POLÍTICAS DA ORGANIZAÇÃO, PLANOS DE AÇÕES DAS ESTRATÉGIAS

DA ORGANIZAÇÃO, CONTROLES ORGANIZACIONAIS E IMPLANTAÇÃO

DO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO (Rezende, 2012; Oliveira, 20011)

Políticas da Organização

As políticas relatam as orientações ou regras gerais de gestão da organização.

Elas tendem a ser mais perenes na organização. Também podem ser definidas como um

conjunto de intenções emanadas da alta administração das organizações (REZENDE, p.

101).

No relato das políticas organizacionais sugere-se mencionar frases abrangentes

que possam ser absorvidas e praticadas por todos na organização. Podem ser

estabelecidas pela gestão, solicitadas pelo corpo técnico da organização e ainda

impostas por fatores externos (inclusive oriundas de legislações). Tais frases

abrangentes, posteriormente, serão detalhadas pelos procedimentos operacionais para

executar e viabilizar as referidas políticas (REZENDE, p. 101).

As regras respeitantes a uma direção, o conjunto de objetivos que formam

determinados programas de ação e condicionam a execução podem ser considerados

conceitos de política. Todos estes conceitos tem a intenção de obtenção de resultados

desejados (REZENDE, p. 101; OLIVEIRA, p. 216).

Do ponto de vista estratégico, as políticas organizacionais podem contribuir

significativamente para a inteligência da organização. No que tange ao cotidiano da

organização, as políticas permitem resoluções de forma padrão. E ainda podem

uniformizar e facilitar a elaboração de atividades operacionais e processos de trabalho,

reduzir o tempo para tomada de decisões, melhorar a comunicação interna, mediar

pressões, harmonizar comportamentos, minimizar atritos, combater desperdícios, evitar

erros e economizar gastos. Quando se praticam exceções às regras definidas nas

políticas organizacionais, normalmente são geradas insatisfações, transtornos,

ineficiência, injustiças e outras dificuldades (REZENDE, p. 101).

No projeto de planejamento estratégico, as políticas da organização devem ser

escritas por meio de frases abrangentes (REZENDE, p. 101). Nas organizações

públicas, tal como a missão, a visão e os valores, as políticas também podem estar

formalizadas, mesmo que parcialmente, na regulamentação jurídica que a constituiu.

Como exemplo, tais políticas também podem estar relacionadas com: o serviço público

propriamente dito; a qualidade de vida do cidadão; as questões sociais e educacionais; o

incentivo às vocações locais, tecnológicas, empreendedoras e inovadoras; a preservação

do meio ambiente, dentre outras políticas públicas (REZENDE, p. 101-102). Nas

organizações privadas, esses exemplos parciais podem facilitar a elaboração das

políticas: “o relacionamento com cidadão, clientes e colaboradores deve ser gentil,

educado e acolhedor ...”; “ênfase na efetividade, qualidade, produtividade, segurança e

continuidade das atividades ...”; “utilização de equipes multidisciplinares ou comitês

...”; “emprego de metodologia para ... e normas e padrões técnico-operacionais ...”;

“compras mediante disponibilidade financeira ... pagamento em dia e à vista ...”;

“aproveitamento máximo dos recursos disponíveis em relação a custos, benefícios,

riscos e viabilidades de forma positiva ...”; “padronização de ... e observação das

1 Resumo dos textos consultados em Oliveira (2001) e Rezende (2012). Todo este texto

é literal aos originais consultados e compreende um formato de fichamento literal.

tendências de ...”; “os funcionários são avaliados pelos seus resultados apresentados,

independentemente das relações internas ou pessoais”; “todos os colaboradores devem

ter habilidades humanas ativas ...”; “a disciplina do trabalho deve ser conveniente ao

funcionamento regular da organização ...”; “os problemas ou desafios da organização

devem ser apresentados com a formalização de soluções criativas e alternativas ...”; “a

pontualidade e assiduidade devem ser respeitadas ...”; “as atividades da organização

devem ser elaboradas em equipe que integre as pessoas na organização e que respeite os

princípios de educação, respeito ... higiene pessoal ...”; “o meio ambiente deve ser

respeitado ...”; todo tipo de desperdício deve ser evitado ...”; entre outras políticas

(REZENDE, p. 102).

