Equipe de Fomento e Orientação

Gestão 2011-II

O Processo de Criação de uma

Empresa Júnior

ÍNDICE

Interesse..................................................................................................... 3

Formação do grupo..................................................................................... 4

Primeiros Passos........................................................................................ 4

Definição de cargos.......................................................................... 4

Benchmarketing................................................................................ 5

Razão Social.................................................................................... 6

Estatuto............................................................................................ 6

Ferramentas de divulgação.............................................................. 7

Assembléia Geral........................................................................................ 7

Legislação da empresa............................................................................... 8

Registro do Estatuto......................................................................... 8

CNPJ................................................................................................ 9

Alvará de Licença............................................................................. 9

Interesse

O processo de criação de uma Empresa Junior (EJ) começa do interesse de

algumas partes. Em varias Instituições de Ensino Superior (IES) hoje no Brasil,

existem Empresas Juniores, mas alguns cursos ainda não possuem esta ferramenta

de desenvolvimento de seus estudantes. Normalmente estudantes buscam essa

oportunidade como forma de diferenciar seu perfil no mercado de trabalho e

aprender, ainda durante a graduação, como lidar e gerenciar desafios diários de

uma empresa real. De acordo com o Conceito Nacional de Empresa Juniores

(CNEJ), todos os cursos de graduação podem possuir uma empresa Junior, seja de

forma isolado, constituída de apenas um curso, ou em conjunto, quando vários

cursos se unem para criação e manutenção da empresa Junior. Na ultima, o

aprendizado multidisciplinar é mais amplo do que o isolado, e isso, fornece um leque

maior de informações trocadas entre os empresários juniores.

Os cursos com interesse em possuir uma EJ vinculada a eles devem iniciar

um processo de abertura e fundação, explicado mais adiante, que necessitará da

ajuda da equipe em si bem unida e determinada. Como dito anteriormente, a

iniciativa para criação de uma empresa Junior pode vir de um grupo de estudantes,

de professores e técnicos vinculados ao departamento ou de ambas as partes.

Quando o grupo de interesse define pela criação e recebe aval do

departamento ao qual o curso de graduação está vinculado, varias etapas deverão

ser seguidas até a final criação e fundação da empresa. Primeiramente então, é

necessário o aval do departamento, antes de iniciar qualquer outra etapa. Para isso,

quando o grupo de interesse for composto apenas por estudantes, é interessante

que os mesmos se organizem e procurem os professores, como forma de divulgar a

idéia. Para isso pode ser utilizada uma reunião do colegiado, onde possivelmente

todos os professores vinculados ao departamento estão presentes. Nesta

apresentação ou conversa formal, os estudantes interessados devem frisar a

importância de uma empresa Junior e dentro do departamento, principalmente como

forma de proporcional aos seus estudantes o contato com a realidade de uma

empresa, preparando-os dessa forma, melhor para o mercado de trabalho, além de

proporcionar aos estudantes o contato com a pratica que, infelizmente, não é tão

trabalhada nos cursos de graduação hoje no Brasil.

Os estudantes interessados deverão estar organizados e definirem

corretamente as ações a serem tomadas, desde este começo, para que professores

não sejam esquecidos e questões não sejam trabalhadas de forma errada ou

diferente de professor para professor. É necessário também que os estudantes

consigam apoio total de alguns professores, para que estes possam auxiliá-los nas

próximas etapas do processo, podendo vir a serem, possivelmente, os

coordenadores e/ou responsáveis pela empresa Junior após sua fundação.

No caso de a idéia inicial ter partido de um grupo de professores, ou de um

grupo de professores em conjunto com os estudantes este processo de contato e

divulgação inicial da idéia se torna mais fácil e rápido, mas a mesma apresentação

deve ser feita para que todos os professores tenham conhecimento do processo que

está por vir.

Formação do grupo

Agora sim, após o aval e consentimento do departamento ao qual a futura

nova EJ estará vinculada deve-se iniciar as etapas do processo de criação em si.

Recomenda-se que o grupo que executará as atividades necessárias para fundação

da EJ deve ser composto por seis estudantes, pois este é o numero normal de

diretorias dentro de uma empresa Junior. Acredita-se que muitas pessoas

envolvidas neste inicio dispensariam muito as informações e retardaria o processo.

A divisão de tarefas pode ser feita utilizando uma planilha simples do Excel,

onde serão descritas, em uma lista, as atividades a serem feitas, os responsáveis

pela execução desta atividade, o prazo limite e a situação em que esta atividade se

encontra, se já foi concluída, se esta pendente ou em andamento. Esta planilha

poderá ser disponibilizada pêra o grupo envolvido, incluindo estudantes e

professores, através do Google Docs, uma ferramenta muito útil e que permite o

acompanhamento e monitoramento das atividades por todos.

