios e aplica medidas de ordemdiscipliner a subordinados que incidem em falta. E deliberacao administrativae pode emanar do chefe ou subchefe de reparticao.o presidente da autarquia costuma assinar a portaria de nomeacao.

Indlcacao consultiva fundamentada da solucao para determinada materia. Ainformacao e 0parecer, quando nao lancados diretamente nos autos do processo,sao atos de correspondencia.


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Documento em que se confere mandato. Pode ser:a) por instrumento particular ou de pr6prio punho ou datilografado, se efeita e assinada pelo outorgante de confonnidade com as exigencias cialei. Pode ser escrita por uma pessoa e por ela e outras assinada. Quandovaries sao os outorg antes , 56 0 man dante judicial pode faze-I a a maquinaou diqita-la;b) por instrumento publico, quando a lavra 0 notario publico em seu livrode notes,c) por telegrama, telefonema ou radiograma, casos em que e conferidamediante minuta autentica exibida a estacao expedidora, que rnencionarao preenchimento das formalidades ao transmitir a comunicacao.

Meio especifico para solicitacao feita pelo individuo como subordinado real oucontingente. Recebe tambem a desiqnacao de peticao. Da-se 0nome de recursoa peticao em segundo grau.

ATESTADOAtestamos, para os devidos fins, que Marta Lucia Ramos, residente nesta cidade,na Rua Uba, 456, e pessoa de bons antecedentes, nada constando em nossosarquivos em desabono a sua conduta .

.......................................... , de de .


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Dl ECLARA4' ; AO

Declare, para os devidos fins, que Vera Lucia Rodrigues recebe R$ 1.000,00 (mil reais)de vencirnentos, descontados, na fonte, R$ 250,00 (duzentos e cinquenta rears) paraimpasto de renda .

.......................................... , de de .

PROCURA(:AO

Nome - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -Nacionalidade ' Estado Civil __ , Idade-------Endereco RG _CIC, pelo presente instrumento particular de procuracao e namelhor forma de direito, nomeia e constitui seu bastante procurador 0

(nome)r.(a) _Nacionalidade ' Estado Civil ' Idade. , Endereco___________ , RG ,CIC _a quem confere amplos e gerais poderes para praticar atos e assinar os documentosnecessaries ao fiel e cabal des~mpenho do presente mandato .

....................................... , de de .

Ass .

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REQUERlMENTO

Sra .Diretora da Empresa Comercial Didatica FELIX

Jose Pereira Santos, funcionario da FELlX, vern requerer a V.Sa. licenca por 1 (urn)ana para se ausentar do pais, par motivo de balsa de estudos.Nestes termos, pede deferimento.

~.t . , de de ..

(a )t!

OFicKOMINISTERIO DA EDUCA~AO............................. , de de .

Olicio n? .Refcrencia .

Senhor Diretor,Temos a honra de remeter a V. Sa. 0programa de Lingua Portuguesa e!aborado pordois professores dessa escola , Srs. X e Y, nos termos da Portaria nQ 34, de 6 do corrente,dessa diretoria.Dentro em breve, serao encaminhados a V. Sa. os demais programas em vias deconclusao pelos seus professores em comum acordo com os da Escola Tecnica de SaoPaulo.Atenciosamente,

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PORTARIA

Portaria nQ23 - Em ... ./. ... / ....

o Diretor-Geral, tendo em vista 0 art. 112, 2'\ do Decreto-Iei n2 ..... , de ..../. .../. ...,do Sr. Ministro, _______ , resolve:

1- Sera adotado registro mecanico do ponto, obriqatorio para todos os servidores emexercicio neste departamento;

II - Havera urn quadro geral junto ao rel6gio de ponto e quadros parciaisem cadadivisao, service au portaria;

III-No dia 16 do mes seguinte ao vencido, todas as firmas serao enviadas a divisao dePessoal,

flIV- Os horarios de funcionamento deste{a}jil foram fixados, conforme Portaria nQ12;V - Esta portaria entra em vigor a partir do dia ... . /. ../. ...

Diretor Geral da ECDMG

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132 .- ::..",.- .. - ._ ._ . -


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iL! ,l

Descrever pressupoe uma observacao cuidadosa, Nao se trata de acumularinformacoes, guamecendo~as de pormenores tornados ao acaso ou porquesao pitorescos. Tern-sa de adquirir-se 0habito de ver, apenas, 0que eessencial e util.A obscrvacao dos fatos deve ser disciplinada, evitando-se as distracoese as dispersoes estereis, a atcncao ira conccntrar-se nos pormenorescaracteristicos, sugestivos, os unicos que importam. Deve-se permitir 1Iao leitor -que porventura desconheca inteiramente 0 assunto- fazer ! .uma ideia correta da realidade; e essa imagern, a mais fiel possivel,que 0 reIat6rio cleve deixar em quem vai le-io.

~ Qualidades que se esperam da analise:T rata-sa de interpretar e dar urn sentido segura a realidade materialdescrita:a) Apreciar os dados; perguntar sempre: Como? Por que?b) Encarar as solucoes possiveis,c) Escolher a solucao mais eficaz (peIo menos aparecendo como tal, nonivel em que e feita a observacao).