Por opção, as políticas da organização podem ser descritas separadamente pelas

funções organizacionais ou ainda pelos seus serviços ou produtos (REZENDE, p. 102).

As políticas da organização tem uma relação direta com os valores da

organização. Por exemplo, caso a organização opte pelo valor “respeito ao ser humano”,

as políticas organizacionais devem contemplar as questões relacionadas com esse valor,

tais como: recrutamento interno é preferencial em relação ao recrutamento externo;

remuneração adequada aos seus colaboradores; capacitação ou treinamento antes de

elaboração de atividades; decisões organizacionais são tomadas com base em consulta

aos colaboradores (incluindo corpo gestor e corpo técnico). (REZENDE, p. 102). Em

OLIVEIRA (p. 218-219) é apresentada uma classificação de políticas. Entre estas as

políticas específicas (relacionadas a uma área específica da empresa). Entre outras, „o

pessoal da linha de produção receberá prêmios por nível de qualidade de produção‟, „os

vendedores farão rodízio de zona de vendas a cada ano – área comercial‟.

À medida que as políticas são definidas, podem ser aplicáveis em decisões e

ações repetitivas e análogas, planejando e formalizando metodologias e normas de

trabalho (REZENDE, p. 102).

Planos de ações das estratégias da organização.

As ações são atividades para atender ou detalhar as estratégias da organização e

devem ser formalizadas por meio de planos de ações (REZENDE, p. 121). Os planos de

ações também podem ser chamados de execução do planejamento estratégico

(REZENDE, p. 121) ou planos de trabalho (REZENDE, p. 41).

A ação é a ponte entre a intenção e a realização. A estratégia nada significa até

que se transforme em ação, e esta em resultados (REZENDE, p. 121). A técnica 5W1H

(do inglês: who – quem, when – quando, what – o quê, where – onde, how – como; e

why – por quê) também pode facilitar a formalização dos planos de ações/trabalho

(REZENDE, p. 41; 121).

No projeto de planejamento estratégico, os planos de ações das estratégias da

organização devem ser formalizados por meio dos planos de trabalho com atividades

para toda equipe multidisciplinar envolvida, definindo: ações ou atividades ou tarefas a

serem elaboradas; responsáveis pelas ações; período ou tempo para realização das

ações; e recursos necessários para realização das ações (REZENDE, p. 41; 122).

As ações, ou atividades ou tarefas descrevem “o que fazer” para atender à

estratégia definida. As ações devem ser compostas por: verbo e objeto (REZENDE, p.

41; 122).

Para facilitar a formalização, alguns exemplos de ação podem ser citados:

preparar documento; formalizar equipe; descrever cargo; selecionar pessoas; contratar

fornecedores; elaborar contrato; organizar local de evento; imprimir folder; realizar

evento; visitar clientes; estruturar indicadores; examinar local; limpar equipamento;

analisar resultado; emitir relatório; arquivar impressos; entre outras atividades menos

abrangentes e não amplas (REZENDE, p. 122).

Os responsáveis descrevem “quem fará” cada ação. Podem ser pessoas físicas,

pessoas jurídicas, unidades departamentais ou, ainda, papéis, cargos ou funções

específicas relacionadas com a equipe multidisciplinar do projeto (...)(REZENDE, p.

41; 122).

O período ou tempo descreve “quando fazer” cada ação. Podem ser datas

previstas e realizadas, com dia, mês e ano de início e fim. Também podem ser prazos

em dias, semanas ou meses (REZENDE, p. 41; 122).

Os recursos necessários descrevem “como fazer” cada ação. Dizem respeito a

todos os recursos necessários (por exemplo, materiais, equipamentos, veículos, salas,

tecnologias etc.) e também aos recursos humanos envolvidos. Os recursos financeiros

podem ser citados (...) e buscam-se a validade e as viabilidades para as estratégias da

organização (...). (REZENDE, p. 41; 123).