Primeiros passos

As principais atividades a serem desenvolvidas serão descritas a seguir, em

tópicos, com uma breve descrição de como executar cada uma delas, bem como o

tempo médio gasto para tal. A ordem de execução destas atividades não altera o

andamento do processo. Aquelas que devem ser realizadas antes de outras serão

detalhadas desta maneira.

1. Definição dos cargos de cada estudante envolvido na comissão de fundação:

Esta definição de cargos antes de qualquer outro passo inicial é importante

pois ajudará no direcionamento das próximas atividades entre os estudantes

envolvidos, de acordo com as características inerentes a cada cargo. A maioria das

EJs se organizam internamente respeitando as seguintes diretorias: diretoria de

projetos, diretoria de Marketing, diretoria administrativo financeiro ou jurídico

financeiro e gestão de pessoas ou recursos humanos, sendo que existem outras,

como por exemplo, a diretoria de qualidade, diretoria de relações públicas e é claro,

a presidência. Normalmente as diretorias são formadas por um diretor, conselheiros,

gerentes, assessores e trainees, que trabalham juntamente com o diretor presidente,

o qual tem a função principal a coordenação geral das atividades da EJ.

A definição dos cargos deve ser feita em reunião da comissão de estudantes

que pretendem criar a EJ, buscando associar o perfil e característica de cada

pessoa com as Diretorias em questão. Recomenda-se que, caso o numero de

envolvidos não seja suficiente para a criação de gerencias, estas sejam definidas a

partir de um processo seletivo, que deverá ocorrer após a fundação e estruturação

interna da EJ.

2. Procurar outras EJ’s para realização de Benchmarketing:

Benchmarketing é um processo de comparação de desempenho entre dois ou

mais sistemas ou modos como determinadas atividades são realizadas. É a busca

das melhores praticas, nos mais diversos setores, de modo a adaptá-las para a

realidade, visando sempre o melhor desempenho. Segundo o Guia PMBOK®, “o

benchmarking envolve a comparação de práticas de projeto reais ou planejadas às

de outros projetos para gerar idéias de melhoria e para fornecer uma base pela qual

deve ser medido o desempenho. Esses outros projetos podem estar dentro da

organização executora ou fora dela, e podem estar dentro da mesma ou em outra

área de aplicação”. A utilização desta ferramenta, é fundamental, pois possibilita aos

estudantes interessados um contato com processos e ferramentas fundamentais no

dia a dia de uma EJ e que muitas vezes ainda não são conhecidas. Além disso, o

Benchmarketing quando realizado com EJ’s de áreas afins possibilita a gestão do

conhecimento no que diz respeito aos documentos básicos que serão necessários

no inicio deste processo, como por exemplo o estatuto, e também, o portfólio da

empresa, que devem ser trabalhado desde o inicio para que os próprios

interessados busquem cada vez mais conhecimento e ferramentas de maneira

direcionada, otimizando o tempo e melhorando o desempenho do trabalho como um

todo.

O processo de utilização do benchmarketing e contatos com outras EJ’s,

núcleos e federações deve ser constante durante todo o processo de criação e

fundação da EJ, devendo o mesmo ser mantido ao longo de toda existência da

empresa Junior, pois esta troca de experiências possibilita crescimento e

desenvolvimento para a empresa e seus membros como um todo.

3. Definição da Razão Social da Empresa:

A Razão Social de uma empresa é o nome devidamente registrado sob o qual

uma pessoa jurídica se individualiza e exerce suas atividades. É definido com base

na característica do empreendimento, podendo ser definido em uma reunião da

comissão dos estudantes que irão compor a Diretoria Executiva da nova EJ.

Além da Razão Social, a comissão deverá criar também um Nome Fantasia,

que será aquele mais utilizado para exposição ao publico, sejam eles seus clientes,

alunos, professores e demais interessados.

Antes da confirmação da Razão Social e do Nome Fantasia é necessário

realizar uma busca prévia do nome que tem por finalidade detectar a existência ou

não de empresa juniores com nomes idênticos, pois só com a Certidão de Busca

Previa do nome é possível proceder o registro da razão Social e do Nome fantasia.

A busca prévia deverá ser realizada no cartório de Registro Civil das Pessoas

Jurídicas.

