Operacional SAP FI

© Deere & Company 2005

Overview

Contabilidade Financeira

Operacional



Vendas/Distribuição

SD

MateriaisMM

ProduçãoPP

Contab.FinanceiraFI

ControladoriaCO

Ativos FixosAM

QualidadeQM

ManutençãoPM

Recursoshumanos

HR

WFWorkflow

PSProjetos

ISSoluçõessetoriais

R/3R/3

Módulos SAP-R/3


Introdução

Estrutura Organizacional

Dados Mestre

Processo

Agenda


Introdução


Dados Mestre

Processo

Agenda


Como será o treinamento ?Como será o treinamento ?

Introdução

Instrutor explica o

conceito e o processo

Instrutor demonstra

no R/3

Usuários participantes

assistem, perguntam e

assimilam

Usuários participantes

tiram dúvidas

Usuários participantes praticam em sala de aula


Material de TreinamentoMaterial de Treinamento

• Material da Apresentação do Treinamento OperacionalMaterial da Apresentação do Treinamento Operacional

• Caderno de ExercíciosCaderno de Exercícios

• BPP´s disponíveis no Web PublisherBPP´s disponíveis no Web Publisher

Introdução


Acesso ao Sistema SAP R/3Acesso ao Sistema SAP R/3

1.1. Selecionar o system “QAL”Selecionar o system “QAL”

Introdução


Acesso ao Sistema SAP R/3Acesso ao Sistema SAP R/3

2.2. Informar o mandante “450”Informar o mandante “450”

3.3. Digitar a identificação do userDigitar a identificação do user

4.4. Digitar a senhaDigitar a senha

5.5. Informar o idiomaInformar o idioma

Introdução


Introdução


Dados Mestre

Processo

Agenda



O Sistema SAP R/3 usa as seguintes estruturas O Sistema SAP R/3 usa as seguintes estruturas organizacionais para representar os processos contábeis organizacionais para representar os processos contábeis financeiros e administrativos:financeiros e administrativos:

EmpresaEmpresa

Grupo de empresasGrupo de empresas

DivisãoDivisão



OO grupo de empresas grupo de empresas corresponde à corresponde à unidade legal de consolidação na qual unidade legal de consolidação na qual as empresas estão associadas.as empresas estão associadas.

Uma Uma empresaempresa corresponde a uma entidade corresponde a uma entidade contábil independente (menor unidade contábil independente (menor unidade organizacional para a qual pode ser organizacional para a qual pode ser criado um conjunto completo de contas). criado um conjunto completo de contas). Por exemplo, uma empresa que faz Por exemplo, uma empresa que faz parte de um grupo de empresas.parte de um grupo de empresas.

A A divisãodivisão é usada para criação do balanço é usada para criação do balanço patrimonial e de cálculos de lucros e patrimonial e de cálculos de lucros e perdas para fins internos, ou para perdas para fins internos, ou para atender as necessidades do sistema de atender as necessidades do sistema de informação do segmento externo. informação do segmento externo.

CQ00 – John Deere Brasil Ltda

A000 - Agricultura

CQ0000 – John Deere Brasil S/A


Estrutura Organizacional: Montenegro

Área de Contabilidade de Custos

Z003

Empresa

CQ00

Divisão

A000

Período: Ano Calendário

Z4


Introdução


Dados Mestre

Processo

Agenda


Dados Mestres: Dados Contábeis no R/3

29992999

20002000

19991999

19981998

Registros que permanecem no sistema durante um longo período.

Registros que permanecem no sistema durante um longo período.

Registros mestreRegistros mestre

20062006Registros que existem por tempo limitado no R/3.

Registros que existem por tempo limitado no R/3.