~ Objetivo do Relat6rio:As circunstancias de fato que se fazem figurar no relat6rio e a observacaoraciocinada da situacao a que se procedeu vao agora servir para preconizarsolucoes para 0 problema concreto que foi posto, ou que se tomou ainiciativa de resolver. Entre todas as solucoes esporadicamente possiveis,foram excluidas algumas, mantiverarn-se outras; justifies-sa essa escolhae prestam-se os esclaredmentos. 0 re!at6rio, com efeito, deve visar aapresentacao de prapostas praticas.

Ii l Para quem e feito 0 Relat6rio:o relat6rio tern urn destinatario, que pode mesmo vir a ser 0seu umcoleiter: e escrito expressamente para ele. E este e geralrnente 0 diretor daempresa. Mas pode ser tambern dirigido ao responsavel por urn determinadoservice ou mesrno a uma comissao encarregada de tomar certas decisoes:de qualquer modo, a urn numero reduzido de pessoas qualificadas.

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Modelos de Orcamento

Ojicina AmaralOrcamento de Pfntura e Mao-de-Obra

o presente orcamento refere-se a pintura e mao-de-obra no veiculo Fiat depropriedade do Sr. Jose Flavio Parreiras, residente na Rua das Amoreiras, 304,em Belo Horizonte, assim especificado:L Pintura da porta esquerda, tinta rnetelica2. Retoques de pintura no para-lama dianteiro3. Mao-de-obra de funilaria4. Pecas de reposicao envolvidas no conserto5. Polimento em toda a lataria do veiculo

R$ .R$ .R$ .R$ .R$ ..

o montante do presente on;:amento e de R$ ......... _.,cujo pagamento deve serfeito na base de 50% do total do conserto e de 50% dentro de trinta dias ap6s aentrega do service.Campo Belo, de abri l de ..... _ .

Guilherme FrancaProprietario

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Modelo de Au1l:oriza~ao

AutorizacaoPelo presente instrumento, autorizo meu mho Bruno Lima, natura! de Ouro Preto/MG, 10 anos, residente na cidade de Varginha, na Rua Ipe Branco, 477, a viajarpara Sao Paulo, por via terrestre, sob os cuidados dos prafessores Jamil Abras eCeleste Albergaria, saindo de Bela Horizonte em / / e retomando nodia / /

Bela Horizonte, de de

Mauricio LimaCPF. 102035094-91

Nurna casa legislativa, por exemplo, antes que uma materia va a votacao noplenario, deve ser submetida ao exame de uma comissao formada par pessoasesclarecidas para que esta constitua urn parecer a respeito.

Esse documento consta de urn relat6rio, da opiniao do relator sabre a convenienciade ser ou nao aceita a materia, da necessidade de emendas ou supress6es e,finaimente, de urn parecer da comissao, como urn todo, exarando juizo.o parecer deve ser datilografado em papel timbrado do orgao emissor, possuirnumeracao de ordem, destacar as assuntos em discussao num titulo, ter datae assinatura do responsavel. Cada ponto analisado deve ser originalmentenumerado para que facilite a leitura do documento.

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Modele de Abaixo-Assinado

Ao Excelentsssimo Prefeito Municipal de Curvelo

A comunidade do Bairro Velas, nas proximidades da Igreja Matriz, cujosmoradores estao abaixo assinados, requer imediato inicio das obras de saneamentoda vala existente naquele local.

Esta se tornando insuportavel residir ali, pois, alem do perigo de vida que asaguas fetidas representam para nossas criancas, a saude publica esta arneacadapela grande quanti dade de insetos e ratos que ali vai se criando.

o trajeto natural dessa vala esta destinado, pelo Plano Diretor Urbano, aconstrucao de uma rua que Iigaria nossa comunidade com a Avenida DurvalAntonel l i .

Em face do exposto, exigimos canalizacao, aterro e saneamento completo daarea, sob pena de iniciarmos uma campanha de conscientizacao publica com os6rgo3os de imprensa da reqiao, 0 que, certamente, colocaria em descredito edesmoralizaria a atual gestao municipal.

Nestes termosPede DeferimentoCurvelo, de de ", __ .

Jose Joaquim Mafra, Rua Veraneio,30 RG. 614801Maria Carmesin Campesino, Rua Lavras, 303 RG. 301444Gilberta Pessoa Brito, Av, Pampas, 37 RG. 209443

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tII- II


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Para facilitar 0trabalho da secretana, apresentamos dois formularies, sendo 0Modelo 1 para anotacao de recados e 0Modelo 2 (Bilhete) para cornurucacaoescrita entre superiores e/ou empregados.Os dois formularies devem ser reproduzidos para sua utilizacao.Recado

~ - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -Data _ _ _ _ J ' __j__Para Srta): - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

Hora _

NA SUA AUSENCIA

o Sr.: _Da Firma/Orgao: _Fone: _

Voltarasteve aqui 0Telefonou-Ihe 0

ooede falar-lhe

Recada: ___

Tomado par: _

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T ]

PARA B 1DATA: __/_/_

0 Conf _nossa conversa 0Para V. Sa. tratar o Favor falar-rne0Conforme seu pedido 0Para sua epreciacao o Preparar resposta0 Para seu conhecimento 0 Para seu acompanhamento o Para sua assinatura0 Para sua analise 0 Para suas anotacoes o Favor devolver0 Para seu parecer 0 Para suas providencias o Arquivar0 Para sua aprovacao 0 Segue anexo o Em devolucaoOB SERVAC;: :OES:

Remetente

Use a verso

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