4. Elaboração do Estatuto da Empresa:

O estatuto é o documento que rege o funcionamento geral da empresa. É o

documento que dá as características da Empresa Junior, definindo suas atividades e

finalidades, direitos e deveres dos membros, tempo de duração, eleições,

organograma, entre outros. O Estatuto das Empresa Juniores é baseado no modelo

de estatuto para associações sem fins lucrativos. Para definição do Estatuto da

empresa Junior a ser fundada é interessante, dentro da sugestão da realização do

Benchmarketing, que estatutos de diversas empresas sejam lidos e considerados

como base para criação do próprio estatuto da nova EJ. Esta pode ser uma das

etapas mais demoradas dentro de todos estes processos, exige cuidado, atenção e

dedicação por parte dos envolvidos na sua estruturação, uma vez este documento

deverá ser aprovado posteriormente em Assembléia geral dos estudantes do curso e

ele quem traz as diretrizes e definições da empresa Júnior.

5. Ferramentas de divulgação da EJ:

É interessante que sejam utilizadas durante este processo de criação da EJ, e

também após a sua federação, ferramentas que facilitem a comunicação interna do

grupo. Para isso uma dica é que os envolvidos utilizem de sistemas de fóruns on-

line, onde é possível compartilhar idéias, sugestões e atividades de maneiras rápida

e segura, uma vez que os fóruns são acessados somente pelos estudantes

registrados. O fórum pode também ser utilizado para arquivar documentos

importantes e descrições das atividades realizadas pelos membros, bem como

também, gerenciar projetos em andamento, realizar “Brainstorm” e comunicação

interna, servindo dessa maneira como ótima ferramenta para gestão do

conhecimento da empresa. Além disso, é valido que uma divulgação da futura nova

EJ junto ao público aconteça, seja através de sites de relacionamento como

Facebook, Twitter e Blogs ou através da criação de um site para a empresa.

Uma dica interessante! Para chamar a atenção dos estudantes do curso ao

qual a EJ estará vinculada e demais EJ’s já existentes, é interessante que seja

realizada uma votação on-line para definição da logomarca da empresa. Uma opção

é abrir edital para logomarcas sejam criadas e enviadas até um determinado prazo,

como base no nome fantasia da EJ, e que após a definição dos concorrentes, uma

votação para escolha do melhor acontecerá. Dessa maneira a EJ já vai criando sua

identidade e mostrando sua cara para o publico ao qual estará envolvida

diretamente.

Assembléia Geral

A Assembléia geral deverá ser realizada para aprovação da criação da nova

Empresa Junior, para aprovação da primeira Diretoria e votação do Estatuto. Deverá

ser convocada com um prazo considerável de antecedência e ser direcionada a

todos os alunos, professores, técnicos e servidores do departamento do curso ao

qual a EJ estará vinculada.

A Assembléia deverá ser iniciada com a apresentação da proposta da criação

da empresa Junior, quais estudantes e professores que estão diretamente

envolvidos. Deverá ser realizada uma apresentação de cada estudante envolvido e

seu novo cargo, acontecendo logo após uma votação para aprovação da nova

Diretoria Executiva. Além disso, os professores envolvidos na coordenação e

orientação da nova empresa Junior deverão ser apresentados e aprovados durante

esta Assembléia Geral.

Deve-se prosseguir a Assembléia Geral com a apresentação do Estatuto e

sua posterior votação para aprovação. A Ata da Assembléia deverá ser redigida de

maneira corrida, com as assinaturas e CPF dos presentes em anexo. Juntamente

com a assinatura de quem lavrou a Ata e do novo Presidente da empresa deverão

vir logo após o final da Ata. Este padrão deverá ser seguido para posterior registro

da Ata em cartório.

Caso a empresa Junior a ser criada seja formada por mais de um curso de

graduação, a Assembléia deverá ocorrer da mesma maneira, mas a convocação dos

estudantes deverá ser feita dentro dos dois cursos, podendo, para maior efetividade

e rapidez do processo, serem realizadas duas ou mais Assembléia, sendo uma para

cada curso envolvido.

Observação: Após a Assembléia, alguns procedimentos internos à IES

(instituição de ensino superior) podem ser necessários. Isso varia de região para

região e também de instituição para instituição. Nesta hora é aconselhável que

sugiram aos estudantes envolvidos na criação da EJ que procurem saber a respeito

disso e casso tenham duvidas, que fiquem a vontade para nos procurar para

quaisquer esclarecimento. Depois de cumpridas as etapas que dizem respeito a IES,

a EJ tem que se legalizar.

Legalização da empresa

Existem algumas etapas crucias para legalização da nova empresa, e que

sem as quais não é possível realizar serviços ou projetos de consultoria.

1. Passo: Registro do estatuto

O primeiro passo agora é registrar o estatuto da empresa em um cartório, pois

somente com o estatuto e a Ata de fundação em mãos é possível conseguirmos os

outros documentos.

Para registro do estatuto é necessário que a pessoa determinada para tal,

normalmente o Diretor Administrativo/Juridico-Financeiro, se dirija a um Cartório de

Títulos e Documentos e das Pessoas Jurídicas, devido ao caráter de Associação

Civil sem fins lucrativos da Empresa Junior, com posse do estatuto, da Ata de

Fundação e Eleição da Diretoria, bem como dos anexos com as assinaturas e CPF’s

dos presentes na Assembléia.