Por opção, também podem ser requeridos os resultados esperados para cada

ação. Tais resultados podem estar relacionados com metas ou indicadores, sejam

operacionais, gerenciais ou estratégicos (...) (REZENDE, p. 123).

Algumas organizações optam por formalizar as ações das estratégias da

organização em quatro colunas: problemas ou desafios; objetivos; estratégias; e ações

da organização. Assim, para cada problema podem ser estabelecidos um ou mais

objetivos, uma ou mais estratégias e diversas ações para atender às referidas estratégias.

Como é um processo cíclico, pode-se ir refinando (reescrevendo, juntando ou

excluindo) os problemas identificados, os objetivos formalizados e as estratégias e

ações estabelecidas (REZENDE, p. 123).

Também por opção, ainda podem ser descritos “onde” serão realizadas as ações

e “por que” são necessárias as referidas ações. E posteriormente pode ser descrito um

status que expresse o estado do andamento da atividade (não iniciada, realizada, em

andamento, depende de outras etc.) (REZENDE, p. 41; 123).

Controles Organizacionais

Como conceito, controle é fazer algo que aconteça da forma como foi planejado

(REZENDE, p. 130). Os principais objetivos dos controles são: definição de padrões e

medição de desempenho; acompanhamento; correção de desvios; e garantia do

cumprimento do planejamento estratégico organizacional (REZENDE, p. 131). Em

OLIVEIRA (p. 241, 249-250) temos a conceituação e os níveis de controle.

Níveis de controle do planejamento e da organização

Os controles organizacionais podem ser divididos em estratégico, tático ou

gerencial e operacional ou técnico (REZENDE, p. 131).

Os controles estratégicos se concentram na monitoração e avaliação do processo

da administração estratégica para garantir o funcionamento integral do planejamento

estratégico da organização. Sua principal finalidade é contribuir para a organização no

alcance dos objetivos do ponto de vista estratégico por meio da monitoração e avaliação

do planejamento estratégico da organização. Normalmente, sua dimensão de período ou

tempo é o longo prazo. Seu conteúdo tem caráter mais genérico e sintético (REZENDE,

p. 132). Outras abordagens dos controles estratégicos estão relacionadas com o

desempenho global da organização, com as informações estratégicas organizacionais,

com as visões macro dos indicadores relacionados com as funções organizacionais

(REZENDE, p. 132).

Os controles táticos ou gerenciais se concentram na monitoração e avaliação do

processo da administração estratégica para garantir o funcionamento tático ou gerencial

do planejamento estratégico da organização. Sua principal finalidade é contribuir para a

organização no alcance dos objetivos do ponto de vista tático (ou gerencial ou

intermediário) por meio da monitoração e avaliação da implementação do planejamento

estratégico da organização (REZENDE, p. 132). Normalmente, sua dimensão de

período ou tempo é o médio prazo. Seu conteúdo tem caráter mais intermediário, ou

seja, entre o genérico e o específico que se refere aos controles operacionais

(REZENDE, p. 133). Outras abordagens dos controles táticos estão relacionadas com o

desempenho específico de um ambiente da organização ou de um serviço ou produto,

com as informações táticas (ou gerenciais), com as visões intermediárias dos

indicadores relacionados com as funções organizacionais (REZENDE, p. 133).

Os controles operacionais ou técnicos se concentram na monitoração e

avaliação do processo da administração estratégica para garantir o funcionamento

operacional e cotidiano do planejamento estratégico da organização. Sua principal

finalidade é contribuir para a organização no alcance dos objetivos do ponto de vista

operacional (ou cotidiano ou técnico) por meio da monitoração e avaliação da

implementação do planejamento estratégico da organização. Normalmente, sua

dimensão de período ou tempo é o curto prazo. Seu conteúdo tem caráter mais

específico e analítico (REZENDE, p. 133).