Registros de transaçõesRegistros de transações

Partidas individuaisFaturas

Pagamentos

Partidas individuaisFaturas

Pagamentos

Contas do RazãoRegistros mestre do cliente

Registros mestre do fornecedor

Registros mestre do bancoRegistros mestre imobilizado

Contas do RazãoRegistros mestre do cliente

Registros mestre do fornecedor

Registros mestre do bancoRegistros mestre imobilizado


Dados Mestres: Plano de Contas

JDCA

Deere & Company

Plano de Contas

Subset for

2700

Subsetfor

AG00

Subset for

CD00

Subsetfor

CQ00


Dados Mestres: Contas de Reconciliação

Conta de ReconciliaçãoConta de Reconciliaçãode Fornecedoresde Fornecedores

R$ 500,00R$ 500,00

Fornecedor 1Fornecedor 1

R$ 150,00R$ 150,00


R$ 100,00R$ 100,00


Saldo total de reconciliação:Saldo total de reconciliação:R$ 750,00R$ 750,00

A contabilização é feita na sub-contaA contabilização é feita na sub-contade cada fornecedor.de cada fornecedor.

Porém, o saldo total da conta Porém, o saldo total da conta de reconciliação é atualizado de reconciliação é atualizado ao mesmo tempo.ao mesmo tempo.


Dados Mestres: Administração de Partidas em Aberto

Balanço patrimonial P + L

Ativo PassivoForneced.Créditos

Forn. YCliente Z

Contas a pagar

Banco

Vendas

Serviços comprados350350

350

350350

Fatura docliente

350

Fatura dofornecedor

195

195

195

195195

Clientes

Partida em aberto do fornecedorPartida em aberto do fornecedor Partida em aberto do clientePartida em aberto do cliente


Dados Mestres: Clientes e Fornecedores

Os cadastros de clientes e fornecedores possuem duas Os cadastros de clientes e fornecedores possuem duas

principais características:principais características:

1 - A possibilidade de cadastramento descentralizado1 - A possibilidade de cadastramento descentralizado

( Finanças e Compras/Vendas cadastram ).( Finanças e Compras/Vendas cadastram ).

2 - Informações do cadastro em vários níveis2 - Informações do cadastro em vários níveis

( Mandante, Empresa, Organização Compras/Área de Vendas ).( Mandante, Empresa, Organização Compras/Área de Vendas ).

Cliente Fornecedor


Dados Mestre: Bancos

ID da conta bancária Conta Conta de depósito SaldoConta de crédito 1 PoupançaConta folha pagto. SalárioMercado monetário CapitalConta de ações Ações

Dados do banco da empresa:US 672 700 00

EndereçoBanco: CitibankRua: R. Vergueiro, 100Cidade: São PauloRegião: Sudeste

Dados de controle

O banco da empresa pode possuir muitas contas. Cada conta recebe sua própria ID.

Bco.empresa PaísBco.empresa País Código banco Código banco

CITBA US 672 700 00

WACHO US 672 800 00

Obs.: No Brasil o código do banco é composto pela junção do código do banco (001) + dígito do banco (9) + código da agência sem dígito (2377)


Introdução


Dados Mestre

Processo

Agenda


Conceituações: Documento no SAP

Sinal Positivo:Sinal Positivo:DÉBITODÉBITO

Sinal Negativo:Sinal Negativo:CRÉDITOCRÉDITO


Estes são os detalhes do cabeçalho do documento. Estes são os detalhes do cabeçalho do documento. Estes são os detalhes do cabeçalho do documento. Estes são os detalhes do cabeçalho do documento.

Tipo Documento

Texto do Cabeçalho

Doc. de Referência

Tipo do Objeto

Entrada feita por

Data do reg.

Modificado em

C_Ronaldo

12/12/199X

SA Documento do Razão

Data do doc.

Data do reg.

Período contábil

12/12/199X

12/12/199X

Moeda 12 199X

Transação

Horário

Última atualiz.