O estatuto deverá vir assinado, pelo Diretor Presidente, como firma

reconhecida, logo após a ultima palavra do documento. Por ser o primeiro estatuto

da empresa, este documento deverá vir com a assinatura e o numero da OAB de um

advogado, e também deverá conter a qualificação completa de todos os membros

da diretoria, com firma reconhecida, incluindo nome, RG, CPF, nacionalidade,

estado civil, endereço e profissão, além, das assinaturas de todos. Estes dados vêm

descritos ao término do documento.

Além disso, para registro do estatuto em cartório é necessário um oficio

solicitando o registro do estatuto, feito pelo Diretor Presidente da empresa ao

Cartório de Títulos e Documentos e das Pessoas Jurídicas.

Observação: Todos os documentos a serem apresentados ao Cartório

deverão ser entregues em duas vias.

2. Passo: Pedido do CNPJ

Com o estatuto e a Ata de fundação registradas em mãos é possível dar

entrada ao pedido de CNPJ para a nova empresa Junior. De acordo o Conceito

Nacional de Empresa Junior, a empresa deve constituir-se como associação civil,

pessoa jurídica de poder privado, e cadastrar-se junto ao Cadastro Nacional de

Pessoa Jurídica (CNPJ), que é um numero único que identifica uma pessoa jurídica

junto a Receita Federal Brasileira, e que possibilita a elaboração de contratos e a

capacidade de processar ou ser processada. Além disso, a EJ deve ter o seu CNPJ

próprio, ou seja, está vedado o uso compartilhado do registro com outras empresa,

faculdades, entidades ou instituições que já possuam seu próprio cadastro.

Para adquirirem o CNPJ da nova empresa é necessário possuir em mãos os

seguintes documentos:

Ficha de cadastro de pessoa jurídica, que pode ser adquirida n site da

Receita Federal, através do seguinte endereço http://www.receita.fazenda.gov.br;

Cópia do estatuto autenticado pelo cartório;

Cópia da Ata de fundação, cópia do CPF, do RG e do comprovante de

residência de todos os membros que compõem a Diretoria Executiva da nova

empresa.

Os documentos para registro do CNPJ deverão ser entregues para um

contador, caso na região da EJ não tenham agencias da Receita federal. O contador

será responsável por realizar o cadastro e demais funções no decorrer da existência

da empresa, por isso é importante que o contador contratado seja de confiança e

desempenhe sua função com qualidade.

3. Passo: Alvará de Licença

Outro documento importante para adquirir o pleno direito de funcionamento é

o Alvará de Licença. Normalmente as empresas possuem sede junto ao

departamento ao qual está vinculada ou em outro prédio da Instituição de Ensino

Superior que fazem parte. Neste caso, possivelmente, já existirá um alvará para o

local da sede, que deverá ser solicitado com os representantes legais da instituição.

Caso contrario os membros deverão adquirir o alvará junto à prefeitura da cidade.

Para obtenção do alvará é necessário apresentar os seguintes documentos:

Cópia do estatuto;

Cópia do cartão do CNPJ (provisório);

Cópia do Contrato de Comodato.

Este contrato de comodato deve ser firmado entre a IES e a Empresa Júnior,

na figura de dois representantes legais, um ara cada parte envolvida. O contrato

deve ser feito para consolidar a parceria firmada entre a instituição e a EJ sobre a

aquisição de um local para a sede da empresa.

Dependendo da região onde a nova empresa júnior se encontra, outros

documentos podem ser requisitados, tanto para o Alvará de Licença quanto para

aquisição da CNPJ. Cabe os membros envolvidos procurar sempre o máximo de

orientação e instrução possível, para que nenhuma etapa seja esquecida ou feita de

maneira errada, despendendo mais tempo e esforços gastos para consertar

possíveis erros.

Respeitando a seqüência de atividades apresentada, o processo de fundação

e criação da nova Empresa Júnior está finalizado. Agora, o trabalho em equipe, o

compromisso e a dedicação dos membros PE que levará a nova EJ a um nível de

excelência e qualidade de produtos finais, ou seja, de consultorias. Desejamos

sucesso a todos, e que aproveitem essa grande oportunidade de crescimento

pessoal e profissional no processo de graduação.

Paula Maria Quaglio Bellozi

Gerente de Operações – FEJEMG 2011

gerente.operacoes@FEJEMG.org.br

André Luiz Marques Muniz

Gilmar de Oliveira Filho

Pablo Pinheiro de Oliveira

Teófilo Coelho de Godoi

Assessores de Fomento e Orientação – FEJEMG 2011