Em cada nível de controle, deve ser enfatizado “o que” controlar e “quem” são

os responsáveis pelos referidos controles (REZENDE, p. 134).

Nos controles estratégicos, a ênfase do controle está nos objetivos da

organização e nos resultados das funções organizacionais primárias (produção ou

serviços e comercial ou marketing) tendo como responsável a alta administração da

organização (REZENDE, p. 134).

Nos controles táticos ou gerenciais, a ênfase do controle está nas estratégias da

organização e nos resultados das funções organizacionais secundárias, tendo como

responsável o corpo gestor da organização (REZENDE, p. 134).

Nos controles operacionais, a ênfase do controle está nos planos de ações das

estratégias da organização (...), tendo como responsável o corpo técnico da organização

(REZENDE, p. 134).

O controle global do planejamento estratégico deverá ser elaborado por meio de

um Comitê Estratégico, formado principalmente pela alta administração e corpo gestor

da organização (REZENDE, p. 135). Os produtos das ações organizacionais definidas

podem ser medidos por meio de indicadores (REZENDE, p. 137).

Em Oliveira (2001, p. 44-47), temos uma representação destes planos objeto dos

controles discutidos acima. No nível estratégico, o planejamento estratégico. No nível

gerencial, o planejamento mercadológico (de marketing), o planejamento financeiro, o

planejamento de produção, o planejamento de recursos humanos, o planejamento

organizacional são as denominações exemplificativas apresentadas. No nível

operacional, por exemplo, para o plano de marketing (plano de promoção; plano de

vendas; plano de pesquisas de mercado); no plano de produção (plano de capacidade de

produção, plano de estoques, plano de utilização de mão-de-obra); no plano de recursos

humanos (plano de recrutamento e seleção, plano de treinamento, plano de cargos e

salários).

No projeto de planejamento estratégico, o período de abrangência deve ser

formalizado com a definição do período ou tempo e com uma justificativa. Tanto o

período ou tempo como a sua justificativa estão diretamente relacionados com o período

ou tempo formalizados nos objetivos e nas ações das estratégias da organização

(REZENDE, p. 142).

No projeto de planejamento estratégico, o período de revisão deve ser

formalizado com a definição do período ou tempo e com uma justificativa. O período ou

tempo de revisão e sua justificativa devem ser coerentes com o período de abrangência.

As revisões podem ser, por exemplo: bimestral, trimestral ... Evidentemente, mesmo

com esse período definido para as revisões, qualquer mudança no meio ambiente

externo ou qualquer impacto no meio ambiente interno possibilitará uma revisão no

planejamento estratégico da organização (REZENDE, p. 142).

Implantação e Divulgação do Planejamento Estratégico

A aprovação formal do projeto de planejamento estratégico valida as decisões da

equipe multidisciplinar que agora se constituirá em um comitê gestor para execução do

projeto. Nessa formalização subentende-se que estão assegurados todos os recursos para

a realização dos respectivos planos de ações das estratégias e objetivos da organização

(REZENDE, p. 150). A execução do planejamento estratégico da organização (...) está

relacionada com as atividades de efetivação desse projeto como um processo

organizacional contínuo (REZENDE, p. 154).

Inúmeras são as formas de ampla divulgação do planejamento estratégico, por

exemplo: recursos tecnológicos da tecnologia da informação e da Internet; reuniões;

visitas; quadros de avisos; murais; editoriais; mala direta; jornais internos; envelopes de

pagamento; encartes; pôsteres ou banners; bottons; megafones; conversas informais; e

outras técnicas e instrumentos formais ou informais do marketing institucional interno

(REZENDE, p. 150).

Referências Bibliográficas

OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Planejamento estratégico: conceitos,

metodologia e práticas. 15. ed. São Paulo: Atlas, 2001.

REZENDE, Denis Alcides. Planejamento estratégico público ou privado: guia para

projetos em organizações de governo ou de negócios. 2. ed. revisada e ampliada. São

Paulo: Atlas, 2012.