FB01

14:29:47

12 199X

DEM

Conceituações: Documento no SAP


Conceituações: Tipos de Documento x Lançamentos

Fatura Cliente

FaturaFornecedor

DR KRKRDoc. Tipo:Doc. Tipo: Doc. Tipo:Doc. Tipo:

Lançto.ContasRazão

SASADoc. Tipo:Doc. Tipo:

Tipo de contas permitidos:Tipo de contas permitidos: ImobilizadoImobilizadoClienteClienteFornecedorFornecedorMaterialMaterialConta RazãoConta Razão

xxXX

ClienteCliente

XX

ReceitaReceita

xx


Conceituações: Tipos de Documento


Conceituações: Chave de Lançamento


Processos: Contas a Pagar

Contas a Pagar

Adiantamento

Análise da Movimentação

Compensações de Documentos

Faturas e Notas de Créditos

Pagamentos


Processos: Contas a Pagar - Adiantamentos

Adiantamento

A Fornecedores

A Funcionários (para viagens)

É feita uma solicitação que após aprovada, é contabilizada e paga. Cada fornecedor e funcionário tem um código especifico, possibilitando um controle sobre sua movimentação.


Processos: Contas a Pagar – Analise da Movimentação


Pode ser feita de duas formas:

a) Pelas Partidas (lançamentos de nota fiscal, notas de credito, adiantamentos etc).

b) Pelo Saldo da Conta (cada fornecedor tem um código único no SAP).


Processos: Contas a Pagar – Analise da Movimentação


Processos: Razão – Layout de Relatório


Processos: Contas a Pagar – Compensação de Documentos

Fornecedor

2000 5000 3000

Podem ser compensadosDébitos = Créditos


débitos créditos

Partidas em aberto são, na verdade, transações inacabadas. Por exemplo, a fatura não paga de um fornecedor permanece na sua conta até que o pagamento seja efetuado.

Na compensação dessas partidas, o sistema determina um número de documento de compensação e a data em que a compensação foi feita. Desta forma, as faturas na conta do fornecedor são indicadas como pagas e as partidas na conta de compensação de crédito são indicadas como aplicadas.


Processos: Contas a Pagar – Faturas e Notas de Crédito

Faturas

Lançamentos que não foram criados por outros módulos. É importante ressaltar que estes documentos não são registrados no livro fiscal.

Notas de Crédito

Normalmente uma nota de crédito é gerada a partir da emissão de uma nota de devolução. No entanto, para os casos em que não existe integração de MM com FI, precisamos criá-la manualmente. Importante ressaltar que uma nota de crédito de fornecedor corresponde, contabilmente, a um lançamento a débito na sua conta.


Processos: Contas a Pagar – Faturas e Notas de Crédito--

DocumentoContábil

FI

DocumentoMovimentoMercadoria

MM

Estoque de Produto AcabadoEstoque de Produto AcabadoLinha de ProduçãoLinha de Produção

Criado ManualmenteCriado Manualmente

Gerado AutomaticamenteGerado Automaticamente

XX

EstoqueEstoque

XX

MaterialMaterial em Processoem Processo

Na movimentação de material, o sistema gera automaticamente Na movimentação de material, o sistema gera automaticamente um documento contábil com os respectivos lançamentos nas um documento contábil com os respectivos lançamentos nas contas corretas.contas corretas.

Contabilização Automática



DocumentoContábil

FICriado ManualmenteCriado Manualmente

XX

FornecedorFornecedor

XX

DespesaDespesa

Não existe um processo logístico anterior àNão existe um processo logístico anterior àcriação do documento contábil.criação do documento contábil.

Contabilização Manual



Estrutura do Lançamento


Processos: Contas a Pagar - Pagamentos

Foram definidos os seguintes meios de pagamento:

T – Ted

U – Doc ou Boleto

B – Borderô



Fornecedor Fornecedor




Processos: Contas a Pagar – Pagamento Automático

Fatura liberada

X Programa dePrograma depagamentopagamento

Programa dePrograma depagamentopagamento

Banco

ABC

Fornecedor

Fatura do fornecedor

?

PedidoPedido

1010

2020

3030

PedidoPedido

1010

2020

3030

Revisão de faturas

Revisão de faturas

Faturabloqueada


Processos: Contas a Pagar – Programa de Pagamento

Parâmetros


Processos: Contas a Pagar – Programa de Pagamento

Execução da Proposta



Processar Proposta



Execução do Programa de Pagamento



Gerar Meio de Pagamento


Processos: Contas a Receber

Contas a Receber

Adiantamento


Compensações de Documentos

Faturas e Notas de Créditos

Recebimentos


Processos: Contas a Receber - Adiantamentos

Adiantamento

Atualmente as vendas concentram-se em 20% na forma de adiantamento e 80% FINAME.

Os lançamentos de adiantamento devem ser compensados quando da emissão das notas fiscais.


Processos: Contas a Receber – Analise da Movimentação


Pode ser feita de duas formas:

a) Pelas Partidas (lançamentos de nota fiscal, notas de credito, adiantamentos etc).

b) Pelo Saldo da Conta (cada cliente tem um código único no SAP).


Processos: Contas a Receber – Analise da Movimentação


Processos: Contas a Receber – Layout de Relatório


Processos: Contas a Receber – Compensação de Documentos

Cliente

2000 5000 3000



débitos créditos

Partidas em aberto são, na verdade, transações inacabadas. Por exemplo, a fatura não paga de um cliente permanece na sua conta até que o pagamento seja efetuado.

Na compensação dessas partidas, o sistema determina um número de documento de compensação e a data em que a compensação foi feita. Desta forma, as faturas na conta do cliente são indicadas como pagas e as partidas na conta de compensação de crédito são indicadas como aplicadas.


Processos: Contas a Receber – Faturas e Notas de Crédito

Faturas

Estes lançamentos devem vir de SD (notas fiscais). No entanto, podem ocorrer situações em que exista a necessidade de criar uma fatura diretamente em FI (ex. cancelamento de garantias). É importante ressaltar que estes documentos não são registrados no livro fiscal.

Notas de Crédito

Normalmente uma nota de crédito é gerada a partir do recebimento de uma nota de devolução. No entanto, para os casos em que não existe integração de SD com FI, precisamos criá-la manualmente.



NF SaidaSD

ClienteCliente

Y+X+ZY+X+Z

ReceitaReceita

Y+XY+X

NFNFimpressaimpressa

FaturamentoFaturamento

DocumentoContábil

FI

FaturaSD

Gerado AutomaticamenteGerado Automaticamente

No faturamento, o sistema gera automaticamenteNo faturamento, o sistema gera automaticamenteo documento contábil e Nota Fiscal, efetuandoo documento contábil e Nota Fiscal, efetuandolançamento nas contas corretas.lançamento nas contas corretas.

ICMS a pagarICMS a pagar

XX

IPI a pagarIPI a pagar

ZZ

ICMS s/ vendasICMS s/ vendas

XX

Contabilização Automática



DocumentoContábil

FICriado ManualmenteCriado Manualmente

XX

ClienteCliente

XX

ReceitaReceita

Contabilização Manual



Estrutura do Lançamento


Processos: Contas a Receber - Recebimentos

Só será utilizado o recebimento manual, ou seja, não haverá cobrança eletrônica.

Foram definidos os seguintes meios de pagamento:

C – Cheque

P – Nota promissória

F – FINAME

O – Consórcio

N – NCC Nota de Crédito Comercial

G – NCC Nota de Crédito Circle Dealer


Processos: Contas a Receber - Recebimentos


Processos: Contabilidade

Contabilidade

Análise Contábil

Processo de Encerramento


Processo: Análise Contábil


Processos: Razão – Layout de Relatório


Processo: Encerramento

~ 01.02.AAAA

~ 03.15.AAAA

Encerramento organizacional Encerramento técnico

- Atualizar período contábil

- Saldos do exercício anterior

- Criar transporte de saldo inicial

- Saldos do novo exercício,reconciliação c/ exercício ant.

- Preparar balanço patrimonial

- Bloquear antigo exercício- Demonstrativo de resultado- Registro de imóveis (diário)- Saldos (Clie.,Forn,Razão)- Extratos p/ neces. externas

- Criar escrituração de contas- Escrituração de contas

(Razão / livro auxiliar)- Arquivamento de documentos


Dúvidas

Documents

Operacional SAP FI